potencialización facturación electrónica
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Potencialización Facturación Electrónica
En unos minutos daremos inicio…
Complejidad del modelo
La complejidad tecnológica de muchas compañías representa un reto importante para la implementación del modelo de Facturación Electrónica. Cada escenario de operación y cada tipo de transacciones debe ser analizado a detalle para ajustar la solución a las necesidades del negocio y asegurar el cumplimiento de los requerimientos normativos del DIAN.
OficinaPrincipal
Segmento 1Emisión Legado 1Múltiples puntos de emisión
Compañía
Operador Logístico
Operaciones con terceros
Emisión
Legado 2
Segmento 2
Emisiones simultáneas
SAP RegistroContabilidad
DIANProveedor
tecnológico o Software propio
XML
Emite:
FacturasNotas de Crédito
Notas Débito
FacturasNotas CréditoNotas Débito
Recibe:Clientes Proveedores
2020
Sin reglamentación
Implementación y masificación de facturadores electrónicos.
NOV
OCT
SEP
AGO
JUL
JUN
MAY
ABR
MAR
FEB
ENE
DIC
Ley 1943 …
Decaimiento
Resoluciones 94 & 99.
DIAN.
Resolución 042.
DIAN
Decreto 358
Min. Hacienda
Decreto 1154.
Min. Ind y comercio
Ley 1819 Modelo Validación
Previa
FEB
ENE
Proyecto resolución.
DIAN.
2021
Resolución 12.
DIAN.
Inclusión del UBL para el documento soporte.
Cronología factura electrónica de venta
Sistema de Facturación Electrónica¿Que es? | Características | Documentos emitidos electrónicamente
Información general
¿Que es el sistema de facturación electrónica?
Es un sistema que regula diferentes documentos electrónicos como lo son la factura de venta, nómina electrónica, factura de importación, documentos equivalentes, documento soporte, entre otros.
Características
• Formato XML
• Código Unico de Factura Electrónica (CUFE)
• Código Único de DocumentoElectrónico (CUDE)
• Código Único de NóminaElectrónica (CUNE)
• Firma digital o electronica
• Requisitos Normas Tributarias y Resoluciones DIAN
Factura – Instrumento electrónico de transmisión
Nota Crédito
Nota Débito
ApplicationResponse (respuesta)
AtthachedDocument (contenedor electrónico)
Nómina Electrónica, Documento Soporte y Radian, próxima implementación
Documentos emitidos electrónicamente
Marco Legal¿Normas Tributarias, Legales y Comerciales aplicables
Marco regulatorio
Decreto 2242 de 2015 – FE sin validación previa – Vigencia
Ley 1819 de 2016 – Ley 1943 de 2018 – Ley 2010 de 201 FE con validación previa
Artículos 511, 615, 616-1, 616-4, 617, 618 y 684-2 del E.T
Decreto 358 de 2020 y Resolución 42 de 220
Resolución 94 de 2020
Resolución 12 de 2021
Resolución 13 de 2021
Resolución 15 de 2021
Regulación Comercial
Ley 1231 de 2008 (C. Co): Factura como TV
Ley 1676 de 2013: Modificaciones ley 1231 de 2008 - factoring
Ley 1753 de 2015 y Decreto 1349 de 2016: Circulación de FE como TV –Decreto 1154 de 2020.
Ley 1676 de 2013: garantía mobiliaria
Regulación técnica
Resoluciones 19 de 2016 y 13 de 2019 Anexos Técnicos
Decreto 2364 de 2012: Firma Electrónica.
Ley 962 de 2005: Principio Neutralidad Tributaria.
Ley 527 de 1999: Mensaje de datos, comercio electrónico y entidades de certificación.
Resoluciones 20, 30, 64 y 83 de 2019: Anexo Técnico
Anexo Técnico Versión 1.7-2020
Anexo técnico Versión 1.8- 2021 (Vigencia)
Cambios de la Resolución 42
Modificación en la definición de contenedor electrónico.
• Aclaración de reglas de prefijo.
• Cambio de anexo técnico vigente.
• Anexo técnico del documento soporte.
Cambios generales en las versiones de anexos técnicos 1.7 a 1.8
Elementos nuevos • RoundingAmount (redondeo en el grupo de
impuestos)• ValueQuantity (Cantidad del bien) • @schemeID (solo utilizado para mandatos)
Cambio de cardinalidad
Cambio en observaciones ya sea para reducir o añadir, adicional a ello algunas notificaciones pasaron a ser rechazos o viceversa
El elemento ActualDeliveryDate, quedo sin observaciones y con cambio en la cardinalidad
Ampliación de tamaños en elementos como el TaxLevelCode(responsabilidades fiscales)
Reducción de la tabla tipo de referencia en las notas en la codificación 23 Nota Crédito para facturación electrónica V1 (Decreto 2242) y 33 Nota Débito para facturación electrónica V1 (Decreto 2242).
Cambio del significado del código residual R-99-PN de las responsabilidades fiscales
Cambio en el significado de los códigos de la tabla tipo de organizaciones
Codificación nueva de la tabla tipo de operación
Reducción en la lista precios de referencia (tabla asociada a los valores referentes a las muestras gratis)
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Cronología de la regulación del documento soporte y del Documento Equivalente
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2016 20182017 2019 20202015
Reglamentación
Documentos equivalentes (12)
Implementación documento soporte
Coexistencia de factura electrónica con
27 documentos equivalentes
Calendario de implementación- Fecha máxima 1 de noviembre
Resoluciones 94 y 99
Disponibilidad para solicitar rangos de numeración
Vencimiento de calendario de masificación
Cuando debo expedir documento soporte
Que puedo recibir a partir del 15 de Dic
2021
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Documento soporte y Documento equivalente – Vigencia
❖ Debe contener el Código Único de Documento Electrónico.
❖ Las tablas para el diligenciamiento de la ubicación son iguales a las utilizadas en FE.
❖ Tabla para indicar si es residente o no residente.
❖ Contiene una estructura similar al XML de la factura electrónica de venta
Describe el formato del documento soporte en adquisiciones con no obligados en el marco de las validaciones previstas en la ley 2010 de 27 de diciembre de 2019 y el Decreto 358 de 2020.
El objetivo de la utilización del UBL es buscar, una estandarización del documento soporte electrónico en adquisiciones con no obligados, de manera que se formalicen dichas transacciones utilizando instrumentos electrónicos, permitiendo que la información pueda ser utilizada de la manera más eficaz, eficiente y efectiva posible.
Emisión del D.S. vía electrónica debe ser el 1 de Junio 2021
Generalidades del anexo técnico documento soporte
Generalidades del RADIAN
Aplica para todos los usuarios del RADIAN, definidos en el numeral 15 del artículo 2.2.2.53.2 del decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
Los eventos relacionados en el anexo, solamente son de carácter comercial y la obligatoriedad de los mismos está prevista para el registro de circulación de la factura electrónica de venta como título valor en el RADIAN.
Estructura a ser utilizada es ApplicationResponse.Cuenta con 24 tipos de operación.Utilización del Código único de Documento ElectrónicoAceptación o rechazo del documento electrónico
Generalidades Documento soporte (Nómina)
• Obligados: Contribuyentes al Impuesto de la Renta
• Cubre los pagos bajo una relación laboral, legal o reglamentaria y pago a pensionados.
• Nómina y notas de ajustes de nómina.
• Periodicidad: mensual, dentro de os 10 días siguiente.
• Software propio y terceros proveedores de soluciones tecnológicas
El XML debe enviarse empleado por empleado, adicional a ello informar :
1. Datos básicos del empleador
2. Datos básicos del trabajador
3. Fecha inicio y fecha fin de labores
4. Datos del pago
5. Devengados
6. Deducciones
7. Nota de ajustes
Ingresar en la pagina de la DIAN al módulo de factura electrónica de venta, donde encuentra la opción de otros documentos electrónicos, y seleccionar la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica.
Señalar en el sistema de facturación, esto para la generación y transmisión del documento soporte de nomina electrónica.
Registrar en el sistema de facturación, el cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de nomina electrónica.
Datos básicos del software.Conteo de pruebas.Confirmar las pruebas satisfactoriamente.Automáticamente queda en producción.
1
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La facturación electrónica incluye la implementación de nuevos sistemas o la actualización de los mismos acompañada de un análisis normativo
Solución apto para todo tipo de negocio
La respuesta del mercado para la facturación electrónica ha sido lenta compleja y en muchas ocasiones poco personalizada, exponiendo a los clientes a multas y/o sanciones de los entes reguladores
Manualidad en los procesos
En diferentes compañías existe un gran número de herramientas que apoyan la operación de cada uno de los ciclos de negocio, donde la información no se envía en todos los casos de manera automática al ERP, el 100% de los procesos de consolidación de los niveles táctico y estratégico exigen algún tipo de manualidad.
Nuevos requerimientos
Las organizaciones están adoptando soluciones con proveedores tecnológicos o e-doc únicas basadas en normatividad vigente
A nivel corporativo se requiere obtener e emitir informes oportunos, confiables y completos que permitan cumplir con la normatividad vigente.
Facturación electrónica ¿Estos desafíos se presentan en su compañía?
► ¿Inconformidad con las soluciones presentadas?
► ¿Solución con proveedor tecnológico o e-document?
► ¿Multiplicidad de sistemas legados?
► ¿Conoce los cambios normativos del 2020?2021?
► ¿Aplicación de la normatividad?► ¿Sanciones y/o multas por parte de los
entes reguladores?
Tecnología
Normatividad
Impuestos ► ¿Conoce las incidencias en el manejo de impuestos?
► ¿la información reportada coincide con su contabilidad y declaraciones?
► Tiene soportado en debida forma sus ingresos, costos y gastos?
► ¿Datos maestro incompletos?► ¿Información subutilizada?► ¿Análisis de información a través de
XML o facturas?
► ¿Lentitud en la elaboración y extracción de la información?
► ¿XML usados en otros procesos?► Automatización de información
Datos
Procesos
ERP ► Solución integral emisión-recepción► ¿Monitor de control?► ¿Modelo de contingencia?
¿Cuál es el reto?
Evitar sanciones
Innovación continua
Bajo un entorno controlado
Uso de la información
¿Cómo se realiza implementación?Roadmap Documentos Electrónicos
Normatividad implementada
Detección ajustes normativos
Entendimiento personalizado de la aplicación de la normatividad
Análisis-Diagnóstico
Fase 1 Fase 2 Fase 4 Fase 5Fase 3
Explicación y personalización de los nuevos ajustes
Estructura XMLRespuesta dudastributariastécnicas de suproceso de facturación
Implementación analítica y soluciones avanzadas
Monitor acceso información DIAN y conciliación con la información financiera
Asesoramiento
Definir plan de acción con los ajustes normativos de los próximos años
▪ Perfil de riesgo
▪ Análisis de información
▪ Planes de fiscalización
▪ Automatización de datos
▪ Cambio de solución
Implementación de los ajustes o nueva normatividad en SAP
Solución
▪ E-document
▪ Proveedor tecnológico
Road map Ajustes ERP Evolución FE Conciliación información DIAN
Enfoque de adopción
Patrocinio de la alta dirección
Normativo Procesos/Riesgos Tecnología
Asesoría en la definiciones
de cambios en procesos
Plan de entrenamiento
y comunicación
Control de Cambios
Gestión del cambio
organizacional
Enfoque de adopción del modelo de facturación
electrónica
Recopilación de normas aplicables
Planificación y priorización
de necesidades
Identificación de brechas normativas
Monitoreo y medición de
cumplimiento
Identificación y evaluación de brechas
técnicas
Implementación de
componentes de la solución
Mapeo y depuración
de datos existentes / requeridos
Diseño de la solución
Estrategia Recursos Datos Calidad Cumplimiento
Gestión efectiva del proyecto
Implementación
La facturación electrónica incluye la implementación de nuevos sistemas o la actualización de los mismos acompañada de un análisis normativo
1. Creación de documentos fuentes desde SAP SD o FI.
2. Submitir the edocument ejecutando transacción de eDocuments.
3.El sistema recupera el edocument de la base de datos y llama a la interfaz.
4. AIF mapea los datos transaccionales en el formato XML requerido y guarda los archivos XML.
5. El sistema llama a HCI a través de un proxy ABAP y establece comunicación con las autoridades fiscales.
6. HCI procesa el XML para cumplir con los requisitos oficiales de comunicación (como la codificación y la firma digital del documento electrónico) y activa los servicios web correspondientes para enviar el archivo XML al sistema externo.
7. HCI recibe información sobre el estado de la solicitud desde los sistemas externos, la transforma en un consumible y la reenvía junto con el documento electrónico firmado (si corresponde) a AIF y al sistema SAP.
8. El sistema actualiza el documento electrónico con la información enviada desde los sistemas externos.
Fuente Documento
SAP aplicación de origenSD,MM,FI
SAPeDocumentFramework
ERP, opción para procesamiento de
edocument
SAP HANA CloudPlataform, integration
service (HCI)
Sistemas externos
InstanciaeDocument
Crear/submitireDocument
Reporte
Conector
AIF_ ProxyConnector
Archivo eDocument
ABAPProxies
Sistemas de autoridades
fiscales
DIAN
AIF
Checks
Mapeo
HCI
Codificación
Formateo
Firma digital
Enrutamiento
Llamada Llamada
Llamadas
Llamada
Llamada
Disparadores
Guarda XML
Fuente: SAP
La facturación electrónica Incluye la implementación de nuevos sistemas o la actualización de los mismos acompañada de un análisis normativo
Documentos fuentes
(Factura, NC, ND)
SAP aplicaciones de
origen SD,MM,FI
Desarrollo ABAP
Integrador SAP PI/PO
Proveedor tecnológico Financiero
Sistema externo
Extractor de datos
Creación de insumo XML
Interface Connector
ABAPConsumo WEB
Service
DIAN
Proveedor Tecnológico
Valida estructura
Código CUFE/QR
Diseño gráfico
documento
Envió DIAN
Calls
Calls
Codifica Base 64
Acuse de recibido
Acuse de aceptación
Applicationresponse
Monitor de Facturación Electrónica
1.Creación de documentos fuentes desde SAP SD o FI.
2. Parametrización y envió del documento electrónico al ejecutar la transacción y su contabilización.
3.El desarrollo extrae la información de la base de datos de SAP y conforma el insumo XML previamente analizado atendiendo en cuenta la normativa y las reglas aplicables a la operación de las compañías.
4.PI/PO por medio de Web services establece la comunicación al proveedor tecnológico
6.PI/PO relaciona construye firma digital por medio de protocolo y la incluye en el XML para envió por medio de Web services.
7. PI/PO recibe información del proveedor tecnológico sobre el estado del documento.
8.El sistema actualiza estado del documento electrónico en el monitor de facturación electrónica.
Monitor de reenvío serviciosSOAP (XML) para contingencia
► Visualizar las facturas no procesadas por el proveedor tecnológico
► Visualizar el XML
► Log de ejecución
► Esta herramienta solo permite el reenvío de las interfaces de salida desde SAP.
Fortalezas Consideraciones
MonitorReenvío
Ejecución masiva
Soporte para toma de deciciones
Visualización facturas no procesadas
Ejecución por filtros
Centralizacion Información
Minimiza operatividad
Easy tax
easyTAX
Proveedores
Analista de cuentas por
pagar
Analista de cuentas por
cobrar
Recursos Humanos
Administrador Otras APP
Carga de facturas
Estado de cuenta
Estado de factura
Carga Complemento
de pago
Estatus de pago
Control de Registro de
facturasReportes de
facturasproveedores
Reportes de Facturas ERP/SAT
Conciliaciónde facturas Recibidas
Reporte deComplemento
de PagoERP/SAT
Conciliación Comp.de pago
recibidosEstatus de pago
Consulta de estadio de
cuentaConciliación de órdenes de compra
Reportes de Facturas
ERP/SAT/PAC
Conciliación de facturas
emitidas
Reporte de complementos
de pagoPAC/SAT/ERP
Conciliación Comp.de pago
emitidos
Gestión de usuarios
Alta de Proveedores
Gestión de Nóminas
Monitor documentos electrónicosEasy tax
Cloud Platform
Document Service
Identity Authentication
Plataforma-
Dian
Plataforma SAP del Cliente
Capa transaccional / Base de Datos Cloud
Herramientas de Acceso y Almacenamiento de la Información
SAP HANA
Plataforma DIANPlataforma PAC
Cloud Platform Integration
SAP Connector Integrador SAP
Conector EY Integrador PAC Integrador DIAN
Reportes de Inteligencia de Negocios
Monitor documentos electrónicosEasy tax
Cloud Platform
Funcionalidad para Proveedores
► Alta de proveedores en portal► Carga de facturas (.xml y .PDF)► Carga de facturas manuales (importación)► Consulta de estado de cuenta► Consulta de estatus de facturas► Carga de complementos de pago► Consulta de estatus de pago
Funcionalidad para Administrador
► Control de alta de proveedores en el portal► Control de acceso de usuarios en el portal► Verificación de lista negra de proveedores
Funcionalidad para Analistas de AP y ARCuentas por Pagar
Cuentas por Cobrar
Funcionalidad para Analistas de Nómina
► Consola para gestión de facturas con error (Verificación de Factura)
► Reporte de facturas de proveedor – SAT► Reporte de complementos de pago recibidos – SAT► Reporte facturas cargadas por proveedores
► Reporte de complementos de pago cargados por proveedores► Conciliación de facturas recibidas (SAP, SAT, Portal)► Conciliación de complementos de pago recibidos (SAP, SAT,
Portal)
► Reporte de facturas emitidas – SAT► Reporte de facturas emitidas – PAC► Reporte complementos de pago emitidos – SAT► Reporte complemento de pago emitidos - PAC
► Conciliación de facturas emitidas (SAP, SAT, PAC)► Conciliación de complementos de pago emitidos (SAP, SAT,
PAC)
► Conciliación de Recibos de Nómina (SAP, SAT, PAC)
Plataforma-
Dian
Beatriz CarmonaConsulting PartnerEY Latin America [email protected]
Alexandra DuránBTA PartnerEY [email protected]
Nelson ParraConsulting Associate Partner, EY [email protected]
Contactos
Andrés SánchezConsulting ManagerEY [email protected]
EY existe para construir un mejor mundo de negocios, ayudando a crear valor a largo plazo para sus clientes, su gente y la sociedad en general, así como también para construir confianza en los mercados de capitales.
Por medio de datos y tecnología, los equipos diversos e incluyentes de EY, ubicados en más de 150 países, brindan confianza a través de la auditoría y ayudan a los clientes a crecer, transformarse y operar.
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EY se refiere a la organización global y podría referirse a una o más de las firmas integrantes de Ernst & Young Global Limited, cada una de las cuales es una entidad legal independiente. Ernst & Young Global Limited, una compañía del Reino Unido limitada por garantía, no proporciona servicios a clientes. Para conocer la información sobre cómo EY recaba y utiliza los datos personales y una descripción de los derechos que tienen las personas conforme a la ley de protección de datos, ingrese a ey.com/privacy. Las firmas miembro de EY no ofrecen servicios legales en los casos en que las leyes locales lo prohíban.
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