acuerdo de facturación electrónica

INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE AGENTES ANTE EL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA DE INTERCAMBIOS COMERCIALES–ASIC- y LIQUIDADOR Y ADMINISTRADOR DE CUENTAS

– LAC- Julio 2021

Contenido

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 2

Pasos a considerar para el registro de un Agente. ............................................................... 2

1. Preinscripción ............................................................................................................... 2

2. Registro de agente y contactos obligatorios – Aplicativo CONECTADOS ..................... 4

2.1. Ingreso a CONECTADOS .................................................................................... 4

2.2. Diligenciar formulario a través de CONECTADOS ............................................ 5

2.2.1. Registro de un agente. ................................................................................... 5

2.3. Registro de contactos obligatorios y solicitud de permisos a aplicativos ...... 7

Formato SIC 020. .......................................................................................................... 11

2.4. Estados de las solicitudes ................................................................................ 15

3. Requisitos de la documentación enviada al ASIC y el LAC para el registro como agente: .............................................................................................................................. 15

ANEXO 1. Documentos requeridos para el registro del agente de acuerdo con la actividad. 17

INTRODUCCIÓN

Todos los agentes que quieran participar en el Mercado de Energía Mayorista deberán registrarse ante XM como el Administrador de Intercambios Comerciales – ASIC y como el Liquidador y Administrador de Cuentas considerando la actividad de a lo que se dedique, para lo cual, se deberá considerar el reglamento de operación publicado por la CREG, así como los requisitos de registros definidos por el XM en cumplimiento de la regulación vigente.

Es importante mencionar que todos los procesos de registro deben realizarse por medio del aplicativo CONECTADOS, dispuesto en la página de XM.

Ahora bien, los agentes registrados en el ASIC, en cumplimiento de la Resolución 031 de 2021, deben mantener actualizada la información registrada, así como la de sus contactos, por lo que, si se presenta algún cambio, deberá ser actualizada a través de CONECTADOS. Pasos a considerar para el registro de un Agente. A continuación, se detalla los pasos que deben seguir los interesados para el registro de agentes Comercializadores, Generadores, Transmisores Nacionales, Transmisores Regionales y Operadores de Red.

Si usted ya cuenta con usuario por favor no tenga en cuenta el numeral 1. Preinscripción y

diríjase directamente al numeral 2.

1. Preinscripción

Éste paso tiene como objetivo solicitar el permiso de acceso al aplicativo CONECTADOS para un usuario autorizado por el Representante Legal de la empresa, de manera que éste pueda realizar el registro del agente y los contactos en dicho aplicativo.

1.1. Para realizar la preinscripción ingrese a la página oficial de XM: www.xm.com.co y

haga clic en el botón “Solicitud de registro como agente” ubicado al lado superior

derecho:

http://www.xm.com.co/

1.2. Al hacer clic sobre el botón, será redireccionado a la página de pre-registro, en la cual

debe diligenciar toda la información solicitada:

1.3. Una vez termine de diligenciar toda la información, haga clic en el botón “Enviar” ubicado

al final del formulario.

1.4. Surtidos estos pasos, por favor envíe el Certificado de Existencia y Representación Legal

de su empresa con una vigencia no mayor a 30 días calendario al correo

[email protected].

Si el certificado excede el tiempo estipulado anteriormente, no se considera válido y se le solicitará la información nuevamente.

1.5. Tenga en cuenta que, si la persona que solicitó el acceso a CONECTADOS no

corresponde al representante legal de la empresa, el representante legal deberá enviar

una carta donde autoriza a la persona (incluir nombre y cédula) el acceso al aplicativo.

Esta comunicación debe ser enviada a [email protected].

mailto:[email protected]


1.6. Una vez cumpla con los pasos descritos anteriormente, en los próximos días, el contacto

relacionado en la solicitud del punto 1.1.2. recibirá al correo electrónico registrado las

credenciales de acceso al aplicativo CONECTADOS, el cual es enviado a través del

buzón [email protected].

Por favor verifique la recepción las credenciales de acceso a CONECTADOS en los

próximos 4 días hábiles después de enviar el Certificado del punto 1.4. Esta información puede llegar a la bandeja de entrada, SPAM y correos no deseados, por lo cual se recomienda revisar estas

carpetas.

2. Registro de agente y contactos obligatorios – Aplicativo CONECTADOS

Una vez reciba las credenciales de acceso al Aplicativo CONECTADOS, obtenidas al

realizar el proceso de preinscripción descrito en el punto 1.1, podrá ingresar al aplicativo

para continuar con el proceso de registro de agentes y contactos.

2.1. Ingreso a CONECTADOS

2.1.1. Ingrese a la página de XM www.xm.com.co, y haga clic sobre el botón: “Iniciar

sesión” ubicado al extremo superior derecho:

2.1.2. Se abre una ventana de autenticación, en la cual debe diligenciar las

credenciales asignadas a su usuario:

Para verificar que el inicio de sesión fue efectivo, revise que el nombre de su usuario

aparece en la parte superior derecha.


http://www.xm.com.co/

2.1.3. Después de iniciar sesión, ubique el menú naranja en la página principal de XM y haga

clic sobre el ítem “Soluciones”:

2.1.4. Será redireccionado al sitio de soluciones transversales, por favor haga clic sobre “Conectados”

2.2. Diligenciar formulario a través de CONECTADOS

2.2.1. Registro de un agente. Completados los pasos enumerados en el punto 1.2.1, puede diligenciar la solicitud de registro agentes a través del aplicativo CONECTADOS, siguiendo pasos:

a) En el menú “Solicitudes”, seleccione “Registrar Agente”:

b) Luego de esto, aparece una ventana en cual debe seleccionar el tipo de actividad del agente a registrar:

c) Al seleccionarla, se mostrará una pantalla en la cual debe diligenciar la información

solicitada en las 5 secciones: “1. Información básica, Información de la cuenta, 3.

Declaración juramentada, 4. Información de constitución, Documentos para el

registro”

Tenga en cuenta que, al finalizar de diligenciar cada sección y desee cambiar de página, por favor haga clic

sobre el botón “Guardar” ubicado al final de cada sección. Luego, haga clic en “siguiente” para continuar con el

registro.

Información básica:

I. Diligencie este formulario con la información sobre el agente a registrar.

II. Cuando termine de diligenciarlo, haga clic sobre el botón “Guardar” y luego,

sobre el botón “Siguiente” para continuar.

III. Inmediatamente aparecerá una ventana que indica el registro obligatorio de

los contactos de su empresa, haga clic en “SI” para continuar el registro.

2.3. Registro de contactos obligatorios y solicitud de permisos a aplicativos

Surtidos los pasos anteriores y para continuar con el registro de agente, es necesario que registre

dos contactos obligatorios: Representante Legal y Representante de facturación.

Las secciones a diligenciar para el registro de contactos de la empresa son: “1.Tipo de contacto,

2.Información básica, 3.Información complementaria, 4.Cuentas de acceso y Documentos

para el registro”, para lo cual considere:


sobre el botón “Guardar” ubicado al final de cada formulario. Luego haga clic en “siguiente” para

continuar con el registro.

I. Tipo de contacto: En esta sección debe seleccionar el tipo de contacto a registrar,

recuerde que los contactos obligatorios son “Representante legal” y “Representante de facturación”. a) Tenga en cuenta los roles y actuaciones para cada opción:

• Representación Legal: Persona con capacidad para celebrar actos y contratos que

comprometen la empresa. Debe aparecer registrado en el Certificado de Existencia y Representación Legal.

• Primer Suplente Representación Legal, Segundo Suplente Representación Legal, Tercer Suplente Representación Legal: Persona que actúa en caso de falta temporal o definitiva del Representante legal. Debe aparecer como tal en Certificado de Existencia y Representación Legal.

• Representante De Facturación: Es la persona encargada de recibir la factura Enviada por el Administrador del Sistema de Intercambios Comerciales y el Liquidador y Administrador de Cuentas.

• Representante De Medidas: Persona autorizada para revisar, modificar y enviar la información de la lectura de los contadores de las fronteras comerciales.

• Presentación Observaciones a las Liquidaciones: Es la persona autorizada para presentar observaciones y reclamaciones relacionadas con la información soporte a la liquidación en versiones Tx1, Tx2 y TXR utilizando los formatos SIC-140.

• Firmante de solicitudes Agentes y Contactos: Persona(s) autorizada(s) por el representante legal para aprobar los requerimientos de contactos e información de la empresa a través de CONECTADOS.

• Agente Especial: Es el representante legal de las empresas que se encuentran en procesos de Toma de Posesión por parte de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.

Es nombrado por acto administrativo de la SSP. • Liquidador Principal: Es el representante legal de las empresas que se encuentran en

procesos de Liquidación Forzosa, Administrativa decretada por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. Es nombrado por acto administrativo de la SSP. Contacto “Otros”: se debe seleccionar cuando lo que se requiere es un rol o acceso a cuentas de aplicativos que ofrece XM de cara a sus agentes.

ADVERTENCIA: Es responsabilidad del representante legal del agente informar cualquier modificación a dicha información a través del aplicativo Conectados. En consecuencia, XM S.A. E.S.P. no se hace responsable en

caso de no haber sido previamente informada de una modificación o cancelación. (Parágrafo 2 del Art.11 de la Res. CREG 024 de 1995 y

Parágrafo 2 del Art.23 de la Res. CREG 008 de 2003).

b) Luego de su selección, haga clic en el botón “Siguiente”, para continuar diligenciando la información requerida para éste nuevo contacto.

II. Información básica: En esta sección, diligencie la información del contacto a registrar:

a) Al terminar de diligenciar la información haga clic en “Guardar” y luego en el botón “Siguiente” ubicados en la parte inferior del formulario:

b) Verifique el registro de la información con el mensaje que aparece al inicio de la pantalla:

III. Información complementaria: En esta sección, diligencie la información de la persona a

registrar como contacto:

a) Al terminar de diligenciar la información haga clic en “Guardar” y luego en el botón “Siguiente”

ubicados en la parte inferior del formulario:

b) Verifique el registro de la información con el mensaje que aparece al inicio de la pantalla:

IV. Cuentas de acceso: En esta sección, se deben seleccionar los aplicativos a los que el

contacto tendrá acceso de acuerdo con la actividad en la cual se está registrando. Para

conocer el detalle y alcance de cada aplicativo, consulte el documento “Instructivo Uso

Aplicativos XM” publicado en la página web de XM: Menú Transacciones/ Formatos

instructivos y procedimientos/ Registro Agentes/ instructivos.


sobre el botón “Guardar” ubicado al final de cada formulario. Luego haga clic en “siguiente” para

continuar con l registro.

a) Al frente de cada aplicativo se encuentra la columna “Adicionar”. Para solicitar permisos, haga clic en el cuadro que corresponda al aplicativo de su interés:

b) Al hacer clic sobre guardar, verifique el registro de la información con el mensaje que aparece al inicio de la pantalla:

c) Haga clic en el botón “Siguiente” para documentar el registro:

V. Documentos para el registro Este formulario se divide en tres secciones:

a) Adjunte los documentos requeridos, en formato .pdf:

• Acta de junta directiva

• Certificado de existencia y representación legal/ Documento de constitución de empresa: NO MAYOR A 30 DÍAS

b) Seleccione el contacto que firmará los documentos:

c) Descargue el formato SIC 020 mediante el botón “Descargar”

Formato SIC 020. Este formato se descarga directamente en el aplicativo Conectados y es obligatorio para el registro y/o actualización de un contacto, se ubica en la sección “Documentos para el registro” de la solicitud.

d) Firme el formato SIC 020 con firma digital. Posteriormente adjunte el documento en formato .p7z en el botón “Cargar archivo”

*firma digital: es aquella firma avalada por un ente certificador donde se puede demostrar la identidad del firmante, la fecha de la firma y que el documento no ha sido modificado.

En caso de que su firma digital no corresponda a la firma Certicámara y por tanto, su documento no tenga el formato .p7z, por favor remitir este documento vía [email protected]

firmado digitalmente.

e) Si el formato SIC 020 está firmado digitalmente pero no tiene el formato .p7z, por favor enviarlo a [email protected] y continúe al paso g). Tenga en cuenta que el estado de esta solicitud será “Pendiente documentación”

f) Si el formato SIC 020 fue firmado por medio de certicámara y tiene el formato .p7z Haga clic en el botón “Subir” para cargar el documento.

g) Al finalizar de registrar la información, haga clic en “Guardar” y luego en el botón “Enviar” ubicados en la parte inferior del formulario:

Verifique que su solicitud quedó en estado “Pendiente documentación”, si no subió toda la información al aplicativo o, “Pendiente aprobación” si adjuntó toda la documentación necesaria.

IMPORTANTE: Su solicitud sólo será revisada cuando haga clic en el botón “Enviar”. En caso de que oprima

solo el botón “Guardar”, su solicitud quedará en estado “Creada” y no será visualizada por el analista para



aprobación.

h) Surtidos estos pasos, el sistema hará una validación de los contactos obligatorios que faltan

para el registro. Haga clic sobre el botón “SI” para continuar:

i) Repita los pasos de registro de contacto enunciados en el numeral 2.3. para el nuevo contacto a registrar.

j) Al terminar de diligenciar los contactos obligatorios debe aparecer la ventana que se presenta a continuación:

Información de la cuenta: Relacione la información de la cuenta bancaria de la empresa.

Declaración juramentada:

i. Diligencie la información y haga clic sobre el botón “descargar carta” ubicado al final del formulario.

Nota: Esta carta es un requisito para el registro, por favor fírmela digitalmente y envíela con la documentación al correo

[email protected]

ii. Cuando haya finalizado de diligenciar la información de esta sección iii. Haga clic sobre el botón “Guardar” ubicado al finalizar la página. Luego haga clic en “siguiente” para continuar con el registro.

Información de constitución:

i. En esta sección es importante considerar que, si la empresa fue constituida

mediante documento privado, los siguientes campos deben diligenciarse así:

• Notaria: 000

• Fecha de escritura: Igual a la Fecha de firma.

• Número escritura púbica: 000

ii. Al terminar de diligenciar la información de la sección 4, haga clic sobre el botón “Guardar” ubicado al final del formulario. Luego haga clic en “siguiente” para continuar con el registro.

2.4. Estados de las solicitudes

Tenga en cuenta que, de acuerdo con la información cargada en CONECTADOS, su solicitud de registro tendrá los siguientes estados:

• “Creada”: Este estado se presenta una vez se inicia una solicitud en Conectados y se da clic en el botón “Guardar”, sin embargo, en este estado no es posible la revisión por parte del analista, pues se entiende que se continuará con la documentación de la solicitud.

• “Pendiente documentación”: Este estado se presenta cuando el usuario creó una solicitud, más no adjuntó la información e hizo clic en “Guardar” y luego en “Enviar” y por tanto debe, enviar la información por medio físico o digital (al correo [email protected]) de acuerdo con los requisitos de cada documento.

• “Pendiente aprobación”: Este estado se presenta cuando el usuario cargó todos los documentos e hizo clic en el botón “Guardar” seguido del botón “Enviar”. Una vez se encuentre en este estado, XM dará respuesta a la solicitud y confirmará la fecha efectiva de retiro de acuerdo con la regulación vigente.

3. Requisitos de la documentación enviada al ASIC y el LAC para el registro

como agente:

Es importante que considere que los requisitos de la documentación están asociados al tipo

de actividad del agente que desea registrar, los requisitos, forma de entrega y

recomendaciones se encuentran en el documento Excel: “Requisitos de documentación para

el registro de agentes de acuerdo al tipo de actividad” publicado en la ruta

000

000

Fecha de firma


https://www.xm.com.co/Paginas/Mercado-de-energia/registro-agentes-contratos-y-

fronteras.aspx/Registro Agentes/ procedimientos. También la puede consultarlo al finalizar el

presente documento.

Estos documentos deben ser entregados a XM para el registro como agente ante el ASIC o el

LAC, cuyas condiciones son obligatorias y de no cumplirse, se realizará la solicitud de

subsanación respectiva. Todos los formatos de los documentos deben ser descargados

directamente desde la página web de XM siguiendo la ruta: Menú Transacciones/ Formatos,

instructivos y procedimientos/ Registro Agentes/Formatos) y no deben ser modificados en sus

textos o cláusulas allí plasmadas. Las únicas modificaciones por realizar por parte del

responsable son aquellos campos en donde se solicita la información de la empresa que se

está registrando como agente del Mercado de Energía Mayorista.

En caso de no contar con firma digital, deberá realizar el trámite de obtención de la misma y

solo como última instancia la documentación deberá enviarla física, cuando ésta se marque

como “Digital – firmado digitalmente” en la columan H del documento enunciado.

*firma digital: es aquella firma avalada por un ente certificador donde se puede demostrar la identidad del firmante, la fecha de la firma y que el documento no ha sido modificado. Para todas las solicitudes de registro como agente, XM S.A. E.S.P. en su rol de Administrador del sistema de Intercambios Comerciales, ASIC, y de Liquidador y Administrador de Cuentas, LAC adopta un esquema de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo y verificará que la compañía que realiza la solicitud no figure en ninguna de las listas del esquema definido, para lo cual: XM relizará consulta en listas de control tanto de la persona jurídica, como de las personas naturales relacionadas con el agente solicitante (registradas en el certificado de existencia y representación legal, como son: representantes legales, miembros de Junta directiva y revisores fiscales). Las listas que serán motivo de rechazo son las del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas (artículo 20 de la Ley 1121 de 2006) y la lista OFAC (más conocida como la lista Clinton). Esta última no es una lista vinculante para Colombia, a diferencia de las listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas; sin embargo, la Corte Constitucional de Colombia ha manifestado que las sociedades podrán terminar sus relaciones comerciales con sujetos que aparezcan en esta lista, previniendo así los daños que este tipo de relación pueda generar a los intereses de la sociedad. Tenga en cuenta que, para las listas que no generan rechazo, se podrá solicitar información aclaratoria, de acuerdo al esquema implementado en XM.

https://www.xm.com.co/Paginas/Mercado-de-energia/registro-agentes-contratos-y-fronteras.aspx

https://www.xm.com.co/Paginas/Mercado-de-energia/registro-agentes-contratos-y-fronteras.aspx

ANEXO 1. Documentos requeridos para el registro del agente de acuerdo con la actividad.

Como recomendación general sugerimos revisar muy bien la información relacionada en los documentos listados a continuación, tal como:

• Verificar que el Nombre de la empresa está correcto y responde al registrado en el Certificado de existencia y representación legal entregado

• Verificar que el Nit agente está correcto • Verificar que el Nombre del Representante Legal está correcto • Verificar que el Nit XM está correcto: 900.042.857-1 • Verificar que Firme Cecilia Maya • Verificar que Firme el Representante Legal agente • Verificar que tiene reconocimiento de contenido y presentación personal por parte del Representante Legal ante Notario Público o que es entregado con Firma digital (validada por una entidad certificadora) para los documentos que aplique.

Cualquier información adicional con gusto será atendida en nuestra línea de Orientación a Clientes 3172929 de Medellín, digitando la opción 1 o remitirla por correo electrónico a la dirección [email protected]


Documentos requisito para el registro como agente ante el ASIC o LAC

Generador Comercializador Transportador/Distribuidor/OR/TR

Requisitos de entrega Considere

1

Certificado de Existencia y Representación Legal de la empresa.

X X X Digital

La expedición de este Certificado no debe ser mayor a 30 días calendario. Verificar que el Representante Legal no presenta limitaciones para la firma del contrato con XM y la firma de los pagarés y cartas de instrucción (si presenta debe adjuntar estatutos sociales, acta de junta o asamblea de accionistas donde lo autoricen - ver requisito 2)

2

Acta de Junta o asamblea de accionistas o estatutos sociales de la empresa

X X X Digital

En el evento que el Representante Legal o su suplente no tenga facultad para suscribir el contrato de mandato o suscribir los pagarés sin límite de cuantía, deberá acompañar la solicitud de una copia del Acta en la que conste la correspondiente autorización de la asamblea de accionistas, de la Junta de Socios o de la Junta Directiva, según corresponda, y se faculte al representante legal para suscribir pagarés en blanco con sus respectivas cartas de instrucción por cuantía ilimitada, así como para suscribir el Contrato de Mandato con XM Compañía de Expertos en Mercados S.A. E.S.P. en su calidad de operador de los recursos del Sistema Interconectado Nacional y administrador del Sistemas de Intercambios Comerciales. Si el certificado de existencia y representación legal remite a los estatutos sociales en materia de limitaciones del representante legal, deberá anexar fotocopia de los mismos.

3

Registro Único Tributario (RUT) y/o carta donde informen el tipo de contribuyente

X X X Digital La información corresponda a su empresa.

4 Certificación del banco de la cuenta bancaria

X X X Digital Verifique que sea la entidad bancaria quien la expida y que su expedición no supere los 30 días calendario

5 Constancia de registro ante la CREG

X Digital La información corresponda a su empresa.

6

Resolución de la CREG en la que conste el proyecto y el ingreso que recibirá dicho agente en cada uno los años del periodo de pagos o los cargos por uso de los STR o SDL.

X Digital La información corresponda a su empresa.

7

Contrato de representación de plantas y/o unidades conectadas al SIN o Carta certificación con fecha de entrada del proyecto y Concepto de Conexión UPME.

X Documento firmado y

escaneado La información corresponda a su empresa.

8 Pagarés (4 copias) X X X Físico, autenticado en

notaría

Recomendamos tener en cuenta el Instructivo pagarés y cartas de instrucción, publicado en la ruta: https://www.xm.com.co/Formato%20Registro%20Agentes/Instructivo_pagar%C3%A9s_cartas_de_instrucci%C3%B3n_2019.pdf

9 Cartas de Instrucciones (4 copias)

X X X Físico, autenticado en

notaría

Recomendamos tener en cuenta el Instructivo pagarés y cartas de instrucción, publicado en la ruta: https://www.xm.com.co/Formato%20Registro%20Agentes/Instructivo_pagar%C3%A9s_cartas_de_instrucci%C3%B3n_2019.pdf

10 CONTRATO DE MANDATO (2 copias)


notaría

Diríjase a: https://www.xm.com.co/Paginas/Mercado-de-energia/registro-agentes-contratos-y-fronteras.aspx Seleccione Registro Agentes / formatos / ubique el nombre del documento y descárguelo.

11 Carta Registro Cuenta Agente SIC-011


notaría


12 Conocimiento de la Resolución CREG 174 de 2013

X X Digital - Firmado

digitalmente


13 Formato DIAN 00004 X X X Digital - Firmado

digitalmente


14 No Autorizacion_Publicar_Informacion_Contratos.

Opcional Opcional Digital - Firmado

digitalmente


15

Minuta para otorgar poder para Rol firmante de Actualización de Información de Agentes y Contactos

Opcional Opcional Opcional Digital - Firmado

digitalmente


16

Minuta para otorgar poder para Rol firmante de fronteras comerciales

Opcional Opcional Opcional Digital - Firmado

digitalmente


17 SIC 079 X X Digital -Firmado

digitalmente El formato se descarga desde el Aplicativo CONECTADOS

18

SIC020 • Representante(s) Legal(es) y su (s) suplente (s)

X X X Digital - Firmado


19

SIC020 • Persona autorizada para recibir la Facturación

X X X Digital - Firmado


acuerdo de facturación electrónica

Documents