facturaciÓn electrÓnica - aragon

FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

1. Teoría1.1. Facturación Electrónica

1.1.1. Definición1.1.2. Proceso Convencional Vs Electrónico1.1.3. Principios Básicos1.1.4. Obligaciones de las partes1.1.5. Formatos1.1.6. Ventajas1.1.7. Nivel de Automatización1.1.8. Gestión Electrónica de Documentos

1.2. Certificados Digitales1.2.1. Definición1.2.2. Usos1.2.3. Elementos1.2.4. Tipos

2. Caso Práctico: “Implantación en Cámara Zaragoza”2.1. Actividades previas2.2. Equipo de trabajo2.3. Esquema de trabajo2.4. Metodología de trabajo: El A-B-C de la facturación electrónica2.5. Metodología de trabajo: Fase de Análisis y Definiciones2.6. Metodología de trabajo: Fase de Implantación Piloto2.7. Metodología de trabajo: Fase de Ajustes y Puesta en Marcha2.8. Recomendaciones y buenas prácticas

3. Solución en Facturación3.1. Formato Facturae 3.1 (Definición de campos)3.2. Solución Informática: "Gestión de facturación electrónica v 0.9“

del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio3.3. Solución Informática: “CamerFactura” de Camerfirma

FACTURACIÓN ELECTRÓNICAÍndice


1. Teoría

1. TEORÍAFacturación Electrónica: Definición

“Una factura es un documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de servicios, junto a la fecha de devengo, además de

indicar la cantidad a pagar como contraprestación.”

En ella encontraremos:

Los datos del Expedidor y del Destinatario.

Detalle de los productos y servicios suministrados.

Los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.

1. TEORÍAFacturación Electrónica: Definición

“Es un documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico que documenta operaciones empresariales o

profesionales y reemplaza al documento físico tradicional en papel conservando su mismo valor legal, siempre que cumpla las

condiciones de emisión, remisión y conservación exigidos en el Real Decreto 1496/2003.”

Otras Normativa:Orden EHA/9622007

Directiva 2001/115/CE

1. TEORÍAFacturación Electrónica: Proceso convencional Vs. electrónico

El proceso electrónico es más rápido

Se eliminan procesos

Fac

tura

ción

E

lect

róni

ca

GeneraciónElectrónica

Envío Electr. ArchivoElect.

RecepciónElect.

Firma Electrónica

Fac

tura

ción

C

onve

ncio

nal

GeneraciónElectrónica Impresión Plegado Ensobrado Sellado

Envío PostalArchivo Recepción

1. TEORÍAFacturación Electrónica: Principios Básicos

1. Garantía de Autenticidad e Integridad

2. Contenidos Equivalente al Papel

3. Consentimiento del Destinatario

4. Libertad de Gestión

5. Neutralidad Tecnológica

1. TEORÍAFacturación Electrónica: Obligaciones de las partes

Emisor:

Utilizar un certificado aprobado por la Agencia Tributaria.

Velar porque se conserven las facturas emitidas.

Asegurar legibilidad en formato original.

Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.

Receptor:

Velar porque se conserven las facturas recibidas.

Asegurar legibilidad en el formato original.

Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.

Disponer de software que permita verificar la firma y la identidad del emisor, asícomo la vigencia del certificado.

Opcionalmente puede conservar la factura impresa con marcas gráficas PDF-417.

1. TEORÍAFacturación Electrónica: Formatos

Las facturas electrónicas pueden emitirse en muchos formatos, aunque es recomendable utilizar un formato de fichero estándar y de uso extendido.

Algunos formatos:

Convencional Electrónico

Papel .pdf.doc.xls.html.xmledifact… entre otros

1. TEORÍAFacturación Electrónica: Formatos

Ejemplo de Factura: XML (Facturae3.0 - Estándar Nacional)

1. TEORÍAFacturación Electrónica: Ventajas

Reducción de Costes

Reducción de Errores

Eficiencia en los Procesos

Mejora del Control y Visibilidad

Seguridad

1. TEORÍAFacturación Electrónica: Nivel de Automatización

Tamaño de Empresa

Características del Proceso Solución Recomendada

MicroPymes Mínima inversión

Volumen de facturas pequeño

Manual

Pymes Volumen de facturas medio

Automatización parcial

Uso y configuración sencilla

Semiautomática

Grandes Volumen de facturas elevado

Automatización total

Inversión elevada

Multiprocesos

Proceso desatendidos

Automática

1. TEORÍAFacturación Electrónica: Gestión electrónica de documentos

Proveedor: “Lista de Productos”.

Comprador: “¡Orden de Compra (Pedido)!”

Proveedor: “Aviso de Despacho...”.

Comprador: “...Aviso de Recepción”.

Proveedor: “¡¡¡Factura!!!”.

Comprador: “¡Orden de Pago!”.

Un diálogo más completo:


Instrucciones de Transporte...

Instrucciones para el Centro de Distribución...

Instrucciones para responder a la “Orden de Compra”...

Información Logística del Producto...

Información de Ventas y de Stocks...

Devoluciones, Pronósticos, Banco...

Un diálogo aun más completo (Mensajes para todo el Ciclo Comercial):


Situación actual

La empresa genera, recibe y procesa documentos en papel:

Listas de Precios

Facturas

Ordenes de Compra

Catálogos de Productos

Reportes de Ventas

Ordenes de Pago

Remitos


Los documentos son generados por ordenadores.

Los documentos son impresos para ser enviados por correo o fax.

El socio comercial al recibir el documento vuelve a digitar la información en otro ordenador.

El 70% de la información salida de un sistema informático en papel, es ingresada a otro sistema.

Este es un proceso lento, costoso y !!!poco confiable¡¡¡.

Situación actual


SINdocumentos electrónicos

estandarizados

“4” SOCIOS

3 INTERFASES ≠ C/U

Estándares

“n” SOCIOS

1 SOLA INTERFASE C/U

CONdocumentos electrónicos

estandarizados

1. TEORÍACertificados Digitales: Definición

Es un archivo electrónico que identifica a un usuario

Es el equivalente electrónico a un D.N.I.

1. TEORÍACertificados Digitales: Usos

¿Para que sirve?

1. Autentificar

2. Firmar

3. Cifrar

¿Qué nos garantiza?

1. Identificación de las partes.

2. Integridad de la transacción.

3. Confidencialidad.

4. No-repudio.

1. TEORÍACertificados Digitales: Elementos

¿Que elementos contiene un certificado digital?

1. La identidad del titular.

2. La clave publica del titular.

3. Datos propios del certificado: número de serie, fecha de caducidad…

4. La identidad de la autoridad de certificación que lo ha emitido.

5. La firma de la autoridad de certificación.

1. TEORÍACertificados Digitales: Tipos

Tipos de Certificado Digital

1. C. de pertenencia a Empresa.

2. C. de Representante.

3. C. de Persona Jurídica.

4. C. para E-Factura.


2. Caso Práctico: “Implantación en Cámara Zaragoza”

Introducción

Proyecto de Innovación interna Abril 2007

Asistencia a Cursos y jornadas de formación en “Facturación Electrónica”:

2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Actividades previas

Dirección General

Departamento de Administración y

Organización

Departamento de Formación e Innovación

Departamento de Comunicación

InnovaciónTecnologías

Administración

Recaudación y Caja

Informática

Atención al Cliente

Sin el apoyo de la alta dirección, no se puede implementar estos

cambios de paradigma

2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Equipo de trabajo

Creación del equipo de trabajo

Diagnóstico inicial del proceso de facturación tradicional

Definición de la metodología de implantación de la facturación electrónica

Implantación de la facturación electrónica

Evaluación del proceso de facturación electrónica

Mejorar el proceso de facturación electrónica

2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Esquema de trabajo

-A-Fase de Análisis y Definiciones

-B-Fase de

Implantación Piloto

-C-Fase de Ajuste y

Puesta en Marcha

2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Metodología de trabajo: El A-B-C de la facturación electrónica

B

C

A

AB

Flujo de intercambio

actual de facturas

Clientes y/o proveedores intercambiar

factura electrónica

Ajustes al proceso,

interface y/o capacitación

Pruebas piloto para facturación electrónica

Capacitación en

facturación electrónica

Interfacecon el “Portal

FaCtur-e

Procesos de Facturación Electrónica

Medios de intercambio alternativos

Puesta en marcha

Inicio

Fin … ¡No! (Mejora

Continua)

(10)

(2)

(11)

(3) (4)(1)

(5)(7)(8)(9) (6)

Campaña difusión/

información

(12)

Opción de facturación electrónica

Formato de factura

electrónica

Junio 07

Septiembre

Julio Agosto

AgostoOctubreNoviembre

Diciembre Enero 2008Oct. Nov. y Dic.

2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Metodología de trabajo: El A-B-C de la facturación electrónica

Cantidad de Facturas y Cantidad de Clientes por MES

147

216224

349

417

317

378344

478

140

189225298237

261226

230

263

219

366

407376

300

219

0

100

200

300

400

500

600

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

Mon

to (e

uros

)Cantidad de Cliente Cantidad de Facturas Lineal (Cantidad de Facturas)

Frecuencia de Facturas por Cliente(Con todas las empresas)

490

80,00

0,00

10,00

20,00

30,00

40,00

50,00

60,00

70,00

80,00

90,00

100,00

1 27 53 79 105

131

157

183

209

235

261

287

313

339

365

391

417

443

469

495

521

547

573

599

625

651

677

703

729

755

781

807

833

859

885

911

937

963

989

1015

1041

1067

1093

1119

1145

1171

1197

1223

1249

1275

1301

Análisis de Periodo Temporal

Análisis de importes

Análisis de Clientes

Flujo de intercambio

actual de facturas

(1)

Análisis de Facturas EMITIDAS y RECIBIDAS

2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Metodología de trabajo: Fase de Análisis y Definiciones

EMPRESA CANTIDAD DEFACTURAS

Mac-Puar S.A. 98

Fundacion Laboral De La Construccion De Aragón

67

Exclusivas Centralizadas, S.L. 56

Step Two S.A. 56

Lackey S.A. 50

Telergon S.A. 49

Industrias Iter, S.A. 46

Industrias Quimicas Del Ebro, S.A 46

Productos Porcinos Secundarios S.A. 45

Rivasam, SA. 44

Novapet S.A. 43

Martiparts Componentes De Traccion, S.L.

42

Pieles Turiaso, S.A. 41

Cia Aragonesa Transacciones Saigner, S.L.

37

Patrocinio Lax Lavilla/Frutos Secos Import SA

37

Clientes y/o proveedores

para intercambiar


(2)


Soluciones para la gestión de facturas electrónicas

Tamaño deEmpresa

Características del Proceso SoluciónRecomendada

MicroPymes Mínima inversión Volumen de facturas pequeño

Manual

Pymes Volumen de facturas medioAutomatización parcialUso y configuración sencilla

Semiautomática

Grandes Volumen de facturas elevadoAutomatización totalInversión elevadaMultiprocesosProcesos desatendidos

Automática

Opción elegida por laCámara de Zaragoza

(3)

Opción de facturación electrónica


La opción recomendable

Enviar facturas en formato XML Facturae 3.0 , 3.1 y/o UBL

Recibir facturas en formato XML Facturae 3.0 , 3.1 para lograr la integración con la aplicación de gestión interna de la Cámara.

(4)

Formato de factura

electrónica


Selección de la plataforma de facturación

Solicitud de recepción en formato Facturae 3.0/3.1, con firma de acceso gratuito a las RCL y en adjunto a correo a [email protected]

Creación de un formulario web alternativo para pequeñas empresas proveedoras

Medios de intercambio alternativos

(5)


http://www.satipyme.com/facturacion/crear/crearfactura.php

Interface con el “Portal Cameralde Facturación

Electrónica”

Procesos de Facturación Electrónica

(7)

(6)

Analizar los procesos actuales de facturación

Plantear o redefinir los siguientes procesos de facturación electrónica:

Generación de facturas electrónicas (ERP-In3)

Envío de facturas electrónicas mediante la plataforma (firma)

Recepción de facturas electrónicas (verificación y validación).

Conservación de facturas electrónicas enviadas y recibidas.

Gestión de facturas electrónicas erróneas (emitidas y recibidas)

Realizar la interface entre el Sistema Informático de Facturación In3 y Camerfactura

En el envío de facturas electrónicas,

En la recepción de facturas electrónicas. 2ª Fase del Proyecto

2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Metodología de trabajo: Fase de Implantación Piloto

Pruebas piloto para la facturación electrónica

Capacitación en

facturación electrónica

(8)

(9)

Formación de los empleados de la Cámara que estarán involucrados en el proceso de facturación electrónica:

Presentaciones, manual de usuario y formación individualizada a todos los responsables de Departamentos y Servicios.

Primeras informaciones a proveedores y clientes

Selección de los proveedores/clientes para la prueba piloto.

Presentación del proyecto para detallar las actividades y la metodología del programa piloto.

Capacitación de los usuarios del servicio de facturación electrónica que participen en esta iniciativa por parte del cliente y/oproveedores.

Principales ensayos (emisión, recepción, gestión…)

2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Metodología de trabajo: Fase de Implantación Piloto

Puesta en marcha

(11)

Campaña difusión/

información

(12)

Ajustes al proceso,

interface y/o capacitación de


(10)Después de las pruebas piloto, se modifican y se realizan cambios para mejorar el proceso de facturación.

Se detectaron problemas de interfaces entre el “Sistema Informático In3” y la plataforma Camerfactura.

Se produjeron inconvenientes en la capacitación de los usuarios del servicio. (Empleados y proveedores/clientes)

Información a los clientes y a los proveedores de la adopción por parte de la Cámara de la e-factura:

Página web informativa

En los documentos de información (3)

En la factura de papel actual

Con las jornadas y talleres de facturación electrónica (3)

El 1 de enero del 2008 comenzamos

2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Metodología de trabajo: Fase de Ajustes y Puesta en Marcha

http://www.satipyme.com/zaragoza/

Registro de incidencias:

La primera factura recibida fue el 17 de enero

La primera factura emitida fue el 31 de enero

Multitud de incidencias: técnicas con la plataforma y administrativas y técnicas con los proveedores

Indicadores de gestión:

Porcentaje de facturas electrónicas

Nº de proveedores

Sistema empleado

Facturas erróneas

Nº de clientes que rechazan la factura electrónica

Evaluación continua: 12 reuniones

A partir de enero 2008

2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Recomendaciones y buenas prácticas

Nueva formación y sensibilización a los responsables de los Departamentos y Servicios que generan gasto en la Cámara

Nueva información y plazos obligatorios para los proveedores (30 de junio 2008)

Excepciones previstas: Agencias de viaje y Seguros (31 de diciembre 2008)

Solicitud de nuevas funcionalidades a los desarrolladores de la Plataforma Camerfactura

Mejoras en el formulario web

Preferencia en el pago de facturas electrónicas

Conservación y copias de seguridad

Mejoras desde enero

2008


Equipo de trabajo multidisciplinar, con asignación de responsabilidades (técnicas y administrativas) y apoyo de Dirección

Plantear una metodología y seguirla

Plantear un calendario amplio con plazos inflexibles

Ofrecer medios alternativos para los proveedores (Formulario web, Programa de AEAT, Plataforma Camerfactura, etc.)

Insistir mucho a los compañeros de la nueva forma de facturación y relación con los proveedores/clientes

Si os puede ayudar nuestra

experiencia…


http://www.satipyme.com/facturacion/crear/crearfactura.php


Especialización en Facturación Electrónica en el Servicio de Tecnologías.

Consultoría en Facturación Electrónica

Comercialización de Camerfactura

Impulsar a lo largo del año jornadas de difusión y de sensibilización.

Promover la colaboraciones con otras entidades o programas, como Plan Avanza-Gobierno de Aragón, Camerfirma, IDIA, CECA…

Promover el uso del intercambio electrónico de documentos estandarizados, como un factor clave, en la gestión de la cadena de abastecimiento de las empresas (facturas, ordenes de compra, avisos de despacho, etc.).

Actividades complementarias



3. Solución en Facturación

Esquemas

Nombre de los campos

Descripción de los campos

Valores de los campos

Obligatoriedad de los campos

Tipo de Campos

3. SOLUCIÓN EN FACTURACIÓNFormato Facturae 3.1

Principales funcionalidades:

Generar facturas electrónicas

Visualizar facturas electrónicas

Firmar facturas electrónicas

Verificar firmas de las facturas electrónicas

Enviar facturas electrónicas

Recibir facturas electrónicas

Otras funcionalidades:

Controlar copias de seguridad

Gestionar clientes

Gestionar proveedores

Gestionar usuarios

Gestionar la plataforma

Entre otras.

3. SOLUCIÓN EN FACTURACIÓNSolución Informática: “CamerFactura” de Camerfirma

Principales funcionalidades:

Generar facturas electrónicas

Visualizar facturas electrónicas

Firmar facturas electrónicas

Verificar firmas de las facturas electrónicas

Enviar facturas electrónicas

Recibir facturas electrónicas

3. SOLUCIÓN EN FACTURACIÓNSolución Informática: "Gestión de facturación electrónica v 0.9“ del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio

Dudas, preguntas, sugerencias…

Gracias

[email protected]

[email protected]

[email protected]

mailto:[email protected]



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