ii. marco teÓrico sobre administraciÓn...

CAPÍTULO II Marco Teórico

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II. MARCO TEÓRICO SOBRE ADMINISTRACIÓN, PROCEDIMIENTOS, EFICIENCIA, CRÉDITOS, CUENTAS POR COBRAR (COBROS) Y RENTABILIDAD A. ADMINISTRACIÓN

1. Definiciones de Administración Administración es la ciencia, técnica o arte que por medio de los recursos humanos,

materiales y técnicos, pretende el logro óptimo de los objetivos mediante el menor

esfuerzo para lograr una mayor utilidad

“Administración es el proceso de planificación, organización, dirección y control del

trabajo de los miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de la

organización para alcanzar las metas establecidas.”1/.

“La administración es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que,

trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos”2/.

“Administración consiste en coordinar las actividades de trabajo de modo que se

realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas.” 3/

1 JAMES A F. STONER; R. EDWARD FREEMAN; DANIEL R. GILBERT, JR. Administración, 6ª. Edición.México, PRENTICE-HALL, 1996,p. 7 2 HAROLD KOONTZ; HEINZ WEIHRICH Administración, Una Perspectiva Global, 12ª. Edición, México, MC GRAW HILL, 2004. p. 6. 3 STEPHEN P. ROBBINS; MARY COULTER. Administración, 8ª Edición, México, PEARSON Prentice Hall, 2005. p. 8


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2. Antecedentes históricos de la Administración4/ Los emprendimientos organizados y encabezados por personas responsables de

planear, organizar, dirigir y controlar las actividades, han existido desde hace

milenios. Por ejemplo, Las pirámides de Egipto y la Gran Muralla China son pruebas

palpables de que mucho antes de la edad contemporánea se emprendían proyectos

de tremenda envergadura en los que participaban miles de personas. Las pirámides

son un ejemplo particularmente llamativo.

La construcción de una sola pirámide daba ocupación a más de 100,000 trabajadores

durante 20 años. ¿Quién decía a cada cual lo que tenia que hacer? ¿Quién verificaba

que hubiera suficientes piedras en el sitio de construcción para que los trabajadores

no se quedaran de brazos cruzados? La respuesta es que fueron los gerentes.

Como quiera que se llamaran en esa época alguien tenia que planear las labores,

organizar a las personas y materiales, instruir y dirigir a los albañiles y ver imponer

que todo se hiciera según lo planeado.

Otras prácticas administrativas tempranas se desarrollaron en el siglo XV en la

ciudad de Venecia, Italia, importante centro de la economía y el comercio en aquella

época.

Los venecianos desarrollaron una forma temprana de empresa comercial y llevaban

a cabo muchas actividades similares a las que realizan las organizaciones de hoy,

tales como: la línea de ensamble que estandarizó la producción; un sistema de

almacén e inventario para vigilar las reservas; las funciones de personal

(administración de recursos humanos) necesarias para dirigir a la fuerza de trabajo, y

un sistema de contabilidad que les permitía llevar la cuenta de sus ingresos y sus

costos.

4 STEPHEN P. ROBBINS; MARY COULTER ob. cit #11, p. 26


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Dos hechos históricos significativos influyeron para promover el estudio de la

administración. El primero de esos acontecimientos sucedió en 1776, cuando Adam

Smith publicó una doctrina económica clásica, The Wealth of Nations (La riqueza de

las naciones), en la cual especificó las ventajas económicas que las organizaciones y

la sociedad podían obtener mediante la división del trabajo. La conclusión de Smith es que la división del trabajo eleva la productividad porque

acrecienta las habilidades y destrezas de cada uno de los trabajadores, ahorra el

tiempo que éstos pierden generalmente al pasar de una tarea a otra, y propicia la

creación de nuevos inventos y máquinas para ahorrar esfuerzo.

La segunda influencia, y tal vez la más importante, sobre la administración antes del

siglo XX fue la Revolución Industrial. Iniciada en el siglo XVIII en Gran Bretaña, la

revolución cruzó el Atlántico y llegó a los Estados Unidos en el siglo XIX.

Su principal contribución fue la sustitución de la fuerza del hombre por la fuerza de la

máquina, lo cual, a su vez, hizo que la fabricación de bienes en fábricas fuera más

económica que en el hogar. Esas grandes y eficientes fábricas que utilizaban equipo

motorizado requerían habilidades administrativas.

La llegada de la fuerza de la máquina, la producción en masa, la reducción de los

costos de transporte por la rápida expansión de los ferrocarriles, y la ausencia casi

total de reglamentos del gobierno favorecieron también el desarrollo de grandes

corporaciones.

La necesidad de contar con una teoría formal que sirviera como guía para que los

administradores ejercieran la dirección de sus organizaciones había empezado a

sentirse.

3. Proceso Administrativo El proceso administrativo es el conjunto de decisiones y actividades de trabajo que

los gerentes realizan en forma continua al planificar, organizar, integrar, dirigir y

controlar los esfuerzos de los miembros de la organización, y el empleo de todos los

demás recursos, para lograr objetivos organizacionales establecidos.


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3.1 Planeación5/ a) Concepto de planeación La planeación precede a las demás etapas del proceso administrativo, ya que

planear implica tomar las decisiones más adecuadas acerca de lo que habrá de

realizarse en el futuro.

La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.

La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación, y

los buenos resultados no se logran por sí mismos; es necesario establecer los

objetivos que se persiguen con anticipación.

El primer paso en un buen proceso de planeación radica en seleccionar objetivos

útiles. Luego, se mide la posición inicial en relación con el objetivo, se identifican las

actividades y los resultados específicos. Se implementan las herramientas y los

métodos requeridos para alcanzar el objetivo. Finalmente, se revisan las actividades

y objetivos, tomando como base los resultados intermedios.

b) Importancia de la planeación La planeación es la herramienta que ayuda a los administradores a desarrollar

nuevas aptitudes y procedimientos para encarar los negocios de mañana. Aunque

también proporciona a la empresa muchas otras cosas valiosas, su mayor aportación

radica en hacer frente al cambio.

c) Ventajas y desventajas de la Planeación

Las ventajas de la planeación pueden resumirse en los siguientes puntos:

• Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de uso racional de

los recursos.

5 JAVIER BENAVIDES PAÑEDA. Administración, México, MC GRAW- HILL, 2004. p. 38-41


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• Reduce los niveles de incertidumbre que se puedan presentar en el futuro,

aunque no los elimina.

• Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten,

con las mayores garantías de éxito.

• Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.

• Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

• Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador

magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.

• Reduce el trabajo improductivo.

Desventajas de la Planeación

• No se puede contar con datos precisos sobre el futuro.

• En algunos casos, su costo puede exceder a su utilidad.

• En ocasiones paraliza la iniciativa individual.

• Puede retardar la acción.

3.2 Organización a) Concepto de Organización Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de

los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y

agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del

grupo social.

b) Importancia de la Organización Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

• Es de carácter continuo; jamás se pude decir que ha terminado, dado que la

empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión,

contratación, nuevos productos, entre otros), lo que provoca la necesidad de

efectuar cambios en la organización.


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• Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades

eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

• Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e

incrementando la productividad.

• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y

responsabilidades.

3.3 Integración 6/ a) Concepto y naturaleza de la Integración Para operar con eficacia, toda organización, sin importar su magnitud requiere

recursos de carácter humano, material, financiero y técnico, los cuales deben

obtenerse, integrarse, conservarse y desarrollarse de manera correcta, de no ser así,

pueden convertirse en grandes limitantes para la obtención de los resultados de

máxima eficacia que se espera alcanzar.

b) Elementos de la Integración • Recursos humanos. La administración debe poner especial interés en los

recursos humanos, pues el hombre es el factor primordial en la marcha de una

empresa.

De su habilidad, de su fuerza física, de su inteligencia, de sus conocimientos y

experiencia, depende el logro de los objetivos de la empresa y el adecuado

manejo de sus otros elementos.

• Recursos materiales. Son los bienes tangibles propiedad de la empresa.

• Recursos financieros. Son los elementos monetarios propios y ajenos con que

cuenta una organización y se usan con el objeto de adquirir bienes y servicios

para la organización. Son indispensables para la ejecución de sus decisiones.

6 Ibídem #13, P. 178,182


44

• Recursos técnicos. Bienes intangibles propiedad de la empresa, sirven como

herramienta e instrumentos que auxilian en la coordinación de los recursos

humanos, materiales y financieros.

CUADRO Nº 7 Recursos que integran la organización

ORGANIZACIÓN

RECURSOS FINANCIEROS

RECURSOS MATERIALES

RECURSOS HUMANOS

RECURSOS TÉCNICOS

Fuente: JAVIER BENAVIDES PAÑEDA. Administración, México, MC GRAW- HILL, 2004. Pág. 178

3.4 Dirección7/ a) Concepto y Naturaleza Esta etapa del proceso administrativo es trascendental para el éxito de toda

organización, ya que implica la consecución de una forma determinada el

comportamiento por parte del recurso humano que integra la empresa, de tal manera

que todo el personal realice una contribución real a los propósitos de la institución, y

exige de quienes la dirigen, un adecuado ejercicio del liderazgo, el establecimiento

de un sistema de comunicación oportuno que posibilite a todo el personal el trabajo

en equipo y la coordinación de todos sus esfuerzos.

7 Ibídem #13, Pág. 202 - 204


45

La dirección, implica influir o inducir a los subordinados a que observen determinados

comportamientos; se centra en el ejercicio del mando sobre el personal de la

empresa, para que coopere en la consecución de los objetivos; para ello intenta

motivar a ese personal a dar los más altos niveles de desempeño.

La dirección puede definirse como el conjunto de relaciones interpersonales en

evolución continua, por las que el dirigente de un grupo busca guiar los esfuerzos y

auspiciar la motivación de sus colaboradores, a fin de que sus actitudes y aptitudes

se orienten al logro de los objetivos de la institución.

b) Importancia de la dirección • Pone en marcha los lineamientos establecidos en la planeación y la

organización.

• A través de ella se logran las conductas más deseables por parte de los

miembros de la organización.

• Una dirección eficiente repercute directamente en la productividad de la

empresa.

• Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, en la calidad de los productos y

servicio que se ofrecen a la comunidad y, por último, en la calidad de vida

laboral de todos los que integran una organización.

• Las personas y su dirección son el factor diferencial más importante en las

empresas de hoy, y su gestión se ha convertido en el principal factor capaz de

generar ventajas competitivas.


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3.5 Control 8/ a) Naturaleza y Fundamentos En la administración, al control no debe atribuírsele este sentido restrictivo. En lugar

de ello, debe considerársele como el instrumento apropiado para alcanzar la mejora

continua de las operaciones, ya que su esencia es verificar si las actividades de la

empresa están o no alcanzando los resultados esperados, verifica también que se

siga el proceso hacia los objetivos organizacionales, restableciendo el curso si éstos

cambian, identifica las afectaciones del ambiente a los planes por su alta variabilidad

para adaptarse a las condiciones variantes y, en su caso, corregir las desviaciones.

Al asumir las medidas correctivas a consecuencia del proceso del control, se está

replaneando, reorganizando y redirigiendo. El control es, de esta manera, la función

administrativa que señala los errores incurridos en las otras funciones. Si una

organización mantiene un proceso continuo de control, normalmente los errores se

notan a tiempo y pueden tomarse las medidas para corregirlos antes de que ocurra

algún daño serio para la organización.

Esto permite señalar que el control se realiza en todo momento de las actividades de

una empresa.

b) Importancia del Control Se basa en los siguientes puntos que establece medidas para corregir las

actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

• Se aplica a todo: a los objetos, a las personas y a las acciones.

• Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones,

para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

• Localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en

que se establecen las medidas correctivas.

8Ibídem #13, p. 298,300-301


47

• Proporciona datos acerca del estatus de la ejecución de los planes, lo que sirve

como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

• Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

c) El proceso básico de control Este proceso implica tres grandes pasos:

• Establecimiento de normas o estándares de rendimiento.

• Medición del desempeño real y comparación con las normas y estándares

establecidos.

• Corrección de las variaciones respecto de normas y planes.

Los directivos de la empresa definen los niveles de desempeño apropiados para la

empresa cuando se establecen los resultados que se esperan y deben alcanzar

(objetivos), cuando se determinan los criterios que han de seguirse en las decisiones

cotidianas (políticas), cuando se señalan las conductas que deben tener los

miembros de la empresa (reglas).

Cuando se determina la secuencia ideal y más apropiada para realizar las

actividades así como los tiempos en que han de realizarse (procedimientos y

programas) y los recursos a utilizarse, entre otros.

Cuando se compara lo real con lo planeado, se pueden presentar las siguientes

alternativas:

• Que lo planeado y lo real sean coincidentes.

• Que lo planeado supere al resultado real.

• Que lo planeado sea inferior a los resultados logrados.

La corrección de desviaciones es el punto donde el control realiza el proceso

cíclico de la administración, ya que al corregir las desviaciones se reinicia el proceso

administrativo, es decir, los directivos deberán planear nuevamente.


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Los administradores pueden corregir desviaciones rediseñado sus planes o

modificando sus metas.

Una vez establecidas las metas (función de planificación), formulados los planes

(función de planificación), determinados los arreglos estructurales (función de

organización) en conjunto con los demás recursos de la empresa (función de

integración) y contratado, capacitado y motivado al personal (función de dirección),

todavía es posible que algo resulte mal. Para asegurarse de que las cosas funcionen

correctamente, los gerentes deben vigilar el rendimiento, el cual debe ser comparado

constantemente con las metas establecidas inicialmente. Si se presentan

desviaciones significativas, la tarea de la gerencia consiste en lograr que el

rendimiento del trabajo vuelva a la normalidad. (Función de control).

4. Características de la administración Para comprender mejor la administración y su naturaleza única, se mencionan

algunas de sus características9/:

• Su universalidad Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una

empresa industrial que en el ejército o en un hospital.

Todos los elementos esenciales en todas esas clases de administración

serán los mismos, aunque lógicamente existan variables accidentales.

• Amplitud de ejercicio Se aplica en todos los niveles o subsistemas de un organismo social.

• Su especificidad Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene

características propias que le proporcionan su carácter específico; es decir, no

puede confundirse con otras disciplinas afines.

17. ibídem #13, p. 6


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• Su unidad temporal Aunque para fines se distinguen diversas fases y etapas en el proceso

administrativo esto no significa que exista aisladamente.

La administración es un proceso dinámico en el que todas sus partes existen

simultáneamente.

• Su unidad jerárquica Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en

distintos grados y modalidades, de la misma administración.

• Valor instrumental La finalidad de la administración es eminentemente práctica, por ello resulta ser

un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma. Es decir mediante ella se

busca obtener determinados resultados.

• Interdisciplinariedad La administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la

eficiencia en el trabajo.

• Flexibilidad Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada

grupo social en donde se apliquen. La rigidez en la administración es inoperante.

5. Importancia de la Administración Pocas empresas pueden tener éxito duradero si no utilizan una administración

efectiva.

Una empresa se mantiene y prospera en cualquier medio si sus dirigentes

tienen la capacidad para encausar las aptitudes y energías humanas hacia el

logro de una meta establecida.

Por medio de la administración, los eventos aparentemente aislados, se integran; la

información objetiva se une, y así obtienen relaciones significativas.


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Algunos de los argumentos que demuestran la importancia de la administración son:

a) La universalidad de la administración demuestra que ésta es imprescindible

para el adecuado funcionamiento de cualquier organización social aunque

lógicamente sea más necesaria en los grupos grandes.

b) Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos para

lograr mayor rapidez y efectividad.

c) La productividad y eficiencia de cualquier empresa, están en relación directa

con la aplicación de una buena administración.

d) A través de sus principios, la administración contribuye al bienestar de la

comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento

de los recursos.

Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es incuestionable y

esencial, ya que por su magnitud y complejidad, no podrían actuar si no fuera a base

de una administración sumamente técnica.

Para las pequeñas y medianas empresas, también, ya que podría asegurarse que su

única posibilidad de prevalecer ante otros competidores, es el mejoramiento de su

administración, es decir, obtener una mejor coordinación de sus elementos.

6. Escuelas y representantes de la Administración

6.1 Escuela de la Administración Científica La teoría de la Administración científica surgió por la necesidad de elevar la

productividad. A principios del siglo XX en Estados Unidos, en especial, había poca

oferta de mano de obra. La única manera de aumentar la productividad era elevando

la eficiencia de los trabajadores.


51

Así fue como Frederick Taylor, Henry L. Gantt y Frank y Lilian Gilbreth; inventaron el

conjunto de principios que se conocen como la teoría de la Administración científica.10/ 6.1.1 Frederick Taylor Frederick Winslow Taylor es considerado uno de los primeros pensadores de la

administración gerencial. Con su obra “PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN

CIENTÍFICA”, da los primeros pasos del pensamiento administrativo. Los estudios

realizados antes y después de la publicación de ese libro consagraron a Taylor como

el "padre" de la administración científica.

Afirma que "el principal objetivo de la administración debe ser asegurar el máximo de

prosperidad, tanto para el empleador como para el empleado".

Para el empleador, el máximo de prosperidad no significa la obtención de grandes

beneficios a corto plazo, sino el desarrollo de todos los aspectos de la empresa para

alcanzar un nivel de prosperidad.

Para el empleado, el máximo de prosperidad no significa obtener grandes salarios de

inmediato, sino un desarrollo personal para trabajar eficazmente, con calidad y

utilizando sus dones personales.

El gran aporte de Taylor fue el haber propuesto desarrollar una ciencia del trabajo y

una Administración Científica a partir de los siguientes principios:11/

a) Organización Científica del Trabajo: Este criterio se refiere a las actividades que deben utilizar los administradores para

remplazar los métodos de trabajo ineficientes y evitar la simulación del trabajo,

teniendo en cuenta tiempos, demoras, movimientos, operaciones responsables y

herramientas.

10 JAMES AF. STONER; R. EDWARD FREEMAN; DANIEL R. GILBERT, JR ob. Cit #9, p. 36 11 [en línea] [citado 23 de abril de 2006] Disponible en<:http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos.htm>


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b) Selección y entrenamiento del trabajador: La idea es ubicar al personal adecuado a su trabajo correspondiente según sus

capacidades, propiciando una mejora al bienestar del trabajador.

Cuando el trabajo se analiza metódicamente, la administración debe precisar los

requisitos mínimos de trabajo para un desempeño eficiente del cargo, escogiendo

siempre al personal más capacitado.

c) Cooperación entre directivos y operarios: La idea es que los intereses del obrero sean los mismos del empleador, para lograr

esto se propone una remuneración por eficiencia o por unidad de producto, de tal

manera que el trabajador que produzca más, gane más y evite la simulación del

trabajo.

Taylor propone varios mecanismos para lograr dicha cooperación:

• Renumeración por unidad de trabajo.

• Una estructura de jefes o capataces

• División del trabajo entre directivos y operarios

d) Responsabilidad y especialización de los directivos en la planeación del trabajo: Los gerentes se responsabilizan de la planeación, del trabajo mental, y los operarios

del trabajo manual, generando una división del trabajo más acentuada y mayor

eficiencia.

6.1.2 Henry L. Gantt12/ Henry L. Gantt (1861-1919). Trabajó con Taylor en varios proyectos. Empero,

cuando empezó a trabajar por su cuenta dando asesorías como ingeniero industrial,

Gantt empezó a reanalizar el sistema de incentivos de Taylor.

12 JAMES A. F. STONER; R. EDWARD FREEMAN; DANIEL R. GILBERT, JR ob. Cit #9, p. 37


53

Presentó otra idea. Cada uno de los trabajadores que terminara la porción de trabajo

diaria que se le hubiera asignado, obtendría una bonificación de cincuenta centavos.

Además aumentó otro aliciente. El supervisor obtendría una bonificación por cada

uno de los trabajadores que cumpliera con la ración diaria, más otro bono

extraordinario si todos los trabajadores lo hacían.

Gantt fue el iniciador de las gráficas para calendarizar la producción; la “gráfica de

Gantt” se sigue usando en estos días. Además juntó las bases en dos instrumentos

para graficar, que fueron inventados para ayudar a planificar, administrar, y controlar

administraciones complejas: el método de ruta crítica, inventado por Du Pont y la

técnica para la revisión y evaluación de programas, desarrollado por la armada de

Estados Unidos.

6.1.3 Los Gilbreth Frank B. y Lilian M. Gilbreth contribuyeron al movimiento de la Administración

científica en equipo, colaboraron con estudios sobre la fatiga y el movimiento y se

concentraron en como mejorar el bienestar del trabajador individual.

Para ellos, el fin último de la Administración científica era ayudar a los trabajadores a

desarrollar todo su potencial humano.

6.2 Escuela de la Teoría clásica de la Administración La Administración científica se preocupó por elevar la productividad de las fábricas y

el trabajador individual. La teoría clásica de la organización surgió de la necesidad

de encontrar lineamientos para administrar organizaciones complejas.13/

6.2.1 Henry Fayol Él fue quien describió la administración como un conjunto universal de funciones,

entre las cuales figuraban: planificación, organización, mando, coordinación y control.

13 Ibídem #20, p. 38


54

Fayol escribió en la misma época que Taylor, con la diferencia que Taylor era un

científico y Fayol, el director administrativo de una gran empresa francesa dedicada

a la minería del carbón, era un profesional en servicio activo.

Los 14 principios de Fayol A continuación se mencionan los principios que Henry Fayol estableció dentro de la

administración moderna.

• División del trabajo.

• Autoridad.

• Disciplina.

• Unidad de mando.

• Unidad de dirección.

• Subordinación de los intereses del individuo al interés general.

• Remuneración.

• Centralización.

• Jerarquía.

• Orden.

• Equidad.

• Estabilidad del personal en sus puestos.

• Iniciativa.

• Solidaridad o unión del personal.

6.2.2 Max Weber El sociólogo alemán Max Weber, pensando que toda organización dirigida a alcanzar

metas, y compuesta por miles de individuos, requería un estrecho control de sus

actividades, desarrolló una teoría de la administración de burocracias, que subrayaba

la necesidad de una jerarquía definida en términos muy estrictos y regidos por

reglamentos y líneas de autoridad definidos con toda claridad.


55

Consideraba que la organización ideal era una burocracia con actividades y

objetivos establecidos mediante un razonamiento profundo y con una división del

trabajo detallada explícitamente. 14/

La burocracia ideal de Weber: a. División del trabajo. Los trabajos se subdividen en tareas simples, habituales y

bien definidas la burocracia ideal.

b. Jerarquía de la autoridad. Los cargos o empleos están organizados en una

jerarquía en la que todos los puestos inferiores están bajo el control y supervisión de

un puesto superior.

c. Selección formal. Todos los miembros de la organización deberán ser

seleccionados en función de las calificaciones técnicas que hayan demostrado a

través de la capacitación, la educación o un examen formal.

d. Reglas y reglamentos formales. Con el fin de garantizar la uniformidad y regular

los actos de los empleados, los gerentes tienen que depender intensamente de

reglas formales de organización.

e. Impersonalidad. Las reglas y controles se aplican uniformemente, evitando

involucrarse con las personalidades y las preferencias personales de los empleados.

f. Orientación de carrera. Los gerentes son funcionarios profesionales y no los

dueños de las unidades a las cuales dirigen.

6.3 Reseña de aportes de Teóricos de la Administración Elton Mayo, quien formó parte de la escuela del comportamiento humano o

behaviorismo (conductismo, llamado también psicología objetiva).

El resultado más importante de su análisis es que los factores psicosociales, como el

reconocimiento y la conciencia de pertenecer a un grupo, son más importantes para

el nivel de producción, que las condiciones físicas de trabajo y los incentivos

salariales.

14 Ibídem #20


56

También, de la escuela behaviorista, Lewin propuso los grupos de trabajo como

factor clave para mejorar la productividad. Otro exponente de esta escuela es

Maslow quien observó que la motivación es muy importante para mejorar la

productividad de los individuos, quienes se mueven siempre en busca de satisfacer

necesidades que se encuentran jerarquizadas.

Otro behaviorista es Herzberg quien enunció que la manera de motivar al empleado

debe ser a través del enriquecimiento de la tarea, asignando tareas que constituyan

un desafío a los empleados para que asuman una mayor responsabilidad.

Otra escuela es la japonesa, el justo a tiempo, el kaizen, la teoría Z y el Kanban son

algunos de sus aportes. Uno de los representantes más importantes de esta escuela

es Ouchi, quien propuso que no hay cabida en las organizaciones para el

egocentrismo ni para los individuos demasiado sensibles (el interés general debe

estar sobre el particular). La intimidad y la confianza son las piedras angulares de la

cultura organizacional dentro y fuera del ámbito que rodea a la empresa.

Dentro de la escuela americana se tienen representantes como McGregor, quien

promovió la “teoría Y” como respuesta a la administración tradicional o “teoría X”,

esta teoría expone que la motivación, el potencial para el desarrollo, la capacidad

para asumir responsabilidad, la disposición para encaminar la conducta hacia metas

organizativas, se hallan, todas, presentes en las personas. Es responsabilidad de la

administración el hacer posible que los individuos reconozcan y desarrollen por si

mismos estas características humanas.

Finalmente aparece la planeación estratégica, que consiste básicamente en el

proceso de desarrollar y mantener una adecuada estrategia entre metas y

capacidades de una organización y los cambios en sus oportunidades de mercado.

Buscando, de esta manera, lograr una ventaja competitiva sostenible en el largo

plazo.

Han sido muchos los aportes de las diferentes escuelas de la administración,

teniendo como resultado varias y diferentes teorías, las cuales para una mayor

comprensión se detallan en el cuadro N°8


57

Administración científica

Administración empírica

Escuela ambiental

Escuela del comportamiento humano

Neohumano Relacionismo

AUTOGESTIÓN Ecléctica

Escuela del sistema social

Escuela de la administración de sistemas

Escuela de la teoría de las decisiones

Escuela de la medición cuantitativa

Teoría z

Representantes

Frederic Winslow

Taylor

Henry r. Towne

Henry l. Gantt

Frank b. Gilbreth

Charles Babbage

Henry metcalf

Peter f. Drucker

Ernest dale

Lawrence apley

Elton Mayo

George Elton

Mayo

Robert owen

Douglas mc. Gregor

Abraham Maslow

Rensis likert

Pjulick Henry Fayol

Mary parket follet

Lindall f. Urwick

George terry,

Etc.

Max Weber

Chester barnard

Frank oliver

Sheldon

Chris argyris

March y simon

Murdick

Joel Ross

West churchman

Herbert a. Simon

Von Newman

Bowman

Hutchinson

A. Kauffman

Norbert wiener

Irwin d.j. Bross

William g. Ouchi

Shigeru

kobayashi

Fundamentos

Racionalización de

la mano de obra y

ahorro de

materiales, a fin de

incrementar las

utilidades.

Orientación

francamente

práctica de la

administración, se

fundamenta la

Toma de

Decisiones en la

experiencia

sugerida por el

pasado reciente.

Condicionar el

ambiente del

trabajador para

aumentar la

eficiencia de la

producción.

Se deduce que

no son los

factores

materiales, sino

los psicológicos

y sociales que

contribuyen más

en el

crecimiento de

la productividad

del trabajo.

Los objetivos de la

empresa son

correlacionados con

los del trabajador, a

través de su

participación en la

fijación y logro de

los mismos.

Participación

activa de todos

y cada uno de

los trabajadores

en los procesos

de análisis y

toma de

decisiones, así

como la

participación

igualitaria en los

ingresos de la

empresa

Aplicación de los

diversos

conocimientos de

cada escuela en

base al proceso

administrativo.

El proceso

administrativo se

enfoca desde el

punto de vista

social o de

relaciones

interculturales.

El punto básico

de la

administración

son los

sistemas.

Racionalización

de la

administración

en base a la

Toma de

Decisiones.

La

administración

es una entidad

lógica

expresable a

través de

símbolos

matemáticos.

Implica un

conjunto de

valores

humanizados:

Empleados a

largo plazo.

Desarrollo de

carreras no

especializadas.

Autocontrol del

personal.

Participación

colectiva en la

Toma de

Decisiones.

Técnicas Técnicas de

Producción.

Tiempos y

Movimientos.

Sistemas de

Incentivos

� Intuición.

� Experiencia

� Costumbre.

� Psicológicas

� Sociológicas

� Psicológicas

� Sociológicas

� Psicológicas � Humanísticas

� Decisionales

� Psicológicas

-

Autorrealización

Empíricas

Decisionales

Modelos

Matemáticos

Psicológicas

Humanísticas

Económicas, etc.

� Sociológicas

� Teoría

Matemática de los

grafos.

� Método

experimental de

Durkheim y Walson.

Técnicas de

computación

electrónica.

Técnicas

Decisionales

Matemáticas

Modelos de

simulación de

conducta

Técnicas

matemáticas.

Programación

Lineal

Teoría de

Juegos

PERT, etc.

Humanísticas

Autorrealización

Sociológicas

Económicas.

Aportaciones

Métodos más

perfectos de

estudio y

organización de los

procesos de trabajo

en la producción,

especialización e

Se determina que

la administración,

es en medida

considerable un

arte que se

aprende más con

la ayuda de la

Al mejorarse el

ambiente de

trabajo se

mejoran las

condiciones

físicas del

obrero.

Definición del

trabajo como

una actividad

importante en el

hombre, así

como el

reconocimiento

Mejoramiento de:

Sistema de

planeación.

Relaciones

humanas

El logro del

bienestar social

a través de la

autorrealización

del trabajador y

de la

democracia en

Se establece y

aplica un orden

lógico de las

actividades,

mediante la

aplicación del

proceso

Los fenómenos

sociales (dentro y

fuera de la

empresa) influyen

en la organización

de la misma.

La administración

Conocimientos

importantes para

el manejo de

grandes

empresas.

El proceso de

decisiones y sus

técnicas como

esenciales en la

administración.

Fomento del

pensamiento

ordenado.

Técnicas

valiosas en la

solución de

problemas.

Implicar a los

trabajadores en

el proceso de la

Toma de

Decisiones.


58

instrucción de los

obreros, así como

el sistema de

salarios por pieza.

práctica que de la

teoría.

de la

importancia de

las relaciones

sociales e

individuales.

la empresa. administrativo. debe lograr un

equilibrio de los

intereses de grupo.

Inconvenientes

Se prefiere el éxito

económico al

bienestar físico del

personal.

Fundamentos no

científicos para

aumentar la

productividad.

Los resultados

obtenidos son

mediocres o

definitivamente

malos.

Los factores

ambientales no

inciden

directamente en

la productividad.

El idealismo

respecto de las

relaciones

humanas en

ocasiones es

inoperante.

Requiere de

cambios en la

organización.

Dificultad para su

implantación por

tiempo necesario

para que se

obtengan

resultados.

Dificultad para

su

establecimiento

dadas las

condiciones

sociales

existentes.

Posible

burocratización.

Requiere de

administradores con

conocimientos

científicos.

Enfoque demasiado

sociológico de la

administración.

Descuida el

aspecto humano

de la empresa.

En ocasiones se

limita al enfoque

económico y

razonamiento de

las

incertidumbres.

No es aplicable

a problemas

humanos de la

administración.

Se requiera de

una alta

concientización

de los altos

niveles

Valores institucionales

Económico Económico Económico Económico

Social

Económico

Social

Organizacional.

Social

Organizacional.

Económico

Económico

Organizacional

Económico

Social

Organizacional

Económico

Organizacional

Económico

Organizacional

Económico

Organizacional

Económico

Social

Organizacional

CUADRO N°8 RESUMEN DE LAS ESCUELAS Fuente: [en línea] http://www.monografias.com/trabajos5/esad/esad.shtml- consulta 23 de abril de 2006


59

B. PROCEDIMIENTOS 1. Definición de Procedimientos

Los procedimientos son guías de acción que detallan la forma exacta bajo la cual

ciertas actividades deben cumplirse.

Son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras.

Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, determinación de

tiempos de métodos de trabajo y de control para lograr el oportuno y eficiente

desarrollo de las operaciones.

Un procedimiento es la presentación por escrito, de cada una de las operaciones

que se realizan para cumplir determinado fin o actividad, explicando en qué

consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los

responsables de llevarlas a cabo.

2. Importancia de los procedimientos

La importancia de los procedimientos consiste en que establecen, por escrito, el

orden lógico que deben seguir las actividades, promueven la eficiencia y la

optimización, fijan la manera como deben ejecutarse las actividades, quién debe

ejecutarlas y cuándo.

3. Características de los procedimientos

Los procedimientos poseen diferentes características mediante las cuales se facilita

su aplicación, de manera que se utilicen idóneamente.


60

a) No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada

situación en particular.

b) Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la

aplicación continua y sistemática.

c) Son flexibles, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.

d) No constituye un método individual de trabajo. Refiriéndose específicamente a

como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo.

e) No constituye una actividad específica, que es la que realiza un empleado

como parte de su trabajo en su puesto.

4. Beneficios de los procedimientos Los procedimientos administrativos, además de determinar el accionar de los

integrantes de la organización en el desarrollo de sus funciones, por escrito, permite

adaptar las mejores soluciones para los problemas y contribuye a llevar una buena

coordinación y orden de las actividades de la organización, incrementando el

desempeño de los trabajadores.

Algunos de los beneficios más importantes de los procedimientos, podrían ser:

a) Aumento del rendimiento laboral.

b) Permite adaptar las mejores soluciones a los problemas.

c) Contribuye a llevar una buena coordinación y orden en las actividades de la

organización.

d) Facilitan el control interno.

e) Determinan responsabilidades.

f) Evitan el empleo de tiempo y dinero en inducciones al nuevo personal.


61

5. Definición de procesos y procedimientos Es común que las personas tiendan a pensar, que estos dos términos, significan lo

mismo. Pero, a pesar de que están íntimamente relacionados, no son iguales.

Proceso es el conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno u operación /15

Mientras que procedimiento es el método de llevar a cabo o ejecutar alguna

actividad.16/

Podría decirse entonces que el procedimiento es la especificación del desarrollo de

un proceso.

Para controlar los procesos es necesario definirlos a través de procedimientos los

cuales se desprenden y dan cumplimiento al subproceso. Dentro de estos se

incluyen las acciones que permiten ejercer el control del proceso y subproceso.

CUADRO N° 9 ESTRUCTURA SIMPLE DE LOS PROCESOS

Fuente: Seminario taller documentación de procedimientos. Impartido por la secretaria de la contraloría general, dirección de

desarrollo administrativo. Mayo 2005

15 Diccionario enciclopédico océano. Grupo editorial Océano. España Edición 1996.Pág. 1311 16 Ibídem # 23

Proceso 1 Subproceso 1 Procedimiento 1

Procedimiento 2

Procedimiento 3

Procedimiento 4

RED DE PROCESOS


62

6. Clases de procedimientos

La elaboración de los procedimientos se realiza de acuerdo a la necesidad de cada

organización para determinar la manera idónea de llevar a cabo una actividad.

Permite una rápida y sencilla identificación de los problemas. Así como la rápida

resolución de los mismos.

Por mencionar algunos procedimientos:

• Jurídicos y/o judiciales

• Médicos

• Financieros

• Organizativos

• Administrativos, entre otros.

7. Elaboración de los procedimientos Los procedimientos existen a todo lo largo de una organización, aunque, se vuelven

cada vez más inflexibles en los niveles bajos, mas que todo por la necesidad de un

control riguroso para detallar la acción de los trabajos rutinarios llega a tener una

mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo modo. Los procedimientos

representan la forma ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos

para su mejor función en cuanto a las actividades dentro de la organización.

Cuando la descripción del procedimiento es general, y comprende varias áreas, debe

anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de

una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el

puesto responsable de cada operación.


63

CUADRO N°10 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Fuente: Seminario taller documentación de procedimientos. Impartido por la secretaria de la contraloría general, dirección de

desarrollo administrativo. Mayo 2005.

8. Documentación de Procedimientos La documentación de los procedimientos no debe ser un fin en sí mismo, sino que

debe ser una actividad que aporte valor.

Un procedimiento puede documentarse a través de distintos medios, ya sea papel o

por medio electrónico.

Será de vital importancia documentar aquellos procedimientos que:

• Impactan en la calidad del servicio.

• Por su complejidad deban documentarse.

• Implican un riesgo económico.

• Por Ley o Reglamento deban existir.

• Impactan en la eficiencia y eficacia.

• Están relacionados con la competencia del personal.

Verificación de la Ejecución

del Procedimiento

Lista de Verificación

de Procedimientos

Inventario de Registros

Diagrama de Flujo

Formatos e Instructivos

Descripción del procedimiento

Formato Elaboración

de procedimientos


64

• Puedan provocar insatisfacción del cliente.

Estos procedimientos deben estar sujetos a revisión para que, una vez

implementados, se verifiquen constantemente para detectar fallas, áreas de

oportunidad, o se adapten a los nuevos requisitos, lo cual permitirá su mejora

continua.

9. Estructura de los procedimientos administrativos Todos los procedimientos, deben cumplir las expectativas y necesidades del resto

de procesos de la organización. La responsabilidad de la mejora del proceso, y los

procedimientos que se llevan a cabo para su ejecución corresponde a los

integrantes del mismo, en conjunto con el resto de la organización.

C. EFICIENCIA 1. Definiciones de eficiencia Eficiencia es el uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un

objetivo predeterminado; la capacidad de alcanzar los objetivos y metas

programadas con el mínimo de recursos disponibles y tiempo, logrando su

optimización. 17/

Eficiencia significa “hacer correctamente las cosas” y eficacia significa “hacer las

cosas correctas”.18/

17 [En Línea] [citado 5 de mayo de 2006] Disponible en: < http://www.definicion.org/eficiencia> 2006 18 JAMES A F. STONER; R. EDWARD FREEMAN; DANIEL R. GILBERT, JR. Ob. cit #20 Pág. 9


65

2. Generalidades de eficiencia

La eficiencia es una parte vital de la administración. Se refiere a la relación entre

insumos y productos. Si se puede obtener más producto con una cantidad dada de

insumos, habrá incrementado la eficiencia. Asimismo, si logra obtener el mismo

producto con menos insumo, habrá incrementado también la eficiencia. En virtud de

que los gerentes trabajan con pocos recursos en materia de insumos (sobre todo

personas, dinero y equipo), les interesa usar en forma eficiente dichos recursos. Por

lo tanto, trata de de minimizar los costos de los mismos. Desde esta perspectiva, la

eficiencia se describe como "hacer bien las cosas", es decir, no desperdiciar

recursos.

Sin embargo, no basta con ser eficientes. La administración también se ocupa de

completar las actividades, a fin de que las metas de la organización puedan

alcanzarse; es decir, a la administración le interesa la eficacia.

3. Análisis de los conceptos Eficacia Es la relación existente entre el producto y los resultados, durante el

proceso estructurado de conversión de productos en resultados; esta relación se

establece por la calidad del producto al presentar el máximo de efectos deseados y

mínimo de indeseados. Evitando así repetir los procesos, el trabajo y el desperdicio,

dentro de la posibilidad prevista.

Al entender la calidad como el grado de satisfacción del cliente o usuario, según el

caso, se puede visualizar la diferencia entre producto y resultado, como la brecha

existente entre el producto y las expectativas que se tienen de este, para lograr

variaciones o invariaciones en la situación o estado del sistema.

Eficacia se define como ' La capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera'

y eficaz como ‘que produce el efecto propio o esperado’.


66

Este adjetivo, se aplica preferentemente a cosas. Pero también puede aplicarse a

personas, con el sentido de ‘competente’, que cumple perfectamente su función. 19/

La eficiencia y la eficacia están relacionadas entre sí. Es más fácil ser eficaz si se

pasa por alto la eficiencia.

Por otra parte, la efectividad es la cuantificación del cumplimiento de la meta, no

importa si ésta se logra en forma eficiente o en forma efectiva.

Así como la eficiencia se enfoca en los medios para lograr que se hagan las cosas, la

eficacia se enfoca en los fines, es decir, el logro de las metas de la organización.

Cuando los gerentes alcanzan las metas de la organización, se dice que son

eficaces.

La eficiencia y la efectividad son dos adjetivos de naturaleza cualitativa, ambos

aplicables a los procesos logísticos o cualquier área en general, pues en condiciones

ordinarias se apega a la optimización; lo que implica eficiencia y en condiciones

extraordinarias se debe cumplir la misión aún a costa de los medios.

Es importante entender, que la eficacia no es un defecto, pues una alta eficiencia

depende de seguir estrictamente los lineamiento de la planificación, la cual debe ser

flexible, pues existen variables influyentes, especialmente las del entorno que

producen cambios que de no poder afrontarse, podrían producir el fracaso, es en

estas eventualidades donde la eficacia se impone.

4. Términos específicos de eficiencia20/

Son las diferentes acepciones de eficiencia, o términos íntimamente ligados a ella.

Algunos de los cuales sirven para crearla, medirla o efectuarla.

19 [En línea] [citado 2 de mayo de 2006] Disponible en: < http:// www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtml> 20 [en línea] [citado 23 de abril de 2006]Disponible en: < http:// www.lachsr.org/es/thesaurus/0000011.htm>,


67

a) Mejoramiento del desempeño

b) Análisis del desempeño

c) Asignación de recursos

d) Capacidad de gestión

e) Control de calidad

f) Eficacia

g) Eficiencia en la gestión

h) Eficiencia organizacional

i) Evaluación del desempeño

j) Productividad

k) Racionamiento de los servicios

l) Reasignación de recursos

m) Reingeniería

5. Principios de eficiencia de Emerson21/ Emerson fue el hombre que popularizó la administración científica y desarrolló los

primeros trabajos sobre selección y entrenamiento de los empleados.

Buscó simplificar los métodos de estudios y de trabajo de su maestro (Taylor),

creyendo que aun perjudicando la perfección de la organización, sería más razonable

realizar menores gastos en el análisis del trabajo

Los principios de rendimiento difundidos son:

• Trazar un plan objetivo y bien definido, de acuerdo con los ideales.

• Establecer el predominio del sentido común.

• Mantener orientación y supervisión competente.

• Mantener disciplina.

• Mantener honestidad en los acuerdos, o sea, justicia social en el trabajo.

• Mantener registros precisos, inmediatos y adecuados. 21[En línea] [En línea] [citado 2 de mayo de 2006] Disponible en: < http:// www.monografias.com/trabajos7/act/act.shtml>


68

• Fijar remuneración proporcional al trabajo.

• Fijar normas estandarizadas para las condiciones de trabajo.

• Fijar normas estandarizadas para el trabajo.

• Fijar normas estandarizadas para las operaciones.

• Establecer instrucciones precisas.

• Fijar incentivos eficientes al mayor rendimiento y a la eficiencia.

D. CRÉDITOS 1. Definiciones del crédito ¿Qué es el crédito? Casi todos los escritores que tratan el tema, tienen elaborada

su propia definición. John Stuart Mill, en su Economía Política, definió al crédito como

el permiso para usar el capital de otro. Joseph French Johnson, en El Dinero y la

Circulación, lo llama "el poder para obtener bienes o servicios por medio de la

promesa de pago en una fecha determinada en el futuro".

Una definición de las más ampliamente aceptadas, establece que el crédito es un

derecho presente, a pago futuro.22/

El crédito, como un medio de cambio puede ser llamado "dinero futuro". Como tal,

provee el elemento tiempo en las transacciones comerciales que hacen posible a un

comprador, satisfacer sus necesidades a pesar de su carencia de dinero para pagar

en efectivo.

En principio, los términos usuales como "comprando a crédito" o "extendiendo

crédito", implican el cambio de un valor presente, por una promesa de pago en un

tiempo especificado en el futuro.

22 R.P.ETTINGER, D.E. GOLIEB. Créditos y Cobranzas , 5ª edición, México 2003. P. 26


69

2. Orígenes del crédito La palabra crédito proviene del latín credo, credidi, créditum, que significa creer.

Por consiguiente, la materia prima de un crédito no es el dinero, sino la fe.

Para los que por sí mismos no son "dignos de crédito", el aval o fiador es en realidad

quien concede el crédito, quien tiene fe en aquel a quien avala; porque la entidad de

crédito procede exactamente como si aquel a quien ha entregado su dinero, y a

quien debe perseguir por tanto si no se lo devuelve, fuese el avalista.

Quizá lo que pretenda castigar en él sea la supuesta mala fe con la que ha

procedido, al declarar digno de crédito a alguien que, a la vista, no merecía ningún

crédito.

3. Historia del crédito A lo largo de toda la evolución del riesgo crediticio y desde sus inicios el concepto

de análisis y criterios utilizados han sido los siguientes: desde principios de 1930 la

herramienta clave del análisis ha sido el balance. A principios de 1952, se

cambiaron al análisis de los estados de resultados, lo que más importaba eran las

utilidades de la empresa. Desde 1952 hasta la actualidad el criterio utilizado ha sido

el flujo de caja.

Se otorga un crédito si un cliente genera suficiente caja para pagarlo, ya que los

créditos no se pagan con utilidad, ni con inventarios, ni menos con buenas

intenciones, se pagan con caja. 23/

El análisis de créditos se considera un arte, ya que no hay esquemas rígidos, por el

contrario, es dinámico y exige creatividad por parte del analista de crédito.

23 Manfredo Añez [En línea] [citado 25 de abril de 2006]. Disponible en < http://www.gestiopolis.com>


70

Sin embargo es importante dominar las diferentes técnicas de análisis de créditos y

complementarla con experiencia y buen criterio, así mismo es necesario contar con la

información precisa y suficiente, que permita minimizar el número de incógnitas para

poder tomar la decisión correcta.

En la actualidad un empresario minorista se encuentra en la siguiente situación:

1- No tiene crédito bancario

2- No tiene crédito con una sola firma

3- No tiene línea alguna de financiamiento bancario

4- No utiliza la factura de crédito porque no tiene aceptación ni aplicabilidad.

5- El único canal de financiación que le queda es la que le otorga el proveedor.

Es por eso que es tan importante el papel del crédito comercial en el quehacer

económico de El Salvador.

El crédito comercial se refiere a la venta de bienes o servicios que no son de

contado, entre empresas u entidades que ejercen el comercio, los cuales pueden ser

personas naturales.

4. Clases de Crédito24/ El crédito puede dividirse en las siguientes categorías:

• Crédito al detallista.

• Crédito de préstamos individuales.

• Crédito mercantil.

• Crédito comercial bancario.

• Crédito industrial.

• Crédito de inversiones.

• Crédito del mercado abierto.

• Crédito agrícola.

• Crédito público.

24 R.P.ETTINGER, D.E. GOLIEB. Ob. Cit #30. P. 45


71

• Crédito de exportación.

a) Crédito al detallista El crédito al detallista cae dentro de dos principales categorías cuenta abierta y

crédito a plazos. El primero es a menudo considerado crédito por conveniencia el

pago se hace mensual. El crédito a plazos, es aquel donde el pago parcial se hace a

intervalos establecidos y en periodos de semanas o meses. Usualmente se basa en

la necesidad; el consumidor sería incapaz de hacer importantes compras sin él.

Un servicio o intereses por cobrar o ambos generalmente se agrega al costo inicial

de compras a plazos.

b) Crédito de préstamos individuales La expansión excesiva de las ventas a crédito al menudeo no ha sido suficiente para

mantener el paso de las necesidades siempre crecientes del consumidor.

Casi todos a un tiempo necesitan dinero de inmediato más allá de sus propios

recursos, u obtenerlos directamente, sin necesidad de dinero.

c) Crédito mercantil El crédito mercantil es aquel que se usa para asegurar bienes para reventa a cambio

de una promesa de pago en un tiempo futuro específico. Los bienes involucrados

pueden ser materias primas productos parcial o totalmente acabados; las personas

que intervienen son comerciantes, distribuidores (intermediarios y mayoristas),

productores intermedios o fabricantes.

El principal objetivo del crédito mercantil es que se usa en un intercambio de bienes

destinados para reventa.

El crédito mercantil es el medio principal de cambio entre la producción y la

distribución de los bienes del consumidor hacia el punto de entrega al comerciante en

pequeño.


72

4.1 Otra Clasificación de los créditos Los créditos se pueden clasificar de acuerdo a los siguientes puntos:

• Créditos para grandes y medianas empresas (Corporativos)

• Pequeñas empresas y comercio(Créditos PYME)

• Crédito de personas (créditos de consumo)

4.2 Tipos de crédito Existen dos tipos de crédito principales: rotativo y a plazos.

• Crédito rotativo Crédito rotativo significa que el deudor tiene la opción de pagar el saldo por entero o

en pagos repartidos en un período de tiempo extendido. El monto adeudado puede

incrementarse según un individuo compre más o puede reducirse según los pagos

que se hagan.

• Crédito a plazos En un crédito a plazos, una cantidad definida es adeudada y después es pagada en

un número de pagos también definidos, dicho crédito es cerrado.

5. Evaluación del crédito

Todo crédito debe pasar por una etapa de evaluación previa:

- Todo crédito por fácil, bueno y bien garantizado que parezca, tiene riesgo

- El análisis de crédito no pretende acabar con el 100% de la incertidumbre del

futuro.

- Es necesario e importante contar con buen criterio y sentido común.

5.1 Condiciones de Crédito Son convenios en los que la empresa y el cliente se ponen de acuerdo y se

comprometen en cumplir y llevar a cabo la forma y tiempo de pago de una

determinada operación.


73

Las empresas conceden créditos a fin de incrementar las ventas.

Las condiciones de crédito, en general, ayudan a la empresa a obtener mayor

cantidad de clientes, pero se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer

descuentos que en ocasiones podrían resultar nocivos para la compañía.

Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crédito de la empresa

pueden tener efectos en su rentabilidad total.

Los factores positivos y negativos relacionados con tales cambios se presentan a

continuación: 25/ a) Descuentos por pronto pago Cuando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago pueden

esperarse cambios y efectos en las utilidades, esto, porque el volumen de ventas

debe aumentar, ya que si una empresa está dispuesta a pagar al día, el precio por

unidad disminuye.

También el periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo así el costo del

manejo de cuentas por cobrar. La disminución en cobranza proviene del hecho de

que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pronto pago ahora lo

hagan.

La estimación de las cuentas incobrables debe disminuir, pues como en promedio los

clientes pagan a tiempo, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala.

Este argumento se basa en el hecho de que mientras más se demore un cliente en

pagar, es menos probable que lo haga.

Mientras más tiempo transcurra, hay más oportunidades de que un cliente se declare

técnicamente insolvente o en bancarrota.

Tanto la disminución en el periodo promedio de cobro como la disminución en la

estimación de cuentas incobrables deben dar como resultado un aumento en las

utilidades.

25 Seminario sobre créditos, cobros y aspectos legales. Albatros Consulting 22 de marzo de 2006.


74

El aspecto negativo del aumento de un descuento por pronto pago es una

disminución en el margen de utilidad por unidad, ya que hay más clientes que toman

el descuento y pagan un precio menor.

La disminución o eliminación de un descuento por pronto pago tendría efectos

contrarios.

b) Período de descuento por pronto pago Cuando se aumenta un periodo de descuento por pronto pago hay un efecto positivo

sobre las utilidades porque muchos clientes que en el pasado no tomaron el

descuento ahora lo hacen, reduciendo así el periodo medio de cobros.

Sin embargo hay también un efecto negativo sobre las utilidades cuando se aumenta

el periodo del descuento por que muchos de los clientes que ya estaban tomando el

descuento por pronto pago pueden aún tomarlo y pagar más tarde, retardando el

periodo medio de cobros.

c) Período de crédito Los cambios en el periodo de crédito también afectan la rentabilidad de la empresa.

Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el periodo de crédito

como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el periodo de cobros

como la estimación de cuentas incobrables también aumenten, así el efecto neto en

las utilidades puede ser negativo.

d) ¿Cómo se determina el monto del crédito utilizado? El grado de utilización del crédito depende, en gran parte, de dos factores, la

posibilidad de pago del comprador y la necesidad de un medio de cambio. El primer

factor, puede decirse que depende de la confianza.

El crédito será usado en un mayor grado en aquellos países que dispongan de

facilidades bien desarrolladas para recaudar y transmitir información crediticia, que

en aquellos que cuentan con pocas facilidades.


75

Por otro lado como acreedor es muy importante estar protegido contra la falsa

confianza; el grado en que se usa el crédito en cualquier país, dependerá de la

protección ofrecida contra aquellos que intencional o negligentemente abusen del

crédito. La necesidad del crédito como un medio de cambio, varía con el estado

general del negocio. A su vez, el monto del crédito dentro de la economía juega un

papel determinado, ya sea que los negocios prosperen o declinen.

5.2 Aspectos necesarios en la evaluación de un crédito26/ Evaluar un crédito o solicitud de crédito es una labor que conlleva el análisis y la

integración de todos los aspectos necesarios para poder determinar el riesgo/

beneficio de otorgarlo, para lo cual se mencionan algunos puntos que deben ser

tomados en cuenta:

- En el proceso de evaluación de un crédito para una empresa se debe contemplar

una evaluación profunda tanto de sus aspectos cualitativos como cuantitativos. - Es necesario considerar el comportamiento pasado del cliente, tanto como cliente

de la misma empresa como de las demás empresas.

- La decisión crediticia se debe tomar en base a antecedentes históricos y

presentes.

- En lo que se refiere a casos de garantía, debe tratarse en la mejor forma posible,

tener la mejor garantía y que tenga una relación con el préstamo, esto con el fin de

poder cubrir ampliamente el crédito.

El análisis de los créditos se conforma tanto de aspectos objetivos o información

comprobable, como de aspectos subjetivos o medibles a través de la observación y/o

solicitud de datos adicionales que no necesariamente son imprescindibles para

respaldar el crédito.

Estos aspectos pueden ser:

- Seriedad

- Simulación de capacidad de pago

- Situación patrimonial



76

- Garantías

5.3 Modelos de calificación crediticia Con el objetivo de cubrir las necesidades de medidas cuantitativas y objetivas que

permitan llevar a cabo una gestión precisa, las herramientas y técnicas aplicadas en

el crédito comercial han buscado apoyo en metodologías matemáticas y estadísticas,

las cuales han permitido la elaboración de los llamados modelos de calificación

crediticia.

El resultado que se exige a estos modelos es la evaluación de la cartera de clientes

actuales y de clientes potenciales en términos de capacidad de pago mediante la

asignación de un grado o calificación crediticia.

Esto permite hacer frente a las primeras decisiones del crédito comercial en cuanto a

la admisión o denegación de un cliente nuevo o de mantenimiento de uno ya

existente.

Evidentemente, el tratamiento de la admisión o rechazo de una venta a crédito

mediante una calificación crediticia no es un hecho nuevo.

En general, la práctica habitual consiste en hacer uso de la información interna

disponible del cliente, bien por disponer de ella, o bien bajo petición previa en caso

de nuevos clientes, añadiendo a esto la solicitud de informes puntuales a agencias

comerciales especializadas en otorgar calificaciones, para posteriormente y en

función a criterios internos asignar una valoración propia al cliente.

Esta fase del desarrollo permite, a través de la información histórica de la compañía,

calcular las clasificaciones crediticias de los clientes durante periodos anteriores, así

como los incumplimientos producidos durante esos periodos.

En los casos en que las compañías no dispongan internamente de la información

necesaria para elaborar el modelo, se emplean las probabilidades de incumplimiento

que asocian las agencias de calificación crediticia a cada grado. Esta opción supone

la realización de un estudio de la correspondencia entre los segmentos de la clientela

obtenidos con el sistema de nivel construido y la segmentación por grado que hacen

las agencias de calificación crediticia.


77

Una vez obtenido el modelo se tendrá, por tanto, a disposición uno de los dos

parámetros necesarios para la medición del riesgo de crédito comercial, la calidad del

riesgo. El otro parámetro clave es la cantidad del riesgo, el cual mide la exposición y

que se mide como el valor actual de los flujos que se devengarán durante el periodo

de la financiación.

Tanto la cantidad, como la calidad, son dos indicadores de gestión fundamentales

para la toma de decisiones del encargado de créditos.

Para el caso específico de la metodología utilizada en general por las empresas en

El Salvador, para la evaluación de la persona que solicita crédito, la mayoría de

empresas cuenta con la herramienta primordial de la consulta a bases de datos,

previa afiliación de la empresa. La cual consiste en ingresar el nombre y número de

documento único de identidad (DUI) o Número de identidad tributaria (NIT) del

solicitante en el sistema de la entidad autorizada (DICOM- equifax y Procrédito,

entre otras).

Dichas empresas constituyen entidades dedicadas a la investigación y publicación de

información crediticia, no solo de y en El Salvador, sino en varios países.

Proporcionan el porcentaje específico de riesgo que representa otorgar crédito a

dicho cliente, además de detallar el historial crediticio con otras entidades y sus

calificaciones. (Ver anexo 2 Y 3 del documento)

Dicha evaluación, podrá anexarse a la solicitud de crédito, para dejar constancia de

la investigación del cliente y como referencia posterior al analista.

6. Políticas de crédito

Es el conjunto de medidas originadas por los principios que rigen los créditos en una

empresa, que determinan lo que se ha de aplicar ante un caso concreto para obtener

resultados favorables para la misma.

Como por ejemplo: período de crédito de una empresa, las normas de crédito, los

procedimientos de cobranza y los documentos ofrecidos.


78

La política de crédito de una empresa da la pauta para determinar si debe

concederse crédito a un cliente y el monto de éste. La empresa no debe solo

ocuparse de los estándares de crédito que establece, sino también de la utilización

correcta de estos estándares al tomar decisiones de crédito.

Las políticas referentes al otorgamiento de créditos implican encontrar un equilibrio

entre el riesgo y el rendimiento de la empresa.

En el grado en que se otorguen créditos y se amplíen los plazos de cobro a clientes,

se estarán inmovilizando fondos en cuentas por cobrar y peligrará la capacidad de la

empresa para liquidar sus pasivos. Esto, sin embargo, tiene la ventaja de facilitar la

venta de productos y mejorar las utilidades de la empresa

Deben desarrollarse fuentes adecuadas de información y métodos de análisis de

crédito. Cada uno de estos aspectos de la política de crédito es importante para la

administración exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa.

La ejecución inadecuada de una buena política de créditos o la ejecución exitosa de

una política de créditos deficientes no producen resultados óptimos.

6.1 Principios básicos de política crediticia27/ • El tipo de cliente debe corresponder al mercado objetivo definido por la empresa,

la evaluación y administración es completamente distinta

• El mercado objetivo debe al menos definir un mercado objetivo de clientes a

operar, el riesgo que está dispuesto a aceptar, la rentabilidad mínima con que se

trabajará, el control y seguimiento que se tendrá.

• Políticas Generales a tomar en cuenta:

- Riesgo de la cartera

- Riesgo por cliente

- Posición respecto al destino

- Requerimiento de información



79

6.2 Documentación requerida para Análisis De Crédito. Empresa A continuación se presenta un detalle de la documentación e información

generalmente requerida al solicitante, la cual puede estar sujeta, según el criterio de

la empresa que otorga el crédito, al monto solicitado y nivel de confianza creado con

el solicitante al momento de la generación de la cuenta al crédito.

Esto último se refiere a los antecedentes que tenga el cliente con la empresa, si ya

es cliente de contado por mucho tiempo, por ejemplo.

a) Solicitud de crédito original firmada y sellada.

b) Copia de escritura de constitución de la sociedad.

c) Copia de la tarjeta de IVA.

d) NIT de la sociedad.

e) Credencial de representante legal.

f) Copia de DUI y NIT del representante legal.

g) Últimos tres Estados Financieros de la sociedad

h) Balances.

i) Estados de Resultados.

j) Estados de Cuenta Bancarios.

k) Declaraciones de IVA.

l) Ultima Declaración del Impuesto Sobre La Renta.

m) Dos Referencias bancarias originales.

n) Copias de recibos (Agua, Energía Eléctrica y Teléfono).

6.3 Documentación requerida para Análisis De Crédito. Personas naturales En el caso de los créditos solicitados por personas naturales, la documentación

suele ser menor en comparación a los créditos de empresas y no es tan explicita,

sin embargo, y por el mismo motivo, el análisis de las referencias personales como

crediticias, debe ser exhaustivo y el respaldo a la deuda debe asegurarse con

garantías que puedan ser exigibles en los casos en que el cliente incumpliera a su

compromiso con la empresa. Los requisitos son:


80

a) Solicitud de crédito original firmada.

b) Copia de DUI y NIT.

c) Dos referencias personales.

d) Tres referencias crediticias.

e) Copias de recibos (Agua, Energía Eléctrica y Teléfono).

f) Copia de constancia de sueldo.

g) Certificado patronal (taco del seguro).

h) Copia de DUI, NIT y todos los demás documentos iguales del co-deudor.

6.4 Incrementos del límite de crédito Para incrementos de la línea de crédito, el cliente debe: a) Tener un buen movimiento de crédito de la cuenta

b) Estar al día con sus pagos (promedio de pago menor a los siete días de vencida

la factura).

c) Presentar documentación financiera actualizada.

d) Presentar últimos tres estados de cuenta bancarios (para empresa).

e) Llenar una nueva solicitud y firmar pagaré por el nuevo límite de crédito.

7. Riesgo crediticio

En términos muy simples existe riesgo en cualquier situación en que no se sabe con

exactitud lo que ocurrirá a futuro.

El riesgo se constituye o existe en toda situación que conlleve incertidumbre, es la

dificultad de poder predecir lo que ocurrirá.

En toda operación de crédito, las empresas corren el riesgo de que la promesa de

pago a un futuro no se cumpla, ya que no existe la seguridad de que se realice, pues

los deudores más solventes y dignos de confianza pueden dejar de pagar totalmente

sus obligaciones, en virtud de las numerosas contingencias que puedan

presentárseles. De ahí que la empresa acepte como parte de la operación a crédito,

la probabilidad de que el cliente no cumpla con su promesa de pago.


81

7.1 Determinación de los Riesgos del Crédito En la mayor parte de los ramos de negocios, a medida que suben las ventas, el costo

de unidad disminuye y el margen de utilidades se incrementa. Así, las ventas más

grandes dan por resultado mayores utilidades. Sin embargo, las grandes ventas

frecuentemente dependen de la extensión de mayor crédito. Tratando de aumentar

las utilidades mediante el incremento de ventas, será inútil si ese aumento resulta

desproporcionado con las pérdidas de crédito.

Los riesgos del crédito pueden determinarse a partir de la primera impresión del

analista de créditos, además de la simple consulta de las referencias, pero para

determinar riesgos mas palpables puede ampliarse la consulta de bases de datos

especializadas y hasta la investigación del cliente con la visita a su domicilio.

7.2 Principales factores que determinan el riesgo • Factores internos, que dependen directamente de la administración propia y/o

capacidad de los ejecutivos de cada empresa. Entre los factores internos están:

-Volumen de crédito: a mayor volumen de créditos, mayores serán las

pérdidas por los mismos.

-Políticas de créditos: cuanto más agresivo es la política crediticia, mayor

es el riesgo crediticio.

• Factores externos, que no dependen de la administración; tales como inflación,

desastres climáticos, crisis económicas y/o políticas, entre otros.

7.3 Riesgo desde el punto de vista de un crédito El riesgo desde el punto de vista del crédito es la incertidumbre asociada a la

solicitud de crédito que una persona o empresa presenta a la institución o empresa,

y que a pesar de tomar en cuenta todos los criterios necesarios en el análisis de

datos y proceso de otorgamiento no puede garantizarse el cumplimiento o no

cumplimiento del compromiso por parte del cliente.

• Riesgo como viabilidad de retorno.


82

• Riesgo como probabilidad de pérdida.

En la gestión de riesgos pueden adoptarse mecanismos preventivos o defensivos y

mecanismos curativos.

Dentro de los procesos preventivos, que tienen el objetivo de evitar la elevación de

riesgos por encima de la política de la empresa, se incluyen; el análisis previo del

cliente, la vigilia de riesgos, los informes comerciales, los sistemas de análisis

financiero, el control de la deuda del cliente, los sistemas de control de límites, la

calificación del cliente, entre otros.

En los mecanismos curativos, tendentes a asegurar la recuperación de la deuda

en las condiciones pactadas con el cliente, pueden incluirse los sistemas de

cobertura, las fianzas, garantías, los seguros de crédito, los sistemas de aviso de

vencimiento, la gestión proactiva de incidencias, los sistemas de recobro y las

acciones jurídicas.

Para llegar a fijar un límite de riesgo, que es el resultado final del proceso de análisis,

han de tomarse en consideración aspectos tales como la clasificación del cliente, su

volumen de negocio, su relevancia comercial respecto a la empresa, la rentabilidad

final que genera y su solvencia técnica, resumida en su comportamiento histórico de

pagos, en su comportamiento externo, y el resultado de un análisis económico-

financiero, el balance, la cuenta de resultados, la información externa de empresas

especializadas, entre otros.

Riesgo Del Crédito28/ El riesgo es principal factor en el otorgamiento de créditos es por eso que a

continuación se presentan algunos de los que provocan mayor impacto.



83

• Riesgo como viabilidad de retorno del crédito

• Riesgo como probabilidad de pérdida

• Riesgo de sector

• Riesgo financiero

• Riesgo de mantenimiento de valor de la moneda Vrs. Precios

• Riesgo de fluctuaciones de las tasas de interés

• Riesgo de mercado

• Riesgo de eficiencia (costos)

• Riesgo de cobranza

• Riesgo de seriedad y moralidad

• Adulteración de información

• Actos ilegales

• Riesgo de las garantías

8. Análisis de créditos Es muy importante realizar la evaluación del solicitante del crédito, para poder

determinar el nivel de riesgo que puede significar otorgarlo.

a) Generalidades - Todo crédito debe pasar por una etapa de evaluación por más simple y rápida que

esta sea.

- Todo crédito tiene riesgo por fácil, bueno y bien garantizado que parezca.

- El análisis de crédito no pretende acabar con el 100% de la incertidumbre del futuro,

sino que solo disminuya, por eso en materia de crédito no hay que pretender ser

infalible, pues podría no equivocarse nunca pero dejaría de ser un analista, por su

excesivo conservatismo.

- Dado que en las decisiones de crédito no se está actuando con variables exactas,

debe jugar un rol muy importante el buen criterio y sentido común.


84

b) Antecedentes generales anteriores al crédito: En este punto es necesario saber cual es el destino que se le dará al crédito

solicitado, para ello existen cuatro motivos principales:

- Para comprobar la coherencia con las políticas de créditos de la institución.

- Para poder evaluar correctamente el crédito

- Para poder fijar condiciones acordes con las necesidades

- Para poder ejercer un control al deudor

c) Fuentes de pago y estructura Aquí surge la pregunta ¿con que recursos se pagará el crédito?, es decir, cual es la

fuente de donde se obtendrán los recursos para cancelar el crédito.

Estos pueden ser:

- Primera fuente de pago: se refiere al flujo propiamente de una empresa o ingresos

de la persona.

- Fuentes intermedias de pago: ante una complicación de la primera fuente de pago

se puede tener refinanciamiento, obteniendo créditos de otros acreedores, eso

dependerá de la habilidad de los directivos de la empresa así como sus influencias

y/o contactos.

-Fuentes externas: obtener financiamiento de fuentes externas tales como aportes de

capital y/o accionistas nuevos; valor de liquidación patrimonial cuando se liquide la

totalidad de sus activos puede pagar la totalidad de sus pasivos.

d) Seriedad y moralidad: Es importante considerar los años que la empresa o persona trabaja con la institución

ya que se puede contar con un historial crediticio y financiero de la empresa, es decir

cumplimiento histórico, solicitud de incrementos inusuales o excesivos, falta de

programación en sus pagos, cumplimiento de pago en tiempos difíciles, entre otros

aspectos.


85

El análisis de crédito debe contemplar un análisis de los aspectos cualitativos

(honorabilidad, administración, mercado de producción, competencia, entre otros.) y

cuantitativos (balances, estado de perdidas y ganancia, flujo de caja).

La decisión de crédito definitiva es prever si un cliente podrá pagar o no en

determinadas condiciones.

8.1 Bases del crédito Tres factores determinan la aceptación de crédito de un candidato: personalidad,

capacidad y capital.

Al analizar los riesgos del crédito, el gerente debe observar un equilibrio conveniente

entre las consideraciones morales y materiales. Debe preguntarse a sí mismo

respecto de cada posible cliente: ¿pagará? (Esto comprende a la personalidad

únicamente). Si está satisfecho de que el solicitante será buena paga, deberá

preguntarse; ¿podrá pagar? (Esto comprende tanto a la capacidad como al capital).

a) Personalidad

La personalidad constituye la principal consideración para determinar los riesgos del

crédito, para el analista significa responsabilidad moral, honradez e integridad.

Determinar la personalidad es una difícil, si no imposible tarea. La personalidad

implica apariencia, y ésta puede ser engañosa. Una presunción razonable de la

personalidad, basada totalmente en la apariencia, es lo mejor que un gestor de

crédito puede esperar hacer.

Por consiguiente, debe usar todo recurso a su disposición para asegurarse de que

cada candidato para crédito, tiene las cualidades de honorabilidad e integridad que le

harán estar siempre bien dispuesto y determinado a pagar sus deudas.

b) Capacidad El hombre con personalidad cumplirá sus obligaciones si puede. El gerente de crédito

debe preguntar ahora: ¿puede pagar?


86

El crédito es una herramienta potente en negocios bancarios, comerciales y

personales. Usada con conocimiento y habilidad, sirve provechosamente tanto al

acreedor como al deudor; usada sin experiencia, puede traer el desastre a ambos.

Un deudor debe tener capacidad para cumplir sus obligaciones.

Si no se tiene capacidad de pago, las buenas intenciones para pagar no sirven de

nada.

c) Capital La capacidad contesta a ¿puede pagar? Sí, con limitaciones, o no.

Si la respuesta es "sí", el capital sustituirá la respuesta a, ¿Cuánto puede pagar?

El capital es importante cuando se solicitan créditos relativamente grandes; en la

mayoría de esos casos debe ofrecerse alguna garantía como una condición de

crédito.

Como elemento que determina los riesgos del crédito, constituye la condición

financiera del solicitante.

9. Títulos de Crédito y Garantía 9.1Títulos de crédito29/ Un título de crédito es una promesa o una orden, para pagar una suma definida o

determinada de dinero al portador, a una persona específica o a su orden.

Cada tipo de crédito tiene su propia forma o formas especiales de títulos de crédito,

pero todos ellos tienen tres aspectos esenciales, que los distinguen de otros

documentos de hecho o de derecho:

a) Una promesa u orden de pago futuro

29 Del original: '"Credit Instruments" (Instrumentos de Crédito) que se traduce como "Títulos de Crédito" apegándose a lo

dispuesto en la LEY GENERAL DE TÍTULOS Y OPERACIONES DE CRÉDITO, y sus reformas del 27 de agosto de 1932,

expedida en México. N. del T.


87

b) Riesgos

c) El establecimiento de relaciones deudor-acreedor

Los títulos de crédito de aceptación limitada incluyen todas las formas en las que se

manifiesta que el crédito ha sido extendido.

Éstas pueden dividirse en promesas de pago y órdenes de pago.

Las principales promesas de pago son: cuentas corrientes, pagarés y bonos.

Las principales órdenes de pago son: cheques, aceptaciones comerciales,

aceptaciones bancarias, giros, letras de cambio y cartas de crédito.

9.1.1 Promesas de pago a) Cuenta corriente o en libros.

Es propiamente una memoria o apunte que hace el acreedor como parte de su

procedimiento regular de contabilidad.

De cada venta, él hace una partida en el libro mayor, cargándolo a cuenta del monto

del crédito extendido al cliente. La "partida en el libro" es a menudo la única

evidencia escrita de una transacción comercial de crédito; esta forma de control ha

evolucionado en la mayoría de empresas a través de los sistemas contables.

Ventajas de la cuenta corriente. La ventaja más notable de esta cuenta es su

flexibilidad. El vendedor puede prolongar el tiempo para el pago o hacer otros

cambios en las condiciones de las cuenta sin problemas y sin perder derecho

alguno. La transacción se completa con facilidad y rapidez.

Este sistema tiene decididamente la ventaja de halagar al cliente, le demuestra

confianza en su capacidad individual y de negocios.

Estimula las ventajas de fabricantes, comerciantes al mayoreo y al menudeo.

Además ahorra al comprador el tiempo requerido para hacer pequeños pagos en

efectivo y evita la molestia, algunas veces peligrosa, de llevar consigo dinero

suficiente para pagar sus compras.


88

Desventajas de la cuenta corriente. La desventaja más seria de esta cuenta

consiste en el caso de existir desacuerdo entre vendedor y comprador, ya que no

hay evidencia de las condiciones de la venta.

En ausencia de un completo acuerdo entre las partes que intervienen en la

transacción; las partidas o anotaciones en libro mayor constituyen una prueba

concluyente de la deuda.

b) Pagaré. Un pagaré es una promesa escrita para cubrir incondicionalmente una

suma determinada de dinero a solicitud o en fecha futura especificada. Es firmado

por el girador, la persona que promete pagar. La persona a quien debe pagarse el

documento es el tenedor.

Puede ser entregado por un comprador en pago de bienes, o girado por una persona

a cambio de dinero o de crédito de cualquier individuo, empresa o un banco.

Si son pagaderos a la orden de una persona en particular o al portador, son

negociables; es decir, pueden ser transferidos por endoso o a la entrega.

Uso de los pagarés.

Los préstamos personales de dinero, o créditos altos, se extienden casi siempre

sobre las bases de una forma especial de pagaré el cual estipula las condiciones

del pago a plazos, o con pagarés firmados en blanco o con una cantidad x de

dinero detallada, que ampara al comerciante, la recuperación del crédito en el

tiempo del contrato o durante el tiempo transcurrido en que se tiene negocios con

la empresa o persona.

Los pagarés utilizados con el fin de amparar la deuda, suelen devolverse o

destruirse a la terminación del trato entre ambas partes, dado que ya no se tiene

ningún compromiso.

Los pagarés son algunas veces empleados para prolongar el tiempo de pago de

una cuenta corriente. Un acreedor puede conceder esa ampliación, con la

condición, que el deudor extienda un pagaré por el monto de la deuda.


89

Ventajas de un pagaré

Un pagaré tiene las siguientes ventajas:

1. Es evidencia de la deuda.

2. Establece definitivamente la cantidad que el comprador adeuda al vendedor y

evita mayores discusiones sobre la fecha de pago o descuentos al cliente.

(Letras a plazos).

3. Asegura el pago puntual. Un deudor puede frecuentemente ser negligente para

pagar cuentas corrientes, el día de su vencimiento, pero un deudor que desea

mantener su crédito establecido hará todo lo posible por cubrir el pagaré a su

vencimiento.

4. Un pagaré es más fácilmente transferible que una cuenta corriente. El

poseedor del pagaré puede endosarlo a su banco y así reunir fondos.

5. Es un documento con el cual puede procederse legalmente en caso de

incumplimiento. (Si la cantidad lo amerita. En cualquier momento, siempre y

cuando no haya vencido o si no detalla fecha).

Desventajas del pagaré

Las principales desventajas de requerir un pagaré de un cliente, es que en

muchos ramos de negocios hay una suposición general de que los pagarés son

exigidos únicamente a riesgos crediticios deficientes. En muchos ramos, un ven-

dedor que exige que sus clientes den un pagaré riesgoso, los ofende y además, si

al cliente no le parece esta medida, puede perder la oportunidad de hacer trato

con ellos. El público en general tiene aversión a firmar cualquier cosa,

especialmente documentos legales. Otra desventaja aunque menor, del uso de

pagarés es, que si se transfieren, generalmente sufren un descuento.

c) Bonos Son, generalmente, emitidos por grandes corporaciones, para reunir fondos en la

compra de inmuebles y equipo o para reunir capital para trabajo permanente.


90

Son promesas de pago de una cierta suma de dinero en una fecha futura

determinada, después de la emisión del bono.

No es un título de crédito; es la evidencia de propiedad, no de deuda.

9.1.2 Órdenes de pago a) Cheques La más importante y más generalizada orden de pago es el cheque.

Es orden escrita girada contra un banco por un librador, solicitándole el pago de una

suma determinada de dinero a la orden de alguna persona o sociedad, nombrada en

el cheque.

El dinero es utilizado por la mayoría de la gente, solamente para el pago de

pequeñas cantidades; los cheques se emplean casi exclusivamente para la

destinación de cantidades más grandes.

En los negocios, los cheques se usan casi exclusivamente para hacer asignaciones.

Aquí, tienen la ventaja adicional de que los comprobantes cancelados son la

evidencia conclusiva de pago.

Un cheque es un título negociable y fácilmente transferible. Es una orden para que

pague el banco, pero si éste rehúsa a pagarlo puede ser porque quien lo expide no

tiene suficientes fondos, por la no coincidencia de la firma autorizada, o por otras

razones, que suelen ser por la inseguridad de la realización del desembolso, para el

librador o para el banco mismo, o en última instancia, por solicitud del propio dueño

de la cuenta u otras veces debido a políticas del banco.

• Cheques certificados. Cuando un librador deba establecer fuera de duda que el

banco pagará su cheque, el banco tiene que "certificarlo".

El cajero o el empleado que reciba, sella con "certificado", cuando se endose

correctamente sobre el cheque, y firma con su nombre o iniciales.


91

Ésta es en efecto la garantía, del banco, que el librador tiene suficientes fondos

para cubrir el cheque, pero reserva la cantidad estipulada, de la cuenta del

librador. Los cheques subsecuentes girados serán pagados solamente si hay

suficientes fondos en depósito por y sobre el valor nominal de todos los cheques

certificados por cobrar.

Un cheque certificado es aceptable como dinero en efectivo en la mayor parte de

las transacciones mercantiles.

• Cheques de caja. Un cheque de caja es una orden a un banco, firmado por el

cajero o un funcionario del banco emisor.

Esta forma es ordinariamente usada por una institución bancaria en pago de sus

propias obligaciones, pero puede ser emitido a un cliente por un cargo pequeño, y

en tal caso sirve como cheque certificado.

• Giro bancario. Un giro bancario es muy similar a un cheque.

Un cheque es una orden girada por una persona contra un banco en el cual tiene

fondos depositados; un giro bancario es una orden escrita de un banco a otro

para pagar dinero a la persona designada en el giro, a petición. Los bancos

conservan depósitos en bancos de otras ciudades, así, pueden girar contra ellos

según se requiera.

b) Letras de cambio y libranzas Una letra de cambio es un título girado por

una persona ordenando a otra el pago de una cantidad de dinero determinada a una

tercera persona, a la vista (letras a la vista).

La letra de cambio es uno de los más antiguos títulos de crédito. Actualmente, rara

vez se utiliza como evidencia de una transacción crediticia. La libranza es usada, sin

embargo, por algunos acreedores como un medio para cobrar cuentas vencidas.

Cartas comerciales de crédito. Importación y Exportación de Mercancías son

financiadas, principalmente, mediante cartas comerciales de crédito.


92

9.2 La garantía La garantía es alguna cosa de valor, fácil de convertirse en dinero, depositado como

una fianza con el acreedor para garantizar el pago de una obligación. Un título de

crédito escrito siempre asegura el préstamo mediante garantía. Si el deudor por

cualquier razón no cumple la obligación de un título de crédito garantizado, el

acreedor es libre de vender la garantía y cobrarse del producto de la venta.

La garantía a menudo es requerida para asegurar préstamos bancarios comerciales.

Algunas clases de garantías son un factor en el crédito de préstamos individuales y

en ventas a plazos; pero la garantía no fácilmente se utiliza en transacciones de

crédito mercantil.

Documentos como garantía. Los documentos o títulos que evidencian la propiedad

de mercancías o productos manufacturados o terminados son la forma de garantía

más frecuentemente usada para préstamos comerciales.

E. RECUPERACIÓN DE LOS CRÉDITOS (CUENTAS POR COBRAR, COBROS, COBRANZAS) 1. Definición de Cuentas por Cobrar

Las cuentas por cobrar de las medianas empresas dedicadas a la venta de

computadoras en el municipio de San Salvador, juegan un papel muy importante, ya

que en dicha cuenta se registran todos los movimientos de la recuperación del

crédito comercial.

• Las Cuentas por Cobrar representan derechos exigibles originados por ventas,

servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto similar.


93

• Son derechos legítimamente adquiridos por la empresa que, llegado el momento

de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier otra

clase de bienes y servicios.

• Es el conjunto de acciones estratégicamente planeadas y ejecutadas de

manera acorde con el fin de obtener la cancelación total o pago parcial de una

cantidad debida.

• La gestión de cobranza puede conceptualizarse como el conjunto de operaciones

necesarias para transformar un activo exigible - documentado o no - (Créditos) en

un activo líquido (Disponibilidades).

Comienza con la existencia de un derecho representado en una cuenta o un

documento a cobrar, y trae como resultado el ingreso de dinero o algún título

representativo de dinero - cheque u orden de pago. 30/

También se interpreta como Cobranza a la documentación de un crédito que ya

existe.

2. Clasificación de las cuentas por cobrar Las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas de manera sencilla, según el criterio

del gestor de cobros, según su funcionalidad, pero una de las clasificaciones más

comunes o simples es por días de mora.

2.1 Gestión según los niveles de mora Para controlar con mayor facilidad la cartera de cuentas por cobrar, es importante

seccionarla o separarla en diferentes grupos, según el nivel o antigüedad de la mora.

30 [En línea [citado el 28 de abril de 2006] Disponible en: <http://www.monografias.com/trabajos14/pagoscobranzas/pagoscobranzas.shtml>


94

a) Mora de 1- 30 días En este rubro de mora el cliente no paga en sus fechas y genera mora que no

sobrepasa los 30 días.

Se recomienda revisar el histórico de pagos, verificar que la mora sea real y no error

del sistema, actualización o aplicación.

La gestión debe ser muy amigable y cortés, pues no evidencia absolutamente ningún

rasgo de comportamiento que merezca tomar acciones más allá del buen tono y

consideración. Si es vía correspondencia debe ser en términos de recordatorio,

confirmando la promesa de pago y controlando que ésta se efectúe.

b) Mora de 30-60 días Este rango de mora es “delicado” y se debe tomar acciones de “alerta” para

investigar las causas del retraso. El encargado de cobros debe empezar a

involucrarse más, en este tipo de mora es necesario que las gestiones de cobro

para cliente y fiadores estén bien documentadas.

Se debe cambiar la gestión y generar un poco de alerta en el cliente, la

correspondencia debe ir encaminada a implantar una conciencia más seria de la

deuda, y debe incrementarse el número de gestiones, controlando las promesas de

pago. Además de subir un poco más el volumen en la exigencia del pago.

c) Mora de 60-90 días En este nivel de mora la cobranza ya implica visitar al cliente y codeudor (en los

casos en que los haya). La visita se realiza a la empresa o lugar de domicilio y la

correspondencia se envía por igual a ambos.

El contacto personal es fundamental en esta etapa.

Se concientiza al cliente de las consecuencias generándole mayor alerta para él y su

fiador, o la garantía realizable, dependiendo de cual sea, y se negocia el arreglo más

conveniente para ambas partes. Debe evitarse que llegue a mora mayor de 90 días.


95

En esta etapa de mora, la fortaleza de cobro esta basada en exponer al cliente que

perderá su record crediticio, que le afectará grandemente en un futuro al igual que al

codeudor.

d) Mora de 90 días ó más Se tienen que establecer acciones para reducir la mora “vigente”; en cuanto más

crezca su saldo pendiente, más difícil será que lo cancele de una vez.

Se opta por ofrecer refinanciamiento, de lo contrario se verá perjudicado en pagar

costos procesales y demás honorarios de abogados, por lo que se le sugiere arregle

administrativamente con la empresa para ahorrarle costos adicionales.

Se intensifica la negociación y se mantiene al cliente bajo constante control.

2.2 Tipos de clientes También es importante conocer al cliente y saber a donde podemos llegar con él, en

cuanto a la gestión de la mora.

Básicamente existen dos tipos de clientes en mora:

• Los que no pueden pagar - Por diferentes causas externas, ajenas a las disposiciones del cliente

- Desempleo

- Embargo o cualquier otro tipo de insolvencia eventual.

- Fuerza mayor

• Los que no quieren pagar Quienes a pesar de que están en capacidad de cancelar al día sus cuentas, no lo

hacen.

- La costumbre de no pagar (diagnosticar la intención de evadir el pago)

- Simple capricho (investigar las causas y tomar acciones encaminadas a

remediarlo), en el cliente sucede a menudo por malas gestiones.


96

- Financiamiento. Existen casos en que los clientes pueden tomarse el crédito

comercial como fuente de financiamiento, dejan de cancelar sus cuotas en un

lapso de más de 60 o 90 días (o más), y debido a que a veces el crédito comercial

no genera altos intereses, o recargo por mora, los clientes aprovechan esta

situación.

2.3 Cómo organizar la cartera de cobros Organizar la cartera de cobros conlleva un trabajo cuidadoso y sobre todo continuo,

la llave de una cartera sana se encuentra en el seguimiento que se le da a la mora

con los diferentes tipos de gestión y el control de los compromisos de pago

realizados por el cliente, además de las acciones que se llevan a cabo en el caso de

que falle en su promesa.

Para iniciar la organización de la cartera de cobros deberá recopilarse toda la

información necesaria del cliente, tal como: ¿donde vive?, ¿donde trabaja?, ¿donde

trabajó?, ¿tiene hijos, esposa?, entre otros. Y mantener registros exactos y

actualizados.

Los registros deben ser detallados, precisos y completos, y deben mantenerse al día

en todo momento. Debe conocerse exactamente la cantidad que cada cliente adeuda

a la compañía en un momento dado.

Tales registros deben estar permanentemente actualizados de modo que se reflejen

los pagos tan pronto como se efectúen, a fin de evitar malos entendidos con el

cliente, o provocar situaciones que puedan disgustarlo, como decirle que adeuda

más de lo que en realidad debe.

Debe establecerse una rutina regular para la revisión de las cuentas por cobrar, con

el propósito de eliminar los problemas potenciales, identificarlos lo más pronto

posible y luego centrar la atención en ellos y decidir las acciones que se llevarán a

cabo.


97

Debe llevarse un control con parámetros como:

Cuentas estratificadas de mora

a) Por saldos.

b) Por el nivel de mora.

c) Por zonas si efectúo visitas de campo.

d) Por los distintos tipos de cliente, entre otros.

Escalas de gestión.

a) Recordatoria 1-30 días.

b) Propositiva 30-60 días.

c) De presión 60-90 días.

d) Coercitiva Dpto. jurídico.

e) Embargo. 3. Estándares de crédito 3.1 Variables relacionadas a los estándares del crédito Al realizar el análisis de los estándares de crédito se deben tener en cuenta una serie

de variables fundamentales como los gastos de oficina, inversión en cuentas por

cobrar, la estimación de cuentas incobrables y el volumen de ventas de la empresa.

Gastos de oficina Si los estándares de crédito se hacen más flexibles, más crédito se concede.

Los estándares de crédito flexibles aumentan los costos de oficina, por el

contrario, si los estándares de crédito son más rigurosos se concede menos

crédito y por ende los costos disminuyen.


98

Inversión de cuentas por cobrar Hay un costo relacionado con el manejo de cuentas por cobrar.

Mientras más alto sea el promedio de cuentas por cobrar de la empresa, es más

costoso su manejo y viceversa.

Si la empresa hace más flexibles sus estándares de crédito, debe elevarse el

nivel promedio de cuentas por cobrar, en tanto que si se presentan restricciones

en los estándares por ende deben disminuir.

Cuentas malas o incobrables Las cuentas malas o incobrables, se originan por la imposibilidad de cumplir las

obligaciones corrientes, o por la insolvencia del deudor, debiendo hacerse una

provisión para estas pérdidas mediante el establecimiento de una reserva.

Entre los casos más comunes en los que existe notoria imposibilidad de recuperación

de un crédito se tiene:

• Cuando el deudor no posee bienes embargables.

• Cuando el deudor ha fallecido o desaparecido sin dejar bienes a su nombre.

• Cuando se compruebe que el deudor ha sido declarado en quiebra.

Estimación de cuentas incobrables La probabilidad o riesgo de adquirir una cuenta de difícil cobro aumenta a medida

que los estándares de crédito se hacen más flexibles y viceversa.

Esto, en conjunto con el estudio que se hace de los clientes y su capacidad de

pago en el corto y largo plazo.

Las estimaciones para cuentas incobrables, descuentos, bonificaciones, entre

otros. Deben ser mostradas en el balance general como deducciones a las

cuentas por cobrar.


99

Volumen de ventas A medida que los estándares de crédito se hacen más flexibles se espera que

aumenten las ventas y las restricciones disminuyen, se tiene entonces que los

efectos de estos cambios tienen incidencia directa con los costos e ingresos de la

empresa y por ende la utilidad esperada.

3.2 Evaluación de estándares de crédito Para determinar si una compañía debe establecer estándares de crédito más

flexibles, es necesario calcular el efecto que tengan éstos en las utilidades

marginales en las ventas y en el costo de la inversión marginal en las cuentas por

cobrar.

Costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar El costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar se puede calcular

estableciendo la diferencia entre el costo de manejo de cuentas por cobrar antes y

después de la implantación de estándares de crédito más flexibles.

Se debe calcular primero la razón financiera de promedio de cuentas por cobrar.

Promedio de CxC = Ventas anuales a crédito Rotación de cuentas Por cobrar

Después se calcula la inversión promedio en cuentas por cobrar, calculando el

porcentaje del precio de venta que representan los costos de la empresa y

multiplicarlo por el promedio de cuentas por cobrar.

Por último debe calcularse el costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar

realizando la diferencia entre la inversión promedio en cuentas por cobrar con el

programa propuesto y el actual.

La inversión marginal representa la cantidad adicional de dinero que la empresa debe

comprometer en cuentas por cobrar si hace más flexible su estándar de crédito.


100

4. Función de Cobros

Poco se gana vendiendo mucho si finalmente no se cobra a tiempo, ya que las

cuentas por cobrar siempre las debe financiar la propia organización. En

consecuencia, debe otorgársele mayor importancia a la actividad de cobrar,

dedicarle esfuerzo con inteligencia y profesionalismo, ser creativo y flexible.

4.1 Formas de cobranzas31/ La cobranza puede asumir diversas formas; en función del tipo de empresa que se

trate, de las características de los deudores, de la radicación de los montos a cobrar,

del volumen de operaciones, entre otros.

Es probable que en una empresa se puedan aplicar más de un tipo de cobranza para

lograr la cancelación de los créditos.

a) Cobranza por cobradores En este caso, personal de la empresa sale a efectuar la cobranza directamente en el

domicilio del deudor. Allí se recibe el dinero, los cheques o los pagarés que firma el

deudor.

b) Cobranza en Caja En este caso es el cliente quien se traslada hasta la empresa para realizar el pago de

su deuda. Esta forma suele emplearse en los comercios minoristas que venden sus

mercaderías a crédito, generalmente cancelables al cabo de un número determinado

de cuotas.

31 [En línea [citado el 28 de abril de 2006] Disponible en: <http://www.monografias.com/trabajos14/pagoscobranzas/pagoscobranzas.shtml>


101

c) Cobranza por depósito bancario En algunos casos, el deudor efectúa su pago depositando el importe adeudado en la

cuenta corriente bancaria del acreedor. El banco, hace llegar a su cliente una copia

de la transacción para hacerle saber a éste de la cobranza que se ha realizado.

d) Cobranza de documentos por medio de un banco (factoraje) Entre los servicios que ofrecen los bancos se encuentra el de Cobranza de

Documentos. En estos casos los documentos a cobrar son entregados al banco.

Cuando el deudor paga, el banco acredita el importe recibido en la cuenta de su

cliente y notifica a éste del éxito de la gestión de cobranza. Si el documento no fuera

cancelado a su vencimiento, el banco puede encargarse del protesto del mismo.

4.2 Tipos de cobro: • Extrajudicial. (capacidad de negociación, de gestión, de persuasión)

• Judicial o legal. (coacción, fuerza, tribunales)

4.3 Circuito de Cobranzas La secuencia de operaciones de un procedimiento de cobranzas consiste en:

Fase 1: Identificación de oportunidades de cobro La cobranza surge de una operación previa de ventas, que, a su vez, originó un

proceso de facturación.

Esto significa que en el momento de la cobranza ya se dispone de registros dentro de

un sistema de cuentas por cobrar con información almacenada (fecha de

vencimiento) que permitirá identificar, en el momento correspondiente, las distintas

oportunidades en las que deben iniciarse las gestiones de cobro.


102

Por lo tanto, el sistema recorrerá periódicamente el archivo de saldos de los clientes

pendientes de cancelación detectando cuáles se encuentran en mora.

Fase 2: Preparación de la gestión de cobro La gestión de cobro (cuando se realiza por medio de cobradores) debe estructurarse

según la distribución geográfica de los deudores, de manera que cada cobrador será

responsable de su zona asignada.

Por lo tanto, el sistema procesará la información almacenada en archivos y emitirá

listados (diarios) ordenados por zona, las cuales contengan la identificación de los

comprobantes, cuya cobranza será responsabilidad de cada cobrador.

Deberán presentarse avisos de cobro, a fin de informar al cliente de manera sutil,

pero directa del monto adeudado con la empresa, el cual ha llegado a su fecha de

vencimiento y cuyo pago se exige hacer efectivo a la brevedad posible.

Fase 3: Gestión de cobro Cualquiera sea el resultado de la gestión de cobro, el cobrador lo dejará registrado

en el listado que se le entregará para realizar el tramite (o en su caso, una copia del

aviso de cobro, firmado de recibido) y si la cobranza es exitosa, deberá detallarse el

tipo de pago, número de cheque, banco, importe y número de recibo (de ingreso).

Fase 4: Reporte de la cobranza Los cobradores deberán reportar diariamente los resultados de la función que han

cumplido. Esto significa comunicar al encargado o en la caja qué valores, de los que

planificó cobrar, fueron percibidos, y bajo qué forma: en cheque, remesa o efectivo, y

también cuáles no se pudieron cobrar (y la causa de ello).

Fase 5: Control y registro de la cobranza El departamento de contabilidad será el responsable de controlar la consistencia de

toda la información generada de la gestión de cobranza.


103

Luego de la verificación, podrá elaborar los respectivos asientos en la contabilidad

general y en el reporte de Ingresos y Egresos.

4.4 Políticas de cobro Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta sigue para

recuperar sus cuentas por cobrar a su vencimiento. La efectividad de las políticas de

cobro de la empresa se puede evaluar parcialmente examinando el nivel de

estimación de cuentas incobrables.

Este nivel no depende solamente de las políticas de cobro sino también de la política

de créditos en la cual se basa su aprobación. El aumento en los gastos de cobro

debe reducir la estimación de cuentas incobrables y el periodo medio de cobros,

aumentando así las utilidades.

Los costos de esta estrategia puede incluir la pérdida de ventas además de mayores

gastos de cobro si el nivel de la gestión de cobranza es demasiado intenso; en otras

palabras, si la empresa apremia demasiado a sus clientes para que paguen sus

cuentas, estos pueden molestarse y llevar sus negocios a otra parte, reduciendo así

las ventas de la empresa.

La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de

cobros, si los pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un

periodo razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro.

4.5 Herramientas de cobro La cobranza puntual es vital para el éxito de cualquier negocio que vende a crédito.

Cualquiera que sea la magnitud del negocio, las utilidades dependen principalmente

del ciclo de la frecuencia de reinversión del capital.

El ciclo frecuente, difícilmente puede ser acoplado con cobranzas lentas; éstas

niegan a una firma el uso de su propio capital. No importa qué tan generoso sea él, ni


104

cuan grande sea el volumen de ventas, las utilidades no pueden ser

proporcionalmente grandes a menos que la cobranza se haga puntualmente.

Para ello las empresas se valen de varias herramientas:

• Cartas: Después de cierto número de días contados a partir de la fecha de

vencimiento de una cuenta por cobrar, normalmente la empresa envía una carta en

buenos términos, recordándole al cliente su obligación. Si la cuenta no se cobra

dentro de un periodo determinado después del envío de la carta, se envía una

segunda carta más fuerte.

• Llamadas telefónicas: El gerente de créditos o el asistente de la empresa

puede llamar al cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene una excusa

razonable, se puede hacer arreglos para prorrogar el periodo de pago.

• Utilización de agencias de cobros: Una empresa puede entregar las cuentas

incobrables a una agencia de cobros o a un abogado para que las haga efectivas.

Normalmente los honorarios para esta clase de gestión de cobro son bastante altos y

puede ser posible reciba un porcentaje mucho menor del que espera recibir.

• Procedimiento legal: Este es el paso más estricto en el proceso de cobro. Es

una alternativa que utiliza la agencia de cobros. El procedimiento legal es no

solamente oneroso, sino que puede obligar al deudor a declararse en bancarrota,

reduciéndose así la posibilidad de futuros negocios con el cliente y el pago de la

deuda.

Una cuenta no debe ponerse en manos de un abogado o agencia de cobranzas sino

hasta que se hayan agotado otras medidas y el acreedor esté preparado para romper

las relaciones comerciales con el deudor. Es bien sabido que la cuenta más antigua

es la más difícil de cobrar y por esta razón, cuando las circunstancias lo justifican, el

acreedor no debe vacilar en realizar esta acción final drástica.


105

5. Ejemplos de programas electrónicos para cobros Los programas de cobros, hoy en día son una herramienta esencial para el control de

la cartera de mora, ya que permiten vigilar de cerca el comportamiento de los

clientes. Detallando a través de los diferentes reportes, toda la información necesaria

para tomar medidas preventivas ante el retraso de los pagos.

A continuación se mencionan brevemente algunos de los programas existentes en el

mercado y las funciones principales de cada uno.

a) PROGRAMA CESIN 32/ Este programa lleva procesos básicos

• Consulta de cartera

• Amplias opciones de solicitud: Clientes, vencimientos, situación.

• Remesas de cobro

• Incluye remesas electrónicas para los bancos

• Emisión cartas para los clientes

• Reclamación cobros a clientes

• Análisis de riesgos

b) PROGRAMA SANTA TECLA 33/ El programa permite conocer en todo momento la situación de la cartera de Cobros y

Pagos generada automáticamente a partir del proceso de facturación al permitirle

definir la forma de pago en las propiedades de los clientes / proveedores, evitando

así tener que introducirlo manualmente en cada factura.

El programa le proporciona información de su cartera de Cobros y Pagos, por Banco,

Cliente, Proveedor, Importe, Vencimiento, Tipo de Cobro / Pago, Generación

automática de cartera de efectos a Cobrar / Pagar, Control de riesgos de clientes;

entre otros.

32[En línea] [citado el 3 de mayo de 2006] Disponible en <http://www.icesin.com/cobros/htm> 33[En línea] ] [citado el 3 de mayo de 2006] Disponible en <http://www.santatecla.es/caracteristicas.cash.htm>


106

El programa contempla la posibilidad de asignar un riesgo por cliente. Al generar

operaciones que superen el riesgo asignado el sistema emitirá un aviso por pantalla

solicitando la autorización por parte del usuario.

Control de situación en vencimientos

Consulta de vencimientos generados por las distintas formas de pago. Es posible

asignar un plazo de demora por cliente.

Al generar operaciones si existen cobros de clientes demorados el sistema emitirá

un aviso por pantalla notificándoselo al usuario.

• Generación automática de cartera de efectos a cobrar

CUADRO Nº 11 MENU PRINCIPAL DEL MENU DE COBROS PROGRAMA SANTA TECLA

Fuente: sitio Web del programa. http://www.santatecla.es/caracteristicas/cash.htm citado en 3 de mayo de 2006

• Impresión de informes

El módulo de Cobros / Pagos posee una amplia colección de informes con los que

el usuario podrá obtener una gran cantidad de listados con todo tipo de rangos,

ordenaciones y restricciones para satisfacer las necesidades particulares de cada

empresa.

• Enlace con Contabilidad

Si posee el programa de contabilidad es posible el traspaso automático de los

asientos de remesas, cobros y pagos emitidos, según sea cada tipo de remesa.


107

Los ficheros de Cobros / Pagos permiten asociar imágenes o fotografías en

formato JPEG (JPG). Asociar una imagen a un Cobro o un Pago es tan sencillo

como guardar el fichero JPEG usando como nombre el código de cobro / pago y

la extensión JPG en el directorio /imágenes / pagos de la aplicación.

CUADRO N° 12 PANTALLA DE CONTRO DE PAGOS PROGRAMA SANTA TECLA

Fuente: sitio Web del programa. http://www.santatecla.es/caracteristicas/cash.htm citado en 3 de mayo de 2006

c) PROGRAMA FISON34/ Planifica los vencimientos de los cobros y pagos e imprime resaltando los importes

pendientes de pago y aquellos ya pagados.

El programa contiene además una libreta de direcciones con la que se puede

recuperar fácilmente la información necesaria para contactar a clientes y

proveedores. Libreta de direcciones Privada. Útil función de protección de datos

mediante contraseña para garantizar la privacidad.

34 [En línea] [citado 3 de mayo de 2006] Disponible en : <http://www.acuista.com >


108

d) PROGRAMA DE EFFCOS35/ Effective Collection System es una aplicación multiusuario desarrollada para el

ambiente Cliente Servidor, Internet, Intranet, orientada al apoyo de la gestión de

cobro de las obligaciones morosas en todas sus etapas, la cual permite documentar y

controlar la información de gestión registrada por cada uno de los agentes.

Effective Collection System permite el registro de los contactos de los clientes por

diferentes fuentes: llamadas telefónicas, carta, fax, formularios de páginas Web y

presentación personal.

Effcos permite agilizar la gestión de cobro evitando realizar llamadas a teléfonos

inexistentes, envío de cartas a domicilios incorrectos, no contar con el historial de los

contactos realizados a un deudor, gestionar el mismo caso de forma repetida o lo que

es peor olvidar de gestionarlo, no seguir un procedimiento establecido de forma

automática, no poder medir la productividad de su equipo.

El sistema toma como estrategias de cobro y/o ventas los parámetros definidos en

éste, que pueden ser modificados según las necesidades en el proceso de cobros.

El sistema facilita la atención oportuna y personalizada de cada uno de los clientes y

el seguimiento controlado de cada caso expuesto por ellos, direccionando de manera

automática a los agentes responsables de cada caso ingresado en el sistema,

controlando fechas de vencimiento, análisis de gestión, entre otros servicios y

posibilidades.

De esta forma se garantiza que toda la información de cada uno de los clientes esté

certificada por rangos de fechas, ubicación geográfica, contacto, entre otros.

Automáticamente programa las gestiones a realizar tales como llamadas y visitas,

realiza el seguimiento de los compromisos y genera correspondencia de manera

automática de acuerdo a los parámetros establecidos.

35[En línea] [citado el 28 de abril de 2006] Disponible en: <http://effcos.com/productos.html >


109

El sistema distribuye automáticamente el trabajo de los agentes, creando diariamente

listas con los datos de los clientes a los cuales se les debe realizar la respectiva

gestión, reporta el desempeño de los agentes para controlar efectivamente la

operación de cobro o Tele venta y conserva la información actualizada de toda la

gestión realizada sobre cada uno de los clientes.

e) PROGRAMA ISIS36/ Cuentas a Cobrar y Clientes: Permite la carga de clientes, codificada numérica o

alfanuméricamente, hasta 10 caracteres. Puede incluirse en su ficha, entre otros

datos, la cuenta contable deudora propia del cliente, su denominación habitual y su

razón social legal. Categoriza a los clientes en grupos para filtrar por listados; indica

los vendedores asociados; manejo de múltiples lugares de entrega; comentarios

adicionales y contactos con el grado de detalle tan amplio sea necesario. Ingresa

las cobranzas viendo la cuenta corriente depurada (facturas y saldos pendientes), e

imputando sus formas de cobro (efectivo, cheques propios o de terceros, entre otros),

así como las retenciones pertinentes (IVA, Ingresos Brutos, Ganancias, entre otros).

Dispone además del historial de deuda del cliente, viendo entre otros, los días para el

vencimiento, días de mora y saldos.

F. RENTABILIDAD

1. Concepto de rentabilidad

Rentabilidad es un elemento que se aplica a toda acción económica en la que se

movilizan medios, materiales, humanos y financieros con el fin de obtener

resultados. En sentido general “se denomina rentabilidad a la medida del rendimiento que en un

determinado periodo de tiempo producen los capitales utilizados en el mismo.

36 [En línea] [citado 28 de abril de 2006] Disponible en < http:// www.datahousecompany.com.ar/comercial1.html>


110

Esto supone la comparación entre la renta generada y los medios utilizados para

obtenerla con el fin de permitir la elección entre alternativas o juzgar la eficiencia de

las acciones realizadas”.37/

La rentabilidad es uno de los indicadores más relevantes, si no el más relevante para

medir el éxito de un negocio.

Los conceptos más usados para medir rentabilidad son:

− Rentabilidad Neta: como la línea final del Estado de Resultados de acuerdo a

prácticas contables aceptadas.

− Ganancias antes de intereses, impuestos, depreciaciones y amortizaciones (EBITDA por su sigla en inglés): es el Resultado Neto ajustado por algunos

ítems que no implican ingresos o egresos de caja como son las depreciaciones y

amortizaciones (ya que son estimaciones y no pérdidas reales pagadas), y otros

ítems que no están directamente vinculados al negocio principal de la empresa

como lo son los intereses e impuesto.

− Flujo de caja después de operaciones: corresponde al EBITDA más/menos los

cambios en el Capital de Trabajo y otras cuentas corrientes. Refleja la capacidad

de la empresa de generar fondos, correspondiente a su actividad principal.

− Retorno sobre Patrimonio (ROE por su sigla en inglés): es el Resultado Neto

expresado como porcentaje del Patrimonio. Es una estimación del resultado de la

compañía en términos de tasa.

− Valor Económico Agregado (EVA por su sigla en inglés): es el Resultado

Operativo después de impuestos menos el capital por el costo de capital. Es una

medida alternativa de medir rentabilidad en términos económicos. 37 SÁNCHEZ BALLESTA, JUAN PEDRO[En línea] "Análisis de Rentabilidad de la empresa", 2002[citado el 23 de abril de 2006] Disponible en: <http://www.5campus.com/leccion/anarenta>,


111

2. Importancia de la rentabilidad Incrementar la rentabilidad, es uno de los objetivos esenciales que buscan las

compañías, es la búsqueda de cómo crear valor que compense el uso de sus

recursos. La globalización junto a las nuevas tecnologías e innovaciones, han

permitido que los capitales se muevan de un lugar a otro casi sin restricciones ni

demoras.

Sin mencionar todos los factores que pueden contribuir a atraer capitales en el corto

plazo, la rentabilidad es uno de los elementos más evidentes para atraer capitales en

el largo plazo. Claro, va relacionada a un nivel de riesgo, ésta es la rentabilidad

ajustada por riesgo.

La importancia del análisis de la rentabilidad viene determinada porque, aún

partiendo de la mezcla de objetivos a que se enfrenta una empresa, basados unos en

la rentabilidad o beneficio, otros en el crecimiento, la estabilidad e incluso en el

servicio a la sociedad, en todo análisis empresarial el centro de la discusión tiende a

situarse en la polaridad entre rentabilidad y seguridad o solvencia como variables

fundamentales de toda actividad económica.

Los límites económicos de toda actividad empresarial son la rentabilidad y la

seguridad, normalmente objetivos contrapuestos, ya que la rentabilidad, en cierto

modo, es la retribución al riesgo y, consecuentemente, la inversión más segura no

suele coincidir con la más rentable.

Sin embargo, es necesario tener en cuenta que, por otra parte, el fin de solvencia o

estabilidad de la empresa está íntimamente ligado al de rentabilidad, en el sentido de

que la rentabilidad es un condicionante decisivo de la solvencia, pues la obtención de

rentabilidad es un requisito necesario para la continuidad de la empresa.”38/

38 SÁNCHEZ BALLESTA, JUAN PEDRO [en línea] "Análisis de Rentabilidad de la empresa",2002 [citado 3 de mayo de 2006]


112

3. Niveles de análisis de la rentabilidad empresarial Un primer nivel de análisis conocido como rentabilidad económica o del activo, en

el que se relaciona un concepto de resultado conocido o previsto, antes de intereses,

con la totalidad de los capitales económicos empleados en su obtención, sin tener en

cuenta la financiación u origen de los mismos, por lo que representa, desde una

perspectiva económica, el rendimiento de la inversión de la empresa.

Y un segundo nivel, la rentabilidad financiera, en el que se enfrenta un concepto de

resultado conocido o previsto, después de intereses, con los fondos propios de la

empresa, y que representa el rendimiento que corresponde a los mismos.

La relación entre ambos tipos de rentabilidad vendrá definida por el concepto

conocido como apalancamiento financiero, que, bajo el supuesto de una estructura

financiera en la que existen capitales ajenos, actuará como amplificador de la

rentabilidad financiera respecto a la económica siempre que esta última sea superior

al costo medio de la deuda, y como reductor en caso contrario.

4. La rentabilidad en empresas comerciales

Aunque en simples palabras rentabilidad es igual a la generación de riqueza en un

período de tiempo, la valuación de esa magnitud es frecuentemente imprecisa, y en

muchos casos, no determina el desempeño real de las empresas.

Como punto de partida, las empresas consideran al resultado neto – la línea final del

Estado de Resultados – como el equivalente a rentabilidad. Sin embargo, este valor

es simplemente el resultado de la aplicación de normas contables, que busca

distintos objetivos al mismo tiempo, siendo la determinación de la rentabilidad tan

solo uno de ellos.

En la mayoría de los casos, se tienen que realizar determinados ajustes al Resultado

Neto antes de analizar a la rentabilidad concebida como creación de riqueza.


113

Algunos de los ajustes más comunes son los vinculados a la depreciación del activo

fijo, previsión por incobrables, gastos por reestructura, amortización de intangibles

(marca, investigación y desarrollo, publicidad), entre otros.

Es esencial para las empresas enfocarse en incrementar la rentabilidad, o en otras

palabras, en como crear valor que compense el uso de sus recursos. El primer paso

hacia un mayor y más barato acceso al capital es la definición de que es la

rentabilidad y que va hacer la empresa para hacerla crecer.

Ya sea el método EVA (valor económico agregado) u otro método valido para medir

rentabilidad/desempeño, es esencial para las compañías, que se involucren tanto los

empleados como gerentes y directores. La globalización va a continuar y los

capitales se trasladarán de inversiones no rentables a rentables.

Aquellos que entiendan el concepto de agregar valor económico, y adopten métodos

eficientes de medirlo y mejorarlo, atraerán capitales y continuarán creciendo.

Tanto los accionistas, directores, gerentes y empleados en general, deben entender

donde están los elementos fundamentales de su negocio, y que deben hacer de

manera de poder agregar valor económico a sus inversiones.

5. Métodos de razones y proporciones financieras39/ Uno de los instrumentos más usados para realizar análisis financiero de entidades es

el uso de las Razones Financieras, ya que éstas pueden medir en un alto grado la

eficacia y comportamiento de la empresa.

Éstas presentan una perspectiva amplia de la situación financiera, puede precisar el

grado de liquidez, de rentabilidad, el apalancamiento financiero, la cobertura y todo lo

que tenga que ver con su actividad.

39 [En línea] [citado el 23 de abril de 2006] Disponible en <www.gestiopolis.com/canales/articulos/no%201/analisisfinanciero.htm>


114

Las Razones Financieras, son comparables con las de la competencia y llevan al

análisis y reflexión del funcionamiento de las empresas frente a sus rivales, a

continuación se explican los fundamentos de aplicación y cálculo de cada una de

ellas.

5.1 Los Ratios o Razones Financieras40/ Matemáticamente, un ratio es una razón, es la relación entre dos números. Son un

conjunto de índices, resultado de relacionar dos cuentas del Balance o del estado de

Pérdidas y Ganancias. Los ratios proveen información que permite tomar decisiones

acertadas a quienes estén interesados en la empresa, sean éstos sus dueños,

banqueros, asesores, capacitadores, el gobierno, o quien la solicitare.

Por ejemplo, si se compara el activo corriente con el pasivo corriente, se conocerá

cuál es la capacidad de pago de la empresa y si es suficiente para responder por las

obligaciones contraídas con terceros.

Sirven para determinar la magnitud y dirección de los cambios sufridos en la empresa

durante un periodo de tiempo.

Fundamentalmente los ratios están divididos en 4 grandes grupos:

A. Índices de liquidez. Evalúan la capacidad de la empresa para atender sus

compromisos de corto plazo.

B. Índices de Gestión o actividad. Miden la utilización del activo y comparan la

cifra de ventas con el activo total, el inmovilizado material, el activo circulante o

elementos que los integren.

C. Índices de Solvencia, endeudamiento o apalancamiento. Ratios que relacionan

recursos y compromisos.

D. Índices de Rentabilidad. Miden la capacidad de la empresa para generar riqueza

(rentabilidad económica y financiera).

40 [En línea] [citado el 17 de junio de 2006] Disponible en<http://www.monografias.com/trabajos28/ratios-financieros/ratios-financieros.shtml>


115

5.2 El Análisis a) Análisis de Liquidez

Miden la capacidad de pago que tiene la empresa para hacer frente a sus deudas de

corto plazo. Es decir, el dinero en efectivo de que dispone, para cancelar las

deudas. Expresan no solamente el manejo de las finanzas totales de la empresa,

sino la habilidad gerencial para convertir en efectivo determinados activos y pasivos

corrientes.

Facilitan examinar la situación financiera de la compañía frente a otras, en este caso

los ratios se limitan al análisis del activo y pasivo corriente.

Una buena imagen y posición frente a los intermediarios financieros, requiere:

mantener un nivel de capital de trabajo suficiente para llevar a cabo las operaciones

que sean necesarias para generar un excedente que permita a la empresa continuar

normalmente con su actividad y que produzca el dinero suficiente para cancelar las

necesidades de los gastos financieros que le demande su estructura de

endeudamiento en el corto plazo. Estos ratios son cuatro:

1a) Ratio de liquidez general o razón corriente El ratio de liquidez general se obtiene dividiendo el activo corriente entre el pasivo

corriente. El activo corriente incluye básicamente las cuentas de caja, bancos,

cuentas y letras por cobrar, valores de fácil negociación e inventarios.

Este ratio es la principal medida de liquidez, muestra qué proporción de deudas de

corto plazo son cubiertas por elementos del activo, cuya conversión en dinero

corresponde aproximadamente al vencimiento de las deudas.

[ ] ACTIVO CORRIENTE1 LIQUIDEZ GENERAL= veces

PASIVO CORRIENTE=


116

Ejemplo:

[ ] 2'449,0601 LIQUIDEZ GENERAL= =2.72 veces900,630

Esto quiere decir que el activo corriente es 2.72 veces más grande que el pasivo

corriente; o que por cada UM de deuda, la empresa cuenta con UM 2.72 para

pagarla. Cuanto mayor sea el valor de esta razón, mayor será la capacidad de la

empresa de pagar sus deudas.

2a) Ratio prueba ácida Es el indicador que al descartar del activo corriente cuentas que no son fácilmente

realizables, proporciona una medida más exigente de la capacidad de pago de una

empresa en el corto plazo. Es algo más severa que la razón corriente y es calculada

restando el inventario del activo corriente y dividiendo esta diferencia entre el pasivo

corriente. Los inventarios son excluidos del análisis porque son los activos menos

líquidos y los más sujetos a pérdidas en caso de quiebra.

[ ] ACTIVO CORRIENTE - INVENTARIOS2 PRUEBA ACIDA= veces

PASIVO CORRIENTE=

Ejemplo:

[ ] 2'449,060 - 1'452,4192 PRUEBA ACIDA= 1.11 veces900,630

=

Esta razón se concentra en los activos más líquidos, por lo que proporciona datos

más correctos al analista.


117

3a) Ratio prueba defensiva Permite medir la capacidad efectiva de la empresa en el corto plazo; considera

únicamente los activos mantenidos en Caja y Bancos y los valores negociables,

descartando la influencia de la variable tiempo y la incertidumbre de los precios de

las demás cuentas del activo corriente.

Indica la capacidad de la empresa para operar con sus activos más líquidos, sin

recurrir a sus flujos de venta. Se calcula este ratio dividiendo el total de los saldos de

caja y bancos entre el pasivo corriente.

[ ] CAJA BANCOS3 PRUEBA DEFENSIVA= %

PASIVO CORRIENTE=

Ejemplo:

[ ] 194,1963 PRUEBA DEFENSIVA= =0.2156900,630

Es decir, se cuenta con el 21.56% de liquidez para operar sin recurrir a los flujos de

venta.

4a) Ratio capital de trabajo Como es utilizado con frecuencia, se define como una relación entre los Activos

Corrientes y los Pasivos Corrientes; no es una razón definida en términos de un rubro

dividido por otro. El Capital de Trabajo, es lo que le queda a la compañía después de

pagar sus deudas inmediatas, es la diferencia entre los Activos Corrientes menos

Pasivos Corrientes.

Es como el dinero que le queda para poder operar en el día a día.

[ ] 4 CAPITAL DE TRABAJO = ACT. CORRIENTE - PAS. CORRIENTE= UM


118

Ejemplo: [ ]4 CAPITAL DE TRABAJO= 2'449,060 - 900,630 = UM 1'548,430

En este caso, está indicando que se cuenta con capacidad económica para

responder a obligaciones con terceros.

Decir que la liquidez de una empresa es 3, 4 veces a más no significa nada.

5a) Ratios de liquidez de las cuentas por cobrar Las cuentas por cobrar son activos líquidos sólo en la medida en que puedan

cobrarse en un tiempo prudente.

⎡ ⎤⎣ ⎦CUENTAS POR COBRAR×DIAS EN EL AÑO5 PERIODO PROMEDIO DE COBRANZA = =días

VENTAS ANUALES A CREDITO

Ejemplo:

[ ] 741,289×3605 PERIODO PROMEDIO DE COBRANZA= = 61 días4'363,670

El índice está señalando, que las cuentas por cobrar están circulando a 61 días, es

decir, indica el tiempo promedio que tardan en convertirse en efectivo.

[ ] =VENTAS ANUALES A CREDITO6 ROTACION DE LAS CTAS. POR COBRAR= veces

CUENTAS POR COBRAR

Ejemplo:

[ ] 4'363,6706 ROTACION DE LAS CTAS. POR COBRAR= 5.89741,289

=


119

Las razones anteriores son recíprocas entre sí. Si se divide 360 días que tiene el

año comercial o bancario entre el período promedio de cobranzas, se obtiene la

rotación de las cuentas por cobrar 5.89 veces al año.

Asimismo, el número de días del año dividido entre el índice de rotación de las

cuentas por cobrar, da el período promedio de cobranza.

b) Análisis de la Gestión o actividad Miden la efectividad y eficiencia de la gestión, en la administración del capital de

trabajo, expresan los efectos de decisiones y políticas seguidas por la empresa, con

respecto a la utilización de sus fondos. Evidencian cómo se manejó la empresa en lo

referente a cobranzas, ventas al contado, inventarios y ventas totales. Estos ratios

implican una comparación entre ventas y activos necesarios para soportar el nivel de

ventas.

Expresan la rapidez con que las cuentas por cobrar o los inventarios se convierten en

efectivo. Son un complemento de las razones de liquidez, ya que permiten precisar

aproximadamente el período de tiempo que la cuenta respectiva (cuenta por cobrar,

inventario), necesita para convertirse en dinero.

Miden la capacidad que tiene la gerencia para generar fondos internos, al administrar

en forma adecuada los recursos invertidos en estos activos.

1b) Ratio rotación de cartera (cuentas por cobrar) Miden la frecuencia de recuperación de las cuentas por cobrar. Su propósito es

medir el plazo promedio de créditos otorgados a los clientes y, evaluar la política de

crédito y cobranza.

El saldo en cuentas por cobrar no debe superar el volumen de ventas.

Cuando este saldo es mayor que las ventas se produce la inmovilización total de

fondos en cuentas por cobrar, restando a la empresa, capacidad de pago y pérdida

de poder adquisitivo.


120

Es deseable que el saldo de cuentas por cobrar rote razonablemente, de tal manera

que no implique costos financieros muy altos y que permita utilizar el crédito como

estrategia de ventas.

Período de cobros o rotación anual: Puede ser calculado expresando los días promedio que permanecen las cuentas

antes de ser cobradas o señalando el número de veces que rotan las cuentas por

cobrar. Para convertir el número de días en número de veces que las cuentas por

cobrar permanecen inmovilizados, se divide entre los 360 días que tiene un año.

Período de cobranzas:

[ ] CUENTAS POR COBRAR PROMEDIO 3607 ROTACION DE CARTERA= díasVENTAS

∗=

Ejemplo:

[ ]

741,289 + 809,514 36027 ROTACION DE CARTERA= 63.97 días

4 363 670' ,

⎛ ⎞ ∗⎜ ⎟⎝ ⎠ =

Rotación anual:

360 = 5.63 veces rota al año63.97

Esto quiere decir que la empresa convierte en efectivo sus cuentas por cobrar en

63.97 días o rotan 5.63 veces en el período.

La rotación de la cartera un alto número de veces, es indicador de una acertada

política de crédito que impide la inmovilización de fondos en cuentas por cobrar.

Por lo general, el nivel óptimo de la rotación de cartera se encuentra en cifras de 6 a

12 veces al año, 60 a 30 días de período de cobro.


121

2b) Rotación de los Inventarios Cuantifica el tiempo que demora la inversión en inventarios hasta convertirse en

efectivo y permite saber el número de veces que ésta inversión va al mercado, en un

año y cuántas veces se repone.

Existen varios tipos de inventarios.

Una industria que transforma materia prima, tendrá tres tipos de inventarios: el de

materia prima, el de productos en proceso y el de productos terminados. Si la

empresa se dedica al comercio, existirá un sólo tipo de inventario, denominado

contablemente, como mercancías.

Período de la inmovilización de inventarios o rotación anual: El numero de días que permanecen inmovilizados o el número de veces que rotan

los inventarios en el año.

Para convertir el número de días en número de veces que la inversión mantenida en

productos terminados va al mercado, se divide por 360 días que tiene un año.

Período de inmovilización de inventarios:

[ ] INVENTARIO PROMEDIO 3608 ROTACION DE INVENTARIOS= díasCOSTO DE VENTAS

∗=

Ejemplo:

[ ]

1'452,419 + 1'347,423 36028 ROTACION DE INVENTARIOS= = 172 días

2'929,287

⎛ ⎞ ∗⎜ ⎟⎝ ⎠

Rotación anual: 360 = 2.09 veces de rotación al año

172


122

Esto quiere decir que los inventarios van al mercado cada 172 días, lo que

demuestra una baja rotación de esta inversión, en este caso, 2.09 veces al año.

A mayor rotación mayor movilidad del capital invertido en inventarios y más rápida

recuperación de la utilidad que tiene cada unidad de producto terminado.

Para calcular la rotación del inventario de materia prima, producto terminado y en

proceso se procede de igual forma.

Se puede también calcular la rotación de inventarios, como una indicación de la

liquidez del inventario.

[ ] COSTO DE VENTAS9 ROTACION DE INVENTARIOS= vecesINVENTARIO PROMEDIO

=

Así:

[ ] 2'929,2879 ROTACION DE INVENTARIOS= 2.09 veces(1'452,419+1'347,423)

2

=

Indica la rapidez con que cambia el inventario en cuentas por cobrar por medio de las

ventas. Mientras más alta sea la rotación de inventarios, más eficiente será el manejo

del inventario de una empresa.

3b) Período promedio de pago a proveedores Este indicador permite obtener indicios del comportamiento del capital de trabajo.

Mide específicamente el número de días que la compañía, tarda en pagar los

créditos que los proveedores le han otorgado.

Una práctica usual es buscar que el número de días de pago sea mayor, aunque

debe tenerse cuidado de no afectar la imagen de «buena paga» con los proveedores

de materia prima.

En épocas inflacionarias debe descargarse parte de la pérdida de poder adquisitivo

del dinero en los proveedores, comprándoles a crédito.


123

Período de pagos o rotación anual: Este índice puede ser calculado como días

promedio o rotaciones al año para pagar las deudas.

[ ] CTAS. x PAGAR (PROMEDIO) 36010 PERIODO PAGO A PROV= días

COMPRAS A PROVEEDORES∗

=

Ejemplo:

[ ]

162,215 + 149,501 360210 PERIODO PAGO A PROV= 21.34 días

2'629,024

∗=

Rotación anual:

360 = 16.87 veces de rotación al año21.34

Los resultados de este ratio deben interpretarse de forma opuesta a los de cuentas

por cobrar e inventarios. Lo ideal es obtener una razón lenta (es decir 1, 2 ó 4 veces

al año) ya que significa que se está aprovechando al máximo el crédito que ofrecen

los proveedores de materia prima. Este ratio está muy elevado.

4b) Rotación de caja y bancos Dan una idea sobre la magnitud de la caja y bancos para cubrir días de venta. Se

obtiene multiplicando el total de Caja y Bancos por 360 (días del año) y dividiendo el

producto entre las ventas anuales.

[ ] CAJA Y BANCOS x 36011 ROTACION DE CAJA BANCOS= = díasVENTAS

Ejemplo:

[ ] 194 196 36011 ROTACION DE CAJA Y BANCOS= 16 días4'363,670, ∗

=


124

Interpretando el ratio, puede decirse que se cuenta con liquidez para cubrir 16 días

de venta.

5b) Rotación de Activos Totales Tiene por objeto medir la actividad en ventas de la compañía. O sea, cuántas veces

la empresa puede colocar entre sus clientes un valor igual a la inversión realizada.

Para obtenerlo se dividen las ventas netas por el valor de los activos totales:

[ ] VENTAS12 ROTACION DE ACTIVOS TOTALES= vecesACTIVOS TOTALES

=

Ejemplo:

[ ] 4'363,67012 ROTACION DE ACTIVOS TOTALES= 1.23 veces3'551,344

=

Es decir que para el ejemplo, la empresa está colocando entre sus clientes 1.23

veces el valor de la inversión efectuada.

Esta relación indica qué tan productivos son los activos para generar ventas, es

decir, cuánto se está generando de ventas por cada UM invertido.

6b) Rotación del Activo Fijo

Esta razón es similar a la anterior, con el agregado que mide la capacidad de la

empresa de utilizar el capital en activos fijos. Mide la actividad de ventas de la

empresa. Dice, cuántas veces puede colocarse entre los clientes un valor igual a la

inversión realizada en activo fijo.

[ ] VENTAS13 ROTACION DE ACTIVO FIJO= vecesACTIVO FIJO

=


125

Ejemplo:

[ ] 4'363,67013 ROTACION DE ACTIVO FIJO= 5.40 veces808,805

=

Es decir, se esta colocando en el mercado 5.40 veces el valor de lo invertido en

activo fijo.

c) Análisis de solvencia, endeudamiento o apalancamiento Estos ratios, muestran la cantidad de recursos que son obtenidos de terceros para el

negocio. Expresan el respaldo que posee la empresa frente a sus deudas totales.

Dan una idea de la autonomía financiera de la misma. Combinan las deudas de corto

y largo plazo.

Permiten conocer qué tan estable o consolidada es la empresa en términos de la

composición de los pasivos y su peso relativo con el capital y el patrimonio.

Miden también el riesgo que corre quién ofrece financiación adicional a una empresa

y determinan igualmente, quién ha aportado los fondos invertidos en los activos.

Muestra el porcentaje de fondos totales aportados por el dueño(s) o los acreedores

ya sea a corto o mediano plazo.

El analista debe tener claro que el endeudamiento es un problema de flujo de

efectivo y que el riesgo de endeudarse consiste en la habilidad que tenga o no la

administración de la empresa para generar los fondos necesarios y suficientes para

pagar las deudas a medida que se van venciendo.

1c) Estructura del capital (deuda patrimonio) Es el cociente que muestra el grado de endeudamiento con relación al patrimonio.

Este ratio evalúa el impacto del pasivo total con relación al patrimonio.

Se calcula dividiendo el total del pasivo por el valor del patrimonio:

[ ] PASIVO TOTAL14 ESTRUCTURA DEL CAPITAL= = %PATRIMONIO


126

Ejemplo:

[ ] 1'590,01014 ESTRUCTURA DEL CAPITAL= 0.811'961,334

=

Esto quiere decir, que por cada UM aportada por el dueño, hay UM 0.81 centavos o

el 81% aportado por los acreedores.

2c) Endeudamiento Representa el porcentaje de fondos de participación de los acreedores, ya sea en el

corto o largo plazo, en los activos. En este caso, el objetivo es medir el nivel global

de endeudamiento o proporción de fondos aportados por los acreedores.

[ ] PASIVO TOTAL15 RAZON DE ENDEUDAMIENTO= = %ACTIVO TOTAL

Ejemplo:

[ ] 1'590,01015 RAZON DE ENDEUDAMIENTO= 0.4474 ó 44.74%3'551,344

=

El 44.77% de los activos totales es financiado por los acreedores y de liquidarse

estos activos totales al precio en libros quedaría un saldo de 55.23% de su valor,

después del pago de las obligaciones vigentes.

3c) Cobertura de gastos financieros Este ratio indica hasta que punto pueden disminuir las utilidades sin poner a la

empresa en una situación de dificultad para pagar sus gastos financieros.

[ ] UTILIDAD ANTES DE INTERESES16 COBERTURA DE GG.FF.= vecesGASTOS FINANCIEROS

=


127

Ejemplo:

[ ] 436,67316 COBERTURA DE GG.FF.= 4.69 veces93,196

=

Una forma de medirla es aplicando este ratio, cuyo resultado proyecta una idea de la

capacidad de pago del solicitante.

Es un indicador utilizado con mucha frecuencia por las entidades financieras, ya que

permite conocer la facilidad que tiene la empresa para atender sus obligaciones

derivadas de su deuda.

4c) Cobertura para gastos fijos Este ratio permite visualizar la capacidad de supervivencia, endeudamiento y también

medir la capacidad de la empresa para asumir su carga de costos fijos. Para

calcularlo se divide el margen bruto por los gastos fijos.

El margen bruto es la única posibilidad que tiene la compañía para responder por

sus costos fijos y por cualquier gasto adicional, como por ejemplo, los financieros.

[ ] UTILIDAD BRUTA17 COBERTURA DE GASTOS FIJOS = vecesGASTOS FIJOS

=

Ejemplo:

[ ] 1'434,38317 COBERTURA DE GASTOS FIJOS = 1.44 veces

997,710=

Para el caso se considera como gastos fijos los rubros de gastos de ventas,

generales y administrativos y depreciación. Esto no significa que los gastos de ventas

corresponden necesariamente a los gastos fijos. Al clasificar los costos fijos y

variables deberá analizarse las particularidades de cada empresa.


128

d) Análisis de Rentabilidad Miden la capacidad de generación de utilidad por parte de la empresa.

Tienen por objetivo apreciar el resultado neto obtenido a partir de ciertas decisiones y

políticas en la administración de los fondos de la empresa. Evalúan los resultados

económicos de la actividad empresarial.

Expresan el rendimiento de la empresa en relación con sus ventas, activos o capital.

Es importante conocer estas cifras, ya que la empresa necesita producir utilidad para

poder existir. Relacionan directamente la capacidad de generar fondos en

operaciones de corto plazo.

Indicadores negativos expresan la etapa de desacumulación que la empresa está

atravesando y que afectará toda su estructura al exigir mayores costos financieros o

un mayor esfuerzo de los dueños, para mantener el negocio.

Los indicadores de rentabilidad son muy variados, los más importantes son: la

rentabilidad sobre el patrimonio, rentabilidad sobre activos totales y margen neto

sobre ventas.

1d) Rendimiento sobre el patrimonio

Esta razón se obtiene dividiendo la utilidad neta entre el patrimonio neto de la

empresa. Mide la rentabilidad de los fondos aportados por el inversionista.

[ ] UTILIDAD NETA18 RENDIMIENTO SOBRE EL PATRIMONIO= = %CAPITAL O PATRIMONIO

Ejemplo:

[ ] 63,68718 RENDIMIENTO SOBRE EL PATRIMONIO= = 0.0325 ó 3.25%1'961,334


129

Esto significa que por cada UM que el dueño mantiene en el año, genera un

rendimiento del 3.25% sobre el patrimonio. Es decir, mide la capacidad de la

empresa para generar utilidad a favor del propietario.

2d) Rendimiento sobre la inversión Se obtiene dividiendo la utilidad neta entre los activos totales de la empresa, para

establecer la efectividad total de la administración y producir utilidades sobre los

activos totales disponibles. Es una medida de la rentabilidad del negocio como

proyecto independiente de los accionistas.

[ ] UTILIDAD NETA19 RENDIMIENTO SOBRE LA INVERSION= = %ACTIVO TOTAL

Se tiene:

[ ] 63,68719 RENDIMIENTO SOBRE LA INVERSION= = 0.01787 ó 1.787%3'551,344

Quiere decir, que cada UM invertido en los activos produjo en ese año un

rendimiento de 1.79% sobre la inversión.

Indicadores altos expresan un mayor rendimiento en las ventas y del dinero invertido.

3d) Utilidad activo Este ratio indica la eficiencia en el uso de los activos de una empresa, se calcula

dividiendo las utilidades antes de intereses e impuestos por el monto de activos.

[ ] UT. ANTES DE INTERSES E IMPUESTOS20 UT. ACTIVO= %ACTIVO

=


130

Ejemplo:

[ ] 436,67320 UT. ACTIVO= 0.12303'551,344

=

Está indicando que la empresa genera una utilidad de 12.30% por cada UM invertido

en sus activos

4d) Utilidad de ventas Este ratio expresa la utilidad obtenida por la empresa, por cada UM de ventas. Se

obtiene dividiendo la utilidad antes de intereses e impuestos entre ventas.

[ ] UT. ANTES DE INTERSES E IMPUESTOS21 UT. VENTAS= %VENTAS

=

Ejemplo:

[ ] 436,67321 UT. VENTAS= 0.104'363,670

=

Es decir que por cada UM vendida se ha obtenido como utilidad el 10.01% en el

año.

5d) Utilidad por acción Ratio utilizado para determinar las utilidades netas por acción común.

[ ] UTILIDAD NETA22 UTILIDAD POR ACCION= UMNUMERO DE ACCIONES COMUNES

=

Ejemplo:

[ ] ( )63,68722 UTILIDAD POR ACCION= UM 0.7616

459,921/5.50=


131

Este ratio está indicando que la utilidad por cada acción común fue de UM 0.7616.

6d) Margen bruto y neto de utilidad Margen Bruto

Este ratio relaciona las ventas menos el costo de ventas con las ventas.

Indica la cantidad que se obtiene de utilidad por cada UM de ventas, después de que

la empresa ha cubierto el costo de los bienes que produce y/o vende.

[ ] VENTAS - COSTOS DE VENTAS23 MARGEN DE UTILIDAD BRUTA= %VENTAS

=

Ejemplo:

[ ] 4'363,670 - 2'929,28723 MUB= 0.3287 ó 32.87%4'363,670

=

Indica las ganancias en relación con las ventas, deducido los costos de producción

de los bienes vendidos. Dice también la eficiencia de las operaciones y la forma

como son asignados los precios de los productos.

Cuanto más grande sea el margen bruto de utilidad, será mejor, pues significa que

tiene un bajo costo de las mercancías que produce y/ o vende.

Margen Neto Relaciona la utilidad líquida con el nivel de las ventas netas. Mide el porcentaje de

cada UM de ventas que queda después de que todos los gastos, incluyendo los

impuestos, han sido deducidos.

Cuanto más grande sea el margen neto de la empresa tanto mejor.

[ ] UTILIDAD NETA24 MARGEN NETO DE UTILIDAD= = %VENTAS NETAS


132

Ejemplo:

[ ] 63,68724 MARGEN NETO DE UTILIDAD= = 0.0146 ó 1.46%4'363,670

Esto quiere decir que en el año por cada UM que vendió la empresa, obtuvo una

utilidad de 1.46%.

Este ratio permite evaluar si el esfuerzo hecho en la operación durante el período de

análisis, está produciendo una adecuada retribución para el empresario.

5.3 Limitaciones de los ratios No obstante la ventaja que proporcionan los ratios, éstos tienen una serie de

limitaciones, como son:

• Dificultades para comparar varias empresas, por las diferencias existentes en los

métodos contables de valorización de inventarios, cuentas por cobrar y activo fijo.

• Comparan la utilidad en evaluación con una suma que contiene esa misma

utilidad. Por ejemplo, al calcular el rendimiento sobre el patrimonio se divide la

utilidad del año por el patrimonio del final del mismo año, que ya contiene la

utilidad obtenida ese periodo como utilidad por repartir. Ante esto es preferible

calcular estos indicadores con el patrimonio o los activos del año anterior.

• Siempre están referidos al pasado y no son sino meramente indicativos de lo que

podrá suceder.

• Son fáciles de manejar para presentar una mejor situación de la empresa.

• Son estáticos y miden niveles de quiebra de una empresa.

ii. marco teÓrico sobre administraciÓn...

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