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PROSPERIDADPARA TODOS

SEGUNDO SEGUIMIENTO AL MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIONy DE GESTION

TERRITORIAL QUINDIO

Fecha: 06 de Octubre de 2014

Asistentes: Gloria Inés Aristizabal García - Directora TerritorialPiedad Cristina Gutiérrez - Profesional UniversitarioAndrés Felipe Morales Hoyos - Profesional EspecializadoJavier Alberto Salceda - Técnico OperativoDiego Valencia Hurtado - Profesional UniversitarioMaría Constanza Gaitán Moncada - Profesional UniversitarioLuz Patricia Atehortua López - Técnico Operativo

RIESGOS DE GESTION CATASTRAL

1. Obligatoriedad para los alcaldes municipales de actualizar el catastro cadacinco años.

Se avanza en la gestión con la Corporación Autónoma Regional del Quindíoy con los Alcaldes de Circasia y La Tebaida y se presentó propuesta a losalcaldes de Génova y Pijao para adelantar procesos de actualización rural.

2. Actualización tecnología permanente acorde con los recursos asignados.

Se cuenta con una tecnología apta para dar respuesta a las solicitudes delos usuarios, pero como toda implementación de plataformas tecnológicas,como la del SNC, al inicio de su instalación presenta inconsistencias, lo queno permite cumplir con las metas programadas, por la demora en lostiempos de respuesta.

3. Realización del Comité de avalúos para la definición de valores.

El riesgo no aplica por que la Territorial no ha realizado procesos deActualización y con relación a procesos de avalúos de años anteriores, elíndice de reclamaciones en los municipios actualizados, como el caso deArmenia, las peticiones alcanzaron el 0.15% sobre el total de predios y enel municipio de Pijao solo se radicaron dos solicitudes; la Territorial cumplióentregando oportunamente los productos a que se comprometió e hizo muybuenas socializaciones sobre los nuevos avalúos.

Carrera 13 No 14 - 33 Tel 7482779 Armenia E-mail: [email protected] Web: www.igac.gov.co


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RIESGOS DE CORRUPCION

Aplicación de control de acceso a la base de datos catastral y Seguimiento a laoportunidad y efectividad de la respuesta a las quejas presentadas por losciudadanos.

Continúan las políticas en materia de seguridad informática del Instituto comorestricción en el uso de CO, USB y otros; en relación con el archivo físico de fichasprediales, se llevan los controles de préstamo de fichas con el facilitativo y existenrestricciones para funcionarios y contratistas de ingresar al área de archivo ya loscontratistas en las clausulas del contrato les queda identificado como obligación elproteger los derechos de autor del Instituto, como también se realiza seguimientoal COROIS y PQRS cada 15 días, donde la territorial supera el 90% de efectividad.

RIESGOS DE GESTION JURIDICA

1. Control Judicial según instructivo y Seguimiento al cumplimiento de lostérminos legales.

No se tienen procesos pendientes y las acciones de tutela se hanrespondido dentro del tiempo legal establecido y ninguna ha sido adversa ala Territorial; se ha realizado también las visitas por parte del jurídico a losjuzgados para verificar el estado de los procesos.

2. Archivo organizado según las tablas de retención documental (TRO).

Se sigue dando cumplimiento a las tablas de retención documental yfinalizando este periodo se tiene contemplado la contratación del personaladecuado para darle continuidad a lo programado con las TVO y cumplircon el Plan de Gestión.


Solo se realizan los ítems de seguimiento y control según las guías o manuales ylos seguimientos mediante los portales o el aplicativo PROOISCI; además losprocesos judiciales se han reducido solo a tutelas por demora en trámites a raíz delos inconvenientes que se ha tenido con el nuevo SNC, por inconformidad con lasinscripciones catastrales, pero se ha resuelto a favor del Instituto.



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RIESGOS DE ADQUISICIONES

1. Instrucciones a las áreas para la elaboración del plan anual deadquisiciones y Verificación de la ejecución presupuestal vs lo planeado.

Mediante comité se realiza la elaboración del plan anual de adquisicionescon representante de cada área quedando como soporte el acta de dichocomité y Se encuentra ajustado al plan de compras, la planeación yprogramación de proyectos de la Territorial, así como a los recursosasignados por la Sede Central.

2. Aplicación del Manual de procedimiento "Supervisión e Interventoría" yComunicaciones escritas generales y personalizad as dirigidas a losSupervisores y/o Interventores.

Los supervisores están muy atentos mes a mes al cumplimiento de lasobligaciones de cada contratista, las cuales quedan registradas en losinformes mensuales con el número de actividades realizadas y estas a suvez cuantificadas; además el responsable de Gestión Humana hacapacitado a los funcionarios responsables de supervisiones en el tema desupervisión e interventoría y por medio de circulares internas ha realizadorecomendaciones al tema.

3. Cumplimiento de los lineamientos establecidos en la circular emitida por laOficina Jurídica; la emisión de circulares por parte del GIT de Contratos deEgresos y las capacitaciones a Supervisores, son tres actividades ligadas ala descripción del riesgo de no llevar a cabo la liquidación del contratodentro de los tiempos establecidos por la normatividad vigente; a lo que laTerritorial responde:

La Sede Central en visita realizada de auditoría de control interno,recomendó no realizar las actas de liquidación, aunque la Territorial antesde la visita las venía realizando cumplidamente en la terminación de cadacontrato.


En materia de contratación la Territorial se ha caracterizado por cumplir con todaslas disposiciones legales que rigen la materia.


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RIESGOS DE GESTION HUMANA

1. Cada vez que se requiere, se realiza la revisión del Manual de Funciones ycompetencias de la entidad y se ajusta según la pertinencia.

El manual de funciones no es competencia de la Territorial y lo queconcierne a la inducción y reinducción cumplimos con impartirla a susfuncionarios y contratistas.

2. Se realiza la Verificación de documentos fuente.

Siempre se verifica el cumplimiento de los requisitos, tanto en la Territorialcomo en la Sede Central antes de dar posesión a un funcionario o alrealizar un contrato.

3. Se cuenta con lineamientos internos para el cumplimiento de normatividad.

Mensualmente la Territorial cumple con el envío de los informes al GIT detalento humano ya nomina se reporta igualmente las novedades.

4. Se realiza aplicación de normatividad vigente y seguimiento a la ejecuciónde los planes y programas.

Se ha cumplido de manera satisfactoria con los cronogramas, en todos losprogramas, capacitaciones en Salud Ocupacional y Bienestar, reportandomensual y trimestralmente las actividades con sus respectivos soportes alGIT de Talento Humano, además a los planes y programas se les haceseguimiento mensual y trimestralmente se consolida la información.


Para este indicador se aplican las normas legales vigentes en el tráfico deinfluencias en la administración del Talento Humano y en el tema de manipulacióninformación y/o dilatación de los procesos.

RIESGOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

1. Control en línea de seguimiento a la correspondencia enviada.

Se realizan los controles y seguimientos a las PQRS y al CORDIS, cadaquince días.


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2. La Institución tiene contratado el servicio de correo.

3. Toma de inventario individual y general y toma aleatoria de inventariostanto en sede central como en las DT.

Se realizó por parte de la Contadora Almacenista el inventario aleatorio, seentregó elementos a diferentes dependencias y se revisaron también losinventarios a cada uno de los funcionarios.

4. Contratos de mantenimiento preventivo y correctivo y Revisión deplataforma de información de tránsito.

El vehículo es nuevo, hasta el momento no ha habido comparendos y en lacarpeta de documentos del vehículo reposa copia del certificado de laoficina de tránsito.

5. Plan de infraestructura y Control presupuestal.

En las instalaciones nuevas se hace mantenimiento constantemente,estipulada dentro de la contratación con la empresa de aseo y se revisanlas instalaciones hidráulicas y sanitarias, al igual que en la antigua sede,pero la pintura y mantenimiento de humedad de esta, se continúa a laespera de apropiación de recursos de la Sede Central.

6. Mantenimiento de la infraestructura física, Cumplimiento del acuerdo 049 ySaneamientos ambientales.

Los archivos de TRD y TVD se encuentran en espacios adecuados conbuena iluminación y ventilación para su adecuado archivo; cumpliendoademás con la normatividad actual vigente, aunque se tiene en cuenta paradescongestionarlos un poco, el traslado a la otra sede de la territorial yadecuar allí los espacios.


En este indicador alguna de las actividades se controlan sistemáticamente y desdela Sede Central; además para el área de bodega del almacén se instalo cámara eneste espacio y se continúa la directriz de bloqueo al uso de memorias USB y CDsen los computadores de la Territorial para la protección de la información y elacceso al área de informática es restringido para todos los funcionarios ycontratistas.


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RIESGOS DE GESTION INFORMATICA

1. Política de Seguridad de la Información y Sistemas de Almacenamiento yRespaldo de la Información.

Cada una de las áreas cuenta en sus computadores para guardarinformación con los backups, además manualmente se puede migrarinformación a una herramienta alterna como la CPU central y los archivosse están actualizando constantemente.

2. Renovación de la Infraestructura Tecnológica y Mantenimientos de lainfraestructura tecnológica.

Las fallas que se puedan presentar solo se dan por mantenimiento,comunicadas mediante correo electrónico a cada uno de los usuarios por laventana de mantenimiento, la cual es informada desde la Sede Central;como también se dan por causas externas con la nueva contratación deETB. La infraestructura tecnológica de la Territorial es nueva y de altacalidad.


La Territorial posee un mecanismo muy controlado por el funcionario a cargo delárea de informática, además se realizan las auditorias y preauditorias y loscontroles se encuentran implementados.

RIESGOS DE GESTION FINANCIERA

1. Operación de las actividades de la contabilidad, el presupuesto y latesorería a través de los Sistemas Financieros SIIF y Hacendario, así comoaplicación de los Manuales de procedimientos establecidos.

La Territorial viene dando cumplimiento operativo en estos sistemas alingresar toda la información contable y financiera que se desprenden de lasactividades que se realizan, conforme dicta el manual de procedimientos ya partir del mes de abril siguiendo instrucciones de la Sede Central no seregistran operaciones en el sistema hacendario de Presupuesto, Tesorería,Ordenes de Pago y Contabilidad.


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2. Mensualmente se genera y envía a las Direcciones Territoriales loscronogramas de cierres mensuales; Aplicación del Calendario Tributario alinterior del proceso Gestión Financiera y Aplicación de directrices de laContaduría General de la Nación, en relación con presentación de EstadosContables.

Se da cumplimiento mensual al cronograma de cierres contables, a laaplicación del calendario tributario y a las directrices de la ContaduríaGeneral de la Nación al presentar los estados contables; prueba de ello esla información que queda condensada en la plataforma o programas que seutilizan a nivel nacional para reportar las actividades a la Sede Central,como también los soportes físicos que se guardan en la Territorial comolibros auxiliares, el reporte de saldos y movimientos y comprobantes y notascontables.

3. Aplicación de los Manuales de procedimientos establecidos y Análisis delos Estados Contables de la Entidad.

Cumplimos con la aplicación de los manuales de procedimientos y elanálisis de los estados contables de la entidad, lo que permite corregir atiempo cualquier error en la información, además se puede decir que loscontroles implementados han resultado efectivos.

RIESGO DE CORRUPCION.

La Territorial realiza seguimiento sobre la aplicación de las disposiciones legalesen materia de manejo financiero para no incurrir en el uso indebido de los recursosque se destinan para el funcionamiento las actividades en el Instituto.

RIESGOS DE GESTION DE DIFUSION y COMERCIALlZACION

1. Seguimiento a través del aplicativo de correspondencia CORDIS,Seguimiento a la venta del producto y/o servicio y Análisis y socializaciónde resultados de las encuestas de satisfacción del cliente a nivel nacional.

Como se mencionó anteriormente la Territorial realiza controles al CORDISquincenalmente para identificar cualquier requerimiento que se realicesobre los procesos que maneja el Instituto y dar así respuesta oportuna;además por parte del comercializador y la supervisora del área se realiza



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mensualmente el seguimiento a las ventas de productos y servicios, el cualqueda consignado en informe que se presenta a la Dirección y la contadorames a mes registra el seguimiento a las ventas de los diferentes serviciosque presta la Territorial; además para este periodo enviaron desde la sedecentral el resultado de las encuestas de satisfacción al cliente y para laterritorial fue del 86,15%.

2. Seguimiento a las estrategias de mercadeo, Aplicación de encuestas desatisfacción, Aplicación de manuales de procedimiento y Seguimiento abases de datos de clientes.

En el informe anteriormente mencionado, se indican la cantidad de clientescontactados vía correo electrónico y telefónico, tanto del mercado naturalcomo de la base de datos existente en el Instituto; las actividadesrealizadas dentro de las estrategias de mercado, como visitas a entidadesgubernamentales o privadas del comercio del departamento del Quindío,participaciones en eventos culturales con el apoyo de las alcaldías, entreotras; además se realizan encuestas a cada usuario de nuestros servicios yse da cumplimiento al manual de procedimiento del proceso.

RIESGO DE CORRUPCION

La Territorial cumple con las políticas de seguridad implementadas para lasalvaguarda de la información con el apoyo del área de informática al asignarusuarios y perfiles al personal y del área de adquisiciones quien a la hora decontratar deja estipulado las sanciones que acarrea el uso indebido de lainformación. Además se publica los precios de los servicios al público para evitartambién el cobro exagerado de los mismos. Hay restricciones a diferentes áreas ylas vitrinas de publicaciones con la respectiva seguridad.

RIESGOS DE GESTION DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO.

1. Manuales de procedimientos.

Los procesos que intervienen dentro de las actividades de la Territorial,siguen según el manual de procedimientos para cada proceso loslineamientos o directrices allí consignados, para el debido funcionamientode los mismos.



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2. Seguimiento de proyectos del Plan de Desarrollo y Seguimiento deIndicadores.

Mensualmente vía correo electrónico se solicita a cada responsable de áreael diligenciamiento de los indicadores y los proyectos del plan de acciónanual con sus respectivos soportes para ser enviados a la Sede Central.El reporte de los indicadores se puede evidenciar en el aplicativo SISGES,del cual se realiza un informe mensual y se analiza el estado de cadaindicador, como también se reportan las inconsistencias que presentan.Los proyectos del plan de acción anual, se deben reportar trimestralmente,pero adicionalmente como medida de control y seguimiento se determinórealizar un informe mensual y por parte de la dirección se incluyó en laconcertación de los objetivos para la evaluación de desempeño de losfuncionarios del Instituto el reporte de los mismos dentro del SGI ymensualmente la Directora Territorial presenta un informe ejecutivo alDirector sobre el avance de cada proyecto del plan de desarrollo.

RIESGO DE CORRUPCION

Se realiza seguimiento constante a cada funcionario responsable del reporte de lainformación para verificar que esta sea correcta y verídica y además reiteramos laadecuada aplicación a la política de seguridad informática.

RIESGOS DE GESTION DE LA EVALUACION y CONTROL DE LA GESTIONINTERNA.

1. Revisión, verificación y cotejo del informe por parte del Jefe de la Oficina deControl Interno.

De las auditorías realizadas para este periodo, la oficina de control internoha resaltado el manejo y compromiso que los funcionarios y contratistashan dado a los objetivos que se han planteado en el Plan de Gestión delInstituto, siendo consecuentes con la misión y visión proyectadas para elmismo. Además a cada ingreso de personal se le realiza la debidainducción en los temas estratégicos del Instituto.De las auditorías realizadas quedaron unas recomendaciones o accionesde mejora, las cuales se les ha dado respuesta inmediata y se han enviadolos informes con sus respectivos soportes a la Sede Central.



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El personal de la Territorial forma parte activa dentro del proceso de auditoría, nosolo permitiendo la información solicitada, entregándola casi de manera inmediata,sino también describiendo todo aquello que presente inconvenientes para larealización de su actividad encomendada, como sugerencias o requerimientos,demostrando así el sentido de pertenencia con el Instituto.

La responsabilidad de elegir el auditor, según su competitividad recae sobre laSede Central.

RIESGOS DE GESTION DE MEJORA CONTINUA.

1·. Análisis y seguimiento de indicadores; generación de acciones si es elcaso; Verificar la aplicación de la documentación vigente del SGI y Aplicarlas Normas de Calidad vigentes.

En las actividades realizadas por la Territorial encaminada al fortalecimientodel SGI, los funcionarios y contratistas formaron parte activa y de muchocompromiso para dar cumplimiento a las mismas.Se registró efectividad en las acciones de mejora ambientales; se realizócontrol de registro y documentos, permitiendo definir además otrasacciones; el adecuado uso de la información y de los elementosinformáticos ha permitido la disminución en el reporte del Producto NoConforme; se ha realizado un control quincenalmente al tema de las PQRS,permitiendo mantener este indicador al 100% Y el reporte oportuno de losindicadores del SISGES y los proyectos del Plan de Acción Anual, con susrespectivos informes y soportes.Se crearon ademásTambién se logró una buena calificación como resultado de las actividadesen busca de la certificación ambiental.


El control periódico que se realiza a las PQRS, además del reporte del CORDIS,permite identificar oportunamente las fechas y requerimientos de los usuarios paraevitar el vencimiento de los mismos.



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La Territorial cuenta con los elementos necesarios de información para manteneral día a los usuarios, como también el buzón de sugerencias, el cual brinda laseguridad de la información allí consignada, dichos requerimientos sonrespondidos mediante oficios con sus respectivos radicados y dirigidos a losusuarios en las direcciones allí consignadas.

Cabe resaltar el compromiso que los funcionarios y contratistas tienen conrespecto a esta actividad acorde con los valores institucionales, resultado tambiénde las sensibilizaciones realizadas al personal.

Se anexa listado de asistencia.

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* ¡OTRO EVENTO: Reuniones, Charlas, Jornadas, Campañas

PLANEACIÓN - DESARROLLO ORGANIZACIONAL F20102-03112VS

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