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NIGAC ISTIV.1 10 GEOGRÁFICO

AGUST1N1 CODAZZi

PROSPERIDAD PARA TODOS-

INSTITUTO GEOGRAFICO AGUSTIN CODAZZI 16-09-2015 16:40

CIRCULAR 6020/

17020150118-01 - F:1 - A:0 ORIGEN: DIRECCION TERRITORIAL SUCRE/ANAYA NARVAEZ ARMA

DESTINO: DIRECCION TERRITORIAL SUCRE/ANAYA NARVAEZ ARMi

ASUNTO: I/ INFORMACION SOBRE SOCIALIZACION DE NUEVAS VE. R S

O BS:

Sincelejo,

PARA: Jefes de Área y auxiliares de oficinas.

DE: Profesional Especializado 2028/12

ASUNTO: Brigada de Gestión Documental

Cordial saludo.

Por medio de la presente me permito informarles que el día 18 de septiembre de 2015 se realizará en cada uno de sus puestos de trabajo una brigada de Gestión Documental a partir de las 10:00 A.M. donde se Socializaran las nuevas versiones de los formatos utilizados en Gestión Documental los cuales fueron actualizados mediante circular 8002015C1333-1 enviada por sede central; e inducción y pautas para tener una mejor organización de los archivos de Gestión y Central.

Agradecemos su puntualidad y compromiso.

Cordialmente,

/

Ana Margarita Cabaracas Fuentes Profesional Especializado 2028/12

Elaboró..losé Eliecer Ortiz

,,,,, ,,,,, ............. . Carrera 18 N.' 23-04 p. 7 Teléfonos, 282 6099 - 282 1746 Fax: 2824661 Sincelejo e-mail: [email protected] web: www.igac.gov.co

REGISTRO DE ASISTENCIA CAPACITACIÓN 41- *OTRO EVENTO Ci

GESTIÓN HUMANA

FECHA DE REALIZACIÓN HOJA

/.. DE Z.- AAAA - MM - DD

e-elc - 0c5 - LIS IGAC

CIUDAD . --)‘ ..A.. ea :\ .0,_ — Ski CA-9.... , NOMBRE DEL ,..-- i EVENTO --.:-...0C1/4.., 14-.3..c.,C ".. (\N:0.~ cr...\

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DEPE N DENC IA / GIT RESPONSABLE

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COORDINADOR / CONVOCANTE ,....-40S1_, L....ibo'ril. lac.3.1 1/2\"9,,,.

No NOMBRE DEPENDENCIA / GIT ENTIDAD O EMPRESA CARGO TELÉFONO/ EXT CORREO ELECTRÓNICO IR I ---

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*OTRO EVENTO: Reuniones, Entrenamiento, Charlas, Jornadas, Campañas - Cuando se selecciona la casilla Capacitación, los asistentes únicamente podrán ser de Carrera Administrativa o de Libre om miento y rr" ' Nota: En caso de requerir dejar registro más amplio de los temas tratados en el evento o reunión realizada, emplee la ayuda de memoria que contempla este formato, siempre y cuando el texto no se exceda de la capacidad allí establecida (una (1) hoja). Si se necesita más espacio, elabore el acta respectiva. Si solo necesita el registro de los asistentes no imprima la ayuda de memoria

GIT GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO F20100-03/14.V6

REGISTRO DE ASISTENCIA CAPACITACIÓN 44- *OTRO EVENTO El

GESTIÓN HUMANA


& DE 2- 4.,

AAAA - MM - DD

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SITIO ,-;j.- • HORA DE FINALIZACIÓN e (; cje. , 0,,s CIUDAD --.....› : ,..". L--,...S.L -a_ - -• ,...1 Ly...y:%...... ,....,.1 1: LA vv..2, 4- 5-£...1,:,;„; C): y, ./.._ Os, INICIO 1„,op .- «-t" NOMBRE DEL

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DEPENDENCIA / GIT RESPONSABLE COORDINADOR / CONVOCANTE —Dr.15 j.. ç.\-.. 1c_,...5.,15,.. ^7,‹--0. \ . _. .._.

No NOMBRE DEPENDENCIA / GIT ENTIDAD O EMPRESA CARGO TELÉFONO/ EXT CORREO ELECTRÓNICO FIRMA

1 k.'l I (c3. de-1G, rv__ 1-1csci) ViC___4 rri._.:4.c.b - (---=c-leilifc4. 25--"-, 1 Me Wc1( t. .. rrIc¿n A 1,52(6,51V<-0 i/-5;' ,91 2

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17

*OTRO EVENTO: Reuniones, Entrenamiento, Charlas, Jornadas, Campañas - Cuando se selecciona la casilla Capacitación, los asistentes únicamente podrán ser de Carrera Administrativa o de Libre Nombramiento y Remoción Nota: En caso de requerir dejar registro más amplio de los temas tratados en el evento o reunión realizada, emplee la ayuda de memoria que contempla este formato, siempre y cuando el texto no se exceda de la capacidad allí establecida (una (1) hoja). Si se necesita más espacio, elabore el acta respectiva. Si solo necesita el registro de los asistentes no imprima la ayuda de memoria

GIT GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

63 IGAC Asios 1935 - 2015 Sede Ce"

TODOS POR UN NUEVO PAiS Ir» I tqw,kt, H./ With

INSTITUTO GEOGRAFICO AGUS N CODAZZI 24-07-201.5 11:36

8002015C1333-01 - 'Am ORIGEN: CIFICNA ASESORA DE PLANEACION1CA.MACHO HE RNANt

CIRCULAR 1210; DES11NO: OFICINA DE CONTROL INTERNO/PORRAS EILATRAGO .10 RI

ASUNTO: MANUAt niE PROCEDIM1ENTOS MANEJO DE ARCANO DE

OnS: Bogotá,

PARA, DIRECCIÓN GENERAL, SECRETARIA GENERAL, SUSDIRECCIONES, OFICINAS, GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO, DIRECCIONES TERRITORIALES, UNIDADES

OPERATIVAS DE CATASTRO.

DE; JEFE OFICINA ASESORA DF PLANEACIÓN

ASUNTO Manual de Procedimientos Manejo de Archivos do Gestión y Centra:

Como parte del control de documentos del Sistema de Gestión Integrado, estarnos oficializando el documento código P20900-01/15.V1, en el cual, entre otros se destacan los siguientes aspectos:

El objetivo es proporcionar a los funcionarios y contratistas una herramienta que los gula para el desarrollo de actividades de Gestión Documental relacionadas con la aplicación de las Tablas de Retención Documental (TF1E)), atendiendo las directrices del Archivo General de la Nación y el Programa de Gestión Documental del Instituto Geográfico Agustín Codazzi IGAC.

Corno alcance se encuentra que el Manual aplica a todas las dependencias de la Sede Central, Direcciones Territoriales y Unidades Operativas de Catastro y busca contribuir a la organización de los documentos de todas las dependencias del IGAC, garantizando una gestión administrativa más eficiente y permitiendo la conservación del patrimonio documental del Instituto.

Con este documento se oficializan además los siguientes formatos:

F20900-01115.V5 Inventario único documental F20900-02116V2 Acta de transferencia Documental F20900-03/15.V4 Préstamo de documentos e Archivo de Gestión F20900-04/15.V2 Rótulo para mobiliario de archivo F20900-05/15.V2 Acta de eliminación documental F20900-06/15,V2 Solicitud de documentos para consulta en el Archivo Central F20900-0711 S.V3 %talo para carpeta de archivo F20900-08/15.V2 Compromisos en Gestión Documental F20900-09/15,V1 Cuadro de Clasificación Documental F2090010115.V1 Cuadro de Caracterización Documental F20900-11/15M1 Tabla de Retención Documental

Se recuerca a los facilitadores dei Sistema de Gestión Integrado y responsables del proceso, el deber de socializar estos documentos a todos los funcionarios y contratistas involucrados, dejando evidencia de dicha actividad. Favor tener en cuenta que la presente versión de este manual de procedimientos y les formatos asociados entran en vigencia 10 días hábiles después de publicado en el listado maestro.

Los documentos elaborados por el GIT de Gestión Documental y aprobados por la Secretaria General, ha sido colocados en la Intranet en el botón Sistema de Gestión Integrado. Para su consulta, sobre el

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det Porciones Correo Interno

Segundo Comité Técnico de Actualización Catastral en Candelaria, Valle

r NaticlA Lo que está pasando Revista Visor Geográfico

Con un conversatorio sobre la evolución histórica de Villavicencio a través de imagenes. IGAC inauguro su Exposición Itinerante

Almacén General adelanta depuración y consolidación

EVALUACIÓN Y CONTROL ESTRATÉGICOS

OIREICIONAMIENTO TRATÉGICO

EVALUAC)ON Y CONTROL OR LA

GESTIÓN onvanA

CONTROL OIRCIPLINARIO

1U

COMUNICACIONES MEJORA CONTINUA

MAPA DE PROCESOS IGAC IGAC NSMUTO GrrOGLARCO

Kítaitrt CWSZif

Documentos

Formatos

Tablas de Retención Documental - TRD

Matriz de Identificación de Aspectos Ambientales y Valoración de Impactos

Ambientales

Matriz DOFA

Mapa de Riesgos de: Corruptión

Mapa de Riesgos, de Gestión

Tablero de Control - Sede Central

SiSGES - Direcciones Territoriales

CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTION DOCUMENTAL

IGAC

FECHA DE APROBACIÓN

A,AAA - MM-DO

2015-03-26

Recursos presupuestales infraestructura física, mobiliario y equipos e insurres de oficina, necesarios para realizar el producto o la prestación del sentido_

Funcionarias públicos competentes con base en la educación, formación, habilidades, experiencia apreciada, de acuerdo con IOS perhies establecidos en el Manua de Funciones y Competencias, y contratistas con la capacidad de ejecutar el objeto del contrato que hayan demostrado la idoneidad y experiencia que garanticen la efed aprestación del servicio

.„,._ FECHA VERSION DESCRIPCION

1 Se adcta a caracterización del proceso como documento del SGI. 2015-02-04

2 Se realiza ajuste en el objetivo del proceso, se realiza cambio y ajuste en proveedores para la planificación y en las salidas ' - salidas productos) en la parte de la Gestión Documental.

2015-03-26

Pág. 3 de 3

C2D900-0/t15.V2

ema de Gestión

Código 1 Versión No. Circular Fecha Oficialización rm

2015-07-24 2015-08-18 2015-07-24 2015-08-18 2015-07-24 2015-08-18 2015-07-24 2015 Ge-18 2015-07-24 2015-08-18 2015 07-24 2015-08-18 2015-07-24 2015-08-18 2015-08-24 2015-07 24 2015-08-18 2015-07-24 2015-08-18 2015-07-24 2015-08-18

333 377 333 377 333 377 333 377 333 377

386 333 377 333 377 333 377 aNa de Retención Documenta F20900-11/15.V1

333 377 333 377 carpeta de archivo

F20900-07/15 V3

nventano único documental

F20900-01/15.V5

cta de transferencia Documental

F20900-02115.V2

restamo de documentos - Archivo de Gestión

F20900-03115. V4

ótulo para mobiliario de archivo

F20900-04115.V2

cta de eliminación documental

F20900-05/15.V2

icitud de documentos para consulta en el Archivo Central

F20900-06/15.V2

ompromisos en Gestión Documental

F20900-08/15.V3

uadro de Clasificación Documental

F20900-09/15,V1

uaciro de Caracterizadón Documental

F20900-10115N1

Formatos Gestión Documental

I TADO MAESTRO DE FORMATOS - GESTIÓN DOCUMENTAL

Entregado: Recibido:

Nombre Firma Nombre

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

Firma

•

IGAC

INVENTARIO ÚNICO DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL

PARA USO EXCLUSIVO DEL ARCHIVO CENTRAL

Registro de entrada (fecha)

Oficina Productora: Código Oficina:

Objeto del Inventario:

Número de transferencia

z

o

CÓDIGO SERIE O SUBSERIE

ASUNTO FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACIÓN CANT

FOLIOS SOPORTE OBSERVACIONES

IDENTIFICADOR NOMBRE PALABRAS CLAVES CANT. CARP.

INICIAL FINAL CAJAS CARP. TOMOS OTRO

VER INSTRUCCIONES EN EL ARCHIVO DIGITAL F20900-01115.V5 GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Pág. 1 de 1

ACTADE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL

No. Para uso exclusivo

del Gil de Gestión Documental o funcionario de la D.T. 1GAC

FECHA: CIUDAD (AAAA-MM-DD)

OFICINA PRODUCTORA:

OBJETO: ANEXOS:

En consideración a lo establecido en las Tablas de Retención Documental - TRD y Tabla de Valoración Documental — TVD se procede a la transferencia al Archivo Central de los documentos relacionados a continuación:

No. CóDIGO DE SERIE

Y/0 SUBSERIE NOMBRE DE LA SERIE Y/0 SUBSERIE

CANTIDAD CAJAS

FECHA OBSERVACIONES

INICIAL (AAAA-MM-DD)

FINAL (AAAA-MM-DD)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Para constancia firman: Entrega:

JEFE DE OFICINA / COORDINADOR DE OFICINA O DIRECTOR TERRITORIAL FIRMA

Recibe:

NOMBRE COORDINADOR DEL GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL / RESPONSABLE DE FIRMA ARCHIVO EN LA DIRECCIÓN TERRITORIAL

NOMBRE RESPONSABLE ARCHIVO CENTRAL FIRMA INSTRUCCIONES DE

DILIGENCIAMIENTO AL GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL

RESPALDO F20900-02115.V2

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ACTA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

(No imprima esta hoja)

No.

Eapacio' exclushie ;len el GIT de .

oeston Documental o la

Oiteoctón Territorial

Número consecutivo de acta de transferencias

CIUDAD Y FECHA Escribir el nombre de la ciudad y la fecha en que se recibe a conformidad la transferencia documental.

OFICINA PRODUCTORA Nombre de la Dependencia que transfiere la documentación según la TRD o TVD.

OBJETO Escribir si es una transferencia documental primaria (de archivo de gestión a Archivo Central) o secundaria (de Archivo Central a Archivo Histórico) según la definición.

ANEXOS Escribir en números la cantidad de folios del Inventario Único Documental que se requiere transferir. (Por ejemplo: Inventario documental (50) folios.)

CÓDIGO DE LA SERIE O SUBSERIE DOCUMENTAL

Escribir el código de las series o subseries que son objeto de la transferencia.

NOMBRE DE LA SERIE O SUBSERIE DOCUMENTAL

Escribir el nombre de las series o subseries que son objeto de la transferencia.

CANTIDAD DE CAJAS Escribir en número la cantidad total de cajas objeto de la transferencia.

FECHA Inicial Fecha inicial de la primera caja. (AAAA-MM-DD)

Final Fecha final de la última caja. (AAAA-MM-DD)

OBSERVACIONES Escribir los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.

ENTREGA

Nombre Escribir el nombre del responsable de la dependencia que realiza la transferencia.

Cargo Escribir el cargo del jefe de la dependencia que realiza la transferencia.

Firma Firma del jefe de la dependencia que realiza la transferencia

RECIBEN

Nombre Escribir el nombre del Coordinador del GIT de Gestión Documental o responsable de archivo en la D.T.

Firma Firma del Coordinador del GIT de Gestión Documental

Nombre Escribir el nombre del responsable del archivo central.

Firma Firma del responsable del archivo central.

PRÉSTAhnO DE DOCUMENTOS - ARCHIVO DE GES11UN

GESTIÓN DOCUMENTAL No. de

IGAC DEPENDENCIA PRODUCTORA:

FECHA DE SOLICYTUD

CODIGO SERIE O

SUBSERIE NOMBRE DEL DOCUMENTO No. CAJA

No CARPETA SOLICITANTE DEPENDENCIA FIRMA

DEVOLUCION

_mm4D0 FIRMA "DD

---,

GIT DE GESTION DOCUMENTAL

RÓTULO PARA MOBILIARIO DE ARCHIVO

GESTIÓN DOCUMENTAL 451

IGAC

DEPENDENCIA PRODUCTORA:

Código Nombre

CÓDIGO DE LA SERIE O SUBSERIE**

NOMBRE DE LA SERIE O SUBSERIE

GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL

F20900-04/15.V2



IGAC


Código Nombre




F20900-04/15.



IGAC


Código Nombre




F20900-04/15.V2


GESTIÓN DOCUMENTAL IGAC


Código Nombre




41;• ACTA DE ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL

No Pata uso exdusivodeFGtT*

Gestión Documental o fulielonatio.. clejelD,T. IGAC

CIUDAD Y FECHA

OFICINA PRODUCTORA

PARTICIPANTES

OBJETIVO: SERIES DOCUMENTALES TVD SERIES DOCUMENTALES TRD DOCUMENTOS DE APOYO

ANEXOS (Inventario Único Documental)

En consideración a lo establecido en las Tablas de Retención Documental TRD y Tablas de Valoración Documental TVD luego de verificar que los documentos no se encuentran vigentes o en trámite, se procede a la eliminación de los documentos relacionados a continuación:

No. CANTIDAD

CAJAS

FECHA OBSERVACIONES CÓDIGO DE SERIE Y/O SUBSERIE NOMBRE DE SERIE Y/O SUBSERIE

INICIAL

FINAL

10

12

13

14

15

Para constancia firman:

NOMBRE DEL JEFE DE LA OFICINA PRODUCTORA (SEDE CENTRAL / DIRECCIÓN FIRMA TERRITORIAL)

NOMBRE DEL COORDINADOR DEL GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL / DIRECTOR FIRMA TERRITORIAL / ABOGADO JURÍDICO EN LAS DIRECCIONES TERRITORIALES

GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL F20900-05/15.V2

SOLICITUD DE DOCUMENTOS PARA CONSULTA EN EL ARCHIVO CENTRAL

GESTIÓN DOCUMENTAL

FECHA DE SOLICITUD

<II AAAA-MM-DD

IGAC Dependencia solicitante: Jefe de la Dependencia solicitante: Firma

Nombre(s) de la(s) persona(s) autorizada(s):

Tipo de servicio requerido: Fotocopias

Cantidad:

Consulta en sala Escaneo y envio por❑

Otro, cual? correo electronico

CÓDIGO SERIE ISUBSERIE

NOMBRE DE LA CARPETA

NÚMERO

NÚMERO DE TRASFERENCIA

NÚMERO DE CAJA

NÚMERO DE CARPETA

VO.Bo. (Coordinador GIT de Gestión Documental), Servicio prestado por (Uso exctusivo GtT dé Gestión Documental},

FIRMA NOMBRE FECHA


F20900-06115.V2

SOLICITUD DE DOCUMENTOS PARA CONSULTA EN EL ARCHIVO CENTRAL

GESTIÓN DOCUMENTAL

FECHA DE SOLICITUD

AAAA-MM-DD

IGAC Dependencia solicitante: Jefe de la Dependencia solicitante: Firma

Nombre(s) de la(s) persona(s) autorizada(s):

' 1 de servicio requerido: Fotocopias Consulta en sala Escaneo y envio por

Otro, correo electronico

cual?

Cantidad:

CÓDIGO SERIE /SUBSERIE

NOMBRE DE LA CARPETA

NÚMERO

NÚMERO DE TRASFERENCIA

NÚMERO DE CAJA

NÚMERO DE CARPETA

Vo.Bo. (Coordinador GIT de Gestión Documental), S&uici0 prestado por 1140. elusivo GIT <te Gestión Documental

FIRMA N (»ABRE FECHA


F20900-06115.V2



F20900-07/15.V3 GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL

F20900-07/15.V3 GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL

411

IGAC

RÓTULO PARA CARPETA DE ARCHIVO

GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: Oficina productora

Nombre:

Código: Serie

Nombre:

Código: Subserie

Nombre:

Identificador: Nombre:

Fechas extremas: Inicial: Final:

N° de caja: N° de carpeta: N° de folios:

DATOS DE LA TRANSFERENCIA (Espacio exclusivo para diligenciar por el funcionario del Archivo Central)

No. de orden No. de caja No. de transferencia




Nombre:

Código: Serie

Nombre:

Código: Subserie

Nombre:







GESTIÓN DOCUMENTAL 41,

IGAC


Nombre:

Código: Serie

Nombre:

Código: Subserie

Nombre:






IGAC


GESTIÓN DOCUMENTAL


Nombre:

Código: Serie

Nombre:

Código: Subserie

Nombre:






INSTRUCTIVO PARA ROTULO DE CARPETAS DE ARCHIVO

(No imprima esta hoja)

OFICINA PRODUCTORA

CÓDIGO Código de la oficina productora como aparece en las TRD o TVD.

NOMBRE Nombre de la oficina que produce la documentación como aparece en las TRD o TVD.

SERIE

CÓDIGO Código de la serie documental como aparece en las TRD o TVD.

NOMBRE Nombre de la serie documental como aparece en las TRD o TVD.

SUBSERIE

CÓDIGO Código de la serie documental como aparece en las TRD o TVD.

NOMBRE Nombre de la serie documental como aparece en las TRD o TVD.

IDENTIFICADOR

Campo numérico o alfanumérico de los expedientes, llave o dato principal de acceso al documento. Ej. Número

de contrato, de cédula, NIT, Número predial, entre otros.

NOMBRE

Nombre particular del expediente. Ej. Nombre del servidor público, persona natural o jurídica, Nombre del

proyecto, entre otros.

FECHAS EXTREMAS Relacione la fecha inicial y final del expediente. Debe digitar AAAA-MM-DD

NÚMERO DE CAJA Número consecutivo asignado a la caja .

NÚMERO DE CARPETA

Número consecutivo asignado a la unidad de conservación.

NÚMERO DE FOLIOS Indique el número total de folios contenido en cada unidad de conservación.

DATOS DE LA TRANSFERENCIA

Espacio exclusivo para diligenciar

por el funcionario del Archivo

Central.

NUMERO DE ORDEN Número asignado según el orden del archivo central,

NÚMERO CAJA Número consecutivo de la caja asignado por el archivo

central.

NÚMERO TRANSFERENCIA _ Numero que le corresponde a la transferencia documental

IGAC

ACTA DE COMPROMISOS EN GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTION DOCUMENTAL

FECHA

AAAA-MM-DD

Dependen Visitada:

OBJETIVO Acordar los compromisos para cumplir con los requerimientos en la organización y aplicación de las Tablas de Retención Documental establecidas

por el IGAC con el fin de mejorar de los procesos en Gestión Documental.

TEMAS REVISADOS EN LA VISITA:

OBSERVACIONES DE LA VISITA De acuerdo a la visita realizada en la dependencia o Direccion Territorial mencionada, se evidencia el incumplimiento de varios requisitos para la

adecuada organización de los archivos de gestión como son:

COMPROMISOS DE LA DEPENDENOA O DIRECCIÓN TERRITORIAL VISITADA

COMPROMISOS. DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Serán compromisos del GIT Gestión Documental los siguientes:

fiRMAS

JEFE DE LA DEPENDENCIA O DIRECTOR TERRITORIAL FIRMA:

NOMBRE:

ENCARGADO

DIRECCIÓN TERRITORIAL

DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA

FIRMA:

NOMBRE:

COORDINADOR DEL GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL FIRMA:

NOMBRE:

RESPONSABLE

DE GESTIÓN

DE LA VISITA DE SEGUIMIENTO DEL GIT

DOCUMENTAL FIRMA:

NOMBRE:

Anexo: Informes de Visita

GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL F20900-08/15.V2 Pag de

GESTIÓN DOCUMENTAL

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL FECHA

AAAA-MM-DD

IGAC

'OFICINA PRODUCTORA:

SERIE DEPENDENCIA SUBSERIE

ceo] O DE IDENTIFICACIÓN NOMBRE DE LA SERIÉ SUBSERIE

SERIE DOCUMENTAL

SUBSERIE DOCUMENTAL

SERIE DOCUMENTAL

SUBSERIE DOCUMENTAL

SERIE DOCUMENTAL

SUBSERIE DOCUMENTAL

GIT DE GESTÓN DOCUMENTAL

F20900-09/15.V1

FECHA

AAAA-MM-DD


CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DOCUMENTAL

DEPENDENCIA

OFICINA PRODUCTORA

Tempodeietenció0 •." ..¡.NO:años):. • •

Gestión

Conbal

Soporte Documental

Popo. ¡Stasi

SERIE DOCUMENTAL

SUBSERIE DOCUMENTAL

Tipo documental

Tipo documental

Tipo documental

SUBSERIE DOCUMENTAL

Tipo documental

Tipo documental

Tipo documental

Serie o Subsane Tipo Documental


TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

FECHA

AAAA-MM-DD

I GAC

GESTIÓN DOCUMENTAL

OFICINA CÓDIGO OFICINA VERSION DE LA

PRODUCTORA: PRODUCTORA: TRD:

CÓDIGO SERIES,SUBSERIES y Tipos Documentales RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL**

PROCEDIMIENTO A. Gestión A. Central CT E M S

SERIE

SUBSERIE

Tipología

Tipología

Tipología

SUBSERIE

Tipología

Tipología

Tipología

SERIE SUBSERIE

Tipología

Tipología

Tipología

SUBSERIE

Tipología

Tipología

Tipología

**NOTA: Cr: Conservación To al / E: Eliminación / M: Microfilmación / S: Selección

Coordinador GIT Gestión Documental

Nombre:

Jefe de Oficina

Nombre:

GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL F20900-11/15.V1 Página 1 de 1

REGISTRO DE ASISTENCIA CAPACITACIÓN * *OTRO EVENTO 1:1 CAP

GESTIÓN HUMANA HORA DE


1- DE 2-... AAAA - MM - DD

Z.-0-1-5 — 09 — 3_8, IGAC

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*OTRO EVENTO: Reuniones, Entrenamiento, Charlas, Jornadas, Campañas - Cuando se selecciona la casilla Capacitación, los asistentes únicamente podrán ser de Carrera Administrativa o de Libr- .mb - lento y R itión Nota: En caso de requerir dejar registro más amplio de los temas tratados en el evento o reunión realizada, emplee la ayuda de memoria que contempla este formato, siempre y cuando el texto no se exceda de la capad • -d allí establecida (una (1) hoja). Si se necesita más espacio, elabore el acta respectiva. Si solo necesita el registro de los asistentes no imprima la ayuda de memoria

GIT GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO F20100-03/14.V6

E ASISTENCIA REGISTRV CAPACITACIÓN *OTRO EVENTO 13

GESTIÓN HUMANA


2-- DE 2-- AAAA - MM - DD

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ENTIDAD O EMPRESA CARGO TELÉFONO/ EXT CORREO ELECTRÓNICO FIRMA

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*OTRO EVENTO: Reuniones, Entrenamiento, Charlas, Jornadas, Campañas - Cuando se selecciona la casilla Capacitación, los asistentes únicamente podrán ser de Carrera Administrativa o de Libre Nombramiento y Remoción Nota: En caso de requerir dejar registro más amplio de los temas tratados en el evento o reunión realizada, emplee la ayuda de memoria que contempla este formato, siempre y cuando el texto no se exceda de la capacidad allí establecida (una (1) hoja). Si se necesita más espacio, elabore el acta respectiva. Si solo necesita el registro de los asistentes no imprima la ayuda de memoria

GIT GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

80 IGAC ANOS OS "",..".%°"1"Pcn

1935 - 2015 'leribaranr

PAUTAS PARA TENER BIEN ORGANIZADO LOS DOCUMENTOS Y LOS

ARCHIVOS DE GESTION Y CENTRAL EN EL INSTITUTO.

1. Para una buena foliación debemos tener en cuenta lo siguiente, esta se debe hacer en la parte superior derecha conservando la orientación del documento. las carpetas pueden tener un máximo permitido de 200 folios.

4

1

1

2. La foliación se debe hacer en lápiz negro 2B según la norma.

Carrera 18 N.° 23-26 piso 7 Tels: 282 6099 - 282 1746 Fax: 282 4661 Sincelejo e-mail: [email protected] web: w/dwigac.gov.co

.0 IGAC ANOS "1"-=6"14" 1935 - 2015 reas al

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3. Al momento de organizar una carpeta se debe tener en cuenta los siguientes pasos: ➢ La parte que tiene la pestaña va en la parte de atrás - abajo. ➢ El rotulo se debe colocar en la parte de adelante inferior sentido vertical. ➢ Al momento de llenar los rótulos preferiblemente se debe hacer a computador,

en caso de que queden algunos campos en blanco estos se deben hacer a lapicero con letra legible.

Carrera 18 N.° 23-26 piso 7 Tels: 282 6099 - 282 1746 Fax: 282 4661 Sincelejo e-mail: sincelejoé7g7"c.gov.co web: www.igac.gov.co

AÑOS 1935 - 2015

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A414rIM CoPozia -111DYJWie- t'YODOS POR LIN

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4. El gancho legajador se debe colocar de la forma como está en la fotografía quedando el documento más antiguo en la parte superior y el más reciente en la parte inferior. Ejemplo el folio 1 es el documento A y el folio 200 es el documento Z.

-5 • C3.41 11 Carrera 18 N.° 23-26 piso 7 Tels: 282 6099 - 282 1746 Fax: 282 4661 Sincelejo e-mail: sincelejo©igac.gov.co web: www.igac.gov.co

IGAC AÑOS 1935 -1015

100 1000SPOlt PAIS

141/ evurow WillnisC40

5. Al momento de llenar los rótulos de las cajas se debe hacer de esta manera y a lápiz.

Caja de archivo. Caja de archivo. Archivo de gestión. Archivo central.

6. A las cajas de archivo se le debe meter un máximo de 1200 folios esto es el equivalente a 6 carpetas de 200 folios; para evitar que se rompan las carpetas al momento de sacarlas.

Carrera 18 N.° 23-26 piso 7 Tels: 282 6099 - 282 1746 Fax: 282 4661 Sincelejo e-mail: [email protected] web: www.igac.gov.co

IGAC ANOS --:=--tr 1935 - 2015 -11-1116"1"6"1- tTODOS PONI

iqUEVOPAiS

INFORME DE BRIGADA DE GESTIÓN DOCUMENTAL REALIZADA EL DÍA 18 DE SEPTIEMBRE 2015.

Se realizó la brigada a las siguientes Áreas:

• Dirección: Kelly Johana Meza, Edna Piña. • Jurídica: Freddy Castilla Paba. • Pagaduría: Arleen Rodríguez, Tatiana Mendoza, Lisdeira Quiroz, • Contaduría: Patricia Rosso • Almacén: Carolina De La Ossa. • Conservación: Jhon Jairo Salcedo, Iván Gómez Cuestas, Ana Milena Benítez,

Argemiro Madera, Martha Rasero.

➢ Se presentó a las personas encargadas de estas áreas: Todos los cambios que se realizaron en todos los formatos de gestión documental, por medio de unas guías se explicó las rutas para llegar por la IGACNET a los formatos actualizados.

➢ Se dieron los lineamientos para tener una adecuada organización de los archivos de gestión tales como la correcta foliación, rotulación, posición de las carpetas al momento de colocar los rótulos, el tipo de lápiz que se debe utilizar para hacer la foliación, cuantas carpetas se deben meter por cajas de archivo.

❖ Dirección: Al momento de la brigada se encontró que estaban llevando el formato ROTULO PARA CARPETAS DE ARCHIVO versión 2; También se encontró 1 carpeta de externas recibidas que no tenía el rotulo.

Compromisos: A partir de esta fecha en adelante comenzar a utilizar el formato ROTULO PARA CARPETAS DE ARCHIVO versión 3; y colocar el rotulo a la carpeta de externas recibidas. Responsables: Kelly Johana Meza, Edna Piña.

❖ Jurídica: Al momento de la brigada se encontró que estaban llevando el formato ROTULO PARA CARPETAS DE ARCHIVO versión 2; También se encontró dos contratos que no estaban foliados al 100%

Compromisos: A partir de esta fecha en adelante comenzar a utilizar el formato ROTULO PARA CARPETAS DE ARCHIVO versión 3; y terminar de foliar los contratos. Responsable: Freddy Castilla Paba

❖ Pagaduría: Al momento de la brigada se encontró que estaban llevando el formato ROTULO PARA CARPETAS DE ARCHIVO versión 2.

Compromiso: A partir de esta fecha en adelante comenzar a utilizar el formato ROTULO PARA CARPETAS DE ARCHIVO versión 3. Responsables: Arleen Rodríguez, Tatiana Mendoza, Lisdeira Quiroz

Carrera 18 N.° 23-26 piso 7 Tels: 282 6099 - 282 1746 Fax: 282 4661 Sincelejo e-mail: [email protected] web: wvwv.igac.gov.co

TODOS POR (114 MOMO r rgunion tourArasx

Atentamente.

José Eliecer Ortiz Payares. Contratista. Gestión Documental.

IGAC Aft4. 4"nnt'1.9411/44°41Dri:4) 1935 - 2015 -reiritoriergai-cíe

❖ Contaduría: Al momento de la brigada se encontró que estaban llevando el formato ROTULO PARA CARPETAS DE ARCHIVO versión 2.

Compromiso: A partir de esta fecha en adelante comenzar a utilizar el formato ROTULO PARA CARPETAS DE ARCHIVO versión 3. Responsable: Patricia Rosso.

❖ Conservación: Al momento de la brigada se encontró que estaban llevando el formato ROTULO PARA CARPETAS DE ARCHIVO versión 2.

Compromiso: A partir de esta fecha en adelante comenzar a utilizar el formato ROTULO PARA CARPETAS DE ARCHIVO versión 3. Responsables: Jhon Jairo Salcedo, Iván Gómez Cuestas, Ana Milena Benítez, Argemiro Madera, Martha Rasero.

Resumen. En todas las áreas del instituto se están organizando los archivos de gestión según los lineamientos establecidos.

Carrera 18 N.° 23-26 piso 7 Tels: 282 6099 - 282 1746 Fax: 282 4661 Sincelejo e-mail: [email protected] web: www.igac.gov.co

igac prosperidadigacnet2.igac.gov.co/intranet/programacion_files... · por medio de la presente me...

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