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M. TorresS.

Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

CONSULTORíA PARA EL DESARROLLO DEL MANUAL DE

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - MAPRO DEL MINJUS

Sexto Entregable: Propuesta de Alternativas de Hediseño de Procesos

Área: SG I Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

Julio, 2014

Versión 6

1800

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I I M. Torres S.

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Rediseño y MAPRO - To Be de SGI Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

TABLA DE VERSIONES DEL DOCUMENTO

Versión Fecha

V1 18/06/2014 V2 19/06/2014 V3 20/06/2014 V4 27/06/2014 V5 29/06/2014 V6 02107/2014

Sexto Entregable 2

\??"¡PERSONA QUE7,~>:','" ELABORA" "-

Johnny Velásquez; BDO

Johnny Velásquez; BDO

Johnny Velásquez; BDO Johnny Velásquez; BDO

Johnny Velásquez; BDO Johnny Velásquez; BDO

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Martina Torres S; MINJUS

Maria del Pilar Arrese; MINJUS

Maria del Pilar Arrese; MINJUS

Leonardo Carbonell; MINJUS

María del Pilar Arrese; MINJUS

Alfonso Artola; MINJUS

Pág.

I I I I I I I I I I I I I I

I I I

~

M. TorresS.

IBDO Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

Rediseño y MAPRO - To Be de SG/ Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

Contenido Introducción .......•.........••••••••.••••••••••....•••.•••.••.....••••••..••••.••.••..•..•••.•••• 5

1 Oportunidades de Mejora Identificadas en la Unidad Organizacional. ••••...••••.•. 6

2 Cambios Propuestos a los Procesos y Procedimientos AS IS y su Beneficio ......... 8

3 Listado de Procesos y Procedimientos Rediseñados (MAPRO To-Be) ............... 10

4 Mapa de Macro procesos Rediseñado - NivelO ........................................ 11

5 Diagrama de Procesos Rediseñados - Nivel 1 .......................................... 12

6 Diagrama de Interacción entre los distintos Procesos Rediseñados ................ 13

7 Ficha de Caracterización de Procesos Rediseñados .................................. 14

7.1 SG.OGPP.P01 - Proceso de Adaptación de Politicas y Directivas ............ 14

7.2 SG.OGPP.P02 - Proceso de Formulación de la Planificación Operativa Institucional. ........................................................................ 16

7.3 SG.OGPP.P03 - Proceso de Formulación y Asignación de Lineamientos Internos .............................................................................. 18

7.4 SG.OGPP.P04 - Proceso de Revisión de Documentos y su Asignación o Autorización .......................•.•.•.•...•.........•••.••.••.•••....•••••••••••.• 20

7.5 SG.OGPP.P05 - Proceso de Supervisión a las Tareas y Actividades Asignadas ........................................................................................ 22

7.6 SG.OGPP.P06 - Proceso de Coordinación Administrativa ..................... 24

7.7 SG.OGPP.P07 - Proceso de Gestión de Documentación ....................... 26 . .. 8 Diagra~a de Sub Pr~cesos Rediseñados - Nivel 2 ..................................... 29

Ficha de Caracterización de Sub Procesos Rediseñados ..•..••.....••••••••••.•••••• 30 . . - . . 9

9.1 SG.OGPP.P07.1 - Sub Proceso de Comunicación Documentaria Interna .... 30

9.2 SG.OGPP.P07.2 - Sub Proceso de Ordenamiento de la Gestión Documental ...•...•••..•......... : .•.••.••••.........•...•.•.....••..•..••.•••..........•.•.....••• 32

10 Procedimientos Rediseñados (ANSI, BPMN, ASME, Instructivos) para Actividades y Tareas ........................................................................................ 34

10.1 SG.OGPP.P03 - Formulación y Asignación de Lineamientos Internos ........ 34

10.1.1 Diagrama de Flujo de Actividades (ANSi) ........................................ 34

10.1.2 Diagrama de Flujo de Actividades (BPMN v2.0) ................................ 35

10.1.3 Tabla ASME para Actividades ...................................................... 36

10.1.4 Diagrama de Flujo de Tareas (ANSI) ............................................. 38

10.1.5 Diagrama de Flujo de Tareas (BPMN v2.0) ...................................... 39

10.1.6 Instructivo para las tareas - SG.OGPP.P03 - Formulación y Asignación de Lineamientos Internos ....••....••.••.....•••.••.....•..•••••......•••..••••.....•.. 40

10.1.7 Tabla ASME para tareas ............................................................ 44

10.2 SG.OGPP.P04.1 - Revisión y Asignación de Documentos ...................... 46

10.2.1 Diágrama de Flujo de Actividades (ANSI) ........................................ 46 . . .

10.2.2 Diagrama de' Flujo de Actividades (BPMN v2.0) ............................... .47

10.2.3 Tabla ASME para Actividades ...................................................... 48


Sexto Entregable Pág. 3

I I I I I I I I I I I I I

I I I

M. Torres S.

A.Arto,G.

\



10.2.5 Diagrama de Flujo de Tareas (BPMN v2.0) ...................................... 50

10.2.6 Instructivo para las tareas - SG.qGPP.P04.1 - Revisión y Asignación de Documentos ........••••••.................••.•.•.......•••.•••.....••••••...••••••..• 51

1.0.2.7 Tabla ASME para tareas ...•......••.....•...•....•.•••••.......••••....••.•••..•.•••. 54 . .

10.3 SG.OGPP.P04.2 - Revisión y Autorización pe Documentos ••.....•.•••..•.•••• 56

10.3.1 Diagra~a de Fll!jo de Actividades (ANSi) •....•..••...••....••••...••.••....•.••• 56

10.3.2 Diagrama de Flujo de Actividades (BPMN v2.0) ....•••••••..•••••....•..••...•• 57

10.3.3 Tabla ASME para Actividades •..• · ••••.••••.....••••••••.••..•••.•...••••.•...•••••. 58


10.3.5 Diagrama de Flujo de Tareas (BPMN v2.0) •..•.•....••.••....•.••...••.•...••.•. 60

10.3.6 Instructivo para las tareas - SG.OGPP.P04.2 .- Revisión y Autorización de Documentos ..........................••.•........••.•.....•.•••...••.•....••.•...••.. 61

10.3.7 Tabla ASME para tareas .....••..•••••••.•.•....••..••.....••••..••..••..•...•.•.••. 64

10.4 SG.OGPP.P05 - Supervisión a las tareas y actividades asignadas .•.......••• 66

10.4.1 Diagrama de Flujo de Actividades (ANSi) ..••••.....•..•••..•.•••.....•••...••.•. 66

10.4.2 Diagrama de Flujo de Actividades (BPMN v2.0) •....•••••..••.•••...•••....•••• 67

10.4.3 Tabla AS,ME para Actividades ....•..••••••.•.•..•••••••..••••••••.•••.••••.•••••.•• 68

10.4.4 Diagrama de Flujo de Tareas (ANSI) ...•••••.•....••.••••..••••......••.....••... 70

10.4.5 Diagrama de Flujo de Tareás'(BPMN v2.0) ...................................... 71

10.4.6 Instructivo para las tareas - SG.OGPP.P05 - Supervisión a las tareas y actividades asignadas ..•.....•.•••••••.......•••.••.....••.....••.••.•...••••....•• 72

10.4.7 Tabla ,ASME para tareas ........ ~ ....•..•.••....•.••.••.....•.•......•••......•.••.. 75

11 Plan de Implementación de Nuevos Procesos a Corto, Mediano y Largo Plazo ••. 77

12 Cronog'rama Sugerido de implementación'del Rediseño ..•....•••••..•...••.....•.•• 78

13 Plan de gestión de cambios (identificaci~n de riesgos) .....••••.•..•.••....•.•.••... 79

13.1 Personas Autorizadas para solicitar cambios al Cronograma •••...•....•.•••. 79

13.2 Personas Autorizadas para aprobar cambios al Cronograma ...•••.•..••••... 79

13.3 Procedimiento de la Gestión de Cambio al Cronograma ••.•......••••....••.. 79

13.4 Criterios' para determinar Desviaciones Significativas en los Plazos .•.•••.• 79

13.5 Matriz de Riesgos del ProyeCto ........••.•••..........•....••.••....••......••••. 80

13.6 Anexo 1: Formato de Ficha de Seguimiento de Actividades .•.••......•..•... 81

13.7 Anexo 2: Formato de Acta de Reunión del Comité ••.....•••••....•••••...••.• 82

13.8 Anexo 3: Formato de Solicitud de Cambios .••.••.•.....•••.•...••••.....••••... 83

14 Firmas ........................•••..............•.•..••••.••..•.....•.••••.••••..•....••...... 84

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1 1 I I I I I I I I 1 I 1 ,1

1 M. Torres S.

IBDO Rediseño y MAPRO - To Be de SG/ Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

Introducción


El Ministerio d~ Justicia y Derechos Humanos (MINJUS), al igual que todas las instituciones del gobierno, tiene como marco de acción los lineamientos de transformación para la modernización del Estado, y se encuentra en un proceso de reforma interna con la finalidad de orientar su gestión hacia la trasparencia y el servicio al ciudadano, buscando obtener mayores niveles de eficiencia y calidad en la prestadón de sus servicios. En este sentido, para este año y entre otras cosas, el MINJUS viene· orientando sus acciones hacia el diseño e implantación de un modelo de gestión por procesos bajo un enfoque integrado.

El presente trabajo tiene como finalidad revisar, actualizar, diagnosticar y diseñar la mejor alternativa de optimización de procesos del MINJUS y la elaboración de su correspondiente Manual de Procesos y Procedimientos - MAPRO propuesto (rediseñado).

El objetivo de la optimización y/o rediseño busca identificar oportunidades de mejora en la ejecución de los procesos / procedimientos, e identificar además, las actividades en las que se pueda aplicar las tecnologias de información para una futura automatización de los procesos.

Los componentes del trabajo son principalmente tres: 1. Sensibilización, capacitación y transferencia de conocimientos metodológicos

y aspectos técnicos referidos a un~ gestión por procesos. 2. Mapeo, diagnóstico y caracterización de los procesos - MAPRO AS IS. 3. Rediseño y/u optin:'ización de 'los procesos - MAPRO TO BE.

Este documento corr~sPQnde al Sexto Entregable del Servicio, y contempla una Propuesta de Alternativ~~ d~ ~ed~seño de Procesos de cada Unidad Organizacional del MINJUS ..

El presente documento contiene, entre 'otros, los siguientes elementos:

• Oportunidades· de Mejora Identificadas en la Unidad Organizacional. • Cambios Propuestos a los Procesos y Procedimientos AS IS y su Beneficio. • Listado de procesos y procedimientos rediseñados (MAPRO To-Be). • Mapa de Macro procesos Rediseñado - NivelO. • Diagrama de Interacción entre los distintos Procesos Rediseñados. • Diagramas de Proces~s Rediseñados - Nivel 1. • Ficha de Caracterización de Procesos Rediseñados. • Diagrama de Sub Procesos Rediseñados - Nivel 2. • Ficha de Caracterización de Sub Procesos Rediseñados. • Procedimientos Rediseñados (ANSI, BPMN, ASME, Instructivos) para

Actividades y Tareas. • Plan de Implementaciónde nuevos procesos a corto, mediano y largo plazo. • Cronograma Sugerido de Implementación del Rediseño. • Plan de Gestión de Camqios (Identificación de Riesgos) •

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Sexto Entregable Pág. 5.

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

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1800 Rediseño y MAPRO - To Be de SG/ Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

1 Oportunidades de Mejora Organizacional

Identificadas en la


Unidad

Las Oportunidades de Mejora identificadas en los procesos del AS-IS de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto son las siguientes:

Para algunos procesos estratégicos y de soporte, existe la oportunidad de estandarizarlos con los de otras Unidades Organizacionales que realizan los mismos procesos estratégicos y de soporte, como es el caso de Formulación del POI, Adaptación Normativa, Coordinación Administrativa, Gestión de Documentación.

Algunos procesos han sido categorizados en el MAPRO As-Is como procesos de soporte, pero al tratarse de una Oficina General,. dichos procesos deberian ser categorizados como misionales.

El actual· sistema· infórmático de Gestión Documentaria (SISTRA) con el que cuenta la OGPP, les permite realizar el seguimie.nto del trámitedocumentario tanto en mensajería como en mesa de partes, más no les permite adjuntar documentos digitales, de manera que éstos puedan fluir de manera electrónica.

Sexto Entregable

Renombrar y caracterizar los procesos estratégicos y de soporte comunes entre las diferentes Direcciones Generales, a fin de establecer una forma de trabajo homogénea que propicie la eficiencia operativa.

Reformular el Mapa de Macro procesos, Procesos y Sub Procesos a fin de que se consideren a los procesos estra·tégicos, . misionales y de soporte de forma homologada con las demás Direcciones u Oficinas Generales del MINJUS.

Implementar el nuevo Sistema de Gestión Documentaria (SGD) que permita adjuntar documentos electrón.icos y que ellos fluyan hacia el interior del MINJUS sin la necesidad del envío de documentos físicos (e?,cepto para casos especiales, como los confidenciales), se ahorrará tiempo y papel cambiando el procedimiento de envío y recepción de documentos a coordinación documentaria interna y de forma electrónica. Así mismo dicho sistema debe contemplar la firma electrónica a fin de otorgar seguridad

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Hallazgos relevados en el As-Is ...

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Exceso en el uso de papel.

Sexto Entregable

a dichos documentos.

Si la recepción y envío de documentos entre las Unidades Organizacionales fuera digitalizado se reduciría el uso de papel

Si las Unidades Organizacionales del MINJUS uniformizaran sus procesos de traslado de documentos se reducirían el uso de cuadernos de cargos, fotocopias de documentos, impresiones y reimpresiones.

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Ministeño de Justicia y Derechos Humanos

x

I I I I I I I I I

I I I I I I I

1800 " Ministerio de Justicia y Derechos Humanos


2 Cambios Propuestos a los Procesos y Procedimientos AS IS y su Beneficio

A continuación se describe el listado de procesos y procedimientos actuales (MAPRO As-Is) señalando sus oportunidades de mejora y/u oportunidades de automatización, las soluciones a aplicar y los beneficios a adquirir.

Macro-Proceso Proceso -, Sub- Proceso Procedimiento Oportunidad de mejora y/u Oportunidad

Soludón ". Benefido de Automatizadón j,~

Los procedimientos consideran sólo el análisis de Adecuación normativa al CEPLAN la adecuación de las normativas del CEPLAN, MEF "

PCM; los procedimientos de adecuación normativa pueden provenir de otras

,-

Adecuación normativa al MEF disposiciones. ,".-. Agiliza el procedimiento de la Adaptación de •

Adecuación a la No se ha identificado un procedimiento uniforme Políticas y Directivas permitiendo reducir el Adecuación a la Adecuación a la normativa de para aplicar cada uno de los casos. Se proceden a crear dos procesos Tiempo.

normativa en relación normativa en relación a Secretaría de Gestión Pública de estratégicos que estarían siendo • Los procesos de Adaptación de Políticas y a Planeamiento, Planeamiento, la PCM - El proceso de adecuación a la normativa "Adaptación de Políticas y Directivas" Directivas estarían alineados a los procesos del Presupuesto y Gestión Presupuesto y Gestión corresponde a la Adaptación de Políticas y y "Formulación de Planificación .. MINJUS. Pública Pública Directivas internas y no a las normas que son Operativa Institucional". • Habría un estándar en los procesos de

formuladas por los Poderes del Estado. Formulación de Planificación Operativa

Adecuación a la normativa en '. Institucional en el MINJUS.

Presupuesto e inversiones. No se ha tomado en consideración el proceso de plpneamiento del POI que recoge el

, . cumplimiento de las diversas actividades asignadas a la OGPP.

Planeamiento Sectorial e Institucional

Estos procedimientos no corresponden • Cada Unidad Organizacional de la oficina OGPP Presupuesto a los procesos misionales de la Oficina cuenta con sus propios procesos alineados a los

Institucional General de Planeamiento y Presupuesto. procesos del MINJUS.

Se describen los procesos y sub procesos que lo componen en los informes correspondientes a Los procedimientos corresponden a las Unidades Se recomienda diseñar un • Permite agilizar el trámite y el envío de

Racionalización cada oficina interna. Organizacionales de la oficina OGPP. procedimiento estándar que permita información entre Unidades Organizacionales

la supervisión de las Unidades de la oficina OGPP.

Organizacionales de la Oficina de • Permite tener mayor control sobre las Unidades Programación e OGPP. Organizacionales de la oficina OGPP. Inversiones

El procedimiento de "Seguimiento y supervisión de Unidad Orgánica" solo se enfoca a validar si Para poder optimizar el proceso de existen documentos pendientes por aprobar.

"Seguimiento y supervisión de Unidad • Permite Supervisar y controlar a las diversas

SG.OGPP.P01 - Orgánica" se deben implementar Unidades Organizacionales de la oficina OGPP. Supervisión de Sub Seguimiento y supervisión Seguimiento y supervisión No cuenta con indicadores y no supervisan los

indicadores a las áreas y realizar una • Permite generar planes de acción ante un -áreas de Unidad Orgánica de Unidad Orgánica indicadores de las Unidades Organizacionales de supervisión planteando metas y posible riesgo. la oficina OGPP.

objetivos a Unidades Organizacionales • Agiliza el Tiempo de Respuesta entre las "

Unidades Organizacionales de la oficina OGPP. Es considerado un proceso de soporte, debiendo de la Oficina OGPP.

~ ser misional para una Oficina General.

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M. Torres S.

Sexto Entregable

\ Pág. 8

\

I 1800


I I

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Macro-Proceso Proceso Sub- Proceso Procedimiento

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I I SG.OGPP.P02.1 - Recepción de Recepción de Documentos

Documentos (entrada) (entrada)

I Gestión de SG.OGPP.P02 - Gestión Documentos de Documentos

I ...

SG.OGPP.P02.2 - Visado y Firma Visado y Firma de

I de Documentos (salida) Documentos (salida)

I I

'.

SG.OGPP. P03-Solicitud Solicitud de materiales y

Apoyo en Recursos de recursos

útiles de oficina (requerimientos) para las -(requerimientos)

sub áreas .

I I I I I~

I I I

14. Torros s.

Sexto Entregable

Oportunidad de mejora y/u Oportunidad ,:~

de Automatizadón Soludón . ,

El procedimiento de "Recepción de Documentos" se realiza en 12 pasos con un tiempo de El procedimiento de Recepción de ejecución promedio de 50 Minutos. Documentos debe ser reformulado y , No se ha establecido un procedimiento estándar

considerado como proceso transversal para brindar información de archivos.

realizado por la Oficina OADA, que se No se cuenta con un proceso digitalizado para encarga del envío de los Documentos.

visualización de archivos sin requerir documentos físicos.

- .. El procedimiento de "Visado y Firma

El procedimiento de 'Visado y Firma de de Documentos" pasa a ser de un Documentos" se realiza en 14 pasos con un proceso de soporte a un proceso tiempo de ejecución promedio de 8.9 Horas. misional. Requiere de la revisión y No cuenta con un procedimiento estándar para la autorización de documentos revisión de los Documentos. relevantes de las Unidades

Organizacionales. -El procedimiento de "Solicitud de

El procedimiento de "Solicitud de materiales y materiales y útiles de oficina" debe útiles de oficina" se realiza en 31 pasos con un ser entendido como parte del proceso tiempo de ejecución promedio de 31.5 Horas. de la Oficina de Abastecimiento y No se ha establecido un procedimiento estándar Servicio siendo los requerimientos de para la solicitud de Materiales y útiles de oficina la Unidad Organizacional parte de los

pasos del referido procedimiento • .,

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•

•

•

•

•

•

, Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

Benefido

Un sistema integral que administra la Gestión Docu~ental y la Gestión de Archivo permitirá eficiencia al reducirse el tiempo de espera en la atención de documentos externos y en la atención de documentos en archivo central. Un sistema integrado controla el flujo del documento, prioriza su atención y permite priorizar qué documentos se archivan.

Se optimiza el tiempo de respuesta al destinatario del documento. Se prioriza la entrega según el grado de importancia del documento. Se compromete a la Oficina General en el proceso de revisión y autorización de documentos de relevancia.

Se establece un solo procedimiento para los requerimientos de materiales y otros. Los procedimientos se adaptan

Pág. 9

I I I I I I I I I I I I I I I ~

I '1 I

IBDO Rediseño y MAPRO - To Be de SGI Oficina General de Planeamiento y Presupuesto


3 Listado de Procesos y Procedimientos Rediseñados (MAPRO To-Be)

El presente cuadro describe la estructura de procesos rediseñada propuesta. Contiene los macro procesos de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, los procesos y sub procesos que los componen, así como sus procedimientos.

Macro-Proceso Proceso:' ;- "-::-1~:, .• , SUb-))roceso ' ..

Procedimient() ":',,- ','.,:",: !,

Adaptación de SG.OGPP.P01 - SG.OGPP.ORA.P03

Políticas y Adaptación de Políticas - Adaptación de Politicas

Directivas y Y Di rectivas y Directivas

Formulación de la SG.OGPP.P02 - SG.OGPP.OP.P05.1 Planificación Formulación de la Formulación de la Operativa -

Planificación Operativa Planificación Operativa Institucional Institucional Institucional

Formulación y SG.OGPP.P03 - SG.OGPP.P03 -

Formulación y Formulación y Asignación de -Lineamientos

Asignación de Asignación de Lineamientos Internos Lineamientos Internos.

SG.OGPP.P04.1 -

SG.OGPP.P04 -Revisión y Asignación de Documentos

Revisión de Revisión de Documentos -Documentos y su Asignación o SG.OGPP.P04.2 -

Autorización Revisión y Autorización .. de Documentos

Supervisión y SG.OGPP.P05 - SG.OGPP.P05 -

Supervisión a las tareas - Supervisión a las tareas Control

y ác:tividades asignadas y actividades asignadas

SG.OGPP.P06 -

Coordinación - -Administrativa

SG.OGPP.P07.1 -SG.OGA.OADA.P04 -

Gestión Comunicación Comunicación

Administrativa SG.OGPP.P07 - Documentaria Documentaria Interna

Gestión de Interna

Documentación SG.OGPP.P07.2 - SG. OGA.OADA. P06

1\\ Ordenamiento de la Ordenamiento de la Gestión Documental Gestión Documental

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Sexto Entn:!gable Pág. 10

I I I I I I I I I I I I I I It I



4 Mapa de Macro procesos Rediseñado - NivelO Los mapas de Macro Procesos, han sido divididos en 3 grupos en función al rol que desempeñan. Los Macro Procesos Estratégicos o de Dirección son los destinados a establecer y controlar las metas y actividades de la Unidad Organizacional, proporcionando además las directrices y tareas de los demás procesos; estos procesos son procesos transversales ya que obedecen a procesos misionales de las Unidades de Planificación y Ordenamiento que entre sus metas han establecido objetivos de uniformidad en los procedimientos estratégicos del MINJUS. Los Macro Procesos Misionales son aquellos que sustentan la razón de ser de la Unidad Organizacional. Finalmente los Macro Procesos de Soporte, Apoyo y Administración que son procesos que no están ligados directamente a la misión de la Unidad Organizacional, pero que resultan necesarios para que los procesos misionales y estratégicos puedan cumplir sus objetivos; estos procesos han sido también considerados procesos transversales para lograr uniformizar los procedimientos establecidos en los macro procesos misionales de las Unidades de Soporte del MINJUS ..

Mapa de Macro Procesos Rediseñado de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

M~«oPrOC""" blt~t~osod~ I---¡"

D«isIón

MwoP'-sos ~I .. (MI>¡6nd~b

OtpnllW6n)

Macro PrOO!SOS ~So\lOtle.

~y Admlnl~trW6n

Fuente: BDO / Elabora~ión Propia

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IBDO Rediseño y MAPRO - To Bede SG/ Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

5 Diagrama de Procesos Rediseñados - Nivel 1 Bajando al Nivel de Procesos, tenemos el siguiente Mapa:


Diagrama de Procesos Rediseñado de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

Adaptación de Políticas y Directivas

Formulación ge la Planificación Operativa Institucional

Fuente: . BOO / Elaboración Propia

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M. TorresS.

Sexto E~tregable . Pág. 12


I ~ I I I I

1800


6 Diagrama de Interacción entre los distintos Procesos Rediseñados


En el presente Diagrama de Interacción se representan los actores que interactúan en los procesos de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto. Las interacciones de cada proceso se encuentran representadas por un color distinto de modo que permita su identificación, mientras que el texto que acompaña a cada flecha del Diagrama, hace referencia a los documentos que viajan en cada proceso.

Diagrama de interacción de procesos rediseñados de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

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Programación e

Inversiones - OPI

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OS. Ficha de Seguimiento de Actividades Actualizadas r'\. 03. Ficha de Seguimiento de Actividades Asignadas ~ ~

la OGPP

Oficina General de Planeamiento y Presupuesto Oficina de Presu puesto .... -::::;== ::::::-::::-___ O:;;l~.P:..;O~I~íti¡;ca~sTITa YO~i~re~ct"'i"'va::.;s:....-----:--_jl ""'"

OPRE l ' .. ~ actualizados ! ¡,.... 02. POI de OPRE aprobado

04. Documentos en General (Oficios, Solicitudes, Informes, Convenios Textos Boletines Guías otros)

04. Documentos en General (Oficios, Solicitudes, Informes, Convenios, Textos, Boletines, Guías, otros)

05. Documentos y Actividades Pendientes

06. Requerimientos de Bienes y Servicios, Recursos Humanos, Presupuestos, Planea miento, otros.

06. Requerimientos gestionados

05. Documentos y Actividades Pendientes

04. Documentos en General (Oficios, Solicitudes, Informes, Convenios, Textos, Boletines, Guías, otros)

}l 06. Requerimientos gestionados

~~~----L-~~--------~¡:==;;~;====~04 .. ~~;lu;m;;en;t;o;s;en;I~G,e;ne;~~'(;;O"I;CI;o;~~SO~"'Ci~~U;d.~;=, T.ln;o;r;m;e;s=, ====~ Convenios, Textos, Boletines, Guías, otros)

Oficina de Planeamiento . OP

03. Ficha de Seguimiento de Actividades Asignadas

02. POI de la OP aprobado Ol.Políticas y Directivas actualizados ------."-~

~~ ...... ~ .. ... ~~~.,.~~~~~~ __ ~==-=-"~. __ -=-·----~~5~;~:~i:~:~:~:~:m;se~í:~:~::~s~i:~:~~~i:~:~eA7sct~y;i~;,i~~a~~e~¡;~:~:~:~:~~~~7~o:~a~s--~=====:~.~.~=··-~. --~.~ g "._~~() __ --I.---"L...---"(.

Humanos, Presupuestos, Planeamiento, otros. .... --Unidades

Organizacionales

del MINJUS

~

'" e ~ "O '"

Entidades del Sector Público Sector Privado

Fuente: BDO. Elaboración propia

Al. Torre. s.


'-- Público en General

Leyenda: Ol.Proceso de Adaptación de Políticas y Directivas

02. Proceso de Formulación de la Planificación Operativa Institucional

03. Proceso de Formulación y Asignación de Lineamientos Internos

04. Proceso de Revisión de Documentos y su Designación o Autorización.

05. Proceso de Supervisión a las Tareas y Actividades Asignadas

06. Proceso de Coordinación Administrativa

07. Proceso de Gestión Documental

I I I I I

I I I I I I I

I .

IBDO Ministerio de Justicia y Derechos Humaoos

Rediseño y Iy'IAPRO - To Be de SG/ Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

7 Ficha de Caracterización de Procesos Rediseñados

7.1 SG.OGPP.P01 - Proceso de Adaptación de Politicas y Directivas.


....

FICHA DE PROCESO

SG.OGPP.P01

Jefe de la OGPP.

Nombre del Proceso: Adaptación de Políticas y Directivas

El Objetivo de este proceso es que la Unidad Organizacional se informe de los cambios en las leyes y/o normas que puedan afectar su competencia, así como de las pollticas y/o directivas emitidas por el MINJUS, y las interiorice procediendo con la actualización de sus propias políticas y/o directivas y la de sus Unidades Orgánicas que están a su cargo.

Recursos Humanos: Jefe de la OGPP, Secretaria.

Recursos Informáticos: Herramientas Ofimáticas, Sistema de Gestión Documentaria - SGD, Nuevo Sistema Peruano de Información Jurídica - NewSPIJ.

Resolución Ministerial N° 0623-2008-JUS, que aprueba la Directiva N° 001-2008-JUS - Lineamientos para la Formulación y Aprobación de Directivas del Ministerio de Justicia.

No se han encontrado requisitos para este proceso.

Se controla el cumplimiento de plazos.

Nombre del indicador: "Adaptaciones de políticas y/o directivas realizadas den~~o del plazo".

Fórmula del I.ndicador: "Cantidad de Adaptaciones de pollticas y/o _ directivas realizadas dentro del·plazo", dividido entre "Cantidad Total de Adaptaciones de políticas y/o.directivas realizadas" expresado en por~entaje.

Frecuencia de medición recomendada: Semestral.

Desde la identificación de Leyes, Normas, Pollticas o Directivas, que generen impacto para la OGPP, hasta la Actualización de Políticas y Directivas para las Unidades Orgánicas a cargo de la OGPP.

No cumplir con el plazo de adecuación por falta de recursos.

14

' ...

I I I I I ,1

I I I I I I I I I~

I I

IBDO· Rediseño y MAPRO - To Be de SG/ Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

., :,~<~~:./'1 .-~ f::'~<: ~~'" :~~:.,,~;;~~-~Iío:;.,,¡,: ..

.. ; Sa(idasde'l" Proveedores ' Ehtradas del ..

Sub Proceso / Procedimiento .' . del Proceso .. ~ Proceso .. ",' '. .. " , :: Próceso ' ,.,: , f ,

" , :"'-,., ,. .. . ~ ~ 'y r': .• -". '. .. ... .-

El procedimiento corresponde a la ejecución del Proceso: "SG.OGPP.ORA.P03 Adaptación de Políticas y

Oficina Leyes, Directivas", señalado en el

General de MAPRO de la Oficina de Políticas y Planea miento

Normas, Racionalización de la OGPP. Directivas

y Presupuesto Politicas,

actualizados Directivas El Actor denominado "Unidad

- OGPP Organizacional" en dicho procedimiento, es el que representa a la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto.


'f ~~·:i ,.: ,';.;:_. t~~~': ~ ~,':~ ~ . t~ :.} ",:; Clientes del Proceso .~'

1:::,,' ;?;'.;', :.::/),;', :,~~>¡~cj,:~

Oficina de Planeamiento - OP

Oficina de Racionalización -ORA

Oficina de Presupuesto - OPRE

Oficina de Programación e Inversiones - OPI

Pág. 15

I I I I I I I I

I I I I I

~ I



7.2 SG.OGPP.P02 - Proceso de Formulación de la Planificación Operativa Institucion'al.


FICHA DE PROCESO

SG.OGPP.P02

Jefe de la OGPP.

Nombre del Proceso: Formulación de la Planificación Operativa Institucional

El objetivo de este proceso es alinear las estrategias de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto a los objetivos estratégicos del MINJUS, así como Planificar las actividades de la OGPP, en función al PEI (Plan Estratégico Institucional) y de los Planes Gubernamentales que se relacionen a sus funciones.

Recursos Humanos: Jefe de la OGPP, Jefe de la DDJPN, Jefe de la DSJD, Secretaria.

..' .. Recursos Informáticos: Herramientas Ofimáticas, Sistema de Planificación y

'Programación ~ S'PP; Sistema de Gestión Documentaria - SGD.

Ley N. o 26889, Ley Marco para la Producción y Sistematización Legislativa. Decreto' Supremo N° 008-2006-JUS, Reglamento de la Ley Marco para la Producción y Sistematización Legislativa. Ley N° 26633, Ley que dispone que el Ministerio de Justicia edite la "Compilación de la Legislación Peruana" que comprenda todas las normas con rango de ley vigentés y sus, reglamentos.

Plan EstratégiCo Institucional aprobado.

Alineamiento del POI al Plan Estratégico InstitucionaL.

Nombre del indicador 01: "Cumplimiento de Plazo".

Fórmula del Indicador: "Plazo de tiempo empleado en la formulación del POI", dividido por "Plazo de tiempo asignado por la Oficina de Planeamiento para la presentación del POI", expresado en porcentaje. Frecuencia de medición recomendada: Anual.

Nombre ,del indicador 02: "Cumplimiento de la Actividad".

- :', F~rmula',de~ Indicador:, "Porcentaje de cumplimiento del POI para cada una de' las actividades"

- " Frecuencia de medición recomendada: MensuaL.

Desde la recepción del PEI y del Oficio de Solicitud de elaboración del POI, hasta del POI aprobado para OGPP

16


1800 Ministeño de Justicia y Derechos Humanos


. Proveedorés. '. del Proc$so

Oficina General de Planeamiento y Presupuesto - OGGP

,

El,no contar con los planes coloca en riesgo el cumplimiento de los objetivos institucionales.

, La falta de presupuesto podria colocar en riesgo el cumplimiento de los objetivos, planificados.

Entradas' del' "

SÓb Proces6 /Pr~~edi~i~~tcr <: ' i",;S,aligél~Jf.~l';~~r ,.~.~,.,:'.," <."" ... J.~T.'¡:; ,.~. ~ ... '\.'

,:~~;:(1\': Clientes det;.!~k;'f¡;, ,'Proéeso ' \':;, ~ '< O0. ~'" .... ~' ~- ...... : .. '" . o'<} :.:' ',~, Proé~so "» '~':<}~:;":' Pr()c~~o';~::"~~:>

Plan Oficina General de Estratégico El procedimiento corresponde a POI de la OGPP Institucional - la ejecución del Proceso es: aprobado Planeamiento y

PEI "SG.OGPP.OP.P05.1 Presupuesto - OGPP

Formulación de la Planificación POI de la OP Oficina de Operativa Institucional", aprobado Planeamiento - OP

Oficio de señalado en el MAPRO de la

Solicitud de Oficina de Planeamiento de la POI de ORA Oficina de

elaboración OGPP. aprobado Racionalización -

del Programa El Actor denpminado "Unidad ORA

de Organizacional" en dicho POI de OPRE Oficina de Actividades procedimiento, es el que aprobado Presupuesto - OPRE 9perativas representa a la Oficina General

POI de OPI Oficina de de Planeamiento y Presupuesto

aprobado Programación e . , " Inversiones - OPI " . '

.0°,'

M. Torres s.


I I I I I I I I I ,1

I I I I I II~



7.3 SG.OGPP.P03 Proceso de Formulación y Asignación de Lineamientos Internos


FICHA DE PROCESO

SG.OGPP.P03

Jefe de la OGPP.

Nombre del Proceso: Formulación y Asignación de Lineamientos Internos

El Objetivo de este proceso es establecer el conjunto de acciones especificas que determinan la forma, lugar, regla, pauta, método y modo para llevar a cabo una política o directiva o algún objetivo especifico del POI, es decir, en otras palabras, corresponde a Formular los lineamientos internos para la propia OGPP y para sus Unidades Orgánicas, así como la Asignación de dichos lineamientos hacia el interior de la propia OGPP y hacia sus Unidades Orgánicas.

Los lineamientos y actividades asignadas quedarán plasmados en una "Ficha de Seguimiento de Actividades Asignadas", los cuales serán completados por las Unidades Orgánicas responsables y devueltos a la OGPP para su posterior seguimientó.

Recursos 'Humanos: Jefe de la OGPP, Jefe de la DDJPN, Jefe de la DSJD.

RecurSos '. Informáticos: 'HerralJ1ientas Ofimáticas, Sistema de Gestión Document~ria - SGD; Sistema de c,ontrol,de objetivos

• Resolución Ministerial N° 141~2013-JUS-Aprueba el Manual de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

• Resolución Ministerial W 0623-2008-JUS, que aprueba la Directiva N° 001-2008-JUS -' Lineamientos para la Formulación y Aprobación de Directivas del Ministerio de Justicia. '


Se controla que l~s lineamientos sean comunicados a todo el personal de las Unidades Organizacionales de la OGPP.

Nombre del indicador: "Porcentaje de actividades asignadas atendidas".

Fórmula del IndicadOr: "Cantidad de actividades asignadas atendidas en el mes" ,. dividido por "Cantidad de actividades asignadas en el mes",

o en porcentaje. a d,e .medición re,comemdada: Mensual.

18

I I I I I I I I I I I I I I I t

I

~


Alcanza a la propia OGPP y a sus Unidades Orgánicas.


Desde la identificación de Leyes, Normas, Politicas, Directivas o POI, que generen impacto para la OGPP, hasta la Formulación y Asignación de Lineamientos para las Unidades Organizacionales de la OGPP.

No cumplir con el plazo, de adecuación por falta de recursos.

Proveedores ' " "del Proceso'~ ".::' Proc~s,?'

Oficina General de

. ~. ~,

Plan Planeamiento

Operativo y

Institucional Presupuesto -OGPP

' ....

" ~ • • < '"~._"; .:~ '.

t,¡' '" t {, . .::;'

, ',.Sub Proceso / Procedimiento, ~: .. '.', '~.: .r ' + : "~'>: . ~_.~~;

SG.OGPP.P03 - Procedimiento de Formulación y Asignación de Lineamientos Internos

Ficha de Seguimiento de Actividades Actualizada

Oficina de Planea miento - OP


Oficina de Presupuesto -OPRE


Pág. 19


I~ I



7.4 SG.OGPP.P04 - Proceso de Revisión de Documentos y Asignación o Autorización.

su

FICHA DE PROCESO Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

111. Torres s.

SG.OGPP.P04

Jefe de la OGPP.

Revisión de Documentos y su Asignación o Autorización

El O~jetivo de este proceso es revisar y analizar toda la documentación recibida por la OGPP, dicha documentación puede provenir tanto de entidades externas al MINJUS, como de Unidades Organizacionales del MINJUS, incluso, puede provenir desde las propias Unidades Orgánicas de la OGPP.

Si los documentos recibidos provienen de entidades externas al MINJUS, o de Unidades Organizacionales externas a la OGPP, entonces, luego de la revisión y análisis de dichos documentos, ellos son asignados a la Unidad Orgánica de la OGPP que le corresponda.

Por el contrario, si los documentos recibidos provienen de las Unidades Orgánicas de la OGPP, ellos son revisados y analizados con la finalidad ulterior de ser autorizados (visados o firmados) y derivados hacia las Unidades Organizacionales del MINJUS.

Recursos Humanos: Jefe de la OGPP, Jefe de la DDJPN, Jefe de la DSJD, Secretaria OGPP

Recursos Informáticos: Herramientas Ofimáticas, Sistema de Gestión Documentaria ~ SGD.

• Resolución de Secretaría General N° 0065-2012-JUS, que aprueba la Directiva N° 003-20U-JUS/OGA - Normas y Procedimientos que regulan el Trámite Documentario en el ,Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

No se han encontrado requisi~os para este proceso.

Control de información entrante y saliente vía Sistema de Gestión Documentaria' ~ SGD. '

Controlar documentos pendientes de respuesta.

Nombre del indicador: "Evolución de Documentos Observados".

Fórmula del Indicador: '''Cantidad de Documentos Observados", dividido por ad de Documentos Recibidos desde las Unidades Orgánicas para su

""""'<;:''''''"'', expresado en porcentaje. ' de medición recomendada: Mensual.

20

; ,

.',

I I I I I I I I I I I I I -1 l't I

I



Entidades del Sector Público.

Entidades del Sector Privado,

Unidades Organizacional es del MINJUS.

Público en General

Oficina de . Planeamiento . - OP

Oficina de Racionalizació n-ORA


Oficina de Programación

Inversiones -PI

111. Torres s ..

El proceso tiene dos límites:

Desde la recepción de Documentos en General, hasta su Revisión y Asignación hacia sus Unidades Orgánicas.

Desde la recepción de Proyectos de Documentos en General, hasta la Revisión y Autorización de dichos Documentos.

Dificultad en el cumplimiento de plazos en caso de dependencia de la información de otras áreas y direcciones para la entrega de información.

Demoras en el cumplimiento de plazos por falta de información o esperas que dependan de otras áreas.

'. p'roc~so ,

Documentos en General (Oficios, Solicitudes, Informes, Convenios, Textos, Boletines, Guías, otros)

Proyectos de Doé:~mentos . en General (Oficios, -" Solicitudes, Informes, Convenios, Opiniones Jurídicas, Autorizacion es, Textos, Boletines, Guías, otros)

<,' '0#, ~.' : •• ~, :,~ ,~'.. ;"';t, \~ s~, ": : ~ :'~ .. ~.>'¡(,

,.:Sub :ptoceso / Procedimiento ..... :·'~~.~:.7·~t .. ··i~ otO ;~:,"; l.," ~ .~ , ....

SG.OGPP.P04.01 -Procedimiento de Revisión y Asignación de Documentos

SG.OGPP.P04.02 -Procedimiento de Revisión y Autorización de Documentos

Documentos en General (Oficios, Solicitudes, Informes, Convenios, Textos, Boletines, Guías, otros) derivados

Documentos en General (Oficios, Solicitudes, Informes, Convenios, Opiniones Jurídicas, Autorizacion es, Textos, Boletines, Guías , otros) Autorizados





Entidades del Sector Público.

Entidades del Sector Privado,

Unidades Organizacionales del MINJUS.

Público en General

Pág. 21

I I I I

I I I I I I I I I I~

I

.IBDO Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

Rediseño y MAPRO - To Be ce SG/ Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

7.5 SG.OGPP.P05 - Proceso de Supervisión a las Tareas y Actividades Asignadas


M. Torres S.··

Sexto Entregable

....

FICHA DE PROCESO

SG.OGPP.P05 Nombre del Proceso:

Supervisión a las Tareas y Actividades Asignadas

Jefe de Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

El objetivo de este proceso es informarse respecto a la ejecución de las actividades y lineamientos encargados al interior de la OGPP como a sus Unidades Orgánicas (OP, ORA, OPRE Y OPI). En este proceso se deben identificar riesgos o impedimentos que obstaculicen el desenvolvimiento de las actividades asignadas, de tal forma que permita gestionarlos y mitigarlos.

Recursos Humanos: Jefe de la OGPP, Jefe de la OP, Jefe de la ORA, Jefe de la OPRE, Jefe <;le la OPI, Secretaria.

Recursos .Informáticos: Herrami~ntas Ofimáticas, Sistema de Gestión Docümi:mtaria - SGD. . . ..

• Resolución Ministerial N° 141-2013-JUS-Aprueba el Manual de Organización y Funcione~ del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

• Ley N. o 26889, Ley Marco para la Producción y Sistematización Legislativa.

• Decreto Supremo N° 008-2006-JUS, Reglamento de la Ley Marco para la Producción y Sistematización Legislativa.

• Decreto Supremo 001-2009-JUS, Reglamento que e.stablece disposiciones relativas a la publicidad, publicación de Proyectos Normativos y difusión de Normas Legales de Carácter General.

Plan Operativo· Institucional (POI) aprobado y su correspondiente presupuesto aprobado. .

Control del "Cumplimiento del POI, cumplimiento de los cronogramas de trabajo asi .. cor:no _ ele los a~c.ances. establecidos para los proyectos, actividades o l i r.\eainlentos. ..

Nombre ~el indicador: '.'Cumpl.imiento de plazos de Actividades Asignadas".

Fórmula del Indicador: "Cantidad de Actividades ejecutadas en plazo", dividido por "Cantidad de Actividades ejecutadas en total", expresado en porcentaje. Frecuencia de medición recomendada: Mensual.

Pág. 22


I~ I

1800 " Ministerio de Justicia Y Derechos Humanos

Reqiseño y MAPRO - To Be de SG/ Oficina General de Plimeamiento y Presupuesto " ....

Desde la solicitud de la "Ficha de Seguimiento de Actividades Asignadas 1", hasta la remisión del Acta de Supervisión de Actividades Asignadas hacia sus Unidades Orgánicas (OP, ORA, OPRE, OPI).

Incumplimiento de Plazos.

, del Procesó Oficina de Planeamiento -OP

Oficina de Racionalización Documentos - ORA

f---------j Y Oficina de Actividades Presupuesto - Pendientes OPRE

Oficina de Programación. e Inversiones -. OPI

Supervisión a las Tareas y Actividades Asignadas

Ficha de Seguimiento de Actividades Actualizada


Oficina de Racionalización - ORA

Oficina de Presupuesto - OPRE


1 Nota: Un modelo de "Ficha de Seguimiento de Actividades Asignadas", es presentada como Anexo 01 en este do mento. Su automatización -a de darse a través de un Sistema de Información Ejecutivo IS) a partir del SGD para documentos criticos.

Pág. 23

I I I I I I I I

I I I

I~ I

IBDO Ministerio de Justicia

'Y Derechos Humanos


7.6 SG.OGPP.P06 - Proceso de Coordinación Administrativa.


Entregable

M. TorresS.

FICHA DE PROCESO

SG.OGPP.P06 Nombre del Proceso: Coordinación Administrativa

Coordinador Administrativo

El objetivo de este proceso es brindar soporte y apoyo para el correcto desenvolvimiento de las funciones de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto - OGPP Y de sus Unidades Orgánicas a cargo, canalizando las solicitudes y requerimientos de la misma hacia la OGA y hacia otras Unidades Organizacionales del MINJUS.

Recursos Humanos: Especialista Administrativo (Según CAS) y 1 Técnico Administrativos (CAP).

Recursos Informáticos: SIGA, Sistema de Gestión Documentaria - SGD, Sistema de Pl.arieamiento 'y Presupuesto - SPP y Herramientas Ofimáticas.

','." .' ., .

La Base Legal de este proceso se corresponde con la de los procesos de la OGA. ,

Directivas para la adquisición de Bienes y Servicios a través del PMSJ (Proyecto de Mejoramiento del SectorJu~ticia).

Corresponden a los formatos, procedimientos, instructivos y directivas establecidos p~r ~a 9GA y por la OGPP.

Manual de Procedimientos para la adquisición de Bienes y Servicios de la PMSJ (Proyecto de Mejoramiento del Sector Justicia).

El proceso de Solicitud de requerimientos, este debe realizarse integramente por el SIGA, solo en caso de no estar programado en el POI (SPP), debe realizarse un trámite documentario.

Plazos administrativos establecidos por la OGA y la OGPP.

Nombre del Indicador "Requerimientos Atendidos".

FórlTlula ~.el Indicador:. "Cantidad de Requerimientos Atendidos", dividido por :"Cantidad Total.de RequerimieQtos Solicitados", expresado en

. porcentaje. Frecu.encia de medición recomendada: Mensual.

Los establecidos por las aprobaciones presupuestales.

Retrasos en las-adquisiciones' por parte de OAS. . .

especificaciones tt§cnicas en los Términos de Referencia

24


I ~ I I I I

IBDO " Ministerio de Justicia y Derechos Humanos


, Proveedores ", .. ' d~l Proceso: ':,:

Oficina de Planeamiento -OP



Oficina de Programación e Inversiones -OPI

" J;ntrada's d~l Proceso,;'. ~ ... '~ "

. ' ..

. Requerimien

tos de'

B.ienes y Servicios, Recursos Humanos, Presupuesto s, Planeamient o, otros.

o Servicios a adquirir.

Oficina de Planeamiento -OP

El procedimiento corresponde a la ejecución de los procesos señalados en el MAPRO de la Oficina de Abastecimiento y Servicios de la OGA.


Requerimientos 1----------1

El Actor denominado "Unidad Organizacional" en dicho procedimiento, es el que representa a la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto.

gestionados Oficina de Presupuesto -OPRE

Oficina de Programación e Inversiones -OPI

Pág. 25


I

1800 Ministerio de Justicia y Derechos Humanos


7.7 SG.OGPP.P07 - Proceso de Gestión de Documentación.


FICHA DE PROCESO

SG.OGPP.P07 Nombre del Proceso: Gestión de Documentación

Jefe de la OGPP para documentos electrónicos / Secretaria de la OGPP para documentos físicos.

Los objetivos de este proceso son dos:

Enviar documentación física o electrónica hacia otra Unidad Organizacional del MINJUS, ya sea que ésta se encuentre dentro de la sede central del MINJUS o fuera de ella.

Gestionar y clasificar el acervo documental (físico) de acuerdo a los criterios del Programa de Control de Documentos, así como mantener organizado el Archivo de la OGPP y de sus Unidades Orgánicas, a través del ordenamiento y la signatura de los documentos, de manera que se pueda tener un acceso rápido a los archivos custodiados cada vez que sea requerido

Recursos Humanos: Jefe de la OGPP, Una Secretaria

Recursos Informáticos: Herramientas Ofimáticas, Sistema de Gestión· Documentaria - SGD.

Resolución de Secretaría Gener~l N°0065-2012-JUS, que aprueba la Directiva N° -003-2012-J.úS/O~A -. Normas y Procedimientos que regulan el Trámite Documen~ario. en.el Ministeriode Justicia y Derechos Humanos.

• Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos y sus modificatorias • Decreto Supremo N. o 008- 92- JUS, Reglamento del Archivo General de la

Nación.y sus modificatorias. Artículo 6, literal c), artículos 34, 35, 36, 37, 38 Y 39.

• Resolución de .Secretaría General N° 0065-2012-PCM, Directiva N° 003-2012-JUS/OGA "Normas y Procedimientos que regulan el Trámite Docu!11entario' en el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

• Resolución Jefatural N° 073-85-AGN-J, que trata sobre las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivo.

S.N.A.01, Administración de Archivos

S.N.A.02, Organización de Documentos

S.N.A.03, Descripción Documental

S.N.A.04, Selección Documental

. S.N.A. Conservación de Documentos

.26

I I I I I '1 I I I I I I I I~ I I

IBDO Ministerio de Justicia

'Y Derechos Humanos


~. . " ,', . ',~, '~'i

Proveedores ;f:dél Proceso ~

Oficina General de Planeamiento

S.N.A.06, Servicios Archivisticos

• Resolución Jefatural N° 173-AGN-J

• Directiva Na 004-86-AGN-DGAI, Normas para la Formulación del Programa de Control de Documentos para los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional.

• Directiva N° 005-86-AGN-DGAI, Normas para la Transferencia de Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional.

• Directiva N° 006-86-AGN-DGAI, Normas para la Eliminación de los Documentos en los Archivos Administrativos en el Sector Público Nacional.


'Cóntrol de información saliente y entrante via Sistema de Gestión Documentaria - SGD.

Controlar documentos pendientes de respuesta.

Nombre del indicador 01: "Incremento de Documentación Enviada".

Fórmula del Indicador: "Cantidad de Documentos Enviados en el mes en curso"; dividi,do por "Cantidad de Documentos Enviados en el mes en anterior", expresado en porcentaje. Frecuencia de medición recomendada: Mensual.

Nombre del indicador 02 "Documentos Clasificados".

Fórmula del Indicador: "Cantidad de Documentos Clasificados", dividido por "Cantidad Total de Documentos para clasificar", expresado en porcentaje •. Frecuencia de medición recomendada: Mensual.

Desde el ingreso de la documentación hasta su derivación a la Unidad Orgánica correspondiente y desde' el documento recibido para clasificar hasta el dóc!Jmento cla~ificado.'

Diflc;ultad en el cumplimiento de plazos en caso de dependencia de la información ~e C?tras áreas y 'direcciones para la entrega de información.

Demoras en el cumplimiento de plazos por falta de información o esperas que dependan dé otras áreas. ' .

" . • ..... ':.1· ......... Entradas del . ' .. .:, p·foc~so., ",

~ '"',,~ /1'· .A. :". l.,

Documentaci ón (Oficios, Solicitudes,

Convenios, otros)

SG.OGPP.P07.1 - Sub Proceso de

Comunicación Documentaria Interna

Documentaci

ón (Oficios, Solicitudes,

Convenios, otros)

derivada

Unidades

Organizacionales del MINJUS

Pág. 27

I I I I I I I I I I I I I I I~

I

IBDO Rediseño y MAPRO - To Be de SG/ Oficina General de Planea miento y Presupuesto

Oficina General de Planeamiento y Presupuesto - OGPP

Documento para clasificar

SG.OGPP.P07.2 - Sub Proceso de Ordenamiento de la Gestión Documental

Documento clasificado


Oficina General de Planeamiento y Presupuesto -OGPP

Pág. 28



8 Diagrama de Sub Procesos Rediseñados - Nivel 2 El Mapa a nivel de Sub Procesos es el siguiente:


Diagrama de Sub Procesos Rediseñado de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

Adaptación de Políticas y Directivas (p)

Formulación de la Planificación Operativa Institucional (p)

(p): Procesos (sp): Sub Procesos

...... " . -. '.'

o ••• ':. ',_

. '~.,'" . ". . .. "

Fuente: BDO / Elaboración Propia

I ~ -, -;.:-:: ---

I I I

Pág. 29

I I I I I I I I I I I I I I I~ I I I



9 Ficha de Caracterización de Sub Procesos Rediseñados

9.1 SG.OGPP.P07.1 - Sub Proceso de Comunicación Documentaria Interna

FICHA DE SUB PROCESO

Comu SG.OGPP.P07.1

Nombre del Sub Proceso: Documentaria Interna

I

electrónicos I Secretaria de OGPP para

El objetivo de este sub proceso es enviar documentación física o electrónica hacia otra Unidad Organizacional del MINJUS, ya sea que ésta se encuentre dentro de la sede central del MINJUS o fuera de ella. El procedimiento de este sub proceso se ha diseñado de manera estándar para todas las Unidades Organizacionales del MINJUS, dicho procedimiento estándar pertenece a la Oficina de Administración Documentaria y Archivo, el cual es: SG.OGA.OADA.P04 -Comunicación Documentaria Interna. . .'

Recursos·.Humanos: 1 Jefe, 1 Secretaria.

Recursos informático~: Sistema de Gestión Documentaria - SGD.

Resolución de Secretaría General N° 0065-2012-JUS - Directiva N° 003-2012-JUS/OGA - NQrm.é).~ y Procedimientos que regulan el Trámite Documentario en el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

Que el Sistema de Gestión Documentaria - SGD, se encuentre operativo.

a Sistema

Se recomien9a la implementación del Indicador "Incremento de Documentación Enviada".

Fórmula del Indicador:. "Cantidad de Documentos Enviados en el mes en curso", dividido por "Cantidad de Documentos Enviados en el mes en anterior", expresado en porcentaje ..

Frecuencia dé niediCió~ recomendada: Mensual.

D!=?sde el)ngr~$o de la documenta.ción hasta su derivación a la Unidad Orgánica correspondiente. '.

No operatiyidad del Sistem~ de Gestión Documentaria - SGD.

Pág. 30

I I I I I I I I I I I I I I I~

I I I

1800 Rediseño y MAPRO - To Be de SG/ Oficina General de Planeamiento y Presupuesto


Documentaci ón (Oficios, Solicitudes, Convenios, otros)

Sexto Entregable

SG.OGA.OADA.P07.1 -Comunicación Documentaria Interna

Documentaci ón (Oficios, Solicitudes, Convenios, otros) derivada

Ministerio de Justicia 'Y Derechos Humanos

Unidades Organizacionales del MINJUS

Pág. 31

I I I I I I I I I I I I I I It I I I



9.2 SG.OGPP.P07.2 - Sub Proceso de Ordenamiento de la Gestión Documental


FICHA DE SUB PROCESO

SG.OGPP.P07.2

Secretaria de la OGPP.

Nombre del Sub Proceso:

Ordenamiento de la Gestión Documental

El objetivo de este sub proceso es gestionar y clasificar el acervo documental (fisico) de acuerdo a los criterios del Programa de Control de Documentos, asi como mantener organizado el Archivo de la OGPP y de sus Unidades Orgánicas, a través del ordenamiento y la signatura de los documentos, de manera que se pueda tener un acceso rápido a los archivos custodiados cada vez que sea requerido. El procedimiento de este sub proceso se ha diseñado de manera estándar para todas las Unidades Organizacionales del MINJUS, dicho procedimiento estándar pertenece a la Oficina de Administración Documentaria y Archivo, el" "cual es: SG.OGA.OADA.P06 Ordenamiento de la Gestión Documental.

Recursos Humanos: 1 Secretaria.

Recursos informáticos: Sistema de Gestión Documentaria - SGD.

• Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos y sus modificatorias • Decreto Supremo N. ~ 008~" 92~ JUS, Reglamento del Archivo General de la

Nación y Sus modific~.torias: Articulo 6, literal c), articulos 34, 35, 36, 37, 38 Y 39. "

• Resolución de Secretaria General N° 0065-2012-PCM, Directiva N° 003-2012-JUS/OGA "Normas y Procedimientos que regulan el Trámite Documentario en el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

• Resolución Jefatural N° 073-85-AGN-J, que trata sobre las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivo.

S.N.A.01, Administración de Archivos

S.N.A.02, Organización de Documentos

S.N.A.03, Descripción Documental

S.N.A.04, Selección Documental

S.N.A05, Conservación de Documentos

S.N,A.06, Servicios Archivisticos

• "Resolúdón Jefatural N° "173-AGN-J

• Dir~ctiya N~ 004-86-AGN-DGAI., !:'!ormas para la Formulación del Programa de Control" de Documentos para los Archivos Administrativos del Sector

ic~· Nadorial. "" .

. N° 005"86-AGN:DGAI, Normas para la Transferencia de

Pág. 32

I I I I I I I I I I I I I I I I~

I I

1800 " Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

Rediseño y MAPRO - To Be de SG/ Oficina General de Planea miento y Presupuesto

. Ptoveedores ./ ':~él Proc;esó :t

....

Oficina ~ .. General de . Planeamiento y Presupuesto· - OGPP

Documentos en los Archivos Administrativos Sector ca Nacional. • Directiva N° 006-86-AGN-DGAI, Normas para la Eliminación de los

Documentos en los Archivos Administrativos en el Sector Público Nacional.

Documento ingresado y pendientede clasificar.

Documentos ordenados por fecha, tipo, asunto, y otros.

Documentos con signatura asignada de acuerdo a los códigos del cuadro de clasificación del Programa· de Control de Documentos.

Nombre del Indicador "Documentos Clasificados".

Fórmula del Indicador: "Cantidad de Documentos Clasificados", dividido por "Cantidad Total de Documentos para clasificar", expresado en porcentaje. Frecuencia de medición recomendada: Mensual.

Desde el ingreso del documento para clasificar hasta la salida del Documento clasificado.

Que las Unidades Organizacionales no cumplan con la implementación del Programa de Control de Documentos.

. .

Que la clasificación del Programa (fe Control de Documentos no sea la misma que la configuréldáén el SGD.

Documento para clasificar

..' ..

. . SG.OGA.OADA.P07.2 '(~rdeiiamjento de la GesÜón DocLÍinenúil

Documento clasificado


Pág. 33

- - - - - - - - - - - - - - -IBDO Rediseño y MAPRO - To Be de SG/ Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

10 Procedimientos Rediseñados (ANSI, BPMN, ASME, Instructivos) para Actividades y Tareas

.1 SG.OGPP.P03 - Formulación y Asignación de Lineamientos Internos 10.1.1 Diagrama de Flujo de Actividades (ANSI)

SG.OGPP.P03 - Formulación y Asignación de Lineamientos Internos

Sexto Entregable

Rec:epcfonar Correo de Conwc:atorlade Reunlcn y tomar

eonccImlentodela Fecha, lupr Y hora

Recibir correo electrónico con soUc:ftud

de reprosramadón

Responder correo electrónico Ullfcftando

nuevaprosramac:fón

Nivel: Actividad

Pág. 34

- -Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

-

I I I I I I I I I I I I I I I I~

I I


10.1.2 Diagrama de Flujo de Actividades (BPMN v2.0)

Inicio

. g

Sexto Entregable

o PlanOpetativo Inttitudonal de las

Unklades Orgánicas de la

rv:;pp

Extraer Plan Operativo .lit. Institucional de las

It---~.."II"I Unidades Orgánicas deJa OGPP él través del SPP

SPP

Definir Fecha,I ora y lugar de reunion con los Jefes de

Unidades Orgánicas

Recepdonar Correo de Convocatoria de Reuníon y tomar

conocimiento de la Fecha. lugar y hora

Recibir correo electrónico con

solicitLldde reprogramación

Responder correo electrónico

solicitando nueva programación

Responder Correo electrónico

confirmando reunión

... Recibir correo electrónico

confirmando partkipación de

Reunión

Sistemade e Control de Objetivos •

Registrar Objetivos,

.. Cronogramas y riesgos f-------M. 1----.:, ... en el Sistema de control ..

Realizar reunión de trabajo .. para definir los I--------!,N

lineamientos de las UOS

Pág. 35

Elaborar ficha de seguimiento de Actividades asignadas

de objetivos Fin


M. TorreaS.

.l\, Arfpla (j.

- -IBDO

-~ - - - - -Rediseño y MAPRO - To Be de SGI Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

10.1.3 Tabla ASME para Actividades

- - - -SG.OGPP.P03 - Formulación y Asignación de Uneamientos Internos

Tarea

Extraer Plan Operativo

1 Institucional de las Unidades OGPP Orgánicas de la OGPP a través del

SPP

Definir Fecha, hora y lugar de

2 reunion con los Jefes de

Unidades Orgánicas

Recepcionar Correo de

3 Convocatoria de Reunion y tomar

conocimiento de la Fecha,lugary

hora

Si los Jefes no se encuentran

disponibles continuar; caso

contrario ir al paso 6

DGPP

UD

UD

4 Responder correo electrónico UD

solicitando nueva programación

Recibir correo electrónico con

S solicitud de reprogramación. Ir al OGPP

paso2

6 Responder Correo electrónico confirmando reunión

Recibir correo ele ~'nico

7 confirmando partiHp.ción de

Reunión

Sexto Entregable

UD

DGPP

Costos Directos Identificables Identificador de Recursos

4 1 x x

8 1 x x

1 1 x

1 x x

3 1 x x

1 1 x x

3 1 x x

1 1 x x

Pág. 36

-

x

x

x

x

x

x

x

- -

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Tipo de Actividad

e -o '¡¡; 'S: Q) a:


Tipo de Valor

] e

ODqD\j 8

x x

x x

x x

x x

x x

x x

x x

x x

-

- -~ - - - - - - - - -IBDO Rediseño y MAPRO - To Be de SGI Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

SG.OGPP.P03- Formulación y Asignación de Lineamientos Internos


Servicio iii Directo c: o e ~ tJ

'E ~ Identificabl

5! CIl CII o Tarea CII 'O o... Recursos identificables e Recursos no identificables

CIl -< o. o... E .o CII ....

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ti) ~tI) o CII CII ,-o... ~

ti) U «'O 'O a: a: u..

Realizar reunión de trabajo para

8 definir los lineamientos de las OGPP 60 UDs

9 Elaborar ficha de seguimiento de

OGPP 60 Actividades asignadas x x

Registrar ObjetIvos, Cronogramas

10 y riesgos en el Sistema de control OGPP 7

de objetivos. Fin x x

M. Torres s.


- - -Tipo de Actividad

c: c: -o o 'ü -o 'O ~ ~

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Tipo de Valor

o > :c u

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V U

x

x

x

-

- - -4'e - - - - -1800

Rediseño y MAPRO - To Be de SGI Ofidna General de Planeamiento y Presupuesto

10.1.4 Diagrama de Flujo de Tareas (ANSI)


lnido 'i "- Institucional de las ( )

. Extraer Plan Operativo

¡---J" .UnIdades Orgánicas de _______ la OGPP a través del SPP

- - - - - -

Establecer los

cro::a= ¿ las Establecer Ries¡¡os y i r- Unidades Orgánicas ---)lo Oportunidades de las 1---

de la OGPP con Unidades Orgánicas I re!adón a las de la OGPP I

SIstema de I1nearmentos.

- - -Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

Nivel: Tareas

~ ,--1-- r---------~~~:: t Recibir correo I ( St.temade (\

\- ~~ .... j) (1). ...., a.. o.. 8

~ QJ -. I

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Sexto Entregable

"

lugar de Reunión con los I Decidir Fecha, hora y

Jefes de las Unidades 1+---.... I Orgálos~:n:~~r

F,--Env1arcorreo electrónlco a los jefes

Indicando Fecha, hora y lugar de reunlon

Recibir correo electrónfco con sol1dtud

de reprogramadón

Responder correo electrónico sol1dtando

lLleYB. programación

.. ~I Recepcionar Correo de Convocatorla de . Reunlon Y tomar ¿Están DisponibleS

conocimiento de la los Jefes7 Fecha, lugar y hora

¡ Responder Correo

electrónico conflnnando '"-""' reunión

~ elect:r:~~!~ Reunión

Establecer lineamientos - c==~:SP~a~ Operativo Institucional

r---'..Y.'----- 1 ! Reg1strarObjetivos, -<_ .~~ Croqramas y ries¡¡os en el Sistema de control . FIN

de objetiVos __ -o _ ..

Pág. 38

-

I I I I I I I I I I I I I I I I


10.1.5 Diagrama de Flujo de Tareas (BPMN v2.0)

lnido

Sexto Entregable

D Plan OperativO InstituciorBI de las

Unidades Orgánicas de la

nt:pp . . .. .

Extraer Plan OperativO InstituciorBI de las

Unidades Orgánicas de la CX;PP a través del SPP

SPP

o-~

Generar lineamientos yObjeti\os de las Unidades Orgánicas de la

CX;PP

Pág. 39

D~· .. ~.

Nuevo Plan de ObjetÍ\OS de las

Unidades Orgánicas

Elaborar e IngresarPlancle Objetivos de lasUridades

Orgániass de laCX;PP al SGO

SGO

Establecer los Objetivos de las

Unidades Orgánicas delaOGPP

Generar Acm deIndicadMs de acuerdo a los lineamiertos de las UnidadesOrgáricas de

la CX;PP en formato Excel para envio a las UOs +

SGDGA.OAOA.P04 -Comunicación Documertaria

Interna

D· ñchasde . Seguimierto de .: Actividades , Asignadas en Excel

" Ministerio de Justicia 'Y Derechos Hwnanos

Fin

~ -4::-IBDO

- ---------------Rediseño y MAPRO - To Be de SGI Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

10.1.6 Instructivo para las tareas - SG.OGPP.P03 - Formulación y Asignación de Lineamientos Internos


'Cargo" ." ¡::- Documento de : .',

¡'. Docrimento de Pasas Área. :¡.:.

Actividad Tareas Funcional e:,' Entrada Salida :. :.' .", .. :, .'; :"

Extraer Plan Operativo Plan Operativo Extraer Plan Operativo

1 OGPP. Jefe Institucional de las Institucional de las Institucional de las Unidades Orgánicas Unidades Orgánicas Unidades Orgánicas de la de la OGPP a través de la OGPP OGPP a través del SPP delSPP

Decidir Fecha, hora y lugar de Reunión con los Jefes de

2 OGPP Jefe Definir Fecha, hora y las Unidades Orgánicas

lugar de reunión con para discutir los

los Jefes de Unidades lineamientos

Orgánicas Enviar correo electrónico a

3 OGPP Jefe los jefes Indicando Fecha, hora y lugar de reunión

Recepcionar Correo Recepcionar Correo de de Convocatoria de

4 UO Jefe Reunión y tomar Convocatoria de Reunión y

conocimiento de la tomar conocimiento de la

Fecha, lugar y hora Fect¡¡ lugar y hora

(C(> ~'(,v.\O ,gE JlL'

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-.:::: ~ M. Torres S.

Sexto Entregable Pago 40


Tiempo

4

5

3

1

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~- .. - - - - - - - - - - - -1800 Rediseño y MAPRO - To Be de SG/ Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

Pasos . Área-

UO

5 UO

6 OGPP

7 UO

8 OGPP

Sexto Entregable

Cargo· Funci'onal

Jefe

Jefe.

Jefe

Jefe

Jefe


Actividad :-

Si los Jefes no se encuentran disponibles continuar; caso contrario ir al paso 7

Responder correo electrónico solicitando nueva programación

Recibir correo electrónico con solicitud de reprogramación. Ir al paso 2

Responder Correo electrónico confirmando reunión

Recibir correo electrónico confirmando participación de Reunión

Documento de Entrada :', ',~

.. Tareas"

Si los Jefes no se encuentran disponibles continuar; caso contrario ir al paso 7

Responder correo electrónico solicitando nueva programación

Recibir correo electrónico con solicitud de reprogramación. Ir al paso 2

Responder Correo electrónico confirmando reunión

Recibir correo electrónico confirmando participación de Reunión

Pago 41

- -Documento de Salida _'


Tie~po

3

1

3

~-.!!' -IBDO

- - - - - - - - - - - - - --Rediseño y MAPRO - To Be de SGI Oficina General de Planeamiento y Presupuesto


Cargo .

Documento' de "

Pasos 'Área" ' ,Actividad Tareas ,

Funcional' Entrada; ; "

~ -:: , , '

Realizar reunión de Realizar reunión de trabajo 9 OGPP Jefe trabajo para definir los para definir los lineamientos

lineamientos de las UOs de las UOs

Analizar las Actividades del " ."

10 OGPP' Jefe : Plan Operativo Institucional

. , de las Unidades Orgánicas de la OGPP

. , Plan Operativo Establecer lineamientos

11 OGPP Jefe Institucional de las correspondientes a las Elaborar ficha de Unidades Orgánicas de actividades del Plan Operativo seguimiento de la OGPP Institucional

Actividades asignadas Establecer los Objetivos y

12 OGPP Jefe cronograma de las Uni~ades

Orgánicas de la OGPP con

relación a los lineamientos.

Establecer Riesgos y

13 OGPP Jefe Oportunidades de las

Unidades Orgánicas de la

OGPP r, =-::-.

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J.Bu!i¡ ~M

Sexto Entre able g Pago 42

Documento de Salida "

Plan Operativo , Institucional de las Unidades Orgánicas de la OGPP

Ficha de

Seguimientos de

Actividades

~ ~


Tiempo

60

20

10

20

10

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M. TorresS. C¡o~~~p.

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~- .. - - - - - - - - - - - -IBDO Rediseño y MAPRO - To Be de SGI Oficina General de Planea miento y Presupuesto

SG.OGPP.P03 - Formulación y Asignación de Lineamientos Internos . " Documento de , . Cargo ... : . '.

Pasos Area· Actividad' .. Tareas Funcional' . : Entrada, .

Registrar Objetivos, Registrar Objetivos,

14 OGPP Jefe Cronogramas y riesgos Ficha de Seguimientos Cronogramas y riesgos en el

en el Sistema de <;ontról de Actividades Sistema de control de de objetivos. Fin

.-objetivos. Fin


- -Documento de Salida

Ficha de Seguimientos de

Actividades


Tiempo'

7

-

~- - - - - - - - - - - -IBDO Rediseño y MAPRO - To Be de SG/ Ofidna General de Planeamiento y Presupuesto

10.1.7 Tabla ASME para tareas SG.OGPP .P03 - Formulación y Asignación de Lineamientos Internos


Servicio ro o Directo

e e tl o Identificabl 'E ~ ~

o .. QJ - Recursos Identificables Recursos no identificables la Tarea QJ 'O o.. e e

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Extraer Plan Operativo

1 Institucional de las Unidades OGPP Orgánicas de la OGPP a través del

4 1 x x

SPP Decidir Fecha, hora y lugar de

2 Reunión con los Jefes de las Unidades Orgánicas para discutir

OGPP S 1

los lineamientos Enviar correo electrónico a los

3 jefes Indicando Fecha, hora y OGPP 3 1 x x

lugar de reunion Recepcionar Correo de

4 Convocatoria de Reunlon y tomar conocimiento de la Fecha, lugar y

UO 1 1 x x

hora Si los Jefes no se encuentran disponibles continuar; caso UO 1 x x contrario ir al paso 7

S Responder correo electrónico solicitando nueva programación

UO 3 1 x x

Reclblrcorreo electrónico con 6 solicitud de reprogramaclón. Ir al OGPP 1 1 x x

~paso 2

7 Responder Correo electrónico

UO 3 1 confirmando reunión

x x

Reclbircorreo electrónico 8 confirmando participación de OGPP 1 1 x x

Reunión

Realizar reunión de trabajo para 9 definir los lineamientos de las OGPP 60

UOs


- - -

lipo de Actividad

e e 'O o 'u 'O "O ~ ~

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x

-Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

- -

lipo de Valor

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A Torro, s. x

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~" - - - - - - - - - - -1800 Rediseño y MAPRO - To Be de SGI Ofidna General de Planeamiento y Presupuesto

SG.OGPP .P03 - Formulación y Asignación de Lineamientos Internos


Servicio ro Directo c: o

'2 ~ tí Identificabl 1 ~

5l lO .,

i5 Recursos identificables Recursos no identificables Tarea ~

o o.. e lO C. o.. E ~ vi' ..o ., 5 ., o ,~ ~ ~ e ., "O .,Eo.

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Analizar las ActiVidades del Plan 10 Operativo Institucional de las OGPP 20

Unidades Orgánicas de la OGPP x x

Establecer lineamientos correspondientes a las :

11 OGPP 10 actividades del Plan Operativo Institucional x x

Establecerlos Objetivos y

12 cronograma de las Unidades Orgánicas de la OGPP con

OGPP 20

relación a las lineamientos, x x

Establecer Riesgos y

13 Oportunidades de las Unidades OGPP 10

Orgánicas de la OGPP x x

Registrar Objetivos, Cronogramas

14 y riesgos en el Sistema de control OGPP 7 de objetivos, Fin x x


-c: -o ü lO

Q; c. o

lO u

e ii O 5l .., ., Qj

Q. lO '§ § ., c: w

x x

x x

x x

x x

x x

- -lipo de Actividad

c: o o -o "O e > '¡¡¡ lO ., :2 'S: ~ c. u ., La .le o:: ¡:

O q D V


lipo de Valor

g ~ ~ c:

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x

x

x

x

x

-

.~- -~ - - - - - - -IBDO Rediseño y MAPRO - To Be de SGI Ofidna General de Planeamiento y Presupuesto

10.2 SG.OGPP.P04.1 - Revisión y Asignación de Documentos 10.2.1 Diagrama de Flujo de Actividades (ANSI)

SG.OGPP.P04.1 - Revisión y Asignadón de Documentos·

Recepclonar Documento con proveido para el

archivo

SG.OGA.OADA.P06 Ordenamiento de la GestIón Documental

SG.OGA.OADA.P04 • Comunicación

Documentarla Intema

firmar Y Derivar

- -

Recibir vio SGD Y revisar proyecto de olido

- -

Elaborar y derivar proyecto de oIIcIo a

Jefe de OGPP para su revisfón

-

*---1 electrónicamente OfIcIo 1+--51--< Enviar Documento con

>---N<l-----t~ proveido electrónico a Secretaria de OGPP Q.

Q. C) o

de Respuesta

/

- -Ministeño de Justicia y Derechos Humanos

Nivel: Actividad

EnvIar Documento con RevIsar Doéumento r---No----'~ =~ :co~c::a :

cS-, ' . ./ ••••••••••••••••••••••• ~~ ....... o •• ,'"

Sexto Entregable

Derfvar al Jefe de la Unfdad Or¡Anica I---~

~ Correspondiente· .

archivo

Pág. 46

- -


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InIcio

Evaluar .. contenido del ~!~.------~

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C! ~ In

Sexto Entregable

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Si

Revisar J't-::,...! ___ ;::SI~K Documento. ~ "X.),~~ .. ----.... U. ,

~ ,.,;-¿EI documento ~'!! 4~,.;.~:i requiere respuesta A

Documentos en General (Oficios,

Solicitudes,lnformes, Convenios, Textos,

Boletines, Guías, otros) . O'· '»

.... ,. J

deOGPP?

No

Enviar Documento con proveído eledJória:l a Secretaria de OGPP

para archivo

~t + I

.." ....... "'!~:.-........ '> .. ~ ....... ',_Hi.¡ SG.OGA.OAOA.P06

Ordenamiento de laGestión Documenta

Pág. 47

., -( '_'Al"

Fin

Asignar persona ~ responsable de la

Unidad J Organizacional t ~~..::~~~

'1 .1

+ 1 ~-.y"",;'_':,",.'-,.,.~-~..:.~ .. ~

SG.OGA.OAOA.P04 -Comunicación Documertaria

Interna

A

EnviarDocumentocon i proveido eledJória:l a ~

:::a:~::.J

+ Elaboraryenviarproyedo de o!idoa Jete de OGPP para su

revisión

No

Recibir vía SGD y revisar L'~l..' -1"_<

proyecto de ; ~ olido, ti

.'. r~~¿; ""':>?itw:;. ... ::;]:l Á

¿Es conforme?

Si

Firmar 1 electrónicamente t

Oficio de Respuesta 1 ~~~~ .... t, ~/~;p.'~~~

Fin

" Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

M. Torres S.

~- - - - - - - - - - - -IBDO Rediseño y MAPRO - To Be de SGI Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

10 2 3 T bl ASME . . a a para A o °d d ctlVl a es SG.OGPP .P04.1- Revisión v Asignación de Documentos


Servicio

Directo

"2 Identific

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onalDir Recursos identificables able Recursos no identificables

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Q. ~~ "- VI ., c:

ft. tu

: Q. a:

1 Receocionar Documento OGPP 1 1 x x x

2 Evaluar contenido del Documento OGPP 3 1

Si el Documento requiere ser Asignado OGPP 1

continuar; caso contrario ir al oaso 4

3 Derivar al Jefe de la Unidad Orgánica

OGPP 1 1 Corresoondiente.lr al oaso 14

x x x

4 Revisar Documento OGPP 15 1 x x x

- Si requiere no respuesta por parte de OGPP

~ conitnuar; caso contrario ir al oaso 9 . OGPP 1

5 Enviar Documento' con prov!!rdo electrónico a

Secretaría de OGPP para archivo OGPP 3 1 x x x

6 Recepcionar Documento con proveido para el

archivo OGPP 1 1 x x x

7 Ir a SG.OGA.OADA.P06 Ordenamiento de la

Gestión Documental. Fin OGPP

8 Enviar Documento con proverdo electrónico a

OGPP Secretaria de OGPP

3 1 x x x

9 Elaborary derivar proyecto de oficio a Jefe de

OGPP 20 OGPP oara su revisión

1 x x x

10 Recibir vra SGD y revisar proyecto de oficio OGPP 1 1 x x x

Si el proyecto de oficio es onforme continuar; OGPP 1

caso contrario iral paso 7

11 Firmar y Derivar electrónicamente Oficio de

Respuesta OGPP 5 1 x x x

12 Ir a SG.OGA.OADA.P04 - Comunicación

0.

OGPP . ' -. . . Documentaria Interna. Fin

, Sexto Entre able g Pago 48

- -Tipo de Actividad

c: c: -o o 'ü -o "O ~ ~

.;¡; '"

., .;; Xi c. ., ., o:G c. a: t= o

O D q O

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- -Ministerio de Jus1icia y Derechos Humanos

Tipo de Valor

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x

x

x

x

x

-

~-

M. Torres S.

- - - - - - - - - - - - - - - - -IBDO


Rediseño y MAPRO - To Be de SGI Ofiana General de Planeamiento y Presupuesto


SG.OGPP.P04.1 - Revisión y Asignación de Documentos

ro 'C

~ u Q)

'{' c.. c.. l:) o

c.. c.. l:) O

, -.

A con proveido para el L-.l.. ()--+ Recepclonar Documento

.t archivo 1: ----..

B h-;--~

SG.OGA.OADA.P06 Ordenamiento de la GestIón Documental

Fin

SG.OOA.OADA.P04 • Comunfcación

Documentarla Interna

1:

5GD

Nivel: Tarea

(1\. Reg~trar y derivar proyecto Elaborar proyecto de

SGD I",,~~I-----I ~~~~~~ ~"..Jo:;,,7e I+-------l Oficio de respuesta en \l' SGD dliltal

Derivar Documento firmado

-lII\"I--~ Firmar electrónicamente L",_ SI Oficio de Respuesta ~'

,

Redblrvia5GDyr..,~ l. . ~. proyecto de oficio r----'\ SGD \JI

. ~

¡Proesyeccoton~formde 0ef¡lclo '. _. --No---~ EnviarDocumento con ~ ,. proveido electrónlco a SGD' SecretariadeOOPP. ' !

~

, SI --,..'

Recepd Doc f.---+ Evaluar contenido del '"-_-+< ¿El Documento onar umento, Documento"" requf ¡ ere ser Asignado ...... ~ -1""------'RevlsarDocumento l.. ~ ,.----L-,EnviarDocumento con , • ¡Requiere respuesta "~ Prov. eido electrónico a

r parte de OOPP? , ' "---------" Secretaria de OGPP para

cb -_ ....... -.-......... /

1: Derivar al Jef~ de la /:

Unidad Drganlca I'---~ Correspondiente ' 1:

" '·1:

~' , arch~ , ,

/ ~~ \:);


-

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~¿¡ Inicio

.. 'ti ¡ "" " .. o

o "5 E ¡¡ o Q .. ... <: .., 'li <: el

~ ... <: .., ;;¡ ;: .. -: ':i .. "" ..: "" " ~ ...

Sexto Entregable

Eval .... r b cont~nido d~1 ," ; •...• :-. - ..... < Documento ,J; ~ iiF ..,..,,~""""""""'~ ¿El Doc mento

requi re ser Aslg do?

SI

No

Enviar Documento con b proveldo ~I~nico. 1'«--:-----------< SKr~.rI.d~OGPP n« ~ ~~~l'~

Elaborar y derivar pro~ d~ oficio • J~'" d~ QGPP pa~ su

r~lón

Pág. 50

No

¿ProY' 010 d~ ofie es

eOM rme?

Recibir vi. SGD Y ; r~sar pro)'l!C!o d~ ~

oficio Ir .""'J.J~..... 1 ...... ~""'..:li1li"'~ ...

. SI

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Comunicación Documentarla Int~ma

R~~pcionar ,

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SGD

Docum~nto con! pro,~dop.~~1 ~l---------------~

archivo j

SGD

SG.oGAOADA.P06 Ordenaml~nto d~ la Gestión

Documental


~- ----------IBDO Rediseño y MAPRO - To Be de SGI Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

10.2.6 Instructivo para las tareas - SG.OGPP.P04.1 - Revisión y Asignación de Documentos

SG.OGPP.P04.1 - Revisión y Asignación de Documentos " .' Cargo Documento de Pasos " Área Actividad Tareas,

Funcional Entrada " "

Document9s en , ' , , , , General (Oficios,

Recep~ionar Solicitudes,

1, .. OGPP Jefe Informes, Recepcionar Documento "

Documento Convenios; Textos, ' '

'. Boletines, Guías, , . ' otros)

2 OGPP Jefe Evaluar contenido del Evaluar contenido del Documento Documento

Si el Documento Si el Documento requiere ser

requiere ser Asignado OGPP Jefe continuar; caso

Asignado continuar; caso

contrario ir al paso 4 contrario ir al paso 4

Derivar al Jefe de la Derivar al Jefe de la Unidad

3 OGPP Jefe Unidad Orgánica Orgánica Correspondiente. Ir Correspondiente. Ir al

paso 14 al paso 14


- - - --Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

Documento de Tiempo

Salida

1

3

Documentos en General (Oficios, Solicitudes, Informes,

1 Convenios, Textos, Boletines, Guías, otros)

~- -.r - - - - - - --- ---IBDO Rediseño y MAPRO - To Be de SG/ Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

SG.OGPP.P04.1 - Revisión y Asignación de Documentos

Pasos Área' Cargo Acti~idad '~ Documento de

Tareas "

Funcional Entrada , ,<

, ,

Documentos en General (Oficios, Solicitudes,

4 OGPP Jefe Revisar Documento Informes, Revisar Documento < ,

Convenios, Textos, Boletines, Guías, otros)

Si requiere no respuesta Si requiere no respuesta por

OGPP Jefe por, parte de OGP,P

parte de OGPP continuar; caso conti,nuar; 'caso

contrario ir al paso 9 contrario ir al paso 9

Enviar Documento con Enviar Documento con

5 OGPP Jefe proveído electrónico a Documentos en proveído electrónico a Secretaría de OGPP para General Revisados Secretaría de OGPP para archivo archivo

Recepcionar Recepcionar Documento con 6 OGPP Secretaria Documento con

proveído para el archivo proveído para el archivo M. Torres S.

Ir a SG.OGA.OADA.P06 Ordenamiento de la Documentos en

Ir aSG.OGA.OADA.P06 7 OGPP Ordenamiento de la Gestión Gestión Documental. General' Revisados

; Documental. Fin ' Fin


- - - --Ministeño de Justicia y Derechos Humanos

Documento de Tiempo

Salida r

Documentos en 15

General Revisados

3

Documentos en 1

General Revisados

~

~- - - - - - - - - - - -IBDO

Rediseño y MAPRO - To Be de SG/ Ofidna General de Planeamiento y Presupuesto

SG.OGPP .P04.1 - Revisión y Asignación de Documentos

Área Cargo <,

: Documento de Pasos' Actividad '. Tareas' Funcional " .... Entrada

: >. ;, , '

Enviar Documento con Documentos en

Enviar Documento con 8 OGPP Jefe proveído electrónico a

General Revisados proveído electrónico a

Secretaria de OGPP Secretaria de OGPP

9 OGPP " Elaborar proyecto de Oficio de

Secretaria Elaborar y derivar respuesta en digital

, ' proyecto de oficio a Jefe de OGPP, para S!J

Proyecto de Oficio con Registrar y derivar proyecto de ..

io' OGPP Secretaria revisión oficio a Jefe de OGPP para su proveído

, , revisión mediante SGD

11 OGPP Jefe Recibir vía SGD y revisar Recibir vía SGD y revisar proyecto de oficio proyecto de oficio

Si' el proyecto de oficio Si el proyecto de oficio es

OGPP Jefe es informe continuar;

informe continuar; caso caso contrario ir al paso

contrario ir al paso 7 7

Proyecto de Oficio con Firmar electrónicamente 12 OGPP Jefe Firmar y Derivar electrónicamente Oficio

proveído Oficio de Respuesta

M. Torres S. 13 OGPP Jefe de Respuesta

Derivar Documento firmado

, , Ir a SG.OGA.OADA.P04 -, Comunicación

I Ir a SG.OGA.OADA.P04 -14 OGPP Proyecto de OfiCio con'

Comunicación Documentaria r' Documentaria Interna., " proveído firmado

: , ; .. Interná, Fin .... " , Fin

, .' .. '~!c f ~ I .-.' , <


- - - -Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

Documento de Tiempo

Salida

3

Proyecto de Oficio 15

con proveído

Proyecto de Oficio 5

con proveído

1

Proyecto de Oficio con proveído 4 firmado

1

"

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, ,

-

~-

M. Torres 5.

A. Arto(r G.

- - - - - - - - - - - -1800 Rediseño y MAPRO - To Be de SG/ Oficina General de Planeamientoy Presupuesto

10.2.7 Tabla ASME para tareas SG.OGPP.P04.1- Revisión v Asignación de Documentos

Tarea

1. Recepcionar Documento

2 Evaluar contenido del Documento

Si el Documento requiere ser Asignado

continuar; caso contrario ir al paso 4

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OGPP

OGPP

OGPP

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1

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3 Derivar al Jefe de la Unidad Orgánica

Correspondiente. Ir al paso 14 OGPP 1·

4

5

6

7

8

9

10

Revisar Documento

Si requiere no respuesta por parte de OGPP

conitnuar; caso contrario ir al paso 9 Enviar Documento con proveido electrónico a

Secretaria de OGPP oara archivo

OGPP

OGPP

Recepcionar Documento con proveido para el archivo OGPP

Ir a SG.OGA.OADA.P06 Ordenamiento de la

Gestión Documental. Fin OGPP

Enviar Documento con proveido electrónico a Secretaria de OGPP OGPP

Elaborar proyecto de Oficio de respuesta en

digital OGPP

Registrar y derivar proyecto de oficio a Jefe de OGPP para su revisión mediante SGD OGPP

11 Recibir vla SGD y revisar proyecto de oficio OGPP

Sexto Entregable

15·

3

1

3

15

5

1

anal Dlr

1

1

1

1

.1

1

1

1

1

1

1

1

Costos Directos Identificables

Recursos identificables

Servicio

Directo

Identific

able

Pág. 54

Identificador de Recursos

Recursos no identificables

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x

- - -Ministeño de Justicia y Derechos Humanos

Tipo de Actividad Tipo de Valor

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x

x

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x

-

~- -~ - - - - ---- -- -1800 Rediseño y MAPRO - To Be de SG/ Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

SG.OGPP .P04.1- Revisión y Asimación de Documentos


Servicio c: -o

Directo 'ü ~

"2 Identific QJ a.

'E onalDir Recursos identificables able Recursos no identificables o

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QJ W o.. a:

Si el proyecto de oficio es onforme continuar; OGPP 1

caso contrario ir al paso 7

12 Firmarelectrónicamente Oficio de Respuesta OGPP 4 1 x x x x 13 Derivar Documento firmado OGPP 1 1 x x x

14 Ir a SG.OGA.OADA.P04 -Comunicación,

OGP.p Documentaria Interna. Fin

M. T'oness.

;1. A tola G.



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lipo de Valor

o > :;: u ~

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tJ q D V u

x x x

-

- - - - - - -1800


10.3 SG.OGPP .P04.2 - Revisión y Autorización de Documentos 10.3.1 Diagrama de Flujo de Actividades (ANSI)

SG.OGPP.P04.2 - Revisión y Autorización de Documentos

ro 'L: ro .. CLI RegIstrar y Enviar L. SG.OGA.OAOA.P05 • U Documento físico al fin CLI Envio OocumenUrfo

VI Destinatario Externo

I ,,'

c.. c.. C:J O

~rivar Documento a la : Firmar Documento H Imprimir Documento

1-secretaria en fisico : Aprobado

:

o----. SG.0GA.OADA.P03 • +- DerivAr el Documento firmar y YIsu I¡

Com.mfcadón digital ....... el Documentarla Intema flrmadovfaSGO

1[ Docuonento

I I ~ SGO ID -,

- -

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¿El destinatario es una Entidad Extemal

.

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Aprobar Documento 1: c.. c.. C>

1: O

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Recep:ionar Proyecto

InIdo de Docuonento por parte

RevIsar Proyecto de ¡NecesIta !

de las Unidades SI Or¡ámcas de la OGPP Docuonento COITO!Cdones1 .

porSGO o' " , -


- -

, .

Realizar Coordinacfones con responsable de la

Unfdad Organtnc!onal.

6

- - - -Ministeño de Justicia y Derechos Humanos

Actividad

-

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Sexto Entregable

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\loo Documento por parte de t=,--.... ,. las Unidades OrgáriGlsde

,,4:" la OGPP por SGD Inicio

D~ ~" \


Solicitudes, Informes, Convenios, Textos,

Boletines, Guías, otros)

,

". l.

Revisar Proyecto de Documento

¿El documento necesita

correcciones?

Si

"

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RealizarCoor~inaciores (DO

responsabl delaUridad Organi acional

SG.OGA.C ~DA.P03 -

Aprobar Documento

D·· . \~

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Documento de Gestión Firmado y

Visado

. .

No

Firmar,viS<i r y derivar digitalmente I Documento

Comunicació DocumertJria Int"~~~------------~~~ ,.

Pág. 57

.,

Fin

Registrar y Enviar Documento Físico al Destinatario Externo

Si

¿El desti ~tario es una E ~tidad

Exten~?

Imprimir Documento 1

'-__ "I!-_~" i ···o:-~;t'.,:· ... ~~«;:!"./ ..... "":i 'l,.J; .

Firmar Documento AprobadO

1 "--...,..--'

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v Derivár Documento

visado y firmado vía SGD

\loo

Ir a SG.OGA.OADA.P05 - Proceso de Envío Documentario

. r:

\loo

Fin


~- u- - - - - - - - - - -IBDO Rediseño y MAPRO - To Be de SG/ Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

10.3.3 Tabla ASME para Actividades SG.OGPP.P04.2 - Revisión Y Autorización de Documentos

o la Tarea a.

Recepclonar P·royecto de Documento

lO QJ

..:;:

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F

1 por parte de las Unidades Orgánicas de OGPP 1

la OGPP oor SGD

2 Revisar Proyecto de Documento

SI necesita correciones continuar; caso

contrarió ir al oas04.

Realizar Coordinaciones con

3 responsable de la Unidad

Organizacional. Ir al oaso 5

4 Aprobar Documento

Si el Destinatario no es una entidad

OGPP 15

OGPP

OGPP 13

OGPP 2

externa continuar; caso contrario ir al OGPP

1

1

1

1



Servicio

Directo

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Ipaso 7

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Documentaria Interna. Fin OGPP 1

7 Imprimir Documento

8 Firmar Documento Aprobado

9 Derivar Documento a la secretaria en

físico

10 Registrar y Enviar Documento Ffsico al

Destinatario Externo

11 SG.OGA.OADA.POS - Enl(fo

Documentarlo. Fin

Sexto Entregable

OGPP 4

OGPP 3

OGPP 4

OGPP 9 1

, : . OGPP

1 20 2 1 XXXXXXX

1 x x x

1 x

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Pág. 58

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A.l\rtola G •

~- - - - - - - - - - - -1800 Rediseño y MAPRO - To Be de SG/ Oficina General de Planeamiento y Presupuesto



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Sexto Entregable

Recepcfonar Documento te: __ -.¡ Rejlstrar Documento en L' _---'~ ~~=a~=": en físfco firmado r el SGO r externo

SG.OGA.OADA.P03· Comunicación

Documentarla Intema

Fkmar Documento Aprobodo

Recepdonar Proyecto : de Documento por parte ,

I:---!~ detas Unfdades I:-----'~ Or¡ánIcas de la OGPP

porSGD'

Imprimir Documento

Revfsar Proyecto de Documento

SG.OGA.OADA.P05 -Envio Documentarlo

~-----Sl

Aprobar Documento

Pág. 59

Coordinar con responsable de la

Unidad Or¡anfzadonal para correccfón del

documento •.

- -

Enviar Documento • la Unfdad Or¡ánka

Correspondlenu. por correo etectnínko


Tarea

-

1 1 .1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

'1 '1



SGD

RecepcionarPro~de ~

b--~ Documentoporpartede LL...... j , las Unidades OrgáriGlsde P

',,"o la OGPP por SGD 1 Inido "N";",;;",~!,c0"''''fR;,,,,,,, ... j

¿El documento necesita

correcciones? Revisar ~

Proyecto de ..,c":-.' -~ X).-------------~~ ¡; Y,~:íÍ\';: No Documento i V

1,.fJ;lrh':, ... ,,-iiiíl,,)¡'_';t7 _ •. ,¡(t'

SI

Aprobar H~'----------------------------~ Documento

No

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Solicitudes, Informes, Convenios, Textos,

Boletines, Guías, otroS)

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¿El desti ~tario es una E tidad

Exter la?

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Sexto Entregable

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responsabl de la Uridad Organl aclonal

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r+J ;-t

\: Documento de

Gestión Firmado y Visado

SG.OG;:ctD-;;c;;·~·i comunicac~~~~cumertaña

Int.~~-_-------------~

Pág. 60

Firmar,vls y derivar digitalmente I Documento

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Registrar y Enviar Documento físico al Destinatario Externo

Si

Imprimir :¡ Documento 1

.. '",~ •• " ......... ., -;·.I'r,.":~-,, .J

, Firmar

Documento Aprobado

Derivar Documento visado y firmado vía \ SGD

Ir a SG.OGA.OAOAPOS - Proceso de Envio Documentarlo


·~. - - - - - - - - - - - - - -IBDO Rediseño y MAPRO - To Be de SG/ Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

10.3.6 Instructivo para las tareas - SG.OGPP.P04.2 - Revisión y Autorización de Documentos


Cargo' : .

Documento de " Documento de , Pasos Área Actividad " Tareas

" Funcional Entrada " Salida ; ..

Recep,ciqnar Proyecto Documentos en

de D~cur:n~nto, por General (Oficios, Recepcionar Proyecto de

1 OGPP Jefe "

parted~ las Unidades Solicitudes, Documento por parte de las' Informes, Convenios, Unidades Orgánicas de la

Orgánicas de la OGPP Textos, Boletines, OGPP porSGD

por SGD Guías, otros)

2 OGPP Jefe " 'Revisar Proyecto de Revisar Proyecto de

" Documento Documento

SI n,ecesita correcciones SI necesita correcciones OGPP Jefe continuar; caso continuar; caso contrario ir al

<:ontrario ir al paso 5 paso 5

Realizar Coordinaciones Coordinar con responsable de

3 OGPP Jefe con responsable de la

la Unidad Organizacional para Unidad Organizacional.

corrección del documento. Ir al paso 8

/l

m ~ ~,~

r~ ~ ~~

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"'~~~ ,1 ,staman!eM,

M. TorresS.


- -Ministeño de Justicia y Derechos Humaoos

Tiempo

1

15

10

-

IIÍI _ - - - - - - - - - - - - -IBDO Rediseño y MAPRO - To Be de SG/ Ofidna General de Planeamiento y Presupuesto

SG.OGPP.P04:2 - Revisión y Autorización de Documentos , ..

• >

~asos Área Cargo Actividad

·Documento de Tareas·

Documento de Funcional Entrada > Salida ~ >,

.'

Enviar Documento a la

4 OGPP Jefe Unidad Orgánica

.' Correspondiente por correo

electrónico. Ir al paso 8

5 OGPP Jefe Aprooar Documento Aprobar Documento Documento en General Aprobado

.S.i el Destinatario no es Si el Destinatario no es una

OGPP Jefe una entidad externa

entidad externa continuar; c.ol'1tinuar; caso

caso contrario ir al paso 9 contrario ir al paso 9

» Documento en General Firmar y visar digitalmente el Documento en

6 OGPP Jefe Firmar, visar y derivar General Aprobado

digitalmente el Aprobado Documento

firmado

Documento Derivar el Documento 7 OGPP Jefe Firmado vía SGD

SG.OGA.OADA.P03 -

Comunicación Documento en General SG.OGA.OADA.P03 -

8 OGPP Comunicación Documentaria Documentaria Interna. Aprobado firmado Fin

Interna. Fin

Documento en General Documento en

9 OGPP Jefe Imprimir Documento Imprimir Documento General Aprobado

/J Aprobado

impreso

(i) !1 .t ~~\ ~ > ;¡;}

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M. Torres 5. Sexto Entreg~e)l~!eM Pago 62

- - -Ministeño de Justicia y Derechos Humanos

Tiempo

3

2

2

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4

~- -~ - - - - -- - - -- --IBDO Rediseño y MAPRO - To Be de SGI Oficina General de Planeamiento y Presupuesto


Cargo .. Documento de •. >'

"

Área '#'"

Pasos Funcionál ' Actividad

Entrada ' . Tareas ,. .' '. ' . .

Firmar Documento Documento en General 10 OGPP Jefe Firmar Documento Aprobado

Aprobado Aprobado impreso

11 OGPP Jefe Derivar Documento a la Derivar Documento a la

, . secretaria en físico secretaria en físico

Documento en General Recepcionar Documento en 12 OGPP Secretaria Aprobado impreso

firmado físico firmado

Registrar y Enviar Registrar Documento en el 13 OGPP Secretaria Documento Físico al

Destinatario Externo SGD

14 OGPP Secretaria Derivar Documento en Físico

al Destinatario externo

. -

SG.OGA.OADA.P05 -Documento en General

SG.OGA.OADA.P05 : Envío ' 15 OGPP "

Aprobado impreso '., '

Envío Documentario. Fin firmado

Documentario. Fin

" ~ ; ,


- -Documento de-: Salida .. -,

Documento en

General Aprobado impreso firmado

Documento en

General Aprobado

impreso firmado


Tiempo

3

4

1

5

3

,

~-

M. Torres S.

- - - - - - - - - - -IBDO Rediseño y MAPRO - To Be de SG/ Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

10.3.7 Tabla ASME para tareas

Tarea

Recepcionar Proyecto de Documento

e 1 o c. E QJ

F

1 por parte de las Unidades Orgánicas de OGPP 1 la OGPP por SGD . .

2 Revisar Proyecto de Documento OGPP 15

SI necesita correciones continuar; caso

contrario ir al oasoS

Coordinar con responsable de la U~idad 3 Organizacional para corrección del'

documento. Enviar Documento a la Unidad Orgánica

OGPP

OGPP 10

4 Correspondiente por correo electrónico. OGPP 3

Iral pasoS

5 Aprobar Documento OGPP 2

Si el Destinatario no es una entidad externa continuar; caso contrario ir al OGPP

Ipas09 6 Firmaryvisardigitalmente el

Documento OGPP 2

7 Derivar el Documento Firmado vía SGD OGPP 1

S SG.OGA.OADAP03 -Comunicación

Documentaria Interna. Fin

Sexto Entregable

OGPP

.~ ~ ~ U QJ VI

1

1

1

1

1

1

1

1

SG.OGPP.P04.2 -Revisión v Autorización de Documentos



Servicio

Directo

Identifica ble ~

Pág. 64



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TIpo de Actividad

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5J- - - - - - - - - - - -IBDO Rediseño y MAPRO - To Be de SGI Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

SG.OGPP.P04.2 - Revisión v Autorización de Oocumentos

Costos Oirectos Identificables Identificador de Recursos

Servicio

Directo "2 Identifica 'E

~ ni "O Recursos identificables ble Recursos no identificables Tarea QJ

ni ~ e. c..

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QJ 1: ~ ~ ¡:: ni "O F.i 'c QJ o ;:"0 l'! .¡: "O

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QJ ~ ~~ ni o c: c: o Vl c.. ni

, ' QJ "O .o ~Vl ~ ~ QJ U ni [ E .s ~ Vl e. QJ :o al e. ni E o o iV Vl o QJ QJ - QJ c.. :t u. Vl u ~~ 'o a: a: c:

; u. w

9 Imprimir Docu,mento OGPP 4 1 '20 2 1 ' ' x x x x x x

10 Firmar Docum'ento Aprobado OGPP 3 1 x x

11 Derivar Documento a la secretaria en

OGPP 4 físico 1

12 Recepcionar Documento en físico

OGPP 1 1 firmado

13' Registrar Documento en el SGD OGPP S '1 x x x

14 Derivar DOCUmento en Ffsico al

OGPP 3 1 Destinatario externo x x

15 SG.OGAOADAP05 - Envio

OGPP Documentario. Fin ' .

M. TorteSS•



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l'! .¡¡¡ ni QJ

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'-t:.- - - - - - - - -IBDO Rediseño y MAPRO - To Be de SG/ Ofidna General de Planeamiento y Presupuesto

10.4 SG.OGPP .POS ... Supervisión a las tareas y actividades asignadas

SG.OGPP.P05 ... Supervisión a las tareas y actividades asignadas

n:I 'C n:I

~ U Q) Vl

el.. a.. l!) o

'* -, el..

)-.

Realizar Reporte de Inicio, Documentos y

'-~~~----'" > Actfvfdades Pendientes

+'----()

¿Exfsten Documentos pendiente? _ .. ..-

Reporte de Documentos ; Entregar reporte al Jefe ""i"""t-___ -l o Actividades' Sl

de OGPP I'~ Pendientes 1+---"':

l ~i ~' '

(

Slstenade Controtde Objetrlos

- - - -

Ajustar Objetivos y cronograma de las fichas de seguimiento para las !------~ Unidades Orgánkas de

laOGPP

t bjetivos está '-oNo---< avanzando de forma ,

Correcta? " "i"'"

.'

a.. l!) o Recibir Reporte de Organizar convocatoria Evalua~ los Objetivos, !

mi ~"'i OJ;"ICINp.. o~,o~

Documentos o "-------i~ de reunión con las cronograma y riesgos de l , UnidadesOrgánkasde I'---------~ las Achas de ¡-' --------.....1

Actividades p~~ientes ~PP =:pondle~tes .~tI~~~~g,~~S j


Nivel: Actividades

Fin

Si--.(~)

\~ \ ¡,.ArtolaG. L-__ -L __________________________________________________________ -...J


-

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IBDO Rediseño y MAPRO - To Be de SGI Oficina General de Planea miento y Presupuesto


Inicio

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caso contrario

Realizar Reporte de Documentos y Actividades Pendientes

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Organizar co ~catoria de reunión con as Unidades

Orgá~icas

Recibir Reporte de Documentos o

Adividad~ Pe~ient~ .:;

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, deOGPP


... Evaluar los Objetivos, 1:

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Ajustar Objetivos y cronograma de las fichas de seguimiento para las Unidades Orgánicas de la

OGPP

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M. TorresS.

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1 Realizar Reporte de Documentos y Actividades Pendientes

OGPP 20 1 x x x

f) Si existen documentos pendientes OG'PP 1

~' continuar; caso contrario ir a 5

~ 2 Entregar reporte al Jefe de OGPP OGPP' 4 1 x x x

~ Recibir Reporte de Documentos o

y, ~~ 3 OGPP, 1 1 x x x

~~~ ~,\\ Actividades Pendientes I'l ~~i¡ Organizar convocatoria de reunión

"""" !¡~ 4 con las Unidades Orgánicas de OGPP OGPP 44 1 x x x

J,Bu ¡,1!1I\!~ correspondientes V Evaluar los Objetivos,'cronográma y

5 riesgos de las Fichas de Seguimiento OGPP 15 1 x x x

~~ de Actividades Asignadas

s~ Si los objetivos están avanzando de

~~ forma correcta ir al paso 1; caso OGPP 1

contrario continuar.

Ajustar Objetivos y cronograma de las = orres s.

®' fichas de seguimiento para las OGPP 10 1 x x x

Unidades Orgánicas de la OGPP. Fin .'

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y Derechos Humanos

Rediseño y MAPRO - To Be de SG/ Ofidna General de Planeamiento y Presupuesto

SG.OGPP.POS - Supervisión a las tareas y actividades asignadas

Costos Directos Identificables Identificador de Recursos Tipo de Actividad Tipo de Valor

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lO .2"~ '" ",' '" <>. ~ u. VI u a: a: c: w - - - - - - - -- -- -- -- -- - - -Rea liza r Reporte de Documentos y

6 Actividades Pendientes

OGP.P 20. 1 x 'x x x x

Si hay documentos pendientes, ir a

paso siguiente, en caso contrario,: OGPP

Fin.

7 Distribuircopia del reporte a Jefe de

OGPP 5 1 cada Unidad Orgá nlea

x x x x x

:

8 Ir a SG.OGA.OADA.P04-

Comunicación Documentaria Interna OGPP

9 Distribuircopia del reporte al Jefe de

OGPP 5 1 OGPP

x x x x x

10 Recibir Reporte de Documentos o

OGPP Actividades Pendientes

1 1 x x x x x

11 Realizar convocatoria de reunión OGPP 260 1 15 2 5 x x x x x

M. Torres S. 12

Generare implementar Acciones OGPP

Correctivas 58 1 x x x x x

Si los Documentos no han sido

Concluidos en el plazo establecido ir OGPP

al Paso 14; en caso contrario Fin.


- - - - - - - - - -Lé IBDO Rediseño y MAPRO - To Be de SG/ Oficina General de Planeamiento y Presupuesto



SGD ... ,_ ... -' -.

<ti' Consolidar Actividades Generar reporte >'·C r AsIgnados y semanal de 105

!ti" Inicio Documentos de las Documentos pendiente ... Unidades Orgánicas de en el SGD Y Actividades <11 ..... laOGPP Pendientes U <11 ... .._.

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Reporte de Documentos ; Entregar reporte al Jefe ',¿ o Actividades :

de DGPP Pendientes

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~ <11 -,

ci.. , a.. l:)'

1: Extraer fichas de

O 5eguimlento de las Recibir Reporte de

~ ~ Actividades AsIgnadas

Documentos o Analizar información de las Unidades Actividades Pendientes Orgánicas de la DGPP : , del sistema de Control

de objetivos

t ( Slstcmade \t Control de Objetivos

,,_ ....... >M ...... "_._M.

Sexto Entregable

- - - - - - -

<§>---Documentos pendie:~l, ¿" .'

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Ajustar Objetivos y Slstcma de ... ~ cronograma de las fichas Contrdde de seguimiento para las Fin Objetivos Unidades Orgánicas de i

laDGPP

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I Evaluar Los Objetivos,

~ cronográma y riesgos de '

Convocar reunión ~ Ejecutar reunión de l-+ las fichas de : coordinadán

Seguimiento de . Actividades AsIgnadas

; )

Pág. 70

- -Ministeño de Justicia y Derechos Humanos

Nivel: Tareas

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A. Artilla G,

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1800



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Sexto Entregable

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Realizar Reporte de Documentos y Actividades Pendientes

j .. .. ,. Si existen documentos pendientes continuar;

caso contrario

Pág. 71

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Organizar co lVOcatorla de reunión con as Unidades

Orgárlicas

Recibir Reporte de ~

Documentos o ~; Actividades Pendientes ~t

¡.:---------J~ Entregar reporte al Jefe ,. deOGPP

Evaluar los Objetivos,. ~

aonográma y riesgos de las I;~:;-__ ~""~ Fichas de Seguimiento de {

Actividades Asignadas f ~ ~~i

"."""''''~''''i8IÍ1¡¡¡'~'''''''.li~ ¿Objeti\ DS están avanzalldo de

forma e Drreda?

Ajustar Objetivos y aonograma de las fichas de seguimiento para las

Unidades Orgánicas de la OGPP

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Fin

-------~-~ 1800

-------Rediseño y MAPRO - To Be de SGI Ofidna General de Planeamiento y Presupuesto

10.4.6 Instructivo para las tareas - SG.OGPP.P05 - Supervisión a las tareas y actividades asignadas


Pasos Área Cargo. , Documento de Documento de . Funcional

Actividad Entrada rareas Salida: , ,. i ..

. , Consolidar Actividades

Documentos y Asignados y Documentos de

1 ORA Secretaria' .. actividades registradas .. en el SGD

las Unidades Orgánicas de la

Realizar Reporte de OGPP

Documentos y Actividades Pendientes Generar reporte semanal de Reporte de

2 ORA Secretaría los Documentos pendiente en Documentos y el SGD y Actividades Actividades

.. Pendientes pendientes

'. Si existen documentos Si existen documentos ORA Secretaria pendientes continuar; pendientes continuar; caso

caso contrario ir a 10 contrario ir a 10

Entregar reporte al Jefe Reporte de

Entregar reporte al Jefe de 3 ORA Secretaria Documentos y de OGPP OGPP

Actividades pendientes

~ Recibir Reporte de Recibir Reporte de

4 ORA Jefe Documentos o Documentos o Actividades .... ~ y'" Actividades Pendientes Pendientes ~o C.l zC ,.. ol>

S ORA Jefe IJ .., Organizar convocatoria Analizar información ~'90,l;' ~ ~ ~ ~i\O o Jit ....

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- --Ministeño de Justicia y Derechos Humanos

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10

10

4

1

10

- - - - - - - - - - - -IBDO Rediseño y MAPRO - To Be de SG/ Ofidna General de Planeamiento y Presupuesto

SG.OGPP.P05 - Supervisión a las tareas y actividades asignadas

Cargo Documento de :- ~. ,

Pasos Área· Funcional·

Actividad Entrada,

: Tareas

de reunión con las Unidades Orgánicas de

Extraer Fichas de Seguimiento OGPP correspondientes

de las Actividades Asignadas 6 ORA Jefe de las Unidades Orgánicas de

.' la OGPP del sistema de Control de objetivos

7 ORA Jefe· '. , . Convocar reunión

8 ORA Jefe' Ejecutar reunión de coordinación

"

Evaluar los Objetivos, Evaluar los Objetivos,

, ' cronograma y riesgos de Fichas de Seguimiento cronograma y riesgos de las 9 ORA Jefe las Fichas de de las Actividades

Seguimiento de Asignadas Fichas de Seguimiento de

Actividades Asignadas Actividades Asignadas

Si los objetivos están Si los objetivos están

avanzando de forma ORA Jefe correcta ir al paso 1; avanzando de forma correcta

rt~o contrario ir al paso 1; caso contrario

ntinuar. continuar.

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~ ¡.¡ :i!§. ~~.D ~~ ~.~ :W<'NTO~~~<: <ii: ~ --=-M. Torres S.

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- -Documento de Salida

Fichas de Seguimiento de las Actividades Asignadas


Tiempo

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10

20

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IBDO - - - - - - - - - - -


Pasos .Área

10 ORA

M. TorresS.

Sexto Entregable

Cargo Funcional

Jefe


Actividad

Ajustar Objetivos y cronograma de las fichas de seguimiento para las Unidades Orgánicas de la OGPP. Fin

Documento de . Entrada Tareas

Ajustar Objetivos y cronograma de las fichas de seguimiento para las Unidades Orgánicas de la OGPP. Fin

Pág. 74

- -Documento de Salida .'

Fichas de Seguimiento de las Actividades Asignadas Actualizada


Tiempo

10

-

-~ - - - - - - - - - - -IBDO Rediseño y MAPRO - To Be de SGI Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

10.4.7 Tabla ASME para tareas SG.OGPP.P05 - Supervisión a las tareas y actividades asignadas

o la Tarea el. ,

,"

"

" '

" Cons~lidar Actividades Asignados y 1 Documen'tos de las Unidades

Orgánicas de la OGPP Generar reporte semanal de los

2 Documentos pendiente en el SGD y , Actividades Pendientes

J'4~\ ' Si ~xisten documentos pendientes

~;\\ continuar; caso contrario ir a 10

!'ir 3 Entregar reporte al Jefe de OGPP

*~' Recibir Reporte de Documentos o " 4

li Actividades Pendientes 5 Analizar información

Extraer Fichas de Seguimiento de las

i>~ 6 Actividades Asignadas de las

o~~ Unidades Orgánicas de la OGPP del 11>0 ¡ sistema de Control de objetivos 7 Convocar reunión

-~: 8 Ejecutar reunión de coordinación , M. Torres S.

~ "';' Evaluar los Objetivos, cronográma y ¡¿ :( ~ ~~~ ~iesgo~ ~e las Fichas de Seguimiento ,\~Q

" ,.. , .~~ a,. ~ 'de Actividades Asignadas -; '~IC"lNW

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OGPP 4 1

OGPP 10 1

OGPP 20 1

OGPP 15 1


Servicio Directo Identific

Recursos identificables able Recursos no identificables

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Pág. 75

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SG.OGPP.POS- Supervisión a las tareas y actividades asignadas


Servicio

Directo e Identific 'E

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Si los objetivos están avanzando de

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contrario continuar. "

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10 fichas de 'seguimiento para las OGPP 10 l' x x x

Unidades Orgánicas de la OGPP. Fin

M. TorresS.


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11 Plan de Implementación de Nuevos Procesos a Corto, Mediano y Largo Plazo

Las medidas a implementar, las planificaremos obedeciendo un orden de prioridad, el cuál será determinado en función al nivel de urgencia e importancia de cada uno de los propios procesos reqiseñados. A continuación se detalla la matriz de priorización establecida en conjunto con la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto.

Sexto Entregable

Prioridad 3: SG.OGPP.P06 - Proceso de Coordinación Administrativa

SG.OGPP.P07 - Proceso de Gestión de Documentación

Prióridad 4:

... ::' •••.• ,' ',O,,:, : :"

Prioridad 1: SG.OGPP.P04 - Proceso de Revisión de Documentos y su Asignación o Autorización.

Prioridad 2: SG.OGPP.P03 - Proceso de Formulación y Asignación de Lineamientos Internos

SG.OGPP.P05 - Proceso de Supervisión a las Tareas y Actividades Asignadas

M. TorresS.

Pág. n

I I I I I I I

I I I I I fL I I I I I



12 Cronograma Sugerido de Implementación del Rediseño

ID

Para mantener un adecuado control de la implementación de los cambios, es necesario manejar un cronograma, el cual permita gestionar las fechas de inicio, plazos, personas responsables y dependencias para cada mejora. Esto también permite identificar las actividades finalizadas. A continuación se presenta un ejemplo de cronograma a utilizar:

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SG.OGPP.P03 - Proceso de formulación y Asiplaclón de linNn'tientos Internos 1"" trc>lementllci6ñdetSGD -_.- -- ._-~.-.... _- ._~ ,-_. __ ....

SG.OGPP.P04 • ProteJO de Revlsión de Ooc:umentos ysu Asilnaetón o -'utoriución _. -+-·~tñentáCi6ñdClísGo--~-·------·--~·--'--·· .'--~.-

~OGPP.PO'. Proceso de Supervisión alas l.,.eti y ActMcsadesAsi¡na.du --1--~letñentadóndelSGO --------- --- ._-" ---- -_ ... -' -----

SG.OGPP.P06 - Proceso de Coordinación Administrativa . --r '~rn¡kmentad6nddSOD--------------.----

"T' "trc>iementad6n del SGO para ef proceso de Coonüiidón OÓcUmcnbn'i'Únlerru-

~1ementaci6n del 500 para el prouso de Proceso de Ordenarriento de la Gesti5n Documental

Qtr 3, 14 Qtr 3, J Au e J

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M. TorresS.


I I I I I I I I I I I I I I I~ I I

I~ I I

IBOO Rediseño y MAPRO - To Be de SGI Oficina General de Planea miento y Presupuesto

13 Plan de gestión de cambios (identificación de riesgos)


13.1 Personas Autorizadas para solicitar cambios al Cronograma Tanto el Coordinador responsable del Proyecto por parte de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, asi como el Jefe de Proyecto de OGTI, serán las personas autorizadas para solicitar cambios al cronograma del proyecto, dicha solicitud será evaluada por el Comité de Gestión del Proyecto antes de proceder con los cambios.

13.2Personas Autorizadas para aprobar cambios al Cronograma La aprobación de cambios o ajustes a los cronogramas, serán aprobadas por el Comité de Gestión del Proyecto, previa evaluación y análisis siguiendo el Procedimiento de la Gestión de Cambio al Cronograma.

13.3 Procedimiento de la Gestión de Cambio al Cronograma Los cambios al cronograma serán evaluados por el Comité de Gestión del Proyecto, quienes analizarán la viabilidad, requerimientos previos necesarios y los impactos de qiqh.oscambios. . .. .. . Para cualquier cambio en. el cronograma se utilizará el formato de Solicitud de Cambios mostrado en Anexo 3: Las decisiones acordadas serán plasmadas en el Formato de Acta de Reunión del Comité mostrada en el Anexo 2.

13.4Criterios para determinar Desviaciones Significativas en los Plazos El control del cronograma se realizará en las reuniones del Comité de Gestión del Proyecto, y en dichas reuniones se analizarán de manera preventiva las potenciales desviaciones de los plazos con respecto a la linea base del proyecto. El gráfico correspondiente a la Ruta Critica o CPM (Critical Path Method - Método del Camino Critico), será el principal indicador de alarma sobre desviaciones significativas. Cuando diChas desviaciones se avizoren o evidencien, el Comité de Gestión del Proyecto deberá analizar las causas y establecer planes correctivos de manera inmediata ..

M. TorreaS.


I I I I I I I I I

~ I I

I I I I



13.5Matriz de Riesgos del Proyecto

Esta matriz muestra el riesgo en sí, el tipo de riesgo (clasificación por la fuente del riesgo), las posibles consecuencias con la ocurrencia del mismo, el grado de criticidad (bajo, moderado, crítico), la estrategia a seguir (mitigar, postergar, evitar, otros), las acciones a seguir en caso de ocurrencia, y el responsable de tomar acción ante la eventualidad.

En el siguiente cuadro se muestra una matriz base como referencia:

Matriz de Riesgos del Proyecto

Tipo d.

--.!!!,,-s_g~ __ Riesgo Consecuencia Grado crítico Estrategia Acciones a seguir Responsable

--------- -- -- -- .- -- - ------ ._- ~---------- ---~ - - --- - - ~- - ._-- _. - -.- - --- ------ - --- - ---Observaciones significativas

Retraso del Sesiones de revisión del alcance del Mlpro

DlseHo al akance de 105 Entregables proyecto

Bajo Mt\!ar ToBe (Control del Alcance I Aseguramiento de OGPP IOGTI del M\PRO To Be. Calidad)

I I !A,",star el aleande del Provecto utilizando:

Politk:oV ¡cambios en las Leves vio

¡Retraso del M:Jderado Mt\!ar

¡control de Alcance del Proyecto. OGPP/OGTI NormatiYidad que afecten el r,",star el Plan de Trabajo (de ser necesario)

Entorno ¡alcance del provecto Iprovecto ¡

AjJstar el Cronograma de Trabajo (de ser ! necesario)

Politico y Decisión política de abandonar Retraso del " Alto Abandonar Abandonar el proyecto OGPP IOGA

Entorno el proyecto. proyecto

¡AusenCia del personal debido I ' ¡postergar

I Social fa imponderables extern«?s al.

¡Retraso del M:>derado ¡postergar la activk:lad ORA/OGTI

¡proy~cto ~proye~to , Ausencia del personal del

Retraso d.el Social Proyecto por cambios .en. la' ' .. .. M:>dera·d~: . Postergar Postergar la actfVklad OGTI

A genda de reuniones • :. proyecto ..

~Que las mejoras propuestas I DlseHo

!no sean in1llementadas por ¡~etraso del Alto Abandonar Abandonar el proyecto ~una demora en la . • ~proyecto. .

, ORA

,Implementación delSGD I

Fuente: BDO. ElaboraclOn propla

M. Torres S.


I

I I I I I I I I I

I I I I I

I I I



13.6 Anexo 1: Formato de Ficha de Seguimiento de Actividades

FICHA DE SEGUIMIENTO DE ACTIVIDADES

het. di :'~wtJM6a .. AdV"4'i1t ... J.:A:v..aer.-OfICina General de PlaneamÍE!nto y Presu uesto

o."O"D!m CII ti k_~.~

"'V-...:.A.d~

I

I Fecha: 27/0Sa014 I

l"JclAcMDI1 JFrlAcO.f1j¡O

~OS1201 15.'0712011

,..~R~'~'~~~~~$5~~~ ________________ Jl_H_'_~ __ U_~ __ ~ ____ ' __________ -J J Je',t a ti 2l'a • Pr<1-!tb:.aIRMOonuD~

Actlvl<1111li RtallUila1 • A::!Mldl ·Aro.~!l2

~t1I1dllln pul.' proxtroptl1O:lo ~1

M:JmatJ2

Status

Avance Global

~"'~""'t'It'

P.rce!lCl6n CllIII1<I ~ IFOtl!_ I.~ <:onI!clllaS

cu:ro=t tnto ~In

Enlli!_ IIftG

RIt&gO$/I'robltmu

An"rta Adual -

1 PUlI Rl!it

tU! : t~·

.

PIm tUlt '3~ '3~ '2~ ·,s~

2S~ 2S~

Ih.AllIorlO< IIInA:A:soI 83~ gg~

fOO~ 9!1~ 9S~ ~~

"l· 'PIm Riiil --',1

AclCIont5 M:tl¡prcIaIlO ~'II)""QfIlo

curnra reJana:!; 1;

IOtb oeoeusroto FnO!l~~

Sexto Entregable

ACCIJ4l(!f . " AcI:Ifd¡o2 01.071201' "" 011071201' En l'rOgao 02.071201' 02.0712014 Pe:'ldlente Il07IZOU Il07I2OUP~~

Fuente: BDO. Elaboración propia

M. Torres S.

Pág. 81

I I I I I I I I I I I I I I~

I

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13.7 Anexo 2: Formato de Acta de Reunión del Comité

ACTA DE REUNiÓN DEL COMITÉ TECNICO DEL PROYECTO - No. X

FECHA dd/mm/aaaa

LUGAR",

HORA INICIO hh:mm

HORA FIN hh:mm

< ......... Apellidos y Nombres ..... >, < ... Puesto .... > PARTICIPANTES

AGENDA

1 .... .

2 ..... .

3 .... .

DESARROLLO DE LA REUNiÓN '~)::

1 .... .

2 ..... .

3 .... .

ACUERDOS

1 .... .

2 ..... .

3 .... .

Sexto Entregable

<Nombre Participante>

<Puesto>

<Nomb~e Par~icipante>

<Puesto>

, ..

" ;'.' . . ./:'.,j ,.."


<Puesto>


<Puesto>

Pág. 82

M. TorresS.

I I I I I I I I I I I I I I ~ I I

I


Rediseño y MAPRO - To Be de SGI Oficina General de Planea miento y Presupuesto

13.8 Anexo 3: Formato de Solicitud de Cambios

SOLICITUD DE CAMBIO - "Servicio de Consultoría para ......... "

Prioridad (Alta, Media, Baja) • Descripción del impacto respecto al Alcance. Fecha de Entrega Estimada de

implementación del Cambio:

Fecha de Entrega Real de Implementación del cambio:

• Descripción del impacto respecto al tiempo.

• Descripción del impacto respecto al costo.

Aprobación del Cambio

Fecha de Revis.ión: 'nO I MM I AAAA

1.

2.

3.

1.

2.

Personal participante' en la reunión de Revisión del Alcance Nombre: Cargo: _________ _ Nombre: _________________________ Cargo: __ · ________________ ___

Propuestas de Cambios Aproba(jos:

Sustento de Cambios no Aprobados

Firmas de los involucrados'

...... Sexto Entregable Pág. 83

------- -------------~IBDO Rediseño y MAPRO - To Be de SG/ Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

14 Firmas En señal de conformidad con el presente documento se suscriben las siguientes firmas:

Director / Jefe / Responsable del Área Usuaria:

Nombre y Apellido Firma y Sello

H.¡}~r/ ¡V /} I Q e--tU.. s S1HdJ5 -~ .... con·J~e d~T~NA RES SALAS

I Oficina General dA

Planeamlento y Presupuesto del Ministerio de Justicia y OireGho5 Humanos

Profesionales del Área Usuaria que brindaron información especializada para la elaboración del MAPRO To-Be:

Nombre y Apellido Firma y Sello

Jefe / Responsables de la

Jefe I Profesionafj e la



i ministerio de justicia y derechos humanos...

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