hoja de ruta adecuacion administrativa medicina udea

ADECUACIÓN ADMINISTRATIVA

Facultad de Medicina

Febrero de 2014

ANTECEDENTES

2005 (Mayo )

Grupos de Trabajo Académico (GTA) y la reforma académico administrativa de lafacultad de medicina de la Universidad de Antioquia .

2009

Comisión de administración para el plan de desarrollo de la facultad de medicina.

2011 (Diciembre)

Proyecto de adecuación académico administrativa. Facultad de medicina,Universidad de Antioquia.

COMISIÓN PARA LA ADECUACIÓN ADMINISTRATIVA

INTEGRANTES

LUIS FERNANDO GARCIA MORENOCARLOS LERMA AGUDELOPABLO JAVIER PATIÑO GRAJALESCARLOS JULIO MONTOYA GUARÍNLUIS FELIPE GÓMEZ ISAZACARLOS ALBERTO PALACIOGLORIA LUCIA JIMENEZ VALDÉSSARA ROBLEDO VASQUEZLUIS FERNANDO RUIZ MONSALVE

Facultad de Medicina2013

HOJA DE RUTA

1. Alcance

Fase 1: Concertación de escenarios de la Macroestructura orgánica por parte dela comisión y el decano.

Fase 2: Validación de viabilidad por parte de Administración Central de laUniversidad (planeación y Rectoría).

Fase 3: Presentación al consejo de facultad.

Fase 4: Socialización, participación y concertación de la AdecuaciónAdministrativa con los diferentes estamentos de la Facultad.

HOJA DE RUTA

2. Ajuste a la arquitectura de la estructura organizacional de la propuesta

Enfoque y alcance de los procesos

3. Validación y ajuste normativo: (Solicitud de ajuste al estatuto general si aplica)

4. Capacitación del Talento Humano (Nuevo modelo de gestión, herramientas)

5. Levantamiento y sistematización de los subprocesos (Iniciar con los de Apoyo)

HOJA DE RUTA

6. Identificación de necesidades para la operación

7. Asignación de recursos

8. Inicio de operación

Estrategia

Estructura

Desarrollo

Humano

Cultura

EstiloSistemas

Capacidades

E

N

TO

R

N

O

Estrategia

CulturaEstructura

MENTE

CUERPO PERSONALIDAD

ESTRATEGIA: Como estamosHacia donde vamos

Como lograrlo

ESTRUCTURA: Útil para Materializar la Misión mediante Acciones coordinadasde seres humanos, de una manera eficientemente

CULTURA: Motiva a la gente y dinamiza la organización – o no

Proceso Permanente y dinámico

HOJA DE RUTA

Fase 4: Socialización, participación y concertación de la AdecuaciónAdministrativa con los diferentes estamentos de la Facultad.

Enfoque Metodológico

A) Asesoría a la comisión sobre gestión del cambio y clima organizacional

o Consulta y asesoría con expertos en comunicación

o Conocer experiencia del proceso de transformación de la U. Nacional,la UIS y la U. del Valle

B) Propuestas de Dinámicas de abordaje

Es un modelo de presunciones básicas, inventadas,descubiertas o desarrolladas por un grupo humano al iraprendiendo a enfrentarse con sus problemas deadaptación al entorno externo y de integración interna.

LA CULTURA

SE PRECISA EL CAMBIO CULTURAL

Por tanto, la Cultura define las actitudes, pensamientos,reacciones y comportamientos de los miembros de laorganización ante las oportunidades y amenazas con lasque se enfrentan diariamente.


LA CULTURA

Pretender cambiar métodos y sistemas de trabajo en laorganización sin considerar el marco cultural que le dasustento y sirve de base para el desarrollo de talescambios, está destinado claramente al fracaso .


FASE 4

LA COMUNICACIÓN PARTICIPATIVA EN EL PROCESO DE ADECUACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA FACULTAD DE MEDICINA U DE A

Profesor: Edilson Bustamante Ospina

Doctorado :Publicidad y relaciones públicas

Universidad Autónoma de Barcelona

Experto en Comunicación social y salud

Universidad Complutense de Madrid

Docente Investigador de la U de A

Etapas de integración de la comunicación en el proceso de transformación

1. Sensibilización

2. Construcción y participación

3. Socialización general del proceso de construcción colectiva

4. Implementación del proceso de transformacióninstitucional

LA COMUNICACIÓN PARTICIPATIVA EN EL PROCESO DE ADECUACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA

FACULTAD DE MEDICINA U DE A

La comunicación

Entendida como la facilitación relacional para el diálogoparticipativo informado.



Etapas 1 - La sensibilización

La sensibilización comprende la comunicación directa yrelacional, la información, la corresponsabilidad y elcompromiso con una acción específica.



Las Facultad hace parte de nuestro proyecto de vida,por tanto, entender sus lógicas y participar activamenteen sus decisiones significa contribuir con sus logros ylos nuestros.




Elementos a considerar en la sensibilización

• Los Públicos

• Los Medios

• El Contenido





Los Públicos:

Partir del Reconocimiento de la heterogeneidad de losdiversos públicos objeto y sus diferentes necesidades,aspiraciones y oportunidades para plantear un enfoqueestratégico de abordaje contextualizado.





Los Medios:

Entender que el lenguaje verbal y no verbal, con unenfoque personalizado, juegan un papel fundamental en lacomunicación relacional, lo cual precisa de una maneradiferente de abordaje en relación con cada uno de lospúblicos objeto.





El Contenido:

Haciéndolo apropiado y cercano a los contextos decada uno de los públicos



Etapas 2 - La Construcción colectiva

A. Basados en la información resultante de las reflexiones

presentadas por la comisión para la adecuación

administrativa, diseñar material pedagógico educativo

con un lenguaje cercano a los distintos públicos que se

quieren convocar.




B. Diseño de jornadas de trabajo con metodologíaparticipativa para cada público objeto.

Previo a cada jornada de trabajo programada, socializar el material

educativo diseñado para el público específico convocado.

Formular preguntas orientadoras que apoyen la realimentación del

documento base, provoquen la participación y apunten a la

construcción colectiva.




C. Posterior a cada encuentro, se propone abrir canales de

participación donde estas personas sensibilizadas y

comprometidas, continúen aportando a esta

construcción.




D. Retroalimentación

Con el propósito de mantener una dinámica de comunicación

posterior con los públicos sensibilizados, se recomienda

compartir con ellos las relatorías propias y de las demás

jornadas realizadas bajo la metodología participativa,

mediante correo electrónico o a través de un canal

establecido tipo red social o red interna. En este intercambio

podrán producirse otros documentos que complementen el

documento base.




E. Espacios Institucionales Naturales

Se propone además, la utilización de espacios institucionales,

incluyendo metodologías académicas para la reflexión de la

adecuación administrativa



Etapas 3 - Socialización general del proceso de construcción colectiva

Es necesario que se comunique efectivamente a todas lasinstancias interesadas e involucradas, el proceso de construccióncolectiva de adecuación administrativa de la facultad que se hizocon los distintos representantes de los estamentos.

Para esta socialización, se propone realizar presentaciones endiversos escenarios y con diferentes públicos, sobre el procesoque se desarrolló y sus resultados.



Etapas 4 - Implementación del proceso de transformación institucional

Manteniendo canales de comunicación eficientes y permanentesque potencien las estrategias de implementación que,seguramente, tendrá mucho avanzado desde su misma dinámicade construcción colectiva, documento base sobre el cual sefundamenta la transformación.



Cuando se trata de cambios, de culturas, de personascon realidades y contextos específicos, hay que trabajardesde el diálogo frente a frente, no solo mediado porlas tecnologías.



Recursos requeridos

Definición de Poblaciones objeto

Cronograma (5 Meses)

Metodología de Convocatoria



GRUPOS DE INTERÉS

Administrativo

Auxiliares admtivos y secretarias

Personal de apoyo

Departamentos

Investigadores

Coordinadores Área

Comité de Currículo

Comité Carrera

Comité de Investigación

Comité de Extensión

Profesores

Estudiantiles

Egresados

ESCENARIOS INSTITUCIONALES PROPICIOS

Reunión de Jefes y Coordinadores

Reuniones de comités (se haría reunión conjunta)

Reunión administrativa (podrían incluir secretarias, auxiliares adtivos y personal de apoyo)

Reuniones de Profesores - Claustro

Reuniones de Estudiantes

ESCENARIOS PARA CONFERENCIAS DE INVITADOS

La catedra Héctor Abad

Reuniones de Profesores

Reuniones de Estudiantes

Reuniones de egresados

EneroDiciembre Febrero Marzo Abril MayoOctubre NoviembreSeptiembre

Hito 4

Presentación a

Consejo de

Facultad

Hito 2

Propuesta Pre-validada

por Planeacion central y

Rectoría

HITOS

Hito 3

Presentación al

equipo

Administrativo de

la Facultad

Hito 5

Asesoría a la

comisón Cambio y

Clima

organizacional

Hito 1

Propuesta

Concertada

Comisión y

decano

Hito 6

Reunión y

entrega de

material

Pedagójico

Hito 7

Primera reunion

Febrero 5 ó 19

PRIMER ENCUENTRO (Construcción)

GRUPOS FECHA OBSERVACIONES

Jefes Febrero 19 o 26

Administrativo Febrero 27 o Marzo 4

Auxiliares admtivos y secretarias Marzo 11

Personal de apoyo Marzo 18

Departamentos Marzo 25

Coordinadores Área Abril 1

Comité de Currículo Abril 8

Comité de posgrados Abril 8

Comité Carrera Abril 15

Comité de Investigación Abril 22

Comité de Extensión Abril 29

Profesores Mayo 6

Estudiantiles Mayo 13

Egresados Mayo 20

Plan de encuentros para la construcción de la adecuación administrativa


PRIMER ENCUENTRO (Construcción)

GRUPOS FECHA OBSERVACIONES

Jefes Febrero 19 o 26

Administrativo

(Incluye auxiliares administrativos,

secretarias y personal de apoyo)

Febrero 27 o Marzo 4

Departamentos y Coordinadores

de Área

(Posiblemente varias reuniones)

Marzo 11

Marzo 18

Marzo 25

Comités Abril 1

Profesores

(Posiblemente varias reuniones,

tutores de ABP)

Abril 8

Abril 15

Abril 22

Egresados

(Posiblemente varias reuniones)

Mayo 6

Mayo 13

Estudiantes

(Líderes Representantes en sus

respectivos grupos)


SEGUNDO ENCUENTRO (Socialización de resultados)

Escenario Institucional Fecha

La catedra Héctor Abad

Dos Momentos:

- Participación (Invitados UNAL-UIS- U del Valle)

- Para Socializar resultados

Abril

(Moisés Wasserman)

Julio

Claustro de Profesores Julio

Reuniones de Estudiantes Julio

Reuniones de egresados Julio

“Los tiempos turbulentos como el actual cuando la magnitud, intensidad y

velocidad de los cambios del entorno dentro del cual se desenvuelven las

universidades amenazan con superar sus capacidades de reacción y

adaptación y ellas corren el riesgo de entrar en crisis, perder posición

competitiva y desaparecer, fuerzan a las instituciones a rediseñar sus

estructuras y procedimientos de gobierno y gestión con el fin de aumentar

sus capacidades estratégicas frente al medio ambiente externo”.

(Revista de Educación N° 355, Mayo – Agosto de 2011) Organización de Cooperación y Desarrollo Económico

(OCDE)

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