guia contabilidad

BANCOS.

SE CARGA:

POR LOS DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES BANCARIAS EN CUENTA DE CHEQUES.

DE LOS DEPÓSITOS QUE SE HAGAN EN BILLETES, GIROS POSTALES, GIROS TELEGRÁFICOS,GIROS BANCARIOS, MONEDAS.

DE LOS INTERESES O COBROS QUE NOS PAGA EL BANCO.

SE ABONA:

POR LOS CHEQUES EXPEDIDOS O SEA LA CANTIDAD QUE SE RETIRA DEL BANCO EN PAGODE COMPROMISOS PROPIOS DEL NEGOCIO.

POR LAS CANTIDADES QUE NOS CARGAN EN EL BANCO POR CONCEPTO DE COMISIONES,INTERESES, ETC.

CLIENTES.

SE CARGA:

POR LAS CANTIDADES QUE ADEUDAN LOS CLIENTES.

DEL IMPORTE DE LAS MERCANCÍAS QUE SE CONTINÚAN VENDIENDO A CRÉDITO.

SE ABONA:

DEL IMPORTE DE LAS DEVOLUCIONES QUE HAGAN LOS CLIENTES.

DE LAS REBAJAS QUE SE AUTORICEN DE LOS DESCUENTOS QUE SE LES CONCEDE PORPRONTO PAGO DE SU ADEUDO.

DE LAS CANTIDADES QUE PREVIO ESTUDIO SE CONSIDEREN INCOBRABLES.

DOCUMENTOS POR COBRAR.

SE CARGA:

POR EL VALOR NOMINAL DE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR AL INICIARSE EL EJERCICIO.

POR EL VALOR NOMINAL DE LOS DOCUMENTOS QUE SE RECIBEN PARA SER COBRADOS ALA FECHA DE SU VENCIMIENTO.

SE ABONA:

POR EL VALOR NOMINAL DE LOS DOCUMENTOS QUE HAN SIDO COBRADOS O CANCELADOS.

DEUDORES DIVERSOS

1

SE CARGA:

POR LAS CANTIDADES QUE LES PRESTE A LOS DEUDORES.

POR ANTICIPO A CUENTA DE SALARIOS, COMISIONES O ENTREGA DE NUMERARIOSPENDIENTE DE COBRAR.

SE ABONA:

POR LOS COBROS EFECTUADOS A LOS DEUDORES.

POR LOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS QUE NOS ENDOSEN.

POR LOS DESCUENTOS QUE SE LES CONCEDAN EL PAGO ANTICIPADO DE SU DEUDA.

ALMACEN DE MERCANCÍAS.

SE CARGA:

DEL COSTO DEL INVENTARIO INICIAL DE MERCANCÍAS.

DE LAS NUEVAS ADQUISICIONES QUE SE HAGAN A PRECIO DE COSTO.

DEL IMPORTE DE GASTOS SOBRE COMPRAS.

DEL COSTO DE LAS MERCANCÍAS RECIBIDAS DE LOS CLIENTES POR CONCEPTO DEDEVOLUCIONES SOBRE VENTAS.

SE ABONA:

DEL PRECIO DE COSTO DE LA MERCANCÍA VENDIDA.

DEL PRECIO DE COSTO DE LA MERCANCÍA DEVUELTA A LOS PROVEEDORES.

DEL IMPORTE DE LAS REBAJAS SOBRE COMPRAS OBTENIDAS DE LOS PROVEEDORES.

I.V.A. POR ACREDITAR.

SE CARGA:

POR EL IMPUESTO GRAVADO POR ESTE CONCEPTO DE ACUERDO CON LAS FACTURASEXPEDIDAS POR NUESTROS PROVEEDORES DEVIDAMENTE LEGALIZADAS.

POR EL IMPORTE DEL I.V.A. QUE NOS TRASLADAN EN PAGO DE SERVICIOS Y GASTOS.

MOBILIARIO Y EQUIPO.

SE CARGA:

POR EL COSTO DE ADQUISICIÓN DEL EQUIPO DE OFICINA, SEGÚN FACTURAS.

SE ABONA:

2

POR EL COSTO DE EQUIPO DE OFICINA DADO DE BAJA POR VENTA O DESTRUCCIÓN.

EQUIPO DE TRANSPORTE.

SE CARGA:

POR EL COSTO DE ADQUISICION DE CUALQUIER CLASE DE EQUIPO DE TRANSPORTE.

SE ABONA:

POR EL EQUIPO DE TRANSPORTE DADO DE BAJA POR VENTA O DESTRUCCIÓN.

EDIFICIOS.

SE CARGA:

POR EL VALOR DE ADQUISICIÓN DE EDIFICIOS, CONSTRUCCIONES E INSTALACIONES,SEGÚN ESCRITURAS NOTARIALES Y CONTRATOS DE COMPRAVENTA.

POR EL IMPORTE DE LAS MEJORAS Y AMPLIACIONES QUE AUMENTEN EL VALOS DE LOSEDIFICIOS Y COSTRUCCIONES.

SE ABONA:

DEL COSTO DE ADQUISICIÓN O DE CONSTRUCCIÓN ( INCLUYENDO EL DE MEJORAS YAMPLIACIONES ) DE LOS EDIFICIOS, CONSTRUCCIONES E INSTALACIONES VENDIDOS ODEMOLIDOS.

MAQUINARIA Y EQUIPO.

SE CARGA:

POR EL COSTO DE ADQUISICION DE LA MAQUINARIA, SEGÚN FACTURAS.

SE ABONA:

POR EL COSTO DE LA MAQUINARIA DADA DE BAJA POR OBSOLETA.

.GASTOS DE INSTALACIÓN.

SE CARGA:

POR LOS GASTOS INCURRIDOS EN LAS INSTALACIONES Y ADAPTACIONES PARA QUEDARINCORPORADAS A LOS INMUEBLES DE MANERA TAL QUE NO SON REMOVIBLES O QUESIÉNDOLO DETERMINAN INCOSTEABILIDAD Y EN

CONSECUENCIA EN AMBOS CASOS U GRADO DE RECUPERACIÓN MÍNIMO O NULO.

SE ABONA:

POR EL VALOSR DE LAS ADAPTACIONES E INSTALACIONES TOTALMENTE DEPRECIADAS OAMORTIZADAS DEJANDO EL IMPORTE QUE LA LEY DEL IMPUESTO O SU REGLAMENTO

3

SEÑALE.

PRIMAS DE SEGURO PAGADAS POR ANTICIPADO.

SE CARGA:

POR EL VALOR DE LOS PAGOS EFECTUADOS A LAS CON LAS COMPAÑÍAS ASEGURADORASPOR CONCEPTO DE PRIMAS SOBRE CONTRATOS DE SEGUROS.

SE ABONA:

POR EL VALOR DE DICHAS PRIMAS SE HAYAN VENCIDO DURANTE EL EJERCICIO.

POR EL IMPORTE DE SU SALDO PARA SALDARLA.

PROVEEDORES.

SE CARGA:

POR EL PAGA DE LAS OBLIGACIONES CONTRAIDAS POR LOS CONCEPTOS INDICADOS.

POR LOS TRASPASOS POR ACEPTACIONES DE TÍTULOS DE CRÉDITO A LA CUENTADOCUMENTOS POR PAGAR.

POR LAS REBAJAS, BONIFICACIONES Y DESCUENTOS POR PAGO ANTICIPADO.

SE ABONA:

POR EL IMPORTE DE LAS OBLIUGACIONES CONTRAIDAS POR LA ADQUISICIÓN A CRÉDITODE MERCANCÍAS, MATERIALES, ETC. PARA LAS ACTIVIDADES PROPIAS Y NORMALES DELCONTRIBUYENTE.

ACREEDORES DIVERSOS.

SE CARGA:

POR LAS LIQUIDACIONES PARCIALES O TOTALES QUE SE HAGAN A LOS ACREEDORES.

POR SUSCRIPCIÓN Y/O ACEPTACIÓN DE LETRAS DE CAMBIO, PAGARES.

POR EL DESCUENTO CONCEDIDO POR LOA ACREEDORES.

SE ABONA:

POR EL IMPORTE DE LAS OBLIGACIONES NO DOCUMENTADAS, NO CONTRAIDAS POREMPRESA, PPOR CONCEPTOS U OPERACIONES DISTINTAS A LAS DE LA CUENTA DEPROVEEDORES.

IMPUESTOS POR PAGAR.

SE CARGA:

4

POR LOS PAGOS DE LOS SALDOS PENDIENTES O EN SU CASO DEL TOTAL,AL PRESENTAR LASDECLARACIONES O MANIFESTACIONES CORRESPONDIENTES.

SE ABONA:

POR EL IMPORTE DE LOS IMPUESTOS A CARGO DE LA EMPRESA, SEGÚN CÁLCULOSEFECTUADOS.

POR EL IMPORTE DE LOS IMPUESTOS RETENIDOS AL PERSONAL DE LA EMPRESA.

POR EL IMPORTE DE LOS IMPUESTOS RETENIDOS CON MOTIVO DE LAS OPERACIONESAUTORIZADAS.

CAPITAL SOCIAL.

SE CARGA:

POR EL IMPORTE DE LOS RETIROS QUE HAGA EL PROPIETARIO O SOCIOS EN FORMADEFINITIVA.

POR PÉRDIDAS EN LAS QUE SE DETERMINA DISMINUCIÓN DE CAPITAL

SE ABONA:

POR EL IMPORTE DE LA INVERSIÓN EFECTUADA POR LOS SOCIOS DE LA EMPRESA.

POR EL IMPORTE DE LAS NUEVAS APORTACIONES DEL PROPIETARIO O SOCIOS.

POR EL IMPORTE DE LA CAPITALIZACIÓN DE UTILIDADES POR ACUERDO DEL PROPIETARIOO SOCIOS.

UTILIDAD DEL EJERCICIO.

SE CARGA:

DE LA APLICACIÓN DE LA UTILIDAD SEGÚN ACUERDO DEL DUEÑO O DUEÑOS DELNEGOCIO.

SE ABONA:

POR LA UTILIDAD NETA CONTABLE DE CADA EJERCICIO.

VENTAS.

SE CARGA:

POR EL IMPORTE DEL PRECIO EN QUE FUE VENDIDA LA MERCANCÍA Y QUE ES DEVUELTAPOR EL CLIENTE.

POR EL IMPORTE DE LAS REBAJAS SOBRE VENTAS CONCEDIDAS A LOS CLIENTE

SE ABONA:

5

POR EL IMPORTE DE LAS MERCANCÍAS VENDIDAS A PRECIO DE VENTA.

COSTO DE VENTAS.

SE CARGA:

DEL PRECIO DEL COSTO DE LA MERCANCÍA VENDIDA.

SE ABONA:

DEL PRECIO DEL COSTO DE LA MERCANCÍA RECIBIDA DE LOS CLIENTES POR CONCEPTO DEDEVOLUCION.

GASTOS DE VENTA.

SE CARGA:

POR TODOS LOS GASTOS INCURRIDOS EN EL DEPARTAMENTO DE VENTAS, SEGÚNCOMPROBANTES FISCALES.

SE ABONA:

POR EL TRASPASO A LA CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS AL CIERRE DEL EJERCICIO.

INDICE

INTRODUCCION

MISION DE LA ENTIDAD

VISION DE LA ENTIDAD

ORGANIGRAMA GENERAL

OBJETIVO Y VENTAJAS

OBJETIVOS DEL AREA

MANUAL DE ORGANIZACION

OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN

OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS

OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

MANUAL DE POLITICAS

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

6

DEPARTAMENTO DE VENTAS

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

SUPERVISAR LA APLICACIÓN DE LA PÓLIZA INGRESOS

SUPERVISAR LA APLICACIÓN DE LA PÓLIZA EGRESOS

.

SUPERVISAR LA APLICACIÓN DE LA PÓLIZA DIARIO

ANÁLISIS Y DEPURACIÓN DE CUENTAS

CATALOGO DE CUENTAS

CONTROL DE LA ELABORACIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

OBJETO DE LOS INFORMES

BALANCE GENERAL

ESTADO DE RESULTADOS

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LAS FORMAS

PÓLIZA DE INGRESOS

PÓLIZA DE DIARIO

PÓLIZA DE EGRESOS

LIBRO DIARIO

LIBRO MAYOR

LIBRO DE ACTAS

LIBRO DE REGISTRO DE UTILIDADES

GUIA CONTABILIZADORA

DIAGRAMAS DE FLUJO

CONTABILIDAD

USO DE MATERIALES E INFORMACION

FACTURACION

7

CUENTAS POR COBRAR

INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL

ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACION

UNIDAD TEPEPAN

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL CONTROL INTERNO CONTABLE Y

DE INFORMACION FINANCIERA

GASTOS DE ADMINISTRACION

SE CARGA:

Por los gastos incurridos en el departamento de administración,según comprobantes fiscales

SE ABONA:

Por el transpaso de su saldo a la cuenta de pérdidas y ganancias al cierre del ejercicio.

GASTOS FINANCIEROS

SE CARGA:

Por intereses devengados sobre créditos otorgados a la empresa por instituciones de crédito o acreeedores engeneral.

Por las pérdidas en cambio de operaciones efectuadas en moneda extranjera.

De la cantidad que se estime incobrable .

SE ABONA

Por el transpaso de su saldo a la cuenta de pérdidas y ganancias al cierre del ejercicio.

LIBRO MAYOR

IDENTIFICACIÓN. NOMBRE DE LA FORMA: LIBRO MAYOR.•

OBJETIVO: REGISTRAR POR CUENTAS LOS MOVIMIENTOS.

DATOS GENERALES: PUESTO QUE ELABORA: CONTADOR.•

NUMERO DE PERSONAS: UNO.

DISTRIBUCIÓN: CONTABILIDAD.

VIGENCIA EN ARCHIVO: DIEZ AÑOS.

MODELO DE LA FORMA : COPIA.•

8

DESCRIPCIÓN DE CAMPOS•

RESPONSABLE CAMPO DESCRIPCIÓN

CONTADOR 1

NUMERO DE HOJA PARA CADA CUENTA DBALANCE O DE RESULTADOS , DIVIDIDA EN DOSPARTES; PARTE IZQUIERDA PARA CARGOS ,PARTE DERECHA PARA ABONOS.

2NOMBRE DE LA CUENTA QUE SE VAN AEFECTUAR LOS REGISTROS.

3EJERCICIO DEL CUAL SE VAN A REALIZAR LOSREGISTROS.

4FECHA; AÑO, MES Y EL ULTIMO DÍA DEL MESDEL QUE SE VAN A REGISTRAR LOS CARGOS.

5

CONCEPTO DE LOS MOVIMIENTOS DE CARGODEL MES, DEBIENDO ANOTAR ÉL NUMERO DEFOLIO DEL LIBRO DIARIO, POR EL CRUCE DELIBROS.

6

IMPORTES DE LOS CARGOS, LOS CUALES SETOMAN DEL LIBRO DIARIO DEL MESCORRESPONDIENTE.

*TAMBIÉN SE ANOTAN LOS CARGOS POR ELRESULTADO DEL EJERCICIO Y EL REGISTRO DELOS ASIENTOS DEL MISMO.

6A SALDO ACUMULADO MENSUAL.

7FECHA; AÑO, MES, Y ULTIMO DÍA DEL MES DELQUE SE VAN A REGISTRAR LOS ABONOS.

8

CONCEPTO DE LOS MOVIMIENTOS DE ABONODEL MES, DEBIENDO ANOTAR EL NUMERO DEFOLIO DEL LIBRO DIARIO, POR EL CRUCE DELIBROS.

9IMPORTES D LOS ABONOS, LOS CUALES SETOMAN DEL LIBRO DIARIO DEL MESCORRESPONDIENTE.

9A SALDO ACUMULADO MENSUAL.

10SUMA DE LOS IMPORTES DE LOS CARGOS DELEJERCICIO, LA CUAL DEBE COINCIDIR CON LASUMA DE LOS IMPORTES DE LOS ABONOS .

11

SUMA DE LOS IMPORTES DE LOS ABONOS .

*CUANDO SE TERMINE DE REGISTRAR TODO LODE UN EJERCICIO, SIN DEJAR NINGÚN RENGLÓNEN BLANCO, SE CONTINUA REGISTRANDO ELSIGUIENTE EJERCICIO.

LIBRO DE ACTAS

IDENTIFICACIÓN: NOMBRE DE LA FORMA : LIBRO DE ACTAS.•

9

OBJETIVO: FORMALIZAR LOS ACUERDOS QUE SE TOMEN DURANTE LAS

ASAMBLEAS CELEBRADAS POR LOS SOCIOS DE UNA EMPRESA.




VIGENCIA EN ARCHIVO: TIEMPO INDEFINIDO.

MODELO DE LA FORMA: COPIA.• DESCRIPCIÓN DE CAMPOS.•


CONTADOR 1NUMERO DE LA HOJA DEL LIBRO DONDE SEREGISTRA EL ACTA.

2 CIUDAD DONDE SE CELEBRA LA ASAMBLEA.

3 HORA EN QUE SE REÚNEN LOS PARTICIPANTES.

4 DÍA EN QUE SE CELEBRA LA ASAMBLEA.

5 EMPRESA DONDE SE REALIZA LA ASAMBLEA.

6NOMBRES DE LOS PARTICIPANTES A LAASAMBLEA.

7DESCRIPCIÓN DE LA CAUSA POR LA CUAL SEREÚNE LÑA ASAMBLEA.

8 FIRMA DE LOS ASISTENTES.

NOTARIO PÚBLICO9SELLO APLICADO POR EL NOTARIO PÚBLICO PARALEGALIZAR EL ACTA ( SOLO EN EL CASO QUE SEREQUIERA LA LEGALIZACIÓN).

10LISTA DE ACCIONISTAS ASISTENTES AL AASAMBLEA.

11NUMERO TOTAL DE LAS ACCIONES DE LOSASISTENTES DE LA ASAMBLEA.

12 IMPORTE TOTAL DE LAS ACCIONES.

13NUMERO TOTAL DEL LAS ACCIONES DE LOSASISTENTES DE LA ASAMBLEA.

CONTADOR 14 IMPORTE DE LAS ACCIONES.

15ASUNTOS A TRATAR EN LAS ASAMBLEAS QUEINTEGRAN EL ORDEN DEL DÍA .

16 ACUERDOS TOMADOS EN LA ASAMBLEA.

17

PERSONA ASIGNADA POR LOS ASISTENTES A LAASAMBLEA, PARA PROTOCOLIZAR EL ACTARELACIONADA CON LA MISMA, ANTE UNNOTARIO PUBLICO, ( SOLO EN CASO DE QUE SEREQUIERA REALIZAR ).

18 FIRMAS DE LOS ASISTENTES A LA ASAMBLEA.

19

10

SELLO APLICADO POR EL NOTARIO PUBLICO,PARA LEGALIZAR EL ACTA ( SOLO EN EL CASO DEQUE SE REQUIERA LEGALIZARLA ).

LIBRO DE REGISTRO DE UTILIDADES

IDENTIFICACIÓN: NOMBRE DE LA FORMA : LIBRO DE REGISTRO DE UTILIDADES.•

OBJETIVO: REGISTRAR LAS UTILIDADES QUE VAN OBTENIENDO LA SOCIEDAD.




VIGENCIA EN EL PUESTO: TIEMPO INDEFINIDO.

MODELO DE LA FORMA: COPIA.• DESCRIPCIÓN DE CAMPOS.•


CONTADOR 1NUMERO DE LA HOJA DEL LIBRO DONDE SEREGISTRAN LAS UTILIDADES DE LA SOCIEDAD.

2EJERCICIO EN EL QUE SE GENERARON LASUTILIDADES QUE SE REGISTRAN.

3IMPORTE DE LA UTILIDAD QUE SE OBTIENEN ENCADA EJERCICIO.

4 IMPORTE CAPITALIZADO DE LAS UTILIDADES.

5SALDO QUE RESULTA DE LAS DIFERENCIAS ENTREUTILIDADES Y LAS PÉRDIDAS.

LIBRO DIARIO

IDENTIFICACIÓN:•

NOMBRE DE LA FORMA: LIBRO DIARIO.

OBJETIVO: REGISTRAR POR CUENTA EL RESUMEN DE LAS OPERACIONES QUE SE TUVIERONDURANTE EL MES, TANTO DE CARGOS COMO DE ABONOS , SIGUIENDO UN ORDENCRONOLÓGICO

DATOS GENERALES.•

PUESTO QUE ELABORA: CONTADOR.

NUMERO DE PERSONAS: UNO


VIGENCIA EN ARCHIVO: DIEZ AÑOS.

11

MODELO DE LA FORMA : COPIA DEL LIBRO DIARIO.• DESCRIPCIÓN DE CAMPOS.•

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Contador 1 Numero de la pagina del libro.

2Mes al que pertenecen los movimientos que se van aregistrar.

3Concepto de los movimientos de abono del mes , cuentapor cuenta , ya sean de resultados o de balance.

4 Importe del cargo.

5Concepto de los movimientos de abono del mes , cuentapor cuenta , ya sean de resultados o de balance.

6 Importe de los abonos

7Sumas de los cargos del mes, el cual debe ser igual queel importe de los abonos.

8 Suma de los abonos del mes.

9Leyenda que se debe anotar al termino del registro de losmovimientos de cargos y abonos de un mes, la cualdepende el tipo de asiento que se efectue.

SUPERVISAR LA APLICACION CONTABLE DE LA POLIZA DE EGRESOS

LAS PÓLIZAS DEBEN CONTENER TODA LA DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE QUE REÚNANLOS REQUISITOS FISCALES PARA SU DEDUCCIÓN ASÍ COMO SELLOS DEPARTAMENTALESESTABLECIDOS EN LA EMPRESA, CON FIRMAS DE REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN .

•

LA CAPTURA DE LAS PÓLIZAS DE EGRESOS DEBE SER DIARIO .•

RESPONSABLE PASO

AUXILIAR DECONTABILIDAD

1

SE RECIBE LA PÓLIZA DEEGRESOS (PÓLIZA DECHEQUE ), CONDOCUMENTACIÓN DERESPALDO .

2 SI LA PÓLIZA YDOCUMENTACIÓN QUERECIBE ES IGUAL AREEMBOLSO DE CAJACHICA CONTINUAR CONEL SIGUIENTE PASO .CASO CONTRARIO IR ALPASO 9.

SE RECIBE DEL CAJERO :

PÓLIZA DE CHEQUE(ORIGINAL Y COPIA) .

•

SOLICITUD DECHEQUE (ORIGINAL) .

•

REEMBOLSO•

3 •

12

FACTURA PORCOMPRA DEMERCANCIA DEEMERGENCIA ATERCEROS, JUNTOCON COTIZACIÓN .

•

COMPROBANTES DEGASTOS DIVERSOS,QUE AMPAREN ELREEMBOLSO .

•

4

VERIFICAR QUE LOSCOMPROBANTES QUEESTA RECIBIENDOESTÉN RELACIONADOSEN EL REEMBOLSO ASÍCOMO SUS IMPORTE .

5FIRMA DE RECIBIDO LACOPIA DE LA POLIZA Y SELA ENTREGA AL CAJERO.

6 IR ALPASO 22

7

SI LA PÓLIZA YDOCUMENTACIÓN QUERECIBE ES IGUAL AEGRESOS POR PAGO APROVEEDORES CONTINUARCON EL SIGUIENTE PASO .CASO CONTRARIO IR ALPASO 15 .

8FIRMA DE RECIBIDO LACOPIA DE LA PÓLIZA Y SELA ENTREGA AL CAJERO .

9

SE RECIBE DEL CAJERO LASIGUIENTEDOCUMENTACIÓN :

PÓLIZA DE CHEQUE(ORIGINAL Y COPIA).

•

FACTURAS (ORIGINALES)QUE AMPAREN ELCONTRA RECIBO .

•

NOTAS DE CRÉDITO, SILAS HAY ENGRAPADAS ASU RESPECTIVA FACTURA.

•

10COTEJAR LA PÓLIZACONTRA LOS DOCUMENTOSQUE LA RESPALDAN .

11 VERIFICAR LA CONTINUIDADEL CONSECUTIVO DE LA

13

PÓLIZA .

12FIRMA DE LA PÓLIZA DERECIBIDO Y SE LA ENTREGAAL CAJERO LA COPIA .

13 IR AL PASO 22

14

SE RECIBE DEL CAJERO LASIGUIENTEDOCUMENTACIÓN:

PÓLIZA DE CHEQUE(ORIGINAL Y COPIA)

•

COMPROBANTE DEMORRALLA.

•

15COTEJA LA PÓLIZA CONTRALOS DOCUMENTOS .

16

VERIFICAR LACONTINUIDAD DELCONSECUTIVO DE LAPÓLIZA .

17FIRMAR DE RECIBIDO LACOPIA DE LA PÓLIZA Y SELA ENTREGUE AL CAJERO .

CAJERO 18

ARCHIVAR LA COPIA DE LAPÓLIZA DE EGRESOS ENFORMA CONSECUTIVA YPOR MES, PARA POSIBLESACLARACIONES .

19CAPTURAR LA PÓLIZA ENEL SISTEMACOMPUTARIZADO .

20

ANOTAR INICIALES, FIRMASY FECHA DE CAPTURADOEN EL ESPACIOCORRESPONDIENTE DE LAPÓLIZA ORIGINAL .

21

ARCHIVAR LA POLIZA DEEGRESOS, JUNTO CON LADOCUMENTACION QUE LARESPALDA EN FORMACONSECUTIVA Y POR MES .

22 FIN DE INSTRUCTIVO .

SUPERVISAR LA APLICACIÓN CONTABLE DE LA POLIZA DE DIARIO

LA PÓLIZA DE DIARIO ELABORADA POR CORRECCIÓN EN LA INFORMACIÓN CONTABLE,DEBE SER AUTORIZADA POR EL GERENTE/JEFE ADMINISTRATIVO TOMANDO EN CUENTALAS POLÍTICAS PARA AJUSTES .

•

LAS PÓLIZAS DE DIARIO DEBEN CONTABILIZARSE Y CAPTURARSE CONFORME AL ORDENDE CONCEPTOS ESTABLECIDOS POR LA GERENCIA DE CONTABILIDAD CORPORATIVA .

•

14

PRIMERO LAS PÓLIZAS FIJAS COMUNES A LA EMPRESA, EJEMPLO :

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS SERDINA S.A.•

SERVICIOS DE COMPUTACIÓN .•

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS .•

ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES•

SUELDOS Y SALARIOS .•

TELÉFONO .•

ANTES DE REGISTRAR LAS PÓLIZAS RECIBIDAS DE LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS SEDEBERÁN VERIFICAR QUE EFECTIVAMENTE SE HAYA CAPTURADO LO MISMO EN ESOSDAPARTAMENTOS Y QUE ESTÉN CORRECTOS, CON EL FIN DE QUE COINCIDA LOREGISTRADO EN UNO Y OTRO DEPARTAMENTO DIARIAMENTE

•

RESPONSABLE PASO OPERACION

AUXILIAR DE

CONTABILIDAD1

RECIBE DOCUMENTOS PARACONTABILIZAR MEDIANTEPÓLIZA DE DIARIO .

2PROVISIONAR GASTOS CONEL SIGUIENTE PASO . CASOCONTRARIO IR AL PASO 7 .

3

RECIBO DECAJA, LACPTURA DE LAS FACTURASDE LOS GASTOS APROVISIONAR.

4

REVISAR LAS FACTURAS,VERIFICANDO QUEEMPLEAN CON REQUISITOSFISCALES.

5

APLICAR LA FACTURA DEGASTOS SEGÚNCORRESPONDA A GASTOSDE ADMINISTRTCIÓN YGASTOS DE VENTA, CUADOAFECTEN A TODA LAEMPRESA SE DEBERÁNPORRATEAR ENTRE LASDOS ÁREAS DE ACUERDOAL CONSUMO DE CADA UNA. ELABORAR LA PÓLIZA DEDIARIO Y ENUMERADA ENCONSECUTIVO.

6 IR AL PASO 29 .

7 SI SE REGISTRA COMP´RASCONTINUAR CON ELSIGUIENTE PASO . CASO

15

CONTRARIO IR AL PASO 13 .

8

SE RECIBE DELALMACENISTA :

CONTROL DE ENTRADAS .• REPORTE DE TOTALES DECOMPRAS .

•

DIARIO DE COMPRAS DEFACTURA .

•

FACTURAS DE COMPRAS (COPIAS) .

•

9

VERIFICAR QUE LASFACTURAS DE COMPRACUMPLAN CON LOSREQUISITOS FISCALES QUETENGAN ESTAMPADO ELSELLO DEL ALMACÉNRECIBIDO .

10

ELABORAR PÓLIZAS DEDIARIO EN ORIGINAL Y LAENUMERE ENCONSECUTIVO .

11

SE INTEGRA OTRO ARCHIVODONDE CONTENDRÁ, A LAPÓLIZA DE DIARIO ANEXALA SIGUIENTEDOCUMENTACIÓN :

FACTURAS DE COMPRA (COPIAS) .

•

NOTAS DE CRÉDITO(COPIAS) SI LAS HAYINTEGRADAS EN CADAUNA DE LAS FACTURAS .

•

12 IR AL PASO 29 .

13

PARA REGISTRAR LASDEPRECIACIONES SEDEBERÁN HACER ENPÓLIZAS DE DIARIO COMOSIGUE . CASO CONTRARIOIR AL PASO 18 .

14

SERECIBE DEL GERENTE/JEFE ADMINISTRATIVOFOLDER DE CONTROL DEACTIVO FIJO DEBIDAMENTEELABORADO CON BASE ENLAS POLÍTICAS SOBREACTIVO FIJO CONTENIENDOEL ORIGINAL DE LAFACTURA DEL BIENADQUIRIDO .

16

15

CAPTURA DE LAINFORMACIÓN DELEXPEDIENTE DE CONTROLDE ACTIVOS FIJOS EN ELSITEMA DE COMPUTO,.

16

CADA MES ELABORAPOLIZA DE DIARIO ENORIGINAL Y LA ENUMERAEN CONSECUTIVO PARACONTABILIZAR LADEPRECIACIÓN DEL BIENADQUIRIDO.

17

SE AMORTIZAN LOSGASTOS PAGADOS PORANTICIPADO . EJEMPLO:PÓLIZA DE SEGURO ANUALDE LA COMPAÑÍA,CONTRATO DEMANTENIMIENTO DEEQUIPO, ETC .

18

ELABORAR LA PÓLIZA DEDIARIO EN ORIGINAL Y LAENUMERE ENCONSECUTIVO .

19 IR AL PASO 29 .

20

PARA REALIZAR LACORRECCION DEINFORMACIÓN CONTABLECONTINUAR CON EL PASOSIGUIENTE. CASOCONTRARIO IR AL PASO 26.

21

DETECTAR AJUSTES AREALIZAR AL DEPURARAUXILIARES DE CUENTAS,AL HACER CONCILIACIONESBANCARIAS, ARQUEOS DECAJA, ETC.

22

ELABORAR LAS POLIZAS DEDIARIO Y SE ENUMERECONSECUTIVO PARAREALIZAR LOS AJUSTESBASÁNDOSE EN LANUMERACIÓN DE LASPOLIZAS FIJAS.

23 IR AL PASO 29 .

24 SI LA CONTABILIZACIÓN DEPÓLIZAS DE DIARIO ESIGUAL A BONIFICACIONESPOR DEVOLUCIONES Y PORDIFERENCIAS EN PRECIOS

17

CONTUINUAR CON ELSIGUIENTE PASO . CASOCONTRARIO IR AL PASO 29.

25

SE RECIBE DELENCARGADO DE CRÉDITO YCOBRANZA, LA PÓLIZA DEDIARIO JUNTO CON LOSORIGINALES DE LAS NOTASDE CRÉDITO PORBONIFICACIONES,DEVOLUCIONES O PORDIFERENCIAS EN PRECIOS

26

COTEJE LA PÓLIZA DEDIARIO CONTRA LAS NOTASDE CRÉDITO QUE LASRESPALDAN.

27

PRESENTAR LA PÓLIZAJUNTO CON LADOCUMENTACIÓN ANEXAAL CONTADOR PARAREVISIÓN .

28

. REVISAR LA PÓLIZACONTRA DOCUMENTOS QUERESPALDAN . SI ESTAINCORRECTA LA REGRESAAL AUXILIAR DECONTABILIDAD PARA

CONTADOR 29

SI LA PÓLIZA ES CORRECTAANOAT NOMBRE, FIRMA YFECHA DE REVISADO EN ELESPACIOCORRESPONDIENTE DE LAPÓLIZA .

30REGRESE LA PÓLIZAFIRMADA AL AUXILIAR DECONTABILIDAD .

AUXILIAR DE

CONTABILIDAD31

PRESENTAR LA PÓLIZA CONDOCUMENTACIÓN DERESPALDO ALGERENTE/JEFEADMINISTRATIVO PARAVISTO BUENO .

GERENTE

ADMINISTRATIVO32

REVISAR LA PÓLIZACONTRA DOCUMENTACIÓNDE RESPALDO.

33

SI LA PÓLIZA ESTAINCORRECTA LA REGRESAAL CONTADOR PARACORRECCIÓN .

34

18

SI LA PÓLIZA ESTACORRECTA ANOTANOMBRE, FIRMA Y FECHADE AUTORIZACIÓN .

35

REGRESE LA PÓLIZAFIRMADA AL AUXILLIILIARDE CONTABILIDAD PARACAPTURA .

AUXILIAR DE

CONTABILIDAD36

CAPTURA DE DATOS DE LAPÓLIZA EN EL SISTEMA DECOMPUTACIÓN .

37

ARCHIVAR LA PÓLIZA DEDIARIO JUNTO CON LADOCUMENTACIÓN QUERESPALDA EN LA CARPETADE DIARI EN CONSECUTIVOY POR MES .

ANALIZAR Y DEPURAR CUENTAS

EL ANÁLISIS Y DEPURACIÓN DE CUENTAS DEBE SER DIARIO .• TODA CORECCIÓN QUE SE REALICE A LOS REGISTROS CONTABLES DEBE SER POR MEDIODE UNA PÓLIZA DE DIARIO (AJUSTE) .

•

TODOS LOS AJUSTE RECLASIFICACIONES DEBEN SER AUTORIZADOS POR EL GERENTEADMINISTRATIVO .

•

LOS AJUSTES QUE SE REFIEREN A CANCELACIONES A CLIENTES DE CRÉDITO ODEUDORES DIVERSOS DEBEN SER AUTORIZADOS POR EL DIRECTOR GENERAL, SIEMPRE YCUANDO SE REÚNAN LOS REQUISITOS DE INCOBRABILIDAD .

•

RESPONSABLE PASO OPERACION


1

GENERA LOS REPORTES,AUXILIAR DE CUENTASCOLECTIVAS EN ELSISTEMA DE COMPUTO .

CONTADOR 2SOLICITA AL OPERADOREMITA LOS REPORTESGENERADOS .

3

RECIBE DEL OPERADOR ELREPORTE SOLICITADO YLOS ENTREGA ALCONTADOR.

4

RECIBE DEL OPERADOR ELREPORTE DEL AUXILIAR DECUENTAS COLECTIVASCOTEJENDO AMBOS .

5

SI EXISTE DIFERENCIAENTRE LOS REPORTES ENALGUNO DE LOS REGISTROSCONTINUAR CON ELSIGUIENTE PASO . CASOCONTRARIO IR AL PASO 10 .

19

6

VERIFICAR LAS PÓLIZASINVOLUCRADAS PARALLEGAR A LA ACLARACIÓN.

7

EN CASO DE NOENCONTRAR SOLUCIÓN OBIEN DETECTAR QUE ELREGISTRO SE REALIZO CONERROR ELABORAR UNAPÓLIZA DE DIARIO ( AJUSTE) .

8

PRESENTAR LA PÓLIZA ALGERENTE/JEFEADMINISTRATIVO PARA SUAUTORIZACIÓN .

9 IR AL PASO 10

10SI NO EXITE DIFERENCIAENTRE LOS REPORTES

OBJETO DE LOS INFORMES

Aun cuando los documentos contabilizadores y los libros de contabilidad, de hecho son informes decarácter financiero, en la mayoría de las veces no sirven a los directores de la empresa para formar unjuicio acerca de la posición resultados de la misma, porque en su conjunto son marea voluminosa, y loque necesitan es información condensada concreta sobre los hechos económicos.

Por ello se requiere la preparación de estados financieros que reúnan estas condiciones, y que vienen a ser unprolongación del registro contable en su etapa final o de exposición.

Entre los informes existen también los de carácter administrativo.

BALANCE GENERAL

Determinar el % de los distintos renglones en relación con el activo total, para mostrar la cuantía de lasinversiones. A través de estos % puede determinarse si en algunos renglones las inversiones son cortas oexcesivas.

•

Determinar el % de los distintos renglones del Pasivo y Patrimonio, para mostrar la cuantía del capitalpropio y del ajeno que se hayan invertido. Tales % son indicativos de la dependencia económica entrepropietarios y acreedores.

•

BALANCE GENERAL

BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBRE DE XX

ACTIVO PASIVO

CIRCULANTE A CORTO PLAZO

CAJA X PROVEEDORES X

MERCANCIAS X X

CLIENTES X X A LARGO PLAZO

DOCUMENTOS PORPAGAR

X

20

FIJO

MOBILIARIO Y EQ. X CREDITOS DIFERIDOS

INTERESES PAGADOS X

CARGOSDIFERIDOS

CAPITAL CONTABLE X

GASTOS DEINSTALACIÓN

X RESERVAS X

UTILIDAD DEL EJERCICIO X

SUMA DEACTIVOS

X SUMA PASIVO Y CAPITAL X

ESTADO DE RESULTADOS POR EL EJERCICIO

DEL 1º DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 199 .

VENTAS

VENTAS TOTALES ................................................................................. X

MENOS: BONIFICACIONES ........................................................... X

DEVOLUCIONES.............................................................................................. X X

VENTAS NETAS ............................................................................... X

COSTO DE LAS VENTAS

INVENTARIO INICIAL............................................................................. X

COMPRAS TOTALES.............................................................................. X

MENOS:

BONIFICACIONES.................................................................... X

DEVOLUCIONES...................................................................... X X

COMPRAS NETAS................................................................................... X

SUMA DE ENTRADAS A ALMACEN....................................................... X

MENOS: INVENTARIO FINAL.................................................................. X

COSTO DE LO VENDIDO........................................................................ X

UTILIDAD BRUTA EN MERCANCIAS............................................. X

GASTOS DE OPERACIÓN

GASTOS DE VENTAS...................................................................................... X

UTILIDAD DE VENTAS X

GASTOS DE ADMINISTRACION ............................................................. X

GASTOS FINANCIEROS ......................................................................... X

PRODUCTOS FINANCIEROS.................................................................. X

PERDIDA FINANCIERA................................................................. X X

UTILIDAD EN OPERACIÓN X

OTROS GASTOS Y PRODUCTOS

OTROS GASTOS............................................................................ X

OTROS PRODUCTOS.................................................................... X

UTILIDAD AJENA A LA OPERACIÓN...................................... X

UTILIDAD NETA X

21

IMPRESOS MEXICANOS S.A. DE C.V.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. 15 DE AGOSTO DE 1999

DIRECCIÓN GENERAL FOLIO IV

GERENCIA ADMINISTRATIVAGUIACONTABILIZADORA.

HOJA DE

CONTROL DE FORMAS

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE FORMAS.

POLIZA DE INGRESO.

I. Identificación.

Nombre de la forma: Póliza de ingresos.

Objetivo: Unificar la presentación y registro de los ingresos que tiene la empresa.

II. Datos generales.

Puesto que elabora: Cajero administrativo y/o encargado.

Numero de personas: Dos.

Distribución:

Original: Contabilidad.

Copia: Caja administrativa y/o crédito y cobranzas.

Vigencia en archivo: 10 años.

III. Modelo de la forma: Copia póliza.

IV. Descripción de campos.

DISEÑO: OSCAR RIVERAESPINOZA

REVISO: OMAR GARCÍAMALDONADO

APROBO: ARTUROVILLICAÑA





HOJA DE

CONTROL DE FORMAS

PUESTO CAMPODESCRIPCION

22

CAJERO

ADMISNISTRATIVO

1Especificación de que es lapóliza de ingresos.

2

Día mes y año en que seelabora la póliza.

*Anota los datos de loscampos 3, 4, 5, 6tomándolos del catálogo decuentas.

3 Número de la cuenta.

4 Número de la subcuenta.

5

Nombre de las cuentas delas subcuentas a afectarsegún la operaciónrealizada.

6Cantidad del parcial queafecta la subcuenta.

7Suma de cada columna,debiendo ser la sumasiguales.

8Concepto por el cual seelabora la póliza.

9Iniciales, firma y fecha dela persona que elabora lapóliza.

CONTADOR 10Iniciales, firma y fecha dequien revisa la póliza.


11Iniciales, firma y fecha dequien captura la póliza.

GERENTEADMINISTRATIVO

12Iniciales, firma y fecha delvisto bueno.








HOJA DE

PÓLIZA DE DIARIO.

Identificación.•

Nombre de la forma de diario.

Objetivo: Unificar la presentación y registro de la provisión de gastos. Creación de pasivos, depreciaciones,amortizaciones, traspaso de tesorería corporativa, ajustes contables y bonificaciones por devolución y

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diferencia de precio.

Datos generales.•

Puesto que elabora: Auxiliar de contabilidad y/o crédito y cobranza.

Número de personas: Dos.

Distribución:


Copia: Contabilidad y/o crédito y cobranza

Vigencia en archivo: Diez años.

Modelo de la forma: Copia póliza.•

IV. Descripción de campos.





HOJA DE

PÓLIZA DE DIARIO

PUESTO CAMPO DESCRIPCION

CAJEROADMINISTRATIVO

1Especificación de que es lapóliza de ingresos.

2

Día mes y año en que seelabora la póliza

*Anota los datos de loscampos 3, 4, 5, tomándolosdel catálogo de cuentas.


4 Número de la subcuenta

5Nombre de las cuentas y delas subcuentas a afectarsegún la operación realizada.

6Cantidad del parcial queafecta la subcuenta.

7 Cantidad a cargar.

8 Cantidad a abonar.

9Suma de cada columna,debiendo ser las sumasiguales.

24

10Concepto por el cual seelabora la póliza.

11Iniciales, firma y fecha de lapersona que elabora lapóliza.

CONTADOR 12Iniciales, firma y fecha de quienrevisa la póliza.


13Iniciales, firma y fecha de quiencaptura la póliza.


14Iniciales, firma y fecha del vistobueno.








HOJA DE

PÓLIZA DE EGRESOS

PÓLIZA DE EGRESOS (DE CHEQUE)

Identificación.•

Nombre de la forma: Póliza de egresos (de cheque).

Objetivo: Registrar la expedición de un cheque.

Datos Generales.•

Puesto que elabora: Cajero administrativo.

Número de personas: Dos.

Distribución:


Copia: Contabilidad y/o crédito y cobranza.

Vigencia en archivo: Diez años.

Modelo de la forma: Copia póliza.• Descripción de campos.•


1

25


Fecha en que se elabora elcheque y la póliza.

2Persona o empresa a nombrede quien se expide el cheque.

3Cantidad del cheque a pagar,con número.

4Cantidad del cheque, conletra.

5 Firmas autorizadas.

6 Concepto por el cual seexpide el cheque.

PROVEEDORES 7 Firma de recibido el cheque.


8Iniciales firma y fecha de quienelabora la póliza.

CONTADOR 9Iniciales, firma y fecha de quienrevisa la póliza.


10Iniciales , firma y fecha decaptura la póliza.


11

Iniciales firma y fecha de vistobueno.

*Anota los datos de los campos12, 13, 14, tomándolo delcatálogo de cuentas.



13 Número de la subcuenta.








HOJA DE

PÓLIZA DE EGRESOS


14Nombre de las cuentas y de lassubcuentas a afectar según laoperación realizada.

15Cantidad del parcial que afecta lasubcuenta.

16 Cantidad a cargar.

17 Cantidad a abonar.

18Suma de cada columna, debiendoser igual al debe al haber.

26








HOJA DE

CATÁLOGO DE CUENTAS

ACTIVO CIRCULANTE GRUPO 1100−1199• ACTIVO FIJO GRUPO 1200−1299• ACTIVO DIFERIDO GRUPO 1300−1399• PASIVO CIRCULANTE GRUPO 2100−2199• PASIVO A LARGO PLAZO GRUPO 2200−2299• PASIVO DIFERIDO GRUPO 2300−2399• CAPITAL CONTABLE GRUPO 2400−2499• CTAS. COMPLEMENTARIAS DE ACTIVO GRUPO 3100−3999• CUENTAS DE RESULTADOS GRUPO 4100−5000•

ACTIVO

GRUPO CIRCULANTE.•

1100−0 Bancos

1101−0 Caja

Clientes• Documentos por cobrar• Depósitos en garantía• Anticipo a proveedores• Deudores diversos• Almacén de artículos terminados• Almacén de mercancías• IVA por acreditar• ISR anticipado•

GRUPO FIJO•

Edificios• Maquinaria y equipo• Mobiliario y equipo• Equipo de transporte• Equipo de reparto• Equipo de computo• Acciones, bonos, y valores•

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HOJA DE

GRUPO DIFERIDO•

Gastos de instalación• Prima de seguros pagados por anticipado•

�PASIVO

�

GRUPO CIRCULANTE•

Gastos de organización• Proveedores• Acreedores diversos• Impuestos por pagar• Documentos por pagar• PTU por pagar• IVA por pagar• Anticipo de clientes•

GRUPO A LARGO PLAZO•

Documentos por pagar a largo plazo• Acreedores hipotecarios• Préstamos de habilitación y avío• Préstamos refaccionarios•

GRUPO CREDITOS DIFERIDOS•

Intereses cobrados por anticipado• Ingresos cobrados por anticipado•

CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE ACTIVO•

Estimación para cuentas incobrables• Depreciación acumulada de edificios• Depreciación acumulada de maquinaria y equipo• Depreciación acumulada de mobiliario y equipo• Depreciación acumulada de equipo de transporte• Depreciación acumulada de equipo de reparto• Depreciación acumulada de equipo de computo• Amortización acumulada de gastos de organización• Amortización acumulada de gastos de instalación•

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Amortización acumulada de primas de seguros pagados por anticipado•








HOJA DE

CUENTAS DE RESULTADOS.•

4100−0 Ventas

4200−0 Costo de ventas

Gastos de venta•

4400−0 Gastos de administración

4500−0 Gastos financieros

Productos financieros• Otros gastos• Otros productos•

CAPITAL CONTABLE

2400−00 Capital social

Utilidad de ejercicios anteriores• Pérdida de ejercicios anteriores• Utilidad del ejercicio• Reserva legal• Utilidades por aplicar• Pérdida del ejercicio•

29

guia contabilidad

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