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GUIA #1

DE LABORATORIO DE LA MATERIA GESTION DE PROYECTOS

Tomada de la tesis

Desarrollo de guas prcticas de laboratorio para las materias de Formulacin y

Evaluacin de Proyectos y Gestin de Proyectos para las carreras de Ingeniera

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Instrucciones generales para la prctica de laboratorio de Gestin de Proyectos

I. Durante todo el curso desarrollar cada prctica en el mismo archivo, para evitar crear

uno nuevo en cada ocasin y mantener la continuidad del mismo caso

II. El archivo en el que trabajar todas las prcticas deber llevar por nombre el nmero

de grupo de laboratorio, su apellido y su nmero de carn, ejemplo:

01Trejo00045102.mpp

III. Cada prctica deber realizarse de manera individual.

IV. Al final de cada prctica el instructor le proporcionar un ejercicio propuesto

correspondiente al tema cubierto, en la siguiente prctica deber de entregarlo resuelto

junto con el archivo de MS Project y un resumen del desarrollo del ejercicio en MS

Word.

V. Al final de la ltima prctica del ciclo deber de entregar una copia del archivo que

refleje el desarrollo de todas las prcticas, este archivo ser parte de su calificacin del

laboratorio de la materia.

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PRACTICA #1: Diagrama de Gantt

Objetivo General

Lograr que el estudiante pueda estructurar de manera clara y organizada cualquier

proyecto apoyndose en MS Project 2007

Objetivos Especficos

El estudiante deber saber cmo simular diferentes escenarios que conlleven alteraciones

en el tiempo de realizacin del proyecto.

El estudiante lograr elaborar un Diagrama de Gantt, leerlo e interpretarlo

Desarrollar en el estudiante una visin integral de cualquier proyecto, identificando que

cualquier pequeo cambio en l repercute en la totalidad del mismo

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Introduccin

Un proyecto es un conjunto de actividades que se encuentra interrelacionadas y coordinadas con

el fin de alcanzar objetivos especficos dentro de los lmites que impone un presupuesto y un

lapso de tiempo previamente establecido.

La gestin de proyectos busca organizar y administrar recursos de manera que se lleve a cabo

todo el trabajo necesario en un proyecto dentro del alcance, tiempo y costos. Este trabajo

necesario debe de ser detallado de manera ordenada y lgica de tal manera que se tenga claro qu

actividades se llevaran a cabo, cundo, en qu orden, qu recursos consumir y durante

cunto tiempo. El Diagrama de Gantt le permitir tener una herramienta visual que le ayudar a

tener un panorama integral de las variables antes mencionadas; por definicin un Diagrama de

Gantt es:

Herramienta grfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicacin previsto para diferentes

tareas o actividades a lo largo de un tiempo determinado

Una de las aplicaciones ms comunes de los Diagramas de Gantt, despus de elaborado, es el

seguimiento del progreso de las actividades, en base a esto la toma de decisiones y los controles

del proyecto se vuelven mucho mas claro Para la elaboracin de un Diagrama de Gantt necesitar

al menos las actividades involucradas en el proyecto su duracin y sus precedencias (orden

lgico).

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INDICE

CASO PARA DESARROLLAR .......................................................................................................................... 6

SECCION 1. DEFINICIN DE PARMETROS INCIALES: .................................................................................. 7

1.1 CREACIN DE CALENDARIO LABORAL....................................................................................................... 7

SECCION 2. DEFINICIN DE TAREAS DEL PROYECTO ..................................................................................... 9

SECCION 3. DIAGRAMA DE GANTT ............................................................................................................. 12

3.1 INTERPRETACIN DEL DIAGRAMA DE GANTT .......................................................................................... 12

3.1.1Actividades Resumen ...................................................................................................................... 12

3.1.2 Precedencias .................................................................................................................................. 13

SECCION 4. PRESENTACIN DEL DIAGRAMA DE GANTT ............................................................................. 16

4.1 ESCALA DE TIEMPO .......................................................................................................................... 16

4.2 FORMATOS DEL DIAGRAMA ............................................................................................................... 18

4.3 INCREMENTOS PROGRAMADOS ................................................................ ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

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DURACION PREDECESORAS

1

2

3 Desmontaje de techo, puertas, ventanas, columnas y defensas 2.5 das

4 Demolicin de piso, pared, azulejo, tuberas 8 das 3

5 Demolicin de concreto armado 4 das 3

6 Desalojo 5 das 4,5

7

8 Limpieza, descapote 6 das 6

9 Trazo 2 das 8

10 Excavacin 12 das 9

11 Fundaciones 5 das 10

12 Relleno compactado 15 das 11

13 Paredes 25 das 11

14 Nervaduras y columnas 1.67 das 11

15 Soleras y vigas 1.67 das 14

16 Losas 1.67 das 15

17 Enchapado 6 das 13

18 Estructura de techos 10 das 15

19 Cubiertas 3.5 das 18

20 Cepo 1 da 19

21 Piso de ladrillo, zcalo y grada final de piso 5 das 12,16,19

22 Puertas 6 das 21

23 Ventanas, defensas 5 das 21

24 Acabados 4 das 23,13,22,20

25 Cielo falso, fascia, cornisa 17 das 21

26 Instalaciones hidrosanitarias 20 das 10

27 Instalaciones elctricas 22 das 10

28 Pintura 10 das 27,24,19,26,25

29 Limpieza Final y desalojo 2 das 28

ACTIVIDADES

Proyecto reparacin de una escuela

Fase I: Trabajo preliminares

Fase II: Construccin

CASO PARA DESARROLLAR

Tome en cuenta a siguiente informacin de un Proyecto de Reparacin de una Escuela:

Perodo Laboral: Lunes a Viernes, 8:00 am 4:30 pm, 1 hora de almuerzo

Perodos No Laborales: Sbado y Domingo

Establecer los das laborales de Ley, tales como Semana Santa, Semana Agosto, Navidad, Ao

Nuevo, etc.

Fecha de inicio del Proyecto: 2 de enero de 2008

Cmo podr observar, se le ha proporcionado una tabla con las actividades necesarias para la

realizacin de un proyecto, con la duracin respectiva y su precedencia (indica que actividades

tienen que culminarse antes de empezar la siguiente).

Para la elaboracin del Diagrama de Gantt de este Proyecto, a travs de MS Project 2007

tendremos los siguientes pasos:

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SECCION 1. Definicin de Parmetros Inciales:

Es necesario crear un calendario laboral con las

restricciones del caso

1.1 Creacin de calendario laboral

a) Cree un nuevo proyecto en MS Project 2007 tal

como se le indic al principio de la prctica

b) En la barra de Herramientas seleccione la

pestaa Proyecto, luego seleccione la opcin Informacin del Proyecto

c) En la ventana de dilogo

que aparece en el campo

de Fecha de Comienzo,

seleccione la fecha

indicada

d) Ahora deber definir el calendario laboral por el cual se

regir el proyecto. En la barra de herramientas seleccione

la pestaa Herramientas, luego seleccione Cambiar

calendario laboralEn el cuadro de dilogo seleccione

Crear calendario, cree un nuevo calendario base con

el nombre Planificacin

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e) Una vez creado el calendario asignado para su proyecto, deber definir los perodos

laborales que apliquen. En el mismo cuadro de dilogo anterior, seleccione la vieta

Semanas laborales, seleccione el botn de Detalles, deber de seleccionar la opcin

Establecer da(s) en estos perodos laborales especficos:,ya que cada horario laboral

depende de las especificaciones de cada proyecto, ahora deber de modificar los horarios

tal y como se defini en el caso (8:00 am 4:30 pm, con una hora de almuerzo)

f) Luego de haber realizado las modificaciones a cada da de la semana en el que se

necesario, deber de asignar los perodos no laborales como excepciones en su calendario

laboral (asuetos), en el mismo cuadro de dilogo anterior, haga click en la pestaa

Excepciones,

deber definir las

fechas iniciales y

finales de los

asuetos, tal y

como se muestra

en la grfica

HORARIO

LABORAL

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La Precedencia indica el

orden jerrquico de

realizacin de las tareas

SECCION 2. Definicin de Tareas del Proyecto

En la informacin del proyecto se le proporcionaron las actividades necesarias para culminarlo,

note que hay actividades que deben de cumplirse antes de empezar otra, por ejemplo, la

demolicin del piso (actividad # 4), no se podr empezar sin antes haber culminado el desmontaje

de puertas, ventanas, columnas y defensas (actividad #3), pero puede ser realizada

simultneamente junto con la demolicin del concreto armado (actividad #5).

Otra informacin que aparece en el cuadro al inicio de la prctica

es la duracin de cada actividad, sta generalmente es un

estimado definido por un equipo de trabajo a cargo del proyecto,

el cual puede ser modificado en orden de actualizar el plan de trabajo.

En la columna de actividades encontrar algunas que se encuentran numeradas pero sin duracin,

denominadas actividades resumen, las cuales indican fases en el proyecto, recuerde que al

iniciar la Gestin de un proyecto debe de describirlo desde lo micro a lo macro, para esto debe de

definir etapas de realizacin que servirn para el monitoreo o para organizar su plan de trabajo.

Para

definir las tareas asignadas al proyecto deber de seguir los siguientes pasos.

a) Asegrese de encontrarse en la pgina del Diagrama de Gantt

b) Deber de de ingresar el nombre de la tarea en el campo designado, asegrese de que a las

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actividades resumen o fases del proyecto no debe de asignarles Duracin, ni Comienzo,

ni Fin, ni Predecesora, ya que

como mencionamos

anteriormente estas actividades

representaran en conjunto la

duracin total de una fase y el

programa realizar los clculos

tomando en cuenta la duracin

individual de c/u de las tareas

que la componen y sus precedencias; prosiga llenando los campos con la informacin

necesaria.

Note que las fases del proyecto al no asignarles una duracin especfica el programa les asigna 1

da?. Ahora deber de indicarle al programa que tareas son parte de que fase; en el cuadro

proporcionado podr ver que la actividad resumen mayor es el nombre del proyecto, y el equipo

de trabajo ha definido dos fases para su implementacin (Fase I: Trabajos Preliminares y Fase II:

Construccin), las cuales constan de las diferentes actividades descritas para llevara a cabo cada

fase

c) Colquese en la tarea llamada Fase I: Trabajos

Preliminares, en la barra de herramientas

encontrar una serie de botones representados

por una flecha a la izquierda y otro con una

flecha a la derecha, estos botones son para

asignar sangras, lo cual indica que tarea

pertenece a que fase; para indicar que la Fase I

es, valga la redundancia, una fase del proyecto, haga clic sobre la flecha hacia la derecha.

TIP: El orden para llenar los campos es: primero las actividades, luego las

precedencias y por ltimo la duracin.

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Ahora el nombre del proyecto aparecer en negritas, en este momento se encuentra definido que

la Actividad #1 (nombre del proyecto) es una actividad resumen y que todo lo que se encuentra

por debajo de ella, es parte de sta; prosiga de la misma manera para definir las actividades que

forman parte de la Fase I. Las sangras indican jerarquas en las actividades.

d) Luego de haber introducido todas las actividades, su duracin, sus precedencias y sus

jerarquas, notar que las fases del proyecto se han actualizado en la duracin de cada una,

de la misma manera las fechas de comienzo y fin son actualizadas en base a la

informacin con la que aliment la pagina

En este

cuadro puede apreciar la duracin preliminar del proyecto en su totalidad, la duracin de las fases

que constituyen el proyecto, etc.

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SECCION 3. Diagrama de Gantt

Hasta el momento lo que ha realizado es la descripcin del proyecto en MS Project 2007, ahora

debe de interpretar el Diagrama de Gantt.

A medida ha ido llenando los campos indicados, se ha ido generando automticamente el

Diagrama, que simplemente consiste en la ilustracin de las actividades en formas de barras sobre

una escala de tiempo, adems se indica la precedencia con una serie de flechas que representan el

orden de realizacin.

Como puede observar en la figura, la longitud de cada barra representa a escala la duracin de la

actividad; cada barra representa la actividad paralela en la tabla donde ingreso los datos-

3.1 Interpretacin del Diagrama de Gantt

3.1.1Actividades Resumen

Tal y como se explico las actividades resmenes, sirven como tal, logrando identificar fases del

proyecto y las actividades que conllevan, tome nota de las siguientes observaciones:

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Las fases del proyecto estn representados en este caso por barras negras en forma de

llaves

Antes se explic porque al ingresar las actividades resumen no se llenaran los campos de

duracin, ahora note el uso de esta observacin

o Haga clic sobre el pequeo

cuadro con un smbolo

(contraer) ubicado a la par de

las actividades resumen

Notar que las tareas que

componan la fase se ocultan,

realice esta operacin con la

siguiente fase.

3.1.2 Precedencias

Si recuerda, las precedencias eran el orden de realizacin de las actividades, que tarea(s) debe(n)

de finalizar(se) antes de comenzar la siguiente

Dependiendo de cmo haya definido este orden, se pueden encontrar los siguientes tipos

precedencias y sus respectivas representaciones grficas

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Esta relacin Significa

Aparece en el

Diagrama de

Gantt como Ejemplo

Fin a comienzo

(FC) o (FS)

La fecha de fin de la

tarea predecesora

determina la fecha de

comienzo de la tarea

sucesora

La terminacin de todas las

demoliciones precede

directamente al desalojo (Fase I)

Comienzo a

comienzo (CC) o

(SS).

Precedencia

clsica

La fecha de comienzo de

la tarea predecesora

determina la fecha de

comienzo de la tarea

sucesora.

Por ejemplo, en la actividad

6(Desalojo), podra definir que

es necesario que se comience

cuando empiece la segunda

Demolicin

Fin a fin (FF)

La fecha de fin de la

tarea predecesora

determina la fecha de fin

de la tarea sucesora

Se utiliza esta precedencia

cuando necesita definir que el fin

de una actividad debe de ser

exactamente al mismo tiempo

que el fin de la anterior, por

ejemplo la tarea 28 y 29, para

asegurarse que se termine de

limpiar al momento que se

termine de pintar

Comienzo a Fin

(CF) o (SF)

La fecha de comienzo de

la tarea predecesora

determina la fecha de fin

de la tarea sucesora.

Este tipo de relacin se utiliza en

raras ocasiones. Por ejemplo, si

quisiera asegurarse que al

instalar las puertas (Actividad

#22) el piso de ladrillo no haya

sido instalado (Actividad # 21)

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Si una segunda tarea debe producirse

despus de la primera tarea, esto es

una secuencia. Si la segunda tarea

solo se producir si la primera tarea

es completada, esto es una

dependencia.

Tome en cuenta que estas particularidades las debe

definir el equipo de trabajo en base a las prioridades

y/o objetivos del proyecto, adems que cada cambio

tendr o no cambios en la duracin del proyecto,

costos, etc., por ejemplo

Realice los cambios de presencia mencionados en Comienzo a Comienzo y Fin a Fin

Comienzo a Comienzo

a) La tarea que en la que desea definir la condicin

especial Comienzo a Comienzo es el Desalojo

(#6), despliegue la informacin de esta tarea

b) En el cuadro de dilogo busque las actividades predecesoras en la pestaa

Predecesoras.

c) Seleccione que tipo de precedencia

desea asignarle, tome en cuenta lo

siguiente: De acuerdo a al inicio de

que tarea desea vincular el inicio del

Desalojo?

Note que al realizar este cambio, ni la duracin ni las fechas de inicio y finalizacin se vieron

afectadas, debidas a que la tarea que est analizando tambin tiene otra predecesora (Demolicin

piso, pared y azulejos), la cual tiene una mayor duracin que la Demolicin de concreto, lo cual

significa que aunque el Desalojo lo comience cuando comience la Demolicin del concreto an

deber de esperar a finalizar la Demolicin del piso, pared y azulejos.

Vuelva a colocar la precedencia que cambi a como estaba

originalmente y modifique la de la primera demolicin. Qu

sucedi con las fechas de inicio y con la duracin de la fase?

Por qu?

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Fin a Fin

Realice el procedimiento anterior con la tare 28 y 29 (Pintura y Limpieza final y desalojo).

a) Qu tarea desea que finalice exactamente cuando finalice la pintura de la escuela?

Despliegue la informacin de esta tarea. y modifique el tipo de precedencia.

Recuerde, MS Project es una herramienta que le ayudar a simular el impacto de las decisiones

que tome el equipo de trabajo en cuanto a duracin de tareas, orden de realizacin, prioridades y

objetivos del proyecto; estas decisiones depende del criterio de los miembros del equipo. MS

Project no le dir directamente que decisiones tomar.

SECCION 4. Presentacin del Diagrama de Gantt

Ahora que sabe cmo interpretar y modificar los parmetros del Diagrama de Gantt, debe saber

cmo presentarlo de manera clara y til.

4.1 Escala de tiempo

Un diagrama de Gantt es la representacin grfica de las tareas de un proyecto en el tiempo.

Originalmente la escala de tiempo de MS

Project est programada para aparecer en

semanas como escala mayor y en das

como escala menor, adems puede

Qu sucedi con al

duracin de la tarea y

de la fase?

Cambiaron las

fechas?

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observar que en esta configuracin puede identificar los perodos no laborales definidos en el

Calendario laboral, como columnas sombreadas de gris.

Esta configuracin puede ser modificada dependiendo de cmo quiera presentar la informacin,

para esto siga los siguientes pasos.

a) Haga clic derecho sobre la escala de tiempo

b) Aparecer el siguiente cuadro de dilogo

Aqu puede realizar los cambios que

estime convenientes para su

propsito.

Ahora defina las unidades del nivel

intermedio en Meses y las del nivel

inferior en semanas

Notar que el diagrama se ha

contrado y no aparecen los perodos no laborales, ya que en la duracin del proyecto no existen

asuetos que puedan ser representados en esta escala de tiempo

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De esta manera ver el diagrama en su pantalla.

4.2 Formatos del Diagrama

Hasta el momento lo nico que puede apreciar en el diagrama es:

Precedencias

Una nocin relativa de la duracin de las tareas

Tareas que componen las fases.

Pero se vuelve difcil identificar fechas de inicio y finalizacin, as como el nombre de la tarea

representada.

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La manera ms fcil de modificar el formato del

Diagrama es utilizando el Asistente para Diagramas

de Grantt.

En el cuadro de dilogo encontrar

diferentes formatos, informacin que

desea presentar en el diagrama, etc.

Por ejemplo:

Las informaciones que podran ser

tiles mostrar, pueden ser el nombre

de la tarea y su fecha d inicio.

Para modificar la informacin presentada, puede seleccionar cualquiera de las opciones que

aparecen el cuadro de dilogo o bien puede personalizarla.

El diagrama de Gantt aparecer de la siguiente manera:

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Se puede apreciar que a la izquierda de la barra esta la fecha de inicio, dentro de la barra esta la terminacin y a la derecha el nombre

de la tarea.

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De esta manera debera de verse el Diagrama de Gantt para el caso desarrollado de reparacin de una Escuela.

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