guia 1 actividad 2, operacion de eventos, ii periodo

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNProcedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

GUÍA DE APRENDIZAJE

Versión: 02

Fecha: 30/09/2013

Código: F004-P006-GFPI

Programa de Formación:TECNICO EN OPERACIÓN DE EVENTOS

Código:122814Versión: 1

122814

Nombre del Proyecto:

OPERACIÓN DE EVENTOS EN LAS DIFERENTES ORGANIZACIONES DEL ENTORNO MUNICIPAL

Código:

Fase del proyecto:ANALISIS

Actividad (es) del Proyecto: Registrar información, clasificar la información, procesar datos, análisis, procesar información.

Actividad (es) de Aprendizaje:

Ambiente de formación ESCENARIO (Aula de Tecnología) y elementos y condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente

MATERIALES DE FORMACIÓNDEVOLUTIVO (Herramienta – equipo)

EQUIPOS DE COMPUTO

CONSUMIBLE (unidades empleadas durante el programa)PAPELERIA, TINTA

Resultados de Aprendizaje:CLASIFICAR LA INFORMACIÓN OBTENIDA DE ACUERDO CON LAS VARIABLES Y PARÁMETROS REQUERIDOS EN EL EVENTO.

PROCESAR LA INFORMACIÓN RELACIONADA CON LOS DATOS Y LA INFORMACIÓN DE PARTICIPANTES, ASISTENTES Y APOYOS ADICIONALES EN EL EVENTO.

Competencia: 260101027 PROCESAR LA INFORMACIÓN RECOLECTADA DE ACUERDO CON LOS MANUALES DE MANEJOS DE INFORMACIÓN.

ACTIVIDAD 2 GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 01

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE




Versión: 02

Fecha: 30/09/2013


Cordial saludo estimados aprendices: En la presente guía usted encontrara actividades que le facilitan el conocimiento de la Evaluación en la Operación de Eventos, Si bien el evento finaliza cuando acaba la última actividad prevista, no por eso terminan las tareas de los organizadores.

En este post, nuestro objetivo es brindarte un ejemplo de encuesta, con el fin que puedas tenerla como referencia para poder armar una a medida de tu evento y así analizar los resultados, para mejorar en futuras ediciones.

¿A quiénes hacer encuestas? Puedes tener modelos de encuestas para los diferentes participantes involucrados en el evento (asistentes, oradores, patrocinadores, comité organizador, proveedores, personal interno, etc.), y así poder hacer un análisis más exhaustivo de cómo funcionó cada área.Salvo que sean necesarios los datos, es mejor invitar a completar la encuesta de forma anónima, ya que a veces quienes responden la encuesta pueden llegar a ser más sinceros y de esta forma brindar respuestas más valiosas para mejorar en las distintas áreas a futuro.

3.1 Actividades de Reflexión inicial. 1. Qué aspectos crees que se deben evaluar a la hora de Operar un evento?2. Por qué crees que es importante realizar una evaluación del evento?

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)

Una encuesta es una herramienta muy útil que puede servirte para medir los resultados de tu evento, el impacto que generó en los participantes y de esta manera, mejorar en tus futuras organizaciones. Por lo que, si te interesa conocer esta información, la realización de una encuesta entre los asistentes puede ser un acierto y un complemento ideal para el informe final.Qué aspectos pueden ser interesantes evaluar?Al momento de confeccionar la encuesta, debes tener en cuenta que cuanto más breve sea, puedes conseguir que más participantes la completen. Tendrás que elaborar pocas preguntas (5 es un número óptimo) pero que sean relevantes para poder evaluar tus resultados. Las áreas en las que puedes hacer hincapié son: las actividades, las conferencias, los oradores, el lugar elegido para el evento y todo vinculado con la logística (la inscripción, la acreditación, transporte, el manejo de los tiempos, etc.).Lo ideal es realizar preguntas cerradas tipo “múltiple”, dando un máximo de cinco opciones (como por ejemplo, con respecto a la calidad de un servicio evaluar entre: Excelente, Muy Bueno, Bueno, Regular, Malo) o dando la posibilidad de responder con puntaje sobre cada una de las áreas (del 1

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE 4.

2. INTRODUCCIÓN




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al 10). Este tipo de preguntas te permitirá una vez recolectados los datos, medir de una manera más eficiente. De todas formas, es importante que incluyas al final un espacio en blanco para dejar comentarios y cualquier observación que deseen aportar, ya que la evaluación cualitativa permitirá conocer si hubo algún aspecto que no incluiste dentro de la encuesta en general y que algún participante desee compartir.Puedes elegir si es obligatorio que quienes completen la encuesta incluyan su nombre y apellido, pero a veces, el anonimato permitirá que quienes la completen sean más honestos.Salvo que desees medir una actividad en particular, para tener una evaluación general, es mejor realizar la encuesta durante la primera semana luego del evento, para que todavía, quienes la completen, lo tengan fresco en su cabeza.De qué manera puedo armar la encuesta.

1. Elabora un mapa conceptual explicando el texto anterior acerca de la encuesta; utiliza las

herramientas de Microsoft Word o cmap tolos.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Una vez finalizado el evento, el ritmo de trabajo y la adrenalina de los implicados en él descienden, pero no por eso terminan todas las tareas. Todavía queda mucho por hacer: Llega el momento de evaluar todas las áreas y ver qué funcionó correctamente y cuáles fueron los puntos flojos.

Es muy importante que esta evaluación se realice durante la semana posterior al finalizar el evento, ya que todavía está fresco en la cabeza de los participantes, ya sean internos o externos.Esta evaluación, permitirá a los organizadores saber con más exactitud los resultados obtenidos, y funcionará como punto de partida para futuros eventos de igual o mayor magnitud. La preparación de un informe final que incluya datos cualitativos y cuantitativos acerca de distintos sectores del evento va a permitir analizar si los objetivos preestablecidos se cumplieron o no.

En relación a los participantes externos, que serían los asistentes, coordinadores, oradores y patrocinadores, van a ayudar a tu evaluación, compartiendo su opinión acerca de diferentes aspectos del evento (como por ejemplo la calidad de las charlas, el manejo de los tiempos y de los espacios). La herramienta ideal para esto es la encuesta.

También puede ayudar mucho la opinión del público interno (como el personal o los proveedores) para conocer a nivel operativo las fortalezas y debilidades de lo sucedido durante él o los días del encuentro. Hacer una reunión de cierre y de crítica puede ser muy útil. Algunas preguntas clave para incluir en estas reuniones son: ¿qué problemas se presentaron? ¿Cómo fueron resueltos? ¿Se sintieron cómodos con todo el personal?

El informe final debe ser un reflejo de todo lo que significó el evento¿Qué puedes incluir en ese informe?:

Cantidad de inscriptos segmentados por: países, edades, sexo y profesiones Número de patrocinadores y en qué participó cada uno (exposición paralela, colaboración con las

necesidades del evento) Autoridades participantes del acto de apertura y extracciones de los discursos. Cantidad de actividades clasificadas por su modalidad




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Actividades sociales y espectáculos Opiniones y evaluación de los participantes

Otros datos de interés a incluir pueden ser:

Resumen de cantidad de visitas mensuales al sitio web durante los meses previos del evento. Lugares donde se realizó la promoción y difusión del evento y cómo se hizo (stand, envío de

folletos o merchandising) Cantidad de material de promoción realizado (impresión de folletos y materiales promocionales) Cantidad de becas otorgadas (si las hubo)

Además, el balance contable final va a reflejar cuál es el resultado con respecto a lo económico. Esto va a complementar a la información que enumeramos anteriormente.

Ejemplo de preguntas que pueden ir en tu evaluación:

¿Cómo calificaría la comunicación y la información en el sitio web antes del evento? a. Excelente b. Muy bueno c. Bueno d. Regular e. Malo

Cómo calificaría el lugar del evento?a. Excelente b.Muy bueno c.Bueno d.Regular e.Malo

ACTIVIDAD:

1. Elabora un mapa mental o conceptual explicando lo visto en el numeral 3.3 Actividades de apropiación del conocimiento.(en Microsoft Word, examtime o cmap tools), según tu elección.

2. Diseña una encuesta con tu equipo de trabajo (2 personas) de 10 preguntas, asumiendo la misma empresa que organizo el evento anterior para evaluar el mismo.

3. Aplicar la encuesta a 30 personas.4. Tabular los resultados de la encuesta haciendo uso de las herramientas de Microsoft Excel

o desde el icono de gráficas en Microsoft Word.5. Realizar las gráficas con los resultados de la encuesta6. Realizar el respectivo análisis de cada una de las gráficas obtenidas, redactando la

conclusión a cada una de ellas.

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