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E585: Guía rápida - TCI – GO - STAFF

Certificación electrónica de Obras

Control de VersionesVersión Autor Fecha Descripción Revisor Aprobador1.0 Ángeles

MolinaAgosto 09

Versión Inicial Cristina Bellmunt Carlos SerranoAgosto 09 <Fecha

Aprobación>2.0 Ángeles

MolinaSeptiembre 09

Se corrige estados WF

3.0 Ángeles Molina

Octubre 09

Aclaración STAFF

Guía rápidaModificado:18/05/2023

Documento: document.docx Versión 0.1 Página: 2 / 32

1. Contenido del documento1. Contenido del documento..............................................................................................22. Codificación del documento...........................................................................................33. Introducción..................................................................................................................... 4

3.1. A quién va dirigido este documento...............................................................................43.2. Objetivos........................................................................................................................43.3. Estructura y contenido...................................................................................................4

4. Certificación electrónica de obras.................................................................................55. Pasos a seguir................................................................................................................. 6

5.0. Alta y Avance grafos en SAP.........................................................................................65.1. Certificar Obra................................................................................................................65.2. Enviar a Firmas............................................................................................................11

5.2.1. Envío a firmas al crear la certificación..................................................................115.2.2. Envío a firmas de una certificación previamente creada.......................................11

5.3. Verificación de nivel de Firma......................................................................................125.4. Escalado de Firma.......................................................................................................125.5. Aprobar / Rechazar......................................................................................................15

5.5.1. A través del Naturalnet.........................................................................................155.5.2. A través de SAP....................................................................................................18

5.6. Revisar Rechazo..........................................................................................................215.7. Contabilización de certificación....................................................................................225.8. Publicación de Albarán................................................................................................225.9. Seleccionar y Facturar.................................................................................................23

6. Anexo I: Listado para la consulta de WF.....................................................................247. Anexo II: Configuración GUI SAP.................................................................................27

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2. Codificación del documento

Codificación del documento ValorCOD Petición PPMDescripción cortaCOD TrabajoDescripción TrabajoNegocio Área de Negocio

Línea FuncionalSublínea Funcional

Desarrollo ClusterGrupo de AplicacionesAplicaciónSubaplicación

Operaciones ÁreaGrupo de Servicio

Otras ÁreaSubárea

Mant. Evolutivo

Prioridad (Normal, Imprescindible)

Mant. Correctivo

Urgencia (No Urgente, Urgente, Muy Urgente)Impacto (Cosmético, Menor, Mayor, Extremo)

Tipo de Proyecto (NP, ME, MC)Versionado (0, 1, 2, 3,…)Código de la Plantilla (EXXX)Versión del documento (vXX)

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3. Introducción

3.1. A quién va dirigido este documento

Este documento va dirigido a Técnicos de Obra (TCI) y a Gestores de Obra (GO).

3.2. Objetivos

Este documento pretende ser un documento de referencia y soporte al proceso de certificación digital de las obras de canalización.

3.3. Estructura y contenido

Se estructura en dos partes:

- Visión general del proceso de certificación de obras

- Visión detallada de los pasos a realizar por los TCI y los GO

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4. Certificación electrónica de obrasA continuación se muestra el flujo de la certificación digital de obras, detallando los pasos que lo componen y los agentes implicados en cada uno de ellos:

Nota aclaratoria respecto a obras con DF externa:Aquellas obras en las que la Dirección Facultativa se haya asignado a personal externo a GN (y por tanto sin firma para certificar), será el TCI la figura que introduzca la información de la

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ENVIO AUTOMÁTICO DE E-MAILAUTOMÁTICO REALIZADO POR EL SISTEMA

TIPOS DE PASO

MANUAL REALIZADO POR TCI

MANUAL REALIZADO POR GESTOR DE OBRA

MANUAL REALIZADO POR RESPONSABLEAUTORIZADOR ( DELEGADO, JEFE SS.TT. ,DIRECTOR ZONA …)

MANUAL REALIZADO POR CONTRATISTADE OBRA

MANUAL REALIZADO POR STAFF

0. Alta y Avancegrafos en SAP 1. Certificar Obra

2. Enviar aFirmas

3. Verificar nivel deFirma

4. Escalar Firma7. Contabilizar Certificación

ES SUFICIENTE

8. Publicar Albarán 9. Revisar y Facturar

5. Aprobar / Rechazar

RECHAZAR

NO ES SUFICIENTE

APROBAR

6. RevisarRechazo

RECTIFICAR

ENVIAR DE NUEVO



certificación de la obra en el sistema, de acuerdo con la Dirección de Obra Externa y el Contratista ejecutante.

Nota aclaratoria respecto a obras con soporte por parte de STAFF:El perfil STAFF se ha diseñado para servir de apoyo tanto a GOs como a TCIs, que son los responsables de la certificación de los trabajos ejecutados. Por lo que aunque los perfiles STAFF puedan introducir certificaciones en el sistema no podrán enviarlas a firmas ni aprobarlas. Deberán ser los propios TCI’s / GO’s quienes envíen a firmas una certificación introducida por un STAFF.

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5. Pasos a seguir

5.1. Alta y Avance grafos en SAP

La gestión de la obra en SAP se realiza a través de la transacción YL99. Esta operativa no se ha modificado y se mantiene como hasta ahora.

5.2. Certificar Obra

Para certificar obras en SAP es necesario acceder a de la transacción YL99.

Y posicionarse en el grafo que se desea certificar.

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Para poder certificar los servicios de un grafo es necesario que éste se encuentre en fase de Ejecución.

Pulsamos el botón de y aceptamos en la siguiente pantalla.

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A continuación se carga la pantalla de certificación, con los servicios que o bien se incluyeron en la precertificación o en certificaciones anteriores.

En este punto se han de revisar los servicios propuestos en la pre-certificación, indicando sus realidades, e incluyendo otros si fuere necesario.

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Una vez informados los servicios y el avance es necesario grabar la certificación. Es importante destacar que una vez guardada no se podrá modificar.

Si los cambios introducidos no son definitivos, pero se quiere salir del sistema y no perder los

avances introducidos se puede usar la opción , que luego permite recuperar la información introducirla y modificarla si es necesario.

Al guardarse el borrador se muestra el siguiente mensaje

Para grabar definitivamente la certificación se pueden usar dos opciones

- Graba la certificación pero no la envía a Firmas, por lo que este paso se tendrá que hacer posteriormente,

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- Graba la certificación y además la envía a Firmas.

Al grabarse la certificación se muestran los siguientes mensajes:

Volviendo a la pantalla principal de gestión de obras. Para consultar certificaciones grabadas

podemos usar la opción de

Que abre una ventana con las certificaciones grabadas para la obra.

Haciendo doble click sobre una de las certificaciones vemos el detalle de la misma.

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Y pulsando sobre la línea accedemos a las hojas de entrada para consultar el estado de la contabilización.

Sin Contabilizar

Contabilizadas

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5.3. Enviar a FirmasUna vez certificada la obra se ha de autorizar su contabilización, para ello se ha de enviar a firmas, de manera que el sistema pueda buscar al usuario adecuado y registrar su conformidad con la certificación.Para lanzar el WorkFlow que envía a firmas la certificación tenemos dos opciones:

5.3.1. Envío a firmas al crear la certificaciónEl envío a firmas se puede realizar en el mismo momento de grabado de la certificación, a

través del botón

5.3.2. Envío a firmas de una certificación previamente creadaEn cualquier momento, tras la grabación de la certificación, se puede enviar a firmas,

accediendo desde el menú de gestión de obras, pulsando el botón

Esto abre una pantalla con información de las certificaciones del grafo seleccionado

En la que en cada línea se incluye la siguiente información de la certificación:

Para enviar a firmas una de éstas certificaciones es necesario seleccionarla y pulsar el botón

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5.4. Verificación de nivel de Firma

El sistema verifica si el usuario tiene nivel de firma suficiente para la certificación, en base a dos parámetros:

- Albaranes o Certificaciones: es necesario tener este permiso para poder certificar obras

- Certificación por precios contradictorios: Establece el importe máximo de precios contradictorios que puede certificar

En la certificación los Precios Contradictorios, se informan a través del siguiente servicio:

A diferencia de los otros servicios para éste en concreto no se informan unidades, sino que se informan Euros.

5.5. Escalado de Firma

Si el nivel del usuario no es suficiente, el sistema escala un nivel en la estructura organizativa del CECO de la OT de la obra, en busca de un usuario autorizador

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En este caso al usuario que ha enviado a firmas la certificación se le muestra el siguiente mensaje:

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Si se acepta, se envía un mail al usuario aprobador con la siguiente información:

Si ahora accediendo desde el menú de gestión de obras, pulsamos el botón

para consultar el estado del WorkFlow de la certificación vemos que se ha informado la fecha de envío, el nombre del aprobador y que ha cambiado de estado WF a ‘En curso’

5.6. Aprobar / Rechazar

El usuario autorizador, puede consultar las certificaciones pendientes de tramitar tanto en el NaturalNet, como directamente en SAP, en la ventana de pendientes

5.6.1. A través del Naturalnet

Al acceder a Naturalnet, en la ventana de Pendientes se ven las certificaciones pendientes de tramitar

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Al acceder a través del link se abre una ventana con las certificaciones pendientes, en la que se muestra la siguiente información:

Que nos permite identificar la certificación

Al Pulsar o al hacer doble click sobre una de las certificaciones se abre una nueva ventana que contiene un PDF con toda la información de los servicios incluidos en la certificación.

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Y dos botones de acción posibles

- en este caso continúa el circuito y el sistema verificará si el usuario autorizador tiene nivel de firma suficiente o no (ver punto 5.4 Verificación de nivel de Firma). En caso de no tener nivel de firma se escalará al superior y en caso de tenerlo se contabilizará la certificación

- en este caso, se mostrará al usuario autorizador una ventana de texto para que indique el motivo de rechazo

Y se enviará un mail, tanto al autorizador, como al certificador indicando el rechazo.

Esta certificación ya no continúa su curso, por lo que el GO o el TCI deberán o bien volver enviar a firmas la certificación o anularla y crear una nueva.


para consultar el estado del WorkFlow de la certificación vemos que ha cambiado el estado de WF y que se ha informado el motivo del rechazo.

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5.6.2. A través de SAP

En la bandeja de trabajos pendientes de SAP

Dentro de los Workflows de la bandeja de entrada aparece una línea para cada certificación pendiente de aprobar.

Con la siguiente información, que nos permite identificar la certificación:

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Haciendo doble click sobre el ítem de workflow se abre una pantalla con los conceptos de la certificación:

Y dos botones de acción posibles:

- en este caso continúa el circuito y el sistema verificará si el usuario autorizador tiene nivel de firma suficiente o no (ver punto 5.4 Verificación de nivel de Firma). En caso de no tener nivel de firma se escalará al superior y en caso de tenerlo se mostrará el siguiente mensaje.

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Si se acepta pasará a contabilizarse automáticamente la certificación

- : en este caso, se mostrará al usuario autorizador una ventana de texto para que indique el motivo de rechazo

Y se enviará un mail, tanto al autorizador, como al certificador indicando el rechazo.

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Esta certificación ya no continúa su curso, por lo que el GO o el TCI deberán o bien volver enviar a firmas la certificación o anularla y crear una nueva.


para consultar el estado del WorkFlow de la certificación vemos que ha cambiado el estado de WF y que se ha informado el motivo del rechazo.

5.7. Revisar RechazoTras recibir la notificación del rechazo de una certificación. El usuario certificador puede proceder de dos maneras:

- Cuando se requiera modificar: Rectificar la certificación, modificándola (vía llamada a Help Desk indicando nº de grafo y nº certificación) o creando una nueva certificación para enviar a firmas.

- Cuando NO se requiera modificar: Tras la aclaración/aprobación con el usuario autorizador de los motivos del rechazo, el usuario certificador puede enviar de nuevo a Firmas la misma certificación sin necesidad de modificarla en el sistema.

5.8. Contabilización de certificaciónUna vez se ha encontrado un usuario con suficiente nivel de firma para aprobar la certificación. Ésta se contabiliza automáticamente, sin necesidad de intervención del CSC.

En este punto el sistema envía automáticamente un mail al usuario que creó la certificación

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Por lo que tras recibir el mail de aprobación, si consultamos la certificación la veremos ya contabilizada

5.9. Publicación de AlbaránUna vez contabilizadas las certificaciones de obra, se publicarán automáticamente en el Portal de Proveedores los albaranes correspondientes, para su facturación electrónica.

5.10. Seleccionar y FacturarEl contratista deberá acceder al Portal de Proveedores, donde podrá seleccionar uno o varios albaranes correspondientes a la certificación de obras GOR para facturarlos.

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La información que se le mostrará al contratista para cada una de las certificaciones contabilizadas será la siguiente:

El detalle de los servicios incluidos en la certificación se encuentra en forma de anexo (

fichero PDF) se accede haciendo doble click sobre el icono

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6. Anexo I: Listado para la consulta de WFSe ha definido un nuevo listado que permite consultar el estado del WF de certificación de una colección de grafos.

Se accede a través de la pantalla principal de gestión de Obras, pulsando el botón

Desplegar el árbol de Análisis de Obras y seleccionar el listado dentro de Workflow Certificaciones GO- Listado Envió Certificaciones a WF

Este informe nos permite acceder a varias certificaciones para ver su estado, filtrando por varios criterios.

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Esto abre una pantalla con información de las certificaciones de los grafos seleccionados:

Donde nos podemos encontrar los siguientes estados:

1. WF no iniciado Se ha creado la certificación, pero todavía no se ha enviado a firmas

2. WF en curso La certificación se ha enviado a firmas y está a la espera de Aprobación o Rechazo. En este caso se muestra el nombre del usuario aprobador al que se ha redireccionado el Workflow.

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3. WF rechazado La certificación ha sido rechazada por el usuario aprobador. En este caso el estado se vuelve a mostrar como pendiente de envío a firmas y se incluye un texto con el motivo del rechazo.

Para ver más detalles del rechazo o para consultar el histórico de rechazos se ha de pulsar

el botón que abre la siguiente patalla:

4. WF aprobado La certificación ha sido aprobada, este se contabiliza y el WF aparece como aprobado.

5. Aprobado sin WF La certificación se ha contabilizado sin necesidad de escalar y buscar un usuario aprobador en el WF, esto puede suceder por dos motivos:

- el usuario que certifica tiene suficiente nivel de firma- la certificación se ha enviado en papel y la ha contabilizado manualmente el CSC

Para este estado se muestra el siguiente estado y no hay aprobador informado.

Este estado es el que se mostrará para certificaciones antiguas, anteriores a la implantación del WF

A través de este listado también se puede enviar a firmas una de éstas certificaciones, para ello

es necesario seleccionarla y pulsar el botón de

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7. Anexo II: Configuración GUI SAPEl aspecto de las ventanas de SAP es configurable, permitiendo varios ‘Temas’ o estilos predefinidos..

El cambio de configuración de los estilos en las ventanas SAP se realiza a través del siguiente Menú:

Que abre la siguiente pantalla donde podemos escoger un tema.

Dependiendo del tema que escojamos el aspecto general de SAP será uno de los siguientes:

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En este manual se ha utilizado éste último estilo, que lleva por nombre ‘Enjoy Theme’

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