Guía de Participación en Ferias

Cámara Departamental de Micro y PequeñasEmpresas Rurales del Departamento de Oruro

Elaboración:

Antonio R. Tejerina G.Nelson Machicao D.

Diseño e Ilustración:

Joaquín Cuevas T.Stella Tejerina V.

Coordinación:

Holger UtermohlenSilvia PoloMaximo Reynaga,CADER

Revisión:

Luz María Garcia

Diagramación e Impresión:

PPRRIINNTT a. g. C/ Nanawa No. 1896Esq. Juan Manuel Lozae-mail: printartesg@yahoo.es Tel. 2228987

Año:

2009

El contenido de esta publicación noes responsabilidad del programaAPEMIN II y en ningún caso debeconsiderarse que refleja los puntosde vista de la Union Europea.

Contenido

Presentación..............................................................................5

Capítulo 1. Aspectos institucionales de CADER ....................7

Capítulo 2. Promoción en ferias ............................................132.1. Alcance de las ferias ..................................................................132.2. Objetivo de las ferias..................................................................142.3. Selección de la feria ..................................................................16

Capítulo 3. La preparación para la feria ..............................193.1. El presupuesto ............................................................................203.2. El stand y su importancia ..........................................................213.3. Selección del personal ..............................................................223.4. Preparación del personal ..........................................................233.5. Logística de traslado y viaje ......................................................243.6. Material de promoción ............................................................253.7. El envío de muestras ................................................................28

Capítulo 4. Participación en la feria......................................29

Capítulo 5. Seguimiento al cliente........................................31

Actividades prácticas..............................................................33

Bibliografía ............................................................................37

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El Programa Apoyo al Desarrollo Económico Sostenible en Áreas Mineras Em-pobrecidas del Occidente de Bolivia – APEMIN II y la Cámara Departamen-tal de la Micro y Pequeña Empresas Rurales de Oruro - CADER, con el prin-cipal objetivo de proporcionar un instrumento práctico, consulta útil paraque las Micro y Pequeñas Empresas Rurales puedan identificar oportunida-des comerciales y que les permita llegar preparados a una feria local, nacio-nal e internacional, tiene el agrado de presentar el cuaderno guía “Cómodebemos participar correctamente en una feria”.

El cuaderno consta de seis capítulos, iniciando con la información institucio-nal de la Cámara Departamental de Micro y Pequeñas Empresas Rurales deOruro, para luego ingresar con una descripción del concepto y alcances deuna Feria comercial, que se debe hacer antes de participar en una Feria, lasactividades a desarrollar durante el evento y finalmente que hacer despuésde la Feria.

A los usuarios de esta herramienta, esperamos les sea útil y de esa manerahayamos contribuido efectivamente a la formación de los recursos huma-nos que las MYPE(s) rurales requieren de manera u rgente y prioritaria.

Presentación

ASPECTOS INST I TUC IONALES DE CADER

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Aspectos institucionales deCADER

CADER, se funda en Oruro – Boli-via, el 14 de diciembre de 2002 poriniciativa inicial de 10 unidades pro-ductivas constituidas como MicroEmpresas Rurales que buscan elapoyo al sector de la MyPE(s) rura-les, coordinar acciones, evitar la dis-persión y el trabajo aislado.

CADER, obtuvo su Personería Jurí-dica mediante la Resolución Prefec-tural No. 161/2003 del 14 deagosto de 2003, con domicilio en laciudad de Oruro.

Cabe señalar que en la actualidad laCámara cuenta con el registro demás de 50 socios, entre Miembrospermanentes y los que se encuen-tran en trámite; dedicados a la in-corporación de valor agregado enlos rubros de textiles, artesanías,quinua, camélidos, hortalizas, le-chería, alimentos balanceados y tu-rismo rural comunitario.

Dentro las actividades realizadas enlos últimos tres años, se destacan laorganización y participación en fe-rias locales, nacionales e interna-

cionales, el desarrollo de proyectosde fortalecimiento de las unidadesproductivas rurales y el relaciona-miento interinstitucional en trabajosconjuntos con aliados estratégicosentre los que se encuentran unida-des del gobierno regional y la coo-peración internacional con los cua-les se mantienen convenios decooperación.

Nuestra visión

CADER, es una Institución fuerte yconsolidada, reconocida como prin-cipal referente de las Micro y Peque-ñas Empresas Rurales de Oruro quefortalece a sus organizacionesMiembros, genera empleo sosteni-ble y digno para los productores ru-rales, hombres y mujeres, sus fami-lias y comunidades.

PART IC I PAC IÓN EN FER IAS

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Nuestra misión

CADER, tiene la misión de mejorarel nivel de empleo y la calidad devida de los Micro y Pequeñas Empre-sas Rurales de Oruro logrando unaproducción eficiente y el desarrollode mercado a partir de la capacita-ción, asistencia técnica y el posicio-namiento de sus productos.

La Cámara, como entidad represen-tativa de las MyPE(s) rurales deOruro, con capacidad de gestión,negociación, decisión y prestaciónde servicios, ofrece a través de sus 4líneas de acción estratégica muchasventajas técnico -económicas a to-dos sus socios con el principal obje-tivo de mejorar la calidad de vida enel campo.

Líneas de acción estratégica

CADER, para el logro de sus princi-pales objetivos y en atención a suPlan Estratégico Institucional 2006 –2010, trabaja en 4 ejes temáticos:

• Fortalecimiento Institucional.• Comunicación y Difusión.• Promoción y Mercadeo.• Auto sostenibilidad y Prestación

de Servicios.

Presidente Sr. Máximo Reynaga Quispe, Secretario de Hacienda Sr. Rómulo Ingala Molina,Producción y Transformación Sr. Seling Colque Gómez. Apoyo Técnico Univ. Janneth R.Gutierrez

Lic. Juan Carlos Marca G.Coordinador CADER

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LO 1

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Principales logros

Proveedor de galletas de quinua, fueparte integrante de la AsociaciónOccidental del Desayuno Escolar An-dino para Oruro.

Organizador de varias Ferias Depar-tamentales de las MYPE(s) ruralesde Oruro, participación en las FeriasNacionales de EXPOSUR, EXPO-TECO, FEICOBOL, EXPOCRUZ. Asis-tencia a Ferias Internacionales enPerú, Chile, Uruguay, Brasil y EstadosUnidos.

Participante en la elaboración de lasEstrategias Productivas Integrales(EPIs) denominado Tantachawis.

Participante en la 1ra Feria Interna-cional de Integración Alianza Estra-tégica Aymaras sin Fronteras.

Integrante de los talleres consulti-vos para los proyectos del sector delos camélidos como el Vale (FIDA),Proyecto Piloto de los Camélidos(PPC).

Presentación de varias propuestasde financiamiento para el fortaleci-miento organizacional de la MyPE(s)rurales, a entidades públicas y priva-das.

Socios estratégicos de la FundaciónAltiplano, IBNORCA.

Convenios y acuerdos

Convenio Interinstitucional de Ca-pacitación y Asistencia Técnica conAPEMIN II.

Convenio Marco de CooperaciónTécnica con el Programa UNITERRAdel CECI Canadá.

Convenio de Cooperación Interinsti-tucional con la Federación de Em-presarios Privados de Oruro.

Convenio marco con la Asociaciónde Productores de Camélidos de Po-tosí (ASPROCA).

Convenio Interinstitucional con FE-DEPLO Oruro y Municipio de Oruro.

Convenio de Cooperación interinsti-tucional con la Asociación de Muni-cipios de Oruro (AMDEOR).

Acuerdo de Cooperación Interinsti-tucional con la Universidad PrivadaBoliviana.

Alianza Estratégica con la Empresade hilados HILBO de Oruro.

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LO 1

A SPECTOS INST I TUC IONALES DE CADER

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Principales rubros económicos en los que trabaja CADER Oruro:

Nuestras oficinas están ubicadas en:

ARTESANÍA

La cultura a través de las manos.

QUINUA

El grano de oro de los Andes.

CAMÉLIDOS

La ganadería ecológica del futuro.

TURISMO RURALCOMUNITARIO

Compartiendo nuestros recursosnaturales y atractivos.

CÁMARA DEPARTAMENTAL DE MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS RURALES CADER ORURO

Dirección: C/Sucre y La Plata – Edificio “Sajama” Nº 662Teléfono: 591-2-5271129 • Celular:71885550

Sitio web: www.caderoruro.org.boOruro – Bolivia

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Microempresas Rurales Socias Activas de CADER

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NOMBRE ORGANIZACIONAL MUNICIPIO RUBRO DE SERVICIO

ANDEAN SUNRISE SRL

CIPROQUI

FIBRA ANDINA

ARTIPRO

PELETERIA SAN ANTONIO

INDUSTRIA ARTESANAL CORQUE

CEPCCA

APROACH

SOPROCCAD SRL

CHARQUE NAYRA

BOLIVIA MARKA

CARNICOS HUARI

EPROCAMEL

CEPROINCA LOS PAJONALES

AGROTUR CORIVIR

CEPROACH

CEPROCAM

Huari

Salinas de GM

Oruro

Turco

Challapata

Huari

Corque

Coquecota

Turco

Todos Santos

Huayllamarca

Poopó

Todos Santos

Coquecota

Turco

Turco - Challuma

Huari

Huayllamarca

Quinua y derivados

Artesanía textil

Paleteria

Camélidos

Charque de llama

Quinua y derivados

Hilados y textil

Artesanía textil

Artesanía textil

Camélidos y artesanías

Charque y embutidos

Charque y derivados

Carne y embutidos

Carne de llama

Turismo comunitario

Truchas y camélidos

Camélidos

Carne de llama

ARTESANÍAS RURALES ORURO

ASPECTOS INST I TUC IONALES DE CADER

Nuevas Microempresas Rurales Socias Activas de CADER

NOMBRE ORGANIZACIONAL MUNICIPIO RUBRO DE SERVICIO

MUJERES ANDINAS

SURIMANA AWAR

Toledo-Challavito

Pazña-Peñas

Toledo

Artesanía textil

Artesanía en fibra vicuña

CICLO CANCAHA

Artesanía textil

APAT Huari Artesanía textil

J’ACHA SARTAWI Toledo

Artesanía textil

PART IC I PAC IÓN EN FER IAS

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Promoción en ferias

2.1 Alcance de las ferias

¿Qué es una feria?

La FERIA es un evento que se lleva acabo regularmente, donde en unperiodo de tiempo determinado losexpositores presentan una ofertaprincipal de sus productos y servi-cios.

Es un lugar de encuentro entre pro-ductores y compradores.

¿Qué beneficio tiene el partici-pante?

• Promover el intercambio de in-formación técnica-comercial y deservicios.

• Lograr la apertura de nuevosmercados.

• Hacer posible una comparacióndirecta entre precio y servicio.

• Enterarse de las últimas tenden-cias en materia de promoción y

marketing, equipos, envases,presentaciones y tecnología.

• Observar lo que esta haciendo lacompetencia.

• Lograr el mayor número de con-tactos en el menor tiempo posi-ble y establecer contactoscomerciales.

• Interactuar de manera directacon clientes y consumidores.

LA FERIA, ES EL LUGAR INDICADO PARA HACER MERCADOS Y VIGILANCIA TECNOLÓGICA, NO SOLO ES VENDER.

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LO 2

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PROMOC IÓN EN FER IAS

PART IC I PAC IÓN EN FER IAS

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2.2 Objetivo de las ferias

Es el punto de partida que debeconsiderar la empresa, ya que deesta determinación depende el éxitoo fracaso de las acciones subsiguien-tes.

La determinación de los objetivos departicipación en una Feria, debe res-ponder a un análisis de la situaciónde la empresa, determinar porquédebo participar en esta o aquella Fe-ria.

Se pueden señalar los siguientes ob-jetivos identificados:

• Encontrar nuevos clientes.

• Identificar agentes o distribuido-res.

• Acceder a nuevos mercados.

• Introducir o validar un nuevo pro-ducto.

• Fortalecer la lealtad de los clien-tes haciendo más visible la Em-presa.

• Promocionar los productos.

• Posicionar o reposicionar unamarca de la Empresa.

• Aumentar las ventas.

• Explorar las posibilidades de ex-portar.

• Participar en ruedas de negocios.

• Intercambiar experiencias.

• Conseguir alianzas estratégicaso cooperaciones.

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LO 2

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Ejemplo 1. Identificar nuevosclientes

Para cuantificar este objetivo, lo pri-mero es determinar cuántas perso-nas van a trabajar en el stand. Ensegundo lugar, cuántas horas va adurar el evento. Finalmente, estimarel número de personas que se pue-den atender por hora. Se estima queuna visita tiene una duración de 15minutos, por lo que se podrían aten-der 4 personas por hora.

Si participara una persona, quepuede atender 4 personas por hora,y el evento durara 80 horas (10 díasde 8 horas cada uno), la empresa nopodría aspirar a tener más de 320folletos. Considerando que el parti-cipante difícilmente podrá estar el100% de su tiempo en el stand, sepodría plantear como objetivo rea-lista la entrega de 250 folletos otrípticos.

Ejemplo 2. Determinar la posibleaceptación de un nuevo pro-ducto por medio de degustacio-nes

Si participan dos representantes dela empresa y se realizan 4 degusta-ciones por hora, en un evento quetiene una duración de 24 horas dis-tribuidas en 3 días, se podrían lo-

grar, en total, 192 degustaciones delnuevo producto. En el caso de las degustaciones confines de evaluación, se recomiendapreparar una encuesta de evaluacióndel producto, la cual servirá de guíaa los representantes de la empresapara obtener la opinión de los clien-tes potenciales sobre las cualidadesde los productos.

Ejemplo 3. Conseguir nuevos pe-didos de productos ya existentesen el mercado

En este caso se recomienda definircuántos pedidos se espera obtenerdurante todo el evento y progra-marse para ello distribuyéndolossegún el número de representantes.

Cuando se establecen objetivos deventas, se debe tener claro que porlo general el proceso de ventas aclientes nuevos no es sencillo, y quese logre en el primer encuentro.

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LO 2

P ROMOC IÓN EN FER IAS

PART IC I PAC IÓN EN FER IAS

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2.3 Selección de la feria

La selección del tipo de Feria estadefinida por los objetivos de partici-pación identificados anteriormente.

Los tipos de Feria más conocidosson:

• Según el tipo de visitante: Profesio-nales, Abiertas al público y Mixtas.

• Según el ámbito geográfico: Lo-cales, Nacionales, Internaciona-les.

• Según la periodicidad: anual y bienal.

• Según los sectores: generales ysectoriales.

Conociendo esta clasificación debe-mos respondernos a las preguntas:

¿Cuál es el evento que más se ajustaa las necesidades de mi empresa?

¿Es una Feria sectorial o general?

¿Profesional?

¿Abierta a todo público? o ¿Ambascosas?

¿Es una feria local, nacional o inter-nacional?

¿Dónde se desarrolla?

¿El lugar responde a los objetivos dela empresa?

¿Es una fecha adecuada para la em-presa?

¿Tenemos suficientes muestras?

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LO 2

PROMOC IÓN EN FER IAS

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Algunos nombres de las principales feriasnacionales e internacionales

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LO 2

TIPO DE PRODUCTO

FERIA

Varios

Varios

Varios

Productos frescos

Productos procesados

Productos orgánicos

FEICOBOL 2009 Feria Internacional de Cochabamba. Feriamultisectorial, de comercio y servicios.

FEXPOCRUZ 2009 Feria Internacional de Santa Cruz. Feriamultisectorial el mayor centro de negócios de Bolívia.

EXPOTECO 2009 Feria Exposición Técnica, Económica,Comercial, Industrial, Artesanal y Agropecuaria de Oruro.Feria multisectorial.

FRUTI Logística Feria principal para frutas. Feria profesional,de periodicidad anual. Berlín - Alemania.

ANUGA, Alemania Feria profesional, periodicidad bienalespecializada en productos procesados.

BIOFACH. Alemania Feria profesional, periodicidad anual,especializada en productos orgánicos.

www.faicobol.com.bo

www.fexpocruz.com.bo

www.expoteco.com

www.frutilogística.com

www.anuga.com

www.biofach.de

LA PREPARAC IÓN PARA LA FER IA

Tomada la decisión de participar yseleccionado el evento, se inicia laetapa de preparación.

La preparación de la Feria consideralas siguientes actividades:

3.1. Elaborar el presupuesto.3.2. El stand y su organización

técnica.3.3. La selección del personal.

3.4. La preparación del personal.3.5. Logística de traslado o viaje.3.6. Elaborar el material de

promoción.3.7. El envío de muestras.

A continuación se hace una descrip-ción y alcances de cada una de ellas.

La preparación para la feria

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LO 3

L A PREPARAC IÓN PARA LA FER IA

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PART IC I PAC IÓN EN FER IAS

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3.1 El presupuesto

El presupuesto consiste en hacer unlistado detallado por rubro conside-rando los costos de exposición, defuncionamiento y los costos de pro-moción. Los principales rubros quedebe considerar el presupuesto es-tán

referidos a: El stand, personal de laempresa, personal externo, materialde promoción, los productos a pre-sentar o a degustar, publicidad,atención a los clientes, capacitacio-nes, etc.

Formato de Presupuesto

Costos de exposición:

Alquiler del espacio ........................................Diseño y decoración del stand ........................Servicios (agua, luz, teléfono) ..........................Mobiliario........................................................Equipos de luz, sonido ....................................Arreglos florales ............................................Transporte de materiales ................................Seguridad........................................................

Costos de funcionamiento:

Capacitación personal ....................................Alojamiento ..................................................Viáticos ..........................................................Uniformes ......................................................Pasajes ..........................................................Sueldos personal atención ..............................

Costos promocionales:

Folletos y catálogos ........................................Productos para degustar ................................Imprevistos (5%) ............................................

TOTAL ............................................................

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3.2 El stand y su importancia enuna feria

El stand es la expresión de la em-presa, debe transmitir su imagen,debe tener un fuerte impacto visual.Reservar el espacio con anticipación.

La organización técnica del standabarca en la definición de aspectostécnicos como el tamaño, tipo, ar-quitectura, diseño, programa de ex-hibición, instalación técnica, trans-porte, el montaje y desmontaje delstand, funcionamiento y organiza-ción del stand.

En el stand deben sobresalir los pro-ductos, el espacio de exhibicióndebe estar limpio, fresco y amplio.

Evitar poner sillas y mesas dentro delstand, sobre todo si esta es pequeña,los muebles pueden impedir el flujode los visitantes y ocasionar una ba-rrera sicológica.

El stand debe tener apoyo gráficopara los productos que se están ex-hibiendo, la empresa también debedestacarse resaltando el nombre y ellogotipo evitando al máximo incluirtextos.

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L A PREPARAC IÓN PARA LA FER IA

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3.3 Selección del personal

Las personas que van a participar enla Feria en representación de la em-presa, deben cumplir algunos requi-sitos mínimos, como:

• Tener conocimiento del producto,del proceso tecnológico, las nor-mas de calidad, certificacionesobtenidas, de los aranceles si va-mos a exportar, etc.

• Tener experiencia en Ferias y via-jes nacionales e internacionales.

• Buena expresión oral, hablar elidioma del país que visitamos.

• Poder negociar en nombre de laempresa.

Se recomienda que en la Feria parti-cipen al menos 2 personas por em-presa, una para que atienda al pú-blico en el stand y la otra podrábuscar clientes potenciales entre losexpositores y realizar procesos de in-teligencia de mercados y vigilanciatecnológica.

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3.4 La preparación del personal

El personal debe estar preparadoantes de participar en la Feria. La ca-pacitación al personal debe permitircontestar a consultas como:

• ¿Cuáles son los objetivos comer-ciales de la empresa en el mer-cado meta?

• ¿Qué variedad de productosvende la empresa?

• ¿Tiene la documentación de ta-llada de los productos y de la em-presa?

• ¿En qué se diferencia su pro-ducto de los demás?

• ¿Cómo empaca la empresa losproductos?

• ¿Está la marca registrada?

• ¿Si va a exportar, qué método depago están dispuestos a aceptar?

• ¿Tienen experiencia en exporta-ción?

• ¿Cuál es el menor tiempo de en-trega posible?

• ¿Cuál la oferta actual?

• ¿Cuáles son los precios FOB, CIF?

• ¿Varia el precio de acuerdo conel volumen?

Los representantes también debenleer bien el reglamento de participa-ción de la feria, ya que ahí se en-cuentran los compromisos, reglasgenerales de participación, distribu-ción de material promocional, de-gustaciones, seguridad, recolecciónde basura, etc.

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3.5 Logística de traslado y viaje

Si la Feria es local o nacional, deter-minar si la vía de traslado es terres-tre o aérea, indagar con los organi-zadores los requisitos para eltransporte de las muestras, el vol-taje que utiliza la Feria, si tenemosacceso a nuestro teléfono móvil,como esta el clima para llevar ropaadecuada.

Si la participación es en una Feriainternacional, la logística de trasladoes más cuidadosa, por ejemplo sedeben conocer:

• Los requisitos de ingreso al país(visas).

• Reservación de los boletos aéreosy el hotel.

• Contratar un seguro de viaje.

• Averiguar si va a tener acceso ainternet y fax.

• Consultar los requisitos para eltransporte de muestras (sanidad).

• Llevar vestimenta adecuada alclima del país que se visita.

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3.6 El material de promoción

El material recomendado es el im-preso y consiste en: afiches, carteles,folletos, catálogos, tarjetas de pre-sentación, listas de precios, boletinesde prensa, pero también videos opresentaciones digitales.

Se recomienda que el material pro-mocional no se distribuya a discre-ción, una primera parte para su dis-tribción seria de los folletos

generales de la empresa y las tarjetasde presentación; entre los segundosse recomienda incluir la ficha téc-nica de cada producto, listas de pre-cios, la página web y si fuera posiblelos videos.

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Sugerencias para elaborar el folleto y/o tríptico de laempresa.

Debe ser llamativo, informativo, creativo, fácil de leer y agra-dable a la vista.

Para el contenido del folleto se recomienda:

• Productos y/o servicios que oferta.• Mercado meta• Cuales son sus clientes actuales• Beneficios que ofrece• Experiencia, número y principales clientes, testimonios

referencias• ¿Qué espera lograr con el folleto?• ¿Ordenes de compra?• ¿Presentar su empresa o sus productos?

Recordar:

• Nombrar a una persona responsable de la elaboración delfolleto

• Incluir sólo lo más relevante de la empresa• Conversar con 2 o 3 empresas que elaboran trípticos o

folletos, para establecer sobre los objetivos de la empresay el presupuesto

A continuación veremos algunas sugerencias para la elaboración de sumaterial de promoción:

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LO 3

L A PREPARAC IÓN PARA LA FER IA

Sugerencias para la elaboración de las tarjetas de presentación:

Deben ser fáciles de leer, diseño agradable a la vista, impreso en un papel debuena calidad.

Coherentes con el resto del material de promoción, estar actualizadas.Si viaja al exterior, se recomienda que en una de las caras se muestrela información en ingles. La información necesaria que debe incluiruna tarjeta es:

• El logotipo y nombre de la empresa• Nombre completo del representante de la empresa• Cargo que desempeña• Teléfono y fax (código del pais y del área)• Dirección postal• Correo electrónico• Sitio Web

Sugerencia para preparar un video de la empres:

Debe ser producido por profesionales, claro y breve. Orientado a temas muyespecíficos como: el proceso de producción, programa de calidad, usos, par-ticipación en Ferias, beneficios de un determinado producto.

Recomendaciones para elaborar la ficha de producto y lista de precios seusan cuando negociamos con posibles compradores (consumidores o distri-buidores), debe estar en una sola página y debe contener los siguientes as-pectos:

• Marca del producto o productos• Nombre de la empresa e información de contacto• Descripción detallada del producto• Presentaciones del producto• Vida útil y forma de almacenamiento• Presentaciones por producto• Diferenciación del producto

Se recomienda además elaborar una lista de precios que contenga los pre-cios puesto fábrica, mercado local y nacional. Si vamos a exportar el precioen planta, el pecio FOB y el CIF. La lista de precios se debe manejar con re-serva si nos encontramos en la etapa de negociación.

El conjunto de todas estas herramientas de promoción llegan a constituir elCATALOGO de productos de la empresa.

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3.7 El envío de muestras

Ya que una feria tiene el carácter vi-sual, las empresas deben seleccio-nar y llevar muestras de sus produc-tos, definiendo antes si sólo va aentregar muestras a los distribuido-res interesados o va a hacer una dis-tribución masiva para evaluar suaceptación.

Si se va a enviar buena cantidad demuestras se debe hacer por mediode empresas de transporte o agen-cias aduaneras con experiencia y per-sonal capacitado en este tipo de en-víos.

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LO 3

LA PARTICIPACIÓN EN LA FERIA

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LO 4

La participación en la feria

Esta etapa es la más corta, aquí severá como preparamos nuestra par-ticipación.

Antes de la apertura de la Feria se re-comienda revisar:

• Si todo el personal está presente.

• Si los productos están colocadosen sus lugares y si se cuenta conel material de promoción.

• Si se dispone de los implementospara la degustación y si estos es-tán en sus lugares.

• Si la iluminación no tiene proble-mas.

• Si se cuenta con instalación tele-fónica, fax y otros.

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Se aconseja:

• Llegar temprano e irse tarde.

• Asegurarse de que en el standsiempre haya alguien aten-diendo.

• Vestir de manera profesional,portar gafete, mantener una pos-tura correcta.

• Evitar estar con los brazos cruza-dos, permanecer sentado, o estaraburrido.

• Si esta presentando un productonuevo colocar un rótulo con lapalabra “nuevo”.

• Para retener a un cliente iniciar laconversación preguntando ¿Lo-gró encontrar lo que está bus-cando?, ¿Qué lo trae por aquí?,¿Cuál es su negocio?.

• Si la Feria es en otro país, respe-tar las diferencias culturales, for-mas protocolares como saludar,los gestos, la distancia, puntuali-dad, forma de vestir, y usos de lastarjetas.

• Filtrar o seleccionar a las personasque están muy interesadas en laempresa y sus productos y aque-llas que solo estén buscandomuestras o material promocional.

• Si logra determinar que esta ha-blando con un cliente potencial,lo aconsejable es ofrecerle un lu-gar más privado y tranquilo paracontinuar el diálogo.

• Identificados los clientes exposi-tores potenciales (directorio deempresas), se recomienda visitar-los y concertar una cita.

• El trabajo de la Feria no terminacuando termina el evento, para elseguimiento los expositores de-ben estar tomando apuntes cons-tantemente, mantener sus notasy tarjetas de presentación organi-zados.

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LO 4

SEGUIMIENTO AL CLIENTE

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Esta etapa arranca mientras se des-arrolla la Feria. Se recomienda la ela-boración y llenado de un “formula-rio de contactos” para formar supropia red de contactos.

Para poder clasificar correctamente alos clientes “potenciales” es impor-tante conocer los siguientes datos:

• Los datos de identificación.• La actividad a la que se dedica.• Productos que compra (cantidad,

origen y el precio).• Posibles cantidades a negociar.• Segmentos que atiende y canales

de distribución.• Principales clientes.• Recursos disponibles (camiones,

numero de vendedores, almace-nes, etc..).

• Poder de negociación y actituddel visitante.

El seguimiento se debe iniciar lo an-tes posible, que el cliente no se en-fríe.

• Enviar una nota de agradeci-miento a las personas que visitanel stand es una acción muy bienrecibida.

• El éxito del seguimiento radicaen cumplir lo prometido.

• Se recomienda que como partedel seguimiento, en el stand an-tes de terminar el día se desarro-lle una pequeña reunión de eva-luación.

• Finalmente con la informaciónobtenida en los formularios, reu-niones de seguimiento y en las vi-sitas se debe elaborar un informede la Feria para ver si se lograrono no los objetivos propuestospara el evento.

• Las principales variables y concep-tos de medición, de participa-ción en un Feria deben considerar:el estimado de ventas, No de vi-sitantes al stand, No de contactosnuevos, los productos con mayordemanda, si hubo fuerte compe-tencia, si la Empresa participó enla Rueda de negocios, las reco-mendaciones de ajuste y finalmen-te si se cumplieron los objetivospropuestos.

Seguimiento al cliente

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LO 5

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Formulario de registro de contactos

Tarjeta de presentación

Datos de la empresa:

Observaciones:

Tipo de Empresa:

Esta interesado en: El seguimiento

Clasificación del cliente potencial

A B C

Nombre de la Empresa:Contacto:País: Ciudad:Teléfono: Fax:E-mail:

Agente Mayorista CompetenciaImportador Minorista OtroDistribuidor Fabricante

Solamente informacion Enviar correoEnvio de oferta VisitarEnvio de muestras LLamar por teléfonoEnvio material Envio faxNegociar contrato Enviar documentoOtro

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LO 5

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ACT IV IDADES PRÁCT ICAS

Actividades prácticas

Esta última sección contempla el desarrollo de algunas actividades prácticas,revisa los conceptos más principales que hacen a la participación del Empre-sario Rural en una Feria tanto a nivel local, nacional e internacional.

La metodología planteada es muy participativa, ya que luego que el facili-tador comenta brevemente sobre los resultados esperados en la actividad,cada participante o grupo de participantes desarrolla lo más importante delconcepto o herramienta de trabajo.

Los materiales de trabajo utilizados en las actividades prácticas consisten en:el cuaderno guía, papelógrafos, cartulinas, tijeras y marcadores de varios co-lores.

Para cada actividad se establece un tiempo de preparación de la actividad,socialización y síntesis personal.

La presente sección establece 5 actividades prácticas, sin que por elloviendo la dinámica y disponibilidad del tiempo del curso taller se puedan des-arrollar otras más.

Entonces no queda más que recomendarles, a trabajar y aprovechar delaprendizaje grupal e individual.

ACTIVIDADES

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Tiempo 40 minutos.Materiales: Papelógrafos y marcadores. Socialización: Llenado el formato, comente con su vecino y luego se invitaa algunas personas a exponer los resultados de la actividad para escu-char comentarios y opiniones.

Actividad 1

Identificación empresarial

Nombre de la Empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Persona de contacto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Ubicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

¿Que producto(s) o servicio(s) estoy ofreciendo?.

¿Por qué debo participar en una Feria?.

¿Cómo hago la selección a que tipo de Feria debo asistir?.

Tiempo 30 minutos.Materiales: Papelógrafos y marcadores. Socialización: Una vez llenado el cuestionario, comente con su vecino yluego se invita a algunas personas a exponer los resultados de la activi-dad para escuchar comentarios y opiniones.

ACTIVIDADES

Actividad 2

Elabore su formato de presupuesto que requiere para asistir a una Feria.

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ACT IV IDADES PRÁCT ICAS

ACTIVIDADES

Actividad 3

¿Qué materiales promocionales debo utilizar en la Feria?

• Elabore su tarjeta de presentación.• Prepare el contenido de su folleto o tríptico.• Elabore su ficha del producto estrella.• Elabore su lista de precios.

Tiempo 60 minutosMateriales: Papelógrafos y marcadores Socialización: Comente con su vecino y luego se inv i ta a exponerlos resultados de la actividad para escuchar comentarios y opiniones.

Actividad 4

La participación en la Feria, llegó el día tan esperado. Señale 7 reco-mendaciones para una buena participación.

1.- ¿Qué debo hacer para realizar el Seguimiento del Cliente potencial?. Simule con un cliente, el llenado del formulario de contacto.

2.- ¿Qué debo hacer para realizar el Seguimiento del Cliente potencial?.Simule con un cliente, el llenado del formulario de contacto.

Tiempo 60 minutos.Materiales: Papelógrafos y marcadores. Socialización: Comente con su vecino y luego se inv i ta a exponerlos resultados de la actividad para escuchar comentarios y opiniones.

PART IC I PAC IÓN EN FER IASACTIVIDADES

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Actividad 5

Revisando el listado de actividades, elabore su propio cronograma.

• Definir los objetivos de la participación.• Designar al Responsable General.• Obtener información general de la Feria.• Primera selección de los productos a exponer• Establecer el presupuesto general.• Llenar y envío de la preinscripción participación

y Rueda de negocios.

• Selección del personal.• Decidir quien se encarga del diseño del stand.• Definir que productos llevamos a la Feria.• Definir que tipo de material de promoción se

utiliza y quien lo hace.

• Preparar la lista de precios.• Capacitar al personal que atenderá el stand.

• Enviar a los organizadores de la Feria los nombres del personal de la MyPE.

• Invitar a los clientes potenciales para que nosvisiten el Stand.

• Obtener información sobre los participantes para concertar citas.

• Enviar datos e información para el catálogo dela Feria.

• Enviar datos e información para el catálogo dela Feria.

• Averiguar los requisitos para hacer degustaciónde productos.

• Preparar la ficha de registro de clientes.• Consultar información sobre seminarios de interés

para la empresa.• Confirmar citas con posibles clientes.

ACTIVIDADES

ACTIVIDADES

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Tiempo 60 minutos.Materiales: Papelógrafos y marcadores.Socialización: Comente con su vecino y luego se inv i ta a exponer losresultados de la actividad para escuchar comentarios y opiniones.

Actividad 6Apunte sus principales conclusiones

Tiempo 60 minutos.Materiales: Papelógrafos y marcadores.Socialización: Comente con su vecino y luego se invita a exponer losresultados de la actividad para escuchar comentarios y opiniones.

• Establecer los horarios de atención del stand.• Recorrer la feria y repasar los objetivos y

responsabilidades de cada uno.

• Reunión diaria con el personal, para planear y coordinar las actividades.

• Observar a los competidores todos los días.• Buscar proveedores de productos

complementarios para posibles alianzas.

• Coordinar el desmontaje del stand y organizar el transporte de materiales, etc.

• Revisar los resultados, escuchar sus observacionesy recomendaciones.

• Iniciar las actividades de seguimiento.• Cerrar el presupuesto y hacer el balance final.

ACT IV IDADES PRÁCT ICAS

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Bibliografía de consulta

Rodríguez Saenz, Daniel. Cómo participar exitosamente en ferias internacio-nales. Programa Interamericano para la Promoción del Comercio, los NegociosAgrícolas y la Inocuidad de los Alimentos.IICA 2007

Tejerina Gómez, Antonio R. Informe participación en la Feria Internacional deMiami. Programa de Autodesarrollo Campesino. PAC 1997.

Valdiri Rangel, Abel. Cómo hacer exitosa la Participación en Ferias.

Cómo Exportar. Guía para Productores, Micro y Pequeños Empresarios. Cen-tro de Promoción Bolivia. CEPROBOL.

La Empresa Andina y la Exportación. Guía Práctica para el uso de las Organi-zaciones Económicas de Productores y Agroindustrias Rurales. OIT e IICA. 1999.

Se terminó de imprimir en el mes de abril de 2009en los talleres de PRINT a.g. Dirección:C/ Nanawa No. 1896

Esq. Juan Manuel Lozae-mail: printartesg@yahoo.es

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