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PAGINA 1 DE 26 GUÍA PARA LA GESTIÓN CONTRACTUAL

Contenido 1 CAPÍTULO 1 LINEAMIENTOS GENERALES ............................................................................................................ 3

1.1 Naturaleza jurídica de INVEMAR y ubicación en la estructura del estado.......................................................... 3 1.2 Régimen de contratación ..................................................................................................................................... 3 1.3 Alcance ................................................................................................................................................................ 3

2 CAPÍTULO 2 PARTÍCIPES DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN ......................................................................... 3 2.1 Director General o quien haga sus veces ........................................................................................................... 3 2.2 Subdirectores de Coordinación de Investigaciones y Administrativo, ................................................................. 3 2.3 Ordenador del gasto ............................................................................................................................................ 3 2.4 Comité Evaluador ................................................................................................................................................ 4 2.5 Oficina de Planeación .......................................................................................................................................... 4 2.6 Grupos de Gestión Contractual ........................................................................................................................... 4 2.7 Grupo Talento Humano ....................................................................................................................................... 4 2.8 Grupo Financiero ................................................................................................................................................. 4 2.9 Comité de Contratación ....................................................................................................................................... 5

3 CAPÍTULO 3 SUPERVISIÓN ...................................................................................................................................... 5 3.1 Calidad para ejercer la supervisión ..................................................................................................................... 5 3.2 Designación y aceptación .................................................................................................................................... 5 3.3 Funciones del supervisor por etapa..................................................................................................................... 6 3.4 Ausencia temporal o definitiva ............................................................................................................................. 6 3.5 Informes de supervisión ....................................................................................................................................... 7 3.6 Seguimiento a la supervisión ............................................................................................................................... 7 3.7 Interventoría ......................................................................................................................................................... 7

4 CAPÍTULO 4 ACTIVIDADES EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL ............................................................................ 7 4.1 Elaboración de acuerdos contractuales .............................................................................................................. 7 4.2 Elaboración de acuerdos marco ........................................................................................................................ 10 4.3 Elaboración de convenios marco y específicos ................................................................................................. 11 4.4 Revisión de documentos no instrumentados, ni controlados con numeración de INVEMAR ........................... 12 4.5 Convenios Académicos ..................................................................................................................................... 12

5 CAPÍTULO 5 MODALIDADES DE SELECCIÓN ..................................................................................................... 13 5.1 Convocatoria ...................................................................................................................................................... 13 5.2 Selección con comparación de ofertas .............................................................................................................. 14 5.3 Selección por contratación directa ..................................................................................................................... 14

6 CAPÍTULO 6 MODIFICACIÓN A LOS ACUERDOS CONTRACTUALES .............................................................. 15 6.1 Adición, prorroga u otrosí .................................................................................................................................. 15 6.2 Suspensión ........................................................................................................................................................ 15 6.3 Reinicio .............................................................................................................................................................. 15 6.4 Anulación ........................................................................................................................................................... 15

7 CAPÍTULO 7 FORMAS DE PAGO ........................................................................................................................... 16 7.1 Pagos parciales ................................................................................................................................................. 16 7.2 Anticipo .............................................................................................................................................................. 16 7.3 Pago anticipado ................................................................................................................................................. 16 7.4 Carta de crédito ................................................................................................................................................. 16

8 CAPÍTULO 8 GARANTÍAS CONTRACTUALES ..................................................................................................... 16 8.1 Amparo de Cumplimiento .................................................................................................................................. 17 8.2 Amparo de Buen manejo y correcta inversión del Anticipo ............................................................................... 17 8.3 Amparo de Devolución del pago anticipado ...................................................................................................... 17 8.4 Amparo de Pago de Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones ........................................................ 17 8.5 Amparo Estabilidad de la obra ........................................................................................................................... 17 8.6 Amparo de Calidad y Correcto Funcionamiento de los Bienes y Equipos ........................................................ 18 8.7 Amparo de Calidad del Servicio ........................................................................................................................ 18 8.8 Seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual ............................................................................................ 18 8.9 Seriedad de la oferta ......................................................................................................................................... 18

9 CAPÍTULO 9 FINALIZACIÓN Y LIQUIDACIÓN ....................................................................................................... 18 1 0 CAPÍTULO 10 RE-EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS ......................... 19

10.1 Actividades ......................................................................................................................................................... 19

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10.2 Interpretación de resultados .............................................................................................................................. 19 10.3 Periodicidad y responsables de la re-evaluación .............................................................................................. 20

11 CAPÍTULO 11 MECANISMOS DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS ..................................................................... 20 12 CAPÍTULO 12 APLICACIÓN DE LAS RESTRICCIONES DE LA LEY 996 DE 2005 ......................................... 20 13 GLOSARIO ............................................................................................................................................................ 21

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1 CAPÍTULO 1 LINEAMIENTOS GENERALES

1.1 Naturaleza jurídica de INVEMAR y ubicación en la estructura del estado

Corporación civil sin ánimo de lucro, sometida a las normas del derecho privado, reorganizada según lo dispuesto por el artículo 18 de la ley 99 de 1993 y los artículos 2.2.8.7.6.1 al 2.2.8.7.6.22 del Decreto Único reglamentario N°1076 de 2015, vinculada al Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, con autonomía administrativa, personería Jurídica y patrimonio propio, ubicada dentro de la estructura del Estado como una entidad descentralizada en los términos de la Ley 489 de 1998 artículo 68 parágrafo tercero. 1.2 Régimen de contratación

El régimen de la contratación de INVEMAR está establecido por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables al desarrollo de sus actividades conforme al derecho privado, enmarcado en el Sistema de Gestión de la Calidad, exceptuado de la aplicación del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, sin perjuicio del cumplimiento de los principios de la Función Administrativa y Gestión Fiscal, señalados en los Artículos 209 y 267 de la Constitución Política y el Régimen de Inhabilidades e Incompatibilidades. 1.3 Alcance

Esta guía regula de forma general la gestión contractual del INVEMAR, las funciones que en cada etapa debe realizar el supervisor, de conformidad con las normas del derecho privado y los principios de la función pública, y el régimen de contratación aplicable al INVEMAR, las cuales no se transcriben en detalle. Para resolver situaciones no contempladas en el presente documento, se activará el Comité de Contratación, de conformidad con lo dispuesto en el Capítulo 2. Partícipes del Proceso de Contratación.

2 CAPÍTULO 2 PARTÍCIPES DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

2.1 Director General o quien haga sus veces Tiene la capacidad para contratar, dirigir los procesos y suscribir acuerdos, donde INVEMAR actúe como contratista y/o reciba recursos, sin tener limitación en la cuantía. Cuando el INVEMAR ostente la calidad de contratante, la cuantía autorizada por la Junta Directiva del Instituto para la suscripción de acuerdos por el Director es hasta 2000 SMMLV, cuando se trate de cuantía superior a la señalada se requiere la autorización previa por parte de la Junta Directiva. El Director General, está facultado para:

- Celebrar convenios (cooperación, asociación, interadministrativos, educativos, marco, científico y técnico, etc.), memorandos, actas o cartas de entendimiento, o similares.

- Suscripción de contratos de comodato, donación, leasing financiero, adquisición de bienes inmuebles, etc.

- Autorizar la contratación previa de servicios profesionales y/o de consultoría con personas naturales y/o jurídicas.

2.2 Subdirectores de Coordinación de Investigaciones y Administrativo, Están facultados por la Junta Directiva, para suscribir acuerdos contractuales, cuya cuantía no supere los 90 SMMLV o la que posteriormente se autorice a través de Directiva. 2.3 Ordenador del gasto Se encuentran facultados por la Dirección General, para autorizar la adquisición de servicios hasta por hasta por 5 SMMLV, con la aprobación jurídica de la Coordinación del Grupo de Gestión Contractual.

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2.4 Comité Evaluador Grupo de trabajadores integrado como mínimo y de forma obligatoria así:

Para contratación con recursos Públicos

Ordenador del gasto y el trabajador que elabora el análisis previo

Para Contratación Recursos no Públicos

Ordenador del gasto y el trabajador que se vaya a designar como supervisor

2.5 Oficina de Planeación

- Identificar las necesidades en materia de contratación, determinado aquellas que se van a atender, para elaborar el plan anual de adquisiciones, de acuerdo con el presupuesto asignado y las prioridades de gestión.

- Elaborar del proyecto de PAA, el cual será puesto a consideración del Director General, a más tardar el 15 de enero de cada anualidad, dando cumplimiento a los lineamientos que para tal fin disponga la Agencia Nacional de Contratación.

- Publicación del PAA, a más tardar el 31 de enero de cada año en las páginas web de INVEMAR y en www.colombiacompra.gov.com.

- Publicación de actualizaciones del PAA.

2.6 Grupo de Gestión Contractual

- Elaborar la matriz general de riesgos del proceso de contratación.

- Recepcionar la documentación necesaria para instrumentar los respectivos procesos de contratación.

- Llevar el control de los procesos de contratación adelantados mediante el registro en tablas o bases de datos.

- Hacer los requerimientos a las áreas responsables y prestar asesoría jurídica, cuando resulte necesario para el desarrollo del correspondiente proceso de contratación o la ejecución del contrato.

- Preparar las minutas contractuales, para aprobación del supervisor y suscriptores correspondientes.

- Reportar, registrar y mantener actualizada la información sobre el proceso contractual a los distintos entes públicos que así lo requieran en cumplimiento de su deber legal y en los sistemas de información establecidos en la Ley.

- Administración de los documentos contractuales, sin perjuicio de los archivos que los supervisores con ocasión de su función puedan conservar.

2.7 Grupo Talento Humano

- Hacer seguimiento al cumplimiento normativo que aplique en Seguridad Salud en el Trabajo y Ambiente, a contratistas y/o proveedores.

- Realizar el trámite de afiliación y desafiliación de contratistas (personas naturales) a ARL.

- Realizar el registro correspondiente en Migración Colombia, cuando se trate de contratistas personas naturales extranjeras no domiciliados en Colombia.

2.8 Grupo Financiero

- Dirige y controla el manejo presupuestal, contable y de tesorería, así como las actividades relacionadas con la administración de los recursos financieros.

- Elabora AFC: Asignación de Flujo de Caja /FCE: Flujo de Caja Ejecutado y contrapartidas,

- Revisa actas de finalización y liquidación (componente financiero) según lo dispuesto en el Capítulo 9.

- Verificar el cumplimiento de los aportes al sistema de seguridad social, como requisito previo a pago.

http://www.colombiacompra.gov.com/

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2.9 Comité de Contratación El Comité se integra con el fin de resolver situaciones no contempladas en el presente documento o en los procedimientos asociados a la Gestión Contractual en INVEMAR y/o para definir las directrices a seguir y dirimir la situación presentada, ya sea en la etapa pre-contractual, de selección, contractual, de ejecución o post-contractual. Integrantes: - Subdirector Administrativo, o quien haga sus veces - Coordinador del Área solicitante del bien/servicio, o quien haga sus veces. - Coordinador del Grupo de Gestión Contractual o quien haga sus veces. - Jefe de Compras o quien haga sus veces, en los casos de compra de bienes. El Auditor Interno o quien haga sus veces, participará como garante del proceso, debido a la imparcialidad que por el ejercicio de sus funciones debe mantener. Activación del Comité: Para que el Comité se reúna se requiere la presencia de todos los integrantes. La solicitud de activación se remitirá vía correo electrónico a la Coordinación del Grupo de Gestión Contractual, quien convocará la reunión. Registro: De cada Comité se levantará un acta para la firma de los asistentes, la cual reposará en el AZ dispuesta para tal fin, que se encuentra en el archivo del Grupo de Gestión Contractual o en la carpeta contractual correspondiente.

3 CAPÍTULO 3 SUPERVISIÓN

Es la actividad por medio de la cual el Instituto encarga a uno de sus trabajadores el ejercicio de la vigilancia y seguimiento técnico, financiero y administrativo sobre el cumplimiento del objeto y obligaciones emanadas de un acuerdo de voluntades, sin que implique remuneración adicional alguna, dentro del marco de sus funciones laborales, de tal forma que se cumpla el objeto dentro del plazo previsto, las especificaciones convenidas y el presupuesto asignado. Esta actividad se ejerce desde la etapa de contratación hasta la etapa post-contractual. Las actividades de seguimiento correspondientes a estudiantes se enmarcan dentro del PR-CAI-1.

3.1 Calidad para ejercer la supervisión Podrán actuar como supervisor los trabajadores vinculados al Instituto mediante contrato laboral y con las siguientes escalas salariales:

- Trabajadores que hace parte del organigrama, con excepción del Director General, Subdirector de Coordinación de Investigaciones y Subdirector Administrativo.

- Profesional de Apoyo 1 a 4

- Investigadores Científicos

- Secretaria de Dirección

- Capitán del Buque

- Auxiliar 4

3.2 Designación y aceptación Se indica en el formato de solicitud de contratación o de convenio y se entiende aceptada con la aprobación en la minuta contractual correspondiente. Asume las mismas responsabilidades de un supervisor, quien actúe como solicitante de Servicios Mínima Cuantía (Ver PR-GCO-5).

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Cuando se trate de acuerdos marco, no será necesaria la designación de supervisor. Cuando en un convenio de cooperación científica o de servicios, no se establezca expresamente la designación del supervisor, ésta se realizará de acuerdo con la información indicada en el formato de solicitud del convenio y se comunicará por medio de correo electrónico desde el Grupo de Gestión Contractual.

3.3 Funciones del supervisor por etapa ETAPA ACTIVIDAD REGISTRO

Contratación

Revisar en la minuta contractual las obligaciones relacionadas con el objeto, duración, valor, forma de pago y demás aspectos relevantes, previo a la firma del suscriptor autorizado para contratar.

Minuta contractual (contrato/convenio)

Ejecución

Hacer el seguimiento de los compromisos contractuales en los plazos pactados.

Minuta contractual (contrato/convenio)

Suscripción y revisión de actas generadas, que le sean remitidas desde el Grupo de Gestión Contractual

Inicio, suspensión, reinicio, recibo parcial, documentos de trabajo.

Elaborar informes de supervisión y documento aprobación de publicaciones y remitirlos al profesional asignado en el Grupo de Gestión Contractual

FT-GCO-17 y documento aprobación de publicaciones

Verificar el cumplimiento del objeto contractual de acuerdo con los términos pactados en el mismo.

FT-GCO-17

Solicitar oportunamente la modificación del acuerdo contractual, con los soportes pertinentes.

Memorando de solicitud

Autorizar pago(s), dando visto bueno a la cuenta de cobro o a la factura, y entregarla a la oficina de Archivo y Correspondencia, adjuntando copia de la constancia de pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral que debe aportarle el contratista

Cuenta de cobro Factura P.I.L.A.

Re-evaluar el desempeño del contratista/proveedor. (Cuando aplique) FT-GCO-1

Post-Contractual

Comprobar que la calidad de los bienes y servicios contratados se ajusten a los requisitos en cuanto a cantidad, características y especificaciones.

-

Re-evaluar el desempeño del contratista, diligenciando el FT-GCO-1 Re-evaluación de Contratistas y proveedores.

FT-GCO-1

Suscribir Actas de Liquidación, Finalización o recibo de los acuerdos contractuales, convenios educativos, y convenios generados y controlados con numeración de INVEMAR, con el apoyo y revisión del Grupo de Gestión Contractual.

Actas

Para el caso convenios, verificar el cumplimiento a cabalidad de los compromisos adquiridos en los mismos

-

Apoyar solicitud ante la parte conveniante, de elaboración y remisión del Acta de Liquidación, para convenios que no hayan sido instrumentados y controlados con numeración de INVEMAR, generadas desde el Grupo de Gestión Contractual.

Oficio de solicitud

3.4 Ausencia temporal o definitiva El supervisor titular diligencia el formato FT-GCO-11, luego lo remite al Grupo de Gestión Contractual. En el caso de los convenios académicos el registro se remite a la Coordinación Académica. Con la verificación del formato por parte del Coordinador en cada Grupo, se entiende automáticamente perfeccionado el cambio de supervisor y se generará la comunicación vía correo electrónico del cambio de supervisor al Contratista o contraparte del respectivo acuerdo.

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3.5 Informes de supervisión Es el documento en el que el supervisor plasma el desarrollo y avance del acuerdo y reposarán en físico en la respetiva carpeta. El informe se elabora utilizando el FT-GCO-17 y teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

- Como seguimiento a la ejecución de los acuerdos contractuales: se rendirán informes de manera mensual, con excepción de acuerdos con duración inferior a un (1) mes, compraventa, y solicitudes de servicios de mínima cuantía.

- Por cambio definitivo del supervisor: En todos los tipos acuerdos contractuales, el supervisor titular elaborará un informe supervisión parcial, en el que detallará el estado de la ejecución del acuerdo contractual.

Para acuerdos que contienen en la forma de pago anticipo y pago final, en el Acta de liquidación se precisará el desarrollo y ejecución final.

3.6 Seguimiento a la supervisión El seguimiento y control de la ejecución de actividades derivadas de un convenio/contrato se encuentra bajo la coordinación y responsabilidad del Programa o Grupo que solicita la suscripción del acuerdo contractual y en especial por el Administrador de un proyecto/recurso que ha solicitado la contratación quien deberá efectuar seguimiento a las labores de supervisión de los acuerdos contractuales que ha gestionado.

3.7 Interventoría En caso que la vigilancia de la ejecución del objeto contractual requiera conocimientos especializados, además de la supervisión que ejerza el trabajador designado por el INVEMAR, se podrá contratar una Interventoría externa, a través de la suscripción de un Contrato de Interventoría, la cual realizará el seguimiento por regla general técnico de forma individual o conjunta, sobre el cumplimiento del contrato. La interventoría podrá ser integral, es decir, de los aspectos técnicos, administrativos, financieros, operativos y jurídicos del contrato cuando la complejidad o cuantía de la contratación lo amerite, o la Ley lo exija; el contrato de interventoría será supervisado directamente por INVEMAR.

4 CAPÍTULO 4 ACTIVIDADES EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL

4.1 Elaboración de acuerdos contractuales: A continuación, se describen las actividades por etapa para elaborar y suscribir órdenes y contratos.

Nº ACTIVIDADES POR ETAPA RESPONSABLE REGISTRO

PLANEACIÓN

1 Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones

Elaboración y publicación de Plan de Adquisiciones (PAA), para la contratación con recursos públicos. (No aplica para contratación con cargo a recursos propios o administrados de origen privado).

Director General Subdirectores Administradores de Proyecto/presupuesto Coordinador de Planeación Jefes de Línea o área Coordinadores de Oficinas asesoras

PAA

2 Análisis previo Elaboración de Análisis y documentos previos en el FT-GCO-15 (No aplica para contratación con cargo a recursos propios o administrados de origen privado)

Ver instrucciones del FT-GCO-15

FT-GCO-15 y su anexo

SELECCIÓN

3 Inscripción de proveedores

El proveedor de bienes o servicios interesado en participar en un proceso contractual, debe estar inscrito en el Listado Maestro de Proveedores, para lo

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cual debe diligenciar el formato de inscripción y aportar la documentación según el Anexo N°1 de esta Guía. La documentación será revisada por el Profesional(es) asignado por reparto en el Grupo de Gestión Contractual, y en caso de inconsistencias solicitará al proveedor el ajuste correspondiente. Este trámite esta exceptuado para proveedores o contratistas no residentes en Colombia.

Proveedor

Profesionales GCO (Reparto)

Auxiliar GCO

Documentos Anexo N°1

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La Jefatura de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente, revisará el componente de SSTA, teniendo en cuenta la clasificación del servicio ofrecido por el oferente y para servicios profesionales, hará la revisión y validación del examen médico pre-ocupacional. En caso de inconsistencias en la documentación de STA o del examen médico (persona natural para servicios profesionales) pre-ocupacional presentado, se solicitará el ajuste correspondiente vía correo electrónico al proveedor.

Jefe STA

Correo electrónico

4 Recopilación y recepción de ofertas

La(s) oferta(s) se puede(n) recopilar a través de: 1) Convocatoria 2) Invitación privada El número de ofertas requeridas dependerá de la cuantía estimada de la contratación (ver Capítulo 5 Modalidades de Selección)

Solicitante del bien/servicio

Documentos y correo

electrónico Convocatoria

oferta

5 Selección y Solicitud de Contratación

Diligenciar y remitir en físico al Grupo de Gestión Contractual la siguiente documentación:

- FT-GCO-13 completamente diligenciado y firmado.

- Cotización/propuesta/oferta firmada por el oferente o correo remisorio de cotización/propuesta/oferta, si esta NO está firmada por el oferente.

- FT-GCO-15 y su anexo (contratación recursos públicos)

- Plan de inversión del anticipo, si el oferente solicita anticipo en la forma de pago (ver Capítulo 7 Formas de pago).

Nota: En el proceso de revisión se podrán solicitar documentos adicionales dependiendo el tipo de contratación.

Solicitante del bien/servicio FT-GCO-13

Soportes

6

Recibo solicitud y verificación de antecedentes

Recibo solicitud FT-GCO-13 y su documentación soporte. Se verifica que el oferente no esté reportado en el Boletín de responsables fiscales de la CGR y que no registre sanciones, ni inhabilidades vigentes en el Certificado de antecedentes disciplinarios de la PGN. (Personas Jurídicas se verifica con el NIT)

Auxiliar GCO

FT-GCO-13 Documentos soporte Certificado de responsabilidad fiscal y Antecedentes Disciplinarios

7 Reparto y revisión pre-contractual

Someter a reparto entre los Profesionales, la revisión pre-contractual de la solicitud. Si existe alguna discrepancia entre esta Guía, normas legales y/o los documentos soporte, se requerirá al solicitante por correo electrónico, para que remita la correspondiente aclaración o ajuste de documentos. En caso de servicios profesionales y de consultoría que requieran la autorización previa de la Dirección General, y solo falte ésta, se podrá remitir el formato desde GCO a la DGI.

Profesional(es) Auxiliar GCO

FT-GCO-13 FT-GCO-15 y documentos soporte del proceso.

8 Habilitación jurídica

Si la solicitud está conforme con las disposiciones del presente documento y la normatividad vigente, se habilita jurídicamente y se remite al Grupo Financiero para elaboración de AFC. En caso de servicios profesionales con personas naturales, se remite al Grupo de Talento Humano para verificación de referencias internas e inicio de trámite ante Migración Colombia en caso de personas naturales extranjeras.

Coordinación GCO Auxiliar GCO

FT-GCO-13 Soportes

Verificación referencias internas: con el fin de verificar si la persona a contratar ha estado vinculada bajo alguna modalidad contractual en el Instituto, y si han presentado situaciones disciplinarias o de bajo desempeño durante el tiempo de su vinculación, la Jefatura VIN informará por correo electrónico al solicitante, quien debe decidir e informar por ese mismo medio, si continúa o no con el proceso de contratación. De no encontrarse ninguna observación por parte del Grupo de Talento Humano, se remite la documentación al Grupo Financiero para elaboración de AFC.

Coordinación TAL

Jefe VIN Solicitante del bien/servicio Correo

electrónico

Tramite Migración Colombia: En caso de personas naturales extranjeras que presten el servicio en Colombia, se realizará el registro en la página de Migración Colombia

Coordinación TAL Jefe VIN

Registro migración Correo electrónico

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9 Elaboración de soporte presupuestal

Verificar la disponibilidad de recursos y elaborar el AFC y remitir al Coordinador del Grupo Financiero para visto bueno a la solicitud. Remite a GCO la solicitud y AFC

Jefe CTR

Coordinación FIN

FT-GCO-13 y documentos soporte del proceso AFC

CONTRATACIÓN

10

Recibo en GCO para elaboración minuta

Recepción de solicitud de contratación soportada con la asignación de flujo de caja AFC. Se asigna al profesional que participó en la revisión pre-contractual o se somete a reparto según disponibilidad, para la elaboración del acuerdo contractual.

Auxiliar GCO

Coordinación GCO

FT-GCO-013 y documentos soporte del proceso AFC

11 Elaboración de minuta Contractual

Elaboración de minuta contractual Aprobación por la Coordinación del Grupo para revisión

Profesional(es) Coordinación GCO

Minuta contractual

12 Revisión y visto bueno jurídico

Verificar y aprobar la conformidad del documento contractual Colocar visto bueno a la minuta contractual Envío al supervisor, para su revisión y visto bueno.

Coordinación GCO Profesional(es) Auxiliar GCO

Minuta Contractual aprobada por GCO Carpeta contractual

13 Revisión de y visto bueno del supervisor

Revisar la minuta contractual. En caso que el supervisor sugiera cambios a la minuta contractual/orden, la devolverá al profesional(es) asignado, para el ajuste correspondiente y revisión de la Coordinación del Grupo (cuando aplique).

Supervisor Profesional(es) GCO Coordinación GCO

Minuta Contractual aprobada por el supervisor Carpeta contractual

14 Revisión y firma por INVEMAR

Revisar y suscribir el documento contractual de acuerdo con atribuciones establecidas en el Capítulo 2 de este documento

Subdirectores/ Director General

Minuta firmada por INVEMAR

15 Revisión y firma por el Contratista

Cuando se trate de acuerdos cargados con recursos públicos, se remite la minuta al Contratista sin numerar, ni fechar, para su revisión y firma. Si los recursos son de origen privado se remite numerado y fechado y continúa con la actividad N°18.

Auxiliar GCO Contratista

Minuta Contractual firmada

16 Asignación de número y fecha

Una vez firmado por el contratista, se numera y fecha en el archivo Control de Asignaciones.

Auxiliar GCO Control de Asignaciones

17 Registro en SECOP

Registrar según plazo legal el Acuerdo Contractual en la plataforma SECOP (No aplica para contratación con cargo a recursos propios o administrados de origen privado)

Profesional(es) Auxiliar GCO

Página web SECOP

18

Solicitud de elaboración FCE y comunicación a supervisor a STA

Se envía correo electrónico al Área de Contabilidad, ajuntando minuta contractual firmada, fechada y enumerada, solicitando la elaboración del FCE.

Auxiliar GCO Correo Electrónico FCE

Si el acuerdo contractual es de obras civiles, servicios técnicos, compras/suministros que incluyan instalación, mantenimientos y adecuaciones locativas con ejecución al interior de la Sede principal del INVEMAR, el correo anterior se copia a la Jefatura de Seguridad y Salud en el Trabajo para que planifique la verificación de que trata la actividad N°19.

EJECUCIÓN

19

Verificación requisitos de perfeccionamiento y/o ejecución

Aprobación de garantía(s): En el evento que se pacte(n) garantías en el acuerdo, el contratista debe remitirla(s) dentro del plazo indicado en la minuta contractual. El profesional asignado realizara la revisión, para aprobación por la Coordinación GCO, y una vez aprobada procede a informar por correo electrónico la legalización del acuerdo al contratista y al supervisor. Cumplido lo anterior y si se pacta acta de inicio o cualquier otro requisito de ejecución, el profesional asignado, proyectará el acta para firma del supervisor.


Supervisor

Póliza(s) Garantía Aprobada Correo Electrónico Acta de inicio

Afiliación ARL: Cuando el acuerdo suscrito sea de prestación de servicios profesionales con persona natural, con duración igual o superior a treinta (30) días, El profesional asignado en GCO informará vía correo electrónico a la Jefatura de Vinculaciones para que realice la afiliación del contratista a la ARL que éste haya indicado (por cualquier medio o la informada en el formato de solicitud): indicando lo siguiente:

- Nombre completo del contratista

- N° de identificación

Profesional(es) GCO Jefe VIN

Jefatura STA

Correo Electrónico Soporte Afiliación ARL Acta de inicio

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- Dirección y teléfono

- Objeto y valor del contrato (especificando si incluye o no IVA)

- Fecha de suscripción, inicio y finalización. El nivel de riesgo es validado por la Jefatura de STA y el Ingreso Base de Cotización IBC es calculado por la Jefatura VIN. Una vez afiliado la Jefatura VIN informará vía correo electrónico al profesional asignado.

Verificación aspectos SSTA: Antes del inicio a obras civiles, servicios técnicos, compras/suministros que incluyan instalación, mantenimientos y adecuaciones locativas con ejecución al interior de la Sede principal del INVEMAR, el Área de Salud y Seguridad en el Trabajo, debe:

- Realizar al contratista la inducción en componente STA. La inducción se remitirá vía correo electrónico, sino se puede utilizar este medio, se hará presencial.

- Solicitar y verificar la P.I.L.A. para verificar que el personal participante se encuentra cubierto.

- Realizar la inspección en campo al contratista, teniendo en cuenta lo establecido en la Guía RUC.

Jefe STA Contratista

Acta Soportes documentales

20 Control de pagos

Verificación pagos al Sistema de Seguridad Social, y de parafiscales (cuando aplique). Para personas naturales adicionalmente debe calcular el IBC, verificar el porcentaje de IBC pagado, periodo de pago, nivel de riesgo ARL.

Coordinación FIN Jefe CTA

Auxiliares CTA -

Hoja de Ruta o Modificación de Hoja de Ruta: Para el control de pagos por parte del Grupo Financiero, en caso de pactarse anticipo, pago anticipado, varios desembolsos y/o en caso de modificación al acuerdo. Estos documentos estarán disponibles para consulta en la carpeta compartida entre GCO-CTA.

Auxiliar GCO Auxiliares CTA

FT-GCO-2 FT-GCO-10

Acta de finalización: para todos los acuerdos contractuales con cuantía superior a 5 SMMLV. Para el caso de acuerdos que impliquen afiliación a ARL se debe verificar con la Jefatura VIN que haya procedido a la desvinculación. Estos documentos estarán disponibles para consulta en la carpeta compartida entre GCO-CTA.

Supervisor Contratista

Profesional(es) GCO Jefe VIN

Acta de Finalización

Soporte

desafiliación ARL (cuando

aplique)

21 Solicitud de modificaciones

De ser necesarias se tramitarán de conformidad con lo estipulado en el Capítulo 6 del presente documento. En caso de modificación se realiza el registro en el SECOP (cuando aplique)

Supervisor Coordinación GCO

Subdirectores/ Director General Profesional(es)

Documento de solicitud y sus anexos (si aplica) Minuta contractual

22 Desafiliación ARL

Por lo menos un (1) hábil antes de la terminación del contrato, se solicita por correo electrónico.

Profesional asignado GCO

Jefe VIN

Correo electrónico

POST-CONTRACTUAL

23 Registro en SECOP

Cuando proceda, una vez terminado el Acuerdo Contractual. Profesional(es) Auxiliar GCO

Página web SECOP

24 Re-evaluación Ver Capítulo 10 del presente documento Supervisor

Jefe de Compras Profesional(es) GCO

FT-GCO-1

25 Archivo El acuerdo contractual y sus soportes jurídicos se archivan en Grupo de Gestión Contractual.

Auxiliar GCO Carpeta del Acuerdo

4.2 Elaboración de acuerdos marco: A continuación, se describen las actividades para elaborar y suscribir un

acuerdo marco: Nº

ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

1 El área que requiera la elaboración de un acuerdo marco, remitirá la solicitud con los soportes de selección.

Solicitante FT-GCO-13

2 Elaboración de la minuta contractual marco Envío a la Coordinación del Grupo para revisión.

Profesional(es) GCO Auxiliar GCO

Minuta contractual

3 Verificar y aprobar la conformidad del documento contractual. Colocar visto bueno a la minuta.

Coordinación GCO Profesional(es) GCO

Minuta Contractual Carpeta contractual

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4 Revisar y suscribir el documento contractual Director General Minuta contractual

5 Relacionar y fechar el acuerdo contractual. Auxiliar GCO Minuta Contractual

6 Verificar el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalización, ejecución y demás establecidos para cada caso.

Contratista Coordinación GCO

Profesional(es) GCO. Supervisor

Minuta Contractual Aprobación de garantías

Acta de Inicio

7 Solicitud de modificaciones: De ser necesarias se tramitarán de conformidad con lo estipulado en el Capítulo 5 de este documento.

Supervisor Coordinación GCO

Profesional(es) GCO Subdirectores/

Director General

Documento de solicitud y sus anexos (si aplica)

Minuta contractual

8 El acuerdo contractual junto con sus soportes se archiva en Grupo de Gestión Contractual.

Auxiliar GCO Carpeta del Acuerdo

4.3 Elaboración de convenios marco y específicos: Actividades a desarrollar para instrumentar convenios marco y específicos académicos y de cooperación científica, controlados con fecha y numeración de INVEMAR. Para convenios marco, cartas de intención y/o memorandos de entendimiento, se realizarán solo las actividades 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8 (solo fecha), 11, 13, 14 y 15.

Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

1 Autorización de Dirección General

Diligenciar y entregar en físico a GCO el FT-GCO-14. En caso que se tenga registro de la autorización del convenio por parte de la DGI se puede allegar este documento.

Coordinador de Programa o Grupo o quien este delegue Dirección General

FT-GCO-14 Documentos soporte (anexo N° 1)

2 Reparto y revisión pre-contractual

Someter a reparto entre los Profesionales, la revisión pre-contractual de la solicitud. En caso de encontrar inconsistencias, se comunica al solicitante para la respectiva aclaración, y/o devolución de la solicitud. En caso de conformidad se remite a FIN para elaboración de AFC y/o Contrapartida (según aplique)

Coordinación GCO Profesional(es) Auxiliar GCO

FT-GCO-14 Documentos soporte

3

Elaboración de soporte presupuestal o Contrapartida

Elaborar el AFC o contrapartida (si no fue aportada o si debe actualizarse). Remitir la solicitud a GCO con AFC y/o Contrapartida (según aplique).

Auxiliar Grupo FIN Coordinación FIN

FT-GCO-14 AFC Contrapartida

4 Elaborar minuta

Elaboración de minuta de convenio, de acuerdo con los términos de la solicitud y las disposiciones legales aplicables. En caso que la(s) parte(es) interesada(s), elabore(n) el borrador del convenio, el Profesionales asignado, acordará con el Área respectiva de la otra(s) parte(es) interesada(s), la revisión previa del documento.

Profesional(es) GCO Supervisor

Borrador de Minuta

5 Revisión y visto bueno jurídico

Verificar y aprobar la conformidad del documento y colocar visto bueno a la minuta.

Coordinación GCO Profesional(es) GCO

Minuta de convenio

6 Revisión de y visto bueno del supervisor

Revisar la minuta contractual. En caso que el supervisor sugiera cambios a la minuta, la devolverá al profesional asignado, para el ajuste correspondiente y revisión de la Coordinación del Grupo (cuando aplique).

Supevisor Coordinación GCO Profesional(es) GCO

Minuta de convenio

7 Revisión y firma por INVEMAR

Una vez realizadas las revisiones por los responsables involucrados, se envía la minuta al Director General, con los documentos soportes del proceso, para la suscripción del convenio.

Director General

Minuta de convenio

8 Asignación de número y fecha

Se numera y fecha para control de INVEMAR Auxiliar GCO Control de Asignaciones

9 Revisión y firma por entidad conveniante(es)

Envío a la(s) parte(s). El número de ejemplares originales deberá coincidir con el número de partes intervinientes. Una vez suscrito el convenio por ambas partes se entiende perfeccionado el acuerdo lo cual implica que ha nacido a la vida jurídica. Para la ejecución requerirá el cumplimiento de los requisitos establecidos como tales en el convenio.

Entidad conveniante(s)

Minuta firmada por las partes

10 Elaboración FCE (cuando aplique)

Envío en digital al Área de Contabilidad de la minuta contractual firmada, fechada y enumerada para elaboración del FCE.

Auxiliar GCO Área de Contabilidad

Correo Electrónico FCE

11

Verificación requisitos de perfeccionamiento y/o ejecución

Aprobación de garantía(s): En el evento que se pacte(n) garantías en el acuerdo, el contratista debe remitirla(s) dentro del plazo indicado en la minuta contractual.


Supervisor

Correo Electrónico

GI-GCO-1

Versión: 5


El profesional asignado realizara la revisión, para aprobación por la Coordinación GCO. Una vez aprobada por la Coordinación GCO, el profesional asignado procede a informar por correo electrónico la legalización del acuerdo. Cumplido lo anterior y si se pacta acta de inicio o cualquier otro requisito de ejecución, el profesional asignado, proyectará el acta para firma del supervisor, en caso que se haya pactado.

Garantía Aprobada Acta de inicio

12

Control y autorización de pagos (cuando aplique)

Hoja de Ruta o Modificación de Hoja de Ruta: Para el control de pagos por parte del Grupo Financiero, en caso de pactarse anticipo, pago anticipado, varios desembolsos y/o en caso de modificación al acuerdo. Estos documentos estarán disponibles para consulta en la carpeta compartida entre GCO-CTA.

Auxiliar GCO Auxiliares CTA

FT-GCO-2 FT-GCO-10

13 Solicitud de modificaciones

De ser necesarias se tramitarán de conformidad con lo estipulado en el Capítulo 6 del presente documento.

Supervisor Profesional Grupo de Gestión

Contractual

Memorando de solicitud

14 Finalizar y Liquidar el convenio

Una vez se cumpla alguna de las causales de terminación del acuerdo, las partes o el supervisor procederán a elaborar la respectiva acta de finalización y liquidación.

Supervisor Grupo de Gestión Contractual

Acta de Finalización y Liquidación

15 Archivo El convenio y sus soportes jurídicos se archivan en Grupo de Gestión Contractual. Auxiliar GCO Carpeta del convenio

4.4 Revisión de documentos no instrumentados, ni controlados con numeración de INVEMAR La revisión de documentos que no son elaborados, ni controlados por INVEMAR, sino por la otra entidad conveniante (o fuente financiadora), quien tiene a su cargo instrumentar minutas y actas (inicio, suspensión, reinicio, de Liquidación y Finalización), se remiten al Grupo de Gestión Contractual para revisión jurídica previa o posterior con el FT-GCO-14 con el fin de validar la información contenida en el clausulado del documento a revisar, la cual es sometida a reparto entre los profesional(es) del Grupo. En los casos en que no se determine de manera expresa la designación del supervisor de INVEMAR en la minuta, la designación se comunicará mediante correo electrónico a las partes, de conformidad con la información contenida en el formato de solicitud.

4.5 Convenios Académicos La vinculación de estudiantes definidos en el Procedimiento para la Vinculación de estudiantes y visitas académicas PR-CAI-1 como tesistas tipo 1, se hará de acuerdo con las siguientes actividades: No ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS

1

Solicitud de elaboración

La Coordinación Académica CAI, solicitará la elaboración del convenio académico adjuntando los soportes requeridos. (Ver PR-CAI 01) a GCO.

Coordinación Académica Memorando con soportes

2 Reparto y revisión

Someter a reparto entre los Profesionales GCO, la revisión de la solicitud. En caso de encontrar inconsistencias, se comunica a la CAI para la respectiva aclaración, y/o devolución de la solicitud. Si la solicitud está conforme con las disposiciones del PR-CAI-1 y la normatividad vigente, se habilita jurídicamente y se remite al Grupo Financiero para elaboración de AFC.

Coordinación GCO Profesionales GCO (reparto)

Memorando con

soportes

3 Elaboración de

soporte presupuestal

Verificar la disponibilidad de recursos y elaborar el AFC y remitir al Coordinador del Grupo Financiero para visto bueno a la solicitud. Remite a GCO la solicitud y AFC

Jefe CTR Coordinación FIN

Memorando con soportes

AFC

4 Elaboración del

Convenio Recibido en GCO el memorando con soportes y el AFC, el profesional asignado elabora el convenio, el cual será revisado por parte de la Coordinación de GCO.

Coordinación GCO Profesionales GCO

Minuta de Convenio

5 Revisión por

parte del supervisor y CAI

El Auxiliar GCO remitirá la minuta para revisión y visto bueno por parte de CAI y el supervisor.

Coordinación Académica Supervisor

Minuta con los vistos buenos respectivos

6

Firma del

Convenio por las partes

El Auxiliar GCO entrega la minuta para que sea firmada por el Director General, en caso de que el estudiante se encuentre fuera de Santa Marta, se le envía el convenio firmado por el Director General.

Director General Contraparte interesada (estudiante)

Minuta firmada

GI-GCO-1

Versión: 5


No ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS

7 Solicitud y

Elaboración de FCE

Se envía correo electrónico al Área de Contabilidad, ajuntando minuta contractual firmada, fechada y enumerada, solicitando la elaboración del FCE.

Auxiliar GCO Área de Contabilidad

FCE

8 Verificación requisitos de

perfeccionamiento

Aprobación de garantía: En el evento que se pacte póliza de cumplimiento (tesista tipo 1), el estudiante debe remitirla dentro del plazo indicado en la minuta del convenio. El profesional asignado realizara la revisión, para aprobación por la Coordinación GCO. Una vez aprobada por la Coordinación GCO, el profesional asignado procede a informar por correo electrónico a CAI la legalización del convenio.


Supervisor

Correo Electrónico Garantía Aprobada

9

Entrega de documentos a

CAI

Luego de completados los requisitos de perfeccionamiento, toda la documentación hasta ese momento procesada se entrega a CAI para que continúe con los tramites de ejecución y control de pagos.

Auxiliar GCO Coordinador CAI Área de Vinculaciones

FT-GCO-8 Afiliación ARL

10

Finalizar y Liquidar el Convenio

Una vez se cumpla alguna de las causales de terminación del acuerdo, las partes o el supervisor procederán a levantar la respectiva acta de finalización.

Supervisor Coordinador CAI

Acta de Finalización y Liquidación de

Convenio Educativo

11 Archivo del

proceso El convenio y sus soportes reposaran y se archivan en la Coordinación Académica CAI.

Coordinador CAI Carpeta del Convenio

5 CAPÍTULO 5 MODALIDADES DE SELECCIÓN

El Instituto ha definido como modalidades de selección, en cumplimiento de los principios de selección objetiva, transparencia, igualdad y publicidad las siguientes: selección por Convocatoria, selección con comparación de ofertas y selección por Contratación Directa, de las cuales se hará uso de acuerdo con los montos del presupuesto disponible y las características del objeto a contratar. El resultado de la evaluación a los criterios de selección se registrará en el formato de solicitud de contratación, salvo que se declare desierta o no adjudicada la selección por convocatoria. 5.1 Convocatoria Se acudirá a esta modalidad de forma obligatoria cuando el valor estimado para la contratación sea superior a 450 SMMLV. Elaboración y publicación de términos de condiciones: son elaborados por el Área solicitante y remitidos por correo electrónico al Grupo de Gestión Contractual, para revisión y publicación, en la página web del INVEMAR y si se trata de recursos públicos en el SECOP. Adicionalmente, los términos de condiciones se publicarán en la página web de la fuente financiadora del contrato a suscribir, si esta así lo requiere. En los términos de condiciones podrán ofrecerse prórrogas por periodos iguales o superiores a los que inicialmente se pacten en los contratos que llegaren a celebrase cuando estos no sean financiados con recursos públicos e indicando las condiciones particulares para que proceda tal extensión. Plazo mínimo publicación de términos de condiciones:

- Sin valor (acuerdo marco) o con valor estimado entre 450 a 2000 SMMLV: ocho (8) días hábiles.

- Valor estimado superior a 2000 SMMLV: quince (15) días hábiles. El Área solicitante, en caso de considerarlo necesario, podrá requerir vía correo electrónico al Grupo de Gestión Contractual, la ampliación del plazo de la fecha límite para presentar ofertas, la información de extensión del plazo deberá ser publicada en web, siempre antes de la hora indicada para recepción de ofertas. Modificaciones: En caso de modificaciones diferentes a ampliaciones de plazo, se publicarán adendas, antes del vencimiento del plazo indicado para presentar ofertas.

GI-GCO-1

Versión: 5


Cierre: El día y hora de vencimiento del plazo indicado para recepción de ofertas en la Convocatoria, la oficina de Archivo y Correspondencia, entregará al Grupo de Gestión Contractual, la relación de la(s) oferta(s) recibida(s) oportunamente, dejando constancia mediante acta de recibo de propuestas. Acta de Revisión y Subsanación Documental y Habilitación Jurídica: El primer filtro se registra en el Acta de Revisión y Subsanación Documental (publicada en página web del INVEMAR conforme con el cronograma de la convocatoria), para que el(los) oferente(s) allegue(n) en debida forma los documentos, el resultado de lo anterior se registra en el Acta de Habilitación Jurídica, y la(s) oferta(s) habilitadas se remiten al Grupo Evaluador para el respectivo análisis de conformidad con los criterios de selección. Publicación de resultados: El Grupo de Gestión Contractual publicará el resultado de la selección, una vez se reciba la información por cualquier medio por parte del Grupo Evaluador. 5.2 Selección con comparación de ofertas Según el valor estimado del bien o servicio a contratar, se requiere el siguiente número de ofertas:

Dos (2) ofertas Valor estimado superior a 50 SMMLV hasta 250 SMMLV

Compraventa de bienes (equipos y muebles) inferior a 250 SMMLV

Tres (3) ofertas Valor estimado superior a 250 SMMLV

5.3 Selección por contratación directa Se selecciona a una persona natural o jurídica, con capacidad de ejecutar el acuerdo contractual, sin tener en cuenta la cuantía y sin que sea necesario la comparación de varias ofertas, en los siguientes casos:

- Solicitud de Servicios Mínima Cuantía

- Solicitudes de Compras en cuantía igual o inferior a 50 SMMLV y que no correspondan a compra de bienes (equipos y muebles).

- Prestación de servicios profesionales o consultorías, en este caso la selección se hará teniendo en cuenta las calidades de la persona natural o jurídica a realizar el objeto contractual, como son la idoneidad, experiencia, disponibilidad, entre otros. La solicitud debe contar con la autorización previa del Director General, sin importar la cuantía.

- Adquisición de Bienes y/o equipos que según especificaciones no tengan proveedor Nacional y se deban importar o se trate de la casa fabricante/matriz, o con proveedor único o de distribución exclusiva (allegar certificación de proveedor único o de distribución exclusiva) en Colombia.

- Suscripción o Adquisición de publicaciones seriadas o material bibliográfico, audiovisual o de multimedia ofrecido en venta por el Editor o Productor o cuando estos se adquieran a precios estandarizados del mercado.

- Licencias de software, renovación de software y/o licencias ya adquiridas, compra de módulos adicionales a un software, soporte, actualización y mantenimiento de software ya adquirido.

- Compras vía internet a proveedores en el exterior.

- Servicios profesionales prestados fuera del país.

- Cuando se presente una situación calificada de emergencia, es decir en aquellos eventos en los que la necesidad del bien o servicio sea inmediata y no permita adelantar ninguno de los trámites previstos. La situación de emergencia o apremio deberá ser autorizada por escrito por el Director General.

- Contratos de Mutuo o Empréstito, Mandato civil o comercial, Leasing financiero, arrendamiento y/o Compraventa de inmuebles, Comodato.

- Cuando se hayan solicitado varias cotizaciones mediante invitación privada y no se reciba el número de cotizaciones requeridas por la cuantía para contratar.

- Cuando agotado el proceso de convocatoria, se declare desierta o no haya sido posible contratar.

GI-GCO-1

Versión: 5


Esta modalidad es facultativa, es decir, pese a que se puede seleccionar mediante esta modalidad, se puede seleccionar mediante convocatoria, en atención a la cuantía, la trascendencia de la contratación o cualquier otra consideración.

6 CAPÍTULO 6 MODIFICACIÓN A LOS ACUERDOS CONTRACTUALES

6.1 Adición, prorroga u otrosí Si durante la vigencia del acuerdo se presentan situaciones que afecten alguno(s) de los aspectos inicialmente pactados, el supervisor debe solicitar oportunamente la adición, prorroga u otrosí, según el caso, precisando las razones o justas causas para realizar el trámite, acompañada de los soportes a que haya lugar (comunicaciones del contratista, cotizaciones, entre otros). Las modificaciones se instrumentarán teniendo en cuenta lo siguiente:

TIPO CONCEPTO SOLICITA REVISA/ INSTRUMENTA

PRÓRROGA: En los casos de ampliación de la duración y/o plazo de ejecución del respectivo acuerdo. Se debe solicitar por lo menos con cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha de finalización del acuerdo.

Supervisor con autorización del ordenador del gasto.

Revisa e instrumenta Grupo de Gestión Contractual previa validación del suscriptor del acuerdo inicial (Direccion General /Subdirección Administrativa)

ADICIÓN: Cuando se requiera agregar alguna suma al valor inicial del acuerdo.

OTROSÍ:

Modificación de las estipulaciones inicialmente pactadas. No se podrán realizar modificaciones que alteren sustancialmente el objeto inicialmente pactado.

Supervisor con autorización del Ordenador del gasto. De oficio por Grupo de Gestión Contractual.

Se utilizará la figura de “fe de erratas”, para precisar disposiciones del acuerdo en caso de errores de tipeo (números-letras) que no impliquen variación de los elementos esenciales del acuerdo contractual. 6.2 Suspensión Los acuerdos contractuales podrán suspenderse temporalmente, mediante la suscripción por mutuo acuerdo de una Acta de Suspensión, previa solicitud por escrito (correo electrónico/memorando) del supervisor dirigido al Grupo de Gestión Contractual, con autorización del administrador del proyecto/recurso, en la que especificará las circunstancias que dieron origen a la misma y si se conoce indicará la fecha exacta en que se reiniciará. El profesional asignado, revisará la solicitud y si está acorde, elabora el acta para firma para firma de las partes, previa revisión del Coordinador GCO. 6.3 Reinicio Cuando desaparezcan los hechos que dieron origen a la suspensión, el Grupo de Gestión Contractual elaborará el Acta de Reinicio, previa solicitud del supervisor previa solicitud por escrito (correo electrónico/memorando, si no se había indicado la fecha de reinicio), y este documento servirá para establecer el tiempo total de ejecución del acuerdo contractual, con la obligación para el contratista de ajustar la vigencia de las garantías en caso que se hayan constituido para el acuerdo. 6.4 Anulación Si luego de perfeccionado un acuerdo contractual, se requiere su anulación, el supervisor solicitará mediante memorando, con el visto bueno del administrador del proyecto, en el cual explicará las razones por las cuales no se llevará a cabo el objeto contractual y aportará los documentos soportes necesarios y se informará al Grupo Financiero para que anule el soporte presupuestal.

GI-GCO-1

Versión: 5


7 CAPÍTULO 7 FORMAS DE PAGO

En los acuerdos contractuales, se podrá pactar pagos en moneda nacional o extranjera, con las formas de pago que se describen a continuación:

7.1 Pagos parciales

Se pactan como contraprestación al cumplimiento o avance parcial de las obligaciones derivadas del acuerdo contractual y como requisito previo se requiere el recibo a satisfacción por parte del Supervisor de una(s) actividad(es) o producto(s) esperado(s), mediante la suscripción del respectivo informe de supervisión (FT-GCO-17). 7.2 Anticipo

Es el porcentaje de dinero que se entrega al contratista para cubrir sus costos iniciales que serán administrados e invertidos por éste y con destinación exclusiva al cumplimiento del objeto contractual, de conformidad con lo indicado en el Plan de Inversión del Anticipo. Esta forma de pago no aplica para contratos de prestación de servicios profesionales con persona natural. Cuando un oferente solicite anticipo, es facultativo de INVEMAR otorgarlo hasta por el 40% del valor del acuerdo contractual a suscribir, con excepción de los contratos de obra donde se otorgará hasta el 50% de conformidad con lo sustentado en el plan de inversión del mismo. Para contratos de obra, en cuantía superior a 1000 SMMLV, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable, en que el fideicomitente será el contratista, donde se manejarán los recursos del anticipo, con el fin que estos se utilicen exclusivamente en la ejecución del objeto del contrato. El plazo del negocio fiduciario se señalará en el respectivo contrato. 7.3 Pago anticipado

Es la retribución total o parcial que recibe el contratista, como reconocimiento de la obligación de pagar del INVEMAR, lo cual se realiza antes que el contratista haya iniciado la ejecución de sus obligaciones o paralelamente, estos dineros pertenecen al contratista y se conceden hasta el 100% del valor del acuerdo contractual. Esta forma de pago no aplica para contratos de prestación de servicios profesionales con persona natural. 7.4 Carta de crédito

Es el documento por el cual a solicitud y de conformidad con las instrucciones de INVEMAR un banco se compromete directamente o por medio de otro corresponsal a pagar al contratista una suma determinada por la compra de un bien. Esta forma de pago aplica únicamente para compras internacionales.

8 CAPÍTULO 8 GARANTÍAS CONTRACTUALES

En los acuerdos contractuales, se podrá pactar la obligación de constituir póliza de seguros o garantías directas, a través del uso de los diferentes títulos valores contemplados en el Código de Comercio; las pólizas deben ser expedidas por Compañías de Seguros legalmente autorizadas en Colombia y a favor de particulares.

GI-GCO-1

Versión: 5


Las garantías contractuales se pactarán en el respectivo acuerdo, de forma obligatoria, cuando la cuantía sea superior a 90 SMMLV, y sin tener en cuenta la cuantía, siempre que se pacte un pago anticipado y/o anticipo y/o en consideración al riesgo del objeto contractual. No se exigirán pólizas de seguros cuando se trate de servicios de apoyo logístico (alojamiento y/o alimentación, prestados directamente por operadores hoteleros – Hoteles o cadenas de Restaurantes) y cuando el proveedor del bien o servicio sea extranjero (persona natural y/o jurídica), no residente en Colombia. En caso que se opte por pólizas de seguro, se tendrá en cuenta la naturaleza del acuerdo y los riesgos que se deban cubrir; para lo cual es importante lo desarrollado en este capítulo a fin de ser tenido en cuenta al momento de realizar el análisis previo y la matriz de riesgos. Para la determinación de los amparos, valor asegurado y su vigencia, se podrán tener en cuenta los siguientes criterios: 8.1 Amparo de Cumplimiento Protege al contratante (INVEMAR) contra los perjuicios causados directamente por el incumplimiento por parte del Contratista/proveedor, de las obligaciones que surgen del acuerdo contractual (incluyendo su cumplimiento tardío y defectuoso). Vigencia: Plazo del acuerdo contractual y hasta seis (6) meses más. Valor asegurado: Porcentaje del valor del acuerdo contractual: entre el 10 y el 30%. 8.2 Amparo de Buen manejo y correcta inversión del Anticipo Cubre los perjuicios ocasionados por la no inversión, o el uso y/o apropiación indebida que el Contratista/proveedor haga de los dineros o bienes recibidos que se le hayan entregado en calidad de anticipo para la ejecución del acuerdo contractual. Vigencia: Plazo del acuerdo contractual y hasta seis (6) meses más. Valor asegurado: 100% del valor del anticipo. 8.3 Amparo de Devolución del pago anticipado Cubre los perjuicios por la no devolución total o parcial de los dineros entregados a título de pago anticipado, cuando a ello haya lugar a causa de un incumplimiento. Vigencia: Plazo del acuerdo contractual y hasta seis (6) meses más. Valor asegurado: 50% del valor del pago anticipado. 8.4 Amparo de Pago de Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones Protege al Contratante (INVEMAR) de los perjuicios causados directamente por el incumplimiento del Contratista de las obligaciones laborales a su cargo, relacionadas con el personal utilizado en la ejecución del contrato. Vigencia: Plazo del acuerdo contractual y 3 años más. Valor asegurado: entre el 5% y el 20% del valor del acuerdo contractual. 8.5 Amparo Estabilidad de la obra Protege al Contratante (INVEMAR) por los perjuicios por daños o deterioros sufridos por la obra entregada, imputables al contratista. Vigencia: Hasta dos (2) años a partir de la firma del acta de Liquidación. Valor asegurado: Se establece en consideración al objeto, naturaleza y obligaciones de cada acuerdo contractual; entre el 10% y el 50% del valor del acuerdo contractual.

GI-GCO-1

Versión: 5


8.6 Amparo de Calidad y Correcto Funcionamiento de los Bienes y Equipos Protege al Contratante (INVEMAR) contra los perjuicios derivados del funcionamiento defectuoso, la mala calidad o deficiencias técnicas (según lo establecido en el acuerdo contractual), de los equipos suministrados o instalados por el contratista/proveedor, bajo condiciones normales de uso. Vigencia: Hasta dos (2) años a partir de la firma del acta de recibo a satisfacción. Valor asegurado: Se establece en consideración al objeto, naturaleza y obligaciones de cada acuerdo contractual; entre el 10% y el 30% del valor del acuerdo contractual. 8.7 Amparo de Calidad del Servicio Protege al Contratante (INVEMAR) de los perjuicios derivados del incumplimiento en las especificaciones y/o requisitos mínimos de los servicios consignados en el acuerdo contractual. Vigencia: Hasta un (1) año a partir de la firma del acta de Liquidación Valor asegurado: Se establece en consideración al objeto, naturaleza y obligaciones de cada acuerdo contractual; entre el 10% y el 30% del valor del acuerdo contractual. 8.8 Seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual Encaminado a indemnizar el pago de los perjuicios patrimoniales ocasionados a terceros por parte del tomador de la póliza, en desarrollo de una actividad específica (acuerdo contractual) como consecuencia de un acontecimiento que ocasione lesiones personales o daños materiales. Amparos: Predios, labores y operaciones (PLO), Contratistas y subcontratistas, Vehículos propios y no propios, R.C. Cruzada, R.C. Patronal y Daños a Conducciones subterráneas. Vigencia: Equivalente al término de duración del contrato y cuatro (4) meses más Valor asegurado: El monto base para contratos de obras civiles, instalaciones, mantenimientos puede oscilar entre 145 y 290 SMMLV. 8.9 Seriedad de la oferta Protege al receptor de una propuesta contra el riesgo de incumplimiento por parte del proponente, de las obligaciones establecidas dentro de la licitación o concurso que da origen a la propuesta, especialmente las de no retirar la oferta, ampliar la vigencia de esta póliza, suscribir el contrato, y otorgar la garantía de cumplimiento del contrato. Vigencia: Termino de evaluación y adjudicación (se debe indicar), más un plazo adicional. Valor asegurado: Porcentaje del presupuesto: entre el 10% y el 20%. Valor fijo predefinido, para contratos de valor indeterminado: el equivalente entre el 10% y el 20% de la proyección del valor determinable, pero expresado en moneda. Las garantías pactadas, requieren de la aprobación por parte del Grupo de Gestión Contractual, antes del inicio de la ejecución del contrato, para tal fin el contratista allegará la póliza en original, firmada por el Tomador, con sus respectivos anexos y recibo de pago y/o certificación del pago de la prima. Cuando se modifique o suspenda el acuerdo contractual amparado por una póliza, el contratista se obliga a presentar el documento a la Compañía aseguradora que expidió la póliza que garantiza el acuerdo, con el fin de realizar las modificaciones necesarias y allegarla al INVEMAR. No obstante lo anterior, se podrá pactar cualquier otra modalidad de garantía que se considere efectiva.

9 CAPÍTULO 9 FINALIZACIÓN Y LIQUIDACIÓN

Una vez vencido el plazo o duración prevista para dar cumplimiento a las obligaciones pactadas en el acuerdo contractual, el supervisor y el contratista realizan una revisión total a las obligaciones pactadas y ejecutadas,

GI-GCO-1

Versión: 5


suscribiendo Acta de finalización y/o recibo a satisfacción, para todos los acuerdos contractuales con cuantía superior a 5 SMMLV. Para los acuerdos contractuales en cuantía igual o inferior a 5 SMMLV, se entiende recibido a satisfacción el objeto del mismo, con el visto bueno del supervisor sobre la cuenta de cobro o factura expedida por el contratista; sin embargo, en los casos que el objeto contractual se cumpla antes del plazo inicialmente pactado, se ejecute por menor valor, se debe suscribir acta de finalización. Para servicios de apoyo logístico (alojamiento y/o alimentación prestados directamente por operadores hoteleros- Hoteles ó cadenas de restaurantes, que se ejecuten por menor valor o plazo de duración, el acta de liquidación se suscribirá solamente por el supervisor o solicitante del servicio, según lo estipulado en la factura respectiva. Plazo de suscripción: Dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la fecha de terminación del respectivo acuerdo. La liquidación de convenios que no hayan sido instrumentados, ni controlados con numeración de INVEMAR, se realizará en el marco de la normatividad vigente aplicable a la entidad conveniente que lo instrumentó. Una vez recibida el acta de la entidad conveniante, el componente técnico será revisado por el supervisor, y los componentes jurídico y financiero por los Grupos de Gestión Contractual y Financiero, respectivamente, si se encuentra concordancia, se firma y envía a la entidad conveniante. EI NVEMAR solicitará a la entidad conveniante la remisión del acta en caso de no haberse recibido. Garantía de la correcta ejecución contractual: La liquidación del contrato, no libera al contratista de responder por la estabilidad de la obra o la calidad de los bienes o servicios prestados, por lo tanto, si con posterioridad a la liquidación se presentan hechos que se encuentran amparados en las garantías constituidas por el contratista o que le causen perjuicio al Instituto, se adelantaran las correspondientes acciones civiles y/o judiciales previstas en la ley para cada caso.

1 0 CAPÍTULO 10 RE-EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

10.1 Actividades: Este ejercicio se registra en el formato FT-GCO-1, para lo cual se realizan las siguientes actividades:


Solicitud En caso que el supervisor, per se, no la realice, se solicita el diligenciamiento del formato FT-GCO-1.

Profesional(es) GCO

Correo electrónico

Diligenciamiento del FT-GCO-1

Diligenciamiento del formato y envío a GCO Supervisor Jefe de Compras

FT-GCO-1

Recepción, consolidación y archivo de resultados y actualización LMP

Recibo del formato diligenciado. El auxiliar GCO incluirá el resultado de la re-evaluación en el Listado Maestro de Proveedores y Contratistas. Para el caso de proveedores/contratista con re-evaluación periódica o anual, se actualizará el Listado Maestro de Proveedores y Contratistas promediando los resultados.

Profesional(es) GCO Auxiliar GCO

Carpeta contractual FT-GCO-4

Comunicación al proveedor/ Contratista Resultado re-evaluación

Comunicación vía correo electrónico al proveedor/contratista informando el resultado obtenido.

Profesional(es) GCO Contratista/Proveedor

Correo electrónico

10.2 Interpretación de resultados De conformidad con la calificación obtenida en la re-evaluación se realizarán las siguientes actividades:


Permanencia en el LMP Si la calificación obtenida fue entre 3.0 y 5.0 puntos, el contratista/proveedor permanece en el Listado Maestro de Proveedores-LMP sin salvedades

Auxiliar GCO FT-GCO-1 FT-GCO-4

GI-GCO-1

Versión: 5


Solicitud de Plan de Mejoramiento

Si la calificación obtenida fue menor a 3.0 puntos, el contratista/proveedor debe elaborar y presentar un plan de mejoramiento (documento que define las acciones requeridas para superar las debilidades encontradas de conformidad con los criterios re-evaluados). Esta solicitud se le informará contratista/proveedor en la comunicación de su resultado de su re-evaluación y se remitirá el formato para su diligenciamiento. El plazo otorgado para la presentación de este documento es de ocho (8) días hábiles, hasta no sea presentado y validado este documento, contratista/proveedor no podrá participar en nuevos procesos de adquisición de bienes y servicios.

Profesional(es) GCO Jefe de Compras

Correo electrónico FT-GCO-18

Análisis/Validación de Plan de Mejoramiento

El profesional asignado/Jefe de Compras (según aplique), revisará y aprobará o no, las acciones propuestas por el proveedor/contratista, para lo cual se podrá apoyar con la oficina de Planeación.

Jefe de Compras Supervisor Oficina de Planeación

FT-GCO-18

Seguimiento y cierre de acciones propuestas

Una vez aprobadas las acciones, el profesional asignado/Jefe de Compras, hará el seguimiento a las acciones propuestas hasta el cierre de las mismas.

Jefe de Compras Supervisor Profesional(es) GCO

Correo electrónico FT-GCO-18

10.3 Periodicidad y responsables de la re-evaluación: Los proveedores/contratistas de bienes o servicios

serán re-evaluados con la siguiente periodicidad: Periodicidad Responsable Registro

Una vez por vigencia: El Área de Compras realizará la re-evaluación dentro de los dos (2) meses siguientes al cierre de cada anualidad (enero – febrero) a cada proveedor que en la vigencia inmediatamente anterior se le hayan instrumentado ordenes de Compras –OC.

Jefe de Compras FT-GCO-1

Una vez al finalizar el acuerdo contractual: para acuerdos igual o superior a 90 SMMLV o sin importar la cuantía del acuerdo, cuando el bien o servicio sea catalogado como critico según el Anexo N° 4 Clasificador de Bienes y Servicios.

Jefe de Compras Supervisor

FT-GCO-1

Dos veces Acuerdos contractuales con duración de igual o superior a un año, a los seis (6) meses de ejecución y al finalizar el acuerdo contractual.

11 CAPÍTULO 11 MECANISMOS DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS

Para solucionar en forma ágil y directa las diferencias o discrepancias surgidas de la gestión contractual, el INVEMAR acudirá a los Mecanismos de Solución de Conflictos, tales como: Acuerdo directo, Conciliación, o Transacción y de no ser posible, se someterán a la resolución por parte de un Tribunal de Arbitramento.

12 CAPÍTULO 12 APLICACIÓN DE LAS RESTRICCIONES DE LA LEY 996 DE 2005

El Instituto de manera previa a la entrada en vigencia de las estipulaciones de la Ley 996 de 2005 “Ley de Garantías Electorales” emitirá las condiciones generales de aplicación mediante directiva.

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13 GLOSARIO

ACTA DE INICIO: Es el documento suscrito por el supervisor y el contratista en el cual se deja constancia de que se han cumplido los

requisitos de ejecución y se estipula la fecha de inicio del plazo pactado. Será obligatoria cuando así se establezca en la minuta correspondiente. ACTA DE SUSPENSIÓN: Es el documento mediante el cual las partes acuerdan la suspensión del plazo de ejecución del acuerdo

contractual, cuando se presenten circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o por acuerdo entre las partes. ACTA DE REINICIO: Es el documento mediante el cual las partes dan por terminada la suspensión del acuerdo contractual por

haberse superado las situaciones que le dieron origen y se ordena la reiniciación de las actividades. Si se constituyeron pólizas, el contratista se obliga a actualizar la vigencia de las mismas. ADQUISICIONES EN ALMACENES GRANDES SUPERFICIES: Para comprar bienes que pueden ser adquiridos en establecimientos

que correspondan a la definición de “Gran almacén” señalada por la Superintendencia de Industria y Comercio y acorde a los nuevos postulados del Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011). En estos casos se podrá hacer uso de los contratos/convenios/documentos proforma que utilice el proveedor. ACUERDO MARCO (SIN CUANTÍA): Son aquellos que establecen pautas y condiciones que regirán la relación contractual entre el

INVEMAR y los proveedores de bienes y/o servicios que hayan sido seleccionados mediante las modalidades de selección establecidas en el Capítulo 5 del presente documento, y suscritos únicamente por el Director General o quien haga sus veces. ADENDA: Documento donde se consignan las modificaciones, aclaraciones o cualquier tipo de precisión a los términos de condiciones

de una convocatoria, con posterioridad a su publicación. ANÁLISIS PREVIO A LA CONTRATACIÓN: Instrumento de planeación que permite identificar la necesidad del bien o servicio a

contratar, objeto a contratar, presupuesto, modalidad de contratación, criterios de selección y riesgos de contratación.

- Para contratación financiada sin recursos públicos: Se desarrolla en la celda “necesidad de la contratación” del formato

FT-GCO-13.

- Para contratación financiada con recursos públicos ya sea parcial o totalmente: Se desarrolla en el formato FT-GCO-15 “Análisis Previo a la Contratación”.

CERTIFICADO DE CONTRAPARTIDA: Documento a través del cual el INVEMAR y/o parte conveniante, refieren su compromiso para

ejecutar recursos en efectivo y/o especie, en el marco de un convenio, la presentación de una propuesta o actividad institucional para financiación o en el desarrollo de una actividad o proyecto. No se requerirá para los convenios que no tengan afectación presupuestal, como por ejemplo en los convenios marco. CONTRATO (SUPERIOR A 90 SMMLV): Pueden generarse de diversos tipos: suministro, compra, obra, servicios, consultoría,

arriendo y/o derivados de acuerdos marco, que se entienden perfeccionados con la firma de las partes y el cumplimiento de los requisitos de legalización que se pacten en los mismos. Cuando se trate de servicios de apoyo logístico (alojamiento y/o alimentación, prestados directamente por operadores hoteleros - Hoteles ó Restaurantes, la oferta/cotización y la minuta firmada por INVEMAR, constituyen el acuerdo contractual. CONTRATOS DE FINANCIAMIENTO: Regulados en el artículo 8 del Decreto-Ley 591 de 1991, los cuales tienen como finalidad

financiar actividades científicas, tecnológicas y de innovación. CONVENIO: Acuerdo de voluntades mediante el cual las partes establecen compromisos e intenciones generales o específicas o de

cooperación mutua, para desarrollar actividades de interés y beneficio común. Los acuerdos podrán materializarse mediante documentos denominados convenios, memorandos, actas o cartas de entendimiento. CONVENIO MARCO: Se caracteriza por plasmar la voluntad de las partes en el sentido de aunar esfuerzos para el desarrollo de un

objetivo conjunto, sin llegar a comprometer por sí solo los recursos financieros, logísticos y humanos del Instituto y las actividades a desarrollar se efectuarán a través de la posterior suscripción de convenios derivados del mismo. CONVENIO ESPECIAL DE COOPERACIÓN: modalidad definida en el Decreto 393 de 1991, para adelantar actividades científicas y

tecnológicas, proyectos de investigación y creación de tecnologías, en virtud del cual la Nación y sus entidades descentralizadas, podrán celebrar con los particulares o con otras entidades públicas, sin que haya lugar al nacimiento de una nueva persona jurídica. CONVENIO ESPECÍFICO DE COOPERACIÓN ACADÉMICA: Acuerdo suscrito por las partes manifestando la voluntad y compromiso

de desarrollar actividades de interés común, con el fin de apoyar la vinculación de estudiantes en la modalidad de pasante y/o tesista.

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CONVENIO DE ASOCIACIÓN: Definidos por el Artículo 96 de la Ley 489, el cual establece: “Las entidades estatales, cualquiera sea

su naturaleza y orden administrativo, con la observancia de los principios señalados en el artículo 209 de la Constitución, podrán asociarse con personas jurídicas particulares, mediante la celebración de convenios de asociación o la creación de personas jurídicas, para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones que les asigna a aquéllas la ley. CONVENIO INTERADMINISTRATIVO: son los celebrados entre entidades estatales exclusivamente. La naturaleza interadministrativa

de un negocio depende exclusivamente de la calidad de las partes del mismo, por el contrario no son interadministrativos ni se les aplica su régimen, en consecuencia, a los convenios que celebran las entidades estatales con particulares. DECLARATORIA DESIERTA: El Grupo de Gestión Contractual, declarará desierta la selección mediante convocatoria, con la

suscripción de un acta, que se publicará en la página web del Instituto, por los siguientes motivos: a) Falta de presentación de propuestas y b) No habilitación Jurídica de la(s) propuesta(s) recibida(s). DECLARATORIA DE NO ADJUDICADA: Si con la evaluación de la(s) propuesta(s) habilitada(s) jurídicamente, el Grupo evaluador

considera que no cumple con los criterios técnicos para seleccionar, se declarará la no adjudicación, mediante la suscripción de un acta que se publicará en la página web del Instituto. MÍNIMA CUANTÍA (HASTA 5 SMMLV): Para la prestación de servicios necesarios para el desarrollo de las actividades institucionales

con las condiciones planteadas en el procedimiento PR-GCO-5.

ORDEN DE COMPRA (HASTA 50 SMMLV): Para adquisición de bienes y elementos en general en el mercado local y nacional,

emitidas a través del Sistema SUNOEE. ORDEN (SUPERIOR A 5 Y HASTA 90 SMMLV): Suministro, compraventa, servicios, consultoría, arriendo, derivadas de acuerdos

marco, ect, las cuales se perfeccionan con la firma de las partes o por parte del INVEMAR. Cuando se trate de servicios de apoyo logístico (alojamiento y/o alimentación, o aquellos prestados directamente por operadores hoteleros- Hoteles ó cadenas de restaurantes, la oferta/cotización y la minuta firmada por INVEMAR, constituyen el acuerdo contractual. ORDEN DE COMPRA/SERVICIOS INTERNACIONAL: Para la adquisición de bienes y servicios fuera de Colombia, que se

perfeccionan con el documento suscrito en INVEMAR por quien tenga la competencia para hacerlo según la cuantía. La oferta/cotización y este documento constituyen el acuerdo contractual. Para la elaboración de una orden de compra internacional – OCI, se tendrán en cuenta los lineamientos del PR-COP-1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: Como parte de la planificación previa a los procesos de contratación que se financien con

recursos públicos, el INVEMAR elaborará el Plan Anual de Adquisiciones, este instrumento tiene como objetivo la planificación coordinada de la contratación en el instituto para contribuir efectivamente a la correcta y oportuna ejecución de recursos, el aumento de la probabilidad de obtener mejores propuestas y proporcionar información útil a los posibles proveedores para la elaboración de sus futuras propuestas; así como todos aquellos que se definan para cada vigencia. PLAN DE INVERSIÓN DEL ANTICIPO: Documento que debe presentar el oferente que solicite anticipo, como forma de pago. En

este documento el oferente debe precisar en que invertirá el porcentaje de anticipo solicitado, por ejemplo: Compra de materiales, alquiler de equipos, gastos de transporte, entre otros PRINCIPIO DE IGUALDAD. En virtud del principio de igualdad, el Instituto buscará que sus procesos de selección se adelanten

mediante convocatoria o selección directa y que todas las personas que participen se encuentren en la misma situación de hecho y de derecho, reciban el mismo tratamiento y se sometan a las condiciones previstas para cada proceso. PRINCIPIO DE MORALIDAD. Todas las actuaciones del Instituto y la de sus trabajadores se desarrollarán con observancia de los

intereses colectivos y en atención al cumplimiento de los fines que la Ley le ha otorgado al INVEMAR. PRINCIPIO DE EFICACIA. En virtud del principio de eficacia, los procesos de contratación se sujetarán a las medidas previstas en la

presente Guía, con el fin de que logren su objetivo, previendo todos los factores que los puedan obstaculizar. PRINCIPIO DE ECONOMÍA. Los procesos de contratación se adelantarán, teniendo en cuenta la optimización de los recursos y

buscando las mejores condiciones contractuales, de valor y forma de ejecución del contrato. PRINCIPIO DE CELERIDAD. Se impulsarán los procesos de contratación, de tal manera que se realicen con la brevedad posible y

dentro de los plazos acordados.

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PRINCIPIO DE IMPARCIALIDAD. En los procesos de contratación que impliquen la revisión y evaluación de varias cotizaciones,

propuestas y/o ofertas, éstas se analizaran teniendo en cuenta exclusivamente las condiciones de las mismas y las características objetivas de los oferentes. PRINCIPIO DE PUBLICIDAD. La información sobre la ejecución contractual pública del Instituto estará a disposición de la ciudadanía

a través de su página web, SECOP (para recursos públicos) y en los medios que las autoridades competentes indiquen para tal fin; adicionalmente cuando el INVEMAR adelante la selección del contratista por convocatorias se suministrará la información a la comunidad a través de su página web. El Instituto publicará en su página web la información general de cada uno de los contratos que celebre, en cumplimiento de la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y demás normas que la reglamente, modifiquen o sustituyan. PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD. En virtud de este principio el INVEMAR responderá con diligencia y cuidado por el desarrollo

de los procesos contractuales y también por sus omisiones y actuaciones que comprometan los recursos públicos. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA. Con ocasión del principio de transparencia en el Instituto se propenderá por la oportunidad y el

ofrecimiento de la información sobre las etapas de la contratación a los interesados, la ejecución contractual y la selección objetiva e imparcialidad en el marco de lo dispuesto en esta Guía. PRINCIPIO DE LA BUENA FE. INVEMAR aplicará este principio íntegramente en su proceso de adquisición de bienes y servicios, en

especial en análisis de los soportes y manifestaciones de las partes y/o intervinientes en las diferentes etapas del proceso, la selección de sus contratistas, las estipulaciones de los contratos y en la interpretación de las cláusulas contractuales. RIESGO: Según el Decreto 1082 de 2015 el riesgo es un evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el

logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un contrato. TERMINOS DE CONDICIONES: Es el documento donde se consignan los lineamientos generales para el ofrecimiento de la

celebración de un futuro contrato o la escogencia de proveedores.

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ANEXOS:

- Anexo 1 Documentos para tramite de acuerdos contractuales (AX-GCO-11) (

- Anexo 2 Plantilla Matriz de Riesgos.

- Anexo 3 Matriz General de Riesgos del proceso de contratación

- Anexo 4 GI-GCO-1 Clasificador de Bienes y Servicios. (AX-GCO-12)

- Anexo 5 Acta de inicio (AX-GCO-16)

- Anexo 7 GI-GCO-1 Modelo de solicitud de modificación de acuerdos contractuales (AX-GCO-18)

- Anexo 8 GI-GCO-1 Modelo Acta de Finalización o recibo a satisfacción (AX-GCO-19)

- Anexo 9 GI-GCO-1 Modelo selección por convocatoria (AX-GCO-20)

- Anexo 10 GI-GCO-1 Modelo invitación privada (AX-GCO-21)

Elaborado por: Orieta Gómez Ortíz

Cargo: Coordinadora Grupo Gestión Contractual

Revisado por: Sandra Rincón Cabal

Cargo: Subdirectora Administrativa

Aprobado por: Francisco Arias Isaza

Cargo: Director General

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13.1 ANEXO N° 2 Plantilla matriz general de riesgos

DESCRIPCIÓN

MONITOREO

PERIODICIDAD

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

TRATAMIENTOS

/CONTROLES

MONITOREO Y REVISIÓN

MATRIZ DE RIESGOS CONTRATACIÓN

FECHA EN QUE

TERMINA EL

TRATAMIENTO

FECHA EN QUE

SE INICIAL EL

TRATAMIENTO

No. FUENTE ETAPA DESCRIPCIÓN PROBABILIDAD IMPACTO VALORACION CATEGORIA RESPONSABLE(S)

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13.2 Matriz General de Riesgos del proceso de contratación

No. FUENTE ETAPA DESCRIPCIÓN

1 Interno Planeación Clas i ficación errada de la modal idad contractual

2 Interno PlaneaciónQue los términos de referencia de las Convocatorias no contengan reglas claras y

completas , que desmotiven la particpación de proponentes

3 Interno PlaneaciónNo identi ficar adecuadamente en la planeación de la contratación los requis i tos

minimos habi l i tantes

4 Interno PlaneaciónNo tener en cuenta los plazos requeridos en el proceso de tramite de una

contratación.

5 Interno PlaneaciónQue el Objeto contractual sea ambiguo, confuso o incompleto (en la Sol ici tud de

Convocatoria o en la sol ici tud de contratación)

6 Interno/Externo Planeación Que el Presupuesto estimado no esté acorde con los precios del mercado

7 Interno Selección Tiempos prolongados en el proceso de selección

8 Interno Selección Divulgación de Convocatorias ineficientes

9 Interno Selección Supeditar inicio de procesos de Selección a disponibi l idad de presupuesto

10 Externo/Interno Selección Variación de los costos del servicio o los bienes por demoras en la selección

11 Interno Selección La va l idación de la selección del contratis ta puede obstacul izar el proceso

12 Externo Selección Reducida oferta

13 Externo Selección La presentación de documentación incompleta

14 Externo/Interno SelecciónObstacul ización del proceso de por inconvenientes tecnológicos , como el mal

funcionamiento de plataformas web para el ingreso de hojas de vida

15 Externo Contratación El Contratis ta se niega a perfeccionar el Contrato

16 Externo Contratación Demoras en la fi rma del contrato

17 Contratación Errores en expedición de la Pól iza

18 Externo Contratación No exis te cobertura para las garantías requeridas en la contratación

19 Interno Errores en la elaboración de la minuta contractual

20 Externo/Interno Contratación Pérdida de la minuta contractual o demoras en el trámite de correspondencia

21 Contratación Falta de claridad de los entregables y del a lcance en la minuta contractual

22 Interno Ejecución Incumpl imiento de la Planeación por dinámica de INVEMAR

23 Interno Ejecución Incumpl imiento de la normatividad vigente en la ejecución contractual

24 Externo/Interno Ejecución Incumpl imiento del Objeto contractual

25 Externo/Interno Ejecución Incumpl imiento del tiempo de entrega

26 Externo/Interno Ejecución Incumpl imiento de las normas de SSTA

27 Externo/Interno Ejecución Incumpl imiento en el manejo de los recursos desembolsados

28 Externo EjecuciónRestricciones temporales o permanentes a la ejecución del contrato por razones de

orden, pol ítico, economicas y de orden públ ico.

29 Externo Ejecución Sobrecostos durante la ejecución

30 Externo Ejecución Riesgos ambienta les (enfermedades , condiciones cl imáticas adversas , etc)

Anexo 3. MATRIZ GENERAL DE RIESGOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE INVEMAR

gi-gco-1 versión: 5 - invemar.org.cov5.pdf · a contratistas y/o proveedores. - realizar el...

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