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Oficina de Proyectos TIOrganización e implantación de una PMO

13/04/2023

1Organización e implantación de una PMO


ÍndiceI. Introducción, fundamentos, objetivos y beneficios

II. Estructura, tipos, modelos y organización de una PMO

III. Marco de servicios de la PMO

IV. Lanzamiento y fases implantación de la PMO

V. Herramientas PPM

VI. ¿Por qué GFI?

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Organización e implantación de una PMO2






V. Herramientas PPM

VI. ¿Por qué GFI?

13/04/2023



Introducción

13/04/2023


Una oficina de gestión de proyectos (PMO) es una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo(*).

Una PMO puede operar en aspectos que van desde:

• Proporcionar las funciones de respaldo para la dirección de proyectos bajo la forma de formación, software, políticas estandarizadas y procedimientos

• hasta la dirección y responsabilidad directas en sí mismas para lograr los objetivos del proyecto.

(*) Definición según el modelo PMBOK (project Management Book of Knowledge)


¿Cuando desplegar una PMO en nuestra empresa?

13/04/2023


> Necesidades que determinen la instauración de una PMO en la

organización

• La multiplicación del número de proyectos

• La creciente complejidad de los mismos

• La demanda de una gestión eficaz

• La demanda significativa por un método sistemático de implantación de

las metodologías, técnicas y herramientas de Project Management en

las organizaciones

• La necesidad de controlar la asignación de recursos a proyectos, en

escenarios de organizaciones matriciales

• La necesidad de seguir múltiples proyectos con una relación entre si

(Programa o Portfolio)


Reducir costes por

desviaciones Completar los proyectos según el cronograma especificado

Gestión y asignación eficiente de

recursos

Identificar y desarrollar una metodología,

mejores prácticas para dirección de

proyectos

Instruir, orientar,

capacitar y supervisar

Identificación áreas de mejora

Identificar y gestionar los

riesgos

Desarrollar políticas,

procedimientos y plantillas y otra documentación

compartida

Monitorizar y controlar

cumplimiento objetivos de

los proyectos

Coordinar comunicación

entre proyectos

Objetivos de una PMO

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Alcance de una PMO

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> Alcance de las Oficinas de Gestión de Proyectos

Proyectos aislados

Programa proyecto cliente (1 línea negocio)

Alcance

Tiempo

Programa proyecto cliente

(N líneas negocio)

Portfolio global compañía

Campo acción PMO


Fundamentos de la PMOs

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> Aspectos en los que se focaliza la PMO

• Alinear la estrategia definida por la dirección, con los resultados a

obtener por parte de los proyectos gestionados por la PMO

• La estructura de la PMO basada en el tipo y la propia organización, el

conjunto de personas interesadas e involucradas.

• La gestión del conocimiento centralizado

• La tecnología utilizada para el control del portfolio de proyectos.

• El conjunto de estándares y procesos a seguir, basados en buenas

prácticas y las ya existentes en la organización

• Monitorización de los procesos y productos resultantes de los proyectos.

Gestión conocimiento

Herramientas PPM

Enfoque metodológico

Estrategia organización

Estructura organizacional

Monitorización Portfolio


Beneficios

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> Metodología• Estandariza la metodología, los procedimientos, herramientas y plantillas

para la gestión.

> Calidad• Mejora los niveles de calidad en el proyecto y en el producto

> Estrategia• Prioriza las estrategias, programas y proyectos

> Estimaciones• Mejora la estimación y el cumplimiento de los tiempos en el proyecto.

> Costes• Mejora el presupuesto y el cumplimiento de la ejecución de los costos

asignados al proyecto.

> Comunicación• Optimiza los niveles de comunicación entre proyectos.


Beneficios

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> Visibilidad• Aumenta la visibilidad del desempeño de los proyectos.

> Confiabilidad• Confiabilidad en la información para la toma de decisiones dentro del

proyecto o de la alta gerencia.

> Riesgos• Minimiza los riesgos y su impacto.

> Eficiencia recursos• Racionaliza el uso de recursos compartidos.






V. Herramientas PPM

VI. ¿Por qué GFI?

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Estructura PMO Genérica

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COMITÉ DIRECTIVOPATROCINADOR

PMO (EQUIPO PMO)

DP1 DP2 DP3

EQUIPO1

RECURSOS 1

EQUIPO2

RECURSOS 2

EQUIPO3

RECURSOS 3

Necesidades Negocio

Proyecto1 Proyecto2 Proyecto3

MetodologíaServicios comunes, training y documentación

Estrategias alto nivel

Productos Negocio

Informes progreso

Consolidación Informes progreso


Tipos PMO(*)

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> Tipos de PMO existentes• Consultivas o Estación de control(Weather Station): enfocada al

control mediante indicadores de desempeño de los distintos

proyectos.• No tiene poder de decisión sobre los proyectos, no puede influir en las decisiones de

los Directores de Proyectos.• Informa a los directores de producción de los resultados de sus proyectos

• Fuertes o Torre de control (Control Tower): enfocada a la dirección

de proyectos, y al desarrollo de las mejores prácticas y

estándares para mejorar la ejecución de proyectos• Los Directores de proyecto dependen del administrador de la PMO• Con capacidad para influir en la decisión de los DP sobre los proyectos. Metodología

común, plantillas, informes, entregables etc…

• Gestora de recursos: Cuyo objetivo es proveer de un pool

entrenado de recursos, tanto de directores de proyecto como de

componentes del equipo• Con capacidad para el entrenamiento, contratación de recursos• Con capacidad de asignación de recursos a proyectos

Fuente: (*) Casey & Perck


Tipos PMO(*)

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Organización e implantación de una PMO14Fuente: (*) Casey & Perck

FOCO PMO Focos para la organización

Proyectos Multi funcionales

Proyectosgrandes funcionales

ProyectosMedios funcionales

Información de indicadores

Estación de control de proceso

Dirección, gestión y control de Proyectos

Panel de Control

Gestión y aplicación de recursos

Equipo de Recursos

Consultivas

Fuertes

Gestoras de recursos


Tipos PMO(*)

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Organización e implantación de una PMO15Fuente: (*) Casey & Perck

FOCO PMO Focos para la organización

Proyectos Multi funcionales

Proyectosgrandes funcionales

ProyectosMedios funcionales

Información de indicadores

Estación de control de proceso

Dirección, gestión y control de Proyectos

Panel de Control

Gestión y aplicación de recursos

Equipo de Recursos

Consultivas

Fuertes

Gestoras de recursos

INFORMAR

INFLUENCIAR / DIRIGIR

GESTIONAR RECURSOS


EQUIPOS DE RESERVA

RECURSOS ASIGNADOSResources

DIRECTORES DE PROYECTOSProject Manager

GESTOR DE PROGRAMASProgram Manager

GESTOR PORTFOLIOPortfolio Manager

ADMINISTRADOR PMOProject Manager Officer

Roles y Responsabilidades PMO genérica

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PMO (EQUIPO PMO)

DIRECTOR PMOProject Manager Officer

GESTOR DE PROGRAMASProgram Manager

RESPONSABLE PROCESOS

PROVEEDORES EXTERNOS

EQUIPOS ASIGNADOS Y EQUIPOS DE RESERVA

Gestión PMO

Interesados PMO

AyudaPMO

DIRECTORES DE PROYECTOSProject Manager

GESTOR PORTFOLIOPortfolio Manager

OTROS POSIBLES INTEGRANTES

RECURSOS ASIGNADOSResourcesOTROS INTERESADOS

RECURSOS ASIGNADOSResourcesEXPERTOS

ORGANIZACIÓN

RECURSOS ASIGNADOSResourcesCLIENTES


PMO en la Organización

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> Depende de la estructura de la empresa y su cultura corporativa

para el desarrollo de proyectos:• Funcional: Gerencia funcional es la responsable de proyectos y recursos

• No existe la figura del Director de proyectos.

• Matricial (Fuerte, mixta, débil)• Fuerte: Director de proyectos dispone del poder decisorio• Mixta: Balanceo de poder decisorio entre gerentes funcionales y de proyectos.• Débil: Gerente funcional dispone del poder decisorio

• Por Proyecto Puras: organizadas para el desarrollo de proyectos.• Otro tipo de organización…

> Adaptaremos la estructura de la PMO dependiendo de:• El tipo de organización y su estructura• El grado de madurez de la organización actual• El tipo de PMO que se determine así como el conjunto de servicios que

deba ofrecer.• El conjunto de roles asignados a la PMO y a los proyectos.


PMO en la Organización - Ejemplos

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Org. Funcional Org. Matricial

ALCANCE: DEPT. INFORMÁTICA E INGENIERÍA ALCANCE: PROYECTOS DEPT. INFORMÄTICA

Dirección general

Dept. Informática

Recurso1

Recurso2

Recurso3

Dept. Ingeniería Ventas

Calidad

PMO Fuerte

Dirección general

Dept. Financiero Compras Proyectos

DP1

DP2

DP3

Informática

Recurso1

Recurso2

Recurso3

Calidad

PMO Consultiva


Madurez de las organizaciones con las PMO

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> Las organizaciones pasan por diversos estados de madurez en lo

relativo a la gestión de proyectos y las PMO• !!! Conocer donde nos encontramos para poder avanzar !!!

OFICINA PROYECTOS

Fase1 PMO BÁSICA

Fase2 PMO ESTANDARD

Fase3 PMO AVANZADA

Fase 4

Gestión de entregables y objetivos por costes, cronograma, y uso recursos

• 1 o mas proyectos

• 1 Gestor proyecto

Proveer estándares y metodología PM reutilizable para todos los proyectos

• Múltiples PR• Múltiples PM• Program

Manager• Recursos

PMO tiempo parcial

Establecer capacidades e infraestructura para el soporte y gobierno de un ecosistema de proyectos


Managers• Director PMO• Recursos

PMO parciales y full-time

Gestión integrada del programa de proyectos y capacidad de medir objetivos de negocio


Managers• Director PMO• Recursos

PMO full-time

CONTROL PROYECTOS

CONTROL DE PROCESOS

SOPORTE A LOS PROCESOS

MADUREZ EN EL NEGOCIO






V. Herramientas PPM

VI. ¿Por qué GFI?

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Marco de servicios que ofrece la PMO

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> Prácticas de Gestión• Metodología gestión Proyectos• Herramientas gestión proyectos• Estándares y métricas• Gestión del conocimiento

> Gestión Infraestructura• Gobierno de los proyectos• Asesoramiento experto• Organización y estructura• Instalaciones y equipos de apoyo

> Integración de recursos• Gestión de los recursos• Formación• Gestión de planes de carrera• Desarrollo de equipos

> Soporte técnico• Mentoring• Soporte para las planificaciones• Auditoría de proyectos• Project recovery

> Alineamiento Negocio• Gestión del portfolio de proyectos• Relaciones con los clientes• Relaciones con los vendedores• Relaciones con proveedores• Gestión de desempeño del negocio


Buenas prácticas PMBOK para gestionar los proyectos

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Organización e implantación de una PMO22Fuente: A Guide to the Project Management Body of Knowledge






V. Herramientas PPM

VI. ¿Por qué GFI?

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Fases de implantación PMO en una organización

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> Inicio & creación• Definición de requisitos y estrategia de la PMO

• Cliente, objetivos, alcance PMO, recursos necesarios, herramientas de respaldo, ciclo de vida

• Grado madurez de la organización actual

> Definición plan ejecución PMO• Definición modelo y procesos PMO implicados

• Prácticas gestión, infraestructura, integración recursos, soporte técnico, alineamiento negocio

• Definición procesos PM implicados• Recursos / costos / cronograma / riesgos / alcance / calidad / cambios / comunicaciones /

gestión del cambio

> Ejecución Implantación del modelo previsto• Modelo de incorporación proyectos a PMO (piloto, uno a uno, global)• Uso aplicación PPM para el registro, ejecución y seguimiento

> Seguimiento y control del programa/proyecto• Dashboard e informes de seguimiento• Reuniones de seguimiento periódicas

> Cierre• Finalización Oficina de Proyectos






V. Herramientas PPM

VI. ¿Por qué GFI?

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Herramientas PPM

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> Gartner Magic Quadrant para aplicaciones PPM (2010)

Fuente: Gartner PPM Magic Quadrant 2010


Herramientas PPM

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> La apuesta de GFI: Herramienta opensource Talaia OpenPPM.

1.- Propuestas e inversiones

2.- Portafolio proyectos

3.- Programas

4.- Proyectos

6.- Riesgos

7.- Gestión Costes

8.- Imputación/aprobación horas9.- Gestión calendario trabajo

10.- Asignación recursos

11.- Gestión adquisiciones

13.- INDICADORES (KPI) ECONÓMICOS, DESEMPEÑO

12.- Lecciones aprendidas

5.- Planificaciones

Fuente: Talaia OpenPPM






V. Herramientas PPM

VI. ¿Por qué GFI?

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¿ Por qué GFI?

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> Cobertura ámbito nacional con mas de 1300 empleados.> Múltiples referencias a nivel nacional referentes a PMO,

Oficinas técnicas de Gestión de Servicios y prestaciones de

servicios> Empresa orientada a la realización de proyectos, con centros

de excelencia en los siguientes ámbitos:

> Compromiso con la calidad:• Certificada:


www.gfi.es

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Contacto: C/ Comte d'Urgell, 240, 7ª planta A 08036 BARCELONA Tfno: +34 93 224 02 66 Fax: +34 93 225 51 70

David Comin Roig, [email protected]

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