gfi-mn-02 manual de caja menor 01

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COMITÉ SISTEMA INTEGRADO GRUPO OPERATIVO MECI PROCESO GESTIÓN FINANCIERA MANUAL GFI-MN-02 01 06/01/20 MANUAL ADMINISTRATIVO PARA EL MANEJO Y CONTROL DE LA CAJA MENOR ALCALDIA MUNICIPAL Santa Rosa del Sur Bolívar Página 1 de 25

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CIRCULAR INTERNA N 009

MANUAL ADMINISTRATIVO PARA EL MANEJO Y CONTROL DE LA CAJA MENORALCALDIA MUNICIPAL

Santa Rosa del Sur Bolvar

2012

TABLA DE CONTENIDO

3P R E S E N T A C I O N

31.OBJETIVOS

41.1.GENERALES.

41.2.ESPECIFICOS.

42.D E S C R I P C I N G E N E R A L D E L P R O C E D I M I E N T O

52.1.DEFINICION

52.2.CAMPO DE APLICACIN

52.3.CONSTITUCION

52.3.1.FORMALIDADES

62.3.2.CUANTIAS AUTORIZADAS

62.3.3REQUISITOS PARA EL PRIMER GIRO DE LA CAJA MENOR

72.4.FUNCIONAMIENTO Y MANEJO DE LA CAJA MENOR

72.4.1.RESPONSABLE DEL MANEJO

82.4.2.FUNCIONES DEL RESPONSABLE

82.4.3.FUNCIONAMIENTO Y MANEJO DE DINEROS

92.5.DESTINACION

102.5.2.PROCEDIMIENTOS

102.5.3.COMPROBANTES

112.6.PROHIBICIONES

122.7.LEGALIZACION PARCIAL Y SOLICITUD DE REEMBOLSO

122.7.1.SOLICITUD DE REEMBOLSO

142.7.2.GIRO DEL REEMBOLSO

142.8.LEGALIZACION DEFINITIVA

152.9.CANCELACION DE UNA CAJA MENOR

152.10.CONTROL

152.10.1.CLASES DE CONTROL

163.T R A T A M I E N T O C O N T A B L E

163.1.GIRO DE LA CAJA MENOR - CREACIN

163.2.LEGALIZACION PARCIAL Y SOLICITUD DE REEMBOLSO

173.3.GIRO DEL REEMBOLSO

183.4.LEGALIZACION DEFINITIVA

193.5.REGISTROS

193.5.1.LIBROS AUXILIARES

203.5.2.SALDOS DIARIOS

203.6.CORRECCION DE ERRORES

P R E S E N T A C I O N

En el ejercicio de las funciones pblicas se presentan necesidades imprevistas, inaplazables e imprescindibles, que por su urgencia y cuanta no pueden ser solucionadas por los canales normales de contratacin, por lo que se hace preciso mantener mecanismos giles y oportunos que respondan a esas necesidades concretas, tales como el uso de recursos a travs de CAJAS MENORES.

Para este efecto, la creacin y adecuado uso de las CAJAS MENORES apunta al cumplimiento de esa meta con miras a no paralizar las operaciones ordinarias de la Alcalda Municipal de Santa Rosa del Sur (Bolivar).

El presente manual define el manejo, tratamiento y procedimientos generales para la creacin, operacin, control y cancelacin de una CAJA MENOR para la ALCALDA MUNICIPAL DE SANTA ROSA DEL SUR (BOLIVAR), de acuerdo con la normatividad que para ese fin se ha expedido.

La elaboracin del presente manual, se enmarca dentro de la normatividad vigente sobre la materia, Estatuto orgnico del presupuesto, y en especial la contenida en la Resolucin 444 de 1995 por la cual se adopta el Plan General de Contabilidad Pblica como herramienta indispensable para la uniformidad de los registros contables, de tal forma, que toda institucin que maneje fondos pblicos debe establecer sus propios sistemas contables de acuerdo con las directrices trazadas en el Plan General de Contabilidad Pblica.

1. OBJETIVOS

1.1. GENERALES.

1.1. Propender porque la Gestin de la Administracin de la ALCALDIA MUNICIPAL se ajuste a los principios de eficiencia, economa y eficacia, consagrados en la Constitucin y la Ley.

1.2. Velar porque la asignacin y utilizacin de los recursos de la ALCADIA MUNICIPAL originados por el uso de la CAJA MENOR, sean los ms apropiados para maximizar razonablemente sus beneficios.

1.3. Buscar que los bienes y servicios que la ALCALDIA MUNICIPAL adquiera por este medio, se obtengan de conformidad con la ley 80 de 1993, logrando resultados oportunos de acuerdo con sus metas y objetivos.

1.2. ESPECIFICOS.

2.1. Reglamentar en forma clara y precisa los mtodos y procedimientos para el manejo de las CAJAS MENORES.

2.2. Unificar criterios bsicos en torno al manejo de las CAJAS MENORES, de forma que los funcionarios encargados apliquen los procedimientos establecidos obteniendo una mayor eficiencia en su labor.

2.3. Dotar a los funcionarios responsables de las CAJAS MENORES de una herramienta adecuada para el ejercicio de sus funciones, que les permita conocer y aplicar los procedimientos relacionados con el manejo de estos fondos, as como sus responsabilidades en el desarrollo de su labor, los que podrn ser complementados y ajustados a las necesidades especficas de esta Entidad.

2. D E S C R I P C I N G E N E R A L D E L P R O C E D I M I E N T O

2.1. DEFINICION

Las cajas menores son fondos renovables que se proveen con recursos del presupuesto de gastos de la Entidad, y su finalidad es atender erogaciones de menor cuanta que tengan el carcter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplazables para la buena marcha de la Administracin.

2.2. CAMPO DE APLICACIN

Las disposiciones contenidas en el presente manual son aplicables a la ALCALDIA MUNICIPAL de Santa Rosa del Sur.

2.3. CONSTITUCION2.3.1. FORMALIDADES

Las CAJAS MENORES se constituyen nicamente para cada vigencia fiscal, mediante acto administrativo emanado del Alcalde Municipal, en el cual se indicar claramente la finalidad y la clase de gastos que se podrn efectuar a travs de ella.

El acto administrativo de constitucin de una CAJA MENOR debe contener explcitamente los siguientes aspectos:

Cuanta.

Objeto o finalidad de los fondos destinados a la CAJA MENOR.

Discriminacin de los gastos que se puedan realizar de acuerdo con la normatividad vigente.

Indicacin de los rubros presupuestales que se afectarn y su cuanta.

Cargo y nombre del funcionario asignado como responsable de su manejo.

Cargo del funcionario designado como ordenador de la caja menor.

En el evento de que una CAJA MENOR quede inoperante no se podr constituir otra o reemplazarla, hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.

Si la Alcalda requiere un nmero mayor de CAJAS MENORES, el Alcalde, mediante acto administrativo podr ordenar la creacin de nuevas cajas menores, siempre y cuando se ajuste a las disposiciones vigentes en la materia.

Para autorizar un nmero mayor de CAJAS MENORES el Alcalde tendr en cuenta el presupuesto asignado a la Entidad, sus necesidades y las diferentes dependencias que la forman.

2.3.2. CUANTIAS AUTORIZADAS

Las cuantas de las Cajas Menores en las entidades para cada vigencia fiscal, se establecern de acuerdo con la siguiente tabla:

PRESUPUESTO DE LA ENTIDAD MXIMA CUANTIA DE LAS CAJAS MENORES

( EN S.M.M.V.)(EN S.M.M.V)

MENOSDE10.00020

10.001A20.00040

20.001A40.00060

El Alcalde adoptar mediante acto administrativo las cuantas autorizadas para cada CAJA MENOR, teniendo en cuenta el rango presupuestal en el que se encuentre la Entidad y el salario mnimo mensual legal vigente para el ao fiscal respectivo.

Cuando en la Alcalda exista ms de una CAJA MENOR, la sumatoria de los montos de las mismas no podr ser superior a las cuantas antes sealadas.

2.3.3 REQUISITOS PARA EL PRIMER GIRO DE LA CAJA MENOR

El primer giro constituye el inicio operativo de la CAJA MENOR, para el cual se requiere:

Que exista acto administrativo de creacin, expedido por la Mxima autoridad del Municipio

Que se haya producido el acto administrativo mediante el cual se nombre al responsable del manejo y administracin de la CAJA MENOR.

Que el responsable de su manejo y administracin tenga pliza de manejo vigente, aprobada con anterioridad al primer giro, amparando el monto total de la CAJA MENOR.

Que se hayan surtido los trmites bancarios pertinentes, si su manejo se realiza a travs de una cuenta corriente.

2.4. FUNCIONAMIENTO Y MANEJO DE LA CAJA MENOR2.4.1. RESPONSABLE DEL MANEJO

De acuerdo con la normatividad vigente, se designar a un funcionario responsable de la CAJA MENOR, el cual estar debidamente autorizado mediante acto administrativo y deber constituir pliza de manejo ante una entidad aseguradora debidamente reconocida por el Estado, la cual debe cubrir el 100% del monto del fondo de caja menor establecido. Esta pliza puede ser individual o global segn las necesidades concretas de la entidad y el criterio que se establezca al respecto.

El funcionario designado para esta labor deber estar habilitado y capacitado para su adecuado manejo. De preferencia este empleado debe ser distinto al Jefe de bodega o Almacn, Tesorero, Pagador, Jefe o responsable de la Contabilidad, o quien desempee actividades de control de la Entidad. Un funcionario no podr manejar ms de una Caja Menor.

Los ordenadores del gasto y responsables del manejo de las CAJAS MENORES respondern disciplinaria, civil, tributaria y penalmente por las acciones y omisiones, resultantes de sus actuaciones respecto a la administracin de estos dineros.2.4.2. FUNCIONES DEL RESPONSABLE

Son funciones del responsable del manejo de las CAJAS MENORES las siguientes:

Llevar y mantener al da los libros de Caja menor que se requieran para los registros contables y control de los fondos.

Adquirir y pagar los bienes y servicios de conformidad con lo preceptuado en la ley 80 de 1993, las normas administrativas, fiscales y el presente manual.

Legalizar oportunamente las cuentas para la reposicin de los fondos, manteniendo liquidez.

Elaborar mensualmente las conciliaciones y presentarlas para la revisin y aprobacin por parte del ordenador de la Caja Menor.

Responder por el buen manejo y funcionamiento de los fondos entregados.

2.4.3. FUNCIONAMIENTO Y MANEJO DE DINEROS

Las CAJAS MENORES funcionarn contablemente como un fondo fijo, y nicamente su movimiento tendr relacin directa con la creacin, aumento, disminucin y su cancelacin definitiva.

El manejo de los dineros se har de la siguiente manera:

Cuando el monto de la CAJA MENOR no exceda los (10) diez salarios mnimos legales mensuales vigentes, estos dineros podrn manejarse en efectivo. Sin embargo la apertura y legalizaciones debern efectuarse a travs de una cuenta corriente.

Aquellas CAJAS MENORES que por necesidades del servicio deban mantener recursos disponibles en dinero efectivo, a pesar de que su cuanta amerite manejo en cuenta corriente, podrn mantener en efectivo un valor que no supere los (5) cinco salarios mnimos legales mensuales vigentes.2.5. DESTINACION

Los fondos que constituyen las CAJAS MENORES solamente pueden utilizarse para sufragar gastos generales identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto Anual de la ALCALDIA MUNICIPAL y en el acto administrativo que las constituye, que tengan el carcter de urgentes, imprescindibles, inaplazables e imprevistos.

En casos excepcionales el Representante Legal de la entidad podr destinar las cajas menores para sufragar gastos

Podr adquirirse por caja menor los siguientes gastos, que por circunstancias imprevistas sustentadas no las puedan suministrar aquellos proveedores autorizados que tienen contratos de suministro de bienes o servicios, o cuando se requiera un servicio especial. Estos gastos eventuales nicamente son autorizados por el ordenador de la caja menor y son los siguientes:

Impresos y publicaciones que se requieran de manera urgente.

Mantenimiento y reparacin de muebles, vehculos y equipos cuando se requiere de un elemento pequeo o servicio especial de manera urgente.

Fotocopias en caso de que la entidad tenga en mantenimiento los equipos o que por su urgencia y teniendo en cuenta la ubicacin geogrfica se requiera del servicio.

Adquisicin de repuestos para comunicacin, accesorios y equipos de computacin.

Servicio de fax en caso de tener dao el equipo o por interrupcin en las comunicaciones.

Compra de tarjetas de servicio celular en caso de que se agoten los planes.

2.5.1. LIMITESLos gastos que se efecten en efectivo por CAJA MENOR, considerados individualmente, no podrn superar en cada operacin el equivalente a un (1) salario mnimo legal mensual vigente y tampoco podr efectuarse ninguna clase de fraccionamiento en las compras a travs de estos fondos para poder superar este monto.

2.5.2. PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos para realizar gastos por CAJA MENOR deben ajustarse a lo normado en la entidad para la adquisicin de bienes y servicios en concordancia con lo establecido en la Ley de Contratacin Pblica y normas reglamentarias.

2.5.3. COMPROBANTES

Para efectos de la comprobacin de cada gasto las facturas, recibos, cuentas y dems documentos que expida el proveedor o el prestatario del servicio debern cumplir los siguientes requisitos:

a) Las facturas, recibos y dems comprobantes debern estar elaborados en original y contendrn los siguientes datos mnimos:

Nombre del beneficiario e identificacin con nmero de NIT o cdula de ciudadana.

Lugar y fecha. de expedicin.

Detalle y especificacin del gasto.

Valor del servicio o bien, en letras y/o nmeros.

Descuentos de ley vigentes si hubiese lugar a ellos.

Firma del Proveedor del Bien o Servicio

Copia Rut

Nota 1: Los recibos expedidos por Registradoras de los establecimientos comerciales debidamente autorizados, se aceptarn de acuerdo a su diseo particular.

Nota 2: Los pagos por servicio de transporte en labores de mensajera debern soportarse con las Planillas diseadas para evidenciar la diligencia, en donde se constate la fecha, entidad, y valor, entre otros aspectos.

b) Los documentos no podrn presentar enmendaduras o tachones.

c) Cuando se adquieran elementos devolutivos se debe comprobar el ingreso de la bodega o almacn, mediante los documentos prescritos para tal fin.

d) Los elementos devolutivos adquiridos con fondos de CAJA MENOR sern entregados al usuario, y el Jefe de bodega o almacn har el movimiento respectivo en su cuenta.

e) Cuando sea estrictamente necesario que una compra la realice un funcionario distinto al responsable de la CAJA MENOR, tal movimiento deber soportarse a travs de recibos provisionales, los cuales sern legalizados ante este ltimo dentro de los (3) tres das hbiles siguientes al desembolso. En caso contrario la responsabilidad total de la compra recaer sobre el funcionario que firm el recibo provisional y se proceder a determinar la correspondiente responsabilidad.

2.6. PROHIBICIONES

No se podrn realizar con fondos de CAJA MENOR las siguientes operaciones:

a) Comprar elementos cuya existencia est comprobada en las bodegas y depsitos de la entidad.

b) Fraccionar compras de un mismo bien o servicio en una misma fecha.

c) Realizar pagos por concepto de servicios personales, contribuciones de ley, transferencias, cesantas, pensiones, sueldos, jornales, viticos, prestaciones sociales y dems gastos similares.

d) Adquirir bienes o servicios destinados a dependencias diferentes a la cual est adscrita la CAJA MENOR.

e) Efectuar prstamos personales.

f) Realizar cualquier pago por concepto de contratos.

g) Cambiar cheques a personas naturales o jurdicas.

h) Contratar obligaciones a crdito.

i) Adquirir bienes y servicios por cuanta superior a los montos autorizados en el acto administrativo de creacin.

j) Efectuar desembolsos que no formen parte del objeto del gasto sealado en el acto de creacin.

k) Pagar gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su legalizacin.

2.7. LEGALIZACION PARCIAL Y SOLICITUD DE REEMBOLSO.

2.7.1. SOLICITUD DE REEMBOLSO

La solicitud de reembolso se efectuar una vez al mes en la cuanta de los gastos realizados sin exceder del monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, ni del 80% del monto total autorizado. Se har a travs del formato diseado para el efecto, el cual llevar anexo las facturas, recibos, comprobantes de ingreso al almacn y dems soportes que justifiquen el gasto, con la firma de cada uno de los proveedores y del responsable de la caja.

La Tesorera girar al responsable del manejo de la CAJA MENOR el Valor Neto resultante del Valor Total de las adquisiciones y gastos efectuados en el perodo, disminuido en el Valor de los Descuentos realizados, los que debern ir relacionados en el Formato de Reembolso y en los anexos para efectos que la Tesorera gire el valor de los mismos a las entidades beneficiarias.

Los documentos soportes del reembolso se foliarn o numerarn en orden ascendente y cronolgico, teniendo en cuenta que la expedicin de ellos debe corresponder al perodo del reembolso solicitado.

El Formato de Solicitud del Reembolso deber incluir como mnimo:

Identificacin de la CAJA MENOR para la cual se efecta el reembolso.

Cargo del funcionario responsable.

Perodo que cubre el reembolso.

Relacin consecutiva de los comprobantes de egreso indicando:

Nmero del Comprobante

Nombre del Proveedor

Nmero del Documento Soporte (Factura, Recibo, Tiquete Registradora, etc.)

Imputacin Contable

Imputacin Presupuestal

Valor Bruto de la Compra o Servicio

Valor de los Descuentos discriminado su naturaleza y porcentaje aplicado (Retencin en la Fuente a ttulo de Renta, Retencin en la Fuente de Industria y Comercio y Retencin en la Fuente sobre el Valor Agregado IVA, entre otros)

Valor Neto (Valor Bruto de la Compra o Servicio menos el Valor de los Descuentos)

El Valor Total de las Columnas: Valor Bruto, Descuentos, Valor Neto.

Valor a reembolsar en Letras y Nmeros (Corresponde al Valor Neto)

Resumen Presupuestal y Contable de acuerdo con la imputacin individual de cada compra.

Firma del responsable de caja menor con el visto bueno del ordenador del gasto

La cuenta de reembolso, con todos sus soportes, la presentar el funcionario responsable del manejo ante el ordenador del gasto, quien con su firma autorizar el reembolso correspondiente. La solicitud de reembolso se har en original y una copia as:

Primera copia para Contabilidad

Segunda copia para el responsable de la CAJA MENOR.

No obstante, la entidad puede determinar el nmero de copias que considere necesarias para ejercer el control administrativo segn procedimientos internos establecidos.

2.7.2. GIRO DEL REEMBOLSO

Una vez surtidas las etapas para la aprobacin del reembolso, el Tesorero, con base en la Relacin de Giro y Orden de Pago respectiva girar su valor a nombre de la Caja Menor, seguido del nombre del responsable. No se podrn solicitar reembolsos ms de una vez al mes, en caso de que sta sea necesaria, el ordenador del gasto mediante acto administrativo podr autorizarlo.

2.8. LEGALIZACION DEFINITIVA

Dado que la Caja Menor opera nicamente durante una vigencia fiscal (ANUAL), su legalizacin definitiva deber hacerse antes del 28 de Diciembre del ao fiscal respectivo.

Para el efecto, el funcionario responsable de la CAJA MENOR presentar una relacin de los gastos diligenciando los formatos establecidos por la administracin, anexando los comprobantes de pago hasta la fecha de cierre, los recibos de consignacin expedidos por la misma Tesorera o por la entidad bancaria autorizada para tal fin, en donde conste el reintegro de los dineros.

En la legalizacin se deben tener en cuenta las formalidades establecidas para gestionar un reembolso corriente, su diferencia consiste en indicar mediante una nota resaltante que se trata de la LEGALIZACIN DEFINITIVA, por lo tanto no habr lugar a reembolso de dineroEl responsable responder fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento en la oportuna legalizacin de la CAJA MENOR, situacin que al cierre de la vigencia fiscal dar lugar a que el Contador, registre el valor no legalizado en el rubro de responsabilidades en proceso, dndole el tratamiento de faltantes de fondos e informando al respectivo Organismo de Control para que inicie con las investigaciones respectivas.

2.9. CANCELACION DE UNA CAJA MENOR

Cuando se considere que el funcionamiento de una CAJA MENOR es innecesario e inconveniente, sta podr ser cancelada por disposicin de la misma autoridad que orden su constitucin por voluntad propia o a peticin de autoridad competente.

La cancelacin se ordenar mediante resolucin despus de haberse legalizado todos los gastos que se hubieren realizado, de acuerdo con los procedimientos prescritos en el presente manual.

El registro contable es idntico al realizado en la legalizacin definitiva por cierre de vigencia.

2.10. CONTROL

2.10.1. CLASES DE CONTROL

CONTROL FISCALEl Control Fiscal del manejo de las CAJAS MENORES es responsabilidad de la Contralora Departamental de Bolvar y/o Contralora General del Republica, la cual ejercer esta funcin de acuerdo con los mtodos y normatividad establecida.

CONTROL ADMINISTRATIVOLa Oficina de Control Interno de la entidad velar por el cumplimiento de las disposiciones administrativas, sin que por ello se diluya la responsabilidad que compete al responsable del manejo de Caja Menor y al Ordenador de la caja, en todos sus rdenes.3. T R A T A M I E N T O C O N T A B L E

Los registros contables para cada etapa del ciclo de una Caja Menor corresponden a:

3.1. GIRO DE LA CAJA MENOR - CREACIN

CODIGONOBRE DE LA CUENTADEBE HABER

11Efectivo

1105Caja

110502Cajas Menores

110502Por cada Caja Menor xxxxx

11Efectivo

1110Bancos y Corporaciones

111001BancosXXXXX

111001xxPor cuenta corriente

3.2. LEGALIZACION PARCIAL Y SOLICITUD DE REEMBOLSO

CODIGONOBRE DE LA CUENTADEBE HABER

16Propiedades, Planta y Equipo o

51 o 52Administracin o de Operacin

5110Generales

5110XX** Segn el gastoXXXXX

1105Caja

110502Cajas Menores

XXXXXX

La causacin de la contribucin 4 x1000 debe efectuarse en el momento en que se realice el desembolso correspondiente, registro que debe verificarse al realizar la conciliacin bancaria.3.3. GIRO DEL REEMBOLSO

CODIGONOBRE DE LA CUENTADEBEHABER

11Efectivo

1105Caja

110502Cajas Menores

110502Por cada Caja Menor xxxxx

11Efectivo

1110Bancos y Corporaciones

111001BancosXXXXX

111001xxPor Cuenta corriente

3.4. LEGALIZACION DEFINITIVA

CODIGONOBRE DE LA CUENTADEBEHABER

16Propiedades, Planta y Equipo o

51 o 52Administracin o de Operacin

5110Generales

5110XX** Segn el gastoXXXXX

11Efectivo

1105Caja

110502Cajas MenoresXXXXX

Reintegro del dinero disponible al cierre de la vigencia

CODIGONOBRE DE LA CUENTADEBEHABER

11Efectivo

1110Bancos y Corporaciones

111001Bancos

111001xxPor Cuenta corrienteXXXXXX

11Efectivo

1105Caja

110502Cajas MenoresXXXXX

110502xxPor responsable

3.5. REGISTROS

Todo funcionario responsable del manejo y administracin de una Caja Menor deber llevar libros auxiliares que le permitan controlar las operaciones que realice con cargo a los recursos del Fondo Fijo.

NOTA 1: El registro contable referente a la clasificacin del gasto debe afectar correctamente el grupo con relacin al objeto del gasto, cargo diferido, o propiedad, planta y equipo segn la transaccin.

NOTA 2: El registro presupuestal debe afectarse de acuerdo a los registros en los certificados de disponibilidad y registro presupuestal, conservando los principios de presupuesto.

3.5.1. LIBROS AUXILIARES

El funcionario responsable de caja menor, a travs del sistema contable registrara los asientos correspondientes de caja menor, en cuanto a la causacin, teniendo accesos al sistema para verificar los libros auxiliares que procese referentes a las cuentas que se utilizan en las transacciones de cdigos contables, de acuerdo al plan general de la contabilidad pblica

3.5.2. SALDOS DIARIOS

Los libros auxiliares debern mostrar en su registro los saldos en forma diaria, a medida que se vayan utilizando los dineros de la Caja Menor.

Mensualmente se efectuar el cierre de los libros, sumando dbitos y crditos y determinando su saldo final. Igualmente, al terminar cada vigencia, el funcionario responsable de la Caja Menor har un corte contable, el cual implica el reintegro del efectivo y del saldo en cuenta corriente. El reintegro se podr efectuar directamente en la Tesorera o en el Banco que sta determine para el efecto, cuyos recibos sern los soportes para el cierre definitivo.

La sumatoria de los saldos diarios del libro de caja y de bancos, ms los vales no legalizados y las legalizaciones no reembolsadas ser igual al monto total del Fondo Fijo de Caja Menor.

3.6. CORRECCION DE ERRORES

Cuando el error cometido es en la partida escrita en la columna dbito o crdito, se hace la correccin generando un nuevo registro mediante nota de contabilidad realizando la correccin y nuevamente se contabilizar el registro correcto.

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN FECHA DE APROBACINDESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS

0106/01/2012Creacin del documento

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