GESTIÓN DOCUMENTAL 1TALLER 3

SANDRA MILENA GARCIA RODAS –CAROL ROCIO MORA TAUTIVA GRUPO 2

2014

1.VISITA ARCHIVO PÚBLICO

CARRERA 58 42-125. MEDELLÍN, COLOMBIA 

PERSONA ENCUESTADA: WENDY TATIANA CALLEJAS TELEFONO 6045454

EXT 128

PREGUNTAS REALIZADAS 1- ¿CUENTAN CON UNA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA PARA RECIBIR LA

DOCUMENTACIÓN ? 2-¿ CUENTAN CON TABLAS DE RETENCION ? 3-¿COMO SE HACE EL PROCESO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES? 4-¿COMO ES EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN Y CONSERVACION DE LOS

DOCUMENTOS? 5-¿APLICAN LOS PROCESOS DE ORDEN ORIGINAL Y PROCEDENCIA AL INTERIOR

DE LAS CARPETAS? 6-¿TIENEN ARCHIVO HISTORICO? 7-¿COMO LLEVAN ACABO EL PROCESO DE SELECCIÓN DOCUMENTAL? 8-¿ REALIZAN FOLIACION DOCUMENTAL? 9-¿COMO SE LLEVA ACABO EL PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS? 10-¿TIENEN TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL?

RESPUESTAS

1- si se cuenta con una unidad de correspondencia que centralizada canaliza toda la información entrante y saliente de la entidad

2-esta en proceso de montaje aun no las han terminado pero son los proyectos a corto plazo

3-pues cuando las oficinas de gestión tienen en sus archivos mucha documentación se envía con los debidos controles al central

4-los documentos se organizan según los principios archivísticos y utilizamos el material especifico de archivo para las cajas y carpetas

5-si efectivamente lo hacemos según las especificaciones del AGN6-si contamos con un archivo histórico que esta ubicado en otra sede 7-la selección documental se hacen según necesidades de cada archivo pero aun estamos

en la espera de organizar las tablas de retención para hacer el procedimiento acorde a la ley

8-si sabemos la importancia que tiene este control y lo llevamos acabo a todas las unidades documentales

9-utilizamos un software que nos ayuda a descargar las consultas y llevar seguimiento de cada una de las unidades prestadas.

10-aun no pero tenemos las expectativas de terminar las de retención y proceder a hacer las de valoración que permita llevar un mejor control.

COMENTARIO ORGANIZACIÓN En la visita hecha al archivo se evidencia buen nivel de organización

documental, cuentan con una unidad de correspondencia la cual canaliza todas las comunicaciones oficiales entrantes y salientes, además de eso su sistema de radicación es automatizado contando con un software llamado mercurio el cual permite hacerle seguimiento a la documentación hasta que es archivada en su respectivo expediente.

Las tablas de retención documental están terminándose de elaborar para aplicarlas, igualmente las tablas de valoración documental, contando con un archivo histórico muy extenso pero que en general está bien organizado; llevando a cabo la conservación documental de éste, se digitaliza la documentación y alguna esta microfilmada, siguen los parámetros archivísticos según la ley y se realiza foliación documental.

No se evidencia una transferencia documental acorde debido a la falta de las TRD entonces optan por hacerlo según necesidades de los archivos de gestión.

Falta una buena selección documental que permita llevar acabo otros procesos

La consulta a cada archivo es muy organizada llevando un control automatizado que permite llevar un seguimiento del acceso a la información y los tiempos de consulta.

2.VISITA ARCHIVO PRIVADO

Calle 54 # 73-97 BARRIO NORMANDIA II SECTOR , BOGOTA, COLOMBIA

PERSONA ENCUESTADA: MÓNICA RAMIREZ

TELEFÓNO: 4101217 EXT:118

PREGUNTAS REALIZADAS

1- ¿CUENTAN CON UNA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA PARA RECIBIR LA DOCUMENTACIÓN ?Rta/: En estos momentos esa unidad esta en desarrollo puesto que en el año 2013 se empezó a formar y se empezó a implementar formatos según el manual de correspondencia .

2-¿ CUENTAN CON TABLAS DE RETENCION ?Rta:/no, se iniciara a mediados de julio con las tablas de valoración documental para, luego con personal capacitado se procederá a levantar las T.R.D.

3-¿COMO SE HACE EL PROCESO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES?El proceso de transferencias se realiza :* Cada dependencia organiza su archivo de gestión , las embala en una caja x200 , luego para transferirlas al archivo central tendrán que hacerlo de acuerdo al cronograma planteado, solicitaran un formato de transferencias donde tendrán que colocar serie, subserie, cuantos folios contiene el documento, y en que formato o medio de conservación será entregado. Esto es en el caso de archivos de gestión diferente a las historias laborales de los asociados.

4-¿COMO ES EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN Y CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS?Rta/: cuando se actualiza la historia laboral de los asociados , la documentación se recibe por medio de un listado donde indica el tipo de documento, a quien pertenece, y cuantos folios.• Cuando llega se examina que el documento sea el relacionado y si tiene todas las firmas

correspondientes • *se coloca el código al documento, este será consecutivo anteponiéndose un 1 que indica

que pertenece a 1 solo lote es decir aun solo archivo central • * ese documento se escanea y se marca con el código correspondiente para luego ser

ingresado a SIDRA software documental.• *el documento se archiva en la historia laboral correspondiente y se archiva en la caja

asignada anteriormente.• Cuando se trata de documentos contables como comprobante de egreso , o recibos de

caja menor, se escanea por tomos , es decir se le coloca el código de escanea a cada tomo• Se archivan en legajos , adecuadamente y se embalan en cajas x 300.

5-¿APLICAN LOS PROCESOS DE ORDEN ORIGINAL Y PROCEDENCIA AL INTERIOR DE LAS CARPETAS?

* En el único que subserie que se maneja estos procesos es en las comunicaciones oficiales , en las cartas u oficios que se envían a clientes y a asociados .

6-¿TIENEN ARCHIVO HISTORICO? RTA/: No, nuestra cooperativa lleva tan solo 10 años y no se ha empezado a realizar el proyecto de archivo histórico, los documentos de inicio de la cooperativa se albergan en el archivo de gestión de la gerencia. 7-¿COMO LLEVAN ACABO EL PROCESO DE SELECCIÓN DOCUMENTAL? Se realiza de acuerdo al criterio de cada oficina productora, se eliminan copias

y se conservan solo originales ,se eliminan copias a no ser que se necesiten para otra serie documental.

8-¿ REALIZAN FOLIACION DOCUMENTAL? se realiza foliación documental a los documentos contables que serán empastados para su mejor conservación, las historias laborales no se folian puesto que estas están en divi-folder y para su actualización no se pueden colocar en orden cronológico o principio de procedencia. 9-¿COMO SE LLEVA ACABO EL PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS?El proceso de consulta de los documentos contables ser realizara mediante un formato de préstamo no todo el mundo puede acceder a el solo las personas autorizadas por el director financiero y/o gerencia, para las historias laborales solo esta autorizada la directivas de gestión humana y/o gerencia general. 10-¿TIENEN TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL? No, Se irán implementando

poco a poco en julio

COMENTARIO ORGANIZACIÓN

• Se nos permitió mirar solo el archivo de las historias laborales puesto que el archivo contable esta en área restringida y solo personal autorizado puede ingresar a el.

• Las historias laborales están organizadas alfabéticamente , y están embaladas en cajas x200 con logo de la empresa

• Los divi- folders están tienen pestañas como documentos de crédito , documentos de afiliación, contrato laboral, embargos comunicaciones entre otros .

• Luego de ser escaneados y marcados con su respectivo código , se procede a ingresarlos al software documental Sidra allí se relaciona con la cedula del asociado para que cuando busquemos a cualquier persona los documentos se puedan visualizar en formato pdf.

• El archivo de las historias laborales es el mas actualizado puesto que el departamento financiero aun no ha transferido documentos al archivo central

• La labor de selección en las historias laborales, es mínima puesto que esta serie es muy importante porque cuenta el trayecto laboral del asociado, y casi todos su documentos son originales .

2. DEFINICIONES

ARCHIVO TOTAL: se entiende como las actividades de recepción, distribución, conservación y disposición final de los documentos de archivo.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Etapas sucesivas por la que atraviesa un documento desde su creación hasta que cumple la función para lo cual fue creado. Archivo de gestión, archivo central y archivo histórico.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Principio archivístico que permite identificar el productor del documento.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Principio archivístico que permite ordenar los documentos secuencialmente al interior de los expedientes según el tramite que los produjo.

FOLIO: Hoja de libros expedientes etc.

LEGAJO: Carpeta en la cual se almacenan los tipos documentales. unidos

FONDO: Es la totalidad de los documentos producidos en una entidad, también es conocido como la empresa que produce los documentos.

SUBFONDO: Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que corresponde a las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina, 

SERIE: Conjunto de unidades documentales con contenido homogéneo

SUBSERIE: Es la subdivisión de la serie.

TIPO DOCUMENTAL: Pieza documental.

TABLAS DE VALORACIÓN: Es el listado de series, subseries, temas o asuntos que permiten darle un tiempo de conservación a los documentos en el archivo central e histórico.

TABLAS DE RETENCIÓN: Es el listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales, las cuales permiten darle un periodo de conservación a la documentación en cada etapa.

VALOR PRIMARIO: Es el valor administrativo, legal, fiscal, contable y jurídico de los documentos de archivo.

VALOR SECUNDARIO: Es el valor que tienen los documentos para la ciencia, la historia, la cultura y la investigación y que permiten su conservación permanente o histórica.

3.EJEMPLOS:VALORES DE LOS DOCUMENTOS

VALOR PRIMARIO ENTIDAD PÙBLICA

COMPROBANTES DE EGRESO

CONTRATO PRESTACIÒN DE SERVICIOS

HISTORIAS LABORALES

CONCILIACIONES BANCARIAS

VALOR SECUNDARIO ENTIDAD PÙBLICA

ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA

RESOLUCIONES

ACUERDOS

LICITACIONES

VALOR PRIMARIO ENTIDAD PRIVADA

Historias Laborales

Comprobantes de egreso

Contratos clientes

Informes contables

VALOR SECUNDARIO ENTIDAD PRIVADA

Carta de presentación

Licitaciones

Acuerdos

Actas del consejo de administración

Resoluciones junta de vigilancia.

4. REALICE 3 EJEMPLOS DONDE SE EVIDENCIA LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO

DOCUMENTAL.

ENTIDAD PÙBLICA

SERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL

CONTRATOS CONTRATOS PRESTACIÒN DE SERVICIOS

PAGARE

COMPROBANTES COMPROBANTES DE EGRESO

FACTURA

HISTORIAS HISTORIAS LABORALES FORMATO HOJA DE VIDA

ENTIDAD PRIVADA

SERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL

ACTAS ACTAS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION

ACTA ASAMBLEA ANUAL DE SOCIOS

RESOLUCIONES RESOLUCIÒN CIERRE PROCESO DISCIPLINARIO

OFICIO DE NOTIFICACIÓN CIERRE PROCESO DICIPLINARIO

INFORMES INFORMES DE TESORERIA

INFORME FACTURAS POR PAGAR

5. INDAGUE CUÁLES DOCUMENTOS SE DEBEN ELIMINAR EN LAS

OFICINAS, ES DECIR, NO SON ARCHIVADOS

Borradores Fotocopias Documentos de apoyo informativo Documentos múltiples Encuestas o cuestionarios Documentos sin firma

6. OBSERVE Y EXPLIQUE EN FORMA RESUMIDA COMO SE LLEVA A CABO

LA FOLIACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

FINALIDAD

controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística

PROCESO

La documentación debe estar previamente clasificada,ordenada,depurada,se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales, para el caso de unidades simples se hace independiente por carpeta o tomo, para serie documentales complejas se hará una sola foliación de manera continua y la segunda carpeta si tiene será continuación de la primera.

Se enumera consecutivamente Se escribe el numero en la esquina superior derecha sin

tachones ni enmendaduras si tiene otro numero se subraya y se coloca el nuevo

Las pastas no se enumeran Los planos, mapas, dibujos, etc. que se encuentren

tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejará constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina cruce de referencia

7.INDIQUE COMO SE ORGANIZAN LOS

DOCUMENTOS DENTRO DE LAS CARPETAS

Puede ser organizado de diferentes maneras como: cronologico,alfabetico numérico entre otras, además cuenta con el principio de procedencia y orden original ejemplo historias laborales las cuales se organizan en orden alfabético son de gestión humana y en su interior se organiza según llegada de los documentos.

Se archivan en carpetas desasidificadas identificadas por fuera al igual que las cajas que son especiales para guardar material de archivo.

8.MENCIONE LOS DATOS QUE DEBEN TENER LAS ETIQUETAS DE LAS CARPETAS Y CAJAS

PARA CARPETAS

Nombre de la entidadCódigo de áreaCódigo de la serie y subseriesNombre de la serie y subseriesSección Titulo Numero de la carpetaTotal de carpetasFoliofecha

PARA CAJAS

Código del áreaCódigo de serieOficina productoraNombre de serieContenidoNumero de caja Ubicación dentro del archivo

9.EXPLIQUE LO SIGUIENTE (MEDIANTE UN MAPA

CONCEPTUAL)A) CUÁLES SON LOS PROCESOS

DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL QUE SE

DESARROLLAN EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN EN LA ENTIDAD VISITADA Y EN QUÉ CONSISTE CADA UNO DE

ELLOS

PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL ARCHIVO DE

GESTIÓN

PRODUCCIÓN

Se crea la documentació

n en cumplimiento

de sus funciones y de acuerdo, a la necesidad de

cada

dependencia .

TRÁMITE

Ruta del documento desde su

producción o recepción hasta el

cumplimiento de su función administrativ

a

RECEPCIÓN

Actividades de

verificación y control que una entidad debe hacer

para la admisión de

un documento

ORGANIZACIÓN

ACCIONES ORIENTADAS A

LA CLASIFICACION, ORDENACIÓN

Y DESCRIPCION COMO PARTE

DE LOS RPOCESOS

ARCHIVISTICOS

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS

DOCUMENTOS Selección de los documentos en

cualquier etapa del ciclo vital, con

miras a su conservación

temporal, permanente, o a su

eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de

Retención Documental y/o

Tablas de Valoración

Documental.

B) CUÁLES SON LOS PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL QUE SE DESARROLLAN EN LA ENTIDAD

VISITADA EN EL ARCHIVO CENTRAL Y EN QUÉ CONSISTE

CADA UNO DE ELLOS

PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL ARCHIVO CENTRAL

RECEPCIÓN

Actividades de

verificación y control que una entidad debe hacer

para la admisión de

un documento

ORGANIZACIÓN

ACCIONES ORIENTADAS

A LA CLASIFICACI

ON, ORDENACIÓ

N Y DESCRIPCIO

N COMO PARTE DE

LOS RPOCESOS

ARCHIVISTICOS

CONSULTA

Acceso a un

documento o grupo de documentos con el fin de conocer

la informació

n que contienen

CONSERVACIÓN

Conjunto de medidas

preventivas o correctivas, adoptadas

para garantizar

la integridad física y

funcional de los

documentos de archivo, sin

alterar su contenido

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS

DOCUMENTOS

Selección de los

documentos en cualquier

etapa del ciclo vital,

con miras a su

conservación temporal,

permanente, o a su

eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de

Retención Documental y/o Tablas de

Valoración Documental.

C) CUÁLES SON LOS PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL QUE SE DESARROLLAN EN ESA ENTIDAD EN

EL ARCHIVO HISTÓRICO (SI LO TIENE LA ENTIDAD) Y EN QUÉ

CONSISTE CADA UNO DE ELLOS.

ARCHIVO HISTORICO

ORGANIZACIÓN

CONSULTA CONSERVACIÒN

Es el proceso mediante el cual se hace la localización de los expedientes para su posterior consulta comprende clasificar ordenar y describir. Teniendo en cuenta los principios archivísticos

Esta es llevada acabo por medio de mercurio programa de gestión documental ,y se aplican todas las medidas para su recuperación

La conservación es llevada acabo mediante la digitalización de documentos además se utilizan soportes que permita la durabilidad de los expedientes

10) CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR UN DOCUMENTO QUE SE PRODUZCA EN ALGUNA DEPENDENCIA

DE UNA ENTIDAD VISITADA Y EXPLICAR EL PROCESO QUE SE LLEVA A CABO CON ESE DOCUMENTO DESDE

QUE SE ORIGINA HASTA SU ETAPA FINAL DE CONSERVACIÓN O

ELIMINACIÓN.

DOCUMENTO NÙMERO 1

CONTRATO PRESTACIÒN DE SERVICIOSPROCESO: Este documento se origina desde que el

distribuidor ofrece el servicio y el cliente lo firma aceptando las condiciones.

el documento se conserva por el tiempo que el cliente esta vinculado a la empresa, después empiezan a regir los tiempos establecidos en la tabla de retención documental , los cuales estipulan que se conservará dos años en archivo de gestión y 10 años en el archivo central.

Después de este tiempo se seleccionan los contratos que hallan sido importantes para compañía por su trayectoria y pasaran a su conservación en el archivo histórico de la compañía, los demás documentos se eliminan dejando acta de destrucción.

DOCUMENTO NUMERO 2

COMPOBANTE DE EGRESO:PROCESO: se origina desde que se desea cancelar una

deuda al proveedor y se le adjuntan los tipos documentales las facturas y su respectiva causación.

Cuando el proveedor recibe el dinero ya se en efectivo o cheque firma el comprobante de egreso como prueba que recibe el dinero, luego a ese documento firmado se reproduce una copia se archivan en la respectiva carpeta de los comprobantes de egreso consecutivo , y los soportes originales van a la carpeta de comprobantes de egreso del mes correspondiente.

La selección documental de los comprobantes de egreso se realiza retirando y eliminando copia puesto que los originales se empastan para conservar la historia de la entidad.

11) INDAGUE Y EXPLIQUE COMO SE LLEVA A CABO LA VALORACIÓN DOCUMENTAL EN LA ENTIDAD

VISITADA Y DE EJEMPLOS DE LOS DOCUMENTOS QUE CONSERVA

DICHA ENTIDAD POR SUS VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS.

La valoración en ambas entidades la llevan siguiendo los valores de los documentos, tanto primarios como secundarios establecidos en el ciclo vital a cargo del personal de archivo del cual se tiene en cuenta cada una de las características de los documentos como procedencia, funciones atribuciones legales entre otras:

EJEMPLOS DE DOCUMENTOS

VALORES PRIMARIOS comprobantes de egreso

contrato prestación de servicios

historias laborales

conciliaciones bancarias entre otros

VALORES SECUNDARIOS actas de junta directiva

resoluciones

acuerdos

licitaciones

EN QUE CONSISTE LA VALORACIÓN

“La valoración implica un trabajo de cuidadoso análisis documental y de erudición y no un

mero procedimiento como lo ven algunos, ya que implica entender factores tales como la historia del creador de los documentos, las

funciones, las atribuciones legales, la estructura organizacional, los procesos de toma de decisiones, los procedimientos de creación de documentos, la naturaleza, la

organización y administración de los documentos y los cambios ocurridos en el

tiempo”http://www.congresosweb.info/index.php?option=com_mtree&task=att_download&link_id=70&cf_id=24

12) LEA EL DECRETO 2609 DE 2012 Y LOS ACUERDOS 003, 004, 005 DEL 15 DE MARZO DE 2013 E INDAGUE

EN UNA ENTIDAD PÚBLICA LO SIGUIENTE:

¿QUÉ IMPORTANCIA TIENE ESTA NORMA (DECRETO 2609 DE 2012)

PARA EL PAÍS?

DECRETO 2609 PARA EL PAÍS.

En este decreto habla acerca de la transparencia , eficiencia y orden en cuanto a la gestión documental que se maneja en algunas entidades del país dando a conocer un mecanismo eficiente y un adecuado manejo a la información que se produce o se recibe en las entidades del país por medio de ciertas políticas, normas, principios y etapas en las que gira la Gestión Documental.Se enfoca también en la importancia y en la responsabilidad que se debe tener a la hora de manejar documentos públicos que se encuentren en medio electrónico o físico.

¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión Documental  a la luz de ese

nuevo Decreto? Realice un cuadro comparativo entre los procesos

del Programa de Gestión Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la

Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto. Indague que cambios o ajustes han que hacer para dar

cumplimiento a la norma.

DECRETO 2609 DE 2012 LEY 594 DE 2000

• Nos muestra ocho procesos de Gestión documental (planeación, producción, gestión, trámite , organización transferencia , disposición de documentos, preservación a largo plazo, valoración.

• En este decreto se menciona también como parte importante la planeación transferencia , conservación a largo plazo , se tiene en cuenta la planeación de la documentación desde su producción , y establece políticas de conservación del doc. Durante la conservación en el tiempo, gracias a la documentación electrónica.

En su articulo 22 habla de los procesos archivísticos y de la gestión de documentos dentro del concepto de archivo total Procesos como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos

Menciona procesos para la conservación de Los documentos en cada etapa del cilo vital , no le da importancia a la planeación de la documentación electrónica.

¿CUÁLES SON LOS ASPECTOS MÁS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA

SEGÚN EL CONTENIDO DEL MENCIONADO DECRETO?

ASPECTOS A CONSIDERAR DE ACUERDO AL DECRETO 2609 DE 2012

Las entidades del estado deben formular un plan de gestión documental, el cual debe ser aprobado y publicado.

Elementos y características para establecer un plan de gestión documental

Instrumentos archivísticos Responsabilidad sobre la gestión de

documentos Los principios para el proceso de gestión

documental

INDAGUE Y REALICE UN RESUMEN DE LOS ACUERDOS 003, 004 Y 005 DE

MARZO 15 DE 2013

ACUERDOS MARZO DE 2013

ACUERDO 003:Reglamenta el decreto 2578 de 2012 donde adopta y reglamenta el comité evaluador de documentos del AGN que es la instancia encargada de decidir la valoración y disposición final de los documentos de archivo con el fin de proteger y conservar el patrimonio cultural del país , nombran la conformación del comité así como sus funciones y la periocidad de las reuniones.

ACUERDO 004Se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las T.R.D y T.V.D. es decir la estructura del archivo para la protección de la información publica , porque estas tablas fueron establecidas bajo ciertas normas colombianas.Se establece que las entidades del estado , y las privadas que cumplen funciones públicas deben elaborar, evaluar, las respectivas tablas de retención documental y de valoración documental.

ACUERDO 005

Todas las entidades del estado deben organizar los documentos de archivo, para esto, deben realizar los procedimientos de clasificación ordenación, y descripción.

CONCLUSIONES

• Se adquirió conocimiento respecto a la organización de distintas empresas visitadas, tanto publica como privada.

• Se conocieron acuerdos y decretos que ayudan a la gran ley de archivos a evolucionar, y acuerdos donde establece normas para la creación de T.R.D. y T. V.D. en empresas públicas y en las privadas que cumplen función publica .

BIBLIOGRAFÍA

Decreto 2609 de 2012 http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3528_documento.pdf

Acuerdo 003,004,.005. Procesos de un programa de gestión

documental de Gestión Documental. http://www.ecopetrol.com.co/documentos/61796_Anexo_09._Procesos_gestion_documental_ley_594_2000.pdf