gestión documental en archivos

GESTION DOCUMENTAL

EN ARCHIVOS PUBLICOS Y PRIVADOS

MARZO 31 DE 2014

GRUPO 2

Ana Milena Gómez Sánchez

Luis Fernando Vásquez Villegas

Marco Antonio Velasco Dizú

Martha Cecilia Lozano Calero

María Sther Torres Gil

Reinaldo Lizcano Oliveros

¿Cómo está organizado el archivo?

El archivo de la alcaldía de Nemocón Cundinamarca, se encuentra organizado cronológicamente y por dependencias, en dos depósitos con estantería metálica y en cajas x200.

¿Existe un PGD?

ARCHIVO CENTRAL ALCALDIA DE NEMOCON CUNDINAMARCA

Si, ellos manejan un PGD adoptado por Decreto 90 de 2012 y en este momento se encuentran haciendo una cartilla para explicar mejor el funcionamiento del Programa de Gestión Documental en la Alcaldía.

A. Milena Gómez S.

A. Milena Gómez S.

¿Qué procesos administra?

El proceso de préstamo de carpetas y el proceso de correspondencia, también tiene implementada la ventanilla única de correspondencia.

¿Qué software administra el archivo?

En la Alcaldía no tienen un software documental, todo lo manejan en Excel.

¿Cuál es? Microsoft Excel

¿Qué funciones maneja?

• Permite captura de información.

• Permite Actualizar información.

• Permite recuperar la información.

A. Milena Gómez S.

¿Qué características tiene? • Es una hoja de cálculo.• Puede hacer cálculos muy largos.• Tiene limitaciones increíblemente pequeñas.• Una tabla no es un reto par Excel.• y ejemplos muy explícitos.• Relleno y formato de celdas.

¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad? Este tema si está un poco descuidado, una vez al mes limpia el polvo pero las instalaciones donde se encuentran los documentos no son las adecuadas y en este momento están realizando cotizaciones para adecuarlas y así cumplir con los parámetros del AGN.

A. Milena Gómez S.

¿Ventajas para la empresa después de su implementación? • La Alcaldía de Nemocón ha podido desarrollar mejor sus

actividades desde que se implementó el archivo y la centralización de la correspondencia.

• Encontrar la información rápidamente.• Satisfacer a los usuarios en sus peticiones.• Desocupar las oficinas de fondos documentales acumulados y

convertirlos en archivos con todas las normas que los rigen.• Conservar su memoria histórica.• Centralizar la correspondencia facilitando al usuario la entrega

de la misma.• Codificación y control de la producción de oficios.• Organización y conservación de los documentos que entran y

salen de la alcaldía.• Tener registrada la correspondencia en Excel facilita la

búsqueda.

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ARCHIVO UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

¿Cómo está organizado el archivo? : Cronológicamente por series. Donde funciona de la fecha menor a la fecha mayor (a-z). Series por procesos.

¿Existe un PGD? :Aunque todavía no se ha implementado se está en proceso de elaboración pero algunas funciones se llevan a cabo. La producción se realiza conforme al desarrollo de los procesos propios de la universidad, la recepción, el trámite y la organización se realizan normalmente; la consulta no se realiza por que la documentación no se presta. La Conservación y la disposición final se realizan normalmente.

LUIS FERNANDO VÁSQUEZ VILLEGAS

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LUIS FERNANDO VÁSQUEZ VILLEGAS 8

¿Qué procesos administra? • Normalización de documentos • Identificación• Valoración • Organización • Descripción• Conservación

Qué software administra el archivo? El software de la UNESCO.

¿Cuál es?: WinIsis

Qué funciones maneja?

• Permite editar registros. • Normaliza contenidos. • Crear bases de datos. • Tiene acceso total a la información o solamente de búsqueda.• Crea tablas.

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¿Qué características tiene?

Tienen la capacidad de determinar una base de datos con la información que solicita el usuario.Se puede ingresar información en una base de datos previamente establecida.Se pueden modificar, corregir o borrar registros existentes.Mediante un proceso rápido de búsqueda podemos tener el ingreso a los archivos de las bases de datos automáticamente.Admiten la visualización de los registros teniendo en cuenta los requisitos y necesidades de la búsqueda.Posibilidad de ordenar los registros de la forma deseada.


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¿Ventajas para la empresa después de su implementación?

La recuperación rápida y oportuna de la documentación de los diferentes expedientes que conserva.Los reportes que genera para estudios y análisis de datos bibliográficos o de documentos.

¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad? Los documentos por seguridad solo son manipulados por los técnicos encargados del archivo.Se prestan a la dependencia productora digitalizándolos en un formato (PDF / a) para evitar alteraciones en estos.Para la conservación se microfilman de acuerdo al valor primario ya sea de carácter científico, histórico y cultural y se digitalizan de acuerdo a la necesidad de la facultad y del movimiento de la documentación.La privacidad se maneja de acuerdo a la unidad que haga la transferencia. Son objeto de privacidad las consultorías y las investigaciones.



ARCHIVO DEL BANCO DE LA REPUBLICA

Cómo está organizado el archivo?El Banco emisor, cuenta con archivos dependiendo de la función inmediata que prestan los documentos. Su clasificación es: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico. Su objetivo general es la adecuada recepción, organización y conservación producida.Para hacer eficiente lo anterior, el Departamento de Gestión a través del Archivo, presta una serie de servicios: planea, identifica, produce, recibe, organiza, administra, mantiene, utiliza, controla, intercambia, valora, conserva y descarta su información. Servicios necesarios para la conservación, haciendo esto extensivo a nivel nacional.


¿Qué software administra el archivo? Y Qué funciones maneja?

En El año 2001 el banco oficializa su primera Tabla de Retención Documental. Antes a esta tabla se manejaban análisis documentales por dependencia. El Sistema de Información de Archivo Físico (SIAF), es la herramienta que permite a nivel nacional controlar los procesos de archivo y aplicación de los tratamientos archivísticos y tiempos de conservación contemplados en la Tabla de Retención y Políticas Documentales, permitiendo además efectuar consultas y generación de reportes sobre el estado de los archivos a nivel nacional.Las funciones que maneja se realiza a través de diferentes módulos:Producción de documentos, Recepción, Distribución y conservación, Consulta.


¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad?

El Banco de la Republica, ha implementado políticas en las cuales han participado los departamentos de Informática y Gestión Documental, entre las que se puede nombrar: Integridad, disponibilidad, portabilidad, autenticidad y confidencialidad. Estas políticas, serán responsabilidad de los directivos de cada dependencia, la revisión de la información que se maneja en los diferentes medios de almacenamiento (servidores, micros, disquete, discos ópticos, etc,) y determinar su valor estratégico con el propósito de que se establezcan los procedimientos especiales para garantizarle su disponibilidad, no obstante los adelantos tecnológicos en cuanto a software, hardware, o movimiento de personal.



El Banco de la república, crea ya cerca de 40 años el archivo y desde sus inicios, siempre ha propiciado por mantener una adecuada gestión de la información y mejorando el uso, organización, conservación y consulta de la información corporativa, lo que ha llevado a convertir esto en un principio fundamental. “La información corporativa es un activo estratégico del Banco”Las ventajas que se han logrado al tener políticas de gobierno es que definen: los roles y responsabilidades, para garantizar su adecuada clasificación, valoración, conservación, preservación, protección, acceso, publicación, divulgación y entrega. Teniendo en cuenta que este principio y políticas cubren la información en medio físico y electrónico, se definió una política especial para garantizar el análisis del impacto en la gestión de la información al adquirir, mejorar o dejar en desuso tecnologías.


MARTHA CECILIA LOZANO, VISITANDO EL ARCHIVO DE LA ESE SUROCCIDENTE - POPAYAN

ARCHIVO DE LA ESE SUROCCIDENTE POPAYAN CAUCA

El archivo de la ESE esta organizado de forma:

Alfabéticamente teniendo en cuenta los nombres de personas, se realiza colocando primero los apellidos y después el nombre de los usuarios, pacientes, proveedores, Doctores, clínicas, Instituciones ( hospitales) tal como aparecen registrados.

Cronológicamente: lo organizan de acuerdo a la sucesión de fechas usándolas como guías, año, mes y día.


Desde hace un año se implemento el PROGRAMA de Gestión Documental

Administran los procesos de: Producción, recepción, distribución, tramite, organización, ordenación, foliación, conservación y posterior consulta de los documentos, realizando así todos los procesos esenciales en el ciclo de vida de los documentos.

Este es el proceso que se lleva a caso en la ESE SUROCCIDENTE

1. Diligencian el formato único de inventario

2. Recogen la documentación en las diferentes dependencias

3. Diligencian la hoja de control

4. Clasificación de los documentos

5. Elaboran stikers

6. Legajan los documentos en carpetas o unidades de conservación requeridas ( cajas)


7. Revisan los documentos, retiran sus ganchos, grapas, y hacen la respectiva depuración8. Folian los documentos.9. Registran las carpetas en el inventario.10. Archivan en la sección documental que corresponda,

Maneja un software, usado para el manejo de la información

conservación publicación, de los documentos de forma electrónica.

Los procesos que realiza son:

Registrar los datos de procedencia de los documentos, registrar los

Datos de destinación, escaneo, radicación, y el envió por red a la

Respectiva dependencia, y cuenta con su pagina web

www.esesuroccidente.com

Entre sus características puedo mencionar que es un software

que funciona mediante un sistema de captura, de gestión, y

almacenamiento de información, cubriendo las necesidades de

distribución, preservación y gestión de los procesos, como también

tiene un sistema de Seguridad, es de Fácil acceso, permite la

comunicación en red, es de mayor velocidad. Martha Cecilia Lozano Calero

http://www.esesuroccidente.com/

Las ventajas para la empresa después de su implementación

La empresa ahorra tiempo, puesto que el manejo ya no será manual,

será mas fácil la clasificación de los documentos, la comunicación al

enviar los documentos a su respectiva dependencia es instantánea y

eficaz, la empresa gana tiempo en los debidos procesos, y ayuda con

El cuidado y protección al medio ambiente con el cero uso de papel.

La empresa maneja la:

Seguridad: el sistema solo permite el ingreso con una clave personal.

Alteridad: la comunicación es rápida y eficaz.

Conservación: al escanear el documento queda archivado en el servidor de

la empresa, y también se conserva el documento en físico.

Privacidad: Son documentos solo accesibles únicamente a la entidad.


ARCHIVO UNIVERSIDAD DEL TOLIMA ENTREVISTA

¿Cómo está organizado el archivo?R/ Bajo la TRD, que fue elaborada según estructura orgánica de la institución, con codificación numérica.

¿Existe un PGD?R/ Aun no existe, pero esta en conformación.

ENTREVISTADA: Sra. Luz Nidia Bermúdez, Jefe de Archivo de la Universidad del Tolima.Realizada por Maria Sther Torres G.



R/ El proceso de Gestión Documental

¿Qué software administra el archivo?

R/ Aun no administra ninguno, pero esta en proceso

¿Cuál es?

R/ Por el momento no se puede decir cual pueda ser


¿Qué funciones maneja?

R/ El software debe tener funciones tales como manejo y aplicación de la TRD, presentar reportes como número de folios y legajos que se encuentra en el archivo, entre otros.


R/ El software debe tener características como:- Ser fácil- Ser amigable con la labor archivística- Ser flexible- Que se pueda modificar o adicionar - Que sea compatible con los sistemas



R/ Las ventajas que debería tener el software con su implementación sería:- Minimizar los riesgos de perdida de la información de los

inventarios.- Búsqueda de información más rápida, ágil y oportuna.- Permitir la consulta simultánea de la información.- Permitir la conservación y preservación digital.


R/ El archivo esta desarrollando el Plan de Gestión Documental con estos ítems, que son de gran importancia para el archivo.


Hospital Mercedes Téllez de Pradilla (E.S.E.)

Vianí, Cundinamarca Carrera 7 No. 2-52

¿Cómo está organizado el archivo?

Está organizado en Dependencias, Series y Subseries.

Por ejemplo, Radiología o Pediatría tendrán las Series

Actas, Circulares o Contratos, y así sucesivamente.

¿Existe un PGD?

Hasta el momento el archivo del hospital aún no contaba con un PGD

propiamente dicho , pero actualmente se encuentra en proceso

la implementación del proyecto Historia Clínica Electrónica

Unificada en Cundinamarca (HCEU), el cual busca dotar a los 35

Hospitales de la Red Pública Departamental con sistemas de

información, además de conectarlos entre sí en condiciones

de interoperabilidad.

Reinaldo Lizcano

¿Qué procesos administra?Se espera que cumpla por completo con todos los procesos archivísticos que acompañan a los documentos a lo largo de todo su ciclo vital, ya que hasta el momento sólo había una organización básica de las series y tablas de retención, pero con algunas falencias, sobre todo en la creación del archivo histórico.

¿Qué software administra el archivo?El proyecto Historia Clínica Electrónica Unificada en Cundinamarca (HCEU) ofrece tres opciones de software: CITISALUD, SYAC, y CNT. El candidato más opcionado hasta el momento es el software SYAC.

¿Qué funciones maneja?Se espera que el software SYAC opere sobre los módulos Financiero y de gestión y Medico-asistencial, los cuales manejan, el primero, temas como Contabilidad, Nómina, Contratación, Archivo Central, Registro y Correspondencia, etc.; y el segundo, temas como Historias Clínicas, Admisiones, Hospitalización, Citas Médicas, Costos Hospitalarios y otros.

Reinaldo Lizcano


Seguridad: Cuenta de usuario con clave de acceso, restricción de actividades y seguimiento y control de uso.Modularidad: Diseño modular que permite aumentar gradualmente la complejidad operativa.Integridad: Posee dos sistemas que determinan la integridad del documento y que se apoyan mutuamente. Amigabilidad: Interface de ambiente gráfico que se despliega en ventanas rápidas y con herramientas de búsqueda dinámica.Desarrollo Sostenido: Equipo de ingenieros responsables de mantener actualizado el producto. Garantía: Calidad del proceso y corrección de fallas e inconsistencias. Mejor Relación Costo-Beneficio: Retorno de la inversión a corto plazo, incremento de la productividad y mejoramiento del flujo de caja.

Reinaldo Lizcano

¿Ventajas para la empresa después de su implementación?La principal ventaja que se espera obtener de la aplicación de el software SYAC en el sistema de archivo del Hospital Mercedes Téllez de Pradilla es la confidencialidad. Adicionalmente, se esperan obtener los beneficios de la automatización de procesos y la liberación de carga laboral en el personal encargado.


El diseño mismo del software incluye condiciones de seguridad e integridad que pueden ser fácilmente manejados por el usuario. El software cuenta con logaritmos de transacciones que permite la identificación de los usuarios en un momento dado, información de día hora y actividad realizada, claves y restricción de acceso. Además, cuenta con un primer sistema de integridad que evita que un proceso se interrumpa, apoyado por un segundo sistema que permite afectar el registro del documento desde las áreas que presentan relación con un módulo determinado para evitar la alteración de la información.

Reinaldo Lizcano

gestión documental en archivos

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