ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

FONDO: Se refiere a la totalidad de la documentación generada por una entidad en función de su actividad u oficio. (Univ. San Buenaventura)

SECCIÓN: Se refiere a aquellas oficinas de mayor jerarquía (Rectoría, Secretaría, Vicerrectoría Académica, Dirección de Planeación)

SUBSECCIÓN: Son aquellas oficinas que dependen de las oficinas de mayor Jerarquía (Biblioteca, oficina de Gestión Documental, Posgrados, etc.)

SERIE: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneo, producidos por una oficina en cumplimiento de sus funciones. Ej. Actas

SUBSERIE: Es una división de la serie. Ej. Actas de reunión, Actas de comité

TIPO DOCUMENTAL: Son los documentos en sí. Ej. un acta, un informe, un contrato, una solicitud, etc. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por la oficina en razón de sus funciones, que tienen valor administrativo, fiscal, legal, histórico o cultural y que debe ser objeto de conservación. DOCUMENTO DE APOYO: Es de carácter general, que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones especificas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma Universidad o proceder de un ente externo y no forman parte de las series documentales de la oficina.

Definiciones:

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Ciclo vital de los documentos

Archivo de gestión o activo

Archivo central o semiactivo

Archivo histórico o inactivo

VALORES PRIMARIOS: AdministrativoLegal y FiscalContable y técnico

VALORES SECUNDARIOS: Cultural HistóricoCientífico

La Tabla de Retención Documental (TRD)

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AG AC CT S M/D E FAAD.1 RESOLUCIONESFAAD.1.3 Resoluciones de Decanatura 2 5 XFAAD.2 INFORMESFAAD.2.1 Informes de gestión 2 5 XFAAD.4 ACTASFAAD.4.1 Actas de consejo 2 5 XFAAD.4.2 Actas de comité 2 5 X

FAAD.7 EVENTOS 2 5 X X* Cronograma* Informes o memorias* Registros fotográficos y filmicos

En este documento se encuentran decisiones de máxima importancia para la Facultad.Cumpliendo con su proceso de análisis y evaluación, pueden eliminarse.En este documento se encuentran decisiones de máxima importancia para la Facultad.En este documento se encuentran soportadas decisiones importantes para la Facultad y los programas académicos.Se procede a seleccionar los eventos y tipos documentales más significativos para darseles CT y se guardarán en medio magnetico.

PROCEDIMIENTO

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE: Facultad de Arquitectura, Arte y Diseño

CÓDIGO SERIE, SUBSERIE TIPOS DOCUMENTALES Retención Disposición final

Oficina de Gestión Documental

Serie: Mayúscula sostenida y en negrillaSubserie: Mayúscula inicial y en cursivaTipos documentales: Mayúscula inicial y asterisco (*)

Código: Compuesto por el código de la oficina y el código de la serie o subserie

Listado de asuntos derivados de un proceso, que dan cuenta de las funciones asignadas a cada unidad administrativa, a los cuales se les asigna un tiempo de permanencia en cada una de las etapas de su ciclo vital.

PASO No. 2: Identifique las series, subseries o asuntos de la oficina según la TRD.

El Principio de procedencia, nos indica que los documentos deben estar guardados y organizados en la dependencia u oficina que los produce.

De tal manera que clasifique o separe los documentos propios de la oficina de los de otras oficinas de la misma institución o de entidades externas.

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PASO No. 1: Clasifique la documentación.

La oficina de Gestión Documental le suministrará la TRD de su Oficina.

Carpeta colgante

Carpeta secundaria o interna

Universidad de San Buenaventura-Cali

Vicerrectoría AcadémicaFacultad de Ingenierías

FI-DEC.9.2

Programa Académico

AZFondo, sección, Subsección

Código asignado de la serie

Nombre de la serie o subserie y contenido

DTH.5.2Circulares: NormativasFechas: 02/03/2008 a

12/12/2008Folios : 1-10

Universidad deSan Buenaventura

Seccional Cali

Vicerrectoría Administrativa y financiera

Departamento de Talento Humano

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PASO No. 3: Marcación de las unidades de conservación

Identifique:

Fondo, Sección, Subsección El código asignado en la TRD (Codificación de la dependencia y de la serie o subserie) El nombre de la serie o subserie y su contenido

Enero 16 1

Enero 25 2

Febrero 02 3

Febrero 20 4

Universidad de San BuenaventuraVicerrectoría Académica

Dirección Bienestar InstitucionalDBI.7

Evento: Padres de familiaFechas Extremas: 16-01-2008 a 02-03-2008

Folios: 1-74

Marzo 02 5

Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 150 folios. Si se requiere más de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta siguiendo la numeración de los folios de

manera continua.

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PASO No. 4: Organización de documentos en las unidades de conservación

Después de haber marcado las carpetas, organice los documentos aplicando el Principio de orden natural , el cual nos indica que los documentos deben ser organizados en las carpetas siguiendo un orden de secuencia o cronológica.

Ejemplo: Serie EVENTOS

Historia académica

R.A.15.1

Actas de Comité

curricular

Actas de

reunión

DI.2.1 Informes de gestión 2007

DI.2.1 Informes de gestión 2008

DI.3.1 Comunicados Institucionales 2007-08

DIB.7 Eventos

DI.10.1Proyectos de investigación

Expedientes

DI.11Publicaciones

PASO No. 5: Ubicación y descripción

Organice las carpetas en los archivadores en el orden en que aparecen las series o subseries en la TRD.

En la cara externa de cada archivador, describa alfanuméricamente cada archivador y su gaveta, junto con las series o subseries que la contengan.

A1G1

A1G2

A1G3

DRI.2.1 Informes de gestiónDRI.3.1 Comunicados de prensaDRI.4.2 Actas de comité

DRI.7 Eventos

A1G2DRI.7. Eventos

A1G3DRI.8.3 Planes de mejoramiento

DRI.312 Convenios

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Documentos de apoyo

Una vez organizado el archivo de la oficina aparecerán algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los documentos transitorios o de apoyo que son de carácter general,sirven únicamente para la gestión de la oficina. No setransfieren al archivo central.

Se pueden clasificar por asunto, esto permitirá identificarlos fácilmente cuando así se requiera. No deben clasificarse porel nombre de otras oficinas.

Retire aquellos documentos que no incidan en el cumplimiento de sus funciones. Ej. Duplicados, propaganda.

Elimine los documentos de apoyo o transitorios que hayan perdido su utilidad o vigencia.

Docu

men

tos d

e a

poyo

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PASO No. 6: Clasificación de documentos transitorios

PASO No. 7: Eliminación de documentos

DOCUMENTOS ESENCIALES

Son aquellos documentos que son esenciales para el funcionamiento de la Universidad, ya que documentan la posición legal y financiera de la organización y preservan los derechos de los empleados y clientes. Ejemplo:

Historias AcadémicasHistorias laboralesDocumentos contablesInventarios Documentos de cada programa académico

Documentos de archivo de programas académicos

• Resolución del MEN•Pensum académico• Contenidos analíticos• Documentos de acreditación• Documentos de registro calificado, etc.

Estando activos deben agruparse cronológicamente

El jefe de cada oficina debe velar por la conservación adecuada de aquellos documentos considerados esenciales

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