oficina de gestiÓn documental procedimiento para la gestión de la correspondencia
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OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Procedimiento para la gestión de la correspondencia
ACUERDO 060 del 30 de octubre de 2001
PAUTAS PARA LA ADMINISTRACION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES
Articulo tercero: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la ventanilla única o unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los serviciosde recepción, radicación y distribución desus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.
Definición: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
Marco normativo: Acuerdo 060 AGN 060 de 2001 Artículos 2, 3, 5, 8 y 10.
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
• Comunicaciones Institucionales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de sus funciones. Estas ameritan un trámite y deben ser radicadas.
• Correspondencia: Comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a titulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No deben ser radicadas.
• Documentos contables: Facturas, extractos, etc.
• Publicaciones: Revistas, libros, propaganda.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS:
En este proceso se dan las siguientes tareas:
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Registro de correspondencia: Es el procedimiento por medio del cual, la Universidad ingresa en sus sistemas datos tales como: fecha, medio, radicación, empresa, remitente, asunto, anexos, dependencia, destinatario.
Radicación de las comunicaciones: Es el procedimiento por medio del cual, la Universidad asigna un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo (esto se hace a través de una etiqueta), con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
Empresas
Municipales de Cali
Definición: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
Marco normativo: Acuerdo 060 AGN de 2001 Artículos 2, 3, 4, 7 y 11.
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS OGD
Correspondencia interna Correspondencia por correo certificado Correspondencia por vía fax
Se puede dar por:
Correspondencia por vía e-mail @
Correspondencia interna:
CAD.9.2-01-______
CAD.9.2-01-______
Original
Copia
Vicerrectoría
Administrativa Marque en un papel el
nombre de la dependencia a la cual quiere dirigir el documento.
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Correspondencia por correo certificado:
Correspondencia por vía fax o e-mail:
Radicación de correspondencia que va al medio externo:
Las cartas remisorias a despachar deben ir en original y copia. Estas deben ser elaboradas a partir de los datos del destinatario.
La OGD, elabora una etiqueta que contiene los siguientes campos: Código de la dependencia, serie o subserie, consecutivo, radicado de despacho, fecha, folios y anexos.
DoctorJUAN CAMPODirector
Radicación
Formato Transmisión de documentos
____________________________________________________
Formato de transmisión de documentos
DoctorJUAN CAMPODirector
DoctorJUAN CAMPODirector
Email: X Fax:__
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
TRÁMITE DE LOS DOCUMENTOSDefinición: Recorrido de los documentos desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
Marco normativo: Acuerdo 060 AGN 060 de 2001 Artículos 3, 6 y 8.
Solicitud
Respuesta
Tiene como función gestionar de manera centralizada y normalizada las comunicaciones institucionales, recibidas y producidas por la Universidad en cumplimiento de sus funciones.
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA ó VENTANILLA
ÚNICA
Recepción
Radicación
Distribución
Trámite
GESTIONARGESTIONAR CENTRALIZARCENTRALIZAR NORMALIZARNORMALIZAR PRESTAR SERVICIOSPRESTAR SERVICIOS
RECEPCION
RADICACION
DSITRIBUCIÓN
DE CONSULTAMANUAL DE CORRESPONDENCIA
TRÁMITE
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA ó VENTANILLA
ÚNICA