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LA CORRESPONDENCIA Y EL FLUJO DOCUMENTAL

LOLA ESPERANZA MOLINA IMBACHI RUDDY ANDREA GONZALEZ

JUAN SEBASTIAN BOHORQUEZ PARRA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO.

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES.

CIENCIAS DE LA INFORMACION Y DOCUMENTACION, BIBLIOT ECOLOGIA Y ARCHIVISTICA.

COLOMBIA. OCTUBRE DE 2014

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LA CORRESPONDENCIA Y EL FLUJO DOCUMENTAL

POR

LOLA ESPERANZA MOLINA IMBACHI RUDDY ANDREA GONZALEZ

JUAN SEBASTIAN BOHORQUEZ PARRA

CURSO GESTION DOCUMENTAL I

GRUPO C160305_02

PROFESORA LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO. FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES.

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN, BIBLIOT ECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA.

COLOMBIA. OCTUBRE DE 2014

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TABLA DE CONTENIDO.

INTRODUCCION. ................................................................................................... 4

OBJETIVOS.......................................... .................................................................. 5

DESARROLLO DEL TALLER .............................. .................................................. 6

CONCLUSIONES ................................................................................................. 23

CIBERGRAFIA ........................................ ............................................................. 24

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INTRODUCCION.

El manejo de la correspondencia en cualquier organización comenzó a adquirir un valor cada vez más importante, sin darse cuenta la correspondencia logro desempeñar un papel importante en el desarrollo de las funciones de una entidad, apoyando a sus funcionarios en el soporte y recopilación de información que esta relacionada con las actividades desempeñadas allí. Este hecho a su vez genero que se hiciera necesaria la implementación de Oficinas especializadas en la recepción y tramite de la correspondencia tanto recibida por fuentes externas como la que se genera de forma interna en la entidad logrando resolver tramites administrativos y hacer un seguimiento a la documentación que es generada por la entidad. Gracias a normatividad establecida para regular este proceso ha sido posible establecer una organización en las Unidades de correspondencia de las entidades, generando criterios uniformes que se deban tener en cuenta en todas y cada una de ellas, así como personal capacitado que cumpla con las funciones propias de una unidad de correspondencia como se vera y se explicara ampliamente en los diferentes conceptos que expondremos a continuación.

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OBJETIVOS.

Objetivo General.

Determinar apoyados en la normatividad establecida los aportes que tienen las Unidades de Correspondencia en el correcto desarrollo del Programa de Gestión Documental en las organizaciones.

Objetivos específicos:

� Por medio de la visita a una Unidad de Correspondencia identificar los procesos de recepción, radicación y despacho que allí se realizan destacando las fortalezas y debilidades que se puedan identificar gracias a la visita.

� Adquirir de forma amplia los conocimientos necesarios para el proceso de trámite de la correspondencia en las entidades.

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DESARROLLO DEL TALLER

1. Defina qué es una unidad de Correspondencia, cuá les son sus funciones y por qué se considera como parte integral de un prog rama de Gestión Documental.

Una Unidad de Correspondencia es la Oficina que se encuentra dentro de una entidad la cual se encarga de gestionar de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales y correspondencia que llegan a esta entidad y que posteriormente serán distribuidas a los destinatarios de acuerdo a las pautas establecidas por el Acuerdo AGN 060 de 2001 y demás normatividad que establezca parámetros para el manejo de la correspondencia en las diferentes entidades tanto públicas como privadas.

Entre sus funciones se encuentran:

• RECEPCIÓN: Recibir las comunicaciones por parte de los remitentes y verificar que cumplan con las normas establecidas para la elaboración de correspondencia.

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• RADICACIÓN: Asignar un numero consecutivo tanto al original como a las copia de las comunicaciones que son recibidas por la Oficina de Correspondencia.

• REGISTRO: Registrar en el formato establecido ya sea manual o automatizado los números de radicado asignados con su correspondiente fecha en orden consecutivo y cronológico.

• DISTRIBUCIÓN: Entrega de las comunicaciones recibidas a los

destinatarios por medio del personal destinado a esta actividad.

Se considera como parte integral de un Programa de Gestión Documental porque interviene en los procesos que se llevan a cabo en los Archivos de Gestión, Centrales e Históricos de la entidad y desempeñan funciones como recepción, tramite, conservación, distribución y consulta las cuales hacen parte del desarrollo de un PGD en cualquier entidad, adicionalmente gestiona los procesos y programas del PGD para promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita ,facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de operaciones archivísticas.

2. ¿Qué entidades deben establecer una unidad de co rrespondencia y para

qué?

Deben establecer una Unidad de Correspondencia las Entidades Públicas y las Privadas que cumplen funciones públicas, dando viabilidad a la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, mediante el uso oportuno y adecuado de la información, como consecuencia se hace necesaria normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.

Donde se establecen los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

3. ¿Cuando existan regionales de una entidad con cu ántas unidades de correspondencia debe contar dicha entidad?

Cuando existan regionales de una entidad estas deberán contar con Unidades de Correspondencia en cada una de sus sedes, dado el caso en que existan sucursales de una entidad en una misma ciudad esta determinara si centraliza en una sola los procesos de correspondencia o si asigna a cada sede una unidad de correspondencia.

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4. Establezca la diferencia entre correspondencia y comunicaciones oficiales.

CORRESPONDENCIA COMUNICACIONES OFICIALES � Es de carácter privado, personal, confidencial, no se debe radicar o tramitar y no cuenta con una selección o disposición final.

� Generan trámite de recepción, radicación, despacho y envío, las comunicaciones oficiales cuentan con un trámite en el archivo de gestión, Archivo Central y una disposición final. Las comunicaciones oficiales son: � Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

� Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. � Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

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5. ¿Cuáles son las clases de comunicaciones oficial es?

Para el desarrollo de las actividades propias de cualquier entidad se generan comunicaciones oficiales que son el soporte de estas actividades. Existen varias clases y estas son:

♦ OFICIO: Es una comunicación oficial que por su naturaleza es externa y se utiliza principalmente para dar un mensaje, suministrar información, consultar o enviar respuesta a otras entidades, sobre asuntos específicos relacionados con las actividades de competencia de quien la expide.

♦ ACTAS: Documento en el que consta lo sucedido, tratado o acordado en una reunión. Las actas se levantaran en relación con las actividades de la Junta Directiva, de los Consejos, de los Comités o de las comisiones o de cualquier actividad administrativa que lo requiera.

♦ INFORMES: Es el documento que se caracteriza por contener información que

refleja el resultado de una investigación, o de un trabajo adaptado al contexto de una situación determinada. Generalmente su propósito es informar.

♦ RESOLUCIONES: Son actos administrativos de carácter general o particular expedidas de acuerdo con las facultades legales que la Ley o los reglamentos conceden y pueden ser a su vez externas o internas.

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6. Establezca la diferencia entre RADICACIÓN DE COM UNICACIONES OFICIALES Y REGISTRO DE COMUNICACIÓNE OFICIALES.

RADICACIÓN REGISTRO � Es el procedimiento por medio del

cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

� Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:

� Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

� Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

� Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.

� Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.

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7. Visite una entidad que tenga unidad de correspon dencia e indague cómo fue la metodología para organizar dicha unidad (indique paso a paso que se necesita para establecer una unidad de corresponden cia en una entidad).

Entidad: Universidad Del Cauca Funcionario: Víctor Manuel Herrera León Lugar: Ventanilla Única Horario de Atención: 8:00am a 11:00am y de 2:00pm a 5:00pm Para establecer la Unidad de Correspondencia se requiere en primer lugar que la administración de la Institución se sensibilice y contemple la necesidad de aplicar la normatividad archivística para contribuir al buen desarrollo de la administración regulando por medio de actos administrativos la obligatoriedad de seguir un conducto para la radicación de todas la comunicaciones que llegan a la Institución. Se debe contar con personal capacitado para la radicación de las comunicaciones y con el personal que realice el patinaje en el momento de entregar la correspondencia. La ventanilla Única de la Universidad del Cauca fue creada mediante Resolución Rectoral No. 225 del 11 de mayo del año 2004, dando aplicabilidad al Acuerdo 060 del 30 de octubre del año 2001. Mediante esta resolución se establece e identifica una oficina como Correspondencia, que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y a los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, central e histórico. Para efectos organizacionales la unidad se denominará "Ventanilla Única", La Unidad de correspondencia funcionará como una dependencia adscrita a la Secretaría General de la Institución, con reglamentación interna propia, personal suficiente y capacitado, recursos físicos y elementos necesarios para adelantar su gestión de manera eficiente y eficaz. En el año 2004 inicia con el proceso de radicación de las comunicaciones oficiales con un programa piloto elaborado por uno de los funcionarios de la Institución, programa que hasta el momento se maneja y se le han realizado ajustes de acuerdo a las necesidades de la Ventanilla Única.

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No cuenta con un software de Gestión Documental ya que aún está ajustando sus procesos y procedimientos para documentar el PGD y actualizar La Tabla de Retención Documental.

Organigrama Institucional

Funcionario encargado de la Ventanilla Única o Unidad de Correspondencia

Reloj Radicador

Explicación de ingreso de información en el aplicativo de la Ventanilla Única

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8. ¿Qué son firmas responsables en una entidad, en qué documento deben quedar establecidas?

Las firmas responsables corresponden a los funcionarios autorizados que establece la entidad para firmar la documentación con destino interno y externo que genera la entidad, bajo esta normativa las unidades de correspondencia deben velar porque se cumplan estas disposiciones en el desarrollo de sus funciones.

9. ¿Qué procedimientos deben tenerse en cuenta en l a radicación de los documentos y en la numeración de actos administrati vos?

Para la radicación de los documentos se debe tener en cuenta:

1. No se reservaran números de radicado bajo ninguna circunstancia. 2. La numeración debe realizarse en estricto orden de recepción de los documentos. 3. Cuando se presente la entrega de correspondencia de forma personal

inmediatamente se le entregara al usuario la respectiva copia radicada que será soporte de la entrega en la oficina de correspondencia.

4. No debe haber números, repetidos, enmendados o tachados. 5. Al inicio de cada año se iniciara la numeración desde uno utilizando el sistema

adecuado para la radicación, sea automatizado o manual. 6. Cuando se anulen los números de radicado por algún error es necesario dejar

constancia por escrito con la respectiva justificación y esta debe ir firmada por el Jefe de la unidad de correspondencia.

Por otro lado en lo que respecta a los Actos Administrativos las oficinas que se designen para tal actividad se encargaran de la numeración de los mismos, teniendo en cuenta que no se repitan, ni se tache, ni haya enmendaduras en la numeración, así como el control en las consultas a que haya lugar. En el caso en que se deba anular la numeración a causa de algún error cometido en la numeración se dejara constancia por escrito firmada por el Jefe de la oficina que sea designada para la numeración de los Actos Administrativos.

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10. ¿Cuáles son los controles que debe tener la uni dad de correspondencia de una entidad para las comunicaciones internas y ofic iales?

Las unidades de correspondencia establecerán controles sobre las comunicaciones oficiales haciendo uso de formatos o planillas que permitan tener control de la recepción de estas y a su vez se pueda certificar la fecha en la cual fue recibida y el tiempo utilizado para dar respuesta a las comunicaciones oficiales recibidas. Por otro lado para las comunicaciones internas se tendrá en cuenta el código de la dependencia y los numeración consecutiva para hacer el respectivo seguimiento de las mismas, así como atender la consulta a que haya lugar, estos procedimiento se hacen apoyados por sistemas manuales o automatizados que sean utilizados por las unidades de correspondencia.

11. ¿Cuáles son los controles cuando se entrega las comunicaciones a una empresa de mensajería.

Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.

12. ¿Qué proceso se está llevando a cabo con las in vitaciones públicas y procesos de licitación?

Los sobres que lleguen indicando que pertenecen a una invitación publica o proceso de licitación, no son abiertos, y la información que queda en el sistema es toda la que contienen el sobre ya que con antelación se les ha informado a los proponentes como deben ir diligenciados los sobres para que no exista ningún inconveniente en el proceso de recepción. Además de ello deben diligenciar una planilla extra que es la que firman de entregada la propuesta y soporta el acta de la licitación en el momento de dar apertura a los sobres de los proponentes.

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13. Consulte qué es un manual de correspondencia o correspondencia y archivo y para qué sirve. Verifique y diga cómo se evidenci a su utilización en la entidad visitada.

El manual de archivo y correspondencia es un documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr la agilidad y eficiencia en la toma de decisiones de la entidad. Es un guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con correspondencia y archivo.

Basado en el manual identifica que debe iniciar la elaboración con un objetivo propuesto (que tramite o gestión desea realizar con la comunicación), una vez identificado el objetivo toma en su PC la hoja en blanco cuadra las márgenes institucionales, identifica la comunicación con la codificación del organigrama institucional y aplica la serie y subserie de la comunicación identificando cual será la disposición final del documento.

El manual nos da las indicaciones de cómo elaborar cualquier tipo de comunicación oficial, sus márgenes, tipo de letra, como colocar anexos y la identificación de la funcionaria que elabora el documento.

Indica como organizar el archivo de gestión, como se prepara una transferencia y como se realiza la transferencia.

Desde mi punto de vista el Manual de Archivo y correspondencia le hace falta lo relacionado con el Sistema Integrado de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, para que sea integral y se convierta en el Programa de Gestión Documental.

14. Averigüe el proceso (paso a paso) que se lleva a cabo para realizar el recibo y despacho de correspondencia) y cuáles son los for matos que utilizan.

En unidad de Correspondencia o Ventanilla Única se inicia recepcionando el documento, espacio que se presta para ser cortes con el usuario saludarlo y atenderlo como el se lo merece, se toma la comunicación, se identifica que sea competencia de la Institución, que tenga los datos completos, nombre y apellidos, teléfonos, dirección y correo electrónico, si cuenta con anexos, que estos estén foliados y completos.

Una vez identificados los datos anteriores se procede a dar el número de Ventanilla Única que es consecutivo y único para cada comunicación, se entrega el recibido al usuario e inicia el proceso interno.

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La comunicación una vez numerada se ingresa a la base de datos o software identificando si la comunicación es interna o externa, numero de codificación de la comunicación, hora de llegada, tipo de comunicación (si es una solicitud, acta, informe, Petición, queja o reclamo), nombre de quien viene dirigida la comunicación, numero de folios, el asunto, nombre del funcionario a quien va dirigida la comunicación y el mensajero responsable de entregar la comunicación.

Se clasifican de acuerdo a la competencia de cada una de las dependencias y se radican a mano alzada en planillas para su Distribución, donde son recibidas por la secretaria o asistente de las dependencias académico – administrativa.

15. Mediante un ejemplo práctico explique las funci ones de dicha unidad:

� Recepción: La comunicación es recibida y enumerada para ser radicada en el sistema.

� Clasificación: Se clasifican las comunicaciones identificando la dependencia académico – administrativa que le compete continuar con el tramite.

� Distribución: O también llamado patinaje, donde se entregan las comunicaciones recepcionadas en la Ventanilla Única.

� Proceso: Radicación en las planillas de cada uno de los mensajeros, evidencia de entrega de las comunicaciones.

� Salida: Entrega de las comunicaciones en las dependencias académico – administrativas.

Llega el usuario a la Ventilla Única y necesita radicar una solicitud de reintegro, el encargado de esta unidad saluda y recibe la solicitud, identifica que sea el formato establecido por la Institución, verifica los anexos pertinente y los datos del usuario, procede a colocar el reloj radicador quien suministra o estampa en la solicitud un número que arroja el sistema, que va acompañado con el escudo de la institución , nombre, fecha y hora de recepción, este sello se le coloca en el origina y la copia que es entregado al usuario y se le informa que la debe conservar. Con la solicitud original se alimenta el software de la Ventanilla Única, identificando si el documento es interno o externo y los datos pertinentes y el mensajero que le compete entregar la solicitud. Una vez radicado la solicitud el encargado de la unidad procede a clasificar la correspondencia recibida y la ubica en cada uno de los cubículos de los mensajeros. El mensajero radica la solicitud en la planilla de correspondencia y se dirige a la dependencia pertinente.

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16. ¿Cuáles documentos no se reciben en una unidad de correspondencia?

En caso de recibir documentos de interés personal que bien pueden considerarse como correspondencia debido a su naturaleza netamente personal, estos deben ser recibidos sin radicación y relacionados en el respectivo formato (Formato Registro Correspondencia Personal), se envían a su destinatario y se hace la aclaración que, en lo posible, se debe evitar relacionar como dirección de recibo de correspondencia personal.

17. ¿cuáles sobres no se deben abrir?

Es preciso tener presente que este tipo de sobres no deben abrirse si llegaran a recibirse en la Ventanilla Única:

♦ Los sobre que lleguen con el titulo de confidencial.

♦ Los sobres que se postulen a una licitación.

♦ Los sobres que contengan procesos disciplinarios.

18. ¿Qué se debe hacer si hay fallas en el sistema o se va la energía?

En el caso en que se presente una falla en el Sistema de Radicación Automatizado o se genere una falla de energía lo mas apropiado es utilizar un sello manual el cual es el soporte de la radicación de los documentos que se reciben tanto para el usuario como para los funcionarios de la oficina de correspondencia, posteriormente al ingresar los documentos recibidos de esta forma estos quedaran radicados con la fecha en la que se recibieron y aparte en una planilla se registraran los documentos que se hayan recibido con una nota que indique las condiciones de la falla que se haya presentado en el momentos de la recepción de los mismos.

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19. Analice los riesgos, debilidades y fortalezas d e la unidad de correspondencia visitada (orden, seguridad, otros).

RIESGOS DEBILIDADES FORTALEZAS

1. El inmueble puede presentar vulnerabilidad ante terremoto, inundación, incendio.

2. No cuenta con un plan de emergencia para documentos se enfatiza en las medidas de acción inmediata.

1. El software con el que cuenta la unidad de correspondencia aunque funciona se encuentra obsoleto.

2. No hay actualización de información para el funcionario encargado de la Unidad de Correspondencia.

1. Se encuentra en proceso de elaboración el proyecto de actualización y documentación del PG.D., que aportara a subsanar las necesidades existentes en la Unidad de Correspondencia.

2. Se elaboran cada 15 minutos automáticamente copias de seguridad de la información del sistema.

3. El funcionario responsable de la Unidad de Correspondencia es auto didacta y se preocupa y estudia lo referente a la administración de la Unidad de Correspondencia.

20. Consulte los perfiles y roles que tienen los em pleados de la unidad de correspondencia.

Para el adecuado desempeño de las funciones que son propias de la Unidad de Correspondencia es necesario contar con personas que posean estudios de Ciencias de la información o Administración de Empresas, y que adicionalmente hayan tenido experiencia en recepción y manejo de correspondencia y radicación en sistemas automatizados, de igual forma las personas que trabajen en una Unidad de Correspondencia deben poseer manejo de las herramientas informáticas y de atención al usuario que garantice una adecuada gestión de los tramites referentes a la Oficina de Correspondencia de cualquier entidad.

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21. Recuerde que en el momento de efectuar el envío de documentos es muy importante precisar el embalaje, debido a que debe adaptarse a la forma, naturaleza del contenido y condiciones de transport e. Por tanto, teniendo en cuenta esto, realicen lo siguiente:

Lo que son mapas planos el embalaje debe ser de un material que no permita que se arruguen y que no se mojen, así que lo podemos adecuar en bolsas plásticas para planos y guardarlas en cajas con acido neutro y rotularlas.

Lo que son fotografías el embalaje deber ser en sobres dentro de una caja x 200 o x 100 ,que se encuentren organizadas e identificadas.

Al empacar se debe tener el orden estricto del inventario.

Las cajas de transferencia deben enumerarse consecutivamente, en lugar visible, con marcador sobre un rotulo.

Para cargar las cajas en el vehículo, se debe proceder de la siguiente manera:

La primera caja que ingrese corresponderá al último número de la remisión y así sucesivamente en orden descendente, de tal manera que la última caja que ingrese al vehículo sea la N° 1.

En el caso de material cartográfico o de gran formato debe evaluarse su estado de conservación con miras a establecer el sistema de embalaje más adecuado para su transporte; el traslado se hará en tubos, guacales o siguiendo las indicaciones dadas para las cajas.

22. Averigüe cuál es la normatividad que tienen en cuenta en dicha unidad de correspondencia.

En la Unidad de Correspondencia visitada es de común uso la normatividad que rige estrictamente los procesos de Correspondencia en las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas y estas son:

� Acuerdo 060 del año 2001 � Rectoral No. 225 del 11 de mayo del año 2004 � Manual de Archivo y Correspondencia

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23. Lea la Directiva Presidencial No. 04 del 3 de a bril de 2012 e indague como se viene dando cumplimiento en la entidad visitada.

De acuerdo a lo consultado en la Directiva Presidencial No. 04 del 3 de abril de 2012 y la forma en que esta es aplicada en la Ventanilla Única en la cual se realizo la visita pude evidenciar lo siguiente:

1) Las copias de las comunicaciones son enviadas por correo electrónico. 2) Las comunicaciones son impresas a dos caras y si son internas se utiliza el

correo electrónico para darla a conocer. 3) Cuando se requieren evidencias de envíos registro se toma el pantallazo

del sistema y se envía por correo electrónico.

24. De acuerdo con el código de ética del archivist a cada integrante del equipo debe destacar y explicar un principio y un deber qu e tendría presente al laborar en una unidad de correspondencia.

Opinión por parte de: Lola Esperanza Molina Titulo VI, Capitulo I Articulo 11 Punto No. 7 “El archivista respetara tanto el acceso publico como la privacidad de la documentación dentro del marco de la legislación vigente: El archivística protegerá el carácter privado de la documentación institucional y personal, así como la referida a la seguridad nacional sin recurrir a la destrucción de la información, especialmente en el caso de los registros electrónicos que están siendo continuamente actualizados y corregidos. Responderá la privacidad de los individuos que han producido los documentos o que son mencionados en ellos y en particular de aquellas personas que no tuvieron la oportunidad de manifestar su opinión sobre el uso o disposición del documento”. Desde mi punto de vista desde la unidad de correspondencia se debe dar aplicabilidad de la normatividad vigente ya que los documentos tienen una razón de ser y de debe velar por proteger su integridad física y el contenido de la información. El software es una base de datos digital que debe estar presta a solucionar o atender las necesidades de los diferentes usuarios, debido a esto debe ser protegida la integridad de la información que el continué. El acceso a la información es un derecho a si que de nosotros dependen que la información suministrada en el sistema sea verídica y se realice el tratamiento idóneo para cada comunicación que llegue a la Institución.

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Opinión por parte de: Ruddy González 10. El archivista trabajará conjuntamente con sus colegas, así como con profesionales de otras disciplinas para promover la conservación y la utilización de la herencia documental del mundo. El archivista fortalecerá la cooperación y evitará conflictos con sus colegas cuando se presenten desacuerdos y estimulará la práctica de los valores éticos de su profesión. Cooperará con miembros de disciplinas afines sobre la base de la comprensión y el respeto mutuo. Parágrafo. Todos los archivos de las entidades públicas deberán exhibir en sitio visible el Código Deontológico o Código de Ética, para conocimiento de sus funcionarios y usuarios en general. Este principio nos habla de algo fundamental porque se enfoca en la sinergia de todas los profesiones y es un trabajo en grupo además no se impone nuestra labor porque simplemente seamos profesionales custodiadores de los documentos y la historia institucional, por el contrario concientizamos e intercambiamos conocimientos llegando a un acuerdo entre las dos partes y darle una disposición final a ese tipo de documento.

Opinión por parte de: Juan Sebastian Bohórquez Parr a

TITULO V, CAPITULO I, Articulo 11.

8. El archivista promoverá el mayor acceso posible a los documentos y ofrecerá sus servicios a todos los usuarios de manera imparcial. El archivista formulará objetivos generales y particulares que involucren la totalidad de los documentos que custodia. Ofrecerá información imparcial a los usuarios y utilizará todos los recursos que estén a su alcance para prestar sus servicios. No impondrá restricciones insensatas que impidan el acceso a los documentos, pero podrá sugerir o determinar límites claramente establecidos y por un periodo definido. Deberá observar de manera plena e imparcial los acuerdos con los que se llegó en el momento de adquirir los documentos, pero en aras de liberalizar el acceso, y según las circunstancias, podrá renegociar las condiciones. Responderá objetivamente y con espíritu de colaboración a los requerimientos razonables sobre los documentos que custodia y estimulará la mayor consulta de acuerdo con las políticas institucionales, los criterios de preservación, las condiciones legales, los derechos individuales y los convenios establecidos en casos de donación. Explicará de manera imparcial las restricciones impuestas para la consulta de los documentos.

Con respecto a este numeral considero oportuno decir que como Archivistas nuestra función principal es la de conservar los documentos como soporte de Información la cual en su debido momento cera puesta a disposición de los usuarios, se dan casos en los que existen ciertas preferencias y se confunde la forma en la que atendemos

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alguna solicitud de información dando prelación a unas solicitudes por encima de otras no tan importantes para nosotros, es en este entorno en donde debemos ser imparciales y dar igual importancia a todas las consultas que se presenten, de igual forma se deben atender con los mismos derechos a todas las personas demostrando profesionalismo y respeto con los demás y con nuestra profesión.

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CONCLUSIONES

� Apoyados en la normatividad establecida fue posible identificar los aportes que tienen las Unidades de Correspondencia en el correcto desarrollo del Programa de Gestión Documental en las organizaciones

� Por medio de la visita a una Unidad de Correspondencia fue posible identificar los procesos de recepción, radicación y despacho que allí se realizan destacando las fortalezas y debilidades las cuales fueron analizadas de forma adecuada.

� ¡Por medio de la realización del presente Taller fue posible adquirir de forma

amplia los conocimientos necesarios para el proceso de trámite de la correspondencia en las organizaciones.

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CIBERGRAFIA

♦ Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001, (En línea),

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=10551(Consultado 10 Octubre de 2014).

♦ GTC 185, (En línea), http://www.slideshare.net/claudiaeperezf/documentacion-organizacional. (Consultado 10 de Octubre de 2014).

♦ Código de ética del Archivista. (En línea). http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Leyes/Documents/ley140930082010.pdf (Consultado 10 de Octubre 2014).