sistema de gestiÓn documental archivos · sistema de gestiÓn documental-archivo vigencia:...

Elaborado por: Fundación CIUDAD FUTURA

Revisado por: Aprobado por: JESÚS LARA TRUJILLO

Cargo: Consultor Cargo: Cargo: Gerente

E.S.E HOSPITAL FRAY LUIS DE LEÓN DE PLATO

Fecha: Fecha: Fecha:

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL-ARCHIVO Vigencia: 2013-2019

Página 1 de 77 Versión: 00 Código: MECI-SGD001-01

Elaboró: CIUDAD FUTURA

Consultores

Reviso: COMITÉ DE CALIDAD.

Aprobado Por: EFRAIN A. GARCIA JIMENEZ

Gerente

“COMPROMETIDOS CON TU SALUD”

Vía 14 –carretera los contenedores- telefax: 4852065

Correo electrónico: [email protected]

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ARCHIVOS

EFRAIN ANTONIO GARCIA JIMENEZ Gerente

Documento acorde a los lineamientos de la Ley 594 de 2004









Consultores



Gerente




MONTAJE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA E.S.E HOSPITAL FRAY LUIS DE LEÓN DE PLATO

Presentación Dentro de la cultura organizacional se hace necesaria la organización de los llamados archivos, que no son más que la evidencia objetiva del cumplimiento de las funciones constitucionales por cada organización. De esta manera y queriendo organizar bajo unos parámetros específicos, el gobierno nacional expidió la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos” en donde define la GESTION DOCUMENTAL como el Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. La Administración Pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos. La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.









Consultores



Gerente




La metodología aplicada es la mencionada en la ley 594 de 2000, que identifica la realización de procesos como: La producción o recepción La distribución La consulta La organización La recuperación La disposición final de los documentos. Inventario documental La clasificación de archivos para la E.S.E HOSPITAL FRAY LUIS DE LEÓN DE PLATO corresponderá a: ARCHIVO DE GESTI0N: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámites se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. ARCHIVO HISTORICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. El Área de Atención al Usuario de la entidad, diseñará, aplicará y coordinará la Gestión Documental como apoyo de las actividades administrativas, con base en lo expuesto en las disposiciones legales, manuales de funciones y procedimientos y demás normas relacionadas. Así mismo el Área gestionará de forma centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones por medio del servicio de mensajería interna y externa.









Consultores



Gerente




FUNCIONES DEL ÁREA DE ARCHIVO: a) Cumplir y hacer cumplir en su jurisdicción, las pautas y normas existentes en materia archivística y los lineamientos que expida el Archivo General de la Nación; b) Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo de la organización, así como el que se le confíe en custodia; c) Recibir las transferencias documentales que se efectúen bajo la responsabilidad de los funcionarios administrativos a cuyo cargo estén los archivos, de conformidad con el plan de transferencias documentales que se elabore y de acuerdo con los procedimientos y regulaciones establecidos por el Archivo General de la Nación; e) Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales y de investigación, de conformidad con las normas que regulan la materia; para el manejo de los archivos; f) Recibir, radicar y distribuir todas las comunicaciones oficiales internas y externas que se generen por parte de la Entidad en cumplimiento de sus actividades administrativas y misionales. POLÍTICAS DE ARCHIVO: Todo documento que se reciba con destino a las diferentes oficinas de la E.S.E Hospital Fray Luis de León de Plato debe ser radicado en la Gerencia. Cuando un documento deba ser entregado directamente por la oficina generadora del mismo, el funcionario de Archivo debe radicarlo, y









Consultores



Gerente




registrarlo en la planilla, hacer firmar con nombre legible el recibido y devolver el original y la copia a quien solicitó el trámite. El Área de trabajo de Archivo está facultada para radicar, enviar y devolver correspondencia o cualquier comunicación que no cumpla con las formalidades establecidas. La correspondencia personal, entendida como toda comunicación de carácter privado que llegue a la E.S.E Hospital, podrá ser recibida en el área de Archivo siempre y cuando se especifique claramente la identificación y ubicación del destinatario y no genere trámites adicionales para la organización. La recepción de esta correspondencia no implica responsabilidad alguna de la E.S.E Hospital y por lo tanto se advierte a los funcionarios para que no presenten la dirección de la organización para el envío de correspondencia personal. Las comunicaciones de carácter privado, no deben abrirse y deben estar plenamente identificadas con mensajes como: confidencial, estrictamente personal u otras similares. Si ello no ocurre y se abre equivocadamente un sobre de una comunicación privada, el funcionario de archivo informará lo sucedido al destinatario, dando claridad respecto de la confusión. Queda prohibida la eliminación total o parcial de la documentación que forma parte del Patrimonio Documental de la E.S.E Hospital Fray Luis de León de Plato. Al igual que la de los archivos de gestión sin elaborar el acta de eliminación. Cada usuario es responsable del cuidado y entrega de los documentos en las fechas indicadas, además cuando una entidad o persona requiera información y sea indispensable retirar documentos del expediente, se diligenciará el formato correspondiente y se ubicará en el lugar de donde fueron retirados los documentos. El tiempo de préstamos de documentos para empleados administrativos será máximo de tres (3) días hábiles. En caso de no ser suficiente el tiempo de utilización del documento, el usuario notifica al Área de Archivo, argumentando las causas del retraso. Las series únicas contarán con un sistema de seguridad que garantizará la originalidad de estos durante su proceso de conservación.









Consultores



Gerente




Los jefes y funcionarios de las Áreas, oficinas, o áreas de trabajo serán los responsables de cumplir y hacer cumplir todo lo relacionado con la administración y control de los archivos de gestión; de preparar y enviar oportunamente las transferencias documentales al Archivo Central y del trámite, consulta y préstamo, de la documentación que se encuentra bajo su responsabilidad. RESPONSABILIDADES Es responsabilidad de los funcionarios del Área de Archivo, dar cumplimiento a los requisitos y procedimientos, en especial lo relacionado con la producción de documentos, utilizando los formatos que por función le corresponde producir y tramitar. De igual manera, para la racionalización y producción de tipos documentales, se tendrá en cuenta el Estudio de Unidad Documental (Formato Cód. PEMP001-P001-SP001-003.1) y el manejo del cuadro de Clasificación Documental de la Tabla de Valoración Documental. El personal de Archivo velará porque las comunicaciones oficiales que se envíen estén debidamente firmadas por los funcionarios autorizados. En virtud de lo anterior, los funcionarios autorizados en la E.S.E Hospital para firmar comunicaciones oficiales son: El Gerente, Subgerente Científico, el profesional especializado del Área de Planeación, Estadística e Informática, Jefe de Control Interno, Jefe de Jurídica y Control Disciplinario, Jefes de Áreas o su equivalente en el nivel profesional siempre y cuando tengan personal a cargo. El funcionario encargado de coordinar la labor de Correspondencia está plenamente facultado para recibir y abrir los sobres de las comunicaciones oficiales que lleguen con destino a cualquier funcionario de la E.S.E Hospital Fray Luis de León de Plato. CONTROLES









Consultores



Gerente




Con el fin de ejercer un control sobre las comunicaciones oficiales se establecen los siguientes mecanismos: Recordatorio de Correspondencia sin contestar: Se genera cada mes y tiene la finalidad de alertar a las dependencias acerca de las comunicaciones que no han sido respondidas. Cada dependencia debe diligenciar esta planilla y devolverla a la sección de Archivo, para corregir en el sistema las que hayan tenido respuesta. Informe de las comunicaciones oficiales: Se genera semanalmente y se entrega a la Gerencia con el propósito de mantener informada a esta dependencia de todos los asuntos que llegan a la Entidad. Uso del fax: Será de uso exclusivamente oficial y se tendrá en estricto control, mediante una planilla para su racionalización y manejo. PROHIBICIONES Y SANCIONES PROHIBICIONES. Queda prohibido en la E.S.E Hospital Fray Luis de León de Plato El ingreso de personas no autorizadas al depósito del Archivo Central. Producir documentos en formatos o estilos distintos a los normalizados por el Manual de Procesos y Procedimientos. Hacer anotaciones, subrayar y/o hacer modificaciones, sobre los documentos del Archivo, independiente de la fase en que se encuentren. Realizar actividades que pongan en peligro la integridad física de los documentos, tales como: Fumar o consumir comidas o bebidas, durante la consulta. Tomar fotocopias, fotografías y realizar cualquier otro procedimiento reprográfico, sin la debida autorización. Utilizar información consultada con fines lucrativos, lesivos o diferentes a los institucionales. Perforar o sujetar los documentos con grapadora o clips metálicos. En situaciones muy específicas, si es necesario coser los documentos, se









Consultores



Gerente




debe hacer colocando una pestaña protectora en la parte superior izquierda. Efectuar sin la orientación y asesoría, restauración, reparaciones o trabajos sobre los documentos deteriorados por alguna causa. Elaborar envíos personales o particulares a través del Archivo Central. 10. Utilizar papelería membreteada de la E.S.E Hospital para beneficio propio o de terceros. SANCIONES. El funcionario de la E.S.E Hospital que subraye, tache, haga marcas, altere, mutile, deteriore o sustraiga documentos contenidos en los expedientes a su cargo o facilitados para su consulta, se hará acreedor a las sanciones establecidas en los reglamentos internos y el Código Único Disciplinario. El usuario externo, será denunciado ante la autoridad competente para que se investigue y se apliquen las sanciones a que haya lugar. EL HORARIO DE ATENCION DE VENTANILLA ÚNICA DE CORRESPONDENCIA. El área de Archivo atenderá de lunes a viernes y en horario de 8 a.m. a 12 m y de 2 p.m. a 6 p.m. ESTUDIO DE UNIDAD DOCUMENTAL Para el Estudio de Unidad Documental se tendrá en cuenta el Formato Cód. PEMP001-P001-SP001-003.1, que será diligenciado por cada uno de los miembros del área o la oficina, revisando además las carpetas de los archivos para poder identificar unidades documentales que eran desconocidas para el personal.









Consultores



Gerente




Posterior a la realización del Estudio de Unidad Documental, se establecen las series documentales con sus respectivas tipologías documentales, siguiendo el esquema:

CÓDIGO SERIES

DENOMINACIÓN CÓDIGO SUBSERIE

SUBSERIE DOCUMENTAL

TIPOLOGÍA DOCUMENTAL

Del estudio de unidad documental debe construirse las Tablas de Retención Documental de la entidad.









Consultores



Gerente




PROCESOS RELACIONADOS CON LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA E.S.E HOSPITAL FRAY LUIS DE LEÓN DE PLATO

OBJETIVO: Monitorear el Sistema de Gestión de la Información que

contiene todo el proceso de comunicación, redes de informática, la gestión documental tanto en el área administrativa como operativa; buscando la eficiencia y eficacia tanto en la construcción, procesamiento y utilización de la información en la E.S.E Hospital Fray Luis de León de plato. NORMATIVIDAD: Ley 594 de 2000, Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación, Acuerdo 11 de mayo 22 de 1996 “Por el cual se establece criterios de conservación y organización de documentos”, Acuerdo 39 de octubre 31 de 2002 “Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental”. FORMATOS: Estudio de Unidad Documental Formato Cód. PEMP001-P001-SP001-003.1; Formato Tabla de Valoración Documental Cód. PEMP001-P001-SP001-003.2; Tablas de Retención Documental Formato Código PEMP001-P001-SP001-005.1; Formato de Eliminación en Archivo de Gestión y Central Cód. PEMP001-P001-SP001-005.2; formato de transferencia a Archivo Central Formato Cód. PEMP001-P001-SP001-006.1; Formato de visita Cód. PEMP001-P001-SP001-007.; Lista de Chequeo Historia Laboral Cód. PEMP001-P001-SP001-002.1; Inventario Patrimonial formato Cód. PEMP001-P001-SP001-008.1, Planilla de Control Formato Cód. PEMP001-P001-SP003-002.1

MACROPROCESO GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

Responsable del Proceso: ÁREA DE PLANEACIÓN,

ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA

Código: PEMP001

Proceso: GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

Versión: 00









Consultores



Gerente




RESPONSABLE: Área de Planeación, Estadística e Informática. PROCESOS: Este macroproceso tendrá los procesos de Gestión Tecnológica de la Información y el proceso de Administración Documental (Clínica y Administrativa).









Consultores



Gerente




OBJETIVO: Normalizar los procesos de control de gestión documental administrativa para el desarrollo y cumplimiento de estos procesos, en el marco de la coordinación de la función archivística de la entidad. NORMATIVIDAD: Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación. FORMATOS: Estudio de Unidad Documental Formato Cód. PEMP001-P001-SP001-003.1; Formato Tabla de Valoración Documental Cód. PEMP001-P001-SP001-003.2; Tablas de Retención Documental Formato Código PEMP001-P001-SP001-005.1; Formato de Eliminación en Archivo de Gestión y Central Cód. PEMP001-P001-SP001-005.2; formato de transferencia a Archivo Central Formato Cód. PEMP001-P001-SP001-006.1; Formato de visita Cód. PEMP001-P001-SP001-007.; Lista de Chequeo Historia Laboral Cód. PEMP001-P001-SP001-002.1; Inventario Patrimonial formato Cód. PEMP001-P001-SP001-008.1; Inventario Patrimonial PEMP001-P001-SP001-008.1, Tabla de Valoración Documental PEMP001-P001-SP001-003.1, PEMP001-P001-SP002- Salida de Documentos Archivo 005.1, Préstamo de Documentos Registro de Entrega a Solicitantes PEMP001-P001-SP002-005.2, Devolución de Documentos PEMP001-P001-SP002-005.3, Planilla de Control Formato Cód. PEMP001-P001-SP003-002.1 RESPONSABLE: Área de Planeación, Estadística e Informática.

MACROPROCESO GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN –PEMP001-

Responsable del Proceso: ÁREA DE PLANEACIÓN,


Código: PEMP001-

P001

Proceso: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

ADMINISTRATIVA

Versión: 00









Consultores



Gerente




OBJETIVO: Ddeterminar los valores primarios y secundarios de los documentos en el área administrativa de la E.S.E Hospital Fray Luis de León de Plato con el fin de establecer su permanencia en las diferentes

fases de archivo. NORMATIVIDAD: Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación, Circular 004 de 2003 del Archivo General de la Nación. FORMATOS: Estudio de Unidad Documental Formato Cód. PEMP001-P001-SP001-003.1; Formato Tabla de Valoración Documental Cód. PEMP001-P001-SP001-003.2; Tablas de Retención Documental Formato Código PEMP001-P001-SP001-005.1; Formato de Eliminación en Archivo de Gestión y Central Cód. PEMP001-P001-SP001-005.2; formato de transferencia a Archivo Central Formato Cód. PEMP001-P001-SP001-006.1; Hoja de trabajo de visita Cód. PEMP001-P001-SP001-007.1; Lista de Chequeo Historia Laboral Cód. PEMP001-P001-SP001-002.1; Inventario Patrimonial formato Cód. PEMP001-P001-SP001-008.1. DISTRIBUCIÓN: ÁREA DE PLANEACIÓN, ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA, Gerencia, Control Interno, ÁREA DE PLANEACIÓN, ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA, ÁREA DE PLANEACIÓN, ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA, Grupos Funcionales, Almacén, Grupos Funcionales, ÁREA DE PLANEACIÓN, ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA, ÁREA DE PLANEACIÓN, ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA, Grupos Funcionales, Almacén, Grupos Funcionales, ÁREA DE PLANEACIÓN, ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA.


Responsable del Proceso: ÁREA DE PLANEACIÓN, ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA

Código: PEMP001-P001-SP001

Subproceso: VALORACIÓN DOCUMENTAL

Versión: 00









Consultores



Gerente




RESPONSABLE: ÁREA DE PLANEACIÓN, ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA









Consultores



Gerente




Actividades: ÁREA DE PLANEACIÓN, ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA Revisa el documento entregado por el contratista o el responsable de archivo y correspondencia, con las observaciones de éste se analizan y programan actividades. Semestralmente revisará el estado de los archivos: gestión y central. Dicha revisión traerá consigo el cumplimiento de la Ley General de Archivo y el cumplimiento de los actos administrativos expedidos por la E.S.E Hospital Fray Luis de León de Plato. Realiza un informe con lo encontrado en la revisión y se envía a Gerencia para la toma de decisiones y correctivos al igual que a la oficina de Control Interno para que sean incluidos en el Plan de Mejoramiento por dependencia. GERENCIA Recibe informe y toma decisiones según presupuesto y disponibilidad. CONTROL INTERNO Recibe y hace recomendaciones. ÁREA DE PLANEACIÓN, ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA Con las recomendaciones hace enlace con la normatividad existente y planea acciones.


Responsable del Procedimiento: ÁREA DE PLANEACIÓN,


Código: PEMP001-

P001-SP001-001

Procedimiento:

Estado del Arte - Diagnóstico de la situación

de los archivos

Versión: 00









Consultores



Gerente




Actividades: ÁREA DE PLANEACIÓN, ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA Organiza las políticas, prohibiciones, sanciones y son entregadas al Grupo

Funcional de Talento Humano y Oficina de Control Interno para ser incluidos en el Código de Ética y Buen Gobierno, programa de inducción y reinducción y en la plataforma estratégica de la organización. De acuerdo con las prioridades de la administración del personal y las restricciones presupuestarias se plantea un cronograma de acciones en materia de documentación según orden de importancia. Envía al Comité de Archivo para su revisión, a la Gerencia para su aprobación y distribución por la organización. Dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación, se encuentran los relacionados con el expediente de Historia Laboral que debe contener como mínimo los documentos según la forma de vinculación laboral, que serán verificados a través de Lista de Chequeo Historia Laboral Cód. PEMP001-P001-SP001-002.1, ésta lista de chequeo será entregada al Grupo Funcional de Talento Humano para su implementación inmediata.


Responsable del Procedimiento:

ÁREA DE PLANEACIÓN, ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA

Código: PEMP001-P001-

SP001-002

Procedimiento:

Aplicación de lineamientos de ley de archivo

Versión: 00









Consultores



Gerente




Actividades: RESPONSABLE DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Las actividades propuestas incluyen la realización del Estudio de Unidad Documental Formato Cód. PEMP001-P001-SP001-003.1, que deberá actualizarse cuando haya supresión o incorporación de una oficina, grupo funcional o área de trabajo. Sin embargo, se recomienda un Estudio de Unidad Documental según la vigencia del Sistema de Gestión Documental-Archivo. Según las disposiciones del Archivo General de la Nación se realizará la valoración patrimonial y el estudio de fondos acumulados. Para lo cual se seguirán las instrucciones que se encuentran en el Formato Tabla de Valoración Documental Cód. PEMP001-P001-SP001-003.2. Del estudio se organiza el plan de transferencias secundarias al archivo central e histórico y se sigue el procedimiento descrito en el presente manual, a partir del punto 33 en adelante del Procedimiento Transferencias a Archivo Central Cód. PEMP001-P001-SP001-006 Del estudio de unidades documentales, en el que deben participar todas las oficinas, grupos funcionales, áreas de trabajo y los funcionarios encargados de los archivos de gestión, se envía a cada grupo funcional las unidades documentales encontradas con sus respectivas tipologías documentales para organizar los archivos de gestión.



Responsable de Archivo y correspondencia


SP001-003

Procedimiento:

Aplicación de instrumentos: estudio de unidad documental,

valoración documental y fondos acumulados

Versión: 00









Consultores



Gerente




Actividades: GRUPOS FUNCIONALES Los grupos funcionales reciben las unidades documentales, analizan la información, determinan el material a utilizar y solicitan al área de almacén lo necesario para la organización de sus archivos, indicando las cantidades a necesitar. ÁREA DE TRABAJO ALMACEN Recibe solicitudes, organiza los materiales y entrega material a las dependencias. GRUPOS FUNCIONALES Recibe materiales e inicia el proceso de organización y construcción de expedientes según recomendaciones entregadas por la oficina de Archivo y correspondencia (Cartilla). Si es necesario realizar depuración de los documentos se realizarán siguiendo las recomendaciones para tal fin expedidas por el Archivo General de la Nación. Estas depuraciones corresponderán a documentos en papel fax ilegibles, invitaciones, programas de capacitaciones, anexos innecesarios, identificación de material afectado por biodeterioro, extracción de material metálico, y se realizarán para las vigencias del archivo de gestión. Para el caso que se tengan documentos de vigencias anteriores se organizarán en tal forma que


Responsable del Procedimiento: GRUPOS FUNCIONALES

Código: PEMP001-P001-SP001-004

Procedimiento: Organización de archivos de gestión por unidades documentales y tipología documental y depuración documental

Versión: 00









Consultores



Gerente




pueden ser transferidas al archivo central en los tiempos y condiciones estipuladas por el Comité de Archivo. Para el Grupo Funcional de Talento Humano en la Unidad documental Historia Laboral cada expediente organizado deberá contener la Hoja de Control de Historias Laborales Cód. PEMP001-P001-SP001-004.1. Las dependencias contarán con un tiempo máximo de seis meses cuando es por primera vez que organicen su archivo de gestión y un mes cuando se trate de nuevas unidades documentales y ya esté organizado el archivo de gestión. El jefe del Grupo Funcional, área o dependencia deberá proyectar un informe de avance de organización de los archivos correspondientes y

será enviado al Área de Atención al Usuario para el acompañamiento correspondiente. Pasa a punto 38 Actividades: ÁREA DE PLANEACIÓN, ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA Con el estudio de unidades documentales, los informes de cada grupo funcional se proceden a construir las Tablas de Retención Documental Formato Código PEMP001-P001-SP001-005.1. De la aplicación de la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan se analiza e interpreta la información recolectada concerniente a la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las oficinas, grupos funcionales o áreas de trabajo y los manuales de procedimientos.





SP001-005

Procedimiento:

Tablas de Retención Documental

Versión: 00









Consultores



Gerente




Identifica los valores primarios de la documentación, o sea, los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales y se conforman las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Posteriormente se establecen los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: Gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final. Determina el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repita o se encuentre registrado en otras series, a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total. En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos. El jefe del ÁREA DE PLANEACIÓN, ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA prepara la propuesta de Tablas de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada oficina, grupo funcional o área de trabajo, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta. Remite a la instancia evaluadora correspondiente el proyecto de Tablas de Retención Documental para su evaluación y aprobación. Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el Gerente expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación. Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el presidente del Comité de Archivo, el encargado de Archivo y el del grupo funcional respectivo y el Formato de Eliminación en Archivo de Gestión y Central Cód. PEMP001-P001-SP001-005.2.









Consultores



Gerente




Establece un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las oficinas, grupos funcionales o áreas de trabajo y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a las Tablas de Retención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud del grupo funcional, deberán ser evaluadas por la oficina de Archivo y correspondencia, y aprobadas por el Comité de Archivo. La Tabla de Retención Documental se aplicará a partir de su aprobación y servirá de referente para la organización y conformación de series y subseries de los documentos producidos con anterioridad a la aprobación, siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se basó la elaboración de las TRD. GRUPOS FUNCIONALES

Reciben Tablas de Retención Documental Formato Código PEMP001-P001-SP001-005.1 y aplican. En cumplimiento de la política archivística que ejerce el Archivo Central de la E.S.E Hospital conforme a lo dispuesto en el literal b) del artículo 23 de la Ley 594 de 2000, le corresponde: agrupar los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general: El



GRUPOS FUNCIONALES


SP001-006

Procedimiento:

Transferencias a Archivo Central

Versión: 00









Consultores



Gerente




Archivo Central recibe las transferencias documentales y actualiza permanentemente el inventario para facilitar las consultas. Actividades: GRUPOS FUNCIONALES Todas las oficinas, grupos funcionales o áreas de trabajo de la E.S.E Hospital deben preparar los documentos a transferir al Archivo Central, según las series y tiempos de retención estipulados por el área de trabajo de Archivo y las TRD. Según el volumen de los archivos a transferir se solicita al área de almacén los materiales necesarios. ÁREA DE TRABAJO ALMACEN Recibe solicitudes y entrega material a los grupos funcionales GRUPOS FUNCIONALES Reciben material y organizan los archivos a transferir, se hace oficial mediante la entrega física de la documentación, la cual deberá hacerse



ÁREA DE PLANEACIÓN, ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA


SP001-007

Procedimiento:

Revisión de archivos de gestión

Versión: 00









Consultores



Gerente




en el Formato de Transferencia a Archivo Central Formato Cód. PEMP001-P001-SP001-006.1. OFICINA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Recibe las transferencias y pasa a punto 1 del Procedimiento Recepción de transferencias a archivo central Cód. PEMP001-P001-SP002-001 Actividades: ÁREA DE PLANEACIÓN, ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA Recibe los informes individuales por cada grupo funcional Identifica los principales inconvenientes y dificultades que tuvieron los grupos funcionales y plantea recomendaciones. En el caso de no presentar inconvenientes procede a programar visitas de verificación. Programa visitas a los archivos de gestión, envía programación a la oficina de Control Interno para el acompañamiento y como insumo para el componente del Riesgo en el Modelo Estándar de Control Interno –MECI- CONTROL INTERNO Recibe programación y coordina con el responsable del Área de Planeación, Estadística e Informática las visitas a los archivos de gestión. CONTROL INTERNO Y ÁREA DE PLANEACIÓN, ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA Realizan visitas de verificación a los archivos de gestión, entregan las recomendaciones para mejorar la organización de los mismos, se aclaran dudas si existen. En la hoja de trabajo para la visita Formato de visita Cód. PEMP001-P001-SP001-007.1, se consignan los aspectos más relevantes de la visita, se verifica el diligenciamiento de la Lista de Chequeo Historia Laboral Cód. PEMP001-P001-SP001-002.1 en el Grupo Funcional de Talento Humano para constatar el cumplimiento de los mismos y se









Consultores



Gerente




verifica la existencia de la Hoja de Control de Historias Laborales Cód. PEMP001-P001-SP001-004.1. ÁREA DE PLANEACIÓN, ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA

Organiza y consolida informe de visita con la información contenida en el Formato Cód. PEMP001-P001-SP001-007.1, el informe de cada grupo funcional, área o dependencia sobre el estado de los archivos de gestión y la programación proyectada. Se deberán realizar dos informes anuales sobre el estado de los archivos de gestión. Envía informe a Control Interno y Gerencia. CONTROL INTERNO Recibe informe En las auditorías internas con cada grupo funcional incorpora las conclusiones para ser tomadas en cuenta en el Plan de Mejoramiento por grupo funcional. GERENCIA Recibe informe Analiza la información y toma decisiones según las restricciones presupuestales, de personal y de tiempo. Entrega a Área de Planeación, Estadística e Informática para su implementación. Fin de Procedimiento Actividades:



GRUPOS FUNCIONALES


SP001-008

Procedimiento:

Eliminación de series documentales

Versión: 00









Consultores



Gerente




GRUPO FUNCIONALES Las series documentales cuya disposición final sea la eliminación en el Archivo de Gestión, deberán contener su Inventario Patrimonial formato Cód. PEMP001-P001-SP001-008.1, el jefe de la respectiva oficina, grupos funcional o área de trabajo será el(a) responsable de la eliminación del Archivo de Gestión, levantar un acta y diligenciar el Formato de Eliminación en Archivos de Gestión y Central Cód. PEMP001-P001-SP001-005.2, en la que se consignarán los documentos a ser eliminados de acuerdo con las TRD, en presencia de un funcionario competente de Archivo y se presentará al Comité de Archivo para su aprobación. Remite una copia al Área de Planeación, Estadística e Informática para su archivo y la original para el Comité de Archivo. ÁREA DE PLANEACIÓN, ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA-ÁREA DE ATENCIÓN AL USUARIO Recibe acta y programa Comité de Archivo.









Consultores



Gerente




La decisión del Comité de Archivo se remite al grupo funcional que presentó la eliminación de las series documentales. GRUPOS FUNCIONALES Reciben la decisión del comité de archivo y toma recomendaciones. Fin del procedimiento Actividades: ÁREA DE PLANEACIÓN, ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA-ATENCIÓN AL USUARIO La Oficina de archivo y correspondencia ha organizado una cartilla en la que se encuentran las directrices generales del Sistema de Gestión

MACROPROCESO GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN –PEMPGI001-




SP001-009

Procedimiento: Capacitaciones al personal administrativo del hospital

Versión: 00









Consultores



Gerente




Documental. Esta cartilla debe estar distribuida en todas las dependencias de la E.S.E Hospital. Programa dos capacitaciones semestrales en donde se refuerzan los contenidos del Sistema de Gestión Documental para el área administrativa y se socializan las herramientas y procedimientos aquí descritos. En coordinación con Talento Humano y Control Interno se propicia la divulgación de las políticas, prohibiciones y sanciones periódicamente. Fin del proceso y procedimiento.









Consultores



Gerente




Estándares y Puntos de Control Procedimiento Estado del Arte - Diagnóstico de la situación de los archivos

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE ESTÁNDAR DE TIEMPO

PUNTO DE CONTROL

Revisa el documento entregado por el contratista y con las observaciones de éste se analizan y se programan actividades.

Área de Planeación, Estadística e Informática

8 horas Cronograma de actividades

Semestralmente se revisará el estado de los archivos: gestión y central.


Procede a realizar un informe con lo encontrado en la revisión y se envía a Gerencia y oficina de Control Interno


4 horas

Informe y oficios remisorios a Gerencia y Control Interno

Recibe informe y toma decisiones según presupuesto y disponibilidad

Gerencia

Recibe y hace recomendaciones Control Interno

Con recomendaciones hace enlace con la normatividad existente y planea acciones.


PROCEDIMIENTO: Aplicación de lineamientos de ley de archivo


PUNTO DE CONTROL

Organiza las políticas, prohibiciones, sanciones y son entregadas al grupo funcional de talento humano, grupo funcional de planeación y mercadeo y control

Atención al Usuario

1 hora









Consultores



Gerente





PUNTO DE CONTROL

interno para ser incluidos en los instrumentos de planeación

De acuerdo con las prioridades de la administración del personal y las restricciones presupuestarias se plantea un cronograma de acciones en materia de documentación según orden de importancia.

Grupo Funcional de Apoyo Tecnológico y Documentación

4 horas Cronograma de actividades

Envía al Comité de Archivo para su aprobación y distribución por la organización.


30 minutos Oficios remisorios a comité, acta de aprobación y oficio remisorio a grupos funcionales

Cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los documentos según la forma de vinculación laboral, que serán verificados a través de Lista de Chequeo Historia Laboral, ésta lista de chequeo será entregada al Grupo Funcional de Talento Humano para su implementación inmediata.


15 minutos Lista de Chequeo Historia Laboral Cód. PEMP001-P001-SP001-002.1

Procedimiento: Aplicación de instrumentos: estudio de unidad documental, valoración documental y fondos acumulados.


PUNTO DE CONTROL

Las actividades propuestas incluyen la realización del estudio de unidad documental


1 mes Estudio de Unidad Documental Formato Cód. PEMP001-P001-SP001-003.1

Realiza la valoración patrimonial y el estudio de fondos acumulados. Para lo cual se seguirán las

Grupo Funcional de Apoyo

Formato Tabla de Valoración









Consultores



Gerente





PUNTO DE CONTROL

instrucciones que se encuentran en el Formato Tabla de Valoración Documental del estudio se deberá organizar el plan de transferencias secundarias al archivo central e histórico y seguir el procedimiento descrito el presente manual, puntos 33 en adelante del Procedimiento Transferencias a archivo central

Tecnológico y Documentación

Documental Cód. PEMP001-P001-SP001-003.2

Del estudio de unidades documentales, en que deben participar todas las dependencias y los funcionarios encargados de los archivos de gestión, se envía a cada grupo funcional las unidades documentales encontradas con sus respectivas tipologías documentales para organizar los archivos de gestión.


30 minutos Oficios remisorios con unidades documental y su tipología documental

Procedimiento organización de archivos de gestión por unidades documentales y tipología documental y depuración documental.


PUNTO DE CONTROL

Los grupos funcionales reciben las unidades documentales, analizan la información, determinan el material a utilizar y solicitan a recursos físicos o almacén lo necesario para la organización de sus archivos, indicando las cantidades a necesitar.

Grupos Funcionales

2 horas Oficio de solicitud de materiales a almacén

Recibe solicitudes, organiza los materiales y entrega material a las dependencias

Almacén 2 horas cuando hay existencias, sino es un tiempo de espera hasta

Oficio de entrega de materiales









Consultores



Gerente





PUNTO DE CONTROL

iniciar el trámite administrativo de solicitud de materiales

Recibe materiales e inicia el proceso de organización y construcción de expedientes según recomendaciones entregadas

Grupos Funcionales

3 meses

Si es necesario realizar depuración de los documentos se realizarán siguiendo las recomendaciones para tal fin

Grupos Funcionales

3 meses

Para el Grupo Funcional de Talento Humano en la Unidad documental Historia Laboral cada expediente organizado deberá contener la Hoja de Control de Historias Laborales.

Grupo Funcional de Talento Humano

Hoja de Control de Historias Laborales Cód. PEMP001-P001-SP001-004.1.

Las dependencias contarán con un tiempo máximo de tres meses cuando es por primera vez que organicen su archivo de gestión y un mes cuando se trate de nuevas unidades documentales y ya esté organizado el archivo de gestión.

Grupos Funcionales

3 meses









Consultores



Gerente





PUNTO DE CONTROL

Proyecta informe de avance de organización de los archivos correspondientes y será enviado al Grupo Funcional de Apoyo Tecnológico y Documentación para el acompañamiento correspondiente. Pasa a punto 37

Jefe de Grupos Funcionales

4 horas Informe de avance de organización de archivos de gestión

Con el estudio de unidades documentales y los informes de cada grupo funcional se procede a construir las Tablas de Retención Documental.


2 semanas Tablas de Retención Documental Formato Código PEMP001-P001-SP001-005.1

De la aplicación de la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan se analiza e interpreta la información recolectada concerniente a la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.


2 semanas

Identifican los valores primarios de la documentación, o sea, los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales y se conforman las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.


2 semanas









Consultores



Gerente





PUNTO DE CONTROL

Posteriormente se establecen los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: Gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final.


2 semanas

Determina el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repita o se encuentre registrado en otras series, a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total. En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.


2 semanas

Prepara la propuesta de Tablas de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada oficina, grupo funcional o área de trabajo, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio

Jefe Grupo Funcional de Apoyo Tecnológico y Documentación

2 semanas Propuesta de Tabla de Retención Documental Formato Código PEMP001-P001-SP001-005.1, acta de









Consultores



Gerente





PUNTO DE CONTROL

correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta.

aceptación de propuesta de TRD para su trámite

Remite a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retención Documental para su evaluación y aprobación.


Tiempo de espera

Oficio de envío de TRD al Archivo General de la Nación

Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el Gerente expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación.


Según tiempo del Archivo General de la Nación

Acto administrativo de adopción de TRD

Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva y el Formato de Eliminación en Archivo de Gestión y Central


1 hora Formato de Eliminación en Archivo de Gestión y Central Cód. PEMP001-P001-SP001-005.2.

Establece un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.


4 horas Cronograma de verificación de aplicación de TRD, plan de mejoramiento

Las modificaciones a las Tablas de Retención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia,










Consultores



Gerente





PUNTO DE CONTROL

deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo y aprobadas por el Comité de Archivo.


La Tabla de Retención Documental se aplicará a partir de su aprobación y servirá de referente para la organización y conformación de series y subseries de los documentos producidos con anterioridad a la aprobación, siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se basó la elaboración de las TRD.


Reciben Tablas de Retención Documental Formato Código PEMP001-P001-SP001-005.1 y se aplican en su dependencia

Grupos Funcionales

1 mes Tablas de Retención Documental Formato Código PEMP001-P001-SP001-005.1 aprobadas

Procedimiento Transferencias a Archivo Central


PUNTO DE CONTROL

Todas las dependencias de la E.S.E Hospital deben preparar los documentos a transferir al Archivo Central, según las series y tiempos de retención estipulados por la sección de Archivo y las TRD.

Grupos Funcionales

1 semana

Según el volumen de los archivos a transferir se solicita a almacén los materiales requeridos si son necesarios.

Grupos Funcionales

15 minutos Oficio de solicitud de materiales









Consultores



Gerente





PUNTO DE CONTROL

Recibe solicitudes y entrega material a los grupos funcionales

Almacén

2 horas cuando hay existencias, sino es un tiempo de espera hasta iniciar el trámite administrativo de solicitud de materiales

Reciben material y organizan los archivos a transferir, se hace oficial mediante la entrega física de la documentación, la cual deberá hacerse en el formato de transferencia a Archivo Central

Grupos Funcionales

4 horas

Formato de Transferencia a Archivo Central Formato Cód. PEMP001-P001-SP001-006.1

Recibe las transferencias y pasa a punto 1 del Procedimiento Recepción de transferencias a archivo central Cód. PEMP001-P001-SP002-001


Según el volumen de las transferencias

Formato de Transferencia a Archivo Central Formato Cód. PEMP001-P001-SP001-006.1

Procedimiento Revisión de archivos de gestión


PUNTO DE CONTROL

Recibe los informes individuales por cada grupo funcional

Jefe Grupo Funcional de Apoyo

15 minutos Oficios remisorios de informes de









Consultores



Gerente





PUNTO DE CONTROL


grupos funcionales

Identifica los principales inconvenientes y dificultades que tuvieron las dependencias y plantea recomendaciones. En el caso de no presentar inconvenientes se procede a programar visitas de verificación.


Según los informes

Programan visitas a los archivos de gestión, se envía programación a la oficina de Control Interno para el acompañamiento y como insumo para el componente del Riesgo en el Modelo Estándar de Control Interno –MECI-


15 minutos Cronograma de visitas y oficio remisorio a CI

Recibe programación y coordina con el responsable del Grupo funcional de Apoyo Tecnológico y Documentación las visitas a los archivos de gestión.

Control Interno 1 hora Oficio

Realizan visitas de verificación a los archivos de gestión

Grupo Funcional de Apoyo Tecnológico y Documentación y Control Interno

1 semana

En la hoja de trabajo para la visita Formato de visita, se


1 semana Formato de visita Cód.









Consultores



Gerente





PUNTO DE CONTROL

consignan los aspectos más relevantes de la visita y se verifica el diligenciamiento de la Lista de Chequeo Historia Laboral en el Grupo Funcional de Talento Humano para constatar el cumplimiento de los mismos

Tecnológico y Documentación y Control Interno

PEMP001-P001-SP001-007.1

Organiza informe de visita con la información contenida en el Formato de visita, el informe de cada grupo funcional sobre el estado de los archivos de gestión y la programación proyectada. Se deberán realizar dos informes anuales sobre el estado de los archivos de gestión.


4 horas Informe consolidado

Envía informe a Control Interno y Gerencia.


15 minutos Oficios remisorios

Recibe informe Control interno 15 minutos Oficio

En las auditorías internas con cada grupo funcional incorpora las conclusiones para ser tomadas en cuenta en el plan de mejoramiento por grupo funcional.

Control Interno

Según el cronograma de auditorías internas

Recibe informe Gerencia 15 minutos Oficio

Analiza la información y toma decisiones según las

Gerencia









Consultores



Gerente





PUNTO DE CONTROL

restricciones presupuestales, de personal y de tiempo.

Entrega a Grupo funcional de Apoyo Tecnológico y Documentación para su implementación. Fin de Procedimiento

Gerencia Oficio

Procedimiento eliminación de series documentales:


PUNTO DE CONTROL

Las series documentales cuya disposición final sea la eliminación en el Archivo de Gestión, deberán contener su Inventario Patrimonial, el jefe de la respectiva dependencia será el(a) responsable de la eliminación del Archivo de Gestión, levantar un acta y diligenciar el Formato de Eliminación en Archivos de Gestión y Central, en la que se consignarán los documentos a ser eliminados de acuerdo con las TRD, en presencia de un funcionario competente de Archivo y se presentará al comité de archivo para su aprobación

Grupos Funcionales

1 semana

Inventario Patrimonial formato Cód. PEMP001-P001-SP001-008.1, acta de eliminación y Formato de Eliminación en Archivos de Gestión y Central Cód. PEMP001-P001-SP001-005.2

Remite una copia al Grupo Funcional de Apoyo Tecnológico y Documentación para su archivo y la original para el Comité de Archivo.

Grupos Funcionales

15 minutos Oficios remisorios









Consultores



Gerente





PUNTO DE CONTROL

Recibe acta y programa Comité de Archivo.

Grupo de Apoyo Tecnológico y Documentación

2 horas Convocatoria a Comité y acta del mismo

La decisión del Comité de Archivo se remite al grupo funcional que presentó la eliminación de las series documentales.

Profesional del Grupo de apoyo tecnológico y documentación

30 minutos Oficio remisorio con decisión del comité

Reciben la decisión del comité de archivo y toma recomendaciones. Fin del procedimiento

Grupos Funcionales

Procedimiento capacitaciones al personal administrativo del hospital.


PUNTO DE CONTROL

El área de archivo del grupo funcional ha organizado una cartilla en la que se encuentran las directrices generales del Sistema de Gestión Documental. Esta cartilla debe estar distribuida en todas las dependencias de la E.S.E Hospital.


2 horas

Cartilla del Sistema de Gestión Documental

Programa dos capacitaciones semestrales en donde se refuerzan los contenidos del Sistema de Gestión Documental para el área administrativa y se socializarán las herramientas y procedimientos aquí descritos.


3 horas de capacitación, más el tiempo de la organización de la misma

Registros de asistencias e información suministrada en las capacitaciones

En coordinación con el Grupo Funcional de Planeación y Mercadeo, Talento Humano y Control Interno se propicia la divulgación de las políticas, prohibiciones y sanciones periódicamente.


Herramientas de planeación con los elementos del Sistema de Gestión









Consultores



Gerente





PUNTO DE CONTROL

Documental incorporados









Consultores



Gerente




OBJETIVO: Organizar el Archivo Central en la E.S.E Hospital Fray Luis

de León de Plato con la recepción de las transferencias primarias, secundarias, tratamiento a fondos acumulados y así dar cumplimiento a lo establecido por el Archivo General de la Nación y la normatividad existente. NORMATIVIDAD: Ley 594 de 2000, Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación FORMATOS: Inventario Patrimonial PEMP001-P001-SP001-008.1, Tabla de Valoración Documental PEMP001-P001-SP001-003.1, Salida de Documentos Archivo PEMP001-P001-SP002- 005.1, Préstamo de Documentos Registro de Entrega a Solicitantes PEMP001-P001-SP002-005.2, Devolución de Documentos PEMP001-P001-SP002-005.3. DISTRIBUCIÓN: Grupo Funcional de Apoyo Tecnológico y Documentación, Grupo Funcional de Apoyo Tecnológico y Documentación, Grupo Funcional de Apoyo Tecnológico y Documentación, Grupos Funcionales y Grupo Funcional de Apoyo Tecnológico y Documentación. RESPONSABLE: Grupo Funcional de Apoyo Tecnológico y Documentación


Responsable del Procedimiento: GRUPO FUNCIONAL DE APOYO TECNOLÓGICO Y DOCUMENTACIÓN


Subproceso: Puesta en funcionamiento del Archivo Central

Versión: 00









Consultores



Gerente




Actividades:

GRUPO TECNOLÓGICO DE APOYO TECNOLÓGICO Y DOCUMENTACIÓN Viene de 36 Procedimiento Transferencia a Archivo Central PEMP001-P001-SP001-006, el original del formato de transferencia quedará en el Archivo Central. El jefe notificará al Comité de Archivo el incumplimiento del cronograma de transferencias documentales o las correcciones no atendidas por parte de las oficinas, grupos funcionales o áreas de trabajo, para que tomen las medidas correctivas. Las transferencias documentales primarias y secundarias de cada dependencia se recibirán y cotejarán por los funcionarios del Archivo Central. Actividades: GRUPO FUNCIONAL DE APOYO TECNOLÓGICO Y

DOCUMENTACIÓN




Procedimiento: Recepción de transferencias a archivo central

Versión: 00




Procedimiento: Organización de transferencias en el archivo central

Versión: 00









Consultores



Gerente




Ubica en cajas de archivo, las cuales, se numeran consecutivamente, respetando la estructura orgánico-funcional y los principios archivísticos, se tendrá un Inventario Patrimonial formato Cód. PEMP001-P001-SP001-008.1 general actualizado para facilitar las consultas. El área de Archivo efectúa las transferencias al Archivo Histórico, de las series y /o subseries las cuales se efectúan, cumpliendo las formalidades establecidas por el Archivo General de la Nación. Los Fondos Acumulados de la E.S.E HOSPITAL FRAY LUIS de LEÓN DE PLATO de acuerdo con su ciclo vital, se formaron con los

documentos de los archivos de gestión, Archivo Central o Históricos, que adquieren un valor permanente. No se eliminan y se protegen para la investigación, la academia, la historia, la ciencia y la cultura. Por este motivo es importante establecer la fecha a partir de la cual se deben adelantar los procesos de organización documental para este tipo de fondos, pudiendo ser en un principio la documentación que por su antigüedad supere los 30 años. Actividades: GRUPO FUNCIONAL DE APOYO TECNOLÓGICO Y DOCUMENTACIÓN Los fondos acumulados se someterán a un proceso de organización y su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).


Responsable del Procedimiento: GRUPO FUNCIONALD E APOYO TECNOLÓGICO Y DOCUMENTACIÓN


Procedimiento: Tratamiento a Fondos Acumulados

Versión:









Consultores



Gerente




Para definir la disposición final se realiza un análisis de los Fondos Acumulados, aplicando los principios por los cuales se rige la organización de los documentos en el archivo, estos son el respeto al origen o procedencia y el respeto al orden natural u original de los documentos, los cuales están dados por cada grupo funcional. Sigue las instrucciones contenidas en el Formato de Tabla de Valoración Documental Cód. PEMP001-P001-SP001-003.1 que se define como el producto del análisis y organización de un fondo acumulado donde se presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, su valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final. Formula el plan de acción que es el conjunto de acciones, que se presentan en forma ordenada y cuyo objetivo es responder a corto, mediano y largo plazo con actividades concretas, frente a la organización de los fondos acumulados y en la elaboración y aplicación de las TVD. La TVD y el Plan de acción se presentan al Comité de Archivo para su aprobación. Una vez que se ha elaborado la propuesta de Tabla de Valoración Documental – TVD para cada unidad administrativa del fondo acumulado y sugerido el plazo de retención para cada serie y/o subseries documental, deberá ser sustentada y presentada ante el Comité de Archivo de la Entidad, quienes deberán evaluarla para su aprobación. Antes de la aprobación final del TVD, si surgieran dudas, o en los casos de revisión de la valoración documental o la adición de nuevas series, o si alguna es eliminada, conviene que el Archivista consulte las fuentes primarias y secundarias anteriormente, con el fin de que verifique con el equipo de trabajo la modificación a efectuarse, y verifique si la valoración documental y los procedimientos para su aplicación son correctas y sustentarla nuevamente ante el Comité de Archivo de la entidad, hasta lograr su aprobación.









Consultores



Gerente




Una vez aprobada la TVD se procede a su aplicación y opera a partir del archivo central o Histórico, para lo cual se capacitará sobre la aplicación de las TVD, se retira la documentación que ha perdido sus valores primarios y no posee secundarios, se folian, se prepara físicamente la documentación a conservar (limpieza, retiro de material metálico y sustitución de unidades de conservación) y se elaboran inventarios. Actividades: GRUPOS FUNCIONALES Realizaran inventario patrimonial en los siguientes casos: Transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de oficinas, grupos funcionales

o áreas de trabajo, inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación. En todos los casos se solicita la asistencia técnica del Grupo Funcional de Apoyo Tecnológico y Documentación. Al realizar el Inventario Patrimonial se remitirá el original al Grupo Funcional de Apoyo Tecnológico y Documentación, guardando una copia en la dependencia que lo generó. En el Documento REGISTROS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CÓD. MECI-SGD001-03 se encuentran las instrucciones para el diligenciamiento del Formato de Inventario Patrimonial. GRUPO FUNCIONAL DE APOYO TECNOLÓGICO Y DOCUMENTACIÓN


Responsable del Procedimiento: GRUPOS FUNCIONALES


Procedimiento: Inventario Patrimonial

Versión: 00









Consultores



Gerente




Recibe el Formato de Inventario Patrimonial diligenciado y verifica la información contenida en él, es utilizado en el procedimiento de organización del Archivo Central. El acceso a la documentación en los Archivos institucionales, estará sujeto a las limitaciones, restricciones y condiciones cuando por su naturaleza tenga el carácter de reservado. Actividades: GRUPO FUNCIONAL DE APOYO TECNOLÓGICO Y DOCUMENTACIÓN El préstamo de documentos para consulta o fotocopia, por parte de los funcionarios de la E.S.E Hospital, se realiza previo diligenciamiento del Formato de Salida de Documentos Archivo Cód. PEMP001-P001-

SP002-005.1, donde se consigna el número de carpeta, caja, cantidad de folios, nombre del expediente, funcionario que entrega, usuario, dependencia solicitante, fecha de entrega y de devolución y firma. El préstamo de documentos para consulta o fotocopia, requerido por otras entidades o personas particulares deberá hacerse solamente con el visto bueno del jefe del área de Archivo y Correspondencia mediante oficio motivado y según la consulta solicitada en el Formato de Préstamo de Documentos Registro de Entrega a Solicitantes Cód. PEMP001-P001-SP002-005.2 La salida temporal de documentos, solo se hace en casos imprescindibles, el jefe del Grupo de Apoyo Tecnológico y Documentación autorizará la salida temporal de documentos originales,




Procedimiento: Préstamo de documentos

Versión: 00









Consultores



Gerente




copias o expedientes del Archivo Central y sólo en los siguientes eventos: Por solicitud expresa del jefe de la oficina o grupo funcional productora de los documentos. Por solicitud de entes judiciales, fiscales o de control. c) Por motivos técnicos como la reprografía o procesos de restauración. Una vez sean devueltos los documentos solicitados se recibirán con el Formato de Devolución de Documentos Archivo Cód. PEMP001-P001-SP002-005.3, se verificarán con el formato de préstamo para corroborar la documentación objeto de la solicitud y se colocará en el lugar correspondiente del Archivo Central. Fin del procedimiento y subproceso Estándares y Puntos de Control Procedimiento Recepción de transferencias a archivo central


PUNTO DE CONTROL

Viene de 36 Procedimiento Transferencia a Archivo Central, el original del formato de transferencia quedará en el Archivo Central.


Original Formato de Transferencia a Archivo Central

Nnotificará al Comité de Archivo el incumplimiento del cronograma de transferencias documentales o las correcciones no atendidas por parte de las dependencias, para que tomen las medidas correctivas.


2 horas y tiempo de espera correspondiente a la reunión del comité

Oficio, acta de comité de archivo

Las transferencias documentales primarias y secundarias de cada dependencia se recibirán y cotejarán por los funcionarios del Archivo Central


Según el volumen de las transferencias

Formato de Transferencia a Archivo









Consultores



Gerente




Procedimiento Organización de transferencias en el archivo central


PUNTO DE CONTROL

Ubica en cajas de archivo las cuales, se numeran consecutivamente, respetando la estructura orgánico-funcional y los principios archivísticos, se tendrá un Inventario Patrimonial general actualizado para facilitar las consultas


Según volumen de transferencias

Inventario Patrimonial formato Cód. PEMP001-P001-SP001-008.1

El área de Archivo efectúa las transferencias al Archivo Histórico de las series y /o subseries las cuales se efectúan, cumpliendo las formalidades establecidas por el Archivo General de la Nación.


1-2 semanas Formato de transferencia

Procedimiento Tratamiento a Fondos Acumulados


PUNTO DE CONTROL

Los fondos acumulados se someterán a un proceso de organización y su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).


Según volumen de los fondos

Formato de Tabla de Valoración Documental Cód. PEMP001-P001-SP001-003.1

Para definir la disposición final se realiza un análisis de los Fondos











Consultores



Gerente





PUNTO DE CONTROL

Acumulados, aplicando los principios por los cuales se rige la organización de los documentos en el archivo, estos son el respeto al origen o procedencia y el respeto al orden natural u original de los documentos, los cuales están dados por cada dependencia.


Sigue las instrucciones contenidas en el Formato de Tabla de Valoración Documental que se define como el producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, su valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.



Formato de Tabla de Valoración Documental Cód. PEMP001-P001-SP001-003.1

Formula el plan de acción que es el conjunto de acciones, que se presentan en forma ordenada y cuyo objetivo es responder a corto, mediano y largo plazo con actividades concretas, frente a la organización de los fondos


2 días Plan de acción









Consultores



Gerente





PUNTO DE CONTROL

acumulados y en la elaboración y aplicación de las TVD.

La TVD y el Plan de acción se presentan al Comité de Archivo para su aprobación.


Tiempo de espera según la reunión del comité

Oficio remisorio y de convocatoria del comité de archivo, Acta de reunión de comité

Una vez aprobada la TVD se procede a su aplicación y opera a partir del archivo central o Histórico, para lo cual se capacitará sobre la aplicación de las TVD, se retira la documentación que ha perdido sus valores primarios y no posee secundarios, se folian, se prepara físicamente la documentación a conservar y se elaboran inventarios.


Tiempo de espera según la infraestructura y materiales para el archivo central

Formato de Tabla de Valoración Documental Cód. PEMP001-P001-SP001-003.1 aprobada

Procedimiento Inventario Patrimonial


PUNTO DE CONTROL

Realizan un inventario patrimonial en los siguientes casos: Transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o

Grupos Funcionales

Según volumen de los documentos

Inventario Patrimonial formato Cód. PEMP001-P001-SP001-008.1









Consultores



Gerente





PUNTO DE CONTROL

dependencias, inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación. En todos los casos se solicitará la asistencia técnica del Grupo Funcional de Apoyo Tecnológico y Documentación.

Al realizar el Inventario Patrimonial se remitirá el original al Grupo Funcional de Apoyo Tecnológico y Documentación, guardando una copia en la dependencia que lo generó.

Grupos Funcionales

15 minutos Oficio remisorio del Original Inventario Patrimonial formato Cód. PEMP001-P001-SP001-008.1

En el Documento REGISTROS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CÓD. MECI-SGD001-03 se encuentran las instrucciones para el diligenciamiento del Formato de Inventario Patrimonial.

Grupos Funcionales

Según volumen de los documentos

Recibe el Formato de Inventario Patrimonial diligenciado y verifica la información contenida en él, es utilizado en el procedimiento de organización del Archivo Central


2 días Original Inventario Patrimonial formato Cód. PEMP001-P001-SP001-008.1

Procedimiento Préstamo de documentos









Consultores



Gerente





PUNTO DE CONTROL

El préstamo de documentos para consulta o fotocopia, por parte de los funcionarios de la E.S.E Hospital, se realiza previo diligenciamiento del Formato de Salida de Documentos Archivo.


Según volumen de los documentos a consultar

Formato de Salida de Documentos Archivo Cód. PEMP001-P001-SP002-005.1

El préstamo de documentos para consulta o fotocopia, requerido por otras entidades o personas particulares deberá hacerse solamente con el visto bueno del jefe de la sección de Archivo y Correspondencia mediante oficio motivado y según la consulta solicitada en el Formato de Préstamo de Documentos Registro de Entrega a Solicitantes Cód. PEMP001-P001-SP002-005.2



Formato de Préstamo de Documentos Registro de Entrega a Solicitantes Cód. PEMP001-P001-SP002-005.2

La salida temporal de documentos, solo se hace en casos imprescindibles, el jefe del Grupo de Apoyo Tecnológico y Documentación autorizará la salida temporal de documentos originales, copias o expedientes del Archivo Central y sólo en los siguientes eventos:



Una vez sean devueltos los documentos solicitados se recibirán con el Formato de Devolución de Documentos Archivo Cód. PEMP001-P001-SP002-005.3, se verificarán con el formato de préstamo para corroborar la documentación objeto de la solicitud y se colocará en el lugar correspondiente del Archivo Central.


Según volumen de los documentos a devolver

Formato de Devolución de Documentos Archivo Cód. PEMP001-P001-SP002-005.3









Consultores



Gerente












Consultores



Gerente




OBJETIVO: Recibir, radicar y distribuir todas las comunicaciones oficiales internas y externas que se generen por parte de la E.S.E Hospital Fray Luis de León de Plato en cumplimiento de sus actividades administrativas y misionales. NORMATIVIDAD: Ley 594 de 2000 Ley General de Archivo, Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación, Decreto 2150 de 1995 suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública; Ley 962 de 2005 dicta disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. FORMATOS: Planilla de Control Formato Cód. PEMP001-P001-SP003-002.1 DISTRIBUCIÓN: Grupo Funcional de Apoyo Tecnológico y Documentación, Grupo Funcional de Apoyo Tecnológico y Documentación, Grupo Funcional de Apoyo Tecnológico y Documentación, Grupos Funcionales y Grupo Funcional de Apoyo Tecnológico y Documentación. RESPONSABLE: Grupo Funcional de Apoyo Tecnológico y Documentación




Subproceso: Organización y puesta en funcionamiento de Ventanilla Única de correspondencia

Versión: 00









Consultores



Gerente




Se constituye para dar respuesta ágil y rápida a las consultas, quejas o reclamos presentados sobre funcionarios o contratistas y cumpliendo con el decreto que establece que las entidades públicas deben elaborar programas de gestión documental. De la misma manera y siguiendo con lo contemplado por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación que contempla que las entidades deben establecer la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones oficiales, de manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del Programa de Gestión Documental y así tener una mayor eficiencia en términos de productividad. Actividades: GRUPO FUNCIONAL DE APOYO TECNOLÓGICO Y DOCUMENTACIÓN Revisa minuciosamente las directrices emitidas por el Archivo General de la Nación. Proyecta los actos administrativos para institucionalización de la Ventanilla Única de Correspondencia; sólo se hará en una sola oportunidad. Socializan los actos administrativos y los procedimientos descritos a continuación, utilizando como medio de comunicación la Cartilla del Sistema en su Número 001.




Procedimiento: Planeación y Revisión de Procedimientos

Versión: 00









Consultores



Gerente




Se establece que todas las comunicaciones oficiales deben ser recibidas en la ventanilla única, así como las comunicaciones internas. Actividades: CLIENTES EXTERNOS Entrega comunicación en ventanilla única. GRUPO FUNCIONAL DE APOYO TECNOLÓGICO Y DOCUMENTACIÓN Recibe comunicaciones oficiales y registra en el sistema de radicación, ingresando los siguientes datos: a) Nombre de la persona o entidad remitente; b) Nombre de la(s) dependencia(s) competente(s) para su trámite; c) Fecha de emisión del documento; d) Número de anexos; e) Número de radicación en el origen; f) Asunto de que trata el documento; g) Forma de recibo. En el área de Archivo u Correspondencia se ha establecido un casillero general en el cual se identifican todas las oficinas, grupos funcionales y áreas de trabajo de la Entidad. Allí se ubicará la documentación de entrada, copias de salidas, internos y traslados de cada dependencia en dos recorridos obligatorios. GRUPOS FUNCIONALES




Procedimiento: Entrega de Documentos a Ventanilla Única

Versión: 00









Consultores



Gerente




Al recepcionar las Comunicaciones provenientes del área de archivo deberán diligenciar la Planilla de Control Formato Cód. PEMP001-P001-SP003-002.1 para cada oficina, grupo funcional y área de trabajo, en la cual se relacionan los documentos a tramitar en Correspondencia. En dicha planilla será relacionada la documentación, la cual será posteriormente cotejada y firmada por el funcionario de correspondencia que realice la entrega. De no existir un funcionario asignado a recibir las comunicaciones o no encontrarse ningún funcionario de la respectiva oficina, se devolverá a Correspondencia y se dejará la debida constancia escrita. GRUPO FUNCIONAL DE APOYO TECNOLÓGICO Y DOCUMENTACIÓN Las comunicaciones oficiales que emitan las diferentes oficinas, grupos funcionales o áreas de trabajo con destino a otras Entidades públicas o privadas, a personas naturales o jurídicas, serán recogidas por un funcionario del Grupo Funcional de Apoyo Tecnológico y Documentación, evitando así el desplazamiento de funcionarios al área de archivo y correspondencia. Todas las comunicaciones oficiales enviadas deben ser registradas por los funcionarios del área de Archivo y Correspondencia en el sistema de radicación, ingresando los siguientes datos: a) Nombre de la persona o entidad destinataria b) Nombre de la dependencia de origen c) Nombre del funcionario que firma el documento d) Asunto del que trata el documento e) Forma de envío (Correo, funcionario de mensajería, fax, correo electrónico, etc.) f) Número de anexos g) Número de radicación del antecedente (si existe); GRUPOS FUNCIONALES Todas las comunicaciones oficiales que se produzcan para ser enviadas por los grupos funcionales deberán ser radicadas en el área de Archivo y Correspondencia para ser remitidas a su destino. Para el efecto, el









Consultores



Gerente




Grupo Funcional responsable de su contenido y el área de archivo y correspondencia deberán: a) Verificar que las comunicaciones contengan los datos completos del (los) destinatario(s): nombre, cargo, fax o correo electrónico; b) Confrontar el número de anexos; c) Constatar que se proporcionen copias del original para el consecutivo general de correspondencia y para la serie documental en la dependencia solicitante; d) Constatar que el contenido del original sea idéntico al de las copias; e) Verificar que la comunicación esté debidamente firmada; f) El área de correspondencia asignará un número consecutivo externo (S) a cada comunicación, con constancia de fecha, hora y el número de radicación. Se tendrán en cuenta las siguientes recomendaciones para el caso de las comunicaciones internas: a) Ninguna comunicación debe ser fechada ni numerada por la oficina, grupo funcional o área de trabajo que la produce. La fecha y el número de radicación lo asignará el sistema en el rótulo correspondiente. No se deben colocar consecutivos diferentes al de la radicación oficial, ya que estos causan confusión al momento de dar respuesta y no permiten el encadenamiento de las comunicaciones; b) Los anexos deben ser foliados y cosidos al original de la comunicación y es responsabilidad de la dependencia remitente que estos lleguen al área de Correspondencia, en el número indicado; c) Cuando en una comunicación se utiliza más de una hoja, se deben coser los juegos correspondientes; d) Debe citarse, en la parte inferior izquierda de las comunicaciones (actos administrativos, cartas, memorandos, etc.), la cantidad de folios y anexos que las acompañan, las iniciales de quien las elaboró y la fecha de su elaboración. e) Cuando la comunicación que se envía es producto de una respuesta a una solicitud radicada, se debe indicar el número de radicación de entrada a la Entidad en el asunto de la misma; f) Las copias extras en las comunicaciones se deben anunciar con los nombres, cargos, entidades, direcciones y elaborar los sobres respectivos;









Consultores



Gerente




g) Las comunicaciones que no cumplan con estas normas serán devueltas, sin excepción, al grupo funcional correspondiente por parte del área de archivo y correspondencia. Actividades: GRUPO FUNCIONAL DE APOYO TECNOLÓGICO Y DOCUMENTACIÓN Una vez registrada la comunicación en el sistema de radicación, se imprimirá la Planilla de Control Formato Cód. PEMP001-P001-SP003-

002.1 para las oficinas, grupos funcionales y áreas de trabajo destinatarias de las diferentes comunicaciones y se hará la distribución por parte del área de archivo y correspondencia; para tal efecto, se utilizarán carpetas, identificadas con el código de los grupos funcionales. Los originales de las planillas de control de comunicaciones se archivarán un (1) año en el área de archivo y correspondencia. La copia será transferida al Archivo Central y será conservada por esta oficina, grupo funcional o área de trabajo según lo establecido en la TRD de la Entidad.




Procedimiento: Distribución de Correspondencia

Versión: 00









Consultores



Gerente




Actividades:

GRUPO FUNCIONAL DE APOYO TECNOLÓGICO Y DOCUMENTACIÓN Mensualmente se emitirá un informe de comunicaciones no respondidas según el sistema a cada Grupo Funcionales. GRUPOS FUNCIONALES Recibe el informe. Cada Grupo Funcional diligenciará esta planilla y devolverá a la sección de Archivo, para corregir en el sistema las que hayan tenido respuesta. Fin del procedimiento. Actividades GRUPO FUNCIONAL DE APOYO TECNOLÓGICO Y

DOCUMENTACIÓN Genera semanalmente y entrega a la Gerencia con el propósito de mantener informada a esta dependencia de todos los asuntos que llegan a la Entidad.




Procedimiento: Recordatorio de Correspondencia sin contestar

Versión: 00




Procedimiento: Informe de las comunicaciones oficiales

Versión: 00









Consultores



Gerente




GERENCIA Recibe informe y toma decisiones. Fin del procedimiento









Consultores



Gerente




Estándares de tiempo y Puntos de Control Procedimiento Planeación y Revisión de Procedimientos


PUNTO DE CONTROL

Revisa minuciosamente las directrices emitidas por el Archivo General de la Nación.


1 semana

Proyecta los actos administrativos para institucionalización de la Ventanilla Única de Correspondencia; sólo se hará en una sola oportunidad.


1 semana Acto administrativo aprobado

Socializa los actos administrativos y los procedimientos descritos a continuación, utilizando como medio de comunicación la Cartilla del Sistema en su Número 001

Grupo Funcional de Apoyo Tecnológico y Documentación 1 semana

Cartilla Del Sistema De Gestión Documental

Procedimiento Entrega de Documentos a Ventanilla Única


PUNTO DE CONTROL

Entrega comunicación en ventanilla única

Clientes Externos 15 minutos

Recibe comunicaciones oficiales y registra en el sistema de radicación, ingresando los datos


15 minutos Planilla de Control Formato Cód. PEMP001-P001-SP003-002.1

En el área de archivo y correspondencia se ha establecido un casillero general en el cual se identifican todas las oficinas, grupos funcionales y áreas de


1 hora









Consultores



Gerente





PUNTO DE CONTROL

trabajo de la Entidad. Allí se ubicará la documentación de entrada, copias de salidas, internos y traslados de cada dependencia en dos recorridos obligatorios.

Al recepcionar las Comunicaciones provenientes del área de archivo deberán diligenciar la Planilla de Control

Grupos Funcionales

1 hora Planilla de Control Formato Cód. PEMP001-P001-SP003-002.1

De no existir un funcionario asignado a recibir las comunicaciones o no encontrarse ningún funcionario de la respectiva dependencia se devolverá a Correspondencia y se dejará la debida constancia escrita

Grupos Funcionales

1 hora Planilla de Control Formato Cód. PEMP001-P001-SP003-002.1 con observación registrada

Las comunicaciones oficiales que emitan las diferentes oficinas, grupos funcionales y áreas de trabajo con destino a otras Entidades públicas o privadas a personas naturales o jurídicas, serán recogidas por un funcionario del Grupo


1 hora









Consultores



Gerente





PUNTO DE CONTROL

Funcional de Apoyo Tecnológico y Documentación, evitando así el desplazamiento de funcionarios al área de archivo y correspondencia.

Todas las comunicaciones oficiales enviadas deben ser registradas por los funcionarios del área de Correspondencia en el sistema de radicación


15 minutos o más según el volumen de comunicaciones

Todas las comunicaciones oficiales que se produzcan para ser enviadas por los grupos funcionales deberán ser radicadas en el área de Correspondencia para ser remitidas a su destino.

Grupos Funcionales

20 minutos

Se tendrán en cuenta las siguientes recomendaciones para el caso de las comunicaciones internas…

Grupos Funcionales

20 minutos Revisión del cumplimiento de las recomendaciones









Consultores



Gerente




Procedimiento Distribución de Correspondencia


PUNTO DE CONTROL

Una vez registrada la comunicación en el sistema de radicación, se imprimirán Planilla de Controll para las oficinas, grupos funcionales o áreas de trabajo destinatarias de las diferentes comunicaciones y se hará la distribución por parte del área de correspondencia; para tal efecto, se utilizarán carpetas, identificadas con el código de los Grupos Funcionales.


Planilla de Control Formato Cód. PEMP001-P001-SP003-002.1

Los originales de las Planillas de Control de comunicaciones se archivarán un (1) año en el área de archivo y correspondencia. La copia será transferida al Archivo Central y será conservada por esta dependencia según lo establecido en la TRD de la Entidad.


Procedimiento Recordatorio de Correspondencia sin contestar









Consultores



Gerente





PUNTO DE CONTROL

Mensualmente se emitirá un informe de comunicaciones no respondidas según el sistema a cada Grupos Funcionales.


1 día Informe de comunicaciones no respondidas

Recibe el informe. Grupos Funcionales

15 minutos

Cada Grupo Funcional diligenciará esta planilla y devolverá a la sección de Archivo, para corregir en el sistema las que hayan tenido respuesta.

Grupos Funcionales

1 día Oficio con planilla diligenciada

Procedimiento Informe de las comunicaciones oficiales


PUNTO DE CONTROL

Genera semanalmente y se entrega a la Gerencia con el propósito de mantener informada a esta dependencia de todos los asuntos que llegan a la Entidad.


1 día Informe de comunicaciones oficiales

Recibe informe y toma decisiones Gerencia









Consultores



Gerente




GLOSARIO DE TERMINOS Archivo: Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. Archivo: Conjunto documental reconocido dentro de los Archivos. Suele identificarse como Fondo Documental. Archivo Central: Es el que coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta por los organismos productores es esporádica, y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico. Archivo de gestión: Dentro del ciclo vital de los documentos, es el archivo de oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas. En virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que superen los cinco años de antigüedad Archivo Histórico: Es aquel al que han de transferir desde el archivo central la documentación que deba conservarse permanentemente, por no haber sido objeto de dictamen de eliminación. También puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito, adquisición etc.









Consultores



Gerente




Comité de Archivo: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Correspondencia: Se entiende por correspondencia la comunicación escrita interna y externa, ya sea en medio físico o electrónico. Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos, y por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido. Cuadro de Clasificación: Instrumento de consulta que refleja la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura (denominación de secciones y series, fechas extremas, etc.). Documento: Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal. Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente. Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional. Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una









Consultores



Gerente




persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico. Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios. Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valores primarios. Eliminación: Es la destrucción física de unidades o series documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio o constitutivo o extintivo de derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea que vayan a desarrollar valores históricos. Esta destrucción se debe realizar por cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los documentos. Gestión Documental y/o tratamiento de documentos administrativos: Conjunto de procedimientos u operaciones técnicas que, basados en el estudio y análisis de la producción, tramitación, utilización e información contenida en los documentos tiene como objetivo el establecimiento de normas. Inventario: Instrumento de consulta que describe las unidades de instalación y/o las unidades documentales de una serie o series respetando su estructura.









Consultores



Gerente




Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Principio de Orden Original: Ordenación interna de un fondo documental, manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. Producción Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Recepción: Lugar donde se reciben toda clase de documentos con el fin de darles un trámite administrativo. Reglamento de Archivos. Lineamientos generales, administrativos y técnicos, para dar cumplimiento a diversas disposiciones de Ley. Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Tipo Documental: Hace referencia a la especie documental que revela tanto el contenido como la estructura física del documento.









Consultores



Gerente




Tipo Documental: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte homogéneos. Transferencias Documentales: Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de serie documentales, una vez que estas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoración para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos. Unidad de Instalación: Es la formada por una o varias unidades documentales homogéneas reunidas para su conservación y colocación en el depósito en cajas, carpetas, legajos, entre otros. Debe contar con una signatura topográfica visible para su localización. Unidad Documental: Elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituida por un solo documento o por varios que formen un expediente. Valoración: Función archivística que consiste en el reconocimiento de los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso, y conservación o eliminación total o parcial.









Consultores



Gerente




sistema de gestiÓn documental archivos · sistema de gestiÓn documental-archivo vigencia:...

Documents