LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

PorNikos Sierra Duque@nikossierra@radarsas

“Las especies que sobreviven no son las más fuertes, ni las más rápidas, ni las más inteligentes;

sino aquellas que se adaptan mejor al cambio”. Charles Darwin

Nikos Sierra DuqueProfesional en Ciencias de la Información y la Documentación, estudiante de Negocios Internacionales, Empresario del sector de la Información, Consultor especialista en Gestión del Conocimiento y la información, y Gestión de tecnologías.

Fundador y Arquitecto de soluciones de Radar Información y Conocimiento, Empresa de consultoría en Gestión empresarial.

Experiencia de 8 años en implementación de tecnologías de apoyo a la gestión documental y de información en entidades públicas y privadas.

Conferencista internacional sobre temas de software y tecnologías para Gestión Documental y Gestión del Conocimiento

Bloguer en Infoesfera.info.

¿Que es Gestión?

GestiónHacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un

deseo cualquieraDirigir

Mandar Administrar

Ejecutar Encargar DiligenciarResolver Tramitar

¿Qué es Cambio?

Cambio

Ceder una cosa por otra

Reemplazar una cosa por otra

Convertir. Modificar

Proceso a través del cual se pasa de un estado a otro, generándose transformaciones de carácter cuantitativo y/o

cualitativo de la realidad

¿Qué es Gestión del Cambio?

Gestión del Cambio es...

✓ Articular los elementos, recursos y estrategias organizacionales para conseguir los cambios planificados en los individuos, comunidades y sociedades facilitando la transición desde un estado dado a uno deseado.

✓ Un proceso continuo y no un evento aislado.

✓ El cambio debe venir acompañado de nuevas y más efectivas formas de participación de los empleados.

✓ Debe convertirse en una estrategia organizacional reflejada en competencias y habilidades de las organizaciones.

Fases del Cambio

FASE 1. FASE DEL PRESENTIMIENTO. Emoción predominante: la preocupación.

❖ Existen rumores, señales anunciadoras, comentarios y cierta intranquilidad en el ambiente. La gente empieza a preocuparse por lo que se imagina que va a ocurrir y por lo que pueda ocurrirles a ellos.

FASE 2. EL SHOCK. Emoción predominante: el miedo.

❖ Cuando alguien anuncia el cambio y da a conocer sus detalles principales despeja la preocupación pero aparece una emoción nueva: el miedo. Miedo a lo desconocido, a lo nuevo, a no saber qué hacer ante las nuevas condiciones existentes.

FASE 3. LA RESISTENCIA. Emoción predominante: el enfado, la irritación.

❖ Después del shock inicial comienza a manifestarse la conocida resistencia al cambio. Los afectados tratan de ganar seguridad frente a la nueva situación anclándose en el estado de cosas anterior. Aumenta la energía empleada en hacer cosas tal como se venían haciendo, como demostración de que no todo iba tan mal antes y que el cambio no es tan necesario.

❖ En esta Fase comienza a predominar la convicción de que el cambio es necesario. En esta fase se hace necesario un enfoque individual. Se precisa ajustar el cambio a las necesidades e inquietudes de de cada uno de los afectados (¿qué tengo que cambiar yo?, ¿qué debo de hacer de distinta manera?). En esta fase hay que resolver dudas de carácter práctico. La duda y la desorientación típicas de esta fase, inducen sentimientos de frustración y deseos de volver atrás.

FASE 4. ACEPTACIÓN RACIONAL. Emoción predominante: la frustración.

FASE 5. ACEPTACIÓN EMOCIONAL. Emoción predominante: la nostalgia.

❖ Cuando todo el mundo parece convencido de que el cambio es inevitable y de que no hay vuelta atrás posible, se ha llegado al punto crítico emocional en el proceso de cambio. Es el momento de más bajo estado de ánimo de los individuos pero el comienzo de la subida de moral de las fases posteriores. La gente empieza a mirar hacia delante en vez de hacia atrás.

FASE 6. LA APERTURA. Emoción predominante: curiosidad, entusiasmo.

❖ Superada la fase anterior, comienza a olvidarse el pasado y la gente empieza a mirar con curiosidad y optimismo “lo nuevo”. En esta fase se ven los objetivos del cambio de una manera realista y se comienza a percibir con claridad lo que dista la situación actual de la deseada. En este momento es más fácil canalizar la energía y la productividad de acuerdo a los nuevos modos.

FASE 6. LA INTEGRACIÓN. Emoción predominante: la confianza.

❖ Tras las experiencias de éxito y los errores superados, se crea una experiencia de superación de las dificultades y de progresiva confianza en las nuevas maneras de hacer y en la bondad del cambio.

Energía + Fases del Cambio + Emociones de cada fase

Ciclo Cambio - Aprendizaje

6 Niveles lógicos de pensamientoEspiritualidad / Propósito: ¿Quién mas? Se puede ver como tu conexión a un sistema mayor o

a un poder superior. Si eres un individuo o una compañía que proporciona una serie de servicios, ¿qué impacto tienen tus acciones en tu comunidad, en tu cultura y en la cultura de otros?

Identidad: ¿Quién? ¿Quién eres como individuo o empresa? ¿Qué papel representas? ¿Cuáles son tus acciones en el marco de tu propósito en la vida? ¿Qué piensas sobre ti mismo?

Creencias / Valores: ¿Por qué? ¿Por qué haces las cosas que haces? ¿En qué crees o qué es lo que valoras?

Capacidades / Estrategias: ¿Cómo? ¿Cómo haces las cosas que haces? Siendo un individuo o una empresa, ¿cuáles son tus capacidades, habilidades, estrategias o planes de acción?

Comportamiento: ¿Qué? ¿Cuáles son las cosas que haces? ¿Cuáles son tus comportamientos?

Entorno: ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Con quién? ¿Dónde, cuándo y con quién pones en práctica tus comportamientos? ¿Cuáles son las influencias y las limitaciones que están actuando sobre ti?

http://www.youtube.com/watch?v=WzWoYcI53yY

Ahora si a lo que vinimos...

LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Metodología para la implementación de Sistemas de Gestión de Documentos -

ISO 15489

Hagamos primero el Diagnóstico

Lógico, matemátic

o

Creativo, sensible

Elementos de la Cultura Organizacional

❖ Códigos y Significados: como elemento aparente más característico, plasmado en el lenguaje.

❖ Los modelos de la realidad: las ideas generales que dan explicación de la vida y de los modos de actuar.

❖ Valores y Creencias: conjunto de creencias, valores, normas y sanciones.

❖ Héroes: miembros de la organización que mejor personifican los valores sobresalientes de la cultura. Su función es proporcionar modelos, estableciendo patrones de desempeño.

❖ Ritos y rituales: ceremonias que los miembros de la organización realizan para celebrar y reforzar los valores y héroes de la vida organizativa.

❖ Redes de trabajo de la comunicación cultural: canales informales de interacción que se usan para la inducción de los miembros en la cultura de la organización.

❖ Comunicación: manifestación cultural dada mediante intercambios de información.

❖ Tabúes: tienen como objetivo orientar el comportamiento delimitando las áreas prohibidas, dejando claro lo que no es permitido dentro de la organización.

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