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GESTIÓN DE LA
FORMACIÓN
SUMARIO
1. MODELO TEÓRICO
2. ENFOQUES PARA LA GESTIÓN DE LA FORMACIÓN
3. PROCESO PARA LA GESTIÓN DE LA FORMACIÓN
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1. MODELO OPERATIVO
El Modelo Formativo es concebido para entender la formación como un todo dotado
de una estructura que podríamos resumir en cuatro grandes bloques o ámbitos:
√ Formación en Principios de Identidad Corporativa.
√ Formación en Desarrollo de Competencias.
√ Formación Técnico/Operativa.
√ Formación en Gestión Especializada.
Este esquema formativo responde a la necesidad de dotar a la organización de una
estructura que aglutine las principales parcelas formativas de las que pueden
adolecer los distintos colectivos en los que ésta se constituya.
Mediante la utilización de este modelo se persigue que todo el personal de la
organización participe en los diferentes programas formativos para un mejor
desarrollo profesional futuro, participando en base a los distintos niveles de
responsabilidad y de contribución al proyecto empresarial de la organización.
En base al presente Modelo Operativo se observa la evolución de la Formación en
una triple estructura:
√ FORMACIÓN DE ACOGIDA O RECICLAJE
Se trata de una formación inicial o de carácter inmediato especialmente
pensada para aquellas personas cuya incorporación se ha producido con
carácter reciente (ACOGIDA), o bien dirigida a aquellas personas de la
organización que por sus características precisen mejorar o profundizar en
sus conocimientos acerca de esta materia (RECICLAJE).
El tipo de formación que se contempla en este momento cuenta con un
fuerte componente en Principios de Identidad Corporativa, aunando e
interrelacionando pues, cuestiones propias de la Cultura Organizacional con
elementos propios de los puestos de trabajo concretos.
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√ FORMACIÓN EN PUESTO Y POTENCIAL
Comprende todo un esquema formativo complejo diferenciado en tres
momentos:
o Una Formación eminentemente dirigida al Puesto de Trabajo concreto
del Empleado. Este bloque formativo constituye el grueso sobre el
que habrá que acometer acciones concretas a lo largo del periodo.
o A continuación, una formación dirigida a obtener o mejorar aquellos
conocimientos de carácter más específico y concreto del puesto de
trabajo que se hagan necesarios en aras a un óptimo desempeño.
o Finalmente, aparece recogido un último bloque al objeto de
profundizar y desarrollar paulatinamente todas aquellas
Competencias del Empleado dirigidas a lograr una mejora y
progresión profesional en un futuro.
Analizando la secuencia de la Formación en Puesto o Potencial, observamos
que comprende tres bloques diferenciados que responden a una secuencia
concreta: en un primer momento, el Formando recibe más Formación
relativa a su puesto de trabajo y proporcionalmente menos Formación
Especializada y profundiza menos en Desarrollo de Competencias.
Pues bien, a medida que va transcurriendo el tiempo se invierten los
términos, ya no resulta tan necesario incidir en cuestiones relativas al
puesto de trabajo, ni en aspectos específicos del mismo, poniéndose
entonces el énfasis en desarrollar las Competencias del Empleado al
máximo, buscando dotarle de la preparación suficiente para acceder con
seguridad y efectividad a puestos que supongan mayor responsabilidad.
Otro aspecto a considerar consiste en que tal y como se describe, vemos
que a lo largo de todos y cada uno de los tres bloques que engloba la
Formación en Puesto o Potencial, existe una parcela dedicada a la Formación
en Principios de Identidad Corporativa, por entender que el conocimiento y
profundización en las cuestiones inherentes a la Cultura Organizacional no
sólo deben proporcionarse en un estadio previo, sino que deben presidir
todas y cada una de las acciones formativas que se acometan en el seno de
una Entidad.
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Los períodos que aparecen consignados son meramente orientativos,
debiendo permanecer abiertos a las necesidades de la Empresa así como de
cada Empleado considerado individualmente, si bien, hay que tomar en
consideración el hecho de que la Formación de Acogida y su impartición se
contempla con carácter inmediato y la Formación en Puesto o Potencial
abarca el Medio Plazo (1 / 3 años).
√ CONSOLIDACIÓN DIRECTIVA
Finalmente, se contempla un módulo dirigido a aquellas personas que vienen
desarrollando funciones directivas con un fuerte componente de
responsabilidad. La formación a recibir se engloba en un único bloque
formativo bajo la nomenclatura de Formación Estratégica.
NOTA: En cuanto al Modelo Formativo, el hecho de dotar a la formación de una
estructura, vendrá a dar respuesta a cualquier demanda de la organización,
facilitando el equilibrio necesario entre la estrategia de negocio, los principios de
identidad corporativa por los que se rige la entidad, el desarrollo de competencias y
las necesidades derivadas de la dinámica técnico / operativa que se venga
desarrollando, ayudando al ajuste preciso entre los intereses individuales de los
empleados y los objetivos globales de la organización.
De esta forma y una vez concebida la presente estructura de la formación, se hace
necesario crear un entorno que nos permita establecer los tiempos en los que
podemos abordar los distintos ámbitos referidos, para ello mostramos a
continuación un diagrama en el que se plasma la filosofía que preside el presente
plan de formación, así como la secuencia tentativa del modelo formativo.
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2. ENFOQUES PARA LA GESTIÓN DE
LA FORMACIÓN
A la hora de establecer una metodología adecuada, conviene tomar en
consideración dos enfoques fundamentales:
√ ENFOQUE ESTRATÉGICO
Dentro se engloban todas las acciones a acometer con carácter previo al
establecimiento formal de un Plan de Formación. Para ellos, conviene
señalar la metodología básica a considerar:
o Constitución de un Comité de Formación, como el Órgano
responsable de la Gestión de los Programas de Formación, cuya
constitución se debe conformar por el Jefe de Área de Recursos
Humanos, el Responsable de Formación, un representante de la Red
Comercial (Jefe de Zona, Director de Oficina u otro Directivo) y un
representante de los Servicios Centrales (Jefe de Área u otro
Directivo).
NOTA: Las atribuciones del comité de formación son determinar las
principales acciones a desarrollar y proceder a la solicitud
correspondiente, valorar con carácter individual e independiente las
Acciones formativas y su impacto sobre la Organización, vigilar el
correcto cumplimiento de los cronogramas establecidos para cada
una de las Acciones Formativas, atender y solucionar posibles
incidencias que pudieran suscitarse e incorporar cuentas mejoras se
estimen oportunas.
o La Dirección de Recursos Humanos junto con la Dirección General,
deberá analizar detenidamente el Plan Estratégico y la Política de
Recursos Humanos. Para ello se debe tomar en consideración el Plan
Comercial y de Negocio de la Organización, la situación actual de la
misma en lo que se refiere a Estructura Organizativa, Cultura
Corporativa, Clima Laboral y cualesquiera otros aspectos
representativos. En definitiva, se hace necesario mantener un
estrecho vínculo entre la Estrategia Global del Negocio y las Políticas
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de Recursos Humanos, para lograr así una óptima valoración de las
Necesidades Formativas de la Plantilla.
o Puesta en marcha del Diagnóstico de Necesidades Formativas, con el
fin de disponer de un conocimiento real y preciso de las carencias
existentes en la Entidad, al fin de dirigir las Acciones Formativas
hacia las necesidades reales y prioritarias. Para ello, utilizamos la
Herramienta Cuestionario Diagnóstico de Necesidades Formativas.
o Llegados a este punto, nos encontramos en condiciones de abordar la
confección del Plan General de Formación, debiendo definir con
carácter previo los objetivos que pretendemos alcanzar con dicho
Plan, delimitando convenientemente los ejes de actuación en aras a
la puesta en práctica de los objetivos prefijados, así como la
normativa interna en materia de gestión y tratamiento de la
información. Con toda la información recabada u debidamente
estructurada se diseña el Plan de Formación que entre otros, debe
considerar los siguientes aspectos:
Programas Formativos a desarrollar.
Objetivos básicos que se persiguen.
Tipología de las Acciones Formativas.
Lugar de realización.
Calendario previsto.
Público Objetivo de las Acciones Formativas.
Presupuesto disponible.
o Una vez acometidas las diferentes Acciones Formativas, resulta
imprescindible realizar un Análisis y Evaluación de la Formación
desarrollada, para ello, el Área de Formación debe valorar dichas
Acciones así como los resultados con ellas obtenidos, defiendo
prefijarse de antemano los criterios que a lo largo de esta etapa se
van a valorar. Una vez evaluados los resultados, el rendimiento
global del Plan y su capacidad de respuesta a las necesidades
previamente detectadas, se deben documentar los resultados en un
Informe de Gestión. Esta constante dinámica de retroalimentación
que conlleva la Comunicación de los resultados va a permitir desvelar
nuevas Acciones Formativas a acometer y servirá también de motor
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que impulse la introducción de medidas correctoras y nuevas
Programas de mejora para el siguiente periodo.
o Finalmente, conviene realizar un análisis de la relación Coste –
Beneficio del Plan de Formación. Para ello, resulta necesaria la
realización de un presupuesto económico pormenorizado, desglosado
por Acciones Formativas, reseñando los gastos derivados de la
Formación. Toda la información anterior junto con los resultados de la
Evaluación nos permite disponer de indicadores suficientes para
traducir el impacto del Plan en resultados objetivos, cuantificables y
medibles.
√ ENFOQUE OPERATIVO
Dentro de este enfoque conviene señalar la Metodología básica a considerar:
o Una vez diseñado el Plan de Formación, debe presentarse al Comité
de formación para su revisión y aprobación final.
o Aprobado el Plan General de Formación y en función de las
necesidades y prioridades establecidas, se elaborará un Calendario de
Trabajo detallando el Programa de Actividades concretas que se tiene
previsto acometer.
o Con posterioridad, el Área de Formación debe contar con un Equipo
de Validación Técnica de Contenidos, cuya constitución tentativa
podría englobar a cuantos Responsables de diferentes Unidades
Organizativas o Áreas de Negocio estime pertinente la Organización.
En la práctica, buscamos personas que cuenten con un nivel de
conocimientos técnicos en el entorno suficientemente amplios como
para evaluar los contenidos de cada Curso o Acción Formativa, así
como proponer los cambios y modificaciones que se estimen
oportunas.
o El Responsable del Área de Formación debe seleccionar a los
Proveedores que más se ajusten a las necesidades de cada una de las
Acciones Formativas que se pretendan implementar, para ello, debe
establecerse contacto con dichos Proveedores al objeto de solicitar
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temarios, presupuesto, así como toda la información relativa al
equipo docente, recursos disponibles… Una vez recabada toda esta
información general, se dará traslado de las materias al Equipo de
Validación Técnica de Contenidos precitado con anterioridad.
Consecuentemente, debería llevarse a cabo con carácter previo a la
contratación de un Proveedor de Formación concreto, una selección
de los Monitores, con el fin de determinar, por un lado, los
conocimientos sobre la materia del Equipo Docente, así como sus
aptitudes pedagógicas.
o Finalmente, debe procederse a la Evaluación de los Programas
Formativos llevados a cabo. Al tiempo de finalización de cada una de
las Acciones Formativas, bien el Proveedor, bien el Área de Formación
de la Organización, debe recabar los Cuestionarios de Evaluación de
los asistentes, a través de los cuales obtendremos información acerca
de las impresiones globales del Curso y particulares en relación a los
contenidos, monitor, documentación, instalaciones, organización… Del
análisis obtenido de los Cuestionarios debe emitirse un Informe
escrito que permita elaborar un Histórico, así como realizar los
cambios necesarios en aras a garantizar una constante
retroalimentación en el Proceso de Formación y Desarrollo.
2.1. SISTEMA DE RECONOCIMIENTO A LA FORMACIÓN
Como consecuencia de todo el desarrollo expuesto con anterioridad, cabe señalar
por último que entendemos que la formación debe cumplir básicamente dos
objetivos:
√ DE CARA A LA ENTIDAD: La formación debe dirigirse a capacitar a los
empleados para el desarrollo de las competencias profesionales al más alto
nivel.
√ DE CARA A LOS RECEPTORES DE LA FORMACIÓN: La formación debe
apoyar el crecimiento personal y profesional de los empleados, logrando la
satisfacción del receptor y por añadidura, la mejora en la situación personal
dentro de la empresa, su productividad y compromiso con la entidad.
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Para ello, con el fin de incentivar y proporcionar valor interno a las acciones
formativas así como motivar a la realización de las mismas, opinamos que sería
interesante establecer un Sistema Interno de Reconocimiento a la Formación. Este
Sistema se articula como una herramienta de reconocimiento a la formación
incurrida, para lo cual la organización debe crear el entorno, las circunstancias y el
modo de premiar a los empleados más destacados.
A la hora de proceder al establecimiento de un Sistema de Reconocimiento a la
Formación cabe señalar la existencia de dos enfoques posibles:
√ CERTIFICACIÓN INTERNA: El Departamento de Recursos Humanos
certifica todas y cada una de las Acciones Formativas recibidas por sus
Formando, elaborando un Histórico de Empleados y Acciones realizadas y
actualizando aquellas Herramientas de que dispone el Área con carácter
individual para cada Empleado.
√ SISTEMA DE CRÉDITOS: El Departamento de Recursos Humanos asigna a
cada Acción Formativa recibida un número determinado de créditos, que se
otorgarían ponderando y analizando entre otros, los aspectos siguientes:
o La Acción Formativa incurrida.
o Actitud proclive para ser Formador Interno en materias de claro
dominio.
o Horarios de formación incurrida fuera de la jornada laboral.
o Actitudes y Comportamientos ejemplares en lo que a participación y
aprendizaje se refiere.
o Otros aspectos que se estime conveniente considerar.
o De esta forma, cada Acción Formativa concreta llevaría aparejada una
serie de créditos que se verían reflejados en una Tabla Global de
Formación que permita de forma gráfica apreciar, de un solo vistazo
la progresión de la plantilla en el ámbito formativo.
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3. PROCESO PARA LA GESTIÓN DE
LA FORMACIÓN
El proceso se compone de los siguientes puntos donde debemos tener en cuenta:
√ Fundamentos de la Formación
o Bases conceptuales y características de la Formación.
o Posibilidades, contribuciones y barreras.
o Modalidades de impartición: tradicional, e-learning, coahing…
o El proceso de enseñanza-aprendizaje en la Formación.
o Principios básicos del aprendizaje de adultos.
√ Formación y nuevas tecnologías
o Recursos en Internet para la formación (foros de debate, chats,
videoconferencias, correo electrónico, etc.).
o El E-learning como modalidad de formación.
o Soportes y formatos de E-learning.
o Las plataformas (LMS) y Entornos Virtuales de Aprendizaje (EVA).
√ Planificación y gestión de la formación
o Política formativa y modelo pedagógico de la empresa.
o Competencias y funciones del Gestor de la Formación.
o Análisis de las necesidades y cuando es conveniente aplicar la
formación.
o El papel del responsable de Departamento en el Plan Estratégico de
Formación.
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√ Gestión de proyectos de formación
o Las fases del diseño, producción e implementación de programas
formativos.
o Diseño de sistemas de tutorización: modelos y casos reales.
o Gestión de los Recursos Materiales: Plataformas, herramientas de
autor y recursos didácticos.
o Gestión de Recursos Humanos: selección y formación por
competencias.
o Marketing y puesta en marcha del proyecto.
o Proyectos y acciones formativas: Cursos de acogida y de formación
continua, E-learning, E-Coaching y E-Mentoring, Formación “Just in
Time”.
√ Gestión económica de la formación
o Análisis de costes de formación.
o Tipos de costes.
o Métodos de cálculo y gestión de costes.
o Inversión en formación.
o Gestión y tipos de presupuestos para la formación.
o Indicadores de Rentabilidad de los costes invertidos en la formación
(rentabilidad y recuperación de la inversión ROI).
o Financiación y subvenciones para la Formación:
Formación Continua (Fundación Tripartita).
Formación Ocupacional (INEM y CCAA).
Contratos para la Formación.
Programas Europeos.
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√ Gestión de la calidad y la evaluación
o Bases conceptuales de la evaluación y tipos.
o Niveles de evaluación.
o Instrumentos de evaluación.
o Auditoría de la Formación.
o Evaluación de la Calidad (Modelo de procesos ISO9001 y modelos de
Excelencia EFQM).
o Estándares para la formación.