GESTION DE PROYECTOS I

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL

MEXICO

GERENCIA DE PROYECTOS

ALMA CARMINA ORNELAS PARGAS

LUIS ROBERTO DIAZ ROMERO

TUTOR: SAMUEL ANTONIO VARGAS VARGAS

ENERO, 2017

1. Describa lo que debe hacer el gerente de proyectos para desarrollar la función de

planeación. Proporcione algunos ejemplos específicos.

El gerente de un proyecto debe planear las actividades que se van a desarrollar para

cumplir el objetivo y lograr las metas; por ejemplo, una vez que tenga conformada alguna

actividades debe delegar las responsabilidades de cada función y actividad al equipo

colaborativo.

Además de conjuntar un equipo de responsables de las diferentes actividades y en

conjunto con ellos delimitar los alcances de cada un tarea a realizar.

El gerente debe hacer explícito a los participantes del proyecto cada una de las

actividades con el fin de mantener informados a todos como es que se llevaran a cabo las

actividades y esto de pauta para que se cumplan en tiempo y forma.

Definir con claridad el objetivo del proyecto, realizar acuerdos con los clientes, comunicar

al equipo, encabezar el desarrollo del plan, hacer participar al equipo, presenta el plan al

cliente para su aprobación y realiza la administración del proyecto.

2. Describa 10 acciones que debe hacer el gerente de proyectos con el fin de realizar la

función de organización. Proporciónense ejemplos específicos.

Informar a las personas que colaboran en el proyecto las actividades específicas.

Informar a todos los colaboradores los objetivos con claridad del proyecto.

Delegar funciones

Delegar responsabilidades a los coordinadores de actividades.

Nombrar líderes de las distintas actividades.

Motivar al equipo

Mantener informado sobre los avances

Organizar reuniones periódicamente con el fin de conocer los avances o

limitaciones de cada actividad.

Obtener recursos apropiados

Decidir las tareas q realizar por parte de la empresa y subcontratistas

Negociar el contrato con cada parte involucrada del proyecto

Obtener el compromiso del personal para el proyecto

Definir el alcance del trabajo para subcontratistas

Determina el número de personas para la realización

Asigna responsabilidades y delega autoridad

Nombra líderes de grupos o tareas especificas

Crear un ambiente de motivación

Motiva para un trabajo en equipo

3. Describa lo que debe hacer el gerente de proyectos con el fin de desarrollar la

función de control. Proporcione ejemplos específicos.

Realizar un organigrama con las actividades específicas.

Verificar que las actividades se cumplan en tiempo y forma acorde al cronograma.

Hacer solicitudes de avances de las tareas estipuladas.

Hacer un balance de las actividades cumplidas con las metas pactada.

Hacer reuniones periódicas con los responsables de las actividades con el fin d

comentar los obstáculos encontrados y/o mostrar los avances.

Pone en marcha un sistema de información

Compara el progreso con lo esperado dentro del plan

Distingue los logros

Supervisa el avance de tareas asignadas entre el progreso y costo

Realiza reuniones periódicas para la revisión del proyecto

Lleva acciones correctivas en caso q el progreso sea menor al planeado

Obtiene información y asesoría de los miembros del equipo para acciones

correctivas

Identifica los problemas o conflictos para llevar a cabo acciones.

Interviene y es proactivo resolviendo problemas antes de que empeoren

Toma un papel de liderazgo en la planeación organización y control del proyecto

Hace participar a su equipo.

4. ¿Cuáles son algunas habilidades esenciales para un gerente de

proyectos efectivo? ¿Cómo se pueden desarrollar estas habilidades?

Un gerente de proyecto debe tener la capacidad de liderazgo, comunicación, debe

permitir el desarrollo de la personas colaboradoras, manejo de relaciones interpersonales,

manejo del estrés, administración del tiempo y destreza para la solución de problemas.

Para desarrollar estas habilidades se necesita vivir la experiencia de dirigir alguna

actividad, además de siempre buscar la opinión de otras peruanas escuchando y acepando

críticas o consejos de mejora, con la participación en programas de mejora, además de que

la lectura ayuda mucho a la destreza de ciertas habilidades.

5. Describa por qué un gerente de proyectos necesita tener buenas habilidades de

comunicación oral y escrita.

Un gerente debe tener habilidad de comunicación oral para poder expresar las ideas

del proyecto a las personas colaboradoras, ya sea de forma directa o en forma escrita, bebe

hacer explícita la idea principal de cada objetivo para que en conjunto se lleve a cabo las

actividades y se logren cumplir en tiempo.

De esta manera lograra hacer reuniones periódicas y que se vean reflejados los

avances y logros obtenidos.

Se dice que se aprende más escuchando que hablando. La mayor parte del tiempo

escuchan las expectativas y las necesidades expresadas por el cliente. Dentro de una

comunicación efectiva necesita mantener informado y determinar si existen cambios en las

expectativas.

Una comunicación efectiva establece la credibilidad y crea confianza. Para que el

gerente notifique si existe un cambio o reasignación de puesto temporal o definitivo. Es

necesario mantener una comunicación constante para que los miembros estén actualizados

y si existieran cambios e realicen para reajuste.

Deberá crear un ambiente que fomente la comunicación oportuna y abierta

6. ¿Qué se quiere decir con los términos habilidades interpersonales?

Hace referencia a que además de la relación formal que se tenga con las personas

colaboradoras en el proyecto se debe tener un acercamiento informal para conocer las

capacidades de cada persona.

Esto ayuda a conocer los intereses personales y descubrir el sentir de las personas

que colaboran en el proyecto, de esta forma se puede elegir a los líderes de cada actividad y

delegar responsabilidades.

Son las habilidades con las cuales el gerente cuenta para poder desarrollar una

relación con cada persona del proyecto y que de esta manera exista una cordialidad y de

esta manera conozca la manera de pensar, las preocupaciones, como se sienten en relación a

distintos ámbitos entre ellos el trabajo así como puntos de vista q favorezcan al proyecto.

De esta manera influirá sobre el pensamiento y las acciones de otros para llegar al

fin común q es el éxito.

7. ¿Cuáles son algunas de las cosas que puede hacer un gerente de proyectos para ayudar a

crear un ambiente en el que un equipo de proyectos se sentirá motivado?

Programar reuniones colaborativas en las que se expresen las experiencias durante

la ejecución de las distintas actividades, puede hacer reconocimientos verbales y/o

recompensas.

De igual forma se puede organizar reuniones de carácter social para dejar de lado la

tensión que pueda crear el desarrollo del proyecto y generar un ambiente sin estrés dentro y

fuera del trabajo.

Brindarles los recursos necesarios y ejercer control sobre ellos.

Ofrecer estímulos a los miembros del equipo.

Demostrar su interés sincero en su trabajo y ofrecer reconocimiento y apreciación de

su progreso

8. ¿Qué se quiere decir con el término delegar? ¿Por qué delegar es esencial para la

administración de proyectos? Proporciónense algunos ejemplos.

Seleccionar a ciertas personas que tengan mayor habilidad, potencial y capacidad y

darles autoridad para ejecutar ciertas actividades.

Dentro de un proyecto es importante y fundamental delegar responsabilidades para

que cada actividad se cumpla tal y como se estipula desde el inicio, de igual forma que se

aligere un poco la carga de trabajo del gerente del proyecto y de esta forma se tenga una

mejor organización.

Delegar incluye dar autoridad tanto al equipo de proyectos para que logré el

objetivo del proyecto, como para cada miembro del equipo y así obtener los resultados

esperados de su área de responsabilidad.

La delegación es indispensable para un gerente de proyectos efectivo, es parte de su

responsabilidad para la organización del proyecto de esta manera asegura el desempeño

efectivo por parte del equipo y crea condiciones necesarias para la cooperación y trabajo en

equipo.

Se les debe de otorgar la autoridad para tomar decisiones con relación al uso de

recursos siempre y cuando se mantenga dentro de las restricciones impuestas por el

presupuesto. Se debe tomar en cuenta la selección de los miembros mejor calificados para

la realización ya que de eso dependerá la autoridad para realizar cada tarea.

9. ¿Cuáles son algunas barreras a la comunicación?

El no hacer una planeación estratégica del proyecto, no comunicar a los miembros

del equipo las actividades de forma clara así mismo los objetivos. El no tener un

acercamiento con los encargados de realizar las actividades y no conocer los avances de las

mismas o no conocer los obstáculos que se van presentando.

Tiene más interés personal en la tarea o pieza que lo puede hacer mejor o más

rápido el mismo. Carece de confianza en la capacidad de otros para hacer el trabajo. Teme

perder el control del trabajo y no sabrá que sucede. Los miembros del equipo temen a la

crítica por los errores o carecen de confianza en sí mismos.

10. ¿Por qué es importante administrar el cambio durante un proyecto?

Es importante administrar el cambio desde su concepción identificando la magnitud,

si es un cambio significativo o insignificantico ya que de esto dependerá el rumbo del

proyecto. Los cambios significativos pueden incluso hacer que un proyecto fracase, sin

embargo si el cambio es detectado a tiempo puede redireccionarse el proyecto y cumplir los

objetivos del mismo.

La repercusión que tiene un cambio sobre el logro del objetivo del proyecto depende

de cuando se identifica el cambio durante el proyecto, por lo general mientras más tarde se

identifican los cambios en el proyecto mayor es su efecto sobre el logro del objetivo.

11. Describa algunas formas en las que un gerente de proyectos pueda hacer que un

proyecto sea más divertido y que los miembros del equipo se

sientan más comprometidos.

Invitando a todo el equipo a la participación activa en reuniones, solicitando ideas

para la mejora del proyecto, ideas que aligeren las actividades, motivando a los compañeros

a desarrollar el proyecto de forma entusiasta. Además de motivarlos a sugerir acciones y

sugerencias de cada actividad.

Comunicación abierta y un clima de confianza.

Tener respaldo y compromiso de los usuarios.

Proporciona respaldos y recompensas.

Mantener una capacitación y crecimiento constante para que tengan más conocimientos y

sean más valiosos.

12. Piense en un proyecto en el que ha trabajado. Describa qué hizo el gerente para que

aquél fuera efectivo o ineficaz.

Trabajamos en un proyecto de elaboración de un departamento de capacitación

hacia servicios de alimentación en el sector público el cual fracasó ya que el gerente de

proyecto no puso los objetivos bien claros y a su vez no dio a conocer a todas las personas

involucradas en el proyecto. Aunado a esto el gerente del proyecto no desarrollo las

actividades en función de lo que el cliente estaba demandando.

Tomando en cuenta otro proyecto el cual: tuvo los objetivos claros, determino y

delego responsabilidades por área, así como objetivos en específico, tuvo contacto con el

cliente para conocer las posibles mejoras o cambios mientras se desarrollaba el proyecto,

mantuvo comunicación constante con líderes de área así como personal en general,

promovió el trabajo en equipo con comidas y reuniones de convivencia, realizo reuniones

para conocer puntos de vista y revisar el plan de trabajo, manejó metas a corto mediano y

largo plazo para cumplir el objetivo, incentivó en base a metas cumplidas al personal.

Bibiografía

Arellano A. Campus Virtual UciMexico. Recuperado el 27 de Enero 2017 Gestión

de Proyectos. http://campusvirtual.ucimexico.edu.mx/pluginfile.php/49048/mod_resource/

content/3/Lecture%203%20.pdf

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