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7/25/2019 Generalidades de la contabilidad y sistemas de costos.pdf

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Contabilidad y Liderazgo

Impulsando la mejora continua empresarial

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Generalidades dela Contabilidad y

Sistemas de Costos


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En el presente trabajo se exponen conceptos bsicos de la

Contabilidad General. Se caracteriza la Contabilidad Financiera

y la Contabilidad de Gestin, profundizando detalladamente en

la Contabilidad de Costos.

Se abordan trminos como Costos y Gastos, clasificacin de los

costos, elementos de gastos y se detallan las caractersticas

principales de los Sistemas de Costos existentes en la

actualidad, as como las premisas para la implantacin de estos

sistemas especificando en el Sistema de Costos por Ordenes,

que resultan de vital importancia para las empresas de hoy en

da.

Generalidades de la Contabilidad

La Contabilidad es una ciencia de naturaleza econmica cuyo

objeto es el conocimiento pasado, presente y futuro de la

realidad econmica en trminos cuantitativos a todos los nivelesorganizativos, mediante mtodos especficos apoyados en

bases suficientemente contrastadas a fin de elaborar una

informacin que cubra las necesidades financieras externas y

las de planificacin y control internas.

Contabilidad Financiera y de Gestin. Particularidades

La Contabilidad Financiera junto con la Contabilidad de Gestinconstituyen las dos ramas ms importantes de la Contabilidad.

La Contabilidad Financiera se interesa principalmente en los

Estados Financieros para uso externo por parte de los

inversionistas, acreedores, analistas financieros, agencias

gubernamentales y otros grupos interesados. La contabilidad de

Gestin es una parte de la contabilidad que tiene por objeto la

captacin, medicin, registro, valoracin y control de la


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circulacin interna de valores de la empresa, con el objetivo de

suministrar informacin para la toma de decisiones sobre la

produccin, formacin interna de precio de costo y sobre la

poltica de precios de venta y anlisis de los resultados mediante

el contraste con la informacin que revela el mercado de factores

y productos, basndose en las leyes tcnicas de produccin, las

leyes sociales de organizacin y las leyes econmicas del

mercado.

La Contabilidad de Gestin no slo abarca la toma de decisiones

interna de la empresa, sino que tambin es utilizada para el

anlisis externo acerca de su comportamiento con respecto al

entorno competitivo.

La Contabilidad de Costos es una rama de la Contabilidad de

Gestin, que se relaciona fundamentalmente con la acumulacin

y el anlisis de la informacin de costos para uso interno por

parte de los gerentes, en la valuacin de inventarios, la

planeacin, el control y la toma de decisiones.

Es adems la que sintetiza y registra los costos de los centros

fabriles, de servicios y comerciales de una empresa, con el fin

de que puedan medirse, controlarse e interpretarse los

resultados de cada uno de ellos a travs de la obtencin de

costos unitarios y totales en progresivos grados de anlisis y

correlacin.

Entre los principales objetivos de la Contabilidad de Costos se

encuentran:


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Evaluar la eficiencia en cuanto al uso de los recursos

materiales, financieros y de la fuerza de trabajo, que se

emplean en la actividad.

Servir de base para la determinacin de los precios de los

productos y/o servicios.

Facilitar la valoracin de posibles decisiones a tomar que

permitan la seleccin de aquella variante que brinde el

mayor beneficio con el mnimo de gastos.

Clasificar los costos de acuerdo a su naturaleza y origen.

Analizar el comportamiento de los mismos con respecto alas normas establecidas para la produccin o servicio en

cuestin.

Analizar los costos de cada subdivisin estructural de la

empresa a partir de presupuestos de gastos que se

elaboren para ello.

Terminologa bsica del costo

Diversos han sido los conceptos expresados sobre el trmino

Costo, aunque todos coinciden en que el costo es el valor de los

recursos materiales, humanos y financieros consumidos o

empleados en la elaboracin de un producto o en la prestacin

de un servicio, que constituye un medidor de eficiencia

econmica productiva, por lo que su comportamiento facilita

evaluar los resultados.

Al examinar el contenido del costo se aprecia que el concepto

de gasto es ms amplio, y refleja el consumo de cualquier

recurso durante un perodo de tiempo independientemente de su

destino dentro de la entidad, por ello, se afirma que el costo

antes de ser costo fue gasto.


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La diferencia entre costo y gasto no es trivial. Hay que tener en

cuenta que todos los recursos que emplea una empresa deben

estar catalogados en una de estas dos categoras. Los costos,

como se defini anteriormente, son aquellos recursos que se

aplican a la fabricacin de los bienes o servicios que la empresa

ofrece, mientras que los gastos seran aquellos recursos

aplicados en el perodo contable, en los que se incurri para

conseguir los ingresos de un determinado perodo, o que la

empresa tuvo que incurrir necesariamente para existir durante el

mismo.

El costo de produccin es el valor del conjunto de bienes y

esfuerzos en que se ha incurrido o se va a incurrir que deben

consumir los centros fabriles para obtener un producto

terminado. Este indicador constituye un importante ndice

generalizador de la eficiencia de la empresa, esta muestra

cuanto le cuesta a la empresa la produccin de determinadosartculos o la prestacin de determinados servicios. En el costo

se refleja el nivel de productividad del trabajo, el nivel tcnico, el

grado de eficiencia de los Activos Fijos tangibles, as como el

ahorro de los recursos materiales, laborales y financieros.

La determinacin del costo real de produccin reviste gran

importancia para la Direccin Econmica ya que permitedeterminar los gastos de la actividad y la ganancia de la

empresa, evaluar y calcular los inventarios de produccin en

proceso y produccin terminada, establecer o demostrar los

listados de precios, planificar en concordancia con el nivel de la

actividad prevista en los indicadores para un periodo de

operaciones, controlar los insumos en el proceso de produccin


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y tomar decisiones para nuevas alternativas de produccin y

ventas.

Tomando la produccin como aspecto fundamental, el anlisisdel costo tiene gran importancia porque:

Expresa en medida considerable los resultados de toda la

actividad productiva y econmica de la empresa.

Es un elemento bsico para la formacin del precio.

Es determinante de la magnitud de la ganancia y el nivel

de rentabilidad de la produccin. La reduccin sistemtica del costo de produccin es una

de las fuentes de acumulacin socialista de cuyo nivel

dependen ritmos de ampliacin de la reproduccin

socialista y la posterior elevacin del nivel de vida material

y cultural de la poblacin.

Costos Unitarios: El costo medio unitario o costo por unidad devolumen, es el cociente de dividir el costo total por el volumen

de actividad, los costos unitarios son por lo tanto valores

promedios. Un punto fundamental en esta cuestin es ver que el

costo por unidad de volumen de actividad se comporta muy

diferente de cmo lo hace el costo total.

Costos Totales: Incluye el costo fabril ms los gastos incurridosen su proceso de distribucin y venta.

Clasificaciones de los costos

La clasificacin de los costos puede hacerse de diferentes

formas en funcin del criterio de clasificacin elegido, entre las

principales se encuentran:


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Elementos del costo de un producto

Materiales

Mano de obra. Otros costos de manufactura.

Materiales

Son los materiales los principales bienes que se usan en la

produccin y que se transforman en artculos terminados. Estos

materiales se pueden dividir en materiales directos e indirectos.

Los materiales directos son todos aquellos elementos fsicos quesean imprescindibles consumir durante el proceso de

elaboracin de un producto o servicio, y representan el principal

costo de la materia prima en el proceso de manufactura.

Charles Horngren, en su cuarta edicin, define los materiales

directos como: toda aquella materia prima que fsicamente

puede ser observada como formando parte ntegramente delproducto terminado y que su cantidad en el producto puede ser

determinada mediante una forma que sea factible

econmicamente.

Los materiales indirectos son todos los que no estn asociados

directamente con el producto o servicio terminado.

Charles Horngren, en su cuarta edicin, define los materiales

indirectos como: los costos de determinar la cantidad exacta

que de estos materiales tiene el producto terminado, para as

calcular ms exactamente el costo del producto, no se justifican

en trminos de los beneficios a obtenerse.


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Mano de Obra

La mano de obra se define como el esfuerzo fsico o mental

gastado en la fabricacin de un producto o servicio. Su costo sepuede dividir en mano de obra directa y mano de obra indirecta.

Charles Hongren, en su cuarta edicin plantea: la mano de obra

directa se define como la mano de obra que est directamente

involucrada en la produccin de un artculo terminado, la cual

puede ser fcilmente rastreada en el producto y representa un

costo de mano de obra importante en su produccin.

La mano de obra indirecta es la que no se vincula directamente

en el proceso productivo.

Charles Hongren, en su cuarta edicin, plantea: no es

fcilmente rastreada en el producto y se considera que no se

justifica determinar el costo de la mano de obra en relacin con

el producto.Otros Costos de Manufactura

Los otros costos de manufactura son todos los costos de

produccin, excepto los materiales y la mano de obra. Son

aquellos en que incurre un centro para el logro de sus fines,

salvo casos de excepcin, son de asignacin indirecta, y por lo

tanto precisa de bases de distribucin. Aqu aparece el trminoCosto Indirecto de Fabricacin.

Por su incorporacin al producto

Directos: Son aquellos que son identificables con unidades

especficas de produccin o servicio dado.

Indirectos: Son aquellos que no son identificables con el

producto o servicio y que se relacionan con l de forma indirecta.


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Estos costos indirectos forman parte del trmino Costo Indirecto

de Fabricacin, que son los costos que se usan para acumular

los materiales indirectos, la mano de obra indirecta y todos los

otros costos indirectos de manufactura que no se pueden

identificar directamente con los productos especficos, ejemplo

de costos indirectos de fabricacin adems de los materiales

indirectos y la mano de obra indirecta se encuentran:

arrendamiento de almacenes, oficinas, autos, energa,

depreciacin de los equipos de fbrica, y otros.

Por tanto se puede definir el costo de un producto y/o servicio

como la suma de los materiales directos, la mano de obra directa

y los costos indirectos de fabricacin.

Para su mejor comprensin se muestra el siguiente esquema:

Fuente: Elaboracin Propia.
http://www.gestiopolis.com/wp-content/uploads/2011/12/generalidades-de-la-contabilidad-y-sistemas-de-costos.gif


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De acuerdo al perodo en que se van a cargar a los ingresos

Costo del producto: Son los costos directa e indirectamente

identificables con el producto. Son los materiales directos,la mano de obra directa y los costos indirectos de

fabricacin. Estos costos no proveen ningn beneficio

hasta tanto el producto se venda y por lo tanto se

inventaran hasta la terminacin del producto. Cuando se

venden los productos, los costos totales del producto se

registran como un gasto. A este gasto se le denomina costo

de los artculos vendidos que se enfrentan con los ingresosdel perodo en el cual se vendieron los productos.

Costo del perodo: Son los costos que no estn directa ni

indirectamente relacionados con el producto y que por lo

tanto, no se inventaran. Los costos del perodo se

cancelan inmediatamente, dado que no se puede

determinar ninguna relacin entre el costo y el ingreso.

Por su relacin con el nivel de actividad.

Variables: Son aquellos que sufren cambios en su

magnitud total en proporcin al volumen de produccin y

permanecen constantes en su magnitud unitaria.

Fijos: Son aquellos que permanecen inalterables en su

magnitud total, independientemente del aumento o

disminucin de los volmenes de produccin y varaninversamente proporcional a los volmenes de produccin

en su magnitud unitaria.

Mixtos: Estos costos contienen una porcin fija y una

porcin variable, a lo largo de varios rangos relevantes de

operacin

Por su relacin al momento del clculo.


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Real: Es calculado a partir de los consumos reales en el

proceso productivo durante un perodo de tiempo.

Predeterminado: Es calculado a partir de los consumos

predeterminados, a un precio determinado para un perodo

futuro.

Elementos del gasto

Los gastos para su registro se agrupan por elementos y partidas,

atendiendo a las disposiciones del Ministerio de Finanzas y

Precios.

Segn las bases generales para el Perfeccionamiento

Empresarial son elementos de gastos, aquellos que se

identifican con su naturaleza econmica, estn o no asociados

directa o indirectamente con el producto o servicio.

Los elementos de gastos son aquellos que se incurren durante

el proceso productivo o de servicio, tales como, administracin,

distribucin, ventas y en otras ajenas a las actividades

fundamentales de la entidad.

Los lineamientos generales del costo establecen como

elementos de gastos los siguientes:

Materias primas y materiales: Incluye las materias primas,materiales bsicos y auxiliares.

Combustibles: Se incluyen todos los gastos originados en

el consumo de los diferentes combustibles adquiridos con

fines tecnolgicos para producir energa, bien estn

asociados al proceso productivo, administrativo, de


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distribucin y venta o ajenos a las actividades

fundamentales.

Energa: Est constituido por todas las formas de energa

adquiridas por la entidad, destinadas a cubrir las

necesidades tecnolgicas y las restantes demandas

elctricas.

Salarios: Comprende todas las remuneraciones realizadas

a los trabajadores, incluyendo el acumulado de las

vacaciones, las primas, pagos por condiciones anormales

y cualquier remuneracin al trabajo que se realice a partirdel fondo de salarios.

Otros gastos de fuerza de trabajo: Incluye los gastos

originados por la aplicacin de las tasas aprobadas por la

legislacin financiera vigente que se aporta como

contribucin al estado y como impuesto por la utilizacin de

la fuerza de trabajo. Comprende adems los pagos por

concepto de seguridad social a corto plazo que se realizaal personal de la entidad en los lmites establecidos por la

ley.

Depreciacin y amortizacin: Incluye los gastos de

utilizacin de los activos fijos tangibles sobre la base de la

aplicacin de las tasas establecidas al efecto a sus valores

iniciales (en el caso de la depreciacin); y comprendetambin los gastos por la utilizacin de los activos fijos

tangibles y la distribucin alcuota de los valores pagados

por ellos.

Otros gastos monetarios: Incluye entre otros los gastos

asociados a la entidad que no se identifiquen con los

elementos antes descritos, entre los cuales pueden citarse

los gastos de personal en comisin de servicios, los


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impuestos, pagos de servicios productivo y no productivos

comprados, etc.

Partidas del costo

La agrupacin de los gastos por partidas, est asociada al

proceso de produccin o de servicio, teniendo como objetivos

fundamentales la determinacin y clculo del costo del producto,

servicio o proceso. Las partidas de costos agrupan los gastos,

por la forma de inclusin en el producto y por su incidencia

directa o indirecta.

Los gastos se agrupan por partidas por el hecho de que la

agrupacin por elementos es insuficiente para la planificacin, el

registro, el clculo y el anlisis del costo de produccin por tipos

de productos.

Partidas de costo directo:

Materias primas y materiales.

Salario y otros gastos de fuerza de trabajo.

Partidas de costo indirecto:

Gastos indirectos de fabricacin.

Sistemas de Costos

Los sistemas de costos son un conjunto de mtodos, normas y

procedimientos, que rigen la planificacin, determinacin y

anlisis del costo, as como el proceso de registro de los gastos

de una o varias actividades productivas en una empresa, de

forma interrelacionada con los subsistemas que garantizan el

control de la produccin y/o servicios y de los recursos

materiales, laborables y financieros.


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Dentro de los objetivos de un sistema de costos se encuentran:

Fijar pautas a las que se someten los procedimientos de

asignacin de costos. Determinar los criterios a aplicar en la distribucin y

prorrateo de los gastos.

Establecer la oportunidad o fecha en que deben ser

calculados los costos, las modalidades de clculo, las

bases que se pueden utilizar, como tienen que ser tratados

ciertos costos, forma de determinar los costos totales y

unitarios, as como la metodologa para la presupuestacin

de costos y determinacin de estndares.

Con el fin de calcular el costo de las unidades producidas o el

servicio prestado, es necesario definir un sistema para aplicarlos

a la actividad. En general se pueden aplicar dos sistemas de

Contabilidad de Costo segn la concentracin de los mismos:

Sistema de Costo por Proceso.

Sistema de Costo por rdenes de Trabajo.

Sistema de Costo por Proceso:

Se aplica en las empresas o en las industrias de elaboracin

continua o en masa, donde se producen unidades igualessometidas a los mismos procesos de produccin. El mismo

constituye un costo promedio, donde a cada unidad fsica de

produccin se le asigna una parte alcuota del todo que

representa el costo de produccin. Se utiliza cuando los

productos se hacen mediante tcnicas de produccin en gran

volumen (procesamiento continuo). El costeo por procesos es


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adecuado cuando se producen artculos homogneos en gran

volumen as como en las refineras de petrleo, en una fbrica

de azcar o en una fbrica de acero.

Bajo un sistema de costo por proceso, los tres elementos

bsicos del costo de un producto (materiales directo, mano de

obra directa y costos indirectos de fabricacin) se acumulan de

acuerdo con los departamentos o centros de costos.

Sistema de Costo por rdenes de Trabajo:

Es el conjunto de principios y procedimientos para el registro de

los gastos identificados con rdenes de produccin especificas,

lo que permite hallar un costo unitario para cada orden y

determinar los diferentes niveles del costo en relacin con la

produccin total, en las empresas donde la produccin se hace

por pedidos.

Un sistema de acumulacin de Costos por rdenes de Trabajo

es ms adecuado donde un solo producto o un grupo de

productos se hacen de acuerdo con las especificaciones de los

clientes, es decir, que cada trabajo es hecho a la medida.

Objetivo del Sistema de Costo por rdenes de Trabajo

Responder rdenes segn la solicitud de los clientes sobre la

base de las especificaciones previamente establecidas.

Bajo un Sistema de Costos por rdenes de Trabajo, los tres

elementos bsicos del costo de un producto, es decir, materiales

directos, mano de obra directa y costos indirectos de produccin,

se acumulan de acuerdo con su identificacin con cada orden.


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En este sistema la incorporacin de los gastos a la orden se

realiza teniendo en cuenta la Hoja de Costo, documento principal

en el sistema y que se emitir una por cada orden de trabajo que

se ha enviado a los talleres productivos. Esta hoja de costos

comienza desde que se ejecuta el trabajo, y constituye el libro

auxiliar de la cuenta Produccin en Proceso y es diligenciada

detalladamente y archivada al terminar las rdenes de trabajo.

Para agregar los materiales directos a esta hoja de costos se

dispone de un documento primario denominado Vale de Entrega

o Devolucin, el cual reflejar el nmero de la orden para la cual

es asignado y contabilidad por su parte procede al registro del

consumo de los materiales de cada orden en la cuenta

Produccin en Proceso.

Respecto a la mano de obra directa, esta se determina segn el

resumen de tiempo y trabajo donde se detallan las horas

trabajadas por los obreros en cada orden, lo cual permitir

identificar el costo por concepto de salario directo incurrido en

las rdenes y reflejado contablemente en la cuenta Produccin

en Proceso.

Los otros gastos que no se identifican con una orden y se

consideran indirectos, en la medida en que se incurren, se

registran contablemente en la cuenta Costos Indirectos de

Fabricacin. Para su prorrateo entre las rdenes resulta

conveniente determinar una tasa de aplicacin la cual puede ser

Real o Predeterminada.

Si la tasa de aplicacin es Real parte de los datos histricos

utilizndose el Mtodo de Costeo Real y si la tasa de aplicacin


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es predeterminada se toman los datos provenientes del

presupuesto, utilizndose el Mtodo de Costeo Normal.

La tasa de aplicacin se calcula dividiendo el total de costosindirectos de fabricacin entre el total de una base, la cual puede

ser el gasto de material directo, horas de mano de obra directa,

horas mquinas, unidades de produccin y costo de mano de

obra directa.

Una vez concluida la orden de produccin, esta ser transferida

al almacn de produccin terminada y contabilidad proceder acontabilizar dicha produccin en la cuenta Produccin

Terminada, para su posterior venta al cliente. Ya facturada y en

poder del cliente se procede a registrar el costo de venta.

Los gastos de administracin y ventas no se consideran parte

del costo de produccin de la orden de trabajo y se muestra

separadamente en el estado de resultado.

A continuacin se muestra para mejor comprensin un esquema

de acumulacin de costos por rdenes de trabajo.


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Leyenda:

P.P: Produccin en Proceso.

P.T: Produccin Terminada.

C.V: Costo de Venta.

Fuente: Elaboracin Propia.

Premisas para la Implantacin de los Sistemas de Costos

Para que las empresas logren implantar un Sistema de Costos,

deben crear determinadas condiciones mnimas, para que los

resultados sean slidos y permanentes, dado que la contabilidad

de costos tiene como finalidad el costo por producto, mediante

un control adecuado de los elementos del costo y esto se logra
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adems de una contabilidad analtica con la creacin de una

base organizativa que garantice su implantacin, como sera:

a) Asignar la tarea para la adecuacin e implantacin delSistema de Costos a una persona que sirva como instrumento

de direccin.

b) Asignar la tarea al personal que se dedicar al control, registro

y anlisis de los gastos con los planificados, costos estimados

etc. para determinar su eficiencia y aplicar sus resultados

oportunos y adecuadamente.

c) Instrumentar perodos de anlisis que hagan obligatorio su

realizacin para la evaluacin de la gestin econmica

administrativa a varios niveles.

d) Estimular los resultados, los cumplimientos en la etapa de

implantacin y su posterior seguimiento de explotacin y utilidad.

Deben registrarse los gastos uniformemente y en el momento en

que ocurren para que sean confiables y efectivos cuando se

comparen con los costos normados.

Para la eficaz implantacin de este sistema hay que empezar por

la base, en la unidad de produccin para consolidar un buen flujo

informativo, para que sean confiables y exactos los datos que se

controlan, para el registro y posterior anlisis de los resultados

reales y estimados.

El sistema informativo debe establecerse en los talleres,

organizando la base, sistematizando, estableciendo los

mtodos de trabajo a travs de creacin de condiciones o


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implantando previamente un modelaje para recoger la

informacin, estableciendo hbitos de trabajo que hagan

funcionar el sistema de costos en cada una de las reas de cada

taller como almacenes, transporte, departamentos de servicios,

etc.

En resumen, se considera necesario tener en cuenta los

aspectos que se detallan a continuacin para una adecuada

implantacin de un Sistema de Costos por rdenes.

1. Determinar las reas de responsabilidad.2. Determinar el personal directo e indirecto a la produccin.

3. Reporte de labor diaria.

4. Control del consumo de materiales por rdenes de trabajo.

5. Devoluciones de materiales al almacn.

6. Reporte de produccin terminada.

7. Implantacin de la orden de trabajo.

8. Traspaso de las rdenes de trabajo entre reas.

9. Control de los desperdicios para la venta.

Estos aspectos se pueden agrupar en tres grandes grupos:

Aspectos organizativos: Desarrollar un plan de organizacin de

las distintas reas para la elaboracin e implantacin de las

bases normativas de consumo para los recursos que as lorequieran.

Aspectos metodolgicos: Establecimiento de un adecuado

sistema de control de inventario para el registro y anlisis de los

costos materiales, establecimiento de un mtodo de control de

los gastos indirectos y del tiempo real trabajado, elaboracin de


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las normas metodolgicas y especficas para la planificacin y

control de los trabajos de mantenimiento.

Aspectos relacionados con la operacin del sistema:Organizacin del flujo de informacin a suministrar al rea de

contabilidad. Elaboracin de los presupuestos de gastos.

Determinacin de los informes de gastos reales comparados con

los presupuestos aprobados y el anlisis de las variaciones.


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Escrito por:Carlos Gonzlez Garca - Heriberto Serpa Cruz
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