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GBGULKUHlIflON
ESTUDIO PREVIO PARA SELECCIONAR AL OFERENTE QUE ENTREGUE A TÍTULO DECOMPRAVENTA, A LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, EXTENSIONES DESUPERFICIE, ATRILES DE LECTURA, APOYA PIES Y ELEVADORES DE MONITOR PARA
SUMINISTRAR A FUNCIONARIOS DE LA PGN A NIVEL NACIONAL.
DICIEMBRE DE 2015
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INTRODUCCIÓN
En desarrollo de lo señalado en la Ley 80 de 1993, artículo 25, Numeral 12, modificado por la
Ley 1474 de 2011, artículo 94, la Ley 1150 de 2007 y 2.2.1.2.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015,
los siguientes son los estudios y documentos previos que sirven de soporte para la elaboración
de la invitación pública y del contrato que tiene por objeto SELECCIONAR AL OFERENTE QUE
ENTREGUE A TÍTULO DE COMPRAVENTA, A LA PROCURADURÍA GENERAL DE LANACIÓN, EXTENSIONES DE SUPERFICIE, ATRILES DE LECTURA, APOYA PIES YELEVADORES DE MONITOR PARA SUMINISTRAR A FUNCIONARIOS DE LA PGN A NIVEL
NACIONAL.
1. DEFINICIONES
Las expresiones utilizadas en el presente documento deben ser entendidas con el significado
que a continuación se indica. Los términos definidos son aplicados en singular y en plural de
acuerdo como lo requiera el contexto en el cual son considerados.
TERMINO
Apoya pies
Atriles de
lectura
Contrato
estatal
Elementos
de Confort
Elevador de
monitor
Ergonomía
Extensiones
de
superficie
Oferta
PGN
Proponente
SIGNIFICADO
Banquillo o tarima pequeña que se coloca delante de quien está sentado
para que descanse los pies1.
Es un soporte con un plano inclinado que sirve para sostener documentos
o libros para leerlos con mayor comodidad cuando se está en el puesto de
trabajo2.
Acuerdo de voluntades creador o generador de obligaciones para las
partes. Cuando una de las partes es una persona de derecho público,
estaremos frente a un contrato estatal; si las partes son todas personas
jurídicas de derecho público tendremos un contrato ínter administrativo.3
Son todos aquellos instrumentos que ofrecen comodidad y ergonomía
para el funcionario en su labor.
Es un soporte que permite graduar la altura de la pantalla al nivel requerido
por el funcionario; le ayudan a evitar encorvarse mientras trabaja sentado
a la mesa. Además, reduce la torsión de la columna vertebral y el
estiramiento excesivo del cuello, que podrían ocasionar problemas de
espalda y cuello4.
Es la ciencia que se encarga del diseño de lugares de trabajo, de
herramientas y de tareas, de modo que coincidan con las características
fisiológicas, anatómicas, psicológicas y la capacidad del trabajador que
estará en un área de trabajo determinada.5"
Es una lámina resistente, que se añade al escritorio del trabajador para
aumentar el espacio de apoyo ergonómico en sus antebrazos.
Es la propuesta presentada a la Procuraduría General de la Nación por los
interesados en ser el contratista del Proceso de Contratación objeto del
presente Proceso.
Procuraduría General de la Nación.
Es toda persona natural o jurídica, nacional o extranjera, en forma individual
o conjunta (unión temporal, consorcio y promesa de sociedad) que aspira
1 http://es.thefreedictionary.com/reposapi%C3%A9s
2 https://www.google.com.co/webhp?sourceid=chrome-
¡nstant&rlz=1 C1 PRFC_enCO617CO617&ion=1 &espv=2&ie=UTF-8#q=que+significa+atril.
3 http://www.procuradur¡a.gov.co/portal/media/file/contratacion/manual_de_contratacion.pdf
4http://wvvw.kensington.com/es/ar/4467/elevadores-para-portatiles-y-soportes-para-monitores#.Vk9IZdlvcps
5https://es.wikipedia.org/wiki/Ergonom%C3%ADa
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GENERAL DÉUM
celebrar contratos con la PGN y presenta para ello, de manera formal, una
oferta.
GGSST Grupo de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LANACIÓN PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN.
La Procuraduría General de la Nación en cumplimiento de las disposiciones en materia de
Seguridad Industrial y Salud Ocupacional y acorde con el Programa de la Gestión de la Salud
y la Seguridad en el Trabajo aprobado mediante Resolución N° 310 de 2013 "Por medio de la
cual se crea el Grupo encargado del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
de la Procuraduría General de la Nación y se dictan otras disposiciones", modificada por la
Resolución No. 71 de 2014, anualmente destina recursos humanos, técnicos y financieros para
garantizar el desarrollo de este programa.
De acuerdo con las solicitudes de funcionarios de la PGN y la información suministrada por
los diferentes estudios elaborados por el Grupo de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de la Procuraduría General de la Nación y por la ARL Positiva Compañía de Seguros
(que reposan en el archivo del GGSST), tales como los panoramas de factores de riesgo y las
matrices de identificación de peligros, evaluación y control de riesgos, se identificó la
necesidad adquirir elementos de confort tales como extensiones de superficie, atriles de
lectura, apoya pies y elevadores de monitor, conforme se señala a continuación:
ELEMENTO
SUPERFICIES
DE MONITOR
ANO DE
REQUERIMIENTO
2014
2015
QUIEN REALIZA EL
REQUERIMIENTO
FUNCIONARIOS PGN
ESTUDIO
FUNCIONARIOS PGN
TOTAL
APOYAPIES
2014
2015
FUNCIONARIOS PGN
ESTUDIO
FUNCIONARIOS PGN
TOTAL
ATRILES2014
2015
FUNCIONARIOS PGN
ESTUDIO
FUNCIONARIOS PGN
TOTAL
EXTENSIÓN DESUPERFICIES
2014
2015
FUNCIONARIOS PGN
ESTUDIO
FUNCIONARIOS PGN
TOTAL
CANTIDAD
40
61
130
231
22
152
50
244
12
54
10
76
62
0
66
128
Estas son las cantidades totales para cubrir los requerimientos del 2014 y 2015, sin embargo
las evaluaciones de puestos de trabajo en campo, arrojan la priorización de los elementos que
se necesitan con mayor urgencia, detallando a continuación los funcionarios afectados con la
aparición de sintomatología agravada por la falta de estos insumos ergonómicos:
ELEMENTO REQUERIDO
Extensión de superficies
Descanso para los pies
CANTIDAD DE FUNCIONARIOS
SINTOMÁTICOS QUE NECESITAN ELELEMENTO PRIORITARIAMENTE
45
250
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Eleva monitor
Atril porta documentos
170
45
Así lo refiere la fisioterapeuta señora Yaneth Obregón Pérez, Asesora en la Prevención del
Riesgo para la PGN de la ARL POSITIVA, mediante correo electrónico de fecha 3 de diciembre
de 2015: "El número de elementos requeridos obedece, a los requerimientos surgidos
de las visitas de inspección a los puestos de trabajo de los funcionarios, en la cuales
se ha identificado que la mayor necesidad se fundamenta en el suministro de Apoya
pies, debido a la presencia de sintomatologías dolorosas o enfermedades como
problemas en rodillas, espalda, cadera, etc., relacionadas con los hábitos posturales y
con la baja estatura de la población colombiana. (Hombre promedio: 1.72, mujer
promedio: 1.60)
En cuanto a las bases para monitor o eleva monitor, se requiere para mantener una
postura correcta y neutral del cuello, esto quiere decir que el borde superior del
monitor deberá quedar alineado con la altura visual del funcionario, sin
flexión o extensión del cuello; lo cual evitara que los funcionarios permanezcan en
posturas forzadas y prolongadas, condición que genera sintomatología dolorosa y
posibles desordenes músculo esqueléticos. (cabe anotar que en las inspecciones se
ha evidenciado la carencia de este elemento).
Con relación a los extensores de plano o de superficie, se ha identificado que este
elemento se puede suplir con los apoya brazos de las sillas, dependiendo del modelo
de la silla, adiciona/mente las nuevas superficies de trabajo adquiridas por la entidad
traen consigo dicho elemento.
Los Atriles para lectura de documentos, son un elemento de confort ergonómico que
se evidencia que su uso no se requiere por parte de todos los funcionarios.
Con lo anterior podemos identificar que el mayor número de elementos faltantes en
torno a la necesidad, radica en el uso del apoya pies y el eleva monitor y en
una menor proporción los Extensores de superficie y el Atril para lectura de
documentos; resaltando la importancia de los mismos para lograr un bienestar en los
trabajadores y evitar posibles patologías".
Actualmente, según lo informado por el Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios a
través de correo electrónico de fecha 23 de noviembre de 2015, la entidad cuenta sólo con
359 apoya pies, distribuidos entre los funcionarios a nivel nacional. Respecto de las
extensiones de superficie, atriles de lectura y elevadores de monitor no es posible cuantificar
su número, teniendo en cuenta que los mismos se consideran bienes de consumo tal y como
consta en correo electrónico del día 04 de diciembre de 2015 también de Coordinador del
Grupo de Almacén e Inventarios "...los atriles plásticos para mesa están catalogados
como elementos de consumo, al igual que las superficies de teclado y los eleva
monitores...".
Los beneficios de instalar los elementos de confort consisten en:
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WBftnHfc Ira wn HnVWn
Extensiones de superficie:
Incrementar el espacio del plano de trabajo, con el fin de otorgar soporte a los
miembros superiores.
La mayor cantidad de los equipos en la entidad son de tipo convencional, por lo cual
se reduce el espacio en el plano de trabajo y se minimiza el área de apoyo de los
antebrazos a 90° sobre la superficie de trabajo, la implementación de este elemento
incrementa el área de apoyo de las extremidades superiores y la distancia entre el
usuario y la pantalla.
Favorece la adopción de ángulos de confort en las extremidades superiores,
minimizando el riesgo por carga física.
Previene la aparición de desórdenes músculo esqueléticos.
Descanso para los pies:
- Alivia la presión sobre las piernas, en la zona poplítea. Presión que se realiza cuando
no existe apoyo de las piernas en el suelo si no en el trípode de la silla.
Mejora el apoyo lumbar.
- Se reduce la fatiga en las piernas
- Se mejora la circulación sanguínea y oxigenación de los tejidos en miembros inferiores.
Disminución del riego sanguíneo.
Eleva monitor:
- Se evita la flexo extensión de cuello que debe realizar el trabajador.
- Se disminuye el desgaste visual.
Permite tener una postura adecuada durante el trabajo, mejora de la higiene postural.
Disminuye las posturas compensatorias, como la mala alineación de columna lumbar.
La persona tiene mayor acceso visual a la información del computador.
Atril porta documentos:
Mejor visualización de los documentos de lectura en físico.
Evita inclinaciones cervicales (cuello), para poder hacer la lectura.
Disminuye el cansancio visual.
Facilita encontrar la información deseada.
En conclusión, con este proceso de contratación se pretende brindar puestos de trabajo
funcionales y ergonómicos, pues se estarían mitigando las posturas forzadas en las
extremidades superiores e inferiores y favoreciendo la adopción de los ángulos de confort en
las diferentes articulaciones, lo que conduce a reducir las condiciones de riesgos y prevenir
que los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación adolezcan de enfermedades de
tipo laboral.
De igual forma, el Decreto 262 de 2000 "Por el cual se modifican la estructura y la organización
de la Procuraduría General de la Nación y del Instituto de Estudios del Ministerio Público; el
régimen de competencias interno de la Procuraduría General; se dictan normas para su
funcionamiento...", en su artículo 259 establece que los programas de bienestar social deben
contribuir al logro del siguiente objetivo, entre otros: ''Propiciar condiciones en el ambiente de
trabajo que favorezcan el desarrollo de la creatividad, identidad, participación y seguridad
laboral de los empleados, así como la eficacia, eficiencia y efectividad en su desempeño".
Por lo anteriormente mencionado la Entidad requiere adelantar un proceso de contratación
para adquirir a título de compraventa extensiones de superficie, atriles de lectura, apoya pies
y elevadores de monitor para suministrar a funcionarios de la PGN a nivel nacional, para
propiciar unas condiciones laborales dignas y evitar así enfermedades ocupacionales.
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GBfMLDEUtNftCION
2.1. Relación estratégica del objeto contractual con la planeación institucional
La compra de los elementos de confort tales como las extensiones de superficie, atriles de
lectura, apoya pies y elevadores de monitor, se encuentra enmarcada en el Plan Estratégico
Institucional Procurando Orden y Rectitud 2013- 2016 apuntando a la perspectiva, objetivo y
criterios de logro, que se mencionan a continuación:
Perspectiva
Aprendizaje, Tecnología y
conocimiento
Objetivo
Desarrollar integralmente el
talento humano.
Criterio de logro
Mejorar el bienestar social de
los funcionarios de la PGN.
El Plan Estratégico Institucional se encuentra disponible para la consulta de los funcionarios y
la ciudadanía en general en el link:
http://www.procuraduria.gov,co/portal/?option=co.gov.pgn.portal.frontend.component,pagefac
tory.gel.PlanEstrategicoComponentPageFactory, de la página web de la Entidad.
3. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, ESPECIFICACIONES ESENCIALES E
IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR
3.1. Descripción del objeto a contratar
SELECCIONAR AL OFERENTE QUE ENTREGUE A TÍTULO DE COMPRAVENTA, A LAPROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, EXTENSIONES DE SUPERFICIE, ATRILESDE LECTURA, APOYA PIES Y ELEVADORES DE MONITOR PARA SUMINISTRAR A
FUNCIONARIOS DE LA PGN NIVEL NACIONAL.
3.2. Clasificación UNSPSC
Según el clasificador de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas (Versión 14 del UNSPSC)
contenido en la dirección http://www.colombiacompra.gov.co/Clasificacion. el objeto
contractual se enmarca dentro del siguiente código de Clasificador de Bienes y Servicios:
Clasificación
UNSPSC
46182205
Grupo
(E)
Productos
de uso final
Segmento
(46)
Equipos y Suministros
de Defensa, Orden
Público, Protección,
Vigilancia y Seguridad
Familia
(18)
Seguridad y protección
personal
Clase
(22)
Equipo de apoyo
ergonómico
Producto
(05)
Descansos
para los pies
3.3 Especificaciones técnicas mínimas requeridas
El proponente manifestará de manera expresa en la carta de presentación de la oferta que dará
cumplimiento a los siguientes requisitos mínimos. El cumplimiento de estos se calificará con la
denominación "CUMPLE / NO CUMPLE", por lo tanto no otorgan puntaje.
ELEMENTO
Extensión de
superficies
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
Construidas en lámina cold rolled calibre 16-20,
acabadas con pintura epoxi poliéster
electrostáticamente, con medidas aproximadas
mínimas de 0.65 x 0.23 x 0.03, adaptables de 2 cm a
4 cm ubicadas a la misma altura de las superficies de
trabajo y formando un ángulo de 45 grados entre
ellas.
CANTIDADES
45
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PROCUf«augura
Atril plegable
porta
documentos
Eleva monitor
Descansa
pies
Estas deben poseer un sistema de tornillería oculta que
permita ir anclada a las superficies de trabajo y que impida
que la hoja superior se desprenda o levante fácilmente;
igualmente sus filos deben ser redondeados de tal forma
que no representen peligro de cortaduras a los usuarios de
los puestos de trabajo.
Porta documentos de mesa en plástico de alta resistencia,
base antideslizante, material lavable, y resistente a la
humedad.
Ajustable a varias posiciones de ángulo de visualización
para hojas tamaño carta y oficio con clip para sostener las
hojas y regla guía.
Soporte ajustable desde 3.4 cms
Ajustable a 3 alturas 3.4 - 6.8 - 10.2
Fabricada en plástico de alto impacto
Dimensiones: 33 cm x 30 cm
Construidos en acero cold rolled cromado
Ancho de superficie: 465 mm.
Profundidad de la superficie: 300 mm.
Movimientos angulares para mayor comodidad
Superficie antideslizante
Ajustables a 9 y 14 cm de altura.
45
170
250
Los productos deben:
• Ser nuevos.
• Suministrarse con las especificaciones técnicas requeridas.
El contratista debe:
• Aceptar los procedimientos administrativos que determine la Procuraduría General de
la Nación para la ejecución del contrato.
• Cambiar el producto, en un término no mayor a 48 horas siguientes a su devolución,
cuando no esté en óptimas condiciones.
• Presentar oferta por los cuatro (4) ítems solicitados. No serán admisibles ofertas
parciales.
Nota 2. Los elementos podrán aumentar en cantidad si el proceso de selección lo permite,
teniendo en cuenta que la adquisición podrá extenderse hasta el monto del presupuesto oficial.
3.4. Identificación del contrato a celebrar
Conforme con la descripción del objeto, el tipo de contrato a celebrar es de COMPRAVENTA.
5. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN.
El proceso de selección y el contrato que llegare a suscribirse como resultado del mismo,
estará sometido a la legislación y jurisdicción colombiana y se regirá por las normas
consagradas en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, el Decreto 1082
de 2015, y demás disposiciones legales que las complementen, modifiquen o reglamenten.
Teniendo en cuenta que el presupuesto que se requiere para la presente contratación es de
TREINTA Y NUEVE MILLONES SEISCIENTOS CINCUENTA Y OCHO MIL QUINIENTOS
CUATRO PESOS ($39.658.504) incluido IVA y demás impuestos, el cual no supera el 10% de
la menor cuantía de la Entidad, que equivale a CUARENTA Y UN MILLONES OCHOCIENTOS
OCHENTA Y DOS MIL SETECIENTOS CINCUENTA PESOS ($41.882.750), de acuerdo con
lo dispuesto en el Decreto 1082 de 2015, Artículo 2.2.1.2.1.5.2., la modalidad de selección es
la de Mínima Cuantía.
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GENSA1. DE U MACHX
6. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y SU JUSTIFICACIÓN.
ANÁLISIS DEL SECTOR
6.1. Análisis Económico
Como se describe en el numeral 7 de este documento, se efectuó un análisis del sector en el
que se ubican los elementos requeridos en el presente proceso y se identificaron algunos de
los posibles oferentes a quienes se invitó a cotizar.
Dentro del sector, las empresas que proveen elementos de confort, también ofrecen productos
como insumos de oficina, así como elementos de salud ocupacional.
Se observa que éste sector es altamente sensible a variables económicas como la inflación,
variación del SMMLV y la tasa de cambio entre otros, por factores como el siguiente:
- El sector maneja la adquisición de elementos, equipos e insumos, suministrados en su
mayoría por proveedores extranjeros a través de canales nacionales, pero que hacen
generalmente su facturación en moneda extranjera.
5.2. Análisis Regulatorio
De manera general este sector se rige por el Decreto 614 de 1984 "Por el cual se determinan
las bases para la organización y administración de Salud Ocupacional en el país", que
consagra en los artículos 2° y 3o, lo siguiente:
"Artículo 2°.- Objeto de la Salud Ocupacional. Las actividades de Salud Ocupacional tienen
por objeto:
a) Propender por el mejoramiento y mantenimiento de las condiciones de vida y salud de la
población trabajadora;
b) Prevenir todo daño para la salud de las personas, derivado de las condiciones de trabajo;
c) Proteger a la persona contra los riesgos relacionados con agentes físicos, químicos,
biológicos, psicosociales, mecánicos, eléctricos y otros derivados de la organización laboral
que puedan afectar la salud individual o colectiva en los lugares de trabajo;
d) Eliminar o controlar los agentes nocivos para la salud integral del trabajador en los lugares
de trabajo;
e) Proteger la salud de los trabajadores y de la población contra los riesgos causados por las
radiaciones;
f) Proteger a los trabajadores y a la población contra los riesgos para la salud provenientes de
la producción, almacenamiento, transporte, expendio, uso o disposición de sustancias
peligrosas para la salud pública.
Artículo 3°.- Campo de aplicación de las normas sobre Salud Ocupacional. Las disposiciones
sobre Salud Ocupacional se aplicarán en todo lugar y clase de trabajo, cualquiera que sea la
forma jurídica de su organización y prestación; así mismo regularán las acciones destinadas a
promover y proteger la salud de las personas.
Todos los empleadores, tanto públicos como privados, contratistas, subcontratistas v
trabajadores, así como las entidades públicas y privadas estarán sujetas a las disposiciones
que sobre la organización y la administración de la Salud Ocupacional se establecen en este
Decreto v en las demás disposiciones complementarias que expidan los Ministerios de Trabajo
y Seguridad Social y de Salud Pública; sea que presten los servicios directamente a través del
respectivo organismo de seguridad o previsión social o contratando con empresas privadas"
(Subrayado fuera de texto).
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Artículo 9.- Definiciones. Para efectos del presente Decreto se entenderá por Salud
Ocupacional el conjunto de actividades a que se refiere el artículo 2o. de este Decreto y cuyo
campo de aplicación comprenderá las actividades de medicina de trabajo, higiene industrial y
seguridad industrial.
Adicionalmente, la Resolución No. 1016 de 1989 "Por la cual se reglamenta la organización,
funcionamiento y forma de los Programas de Salud Ocupacional que deben desarrollar los
patronos o empleadores del país", dispone en sus considerandos:
"1. Que por Decreto 614 de 1984, en sus artículos 28, 29 y 30 se establece la obligación de
adelantar Programas de Salud Ocupacional, por parte de patronos y empleadores.
2. Que es obligación de los patronos o empleadores velar por la salud y seguridad de los
trabajadores a su cargo.
3. Que los patronos o empleadores deben responder por la ejecución del programa
permanente de Salud Ocupacional en los lugares de trabajo".
El parágrafo primero del artículo 4° de la resolución antes citada, consagra como una de las
obligaciones a cargo de los empleadores, la consistente en "destinar los recursos humanos,
financieros y físicos indispensables para el desarrollo y cabal cumplimiento del programa de
Salud Ocupacional en las empresas y lugares de trabajo, acorde con las actividades
económicas que desarrollen, la magnitud y severidad de los riesgos profesionales y el número
de trabajadores expuestos".
Y en su artículo 11, numeral 12 dispone que las principales actividades del subprograma de
Higiene y Seguridad Industrial son: "12. Supervisar y verificarla aplicación de los sistemas de
control de los riesgos ocupacionales en la fuente y en el medio ambiente y determinar la
necesidad de suministrar elementos de protección personal, previo estudio de puestos de
trabajo".
Así mismo, el Decreto Ley 1295 de 1994 "Por el cual se determina la organización y
administración del Sistema General de Riesgos Profesionales", indica que las disposiciones
vigentes de salud ocupacional relacionadas con la prevención de los accidentes de trabajo y
enfermedades profesionales y el mejoramiento de las condiciones de trabajo, con las
modificaciones previstas en este Decreto, hacen parte integrante del sistema general de
riesgos profesionales.
De igual forma la revisión de la normatividad nacional vigente en la prevención de las
condiciones de riesgos, sobre éste tema son:
Ley 9 de 1979: En el título III, en su artículo 112, se determina que todas las maquinarias,
equipos, herramientas, deberán ser diseñados, construidos, instalados, mantenidos y
operados de manera que se eviten las posibles causas de accidentes y enfermedades. En su
artículo 125 hace referencia a la responsabilidad del empleador frente a la promoción,
protección, recuperación y rehabilitación de la salud de los trabajadores, así como la correcta
ubicación del trabajador en una ocupación adaptada a su constitución fisiológica y sicológica.
Decreto Ley 1295 de 1994: Determina que uno de los objetivos del Sistema General de
Riesgos Profesionales, es "Establecer las actividades de promoción y prevención tendientes a
mejorar las condiciones de trabajo y salud de la población trabajadora, protegiéndola contra
los riesgos derivados de la organización del trabajo que pueden afectar la salud individual o
colectiva en los lugares de trabajo tales como los físicos, químicos, biológicos, ergonómicos,
psicosociales, de saneamiento y de seguridad".
Resolución 2400 de 1979 Capítulo II. Obligaciones de los patronos. Artículo 2 Numeral
f) "Aplicar y mantener en forma eficiente los sistemas de control necesarios para protección
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PROCUFGSÜULDEUNMDN
cíe los trabajadores y de la colectividad contra los riesgos profesionales y condiciones o
contaminantes ambientales originados en las operaciones y procesos de trabajo".
5.3. Análisis técnico
Desde hace algunos años la ergonomía ha cobrado auge dentro de la industria, aunque el
hombre, sin tener conciencia real de los principios de esta ciencia, ha trabajado con ellos
durante siglos como se deduce de los elementos que nos rodean: cada cual tiene su oficio y
su razón de ser.
La Procuraduría General de la Nación, actualmente cuenta con aproximadamente 4013
funcionarios activos en el sistema, es deber como empleador minimizar lo más que se pueda
los riesgos ocupacionales de cada uno de sus empleados.
A lo largo de esta vigencia y la pasada, fisioterapeutas tanto del Grupo de Gestión de la
seguridad y la Salud en el Trabajo de la Entidad y la ARL Positiva han venido realizando unas
inspecciones periódicas que consisten en visitas a puestos de trabajo de los funcionarios a
nivel nacional y resultado de estas se han evidenciado existen riesgos biomecánicos en su
gran mayoría por la falta de elementos de confort que pueden alterar el estado de salud de los
trabajadores.
Por lo anteriormente descrito, es importante que la Entidad adquiera los equipamientos
necesarios de acuerdo a unos requisitos de adaptación biomecánica, que permitan prevenir
tanto patologías o alteraciones visuales como molestias de carácter postural que suelen
derivar frecuentemente en trastornos músculo esqueléticos.
6. ESTUDIO DE LA OFERTA
Dadas las características técnicas de los elementos a adquirir, como lo son los elementos de
confort ergonómicos, se observa que estos pertenecen al segmento de "Productor de Uso
Final", según la clasificación UNSPSC, como se indicó anteriormente en el numeral 3.2 de éste
documento.
Por tanto se procedió a hacer una revisión de algunas de las empresas pertenecientes a éste
sector, tomando como referencia procesos adelantados por la PGN en pasadas vigencias y
otras entidades con procesos similares encontradas en el SECOP.
Producto de ésta revisión se identificaron algunos de los posibles oferentes y se invitaron a
cotizar las siguientes sociedades:
- SURTINOVA
- MUEBLES DIMUPAR
- MANUPOL
- MUBLEX
- OFFICE DEPOT
- IDEA ERGO
- ERGO & HEALTH
- AVS ART OFFICE
No obstante lo anterior, sólo cuatro (4) de las firmas descritas anteriormente presentaron
cotización, las siguientes:
- SURTINOVA
- MANUPOL
- IDEA ERGO
- ERGO & HEALTH
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7. ESTUDIO DE LA DEMANDA
7.1. Análisis de la contratación interna
Respecto del histórico de las contrataciones previas realizadas por la Procuraduría General
de la Nación en vigencias anteriores, en los siguientes cuadros se señalan los dos contratos
ejecutados con el mismo objeto:
Contratante:
Modalidad de selección:
Proponentes:
Contratista:
Número del contrato
Presupuesto Oficial del lote III:
Objeto del contrato:
Elementos de confort adquiridos
Lote III:
Valor del contrato (lote III)
Valor ejecutado del contrato:
Forma de pago:
Plazo del contrato:
Aspectos evaluables de la oferta:
El % de margen mínimo de mejora
de oferta (decremento
establecido en el pliego para la
subasta)
Procuraduría General de la Nación
Selección abreviada subasta inversa electrónica 34-2013
INDUSTRIAS ROMIL S.A.
SOLUCIONES INTEGRALES DE OFICINA S.A.S.
UNIÓN TEMPORAL PROCURADURÍA MOBILIARIO 2013
(INDUSTRIAS ROD S.A.S. Y DISTRIBUIDORA
AEROMUEBLES)
AVS ART OFFICE S.A.S.
AVS ART OFICCE S.A.S.
No. 179-163-2013
Lote III $29.795.566,66
Entrega que realiza el contratista a la Procuraduría General de
la Nación a título de compraventa y a precios unitarios fijos de
los bienes que corresponden a los lotes /// elementos de
salud ocupacional y IV muebles para cafetería.
Extensiones de superficie (149), eleva monitores (190),
descanso para los pies (61) y atriles porta documentos (190).
$29.752.104,56
$29.752.104,56
La PGN pagó el valor del contrato mediante pagos parciales
de acuerdo a las entregas efectuadas. Los pagos se
efectuaron a los 30 días siguientes a la radicación en el Grupo
de Cuentas de la División Financiera por parte de la
supervisión del contrato de las respectivas actas de recibo a
satisfacción de los bienes.
Única entrega dentro de los 15 días hábiles siguientes a la
suscripción del acta de inicio.
Menor Precio
0.05%
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GEKMLDÉUM
% de ahorro frente al Presupuesto
Oficial Lote 3
0,14%
Garantía exigidas: Cumplimiento: 30% del valor total del contrato con vigencia
durante el tiempo de ejecución del contrato y seis (6) meses
más contados a partir de la suscripción del contrato.
Calidad y correcto funcionamiento de los bienes
suministrados: 40% del valor total del contrato con vigencia
de un (1) año contado a partir del recibo a satisfacción de los
bienes, dependiendo de la garantía que ofrezca el proponente.
Salarios y prestaciones sociales: 5% del valor total del
contrato con vigencia durante el tiempo de ejecución del
contrato y tres (3) años más contados a partir de la suscripción
del contrato.
Experiencia exigida Hasta dos (2) certificaciones de contratos cuyo objeto sea de
la misma naturaleza del presente lote. La suma de las dos
certificaciones debe ser mayor o igual al presupuesto oficial
del lote o sea 50.54 SMLMV.
http://www.procu raduria.qov.co/portal/index.¡sp?option=co.qov.pqn.portal.frontend.component.paqef
actorv.Contratac¡onComponentPaqeFactory&action=view proceso&key=854
Contratante:
Modalidad de selección:
Proponentes:
Contratista:
Número del contrato:
Presupuesto Oficial:
Objeto del contrato:
Elementos de confort adquiridos:
Valor del contrato:
Valor ejecutado del contrato:
Forma de pago:
Plazo del contrato:
Aspectos evaluables de la oferta:
Procuraduría General de la Nación
Selección de Mínima Cuantía No. 38 de 2012
ERGO & HEALT LTDA
INSTITUTO DE DISEÑO Y ERGONOMÍA ANDINO IDEA
ERGO LTDA
DISTRIBUIDORA DE MUEBLES PARRA LTDA -
DIMUPAR LTDA.
SOCIEDAD DISTRIBUIDORA DE MUEBLES PARRA
LTDA/DIMUPAR LTDA.
No. 179-122-2012
$ 3.995.040,00
Entregar a título de compraventa a la Procuraduría General
de la Nación, 121 extensiones de superficie metálica para
los puestos de trabajo de los funcionarios de la Entidad.
121 extensiones de superficie
$ 3.993.000,00
$ 3.993.000,00
Pago único 30 días después de radicado en el Grupo de
Cuentas de la División administrativa.
15 días calendario.
Menor Precio
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GENERAL C€ LA KACJOW
El % de margen mínimo de mejora de
oferta (decremento establecido en el
pliego para la subasta)
% de ahorro frente al Presupuesto
Garantía exigidas:
Experiencia exigida
No aplica
No Aplica
No se solicitaron.
Dos (2) contratos celebrados y ejecutados con entidades
públicas o privadas, relacionados con el objeto del proceso
contractual, cuyos montos sumados no podrán ser
inferiores al presupuesto oficial, y cuya fecha de
terminación no podrá ser superior a cuatro (4) años
anteriores a la fecha de cierre del proceso de selección.
http://www.procuraduria.qov.co/portal/?option=co.qov.pqn.portal.frontend.component.paqefactorv.C
ontratacionComDonentPaqeFactorv&action=view Droceso&kev=680
Contratante:
Modalidad de selección:
Proponentes:
Contratista:
Número del contrato
Presupuesto oficial:
Objeto del contrato:
Elementos de confort adquiridos:
Valor del contrato:
Valor ejecutado del contrato:
Forma de pago:
Plazo del contrato:
Procuraduría General de la Nación
Selección de Mínima Cuantía No. 14 de 2011
H.I.M. DISTRIBUCIONES -DIANA MARCELA SÁNCHEZ
PARDO
MAGRU SAS
CINCUENTA DISEÑADORES ASOCIADOS LTDA
HOSPI OFFICE MUEBLES HOSPITALARIOS Y DE
OFICINA SAS
MANUPOL LTDA
MAP INGENIEROS - MARÍA FERNANDA CORTES E.U.
MANUPOL LTDA.
No. 179-112-2011
$15.538.200
Entrega a título de compraventa a la Procuraduría General
de la Nación, 300 apoya pies en tubo metálico cromado, con
superficie antideslizante y tapones antideslizantes,
ajustable en altura.
Descanso para los pies (300)
$13.224.000,00
$13.224.000,00
Un solo contado 30 días después de radicado en el Grupo
de Cuentas de la División administrativa.
30 días hábiles siguientes a la suscripción del acta de inicio
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Aspectos evaluables de la oferta:
El % de margen mínimo de mejora
de oferta (decremento establecido
en el pliego para la subasta)
% de ahorro frente al Presupuesto
Garantía exigidas:
Experiencia exigida:
Menor Precio
No aplica
No aplica
No se solicitaron
Máximo dos (2) certificaciones de contratos celebrados con
entidades públicas u otros clientes, relacionados con el
objeto del proceso contractual, indicando su monto, que
sumados no podrán ser inferiores al presupuesto oficial
destinado para el presente proceso de Selección de Mínima
Cuantía.
De igual forma, la fecha de terminación de las
certificaciones no podrá ser superior a dos (2) años
anteriores a la fecha de cierre del proceso de selección. No
se tendrán en cuenta contratos en ejecución.
http://\An/\w. procuraduría.qov.co/portal/?option=co.qov.pqn. portal.frontend.component.paqefactorv.C
ontratac¡onComponentPaqeFactory&action=view proceso&key=174
De la anterior información, se puede concluir que aunque son contratos donde se adquirieron
elementos de confort, sus objetos son disimiles entre sí, razón por la cual no podrían
comprarse en igualdad de condiciones; sin embargo en los tres procesos se observa que los
contratos resultantes de los procesos siempre han sido de compraventa, que los plazos oscilan
entre 15 días y un (1) mes; en los procesos adelantados a través de mínima cuantía no se han
solicitado garantías y respecto de la experiencia siempre se han solicitado hasta dos (2)
certificaciones de contratos cuyo objeto sea de la misma naturaleza del proceso cuya suma
de las dos certificaciones debe ser mayor o igual al presupuesto oficial establecido por la
entidad.
Ahora bien, de los contratos atrás mencionados, se tendrá en cuenta para el valor promedio
del estudio de mercado únicamente del contrato 179-163-2013, teniendo en cuenta que es el
único cuyo objeto comprende todos los ítems a adquirir a través del presente proceso de
selección.
Elementos de Confort 179-163-2013
ELEMENTO
Extensiones de Superficie
Descanso para los pies
Eleva Monitor
Atril Portadocumentos
Valor Unitario 2013
(inicial)
$ 54.791
$55.100
$ 68.440
$ 27.202
Valor Unitario 2014
(IPC 3,66)
$ 56.796
$57.117
$ 70.945
$28.198
Valor actualizado
$ 55.794
$56.108
$ 69.692
$ 27.700
7.2. Análisis de la contratación externa
Las diferentes entidades estatales en el país en los últimos años han venido notando la
importancia de mantener al recurso humano con un programa de salud ocupacional que
consiste en la planeación, organización, ejecución, control y evaluación de todas aquellas
actividades que ayudan a preservar, mantener y mejorar la salud individual y colectiva de los
trabajadores con el fin de evitar accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
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GENERAL D€ LA HACICW
En relación con la demanda de este bien por parte de las entidades estatales, revisada la
página web del SECOP se encontraron como antecedentes los procesos o contratos que
proveen elementos de ergonomía descritos a continuación:
2013
Contratante:
Contratista:
Modalidad de selección:
Número del contrato:
Objeto del contrato:
Presupuesto oficial:
Valor del contrato:
Decremento presupuesto oficial:
Forma de pago:
Plazo del contrato:
Aspectos evaluables de la oferta:
Elementos de Confort a entregar:
Modalidad de selección:
Oferentes:
Garantías Solicitadas:
Experiencia exigida:
Unidad de Planeación Minero Energética (UPME)
Ergo & Health
660-2013
Orden de Adquisición 210-2013194
Adquirir ciento seis (106) monitores y cien (100) apoya pies
para los funcionarios de la UPME.
$14,960,520
$14.960.520 Peso Colombiano
No especifica
Único pago.
Ocho (8) días hábiles.
No especifica.
Eleva-Monitores
Apoya-Pies
Régimen especial
Único oferente.
No se solicitaron.
No especifica.
http://www.contratos.qov.co/consu ltas/detalleProceso.do?numConstancia=13-4-2204268
2014
Contratante:
Contratista:
Modalidad de selección:
Número del contrato:
Objeto del contrato:
Presupuesto oficial:
Valor del contrato:
Decremento presupuesto oficial:
Forma de pago:
Plazo del contrato:
Aspectos evaluables de la oferta:
Elementos de Confort a entregar:
Modalidad de selección:
Proponentes:
Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)
Sin Riesgos S.A.S.
Mínima Cuantía No. RT-DR-163 DE 2014
Aceptación de oferta No. 1710 de 2014
Contratar la compra de elementos de ergonomía para los
funcionarios del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
regional Tolima, dentro del programa de salud ocupacional,
de acuerdo a los requerimientos técnicos exigidos.
$22.000.000
$20.119.968
8,55 %
Único pago una vez recibido a satisfacción.
10 días calendario
Menor precio
Apoya Pie (40)
Eleva Monitor - Modular (150)
Soporte para portátil (100)
Apoya muñecas - mouse (50)
Apoya muñeca - teclado (145)
Soporte dorso lumbar espuma (40)
Mínima cuantía
SIN RIESGOS S.A.S.
ERGO & HEALT LTDA.
CREAMOS EMPRESA LTDA
CAROLINA TAMAYO PALACIOS
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PROCUIGEÍOAL DE ük HACtOM
Garantías Solicitadas: Cumplimiento del Contrato: equivalente al diez por ciento
(10 %) del valor del contrato con una vigencia igual al
término de duración del contrato y cuatro (4) meses más,
contados partir de su perfeccionamiento.
Experiencia exigida: No solicitan.
https://www.contratos.qov.co/consultas/detalleProceso.do?numConstancia=14-13-3160195
2015
Contratante:
Contratista:
Modalidad de selección:
Objeto del contrato:
Presupuesto oficial:
Valor del contrato:
Decremento presupuesto oficial:
Forma de pago:
Plazo del contrato:
Elementos de Confort a entregar:
Modalidad de selección:
Oferentes:
Garantías Solicitadas:
Experiencia exigida:
Fiscalía General de la Nación
Map Ingenieros y/o María Fernanda Cortes EU
FGN-MC-00055-2015NC
Contratar la adquisición de descansa o reposa pies y eleva
monitores
$59.936.040
$59.909.516
0,1%
La Fiscalía General de la Nación pagará al contratista el
valor del contrato en un único pago del 100% del valor total
del contrato cuando el contratista cumpla en su totalidad
con el objeto del mismo.
60 días calendario.
Apoya Pie (637)
Eleva Monitor - Modular (712)
Mínima cuantía
BASA DISEÑOS S.A.S.
MAP INGENIEROS Y/O MARÍA FERNANDA CORTÉS EUACORAZADA LTDA
HÉCTOR MANUEL LEÓN URQUIJO
Cumplimiento del contrato. 10% del valor del contrato
por el término de ejecución y seis meses más.
Calidad del bien. 10% del valor del contrato por el término
de ejecución y seis meses más.
Como factor habilitante de la propuesta, el comité técnico
verificará la experiencia mínima del proponente, para lo
cual debe acreditar hasta dos (2) contratos específicos con
el objeto del presente contrato, cuya sumatoria del valor
total ejecutado sea superior o igual al 100% del
presupuesto asignado para esta contratación; las
certificaciones que se anexen deberán corresponder a
contratos cuya ejecución se haya efectuado dentro de los
dos (2) últimos años, contados a partir de la fecha de cierre
de este proceso.
https://www.contratos.qov.co/consultas/detalleProceso.do?numConstancia=15-13-3914470
De los proceso revisados en el SECOP se puede observar que en cada uno de ellos se
solicitaron requisitos habilitantes disimiles entre sí, más aun respecto del proceso adelantado
bajo un régimen especial. Respecto del plazo se puede observar que fluctúa entre 10 días y
60 días calendario. Solo en un proceso se solicitó a los oferentes acreditar experiencia, como
fue el proceso adelantado por la FGN, requisito que también se solicitará por la Procuraduría
General, acreditar la experiencia con hasta dos (2) contratos relacionados con el objeto de la
contratación cuyo valor ejecutado fue igual al presupuesto oficial.
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6SBALIIUM
En cuanto a las garantías, no se solicitaron en dos procesos y en el de la FGN se requirió
garantía de cumplimiento del contrato y calidad del bien, las cuales que serán solicitadas por
la entidad en el presente proceso de selección.
8. ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO
Por la naturaleza del mercado, el objeto del contrato y aplicando los principios de transparencia
y economía, para el estudio de mercado se invitó a cotizar a las siguientes firmas:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g
h.
Surtinova
Muebles Dimupar
Manupol
Mublex
Office Depot
Idea Ergo
Ergo & Health
Avs Art Office
De las anteriores empresas atendieron la invitación a cotizar: Surtinova, Manupol, Idea Ergo y
Ergo & Health, cumpliendo con ios requisitos técnico solicitados por la Entidad, sólo los dos
últimos dado que los dos primeros enviaron la cotización incompleta, aduciendo que no
manejaban todos los productos que se requieren para esta contratación.
Una vez comparadas las cotizaciones de las firmas Idea Ergo y Ergo & Health, se observó que
la cotización de Idea Ergo comparada con la de Ergo & Health tenían una diferencia de precios
unitarios del 27.66%, razón por la cual se solicitó una aclaración de los valores de ítem.
La firma Idea Ergo, a través de correo electrónico de fecha 7 de septiembre de 2015, indicó lo
siguiente: "e/ valor fluctuante del dólar ha obligado a todos
nuestros proveedores de materias primas y por ende a Idea Ergo, ajusfar los
precios nuevamente para no afectar nuestra operación...
...siempre enviamos nuestras propuestas con el valor agregado de conocimiento y
experiencia que a través de 15 años nos han dado
dicho reconocimiento."
Así mismo, Ergo & Health a través de correo electrónico de fecha 3 de septiembre de 2015,
señaló: "La razón por la cual podemos ofrecer excelentes precios es porque somos fabricantes
e importadores mayoristas y manejamos grandes volúmenes lo cual nos permite bajar los
costos de los productos y ofrecer disponibilidad inmediata".
Teniendo en cuenta las apreciaciones expuestas, las cotizaciones analizadas para este
estudio de mercado son las presentadas por las firmas IDEA ERGO y ERGO & HEALTH.
En los siguientes cuadros se consignan los valores propuestos según los parámetros exigidos:
No.
1
2
3
4
ELEMENTOS
Extensión de Superficie
Apoya pies
Eleva Monitor
Atril Porta documentos
ERGO & HEALTH
$ 64.960
$ 104.400
$ 64.380
$ 26.680
IDEA ERGO
$ 119.609
$ 89.363
$109.388
$ 41.245
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vmImIWi Mi «n niffiffwn
Por lo anteriormente expuesto y teniendo en cuenta el valor oficial asignado para este proyecto
y los requerimientos que reposan en el Grupo de Gestión de la Seguridad en el trabajo, se
requieren los siguientes elementos:
ELEMENTO
Extensión de superficies
Descanso para los pies
Eleva monitor
Atril porta documentos
CANTIDAD
45
250
170
45
El valor promedio UNITARIO de los elementos a adquirir es el siguiente:
ELEMENTOS DE CONFORT
Extensiones de
Superficie
Descanso para los
pies
Eleva Monitor
Atril
Portadocumentos
HISTORIO
O2013
CON IPC
(2014)
$ 55.794
$56.108
$ 69.692
$ 27.700
IDEA ERGO
$119.609
$ 89.363
$109.388
$ 41.245
ERGO&
HEALTH
$ 64.960
$ 104.400
$ 64.380
$ 26.680
PROMEDIO
$80.121
$ 83.290
$81.153
$31.875
ELEMENTOS DE CONFORT
Extensiones de
Superficie
Descanso para los
pies
Eleva Monitor
Atril
Portadocumentos
Promedio
$80.121
$ 83.290
$81.153
$31.875
Cantidades
45
250
170
45
TOTAL
Total
$ 3.605.437
$ 20.822.604
$ 13.796.092
$1.434.371
$ 39.658.504
Conocimiento de fondo del contratista.
ÍTEM
Tiempo de existencia oferente
Calidad de Mipyme
Experiencia general
Experiencia específica
Régimen tributario
IDEA ERGO
15 años
NO
15 años
15 años
RÉGIMEN COMÚN
ERGO & HEALTH
18 años
SI
18 años
18 años
RÉGIMEN COMÚN
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Con base en los años de experiencia específica de los cotizantes, se tendrá en cuenta el
término de 2 años para acreditar la experiencia mínima de los oferentes.
8.1. Presupuesto estimado
Se establece que el presupuesto oficial requerido para SELECCIONAR AL OFERENTE QUE
ENTREGUE A TÍTULO DE COMPRAVENTA, A LA PROCURADURÍA GENERAL DE LANACIÓN, EXTENSIONES DE SUPERFICIE, ATRILES DE LECTURA, APOYA PIES YELEVADORES DE MONITOR PARA SUMINISTRAR A FUNCIONARIOS DE LA PGN es
hasta por la suma de TREINTA Y NUEVE MILLONES SEISCIENTOS CINCUENTA Y OCHO
MIL QUINIENTOS CUATRO PESOS ($39.658.504), incluido el valor del IVA y demás impuestos
a que haya lugar, amparado en el certificado de disponibilidad presupuestal N° 78815 del 30
de noviembre de 2015 expedido por la Coordinadora del Grupo de Ejecución Presupuestal de
la División Financiera de la Procuraduría General de la Nación y previsto en el Plan de
Adquisiciones según el Certificado 2015-108 del 27 de noviembre de 2015 expedido por el
Administrador del Plan.
9. ASPECTOS VERIFICABLES
9.1 CAPACIDAD JURÍDICA
De conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993, artículo, pueden celebrar contratos
con las entidades estatales las personas consideradas legalmente capaces en las
disposiciones vigentes.
La capacidad jurídica es la facultad de una persona para celebrar contratos con una Entidad
Estatal, es decir (i) obligarse a cumplir el objeto del contrato; y (ii) no estar incursa en
inhabilidades o incompatibilidades que impidan la celebración del contrato6
Las personas naturales mayores de 18 años son capaces jurídicamente a menos que estén
expresamente inhabilitadas por decisión judicial o administrativa, como la interdicción judicial,
y que no estén incursas en inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones para contratar
derivadas de la ley.7
La capacidad jurídica de las personas jurídicas está relacionada con: (i) la posibilidad de
adelantar actividades en el marco de su objeto social; (ii) las facultades de su representante
legal y la autorización del órgano social competente cuando esto es necesario de acuerdo con
sus estatutos sociales; y (iii) la ausencia de inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones
para contratar derivadas de la ley.8
El objeto social de las personas jurídicas integrantes de un proponente plural debe permitir
adelantar las actividades del Proceso de Contratación, bien por ser parte de su objeto social
principal o ser una actividad conexa a este. Los representantes legales de las personas
jurídicas integrantes del proponente plural deben estar plenamente facultados para
comprometer a la persona jurídica en el cumplimiento de la totalidad del objeto del contrato
puesto que la responsabilidad es solidaria frente a la Procuraduría General de la Nación.9
6 Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación - M-DVRHPC-04 - Colombia
Compra Eficiente
7 Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación - M-DVRHPC-04 - Colombia
Compra Eficiente.
8 Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación - M-DVRHPC-04 - Colombia
Compra Eficiente.
9 Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación - M-DVRHPC-04 - Colombia
Compra Eficiente.
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Si la propuesta la presenta una persona jurídica, su objeto social será verificado en el
certificado de existencia y representación o el que haga sus veces, donde se revisará quién
ejerce la representación legal, las facultades del mismo, el objeto social, dentro del cual se
debe hallar el objeto del presente proceso y la duración de la sociedad.
En el caso de uniones temporales, consorcios o promesa de sociedad futura, sus miembros
deberán acreditar que dentro de su objeto social se encuentra comprendida la actividad que
se comprometen a desarrollar en el acuerdo de conformación correspondiente. En todo caso
el consorcio, la unión temporal o la promesa de sociedad futura, deberá en conjunto, acreditar
que sus objetos sociales comprenden el objeto de la invitación.
La sociedad debe tener una duración no inferior al plazo del contrato y un año más (artículo
6o Ley 80 de 1993).
Cuando el monto de la propuesta fuere superior al límite autorizado al Representante Legal,
el oferente deberá allegar la correspondiente autorización la cual debe ser impartida por la
Junta de Socios o el estamento de la sociedad que tenga esa función.
En el evento que del contenido del certificado de existencia y representación o el que haga
sus veces se haga la remisión a los estatutos de la Sociedad para establecer las facultades
del Representante Legal, el oferente deberá anexar copia de la parte pertinente de dichos
estatutos, y si de éstos se desprende que hay limitación para presentar la propuesta en cuanto
a su monto, se deberá igualmente allegar la correspondiente autorización la cual debe ser
impartida por la Junta de Socios o el estamento de la sociedad que tenga esa función.
Respecto de la capacidad jurídica, se verificarán los siguientes aspectos:
9.1.1 Certificado de existencia y representación legal y/o documento legal idóneo: En
caso de que el oferente sea persona jurídica deberá presentar Certificado de Existencia y
Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio en el que figure que desarrolla
objeto similar al de la presente contratación, con fecha de expedición no superior a quince (15)
días hábiles de antelación al cierre del proceso.
9.1.2 Fotocopia de la cédula de ciudadanía del oferente y/o del representante legal.
9.1.3 Documento de conformación del consorcio, unión temporal o promesa de
sociedad futura: En caso que el oferente se presente en consorcio, unión temporal o promesa
de sociedad futura, deberá allegar el documento de constitución en los términos del artículo 7
déla Ley 80 de 1993.
9.1.4 Certificación expedida sobre pago de aportes al sistema de seguridad social y
parafiscales: Cumplir con las cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social Integral,
los aportes por concepto de las contribuciones parafiscales (Cajas de Compensación Familiar,
SENA e ICBF) y/o el pago del Impuesto sobre la Renta para la Equidad (CREE), conforme a
lo previsto en las Leyes 1607 de 2012 y 1739 de 2014 y demás normas concordantes sobre la
materia. El cumplimiento de esta obligación, por parte del oferente, se acredita, cuando es
persona jurídica, mediante certificación suscrita por el representante legal o revisor fiscal de la
empresa, según el caso, y cuando es persona natural allegando copia de la planilla PILA
debidamente pagada. En el evento que el oferente se encuentre incurso en alguna de las
causales de exoneración previstas en las leyes citadas, deberá hacer esta manifestación en
la respectiva certificación.
Cuando el proponente no allegue con su oferta la certificación de que trata este numeral o la
misma requiere aclaraciones, la Procuraduría las solicitará dentro de los términos previstos
para solicitar aclaraciones.
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OTALDEUHAOON
9.1.5 Registro Único Tributario: El proponente debe allegar fotocopia del Registro ÚnicoTributario RUT, en el que indique a qué régimen pertenece. En caso de consorcios y/o uniones
temporales, cada uno de sus integrantes debe presentar este documento.
9.1.6 Verificación responsables fiscales y antecedentes disciplinarios: La Procuraduría
General de la Nación se reserva el derecho de verificar si el proponente o cualquiera de los
integrantes del consorcio o unión temporal o promesa de sociedad futura, se encuentra (n)
reportado (s) en el último boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la
República o si aparece como inhabilitado para contratar en el Sistema de Información de
Registro de Sanciones y Causas de Inhabilidad "SIRI" de la Entidad. En caso que el
proponente o alguno de los integrantes del Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad
futura, se encuentre relacionado en el boletín o se encuentre inhabilitado, no podrá contratar
con la Procuraduría General de la Nación.
10. CRITERIOS DE SELECCIÓN
Por tratarse de una selección de mínima cuantía, se tendrá como único factor de escogencia
el menor precio total, producto de la revisión de los valores ofrecidos y las operaciones
aritméticas de todas las ofertas, realizadas por el comité asesor, teniendo en cuenta las reglas
y el procedimiento que se definan en la invitación pública y de conformidad a lo establecido en
el artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082/2015.
11. CONDICIONES DE EXPERIENCIA
Teniendo en cuenta el estudio del sector, el proponente deberá acreditar máximo dos (2)
contratos ejecutados cuyo objeto haya sido Entrega de elementos de confort ergonómicos.
El proponente deberá relacionar en el Anexo Experiencia Requerida, hasta dos (2) contratos
celebrados y ejecutados con entidades públicas o privadas, relacionados con el objeto del
proceso contractual, indicando su monto y fecha de terminación así: que sumados, deberán
ser iguales o superiores al presupuesto oficial y con fecha de terminación anterior al cierre del
presente proceso. No se tendrán en cuenta contratos en ejecución, y para los efectos de
diligenciamiento del anexo de experiencia requerida se entenderá bajo juramento que los
contratos relacionados han sido ejecutados.
El proponente deberá incluir en el Anexo de experiencia la siguiente información:
• Número y fecha de suscripción del contrato:
• Nombre del contratante
• Objeto: Compraventa de elementos de confort.
• Datos del contratante: dirección de correo electrónico, nombre del contacto, dirección,
teléfono
• Fecha de inicio
• Fecha de terminación: Los contratos deben encontrarse terminados a la fecha de cierre
de la selección de mínima cuantía.
• Valor: Los contratos relacionados sumados deben acreditar un valor total igual o
superior al presupuesto oficial que es la suma de TREINTA Y NUEVE MILLONES
SEISCIENTOS CINCUENTA Y OCHO MIL QUINIENTOS CUATRO PESOS
($39.658.504) incluido IVA y demás impuestos.
• Porcentaje de participación: si el contrato fue ejecutado en consorcio o unión temporal
deberá incluir los porcentajes.
La Entidad no acepta que cada renovación automática de un contrato se cuente como un
nuevo contrato, en razón que el contrato es uno solo y el hecho de prorrogarlo o adicionarlo
no significa que se celebre un nuevo negocio contractual. De esta forma su cumplimiento se
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PROCUFmammm
verifica desde el inicio hasta la culminación del mismo, entendiendo que ha finalizado cuando
ha terminado su última renovación.
En el caso de propuestas presentadas por consorcios o uniones temporales, cada uno de los
integrantes debe acreditar el cumplimiento de por lo menos un (1) contrato con el lleno de
requisitos establecidos en este numeral. Salvo lo relativo al valor del contrato, ya que éste se
puede acreditar en conjunto.
En los contratos que fueron ejecutados en consorcio o unión temporal, deberá indicarse el
porcentaje de participación de cada uno de ellos en dicho contrato, valor que debe
discriminarse en pesos colombianos y será el que se aplique al proponente para verificar la
experiencia teniendo en cuenta lo señalado en este numeral.
Así mismo, en caso de personas jurídicas cuando no tengan más de tres (3) años de
constituidas, se les podrá acumular la experiencia de los accionistas, socios o constituyentes,
de acuerdo con lo señalado en el Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.1.5.2.
En el caso que el proponente haya participado en procesos de fusión o escisión empresarial,
debe tomar para estos efectos, exclusivamente los contratos o el porcentaje de los mismos,
que le hayan asignado en el respectivo proceso de fusión o escisión, para ello debe aportar el
certificado del contador público o del revisor fiscal (si la persona jurídica tiene revisor fiscal)
que así lo acredite.
LAS CERTIFICACIONES, COPIAS DE CONTRATOS, ACTAS DE LIQUIDACIÓN,REFERENCIAS COMERCIALES, ETC., SOLO SE ACEPTARAN COMO DOCUMENTOS
ACLARATORIOS DE LA RELACIÓN DE EXPERIENCIA QUE ALLEGUE EL OFERENTE.
En caso de requerirse aclaraciones sobre datos contenidos en la información suministrada por
los oferentes, la Procuraduría podrá solicitarlas al proponente por escrito, quien contará con el
término establecido en el cronograma del proceso para suministrarlas.
En el periodo de verificación de las propuestas, los oferentes podrán allegar relación de
contratos diferentes a los mencionados en su propuesta, siempre y cuando cumplan con los
requerimientos exigidos por la Entidad en este numeral y los contratos se encuentren
concluidos antes de la fecha de cierre del proceso.
11.1 Justificación del requerimiento de experiencia.
Para garantizar la idoneidad y capacidad del oferente para atender el objeto del contrato, se
considera que las condiciones exigidas en cuanto al número, el alcance de éstos y la condición
de estar terminados, es adecuada y proporcional al contrato que se pretende suscribir. No se
aceptan contratos en ejecución, por cuanto para la Procuraduría General de la Nación es
importante conocer las condiciones en que efectivamente se cumplieron los negocios jurídicos
relacionados.
Se pudo constatar además que, de acuerdo con el estudio del sector y lo manifestado por las
personas que allegaron cotización para el estudio del mercado, los posibles oferentes cumplen
con los requerimientos. En consecuencia, del análisis efectuado, se tiene que estas
condiciones no limitan la libre concurrencia y garantizan la idoneidad requerida por la Entidad.
12. CAPACIDAD FINANCIERA
Teniendo en cuenta que el pago se efectuará una vez se reciban a satisfacción los bienes a
contratar, se considera que en el proceso no es necesario exigir capacidad financiera mínima.
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13. GARANTÍAS QUE LA ENTIDAD ESTATAL CONTEMPLA EXIGIR EN EL CONTRATO
Con el fin de amparar los perjuicios de naturaleza contractual, derivados del incumplimiento
del contrato y de su liquidación que pueda surgir para la administración por las actuaciones,
hechos u omisiones del contratista, éste debe presentar como mecanismo de cobertura del
riesgo, cualquiera de las garantías que de conformidad con el Decreto 1082 de 2015 sean
aplicables, con la siguiente cobertura:
AMPARO
Calidad y correcto
funcionamiento de los
bienes
PORCENTAJE (%)
SOBRE EL VALOR
TOTAL DEL
CONTRATO
10%
VIGENCIA
Un (1) año, contado a partir de la fecha
de entrega a satisfacción de los bienes
adquiridos.
Se estima la inclusión de estos amparos, en los porcentajes y vigencias antes señalados, ya
que teniendo en cuenta la naturaleza del contrato a celebrar y las obligaciones a cargo del
contratista, la Entidad debe estar cubierta de los perjuicios derivados por el incumplimiento
total o parcial a cargo del contratista; el cumplimiento tardío o defectuoso del mismo; el pago
del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria y los perjuicios derivados por la
deficiente calidad de los bienes adquiridos.
Nota: En todo caso, el contratista se compromete a ajustar la vigencia de los amparos de la
garantía a partir de la suscripción del acta de inicio, así como a ampliar el valor de la misma o
su vigencia, en el evento en que se aumente o adicione el valor del contrato o se prorrogue
su término, en virtud de lo consagrado en el artículo 2.2.1.2.3.1.18 del Decreto 1082 de 2015.
14. INDICACIÓN SI EL CONTRATO ESTÁ COBIJADO POR UN ACUERDO COMERCIAL
De conformidad con el Manual para el manejo de los acuerdos Comerciales en proceso de
contratación, versión M-MACPC-06 publicado por Colombia Compra Eficiente el 31 de
diciembre de 2014, LITERAL C, este análisis no se efectúa para los procesos de contratación
adelantados por la modalidad de selección de contratación directa y de mínima cuantía.
15. REQUISITOS DE LEGALIZACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El contrato se entiende legalizado con la suscripción del mismo y cuando se efectúe el
correspondiente registro presupuestal por parte de la Procuraduría General de la Nación. Para
su ejecución se requiere la legalización y la constitución y aprobación de la garantía de
cumplimiento, presentada por el contratista.
En el momento de la firma del contrato, el contratista deberá:
• Diligenciar el formulario Beneficiario-cuenta en el cual indicará el número de la cuenta
corriente o de ahorros y la entidad bancaria en donde pueda consignarse el valor del
contrato, cuenta que debe figurar a nombre y con el NIT del contratista.
• Para efectos de la expedición del certificado de registro presupuestal del contrato, debe
anexar una certificación de la entidad bancaria en la que conste el nombre del
cuentahabiente, su número de identificación, número de la cuenta, tipo de la cuenta y
si a la fecha está activa. Esta documentación hará parte integral del contrato. El nombre
del beneficiario y número de identificación debe ser el mismo en el contrato, en el
formulario Beneficiario Cuenta, en la certificación del banco y en las facturas que
posteriormente se presenten.
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• Allegar, de conformidad con lo consagrado por la Ley 1607 de 2012, certificación que
acredite que se encuentra al día con el pago relativos al Sistema de Seguridad Social
Integral, así como los propios del Sena, ICBF, Cajas de Compensación Familiar y/o el
pago del Impuesto sobre la Renta para la Equidad (CREE), conforme a lo previsto en
las Leyes 1607 de 2012 y 1739 de 2014 y demás normas concordantes sobre la
materia, si dentro del término trascurrido entre la adjudicación del proceso y la
suscripción del contrato, se hubiese generado tal obligación. Dicha certificación deberá
ser suscrita por la persona natural o su contador, o por el revisor fiscal o representante
legal de la persona jurídica, según sea el caso.
De acuerdo con lo establecido en el Decreto Reglamentario No. 2286 de 2003, el contratista
que se encuentren excluido del pago de los aportes al régimen de subsidio familiar, SENA e
ICBF, deberá acreditar dicha situación presentando el certificado de exclusión emitido por la
Caja de Compensación Familiar a la cual se encuentren afiliados o por el SENA y el ICBF
cuando les corresponda certificarlo.
16. PLAZO Y LUGAR DE EJECUCIÓN
El plazo para la entrega de los elementos objeto de la compraventa será de quince (15) días
calendario contados a partir de la suscripción del acta de inicio, la que deberá firmarse por el
contratista o su representante y el supervisor del contrato dentro del día hábil siguiente a la
fecha de perfeccionamiento y legalización del negocio jurídico. Sin sobrepasar el 31 de
diciembre de 2015.
El lugar de entrega de los elementos objeto de la compraventa será el Grupo de Gestión de la
Seguridad y la Salud en el trabajo de la Procuraduría General de la Nación, ubicada en el 6o
piso de la Carrera 5a No. 15-80 de la ciudad de Bogotá, previo ingreso al almacén.
Para todos los efectos el domicilio contractual será la ciudad de Bogotá D.C.
17. FORMA DE PAGO
El pago se efectuará en un (1) solo pago dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes
a la fecha en la que el supervisor del contrato radique definitivamente la factura en la División
Financiera - Grupo de Cuentas de la Procuraduría General de la Nación, con los respectivos
soportes, previa revisión y aprobación de los documentos entregados por el contratista. El
proceso de aceptación de la factura se surtirá en un término no mayor a tres (3) días hábiles
siguientes a la fecha de su entrega por parte del CONTRATISTA, periodo en el cual la
supervisión realizará las reclamaciones en contra de su contenido, bien sea mediante la
devolución de la misma, o por medio de reclamo escrito dirigido al emisor o tenedor de la
factura. Este documento debe ir acompañado de la certificación que expida la supervisión del
contrato, de la certificación que acredite el pago por parte del contratista de aportes
parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena,
ICBF y Cajas de Compensación Familiar y/o el pago del Impuesto sobre la Renta para la
Equidad (CREE), conforme a lo previsto en las Leyes 1607 de 2012 y 1739 de 2014 y demás
normas concordantes sobre la materia.
18. CLÁUSULA DE INDEMNIDAD
El CONTRATISTA está en la obligación de mantener a LA PROCURADURÍA libre de cualquierdaño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones
o de las de sus subcontratistas o dependientes.
17. CLAUSULA DE SUBCONTRATACIÓN
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EL CONTRATISTA puede subcontratar con cualquier tercero la ejecución de las actividades
relacionadas con el objeto del presente contrato; sin embargo, EL CONTRATISTA responde
directamente a la Entidad por el cumplimiento del contrato y la mantendrá indemne de
cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros que se deriven de sus
actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes.
19. SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
La Dirección, Control y Coordinación del contrato será del Grupo de Gestión de la Seguridad
y la Salud en el Trabajo de la Procuraduría General de la Nación o quien haga sus veces.
La supervisión y control del contrato será ejercida por un funcionario profesional, quien tendrá
a su cargo las funciones señaladas en el contrato y las que se mencionan en la Ley 1474 de
2011, y las disposiciones del el Manual de contratación de la Entidad.
20. RESPONSABILIDAD DEL PROPONENTE
El proponente y posterior contratista responderá por haber ocultado inhabilidades,
incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa (numeral 7
artículo 26 de la ley 80 de 1993).
Bogotá, D.C., 04 de diciembre
Coordinadora Grupo de Gestiólb de la Seguridad y la Salud en el Trabajo
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