fundesuma manejo integral de suministros de emergencia

FUNDESUMA

MANEJO INTEGRAL DE

SUMINISTROS DE

EMERGENCIA

Manejo Integral de Suministros de Emergencia

1. Fortalecer la capacidad de operación de las

organizaciones que intervienen en casos de

desastres, en aspectos relacionados con el

Manejo Integral de Suministros de

emergencia,

Objetivos del curso


2. Analizar los conceptos Abastecimiento,

transporte, almacenamiento y distribución y

sus componentes, en el contexto del Manejo

Integral de los Suministros de Emergencia.

Objetivos del curso


3. Promover la coordinación y la

colaboración entre las organizaciones,

como herramientas prioritarias para

optimizar el manejo de la asistencia a la

población afectada por los desastres.

Objetivos del curso


Escenario del desastre


Desastre Grave interrupción del funcionamiento

normal del sistema,

que causa fuerte impacto en las personas,

su ambiente y sus obras, superando la capacidad local de respuesta.


Desastre generación repentina

desarrollo lento

origen natural

causados por acción humana

complejos


el manejo inadecuado de la asistencia

humanitaria puede conducir a un

“segundo desatre”

el caos y la confusión suelen ser parte integral de los

desastres...


comúnmente en casos de desastre...

pronta movilización de la comunidad internacional y otras regiones del país

llegada masiva de asistencia nacional e

internacional



suele faltar una evaluación que determine las necesidades

rápida saturación de los puntos de acceso de los suministros



sitios para almacenamiento y medios de transporte: escasos o no disponibles



falta de sistema logístico adecuado para manejar el flujo de suministros

el tiempo apremia y la presión de la opinión pública es fuerte


comúnmente en casos de desastre… Pérdida y deterioro de productos:

almacenamiento, manipulación y transporte inadecuados

Vencimiento


comúnmente en casos de desastre… Pérdida y deterioro de productos:

no pueden ser enviados al terreno

son enviados demasiado tarde


Premisas

todas las organizaciones tienen como

objetivo llevar alivio a la población

afectada

Coordinación


Premisas

cada organización cumple funciones

específicas y sus servicios son

especializados

Coordinación


Premisas

ninguna organización está en capacidad

de ocuparse por sí sola de todos los

problemas generados por un desastre

Coordinación


Premisas

las organizaciones pueden apoyarse y

complementar sus acciones mediante

el trabajo conjunto y la coordinación

Coordinación


Premisas

las víctimas de los desastres se beneficiarán de

la coordinación y colaboración entre

organizaciones, pues podrán recibir asistencia

pronta y diversificada...

Coordinación


Coordinación

En la fase de preparativos:

¿quién es quién? ¿quién hace qué?Actividades de coordinación Intercambio de información sobre

recursosacuerdos concretos de colaboración


En la fase de respuesta:

Coordinación

contacto cercano y permanenteevaluaciones conjuntas

compartir información sobre la situación y

las acciones

aplicar los acuerdos de colaboración


Componentes

AbastecimientoAbastecimiento

TransporteTransporte

AlmacenamientoAlmacenamiento

DistribuciónDistribución


Componentes


Abastecimiento

Poner al servicio de las organizaciones a cargo de la asistencia, los recursos necesarios que han sido solicitados

e identificar las formas y fuentes para obtenerlos


Abastecimiento

Medicamentos

Agua y saneamiento Salud Alimentos y bebidas Albergue/Vivienda Electricidad/construcción

Categorías de suministros:


Abastecimiento

Logística/Administración Necesidades personales/ Educación Recursos humanos Agricultura y ganadería No clasificados

Categorías de suministros:


Abastecimiento

¿Qué, cuánto y dónde se necesita? Previsión de necesidades futuras

¿Qué se puede encontrar localmente y qué hay que traer de fuera?

Posibilidad real de hacer llegar los suministros. Previsión de dificultades

Identificación de necesidades:


Abastecimiento

Salud Agua y saneamiento

Alimentación

Albergue

Sectores frecuentemente afectados:


Abastecimiento

IMPORTANCIA DE LANECESIDAD DE SOCORROS

SEGÚN TIPO DE EVENTOSocorrorequerido

Sequía Inundación Terremoto Epidemia Refugiadosdesplazados

Servicio desalvamento

0-1 3 3 0 1

Atención detraumas

0 2 3 0 1

Medicinacurativa

2 2 3 3 3


Abastecimiento

IMPORTANCIA DE LANECESIDAD DE SOCORROS

SEGÚN TIPO DE EVENTOSocorrorequerido

Sequía Inundación Terremoto Epidemia Refugiadosdesplazados

Alimentación 1 3 2 2 3Agua potable 3 3 3 2 3Saneamiento 2 3 3 3 3Alojamientotemporal

0 3 3 1 3


Abastecimiento

Disponibilidad/operacionalidad de los puntos de ingreso

Disponibilidad de transportes y sitios de almacenamiento

Medidas de restricción/facilitación de las autoridades nacionales

Verificar antes de la llegada de los suministros:


Abastecimiento

Compra/adquisición local

Importación

Préstamos, donaciones

Fuentes y formas para adquirir los suministros:


Abastecimiento

Pronta entrega

Menor costo de transporte

Apoya economía local

Compra local: pros y contras


Abastecimiento

Disponibilidad de cantidad y calidad

Competencia entre organizaciones

Posibilidad de desabastecimiento de

mercado local

Compra local: pros y contras


Abastecimiento

Mejor calidad, mayor cantidad

Negociar especificaciones y adaptaciones

Importación: pros y contras


Abastecimiento

Tiempo de entrega mayor

Incrementa costos por transporte

No estimula mercado local

Importación: pros y contras


Abastecimiento

Gratis o a bajo costo

Fomenta solidaridad nacional e

internacionalAyuda a resolver necesidades puntuales

Donaciones: pros y contras


Abastecimiento

Llega sin ser solicitada

No siempre es lo que se necesita

Si no son útiles, hacen perder

tiempo y recursos

Donaciones: pros y contras


Abastecimiento

Equipo o material difícil o innecesario de comprar

Alivia costos de operaciónFomenta coordinación y apoyo

Préstamos: pros y contras


Abastecimiento

Dependencia del tiempo de disponibilidad

Responsabilidad de cuido y

mantenimientoDifícil exigir condiciones

Préstamos: pros y contras


Abastecimiento

Responsable Claridad Frecuencia de pedido Medicamentos y materiales peligrosos Seguimiento



Pedidos:


Abastecimiento

Waybill, manifiesto de carga y lista de empaque.

Requisitos y procedimientos de aduana

Recepción de la carga

Fletes internacionales: llegada


Abastecimiento

Preparación de la carga

Empaque e identificación

Peso, forma y tamaño

Contenidos

Despacho de fletes:


Abastecimiento

Waybill, Manifiesto de carga, Lista de empaque

Seguros

Aviso de envío

Despacho de fletes:


Abastecimiento

Verificación de contenido

Acuso de recibo.

Controles

Recepción en el terreno

FUNDESUMA

MANEJO INTEGRAL DE

SUMINISTROS DE

EMERGENCIA


ComponentesComponentes


ComponentesTransporte

Estrategia para hacer llegar los suministros a los sitios

donde son necesarios,

tomando en cuenta no solo los medios requeridos, sino

también las posibilidades reales y las alternativas para

una entrega pronta y segura.


Transporte

Aéreo Terrestre (camino y carretera) Ferroviario Marítimo Fluvial Humano y animal



Tipos de transporte


Transporte comercial

versus

Transporte no comercial...

Transporte


Transporte

¿Cuántas toneladas de carga tenemos que mover?

¿En qué periodo de tiempo?

¿Cuánto tarda el vehículo ida y regreso para llevar una carga

del sitio de despacho al sitio de recepción? (No sobrestimar

la velocidad e incluir el tiempo de carga y descarga)

¿Qué capacidad de carga tienen los vehículos?

Cálculo de cantidad de vehículos requeridos


Transporte

No. de viajes por vehículo = periodo de tiempo Duración ida y vuelta

No. de cargas = tonelaje total Capacidad del vehículo

No. de vehículos = No. de cargas No. de viajes/vehículo

Agregue un 25 por ciento de tiempo por contingencias

Cálculo de cantidad de vehículos requeridos


Transporte

Tipo y cantidad de carga

Urgencia de entrega

Destino de la carga

Determinación de necesidades de transporte


Transporte

CIF: cost, insurance and freight

C&F: cost and freight

FOB: free on board

EXU: ex-works

Transporte internacional


Transporte

Tipo, tamaño, peso de los bultos e itinerario de entregas

Protección de las provisiones

Descarga

Supervisión y control

Carga, descarga y transporte


Control de flotillas

Cálculo, abastecimiento, control de combustible

Transporte de materiales peligrosos.

Transporte


Transporte

De los vehículos

En la ruta

Escolta (militar/médica)

Cruce de fronteras

Medidas de seguridad


Transporte

Evitar grandes convoyes

Responsable del convoy

Consignas de seguridad

Convoyes: Reglas generales


Transporte

Transporte de personas

Kits de urgencia y supervivencia

Medios de comunicación

Convoyes: Reglas generales


Transporte

Destino de la carga Estado de las rutas de accesoTransporte disponible Urgencia de la entrega Itinerario de entregas

Determinación de rutas: criterios de decisión


Transporte

Puntos de asistencia

Sectores críticos

Coordinación con autoridades

Determinación de rutas: reglas generales


Transporte

Sitio de aterrizaje Preparación del arrivo Seguridad del aterrizaje Capacidades de naves aéreas

Manejo de vuelos charter

FUNDESUMA

MANEJO INTEGRAL DE

SUMINISTROS DE

EMERGENCIA


ComponentesAlmacenamiento

Protección de los suministros

mediante un sistema organizado, hasta que puedan ser

entregados,

y prever dotaciones de reserva para necesidades ulteriores


Almacenamiento

Bodega central de despacho Bodega de rotación lenta Bodega de rotación rápida

Tipos de bodega


Almacenamiento

Tipo y cantidad de suministro

Cálculo de espacio necesario

Determinación del tamaño requerido


Almacenamiento

Cálculo de espacio requerido

Se debe saber:población a ser servidadistribución propuestafrecuencia de distribuciónperíodo del suministropeso/volumen de bienesreserva del suministro

Ejemplo:Esperado 30000 personas1 tienda por familia1 vez3 meses1TM= 25 tiendas=5m310%


Almacenamiento

Tiendas p/almacenar = 30,000 = 5,000+10% = 5,500 6

Volumen de tiendas = 5,500 x 5m3= 1,100m3 25

Para 2m de altura: área de piso = 1,100m3 = 550m2 2m

Carga en el piso = 5,500 tiendas = 220TM 25 tiendas/TM

Calcule 550m2 + 20% acceso/ventilación= 660m2 piso

Cálculo de espacio requerido


Almacenamiento

Tipo de suministro

Conveniencia del sitio

Condiciones internas

Condiciones externas

Selección del sitio para almacenar


Almacenamiento

Personal requerido

Material y equipo necesario

Reglas básicas de la bodega

Apilado de los productos

Organización y manejo de una bodega


Almacenamiento

Zonas de movimiento y sectores

Zona de llegada

Zona de entrega

zona de almacenaje



Almacenamiento

Zonas de movimiento y sectores

Sector de preparación y empaque

Sector administrativo



Almacenamiento

Control y monitoreo de existencias Procedimientos claros y estrictos personal autorizado Registro y control de suministros Niveles de existencias Inventarios



Almacenamiento

Control y monitoreo de existencias Pérdidas y certificados de destrucción Fechas de ingreso y de vencimiento



Almacenamiento

Recepción de suministros

Registro de ingresos Verificación de la carga Recepción de alimentos



Almacenamiento

Despacho de suministros

Primero que entra primero que sale Reempaque de suministros Control y monitoreo de despachos



Almacenamiento

Cadena de frío Mantenimiento e higiene Medidas de seguridad Materiales peligrosos



Almacenamiento

Bodegas secundarias-periféricas Construcción de bodegas de

emergencia

Alternativas


Componentes


Distribución

Distribuir la asistencia entre la población afectada

por el desastre o a las organizaciones encargadas

de su manejo,

procurando una entrega proporcional, controlada y

evitar abusos y desperdicio.


Distribución

Principios básicos

No deben privar juicios discriminatorios

Cobertura básica de necesidades

críticas


Distribución

Principios básicos

Proporcional

Inmediata

Complementaria


Distribución

Principios básicos

Pertinente y apropiada

Temporal


Distribución

Responsabilidad y criterios

Capacidad real para asumir tareas de distribución

¿Cómo se definen los beneficiarios?

Procedimientos de distribución


Distribución

Responsabilidad y criterios

Manipulación de la asistencia

Equidad en la distribución


Distribución

Situación de las víctimas

Poblaciones desplazadas Refugiados Desplazados en albergue Damnificados no desplazados


Distribución

Sistemas de distribución Distribución directa

Distribución indirecta


Distribución

Distribución directa: buen conocimiento del entorno

físico y social capacidad logística, administrativa

e infraestructura Personal con experiencia


Distribución

Distribución directa Mejor control sobre las donaciones

y el proceso de distribución

Visibilidad


Distribución

Distribución directa

identificar personas contacto y organizaciones representativas

identificar grupos de presión y posibles fuentes de conflicto

sistema de identificación y registro de beneficiarios


Distribución

Distribución directa controlar la distribución por medio de boletas,

tarjetas, cupones, etc.

aislar áreas de distribución

métodos organizados para realizar las distribuciones


Distribución

Distribución directa trato equitativo a los beneficiarios

medidas para evitar exclusiones entre la población damnificada

exigir documentación convendida para entregar asistencia


Distribución


Más fácil y rápido

No requiere demasiado despliegue logísitico Necesita mucho control y monitoreo Disminuye visibilidad


Distribución


Establecer criterios de selección de contrapartes

Identificar contraparte fiable

Establecer conjuntamente acuerdos de control, monitoreo y evaluación


Distribución


Contacto cercano y seguimiento en el terreno

Control físico y documental de la distribución

Informes de actividades


Evaluación

Objetivos de la evaluación Corregir o confirmar acciones sobre la

marcha Aprender lecciones para mejorar

intervenciones futuras

Informar a donantes y opinión pública


Evaluación

Tipos de evaluación

Evaluación contínua

Evaluación final

Evaluación interna

Evaluación externa


Evaluación

Evaluación contínua: Problemas en abastecimiento, transporte y

almacenamiento Pertinencia del tipo de suministro

Efectividad del método de distribución


Evaluación

Evaluación contínua: Impacto en el mejoramiento de las condiciones de vida

Relación con estructuras locales

Asignación de responsabilidades a población beneficiaria


Evaluación

Evaluación contínua: Detección de dificultades de acceso

Necesidad de ampliar o reducir periodo o cantidades previstas

Problemas de seguridad: personal, beneficiarios, suministros


Evaluación

Evaluación final: Revisión crítica

Retrospectiva y general

Todos los componentes y aspectos de la operación

fundesuma manejo integral de suministros de emergencia

Documents