COMPRAS Y ALMACENES

COMPRAS Y ALMACENESFUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRASMtra. Mara de San Martn Murillo Mtz.CEUNO Campus NavojoaLicenciatura en GastronomaQuinto CuatrimestreToda organizacin, tanto en el sector publico como en el privado, es dependiente en grado variable de los materiales y servicios ofrecidos por otras organizaciones. Aun la oficina ms pequea necesita espacio, calor, luz, energa, comunicacin y equipo de oficina, mobiliario, papelera y diversos artculos para realizar sus funciones, ninguna empresa es autosuficiente. Por consiguiente, las compras constituyen una de las funciones bsicas de cualquier organizacin. La estructura de la funcin de administracin de compras y materiales para obtener una contribucin efectiva a los objetivos es uno de los desafos de esa administracin. ObjetivosEl establecimiento estndar de los objetivos generales de la funcin de las compras es obtener los materiales adecuados (que satisfagan los requerimientos de calidad), en la cantidad debida, para su envo en el momento preciso y al lugar correcto, de la fuente correcta (un vendedor que sea confiable y que desempee su trabajo con puntualidad), prestando el servicio correcto (tanto antes como despus de la venta) y al precio conveniente. En otras palabras, el objetivo es no slo obtener las materias primas al precio ms bajo, sino quereducir el costo final del producto, o sea, comprar de forma inteligente y alineado con la estrategia,todos los materiales necesarios para la produccin o la operacin diaria de la empresa.

Minimizar los costosMinimizar costos de entrada aumenta la productividad y permite la rentabilidad de las operaciones. Y este punto es de suma importancia evaluar el precio constantemente.Para la empresas grandes, la recomendacin es negociar por volumen teniendo en cuenta unbuen manejo del inventario. Para una pequea empresa, lo ideal es evaluar proveedores alternativosque permitan negociar los precios.

Asegurar el flujo continuo de la produccin

Atravs de un suministro continuo de materias primas, componentes, herramientas, etc, junto con el departamento mantencin.Aumentar la rotacin de activosLa inversin en los inventariosse debe mantener mnimo en relacin con el volumen de ventas.Desarrollar fuentes alternativas de suministro

En este punto hay que trabajar de manera inteligente y estratgica. Entonces, un buen comprador buscar otras fuentes alternativas de suministro para aumentar la capacidad de negociacin, con ello, minimizamos el costo de los materiales y aumentamos la capacidad de responder a las emergencias.

Establecer buenas relaciones con los proveedores

Mantener buenas relaciones con el proveedorayuda en la evolucin de una imagen favorable en todos los mbitos.Estas relaciones son beneficiosas para el comprador en trminos de cambiar o negociar un precio razonable y poder tener un trato preferencial en caso de escasez de materiales.

Integrarsecon otros departamentos de la empresa

La funcin de compra est ntimamente relacionada con:El departamento de produccin, en relacin a las especificaciones y el flujo de material.El departamento de ingeniera para la compra de herramientas, equipos y mquinas.Marketing por los pronsticos de ventas y su impacto sobre la compra de materiales.Finanzas para mantener los niveles de materiales adecuados y estimar el capital de trabajo requerido.Recursos Humanos para una correcta dotacin de personal.El mejor funcionamiento de los departamentos de compra y mantencin para una buena relacin con los proveedores.

Formar y desarrollar al personal

Esto no es nada nuevo, al igual que las otras reas, el departamento de compras est compuesto por diversos tipos de personas. La empresa debe tratar de potenciar su fuerza de trabajo mediante la capacitacin.

Mantener registros de datos y presentar informes de gestinEste procesamiento de datos e informes debe ser normalizado o estandarizado, de modo que el mantenimiento de registros pueda ser facilitado para todos los interesados.La presentacin de informes peridicos de gestin de las actividades de compra, justifica la existencia independiente del departamento.Una manera eficaz de mantenerse en la misma lneacon losproveedores es compartiendoinformacin sobre las principales transacciones.