FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION

HENRI FAYOL• Henri Fayol fue uno de los

primeros teóricos en definir las funciones de la administración en su libro “Administacion Industrelle e generale” de 1916. Henri Fayol identificó 5 funciones de la administración, las cuales son:

• Planificación, organización, dirección, coordinación y control.

Muchos académicos y gerentes han descubierto que el análisis de la administración se facilita mediante una organización útil y clara del conocimiento como primer orden de clasificación del conocimiento se han usado las cinco funciones :

PLANEACION

La planeación es el proceso en el que se definen las metas y objetivos de la organización, cada una con las estrategias a seguir alcanzarlos. Si no se planifica, la organización no tendrá un rumbo fijo y fracasará irremediablemente. Al planificar, la organización dará respuesta al ¿Qué hacer?, ¿Cómo hacerlo?, ¿Cuándo hacerlo? y ¿Dónde hacerlo?

Algunas de las actividades de planeación incluyen:• Análisis de la situación actual• Anticipación al futuro• Determinación de metas y objetivos• Toma de decisiones sobre las actividades a seguir• Selección de estrategias• Determinación de los recursos necesarios para alcanzar las metas

PARTES 1. FINES: especificar metas y objetivos

2. MEDIOS: elegir políticas, programas, procedimientos y prácticas con las que han de alcanzarse los objetivos.

3. RECURSOS: determinar tipos (humanos, técnicos, de capital) y cantidades de recursos que se necesitan; definir como se habrán de adquirir ó generar y como habrán de asignarse a las actividades. 4. REALIZACIÓN: diseñar los procedimientos para tomar decisiones, así como la forma de organizarlos para que el plan pueda realizarse. 5. CONTROL: diseñar un procedimiento para prever o detectar los errores o las fallas del plan, así como para prevenirlos o corregirlos sobre una base de continuidad.

Un objetivo administrativo es la meta que se persigue que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación de un gerente

ORGANIZACIÓN

El término “organización” se usa de diferentes formas. Algunos dirían que abarca toda la conducta de todos los participantes. Otros la equiparan con el sistema de relaciones sociales y culturales. Todavía otros llaman organización a una empresa o una dependencia.

DEFINICIÓN• Es una función de la administración que establece una estructura

deliberada de roles para que los desempeñen los miembros de una organización o entidad social.

• Es deliberada en el sentido de que ve que se asignen todos los trabajos necesarios para alcanzar los objetivos planteados a quienes mejor pueden ejecutarlos

SIGNIFICADOS DE LA PALABRA “ORGANIZACIÓN”

Puede adoptar dos significados:

1. Organización como entidad social

2. Organización como función administrativa y parte integrante del proceso administrativo

COMO ENTIDAD SOCIAL

• Significa cualquier cometido humano orientado intencionalmente a conseguir determinados objetivos.

• Esta definición cobija todos los tipos de organizaciones, como bancos, empresas financieras, hospitales, clubes, iglesias, etc.

• Desde este punto de vista, la organización presenta dos aspectos diferentes:

Organización formal

• Organización planeada

• Organigrama definido

• División racional del trabajo

Organización informal

• Emerge espontáneamente

• Formada por relaciones sociales

• No aparece en el organigrama

COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA Y PARTE INTEGRANTE DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO

• Significa el acto de organizar, estructurar e integrar los recursos y los órganos involucrados en la ejecución, y establecer las relaciones entre ellos y las atribuciones de cada uno.

ORGANIZAR CONSISTE ENEspecialización• Determinar las actividades específicas

necesarias para el logro de los objetivos planeados

Departamentalización• Agrupar las actividades en una estructura

lógicaCargos y tareas• Asignar las actividades a posiciones y

personas específicas

Para desempeñar bien una función, se debe tener cuidado de proporcionar la información necesaria. En este sentido concebimos a la organización como:• La identificación y la clasificación de las actividades

requeridas.• El agrupamiento de las actividades necesarias para el

logro de los objetivos.• La asignación de cada agrupamiento a un

administrador con la autoridad (delegación) necesaria para supervisarlo.

• La disposición de una coordinación horizontal (mismo nivel organizacional) y vertical en la estructura de la organización.

FINALIDAD• Crear un entorno apropiado para el desempeño humano. La estructura

tiene que definir los trabajos que hay que hacer, pero también hay que diseñar los roles de acuerdo con las capacidades y motivación de los empleados reales.

HABILIDADES ADMINISTRATIVAS Y JERARQUÍA ORGANIZACIONAL

• Otro tema relacionado según los niveles de la jerarquía son las habilidades administrativas.

• Las habilidades técnicas son de la mayor importancia en el nivel de supervisión.

• En el nivel de gerencia intermedia decrece la necesidad de dotes técnicas, las habilidades de trato personal son todavía más esenciales.

• En el nivel de los directivos son muy valiosas las facultades conceptuales y de diseño, así como las habilidades de trato personal y, en cambio, se necesitan menos las habilidades técnicas.

EL ADMINISTRADOR COMO ORGANIZADOR

• En los enfoques clásicos y neoclásico, después de la planeación sigue la función de organización. Para alcanzar los objetivos, ejecutar los planes y lograr que las personas trabajen con eficiencia, las actividades deben agruparse de manera lógica y distribuir la autoridad para evitar conflictos y confusiones.

PROBLEMAS DE LOS NIVELES DE ORGANIZACIÓN

• En el primer lugar, los niveles son costosos. • En segundo lugar, los niveles departamentales

complican la comunicación. • Finalmente, la existencia de muchos departamentos y

niveles complica la planeación y el control.

SELECCIÓN E INTEGRACION DE PERSONAL

Reclutamiento y Selección

Capacitación y Desarrollo

Dirección

MotivaciónTeoría X y teoría Y de McGregor

Premisas de la teoría X

I. Los seres humanos tienen un disgusto inherente por el trabajo y lo evitaran siempre que puedan.

II. Los seres humanos promedio prefieren ser dirigidos, no quieren responsabilidades, tienen pocas ambiciones y quieren seguridad ante todo.

Premisas de la teoría Y

I. El gasto de esfuerzo físico y mental en el trabajo es tan normal como jugar o descansar.

II. El control extremo y las amenazas de castigos no son los únicos medios para impulsar un esfuerzo por alcanzar los objetivos. Las personas pueden ejercer su propia dirección y control.

III. El grado de compromiso con los objetivos es proporcional al tamaño de la recompensa que trae consigo.

Teoría de la jerarquía de las necesidades de Maslow

Teoría de la motivación e higiene de Herzberg

Teoría de la equidad

Liderazgo

“El liderazgo es la capacidad para hacer que los hombres (y las mujeres) hagan lo que no quieren hacer y que les guste hacerlo”

ComunicaciónComunicación descendente:Fluye de las personas que se encuentran en los niveles más altos a las que se encuentran en los niveles más bajos de la jerarquía organizacional. Esta comunicación se da particularmente en las organizaciones que tienen un ambiente autoritario.

Comunicación ascendente:Pasa de los subordinados a los superiores y prosigue hacia arriba de la jerarquía de la organización.

Comunicación transversal:Flujo de información horizontal, entre personas que se encuentran en el mismo nivel organizacional o en niveles similares, y el flujo diagonal, entre personas que se encuentran en diferentes niveles y quienes no tienen relaciones directas de subordinación