FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

A AYNLA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA CARTERA DE CRÉDITO

PROYECTO DE FORTALECIMIENTO

INSTITUCIONAL DE

AYNLA

PRESENTADO A

FUNDACION INTERAMERICANA (IAF, por sus siglas en ingles)

PERFIL DE PROYECTO

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO

A. Información General

Nombre de la Propuesta:

“Fortalecimiento Institucional a AYNLA, para la Administración de la Cartera de

Crédito”

Nombre de Organización:

Asociación “CHITO’ IWIB’ XUKUJE’ RI UJ QUIXKAT O’O”. Que traducido de la

lengua quiché al castellano, quiere decir: (Ayúdense y Nosotros les Ayudaremos), y

sus siglas AYNLA.

Fecha de constitución:

20 de junio de 1988

Reconocimiento de la Personalidad Jurídica:

Acuerdo Gubernativo No. 877-88 con fecha 18 de octubre de 1988

Naturaleza:

Asociación sin fines de lucro

Ubicación geográfica:

Departamentos: El Quiché y Sololá

Fecha de ejecución de la Propuesta:

Durante 12 meses a partir del primer desembolso.

Responsable:

Lic. FRANCISCO DE LEÓN

DIRECTOR EJECUTIVO

Justificación

Toda organización maneja una diversidad de situaciones que le permiten realizar

actividades que les lleva a competir dentro del sector en el cual se desenvuelven. La

mayoría de pequeñas y medianas organizaciones del país, realizan sus funciones

concernidas con la administración de recursos, financieros, materiales, técnicos,

tecnológicos y humanos, basándose en la experiencia que han adquirido a través de su

desempeño en el ambiente institucional, sin tomar en cuenta aspectos técnicos que les

permitan una óptima utilización de los recursos con que cuentan.

AYNLA se identifica por desarrollar programas de microcrédito a través de la búsqueda de

préstamos a diferentes Bancos del país e instituciones internacionales; asimismo, ofrece

los servicios de asesoría empresarial, y capacitación técnica y administrativa. Estos tres

servicios son componentes importantes en el mercado de microfinanzas por lo que es

importante abarcarlo, mantenerlo y expandirlo, aunque en la actividad de capacitación se

necesita de inversión de recursos no reembolsable.

Desde la creación de AYNLA, sus integrantes han gestionado proyectos que cumplen con

el objetivo principal de la organización, el cual es promover el mejoramiento económico y

social de las áreas urbanas marginales y rurales del país, a través de la asesoría,

capacitación y créditos al sector de la micro, pequeña y mediana empresa. Sin embargo,

tomando en cuenta la demanda de recursos financieros dentro de las áreas de acción de

la Asociación, ha sido indispensable disponer de oficinas nuevas, equipos, nuevo sistema

de contabilidad y cartera, y de personal especializado en Microfinanzas, con el objetivo de

optimizar la eficiencia en los préstamos. Se crearon cuatro nuevas sedes en igual número

de municipios, iniciando el proceso de expansión de los servicios y diversificación de los

mismos; estas oficinas ofrecen el servicio de caja y atención al cliente; también se

proyecta que los asesores de crédito realicen el proceso de análisis de crédito, realizando

los procedimientos establecidos dentro de la organización, con el fin de no duplicar el

trabajo de introducción de las solicitudes de créditos.

Sin subestimar el esfuerzo y logros del personal de la Asociación, se ha detectado que los

resultados no han estado basados en una planificación previa, sino más bien, las metas

han sido definidas circunstancialmente y sin un panorama claramente definido;

mostrando deficiencia en el manejo de la cartera de crédito y en el seguimiento a la

asesoría y capacitación brindada a los usuarios debido a: deficiencias en los controles de

supervisión, la poca experiencia y a que el personal necesita formación específica para

desarrollar las capacidades técnicas para impulsar los procesos y programas que lograran

buenos resultados en la cartera de crédito y en el seguimiento de los mismos.

Por ello, en vista de las exigencias de presentar mejores indicadores de desempeño, se

priorizó impulsar un proyecto que presente procesos que permitan contribuir al buen

desempeño de las funciones de acompañamiento y supervisión al personal. A través del

Fortalecimiento institucional, se pretende mejorar el sistema de supervisión y control de

parte de la Gerencia y Supervisores, para que obtengan los instrumentos normativos y

procesos de toma de decisión, como así también de diversos elementos para la

optimización del funcionamiento de las distintas áreas de la Asociación; se creará el

Departamento de Recursos Humanos, para llevar adelante las políticas para el mejor

desempeño del personal administrativo y técnico de la organización y para que la

formación que se desarrolle al mismo sea de acuerdo a sus necesidades.

Por medio de un análisis de de Objetivos (Anexo 1), se han establecido las metas que se

desean alcanzar para mejorar las actividades administrativas y operativas de la AYNLA. A

continuación se presentan los mismos:

A. Objetivos

Objetivo General

Promover el Fortalecimiento Institucional del personal administrativo y técnico de

AYNLA, por medio del desarrollo de un proceso de formación y capacitación

sistemática que permita el mejoramiento de las capacidades técnicas para la

Administración de la Cartera de Crédito.

Objetivos Específicos

• Crear el departamento de Recursos Humanos para mejorar las contribuciones

productivas del personal a la organización, alcanzar la eficacia de la administración

de recursos humanos y contratación de personal.

• Fortalecer las capacidades de la Gerencia y el personal administrativo de la

asociación a través de un proceso de formación y capacitación sistemática sobre la

dirección de la Asociación.

• Contribuir al proceso de fortalecimiento de las capacidades del personal técnico de

la Asociación, a través de un programa de formación y capacitación sistemática

según sus necesidades en el proceso de administración de la cartera de crédito y

de acompañamiento a los usuarios.

Por medio del alcance de los objetivos presentados anteriormente, se buscara el aumento

de la productividad, disminuir la rotación del personal, y al mismo tiempo, lograr

transparencia en las evaluaciones del desempeño, para que la Asociación se siga

posicionando como una entidad auto sostenible y pueda crear más fuentes de trabajo y

superación para la población guatemalteca.

2. ANÁLISIS DE VIABILIDAD DEL PROYECTO

Actualmente, muchas empresas han empezado modernizar el diseño de su gestión,

realizando Planes Operativos y Estratégicos para obtener mejores resultados e identificar

aspectos y tácticas específicas de desarrollo. El proyecto de Fortalecimiento Institucional

busca mejorar la capacidad de trabajo de parte de la Gerencia y Supervisores de AYNLA,

mediante el impulso de planes de estratégicos de trabajo de capacitación y metas, que se

analizarán con el apoyo de un nuevo departamento de Recursos Humanos con el objetivo

de potenciar la participación del personal de la organización, tanto a los antiguos como

los nuevos colaboradores.

Generalmente, una de las debilidades organizativas es el poco interés por el Recurso

Humano, es decir, el descuido en desarrollar sus capacidades, y fortalecer sus

conocimientos y habilidades, las cuales permitirán adquirir solidez institucional y así

competir con otras instituciones que se encuentran en el mismo ramo.

Personal de AYNLA se beneficiaran directamente en el proyecto serán los Gerentes, ya

que estos se encargan de la administración de las Sedes, tienen experiencia acerca de

cómo manejan al personal y conocen los procesos de que se realizan en las mismas.

También, el personal Administrativo y de Crédito, ya que forman parte de la institución y

conocen los procedimientos que se aplican en ella, y son fuente de información para

obtener mejores resultados en el presente proyecto. El total de los participantes es de 35

colaboradores, divididos por departamento en: 16 del departamento Administrativo, y 15

del departamento de Créditos.

El nivel de estudio del 60% del personal, es de titulo de nivel medio. El otro porcentaje se

encuentra estudiando en la universidad. Algunos miembros del personal han adquirido

experiencia laborando dentro de la organización, sin embargo necesitan actualización en

los conocimientos y procesos para trabajar de una forma eficaz y eficiente. Asimismo, es

necesario incentivar al personal y capacitarlos, a nivel profesional como personal, para

mejorar el clima y el desempeño laboral. (Anexo 2)

A partir del año 2009, después de un diagnóstico organizacional, se puntualizó la

necesidad de crear un Departamento de Recursos Humanos. Para iniciar este proceso de

actualización se expuso el proyecto en las reuniones que realiza la Junta Directiva de

AYNLA, luego mediante un análisis participativo y basándose en un Arbolo de problemas

(Anexo 3) se identificaron los problemas de la Institución, los cuales se presentan por

medio del FODA:

FORTALEZAS 1. Es una institución privada, apolítica, sin fines de lucro, cuyo principal objetivo es promover el

mejoramiento económico y social de las áreas urbanas marginales y rurales del país.

2. Posee personalidad jurídica. 3. Con el paso del tiempo, se ha convertido en un organización auto sostenible, aunque trabaja con

contribuciones financieras para cubrir las necesidades de la población, en cierta manera ha tenido oportunidad de crecimiento y cuenta con recursos económicos propios.

4. Durante diecisiete años, SYME ha sido una de las instituciones de gobierno que en sus programas de Crédito, ha facilitado a AYNLA una serie de financiamientos para otorgar sub- préstamos a sus clientes.

5. Experiencia en la gestión y ejecución de proyectos, ya que ha trabajado con entidades nacionales e internacionales.

6. Brinda los servicios de asesoría, capacitación y crédito. 7. Tiene credibilidad entre la población de los departamentos que atiende. 8. Cuenta con sus oficinas y equipo para el funcionamiento de sus actividades. 9. Posee su filosofía institucional, la cual se toma como base para el cumplimiento de sus servicios.

OPORTUNIDADES 1. Mayor crecimiento al apoyo de las microfinanzas en Guatemala. Debido a que el país cuenta con un

sistema financiero subdesarrollado, el sector de las Microfinanzas es pieza fundamental para la profundización del sistema, por lo mismo, cada vez es de mayor interés para la Cooperación Nacional e Internacional.

2. Mejorar los conocimientos y habilidades de los trabajadores para que estén preparados para los cambios repentinos que suceden en el mundo altamente competitivo de los negocios, y así contribuir a un ambiente de trabajo más agradable y reducir la rotación del personal.

3. Ampliar las relaciones con otras instituciones financieras, y darse a conocer dentro del sector Microfinanciero y áreas relacionadas, tanto a nivel nacional como internacional.

4. Potenciar la administración de la cartera crediticia; detectando las causas de la morosidad para poder aplicar las medidas preventivas, políticas de crédito y control de la cartera.

DEBILIDADES 1. Poca coordinación departe de la Gerencia y supervisores sobre roles y funciones, dando como

resultado atrasos en la toma de decisiones. 2. Existe comunicación inadecuada, poco fluida y constante, lo que ocasiona problemas internos con el

personal (peleas, chismes) 3. Deficiente manejo de la cartera de crédito, debido al mal análisis de solicitudes de créditos para la

colocación. El problema de la morosidad de los créditos ha perjudicado la Asociación, ya que al no investigar a fondo el grado de responsabilidad de las personas que solicitan un crédito, ha provocado que la morosidad haya aumentado y las estrategias para recuperar los préstamos sean más difíciles de cumplir, dando como resultado la pérdida de recursos económicos.

4. Poca integración de la información, duplicidad de funciones, poca valorización y claridad de las funciones de cada puesto.

5. Resistencia al cambio por parte del personal antiguo.

6. No cuenta con un Departamento de Recursos Humanos, ocasionando deficiencia en la contratación de personal, inducción incorrecta al puesto y organización, falta de controles administrativos y poca retroalimentación en desempeño laboral. Lo cual ocasiona que en la práctica laboral van descubriendo sus funciones, sin garantizar cncordancia con los objetivos de AYNLA.

7. Falta de asesoría y capacitación técnica (gestión) No se cuenta con un Plan de Formación y Capacitación dirigido al personal, lo que provoca desatender las necesidades de cada área de trabajo, reflejando deficiencia en desempeño laboral y desaprovechando las potencialidades del mismo, y ocasionando también desmotivación.

8. Desconocimiento sobre planificación y el accionar institucional, no ha permitido la definición filosófica y componentes de trabajo.

AMENAZAS 1. Recesión mundial. 2. Reducción de apoyo financiero a nivel internacional. 3. Competencia con otras organizaciones.* 4. Falsas expectativas de financiamiento de parte de los donantes o instituciones. 5. Abandono de trabajo por parte del personal capacitado.

La institución actualmente cuenta con la filosofía (misión, visión, objetivos, componentes

de trabajo y estrategias a corto, mediano y largo plazo, etc.) que les permita mejorar sus

actividades y posicionarse como un organización líder y sólida en el campo de las

microfinanzas y en el desarrollo humano a nivel regional y nacional, alcanzando la

rentabilidad y auto sostenibilidad ante otras, nacionales e internacionales. Según

muestran los directivos y personal de AYNLA, uno de los mayores problemas que

enfrentan, es el escaso apoyo técnico en materia de planificación, que les facilite procesos

o estrategias ordenadas y sistemáticas para mejorar su trabajo.

Al analizar la situación actual de la organización e identificar los principales problemas se

pudo priorizar el Proyecto de Fortalecimiento Institucional a AYNLA, para la

Administración de la Cartera de Crédito; por medio del cual se espera aumentar la

eficiencia en el cumplimiento de los objetivos, optimizando los recursos institucionales. Es

así como, esta idea se convierte en un instrumento que apoyará al orden, depuración y

afianzamiento de las funciones en cada puesto; se pretende que el Plan de Trabajo sea el

producto final del fortalecimiento, auxiliándose de las capacitaciones de autoformación

del personal.

El proyecto de Fortalecimiento Institucional se implementará en todas las sedes de la

organización; AYNLA cuenta con 7 sedes: 3 en el departamento de Sololá (Sololá, San

Lucas Tolimán y Nahualá); en el departamento de El Quiché (Santa Cruz del Quiché,

Chichicastenango y Sacapulas); y en la ciudad capital. Las sedes de Sololá y de Quiché

proveen los servicios de capacitación, colocación de crédito, financiamiento de viviendas y

asesoría empresarial; la sede de Guatemala, ciudad, únicamente no provee servicios de

capacitación (por el momento). El personal que estaría involucrado en la dirección del

proyecto, serían: El Director Ejecutivo, y los cuatro gerentes (Gerente General, 2 Gerentes

de Sede y Gerente de Recursos Humanos).

Durante la vida útil del proyecto, estimándose en un año, la cooperación financiera se

destinará para fortalecer y ampliar los servicios de capacitación y asesoría empresarial

para las Micros, Pequeñas y Medianas Empresas, que desarrollan actividades económicas

en las ramas de Artesanía, agroindustria, Industria, Servicios y Comercio y otras

actividades productivas promovidas por grupos organizados de mujeres indígenas del área

rural. Así como los salarios para el Gerente General, Supervisor de créditos y Gerente de

Recursos Humanos, y se implementarán programas de formación y capacitación para el

personal técnico y administrativo de la institución.

Desde hace veinte años AYNLA ha recibido préstamos con fondos del fideicomiso para el

desarrollo de la microempresa, enfrentando la demanda de recursos del segmento de

mercado; además se han aprovechado, por una parte, los recursos de otros Fideicomisos y

por otra la experiencia de trabajo en intermediación financiera de nuestra Asociación. La

ejecución del Proyecto de Fortalecimiento mejorara en gran parte el sistema

administración que prevalece dentro de la organización, teniendo como primer efecto

positivo la optimización de los recursos, reduciendo así los costos de gestión para la

colocación de los créditos, beneficiando a los usuarios que se acercan a nuestras oficinas.

A través de los años el sector de las Microfinanzas, ha tenido gran demanda de préstamos,

el cual se espera seguirá creciendo, tal como lo muestra el cuadro de la lista de las

Instituciones de Microfinanzas Alternativas relevantes para el año 2007 (Anexo 4). Debido

a esta demanda, se prevé el crecimiento de la organización así como mismo tiempo la

demanda del Recurso Humano, por lo que es importante que se creen los lineamientos y

políticas necesarias para la buena administración, evitando que AYNLA quede

desactualizada ante las demás organizaciones del mismo sector.

3. PROGRAMACIÓN FÍSICA Y FINANCIERA

Para la implementación del proyecto, realizará un Plan de Trabajo para puntualizar los

avances y verificar que se cumpla el objetivo del mismo. Por medio de este plan, se busca

que por medio del Fortalecimiento Institucional se mejoren los métodos de planificación,

monitoreo y control del trabajo, asegurando buenos resultados en el desempeño del

personal; y así hacer mejor uso de los recursos de la institución para alcanzar los objetivos

de la misma.

Descripción de actividades

La descripción de las actividades y estrategias que se detallan, tiene base en un Marco

Lógico de Intervención (Anexo 5) realizado con el apoyo de la Gerencia de la organización,

por lo que a continuación se puntualiza:

• Reuniones del Director Ejecutivo y Gerentes para la aprobación del proyecto y

del cronograma. Profundizar el por qué del problema, las causas y las

consecuencias; lo cual permite reflexionar ante la situación actual y posibles

soluciones, permitiendo planificar y ejecutar acciones para llegar al logro de los

objetivos establecidos en la propuesta de fortalecimiento. Para obtener

información es necesario organizar reuniones, asambleas y entrevistas.

• Creación del Departamento de Recursos Humanos. Llevar a cabo el

equipamiento, herramientas de software, sistemas de información, bases de

datos y comunicaciones utilizadas en el desarrollo de las tareas operativas y de

gestión.

• Reuniones con el personal de cada sede para darles a conocer el proyecto.

Estas reuniones serán dirigidas por parte del Gerente de Sede con el apoyo del

Gerente de Recursos Humanos

• Proveer los recursos de Tecnologías de Información y Comunicaciones. Realizar las compras y recopilación del conjunto de equipamiento, herramientas de software, sistemas de información, bases de datos y comunicaciones utilizados en el desarrollo de las tareas operativas y de gestión en la Administración de Recursos Humanos.

• Presentación del Plan de trabajo de Recursos Humanos al Director Ejecutivo y

Gerentes. Identificar, evaluar y priorizar las necesidades de RRHH y la

correspondiente gestión presupuestaria a corto, mediano y largo plazo del

servicio, asegurando el alineamiento a la estrategia institucional; contrastando

necesidades detectadas con capacidades internas y disponibles e identificando

las acciones que deben tenerse en cuenta para cubrir las diferencias

• Establecer prioridad en las capacitaciones para la creación del Programa de

formación y capacitación, por medio de la recopilación de la información por

medio de entrevistas, cuestionarios, observación, lectura de memorias de

labores y proyectos pasados. El Gerente de Recursos Humanos presentará el

programa al Director Ejecutivo para su aprobación.

• El Gerente de Recursos Humanos buscará a los consultores y capacitadores

para impartir los cursos. Organización y coordinación con empresas de

capacitación que tengan experiencia en el trabajo con los programas de

Crédito, se establecerá comunicación con la persona encargada para

proporcionar materiales e incidir en el desarrollo de temas en relación al

fortalecimiento al recurso humano.

• Elevar la capacidad técnica del personal para que pueda capacitar a líderes

hombre y mujeres para la dirigencia de grupos. Ejecución de jornadas de

capacitación al recurso humano en relación al fortalecimiento, dándole énfasis

al proceso participativo e integral mediante la aplicación de técnicas como:

lluvia de ideas, visual, dramatizaciones, y plenarias. Se utilizarán las

herramientas como: la capacitación, entrevistas, reuniones y asambleas

mediante la cual se involucrara al personal en funciones y junta directiva en

proceso de la estructuración y elaboración de la Guía de Trabajo, como fuente

de información verídica.

• Elaborar herramientas de evaluación de las formaciones y reuniones que se

realizaran en el Plan de Capacitación. El objetivo principal será evaluar

aspectos, tales como: cumplimiento de los objetivos definidos, calidad y

comprensión del tema, eficacia de la metodología utilizada, sugerencias y

recomendaciones para futuras actividades.

• Fortalecer la capacidad administrativa general de la Asociación y planificar un

programa de Metas en base a la Evaluación del Desempeño del personal.

Análisis e interpretación de información; se recopilarán datos para la

sistematización de cada uno de las funciones del personal y planes con

objetivos y metas específicas para cada puesto.

• Evaluación de las actividades en cada etapa del plan de intervención para

verificar el logro de los objetivos y las limitantes que se tuvo durante las

actividades para el fortalecimiento de la misma.

Cronograma

MES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Reuniones con el personal Proveer equipo a RRHH Plan de trabajo Programa de formación y capacitación Ejecución de capacitación Evaluación de la capacitación Evaluación del Desempeño del personal

Programa de Metas Evaluación de las actividades en cada etapa

Análisis financiero

El proyecto tiene un costo total de USD 120,000. De este costo USD 86,000.00

corresponden para cubrir los sueldos del Gerente General y de Recursos Humanos, y el de

Supervisor de créditos. Se estima que USD 34,000.00 serán utilizados para los gastos del

equipo y herramientas materiales para la creación del departamento de Recursos

Humanos; y en la inversión capacitación para el personal, las cuales serán programadas

según las necesidades. El proyecto tiene un presupuesto estimado para doce meses. El

presupuesto del Proyecto se presenta en el cuadro siguiente.

PRESUPUESTO PARA IAF

Índice de Sostenibilidad y autosostenibilidad financiera:

Indice de sostenibilidad I.S. = 1.05

Indice de autosostenibilidad I.A.= 96.41

N0. DESCRIPCION CANTIDADCOSTO UNITARIO

(USD)

COSTO TOTAL

(USD)

1 Sueldos para Gerencia 12 7,166.67 86,000.04

2 Computadoras Desktop 1 1,278.17 1,278.17

3 Laptop 1 1,208.77 1,208.77

4 Capacitaciones 2 15,756.51 31,513.02

TOTAL 120,000.00

Para la Asociación los índices anteriores indican que es sostenible y autosostenible

financieramente a mediano plazo, el período tomado como base fue del 1 de enero al 31

de diciembre del 2,009, se puede decir, que con sus excedentes cubre todos sus gastos.

Análisis de utilidades por año (Expresados en Quetzales)

No. AÑOS UTILIDAD DIFERENCIA + -

1 2,000 834,185.74 454,236.03 119.55%

2 2,001 191,049.27 643,136.47 (770.95%)

3 2,002 595,107.92 404,058.65 211.49%

4 2,003 323,366.58 271,741.34 (45.66%)

5 2,004 1,003,156.82 679,790.24 210.22%

6 2,005 923,358.22 79,798.60 (07.95%)

7 2,006 712,007.26 211,350.96 (22.89%)

8 2,007 966,393.85 254,386.50 35.73%

9 2,008 659,574.49 306,819.36 (31.75)

10 2,009 406,077.18 253,497.31 (38.43)

El cuadro anterior indica claramente que desde hace diez años y en lo que va del presente, la

Asociación ha obtenido utilidades aceptables en sus operaciones crediticias, las cuales han

contribuido para su fortalecimiento y solidez. En términos absolutos y relativos el comportamiento

de las mismas ha sido variable en referencia de un año a otro; en algunos años han disminuido las

utilidades, en otros se ha han incrementado o mantenido; no obstante los resultados siempre han

sido positivos para la Asociación, así como su patrimonio, lo que se puede observar en el cuadro

siguiente:

Análisis del patrimonio

(Expresados en Quetzales)

No. AÑOS PATRIMONIO DIFERENCIA + - 1. 2,000 2,703,956.08 834,185.74 44.61%

2. 2,001 3,412,234.17 708,278.09 26.19%

3. 2,002 3,762,020.23 349,786.06 10.25%

4. 2,003 4,254,916.61 492,896.38 13.10%

5. 2,004 5,160,630.76 905,714.15 21.30%

6. 2,005 6,106,737.04 946,000.00 18.33%

7. 2,006 6,588,396.16 481,659.12 07.89%

8. 2,007 8,796,129.60 2,207,733.44 33.51%

9. 2,008 10,305,931.91 1,509,802.31 17.16%

10. 2,009 12,485,181.07 2,179,249.16 21.15%

El cuadro anterior demuestra que desde hace diez años, la Asociación ha obtenido resultados

positivos para el crecimiento de su patrimonio, el cual está reflejado en sus activos fijos y cartera;

fortaleciéndose técnica, administrativa y financieramente. En términos absolutos en relación al

año base siempre ha sido ascendente y en términos relativos, las cifras demuestran que ha sido

variable el comportamiento, pero por lo general se ha experimentado un crecimiento en el

patrimonio, en base a sus utilidades obtenidas.

Las cifras anteriores son elocuentes y nos demuestran que los préstamos concedidos por diferentes Instituciones, a través de los años, han generado en términos absolutos y relativos cantidades significativas que han pasado a engrosar la cartera propia de la Asociación, los cuales han permitido la auto sostenibilidad de la misma, asimismo poder atender más clientes.

Los recursos serán desembolsados por el donante y serán ubicados en una cuenta

bancaria separada para uso exclusivo del proyecto. El manejo de la cuenta bancaria se

realizará conforme el Presupuesto Anual y por medio de la autorización del Director

Ejecutivo. Los cheques serán firmados por dos personas: el Directivo Ejecutivo y el

Gerente General.

Finalmente, la rentabilidad sobre activos muestra en cierta parte la base de capital y el

efecto volumen. La Asociación demuestra que tiene en la habilidad de generar utilidades

una fuente controlable de crecimiento. Por lo tanto, cumpliendo con su vocación de

servicio a la población más necesitada y sustentado en sus principios y valores, es

importante contar con la cooperación de instituciones Internacionales, como la Fundación

Interamericana, que al igual que AYNLA desean invertir y ayudar en el desarrollo del país.

4. PLANIFICACIÓN ORGANIZATIVA

La organización de este proyecto se sujetará al Plan Operativo y Estratégico de AYNLA,

contiene programas como proyectos, presupuestos, objetivos específicos, actividades,

responsables y fechas de cumplimiento. Los criterios que se tomarán en cuenta para el

Fortalecimiento institucional, serán:

• Realizar un Plan estratégico de Recursos Humanos que mejore la eficiencia y

eficacia de la administración del personal, mediante la cual los colaboradores

adquieren mayor compromiso y capacidad para responder los objetivos de

cada puesto.

• Contribuir al proceso de fortalecimiento institucional en el cumplimiento de los

objetivos de los programas de manera eficiente

• Impulsar talentos, capacidades, compromiso y acción en el proceso del

desempeño personal y el logro de metas de la Asociación.

• Servir como términos de referencia para todo el personal y específicamente al

Director para realizar evaluaciones del cumplimiento de tales funciones.

Estructura organizacional para la ejecución del proyecto

El cumplimiento del proceso del proyecto será dirigido por el grupo de Directivos y

Gerentes de la Asociación, con el fin de tomar decisiones en el momento debido y corregir

errores que surjan, mejorar el trabajo que se realiza, y cambiar la dirección del trabajo si

se necesita; todo esto dependiendo de las situaciones externas. Para ello se nombran y

describen los puestos que estarán involucrados, así como la función principal que

cumplirán:

Director Ejecutivo

Dirigir, organizar, planificar, coordinar y supervisar la administración del Fortalecimiento

Institucional.

Asistente de Dirección ejecutiva

Brindar dirección y apoyo de calidad en la coordinación, organización y ejecución del

proyecto.

Gerente General

Responsable controlar y evaluar periódicamente el rendimiento de sedes, en base al

trabajo de Recursos Humanos.

Gerente de Recursos Humanos

Encargado el Departamento de Recursos Humanos, y participará en el comité de la

dirección, en lo que respecta a decisiones de corto plazo que involucran a toda la

institución; la cual lo reconocerá por su capacidad de propuestas técnicas y acciones

concretas para el desempeño del personal.

Gerentes de Sede Planificar, organizar, dirigir, y controlar el recurso humano de la sede y subsedes a su

cargo, enfocando la misión y visión de la organización, orientado a prestar un servicio del

cliente de alta calidad mientras aumenta la cartera de crédito dentro un nivel de

morosidad aceptable; con el apoyo de Recursos Humanos.

5. DIRECCIÓN DE LA EJECUCIÓN DE LOS PROYECTOS

El proyecto será ejecutado por AYNLA, la integrará un equipo conformado por: a) Director

Ejecutivo, b) Asistente de Director Ejecutivo c) Gerente General, d) Gerentes de Sede, e)

Gerente de Recursos Humanos. Además se contratará capacitadores externos para el

apoyo al equipo técnico, en temas específicos de créditos y finanzas.

DIRECTOR EJECUTIVO

GERENTE GENERAL

Asistente

Gerente de Sede

(El Quiché)

Gerente de Sede

(Sololá)

Depto. De Recursos

Humanos

El proyecto será ejecutado en un año. Se fija este plazo, tomando en cuenta que en el año,

se llevará a cabo la creación del Departamento de Recursos Humanos e instalación del

equipo para el mismo. Así también, se entregará el Plan de trabajo, donde se

determinarán las funciones y actividades que realizará en el año el departamento. Se

trabajará en otras fases, tales como: Diagnóstico de necesidades de capacitación, Políticas

de trabajo, Identificación de temas, preparación de materiales y búsqueda de

capacitadores para la formación necesaria y otras actividades posteriores. Se busca que

los proyectos se realicen conjuntamente con la Gerencia, para que tengan éxito y de tal

manera que se pueda llevar a cabo una estrategia que busque la sostenibilidad de la

organización para cubrir con los gastos e inversiones que se tienen que realizar.

El éxito del proyecto depende del logro de un buen perfil de los Gerentes de la Asociación,

para que sobresalgan sus habilidades para comunicarse y negociar, y capacidad para

desarrollar e instalar una visión estratégica de la gestión de los recursos con los que

cuenta, en sintonía con el objetivo principal de AYNLA. De esta forma, se espera, que los

Gerentes manifiesten un compromiso activo y eficiente en la promoción y desarrollo de

las personas, añadan entre los objetivos estratégicos de la organización, metas específicas

en el terreno de la administración organizativa, que se tomen decisiones trascendentales

al servicio en general, y asumir roles estratégicos de apoyo que implican un mayor

desarrollo global de la gestión de la Institución.

6. SISTEMA DE INFORMACIÓN Y CONTROL

Para garantizar el seguimiento e implementación de este proyecto, se realizará un Plan

Estratégico de Trabajo del Departamento de Recursos Humanos paralelamente a la

elaboración del Plan de Operativo de la Institución, organizando grupos de trabajo para

que sea el personal, dirigido por los Gerentes y Supervisores, quienes den vida a la

ejecución de las líneas estratégicas definidas.

El proyecto será evaluado por el Director Ejecutivo y los Gerentes una vez al año. La

evaluación analizará los resultados y objetivos logrados, la implementación del proyecto

en general y presentará recomendaciones para mejorar el mismo.

Se busca el afianzamiento del departamento de los Recursos Humanos en la institución. La

tarea de este departamento tendrá continuidad en el futuro y prestará especial atención a

la utilización de la función de recursos humanos como herramienta estratégica para

impulsar el cambio en la AYNLA y crear la cultura institucional necesaria basada en los

resultados. Las estrategias, prioridades, iniciativas, políticas y programas conexos que

atañen a esta labor se basan en los principios fundamentales de responsabilidad,

compromiso, transparencia, equidad, justicia, eficiencia y eficacia. Ésta seguirá siendo la

práctica en el futuro.

ANEXOS

Anexo 1

ARBOL DE OBJETIVOS

Fin 4 Optimizar la administración de la cartera de créditos

Medio 4 Fin 3

Agilizar los procesos administrativos y legales.

Aumentar el índice de buen desempeño basado en el Plan de Metas.

Medio 3 Fin 2

Mejorar la colocación y aumentar la recuperación de la cartera.

Medio 2 Fin1

Establecer los pasos para los diferentes procedimientos.

Aumentar la capacitación en el área de créditos y procesos judiciales.

Recopilar la información en manuales administrativos.

Medio 1 Crear una línea de comunicación adecuada para los gerentes.

Establecer políticas administrativas.

Creación de un departamento específico de Recursos Humanos

Anexo 2

ANALISIS DE LOS PARTICIPANTES

Características Necesidades Potencialidades Relaciones con proyecto

Personal administrativo y operativo.

Conocimiento de las funciones requeridas de cada puesto.

Mejorar el desempeño Capacitación en los procedimientos de la organización.

Titulo de nivel medio, 3 personas con estudios universitarios

Capacitación en aspectos específicos del puesto

Mejorar el clima laboral

Capacitación en aspectos crediticios y legales.

Personal que lleva años laborando en la organización

Motivación laboral Incentivar al personal

Anexo 3

Árbol de problemas

C

A

U

S

A

S

E

F

E

C

T

O

S

Deficiente manejo de la cartera de crédito

Poco control en al

contratación de personal

para recursos humanos

Desinterés a actualización

y poca apertura al cambio

Poca integración de la

información.

Mal análisis de solicitudes

de créditos para la

colocación.

Dirección deficiente por

parte de Gerentes.

Problemas con el clima y

ambiente interno (peleas,

chismes).

Mal desempeño laboral

Poca capacitación en el área

de créditos

Ineficiente creación de políticas Poca comunicación entre

gerentes.

Diversidad en los

procesos de cada sede

MALA COLOCACION Y RECUPERACION DE LOS FONDOS

Inducción incorrecta al puesto y organización

Atrasos en la toma de

decisiones.

Poca experiencia laboral

en el área

Contratación de personal

que no tiene los

requisitos necesarios

Aumento de morosidad y

costos.

Atraso en procesos

judiciales y legales.

Rotación de Personal

Pocos conocimientos de administración de parte de los Gerentes.

Anexo 4

Anexo 5

Marco Lógico de Intervención

RESUMEN NARRATIVO DEL PROYECTO Indicadores objetivamente

verificables

Fuentes o medios de verificación

Hipótesis o supuestos

Objetivo general

Promover el Fortalecimiento Institucional del personal administrativo y técnico de AYNLA, por medio del desarrollo de un proceso de formación y capacitación sistemática que permita el mejoramiento de las capacidades técnicas para la Administración de la Cartera de Crédito.

Niveles de morosidad y recuperación DNC Evaluación del desempeño

Carteras de créditos Resultados Plan de metas por puesto.

Objetivos

Específicos

1. Contribuir al proceso de fortalecimiento de las capacidades del personal técnico de la Asociación, a través de un programa de formación y capacitación sistemática según sus necesidades en el proceso de administración de la cartera de crédito y de acompañamiento a los usuarios.

2. Fortalecer las capacidades de la Gerencia y el personal administrativo de la asociación a través de un proceso de formación y capacitación sistemática sobre la dirección de la Asociación.

3. Crear el departamento de Recursos Humanos para mejorar las contribuciones productivas del personal a la organización, alcanzar la eficacia de la administración de recursos humanos y contratación de personal.

Detección de Necesidades de Capacitación Plan de Capacitación Realización de políticas de contratación de personal. Evaluación de Desempeño Controles Administrativos

Resultados de la Detección de Necesidades de Capacitación Cumplimiento del Plan de Capacitación Presupuesto de RRHH. Plan de RRHH. Resultados de la Evaluación del Desempeño Cumplimiento de las Políticas y controles administrativos.

Que el personal de la Asociación, no tengan una actitud activa y propositiva ante la formación y los cambios a realizarse.

Resultados o componentes

• Personal técnico ha fortalecido sus capacidades técnicas en el proceso de administración de la cartera de crédito y de acompañamiento a los usuarios.

• Personal de Gerencia y administrativo de la asociación ha tenido mejor desempeño en la supervisión y eficiencia de las funciones según su puesto.

• Departamento de Recursos Humanos creado, desarrolla las tareas que le permitan cumplir sus objetivos, utilizando los recursos disponibles.

Diseños y agendas específicas para el desarrollo de sus actividades. Elaboran informes de actividades, semestrales y anuales. Definir políticas de control y dirección para la sostenibilidad organizativa de la asociación.

Plan de Recursos Humanos.

Plan de trabajo de Asesores de crédito. Controles Administrativos. Evaluación del Desempeño Detección de Necesidades de Capacitación Plan de Capacitación Controles Administrativos Realización de políticas de contratación de personal. Evaluación de Desempeño

Después del Programa de capacitación, se logra mejorar la administración de la cartera de créditos.

Actividades

Reuniones con el Director Ejecutivo y gerentes para la aprobación del proyecto y del cronograma. Reuniones con el personal de cada sede para darles a conocer el proyecto. Creación del Departamento de Recursos Humanos. Presentación del Plan de trabajo de Recursos Humanos. Recopilación de la información por medio de entrevistas, cuestionarios, observación, lectura de memorias de labores y proyectos pasados. Establecer prioridad en las capacitaciones para la creación del programa de formación. Buscar de consultores y capacitadores para impartir los cursos. Elevar la capacidad técnica del personal para que pueda capacitar a líderes hombre y mujeres para la dirigencia de grupos. Fortalecer la capacidad administrativa general de la Asociación y planificar un programa de Metas en base a la Evaluación del Desempeño del personal.

Logística y convocatoria para reunión. Obtención del equipo y materiales técnicos e instalaciones para el Depto. De Recursos Humanos. Recopilación de información. Elaborar y validar el Plan de capacitación con Dirección Ejecutiva y Gerencia. Elaboración y/o recopilación de materiales informativos y formativos. Desarrollo de los talleres de capacitación. Análisis, sistematización y discusión de los resultados. Plan de Trabajo. Recopilación de la información para la Evaluación del desempeño Análisis y elaboración del Plan de Metas.

Equipamiento del material de oficina a utilizar. Planificación y avance de los eventos mensuales. Documento final de Plan de capacitación. Agendas y módulos de capacitación. Material de capacitación. Fotografías Listado de participantes. Informes y evaluaciones de los eventos. Material e instrumentos para la Evaluación del desempeño. Informe de resultados. Documento final del Plan de metas.

Que la Gerencia, no se empodere del Plan de Formación y de Metas y no le de seguimiento a las necesidades definidas.