Formularios en ExcelLos formularios en Excel son un mtodo para ingresar datos a nuestras hojas y son de mucha utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la captura de informacin. Podemos comparar los formularios de Excel con los formularios impresos en papel.Qu es un formulario en Excel?Seguramente has llenado un formulario en papel, tal vez cuando has acudido a alguna oficina de gobierno para realizar un trmite, as que sabes de lo que estoy hablando. Estos formularios contienen instrucciones precisas de lo que debes escribir y contienen los recuadros necesarios para ingresar los datos.Los formularios en Excel no son tan diferentes de los formularios impresos ya que de igual manera proveen de los espacios necesarios para ingresar los datos. Los formularios en Excel utilizan objetos especiales conocidos como controles de formulario que son precisamente los que nos permiten agregar campos de texto, listas, botones de opcin entre otras cosas ms.Tipos de formularios en ExcelCuando hablamos de formularios en Excel, es necesario recordar que podemos crear tres tipos diferentes de formularios: Formulario de datos. Hojas de clculo con controles de formulario o controles ActiveX. Formularios de usuario en VBA.A continuacin describir brevemente cada uno de ellos.Formulario de datosA travs de un formulario de datos podemos mostrar al usuario la informacin de una sola fila de una tabla. En este formulario se puede hacer la edicin de la informacin e inclusive crear un nuevo registro para la tabla.

Excel puede generar automticamente un formulario de datos para cualquier tabla.Un detalle importante que debes saber sobre los formularios de datos es que si una celda contiene una frmula no podrs modificar dicha frmula mediante el formulario sino que solamente se mostrar el resultado del clculo sin poder editarloCmo crear una tabla en ExcelEl objetivo de una tabla de Excel es almacenar la informacin de una manera consistente para que sea ms fcil darle formato, ordenarla y filtrarla. T puedes crear una tabla en Excel que te ayude a analizar mejor la informacin.Cmo crear una tabla en ExcelPara crear una tabla en Excel, lo primero que debes hacer es ingresar los ttulos de columna. As que haz clic en la celda en blanco en donde deseas introducir la nueva tabla e ingresa los ttulos de columna como pueden ser: No. de empleado, Departamente, Nombre, Apellido, etc. Los ttulos de columna deben aparecer siempre en una sola fila y sin celdas vacas entre ellos.

Ahora puedes comenzar a ingresar los datos justo por debajo de los ttulos de columna que acabas de crear:

Ahora asegrate de que la celda activa sea cualquier de las celdas que contienen tus datos y haz clic en el comando Tabla que se encuentra en el grupo Tablas de la ficha Insertar.

Excel detectar el conjunto de celdas que acabas de introducir y colocar un borde punteado sobre los datos, al mismo tiempo que muestra el cuadro de dilogo Crear tabla, el cual automticamente mostrar el rango de celdas donde se encuentra la informacin. Si por alguna razn el rango de celdas desplegado es incorrecto, utiliza el botn de seleccin para elegir el rango de celdas adecuado.

Tabla con encabezadosAntes de hacer clic en el botn Aceptar asegrate de tener seleccionada la opcin La tabla tiene encabezados. Finalmente haz clic en Aceptar y Excel dar formato a la tabla e insertar filtros para cada una de las columnas.

Otra forma de insertar una tabla es haciendo clic en el comando Dar formato como tabla que se encuentra en el grupo Estilos de la ficha Inicio. Con este comando puedes seleccionar desde un inicio el estilo que prefieres dar a la tabla.

Agregar filas a una tabla de ExcelDespus de que has creado una tabla, se pueden pensar en varios mtodos para agregar nuevas filas a una tabla de Excel. La forma ms directa de agregar una nueva fila es seleccionando la ltima celda de la tabla (celda inferior derecha) y oprimir la tecla Tabulador.Al hacer esto, Excel aadir una nueva fila a la tabla en donde podremos introducir la informacin apropiada para el nuevo registro:

Observa cmo Excel coloca un borde slido alrededor de las celdas que delimitan la nueva fila de la tabla.Agregar filas a una tabla por FormularioExiste otra forma de agregar filas a una tabla de Excel y es utilizando un formulario de captura de datos. El comando Formulario no est incluido de manera predeterminada en la cinta de opciones por lo que ser necesario agregarlo manualmente. Haz clic en la flecha que se encuentra al extremo derecho de la barra de acceso rpido y selecciona la opcin Ms comandos.

Se mostrar el cuadro de dilogo Opciones de Excel. En la lista comandos disponibles selecciona la opcin Todos los comandos y dentro de la lista encuentra el comando Formulario.

Haz cic en el botn Agregar y finalmente en el botn Aceptar para que el botn se muestre en la barra de acceso rpido.

Ahora selecciona cualquiera de las celdas de la tabla y oprime el botn Formulario. Aparecer un cuadro de dilogo con los nombres de las columnas de la tabla del lado izquierdo y con los valores para cada fila en los cuadros de texto junto a ellos.

Para agregar un nuevo registro debes hacer clic sobre el botn Nuevo.

Introduce la informacin del nuevo registro de la tabla y al finalizar oprime el botn Cerrar y Excel colocar el nuevo registro al final de la tabla.

Hoja de clculo con controles de formularioYa que las celdas de una hoja de Excel nos sirven para introducir informacin, podemos pensar en una hoja como un gran formulario. De esta manera, si agregamos controles de formulario a nuestra hoja podremos crear formularios de entrada de datos muy tiles.Por ejemplo, podemos agregar a nuestra hoja un control de cuadro de lista para facilitar la seleccin de los elementos.

De igual manera podemos agregar botones, cuadros combinados, casillas de verificacin y otros controles ms que nos ayudarn a crear formularios avanzados.Controles de formulario en ExcelLos controles de formulario en Excel son objetos que podemos colocar dentro de una hoja de nuestro libro, o dentro de un formulario de usuario en VBA, y nos darn funcionalidad adicional para interactuar mejor con los usuarios y tener un mejor control sobre la informacin.Podemos utilizar estos controles para ayudar a los usuarios a seleccionar elementos de una lista predefinida o permitir que el usuario inicie una macro con tan solo pulsar un botn. Los controles de formulario en Excel se encuentran dentro de la ficha Programador dentro del grupo Controles. Solamente pulsa el botn Insertar y observars cada uno de ellos:

Justo por debajo de los controles de formulario podrs observar el grupo de controles ActiveX pero sus diferencias y similitudes las discutiremos en otro artculo. Por ahora nos enfocaremos solamente en los controles de formulario.Cmo insertar un control de formulario en Excel?Para insertar cualquiera de los controles de formulario debes seleccionarlo del men desplegable y hacer clic sobre la hoja de Excel arrastrando el borde para dibujar el contorno del control. Observa este procedimiento.

Los diferentes controles de formularioExisten diferentes tipos de controles de formulario en Excel que ofrecen diversos tipos de funcionalidad e interaccin con el usuario. Desde una simple etiqueta hasta controles que permiten una seleccin mltiple de sus opciones. A continuacin una breve descripcin de cada uno de ellos. Barra de desplazamiento. Al hacer clic en las flechas se va desplazando la barra dentro de un intervalo predefinido. Botn. El botn nos permite ejecutar una macro al momento de hacer clic sobre l. Botn de opcin. Nos permite una nica seleccin dentro de un conjunto de opciones. Casilla de verificacin. Permite la seleccin o no seleccin de una opcin. Control de nmero. Nos ayuda a aumentar o disminuir un valor numrico. Cuadro combinado. Es una combinacin de un cuadro de texto con un cuadro de lista. Cuadro de grupo. Agrupa varios controles dentro de un rectngulo. Cuadro de lista. Muestra una lista de valores de los cuales podemos elegir una sola opcin o mltiples opciones de acuerdo a la configuracin del control. Etiqueta. Permite especificar un texto o breves instrucciones en el formulario.Controles de formulario no disponibles en Excel 2010Los controles de formulario han estado presentes por varias versiones de Excel, sin embargo a partir de Excel 2010 existen algunos controles que ya no pueden ser utilizados dentro de las hojas como lo son el Campo de texto, el Cuadro combinado de lista y el Cuadro combinado desplegable, sin embargo podremos alcanzar funcionalidad similar utilizando controles ActiveX.

Grupos de botones de opcin en ExcelLos botones de opcin permiten a un usuario de Excel hacer una seleccin dentro de una lista de posibilidades y en todo momento tener un solo elemento seleccionado. Hoy mostrar cmo crear grupos de botones de opcin en Excel independientes a pesar de encontrarse en la misma hoja.Ya que podemos agregar botones de opcin como controles de formulario o como controles ActiveX, este artculo tratar ambas posibilidades. Comenzaremos por la opcin de controles de formulario.Grupos de botones de opcinSupongamos que deseamos crear dos grupos de botones de opcin donde queremos que el usuario seleccione su gnero as como su color favorito. Si pusiramos todos los botones de opcin en la misma hoja Excel solo podramos elegir una sola opcin tanto para el gnero como para el color:

De manera predeterminada podemos seleccionar una sola opcin entre todos los botones de opcin ubicados en la misma hoja. La solucin para crear dos grupos de botones de opcin es agregar el control llamado Cuadro de grupo:

Debemos agregar un Cuadro de grupo para cada conjunto de botones de opcin que deseamos crear por lo que para nuestro ejemplo agregar dos controles de este tipo. Es muy importante que al dibujar el Cuadro de grupo te asegures de abarcar el rea completa de los botones de opcin que deseas asociar de manera que el grupo sea creado correctamente. Como resultado tendremos dos grupos de botones de opcin totalmente independientes:

Si queremos conocer la opcin seleccionada en cada grupo es suficiente con hacer clic derecho sobre cualquier botn de opcin y seleccionar la opcin Formato de control. En la seccin Control debemos colocar la direccin de la celda de nuestra hoja que mostrar la opcin seleccionada.

A partir de ese momento la celda B10 mostrar la opcin seleccionada dentro del primer grupo:

Podemos hacer lo mismo para el otro grupo de manera que los botones de opcin estn vinculados con la celda B11 y de esta manera poder conocer en todo momento la opcin de color seleccionada:

Agrupar botones de opcin ActiveXLos botones de opcin ActiveX funcionan de manera diferente a los controles de formulario que acabamos de utilizar. Si revisas el botn Insertar de la ficha Programador te dars cuenta de que no existe un control para agrupar controles.La manera de agrupar los botones de opcin ActiveX es a travs de una de sus propiedades. Una vez que hemos agregado los controles necesarios a la hoja debes hacer clic derecho sobre cada uno de ellos (en modo Diseo) y seleccionar la opcin Propiedades. Se mostrar una ventana con las propiedades del control y debemos utilizar la propiedad GroupName:

Puedes observar en la imagen que estoy consultando las propiedades del botn de opcin Femenino y estoy asignando el nombre de grupo Genero. Debo hacer lo mismo con el botn de opcin Masculino, y una vez hecho, los dos botones de opcin tendrn el mismo valor en su propiedad GroupName. De esta manera tendremos dos grupos de botones de opcin ActiveX que funcionan de manera independiente dentro de la misma hoja:

Para saber si un botn de opcin est seleccionado debemos consultar su propiedad Value y si tiene el valor True quiere decir que dicho botn de opcin est seleccionado. Por ejemplo, agregar un botn de comando a la hoja de Excel que tendr el siguiente cdigo:123456789Private Sub CommandButton1_Click() If OptionButton1.Value = True Then Range("B10").Value = "Femenino" Else Range("B10").Value = "Masculino" End If End Sub

Al seleccionar una opcin del grupo Genero y pulsar el botn de comando, la celda B10 mostrar el valor Femenino o Masculino de acuerdo a la seleccin realizada.

De esta manera hemos aprendido a crear grupos de botones de opcin en Excel, ya sea con controles de formulario o controles ActiveX, de manera que se comporten de manera independiente a pesar de estar ubicados en la misma hoja.

Formulario de usuario en VBALos formularios de usuario en VBA, tambin conocidos como UserForm, son cuadros de dilogo que hacen uso de controles de formulario para solicitar informacin al usuario. Estos formularios son creados desde el Editor de Visual Basic y administrados desde cdigo VBA.

Una vez que se ha creado el formulario de usuario podemos arrastrar y soltar los controles que estn disponibles desde el Cuadro de herramientas:

Si quieres crear un formulario bsico en VBA, sigue los pasos descritos en el artculo Formularios en VBA.Los diferentes tipos de formularios en Excel nos evitarn dolores de cabeza ya que podremos tener cierto grado de control sobre el ingreso de datos que otras personas realizan sobre nuestras hojas de Excel.