PRESENTADO POR: DEISY ILEANA PASTAS PAZ GIOVANNA NIKOL ZAMBRANO MARTINEZ

TALLER DE PRESABERES DE FORMULARIOS Y TABLAS DINAMICAS

1. Los filtros Excel facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen con ciertas condiciones para una columna.Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.

Entonces, los filtros sirven para obtener una lista más simple a partir de otra más compleja, esto se hace eliminando filas que cumplen con determinadas condiciones o criterios.

Existen 2 tipos de filtros:

● Autofiltro: Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Puede crear 3 tipos de filtro:

a. por una lista de valores,b. por un formato,c. por criterios.

● Filtro avanzado: Es una herramienta con algunas limitaciones. Se usan cuando el filtro personalizado no nos permite realizar el filtro deseado.

Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios independiente en la hoja de cálculo y sobre el rango de celdas o la tabla que desee filtrar. Microsoft Office Excel utiliza el rango de criterios independiente del cuadro de diálogo Filtro avanzado como el origen de los criterios avanzados.

Ejemplo de autofiltro (Número):

Ejemplo de autofiltro (Color)

Ejemplo de autofiltro(Texto)

Ejemplo de filtro avanzado:

Colocamos el criterio fuera de la tabla

Datos -> Filtros -> Avanzado; se selecciona la tabla o base de datos y luego los criterios

Clic en aceptar

2. Exportar e importar:Importar: Bloc de notas a ExcelAbrir el archivo que se desea importar

Datos -> Desde texto

Escoja el archivo -> clic en importar

Aparece un cuadro de diálogo: Clic en delimitados

Clic en siguiente -> escoger el tipo de separador (en este caso punto y coma ;)

Clic en siguiente -> General

Clic en aceptar -> aparece un nuevo cuadro de dialogo -> donde desea

situar los datos (opcional)

Clic en aceptar -> y se han importado

Luego se puede colocar formato y llenar los espacios vacíos en el ejemplo se solicita llenar el promedio: Promedio (C2;D2;E2)

Exportar:Excel a Word

Tenemos los datos de Excel, los seleccionamos

Clic derecho -> copiar

Word: Inicio -> Pegar -> Pegado especial

Seleccionar: hoja de cálculo Microsoft Excel objeto -> Aceptar

Y obtenemos nuestra tabla

Al ser un objeto dinámico, dando doble clic sobre el objeto pegado se puede modificar su contenido

3. Tablas dinámicas:también conocidas como “tablas pivote” es una de las herramientas más poderosas de Excel, son útiles para analizar los datos almacenados, permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte.

Clic en aceptar -> tabla dinámica

En el cuadro de dialogo pregunta el rango de datos, seleccionar el rango. También pregunta si se quiere insertar la tala dinámica en una hoja nueva o en una ya existente (opcional) -> Aceptar

Aparece lo siguiente con dos secciones:1) Para crear el informe2) Lista de campos de la tabla dinámica

En 2) está el nombre de las columnas, si se quiere filtrar alguna de ella se debe arrastrar el nombre de la columna a donde dice “filtro de informe” y en las celdas aparecerá el nombre de la columna con un filtro.

Podemos desplegar la pestaña y aparecerán los nombres de los estudiantes en orden alfabético

1)2)

Si se desea seguir viendo su funcionamiento se puede arrastrar el nombre de la columna por las diversas opciones que nos da la tabla dinámica:Filtrar por filas: se arrastra “nombre” y observa que ahora los nombres están verticalmente

Etiquetas de columna: Observamos que ahora los nombres están horizontalmente

Valores: En este caso Excel va a tomar como si se quisiera contar el número de estudiantes que se tiene. Se arrastra “nombres” a la casilla valores y se observa q da 17 o sea se tienen 17 estudiantes

El mismo nombre de columna puede estar en dos campos distintos al mismo tiempo un ejemplo es: colocarlo en el campo valores y etiquetas de fila, da

como resultado cuantos estudiantes se tienen el mismo nombre y cuantos son en total.

En un ejemplo más complejo podemos ver el tipo de funciones que la tabla dinámica puede trabajar: En este ejemplo se colocara las ciudades y el nombre de los estudiantes provenientes de ellas, las notas promedio; y se sacara la máxima.Se siguen los pasos anteriores, se coloca la ciudad y el nombre en etiquetas de fila y el promedio en valores; como se nota se hace una suma por ciudades de las notas que se obtuvieron

Para sacar la nota máxima se da clic en la pestañita en suma de promedios que se encuentra en el campo valores -> clic en configuración de campo de valor

En el cuadro de dialogo se escoge la función que se utilizara en este caso max, clic en aceptar

Como se puede observar ya no aparece la suma de las notas promedio, si no que en ese campo está la nota máxima de todas ellas.

Las funciones se utilizan conforme el trabajo requiera.

Que tipos de funciones maneja las tablas dinámicasComo se vio en el ejemplo anterior se puede trabajar con la configuración del campo de valor y en estos casos se trabaja con funciones tales como:

SumarContarPromedioMáximo

MínimoProductoContar números

Desvest: Calcula la desviación estándar de una muestra.Desvestp: Calcula la desviación estándar de toda la población, que se toma como argumentosVar: Calcula la varianza de una muestra.Varp: Calcula la varianza en función de toda la población.

4. Formularios: Los formularios en Excel son un método para ingresar datos a las hojas y son de mucha utilidad porque ayudan a evitar errores en la captura de información; proveen de los espacios necesarios para ingresar los datos. Los formularios utilizan objetos especiales conocidos como controles de formulario que son precisamente los que permiten agregar campos de texto, listas, botones de opción entre otras cosas más.

Ejemplo: se necesita saber el código del producto usando formulariosClic en programador -> insertar; aparecen los controles de formulario y de activex

Clic en el control llamado cuadro de lista (control de formulario)

Dar clic en un lugar en blanco y aparece un cuadro en blanco, clic derecho sobre él, clic en formato de control

En el cuadro de dialogo -> control: dar el rango de entrada y seleccionar la celda en la cual se obtendrá el número del producto -> aceptar

Automáticamente se observa que los productos aparecen en la lista, al dar clic sobre cualquiera de los productos se obtendrá el código del producto.

Ejemplo formulario

Creamos las tablas de esta manera y cambias el nombre de las tablas por clientes y productos.

Y en una nueva hoja crearemos una nueva tabla adjunta al nuevo formulario

Insertamos de la cinta de opciones del menú de programados algunos controles de formulario, como lo son:

posteriormente nos ubicamos en código y en la flecha del botón del formulario se da click en formato de control y escogemos el rango de entrada que será:

Y el vinculo de celda y damos click en aceptar:

Al dar click en la flecha, se puede observar que se despliegan los códigos de los clientes y aparece también en la tabla de celdas vinculadas.

Para el nombre utilizaremos la función buscarv

Que posteriormente nos arroja el nombre de la persona dependiendo de código

Para el producto igual que para el código le damos un rango que será el nombre de los productos

Y vinculamos con la celda

Damos click en aceptar y podemos ver como se despliega la lista de productos y a su vez el código.

Para la cantidad igualmente utilizaremos la función buscar

La cual nos arroja la cantidad existe del producto indicado

Para el tipo de unidad de nuestro producto damos click en el primer indicador y en formato de control

Y escogemos la celda a vincularse y se da click en aceptar

Ahora veremos que al escoger algún tipo de unidad en la tabla vinculada aparece la posición de este mismo.