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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
UNIVERSITARIAUNIVERSIDAD POLITÉCNICA TERRITORIAL DE ARAGUA FEDERICO
BRITO FIGUEROALA VICTORIA - ESTADO ARAGUA
SEDE LA VICTORIA
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN
Lineamientos Estratégicos para optimizar la Supervisión y
Control de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria del
Consejo Comunal “Unión de Voluntades R.L”, del Sector Guayabal,
Comunidad de Santa Rosalía, Municipio José Rafael Revenga, estado
Aragua.
ADM-LI1-000-2-I11-019
Proyecto presentado como requisito final para optar
Al Título de Técnico Superior Universitario en Administración
Docente Coordinador: Autores:
Bárbara Mora Rojas, Luis C.I.: 13.520.911
Pérez, Anndy C.I.: 15.734.399
Barrios, Gian C.I.: 15.734.991
Mora, Lenin C.I.: 16.346.556
Terán, Zobeida C.I.: 19.595.480
Pereira, Gearianny C.I.: 20.267.168
La Victoria, Abril de 2011
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
UNIVERSITARIAUNIVERSIDAD POLITÉCNICA TERRITORIAL DE ARAGUA FEDERICO
BRITO FIGUEROALA VICTORIA ESTADO ARAGUA
SEDE LA VICTORIA
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN
APROBACIÓN DEL COORDINADOR DE PROYECTO.
En mi carácter de Coordinador del Proyecto titulado Lineamientos
Estratégicos para optimizar la Supervisión y Control de la Unidad
Administrativa y Financiera Comunitaria del Consejo Comunal
“Unión de Voluntades R.L”, del Sector Guayabal, Comunidad de
Santa Rosalía, Municipio José Rafael Revenga, estado Aragua,
presentado por el Colectivo de Estudiantes, cursantes del Trayecto II
Apellido y Nombre Cédula
Rojas Luis 13.520.911
Pérez Anndy 15.734.399
Barrios Gian 15.734.991
Mora Lenin 16.346.556
Terán Zobeida 19.595.480
Pereira Gearianny 20.267.168
como requisito para optar al Título de Técnico Superior Universitario,
considero que dicho Proyecto reúne los requisitos y méritos suficientes
para ser sometido a la presentación pública y evaluación por parte del
Colectivo de Docentes que se designe.
En la ciudad de La Victoria, a los doce días del mes de Abril del
año 2011.
____________________________
Bárbara Mora
C.I. No: 10.687.170
ii
DEDICATORIA
A Dios por ser el guía necesario para lograr los objetivos en el día a
día.
A mi ángel Greisy Marian por ser esa luz que siempre brilla para
nosotros desde el Cielo.
A mis padres y a mi hermano, quienes han sido fuente de energía e
inspiración a lo largo de mi vida.
A mi esposa por ser el apoyo diario en mi vida y a mi hija por ser el
combustible y razón de ser para alcanzar las metas propuestas.
Y por último más no menos importante este trabajo va dedicado en
la memoria de nuestro compañero Francisco Álvarez. Que Dios te tenga
en su Santa Gloria Hermano.
Gian Barrios
iii
DEDICATORIA
Realizar un trabajo o cualquier labor, no es fácil pero es posible con
el apoyo y la ayuda de personas maravillosas, por lo tanto debo expresar
mi agradecimiento y dedicatoria a cuantos colaboraron.
A mi mamá, mi papá y hermanos los quiero y aún más a mi esposa
quien estuvo siempre presente.
A todos gracias…
Lenin Mora
iv
DEDICATORIA
Este Proyecto va dedicado con mucho cariño y amor a mis padres,
a mi esposa y muy especialmente a mis hijos quienes han sido el motivo
para lograr este sueño que al final ha dado sus frutos.
Luis Rojas
v
DEDICATORIA
El presente Proyecto final de Grado va dedicado especialmente a
aquellas personas que me han apoyado y que de una u otra forma han
sido parte de este logro.
Especialmente a:
- Dios todo poderoso, por darme salud, sabiduría y sobre todo
por guiarme e iluminarme para realizar este trabajo especial de
grado.
- Mis Padres Rafael y Cecilia. Sin su apoyo no fuese sido posible
este logro
- A mi Esposo, Santiago Díaz por ser Un Pilar Fundamental en mi
Vida y mi Carrera.
- Mi Hermanos, Yohan, Racelis, Yesica.
- A una Personita Muy Especial que llego a la Familia a Llenar de
vida y Alegría nuestra Casa mi Sobrina “Génesis Nazareth”
- Todos mis compañeros de clase y demás amigos.
A todos muchas gracias por creer en mí...!!!
Anndy Pérez
vi
DEDICATORIA
Mi gratitud, principalmente está dirigida al Dios Todopoderoso por
haberme dado la existencia y permitido llegar al final de esta carrera y a
todos aquellos que hicieron posible la confección y elaboración de este
trabajo. El cual es para todos los que creyeron en mi, a toda la gente que
me apoyo, a mis amigos y familiares; y ha esta institución que me ha
formado, pero en especial se lo dedico a mi Abuelo Juan José Hernández
que lamentablemente no estás con nosotros, mis agradecimientos a mis
profesores que me instruyeron, a mi madre que fue un pilar fundamental
en mi formación y educación como persona, a ella y a mis amigos que me
brindaron su ayuda y su atención, en conclusión a toda mi familia, por
acompañarme en cada una de mis metas y a todas y todos quienes de
una u otra forma han colocado un granito de arena para el logro de este
Trabajo de Grado, agradezco de forma sincera su valiosa colaboración.
"El agradecimiento es la memoria del corazón."
(Lao-tse)
Gearianny Pereira
vii
DEDICATORIA
A Dios por haberme permitido llegar hasta este punto y haberme
dado salud para lograr mis objetivos, además de su infinita bondad y
amor.
A mis padres y familiares por ser un pilar fundamental en mi
educación y porque sin su apoyo y aliento no hubiese podido lograrlo.
Zobeida Terán
viii
AGRADECIMIENTO
A Dios Todopoderoso, por protegernos todos los días de nuestra
vida y permitirnos llegar hasta aquí.
A nuestros Padres y familiares, quienes siempre nos han dado
su apoyo incondicional, y nos han guiado por el buen camino. Sin ellos
hubiese sido difícil llegar a este momento.
A todos los profesores, que colaboraron en nuestra formación
académica. Sus lecciones permanecerán siempre con nosotros.
A todos los integrantes del consejo comunal “Unión de
Voluntades R.L.”, por permitirnos trabajar con ellos y habernos facilitado
las herramientas necesarias para realizar este Proyecto. Su ayuda y
colaboración fueron importantes para culminar este trabajo.
A nuestra tutora académica la Profesora Bárbara Mora, por
toda la guía y ayuda brindada para llevar a feliz término este trabajo.
Siempre le estaremos agradecidos.
A todos nuestros compañeros de clases, con quienes tuvimos la
oportunidad de compartir, porque junto a ellos hicimos que esta travesía
fuera una de las mejores etapas de nuestras vidas. A pesar de todo, el
camino siempre estuvo lleno de alegrías y buenos momentos.
Simplemente gracias…
ix
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIAUNIVERSIDAD POLITÉCNICA TERRITORIAL DE ARAGUA FEDERICO BRITO
FIGUEROALA VICTORIA ESTADO ARAGUA
SEDE LA VICTORIA
Línea de Investigación:
Participación Social en la gestión de las organizaciones.
Autores:
Rojas, Luis C.I.: 13.520.911
Pérez, Anndy C.I.: 15.734.399
Barrios, Gian C.I.: 15.734.991
Mora, Lenin C.I.: 16.346.556
Terán, Zobeida C.I.: 19.595.480
Pereira, Gearianny C.I.: 20.267.168
Coordinador: Bárbara Mora
Abril de 2011
Lineamientos Estratégicos para optimizar la Supervisión yControl de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria del
Consejo Comunal “Unión de Voluntades R.L”, del Sector Guayabal de la Comunidad de Santa Rosalía, Municipio José Rafael Revenga,
estado Aragua.
RESUMEN.
Esta trabajo de investigación es el resultado de la búsqueda del conocimiento a la vez resolver problemas de las comunidades en este caso realizada en la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria del Consejo Comunal “Unión de Voluntades R.L”, del Sector Guayabal de la Comunidad de Santa Rosalía, Municipio José Rafael Revenga, estado Aragua. Se logró abordar desde diversos escenarios, como es la supervisión y el control, planteándose como propósitos u objetivos, estudiar fundamentos teóricos y herramientas de gestión del tema en cuestión, determinar el proceso de control y supervisión del ente a intervenir, además de establecer lineamientos estratégicos para optimizar los entes antes descritos, utilizando como metodología investigación con una población de cinco personas y dos informantes claves desde el enfoque cualitativo, proponiendo las directrices a seguir en el proceso de Control y Supervisión de la Unidad Administrativa y Financiera del consejo comunal “Unión de Voluntades”.
x
Palabras claves: Lineamientos Estratégicos, Control y Supervisión.
x
ÍNDICE GENERAL
CONTENIDO PÁGINA
APROBACIÓN DEL COORDINADOR ii
DEDICATORIA iii
AGRADECIMIENTO ix
RESUMEN x
ÍNDICE GENERAL xi
INTRODUCCIÓN 1
1. SECCIÓN I. DIAGNÓSTICO INICIAL EL PROBLEMA 3
Diagnóstico Inicial 3
1.1.Dimensiones 6
1.2.Planteamiento del Problema 14
1.3.Objetivos de la Investigación 17
1.3.1. Objetivo General 17
1.3.2. Objetivos Específicos 17
1.4. Justificación de la Investigación 18
1.5.Vinculación con las Líneas tanto Nacional como del
Plan de Formación
20
2. SECCIÓN II. CONTRASTACIÓN 23
2.1.Antecedentes de la Investigación 23
2.2.Bases Teóricas 26
2.2.1. Supervisión 26
2.2.2. El Control como función básica de la Supervisión 27
2.2.3. Objetivos del Control 28
2.2.4. La Planificación y el Proceso Administrativo 29
2.2.5. Aportes de Taylor y Fayol a la Administración 30
2.3.Bases Legales 31
xi
3. SECCIÓN III. REFERENTES METODOLÓGICOS 44
3.1.Diseño y tipo de investigación 45
3.2.Población y Muestra 47
3.3.Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos 48
4. PLAN DE ACCIÓN 50
5. RESULTADOS 53
5.1.Análisis de los Resultados 53
5.2.Resultados 57
5.3.Producto: Lineamientos 57
6. SISTEMATIZACIÓN 70
7. CONCLUSIONES 72
8. RECOMENDACIONES 74
REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS Y ELECTRÓNICOS 75
ANEXOS 78
ANEXO A. Instructivo Administrativo para el Funcionamiento
de los Libros Principales y Auxiliares de Contabilidad
Aplicables a los Consejos Comunales o Unidades
Administrativas.
79
xii
INTRODUCCIÒN
Hoy en día los Consejos Comunales cumplen un papel muy
importante, debido a que contribuyen con el desarrollo del país, ya que a
través de estos se administran los intereses de acuerdo a la participación
ciudadana ya que en la Constitución Bolivariana de Venezuela (1999)
donde la participación juega un papel importante ya que las comunidades
son responsables de administrar la políticas públicas lo que constituye
una entidad importante para la sociedad Bolivariana.
El Sector Guayabal de la Comunidad de Santa Rosalía, Municipio
José Rafael Revenga, estado Aragua, se encarga de asumir directamente
la gestión de políticas y proyectos que respondan a las necesidades y
aspiraciones de la comunidad, según lo establezcan las leyes pertinentes,
todos los Consejos Comunales deben administrar eficientemente los
recursos que poseen para evitar y superar todos los pormenores que se le
presenten, unas de las maneras de registrar, controlar y supervisar es
que dentro deben existir medios de control y supervisión administrativo
que le permitan evaluar con eficiencia y eficacia en relación con los
objetivos propuestos.
De manera que un Consejo Comunal aplique lineamientos
estratégicos en cuanto al control y supervisión constituye un aval
importante de eficiencia además que eso redundará en beneficio para la
comunidad en este caso la de Guayabal, además de ser modelo en la
interacción con otros consejos comunales, también la confiabilidad que
ofrece tener información de primera mano que facilite la toma de
decisiones y conocer la situación real.
En otro orden de ideas garantiza un procedimiento contable
adecuado a los recursos asignados, presentar datos confiables y
1
resumidos acerca de su actividad en un periodo determinado. El modelo
administrativo orientado hacia el control y supervisión salvaguarda y
preserva los bienes del Consejo Comunal y del banco comunal.
De manera que actualmente el consejo comunal antes mencionado
tiene deficiencias administrativas en cuanto al proceso administrativo y
énfasis en el control y supervisión, de allí que los lineamientos
estratégicos planteados en esta indagación se tornaran en eficiencia a
corto plazo.
2
FASE I
DIAGNÓSTICO INICIAL
El diagnóstico es considerado en ocasiones como una simple tarea
de reunir, clasificar y analizar una gran cantidad de datos, inclusive
muchos de los cuales no tienen relación alguna con el objetivo perseguido
así lo manifiesta Kubr (2002), Sin embargo, esto puede ser una simple
pérdida de tiempo y esfuerzo si es que no se lo realiza en base a los
objetivos formulados. Los datos son importantes, es más la construcción
del diagnóstico requiere de datos y hechos, pero también es cierto que, el
diagnóstico es mucho más que una simple recopilación y análisis de
datos, puede ser efectivo si es que se trabaja con determinados datos,
elegido con criterio y coherencia, debe contestar una batería de preguntas
en forma imparcial y con la mayor claridad posible para que el
investigador pueda alcanzar los objetivos propuestos
Por lo tanto, su objetivo es exactamente el problema que afronta y los
objetivos que trata de alcanzar el o los investigadores, de manera
detallada y a fondo, poniendo al descubierto los factores y las fuerzas que
ocasionan el problema que influyen en él, y preparar toda la información
necesaria para decidir cómo se ha de orientar el trabajo encaminado a la
solución del problema.
En referencia a lo anterior, Kubr (2002) señala, la decisión a ser
tomada es lo más importante para una organización. Los conocimientos
acerca de la situación pueden minimizar el margen de error en la toma de
decisiones. Entonces recalcamos lo que ya se ha expresado, el querer
saberlo todo va en contra de la organización, porque el tiempo en que se
incurre para el manejo de una cantidad inmensa de datos, genera una
3
ventaja competitiva para los competidores, y estos pueden aprovecharla a
su favor.
Teniendo en cuenta la importancia de realizar un Diagnóstico
Situacional es necesario establecer la forma en que se va a llevar a cabo
el mismo. Romero (2006), menciona que el enfoque del diagnóstico debe
ser integral y sistémico de manera a abarcar la totalidad de las
situaciones positivas (beneficios de las fortalezas y oportunidades) y
negativas (importancia de las debilidades y amenazas) que permitan un
análisis minucioso y profundo de las variables o condiciones ambientales,
externas e internas que influyen o pueden influir en la organización y en el
funcionamiento de una empresa o de un proyecto concreto.
Tal es el caso del Consejo Comunal Unión de Voluntades R.L del
sector de Guayabal Municipio José Rafael Revenga, donde se realizó el
diagnóstico situacional que nos atañe en materia de Supervisión y Control
de la Unidad Administrativa, para proponer lineamientos estratégicos en
torno a esas unidades.
En este sentido, el Diagnóstico Situacional engrana con el tema de
estudio, ya que el mismo tiene como objetivo examinar el problema que
afronta la organización y debe considerar con claridad y precisión qué se
pretende conseguir con el desarrollo del diagnóstico.
Dicho esto, se puede manifestar las dimensiones en que se
encuentra nuestro contexto de estudio, para una mejor interpretación del
diagnóstico que se irá realizando en el transcurso de la investigación, por
lo tanto se describe a continuación.
4
Se efectuó una visita al Sector de Guayabal en Santa Rosalía con la
finalidad de realizarle una entrevista a la presidenta de la Unidad
Administrativa y Financiera Comunitaria Unión de Voluntades R.L., Eva
María Pérez Valera, para conocer un poco sobre las problemáticas que se
presentan en ese sector, a simple vista pudimos notar que es una
comunidad rural donde conviven 96 familias, el tipo de vivienda que se
encontró en su mayoría son casas pero también existen 17 ranchos,
carecen de cloacas el 60% posee pozos sépticos, la electricidad es un
buen servicio pues esta zona es muy tranquila y de pocos pobladores, en
su totalidad carecen de líneas telefónicas, ya que esta comunidad se
encuentra a una distancia muy larga de las conexiones, en la parte de
transporte público el servicio no es satisfactorio en un 100% por falta de
coordinación y organización en la cooperativas encargadas de esta
función.
También carecen de vigilancia policial en la zona, en cuanto al sector
salud se encontró una deficiencia porque no existe un ambulatorio en la
comunidad, para tratar un emergencia hay que pedir ayuda a los vecinos,
en cuanto al comercio igualmente hay deficiencia, ya que no existen
mucho locales o espacio aptos para los mismos.
Otro de los problemas presentados en este organismo comunitario
está vinculado con la falta de lineamientos estructurales para llevar una
correcta supervisión y control de los procesos administrativos que maneja
la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, siendo este último
inconveniente el que más afinidad posee con respecto a nuestra área de
estudio, se procederá a presentar una propuesta para solucionar ésta
dificultad.
5
Dimensiones
Dimensión Geo-Histórica
El pueblo de Nuestra Señora del Buen Consejo del Mamón, fue
fundado el 23 de enero 1777, por decreto de su señoría, ilustrísima
Monseñor Mariano Martí, el actual Obispo de Caracas a petición de los
hacendados del Tuy abajo, encabezados por el Conde de Tovar.
La región que ocupa poblados de tiempos precolombinos, ha sido
escenarios de acontecimientos notables de la diaria faena sobre el surco
y cuna de hombres útiles en la formación de la nación venezolana. A
partir del 23 de octubre de 1986, cuando es aprobada en tercera y última
discusión de la Ley de División Político-territorial, por la Asamblea del
Estado Aragua donde se designa al Consejo como municipio foráneo.
Según datos recogidos, El Consejo ha dejado de ser un municipio (se le
convirtió en parroquia dependiente del Municipio Ribas), lo que trajo como
consecuencia el nacimiento de un movimiento pro-autonomía, hasta el 30
de junio de 1992, se modifica la Ley de División Político -Territorial, la cual
se crea el décimo sexto municipio del Estado Aragua, el cual se le asigna
el nombre de municipio autónomo “José Rafael Revenga”. Está ubicado
en la parte oriental de la zona norte del Estado Aragua, con una extensión
de 176,31 km2 que representa el 2,4% del territorio regional con un
aproximado de 250 familias; cuenta con el río Tuy que tiene una
capacidad de menos profundidad, la cual el agua está contaminada.
Está ubicada en la zona Intertropical, por lo tanto presenta
característica isotérmicas o muy poca variación entre las temperaturas,
para el 24 de enero de 1.993, fué nombrado municipio Autónomo por la
Asamblea Legislativa del Estado Aragua. A la vez cumpliendo con los
requisitos previos para su erección; según el censo de 1.990 era de
35.460 habitantes con una proyección para 1.997 de 39.993, para el año
6
2.000 de 41.319 habitantes y para el año 2.006 hay un aproximado de
44.834 habitantes.
Migraciones:
La población como tal es permanente ya que ésta no suele mudarse
con frecuencia, salvo las que están en situación de riesgos. Las
Principales causas de mortalidad infantil: (5) por sepsis de las cuales
fueron (4) normales (menos de un mes) uno de 11 meses; (2) por
membranas e hialina; dos (2) por inmaturo, ra. (Del lat. immatūrus). Adj. p.
us. No maduro. Una por asfixia prenatal. Otro por ruptura de membrana,
el otro por muerte súbita de recién nacido.
El equipamiento social de la comunidad, ellos utilizan lo existente en
el Municipio: 3 mercados, de los cuales 1 mercal; 3 farmacias, 1 Iglesia
católica; 1 Testigos de Jehová; 6 Iglesias Evangélicas; 3 licorerías; 3
bares; 1 remate de caballo legal y 1 ilegal, teatro (1) no está en
funcionamiento, 3 plazas; 1 plazoleta; 2 parques; 1 estadio, hay (2)
Centros de comunicaciones telefónicas: Red de Internet hay (7); hay 2
radios (Quebrada Seca Revolucionaria 92.5 F.M en Quebrada Seca,
102.5 F.M en Sabaneta).Las calles están asfaltadas; hay buenas
unidades de servicios, pero son pocas unidades que hay en servicio.
Contamos con establecimiento escolares.
Programa Espacio emergente Bolivariano Juan de Lima P. II Juan
Moreno, y Espacios emergentes Bolivariano Juan Moreno II,
García Espino Los Tanques.
Encontramos también (3) HOGAIN:
Cielo Abierto fundación del niño (divino niño), en la calle 5 de julio.
Cielo Abierto fundación del niño (rayito de amor), calle Urdaneta El
Consejo.
7
Cielo Abierto Mimadito (fundación del niño Julio Bracho).
Preescolares (8)
Barrio el Consejo (calle Sucre). Elena Torres (Las Rosas).U.E.P.C
Santa Teresa. U.E.P. María Montessori. U.E.P. José Rafael
Revenga. U.E.P. Rayito de Luna. U.E.P. Arca de Noé, U.E.P.
Mundo de Colores
Escuelas hay (5)
E.B.N Juan Uslar, U.E.E. Elena Torres, U.E.N.B.C. Don Simón
Rodríguez, U.E.P.C. Santa Teresa, U.E.P. José Rafael Revenga
Liceos hay (3)
U.E.N Manuel Cipriano Pérez, U.E.P José Rafael Revenga,
U.E.N.B. Don Simón Rodríguez.
Aldea Universitaria
Esta funciona en el Juan Uslar; la cual no tenemos sede.
Referente a los datos socio-económicos de la comunidad.
Misiones: estas son promovidas por el Presidente de la República
Bolivariana de Venezuela, Hugo Rafael Chávez Frías y el Ministro de
Educación y Deporte, conformada por luchadores sociales voluntarios y
facilitadores.
Misión Robinsón I. 15/09/2002
Misión Robinsón II, 25/06/2003
Misión Ribas I, 30/3/2004
Misión Ribas II, 05/01/2004.
8
Misión Sucre 17/11/2003
Misión Vuelvan Caras.
Si existe deserción y gracias a las misiones (Robinson, Ribas), las
personas de la comunidad se han integrado. Tomemos en cuenta la
actividad económica en el municipio Revenga, existen dos Empresas
comerciales distribuidos en las adyacencias del municipio. FANIME
fundada en 1973 por Francisco González tenía 18 obreros ahora cuenta
con más de 100 obreros.
Santa Teresa fundada por el Conde Tovar en 1796 tiene más de 200
años de fundación hasta el presente, para ese entonces contaba con 600
obreros actualmente cuenta con más de 2000 personas laborando en sus
instalaciones. Es la primera empresa exportadora de ron. La mayoría de
la comunidad de Juan Moreno 1 se dedica a trabajos de producción por
destajos de tapas para envases del Mercal.
La inseguridad es muy frecuente a pesar de haber tres módulos
policiales.
La mayoría de las personas tienen un promedio del sueldo mínimo y
las que trabajan por su cuenta un promedio más bajo del sueldo mínimo.
Dimensión Económica
En el municipio existe una economía agrícola sobresaliente y variada;
hay cultivos de caña de azúcar, caraotas y aguacate, etc.
Entre las fuerzas sociales de la comunidad de Juan Moreno I.
integradas por: la asociación de vecinos organizada.
9
Casa de Alimentación: Coordinadora Nacional. Rosangela Suárez
Final, la Coordinadora Gladis.
Grupos Culturales del Municipio Revenga, tenemos: Casa de Cultura,
Instituto Autónomo del Deporte, Danzas Revenga, Danzas El Consejo,
Danzas Marcos Amaro, Yolanda Moreno, Danzas Génesis.
Grupos Musicales: Canto Cuero y Madera, Grupo Corozo, Los
Moteados, Vencedores de Revenga, Retreta de Antaño, Escuela de
Música Don Roque Ayala, Banda Federico Vollmer, Grupo Parroquial
Juan Pablo Segundo, Guachapa de Antaño, Banda Show Santo Cristo,
Guachapa de Antaño U.E.N. Manuel Cipriano Pérez.
Servicio de Salud:
Ambulatorio Casco Central, centro de salud García Espino, ubicado
en la Av. Bolívar.
Servicio Médico en el Arenal “propiedad de Santa Teresa”, ubicado
en la calle de El Nido.
El Centro Médico PROVIVE, también auspiciado por Santa Teresa
ubicada en la Avda. Bolívar.
Centro Médico “PIPA” ubicado en la Av. Calle Bolivar#72.
El Ambulatorio de Las Rosas, que funciona como Centro de
diagnóstico integral, Barrio Adentro (II) Nº 07, atendido por la Dra.
Isabel Gil y Barrio Adentro 1:la Dra. Odalis Alfonso.
Sector Juan moreno I. Calle García de cena # 33 atendido por la
Dra. Sulay Alfonso Álvarez, colaboradora Auristela Flores.
Sector Julio Bracho Nº 3, calle principal atendido por el Dr. Jesús
Albornoz, Rafaela Rojas. Integrado por el comité de salud “La
Colmena”. Coordinadora Felicia Varguilla.
10
Consultorio García Espino, Barrio Adentro III. Atendido por la Dra.
Coordinadora: América Valbuena.
Dimensión Ambiental
En este sector existen muchas áreas verdes debido a que los
habitantes tienen en sus hogares suficiente terreno en el cual desarrollan
actividades agrícolas endógenas y siembra de árboles frutales, el
ambiente es libre de contaminación industrial debido a que las empresas
están bien retiradas del sector en cuestión.
Dimensión Política
En esta dimensión se puede manifestar que este consejo comunal
está debidamente constituido registrado en Fundacomunal, siguiendo los
lineamientos del estado venezolano además de la Ley de los Consejos
Comunales promulgada en primera instancia en el 2006 y luego
reajustados en el 2009, es de hacer notar que a esta organización se le
asignado recursos para hacer algunos proyectos de mejora a la
comunidad.
Entonces se hace necesario analizar desde lo interno de la
organización social hacia el entorno que rodea a la institución para
determinar sus debilidades y fortaleza a través de la matriz FODA
Matriz FODA
Es una herramienta de análisis estratégico que orienta hacia las
causas y consecuencias de los niveles en que se encuentra la
organización con ella se permite analizar elementos internos o externos
de programas y proyectos.
11
Fortalezas: Experiencia de los recursos humanos, procesos técnicos y
administrativos para alcanzar los objetivos de la organización, grandes
recursos financieros, características especiales del producto que se
oferta, cualidades del servicio que se considera de alto nivel.
Debilidades: Capital de trabajo mal utilizado, deficientes habilidades
gerenciales, segmento del mercado contraído, problemas con la calidad,
falta de capacitación.
Oportunidades: Mercado mal atendido, necesidad del producto, fuerte
poder adquisitivo, regulación a favor del proveedor nacional.
Amenazas: Competencia muy agresiva, cambios en la legislación,
tendencias desfavorables en el mercado, acuerdos internacionales.
Cuadro 1MATRIZ FODA
Su misión y visión está encaminada a prestar un servicio óptimo y de calidad a los habitantes del sector de Guayabal, en cuanto al manejo eficientes de unidad administrativa y financiera del consejo comunal Unión de Voluntades R.L.
Fortalezas (F)
Proceso Administrativo para alcanzar los objetivos propuestos.
Desarrollo de proyectos orientados al progreso humano y social de la comunidad.
Buena disposición de los voceros principales ante las propuestas presentadas por los investigadores.
Debilidades (D)
Falta de conocimiento contables y administrativo
Carencia de organización y delegación de funciones.
Regulación por parte del estado a la hora de asignar los recursos financieros.
12
Oportunidades (O)
Promover cursos de adiestramiento en el área contable y financiera
Promover convenios estratégicos con el sector financiero y gubernamental.
Promover una red de apoyo para el Seguimiento, evaluación, Vigilancia y control de los recursos asignados.
Amenazas (A)
Cambio de ley de los Consejos Comunales
Creación de entes paralelos a las unidades administrativos.
De estas orientaciones de desprender el planteamiento del
problema.
13
EL PROBLEMA
1. Planteamiento del Problema
Dentro del funcionamiento del Consejo Comunal se encuentra la
Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, es una organización sin
fines de lucro la cual otorga préstamos a un grupo de personas que se
encarga del manejo de las finanzas de la comunidad y de los recursos
entregados para la comunidad, cada Unidad Administrativa y Financiera
Comunitaria constituye un sistema de microcréditos para potenciar sus
actividades económicas permitiendo así el acceso al servicio financieros a
aquellas personas que, por diferentes razones, no pueden acceder al
sistema formal o quedad a merced de prestamista con una tasa de interés
excesivamente alta, así mismo el sistema fomenta el ahorro de los socios
como sistema de auto capitalización y posibilita su participación en la
Organización.
De manera que las funciones generales de una Unidad Administrativa
y Financiera Comunitaria son administrar, controlar y evaluar los
proyectos que desarrollan en el consejo comunal, a través de un sistema
contable universal, llevando la contabilidad general de consejo comunal,
de los proyectos en desarrollo del banco, apertura de una cuenta
corriente en un banco cercano a la comunidad, otra de Ahorro en el
mismo banco, diseñan un programa de otorgamiento de créditos a los
miembros de la comunidad, prestan asistencia social cuando fuere
posible, llevar la contabilidad individual del banco, depositar con exactitud
los gravámenes de ley, Ahorro Habitacional, Ince, Seguro Social, Seniat,
actúa en la comunidad como un mini banco, promoviendo el ahorro y las
inversiones a corto plazo, también funciona como un órgano de apoyo al
consejo comunal. Los documentos para la obtención de recursos ante el
14
FINES, LAEE, Minpades, Fondafa, Inapesca, Banco Agrario, Banco
Industrial.
Además, esta organización financiera comunitaria de la población de
Santa Rosalía, sector de Guayabal, después de su constitución presenta
internamente algunos problemas planteados por la encargada de llevar la
unidad y ella manifiesta que hay una falta de organización en cuanto a
controles administrativos y a pesar que se están capacitando
constantemente a la hora de realizar el trabajo se siente como que la
formación no fue lo suficiente para emprender estas obligaciones, es decir
no se lleva el control de gastos además de carencias de facturas y medios
para controlar estos rubros.
Por lo antes expuesto se hace necesario, proponer lineamientos
estratégicos para mejorar los procesos de supervisión y control de las
funciones generales de la Unidad Administrativa y Financiera, las
deficiencias que presenta el Consejo Comunal del sector de Guayabal,
son principalmente la falta de avances tecnológicos así como también
administrativos, ya que actualmente a pesar de utilizar los formatos
correspondientes, no tienen conocimientos de las herramientas de control
interno.
En este orden de ideas y como se había mencionado antes el utilizar
los formatos correspondientes para llevar a cabo los procesos
administrativos inherentes a esa entidad, observamos con preocupación
que los integrantes de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria
no poseen conocimientos básicos administrativos que son esenciales
para este tipo de ente, es decir, no tienen nociones de las herramientas
necesarias de control interno para este tipo de organización, lo cual puede
llevar a un total descontrol en los procesos administrativos causando así
un mal manejo de los recursos financieros otorgados al Consejo Comunal,
15
que al final tendría como consecuencia el derrumbe financiero de la
entidad.
De manera que el control para esta unidades administrativa
constituyen un aseguramiento de los procesos administrativos para
evaluar como se ha estado haciendo en el área financiera de estos
Consejos Comunales, Para Robbins (1996) el control puede definirse
como "el proceso de regular actividades que aseguren que se están
cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación
significativa" (p. 654).
En definitiva, para poder ser la organización micro financiera
fundamental de la Economía Comunal, que articulada con las
comunidades logre la óptima administración de los recursos financieros y
no financieros con valores éticos y morales, consolidando el Sistema
Nacional de Planificación Pública como estructura de Autogobierno
Comunal, G. Munich y M. Gracia definen los procesos administrativos
como: “El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales, se
hace efectiva la administración, mismas que son interrelacionados y
forman un proceso integral”.
Entonces los fundamentos existentes son básicos, propios de las
diferentes charlas realizadas por organismos del Gobierno Nacional;
Contraloría General de la República, etc. A pesar de ese conocimiento
básico que posee la directiva de la mencionada unidad, es necesario
ampliar la noción porque el quehacer diario de este ente lo amerita, muy a
pesar de que utilizan los formatos propuestos para mejorar la
organización de los procesos administrativos, todavía permanece un
vacío en cuanto a las herramientas necesarias para que no exista un
descontrol y desorganización que conlleve a un mal manejo de los
recursos financieros, estudiando todas estas debilidades podemos
presentarle a la referida Directiva una propuesta para que los ayude a
16
cumplir la misión primordial de esta rama del Consejo Comunal, que no es
más que la de administrar, ejecutar e invertir los recursos y fondos
financieros del Consejo Comunal en beneficio de la comunidad que lo
conforma.
Partiendo de lo antes expuesto se plantean los siguientes objetivos o
propósitos como el ordenador de la búsqueda del conocimiento.
2. Objetivos de la Investigación
1.1.Objetivo General
Elaborar lineamientos estratégicos para optimizar la Supervisión y
Control de la Unidad Financiera Administrativa del Consejo Comunal
“Unión de Voluntades R.L”, del Sector Guayabal de la Comunidad de
Santa Rosalía del Municipio José Rafael Revenga, estado Aragua.
1.2.Objetivos Específicos
1. Estudiar los fundamentos teóricos y herramientas técnicas, para la
gestión de las Unidades Administrativas y Financieras
Comunitarias.
2. Determinar el proceso administrativo en cuanto al control y
supervisión de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria.
3. Establecer los lineamientos estratégicos para optimizar la
Supervisión y Control de la Unidad Administrativa y Financiera
Comunitaria.
17
3. Justificación
Este proyecto surge de la inquietud de los investigadores al abordar la
unidad de análisis en este caso el Consejo Comunal “Unión de voluntades
R.L.” donde se indagó sobre los procesos administrativos y se encontró
con las fallas y problemas en la menciona unidad como la falta de
conocimiento de los procesos administrativos por parte de los miembros
de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, la cual presenta
una deficiencia en cuanto a la supervisión y control de los procesos
internos.
El presente proyecto constituye un agente de cambios tanto en los
integrantes de toda la Unidad, como en la comunidad en vista de que ésta
se encarga de la inversión de obras de infraestructura e impulsa
proyectos productivos para su mejora. La situación existente ha sido
analizada por la comunidad y los que integran la Unidad Administrativa y
Financiera Comunitaria quienes han observado los problemas sin poder
enfrentarlos debido a que carecen de la información necesaria para
desempeñar estas tareas, ya que ésta es una zona rural.
Partiendo del conocimiento de las principales carencias y la falta de
conocimiento administrativo, siendo los más afectados los habitantes de
la comunidad de Guayabal quienes constituyen una porción de la
población de Santa Rosalía quienes manifiestan la vulnerabilidad de los
integrantes de la Unidad quienes no llevan un control constante de las
finanzas ya que no tiene un contador por no poseer los medios (dinero)
para cancelar sus servicios, también no todos los integrantes cumplen con
sus funciones esto principalmente por la falta de conocimiento de sus
debidas obligaciones porque la comunidad no contiene una formación
adecuada para la planeación, organización, dirección y el control de los
recursos asignados, este problema fue abordado teóricamente desde el
18
proceso administrativo planteado por Taylor y Fayol los precursores de
esta teoría.
La razón de ser de este proyecto es que las deficiencias son muy
inquietantes ya que la idea de la formación de un Consejo Comunal es la
participación, articulación e integración entre las diversas organizaciones
comunitarias, esto lleva a que le permita al pueblo ejercer directamente la
gestión de las políticas públicas y proyectos orientados a responder las
necesidades y aspiraciones de la comunidad de Santa Rosalía Sector de
Guayabal por ello se presenta la problemática, esto suele suceder con
frecuencia por eso se presenta proyectos constantemente en todas
partes, además metodológicamente será abordado desde la
investigación-acción.
En la mencionada comunidad existe 366 habitantes, ésta sería la
cantidad de personas beneficiadas con la realización de este proyecto, al
haber realizado este proyecto la comunidad y los integrantes de la Unidad
Administrativa y Financiera Comunitaria, podrán determinar la justificación
de los recursos que se efectúen en la comunidad apreciando las debidas
organizaciones aprendidas en este, ya que contarían con los controles
necesarios para evidenciar el dinero aportado para los proyectos y los
prestamos realizados en la entidad.
La solución a dicho problema presentará beneficios a corto plazo para
esta comunidad al cumplir con la gestión asignada y llevar un eficiente
proceso de supervisión y control de este ente administrativo.
19
Vinculación con las Líneas tanto Nacional como del Plan de
Formación
Después del panorama anterior se hace necesario vincular la
presente indagación desde el Plan Nacional de la República Bolivariana
de Venezuela Simón Bolívar 2007-2013, el cual plantea entre sus
directrices la suprema felicidad, ya que esboza la construcción de una
estructura social humanista, la cual es considerada por los investigadores
como una de las que se vincula con el presente proyecto como es
Proponer Lineamientos estratégicos para optimizar la supervisión y
Control de la Unidad Administrativa y financiera comunitaria.
Entonces se puede manifestar, la satisfacción de las necesidades
sociales está vinculada con el sistema de producción-distribución de
bienes y servicios, porque sólo en la medida en que se mejoren
eficientemente los procesos administrativos de estas organizaciones
sociales con ella contribuyen con la producción de la riqueza social según
sus capacidades, y con el desarrollo de sus potencialidades creadoras,
aumentan las probabilidades de satisfacer las necesidades sociales. Por
ello con estos lineamientos administrativos, mejora el poder adquisitivo y
el nivel económico generando nuevas formas de empleo, promoviendo el
aumento de la productividad, de esa manera se puede garantizar una
sinergia socio territorial sustentable y avanzar en la inclusión social.
Otra directriz es la Democracia Protagónica Revolucionaria para
consolidar la organización social para transformar su debilidad individual
en fuerza colectiva, con la implementación de estos lineamientos
administrativos se convierte en un estado sólido en justicia social y
equidad ya que todos trabajamos para un bien de la sociedad fomentando
la productividad colectiva.
20
Además tenemos en plan Nacional el Modelo Productivo Socialista
con objeto de incrementar la producción bajo un enfoque endógeno, es
decir, potenciar las capacidades internas de una nación, región o
comunidad local, de modo que puedan ser utilizadas para fortalecer la
sociedad y su economía de adentro hacia afuera este modelo procura
confluir todas las capacidades, usos y costumbres de un grupo humano y
ponerlos al servicio de la instalación de una sociedad nacional o
comunitaria que sea sustentable y sostenible en el tiempo. Partiendo de
estas ideas, es imprescindible contar con un apoyo logístico diversificado,
diferenciado y flexible, según las regiones y el fin que se persiga, que
permita a la colectividad avanzar en su propia concepción de la
producción, en el desarrollo de técnicas competitivas y uso de los
recursos eficientemente.
Es así como este desarrollo local redundara en beneficio de un
modelo nacional ya que el crecimiento productivo favorece a todo el país,
ya que toda la sociedad se puede abocar a mejorar la calidad de vida,
además se cuenta con el apoyo regional de los entes gubernamentales
para la activación de las zonas industriales de La Victoria, punto
estratégico para el desarrollo del país.
Después de lo antes planteado se puede inferir en cuanto a la
interrelación que existe entre el Plan Socialista Simón Bolívar y el sistema
de producción, éste busca fomentar el trabajo creador y productivo, a
través, del establecimiento de empresas socialistas que permita
garantizar el bienestar social de todos los ciudadanos es decir Consejos
Comunales, bajar los costos y alcanzar los máximos niveles de
producción; con cadenas de producción más expeditas, con menos
intermediarios, con centros de acopio que facilite la distribución de los
enceres a los más necesitados. Estas empresas están siendo concebidas
actualmente con tecnología de punta en todo el territorio nacional y con el
adiestramiento adecuado que permita un alto rendimiento, asegurando
una gran producción.
21
Después de discernir sobre las líneas del Plan Nacional Simón
Bolívar, también este proyecto se apoya en las directrices que sostienen
el Programa Nacional de Formación de Aprendizajes (PNFA) de manera
que el dirección ordena para esta investigación obedece a la Producción
Sostenible en los Modelos Productivos, la cual plantea desarrollar nuevas
formas de producción de bienes y servicios requeridos por la sociedad y
de fácil distribución.
Por eso, la generación de empleos y el esfuerzo productivo deben
estar dedicados a la producción de los bienes y servicios socialmente
demandados; es decir, aquellos que son requeridos para satisfacer las
necesidades básicas y esenciales de la población, entendiendo por
producción social aquella cuyo objetivo fundamental es el desarrollo
humano integral y el bienestar colectivo a través de la inversión de los
excedentes en la mejora sostenida de la calidad de vida y grado de
bienestar de los trabajadores y la comunidad.
Cada actividad que emprende la gente sirve para transformarla. Al
trabajar bajo las relaciones jerárquicas, al operar sin la capacidad de
tomar decisiones en el centro de trabajo o en la sociedad, al centrarse en
el interés en vez de la solidaridad, estas actividades producen personas
enajenadas y resignadas cada día. Pero cuando la actividad productiva se
enfoca en las personas y en su desarrollo se desata una sinergia entre el
proceso de producción-distribución consumo que libera a las personas,
las hace sentir útiles y desata las potencialidades del desarrollo humano
integral.
De manera que se justifica vincular el presente proyecto como es
proponer lineamientos administrativos para la mejora de la Supervisión y
Control de la Unidad Administrativa y Financiera de un Consejo Comunal,
con la producción sostenible ya que de mantenerse estos lineamientos
planteados redundaran en beneficio del colectivo comunitario.
22
FASE II
CONTRASTACIÓN
1. Antecedentes de la Investigación
Naranjo José Vicuña Yaritza (2007):Propuesta de un Modelo
Administrativo para el Manejo del Presupuesto otorgado al “Consejo
Comunal Vista Hermosa” de la parroquia Castor Nieves Ríos, ubicada en
el municipio José Félix Ribas, La Victoria, estado Aragua, Trabajo para
optar al título de Técnico Superior Universitario en el Instituto Universitario
Experimental de Tecnología de La Victoria.
La presente investigación tiene como objetivo proponer un modelo
administrativo para el manejo del presupuesto otorgado al “consejo
comunal vista hermosa” de la parroquia castor nieves ríos ubicada en el
municipio José Félix Ribas, La Victoria, estado Aragua. Ésta investigación
se realizó bajo la modalidad de proyecto factible apoyado en una
investigación de campo y documental de tipo descriptivo. Los
instrumentos utilizados para la recolección de datos fueron la observación
directa y la investigación documental. Dichos instrumentos fueron
aplicados a una muestra de veintiséis (26) personas que representan el
30%. Una vez recolectados los datos fueron analizados porcentualmente
y luego graficados. Esta información permitió establecer que no existe un
modelo administrativo que permita tener al día información financiera
confiable y racional. Por lo que se concluyó la necesidad de diseñar un
modelo administrativo que asegure un flujo organizado, correcto y eficaz
de las operaciones mercantiles y financieras del consejo comunal “Vista
Hermosa”.
La presente investigación se vincula con nuestro proyecto,
Lineamientos Estratégicos para optimizar la supervisión y control de la
Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria del Consejo Comunal
23
“Unión de Voluntades R.L”, del Sector Guayabal de la Comunidad de
Santa Rosalía, Municipio José Rafael Revenga, estado Aragua, ya que
hicieron una propuesta al Consejo Comunal sobre el presupuesto, el cual
tiene que ver con el proceso administrativo que es el elemento
fundamental de este proyecto.
Josefina Cabrera -Manzano Leonardo (2006): Propuesta para el
rediseño de los procesos administrativos y contables de la empresa,
orientados hacia la Supervisión y Control – Alven, C.A. ubicada en la
ciudad de La Victoria, Estado Aragua. Trabajo para optar al título de
Técnico Superior Universitario en el Instituto Universitario Experimental de
Tecnología de La Victoria.
El propósito de este trabajo de grado, fue el rediseño de la empresa
Alven, C.A. La metodología utilizada está definida bajo la modalidad de
proyecto factible. Como instrumento de recolección de datos se utilizó el
cuestionario. Dicho instrumento se aplicó a una muestra de trece (13)
personas. De la información obtenida se elaboraron gráficos por cada una
de las preguntas efectuadas. Posteriormente se llevó a cabo un análisis e
interpretación de cada una, con el fin de utilizarlo como base para
sustentar opiniones y reforzar los planteamientos de este proyecto. El
diseño de los procesos administrativos –contables de la organización
tienen como fin adoptar las actividades a las nuevas exigencias de la
empresa, así como también reforzar los controles internos existentes,
para un mejor flujo de información que pueda facilitar la forma de
decisiones. Se le recomienda a la empresa la aplicación de la propuesta y
la evaluación de los controles internos existentes a fin de verificar si su
función habilidad es óptima.
Esta propuesta se relaciona con nuestro proyecto, ya que en ellas se
definen lineamientos y procesos administrativos, además de Supervisión y
Control.
24
Vergara Alida (2005): Lineamiento para la optimización de los
procesos del control administrativo en la empresa Inversiones Germán,
C.A. ubicada en Maracay, Estado Aragua. Trabajo para optar al título de
Técnico Superior Universitario en el Instituto Universitario Experimental de
Tecnología de La Victoria.
Este trabajo se basa en un proyecto factible apoyado en una
investigación de campo, realizada en esta empresa específicamente en el
área de Administración donde se presentan deficiencias en la gestión
administrativa como consecuencia de carencia de procesos
administrativos que indiquen en forma sistemática la manera correcta de
cómo debe actuar el personal administrativo al fin de garantizar el logro
de los objetivos, unos de los procesos que presentan mayor deficiencia
relacionado con el control del efectivo que ingresa por productos de
ventas diarias ocasionando diferencias en caja chica.
El aporte de este trabajo está en la información que ofrece sobre la
optimización de los procesos administrativos, y la propuesta que ofrece al
dar soluciones para el establecimiento de normas y procedimientos
escritos que permitirían a la empresa optimizar sus procesos para el
desarrollo de las actividades y los funcionamientos del personal en cada
área de la empresa.
La presente propuesta se vincula a nuestro proyecto, ya que busca la
optimización y sistematización en los procesos de control administrativos
para un mayor seguimiento.
25
2. Bases Teóricas
Supervisión
La supervisión es una actividad técnica y especializada que tiene
como fin fundamental utilizar racionalmente los factores que le hacen
posible la realización de los procesos de trabajo: el hombre, la materia
prima, los equipos, maquinarias, herramientas, dinero, entre otros
elementos que en forma directa o indirecta intervienen en la consecución
de bienes, servicios y productos destinados a la satisfacción de
necesidades de un mercado de consumidores, cada día más exigente, y
que mediante su gestión puede contribuir al éxito de la empresa de esta
manera lo menciona Koontz (2000).
Continuando con Koontz, Hoy más que nunca, se requiere en las
empresas hombres pensantes, capaces de producir con altos niveles de
productividad en un ambiente altamente motivador hacia sus
colaboradores.
Supervisar efectivamente requiere: planificar, organizar, dirigir,
ejecutar y retroalimentar constantemente. Exige constancia, dedicación,
perseverancia, siendo necesario poseer características especiales
individuales en la persona que cumple esta misión, es así como en la
unidad administrativa del consejo comunal la supervisión constituye una
directriz importante a hora de tomar decisiones para conducir el proceso
administrativo en un tenor más eficiente.
Dentro del Proceso de Supervisión existen objetivos que se puede
precisar Como Son:
1. Mejorar la productividad de los empleados
2. Desarrollar un uso óptimo de los recursos
26
3. Obtener una adecuada rentabilidad de cada actividad realizada
4. Desarrollar constantemente a los empleados de manera integral
5. Monitorear las actitudes de los subordinados
6. Contribuir a mejorar las condiciones laborales
En este orden de ideas también Zarola (2005) plantea el papel del
supervisor y manifiesta que no hay labor más importante, difícil y
exigente que la supervisión del trabajo ajeno. Una buena supervisión
reclama más conocimientos, habilidad, sentido común y previsión que
casi cualquier otra clase de trabajo. El éxito del supervisor en el
desempeño de sus deberes determina el éxito o el fracaso de los
programas y objetivos del departamento. El individuo sólo puede llegar a
ser un buen supervisor a través de una gran dedicación a tan difícil
trabajo y de una experiencia ilustrativa y satisfactoria adquirida por medio
de programas formales de adiestramiento y de la práctica informal del
trabajo.
De manera que en la Unidad administrativa se hace necesario
proponer como directriz o lineamiento la formación del supervisor o
gerente social que gestione el ente comunitario. Cuando el supervisor
funciona como es debido, su papel puede resumirse o generalizarse en
dos categorías o clases de responsabilidades extremadamente amplias
que, en su función real, son simplemente facetas diferentes de una misma
actividad; no puede ejercer una sin la otra. Estas facetas son seguir los
principios de la supervisión y aplicar los métodos o técnicas de la
supervisión. Ambas tienen que contribuir a que se logren los objetivos de
la organización.
El control como función básica de la Supervisión
En esta fase del proceso administrativo esencialmente regulador que
mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se
necesita. Por ello Orestes (2000), manifiesta que el control consiste en
27
verificar si todo ocurre de conformidad con lo planeado, con las
instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin
señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se
produzcan nuevamente.
Objetivos del Control
Este está orientado hacia ejecutar todo como se planificó y organizó
con la consecución de los objetivos.
Evaluar la interpretación y comparación de la información obtenida
con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de
qué medidas deben ser necesarias tomar.
Mejorar la puesta en práctica de las medidas que resolverán las
desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.
Contribuir a la eficiencia y eficacia de las operaciones
empresariales.
Proporcionar mecanismos tendientes a asegurar la calidad,
oportunidad, organización uso y comprensión de la información
base para toma de decisiones.
Establecer y facilitar mecanismos que contribuyan al cumplimiento
del entorno legal.
Utilizar medios o formatos para medir eficiencia y efectividad
Entonces como se ha venido manifestando entre los objetivos del
control esta evaluar la interpretación de lo que se ha planificado dentro de
la unidad administrativa del consejo comunal, es decir hacer un
seguimiento de lo establecido al emprender el proyecto.
28
La Planificación y el Proceso Administrativo
En el marco del Sistema Nacional de la planificación es un mandato
constitucional. En efecto, el artículo 299 de la actual CBRV establece con
claridad que “…el Estado, conjuntamente con la iniciativa privada
promoverá el desarrollo armónico de la economía nacional… mediante
una planificación estratégica, democrática, participativa y de consulta
abierta”. De allí que, en los Lineamientos Generales de Desarrollo
Económico-Social 2001-2007, el diseño e implantación del Sistema
Nacional de Planificación se convirtió en uno de sus objetivos. De la
misma manera, la Asamblea Nacional aprobó en el año 2001 una Ley
Orgánica de Planificación para regular; tanto el proceso de planificación
como el proceso técnico gubernamental y, como mecanismo de inclusión
popular.
El planteamiento teórico del Sistema Nacional de Planificación ya que
nunca se logró implementar comprendía la articulación de un conjunto
sistemático de planes de distinto tipo y alcance (nacionales,
institucionales, sectoriales, operativos) y de una red de instancias
estatales y públicas nacionales, regionales, estadales y municipales
responsables de elaborar e impulsar la actividad de planificación; de
acuerdo a los mandatos establecidos en la Constitución Bolivariana y el
resto del marco legal; tales como el Consejo Federal de Gobierno (CRBV:
artículo 185); los Consejos Estadales de Planificación y Coordinación de
Políticas Públicas (CRBV: artículo 166) y los Consejos Locales de
Planificación Pública (CRVB: artículo 182).
Más aún, en materia de planificación y desarrollo regional estadal y
municipal, el sistema suponía los planes regionales de desarrollo; a cargo
de los organismos regionales de desarrollo (LOP: artículo 23), los planes
estadales de desarrollo a cargo del gobernador de la entidad federal
(LOP: artículo 24) y bajo la coordinación de los Consejos Estadales de
Planificación y Coordinación de Políticas Públicas (LOP: artículo 25) y, los
29
planes municipales de desarrollo bajo responsabilidad del alcalde de cada
municipio, como máxima autoridad civil (LOP: artículo 26) y bajo la
coordinación del respectivo Consejo Local de Planificación Pública (LOP:
27).
Por ejemplo: la planificación es una fase del proceso administrativo
muy importante para la presente indagación ya que como lo afirma Taylor
y Fayol, esta sirva para escoger las alternativas de acción para la
ejecución de la tarea administrativa que funcionará en el consejo comunal
de las revolucionarias y revolucionarios.
APORTES DE TAYLOR Y FAYOL A LA ADMINISTRACIÓN
La administración científica, consiste en una combinación de
elementos que no existían en el pasado; los conocimientos, reunidos,
analizados, agrupados y calificados en leyes y reglas de manera tal de
constituir una ciencia, acompañada de un cambio en la actitud reciproca
de los trabajadores y de la dirección. Resulta una nueva división de los
deberes entre ambas partes y una cooperación íntima y cordial que
resulta imposible de obtener bajo la filosofía del antiguo sistema
administrativo.
La administración científica es:
1.- Ciencia
2.- Armonía
3.- Cooperación
4.- Rendimiento máximo
5.- Formación de hombre, hasta alcanzar su mayor eficiencia y
prosperidad.
Las ventajas se aplican al público en general. Los hombres producen
más. El aumento de productividad de cada individuo produce una mayor
prosperidad en todo el país. Aquellos que temen que un gran aumento en
30
la productividad de cada obrero provoque la desocupación de partes de
sus camaradas debieran comprender que el elemento que más diferencia
los países civilizados de los bárbaros es que en los primeros el hombre es
el más productivo.
La administración científica, que está compuesta por etapas como son
la planificación, organización, dirección y el control, significará el
ordenamiento de las funciones administrativas.
3. Bases Legales
Es donde se describe los lineamientos legales, en lo que fundamenta
esta investigación, como son la Constitución y Leyes de Consejos
Comunales.
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
(Año 1999)
Título I
Principios Fundamentales
Artículo 5. La soberanía reside intransferiblemente en el pueblo,
quien la ejerce directamente en la forma prevista en esta Constitución y
en la ley, e indirectamente, mediante el sufragio, por los órganos que
ejercen el Poder Público.
Los órganos del Estado emanan de la soberanía popular y a ella
están sometidos.
31
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
(Año 1999)
Capítulo IV
De los Derechos Políticos y del Referendo Popular
Sección Primera: de los Derechos Políticos
Artículo 62. Todos los ciudadanos y ciudadanas tienen el derecho de
participar libremente en los asuntos públicos, directamente o por medio de
sus representantes elegidos o elegidas.
La participación del pueblo en la formación, ejecución y control de la
gestión pública es el medio necesario para lograr el protagonismo que
garantice su completo desarrollo, tanto individual como colectivo. Es
obligación del Estado y deber de la sociedad facilitar la generación de las
condiciones más favorables para su práctica.
Artículo 66. Los electores y electoras tienen derecho a que sus
representantes rindan cuentas públicas, transparentes y periódicas sobre
su gestión, de acuerdo con el programa presentado.
Artículo 70. Son medios de participación y protagonismo del pueblo
en ejercicio de su soberanía, en lo político: la elección de cargos públicos,
el referendo, la consulta popular, la revocación del mandato, las iniciativas
legislativa, constitucional y constituyente, el cabildo abierto y la asamblea
de ciudadanos y ciudadanas cuyas decisiones serán de carácter
vinculante, entre otros; y en lo social y económico: las instancias de
atención ciudadana, la autogestión, la cogestión, las cooperativas en
todas sus formas incluyendo las de carácter financiero, las cajas de
ahorro, la empresa comunitaria y demás formas asociativas guiadas por
los valores de la mutua cooperación y la solidaridad.
La ley establecerá las condiciones para el efectivo funcionamiento de
los medios de participación previstos en este artículo.
32
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
(Año 1999)
Título IV
Del Poder Público
Capítulo IV
Del Poder Público Municipal
Artículo 184. La ley creará mecanismos abiertos y flexibles para que
los Estados y los Municipios descentralicen y transfieran a las
comunidades y grupos vecinales organizados los servicios que éstos
gestionen previa demostración de su capacidad para prestarlos,
promoviendo:
1. La transferencia de servicios en materia de salud, educación,
vivienda, deporte, cultura, programas sociales, ambiente, mantenimiento
de áreas industriales, mantenimiento y conservación de áreas urbanas,
prevención y protección vecinal, construcción de obras y prestación de
servicios públicos. A tal efecto, podrán establecer convenios cuyos
contenidos estarán orientados por los principios de interdependencia,
coordinación, cooperación y corresponsabilidad.
2. La participación de las comunidades y de ciudadanos o
ciudadanas, a través de las asociaciones vecinales y organizaciones no
gubernamentales, en la formulación de propuestas de inversión ante las
autoridades estadales y municipales encargadas de la elaboración de los
respectivos planes de inversión, así como en la ejecución, evaluación y
control de obras, programas sociales y servicios públicos en su
jurisdicción.
3. La participación en los procesos económicos estimulando las
expresiones de la economía social, tales como cooperativas, cajas de
ahorro, mutuales y otras formas asociativas.
33
4. La participación de los trabajadores o trabajadoras y comunidades
en la gestión de las empresas públicas mediante mecanismos
autogestionarios y cogestionarios.
5. La creación de organizaciones, cooperativas y empresas
comunales deservicios, como fuentes generadoras de empleo y de
bienestar social, propendiendo a su permanencia mediante el diseño de
políticas en las cuales aquellas tengan participación.
6. La creación de nuevos sujetos de descentralización a nivel de las
parroquias, las comunidades, los barrios y las vecindades a los fines de
garantizar el principio de la corresponsabilidad en la gestión pública de los
gobiernos locales y estadales y desarrollar procesos autogestionarios y
cogestionarios en la administración y control de los servicios públicos
estadales y municipales.
7. La participación de las comunidades en actividades de
acercamiento a los establecimientos penales y de vinculación de éstos
con la población.
La soberanía reside intransferiblemente en el pueblo, quien la ejerce
directamente en la forma prevista en esta Constitución y en la ley, e
indirectamente, mediante el sufragio, por los órganos que ejercen el
Poder Público. También se dice que todos los ciudadanos y ciudadanas
tienen el derecho de participar libremente en los asuntos públicos,
directamente o por medio de sus representantes elegidos o elegidas.
La participación del pueblo en la formación, ejecución y control de la
gestión pública es el medio necesario para lograr el protagonismo que
garantice su completo desarrollo, tanto individual como colectivo. Es
obligación del Estado y deber de la sociedad facilitar la generación de las
condiciones más favorables para su práctica.
34
Los electores y electoras tienen derecho a que sus representantes
rindan cuentas públicas, transparentes y periódicas sobre su gestión, de
acuerdo con el programa presentado.
Son medios de participación y protagonismo del pueblo en ejercicio
de su soberanía, en lo político: la elección de cargos públicos, el
referendo, la consulta popular, la revocatoria del mandato, la iniciativa
legislativa, constitucional y constituyente, el cabildo abierto y la asamblea
de ciudadanos y ciudadanas cuyas decisiones serán de carácter
vinculante, entre otros; y en lo social y económico, las instancias de
atención ciudadana, la autogestión, la cogestión, las cooperativas en
todas sus formas incluyendo las de carácter financiero, las cajas de
ahorro, la empresa comunitaria y demás formas asociativas guiadas por
los valores de la mutua cooperación y la solidaridad.
La ley establecerá las condiciones para el efectivo funcionamiento de
los medios de participación previstos en este artículo.
La ley creará mecanismos abiertos y flexibles para que los Estados y
los Municipios descentralicen y transfieran a las comunidades y grupos
vecinales organizados los servicios que éstos gestionen previa
demostración de su capacidad para prestarlos, promoviendo:
La participación en los procesos económicos estimulando las
expresiones de la economía social, tales como cooperativas, cajas
de ahorro, mutuales y otras formas asociativas.
La creación de organizaciones, cooperativas y empresas
comunales de servicios, como fuentes generadoras de empleo y de
bienestar social, propendiendo a su permanencia mediante el
diseño de políticas donde aquellas tengan participación.
La creación de nuevos sujetos de descentralización a nivel
de las parroquias, las comunidades, los barrios y las vecindades a
los fines de garantizar el principio de la corresponsabilidad en la
35
gestión pública de los gobiernos locales y estadales y desarrollar
procesos autogestionarios y cogestionarías en la administración y
control de los servicios públicos estadales y municipales.
Ley Orgánica de los Consejos Comunales
(Año 2010)
Capítulo I
Disposiciones generales
Objeto
Artículo 1. La presente ley tiene por objeto regular la constitución,
conformación, organización y funcionamiento de los consejos comunales
como una instancia de participación para el ejercicio directo de la
soberanía popular y su relación con los órganos y entes del poder público
para la formulación, ejecución, control y evaluación de las políticas
públicas, así como los planes y proyectos vinculados al desarrollo
comunitario.
Ley Orgánica de los Consejos Comunales
(Año 2010)
Capítulo I
Disposiciones generales
Consejos comunales
Artículo 2. Los consejos comunales en el marco constitucional de la
democracia participativa y protagónica, son instancias de participación,
articulación e integración entre los ciudadanos, ciudadanas y las diversas
organizaciones comunitarias, movimientos sociales y populares, que
36
permiten al pueblo organizado ejercer el gobierno comunitario y la gestión
directa de las políticas públicas y proyectos.
Ley Orgánica de los Consejos Comunales
(Año 2010)
Capítulo I
Disposiciones generales
Principios y valores
Artículo 3. La organización, funcionamiento y acción de los consejos
comunales se rige por los principios y valores de participación,
corresponsabilidad, democracia, identidad nacional, libre debate de las
ideas, celeridad, coordinación, cooperación, solidaridad, transparencia,
rendición de cuentas, honestidad, bien común, humanismo, territorialidad,
colectivismo, eficacia, eficiencia, ética, responsabilidad social, control
social, libertad, equidad, justicia, trabajo voluntario, igualdad social y de
género, con el fin de establecer la base sociopolítica del socialismo que
consolide un nuevo modelo político, social, cultural y económico.
Ley Orgánica de los Consejos Comunales
(Año 2010)
Capítulo II
Constitución del consejo comunal
Sección tercera: de los voceros y voceras
Carácter voluntario
Artículo 13. El ejercicio de las funciones de los voceros y voceras del
consejo comunal tendrá carácter voluntario y se desarrollará con espíritu
unitario y compromiso con los intereses de la comunidad y de la patria.
37
Artículo 14. Son deberes de los voceros y voceras del consejo
comunal: la disciplina, la participación, la solidaridad, la integración, la
ayuda mutua, la corresponsabilidad social, la rendición de cuentas, el
manejo transparente, oportuno y eficaz de los recursos que dispongan
para el funcionamiento del consejo comunal.
Artículo 15. Para postularse como vocero o vocera del Consejo
Comunal, así como integrante de la comisión Electoral, se requiere:
1.- Ser venezolano o venezolana, extranjero o extranjera residente,
habitante de la comunidad con al menos un año de residencia en
la misma, salvo en los casos de comunidades recién
constituidas.
2.- presentación de la carta de postulación o manifestación de
voluntad por escrito identificando nombre, apellido y cédula de
identidad.
3.- Ser mayor de quince años.
4.- Estar inscrito en el registro electoral de la comunidad.
5.- De reconocida solvencia moral y honorabilidad.
6.- Tener capacidad de trabajo colectivo con disposición y tiempo
para el trabajo comunitario.
7.- Espíritu unitario y compromiso con los intereses de la
comunidad.
8.- No poseer parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad
y segundo grado de afinidad con los demás voceros o voceras
integrantes de la unidad administrativa y financiera comunitaria y
de la unidad de contraloría social que conforman el consejo
comunal, salvo las comunidades de áreas rurales y
comunidades indígenas.
9.- No ocupar cargos de elección popular.
10.- No estar sujeto a interdicción civil o inhabilitación política.
38
11.- No ser requerido por instancias judiciales para ser vocero o
vocera de la unidad administrativa y financiera comunitaria y de
la unidad de contraloría social deberá ser mayor de dieciocho
años y no podrá formar parte de la comisión electoral.
Ley Orgánica de los Consejos Comunales
(Año 2010)
Capítulo II
Constitución del consejo comunal
Sección cuarta: del registro
Registro de los consejos comunales
Artículo 17. Los consejos comunales, constituidos y organizados
conforme a la presente ley, adquieren su personalidad jurídica mediante
el registro ante el ministerio del poder popular con competencia en
materia de participación ciudadana, atendiendo al siguiente
procedimiento.
1.- Y las responsables designados o designadas por la asamblea
constitutiva comunitaria presentarán, ante la oficina competente
del ministerio del poder popular con competencia
2.- en materia de participación ciudadana, en un lapso de quince
días posteriores a la constitución y organización del consejo
comunal, solicitud de registro, acompañada de copia simple con
originales a la vista del acta constitutiva, estatutos, censo
demográfico y socioeconómico y el croquis del ámbito
geográfico.
3.- Estos documentos pasarán a formar parte del expediente
administrativo del consejo comunal en los términos señalados en
39
la ley orgánica de procedimientos administrativos. el acta
constitutiva y los estatutos deberán ir firmados
4.- Por todos los y las participantes de la asamblea constitutiva
comunitaria en prueba de su autenticidad.
5.- El funcionario o funcionaria responsable del registro recibirá los
documentos que le haya sido presentados con la solicitud y en
un lapso no superior a diez días se efectuará el registro del
consejo comunal; con este acto administrativo, adquirirán la
personalidad jurídica plena para todos los efectos legales.
6.- Si el funcionario o funcionaria encontrare alguna deficiencia, lo
comunicará a los o las solicitantes, quienes gozarán de un lapso
de treinta días para corregirla. subsanada la falta, el funcionario
o funcionaria del ministerio del poder popular con competencia
en materia de participación ciudadana procederá al registro.
7.- Si los interesados o interesadas no subsanan la falta en el lapso
señalado en este artículo, el ministerio del poder popular con
competencia en materia de participación ciudadana se abstendrá
de registrar al consejo comunal.
8.- Contra la decisión del ministerio del poder popular con
competencia en materia de participación ciudadana, podrá
interponerse el recurso jerárquico correspondiente de
conformidad con lo previsto en la ley orgánica de procedimientos
administrativos, con lo cual queda agotada la vía administrativa.
Los actos administrativos dictados por el ministerio del poder
popular con competencia en materia de participación ciudadana
podrán ser recurridos ante la jurisdicción contencioso-
administrativa.
40
Ley Orgánica de los Consejos Comunales
(Año 2010)
Capítulo III
Organización del consejo comunal
Sección primera: de la estructura del consejo comunal
Integrantes
A los fines de su funcionamiento, el consejo comunal estará integrado
por:
1.- La Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas del Consejo
Comunal.
2.- El Colectivo de Coordinación Comunitaria.
3.- La Unidad Ejecutiva.
4.- La Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria.
5.- La Unidad de Contraloría Social.
Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas
Artículo 20. La Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas es la máxima
instancia de deliberación y decisión para el ejercicio del poder
comunitario, la participación y el protagonismo popular; sus decisiones
son de carácter vinculante para el consejo comunal en el marco de esta
ley.
De las responsabilidades
Artículo 32. Los voceros o voceras de la Unidad Administrativa y
Financiera incurrirán en responsabilidad civil, penal y administrativa,
según sea el caso, por los actos, hechos u omisiones que alteren el
destino de los recursos del consejo comunal, por lo cual serán
sancionados conforme a las leyes que regulen la materia.
41
De acuerdo con los Artículos de La Ley de Los Consejos Comunales
con los cuales se caracteriza en su mayoría este Proyecto; Hacemos
referencia en ello ya que el mismo se caracteriza por mantener una
constante participación en la formación, ejecución y control de gestiones
publicas la cual les garantiza el completo desarrollo de la colectividad y
comunidad en general; de manera tal que todos sus funcionarios bajo la
responsabilidad de asumir sus cargos como miembros del Consejo
Comunal asuman la obligación de rendir cuentas públicas, transparentes
y periódicas sobre su gestión de acuerdo con el programa presentado.
Permitiendo de esta manera a la soberanía popular que se integren y
articules los movimientos sociales y populares que les permitan de
manera organizada ejercer el gobierno comunitario y la gestión directa de
las políticas públicas y proyectos; dando así veracidad bajo sus correctos
lineamientos Administrativos el buen funcionamiento del Consejo
Comunal el cual les permita llevar a cabo sus proyectos en su comunidad.
Adicionalmente estas leyes tratan sobre el comportamiento ético y
responsable tanto de los funcionarios públicos, como de los voceros y
representantes comunitarios vinculado a estos procesos. La utilización de
los medios de organización popular para obtener “provecho ilegítimo” de
los fondos públicos; o la manipulación consiente de esos fines con fines
ideológico partidistas con conductas impropias e inaceptables para la
organización popular y ciudadana. La contraloría social y ciudadana y
aquellos de mecanismos de rendición de cuentas son intrínsecos al
ejercicio de los derechos de participación ciudadana; y de manera
simultánea constituyen el mejor antídoto para enfrentar constructivamente
y con éxito las desviaciones que suelen presentarse en el desarrollo de
estos procesos de relación tan complejos entre el gobierno y la sociedad
civil.
Los integrantes de la Unidad Administrativa y Financiera
Comunitaria tienen responsabilidad civil, penal y administrativa en el
42
cargo desempeñado, y si llegasen a cometer un acto, hecho u omisión
que perturbe (malverse) los recursos financieros transferidos por el
Gobierno Nacional al Consejo Comunal correspondiente para uso
exclusivo de proyectos que beneficien a la comunidad, entonces serán
objeto de las sanciones que están expresadas en las leyes que regulan
esta materia.
Ley Orgánica de las Comunas
(Año 2010)
Título V
Del Banco de la Comuna
Propósito
Artículo 42. El Banco de la Comuna tiene como propósito: gestionar,
captar, administrar, transferir, financiar y facilitar los recursos financieros
y no financieros, retornables y no retornables de la Comuna, a fin de
impulsar a través de la participación popular, la promoción de proyectos
comunales, de acuerdo a los lineamientos del Plan de Desarrollo
Comunal, en correspondencia con el Plan de Desarrollo Económico y
Social de la Nación, el Plan de Desarrollo Regional y lo dispuesto en el
decreto de creación de áreas de desarrollo territorial.
El Banco de la Comuna debe garantizar la gestión y administración de
los recursos financieros y no financieros que le sean asignados, así como
los generados o captados mediante sus operaciones, promoviendo la
participación protagónica del pueblo en la construcción del modelo
económico socialista, mediante la promoción y apoyo al desarrollo y
consolidación de la propiedad social para el fortalecimiento de la
soberanía integral del país, muy especialmente en el desarrollo y
crecimiento económico de la comunidad para garantizar una mejor calidad
de vida a todos los habitantes.
43
FASE III
REFERENTES METODOLÓGICOS
Está referido al momento que alude al conjunto de procedimientos
lógicos y operacionales implícitos en todo proceso de investigación. En
otras palabras, el fin esencial del marco metodológico es el que se sitúa a
través de un lenguaje claro y sencillo los métodos e instrumentos que se
emplearon así como el tipo y diseño de la investigación.
De acuerdo a lo que afirma Hurtado J. (2000): "La metodología es el
área del conocimiento que estudia los métodos generales de las
disciplinas científicas. La metodología incluye los métodos, las técnicas,
las estrategias y los procedimientos que utilizará el investigador para
lograr los objetivos".
Entonces la presente indagación se realizó de acuerdo a la
investigación acción la cual fue propuesta por primera vez en 1946 por el
autor Kurt Lewin (2000). Se trata de una forma de investigación para
enlazar el enfoque experimental de la ciencia social con programas de
acción social que respondan a los problemas sociales principales.
Mediante la investigación acción se pretende tratar de forma simultánea
conocimientos y cambios sociales, de manera que se unan la teoría y la
práctica.
El concepto tradicional de investigación acción proviene del modelo
Lewis de las tres etapas del cambio social: descongelamiento,
movimiento, recongelamiento. El proceso consiste en:
1. Insatisfacción con el actual estado de cosas.
2. Identificación de un área problemática.
3. Identificación de un problema específico a ser resuelto mediante
la acción.
44
4. Formulación de varias hipótesis.
5. Selección de una hipótesis.
6. Ejecución de la acción para comprobar la hipótesis.
7. Evaluación de los efectos de la acción.
8. Generalizaciones.
Lewin (ob.Cit), esencialmente sugería que las tres características más
importantes de la investigación acción eran: su carácter participativo, su
impulso democrático y su contribución simultánea al conocimiento de las
ciencias sociales. Pues entonces, se puede decir que la investigación
acción es un tipo de investigación social aplicada que se caracteriza por la
inmediatez y el grado de involucramiento del investigador.
La idea central es que el investigador no es solo un cronista de la
realidad social sino un agente de cambio. La acción es parte integral de la
investigación, son como los dos lados de una misma moneda, implica la
participación conjunta de las personas que van a ser beneficiarias de la
investigación y de aquellos quienes van hacer el diseño, la recolección y
la interpretación de los datos para encontrar soluciones a la necesidades
y requerimientos.
Aunado a esto, la investigación acción participante permite desarrollar
a los investigadores un análisis participativo, donde los actores implicados
se convierten en los protagonistas del proceso de construcción del
conocimiento de la realidad sobre el objeto de estudio, en la detección de
problemas y necesidades y en la elaboración de propuestas y soluciones.
1. Diseño y tipo de investigación
Tomando en consideración la naturaleza del estudio y el alcance de
los objetivos y propósitos establecidos, la investigación corresponde al
tipo de campo; en este sentido, Arias (2000), refiere “consiste en la
recolección y descripción de datos obtenidos directamente de la realidad
45
donde ocurren los hechos sin manipular o controlar variable alguna” (p.
48). Con relación a este planteamiento, las autoras, extrajeron la
información. Murcia (1990) citado por Hurtado y Toro (1997) considera
que en este tipo de investigación no existe un núcleo de principios
epistemológicos y metodológicos establecidos con anterioridad, todo
emerge de la dinámica social y de la interacción en el contexto para él es:
El conocimiento de la realidad del objeto es en sí mismo un proceso de transformación a través de la superación de los conflictos y contradicciones del investigador, el grupo participativo y del problema u objeto de estudio. Entonces el conocimiento de la realidad no se descubre ni se posee: es el resultado de la transformación objetiva y subjetiva que lo produce dentro del mismo proceso de investigación acción participante (p.97).
Infiriendo sobre lo dicho en la cita, se puede destacar que en la
investigación acción el investigador actúa como un facilitador o recurso,
proporcionando información que ayude a tomar decisiones sobre
diferentes alternativas de acción; el investigador junto con los
participantes pasan a formar parte del proceso de toma de decisiones, así
los hallazgos de la investigación se dan en forma de experiencia
compartida que crea un conocimiento a veces difícil de comunicar en
términos académicos tradicionales.
Después de lo antes expuesto, se hace perentorio establecer la
importancia que reviste dicho plan de acción, para Proponer Lineamientos
Estratégicos para optimizar la Supervisión y Control de la Unidad
Administrativa y Financiera Comunitaria del Consejo Comunal “Unión de
Voluntades R.L.”
De manera que se hicieron entrevistas a los informantes claves como
son los miembros del Consejo Comunal, específicamente los que laboran
en la Unidad Administrativa Comunitaria. Es de hacer notar que estas
entrevista fueron aplicadas como lo reza la técnica, en un primer
46
momento para lograr la empatía y que informantes no observaran a los
investigadores como un estímulo distractor de sus actividades cotidianas,
luego un segundo momento donde se aplicó la entrevista propiamente
dicha de forma individual con cada uno de los informantes claves y un
tercer momento donde se cierra la entrevista obteniendo
conceptualizaciones importantes.
En cuanto a nivel de la investigación se considera descriptiva ya que
esta investigación se ubica en el nivel descriptivo, porque se describe la
problemática que se encuentra en el departamento de investigaciones en
cuanto a su estructura organizativa y sus nuevas funciones. En este orden
de ideas, el estudio es de tipo descriptivo, Dankher, (citado por;
Hernández, Fernández y Baptista, (2000), plantean que los mismos
“buscan especificar las propiedades importantes de personas, grupos,
comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis”.
(p.60). En el estudio descriptivo, se observa con mayor énfasis aquellos
aspectos que se consideran importante en la investigación. Para efectos
de esta investigación se interpreta, describe y analiza el proceso que se
realiza concerniente al problema planteado, alcanzando de esta manera
conclusiones importantes y precisas.
2. Población y Muestra
Delimita el campo de estudio, inclinándola hacia la consideración para
determinar cuáles serán los elementos sometidos a investigación, bien
sea humanos o materiales, interactuando con circunstancias de medición
y evaluación de los procedimientos del trabajo.
Según Bermúdez (2002) son “Los sujetos u objetos de sus medidas y
estudios” (p. 122). En este sentido la investigación se realizó en La
Victoria, con entrevistas a los informantes claves como los miembros del
Consejo Comunal antes mencionado, es decir 4 personas son las que
están al frente de esta unidad administrativa y quedando la muestra igual
47
por ello la muestra se considera censal ya que se tomó toda la población.
3. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Las técnicas e instrumentos de recolección de datos son las
herramientas y los procedimientos a través de los cuales se adquiere la
información necesaria para el desarrollo de todo trabajo investigativo.
Para la recolección de datos los autores de esta investigación se apoyó
en las siguientes técnicas: la entrevista estructurada y como instrumento
el guión de la entrevista.
Todas las investigaciones al utilizar un diseño de campo requieren
crear los métodos y formas necesarias para recaudar toda la información
existente en el problema. Por esto se determina como técnica a la
estrategia para obtener los datos primarios del estudio. Dentro de esta
técnica existe la Entrevista Estructurada, según lo expuesto por Fred
Kerlinger (1994), la entrevista es quizás el método más utilizado para
obtener información de la gente. Las entrevistas y los programas suelen
ser del todo directos. Esto es tanto una fuerza como una debilidad, es una
fuerza porque una gran cantidad de la información necesaria en la
investigación social científica puede ser obtenida de los encuestados
mediante preguntas directas.
“La entrevista es una situación interpersonal cara a cara en el cual
una persona, el entrevistador, hace a la persona entrevistada, el
encuestado, preguntas diseñadas para obtener respuestas pertinentes al
problema que se investiga. La entrevista estructurada en otras palabras
es un instrumento de medición sicológica y sociológica.” La manera más
adecuada de acompañar una entrevista es la del llamado guión de la
entrevista, el cual tiene preguntas, reactivos o inferencias relacionadas
con el objeto de estudio.
48
Una entrevista puede usarse para tres propósitos principales: Uno
puede ser un instrumento exploratorio para ayudar a identificar variables y
relaciones, sugerir hipótesis y dirigir otras fases de la investigación. Dos,
puede ser el principal instrumento de la investigación. En este caso, las
preguntas diseñadas para medir las variables de la investigación se
incluirán en el programa de entrevistas. Estas preguntas deben
considerarse reactivos de un instrumento de medición más que menos
recursos para la obtención de información. Tras, la entrevista puede
complementarse otros métodos: seguir resultados inesperados, validar
otros métodos y profundizar respecto de las motivaciones de los
encuestados y de sus razones para responder en la forma en que lo
hacen. En relación con la entrevista se realizará un guión que contiene
reactivos relacionados con el objeto de estudios.
49
PLAN DE ACCIÓN
ObjetivoEspecíficos
Estrategias de Acción
Técnicas e instrumentos
de recolección
de información
Recursos y personas
ResponsablesEvaluación de la
ejecuciónEvaluación del
aprendizaje
1. Estudiar los fundamentos teóricos y herramientas técnicas, para la gestión de las Unidades Administrativas y Financieras Comunitarias.
Visitar diferentes Universidades y
vía Web. Documentos
sobre supervisión y
control teorías y referentes teóricos
Herramientas administrativas
Investigación documental e internet.
Fichas técnicas para la recolección de información
Humanos:Estudiantes
Materiales:HojasLápiz
Los investigadores
En la búsqueda de información se pudo determinar que la supervisión y el control son etapas del proceso administrativos de alta importancia ya que ellas retroalimentan el proceso.
Se hace importante manifestar que el aprendizaje obtenidos por los estudiantes, amplía sus conocimientos además de llevar a la practicas estas herramientas tan importantes para las organizaciones en especial las de orden social.
50
2. Determinar el proceso administrativo en cuanto al control y supervisión de la Unidad administrativa en estudio.
Se hicieron varios encuentros en el consejo comunal para observar y evidenciar el proceso que se lleva a cabo en cuanto a la supervisión y el control.
Registro de Observación
Guión de Entrevista
Humano:Investigadores Integrantes del
Consejo Comunal
Materiales:lapiceros,
marcadores,grabador,
cuaderno de notas,
Leyes de Venezuela.
Investigadores
Personal que se desempeña en la Unidad
Administrativa
Se procedió a indagar qué mecanismos se llevaban a cabo en la Unidad administrativa en cuanto al control y supervisión y que medios utilizan para llevar a cabo estas fases ya que de esa manera se puede evidenciar si se cumplen los objetivos propuestos o asignaciones de presupuesto por el Estado.
Se puede manifestar que se puso en práctica todos los conocimientos indagados en el objetivo 1 ya que se pudo sugerir trabajar a los usuarios de la Unidad Administrativa con dichos formatos además los investigadores también observaron las prácticas de dichas herramientas.
51
3. Establecer los lineamientos estratégicos para optimizar la Supervisión y Control de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria.
Difundir la información a todo el consejo comunal a través de foros y charlas sobre la utilidad de las herramientas administrativas y los medios de control aplicados a la supervisión de la unidad.
Diálogo
Charlas
Difusión de la
información
Elaboración de
carteleras
Trípticos
Humanos:Investigadores
Informantes claves
Consejo Comunal
Materiales:Convocatorias
PancartasTrípticos
Papel, lápices
Investigadores
Comunidad
Consejo Comunal
Conversatorio con los que laboran en la unidad administrativa sobre las nuevas herramientas o lineamientos estratégicos planteados por los investigadores.
La Ley establece como medio de participación y protagonismo del pueblo en ejercicio de su soberanía, lo social y económico, la participación de la comunidad en la mejora de los procesos administrativos.
52
FASE IV
1. Análisis de los Resultados
Una vez que se dialogó con los informantes claves en este caso, la
encargada de la Unidad Administrativa y su asistente, además de tres (3)
personas más que dan apoyo a la Unidad Administrativa y Financiera
Comunitaria con las cuales se mantuvo un dialogo informal en torno a la
temática, se presenta el escenario, en esta fase se muestran los
resultados del conversatorio con las entrevistadas, las cuales se reseñan
a continuación:
Informante I
Nombre: Eva María Pérez.
Cargo: Presidenta de la Unidad Administrativa y Financiera
Comunitaria.
La encargada de supervisar y llevar a cabo las funciones inherentes
en la Unidad Administrativa, entre ellas se encuentra la planificación y
organización de los proyectos en cuanto a diligencias de orden financiero,
distribución de la inversión, créditos, ahorros e intermediación financiero
de los recursos asignados, además de resguardar los fondos de la
asamblea de Ciudadanos y ciudadanas de la comunidad, lleva dos años
en el cargo, estudios realizados bachiller de la Misión Ribas, vive en la
misma comunidad y ha trabajado como asistente administrativo en
diferentes organismos públicos.
Informante 2
Nombre: Janeth Margarita Morales González
Cargo: Secretaria de la Presidenta.
Asistente de la encargada su función es la de ejecutar el proceso
administrativo, bachiller de la Misión Ribas, es una señora muy respetada
53
en la comunidad piensa seguir estudios pero tiene actividades que no le
permiten estudiar por ahora, como lo manifiesta.
El análisis se hizo cualitativo, debido a la técnica utilizada, como es la
entrevista estructurada, así lo afirma Hernández y otros (1999), desde
esta perspectiva en la entrevista estructurada se realizaron cinco
reactivos donde los entrevistados se sintieron libres de responder ante el
objeto de estudio. Una vez efectuada la entrevista estructurada se
procedió al análisis de cada una de las respuestas a través de un guión
de preguntas procesadas por los investigadores, donde se evidencian las
categorías o directrices para proponer los lineamientos estratégicos para
optimizar el control y la supervisión de la Unidad Administrativa y
Financiera Comunitaria del Consejo Comunal antes mencionado, es de
hacer notar que se entrevistaron a dos personas las cuales son
responsables de gestionar el ente investigado.
Guión de Entrevista
1. ¿Cómo es el Proceso de Gestión de la Unidad administrativa?
2. ¿Qué funciones de la Unidad Administrativa la realiza con formatos o
medios de control
3. ¿Elaboran registros contables con los soportes que demuestren los
ingresos y egresos efectuados?
4. ¿Existen políticas de control y supervisión en la Unidad Administrativa?
5. ¿Planifican sus actividades financieras?
54
Notas de campo
Pregunta Respuestas de los
informantes claves
Teóricos Investigadores
1. Cómo es el Proceso de Gestión de la Unidad administrativa
2. ¿Qué funciones de la Unidad Administrativa la realiza con formatos o medios de control
Bueno la verdad cuando hablas de gestión me imagino que es como hago las cosas en realidad no tenemos procesos sofisticados sino que en la asamblea de ciudadanos tomamos nota de los posibles proyectos y prestamos ahorros y demás actividades relacionadas con el dinero asignado y ahorrado por los participantes comunitarios.
…..te he mostrado las agendas que utilizamos para ello y no tenemos formatos para llevar estos procedimientos.
Taylor y Fayol plantearon el proceso administrativo desde la Planificación, OrganizaciónDirección y Control.
Como lo dice Orestes (2000)Se debe utilizar medios para medir la eficiencia y la efectividad de los procesos administrativos
Se hace evidente el desconocimiento del proceso administrativo solo planifican y ejecutan.
De acuerdo a observaciones y como lo manifiesta las entrevistadas hasta la fecha ellas no han diseñado formatos para recabar la información necesaria para poder medir la eficiencia en la cual se evidencie el proceso administrativo.
55
3. ¿Elaboran registros contables con los soportes que demuestren los ingresos y egresos efectuados?
4. ¿Existen políticas de control y supervisión en la Unidad Administrativa?
5. ¿Planifican sus actividades financieras?
Hasta ahora estamos empezando con los libros contables foliados y estamos preparando los soportes necesarios que demuestren lo que entra y sale por supuesto esto con ayuda de ustedes.
Recuerda estamos empezando aún no hemos hecho nada relacionado con políticas, es más, tenemos que trabajar en ello esperando que ustedes nos sigan ayudando en torno a ello.
Definitivamente de alguna manera planifican sus actividades aun cuando no utilizan ningún formato.
Según el ABC, la ley de los Consejos Comunales se hace necesario llevar registro contable.
El autor Chiavenato (1999) plantea las políticas del control enmarcadas en las directrices por las cuales debe regirse el control.
Siendo la planificación una etapa del proceso administrativo se hace evidente que hay que normarla así como lo dice Taylor y Fayol.
Después de lo antes señalado se ha precisado que estamos en el proceso de diseño y propuesta de los lineamientos estratégicos para mejorar la supervisión y control de esta unidad administrativa.
En este orden de ideas se puede manifestar que las políticas son los lineamientos estratégicos que se están implementando en la Unidad Administrativa.
Esta planificación sería parte de las recomendaciones a la Unidad Administrativa.
Fuente: Autores (2011)
56
2. Resultados
Se puede manifestar que a lo largo de todo este año se ha estado
apoyando a la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria y se han
estado realizando actividades como organización del archivo, hacer las
diligencias en torno al foliado de los libros y algunos formatos que se
requieren para algunas actividades como caja chica entre otras.
También en este entretejido social se hace necesario manifestar toda
la práctica que ha generado la relación tanto con el consejo comunal
como la Unidad Administrativa y de acuerdo a lo que han manifestado las
informantes ya que en las preguntas están totalmente de acuerdo con las
respuestas acotadas.
Entonces se plantean o proponen las siguientes directrices o líneas
de acción para la supervisión en cuanto al manejo del control
administrativo.
Lineamiento N° 1: Funciones de los Miembros de la Unidad
Administrativa y Financiera.
Objetivo: El buen funcionamiento de la Unidad Administrativa y
Financiera dependiendo del desempeño desarrollado por cada uno de los
integrantes de la directiva.
Presidente
Dirigir y coordinar la administración de los recursos asignado.
Conformar los estados financieros.
Rendir cuenta ante la asamblea de los ciudadanos.
Dirigir y coordinar las actividades del personal a su cargo.
57
Orientar a la comunidad en asunto inherente a la administración de
recursos.
Elaborar presupuesto.
Conformar y aprobar mandato de pago.
Procesar y priorizar las propuesta de las comunidades.
Supervisar y controlar el proceso administrativo
Secretaria
Atender y recibir al público en general.
Redactar y transcribir correspondencia.
Llevar el manejo y control del archivo.
Coordinar las reuniones convocada por el presidente.
Elaborar informe técnico.
Las demás que le asigne el presidente.
Coordinador I(puede ser opcional)
Llevar el registro y control de los pagos efectuados.
Emitir cheques.
Preparar cierre contables.
Llevar la teneduría de los libros contables.
Verificar los movimientos contables que se procesen en el mes.
Conformar y aprobar mandato de pago.
Preparar Balances Financieros.
Asistir al presidente.
Las demás que le asigne el presidente.
Función Administrativa
Ella puede definirse como se ha evidenciado en las respuestas
obtenidas, el proceso está orientado por etapas las cuales son
Planificación, Organización, dirección y Control.
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Planificación: Como delinear las líneas de acción de la Unidad
Administrativa, es decir que se va hacer.
Organización: Proponer una estructura Organizativa tanto del Consejo
Comunal como de la Unidad Administrativa es decir designar
responsables de las líneas de acción y funciones de la Unidad
administrativa.
Dirección o Supervisión: llevar un formato de control como por ejemplo
una gráfica de Gantt para observar actividades y en qué tiempo se están
realizando esto sirve para realizar la planificación futura, además se
supervisar a todo el personal de la Unidad.
Control: Como se ha manifestado anteriormente las actividades de
control están orientada hacia la supervisión ya que las dos son
inseparables y no se establece donde comienza una para dar paso a la
otra.
Elementos del control
Establecimiento de estándares: Es la aplicación de una unidad de
medida, que servirá como modelo, guía o patrón en base en lo cual se
efectuará el control.
Medición de resultados: La acción de medir la ejecución y los resultados,
puede de algún modo modificar la misma unidad de medida.
Corrección: La utilidad concreta y tangible del control está en la acción
correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares.
Retroalimentación: El establecimiento de medidas correctivas da lugar a
la retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación más
estrecha entre la planeación y el control.
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Fases del Control y Supervisión
El control es un proceso cíclico, compuesto de cuatro fases:
1. Establecimiento de estándares y criterios
Representa la norma que guía las decisiones, es decir en la asamblea
de Ciudadanos y Ciudadanas de plantean proyectos a corto mediano y
largo plazo, es establecer la prioridad y que se espera de determinada
acción que se establezca, pueden expresarse en tiempo, dinero, calidad,
unidades físicas, costos o índices.
2. Observación del desempeño
Esto significa que hay que estar observando que se cumpla lo que se
planificado y se ha delimitado como acción, es decir hay que realizar un
formato por cada proyecto con las actividades y tiempo en que se
realizarán, de manera que se irá monitoreando este proceso con la
observación.
3. Comparación del desempeño con el estándar establecido
Toda actividad experimenta algún tipo de variación, error o desvío. Es
importante definir los límites dentro de los cuales esa variación se
considera normal o deseable. No todas las variaciones requieren
corrección, sino sólo aquellas que sobrepasen los límites de los criterios
de especificación. El control separa lo normal de lo excepcional para que
la corrección se concentre en las excepciones o los desvíos.
4. Acción para corregir el desvío entre el desempeño real y el
desempeño esperado.
Las medidas y los informes de control indican cuándo las actividades
que se realizan no logran los resultados esperados, y permiten establecer
condiciones para poner en marcha la acción correctiva. El objetivo del
60
control es indicar cuándo, cuánta, cómo y dónde debe ejecutarse la
corrección. La acción necesaria se emprende con base en los datos
cuantitativos obtenidos en las tres fases anteriores del proceso de control.
Lineamiento N° 2: Instructivo Administrativo para el Funcionamiento de
los Libros Principales y Auxiliares de Contabilidad Aplicables a los
Consejos Comunales o Unidades Administrativas.
Objetivo: El correcto manejo y control de los ingresos y egresos de los
recursos financieros otorgados a la Unidad Administrativa y Financiera,
para evitar malversación de los fondos financieros asignados por el
Estado.
Los Libros Principales
Los consejos comunales deben llevar los libros de contabilidad
obligatorios tales como: libro diario, mayor y de inventario. Se debe llevar
en idioma castellano, la contabilidad en los libros considerados de
carácter obligatorio, el libro diario, mayor y de inventario. Además, estos
libros exigidos no pueden ponerse en uso, es decir, no se puede realizar
ningún registro en ellos, hasta que hayan sido autorizados por la Oficina
de Registro Subalterno.
Este trámite se realizará ante estas oficinas públicas por ahora, hasta
que surjan los Tribunales Cooperativos, que serán los encargados de
tratar los casos judiciales sobre este tipo de asociación. Incluso, la
autorización de los libros contables debe ser de manera gratuita por parte
de la oficina pública que los autorice con el fin de suministrar información
financiera de manera exacta a la comunidad por escrito de acuerdo a lo
establecido en el artículo 22 de la Ley de los consejos comunales.
Deben ser llevados en forma ordenada y ajustados a los principios de
contabilidad, y de hecho, todas las anotaciones o registros realizados en
61
los mismos, deben estar apoyados por los comprobantes o facturas
correspondientes.
El Libro Diario
En este libro se asentarán día por día o un resumen mensual de las
operaciones que haga el Consejo Comunal “Unión de Voluntades R.L”,
del Sector Guayabal de la Comunidad de Santa Rosalía, Municipio José
Rafael Revenga, estado Aragua de modo que cada cuenta utilizada
exprese claramente quién es el acreedor y quién es el deudor, en la
transacción registrada, siempre que, en este caso, se conserven todos los
documentos que permitan comprobar tales operaciones, además se debe
explicar de manera resumida las operaciones realizadas.
Se prohíbe:
Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones
descritas.
Dejar en blanco el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos.
Colocar asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o
enmendaduras.
Borrar los asientos o partes de ellos.
Arrancar las hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar
alguna parte de los libros.
Los errores y omisiones que se cometieran al realizar un asiento se
salvarán en otro distinto, en la fecha en que se notare la falta, esto es lo
que se conoce como un asiento de reversa, o de ajuste. Es importante
que cuando se dé registro a una operación omitida en la fecha en que
ocurrió se describa en el resumen del asiento la fecha de origen de la
misma. Este tipo de registro hace posible que no se tenga que borrar si se
equivoca al pasar los asientos, ya que los mismos deben presentarse sin
62
tachones o enmiendas.
El libro diario presenta la siguiente estructura y el siguiente rayado:
Fecha.
Cuentas y Explicación
Referencia.
Debe.
Haber.
Fecha Cuenta y explicación Ref. Debe Haber
La Fecha: En esta columna y en primer término se registra el año, el cual
no se repite hasta que se termine el año o que cambie de folio;
seguidamente se registra el mes, el cual se coloca (a la derecha) no se
repite al menos que cambie de mes o de folio, se registra el día, se
indicará tantas veces sea necesario sin importar cuántas transacciones se
registran en un mismo día.
Cuentas y Explicación: Lo primero que se registra en esta columna es el
número de la transacción o asiento, a la mitad del espacio disponible,
seguidamente y pegados a la línea donde inicia la columna se escriben
las cuentas que se debitan o cargan; y las cuentas que se acreditan o
abonan se separan unos 3 centímetros de la línea que divide la columna
de la anterior. Seguidamente de la identificación de las cuentas contables
afectadas se hace una descripción de la operación o transacción
registrada. Deben registrarse primero las cuentas que se debitan y luego
las cuentas que se acreditan. Además se debe realizar de manera breve y
clara un resumen de la operación realizada.
63
Referencia: Es el número de folio del libro mayor donde está registrada la
cuenta que se está debitando o acreditando nos permite cruzar la
información del libro diario y el libro mayor.
Debe: En esta columna de registran las cantidades en Bs. de las cuentas
que se debitan.
Haber: En esta columna se registran las cantidades en Bs. de las cuentas
que se acreditan.
Registro en el Libro Diario
Ejemplo: 19/08/10 el Consejo Comunal “Unión de Voluntades R.L”, del
Sector Guayabal de la Comunidad de Santa Rosalía, Municipio José
Rafael Revenga, estado Aragua, adquiere 1 caja de carpetas tamaño
carta con gancho solicitada por el Comité de Tierra, cuyo costo fue de Bs.
65.000,00, cancelada con cheque Nº 31000087 del Banco Banfoandes.
Fecha Cuenta y explicación Ref. Debe Haber
2010 -04-
Agost
o
19 Papelería y artículos de
oficina
07 65.000,00
Banco Banfoandes 01 65.000,00
P/ reg. compra de carpetas
para el
Comité de Tierra S/chef .Nº
31000087
64
El Libro Mayor
Este libro se caracteriza porque todo lo que se asienta en el diario
debe estar registrado en el mismo, en el libro mayor se puede observar
los totales por cuentas utilizada.
Se debe destinar un folio para cada cuenta contable, una vez
autorizado y sellado por el registro subalterno el cual contendrá la
siguiente estructura y el siguiente rayado: Cuenta, Fecha, Explicación,
Referencia, Debe, Haber, Saldo.
Cuenta: En la línea se escribe el nombre de la cuenta afectada o
utilizada.
Fecha: Corresponde a la fecha que tiene asignada el asiento del libro
diario que se está mayorizando.
Explicación: Se debe expresar de manera resumida el por qué del
asiento o por que fue afectada la cuenta.
Referencia: Esta debe indicar el número de folio del libro diario de donde
se toma la cuenta y su monto en Bs.
Debe: Consiste en colocar el monto en Bs. de la cuenta que se esté
cargando en el libro diario.
Haber: Se registra el monto en Bs. de la cuenta que están registradas en
65
Fecha Cuenta y explicación Ref. Debe Haber Saldo
el libro diario abonando.
Saldo: Es la diferencia entre el debe y el haber. Esta diferencia resultante
puede ser llamada "Saldo Deudor" o "Saldo Acreedor". Resulta en un
saldo deudor, cuando la suma del debe es mayor a la suma del haber. Y
es un saldo acreedor, cuando la suma del haber es mayor que la suma
del debe. Es importante que al momento de la obtención de los saldos de
cada cuenta reflejados en el libro mayor, se conozca la clasificación de las
cuentas contables.
Registro en el Libro Mayor
Ejemplo: 15/09/10 el Consejo Comunal “Unión de Voluntades R.L”, del
Sector Guayabal de la Comunidad de Santa Rosalía, Municipio José
Rafael Revenga, estado Aragua, adquiere 2 cajas de jeringas solicitada
por el Comité de Salud, cuyo costo fue de Bs. 15.000,00 C/U, cancelada
con cheque Nº 1987243 del Banco Nacional de Crédito.
Banco Nacional de Crédito. Nº 01
Fecha Cuenta y
explicación
Ref
.
Debe Haber Saldo
10/02/1
0
Compra de hojas
blancas
05 11.500,00 11.500,0
0
19/08/1
0
Compra de
carpetas
07 65.000,00 76.500,0
0
El Libro de Inventario
El Libro de Inventario debe ser autorizado por la oficina de registro
subalterno, la cual sellará los folios con el fin de realizar los registros en
éste.
66
El Consejo Comunal “Unión de Voluntades R.L”, del Sector Guayabal
de la Comunidad de Santa Rosalía, Municipio José Rafael Revenga,
estado Aragua, al comenzar sus operaciones, y al fin de cada ejercicio
económico, hará en el libro de inventario una descripción detallada de
todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles, y de todos sus créditos,
activos y pasivos vinculados a su actividad.
El libro de inventario, tiene la misma estructura y columnas del libro
diario, pero, sin que en ellos se identifique la columna debe y haber.
Fecha Inventario Nº 1
Libros Auxiliares
Los Libros Auxiliares de Contabilidad, permitirán al Consejo Comunal
antes mencionado, descargar o aligerar el trabajo en los libros principales,
ya que en éstos se detallarán todas las transacciones.
El uso de estos libros no son obligatorios, sin embargo su empleo es
de gran utilidad. Por eso que el consejo comunal, decidirá si usa o no
libros auxiliares para el registro de las operaciones contables. Es
importante resaltar que en estos libros, son de gran utilidad cuando las
operaciones son voluminosas y significativas. Ejemplo: el Libro Auxiliar
Banco, de Servicios, y Compras, entre otros. Los autores recomiendan el
uso de estos libros al Consejo Comunal, especialmente el Libro Auxiliar
de Bancos con el fin de que se identifique en el mismo, el movimiento de
cada una de las cuentas bancarias con las que trabaje el consejo
comunal. Si tiene dos (2) cuentas bancarias abiertas, deberá abrir dos
libros auxiliares o dividir uno en dos partes, para cada cuenta bancaria.
67
La existencia de este libro auxiliar de bancos le permitirá a la Unidad
de Gestión Financiera denominada Banco Comunal, especialmente al
Coordinador elaborar la conciliación bancaria de cada mes para cada
cuenta bancaria y de esta manera tendrá cuál es la disponibilidad de
efectivo en cada cuenta, si los depósitos y retiros fueron considerados por
el banco o si se omitió el registro de algunos de éstos por parte del
Consejo Comunal, además permitirá el registro de las notas de débito y
crédito realizadas por el banco y que sólo se conocen u observan en el
estado de cuenta bancario emitido por el banco y que deben ser
registradas en los libros de contabilidad.
También permitirá identificar y sumar el cargo por parte del banco del
Impuesto al Débito Bancario y los intereses acreditados por la utilidad de
las cuentas bancarias, cuando el consejo comunal no ha solicitado por
escrito la exención otorgada en la Ley de Impuesto al Débito Bancario, en
su Artículo 14 Ordinal18.
Los libros auxiliares de contabilidad se usan con el fin de descargar o
aligerar el trabajo en el libro diario de contabilidad y brindan una
información detallada y completa de las transacciones que en ellos se
registran., de acuerdo con sus propias necesidades y características,
usarán los libros auxiliares que estimen convenientes y útiles para el
control del efectivo o de las operaciones generales realizadas por el
mismo.
Con el fin de ofrecer al Consejo Comunal “Unión de Voluntades R.L”,
del Sector Guayabal de la Comunidad de Santa Rosalía, Municipio José
Rafael Revenga, estado Aragua, una manera de presentar la información
contable, se hará un ejemplo a fines demostrativos de cómo se lleva el
"Libro Auxiliar de Bancos".
68
La cuenta se apertura el 05 de Enero de 2010, a nombre del Consejo
Comunal “Unión de Voluntades R.L”, del Sector Guayabal de la
Comunidad de Santa Rosalía, Municipio José Rafael Revenga, estado
Aragua.
1) “Unión de Voluntades R.L”, del Sector Guayabal de la Comunidad
de Santa Rosalía, Municipio José Rafael Revenga, estado Aragua,
en el Banco Banfoandes con Bs. 150.000,00.
2) El 19/08/2010 paga a Papelería Ofimanía Bs. 65.000,00
con el cheque Nº 31000087.
Fecha Detalle Ref. Debe Haber Saldo
05/01/10 Apertura de cuenta Nº 150.000,00 150.000,00
19/08/10 Papelería Ofimanía 65.000,00 215.000,00
Los libros auxiliares de contabilidad no son autorizados para su uso,
pero si deben mantenerse en buen estado, no arrancar las hojas, ni
mutilarlos, con el propósito de que generen confianza.
69
FASE V
SISTEMATIZACIÓN
A pesar de tener un año trabajando con este método de Investigación
y Acción, todavía se nos presenta dificultad a la hora de trabajar, pero
como bien lo dice su significado, a medida que investigamos vamos
poniendo en práctica el conocimiento obtenido para que de esa manera
podamos ayudar a quienes necesitan de nuestra noción y a la vez
conocer y entender los problemas que se presentan la vida real fuera de
las aulas de clases.
La oportunidad se nos presentó en la comunidad de Guayabal de
Santa Rosalía, del Municipio José Rafael Revenga, el cual tenía la
necesidad de un apoyo en el Área Administrativa, ya que ninguno de los
integrantes de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria tiene la
preparación y conocimientos de las herramientas de control interno,
nuestro primer paso fue realizar un diagnóstico a través de la entrevista a
varios integrantes de la Comunidad dando como resultado una cantidad
considerable de problemas entre ellos el antes mencionado, este
diagnóstico se desarrolló en varias visitas debido a la falta de tiempo libre
(razones laborales) de cada uno de los integrantes, gracias al apoyo de
los profesores que nos han ayudado a través de todo el Trayecto pudimos
seleccionar el problema el cual podíamos atacar debido a nuestra área de
estudio.
Nuestra propuesta fué la de presentarle a la Directiva de la Unidad
Administrativa y Financiera Comunitaria una serie de lineamientos
estratégicos para optimizar la supervisión y control de los procesos
administrativos de la Unidad antes mencionada, vale destacar que nos
apoyamos en las materias de Contabilidad (debido a los principios
básicos para registrar los ingresos y egresos en los libros contables),
70
Técnicas de Investigación y Comunicación (principal herramienta para
desarrollar los diferentes formatos presentados a la Unidad Administrativa
y Financiera Comunitaria).
En resumidas cuentas este Proyecto nos ha servido para aumentar el
énfasis en las necesidades colectivas y no las individuales, además de
reflexionar y tomar más interés en los problemas que presentan las
comunidades donde vivimos y en la cual nos desarrollamos, ya que las
comunas representan un interés excepcional para este Gobierno y por
ende el deber ser es aprender a convivir con nuestras comunas y así
solucionar nuestros problemas en común sin importar color político ni
condición social.
71
CONCLUSIONES
Como ente de desarrollo social para el país es fundamental para la
Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria del Consejo Comunal
“Unión de Voluntades R.L”, que para cubrir las expectativas y
necesidades que se presentan actualmente dentro de su comunidad,
deben efectuar la incorporación de este modelo administrativo, ya que el
mismo tiene las bases y herramientas para llevar a cabo todas las
actividades financieras de una manera supervisada y controlada que le
permite el logro de sus objetivos propuestos.
La investigación realizada tuvo como objeto elaborar lineamientos
estratégicos para optimizar la Supervisión y Control de la Unidad
Financiera Administrativa del Consejo Comunal “Unión de Voluntades
R.L”, del Sector Guayabal de la Comunidad de Santa Rosalía del
Municipio José Rafael Revenga, estado Aragua, adaptado según sus
necesidades. El cual a través de la información recolectada y mediante el
guión de entrevista, se pudo puntualizar muchas fallas existentes en los
procesos contables administrativos; logrando constatar que no existe
planificación, organización, y las actividades contables administrativas no
son controladas ni supervisadas, ya que no cuentan con el conocimiento
necesario para el mismo.
De este modo para sustentar las expectativas expuestas y darle
respuesta a todas estas fallas presentes, los autores hicieron énfasis en
el producto planteado en esta indagación en un corto plazo para así
conseguir los fines requeridos, fortaleciendo su visión y conocimiento en
materia contable que permita el desarrollo normal de las actividades
administrativas.
De manera que se le ha dado respuestas a lo largo de la
indagación a los objetivos propuestos, elaborar lineamientos estratégicos
72
para optimizar la Supervisión y Control de la Unidad Administrativa y
Financiera Comunitaria del Consejo Comunal “Unión de Voluntades R.L”,
del Sector Guayabal de la Comunidad de Santa Rosalía del Municipio
José Rafael Revenga, estado Aragua, adaptado según sus necesidades,
permitió concluir lo siguiente:
Diseño satisfactorio del modelo administrativo.
Apertura de los cargos de las Unidades de Gestión Financiera y
Contraloría Social.
Control de las actividades contables administrativas.
Funcionalidad de los libros contables.
73
RECOMENDACIONES
Implementación y seguimiento del modelo administrativo diseñado
de acuerdo con sus necesidades, con el fin de llevar de manera
organizada los proyectos a ejecutar por el mismo de manera
satisfactoria.
Elaborar un manual administrativo al igual que las descripciones de
cargo, donde se especifiquen las funciones y responsabilidades de
cada una de las personas que forman del Consejo Comunal
“Unión de Voluntades R.L”, del Sector Guayabal de la Comunidad
de Santa Rosalía del Municipio José Rafael Revenga, estado
Aragua.
Aperturar los libros contables principales, con el fin de que la toma
de decisiones se haga sobre las bases de datos ciertos.
Utilización de los formatos diseñados para la efectividad del
modelo administrativo.
Entrenamiento y capacitación al personal de las Unidades de
Gestión Financiera y Contraloría Social en los procesos contables.
Verificar los procesos contables.
Realizar auditorías internas periódicamente, como medio
preventivo a fin de evitar fallas, y al mismo tiempo funciona como
medio correctivo, examinando y evaluando las actividades
realizadas por la Unidad de Gestión Financiera.
74
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Contabilidad para los consejos comunales. Disponible en:
www.lavega.org.ve/.../soloparaconsejocomunalesmodulocontable.
doc
77
ANEXOS
78
Índice
Presentación 1
Objetivo General 2
Objetivos Específicos 2
¿Qué es la Contabilidad? 3
Importancia de la Contabilidad 3
La Contabilidad en las Cooperativas 3
Principios Contables 3
El Proceso Contable 6
Clasificación de las Cuentas 6
Plan de Cuentas Contables 8
Estructura del Plan de Cuentas Contables 8
Teoría del Cargo y del Abono 9
Los Libros de Contabilidad 10
Diario 11
Mayor 13
Inventario 14
Los Libros Auxiliares de Contabilidad 16
Conciliación Bancaria 17
Estados Financieros 18
Balance de Comprobación 19
Balance General 21
Estado de Ganancias y Pérdidas 23
Estado de Movimiento de las Cuentas de Patrimonio 26
Estado de Flujo de Efectivo 27
Bibliografía 31
78
Presentación
Los Bancos Comunales representan un valioso aporte al proceso de
transformación del sistema económico y social que se viene dando en nuestro
país, al ser estos la organización por la cual se realizará la administración de
los recursos financieros y no financieros, retornables y no retornables de los
recursos asignados, otorgados y captados de los Consejos Comunales.
La marcada debilidad que vienen mostrando las Asociaciones Cooperativas en
cuanto al manejo de los instrumentos de administración, registro y archivo de
sus operaciones, las hace vulnerables a las sanciones por los organismos
competentes, lo que entorpece y retrasa su efectivo desarrollo como una
Empresa de Producción Social.
Tomando en cuenta el carácter obligatorio de los registros contables y sociales
dentro de estas organizaciones y a la necesidad de que se establezcan
sistemas que permitan que los asociados, las instancias internas, y todo aquel
que lo solicite dentro de la comunidad y fuera de ella, tener el control de los
recursos y procesos que en el Banco Comunal se lleven, contando con la
información oportuna y adecuada para la toma de decisiones.
Evidenciada la importancia de la contabilidad dentro de la dinámica de las
cooperativas, se hace imperante la capacitación del colectivo. En este sentido
se plantea este módulo contable que no es más que un abreboca del
conocimiento con que deben contar los participantes del taller en el desempeño
de las tareas que les han sido asignadas en sus comunidades.
1
Objetivo General:
Brindar a los participantes del taller, los conocimientos básicos contables que le
faciliten el desarrollo de las actividades del Banco Comunal.
Objetivo específicos:
Ofrecer al participante la información debe ir registrada en los libros
contables principales (obligatorios) y auxiliares que manejan en las
Cooperativas.
Dar al participante conceptos contables generales para el correcto
registro de las transacciones que se realicen en el Banco.
Sensibilizar al participante de la importancia que tiene el registro y el
conocimiento de las actividades que esta realizando para el desarrollo
de la comunidad que representa.
Evitar las sanciones por parte de los órganos contralores del Banco
Comunal.
2
¿Qué es la Contabilidad?
Es un sistema de información mediante el cual se registra, clasifica, mide,
resume y comunica la información económica (expresada básicamente en
términos monetarios) de una unidad productiva, con el fin de que los
microempresarios y cooperativistas puedan evaluar la situación financiera
de la unidad productiva.
Importancia de la Contabilidad
Las actividades rutinarias de una actividad productiva deben ser
registradas en anotaciones elementales, y no dejadas a la
memoria.
Control de Ingresos y Gastos.
Control de Deudas.
Efectuar comparaciones mensuales, con fines de análisis y
planificación futura.
La Contabilidad en las Cooperativas
Las Asociaciones Cooperativas estan obligadas a llevar contabilidad
conforme a los principios contables generalmente aceptados aplicables a
ellas y establecerán sistemas que permitan que los asociados, las
instancias de coordinación y control, definidas en los estatutos y el sector
cooperativo, cuenten con información oportuna y adecuada para la toma
de decisiones, de acuerdo a lo establecido en artículo 53 de la Ley
Especial de Asociaciones Cooperativas.
Principios Contables
Principios Básicos
Equidad.- la información debe ser lo más justa posible y los intereses de
todas las partes tomarse en cuenta en el apropiado equilibrio. Los
Estados Financieros deben estar libres de influencia o sesgo indebido.
3
Pertinencia.- La información contable tiene que referirse o estar útilmente
asociada a las decisiones que tiene como propósito facilitar o a los
resultados que desea producir.
Aplicables a los Estados Financieros
Objetividad.- Las partidas o elementos incorporados en los estados
financieros deben poseer un costo o un valor que pueda ser medido con
confiabilidad.
Importancia Relativa.- La información financiera únicamente concierne a
la que es, en atención a su monto o naturaleza, suficientemente
significativa como para afectar las evaluaciones y decisiones económicas.
Comparabilidad.- Las decisiones económicas basadas en información
financiera requieren en la mayoría de los casos, la posibilidad de
comparar la situación financiera y los resultados en operación de una
entidad en periodos diferentes de su vida y con otras entidades.
Revelación Suficiente.- La información contable presentada en los
Estados Financieros debe contener en forma clara y comprensible, todo lo
necesario para juzgar los resultados de operación y la situación financiera
de la entidad.
Prudencia.- Las incertidumbres circundan mucha de las transacciones y
eventos económicos, lo cual obliga a reconocerlos mediante el ejercicio
de la prudencia en la presentación de los Estados Financieros.
Para cuantificar las operaciones y los eventos económicos
Valor histórico original.- Las transacciones y eventos económicos que la
contabilidad cuantifica, se registran según las cantidades de efectivo que
afecten o su equivalente o la estimación razonable que ellos se haga al
momento en que se consideren realizados contablemente.
Dualidad económica.- Para una adecuada comprensión de la estructura
de la entidad y de sus relaciones con otras entidades, es fundamental la
presentación contable de: a.- los recursos económicos de los cuales
dispone la entidad para la realización de sus fines. B.-las fuentes de
dichos recursos
4
Negocio en marcha o Continuidad.- La entidad normalmente es
considerada como un negocio en marcha, es decir, como una operación
que continuara en el futuro previsible. Se supone que la entidad no tiene
intención ni necesidad de liquidarse o de reducir sustancialmente la
escala de sus operaciones.
Realización contable.- las operaciones y los eventos económicos deben
reconocerse oportunamente en el momento en que estas ocurran, deben
registrarse en la contabilidad. La fecha del documento o comprobante
indica a qué mes corresponde y se requiere su registro.
Periodo contable.- Las operaciones y eventos así como sus eventos
susceptibles de ser cuantificados se identifican en el periodo económico
en que ocurren.
Supuestos derivados del ambiente económico
Entidad.- Es una unidad identificable que realiza actividades económicas,
constituida por combinaciones de recursos humanos, naturales y capital,
coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la
consecución de los fines para los cuales fue creada. La entidad puede ser
una persona natural o una persona jurídica, o una parte o combinación de
ellas. No esta limitada a constitución legal de las unidades que la
componen
Énfasis en el aspecto económico.- La contabilidad financiera enfatiza el
aspecto económico de las transacciones y eventos, aún cuando la forma
legal pueda discrepar y sugerir tratamiento diferente. En consecuencia,
las transacciones y eventos deben ser considerados, registrados y
revelados en concordancia con su realidad y sentido financiero y no
meramente en su forma legal.
Cuantificación.- Los datos cuantificados proporcionan una fuerte ayuda
par comunicar información económica y para tomar decisiones racionales.
Unidad.- El dinero es el común denominador de la actividad económica y
la unidad monetaria constituye una base adecuada para la medición y el
análisis.
5
El Proceso Contable
Se inicia con la intención de registrar en el sistema contable los ingresos,
costos, gastos, activos, pasivos y patrimonio, soportados por un
comprobante, el cual puede ser una factura de ingreso, planilla de
depósito, efectivo, cheque, letra de cambio, pagaré, nota de crédito, nota
de debito, factura de compra de bienes o servicios, certificados de
aportación, certificados de inversión, otros certificados, ticket de caja,
entre otros.
Para concretar el registro de las transacciones contables, se debe dar a
consideración al tipo de cuenta contable y al efecto sobre la misma, con el
fin de determinar si se hará un cargo o un debito, o un abono o un crédito,
para ello debemos conocer como se clasifican las cuentas.
Clasificación de las Cuentas
1. Cuentas Reales o de Balance: Son cuentas de activo, pasivo, capital y
valoración de activos, por lo tanto representan bienes, derechos u
obligaciones que se reflejan en el balance general, cuyos saldos afectan
los ejercicios económicos siguientes. Es decir, permanecen abiertos en un
libro mayor cuando termina el ejercicio contable y comienza otro.
Activo: Son todos los bienes, tangibles e intangibles, propiedad de la
cooperativa, y aquellos gastos efectuados atribuibles a futuros años o
periodos económicos. Estará integrado de la siguiente manera: activo
circulante, cuentas y efectos por cobrar a largo plazo, inversiones, activos
fijos, activos intangibles, cargos diferidos y otros activos.
Pasivo: Son todas las obligaciones reales, estimadas, eventuales y
contingentes de la cooperativa, y aquellos ingresos percibidos atribuibles
a futuros años o periodos económicos. Está integrado de la siguiente
6
manera: pasivo circulante, pasivo a largo plazo, apartados, créditos, y
otros pasivos.
Patrimonio o Capital: Es la diferencia entre el activo menos el pasivo, y
representa el valor según libros de la inversión de los asociados de la
cooperativa. Para fines de su presentación, está integrado de la siguiente
manera:
Capital Cooperativo: Certificados de aportación, certificados de
asociación, certificados rotativos, certificados de inversión.
Donaciones legados o reservas irrepartibles: Reservas de
emergencia, fondo de educación, fondo de protección social y otros
fondos permanentes.
2. Cuentas Nominales o de Resultados: Son cuentas de ingreso y egreso
que integran el Estado de Resultados o de Ganancias y Pérdidas, que se
deben cerrar en los libros de contabilidad de la cooperativa cuando
termina o se cierra el ejercicio económico, mediante asientos de cierre
que se realizarán en el libro diario. Ejemplo: Compras, ventas, ingresos,
gastos o egresos de administración, excedente o déficit (utilidad o
pérdida).
3. Cuentas de Valoración de Activos: Son cuentas que indican la parte
gastada, consumida o pérdida de determinados activos, cuyos montos
disminuyen el valor de los mismos, resultando el valor real y actual o
contable de tales activos. Ejemplo: Depreciación Acumulada y Provisión
para Cuentas Incobrables. Los montos de estas cuentas se reflejan en el
HABER, ya que éstas disminuyen los activos.
4. Cuentas Transitorias: Son cuentas que figuran en los libros de la
cooperativa por tiempo relativamente corto y desaparecen de los mismos
cuando han cumplido su función. Ejemplo: Mercancía en Tránsito.
7
5. Cuentas de Orden: Son cuentas que no afectan el activo, el pasivo ni el
patrimonio de la cooperativa pero que deben reflejarse en el Balance
General, después del TOTAL DEL ACTIVO y después del TOTAL
PASIVO Y CAPITAL. Se identifican dentro de estas cuentas: Banco
Cuenta giros, giros al cobro, fianza a empleados per contra, mercancía
pignorada per contra, mercancía consignada, y mercancía enviada en
consignación.
Plan de Cuentas Contables
Es la estructura cuantificada y clasificada de la trascripción de los montos
de las facturas, recibos u otros soportes en el DEBE o en el HABER del
Libro Diario, y dependerá del tipo de cuenta contable y de la naturaleza de
la misma para su clasificación.
Importante: SUNACOOP elaboró y presentó un “Plan de Cuentas
Contable” por el cual se debe de regir la numeración de las cuentas
contables de las Cooperativas.
Estructura del Plan de Cuentas Contables
Se clasifica y enumera en nueve segmentos:
ACTIVO comenzarán con el número uno (1)
PASIVO comenzarán con el número uno (2)
PATRIMONIO comenzarán con el número uno (3)
INGRESOS comenzarán con el número uno (4)
COSTO DE VENTA comenzarán con el número uno (5)
GASTOS DE OPERACIÓN comenzarán con el número uno (6)
OTROS EGRESOS comenzarán con el número uno (7)
ANTICIPOS SOCIETARIOS comenzarán con el número uno (8)
CUENTAS DE ORDEN comenzarán con el número uno (9)
8
Teoría del Cargo y del Abono
La contabilidad se basa en “La Partida Doble”, lo que significa que si hay
un cargo debe haber un abono, implicando que si se carga una cuenta
deberá abonar otra cuenta contable.
El análisis de la teoría del cargo y del abono se realizará a través de la
utilización de las cuentas “T”, cuya estructura es la siguiente:
DEBE HABER
CARGO ABONO
CARGAR ABONAR
DEBITAR ACREDITAR
DÉBITO CRÉDITO
¿Qué es el Debe?
Es el lado izquierdo de la cuenta contable. Son las entradas o aumentos
si la cuenta es de activo, las cancelaciones o disminuciones de las
obligaciones si es de pasivo, y los gastos o pérdidas si es de resultado.
La suma de las cantidades que se registran en el debe se denominan
débitos o cargos y la acción de incorporar una cantidad al debe se
denomina cargar, debitar o adeudar.
¿Qué es el Haber?
Es el lado derecho de la cuenta contable. Son las salidas o disminuciones
si la cuenta es de activo, el abono o aumento de las obligaciones si es de
pasivo, y los ingresos o ganancias si es de resultado.
La suma de las cantidades que se registran en el haber se denominan
créditos o abonos, y la acción de incorporar una cantidad al haber se
denomina abonar o acreditar.
Las cuentas “T” aumentan o disminuyen dependiendo de la clasificación
de las cuentas. Por ejemplo:
9
Tipo de Cuenta Debe Haber
Activos + -
Pasivos - +
Patrimonio - +
Ingresos - +
Compras + -
Gastos Administrativos + -
Gastos de Ventas + -
El (+) significa que esta cuenta aumenta por este lado, y el (-) significa por
donde disminuye dicha cuenta.
Los Libros de Contabilidad
La Cooperativa debe llevar tres (3) libros de contabilidad: Libro Diario,
Libro Mayor y el Libro de Inventario y/o Balances, que recogerán los
resultados de la contabilidad llevadas por este tipo de asociaciones.
Los libros contables deben ser autorizados por ante la notaria o el
Registro Subalterno o Notaria, antes de realizar cualquier asiento o
registro contable en ellos.
Los libros DIARIO, MAYOR e INVENTARIO, al ser autorizados reflejan un
sello estampado en el primer folio con una nota, fechada y firmada por el
Juez o Registrador. Este sello del Registro es colocado en el resto de las
páginas del libro, por ambos lados.
Una vez cumplida la responsabilidad del sellado de los libros de
contabilidad, las asociaciones cooperativas están obligadas a llevarlos en
forma ordenada y ajustados a los principios de contabilidad, que apliquen
a este tipo de asociaciones. De hecho, todas las anotaciones o registros
realizados en los mismos, deben estar apoyados por los comprobantes o
facturas correspondientes.
10
Las asociaciones cooperativas podrán llevar otros libros contables
distintos a los libros principales a los cuales se les denomina por su
carácter auxiliar y de control, Libros Auxiliares de Contabilidad.
1. El Libro Diario
En este libro se asentarán día por día las operaciones que haga la
cooperativa, de modo que cada cuenta utilizada exprese claramente quien
es el acreedor (a quién se le debe) y quien es el deudor (quien debe), en
la transacción registrada. O se resumirán mensualmente, por lo menos,
los totales de sus operaciones siempre que, en este caso, se conserven
todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones día por
día.
Si la cooperativa opta por registrar en el Libro Diario, un asiento de
resumen mensual de las actividades realizadas, deberá llevar los libros
auxiliares con el fin de asentar en estos, las operaciones realizadas día
por día, de manera que permita obtener la suma de las mismas.
Los asientos realizados en el Libro Diario pueden ser de dos tipos:
Asientos Simples.
Asientos Compuestos.
Los asientos simples, son aquellos en los cuales se manejan o identifican
solamente dos (2) cuentas; SE CARGA O DEBITA A UNA CUENTA Y a
la OTRA SE ACREDITA O ABONA.
Los asientos compuestos, son aquellos en los cuales se manejan o
identifican tres (3) o más cuentas, se carga o debita una o dos cuentas y
se acredita o abona a una cuenta o más.
El Libro Diario presenta la siguiente estructura y el siguiente
rayado:
Fecha
Cuentas y Explicación
Referencia.
11
DEBE
HABER
Folio N°
Fech
a
Explicación Ref. DEBE HABER SALDO
La Fecha: En esta columna y en primer término se registra el año, el
cual no se repite a menos que cambie o que cambiemos de folio;
seguidamente se registra el mes, enseguida del mes (a la derecha) se
registra el día, el cual se indicará sin importar cuántas transacciones se
registran en un mismo día.
Cuentas y Explicación: Lo primero que se registra en esta columna
es el número de la transacción o asiento, a la mitad del espacio
disponible, seguidamente y pegados a la línea donde inicia la columna se
escriben las cuentas que se debitan (Debe); y las cuentas que se
acreditan (Haber) se separan unos 3 centímetros de la línea que divide la
columna de la anterior. Seguidamente de la identificación de las cuentas
contables afectadas, se hace una descripción de la operación o
transacción registrada. Deben registrarse primero las cuentas que se
debitan y luego las cuentas que se acreditan.
12
Referencia (Ref): Es el número del folio del libro mayor donde está
registrada la cuenta que se está debitando (DEBE) o acreditando
(HABER).
Debe: En esta columna de registran las cantidades de las cuentas que
se debitan.
Haber: En esta columna se registran las cantidades de las cuentas
que se acreditan.
2. El Libro Mayor
Este libro se caracteriza porque todo lo que se registra en el libro DIARIO
debe pasar a él, empezando desde el folio Nº 2, porque el Folio Nº 1 es
utilizado por el Sello de la Oficina de Registro que autoriza los libros.
Se debe destinar un folio para cada cuenta contable, el cual contendrá la
siguiente estructura:
Cuenta
Fecha
Explicación
Referencia
Debe.
Haber.
Saldo.
El libro Mayor tiene las siguientes columnas y el siguiente rayado:
Folio N°
Fech
a
Explicación Ref. DEBE HABER SALDO
13
Cuenta: En la línea se escribe el nombre de la cuenta.
Fecha: La fecha que tiene asignada el asiento del Libro Diario que
se esta mayorizando en este libro.
Explicación: Expresa de donde proviene “Según Diario Folio
Nº…”, o “Según Asiento de Cierre Nº”.
Referencia (Ref.): A esta referencia, se le denomina, referencia
cruzada, la cual indica el número del folio del Libro Diario de donde se
toma la cuenta y su monto.
Debe: Se registra el monto de la cuenta que está registrada en el
Libro Diario en el DEBE. Es decir, al momento del pase al Libro mayor de
las cuentas y sus montos del Libro Diario, si esta en el DEBE en ese libro,
también se escribe en el DEBE:
Haber: Se registra el monto de la cuenta que está registrada en el
Libro Diario en el HABER. Es decir, al momento del pase al libro Mayor de
las cuentas y sus montos del Libro Diario, si esta en el HABER en ese
libro, también se escribe en el HABER de este libro.
Saldo: Es la diferencia entre el debe y el haber. Esta diferencia
resultante puede ser llamada “Saldo Deudor” o “Saldo Acreedor”. Resulta
en un Saldo Deudor, cuando la suma del DEBE es mayor a la suma del
HABER. Y es un Saldo Acreedor, cuando la suma del HABER es mayor
que la suma del DEBE.
Es importante que al momento de la obtención de los saldos de cada
cuenta reflejados en el libro MAYOR; se conozca la clasificación de las
cuentas contables. Los saldos obtenidos en las distintas cuentas
registradas en este Libro, son los que conforman el Balance de
Comprobación.
3. El Libro de Inventario y Balances
Todas las Asociaciones Cooperativas al comenzar sus operaciones (Al
momento de su registro), y al fin de cada ejercicio económico, hará en el
Libro de Inventario una descripción detallada de todos sus bienes, tanto
14
muebles como inmuebles, y de todos sus créditos, activos y pasivos
vinculados o no a su comercio.
Además, este libro contendrá, el Estado de Resultado conocido como
Estado de Ganancias y Pérdidas, el cual deberá demostrar con evidencia
y verdad los excedentes obtenidos y los déficit sufridos al termino de su
ejercicio económico.
El Balance General y El Estado de Resultado registrado en este libro,
debe ser firmado por todos los asociados de la cooperativa, como
muestra de la aprobación del mismo.
El Libro de Inventario y Balances, tiene la misma estructura y columnas
del Libro Diario, pero sin que en ellos se identifique la columna DEBE y
HABER.
FECHAJunio 30 Inventario Nº 01 de la Asociación
Cooperativa XXX, R.L., al momento de su apertura Registrada ante el Registro Subalterno del Municipio xxxxx
Libro Diario Principal De La Cooperativa Xxx, Rl Folio N º 01
2004 DETALLE REF DEBE HABERMarzo 20 ________________
_1_______________Equipo de Computadora 01 2.000.000,0
0Efectivo 02 100.000,00 Certificados de Aportación Suscritos
26 2.100.000,00
Para registrar el aporte realizado por losAsociados para la constitución de la coop.
Marzo 20 _________________2_______________Honorarios Profesionales 03 15.000,00Gastos de Registro 04 5.000,00Fotocopias 05 1.550,00Gastos de Tramitación RIF 06 3.000,00
15
Talonarios y Facturas 07 70.000,00 Efectivo 02 49.550,00 Cuentas por Pagar Editorial CC 08 45.000,00Para registrar el pago de algunos gastos deAbogados, registro, copias, rif y talonariosY factura Nº de Editorial Mirando pendienTe de pago.
Abril 15 _________________3______________Efectivo 02 175.000,00Cuentas por Cobrar a Coop. CC, RL
09 175.000,00
Ingresos o Ventas de Servicios 10 350.000,00Para registrar la venta de servicios a la Cooperativa CC RL, Factura Numero001 a crédito con pago del 50% en efectivo_________________4______________
Abril 26 Banco X 11 175.000,00Cuentas por Pagar Editorial CC 08 45.000,00 Efectivo 02 220.000,00Para registrar la apertura de la cuenta bancaría de la cooperativa y el pago de la factura A Editorial CC por los talonarios.
Abril 30 _________________5______________Efectivo 02 175.000,00Banco X 11 175.000,00 Cuentas por Cobrar Coop. CCC, RL
09 175.000,00
Efectivo 02 175.000,00Para registrar el cobro de la factura Nº 001Y deposito Nº realizado al Banco X_________________6______________
Mayo 25 Efectivo 02 7.500.000,00
Banco X 11 7.500.000,00
Préstamo por Pagar F.U.S. 12 7.500.000,0
16
0 Efectivo 02 7.500.000,0
0Para registrar la entrega del préstamo porPor el FUS y depositado en el Banco X.----
SUMAS IGUALES 18.114.550,00
18.114.550,00
Los Libros Auxiliares de Contabilidad
Estos libros permiten descargar o aligerar el trabajo en los libros
principales, ya que en estos se detallaran todas las transacciones. Si bien
el uso de estos libros no es obligatorio, mas sin embargo su empleo es de
gran utilidad por lo que se recomienda a continuación la teneduría de los
siguientes libros auxiliares:
Libro Auxiliar: Banco
Ventas
Cuentas por cobrar
Anticipo Societarios
Certificados de Asociación Suscritos y no pagados
Compras
Inversiones temporales
Por su importancia para los Bancos Comunales sólo se define el “Libro
Auxiliar Banco”.
Este Libro permite a la Instancia de Administración en la persona del
tesorero la identificación de los movimientos de la(s) Cuenta(s) Bancarias
facilitando la conciliación mensual del efectivo en banco. Así mismo
permite tener el saldo real disponible en banco.
Puede ser llevado en un cuaderno de contabilidad normal de tres
columnas se debe llevar un Libro Auxiliar Banco por cada cuenta.
17
En él se registra al día la emisión de cheques, depósitos, notas de Débito,
Notas de Crédito, Comisiones bancarias o cualquier otro débito o crédito
realizado a la cuenta bancaria.
Conciliación Bancaria
Es una técnica que permite a la Cooperativa, al final de cada mes
confrontar los registros realizados en el Libro Auxiliar de Banco, y los
realizados por el banco según estado de cuenta bancario o la libreta de
ahorro, y de determinarse una diferencia habrá que analizar en busca de
la misma, a esta acción se le conoce como CONCILIACIÓN BANCARIA.
Se entiende entonces que se conciliará la cuenta banco sólo si existiera
diferencia entre la información del banco y la registrada por la Cooperativa
en su Libro Auxiliar Banco
Método de Saldos Encontrados
Consiste en que a partir del saldo de cierre mensual del banco según el
estado de cuenta bancario aplicando los débitos y créditos ha lugar, se
llega al saldo según el Libro Auxiliar de la Cooperativa.
Pasos a seguir:
1.- Se identifican los cargos o abonos diferidos (Cheques emitidos y no
cobrados por el Beneficiario o depósitos no hechos efectivos por el
Banco).
2.- Se identifican las notas de débito o notas de crédito no registradas en
el Libro Auxiliar Banco de la Cooperativa.
Se presenta de la siguiente forma:
18
Saldo Final según Estado de Cuenta Bancario
xx,xxx,xxx,x
x
Menos Total Cheques diferidos (a) x,xxx,xxx,xx
Total notas de Crédito (b) xxx,xxx,xx
Mas Total Depósitos Diferidos (c) x,xxx,xxx,xx
Total Notas de debito (b) xxx,xxx,xx
Saldo Final según Libro Auxiliar Banco Coop.
xx,xxx,xxx,x
x
Nota (a): Estos cheques no están reflejados en el estado de cuenta bancario, pero
si en el Libro Auxiliar Banco de la Cooperativa.
Nota (b): Estas notas no están registradas en el Libro Auxiliar Banco de la
Cooperativa pero si en el Estado de Cuenta Bancario.
Nota (c): Estos depósitos no están registrados en el estado de cuenta bancario
pero si en el Libro Auxiliar Banco de la Cooperativa
Estados Financieros
Son los documentos que deben preparar las cooperativas al terminar el
ejercicio contable, con el fin de conocer la situación financiera y los
resultados económicos obtenidos en las actividades de su cooperativa a
lo largo de un período.
Los Estados Financieros son herramientas para analizar la actividad que
desempeña la cooperativa en su parte financiera y de negocios.
19
Consisten en cinco reportes distintos pero interrelacionados:
1.- El Balance de comprobación.
2.- Balance General.
3.- Estado de Ganancias y pérdidas.
4.- Estado de Movimientos de las cuentas de patrimonio.
5.- El Estado de Flujo de Caja.
En conjunto, estos estados pueden revelar oportunidades, y prevenir
sobre posibles problemas. En pocas palabras, son indispensables.
Balance de Comprobación
Se trata de un documento contable elaborado, que permite hacerse una
idea sobre la situación de la cooperativa, y las operaciones realizadas en
el periodo.
El objetivo final de este balance es comprobar que no existen
asientos descuadrados en la contabilidad . Ahora bien, esto no
significa que todo esté en orden, sino únicamente que la contabilidad está
cuadrada. Por ejemplo: hemos podido pagar a un proveedor y habérselo
anotado a otro. En este caso el balance de Sumas y Saldos saldrá
correcto y sin embargo la contabilidad estará mal realizada.
A diferencia del Balance final, el balance de comprobación de sumas y
saldos no requiere de periodicidad contable, del cálculo del resultado del
periodo, ni del cierre de la contabilidad para su elaboración.
A estos Balances se refiere el artículo 28 del Código de Comercio, al
señalar que: "Al menos trimestralmente se transcribirán (al libro de
inventarios y cuentas anuales) con sumas y saldos los balances de
comprobación"
20
Este balance es un estado demostrativo de la situación que presentan las
sumas deudoras o acreedoras y los saldos deudores o acreedores de
todas las cuentas en un momento determinado. El Balance de Sumas y
Saldos tiene dos finalidades:
1.- Una finalidad puramente técnica: verificar si han existido errores al
escribir en el Libro Mayor las mismas cantidades que aparecen en el Libro
Diario. Incluso, si ha habido errores al escribir en el propio Libro Mayor al
calcular el saldo de una cuenta. De ahí, la denominación de Balance de
Comprobación.
2.- Otra finalidad informativa: ofrecer una síntesis del Libro Mayor, con
todo lo que ello conlleva. No obstante, hasta que no se haya terminado
todo el proceso contable no tendremos una representación ajustada de la
situación patrimonial. De ello se ocupa el Balance de situación. En
determinadas fechas, trimestralmente o al final de cada año, es habitual
preparar un Balance de Sumas y Saldos, o el también llamado Balance de
Comprobación.
Su estructura es la siguiente:
Balance de comprobación de sumas y saldos:
Cuenta Sumas Debe Sumas Haber
Saldo Debe Saldo Haber
Para su elaboración se siguen los siguientes pasos:
1. Se obtienen para cada cuenta las sumas de las anotaciones, tanto en
el debe como en el Haber.
2. Se obtiene para cada cuenta el saldo de la misma. El saldo se obtiene
por diferencia entre el Debe y el Haber si se trata de cuentas de activo o
de gastos. En caso de ser cuentas de ingresos o de pasivo (tanto el Neto
21
Patrimonial como el Exigible), el saldo se obtiene por diferencia entre el
Haber y el Debe.
3. Las sumas y los saldos obtenidos se llevan al Balance.
Balance General
El Balance General es un estado financiero que está integrado por
cuentas reales, es decir, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y
valoración del activo; por lo que la información contenida en este estado
mostrará la situación económica social-contable de la cooperativa a una
fecha determinada, sin tomar en cuenta el factor tiempo.
Presentará de forma detallada los activos, pasivos y el patrimonio de la
cooperativa, a la fecha de su elaboración. Este estado financiero se
elabora al cierre del ejercicio o periodo contable, o cuando las
circunstancia de la cooperativa lo determinen.
La información contable necesaria para la elaboración del Balance
General se obtiene de los saldos reflejados en el Libro Mayor de
contabilidad, del Balance de Comprobación o de la hoja de trabajo,
aplicando en algunos casos ajustes a algunas cuentas que lo integran,
con el fin de que los montos reflejados en las cuentas que lo componen
solo reflejen lo que corresponde al ejercicio que termina.
Estructura del Balance General.
1.- El encabezado: en él, se debe registrar lo siguiente:
El nombre de la cooperativa.
El nombre del estado financiero.
La fecha de presentación.
22
2.- El cuerpo del estado financiero: está integrado por tres partes:
Los activos.
El pasivo y patrimonio.
Las cuentas de orden.
Hay que destacar que uno de los rasgos financieros que hace que el
Balance General sea importante, es porque muestra, la capacidad de
pago inmediata de la cooperativa, su solidez y solvencia.
Ejemplo:
Cooperativa XXX, R.L.Balance General
Al 31/12/2004(Expresado a Valores Históricos)
ACTIVOSActivos CirculantesEfectivo 5.450,00Banco X 582.623,10 Total Activo Circulante 588.073,10Activos FijosEquipo de Computación 4.800.000,00Menos Depreciación Acumulada (615.277,79)Equipo de Computación Neto 4.184.722,21Equipo de video Neto 3.500.000,00Menos Depreciación Acumulada (233.333,31)Equipo de video Neto 3.266.666,69 Total Activos Fijos Netos 7.451.388,90 Total Activos 8.039.462,00PASIVO Y PATRIMONIOPASIVOPasivo CirculanteGastos Intereses Sobre Préstamos por pagar 75.000,00Retención de I.S.L.R. por pagar 10.500,00Retención Ley de Política Habitacional por pagar 3.000,00Préstamo por Pagar a Fondo Único Social 4.500.000,00 Total Pasivo Circulante 4.588.500,00 Total Pasivo 4.588.500,00PATRIMONIOCertificados de Aportación Suscritos 2.520.000,00Menos Certificados de Aportación No pagados (320.000,00)
Total Certificados de Aportación 2.200.000,00
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Reserva de Emergencia 191.694,53
Fondo de Protección Social 191.694,54
Fondo de Educación y Protección 191.694,53
Excedente o Déficit del Ejercicio 675.878,40
Total Patrimonio 3.450.962,00 Total Pasivo y Patrimonio 8.039.462,00
Estado de Resultado o Estado de Ganancias y Pérdidas
Este estado financiero está integrado por cuentas nominales o de
resultado, es decir ingresos, costos, egresos y anticipos societarios según
sea el caso. El principal objetivo de la elaboración y presentación de este
estado financiero, es mostrar el excedente o déficit resultante de las
operaciones realizadas por la cooperativa durante un periodo contable
determinado o al cierre del ejercicio.
Se podría decir que es la confrontación del total de los ingresos menos el
costo de venta del bien o servicio prestado, los gasto operacionales, los
anticipos societarios y los apartados del 1% sobre los ingresos y el
apartado del 30 % sobre el excedente o déficit de una cooperativa en un
periodo determinado, para obtener el excedente o el déficit de dicho
periodo, el cual casi siempre es un año.
Es considerado uno de los cinco estados financieros básicos exigidos
según lo dispuesto en la declaración de principio de contabilidad nor. 10
(DPC-10) emitida por la Federación de Colegios de Contadores Públicos
de Venezuela, y de reconocimiento a nivel nacional.
Estructura del Estado de Ganancias o pérdidas
24
1.- El encabezado o identificación del estado financiero: está integrado por
los siguientes elementos:
El nombre de la Cooperativa
El nombre del Estado Financiero
El periodo para el cual se presenta.
2.- El cuerpo del estado financiero: está formado por el conjunto de cuentas
nominales con sus respectivos saldos a la fecha de su presentación. El
cuerpo o la estructura del estado de resultado girarán en torno al objetivo
o la actividad de la cooperativa, ya que éstas pueden ser de producción
de servicios, producción agrícola y de productos, y de obtención de
bienes y servicios.
Ejemplo:
Nombre de la Cooperativa
Estado de Ganancias y Pérdidas
Periodo o ejercicio económico xx/xx al 31/12/xx
Ingresos Brutos
Menos: a) Devoluciones en Ventas
b) Descuentos en Ventas
1. Ingresos Netos por Ventas
Menos:
2. Costo de Venta de las Mercancías o Servicios Vendidos
3. Excedente (Déficit) Bruto en Venta
Menos:
4. Gastos de Operaciones
a) Gastos Generales y de Administración
b) Gastos de Ventas
5. Excedente (Déficit) Neto en Operaciones
6. Más Ingresos Extraordinarios
25
7. Menos Egresos Extraordinarios
8. Excedente (Déficit) Neto del Ejercicio
9. Menos: Fondo de Reserva de Emergencia (1% Ingresos Neto por
Ventas)
Fondo de Educación (1% Ingresos Neto por Ventas)
Fondo de Protección Social (1% Ingresos Neto por Ventas)
10.Menos: Anticipos Societarios
11.Excedente (Déficit) Neto antes del 30% Fondos y Reservas
12.Menos:
Fondo de Reserva Emergencia (10% del Excedente (Déficit) Neto antes
30% F y R)
Fondo de Educación (10% del Excedente (Déficit) Neto antes 30% F y R.)
Fondo de Protección Social (10% del Excedente (Déficit) Neto antes 30%
F y R)
13.Excedente (Déficit) del ejercicio.
Las Ventas Brutas: Es el total de las operaciones realizadas por la
cooperativa con sus asociados o con terceros de acuerdo a la actividad u
objeto económico establecido en los Estatutos Sociales de la cooperativa.
El Costo de Venta: Resulta de la siguiente fórmula:
Inventario Inicial + Compras + Fletes + Gastos de Importación +Fletes –
Descuentos y Devoluciones en Compras – Inventario Final.
El Inventario Inicial: Proviene del monto del ejercicio anterior o al
constituirse la cooperativa, el saldo de esta cuenta se cerrará al cierre del
ejercicio contra la cuenta costo de venta.
Las Compras: En esta cuenta se registrarán todas las adquisiciones en
efectivo o por pagar que realice la cooperativa de los materiales o
servicios directos que permiten la producción del ingreso de la
26
cooperativa. Por ejemplo si la cooperativa se dedica al mantenimiento e
instalaciones petroleras compra guantes, protectores y otros materiales
necesarios para llevar a cabo la producción del servicio, pero si compra
una computadora, no puede considerarla una compra, ya que este es un
activo fijo pero no es ni materia prima, ni insumos, ni materiales, etc.
Los Gastos de Importación: Son todos aquellos gastos o pagos
realizados para traer los materiales, materia prima, productos a
Venezuela hasta su nacionalización.
Los Fletes en Compras: Son aquellos pagos realizados por el traslado
de material, materia prima, productos comprados por la cooperativa y que
serán trasladados a la sede de la cooperativa.
Devoluciones y Descuentos en compras: estas cuentas disminuyen las
compras de materiales, materia prima, insumos y productos ya que su
registro contable a las mismas es un abono por la devolución o
descuentos realizados a las compras.
El Inventario Final: Es la cantidad de materiales, insumos, materia prima
y productos que quedan al cierre del ejercicio y que no han sido utilizados
determinados a través de la observación y conteo físico de las existencias
de los mismos en el almacén, en el departamento de productos en
proceso, en el departamento de productos terminados, según sea el
caso, y de las mercancías no vendidas a esa fecha.
El Inventario Inicial de mercancía u otros renglones: Son activos
corrientes y deben reflejar la existencia de mercancía, productos en
proceso, materia prima y productos terminados que pertenezca a la
cooperativa y se obtienen al momento de hacer la compra. El Inventario
Inicial está constituido por el aporte de mercancía que hacen los
27
asociados al momento de constituirse si es el caso, o el que resulta al
cierre del ejercicio, para el próximo año o ejercicio económico.
Respecto al Inventario Final de mercancía, materia prima, productos
en proceso o de productos terminados: Refleja la existencia de los
mismos al cierre del ejercicio económico, y su valoración es de gran
importancia para obtener el costo de venta del periodo económico
terminado.
Estado de Movimiento de las Cuentas de Patrimonio
Este estado financiero debe suministrar la información con respecto al
movimiento de las cuentas del patrimonio cooperativo (Certificados,
apartados legales y estatutarios, donaciones, excedentes o déficit) al
cierre del ejercicio económico de la cooperativa. La información señalada
en este estado financiero es comparada con el Libro de Registros de
Asociados, dado que los montos reflejados en el mismo deben coincidir
con el monto suscrito y pagado a la fecha de la elaboración del Estado de
Movimiento de las Cuentas de Patrimonio.
Además deberá señalar los efectos de retiros de asociados o exclusiones,
los ingresos, los apartados acumulados y los creados en el ejercicio
económico terminado, al igual que las disminuciones de los apartados en
el caso de déficit, de contratar cursos en materia cooperativa y al cubrir
gastos de protección social de los asociados.
Para la elaboración de este estado el tesorero o el profesional encargado
deberán considerar la información señalada en el Balance General en la
sección del Patrimonio y los hechos que han afectado en al contabilidad
las cuentas patrimoniales. El monto a la fecha de apertura se obtiene del
asiento de apertura registrado en el Libro Diario de contabilidad de la
cooperativa.
28
Estado de Flujo de Efectivo
La elaboración y presentación de este estado financiero le permitirá a los
asociados de la cooperativa determinar el saldo del efectivo en caja y
bancos al final de cada periodo de cierre del ejercicio económico. Además
mostrara el movimiento del efectivo que sale y que entra o ingresa a la
cooperativa, por medio de una lista de las fuentes de ingresos de efectivo
y los desembolsos del mismo. Este estado también permitirá estimar las
futuras necesidades de efectivo y sus probables fuentes.
Entre los objetivos del estado de flujo se encuentran:
1.- Proporcionar información sobre los ingresos y desembolsos de
efectivo o equivalente de efectivo.
2.- Mostrar el monto del efectivo que sale y que ingresa a la cooperativa.
3.- Suministrar una base para estimar las futuras necesidades de efectivo
y sus probables fuentes.
La estructura del estado de flujo de efectivo para su elaboración y
presentación exige la clasificación de los ingresos y egresos por
actividades de operación, inversión y financiamiento, preferiblemente en
la siguiente forma:
Ingresos y egresos derivados de las actividades de operaciones
Las actividades de operación incluyen todas las transacciones y otros
eventos que no se definen como actividades de inversión o de
financiamiento, usualmente se incluye los ingresos del efectivo derivados
de las ventas, cuentas por cobrar a corto plazo originados en dichas
ventas, los ingresos de efectivos relacionados con los rendimientos de los
préstamos, distintos de los instrumentos de las deudas de otras entidades
o títulos de participación, intereses y excedentes. También incluye otros
ingresos de efectivo que no se deriven de las transacciones definidas
29
como actividades de inversión y financiamiento, tales como: monto
recibidos por indemnizaciones de seguros y otros de similar naturaleza.
Entre los egresos de efectivo originados de actividades de operación se
encuentra el efectivo utilizado para adquirir materias primas, materiales,
suministros, mercancías para la producción de bienes y servicios para la
venta, los pagos por concepto de impuestos, derechos, multas, pagos de
intereses a prestamistas y otros acreedores y otros pagos que no estén
relacionados con transacciones definidas como actividades de inversión o
financiamiento.
Ingresos y egresos derivados de las actividades de inversión
Entre los ingresos y egresos clasificados como derivados de actividades
de inversión se encuentran el otorgar y cobrar préstamos, adquirir o
traspasar una deuda o instrumento de pasivo y la adquisición de activos
necesarios para la producción de bienes y servicios distintos de los
inventarios objeto o actividad económica de la cooperativa. También se
incluyen en el cobro de préstamos hechos por la cooperativa, el efectivo
recibido por la venta de activo fijo, propiedades plantas y equipos, los
pagos de préstamos, pagos para adquirir certificados de aportación de
organismos de integración o de otras cooperativas, los pagos para
adquirir activo fijo.
Ingresos y egresos derivados de las actividades de Financiamiento
Las actividades de financiamiento incluyen la obtención de recursos de
los asociados y el rendimiento obtenido por su inversión, la obtención y
pago de préstamos u otra forma de cancelación de las obligaciones
financieras y con terceros, la obtención y pago de otros recursos
obtenidos de los acreedores de la cooperativa mediante créditos a largo
plazo.
30
Entre los ingresos de efectivo en actividades de financiamiento se
encuentra el producto de la emisión de nuevos certificados de aportación,
asociación u otros, la obtención de hipotecas, pagares y otros préstamos
obtenidos a corto y largo plazo, los aumentos del valor de las
aportaciones o de capital de la cooperativa, el pago de excedentes a los
asociados, pago de aportaciones por retiro de asociados, pago de
prestamos obtenidos y los pagos de cursos de materia cooperativa y los
pagos de seguridad social del asociado.
Existen dos métodos para la elaboración del estado de flujo de efectivo,
según la Declaración de Principios de Contabilidad Nor. 11 (DPC-11),
estos son:
1.- Método directo: Este método permite determinar para un cierto periodo
el efectivo neto generado y utilizado para las actividades de operación,
inversión y de financiamiento y el efecto que dichos flujos tienen sobre el
efectivo o sus equivalentes, de tal forma que se puedan conciliar los
saldos del efectivo iniciales y finales.
2.- Método indirecto y/o de conciliación: Consiste en ajustar el excedente
o déficit del periodo para eliminar de este, los efectos de todos los
diferimientos de ingresos y egresos de efectivo relacionados con
operaciones pasadas, tales como los cambios en el inventario durante el
periodo, ingresos diferidos, acumulaciones de ingresos y egresos por
operaciones futuras esperadas, como cambios en las cuentas por cobrar
y pagar ocurridas durante el periodos u los efectos de todas las partidas
relacionadas con flujos de efectivo de inversión o financiamiento, tales
como la depreciación, amortizaciones de intangibles, prepagados y
diferidos.
El método más recomendado a utilizar es el método directo por la
información que genera el mismo de manera detallada sobre el origen o
fuente y usos o empleo del efectivo.
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Procedimiento a seguir para la elaboración del estado de flujo de
efectivo para la aplicación del método directo
1.- Preparar una hoja de trabajo que contenga las cuentas del balance
general de los años comparativos de los cuales resultarán las
disminuciones y/o aumentos o variaciones, producidos en esos años.
2.- Colocar las disminuciones del activo, del pasivo y del patrimonio bajo
la columna denominada Debe y Haber de las variaciones. En la columna
del Debe se señalaran los aumentos del activo y las disminuciones del
pasivo y patrimonio. En la columna Haber, se incluirán los aumentos del
pasivo y patrimonio y las disminuciones del activo.
3.- Se realizará un análisis sobre las variaciones resultantes reflejadas en
las columnas del Debe y Haber, con el fin de determinar si incluyen o no
el efecto de operaciones que no son de efectivo. Los cambios originados
en el Balance General, o de las partidas del Estado de Resultado pueden
ser el resultado en parte o totalmente del registro de operaciones que no
son de efectivo.
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Bibliografía
- MORGADO, Juana: Contabilidad para Cooperativas, Año 2005,
Primera Edición, Editorial Vadell hermanos, Caracas Venezuela.
- HARIED, Leroy: Contabilidad Financiera, Año 1985, Edición Original,
Editorial Océano, Barcelona España.
- www.businesscol.com
- www.eumed.net
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