formato de estudios previos decreto 1082 de 2015 artículo

GESTION CONTRACTUAL Código: A-GC-FR-010

Versión: 04

ESTUDIOS PREVIOS Fecha aprobación: 28/Ago/2017

FORMATO DE ESTUDIOS PREVIOS Decreto 1082 de 2015 Artículo 2.2.1.1.2.1.1

DEPENDENCIA QUE PROYECTA Direcciones de Ejecuciones Fiscales y de Rentas y Gestión Tributaria – Secretaría de Hacienda

FECHA Marzo de 2021

1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE

SATISFACER CON EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

En desarrollo de lo señalado en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 87 de la Ley 1474 de 2011, y el decreto 1082 de 2015 se hace necesario la elaboración y suscripción de un estudio previo que estará conformado por los documentos definitivos que servirán de soporte para la contratación. Dentro de las facultades del Gobernador de Cundinamarca, está la de contratar la adquisición de los diferentes bienes y servicios requeridos para el normal funcionamiento de la Entidad en cumplimiento de su misión Constitucional, Legal y del Plan Departamental de Desarrollo 2020-2024 “Cundinamarca Región que Progresa”. El Jefe de la Entidad, delegó en los Secretarios de Despacho la facultad de celebrar contratos cuyo objeto corresponda al ejercicio propio de sus funciones y su pago se efectúe con cargo al presupuesto de gastos de inversión o funcionamiento siempre que el valor no supere una suma equivalente en pesos a 20.000 SMLMV (Decreto Departamental número 552 de 2020.) Que teniendo en cuenta que la Secretaría General de la Gobernación de Cundinamarca es la titular del proceso de Gestión Documental, en el 2019 se realizó requerimiento a dicha Secretaría con el ánimo de obtener la autorización para que las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda, realizarán el proceso de contratación dado el volumen de correspondencia que se maneja en estas Direcciones; a lo cual la Secretaría General mediante oficio radicado el día 28 de Junio de 2019, expedido por el Secretario General de la Gobernación de Cundinamarca, consideró pertinente que la Secretaría de Hacienda en aras de dar cumplimiento a su misión desarrolle las acciones tendientes para la ejecución de la misma, obteniendo por parte de la Secretaría General la autorización requerida considerando oportuno dar viabilidad para que las Direcciones de Rentas y Gestión Tributaria y Ejecuciones Fiscales adelanten el proceso correspondiente con sus recursos de funcionamiento o Inversión, según sea el caso, que tiene disponibles para este efecto. Igualmente como respaldo se anota que la Dirección de Ejecuciones Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda, dentro de las funciones asignadas mediante Decreto Ordenanzal 0437 del 25 de Septiembre de 2020, está la de dirigir, coordinar y ejecutar las actividades procesales y procedimentales de la jurisdicción coactiva y cobro persuasivo cuando a ello hubiere lugar, para el cobro de las deudas a favor del Departamento de Cundinamarca, con la excepción de las asignadas a la Secretaría de Transporte y Movilidad. Es de precisar que la Dirección de Ejecuciones Fiscales está tramitando en la actualidad cerca de setenta y cinco mil (75.000) expedientes de procedimiento administrativo de cobro coactivo, que corresponden a las


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vigencias 2007, 2008, 2009, 2010 y 2012, cuyos títulos ejecutivos provienen de las diferentes entidades del Nivel Central del departamento de Cundinamarca y en gran mayoría de la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda.

Sumado a lo anterior, para la vigencia 2021, de la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria, se recibieron doscientos setenta y ocho mil (278.000) expedientes de fiscalización correspondientes a las vigencias 2013, 2014, 2015, 2016, 2017 y 2018 incrementándose de manera excepcional el número de expedientes y las actividades a realizar que con el personal de planta existente es imposible desarrollar y cumplir con estas actividades, por el aumento significativo de los requerimientos y actuaciones procesales, así como las acciones de cobro coactivo provenientes de sentencias debidamente ejecutoriadas, cláusulas penales, multas, garantías, acciones de repetición, etc.

Así mismo, tanto la Dirección de Ejecuciones Fiscales como la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria, pretenden desarrollar actividades y estrategias de cobro, tal como lo establece el Reglamento Interno de Recaudo de Cartera vigente, por medio de actuaciones de apoyo, las cuales permitirán una mejor ejecución de los procesos y la disminución de la cartera morosa, todo esto ajustándose bajo los lineamientos previstos en el Plan de Desarrollo Departamental 2020-2024 “Cundinamarca Región que Progresa”.

De conformidad con lo establecido en el artículo 565 del Estatuto Tributario Nacional se hace necesario comunicar a los contribuyentes que tienen deudas pendientes de pago al departamento correspondientes a las vigencias 2013, 2014, 2015, 2016, 2017 y 2018, a las cuales transcurridos 10 días se debe notificar a los contribuyentes, adicionalmente se requiere hacer invitaciones a pagar a contribuyentes de las vigencias 2007, 2008, 2009, 2010 y 2012, que pueden estar oscilando aproximadamente en 1.700.000 envíos.

Para justificar lo antes mencionado, es preciso señalar que la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria, adelantó liquidaciones oficiales de aforo de las vigencias 2019 y 2020, mediante la realización y envío a los contribuyentes del impuesto de vehículos matriculados en el Departamento de Cundinamarca, por lo que se hace necesario que la Secretaría de Hacienda realice el envío de las correspondientes notificaciones.

Bajo ese orden de ideas, son indudables las exigencias y el compromiso de las Direcciones de Ejecuciones Fiscales, de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda del Departamento de Cundinamarca para dar cumplimiento a las funciones asignadas y el incremento del recaudo a favor del Departamento de Cundinamarca.

Así mismo, la Dirección de Ejecuciones Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda del Departamento de Cundinamarca en ejercicio de sus funciones, objetivos y actividades ordinarias y extraordinarias emite actos administrativos y documentos que requieran ser notificados, comunicados y radicados a personas naturales, personas jurídicas y entidades públicas, lo cual coadyuva a lograr una gestión pública eficiente, moderna generando un bienestar a los usuarios externos de la Gobernación de Cundinamarca y la prestación de mejores servicios al ciudadano.


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En Colombia, los servicios públicos, incluidos los postales, están bajo la titularidad del Estado por mandato de la Constitución, la cual establece que el Estado tiene el deber de asegurar su prestación a todos los habitantes del territorio nacional conforme a los principios de calidad, eficiencia y universalidad. Igualmente establece que el Estado es el encargado de su regulación, vigilancia y control. Es por ello, que se requiere contar con servicios postales entendidos éstos como, el desarrollo de las actividades de recepción, clasificación, transporte y entrega de objetos postales a través de redes postales, dentro del país o para envío hacia otros países o recepción desde el exterior (Numeral 2. artículo 3 de la Ley 1369 de 2009). Existen tres productos postales asociados definidos para Colombia, a saber: los productos financieros, los productos de mensajería individual y los productos de correo masivo. Estos tres tipos de productos recorren de manera similar la cadena de valor de la prestación del servicio postal, pero se diferencian entre sí en el aspecto que los productos de mensajería masiva requieren de una alta capilaridad, mientras que la mensajería individual no la requiere. La red postal debe estar en capacidad de cubrir las necesidades de cada servicio postal. Dentro de los servicios postales se encuentra el servicio de mensajería expresa el cual define el artículo 3 de la referida Ley en los siguientes términos:

Servicio de Mensajería Expresa. Servicio postal urgente que exige la aplicación y adopción de características especiales para la recepción, recolección, clasificación, transporte y entrega de objetos postales hasta de 5 kilogramos. Este peso será reglamentado por la Comisión de Regulación de Comunicaciones.

El servicio de mensajería expresa debe contar al menos con las siguientes características:

a) Registro individual. Todo servicio de mensajería expresa debe tener un número de identificación individual que cumpla las veces de admisión o guía. b) Recolección a domicilio. A solicitud del cliente. c) Curso del envío: Todo envío de mensajería expresa debe cursar, con una copia del recibo de admisión adherido al envío. d) Tiempo de entrega. El servicio de mensajería expresa se caracteriza por la rapidez en la entrega. e) Prueba de entrega: Es la constancia de la fecha, hora de entrega e identificación de quien recibe. f) Rastreo. Es la posibilidad de hacer un seguimiento al curso del envío desde la recepción hasta la entrega”.

Así las cosas, el servicio postal que demanda la Dirección de Ejecuciones Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda, se encuadra en mensajería expresa por el tipo de los documentos que genera dicha Dirección, entre los que se encuentran actos administrativos que deben ser notificados, así como documentos que deben ser radicados a las diversas entidades estatales.


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Ahora bien, de conformidad con el análisis del sector adelantado por la Dirección de Ejecuciones Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria y de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar, se determinó que la opción más favorable para cubrir la necesidad del servicio integral de mensajería expresa donde se incluye la totalidad de los costos, insumos, personal, etc, es llevar a cabo un proceso de contratación por subasta inversa aprovechando el menor precio ofertado generando con ello una mayor optimización y mayor cantidad de envíos. Por lo anterior, se requiere contar con una empresa especializada para prestar el servicio postal con características especiales en actividades de recepción, recolección, clasificación, transporte y entrega de las comunicaciones emitidas por la Dirección de Ejecuciones Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda, que cuente con un registro individual, recolección a domicilio a solicitud de la Dirección , tiempo de entrega establecido de acuerdo al destino, prueba de entrega y rastreo de las mismas por web. Así mismo, la Dirección de Ejecuciones Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda demanda diferentes tipos de informes sobre el proceso de entrega de correspondencia, de manera que la administración, con cargo a los mismos informes y según los resultados reportados, asigne los diferentes tipos de secuencia a la entrega, en función de la actividad cumplida, ya sea de notificación, comunicación o información, cada uno debidamente soportado con los medios de prueba correspondientes. De otro lado, es necesario tener en cuenta la forma en que debe ser atendida la documentación objeto de envío, la periodicidad y forma variada de presentación de los reportes de ejecución. El proceso de contratación a surtir corresponde a una Selección Abreviada por el mecanismo de Subasta Inversa de precios a la baja, de acuerdo con la Ley 1150 de 2007, artículo 2°, numeral 2., literal a), y se adelantará conforme con el procedimiento establecido en el Decreto 1082 de 2015 y se adjudicará al oferente que además de cumplir con todos los requisitos habilitantes establecidos en el Pliego de Condiciones, oferte el menor precio por envío de mensajería express integral, dentro de la audiencia pública de subasta inversa. Por otra parte, ésta adquisición de servicios se encuentra contemplada en el Plan Anual de Adquisiciones para el año 2021. Por último, con la presente contratación se contribuye al objetivo “lograr una administración departamental eficiente, capaz y efectiva transparente, más cerca al ciudadano en trámites, servicios y de respaldo directo a los municipios, con criterios de oportunidad, pertinencia y calidad”. 2. ESTUDIO DEL SECTOR: Según lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.1.6.1. del Decreto 1082 de 2015 que establece el deber de las Entidades Estatales de analizar el sector, es decir, el mercado relativo al objeto del Proceso de Contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de Riesgo; a continuación, se presenta el Estudio del Sector para el proceso enunciado.


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A. Aspectos generales del mercado

En los últimos años la industria de servicios postales es uno de los sectores claves de la economía colombiana. El incremento en la eficiencia y capacidad de respuesta al consumidor en este sector tiene el potencial de estimular el crecimiento, promover la globalización y favorecer el desarrollo del comercio electrónico. En Colombia, los servicios públicos, incluidos los postales, están bajo la titularidad del Estado por mandato de la Constitución, la cual establece que el Estado tiene el deber de asegurar su prestación a todos los habitantes del territorio nacional conforme a los principios de calidad, eficiencia y universalidad. Igualmente establece que el Estado es el encargado de su regulación, vigilancia y control. El servicio postal es un sistema diseñado para trasladar escritos y paquetes de un remitente hacia un destinatario. Asimismo, todo aquello que se envía utilizando dichos sistemas, se denomina correo.

El servicio postal ha sido tradicionalmente parte de la vida cotidiana, construyendo para un gran número de personas un medio de comunicación fácilmente accesible. En la medida que los avances de la tecnología han modificado la forma de comunicarse entre personas, los servicios postales deben seguir dichos cambios adaptándose al uso y aprovechamiento de las TIC, satisfaciendo las nuevas exigencias de los clientes a través de la oferta de nuevos servicios.

Particularidades de la red postal1: La red postal está definida como el conjunto de instalaciones, equipos y demás dispositivos destinados a la prestación de servicios postales ofrecidos de manera directa o indirecta por los operadores de servicios postales al público en general. Los atributos de la red postal estarán determinados por su cubrimiento y calidad.

El cubrimiento de la red postal se refiere a la capacidad de acceso que los usuarios tengan a ella y la calidad se refiere a los tiempos de entrega, frecuencia y su cubrimiento. Dependiendo el tipo de producto postal que se tenga, la red postal cuenta con características diferenciadas, ya que para los servicios de correo de entrega masiva existe una red predeterminada, mientras que para todos los servicios de mensajería expresa y los servicios de correo individual la red no está predeterminada, sino que dinámica, dependiendo de los puntos de admisión en don son recibidas las piezas postales y los domicilios de destino. La capilaridad de la red se refiere a la capacidad de acercarse mediante puntos de presencia diversos grupos de población y al cubrimiento a nivel de precios de la red de distribución. En Colombia, el sector postal ha experimentado cambios significativos, pasando de un modelo monopolístico nacional a un modelo de competencia, que hoy se regí por la nueva ley postal 1369 de 2029. Esta Ley, definió un mercado legal, amplió la actividad de los operadores postales y determino explícitamente los servicios a prestar. De correo, de pago y de mensajería exprés. Por su parte, el servicio postal de mensajería expresa, que no difiere mucho del servicio de correo, ha ganado cuota de participación en el mercado ganancias a la demanda de la correspondencia organizacional. La tendencia mundial del mercado postal está migrando cada vez más a los procesos de digitalización y usos de e-services; no obstante, la transformación del sector postal en Colombia para lograr una mayor competitividad, deberá impulsarse de forma paulatina en un trabajo conjunto entre el Ministerio de


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tecnologías de la información y las Comunicaciones, quien es el representante ante la Unión Posta Universal, la CRC como ente encargado de la regulación técnica y el gremio como representante del sector privado, dinamizador del mercado y promotor de nuevas estrategias comerciales en beneficio de los clientes de estos servicios. No cabe duda que el mercado postal, en los últimos cinco años, muestra un crecimiento significativo tanto en el número de sus operaciones como en una mayor participación de oferentes. Por tal motivo, consideramos relevante seguir estudiando el comportamiento del mercado postal en el país, para con base en los resultados, se diseñan políticas claras que permitan regir el sector y ser competitivos a la par con la transformación mundial.

B. Perspectiva legal.

Para este tipo de contratos son aplicables los principios y normas de la Constitución Política, la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, en especial el Decreto 1082 de 2015, y demás normas concordantes o complementarias. De conformidad con la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015, los procesos de selección deben regirse por los principios de igualdad, eficacia, celeridad, economía, imparcialidad y publicidad. En materia contractual, la ley señala que la selección del contratista deberá estar sujeta a las diferentes modalidades de selección como la licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, mínima cuantía y contratación directa, siempre y cuando se cumplan con las condiciones establecidas para cada una de ellas. En razón a que el servicio que se requiere contratar, es de características técnicas uniformes y de común utilización, de conformidad con el literal a) del numeral 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007. De conformidad con lo establecido en la Ley 1150 de 2007, artículo 5º EL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA, verificará en cada propuesta, el cumplimiento de los requisitos mínimos que acrediten su capacidad jurídica, financiera, técnica y las condiciones de experiencia aquí previstos, los cuales tienen por objeto establecer si las propuestas cumplen o no cumple con las condiciones y requisitos exigidos, de tal forma que NO OTORGAN PUNTAJE y son verificados como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección. Ahora bien, es preciso mencionar los antecedentes normativos del servicio postal en el país, en sus inicios y hasta hace unas décadas era prestado exclusivamente por el Estado, abriéndose posteriormente en forma gradual, y permitiendo la entrada de operadores privados que cumplen con el objetivo de prestar el servicio público de admisión, clasificación y entrega de envíos de correspondencia y otros objetos postales en todo el territorio nacional. Es así como el artículo 365 de la Constitución Política de 1991 autoriza que el Estado se reserve el monopolio de ciertas actividades estratégicas o servicios públicos, cuando determinadas razones de soberanía nacional o de interés social así lo justifiquen. El Decreto 2122 de 1992, expedido en virtud del artículo 20 transitorio de la Carta, consagró como funciones del Ministerio de Comunicaciones, el ejercicio, a nombre de la Nación, de la titularidad de los


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servicios postales, el otorgamiento de concesiones y licencias para la prestación de servicios postales a personas naturales o jurídicas, y el ejercicio de funciones de vigilancia, inspección y control de los servicios en comento. El Estatuto de Contratación Administrativa contenido en la Ley 80 de 1993, en su artículo 37, puso fin al monopolio estatal en la prestación de los servicios postales al determinar el régimen de concesión (contrato o licencia) de los servicios postales, estableciendo una clara clasificación de estos servicios, entre servicios de correo y servicios de mensajería especializada, diferenciados estos últimos por sus características especiales en cuanto a la recepción, recolección y entrega personalizada. El Decreto 229 de 1995 reglamentó los servicios postales, definiendo, entre otros aspectos, las características de los servicios que lo conforman. De manera similar, este decreto fijó las competencias del Ministerio de Comunicaciones en materia de servicios postales, entidad a la que encomendó el ejercicio, en nombre de la Nación, de la titularidad de éstos y, en virtud de tal facultad, la dirección, planeación y vigilancia de los mismos, el otorgamiento de concesiones y licencias para su prestación, y la representación del Estado ante los organismos internacionales del sector postal. Adicionalmente, la norma mencionada estableció que la prestación del servicio de correo nacional e internacional se concediera mediante contrato, previa licitación. En la actualidad encontramos las siguientes normas que regulan la prestación del servicio postales y de mensajería, así:

1. Ley 1369 de 2009 “Por medio de la cual se establece el régimen de los servicios postales y dictan otras disposiciones”

2. Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo.

3. Ley 962 de 2005 “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.

4. Acuerdo 60 (30 de octubre 2001) “Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

5. Circular Extrema 05 (11 de septiembre de 2012) “Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel.

6. Circular 04 (6 de agosto de 2010) “Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos

7. Resolución 3038 de 2011 “Por la cual se expide le Régimen de Protección de los derechos de los usuarios de los servicios postales.

C. Perspectiva Comercial

En el mercado postal la discusión sobre el volumen demandado es además relevante porque en una mayor coyuntura donde los volúmenes son muy pequeños, las empresas son incapaces de producir un nivel donde la escala sea eficiente. La literatura económica ha estudiado extensamente las consecuencias de mercados donde no se pueden explotar las economías de escalas.


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Otros de los factores a considerar en la industria postal es el de las económicas de alcance que permite la explotación de la red postal a través de la incorporación de otros servicios, logrando con ellos sinergias en costos y mayor eficiencia. Es así como, operaciones postales que no necesariamente manejan volúmenes cercanos a los de los países industrializados, manejan costos eficientes al integrar en la red postal de servicios adicionales. Así, considerando que una red postal tiene diversos puntos de presencia en un área de cubrimiento a una distancia aceptable de un alto porcentaje de población en dicha área, la misma puede incorporar otro tipo de servicios a la población, que guardan relación con el concepto de comunicación, envíos y servicios financieros. De acuerdo con la práctica internacional y retomando las experiencias en Europa, se ha observado que a través d la innovación, es posible para los operadores titulares que enfrentan la liberalización de mercado, encuentren nuevos segmentos del negocio que permiten acceder a fuentes de financiación alternativas a la protección de un monopolio. La consecuencia de las actividades encaminadas a ofrecer un determinado servicio lleva a que otros sectores de la economía se vean beneficiadas, como el industrial y el agropecuario debido a su intermediación directa con el usuario final. De esta manera, el sector servicios no solo favorece a su crecimiento en sí mismo, sino que contribuye a generar ganancias debido a las ventajas comparativas de los países, disminuyendo de las barreras arancelarias por los cuales atraviesan los bienes tradicionales. (Deardoff, 2000). Transformación digital: La adopción y uso efectivo de hardware y software relacionado con las tecnologías de la información y comunicación (TIC) es una forma de innovación empresarial (OECD La, 2018[48]) que puede impulsar la competitividad de las empresas y la conectividad de las regiones. El gobierno ha identificado a la transformación digital, mediante el impulso de una mayor adopción y uso de las tecnologías TIC, como un pilar fundamental para impulsar el crecimiento y la inclusión. La transformación digital ofrece un gran potencial para que las empresas puedan internacionalizar actividades. Algunos ejemplos recientes de empresas ‘start-up’ colombianas incluyen una aplicación móvil destinada a facilitar la contratación de servicios domésticos, que ha conseguido que Colombina sea un líder regional en esta área. Este caso demuestra que las tecnologías digitales pueden ser una herramienta poderosa para diversificar exportaciones, en especial en áreas de alto crecimiento e intensivas en conocimiento, así como para abrir nuevos mercados externos. El estudio encontró que el mercado masivo (de mensajería expresa) es altamente atomizado y cuenta con un precio mínimo de naturaleza legal, hecho que hace que los precios sean relativamente altos y SPN como OPO, con el servicio de correo. Que la UT Comisión de Regulación de Comunicaciones postal (V. Publicación) 92 no tiene un piso regulado, por lo cual compite muy de cerca con los operadores de mensajería expresa masiva y mantiene una participación elevada del mercado.


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A pesar de la participación de SPN en el mercado masivo (con el 35,3%), el índice HHI, de 1.617,54, debe considerarse como bajo, indicando que, por lo menos desde la óptica de los niveles de concentración, el segmento de mercado masivo, incluyendo el servicio de correo prestado por SPN, debe caracterizarse con niveles de competencia de alguna importancia. Sin embargo, preocupa la tendencia en los niveles de precios, tendencia que puede obedecer a varios fenómenos: (i) la existencia del precio mínimo regulado para mensajería expresa masiva que mantiene los precios elevados, (ii) la presencia de operadores pequeños que no alcanzan individualmente la escala mínima de eficiencia y que, por lo tanto, deben operar a precios relativamente elevados para mantenerse en el mercado. Dentro de este contexto, la Dirección de Ejecuciones Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda de la Gobernación de Cundinamarca, adelantó las actividades de consulta en el portal del sistema electrónico de contratación Pública, SECOP I y II, encontrando un grupo de empresas que se dedican a los servicios postales en el desarrollo de las actividades de recepción, clasificación, transporte y entrega de objetos postales a través de redes postales, dentro del país o para envío hacia otros países o recepción desde el exterior (Numeral 2. artículo 3 de la Ley 1369 de 2009); entre las cuales se tomaron como referencia las siguientes y evidenciando que en el mercado colombiano actual, existe una oferta amplia de posibles oferentes que podrían satisfacer la necesidad planteada en el presente estudio:

ü POSTALES NACIONALES 472 ü A&V EXPRESS SA ü POSTAL EXPRESS SAS ü COLVANES S.A.S ENVIA ü GEMPSA GESTIÓN EMPRESARIAL S.A. ü SERVIENTREGA SA ü COLENTREGA SAS ü ALAS DE COLOMBIA EXPRESS SAS ü TEMPO EXPRESS ü VERCOURRIER SAS ü EXPRESSERVICES LTDA ü DOMINA S.A.S ü URNANEX ü INTERRAPIDISIMO S.A. ü SERVIENTREGA S.A. ü METROENVÍOS LTDA ü POSTAL ü CERTIPOSTAL SAS ü CARVAJAL SOLUCIONES DE COMUNICACIÓN SAS ü CADENA COURRIER


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Las empresas anteriormente relacionadas son empresas que cuentan con experiencia en contratación en este tipo de procesos, por lo cual tienen la posibilidad de participar en el presente proceso y satisfacer las necesidades del Departamento de Cundinamarca.

D. Perspectiva técnica Para determinar las necesidades y características técnicas necesarias para el desarrollo del objeto del presente estudio, se realizó el análisis de los servicios de postales entendidos como, el desarrollo de las actividades de recepción, clasificación, transporte y entrega de objetos postales a través de redes postales, dentro del país o para el envío hacia otros países o recepción desde el exterior. Numeral 2. Artículo 3 de la ley 1369 de 2009. Ver numeral 3.2.1 del presente estudio. Dentro de los servicios postales se encuentran los servicios de correo y los servicios de mensajería expresa, los cuales define el artículo 3 de la referida Ley, en los siguientes términos:

a. Los Servicios de Correo: Estos servicios de correo serán prestados por el Operador Postal Oficial e

incluyen el envío de correspondencia, los envíos prioritarios y no prioritarios de correo de hasta de 2 Kg., las encomiendas y los servicios de correo telegráficos.

b. Los Servicios de Mensajería Expresa: son servicios postales urgentes que demandan la aplicación y

adopción de características especiales para la recepción, recolección, clasificación, transporte y entrega de objetos postales de hasta 5 Kg.

El servicio de mensajería expresa debe contar al menos con las siguientes características:

a) Registro individual. Todo servicio de mensajería expresa debe tener un número de identificación individual que cumpla las veces de admisión o guía.

b) Recolección a domicilio. A solicitud del cliente.

c) Curso del envío: Todo envío de mensajería expresa debe cursar, con una copia del recibo de admisión adherido al envío.

d) Tiempo de entrega. El servicio de mensajería expresa se caracteriza por la rapidez en la entrega.

e) Prueba de entrega: Es la constancia de la fecha, hora de entrega e identificación de quien recibe.

f) Rastreo. Es la posibilidad de hacer un seguimiento al curso del envío desde la recepción hasta la entrega”.

c. Los Servicios Postales de Pago: Son servicios prestados mediante el aprovechamiento de la

infraestructura postal exclusivamente e incluyen:


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- Giros nacionales: Consiste en órdenes de pago a personas naturales o jurídicas por cuenta de otras en el territorio colombiano a través de la red postal. La modalidad de envío puede ser física o electrónica.

- Giros internacionales: Consiste en el envío de dinero a personas naturales o jurídicas por cuenta de otros en el exterior. Este servicio deberá ser prestado de manera exclusiva por el Operador Postal Oficial o por el Concesionario de correo

Así las cosas, el servicio postal que demanda la Secretaría de Hacienda – Dirección de Ejecuciones Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria, se encuentra en el servicio de correo y de mensajería expresa por el tipo de los documentos que genera la Administración Departamental, entre los que se encuentra los actos administrativos que deben ser notificados, así como documentos que deben ser radicados a las diversas entidades estatales.

Ahora bien, de conformidad con el análisis del sector adelantado por la Secretaría de Hacienda – Dirección de Ejecuciones Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria y de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar, se determinó que la opción más favorable para satisfacer la necesidad de la entidad, es llevar a cabo un proceso de selección abreviada por subasta inversa.

Para el desarrollo del contrato de mensajería expresa se deberá tener en cuenta servicios de recolección, curso y entrega de correo, correspondencia, mensajería y demás servicios postales que requiera en las modalidades de correo certificado urbano, nacional e internacional, servicio al día urbano y correo normal. El desarrollo del servicio de mensajería expresa se caracteriza por la rapidez en la entrega, la responsabilidad y seguridad del manejo y transporte de los documentos y demás envíos postales encomendados, tal y como lo establecen las normas vigentes que regulan este servicio, así mismo el servicio se deberá prestar de manera integral incluyendo los siguientes componentes básicos:

1. El servicio EMS (Internacional) que permita la entrega oportuna, hacer seguimiento del envío, con una guía de respaldo que garantice que efectivamente el usuario recibió los diferentes envíos a cualquier lugar del mundo de acuerdo con la matriz de destino; igualmente, un servicio que por sus características, especificaciones y la premura de entrega al destinatario debe ser inmediata y el mismo día a nivel urbano, que se sujete a un formato que contenga número de guía, donde se registre el destinatario, se firme el recibido y que las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda obtenga la prueba de entrega de recibido del destinatario.

2. Servicio In House: el cual deberá contar con un (1) Profesional Coordinador, dos (2) motorizados,

un (1) patinador y Un (1) auxiliar administrativo como soportes internos dentro de la Direcciones de Ejecuciones Fiscales y de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda para que, entre otras, realicen la operación de recolección y radicación de las correspondencias que espera ser enviada. Adicionalmente, para cuando las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda deba notificar a los usuarios externos a nivel


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urbano de forma inmediata, en cualquier momento del día, en atención a las normas establecidas para dichas notificaciones.

3. Correo Masivo Estándar: que permita el envío masivo de facturas, extractos bancarios, invitaciones, impuestos y otros que por su naturaleza requieran un seguimiento individualizado de cada envío, con acuse de recibo, digitalización e informe del estado de los envíos y soporte legal de recibo. Incluye alistamiento, georreferenciación y geocodificación de bases de datos.

4. Impresión de documentos.

2.1. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO

Los servicios postales son aquellos en los cuales se desarrollan “actividades de recepción, clasificación, transporte y entrega de objetos postales a través de las redes postales, dentro del país o para envió hacia otros países o recepción desde el exterior”. Por su parte el servicio de mensajería expresa “es el servicio postal urgente que exige la aplicación y adopción de características especiales para la recepción, recolección, clasificación, transporte y entrega de objetos postales”; y el servicio de correo “es el servicio postal prestado por el operador oficial o concesionario de correo y se dividen en: Envíos de correspondencia, envíos prioritarios de correo, envíos no prioritarios de correo, encomienda y servicio de correo telegráfico”. A pesar de que los servicios postales son los medios de comunicación más tradicionales y uno de los más antiguos del mundo, ya que muy probablemente tenga sus raíces en una práctica anterior de mensajería oral, las constantes innovaciones tecnológicas y las facilidades que ofrece internet han generado una disminución sustancial en el uso del correo tradicional, ya que son medios de comunicación más veloces y con menores costos. En ese orden de ideas, el Departamento de Cundinamarca en ejercicio de sus funciones, objetivos, actividades ordinarias y extraordinarias, emite actos administrativos que requieran ser notificados, comunicados y radicados a personas naturales, jurídicas de derecho Público y privado, lo cual coadyuva a lograr una gestión pública eficiente y moderna; Generando un bienestar a los usuarios externos de la Gobernación de Cundinamarca y la prestación de mejores servicios al ciudadano. Es por ello, que se requiere contar con servicios postales. Para tal fin se tuvo en cuenta las categorías, cantidades y volúmenes de los siguientes contratos suscritos por la Secretaría de Hacienda y Secretaría General- Departamento de Cundinamarca, como base para solicitar las respectivas cotizaciones:

CONTRATO SH-SASI-139-2020

TEMPO EXPRESS S.A.S

VALOR DEL CONTRATO: $479.471.090


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PLAZO DE EJECUCION: 31 de diciembre de 2020.

TIPO DE SERVICIO

CANTIDAD PRECIO UNITARIO

VALOR MENSUAL

VALOR CONTRATO

Mensajería expresa 706.613 $679,51 Por servicio realizado.

$479.471.090

CONTRATO SH-SASI-090-2019

TEMPO EXPRESS S.A.S

VALOR DEL CONTRATO: $333.600.000.oo. Adición 1 $80.000. 000.oo

PLAZO DE EJECUCION: 31 de diciembre de 2019. Prórroga hasta 15 de julio de 2020

TIPO DE SERVICIO

CANTIDAD PRECIO UNITARIO

VALOR MENSUAL

VALOR CONTRATO

Mensajería expresa 78.156 $634 $49.550.904 $333.600.000

Contratos suscritos por la Secretaría General del Departamento de Cundinamarca:

CONTRATO SG.SAMC.234-2020

A&V EXPRESS S.A.

VALOR CONTRATADO: $438.626.714

PLAZO: SEIS (6) MESES Y QUINCE (15) DÍAS

ITEM PRODUCTO UNIDADES

MENSUALES PROMEDIO

VALOR UNITARIO

VALOR TOTAL SIN IVA

IVA VALOR TOTAL

CON IVA

1 EXPRESA NACIONAL 659 $7,950 $5,239,050 N/A $5,239,050

2 MENSAJERÍA EXPESA REGIONAL

1800 $4,900 $8,820,000 N/A $8,820,000

3 MENSAJERÍA EXPRESA URBANA

4227 $3,000 $12,681,000 N/A $12,681,000


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4 TRAYECTORIA ESPECIAL 79 $10,200 $805,800 N/A $805,800

5 MENSAJERÍA MASIVA NACIONAL

1 $2,500 $2,500 N/A $2,500

6 MENSAJERIA MASIVA REGIONAL

5733 $1,300 $7,452,900 N/A $7,452,900

7 MENSAJERIA MASIVA URBANA

14648 $950 $13,915,600 N/A $13,915,600

8 SERVICIO IN HOUSE - COORDINADOR

1 $2,330,000 $2,330,000 N/A $2,330,000

9 SERVICIO IN HOUSE MOTORIZADOS

2 $2,825,000 $5,650,000 N/A $5,650,000

10 SERVICIO IN HOUSE OPERATIVOS

2 $2,150,000 $4,300,000 N/A $4,300,000

11 MENSAJERÍA ELECTRÓNICA 300 $1,500 $450,000 N/A $450,000


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Una vez revisados los factores determinantes de los servicios prestados en cada uno de los contratos, se procedió a solicitar cotizaciones vía SECOP II a las siguientes empresas: INTERRAPIDISIMO S.A y CADENA COURRIER S.A.S.

VALOR DEL CONTRATO PLAZO DE EJECUCION

TIPO DE SERVICIO CANTIDAD MENSUAL PRECIO UNITARIO VALOR MENSUAL PROMEDIO VALOR DEL CONTRATOCORREO CERTIFICADO NACIONAL 4500 $ 6.500 $ 29.250.000

MENSAJERIA POSSEXPRESS 1900 $ 2.800 $ 5.320.000

TRAYECTORIA ESPECIAL 136 $ 7.500 $ 1.020.000

INHOUSE 6 $ 2.400.000 $ 14.400.000

CONTRATO 132-2018 A&V EXPRESS

$ 246.733.165CINCO MESES

$ 49.990.000 $ 246.733.165

VALOR DEL CONTRATO PLAZO DE EJECUCION

TIPO DE SERVICIO CANTIDAD MENSUAL PRECIO UNITARIO VALOR MENSUAL PROMEDIO VALOR DEL CONTRATOMENSAJERÍA EXPRESA NACIONAL 659 $ 6.280 $ 4.138.520

MENSAJERIA EXPRESA REGIONAL POSSEXPRESS 1.800 $ 2.610 $ 4.698.000 $ 48.874.350MENSAJERIA EXPRESA URBANA POSSEXPRESS 4.227 $ 2.980 $ 12.596.460

TRAYECTORIA ESPECIAL 79 $ 7.180 $ 567.220MENSAJERÍA MASIVA NACIONAL 1 $ 1.310 $ 1.310MENSAJERÍA MASIVA REGIONAL 5.733 $ 1.160 $ 6.650.280MENSAJERÍA MASIVA URBANA 14.648 $ 770 $ 11.278.960

SERVICIO IN HOUSE 4 $ 2.178.750 $ 8.715.000MENSAJERÍA ELECTRÓNICA 300 $ 762 $ 228.600

CONTRATO 259-2018 POSTAL EXPRESS SAS

$ 210.000.000CINCO MESES

$ 210.000.000

VALOR DEL CONTRATO PLAZO DE EJECUCIÓN

TIPO DE SERVICIO CANTIDAD PRECIO UNITARIO VALOR MENSUAL PROMEDIO VALOR DEL CONTRATOCORREO CERTIFICADO NACIONAL 5970 $ 7.000 $ 41.790.000

MENSAJERÍA POSSEXPRESS 1900 $ 2.500 $ 4.750.000

TRAYECTORIA ESPECIAL 37 $ 7.500 $ 277.500

CONTRATO 063-2017 POSTALES NACIONALES 4/72

$ 749.080.000DIECISÉIS MESES

$ 46.817.500 $ 749.080.000

VALOR DEL CONTRATO PLAZO DE EJECUCIÓN

TIPO DE SERVICIO CANTIDAD MENSUAL PRECIO UNITARIO VALOR MENSUAL PROMEDIO VALOR DEL CONTRATOMENSAJERÍA EXPRESA URBANA 4832 $ 2.600 $ 12.563.200

MENSAJERÍA POSSEXPRESS 5800 $ 7.600 $ 44.080.000

TRAYECTORIA RURAL CUNDINAMARCA 65 $ 6.350 $ 412.750

INTERNACIONAL 1 150000 150000

MOTORIZADO 1 2135000 2135000

APOYO LOGÍSTICO 1 1820000 1820000

CONTRATO 035-2015 A&V EXPRESS

$ 61.160.950UN MES QUINCE DÍAS

$ 61.160.950 $ 61.160.950


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Art Código UNSPSC

Empresa Unidad de Medida Precio/ Unitario

1 78102200 CADENA COURRIER S.A.S. Un $2.787

2 78102200 INTERRAPIDISIMO S.A Un $10.750

Cotizaciones las cuales no fueron tenidas en cuenta toda vez que son muy superiores a nuestro valor histórico contratado, el cual se encuentra apenas por encima del precio piso regulado por la Comisión de Regulación de Comunicaciones. Adicionalmente, es preciso tener en cuenta que aunque la necesidad oscila cerca de un millón setecientos mil envíos, el Departamento de Cundinamarca – Secretaría de Hacienda, no cuenta con los recursos presupuestales suficientes para adelantar el proceso de contratación ajustado a la necesidad; por lo tanto las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda adelantarán el proceso por el valor total del presupuesto fijado, teniendo en cuenta que éste deberá ser agotado de acuerdo al menor precio unitario que se oferte en la subasta inversa.

El valor del contrato será hasta por la suma de OCHOCIENTOS MILLONES DE PESOS M/CTE ($800.000.000). Incluido IVA y demás impuestos a que haya lugar. Así mismo, es necesario que se tengan en cuenta los impuestos, tasas y/o contribuciones de carácter nacional, territorial y demás costos directos e indirectos, en especial los siguientes: TRIBUTOS DEPARTAMENTALES:

TRIBUTO VALOR Y PORCENTAJES

Pro- Desarrollo Departamental 2% Pro cultura Departamental 1% Estampilla Pro Desarrollo UDEC- 1.5% Pro hospitales 2% Pro deporte 2.5% Adulto Mayor 2% Pro-Electrificación 7.300

2.2. ANÁLISIS DE LA OFERTA El servicio postal, en su dimensión física, comprende dos tipos de servicios: el servicio de mensajería expresa, que puede ser prestado por operadores privados que se habiliten para tal fin, y los servicios de correo que son prestados únicamente por el Operador Postal Oficial o el Concesionario de Correo. Es por esto que, la Ley 1369 de 2009, como ley especial de los servicios postales, le otorgó la competencia a la CRC de regular el mercado postal; y posteriormente, mediante la Ley 1978 de 2019 se reconoció que la facultad de regular también los aspectos técnicos y económicos relacionados con las diferentes clases de servicios postales incluye el Servicio Postal Universal (SPU); así las cosas, esta entidad tiene dentro de sus


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funciones regular aspectos técnicos y económicos, determinar anualmente los criterios y niveles de calidad en términos de frecuencia, tiempo de entrega, sistema de reclamaciones, así como las tarifas y fijar indicadores y metas de calidad y eficiencia. Por esta razón se presentarán las ofertas comerciales relativas al envío de documentos y paquetes del sector postal en general. Merece la pena precisar los servicios que pertenecen a cada uno de los tipos de servicios postales, específicamente, de acuerdo con la Ley 1369 de 2009, el servicio de mensajería expresa consiste en la recepción, clasificación, transporte y entrega de los objetos postales de hasta 5kg; adicionalmente, dicho servicio tiene las siguientes características: i) Debe tener un número de identificación individual que cumpla las veces de admisión o guía; ii) debe tener la opción de recogerse a domicilio si el cliente lo solicita; iii) el objeto postal debe cursar con una copia del recibo de admisión adherido al envío; iv) el tiempo de entrega debe ser corto; v) debe tener una prueba de entrega que consiste en la constancia de la fecha de entrega e identificación de quien recibe y vi) debe existir la posibilidad de rastrear el objeto postal desde la recepción hasta la entrega. La ley otorgó a la CRC la función de regular el mercado postal con el propósito de promover la libre competencia, de manera que los usuarios se beneficien de servicios eficientes. En el marco de dicha función, la Comisión realizó un análisis preliminar del mercado postal en Colombia y ha adelantado estudios tendientes a identificar las nuevas dinámicas y realidades del sector, a la luz de los avances tecnológicos derivados de la economía digital. En el documento de formulación del problema antes mencionado, se presentaron las causas y consecuencias del problema identificado para el sector postal, lo cual hace necesaria una definición de los mercados relevantes que comprenden dicho sector. Conforme al diagnóstico realizado, este proyecto se adelantó debido a que es el que permite la identificación de actores clave del sector, de restricciones competitivas y problemáticas de los usuarios. Por lo anterior, este proyecto entregará insumos para la realización de aquellos proyectos que se llevarán a cabo de manera posterior (p.ej. el desarrollo del régimen de grandes impositores, la revisión integral del régimen de calidad y la revisión integral del régimen de protección de los usuarios).


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Caracterización del envío y recepción de documentos y paquetes Por medio de los servicios postales se realiza el envío de documentos y paquetes, como el envío de documentos y paquetes.


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La grafica muestra en forma desagregada el envío de i) documentos, ii) paquetes de 0 a 5 kg, y iii) paquetes de 6 a 30 kg, y así se pretende identificar si existen comportamientos diferentes en términos de las frecuencias y ámbito del envío, o si los usuarios escogen empresas diferentes dependiendo del tipo de objeto que requieren enviar. Es importante anotar que los operadores de mensajería expresa pueden realizar envíos de paquetes de 0 a 5 kg a través de este servicio. Sin embargo, los usuarios también envían objetos que pesan entre 6 y 30 kg a través de estas empresas, pero esto no constituye un servicio postal. En este caso, es de suponer que las empresas de mensajería realizan este envío, como un servicio de transporte de carga.


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A continuación se identifica el mayor uso de los servicios que presta cada empresa, según el tipo de objeto a enviar; al respecto, se observa que i) Servientrega es la empresa más utilizada por los usuarios durante el último año, sin importar el tipo de objeto, y el resultado es similar y cercano al 85% en todos los casos; ii) solamente entre el 5% y el 6% de las personas indicó haber utilizado los servicios de 4-72 para realizar el envío de objetos. Si bien este resultado fue evidente en el resultado del Gráfico 31, la desagregación realizada que este resultado es consistente para todos los tipos de objeto a enviar.


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El servicio a contratar que ofrece el mercado está codificado en el clasificador de Bienes t Servicios – UNSPSC así:

Clasificación UNSPSC

78101800

Segmento 78 Servicios de Transporte, almacenaje y correo.

Familia 10 Trasporte de correo y carga.

Clase 22 Transporte de carga por carretera.

Producto 00 N/A

78101900



Clase 19 Transporte de carga intermodal.

Producto 00 N/A

78102200 Segmento 78

Servicios de Transporte, almacenaje y correo.



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Clase 22 Servicios postales de paqueteo y courrier.

Producto 00 N/A

78121500

Segmento 78 Servicios de Transporte,

almacenaje y correo.

Familia 12 Manejo y embalaje de material.

Clase 15 Empaque.

Producto 00 N/A

Es válida la clasificación hasta el tercer nivel, según lo certifica la Cámara de Comercio. Para el desarrollo del contrato de correspondencia se deberá tener en cuenta servicios de recolección, curso y entrega de correo, correspondencia, mensajería y demás servicios postales que requiere en las modalidades de correo exprés, certificado o especializado, urbano, regional, nacional e internacional, servicio al día urbano, correo normal, servicio de mensajería expresa a nivel urbano y Nacional. 2.3. IDENTIFICACIÓN DE PROVEDORES EN EL MERCADO NACIONAL DEL

SERVICIO A ADQUIRIR

Se identificaron varias empresas habilitadas que puedan ser posibles oferentes del proceso de contratación del servicio de correo y mensajería expresa, algunos de los cuales se relacionan a continuación: COMERCIALES NACIONALES: 4-72, Diagonal 25 G No. 95 A 55 Bogotá - Colombia cuenta con más de 1.262 puntos en el territorio nacional, con un cubrimiento de más de 1.000 municipios.

SERVIENTREGA calle 60 No. 13 A – 25, Bogotá - Colombia, cuenta con 1881 oficinas, con un cubrimiento de 896 Municipios.

DEPRISA, aeropuerto, Bogotá - Colombia, cuenta con 589 oficinas para un cubrimiento en 123 Municipios.

COLVNES – ENVIA, calle 13 No. 84 – 60 Bogotá - Colombia, cuenta con 693 puntos en el territorio Nacional.

A&V EXPRESS, calle 16 No. 79 – 25 Bogotá - Colombia.


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INTER RAPIDISIMO S.A., Carrera 30 No. 7 – 45 Bogotá - Colombia. VER COURRIER S.A.S. Calle 7 Bis C No. 78 – 68 Bogotá – Colombia.

TIAL – MAURICIO QUIROGA CADENA, Calle 7 No. 9 E -80 vía Hato grande, Cajicá, Cundinamarca. TEMPO EXPRESS SAS., Barrio Bosque, Av. Buenos Aires, Diag. 21A #48-83 Cartagena Colombia COMERCIALES INTERNACIONALES: en este mercado se cuenta con el número reducido de operadores debido a los altos costos y requisitos que se requieren para participar principalmente.

DHL., carrera 85 D No. 46 A – 38 Bogotá – Colombia

PASAR EXPRESS ESTACIÓN. A. K, 103 No. 25 F – 50 Of. 105 Bogotá – Colombia.

SERVIENTREGA calle 60 No. 13 A – 25, Bogotá – Colombia.

DEPRISA, aeropuerto Bogotá – Colombia.

Se concluye de acuerdo con el análisis presentado, que existen diferentes personas jurídicas que están en el mercado y que pueden prestar el servicio requerido para satisfacer las necesidades de la Entidad, garantizando su cumplimiento en términos de tiempo, oportunidad y calidad del servicio.

En los últimos años, los mercados postales mundiales han registrado cambios, impulsados por los avances tecnológicos, es fundamental adoptar una posición activa y a favor del desarrollo, para no privar a los ciudadanos colombianos de las ventajas derivadas de dichos cambios.

Existen cambios en el sector de los servicios postales, la demanda y la evolución de las necesidades de los usuarios, los cambios organizativos, la autorización y la introducción de nuevas tecnologías, los medios electrónicos de comunicación sustitutivos y la apertura del mercado. Para hacer frente a la competencia a las nuevas demandas de los consumidores, así como para asegurarse nuevas fuentes de financiación, los proveedores de servicios postales pueden diversificar su actividad mediante la prestación de los servicios de comercio electrónico o de otros servicios.

Lo anterior teniendo en cuenta que en el mercado postal entran competidores con tecnologías y medios de producción y distribución diferentes, que satisfacen la misma necesidad.

2.4. ANÁLISIS DE RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO Se analiza el riesgo de acuerdo con los datos suministrados por las empresas comercializadoras y el entorno en el que se encuentran. Se busca medir los tipos de riesgos que se concluyen que el proceso puede afrontar, estos riesgos son OBLIGATORIOS DE ANALIZAR DE ACUERDO a lo dispuesto en EL


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Artículo 4 de la Ley 1150, el artículo 2.2.1.1.1.6.3 del Decreto 1082 de 2015, el Manual para la identificación y cobertura del riesgo en los procesos de contratación y el documento CONPES 3714 de 2011 (Riesgos Económicos, Riesgos Sociales o Políticos, Riesgos Operacionales, Riesgos Financieros, Riesgos Regulatorios, Riesgos de la Naturaleza, Riesgos Ambientales y Riesgos Tecnológicos). Usando la metodología que Colombia Compra Eficiente presenta a las Entidades Estatales, la cual incluye la categoría, Impacto y Valoración del riesgo. En el presente documento se analiza el entorno social, financiero y operacional del sector y de la empresa, así como, la situación política y ambiental que atraviesa el país que pueda influir de cierta manera la ejecución del contrato, esto con el fin de disminuir el riesgo en el que se pueda incurrir para la contratación de este tipo de elementos. CLASE: a) General: Es un Riesgo de todos los Procesos de Contratación adelantados por el Departamento. b) Específico: Es un Riesgo propio del Proceso de Contratación objeto de análisis. FUENTE: Interno: Es un Riesgo asociado a la operación, capacidad, o situación particular de Departamento (reputacional, tecnológico). Externo: Es un Riesgo del sector del objeto del Proceso de Contratación, o asociado a asuntos no referidos a la Entidad Estatal (desastres económicos, existencia de monopolios, circunstancias electorales). ETAPA: a) Planeación: La etapa de planeación está comprendida entre la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y la fecha en la cual se decide continuar o no con el Proceso de Contratación. Durante esta etapa, el Departamento elabora los estudios previos y el proyecto de pliegos de condiciones o sus equivalentes. b) Selección: La etapa de selección está comprendida entre el acto de Apertura del Proceso de Contratación y la Adjudicación o la declaración de desierto del Proceso de Contratación. En la etapa de selección el Departamento selecciona al contratista. c) Contratación: Una vez adjudicado el contrato objeto del Proceso de Contratación, inicia la etapa de contratación en la cual se debe cumplir con el cronograma previsto para la celebración del contrato, el registro presupuestal, la publicación en el SECOP y el cumplimiento de los requisitos para el perfeccionamiento, ejecución y pago. d) Ejecución: La etapa de ejecución inicia una vez cumplidos los requisitos previstos para iniciar la ejecución del contrato respectivo y termina con el vencimiento del plazo del contrato o la fecha de liquidación si hay lugar a ella. Esta etapa puede extenderse cuando hay lugar a garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o a condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o


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bienes. TIPO: Riesgos Económicos: Son los derivados del comportamiento del mercado, tales como la fluctuación de los precios de los insumos, desabastecimiento y especulación de los mismos, entre otros. Riesgos Sociales o Políticos: Son los derivados de los cambios de las políticas gubernamentales y de cambios en las condiciones sociales que tengan impacto en la ejecución del contrato. Riesgos Operacionales: Son los asociados a la operatividad del contrato, tales como la suficiencia del presupuesto oficial, del plazo o los derivados de procesos, procedimientos, parámetros, sistemas de información y tecnológicos, equipos humanos o técnicos inadecuados o insuficientes. Riesgos Financieros: Son (i) el riesgo de consecución de financiación o riesgo de liquidez para obtener recursos para cumplir con el objeto del contrato, y (ii) el riesgo de las condiciones financieras establecidas para la obtención de los recursos, tales como plazos, tasas, garantías, contragarantías, y refinanciaciones, entre otros. Riesgos Regulatorios: Derivados de cambios regulatorios o reglamentarios que afecten la ecuación económica del contrato. Riesgos de la Naturaleza: Son los eventos naturales previsibles en los cuales no hay intervención humana que puedan tener impacto en la ejecución del contrato, por ejemplo los temblores, inundaciones, lluvias, sequías, entre otros. Riesgos Ambientales: Son los derivados de las obligaciones legales o reglamentarias de carácter ambiental, así como de las licencias, planes de manejo o de permisos y autorizaciones ambientales, incluyendo tasas retributivas y compensatorias, obligaciones de mitigación, tareas de monitoreo y control, entre otras. Riesgos Tecnológicos: Son los derivados de fallas en los sistemas de comunicación de voz y datos, suspensión de servicios públicos, nuevos desarrollos tecnológico o estándares que deben ser tenidos en cuenta para la ejecución del contrato, obsolescencia tecnológica. Evaluación y calificación de los riesgos: Una vez clasificados los riesgos, el Departamento evaluara cada uno de los Riesgos identificados, estableciendo el impacto de los mismos frente al logro de los objetivos del proceso de contratación y su probabilidad de ocurrencia, asignándole así a cada Riesgo una calificación en términos de impacto y de probabilidad, la cual permitirá establecer la valoración de los Riesgos identificados y las acciones que se deben efectuar. Asignación y tratamiento de los riesgos.


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Una vez realizada por parte del Departamento la evaluación y calificación de cada uno de los Riesgos asociados al Proceso de Contratación, se establecerá un orden de prioridades para decidir: Evitar el Riesgo, para lo cual el Departamento decidirá el no proceder con la actividad que causa el Riesgo o buscar alternativas para obtener el beneficio del Proceso de Contratación. Transferir el Riesgo haciendo responsable a otra entidad quien asume las consecuencias de la materialización del Riesgo, típicamente se transfiere el Riesgo a través de las garantías previstas en el Proceso de Contratación o en las condiciones del contrato estableciendo con claridad quien es el responsable. El principio general es que el Riesgo debe asumirlo la parte que pueda enfrentarlo en mejor forma, bien sea por su experiencia, conocimiento o papel dentro de la ecuación contractual, entre otras. Aceptar el Riesgo cuando no puede ser evitado ni ser transferido o el costo de evitarlo o transferirlo es muy alto. En este caso se recomiendan medidas para reducir el Riesgo o mitigar su impacto, así como el monitoreo. Reducir la probabilidad de la ocurrencia del evento, cuando el Riesgo debe ser aceptado. Para el efecto el Departamento tomara medidas tales como: (i) aclarar los requisitos, requerimientos y especificaciones y productos del contrato; (ii) revisar procesos; (iii) establecer sistemas de aseguramiento de calidad en los contratos; (iv) especificar estándares de los bienes y servicios; (v) hacer pruebas e inspecciones de los bienes; (vi) establecer sistemas de acreditación profesional; (vii) incluir declaraciones y garantías del contratista; (viii) administrar la relación entre proveedores y compradores. Reducir las consecuencias o el impacto del Riesgo a través de planes de contingencia, en los términos y condiciones del contrato, inspecciones y revisiones para revisar el cumplimiento del contrato y programas de apremio para lograr el cumplimiento del contrato. Monitoreo y revisión de la gestión de los riesgos El Departamento realizara un monitoreo constante a los Riesgos del Proceso de Contratación pues las circunstancias cambian rápidamente y los Riesgos no son estáticos. La matriz y el plan de tratamiento serán revisadas constantemente y de ser necesario se harán ajustes al plan de tratamiento de acuerdo con las circunstancias. El monitoreo debe: a) Garantizar que los controles son eficaces y eficientes en el diseño y en la operación. b) Obtener información adicional para mejorar la valoración del Riesgo. c) Analizar y aprender lecciones a partir de los eventos, los cambios, las tendencias, los éxitos y los fracasos. d) Detectar cambios en el contexto externo e interno que puedan exigir revisión de los tratamientos del Riesgo y establecer un orden de prioridades de acciones para el tratamiento del Riesgo. e) Identificar nuevos Riesgos que pueden surgir. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.


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Conforme a lo anterior se presentan las siguientes definiciones: RIESGO PREVISIBLE: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia, esta corresponde a la estimación y asignación de los riesgos previsibles, así como su tipificación. TIPIFICACIÓN DEL RIESGO: Es la enunciación que la entidad hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que en su criterio pueden presentarse durante y con ocasión de la ejecución del contrato. ESTIMACIÓN DEL RIESGO: Es la valoración, en términos monetarios o porcentuales respecto del valor del contrato, que hace la entidad de ellos, de acuerdo con la tipificación que ha establecido. ASIGNACIÓN DEL RIESGO: Es el señalamiento que hace la entidad de la parte contractual que deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada, asumiendo su costo. CATEGORÍA DEL RIESGO Se valora la categoría del riesgo en función de la probabilidad de ocurrencia del mismo. El artículo 4° de la Ley 1150 de 2007, establece que las Entidades Estatales deben incluir la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación en los análisis de sector o sus equivalentes. De conformidad con el numeral 8 del artículo 2.2.1.1.2.1.3 del Decreto 1082 de 2015, las entidades deben evaluar el riesgo que el proceso de contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente. Según el numeral 9° del artículo 12 del Decreto 4170 de 2011, una de las funciones de la Subdirección de Negocios de Colombia Compra Eficiente es "Diseñar y proponer políticas y herramientas para la adecuada identificación de riesgos de la contratación pública y su cobertura". Por lo anterior, Compra Eficiente, expidió el "Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación". Por lo anterior y en razón a la naturaleza del objeto del contrato, el tiempo de ejecución y el valor, se presenta la siguiente matriz de riesgos:

No.

Cla

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Fuen

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Consecuencia de la ocurrencia del evento

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Inte

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Ope

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onal

Se presenta cuando la definición de la necesidad y el objeto establecido en el estudio previo, no se ajusta a la modalidad de selección aplicable.

Retrasos en la revisión y ajuste del estudio previo por parte del abogado a cargo del tema. Pr

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Alto

Alta


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No.

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Ope

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onal

Se presenta cuando la entidad seleccionada no firma el contrato en el plazo establecido y/o se retrasa en la constitución y presentación de las garantías que amparan el cumplimiento del contrato.

Retraso en el inicio de la ejecución del contrato y afectación en el logro de los objetivos y satisfacción de la necesidad. Im

prob

able

Men

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Baj

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Baj

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Gen

eral

Exte

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Ejec

ució

n

Ope

raci

onal

Ocurre cuando se presentan retrasos o incumplimientos en la entrega de los informes y/o productos a cargo de la entidad ejecutora, o cuando los mismos no corresponden a lo mínimo solicitado en el estudio previo.

Afectación de la ejecución del contrato, satisfacción de la necesidad y posible incumplimiento de las obligaciones y actividades pactadas en el contrato.

Posi

ble

May

or

Alto

Alta

4

Gen

eral

Inte

rno

Ejec

ució

n

Ope

raci

onal

Ocurre cuando se presentan demoras por parte de la Entidad en las aprobaciones previas de los productos y/o informes desarrollados por la entidad ejecutora.

Afecta el cumplimiento de las obligaciones del contratante a cargo del Supervisor del contrato, relacionadas con la aprobación de productos y/o informes, y genera retraso en el trámite de pago a favor del contratista.

Impr

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Med

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Ejec

ució

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Reg

ulat

orio

Se presenta por la expedición de normas que impongan nuevos tributos, impuestos o cargas parafiscales, que pueden afectar el equilibrio económico del contrato.

Genera una carga adicional a las previstas, que puede afectar a cualquiera o a las dos partes del contrato. Im

prob

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Men

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Baj

o

Baj

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Forma de Mitigarlo

No.

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Tratamiento/Controles a ser implementados

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1

SEC

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Revisión y apoyo jurídico a las dependencias que solicitan la contratación, aclarando los requisitos y la aplicabilidad de cada una de las modalidades de selección.

Impr

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Baj

a No Secretaría de Hacienda

Asesoría a las dependencias, revisión y ajuste del Estudio Previo. Constante actualización normativa.

Cada vez que se presenta una solicitud de contratación.


Versión: 04


No.

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2

CO

NTR

ATI

STA

Se establecen plazos perentorios para el perfeccionamiento y ejecución del contrato.

Rar

o

Insi

gnifi

cant

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Baj

a No

Secretaría de Hacienda y Contratista

Verificando el cumplimiento de los plazos establecidos para el perfeccionamiento y ejecución del contrato.

Cada vez que se elabora un contrato.

3

CO

NTR

ATI

STA

Seguimiento y verificación del cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato.

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Baj

a No Supervisor del Contrato

A través de la verificación de cumplimiento de las obligaciones del contratista, en los plazos establecidos en el contrato.

Permanente y previo a la expedición del recibo a satisfacción.


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Revisión y aprobación oportuna de la documentación inherente a los productos e informes del contrato.

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a No Supervisor del Contrato

A través de la

verificación del

supervisor, para la

revisión previa de

los productos e informes.

Conforme a los plazos contractuales.

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Aplicación inmediata de las disposiciones legales y ajuste de los procesos internos de la entidad.

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Secretaría de Hacienda y Contratista

Permanente consulta y actualización normativa.

Permanente

6

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IEN

DA

En la ejecución del contrato pueden presentarse demoras en los procesos internos del contratista que le lleven a reforzar la dedicación de recurso para dar cumplimiento a las obligaciones contractuales.

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Secretaría de Hacienda y contratista.

Permanente seguimiento a los envíos realizados por las dependencias.

mensual

3. OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES, LAS AUTORIZACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS REQUERIDOS PARA SU EJECUCIÓN, Y CUANDO EL CONTRATO INCLUYE DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN, LOS DOCUMENTOS TÉCNICOS PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO.

3.1. OBJETO:


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“PRESTAR EL SERVICIO DE MENSAJERÍA EXPRESA PARA TRAMITAR LA CORRESPONDENCIA, ASÍ COMO LOS REQUERIMIENTOS DE IMPOSICIÓN DE NOTIFICACIONES EMITIDAS POR LA DIRECCIÓN DE EJECUCIONES FISCALES Y LA DIRECCIÓN DE RENTAS Y GESTIÓN TRIBUTARIA DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA”.

3.1.1. ALCANCE: El Servicio de mensajería expresa que comprende la imposición y trámite de la correspondencia generada por la Dirección de Ejecuciones Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda de la Gobernación de Cundinamarca, tendrá como finalidad ser distribuida a nivel local, nacional e internacional de acuerdo con las condiciones técnicas exigidas. Para el desarrollo del contrato de mensajería expresa se deberá tener en cuenta servicios de recolección, curso y entrega de correo, correspondencia, mensajería y demás servicios postales que requiera en las modalidades de correo certificado urbano, nacional e internacional, servicio al día urbano y correo normal. El desarrollo del servicio de mensajería expresa se caracteriza por la rapidez en la entrega, la responsabilidad y seguridad del manejo y transporte de los documentos y demás envíos postales encomendados, tal y como lo establecen las normas vigentes que regulan este servicio, así mismo el servicio se deberá prestar de manera integral incluyendo los siguientes componentes básicos:

1. El servicio EMS (Internacional) que permita la entrega oportuna, hacer seguimiento del envío, con una guía de respaldo que garantice que efectivamente el usuario recibió los diferentes envíos a cualquier lugar del mundo de acuerdo con la matriz de destino; igualmente, un servicio que por sus características, especificaciones y la premura de entrega al destinatario debe ser inmediata y el mismo día a nivel urbano, que se sujete a un formato que contenga número de guía, donde se registre el destinatario, se firme el recibido y que las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda obtenga la prueba de entrega de recibido del destinatario.

2. Servicio In House: el cual deberá contar con un (1) Profesional Coordinador, dos (2) motorizados,

un (1) patinador y Un (1) auxiliar administrativo como soportes internos dentro de la Direcciones de Ejecuciones Fiscales y de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda para que, entre otras, realicen la operación de recolección y radicación de las correspondencias que espera ser enviada. Adicionalmente, para cuando las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda deba notificar a los usuarios externos a nivel urbano de forma inmediata, en cualquier momento del día, en atención a las normas establecidas para dichas notificaciones.

3. Correo Masivo Estándar: que permita el envío masivo de facturas, extractos bancarios, invitaciones, impuestos y otros que por su naturaleza requieran un seguimiento individualizado de


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cada envío, con acuse de recibo, digitalización e informe del estado de los envíos y soporte legal de recibo. Incluye alistamiento, georreferenciación y geocodificación de bases de datos.

4. Impresión de documentos. 3.1.2. Condiciones Técnicas Exigidas.

Los requisitos técnicos mínimos que el contratista debe cumplir en la prestación del servicio de mensajería expresa para tramitar la correspondencia, así como los requerimientos de imposición de notificaciones remitidos por la Direcciones de Ejecuciones Fiscales y de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda de la Gobernación de Cundinamarca, son las siguientes:

3.1.2.1. Condiciones técnicas generales.

1. Prestar el servicio de recolección de correspondencia en la Gobernación de Cundinamarca Direcciones de Ejecuciones Fiscales y Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda, registro individual, trámite, curso del envío con prueba de entrega individual por cada envío, impuesto donde se verifique fecha, hora, nombre de quien recibe, teléfono; o de lo contrario el motivo de su devolución en forma explícita tanto en la guía como en el sobre, oficio o paquete entregado por las Dirección de Ejecuciones Fiscales de la Secretaría de Hacienda de la Gobernación de Cundinamarca.

2. Prestar un servicio de motorizados para la recepción, traslado, entrega y constancia de entrega de la documentación que con urgencia se requiera.

3. Garantizar que el trámite de entrega se realizará mediante guía la cual deberá ser digitalizada junto con las que se entregan por servicio de mensajería expresa. Para lo anterior, deberá ofrecerse el servicio logístico de apoyo de un motorizado de transporte de correspondencia en la ciudad de Bogotá, el cual deberá estar disponible de lunes a viernes (días hábiles) de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., y de acuerdo con los requerimientos de la supervisión.

4. Prestar el servicio de recolección de la correspondencia de lunes a viernes en las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda en la sede administrativa de la Gobernación de Cundinamarca en un horario de 8:00 a.m. a 4:00 p.m.

5. Garantizar el servicio de mensajería expresa caracterizado por la rapidez en la entrega, la responsabilidad, seguridad en el manejo y transporte de los documentos y demás envíos postales encomendados, tal y como lo establecen las normas vigentes que regulan este servicio.

6. Garantizar el servicio In House: el cual deberá contar con un (1) Profesional Coordinador, dos (2) Calle 26 #51-53 Bogotá D.C. Sede Administrativa - Torre Beneficencia Piso 4. Código Postal: 111321 – Teléfono: 749 1491 69 motorizados, un (1) patinador y Un (1) auxiliar administrativo, como soportes internos dentro de las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda para que, entre otras, realicen la operación de recolección y radicación de las correspondencias que espera ser enviada. Adicionalmente, para cuando las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda deba notificar a los usuarios externos a nivel urbano de forma inmediata, en cualquier momento del día, en atención a las normas establecidas para dichas notificaciones.

7. Prestar el servicio de Correo Masivo Estándar: que permita el envío masivo de facturas, extractos bancarios, invitaciones, impuestos y otros que por su naturaleza requieran un seguimiento


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individualizado de cada envío, con acuse de recibo, digitalización e informe del estado de los envíos y soporte legal de recibo. Incluye alistamiento, georreferenciación y geo codificación de bases de datos.

8. Realizar los reportes en la Web de las pruebas de entrega de las comunicaciones o envíos tramitados satisfactoriamente o de las devoluciones de envíos especificando los motivos de estas, disponibles en los plazos máximos de un (1) día hábil después de la entrega para el ámbito urbano y dos (2) días hábiles después de la entrega para el ámbito nacional.

9. Entregar las guías originales en soporte papel con la constancia de recibido por parte del destinatario deberán ser archivados y custodiados por el contratista en un tiempo no menor de cinco (5) años, desde la fecha de liquidación del contrato. En caso de requerir la prueba de entrega original ésta será remitida previo requerimiento del supervisor del contrato.

10. El contratista dispondrá y garantizará la consulta a los funcionarios por página web de las guías de constancia de recibido al destinatario, así como las devoluciones, en los campos establecidos en el numeral 9, durante el tiempo de ejecución del contrato y mínimo seis (6) meses más después de liquidado el mismo.

11. El contratista deberá presentar reportes que permitan contar con información actualizada sobre la facturación del servicio de mensajería expresa, en forma total de acuerdo con lo requerido por la Calle 26 #51-53 Bogotá D.C. Sede Administrativa - Torre Beneficencia Piso 4. Código Postal: 111321 – Teléfono: 749 1491 70 supervisión.

12. Entregar al Departamento un aplicativo o software alimentado con micro modulación para nivel nacional, urbano y regional, de tal forma se optimice la georreferenciación para la entrega oportuna de la mensajería expresa, en este aplicativo o software se podrá efectuar la consulta de las pruebas de entrega de correo digitalizadas y tramitadas (El aplicativo debe tener la capacidad de ser consultado por mínimo 250 usuarios en tiempo real). Así mismo en caso de devolución este aplicativo debe contar con la información completa del motivo de devolución y su respectiva guía.

13. Garantizar que el aplicativo permita búsqueda de documentos como mínimo por los siguientes campos: destinatario, dependencia interna, número de guía, radicado de la comunicación y demás información que permita identificar los documentos enviados.

14. Entregar el aplicativo debidamente instalado en los servidores de la Direcciones de Ejecuciones Fiscales y de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda de la Gobernación, para lo cual se compromete a programar las actividades de instalación de acuerdo con los lineamientos de la Secretaría de las TIC del Departamento de Cundinamarca.

15. Permitir que la Dirección de Ejecuciones Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda del Departamento puedan efectuar la consulta y búsqueda de envíos, el contratista deberá: Proveer aplicación para consulta y visualización de pruebas de entrega y estado de envíos; consolidar una base de datos con la información detallada de cada envío y la imagen correspondiente a la prueba de entrega tramitada; entregar el procedimiento que permita adicionar información de envíos; entregar documento de licencia de uso del software entregado al Departamento. El aplicativo deberá permitir visualizar imágenes situadas en diferentes ubicaciones en la red; el formato de las imágenes entregadas debe ser pdf, o jpg; con calidad AA o 400 dpi o 1Mp y para tal efecto el Coordinador requerido deberá capacitar el uso del aplicativo a los funcionarios encargados de realizar el seguimiento a sus envíos por medio de números de radicado.

16. Garantizar la entrega de comunicaciones remitidas por las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda, a las direcciones que correspondan.


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17. Prestar el servicio para la entrega de las comunicaciones en un tiempo máximo de Calle 26 #51-53 Bogotá D.C. Sede Administrativa - Torre Beneficencia Piso 4. Código Postal: 111321 – Teléfono: 749 1491 71 veinticuatro (24) horas en el sector urbano y cuarenta y ocho (48) horas en servicio nacional a cualquier lugar del país, teniendo en cuenta el artículo 6° de la Resolución 3095 de 2011- CRC.

18. Dar prioridad en la imposición a comunicaciones como acciones de tutela y demás acciones Constitucionales, derechos de petición remitidos a nivel nacional y urbano. Para tal efecto, las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda de la Gobernación de Cundinamarca especificará en la guías la palabra “urgente” en éste tipo de envíos.

19. El contratista deberá hacer mínimo dos (2) intentos de entrega, entre los cuales no debe transcurrir un tiempo superior a un (1) día hábil, tal como lo define los parámetros establecidos en el artículo 1° de la Resolución 3095 de 2011- CRC. Los intentos de entrega deben quedar registrados en el rastreo y la guía, la cual debe ser digitalizada para la consulta por la página web.

20. Garantizar que las comunicaciones devueltas con su respectiva guía, previa digitalización para consulta por la web, deberán ser entregadas en un tiempo no mayor de cinco (5) días hábiles, después del último intento de entrega, mediante informe debidamente numerado o codificado de acuerdo con los requerimientos de la supervisión. Se exceptúan las acciones de tutela y demás acciones constitucionales las cuales se deben comunicar inmediatamente a las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda sobre la devolución, informando los datos de destinatario, dependencia que la remitió, número de guía para que el supervisor tome las medidas pertinentes.

21. Garantizar la prestación del servicio a través de un medio de transporte seguro que permita el adecuado manejo de las comunicaciones oficiales asegurando que la correspondencia entregada al usuario se encuentre en perfecto estado.

22. Elaborar las respectivas pruebas de entrega de acuerdo con los datos registrados en las guías (destinatario, dirección, código postal, municipio, departamento, número de guía, radicado de la comunicación), donde estará relacionado los envíos por secretarías, dependencias internas o grupos de trabajo de acuerdo a lo requerido por la supervisión.

Nota: El proponente interesado en participar en el proceso de selección deberá contar con i). Licencia para la prestación de servicios de mensajería y ii). Presentación de la copia de la habilitación por parte del órgano competente siendo esta la licencia de mensajería expresa con conexión al exterior o en su defecto el acuerdo comercial con una empresa que cuente con dicha habilitación. 3.1.2.2. Recurso humano El contratista deberá contar con un equipo mínimo de trabajo, el cual deberá estar conformado por un (1) Profesional Coordinador, dos motorizados (2), un (1) patinador y un (1) auxiliar administrativo de tiempo completo en las oficinas de la Dirección de Ejecuciones Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda del Departamento de Cundinamarca.

El Profesional Coordinador será el encargado de coordinar, dirigir y planear los procesos administrativos y operativos, así como supervisar los procesos a cargo de los auxiliares en los diferentes procesos que debe


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desarrollar las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda del Departamento de Cundinamarca.

No obstante, lo anterior, el contratista deberá disponer del personal necesario para la ejecución del objeto del presente proceso contractual por su cuenta y riesgo.

Así mismo, el proponente seleccionado deberá orientar al(los) funcionario(s) de las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y Rentas y de Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda responsables del trámite del servicio postal ante la empresa, sobre los procedimientos a seguir para el cumplimiento del objeto del contrato. 3.1.2.3. Servicio motorizado Las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda del Departamento de Cundinamarca requiere contar con el servicio motorizado, para lo cual el contratista debe cumplir con lo siguiente: 1. Dos mensajeros que prestarán el servicio de mensajería a nivel Bogotá D.C., en un horario de lunes a

viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., de acuerdo con los requerimientos del supervisor. 2. Recoger y distribuir la correspondencia acorde a los horarios y lineamientos establecidos por el

supervisor del contrato. 3. Elaborar la guía de acuerdo con los lineamientos establecidos y entregar las copias una vez estén

debidamente firmadas por el destinatario o con motivo de devolución para su digitalización 4. Velar porque la correspondencia llegue a su sitio de destino en perfecto estado y mantener la

confidencialidad y reserva sobre el contenido de esta. 5. Disponer de manera inmediata de un reemplazo de las mismas calidades contratadas en la

eventualidad que el motorizado asignado no pueda prestar el servicio de mensajería; así como cuando no cumpla con las condiciones mínimas requeridas de acuerdo con lo señalado por el supervisor del contrato.

6. Garantizar que los motorizados porten los documentos necesarios para su circulación y mantener vigentes los seguros y documentos de ley establecidos para la moto.

7. Los motorizados deberán reportar en forma inmediata ante el supervisor cualquier anomalía que se presente en la prestación del servicio.

8. Atender las observaciones y lineamientos sobre la prestación del servicio que le formule el supervisor del contrato.

3.1.2.4. Servicio de auxiliar de apoyo Las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda del Departamento de Cundinamarca requiere un patinador y un auxiliar de apoyo a la gestión de la correspondencia, previo requerimiento y sustento del supervisor del contrato, para lo cual el contratista deberá cumplir con lo siguiente: 1. Recepcionar las comunicaciones y cotejarlas con las guías “comunicaciones enviadas de correo

postal” del servicio de mensajería respectiva, así mismo hacer las actividades de entrega a la empresa de correo postal.


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2. Clasificar y registrar en la guía “pruebas de entrega correo postal” las guías de devoluciones y encasillarlas para su distribución en la Secretaría de Hacienda.

3. Atender los requerimientos sobre el trámite de envío de las comunicaciones y organizar el archivo de las guías las comunicaciones enviadas de correo postal y pruebas de entrega correo postal de acuerdo con los lineamientos establecidos.

4. Recepcionar, radicar, escanear, indexar e ingresar en el Sistema de las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda las comunicaciones recibidas en la ventanilla de correo postal para la distribución de acuerdo con las directrices impartidas por la supervisión.

5. Apoyo en actividades logísticas relacionadas con la recepción de comunicaciones oficiales para envío por contrato de mensajería, trámite, direccionamiento y demás actividades técnicas relacionadas con la administración de las comunicaciones oficiales.

NOTA No. 1 Las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda del Departamento de Cundinamarca autorizará el ingreso de los empleados que el contratista encargue para el desarrollo del contrato, lo mismo que los vehículos de los mensajeros que deben recoger la correspondencia para su imposición por parte del contratista, sin costo alguno.

NOTA No. 2 Al iniciar la ejecución contractual el contratista deberá allegar al supervisor del contrato las hojas de vida del recurso humano solicitado.

NOTA No. 3: El contratista deberá aportar los siguientes instrumentos para la prestación del servicio in house:

v Dos equipos de cómputo de escritorio, un portátil, una impresora, un escáner, un lector de código de barras, celulares corporativos (mínimo tres (3)), papel troquelado para guías, grapadora, saca ganchos y otros materiales de papelería como resma carta, oficio, pos-it, liquid paper y demás útiles de oficina necesarios para la adecuada prestación del servicio.

v Se deberá tener en cuenta las siguientes características que debe tener el alistamiento:

1. Impresión (SIMPLEX Y/O DUPLEX) 2. Auto-ensombrado. 3. Doblados. 4. Ensombrado. 5. Impresión y pegado de rótulos. 6. Impresión y pegado de guía. 7. Suministro de guías (carta y/o oficio) 8. Insertos. 9. Impresión litográfica. 10. Grapado. 11. Digitalización

3.1.2.5. Cobertura.


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Una cobertura a nivel nacional (1.104 municipios), y la zona de los ciento dieciséis (116) municipios de Cundinamarca, con un sistema postal seguro, confiable y ágil en el que se logre un canal de comunicación permanente por parte de las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda.

3.1.2.6. Productos para entregar Correspondencia entregada por las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda del Departamento de Cundinamarca, impuesta y tramitada con su respectiva guía. Pruebas de entrega impresas en soporte de papel debidamente organizado y custodiado por un tiempo no menor de cinco (5) años, contados desde la fecha de liquidación del contrato. Entrega mediante reportes de acuerdo con las especificaciones técnicas, las comunicaciones no entregadas al destinatario, especificando el motivo de la devolución en la respectiva guía, sobre u oficio, de acuerdo con las especificaciones técnicas: 1. Reporte del presupuesto ejecutado de acuerdo con los envíos e impuestos, de acuerdo con las

exigencias de la supervisión. 2. Informes mensuales indicando: destinatario, municipio, departamento, número de envío, fecha de

entrega de los envíos por parte del Departamento, fecha de entrega al destinatario, estado del envío, sector urbano, nacional, rural Cundinamarca, de acuerdo con los requerimientos de la supervisión.

3. Aplicativo que permita consultar y visualizar las pruebas de entrega digitalizadas y tramitadas, con opción de parametrización de locación de imágenes.

4. La búsqueda debe permitirse por los siguientes campos: Destinatario, dirección, número de guía, radicado de la comunicación de acuerdo con las exigencias de la supervisión.

5. Medios con copia del aplicativo y su correspondiente manual de instalación y uso. 3.1.2.7. Planes de contingencia. Recolección de correspondencia: Presentar el procedimiento y las actividades que el contratista realiza en caso de que la Dirección de Ejecuciones Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda del Departamento de Cundinamarca requiera la recolección en hora no acordada, o un número o volumen de correo más de lo regularmente impuesto diariamente, incluyendo las actividades logísticas para el alistamiento, digitación de la prueba de entrega etc., y demás actividades necesarias hasta la entrega al destinatario respectivo.

Distribución de correspondencia: La empresa contratada deberá presentar las alternativas para garantizar la distribución sin tropiezos y la entrega en los tiempos establecidos y ofrecidos dentro del contrato, cuando el volumen sea mayor de lo que regularmente se está tramitando. En el evento que las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y Rentas y de Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda del Departamento no entregue guías por correo electrónico, el contratista deberá digitar los envíos, relacionados en las mismas.


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3.1.2.8. Confidencialidad 1. El contratista deberá garantizar la confidencialidad de las comunicaciones entregadas para su trámite. 2. En general, deberá cumplir con todas las obligaciones y deberes que rigen la prestación de los servicios a contratar. 3.1.3. Autorizaciones licencias y/o permisos requeridos para la ejecución del contrato. El proponente deberá acreditar título habilitante para la prestación del servicio de mensajería, expedido por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y estar en el Registro de Operadores Postales. Cada integrante de la Unión temporal o consorcio deberá acreditar Título habilitante para la prestación del servicio de mensajería, expedido por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y estar en el Registro de Operadores Postales. 3.1.4. Codificación del bien, obra o servicio según las Naciones Unidas – UNSPSC Una vez definidos claramente los bienes, obras y servicios a contratar, se deben codificar de acuerdo con la Guía para la Codificación de bienes y servicios de Naciones Unidas, los cuales fueron previamente identificados en el Plan Anual de Adquisiciones.} El Objeto que se pretende celebrar se encuentra identificado con la siguiente clasificación:


78101800




Clase 22 Transporte de carga por

carretera.

Producto 00 N/A

78101900






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Producto 00 N/A

78102200




Clase 22 Servicios postales de paqueteo y

courrier.

Producto 00 N/A

78121500



Clase 15 Empaque.

Producto 00 N/A

3.2. IDENTIFICACION DEL CONTRATO A CELEBRAR: Prestación de servicios. 3.3. CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR

3.3.1. Plazo de Ejecución:

El plazo de ejecución del contrato será hasta el 31 de diciembre de 2021 o hasta agotar recursos, lo que ocurra primero, contados a partir de la expedición del Registro Presupuestal y de la aprobación de la garantía de cumplimiento por parte de la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la Secretaría de Hacienda del Departamento de Cundinamarca. 3.3.2. Lugar de Ejecución

Las actividades se desarrollarán en la ciudad de Bogotá, en el Departamento de Cundinamarca, en todo el territorio nacional e internacional cuando así se requiera. El domicilio contractual es la ciudad de Bogotá D.C. 3.3.3. Forma de pago:

La Secretaría de Hacienda del Departamento de Cundinamarca, cancelará el valor del contrato en pagos mensuales de conformidad con los servicios efectivamente prestados, de conformidad con las tarifas presentadas en la oferta; previa presentación de la factura incluido IVA y certificación de cumplimiento y


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recibo a satisfacción expedido por el supervisor del contrato designado por la Secretaría de Hacienda del Departamento de Cundinamarca y de la presentación de la certificación expedida por el revisor fiscal o por el representante legal del contratista, del cumplimiento de las obligaciones con los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 50 de la Ley 789 de 2002. El pago se realizará conforme al Plan Anualizado de Caja del Departamento de Cundinamarca. El sistema de pago utilizado por el Departamento es la consignación en una cuenta corriente o de ahorros de las instituciones financieras que el contratista registre en el formato titulado “información de proveedores”. Nota 1. Para los pagos, el contratista deberá presentar solicitud de pago o factura según sea el caso, el recibo a satisfacción expedido por el supervisor del contrato, el informe de ejecución, así como el comprobante de pago de los aportes al sistema de seguridad social en Salud, Pensión y ARL de conformidad con la normatividad legal vigente. Nota 2. Los pagos a los cuales hace referencia la presente cláusula, se realizarán, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la presentación de la factura o solicitud de pago, previa aprobación del supervisor del mismo, con sujeción al PAC y a la ubicación efectiva de recursos en la Secretaría de Hacienda, de tal manera que La Dirección de Ejecuciones Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda del Departamento de Cundinamarca no asumen responsabilidad alguna por la demora que pueda presentarse en dichos pagos y por lo tanto el contratista cumplirá con sus obligaciones y no podrá aducir como justificación alguna para su no realización, de mora en el pago. Nota 3. EL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA – SECRETARÍA DE HACIENDA hará las retenciones a que haya lugar sobre cada pago, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. De conformidad con lo establecido en el Decreto 472 de 2019 por medio del cual se adopta el Manual de Contratación, el último pago queda sujeto a la suscripción del acta de liquidación. 3.4. Anticipo / Pago Anticipado: N/ 3.4.1. Supervisión y/ o Interventoría: La supervisión será ejercida por los Directores de Ejecuciones Fiscales y de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda, quienes cumplirán las funciones establecidas en la ley 80 de 1993, Ley 1474 de 2011. 3.4.2. Obligaciones del contratista. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATO. Las obligaciones y productos específicos a desarrollar son las siguientes:


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1. Entregar un protocolo de alistamiento y embalaje de los objetos postales a la Secretaría de Hacienda para la correcta ejecución del contrato.

2. Garantizar la correcta y eficiente prestación de las modalidades como correo normal, correo certificado, correo AL DÍA, correo internacional, encomienda y paquetería nacional, mensajería expresa, EMS (Internacional), y servicio de mensajeros motorizados urbano, conforme a la propuesta comercial.

3. Realizar la recepción de los documentos y envíos en la sede de las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda, en los horarios requeridos, así mismo la entrega de los documentos oficiales y demás servicios postales, mediante el registro en la planilla de distribución, en la modalidad de correo certificado urbano, nacional, internacional, mensajería expresa urbana, nacional, y entrega en la modalidad AL DÍA Bogotá.

4. Prestar los servicios de correo y mensajería a través de las modalidades de: correo certificado; correo AL DÍA; mensajería expresa; correo electrónico certificado; correo normal, EMS (Express Mail Service) y el servicio del Centro de Administración de Correspondencia, de acuerdo con la matriz de categorización de tiempos y destinos establecidos en la propuesta, en las condiciones determinadas en las normas que regulen cada una de las modalidades contratadas y según los requerimientos que de cada una de estas haga la Entidad..

5. Recolectar, recepcionar y clasificar los objetos postales tales como cartas, oficios, tarjetas, recibos de toda clase, impresos, periódicos, extractos de cuentas y demás objetos que cursen en las redes postales del servicio de correo y de mensajería especializada que las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda requiera.

6. Disponer de los equipos, automotores y demás logística necesaria para la prestación del servicio contratado.

7. Suministrar guías urbanas, nacionales e internacionales y bolsas plásticas, según corresponda a la modalidad de servicio contratada para la remisión y empaque de la correspondencia.

8. Tomar las medidas de seguridad y control que sean necesarias para que la correspondencia no sufra de pérdidas, expoliación o cualquier otro tipo de daños.

9. Responder por pérdidas, expoliación, averías o reclamaciones que se presenten en relación con la correspondencia y demás objetos postales recibidos de la Dirección de Ejecuciones Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda de acuerdo con las reglamentaciones postales vigentes, en los términos señalados en la Ley 1369 de 2009.

10. Suministrar el servicio de Mensajería expresa con el personal requerido. En el evento en que por necesidades del servicio se requiera incrementar o remplazar el personal perteneciente a la entidad contratada, el contratista se compromete a suministrar durante el tiempo que los supervisores del Contrato de Direcciones de Ejecuciones Fiscales y Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda, así lo requiera; en las condiciones señaladas en la Oferta. El personal asignado, no tendrá ninguna clase de relación, ni vínculo laboral con las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda.

11. Recolectar, transportar y entregar a nivel urbano, nacional e internacional las correspondencia de la Direcciones de Ejecuciones Fiscales y Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda de conformidad con la clase de servicio que se haya solicitado, dentro de los términos de entrega y condiciones de rastreo y seguimiento, certificación y prueba establecidos y ofertados para cada uno de los servicios contratados.

12. Suministrar con la debida antelación, los elementos necesarios para la prestación del servicio tanto en el lugar de origen como en el lugar de destino de la correspondencia.


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13. Realizar la entrega de los documentos oficiales y demás envíos postales mediante el registro en la modalidad de correo certificado urbano, nacional, internacional y entrega en la modalidad AL DÍA Bogotá, mediante el registro individual de cada envío.

14. Devolver debidamente revisado, firmado y con sello del contratista, el original de la planilla de imposición con la identificación de los envíos, en todas las modalidades de servicio de correo certificado urbano, nacional, internacional y entrega en la modalidad AL DÍA Bogotá.

15. En los casos de pérdida, avería o expoliación de los Objetos Postales el Proveedor debe indemnizar por cinco (5) veces el valor de la tarifa pagada por la Entidad Compradora, hasta un máximo de un (1) SMMLV, por cada envío en que haya Objetos Postales perdidos, averiados o expoliados, excepto por las exenciones de responsabilidad contempladas en el Artículo 31 de la Ley 1369 de 2009 o la que la modifique, sustituya o adicione.

16. . Garantizar la entrega de los envíos del servicio de correo dirigidos a personas naturales, jurídicas y entidades destinatarias de la correspondencia, en las direcciones que suministre las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda.

17. . Informar al supervisor del contrato dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes, la ocurrencia de cualquier irregularidad, que se presente, para que las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda tome las acciones que considere necesarias.

18. Suministrar sin costo adicional para las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda, papel troquelado para la realización de los envíos requeridos.

19. Cumplir con los productos ofrecidos en la propuesta presentada por el contratista. 20. Realizar las devoluciones del correo no entregado, teniendo en cuenta lo estipulado en la

propuesta y dentro del término acordado para cada modalidad. 21. Realizar las devoluciones de las constancias de recibo de correo dentro del término acordado para

cada modalidad. 22. Para las devoluciones, el contratista deberá clasificar el motivo en alguna de las siguientes

categorías (i) desconocido; (ii) rehusado); (iii) no reside; (iv) no reclamado; (v) dirección errada; (vi) otros.

23. Disponer de un facilitador comercial y de logística para agilizar los envíos, obtener información comercial y facilitar los insumos necesarios como guías, planillas y listados de precios y demás relacionados con el objeto del contrato.

24. Prestar el servicio de mensajería motorizada urbana de tiempo completo en los horarios requeridos, con cargo al contrato de acuerdo con las necesidades del servicio. En caso de ausencia justificada el contratista, deberá garantizar el personal requerido para la prestación de los servicios en el horario establecido.

25. Prestar el servicio de tiempo completo de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., con cargo al contrato de acuerdo a la necesidad del servicio y para atender las actividades derivadas de la correspondencia. En caso de ausencia justificada el contratista, deberá garantizar el personal requerido para la prestación de los servicios en el horario establecido.

26. Suministrar el Formato de Planilla Diaria Urbana para el control de envíos entregados por los mensajeros motorizados.

27. Suministrar las guías o planillas para el diligenciamiento de los envíos. 28. Suministrar las guías y planillas con el registro y sello de porte dentro del término acordado para

cada modalidad.


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29. Ejercer control sobre el correo enviado, teniendo en cuenta los tiempos de entrega estipulados en la propuesta para cada modalidad.

30. Realizar capacitaciones al personal de correspondencia según los requerimientos de la Secretaría de Hacienda.

31. Realizar Controles de Calidad en la prestación de los servicios (envíos, recolección, distribución de correspondencia, personal a disposición de la Secretaría de Hacienda de acuerdo con la matriz de cubrimiento.

32. Realizar el envío digital de las facturas de cobro mes vencido durante los diez (10) primeros días hábiles de cada mes, con el propósito de que la Direcciones de Ejecuciones Fiscales y de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda realice una pre-validación de las imposiciones enviadas frente al cobro de los servicios en cada una de sus modalidades dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de la factura y emita visto bueno, para su correspondiente expedición física.

33. Suministrar pruebas de entregas digitalizadas cuando las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda lo requiera.

34. Garantizar la entrega de los envíos de la modalidad de AL DÍA Bogotá, el mismo día, en los términos señalados en la oferta.

35. Atender los requerimientos que al respecto haga el supervisor del contrato, tendientes a una correcta ejecución de este relacionadas con el objeto del contrato.

36. Cumplir con las normas postales establecidas para los despachos de correspondencia sobre: acondicionamiento (embalaje), dimensiones, rotulaciones y prohibiciones.

37. Prestar el servicio contratado con la debida diligencia y prontitud, de acuerdo con la Matriz de Categorización de Tiempos y destinos que se anexó con la propuesta presentada, la cual hace parte integral del contrato.

38. Entregar el correo y/o la correspondencia que se genere con carácter urgente e imprevisto por parte de las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda, el cual se debe coordinar directamente con el personal motorizado del contratista, realizando los recorridos especiales en el menor tiempo posible, de acuerdo con las solicitudes de la Direcciones de Ejecuciones Fiscales y Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda

39. Designar un Director o Coordinador, quien tendrá línea directa con el Supervisor encargado por parte de las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda de la Gobernación, en horario de atención al público de (8:00 am a 5:00 pm), para resolver, aclarar, responder y/o tramitar cualquier duda, inquietud o situación que se presente, sin perjuicio de los requerimientos especiales en horario adicional que haga el supervisor del contrato.

40. Informar a las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda con la debida oportunidad sobre los cambios que se realicen en las imposiciones (modalidad del servicio de mensajería), en la rotación del personal al servicio de la Entidad (mensajeros motorizados), del personal comercial y corporativo y la actualización de medios tecnológicos.

41. Las demás inherentes al objeto y a la naturaleza del contrato. OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA


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El eventual contratista se obliga con la Direcciones de Ejecuciones Fiscales y de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda a:

1. Cumplir con el objeto del presente contrato, con plena autonomía técnica y administrativa, y bajo su propia responsabilidad, lo cual conlleva que no existirá ningún tipo de subordinación, ni vínculo laboral alguno del contratista con la Secretaría de Hacienda.

2. Mantener la reserva sobre la información que le sea suministrada para el desarrollo del objeto del contrato.

3. Cancelar oportunamente sus aportes a seguridad social en salud, pensión y riesgos laborales correspondientes al período de tiempo y de la ejecución contractual y entregar los respectivos comprobantes al supervisor del contrato.

4. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de hacer u omitir algún hecho.

5. Mantener la reserva sobre la información que le sea suministrada para el desarrollo del objeto del contrato.

6. Responder por sus actuaciones y omisiones derivadas de la celebración del presente contrato y de la ejecución del mismo, de conformidad con lo establecido en las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios.

7. Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato y cuatro (4) meses más y presentarse a las Direcciones de Ejecuciones Fiscales y de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda en el momento en que sea requerido.

8. Mantener indemne al contratante de cualquier reclamación proveniente de terceros que tenga como causa sus actuaciones en el desarrollo y ejecución del contrato.

9. Las demás obligaciones que contribuyan a garantizar el cabal cumplimiento y ejecución del contrato.

4. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN,

INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS La modalidad de selección, que se pretende utilizar es:

LICITACIÓN PÚBLICA CONCURSO DE MÉRITOS SELECCIÓN ABREVIADA X CONTRATACIÓN DIRECTA MÍNIMA CUANTÍA

La Entidad hará uso para la selección del contratista el procedimiento de Subasta Inversa de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.1.2.1.2.5 del Decreto 1082 de 2015. La modalidad de selección que se deberá adelantar es la de SELECCIÓN ABREVIADA — SUBASTA INVERSA de conformidad con la ley 1150 de 2007, artículo 2, numeral 2, literal a); e igualmente lo señalado en el artículo 2.2.1.2.1.2.1. y s.s. del Decreto 1082 de 2015, definida como “la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las


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circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual”. (Negrilla fuera de texto). Fundamentos jurídicos de la modalidad de selección El artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 establece que la “escogencia del contratista se efectuará con arreglo a las modalidades de selección de licitación, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa con base en las siguientes reglas”. Los servicios por adquirir pertenecen a la categoría de servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, con el único factor de selección para identificar la oferta más favorable será el precio a través de la modalidad de Selección Abreviada Subasta Inversa teniendo en cuenta la naturaleza del servicio objeto del presente proceso en los términos antes señalados, conforme a lo dispuesto en el literal a) del numeral 2, del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. “2. Selección abreviada. La Selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual”. Serán causales de selección abreviada las siguientes:

a) La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades, que corresponden a aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. Para la adquisición de estos bienes y servicios las entidades deberán, siempre que el reglamento así lo señale, hacer uso de procedimientos de subasta inversa o de instrumentos de compra por catálogo derivados de la celebración de acuerdos marco de precios o de procedimientos de adquisición en bolsas de productos; (cuando haya lugar)”

Así las cosas, la modalidad de selección a emplearse es SELECCIÓN ABREVIADA — SUBASTA INVERSA, dado que los servicios a adquirir cuentan con características técnicas uniformes y de común utilización, de acuerdo con la definición que de este concepto hace el artículo 2.2.1.1.1.3.1. Del Decreto 1082 de 2015. Para el servicio a adquirir, el día y hora de la Subasta Inversa, estos precios estarán sujetos a las modificaciones que se deriven de las variaciones de los porcentajes ofrecidos en la puja. Si sólo un oferente resultare habilitado para participar en la Subasta Inversa de estos estudios previos, la entidad adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial indicado en el presente estudio previo.


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NOTA: El cumplimiento y permanente observancia de todas y cada una de las normas que rigen los aspectos inherentes y complementarios del objeto a contratar, está bajo la absoluta responsabilidad del proponente y/o contratista, y no compromete a la Secretaría de Hacienda por su omisión o inobservancia. Justificación de la modalidad de selección La Ley 1150 de 2007, artículo 2º, numeral 2., establece: “Selección abreviada. La Selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que, por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual” (…) Serán causales de selección abreviada las siguientes: (…) a) La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades, que corresponden a aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.

Para la adquisición de estos bienes y servicios las entidades deberán, siempre que el reglamento así lo señale, hacer uso de procedimientos de subasta inversa o de instrumentos de compra por catálogo derivados de la celebración de acuerdos marco de precios o de procedimientos de adquisición en bolsas de productos.

El régimen jurídico aplicable al proceso de selección y al contrato que de él se derive, será el previsto en el pliego de condiciones, en las disposiciones pertinentes de las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007 y Decreto 1082 de 2015. Este proceso de selección se tramitará por la modalidad de Selección abreviada por Subasta Inversa, siendo fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección los que a continuación se relacionan: 1. Literal a, del numeral 2, artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. 2. Sin perjuicio de las reglas generales aplicables a las modalidades de selección, se adelantará conforme

con el procedimiento establecido para la Selección Abreviada por Subasta Inversa, establecida en el Decreto 1082 de 2015.

5. PRESUPUESTO OFICIAL

La propuesta económica, no podrá superar el valor estimado para el contrato que se pretende celebrar por la suma $800.000.000 M/CTE, incluidos impuestos y contribuciones de Ley y demás costos directos e indirectos como impuestos, tasas y contribuciones, de carácter Nacional y/o Departamental legales vigentes, así como todos los costos que demande la ejecución del contrato y aquellos que surjan con motivo del mismo. 6. LOS CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE


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El Departamento de Cundinamarca – Secretaría de Hacienda verificará las condiciones técnicas, financieras, jurídicas y económicas, de todas las propuestas presentadas para participar en el proceso de SUBASTA INVERSA, a través del Comité Evaluador, que se conformará para tal fin. Al momento de efectuar la evaluación, el Departamento dará cumplimiento a lo preceptuado en el artículo 29 de la Ley 80 de 1993, el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 y Decreto 1082 de 2015, en procura de lograr la selección objetiva, para lo cual el ofrecimiento más favorable preceptuado en el artículo 5 numeral 2 literal a) de la Ley 1150 de 2007 “La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones”, la Ley 1882 de 2018 por la cual se adiciona, modifica y se dictan disposiciones orientadas a fortalecer la contratación pública en Colombia la ley de infraestructura y se dictan otras disposiciones. 6.1. REQUISITOS HABILITANTES Serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje, los siguientes:

a) Capacidad Jurídica b) Capacidad Financiera c) Capacidad Organizacional d) Condiciones de Experiencia

6.1.1. CAPACIDAD JURÍDICA:

6.1.1.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA

Para acreditar la capacidad jurídica inicialmente se deberá aportar la Carta de presentación de la Oferta, conforme al modelo suministrado por la Secretaría. La carta de presentación deberá estar firmada por la Persona Natural proponente o por el Representante Legal de la persona jurídica o proponente plural, indicando su nombre, documento de identidad, dirección de correspondencia, indicación de su correo electrónico y demás datos requeridos en el formato suministrado con este pliego de Condiciones.

La suscribirá el proponente si es persona natural, el representante legal si se trata de personas jurídicas; persona designada y facultada para representarlo en caso de consorcio o unión temporal; o apoderado o autorizado mediante poder debidamente otorgado. El representante legal o quien suscriba la carta debe encontrarse debidamente facultado para presentar la oferta y suscribir el contrato.

En la carta de presentación el proponente deberá manifestar bajo la gravedad de juramento que ni él o algunos de sus integrantes si el mismo es un consorcio o una unión temporal no se encuentra(n) incurso(s) en las causales de inhabilidades o incompatibilidades, prohibiciones o conflictos de intereses establecidas


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en la Constitución Política, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011 y demás normas pertinentes.

Igualmente deberá manifestar que conocen y aceptan todas las especificaciones y condiciones consignadas en el presente documento, el plazo de ejecución del contrato y las demás manifestaciones señaladas en el formato de carta de presentación de la propuesta. Si estas manifestaciones no se realizan en la carta de presentación, las mismas se entenderán efectuadas con la presentación de la propuesta respectiva.

Este documento debe ser presentado a través de la plataforma del SECOP II.

6.1.1.2. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL.

Cuando el proponente sea persona jurídica, deberá presentar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio con fecha no superior a treinta (30) días calendario de antelación a la fecha de cierre de la invitación. El objeto social de la persona jurídica debe ser acorde con el objeto del presente proceso y permitir la ejecución del objeto señalado. Si existieren limitaciones en las facultades del representante legal para contratar y comprometer a la sociedad, se deberá acreditar mediante copia del acta expedida como lo determina el Código de Comercio, que ha sido facultado por el máximo órgano social, para presentar la propuesta y firmar el respectivo contrato hasta por el valor total del mismo.

PERSONAS NATURALES: Deberá anexar Matrícula Mercantil, cuya expedición no podrá ser mayor a sesenta (60) días calendario al momento de cierre del presente proceso. PERSONAS JURÍDICAS: Las personas jurídicas deben acreditar su existencia legal mediante el certificado original de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio o por la autoridad competente respectiva, con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre del presente proceso de selección, si se prorroga la fecha de cierre, valdrá el certificado expedido con la fecha inicial, en el cual conste que la sociedad está registrada o tiene sucursal domiciliada en Colombia, las facultades del representante legal y que el término de duración de ésta no es inferior a la duración del contrato y un año más. Así mismo, su objeto social debe corresponder al objeto del presente proceso de selección o actividades afines. En el caso de los Consorcios y Uniones Temporales, éste requisito procederá de igual forma para cada una de las sociedades o personas jurídicas que los integren. En el evento de existir limitante del representante legal para contratar, se debe presentar copia del acta expedida, como lo determina el Código de Comercio, en la que se señale que ha sido facultado por el órgano social competente para comprometer a la sociedad como mínimo hasta por el valor de la oferta presentada, o en su defecto presentar la certificación del Secretario de la Junta u órgano social competente donde conste la autorización correspondiente. En el caso de los Consorcios y Uniones Temporales, este requisito procederá de igual forma para cada una de las sociedades o personas jurídicas que los integren. La fecha de expedición de tal documento, no podrá ser posterior a la fecha definitiva de cierre del presente proceso de selección.


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6.1.1.3. ACTA DE AUTORIZACIÓN DEL ÓRGANO SOCIAL COMPETENTE

Si el representante legal del oferente o de alguno de los integrantes de un Consorcio o Unión Temporal, tiene alguna limitación para suscribir la oferta y/o el contrato, según lo indicado en el Certificado de Existencia y Representación Legal, o requiere de autorización de sus órganos de dirección para la propuesta y para suscribir el contrato, deberá anexar a su propuesta los documentos que acrediten legalmente dicha autorización, la cual debe ser previa a la presentación de la oferta.

6.1.1.4. DOCUMENTO DE CONSTITUCIÓN DE CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL

Para la presentación de ofertas por parte de Consorcios y/o Uniones Temporales, cada uno de sus miembros deberá cumplir estrictamente lo señalado en el artículo 7º de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes.

Dentro del documento privado de conformación del consorcio o unión temporal debe constar la participación de cada uno de los miembros del Proponente plural, la representación legal del Proponente plural o el poder otorgado a quien suscribe los documentos en nombre del Proponente plural y deberá señalarse que la vigencia del Consorcio y/o Unión Temporal es igual o superior al plazo estimado del contrato, su liquidación y tres (3) años más.

Si se trata de una UNIÓN TEMPORAL, señalar en forma clara y precisa los términos y extensión de la participación de cada uno de los integrantes en la propuesta y en su ejecución, y las obligaciones y responsabilidades de cada uno en la ejecución del contrato (Actividades) so pena de ser tomada como consorcio, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo del DEPARTAMENTO.

Los proponentes plurales (uniones temporales o consorcios) deberán presentar el certificado de existencia y representación legal de cada una de las personas jurídicas que lo conforman y/o la fotocopia de la cedula de ciudadanía de las personas naturales que los conforman.

La sumatoria del porcentaje de participación de Consorcios o Uniones Temporales no podrá ser diferente al 100%.

6.1.1.5. CÉDULA DE CIUDADANÍA DEL PROPONENTE. Las personas naturales colombianas deberán presentar copia de su Cédula de Ciudadanía. Las personas naturales extranjeras, deberán acreditar su existencia mediante la presentación de copia de su pasaporte, y si se encuentran residenciadas en Colombia, mediante la presentación de copia de la Cédula de Extranjería expedida por la autoridad colombiana competente o visa de residente. En caso de personas jurídicas, se aportará copia de la cédula de ciudadanía del representante legal y en el evento de consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura, copia de la cédula de ciudadanía del representante legal del mismo y del representante legal o persona natural de cada uno de los integrantes que lo conforman.

6.1.1.6. PODER CUANDO LA OFERTA SE PRESENTE A TRAVÉS DE UN APODERADO


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Los Proponentes podrán presentar ofertas directamente o por intermedio de apoderado, evento en el cual deberán anexar el poder otorgado en legal forma, en el que se confiera al apoderado, de manera clara y expresa, facultades amplias y suficientes para actuar, obligar y responsabilizar a todos y cada uno de los integrantes en el trámite del presente proceso y en la suscripción del Contrato.

6.1.1.7 APODERADO PARA OFERENTES EXTRANJEROS Los oferentes extranjeros sin sucursal o domicilio en Colombia deberán presentar sus propuestas a través de apoderado facultado para tal fin, con arreglo a las disposiciones legales que rigen la materia.

La persona natural o jurídica de origen extranjero, que no sea residente en Colombia, podrá presentar propuesta, previo cumplimiento de los requisitos generales establecidos para tal fin, aplicables a los oferentes nacionales con las excepciones del caso y especialmente cumpliendo los siguientes requisitos:

i. Cuando se trate de personas naturales extranjeras sin domicilio en el país o de personas jurídicas privadas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia, deberán acreditar la constitución de un apoderado (Poder Especial), domiciliado y residente en Colombia, debidamente facultado para presentar la propuesta y celebrar el contrato, así como para representarla administrativa, judicial o extrajudicialmente.

ii. Deberá adjuntar el certificado de existencia y representación legal o el documento equivalente del país en que se haya constituido legalmente. Si el mismo se encuentra en idioma distinto al español o castellano oficial de la República de Colombia, debe presentarse en su lengua original junto con la traducción simple al castellano. En el evento en que el oferente extranjero ostente limitación en su capacidad de contratación o de oferta, deberá adjuntar el documento mediante el cual se remueva dicha limitación. En lo no previsto aquí expresamente, se aplicará el régimen dispuesto para los nacionales colombianos y que le sea aplicable a los extranjeros.

iii. En cumplimiento de lo ordenado por el Parágrafo 2° del artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto – Ley 019 de 2012, el oferente extranjero, persona natural sin domicilio en Colombia o persona jurídica extranjera que no tenga establecida sucursal en el país, NO se encuentra obligado a inscribirse ni calificarse en el RUP.

iv. El oferente extranjero deberá relacionar y certificar la experiencia exigida en este proceso. En el evento en que dicha experiencia se haya obtenido en país distinto a Colombia, para efectos de certificarla deberá adjuntar la certificación respectiva que deberá cumplir con los requisitos establecidos en este documento. Adicionalmente, si la certificación se encuentra en idioma distinto al de la República de Colombia, deberá adjuntarse además del documento en idioma extranjero, la traducción oficial al castellano del documento. El proponente puede presentar con la oferta documentos con una traducción simple y entregar la traducción oficial al castellano dentro del plazo previsto para la subsanación. La traducción oficial debe ser el mismo texto presentado, tal como lo establece la circular única expedida por Colombia Compra Eficiente.


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Nota 1: En el caso de documentos especializados, como por ejemplo, especificaciones o fichas técnicas, que en el mercado sean de amplia utilización y aceptación en idioma distinto al castellano, las Entidades Estatales podrán establecer en los Documentos del Proceso la posibilidad de que sean aportados en su lengua original acompañados de una traducción simple al castellano, cuando así lo considere conveniente de conformidad con el estudio del sector realizado.

Nota 2: En el evento de resultar favorecido con la adjudicación un proponente extranjero sin domicilio ni sucursal en Colombia, para efectos de poder ejecutar el contrato deberá previamente constituir una sucursal en Colombia en los términos del Código de Comercio, de acuerdo con lo señalado en los artículos 471 y 474 del citado Código.

Nota3: En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 874 del Código de Comercio, en concordancia con el Artículo 28 de la Ley 9 de 1991, el artículo 3 del Decreto 1735 de 193 y la Resolución No. 8 de 2000, modificada por la Resolución 6 de 2007, emanada del Banco de la República, el valor en pesos colombianos del contrato o contratos celebrados en moneda distinta será el de la fecha de su suscripción o firma, de acuerdo con la tasa de cambio oficial que indique el Banco de la República.

6.1.1.8. ACREDITACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES FRENTE AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL – SSSI Y PARAFISCALES. (ARTÍCULO 50 DE LA LEY 789 DE 2002 Y 23 DE LA LEY 1150 DE 2007).

El proponente persona jurídica o persona natural con personal a cargo , deberá presentar una certificación, expedida por el Revisor Fiscal, de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el Representante Legal, bajo la gravedad del juramento, cuando no se requiera Revisor Fiscal, en la que conste el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. Dicho documento deberá certificar que, a la fecha de cierre del presente proceso de selección, ha realizado el pago de los aportes correspondientes a la nómina de los últimos seis (6) meses, contados a partir de la citada fecha, en los cuales se haya causado la obligación de efectuar dichos pagos.

En el evento que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, debe acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución, lo anterior de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007

En caso de presentar acuerdo de pago con las entidades recaudadoras respecto de alguna de las obligaciones mencionadas deberá manifestar que existe el acuerdo y que se encuentra al día en el cumplimiento del mismo. En este evento el oferente deberá anexar copia del acuerdo de pago correspondiente y el comprobante de pago soporte del mes anterior al cierre del proceso de selección.

Esta misma previsión aplica para las personas jurídicas extranjeras con domicilio o sucursal en Colombia las cuales deberán acreditar este requisito respecto del personal vinculado en Colombia.

El proponente persona natural o jurídica sin personal vinculado laboralmente deberá expresar esta situación bajo la gravedad de juramento y presentar la última planilla de pago al Sistema de Seguridad


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Social Integral.

Cuando se trate de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes, deberá aportar por separado la certificación aquí exigida.

Adicionalmente el proponente adjudicatario, deberá presentar para la suscripción del respectivo contrato, la declaración donde se acredite el pago correspondiente a Seguridad Social y Aportes Parafiscales.

6.1.1.9. ANTECEDENTES FISCALES, DISCIPLINARIOS, JUDICIALES Y DEMÁS SANCIONES.

El Departamento, revisará el boletín de responsables fiscales, el certificado de antecedentes disciplinarios, el certificado de antecedentes judiciales, medidas correctivas de la policía y el Registro Único de Proponentes con el fin de verificar que los proponentes no se encuentren incursos en inhabilidades y que no tengan sanciones inscritas que implique inhabilidad para contratar con el Estado. En todo caso se aplicará lo dispuesto en la ley 1474 de 2011 -Estatuto Anticorrupción-. Tratándose de proponentes extranjeros sin domicilio o sin sucursal en Colombia, deberán declarar que no son responsables fiscales, no cuentan con antecedentes disciplinarios ni antecedentes judiciales por actividades ejercidas en Colombia en el pasado, de conformidad con lo previsto en el numeral 4 del artículo 38 de la ley 734 de 2002, en concordancia con el artículo 60 de la ley 610 de 2000, así como en la Ley 1238 de 2008 y que no tienen sanciones vigentes en Colombia que implique inhabilidad para contratar con el Estado.

6.1.1.10. CONSULTA EN EL SISTEMA DE REGISTRO NACIONAL DE MEDIDAS CORRECTIVAS – RNMC

De conformidad con lo previsto en los artículos 182, 183 y 184 de la Ley 1801 de 2016 y con el fin de verificar que el PROPONENTE persona natural o el Representante Legal del PROPONENTE persona jurídica o del consorcio o unión temporal y de cada uno de sus integrantes no se encuentre vinculado en el Registro Nacional de Medidas Correctivas RNMC de la Policía Nacional de Colombia como infractor de la Ley 1801 de 2016 y/o se encuentre al día en el pago de las multas establecidas en el Código Nacional de Policía y Convivencia, La Secretaría de hacienda, consultará el Registro Nacional de Medidas correctivas RNMC a través de la página web de la Policía Nacional imprimiendo la constancia de la verificación efectuada.

6.1.1.11. COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN O TRANSPARENCIA

Los Proponentes deben suscribir el Compromiso Anticorrupción contenido en el Anexo correspondiente que para tal efecto establezca el pliego de condiciones, en el cual manifiestan su apoyo irrestricto a los esfuerzos del Estado colombiano contra la corrupción. Si se comprueba el incumplimiento del Proponente, sus empleados, representantes, asesores o de cualquier otra persona que en el Proceso de Contratación actúe en su nombre, habrá causal suficiente para el rechazo de la Oferta o para la terminación anticipada del contrato, si el incumplimiento ocurre con posterioridad a la adjudicación del mismo, sin perjuicio de que tal incumplimiento tenga consecuencias adicionales.


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6.1.1.12. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO

Las personas naturales y jurídicas colombianas y/o extranjeras con domicilio o sucursal en Colombia, deberán aportar copia legible del Registro Único Tributario RUT actualizado. NOTA: Se solicita a los proponentes presentar con su propuesta, una certificación de la cuenta bancaria donde se consignarán los recursos derivados del contrato, al proponente que resulte seleccionado, sin que esto se constituya en un requisito habilitante para la participación en el presente proceso. En todo caso el PROPONENTE podrá anexar a la propuesta dicho certificado actualizado

6.1.1.13. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA. (Anexe garantía) Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente pliego de condiciones, el mantenimiento de la propuesta y oferta económica, la suscripción del contrato, su contribución para la legalización y cumplimento de los requisitos para la ejecución del mismo, el proponente deberá constituir y entregar junto con la propuesta, una garantía de seriedad, en los términos previstos en el Decreto 1082 de 2015. La Garantía de Seriedad de la Propuesta se constituirá en los siguientes términos:

BENEFICIARIO DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA- SECRETARÍA DE HACIENDA NIT 899999114-0

AFIANZADO Y TOMADOR

El afianzado es el proponente. Si es persona natural deberá señalarse el nombre como aparece en el documento de identidad. Si es jurídica el nombre deberá indicarse como aparece en el Certificado de Existencia y Representación Legal. Si el proponente es un consorcio o unión temporal la garantía debe ser tomada a nombre del consorcio o unión temporal y el de cada uno de sus integrantes, así como su porcentaje de participación.

VIGENCIA

Noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha de presentación de la propuesta.

VALOR ASEGURADO

10% del valor total del presupuesto oficial del presente proceso.

OBJETO Amparar la seriedad de los ofrecimientos hechos por el proponente en la selección abreviada por subasta inversa No SASI No. XX de 2021 cuyo objeto es: “Prestar el servicio de mensajería expresa para tramitar la correspondencia, así como los requerimientos de imposición de notificaciones remitidos por las dependencias del Sector Central de la Gobernación de Cundinamarca”.

FIRMA Suscrita por la aseguradora y el proponente tomador.

En todo caso, la garantía de la propuesta debe estar vigente hasta el perfeccionamiento y legalización del


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contrato resultante del presente proceso de selección.

Esta garantía la hará efectiva el DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA – SECRETARÍA DE HACIENDA en los términos establecidos en el Decreto 1082 de 2015.

La garantía de seriedad de la oferta cubrirá la sanción del incumplimiento de la oferta de conformidad con lo establecido en el Articulo 2.2.1.2.3.1.6 del Decreto 1082 de 2015 en los siguientes eventos:

• La nueva ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el plazo para la adjudicación o para suscribir el contrato es prorrogado, siempre que tal prorroga sea inferior a tres meses.

• El retiro de la oferta después de vencido el plazo fijado para la presentación de las ofertas.

• La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del adjudicatario.

• La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado de la garantía de cumplimiento del contrato.

Lo anterior, sin menos cabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por la garantía de seriedad y sin perjuicio de que la Secretaría de Hacienda-Departamento de Cundinamarca, pueda optar por adjudicar al oferente calificado en segundo lugar.

Nota: La no presentación de la garantía de seriedad de la oferta es causal de rechazo (Artículo 5° parágrafo 3° de la Ley 1882 de 2018.)

6.1.1.14. REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 221 del Decreto Ley 019 de 2012 y el Decreto 1082 de 2015, todas las personas naturales o jurídicas nacionales que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales deberán estar inscritas en el Registro Único de Proponentes.

Para tal efecto, el interesado deberá presentar con su propuesta el documento correspondiente expedido por la Cámara de Comercio de su jurisdicción, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes de anterioridad respecto de la fecha de cierre del proceso.

La inscripción del proponente en el RUP debe encontrarse vigente y en firme para la fecha de cierre del presente proceso de selección, de acuerdo a lo indicado en las circulares de Colombia Compra Eficiente.

Para el caso de Consorcios y Uniones Temporales todos los miembros deberán acreditar su inscripción en el Registro Único de Proponentes.

Nota 1: En aplicación a lo señalado en el artículo 2.2.1.1.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015, las personas inscritas en el RUP deben renovar su registro a más tardar el quinto (5) día hábil del mes de abril de cada año, que para el presente año es el 6 de abril de 2019, de lo contrario cesan los efectos del RUP.


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Nota 2: El proponente persona natural o persona jurídica y cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, deberán estar inscritos de conformidad con lo indicado.

Nota 3: Las personas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia, las cuales no están obligadas a estar inscritas en el RUP, deberán acreditar esta información de acuerdo a lo que se solicite en cada criterio y el Departamento de Cundinamarca llevarán a cabo la labor de verificación del cumplimiento del respectivo requisito habilitante.

6.1.2 CAPACIDAD FINANCIERA.

Atendiendo lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.5.3. del Decreto 1082 de 2015, se realizará la verificación de los requisitos habilitantes financieros de los proponentes o de los integrantes de consorcios o uniones temporales quienes deberán allegar el Registro Único de Proponentes expedido por la Cámara de Comercio.

Los siguientes indicadores financieros fueron realizados por parte de la Oficina de Análisis Financiero de la Secretaría de Hacienda de la Gobernación de Cundinamarca, el cual fue elaborado a partir de un análisis técnico de los indicadores financieros suministrados previstos por la base de datos del Portal de Información Empresarial - PIE de la Superintendencia de Sociedades, se puedo observar el comportamiento financiero de los sectores relacionados con las “Prestar el servicio de mensajería expresa para tramitar la correspondencia, así como los requerimientos de imposición de notificaciones emitidas por la Dirección de Ejecuciones Fiscales y la Dirección de Rentas y Gestión Tributaria de la Secretaría de Hacienda del departamento de Cundinamarca” de lo cual se obtuvieron los siguientes datos:

Una vez analizado estadísticamente las características contables, financieras y por ende el comportamiento de los indicadores financieros del sector en términos de rentabilidad, solvencia, endeudamiento, y también teniendo en cuenta la normatividad contractual vigente, a continuación, se sugieren los siguientes indicadores de capacidad financiera y de capacidad organizacional con sus respectivos límites.

La verificación financiera de las propuestas, se efectuará a partir de la información contenida en el Registro Único de Proponentes (RUP) vigente y en firme para la fecha de cierre del proceso, siempre y cuando la información documental haya sido objeto de verificación por parte de la cámara de comercio respectiva, según conste en el certificado que al respecto se expida. A través de los indicadores de capacidad financiera se busca establecer unas condiciones mínimas que


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deben cumplir los proponentes ante la posibilidad de contratar con el estado, razón por la cual se hace necesario medir la realidad financiera de estos, su capacidad de asumir compromisos en el ejercicio de su objeto social y la posibilidad de cumplir oportunamente con las obligaciones del contrato. Los indicadores para medir la capacidad financiera de los proponentes interesados en participar en un proceso de contratación y que se encuentran registrados en el RUP, de conformidad con el numeral 3 del artículo 2.2.1.1.1.5.3. REQUISITOS HABILITANTES CONTENIDOS EN EL RUP son: ÍNDICE DE LIQUIDEZ. Activo Corriente / Pasivo Corriente. Permite medir la capacidad del proponente para hacer frente a sus deudas a corto plazo, comprometiendo sus activos corrientes. La interpretación es: por cada $ de deuda se tiene $ de respaldo en activo corriente. Entre mayor sea el resultado, menor el riesgo de que el proponente incumpla sus obligaciones a corto plazo, con el fin de garantizar la ejecución inmediata del proceso con eficiencia.

ÍNDICE DE ENDEUDAMIENTO. Pasivo Total / Activo Total: Refleja el grado de apalancamiento o participación de los acreedores en los activos de la empresa. Entre mayor sea el resultado indica mayor probabilidad de incumplimiento de sus obligaciones. Con este indicador el Departamento busca salvaguardar los recursos asignados al proceso.

RAZÓN DE COBERTURA DE INTERESES. Utilidad Operacional / Gastos de Intereses. Mide la capacidad del proponente de cumplir con sus obligaciones financieras. A mayor resultado, mayor capacidad para cumplir con sus obligaciones financieras. De conformidad con lo establecido en el numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, Artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 221 del Decreto Ley 019 de 2012 y la Ley 1882 de 2018, la capacidad jurídica y la solidez financiera serán objeto de verificación sin calificarse en cuanto no son factores de comparación de las ofertas y por lo tanto, podrán complementarse en los términos que establezcan las citadas normas y la entidad. En este indicador el Departamento garantiza la capacidad de cumplimiento de las obligaciones financieras que llega a asumir el posible proponente. De conformidad con el artículo 2.2.1.1.1.5.1. Inscripción, renovación, actualización y cancelación del RUP. “Las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras, con domicilio en Colombia, interesadas en participar en Procesos de Contratación convocados por las Entidades Estatales, deben estar inscritas en el RUP, salvo las excepciones previstas de forma taxativa en la ley”. De acuerdo con lo anterior, la entidad verificará los indicadores de capacidad financiera del Registro Único de Proponentes, RUP. Se considera habilitado financieramente el oferente que cumpla con los siguientes parámetros definidos a continuación, tomados del documento vigente y en firme. De acuerdo con lo establecido en el numeral 3 del artículo 2.2.1.1.1.5.3. del Decreto 1082 de 2015, la Entidad verificara los siguientes indicadores, así:

INDICADOR FORMULA MARGEN SOLICITADO

LIQUIDEZ Activo Corriente sobre Pasivo Corriente.

Mayor o igual a 1,8 veces

NIVEL DE Pasivo Total sobre Activo Total Menor o igual a 54%


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ENDEUDAMIENTO RAZÓN DE COBERTURA DE INTERESES

Utilidad Operacional sobre Gastos de Intereses

Mayor o igual a 1,0 veces positivo

En el caso de los consorcios y las uniones temporales, la verificación de los indicadores financieros, se calcularán realizando la sumatoria de los valores individuales multiplicados por el factor o porcentaje de participación en el consorcio o unión temporal. Al proponente se le calcularán los indicadores establecidos por la Oficina de Análisis Financiero de la Secretaría de Hacienda del Departamento de Cundinamarca que a continuación se describen.

6.1.3. INDICADORES DE CAPACIDAD ORGANIZACIONAL

El numeral 4 del artículo 2.2.1.1.1.5.3. del Decreto 1082 de 2015, establece indicadores para medir la capacidad organizacional. Estos permiten evaluar la capacidad del proponente que tiene a nivel interno de su organización, de hacer buen uso de sus recursos, lo que se traduce en buenos resultados a sus accionistas, así como generar confianza en sus clientes y proveedores, indicando por tanto que el proponente puede cumplir cabalmente con las obligaciones frente a una posible contratación con el Estado. Los requisitos habilitantes contemplados en el numeral 4 del artículo 2.2.1.1.1.5.3. del Decreto 1082 de 2015, que se deben tener en cuenta para evaluar la capacidad organizacional de los proponentes son: RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO. Utilidad Operacional / Patrimonio: este indicador permite identificar la rentabilidad que le ofrece a los socios o accionistas el capital invertido en la empresa. Por tanto a mayor rentabilidad de patrimonio, mejor es la capacidad organizacional del proponente.

RENTABILIDAD DEL ACTIVO. Utilidad Operacional / Activo Total: determina la capacidad que tienen los activos de generar utilidades. Por tanto a mayor rentabilidad del activo, mejor es la capacidad organizacional del proponente. De conformidad con el artículo 2.2.1.1.1.5.1. Inscripción, renovación, actualización y cancelación del RUP. “Las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras, con domicilio en Colombia, interesadas en participar en Procesos de Contratación convocados por las Entidades Estatales, deben estar inscritas en el RUP, salvo las excepciones previstas de forma taxativa en la ley”. De acuerdo con lo anterior, la entidad verificará los indicadores de capacidad financiera del Registro Único de Proponentes, RUP. La inscripción en el RUP deberá encontrarse en firme y vigente. Se considera habilitado financieramente el oferente que cumpla con los siguientes parámetros definidos a continuación. De acuerdo con lo establecido en el numeral 4 artículo 2.2.1.1.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015, la Entidad verificara la capacidad organizacional de conformidad con los siguientes indicadores, así: INDICADOR FORMULA MARGEN SOLICITADO RENTABILIDAD SOBRE PATRIMONIO

Utilidad Operacional sobre Patrimonio.

Mayor o igual a 8%


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RENTABILIDAD SOBRE ACTIVOS

Utilidad Operacional sobre Activos Total

Mayor o igual a 4%

NOTA: En el caso de unión temporal o consorcio, cada uno de los integrantes deberá allegar la información anteriormente mencionada en forma independiente y deben especificar de forma clara el porcentaje de participación de cada uno, de tal forma que la sumatoria sea el cien por ciento. Los indicadores se calcularán con base en la suma de las partidas registradas en los documentos de cada uno de los integrantes.

Como ya se anotó la Secretaría de Hacienda - Departamento de Cundinamarca, tendrá en cuenta la información registrada en el RUP vigente y en firme, adicionalmente el proponente deberá aportar lo siguiente:

Tarjetas Profesionales del Contador y/o Revisor Fiscal: Adjunto a la propuesta se debe presentar fotocopia nítida, por ambas caras, de la(s) tarjeta(s) profesional(es), de quien(es) firma(n) los estados financieros (Contador y/o Revisor Fiscal), donde se aprecie(n) claramente la(s) firma(s) de dicho(os) profesional(es).

Antecedentes Disciplinarios del Contador y/o Revisor Fiscal: Junto con la propuesta se debe presentar fotocopia nítida de los respectivos certificados de antecedentes disciplinarios expedidos por la Junta Central de Contadores con una vigencia no mayor a tres (3) meses, del contador y/o Revisor Fiscal.

Registro Único Tributario: Las personas naturales y jurídicas colombianas y/o extranjeras con domicilio o sucursal en Colombia, deberán aportar copia legible del Registro Único Tributario RUT actualizado.

NOTA 1: Se considera que cuando el numeral 3 del punto 6.3.3 REQUISITOS FINANCIEROS, RAZON DE COBERTURA DE INTERESES, sea indeterminado por la ausencia de gastos de intereses, el proponente se encuentra habilitado.

NOTA 2: EL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA –SECRETARÍA DE HACIENDA tendrá la facultad de solicitar a los oferentes cualquier aclaración, información o documento adicional y podrá hacer cruce de información con las entidades que ejerzan supervisión y vigilancia sobre los proponentes.

6.1.2.2. Información financiera para proponentes extranjeros

Los proponentes extranjeros deben presentar estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2020 comparativos con el año 2016 o 2017 o a la fecha del cierre fiscal del país de origen (Comparativos con la vigencia inmediatamente anterior) o balance de apertura si es una sociedad nueva.

NOTA: Las personas naturales extranjeras sin domicilio en Colombia o las personas jurídicas extranjeras sin sucursal en el país deberán presentar los reportes financieros firmados por el Representante legal, acompañados de traducción simple al idioma español, con los valores expresados en moneda legal colombiana, a la tasa de cambio de la fecha de cierre de los mismos, avalados con la firma de un contador público del cual se deberá aportar fotocopia de la Tarjeta Profesional y de los antecedentes disciplinarios expedidos por la Junta Central de Contadores de Colombia, con una antigüedad no superior a tres (3) meses contados a partir de la fecha de cierre del presente proceso.


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6.1.4. REQUISITOS TÉCNICOS El proponente deberá cumplir con todos los requerimientos técnicos establecidos, para lo cual el proponente deberá adjuntar con su propuesta la ficha técnica debidamente suscrito por el proponente o apoderado debidamente facultado. Debe ser firmado por el proponente cuando es persona natural o, si es persona jurídica o si la oferta se presenta bajo la modalidad de consorcio o unión temporal, por el representante legal indicando su nombre y documento de identidad. 6.1.5. EXPERIENCIA DEL PROPONENTE De conformidad con lo establecido por el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto 019 de 2012, respecto de la verificación de las condiciones de los proponentes El certificado de Registro Único de Proponentes será plena prueba de las circunstancias que en ella se hagan constar y que hayan sido verificadas por las Cámaras de Comercio.

En tal sentido, la verificación de las condiciones establecidas en el numeral 1 del artículo 5 de la presente ley, se demostrará exclusivamente con el respectivo certificado del RUP en donde deberán constar dichas condiciones. Por lo cual las entidades estatales en los procesos de contratación no podrán exigir, ni los proponentes aportar documentación que deba utilizarse para efectuar la inscripción en el registro.

El proponente debe demostrar con la información solicitada, que su objeto social es relacionado con el objeto a contratar y que cumple con los requisitos exigidos y estos corresponden a la actividad desarrollada por el interesado en participar, garantizando de ésta forma a la entidad la calidad de los servicios.

De conformidad con la Circular Única del 9 de julio de 2020 expedida por la Secretaría Jurídica del departamento de Cundinamarca, los proponentes deberán acreditar cualquiera de las siguientes alternativas en contratos suscritos y ejecutados con entidades públicas o privadas:

NUMERO DE CONTRATOS ACREDITADOS

PORCENTAJE A CERTIFICAR RESPECTO DEL PRESUPUESTO OFICIAL

1-2 Mínimo el 75%

2-4 Mínimo el 100%

MAS DE 4 (*) Mínimo el 150%

(*) El tope máximo para este ítem es de 6 contratos.

Nota 1: El Departamento de Cundinamarca- Secretaría General se reserva el derecho de verificar la información presentada. El objeto de los contratos deberá estar clasificados en el siguiente código del clasificador de bienes y servicios de Naciones Unidas que se presentan a continuación.


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78101800



Clase 22 Transporte de carga por carretera.

Producto 00 N/A

78101900




Producto 00 N/A

78102200



Clase 22 Servicios postales de paqueteo y

courrier.

Producto 00 N/A

78121500



Clase 15 Empaque.

Producto 00 N/A

*Es valida la clasificación hasta el tercer nivel, según lo certifica la Cámara de Comercio

Nota: Este requisito puede ser cumplido por uno o por todos los miembros del consorcio o unión temporal.

Nota: Cuando se presenten experiencia de ejecución de contratos en los cuales se actuó en forma de Consorcio o Unión Temporal, el DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCASECRETARÍA DE


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HACIENDA, para efectos de verificar el cumplimiento de esta, tendrá en cuenta únicamente el valor correspondiente al porcentaje de participación del oferente.

Nota: Para la verificación de este requisito, el proponente deberá indicar en el Anexo Experiencia del Proponente, cuáles de los contratos certificados en el Registro Único de Proponentes (RUP) deben ser tenidos en cuenta por el DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA- SECRETARÍA DE HACIENDA con el fin de ser habilitado. En caso de que el proponente no precise tal información, el DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA- SECRETARÍA DE HACIENDA tomará los contratos ejecutados por los proponentes indicados en el RUP, identificados con el número de consecutivo del reporte del contrato ejecutado No. 1, No. 2 y siguientes con el propósito de habilitar al proponente. Si uno de los contratos no cumple con lo solicitado, se tendrá en cuenta el contrato siguiente, hasta completar los mínimos solicitados.

6.1.6. REGLAS APLICABLES A LA EXPERIENCIA:

1. Cuando el oferente sea una persona natural o jurídica extranjera que tenga domicilio o sucursal en Colombia, relacionará la información que acredite su experiencia, en igualdad de condiciones que los nacionales.

2. El DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA- SECRETARÍA DE HACIENDA se reserva el derecho solicitar los respectivos contratos o documento que soporten la experiencia.

3. De acuerdo con el literal e del numeral 2.5 del artículo 2.2.1.1.15.1 del Decreto 1082 de 2015: <>Si la constitución del interesado es menor a tres (3) años, puede acreditar la experiencia de sus accionistas, socios o constituyentes. No podrá acumularse a la vez, la experiencia de los socios y de la persona jurídica cuando estos se asocien entre sí para presentar propuesta bajo alguna de las modalidades previstas en el artículo 7 de la ley 80 de 1993>>.

4. El DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA- SECRETARÍA DE HACIENDA no aceptará certificaciones de experiencia expedidas por la misma persona natural o jurídica que se presente como proponente del presente proceso. Así mismo, tampoco se aceptarán auto certificaciones de representantes de Consorcios o Uniones Temporales.

6.1.7. REGLAS APLICABLES A LA EXPERIENCIA PARA PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS EXTRANJERAS:

De conformidad con la ley, y lo dispuesto en la Guía para la participación de proveedores extranjeros en procesos de contratación publicada por Colombia Compra Eficiente, los proveedores extranjeros sin domicilio en Colombia no están obligados a tener RUP por lo cual deben acreditar esta información directamente ante la Entidad Estatal que adelanta el Proceso de Contratación, en ese sentido el DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA- SECRETARÍA DE HACIENDA a continuación procede a establecer la forma en la cual los proponentes deben acreditar la experiencia.

De conformidad con lo establecido por el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto 019 de 2012, respecto de la verificación de las condiciones de los proponentes El certificado de Registro Único de Proponentes será plena prueba de las circunstancias que en ella se hagan constar y que hayan sido verificadas por las Cámaras de Comercio.


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En tal sentido, la verificación de las condiciones establecidas en el numeral 1 del artículo 5 de la presente ley, se demostrará exclusivamente con el respectivo certificado del RUP en donde deberán constar dichas condiciones. Por lo cual las entidades estatales en los procesos de contratación no podrán exigir, ni los proponentes aportar documentación que deba utilizarse para efectuar la inscripción en el registro. De acuerdo con lo anterior, el oferente deberá acreditar la experiencia en el Registro Único de Proponente, cumpliendo con los siguientes requerimientos.

El proponente debe demostrar con la información solicitada, que su objeto social es relacionado con el objeto a contratar y que cumple con los requisitos exigidos y estos corresponden a la actividad desarrollada por el interesado en participar, garantizando de ésta forma a la entidad la calidad del producto.

De conformidad con la Circular Única del 9 de julio de 2020 expedida por la Secretaría Jurídica del departamento de Cundinamarca, los proponentes deberán acreditar cualquiera de las siguientes alternativas en contratos suscritos y ejecutados con entidades públicas o privadas:

NUMERO DE CONTRATOS ACREDITADOS

PORCENTAJE A CERTIFICAR RESPECTO DEL PRESUPUESTO OFICIAL

1-2 Mínimo el 75%

2-4 Mínimo el 100%

5-6 Mínimo el 150%

Nota 1: El Departamento de Cundinamarca- Secretaría General se reserva el derecho de verificar la información presentada.

6.2. MECANISMO PARA SELECCIONAR LA OFERTA MAS FAVORABLE

De conformidad con lo señalado en el artículo 2.2.1.1.2.2.2. del decreto 1082 de 2015, el ofrecimiento más favorable a la entidad a que se refiere el artículo 5° de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011, se determinará de la siguiente manera:

En virtud de lo anterior, el presente proceso de selección, la Gobernación determinará la oferta más favorable teniendo en cuenta el precio unitario (por servicio integral) más bajo.

Las condiciones habilitantes no otorgan puntaje, pero su incumplimiento genera la no habilitación del proponente y por ende la no evaluación de la propuesta presentada por éste.

El comité evaluador verificará los requisitos habilitantes, solicitando las aclaraciones y documentos del caso, de conformidad con lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 5 de la ley 1150 de 2007, el decreto 1082 de 2015 y el artículo 221 del Decreto 19 de 2012.

Los requisitos habilitantes para el presente proceso de selección se determinan acorde con las condiciones mínimas con las que deben contar los proponentes, de tal suerte que se garantice al Departamento de


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Cundinamarca –Secretaría de Hacienda que el futuro contratista cuente con la capacidad e idoneidad suficientes para ejecutar el objeto del contrato.

La entidad adjudicará el contrato al proponente cuya oferta se estime más favorable a los intereses de la entidad, éste ajustado a los aspectos sustanciales del pliego de condiciones y haya obtenido el mayor puntaje de acuerdo con lo establecido en el artículo 5 de la ley 1150 de 2007 y el artículo 2.2.1.1.2.2.2. del decreto 1082 de 2015.

7. LAS GARANTÍAS QUE LA ENTIDAD ESTATAL CONTEMPLA EXIGIR EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1150 de 2007, el numeral 7 del artículo 2.2.1.1.2.1.1 y la Parte 2, Capítulo 2, la Sección 3 del Decreto 1082 de 2015, EL CONTRATISTA deberá amparar los riesgos derivados de la presente contratación, de conformidad con la siguiente tabla:

CLASE DE RIESGO % SOBRE EL VALOR VIGENCIA

CUMPLIMIENTO 20% Del valor total del contrato incluido todos los impuestos y costos a que haya lugar.

Plazo de ejecución del contrato y ocho (8) meses más.

CALIDAD DEL SERVICIO PRESTADO

20% Del valor total del contrato incluido todos los impuestos y costos a que haya lugar.

Plazo de ejecución del contrato y un (1) año más.

SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES

5% Del valor total del contrato incluido IVA

Plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más.

RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL

200 SMML

V

N/A Igual al plazo de ejecución del contrato.

8. LA INDICACIÓN DE SI EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADO POR UN

ACUERDO COMERCIAL.

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de 2015, y el “Manual para el manejo de los acuerdos comerciales en los procesos de contratación de la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente”, la presente contratación no se encuentra cobijada por acuerdos internacionales como se puede evidenciar a continuación:


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Estado Entidad Estatal

Incluida

Presupuesto del Proceso de

Contratación superior al valor del Acuerdo

Comercial

Exclusión o excepción

Contratación Cubierta

Chile Sí No - SI

Perú Sí No - SI

Corea Sí No - No

Costa Rica Sí No - No

Estados AELC Sí No - No

EEUU Sí No - No

El Salvador Sí No - No

Guatemala Sí No - No

Unión Europea Sí No - No

9. RESPONSABLES

LUIS AUGUSTO RUIZ QUIROGA EDUBER RAFAEL GUTIERREZ TORRES Director de Ejecuciones Fiscales Director de Rentas y Gestión Tributaria Responsable componente técnico Responsable componente técnico

DUMAR ALBEIRO DAVID BONILLA MIGUEL ANDRÉS HORTÚA VANEGAS Jefe Oficina de Análisis Financiero Jefe Oficina Jurídica Responsable componente Financiero Responsable componente Jurídico Revisó: Andrés Felipe Bonilla Zuluaga – Contratista Oficina Asesora Jurídica

formato de estudios previos decreto 1082 de 2015 artículo

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