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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GH-PT-69

NOMBRE: GESTION DE TALENTO HUMANO / TRAMITE DE LIQUIDACION DE NOMINA VERSIÓN: 7

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES Página 1 de 21

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 04/05/2018

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción del procedimiento

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Actualización de la Base legal: Inclusión de la Ley 1607 de 2012, Decreto 1008 de 2013 y Decreto 1029 de 2013. Actualización de Documentos Asociados: Relación del procedimiento GF-PT-50 “Pagaduría tesorería del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio” Actualización del desarrollo del procedimiento: Ajuste al flujo grama de Tramite de liquidación de nómina, quedando como único flujo Políticas de Operación: Se especifica quien y como en las políticas Puntos de Control: Modificación de la denominación de la descripción del riesgo en los puntos de Control. Se adiciono el punto de control para llevar a cabo el monitoreo en cambios de normatividad legal vigente relacionados con la razón de ser dela proceso.

3 Modificación de la base legal. Inclusión del Decreto 2348 del 20 de noviembre de 2014.

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Se modifica el numeral 3 Base Legal:

• Se elimina el Decreto 1029 de 2013, Por el cual se fijan las escalas de asignación básica de los empleos que sean desempeñados por empleados públicos de la Rama Ejecutiva, Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible, Empresas Sociales del Estado, del orden nacional, y se dictan otras disposiciones.

• Se elimina el Decreto 1008 de 2013, Por el cual se dictan normas sobre el Régimen Salarial de los servidores públicos, diplomáticos, consulares y administrativos del Ministerio de Relaciones Exteriores.

• Se incluye el Decreto 3357 de 2009, Por el cual se dictan normas sobre el Régimen Salarial y Prestacional de los servidores públicos diplomáticos, consulares y administrativos del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones.

• Se incluye el Decreto anual vigente por el cual se dictan normas sobre el Régimen Salarial de los servidores públicos, diplomáticos, consulares y administrativos del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Se actualiza el numeral 4 Definiciones, donde se ajusta la definición de “aportes parafiscales”.








Se actualiza el numeral 6 Formatos, se elimina el formato GH-FO-24 ya que esta anulado. Se incluyen los formatos GH-FO-98, GH-FO-99 Se actualiza el numeral 8 Desarrollo del Procedimiento, en la actividad 4 en el nombre de la actividad “revisar y cargar novedades enviadas por pagaduría” a su vez se incluye observación “Previo a la liquidación de nómina de acuerdo con el cronograma establecido”. Se actualiza el numeral 9 Puntos de Control en el responsable “Técnico o Auxiliar Administrativo a cargo de liquidación planta externa y planta interna” para la actividad “La novedad no haya sido incluida en la nómina según corresponda”.

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Se modifica el numeral 4. Alcance

• Se incluye la descripción “Este documento aplica para la Dirección de Talento Humano específicamente al Grupo Interno de Trabajo de Nómina y Prestaciones Sociales”

Se modifica el numeral 5. Documentos Asociados:

• Se incluye el documento “Incapacidades, por enfermedad o maternidad, accidentes de trabajo o enfermedad profesional”

• Se elimina el documento “Solicitudes personales de descuentos”

• Se elimina el documento “Solicitudes”.

• Se incluye el documento: “Formularios remitidos por las entidades que ofrecen sus servicios mediante el sistema de libranza a los funcionarios”

Se modifica el numeral 6. Registros:

• Se incluye el Formato GH-FO-91 “Autorización De Descuento por Nomina de Mayores Valores Pagados”.

• Se incluye el Formato GH-FO-131 “LISTA DE CHEQUEO DE NOVEDADES”

• Se elimina el registro “Incapacidades, por enfermedad o maternidad, accidentes de trabajo o enfermedad profesional”

• Se incluye el registro “Solicitudes personales de descuentos”

• Se incluye el registro “Solicitudes varias que afecten la liquidación de nómina”

• Se eliminan los registros: Copias de los formularios de afiliación o traslado de EPS (Entidades promotoras de salud). / Copias de los formularios de afiliación o traslado de las AFP (Administradoras de Fondos de Pensiones).

• Se elimina el registro “Formularios remitidos por las entidades que ofrecen sus servicios mediante el sistema de libranza a los funcionarios”

Se modifica el numeral 8. Desarrollo del Procedimiento

• Se incluye la columna de registros.

6

Se modifica el numeral 3. Base Legal

• Se incluye la Ley 1819 de 2016, “Por medio de la cual se adopta una reforma tributaria estructural,

se fortalecen los mecanismos para la lucha contra la evasión y la elusión fiscal y se dictan otras








disposiciones”.

• Se incluye el Decreto 1083 de 2015 Reglamento Único del Sector de la Función Pública modificado por el Decreto 648 de 2017.

• Se incluye Decreto 780 de 2016 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social

Se modifica el numeral 4. Se ajusta la definición de Salario a Sueldo Básico y se incluye la definición de Prima Especial. Se adiciona el numeral 7. SISTEMAS DE INFORMACION Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS Políticas de Operación. se incluyen diferentes políticas de operación de acuerdo con las actividades que se deben realizar para llevar a cabo el procedimiento. Desarrollo del Procedimiento: se actualiza según la guía de elaboración de documentos del sistema integral de gestión MECI - calidad Se adiciona y actualiza numeral 10. Se incluye un punto de control y se actualiza el responsable.

7

Se modifica el numeral 3. Base Legal

• Se elimina el Decreto 1950 de 1973, “Por el cual se reglamentan los Decretos Leyes 2400 y 3074 de 1968 y otras normas sobre administración de personal civil”.

• Se incluye la Ley 1821 de 2016 “Por medio de la cual se modifica la edad máxima para el retiro forzoso de las personas que desempeñan funciones públicas”

• Se incluye la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”

• Se incluye el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”

Se modifica el numeral 4. Definiciones

• Se incluyen definiciones relativas a la protección de datos personales. Se modifica el numeral 5. Documentos asociados

• Se incluye la Política de tratamiento de la información del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

Se modifica el numeral 6. Registros

• Se elimina el formato GH-FO-98 Formato declarantes de renta. Se modifica el numeral 8. Políticas de Operación

• Se ajustan las políticas de operación relacionadas con los reintegros de licencia médica.

• Se incluye política relativa a la protección de datos personales Se modifica el numeral 9 Desarrollo del Procedimiento.

• Se ajusta el desarrollo del procedimiento de trámite de liquidación de nómina mensual.

• Se incluye el desarrollo del procedimiento de Reporte de provisiones de beneficios de empleados y Ajustes a Kardex por solicitud de reintegros.

Se modifica el numeral 10. Puntos de Control

• Se incluyen y ajustan los puntos de control ya existentes.






CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

JULIE ANDREA CARVAJAL PEREZ Asesor 24/04/2018

YASMINE HELENA URRUTIA SANABRIA Tercer Secretario de

Relaciones Exteriores 24/04/2018

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

ELIANA PRADA BELTRÁN Asesor 02/05/2018

REVISÓ CARGO FECHA

JOSE HUMBERTO SOLANO SORIANO Asesor 03/05/2018

SILVIA MARGARITA CARRIZOSA CAMACHO Directora de Talento

Humano 03/05/2018

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo

Organizacional 04/05/2018






1. OBJETIVO

Cumplir con el trámite de liquidación de los salarios y prestaciones sociales a los que tienen derecho los funcionarios de planta interna y externa del Ministerio, en cada período mensual, con los respectivos descuentos de ley, así como el pago al sistema de seguridad social, aportes parafiscales y otros terceros.

2. ALCANCE

Este documento aplica para la Dirección de Talento Humano específicamente al Grupo Interno de Trabajo de Nómina y Prestaciones Sociales. Inicia con la recepción de las novedades provenientes de Planta Interna y de Planta Externa y finaliza con la generación de los reportes con destino al Grupo Interno de Trabajo Financiero, para el trámite de pago.

3. BASE LEGAL

• Decreto 1821 de 2016 “Por el cual se modifica la edad máxima para el retiro forzoso de las personas que desempeñan funciones públicas”

• Ley 1819 de 2016, “Por medio de la cual se adopta una reforma tributaria estructural, se fortalecen los mecanismos para la lucha contra la evasión y la elusión fiscal y se dictan otras disposiciones”

• Ley 1607 de 2012, “Por la cual se expiden normas en materia tributaria y se dictan otras disposiciones”.

• Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”

• Ley 1111 de 2006, “Por la cual se modifica el estatuto tributario de los impuestos administrados por la dirección de impuestos y aduanas nacionales”.

• Ley 995 de 2005. “Por medio de la cual se reconoce la compensación en dinero de las vacaciones a los trabajadores del sector privado y a los empleados y trabajadores de la administración pública en sus diferentes órdenes y niveles”.

• Ley 797 de 2003, “Por la cual se reforman algunas disposiciones del sistema general de pensiones previstas en la ley 100 de 1993 se adoptan otras disposiciones”.

• Ley 432 de 1998, “Por la cual se reorganiza el Fondo Nacional de Ahorro, se transforma su naturaleza jurídica y se dictan otras disposiciones”.

• Ley 244 de 1995, “Por medio de la cual se fijan términos para el pago oportuno de cesantías para los servidores públicos, se establecen sanciones y se dictan otras disposiciones”.

• Ley 100 de 1993, “Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones”.

• Decreto-Ley 1045 de 1978, “Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional”.

• Decreto-Ley 1042 de 1978, “Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de empleos de los Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias, Establecimientos Públicos y Unidades Administrativas Especiales de orden Nacional, se fijan las escalas de remuneración correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones”.

• Decreto 648 de 2017 “Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015”

• Decreto 780 de 2016 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social






• Decreto 1083 de 2015 Reglamento Único del Sector de la Función Pública, modificado por el Decreto 648 de 2017.

• Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”

• Decreto 2348 de 2014. “Por el cual se dictan normas sobre el Régimen Salarial y Prestacional de los servidores públicos diplomáticos, consulares y administrativos del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones”.

• Decreto 3357 de 2009, Por el cual se dictan normas sobre el Régimen Salarial y Prestacional de los servidores públicos diplomáticos, consulares y administrativos del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones.

• Decreto 1737 de 2009, “Por medio del cual se regulan aspectos de pago de la remuneración de los servidores públicos”.

• Decreto 2489 de 2006, “Por medio del cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos públicos de las instituciones pertenecientes a la rama ejecutiva y demás organismos y entidades públicas del orden nacional y se dictan otras disposiciones”.

• Decreto 404 de 2006. “Por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional”.

• Decreto 3150 de 2005, “Por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional”.

• Decreto 2078 de 2004, “Por el cual se fijan las asignaciones básicas mensuales, la prima de costo de vida, el subsidio por dependientes, los gastos de representación y se dictan otras disposiciones en materia salarial para los funcionarios diplomáticos, consulares y administrativos del servicio exterior de la República de Colombia”.

• Decreto 1703 de 2002, “Por el cual se adoptan medidas para promover y controlar la afiliación y el pago de aportes en el sistema de seguridad social en salud”.

• Decreto 047 de 2000, “Por el cual se expiden normas sobre afiliación y se dictan otras disposiciones”.

• Decreto 806 de 1998, “Por el cual se reglamenta la afiliación al Régimen de Seguridad Social en Salud y la prestación de los beneficios del servicio público esencial de Seguridad Social en Salud y como servicio de interés general, en todo el territorio nacional”.

• Decreto 3135 de 1968, “Por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el sector privado y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales”.

• Decreto anual vigente por el cual se dictan normas sobre el Régimen Salarial de los servidores públicos, diplomáticos, consulares y administrativos del Ministerio de Relaciones Exteriores.

• Decreto anual de Auxilio de Transporte.

• Decreto anual de salario mínimo.

• Decreto anual de fijación de las escalas de asignación básica mensual, para los empleados públicos del orden nacional.

• Circulares que se emitan con relación al desarrollo del procedimiento.

• Régimen del empleado oficial.

• Disposiciones sobre Retención en la Fuente.






4. DEFINICIONES AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. APORTES PARAFISCALES: De acuerdo con la ley, todo empleador de carácter permanente que tenga trabajadores a su servicio está obligado a pagar aportes parafiscales, equivalentes al 9% de su nómina mensual de salarios, los cuales son destinados a la Cajas de Compensación Familiar, la Escuela Superior de Administración Pública, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA y el Ministerio de Educación.

APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL: la Ley 100/93 creo en Colombia el sistema de Seguridad Social Integral (SSSI) constituido por tres regímenes:

• Régimen Pensional

• Régimen salud

• Régimen Riesgos Profesionales. BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento

COSTO DE VIDA: Costo monetario dependiendo el país en el cual este prestando su servicio al Ministerio de Relaciones Exteriores y de acuerdo a su cargo y demás requisitos que contemple la Ley de Carrera Diplomática y Consular. DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. GASTOS DE REPRESENTACIÓN: Gastos en que puede incurrir un empleado en el desarrollo propio de sus actividades, como puede ser el de transporte, alojamiento, alimentación, y otro tipo de gastos directos o indirectos necesarios y acostumbrados en la realización de determinadas actividades. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. PRIMA DE ANTIGÜEDAD: Incremento salarial que se origina por la permanencia del empleado en el servicio y se aumenta de acuerdo a los porcentajes establecidos, según el tiempo de este en la entidad.






PRIMA ESPECIAL: Pago mensual determinado por decreto para los funcionarios que presten sus servicios en las Misiones Colombianas permanentes acreditadas en el exterior, constituye factor salarial para todos los efectos incluyendo los aportes al sistema integral de seguridad social, incluyendo el cálculo de beneficio de vivienda para los Embajadores. SUELDO BASICO: Remuneración que recibe un funcionario en dinero directamente proporcional a la cantidad de días laborados en el periodo mensual como contraprestación directa de los servicios.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

• Actas de posesión.

• Oficio entrega de nómina.

• Soportes de nómina.

• Decretos o Resoluciones de nombramiento.

• Embargos.

• Libranzas.

• Órdenes de descuento.

• Actos administrativos de retiro.

• Certificados de Término de funciones.

• Decretos de Salarios.

• Resoluciones de nombramientos, renuncias, insubsistencias, encargos, coordinaciones, destituciones, reubicaciones, comisiones, licencias no remuneradas, vacaciones, primas técnicas, actas de posesión, sanciones disciplinarias, registro de asistencia y formato de liquidación para reconocimiento de horas extras, recargos nocturnos, dominicales festivos y compensatorios

• Órdenes judiciales.

• Certificaciones de continuidad laboral.

• Nómina.

• GF-PT-50 Pagaduría tesorería del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio

• Incapacidades, por enfermedad o maternidad, accidentes de trabajo o enfermedad profesional.

• Formularios remitidos por las entidades que ofrecen sus servicios mediante el sistema de libranza a los funcionarios.

• Política de tratamiento de la información del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. 6. REGISTROS

• Autorización de los funcionarios para descuentos especiales.

• Solicitudes para aplicar deducible a la base de retención en la fuente.

• GH-FO-99 Formato certificación de dependientes.

• Formato GH-FO-91 “Autorización De Descuento por Nomina de Mayores Valores Pagados”.

• Formato GH-FO-131 “LISTA DE CHEQUEO DE NOVEDADES”

• Formato GH-FO-63 “Horas Extras”

• Formato GH-FO-91 “Autorización De Descuento por Nomina de Mayores Valores Pagados”






• Solicitudes personales de descuentos

• Solicitudes varias que afecten la liquidación de nómina

• Memorandos

• Correos Electrónicos

• Archivos de Validación en formato Excel

• Acta de conciliación del reporte de provisiones.

7. SISTEMAS DE INFORMACION Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS

• El registro de las novedades y liquidación de la nómina de planta interna y externa se hace a través del sistema SIAD, software destinado para la liquidación de Nóminas y Prestaciones Sociales.

• El registro de licencias médicas y seguimiento de las mismas se hace mediante el Programa de ausentismo laboral.

• Base de datos en formato Excel en la cual se lleva registro para verificación de liquidación de los reintegros por licencias médicas.

• Base de datos en formato Excel en la cual se lleva registro de incapacidades extemporáneas 8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

• Es necesario que exista y se cumpla el cronograma anual de liquidación de nóminas previamente establecido. Este cronograma es establecido entre las Direcciones de Talento Humano y la Dirección Administrativa y Financiera y se genera una vez al año, permitiendo cambios según las necesidades para cada mes, por efectos de retroactivo y cambios procedimentales.

• Las solicitudes personales de descuentos deben llegar con los datos completos y específicos. Estas novedades son reportadas por las diferentes entidades bancarias, cooperativas y por los mismos funcionarios de manera mensual.

• El funcionario encargado de liquidar la nómina, en el mes de enero debe hacer la actualización en el

sistema SIAD de los siguientes conceptos: el salario mínimo legal, auxilio de transporte, valor UVT, topes de Fondo de Solidaridad Pensional y días festivos del año.

• El funcionario encargado de liquidar la nómina, debe hacer la actualización de sueldos y prima especial en

el sistema SIAD una vez se expida el decreto anual de incremento salarial para la rama ejecutiva y el decreto de incremento en la prima especial, verificando que se encuentren aplicados en la nómina correspondiente.

• Una vez publicado el decreto anual de incremento salarial y prima especial, se debe hacer la liquidación del retroactivo correspondiente a los meses anteriores a que haya lugar a la fecha del decreto, para lo cual el funcionario encargado de liquidar la nómina debe hacer la revisión correspondiente de cada uno de los






conceptos, reintegros y diferencias salariales y prestacionales para cada uno de los funcionarios, verificando que el SIAD esté haciendo los cálculos correctamente. Así mismo, se debe adelantar la liquidación de los aportes a la seguridad social del retroactivo de salarios para el pago, dentro del plazo otorgado en el respectivo decreto.

• El funcionario encargado de liquidar la nómina, en mes de febrero debe proyectar, para firma del Secretario

General, la circular por medio de la cual se solicita a los funcionarios de Ministerio de Relaciones Exteriores, enviar los soportes de los alivios tributarios que desean que se les apliquen, los cuales se deben ingresar al sistema SIAD la primera semana del mes abril.

• El funcionario encargado de liquidar nómina, trimestralmente debe generar el reporte de costo de vida de la planta externa y verificar que los indicadores reportados en la resolución de multiplicadores de costo de vida correspondan a los ingresados al SIAD y el valor de la prima de costo de vida se esté calculando correctamente.

• El funcionario encargado de liquidar la nómina debe hacer la revisión de los descuentos de ley (Seguridad

Social, Retención en la fuente y Retención Contingente) y solicitudes de descuento personales, confirmando que el sistema los esté calculando correctamente, para lo cual se toma como referencia la tasa de cambio del primer día hábil del mes, la cual es reportada e ingresada al SIAD por la Pagaduría de la Dirección Administrativa y Financiera.

• El funcionario encargado de liquidar la nómina debe efectuar la revisión de la liquidación de las novedades reportadas por las diferentes dependencias, verificando que se estén aplicando correctamente.

• El funcionario encargado de liquidar la nómina debe efectuar la revisión de todas las prestaciones sociales

que se causen mensualmente a cada uno de los funcionarios (Bonificación de Servicios, Vacaciones, Prima de Vacaciones, Bonificación de recreación, etc), garantizando que se estén liquidando correctamente.

• El funcionario que tiene a cargo la inclusión de las vacaciones debe informarle, al funcionario que liquida la

nómina, las modificaciones, reactivación de aplazamientos de los periodos de vacaciones para hacer el ajuste a que haya lugar en la liquidación de las vacaciones pagadas inicialmente.

• Una vez se hayan incluido todas las novedades de vacaciones del mes, el funcionario encargado de liquidar

la nómina debe hacer la verificación de la liquidación de los tres conceptos de vacaciones (prima de vacaciones, vacaciones y bonificación de recreación) garantizando que estén correctos.

• La bonificación de servicios de los funcionarios retirados se debe liquidar en la nómina del mes, con el fin

de que sea base para la liquidación de seguridad social del respectivo mes, en caso de que la novedad de retiro se reciba después de haber liquidado la nómina se deberá generar una nómina adicional para liquidar este concepto, a fin de que quede incluido en la nómina para liquidación de seguridad social y parafiscales.

• En los meses de mayo y noviembre, el funcionario encargado de liquidar la nómina debe proyectar para

firma del Secretario General, la circular por medio de la cual se le solicita a todos los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores, que poseen descuentos en la nómina por aportes voluntarios a pensión






(AVO) y/o aportes a cuentas para el fomento de la construcción (AFC), que informen si desean aplicar y/o modificar este descuento a la prima de servicios (pagadera en Junio) o la prima de navidad (pagadera en Diciembre)

• En los meses junio y diciembre el funcionario a cargo de la liquidación de la nómina debe hacer la revisión detenida de la prima de servicios, prima de navidad y bonificación de dirección, según sea el caso, verificando que el sistema este calculando de forma correcta el valor a pagar a cada uno de los funcionarios y que se hayan aplicado todas las novedades que suspenden el tiempo de servicio (disponibilidades, comisión de servicios en otra entidad, licencias no remuneradas y sanciones).

• Una vez pagada la prima de servicios (junio) y la prima de navidad (diciembre), el funcionario encargado de

liquidar la nómina debe hacer los ajustes nuevamente de los aportes AFC y/o AVO y dejarlos tal como estaban el mes anterior a la liquidación de las primas.

• En los meses de junio y diciembre, antes de generar el proceso semestral de retención en la fuente, el

funcionario encargado de liquidar la nómina debe hacer la revisión detallada del cálculo del porcentaje de retención en la fuente, verificando que el sistema lo esté liquidando correctamente y de acuerdo a la normatividad tributaria vigente.

• El funcionario encargado de liquidar la nómina debe proyectar en el mes de noviembre, para firma del

Secretario General, la circular por la cual se le solicita a los todos los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores informar qué procedimiento de retención en la fuente desean que se les aplique a partir del 1° de enero de año siguiente. En caso de que se solicite cambio de procedimiento el funcionario encargado de liquidar la nómina deberá hacer en el SIAD el cambio de procedimiento a los funcionarios que así lo indiquen.

• Cuando un funcionario regrese de situación de disponibilidad o comisión de servicios de otra entidad, una vez se haya posesionado, el funcionario encargado de liquidar la nómina, debe hacer el ajuste correspondiente en la tabla de valores de todas las fechas y días de causación, de todas las prestaciones sociales, a que haya lugar.

• Las licencias no remuneradas deben ser reportadas dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes en que se requieran. El funcionario encargado de liquidar la nómina debe verificar que todas las novedades se encuentren registradas y liquidas correctamente.

• En caso de que se reporte una incapacidad superior a dos (2) días o licencia no remunerada después de

liquidada y pagada la nómina de planta interna del mes, se solicitará mediante oficio el reintegro de los valores mayores pagados. En caso de que la incapacidad sea reportada en el mes siguiente a la fecha de su expedición, se solicitará al funcionario mediante oficio el reintegro de los mayores valores pagados por salarios, riesgos laborales y aportes parafiscales.

• El funcionario encargado de liquidar la nómina deberá hacer seguimiento de las incapacidades reportadas

de manera extemporánea en archivo Excel, a fin de evitar que se efectúen pagos o descuentos que no correspondan al mes a liquidar.






• El funcionario encargado de liquidar la nómina de planta interna deberá hacer el seguimiento a las

solicitudes de reintegro por mayores valores pagados antes de que se cumpla el término de los 15 días hábiles, para lo cual se debe llevar una base de datos en formato Excel con el fin de controlar las solicitudes de reintegro de mayores valores pagados.

• El funcionario encargado de liquidar la seguridad social, una vez remitido el oficio al funcionario que

corresponda, debe hacer el ajuste al kárdex de manera inmediata, así mismo hacer el seguimiento a los reintegros realizados por los funcionarios. Una vez se confirme que el funcionario realizó el pago correspondiente se deben remitir todos los soportes a la historia laboral de cada funcionario.

• En caso de que se reporte una incapacidad médica o licencia no remunerada superior a dos (2) días,

después de liquidada y pagada la nómina de planta externa del mes, se hará el reintegro en la nómina del mes siguiente.

• Cuando se presenten Encargos de Negocios, el funcionario encargado de liquidar la nómina debe verificar

el tiempo de duración del mismo, si este encargo supera los 30 días o es por retiro del embajador titular y no se conoce la fecha de posesión del nuevo titular, hasta que se posesione el nuevo titular, se debe hacer al funcionario encargado el pago de los gastos de representación que haya lugar.

• De acuerdo, con el cronograma establecido para el proceso de liquidación, entrega y pago de nóminas y

PILAS, de cada año, en la fecha establecida se deben remitir al área de Pagaduría de la Dirección Administrativa y Financiera, los reportes de cooperativas y pre nóminas correspondientes al mes de liquidación para la revisión del pagador. Así mismo, una vez se reciban las observaciones se deberán hacer los ajustes a que haya lugar de acuerdo con lo que indique el pagador.

• Cuando una novedad de cooperativa es recibida después de la fecha establecida en el cronograma esta

será aplicada al mes siguiente.

• Cuando las novedades que afecten la liquidación de la nómina de planta interna, sean reportadas e

ingresadas después de haber liquidado la nómina, de acuerdo con el tipo de situación administrativa, se debe hacer la nómina adicional o la solicitud de pago de los valores mayores pagados.

• El funcionario encargado de liquidar la nómina debe revisar las situaciones especiales que no estén

parametrizadas en el sistema SIAD, con el fin de realizar manualmente el ajuste que corresponda, a través del KARDEX en el SIAD.

• Las provisiones se generan de manera global e individual para cada uno de los beneficios que reciben los

funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores, los cuales son: bonificación de servicios, prima de servicios, prima de vacaciones, sueldo por vacaciones, bonificación especial de recreación, prima de navidad y auxilio de cesantías.

• El funcionario encargado de generar las provisiones, deberá validar la información correspondiente a la provisión de beneficios especiales a empleados, que se encuentra registrada en los archivos Excel






descargados del sistema de nómina vigente del Ministerio de Relaciones Exteriores, para lo anterior se deben tomar las nóminas de planta interna y planta externa y recalcular los valores correspondientes a la provisión de beneficios especiales a empelados verificando si existen diferencias con los valores calculados por el sistema de nómina.

• El funcionario encargado de liquidar la nómina deberá solicitar por escrito a la persona responsable de

prestar el soporte técnico del SIAD en la Dirección de Gestión de Información y Tecnología la revisión y ajustes que haya lugar de acuerdo con las inconsistencias que se presenten en el sistema SIAD durante el proceso de validación de la nómina.

• Una vez se haya realizado la revisión posterior a la liquidación de la nómina o debido a una reclamación por

parte del funcionario y se detecte que se incurrió en un error que afectó la liquidación de la nómina y el pago del funcionario o funcionarios, se debe hacer la corrección correspondiente, teniendo en cuenta lo siguiente:

- Si es un mayor valor pagado en la nómina de planta interna, se solicitará mediante oficio el reintegro de

los valores mayores pagados. Si el mayor valor pagado afecta la liquidación de la seguridad social, esta deberá ser ajustada, de lo contrario el reintegro se podrá hacer en la nómina del mes siguiente.

- Si es un menor valor pagado en la nómina de planta interna que afecta la seguridad social deberá generarse la nómina adicional correspondiente, de lo contrario la diferencia se podrá hacer en el mes siguiente de liquidación.

- Si es un mayor o menor valor pagado en la nómina de planta externa se hará el reintegro o diferencia que haya lugar en la nómina del mes siguiente.

• Para el trámite de liquidación de nómina, se deben cumplir y acatar armoniosamente las directrices y principios previstos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, y sus normas y decretos reglamentarios. Lo anterior sin perjuicio que exista una obligación legal o contractual de conservar la información.






9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

9.1 TRAMITE DE LIQUIDACIÓN DE NOMINA MENSUAL

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS

1. Iniciar Proceso

2. Recibir las novedades. Funcionario Encargado

GIT de Nomina y Prestaciones Sociales

- Autorización de los funcionarios para descuentos especiales. - Solicitud para aplicar deducible a la base de retención en la fuente. -GH-FO-99 Formato de certificación de dependientes. -GH-FO-131 Lista de chequeo de Novedades. -Solicitudes personales de descuento. -Solicitudes varias que afecten la liquidación de la nómina.

Se debe verificar que todas las novedades enviadas por las dependencias estén de acuerdo a la información registrada en el formato GH-FO-131.

3. Revisar la forma de aplicación de la liquidación de la novedad según cada caso.

Funcionario Encargado GIT de Nomina y

Prestaciones Sociales

Soporte físico de la novedad

Se debe determinar que ajuste requiere cada novedad si se deben hacer reintegros, diferencias o no es necesario.

4. Incluir los ajustes a las novedades en el sistema, que haya lugar.

Funcionario Encargado

GIT de Nomina y


Soporte físico de la novedad Revisar que los valores incluidos sean los correctos.

5. Incluir en el Sistema SIAD, las novedades que se reportaron e ingresaron después de liquidada la nómina, del mes anterior.


GIT de Nomina y

Prestaciones Sociales Sistema SIAD

6. Revisar que estén incluidas todas las novedades Funcionario Encargado Soporte físico de la novedad








TOMA DE DECISIONES


GIT de Nomina y


6.1 ¿Están incluidas todas

las novedades reportadas?

SI Formato GH-FO-131Lista de chequeo de novedades

Continuar en Actividad No. 8

NO Continuar en Actividad No. 7

7. Solicitar la inclusión de la novedad


GIT de Nomina y


Volver a la actividad No. 6

8. Generar Pre nómina


GIT de Nomina y


9. Revisar que las novedades estén correctamente liquidadas.


GIT de Nomina y


9.1 ¿Están correctamente

liquidadas?

SI Archivos de validación en formato Excel, soportes físicos de cada una de las novedades.

Continuar en Actividad No. 11

No Continuar en Actividad No. 10

10. Corregir o solicitar la corrección de las novedades que haya lugar.


GIT de Nomina y

Prestaciones Sociales Volver a la actividad No. 9

11. Hacer el cruce de la nómina del mes anterior con la nómina a liquidar (puntear)


GIT de Nomina y


Revisar uno a uno de los funcionarios que se estén liquidando Vs. la nómina anterior, con el fin de verificar que todos los funcionarios estén incluidos en la nómina con los ajustes que correspondan de acuerdo con las novedades.

12. Liquidar nómina respectiva. Funcionario Encargado








TOMA DE DECISIONES


GIT de Nomina y Prestaciones Sociales

13. Generar los respectivos reportes de nómina imprimirlos y enviar vía correo electrónico al Grupo Interno de Trabajo de Financiero.


GIT de Nomina y


14. Elaborar oficio de entrega de la nómina.


GIT de Nomina y


15. Revisar y firmar los reportes de nómina.

Coordinador del Grupo

Interno de Trabajo de

Nómina y Prestaciones

Sociales

16. Firmar los reportes de nómina. Directora de Talento

Humano

17. Radicar en la Dirección Administrativa y Financiera, la nómina impresa y los reportes.


GIT de Nomina y

Prestaciones Sociales Memorando de entrega.

Mediante memorando firmado por el coordinador.

18. Recibir copia del radicado y archivar en la carpeta correspondiente.


GIT de Nomina y


19. Ver procedimiento GF-PT-50.

Pagaduría - Tesorería del Ministerio de Relaciones

Exteriores y su Fondo Rotatorio.

20. Finalizar Proceso






9.2 REPORTE DE PROVISIONES – BENEFICIOS ECONOMICOS


TOMA DE DECISIONES


1. Iniciar Proceso

2. Generar los archivos de provisión a beneficios especiales a empleados

GIT Financiero / GIT de Nómina y Prestaciones

Sociales

Archivos en formato Excel con provisiones.

3. Realizar proceso de validación de provisión de

beneficios especiales a empleados



Archivo en formato Excel con la validación de las provisiones.

4.

Enviar al Grupo Interno de Trabajo de Financiero

los archivos xls con la provisión de beneficios

especiales a empleados



Correo electrónico Memorando

Se debe hacer entrega en la fecha establecida en el cronograma dispuesto para ello.

5. Realizar la conciliación de cada una de las cuentas globales por concepto con el Grupo Interno de Trabajo Financiero.


Sociales

GIT de Nómina y Prestaciones Sociales

5.1 ¿Se aprueba? Si

Formato CO-FO-05 Acta de conciliación de provisiones de beneficios especiales a empleados

Continuar en la actividad No. 7

No Continuar en la actividad No. 6

6.

Realizar los ajustes que haya lugar de acuerdo

con las diferencias encontradas en el proceso de

conciliación.


Archivos en formato Excel con ajustes en las provisiones.

Volver a la actividad No. 5

7. Archivar soportes de envío y conciliación GIT de Nómina y


Archivo de Gestión del G.I.T de Nómina y Prestaciones Sociales.







9.3 AJUSTES A KARDEX POR SOLICITUD DE REINTEGROS


TOMA DE DECISIONES


1. Iniciar Proceso

2. Generar comunicación interna solicitando devolución de dineros por concepto de mayor valor pagado


Memorando El memorando estará dirigido a cada funcionario al cual se le pagaron mayores valores.

3. Crear en sistema SIAD recibo de caja GIT de Nómina y

Prestaciones Sociales SIAD - Recibo de caja

En el sistema se debe especificar el tipo de liquidación (40 para planta interna y 41 para planta externa)

4. Ajustar Kardex Nómina GIT de Nómina y

Prestaciones Sociales SIAD - Kardex Nómina

El funcionario responsable de realizar el ajuste en el sistema, debe ingresar los conceptos por los valores correspondientes a la devolución de mayores valores, según el tipo de planta y el valor que corresponde a cada funcionario

5. Validar con pagaduría o el funcionario que se haya hecho la consignación de los valores mayores pagados.


Sociales

Esta validación se debe realizar dentro del término dado en la solicitud de reintegro.

5.1 ¿Se realizó devolución?

Si Archivo Excel

Correo electrónico Continuar actividad No.7

No Continuar actividad No. 6

6. Elaborar memorando reiterando la solicitud. GIT de Nómina y

Prestaciones Sociales Memorando Continuar actividad No. 5

7. Enviar memorando a la historia laboral del GIT de Nómina y Historia Laboral Se archiva en historia laboral






9.3 AJUSTES A KARDEX POR SOLICITUD DE REINTEGROS


TOMA DE DECISIONES


funcionario y una copia a la carpeta de nómina. Prestaciones Sociales / GIT de Administración de

Personal

Registros de Control de Nómina

memorando de acuerdo al funcionario







10. PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD CRÍTICA O VULNERABLE

DESCRIPCION DEL CONTROL

FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

Tramite de Liquidación de Nómina y Prestaciones Sociales

Actividad No.2 La novedad no fue entregada en los tiempos establecidos.

Verificar que todas las novedades reportadas hayan llegado en las fechas establecidas

Mensual Funcionario encargado de liquidar nómina.

Base de datos en formato

Excel en la cual se lleva registro

de incapacidades extemporáneas

y Nómina

Actividad No. 6

La novedad no se encuentra cargada en el SIAD

Verificar que todas las novedades relacionadas y enviadas hayan quedado ingresadas al sistema.


Nómina

Actividad No. 8

La novedad presenta inconsistencia en la

liquidación.

Validación de los conceptos a liquidar.


Nómina

En todo el procedimiento

Falla en el sistema y Pueden presentarse problemas o

conflictos en los equipos o la red

Hacer un continuo mantenimiento a los equipos y a la red

Cuando se presente

Oficina de Sistemas

Solicitudes de mantenimiento a la Oficina de

Sistemas.

En todo el procedimiento

Que no se haya tenido en cuenta normatividad vigente

para su aplicación

Revisar continuamente el nomograma

Permanente Funcionarios de nomina

Nómina liquidada con

los parámetros

legales






Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD CRÍTICA O VULNERABLE

DESCRIPCION DEL CONTROL

FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

Reporte de provisiones – Beneficios Económicos

Actividad No. 3

Que el sistema no calcule la provisión de todos los

funcionarios.

Validar que el reporte generado del sistema (SIAD) contenga la totalidad de funcionario con la respectiva provisión.

Mensual Encargado de Generar la Provisión

Archivo en formato Excel con la validación de las provisiones.

Ajustes a kardex por solicitud de reintegros

Actividad No. 5

Que no se haya hecho seguimiento a la solicitud y se haya vencido el termino para hacer el reintegro de los valores por parte del funcionario.

Llevar un control de en la base de datos con las fechas de vencimiento de los requerimientos.

Permanente

Funcionario encargado de liquidar nómina de planta interna.

Base de Datos y Correo electrónico.

11. ANEXOS No aplica.

fecha de vigencia: 04/05/2018 - sigc.cancilleria.gov.co tramite... · • se incluye el formato...

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