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I

FACULTAD DE DIRECCIÓN DE EMPRESAS

CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y NEGOCIOS

TESIS PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN

EMPRESAS Y ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS

REGLAMENTOS Y MANUALES DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA

ADMINISTRATIVA DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO" 1 DE

JULIO"CIA. LTDA. MATRIZ Y AGENCIAS.

AUTOR: ALEX ISRAEL GAVILÁNEZ CEPEDA

ASESORA: Eco. IVONNE NARVÁEZ, MBA.

Ambato – Ecuador

2014

IV

DEDICATORIA

A Dios, a mis abuelitas por que han estado conmigo en cada paso que doy, cuidándome y

dandome fuerza para continuar, derramando desde el cielo bendiciones cada día, a mis

padres Narciso y Carlota, a mis Hermanos Anita y Gustavo, a mis sobrinos Andréss y

Doménica, quienes a lo largo de mi vida han velado por mi bienestar y educación siendo

mi apoyo en todo momento, depositando su entera confianza en cada reto que se me

presentaba sin dudar ni un solo momento en mi inteligencia y capacidad. Hoy se ve

reflejado los resulados, el que persevera alcanza.

Alex Israel Gavilánez Cepeda

V

AGRADECIMIENTO

Esta tesis es el resultado del esfuerzo conjunto. Por eso agradezco al director de nuestra

carrera Ing. Juan Carlos Erazo, a mi tutora de tesis, Econ. Ivonne Narváez por el apoyo y

confianza a lo largo de este tiempo ha puesto a prueba mis capacidades y conocimientos en

el desarrollo de mi trabajo de tesis el cual he finalizado cumpliendo con los objetivos

deseados, a la Cooperativa de Ahorro y Crédito 1 de Julio, por la apertura necesaria para

la aplicación de mi tema te tesis, a mis maestros a quienes les debo gran parte de mis

conocimientos, gracias por su paciencia y enseñanza a mis amigos y compañeros durante

toda mi vida universitaria, que me enseñaron el verdadero valor de la amistad, finalmente

un eterno agradecimiento a esta prestigiosa universidad, la cual abre sus puertas a jóvenes

como nosotros, preparándonos con excelencia humana y académica para un mundo

competitivo y formándonos como personas de bien.

Alex Israel Gavilánez Cepeda

VI

INDICE GENERAL

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 1

Antecedentes de la Investigación. ...................................................................................... 1

Situación Problémica. ........................................................................................................ 2

Problema Científico ........................................................................................................... 3

Delimitación del problema. ................................................................................................ 4

Identificación de la Línea de Investigación. ...................................................................... 4

Objetivo general: ................................................................................................................ 4

Objetivos específicos: ........................................................................................................ 4

Idea a Defender .................................................................................................................. 4

Variables de la Investigación ............................................................................................. 5

Metodología a emplear: métodos, técnicas y herramientas empleadas en la investigación

............................................................................................................................................ 5

Métodos: ......................................................................................................................... 5

Inductivo, Deductivo: ................................................................................................. 5

Inductivo: .................................................................................................................... 5

Deductivo: ................................................................................................................... 5

Analítico-Sintético: ..................................................................................................... 5

Histórico- Lógico: ....................................................................................................... 5

Descriptivo- Sistémico: ............................................................................................... 5

Técnicas .......................................................................................................................... 5

Observación Directa. .................................................................................................. 5

Encuestas. ................................................................................................................... 6

Entrevistas. .................................................................................................................. 6

Instrumento de la Investigación. ..................................................................................... 6

Guía de Observación ........................................................................................... 6

Cuestionarios ....................................................................................................... 6

VII

Guía de entrevista ................................................................................................ 6

Investigación Bibliográfica ................................................................................. 6

Descripción de la estructura de la tesis. ............................................................................. 6

Elementos de novedad, aporte teórico y significación práctica ......................................... 7

CAPITULO I. MARCO TEÓRICO .................................................................................. 8

1.1 Origen y evolución del objeto de investigación ........................................................... 8

1. 2 Analisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación ............ 8

1.2.1 Administración .......................................................................................................... 8

1.2.1.1 Importancia ......................................................................................................... 9

1.2.2 Proceso Administrativo ........................................................................................... 10

1.2.3 Organización ........................................................................................................... 11

1.2.3.1 Objetivo de la organización. ............................................................................. 13

1.2.3.2 Manuales Administrativos ................................................................................ 13

1.2.3.2.1 Objetivos de los manuales ......................................................................... 14

1.2.3.2.2 Ventajas: .................................................................................................... 15

1.2.3.2.3 Limitaciones: ............................................................................................. 15

1.2.3.2.4 Clasificación de los manuales .................................................................... 16

1.2.3.2.5 Tipos de manuales: .................................................................................... 17

1.2.3.2.5.1 Manuales De Procedimientos .......................................................... 18

1.2.3.2.5.1.1 Conceptos ..................................................................................... 18

1.2.3.2.5.1.2 Importancia ................................................................................... 18

1.2.3.2.5.1.3 Características: ............................................................................. 19

1.2.3.2.5.1.4 Ventajas: ....................................................................................... 20

1.2.3.2.5.1.5 Contenido ..................................................................................... 20

1.2.3.2.5.1.6 Etapas ........................................................................................... 21

1.2.3.2.5.1.7 Recopilación de datos ................................................................... 22

1.2.3.2.5.1.8 Análisis de los datos ..................................................................... 23

VIII

1.2.3.2.5.1.9 Autorización ................................................................................. 24

1.2.3.2.5.1.10 Tipografía ................................................................................... 25

1.2.3.2.5.1.11 Disposición del material ............................................................. 25

1.2.3.2.5.1.12 Distribución e implantación ....................................................... 25

1.2.3.2.5.1.13 Revisión y modificación ............................................................. 26

1.2.3.3 Diagramas De Flujo .......................................................................................... 26

1.2.3.3.1 Conceptos. .................................................................................................. 26

1.2.3.3.2 Ventajas .................................................................................................... 27

1.2.3.3.3 Simbología ................................................................................................. 28

1.2.3.4 Control .............................................................................................................. 31

1.2.3.4.1 Conceptos ................................................................................................... 31

1.2.3.4.2 Objetivo del control. .................................................................................. 32

1.2.3.4.3 Elementos del control: ............................................................................... 32

1.2.3.4.3.1 Medición de resultados. ...................................................................... 32

1.2.3.4.3.2Corrección. ........................................................................................... 32

1.2.3.4.3.3 Retroalimentación. .............................................................................. 32

1.2.3.4.4 Tipos de control ......................................................................................... 33

1.2.3.4.4.1 Control preventivo .............................................................................. 33

1.2.3.4.4.2 Control concurrente ............................................................................. 33

1.2.3.4.4.3Control de retroalimentación ................................................................ 34

1.2.3.5 Reglamento ....................................................................................................... 34

1.3 Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas

sobre el objeto de investigación. ...................................................................................... 35

1.4 Conclusiones parciales del capítulo ........................................................................... 37

CAPÍTULO II: MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA

PROPUESTA ..................................................................................................................... 38

IX

2.1. Caracterización del sector, rama, empresa, contexto institucional o problema

seleccionado para la investigación. .................................................................................. 38

2.2. Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la investigación.

.......................................................................................................................................... 41

2.2.1 Tipos de Investigación ......................................................................................... 41

2.2.2 Métodos y técnicas .............................................................................................. 42

2.2.2.1 Métodos ........................................................................................................ 42

2.2.2.2 Técnicas ........................................................................................................ 45

2.2.2.3 Instrumentos .................................................................................................. 46

2.2.3 Población y Muestra ............................................................................................ 47

2.2.3.1Población .................................................................................................... 47

2.2.3.2 Muestra. ..................................................................................................... 48

2.2.4 Análisis e interpretación de datos ........................................................................ 50

2.2.5 Verificación de la hipótesis ................................................................................. 71

2.3 Esquema de la propuesta ....................................................................................... 74

2.3.1 Esquema de Elaboración de Manuales de Procedimientos ..................................... 74

2.3.2 Esquema de Elaboración de Reglamentos .............................................................. 75

2.5. Conclusiones parciales del capítulo .......................................................................... 76

CAPÍTULO III. DESARROLLO DE LA PROPUESTA .............................................. 77

3.1 Procedimiento de la aplicación de los resultados de la investigación: ....................... 77

3.2. Análisis de los resultados finales de la investigación, ............................................ 227

3.3 Conclusiones parciales del capítulo ......................................................................... 230

CONCLUSIONES GENERALES .................................................................................. 231

RECOMENDACIONES ................................................................................................. 232

X

CONTENIDO DE TABLAS

Tabla 1. Composición del Área Administrativa .................................................................. 47

Tabla 2. Composiciones de Socios: .................................................................................... 47

Tabla 3. Composiciones de la muestra de socios: ............................................................... 49

Tabla 4. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº1 Área Administrativa. . 50

Tabla 5. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº2 encuesta Área

Administrativa ..................................................................................................................... 51

Tabla 6. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº3 Área Administrativa . 52




Tabla 10. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº7 Área Administrativa 56

Tabla 11. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº8 Área Administrativa

............................................................................................................................................. 57


............................................................................................................................................. 58


............................................................................................................................................. 59

Tabla 14. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº1 socios ..................... 60




Tabla 18. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº5 socios ...................... 64






Administrativa ..................................................................................................................... 69

Tabla 24. Frecuencias Observadas ....................................................................................... 71

Tabla 25. Frecuencia Esperada ............................................................................................ 72

Tabla 26. Descripción de procesos de Auditoria Interna ..................................................... 94

XI

Tabla 27. Descripción de actividades de la Elaboración del Plan Operativo ..................... 95

Tabla 28. Flujo grama de la Elaboración del Plan Operativo ............................................. 97

Tabla 29. Descripción de Actividades de Planificación de la Auditoria ............................. 99

Tabla 30. Flujograma de la planificación de la Auditoria ................................................ 101

Tabla 31. Descripción de actividades de la Aprobación de la planificación de la Auditoria

........................................................................................................................................... 102

Tabla 32. Flujograma de la aprobación de la planificación de la Auditoria ..................... 104

Tabla 33. Descripción de actividades de la Ejecución de la Auditoria .............................. 106

Tabla 34. Flujograma de la Ejecución de la Auditoria ...................................................... 109

Tabla 35. Descripción de actividades de la presentación del Informe Preliminar de la

Auditoria ............................................................................................................................ 111

Tabla 36. Flujograma de presentación del Informe Preliminar ........................................ 113

Tabla 37. Criterio de valoración de proveedores ............................................................... 134

Tabla 38.Descripción de procesos de Lavado y Control de Activos ............................... 150

Tabla 39. Descripción de actividades de Informes a la Unidad de Análisis Financiero ... 151

Tabla 40. Flujo grama de Informes a la Unidad de Análisis Financiero .......................... 154

Tabla 41. Descripción de actividades de implementar la política “Conoce a tu Cliente” 156

Tabla 42. Flujograma Implementar la política “Conoce a tu cliente” ............................ 158

Tabla 43. Descripción de actividades de implementar la política “Conoce a tu Empleado”

........................................................................................................................................... 159

Tabla 44. Flujo de implementación de políticas conoce a tu empleado .......................... 162

Tabla 45. Descripción de actividades de implementar la Política “Conoce a tu Proveedor”

........................................................................................................................................... 164

Tabla 46. Flujo de implementación de políticas conoce a tu empleado ......................... 166

Tabla 47. Descripción de procesos de Seguridad y Salud en el Trabajo ........................... 187

Tabla 48. Descripción de actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo ...................... 188

Tabla 49. Flujo grama de Seguridad y Salud en el Trabajo .............................................. 190

Tabla 50. Descripción de procesos de Adquisición ........................................................... 214

Tabla 51. Descripción de actividades de Control de Activos Fijos ................................... 215

Tabla 52. Flujograma del control de activos fijos ............................................................. 217

Tabla 53. Descripción de Contratación de Bienes muebles e inmuebles realización de

estudios, ejecución de obras y contratación de servicios ................................................... 219

XII

Tabla 54. Flujograma de Contratación de Bienes muebles e inmuebles realización de

estudios, ejecución de obras y contratación de servicios ................................................... 221

Tabla 55. Descripción de actividades de uso de vehículos de la institución .................... 223

Tabla 56. Flujograma de Uso de vehículos de la institución ............................................ 226

Tabla 57.TABULACIÓN GENERAL ............................................................................... 229

Tabla 58. TABULACIÓN POR FILAS ............................................................................ 229

Tabla 59. TABULACIÓN POR COLUMNAS ................................................................. 229

CONTENIDO DE GRÁFICOS

Gráfico 1. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº1 en Área

Administrativa ..................................................................................................................... 50

Gráfico 2. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 2 encuesta Área

Administrativa ..................................................................................................................... 51

Gráfico 3. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº3 Área Administrativa

............................................................................................................................................. 52

Gráfico 4. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº4 Área Administrativa.

............................................................................................................................................. 53


............................................................................................................................................. 54


............................................................................................................................................. 55


............................................................................................................................................. 56


............................................................................................................................................. 57


............................................................................................................................................. 58

Gráfico 10. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº10 Área

Administrativa ..................................................................................................................... 59

Gráfico 11. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº1 socios ................. 60

Gráfico 12. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº2 socios .................. 61


XIII






Gráfico 19. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº9 socios ................. 68

Gráfico 20. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº10 socios ................ 69

Gráfico 21 Valor Crítico ..................................................................................................... 73

Gráfico 22. Controles de riesgos ........................................................................................ 139

XIV

RESUMEN EJECUTIVO

En la actualidad es importante la administración en las empresas, por la búsqueda

incansable de controlar ciertos aspectos que reflejan dificultad en el cumplimiento de los

objetivos planteados.

El control interno en una empresa es muy importante ya que es uno de los factores que

incide en su actividad económica y posible desarrollo de la misma.

El presente trabajo contempla la evaluación de los procesos realizados en la Cooperativa

de Ahorro y Crédito " 1 de Julio" para determinar si dichos procesos aplicados en la

organización cumplen con el fin de alcanzar los objetivos propuestos.

Con el objeto de mejorar el control interno de la organización se determina la necesidad

de aplicar herramientas técnicas que permiten obtener mayor eficiencia en los procesos

que se realiza en el área administrativa de la cooperativa.

Se realiza el conocimiento de la cooperativa para entender su funcionamiento, de esta

manera diagnosticar las diferentes actividades que desempeña el área administrativa ,

con el fin de levantar la información necesaria para la elaboración de reglamentos y

manuales de procedimientos acorde con las necesidades de la organización que nos

ayudará a la identificación de riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos de la

empresa.

Finalmente se establecen lineamientos adecuados que permitan mantener procedimientos

regulados en las actividades con la aplicación de controles a los procesos, los cuales se

encuentran detallados en los reglamentos y manuales de procedimientos para asegurar la

disminucion de riesgos en la organización y el logro de los objetivos de la entidad.

XV

EXECUTIVE SUMARY

At present the administration is important in the companies, by the relentless pursuit of

controlling certain aspects that reflect difficulty in the fulfillment of its objectives. The

internal control in a company is very important since it is one of the factors that affects in

its economic activity and possible development of the same one. The present work

contemplates the evaluation of the processes carried out in the savings and credit

cooperative ' July 1st' to determine if these processes applied in the Organization comply

with the order to achieve the proposed objectives. It was determined the need to implement

technical tools that allowed to obtain greater efficiency in the processes that are performed

in the administrative area of the cooperative. The knowledge of the cooperative was made

to understand its operation, In this way diagnose the different activities that performs the

administrative area, in order to raise the necessary information for the development of

regulations and manuals of procedures according to the needs of the organization that will

help us to the identification of risks affecting the fulfillment of the objectives of the

company. Finally sets out appropriate guidelines that allow to maintain procedures

regulated in the activities with the application of controls to the processes, which are

detailed in the regulations and procedures manuals to ensure the decrease of risks in the

Organization and the achievement of the entity's objectives

1

INTRODUCCIÓN

Antecedentes de la Investigación.

El cooperativismo arrancó formalmente en el Ecuador a inicios del siglo XX, con el

nacimiento de varias cooperativas de consumo, ahorro y crédito promovidas por el Estado,

las organizaciones religiosas, los patronos y la cooperación internacional.

Luego, con el impulso de los programas de reforma agraria, adquirieron relevancia las

cooperativas de producción y comercialización. Con el neoliberalismo, este sector fue

perjudicado por el incesante menoscabo de su base doctrinaria y principios, por la agresiva

competencia entre cooperativas para captar más clientes y por la falta de cambios

estructurales en su institucionalidad. La pérdida de control por parte del Estado y la

dependencia de las leyes del mercado conspiraron en su división y debilitamiento.

Ecuador contaba con una institucionalidad de control ambigua y compleja en la que

operaban tres instituciones sin ninguna vinculación entre ellas: el Ministerio de Bienestar

Social, el Ministerio de Agricultura y Ganadería y la Superintendencia de Bancos. Este

inadecuado sistema de control, junto a los obsoletos marcos jurídico e institucional para la

promoción del cooperativismo, contribuyó a su disgregación.

En el 2011, se puso en vigencia la Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria y del

Sector Financiero Popular y Solidario. Esta ley es pionera en el reconocimiento público y

jurídico de las empresas que conforman este sector económico y posibilita el compromiso

de los organismos públicos con el fomento y desarrollo de sus organizaciones para

favorecer el interés general. Su consecución fue posible gracias a la voluntad del Gobierno

y a la capacidad de diálogo permanente y responsable que los representantes de estas

organizaciones.

El sector cooperativo en el mercado financiero es cada vez mayor, así como el número de

cooperativas de ahorro y crédito en Ambato alrededor de 45 cooperativas que colocan a la

provincia como la primera en crecimiento a escala nacional. El papel más importante que

las cooperativas es la promoción de un desarrollo local - endógeno se fundamenta en tres

2

aspectos: movilización y aprovechamiento del ahorro generado, contribución al fomento de

otras organizaciones cooperativas y la mejor utilización de los recursos locales mediante

la puesta en marcha, en forma directa, de proyectos productivos.

La parroquia Santa Rosa fue fundada formalmente el 30 de Agosto 1681, es una parroquia

urbana del cantón Ambato, se encuentra ubicada en la Sierra Central del Ecuador, vía a

Guaranda (Panamericana Sur), limitada al Norte con el Cantón Ambato, al Sur con el

Cantón Tisaleo y la Parroquia Juan Benigno Vela, al Este con la Parroquia Huachi Grande

y al Oeste con las Parroquias Quisapincha y Pasa, su superficie territorial es de 9.7 Km2

constituyéndose en la parroquia más grande del cantón, en la actualidad cuenta con una

población de 22.500 habitantes que es el 100%, de los cuales 11.025 son hombres y 11.475

son mujeres, según los datos obtenidos del INEC del censo del año 2011.

Los Manuales Administrativos tienen su origen durante la Segunda Guerra Mundial, en

donde por la escasez y urgencia de personal adiestrado, fue necesario preparar a éste

mediante manuales.

Los manuales administrativos constituyen una de las etapas del Proceso Administrativo

que dan forma a la estructura de la Administración universalmente reconocida; cuando la

Administración es percibida como una necesidad profesional, su ejercicio se da mediante

un proceso, en el que cada parte, cada acto, cada etapa, están indisolublemente unidas con

las demás, y que, además, se dan simultáneamente.

Situación Problémica.

La Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio” nace por las necesidades de los

pobladores del sector rural – indígenas y campesinos – de la parroquia Santa Rosa del

cantón Ambato en la provincia de Tungurahua, quienes han estado relegados de la

provisión de servicios financieros, por lo que esta COAC se ha convertido en una

alternativa para financiar sus actividades productivas.

Esta COAC nació en una comunidad rural y se ha ido desarrollando de forma individual,

en sus inicios sin ninguna especialización y sin una visión micro financiera clara, en la

3

actualidad ha crecido por la acogida de sus socios y, por la cercanía de sus oficinas, por los

productos financieros que prestan, por la calidad y calidez en el servicio.

Esta entidad micro financiera está en proceso de perfeccionamiento y crecimiento

impulsado por sus administradores y también por los organismos que la apoyan y trabajan

en esta línea, quienes han motivado su desarrollo con la finalidad de alcanzar ciertas

ventajas para poder proveer de mejores productos y servicios a sus asociados, en su

mayoría campesinos e indígenas de la localidad, para que así, mejoren su situación

económica y sobretodo su calidad de vida.

Luego de haber realizado un diagnóstico en la Cooperativa de Ahorro y Crédito " 1 de

Julio"Cia. Ltda. se pueden evidenciar las siguientes dificultades.

El personal no realiza procesos establecidos, teniendo como efecto la

duplicidad de funciones.

Existe incumplimiento en las normativas internas, teniendo como efecto la

omisión de procesos.

No se pueden lograr las actividades del área administrativa, por que no se

logran la consecución de metas.

No existe definido y delimitado claramente las responsabilidades de cada

departamento lo que provoca hostilidad en los departamentos.

No existe normas establecidas lo que presenta una grave desventajas en el uso

de autoridad frente a la incompetencia y responsabilidad de los trabajadores.

No existe un control eficaz en las actividades en el área administrativa, lo cual

no facilita la toma de correctivos en el momento de presentarse fallos.

No hay procedimientos establecidos lo cual genera desperdicio de recursos y

deficiencia en cuanto o efectividad laboral.

Problema Científico

¿Cómo mejorar el control interno administrativo en la Cooperativa de Ahorro y Crédito "

1 de Julio" Cia. Ltda. de la matriz y sus agencias?

4

Delimitación del problema.

Objeto de investigación: Procesos Administrativos de Instituciones de servicios

financieros.

Campo de acción: Reglamentos y Manuales de procedimientos

Identificación de la Línea de Investigación.

Competitividad, Administración Estratégica y Operativa

Objetivo general:

Diseñar los Reglamentos y los Manuales de procedimientos del área administrativa para la

Cooperativa de Ahorro y Crédito"1 de Julio" Cia. Ltda. de la matriz y sus agencias, que

permita el mejoramiento del control interno administrativo.

Objetivos específicos:

Fundamentar teóricamente la Administración, reglamentos, manuales de

procedimientos y el control interno administrativo.

Evaluar el control interno en la Cooperativa de Ahorro y Crédito " 1 de Julio"

Cia. Ltda. de la matriz y sus agencias.

Elaborar los reglamentos y los manuales de procedimientos del área

administrativa de la Cooperativa de Ahorro y Crédito " 1 de Julio" Cia. Ltda.

de la matriz y sus agencias.

Validar la propuesta por vía de expertos.

Idea a Defender

Con el diseño e implementación de manuales de procedimientos en el área administrativa

de la Cooperativa de Ahorro y Crédito " 1 de Julio" Cia. Ltda. de la matriz y sus agencias

se mejorará su control interno administrativo.

5

Variables de la Investigación

Variable Independiente: Reglamentos y Manuales de procedimientos.

Variable Dependiente: Control interno administrativo

Metodología a emplear: métodos, técnicas y herramientas empleadas en la

investigación

Métodos:

Se aplicaron los siguientes métodos:

Inductivo, Deductivo:

Que permite lograr los objetivos propuestos y ayudar a verificar las variables

planteadas.

Inductivo:

Porque se analizó otros factores como por ejemplo considerar el estudio o la aplicación

de manuales de procedimientos.

Deductivo:

Porque se detallará el diseño de los reglamentos y los manuales de procedimientos.

Analítico-Sintético:

Porque mediante éste método se hará posible la comprensión de todo hecho, fenómeno,

idea, caso, etc.

Histórico- Lógico:

Porque se analizó científicamente los hechos, ideas del pasado comparándolo con

hechos actuales.

Descriptivo- Sistémico:

Porque se realizó una observación de los fenómenos y casos, procurando la

interpretación racional.

Técnicas

Observación Directa.

Se dedicará mayor importancia porque será un trabajo de campo continuo para

determinar los hechos que intervienen en este fenómeno.

6

Encuestas.

Se realizó tanto a los funcionarios como a los clientes de la Cooperativa de Ahorro y

Crédito "1 de Julio" para conocer cuáles son las expectativas en su organización y su

nivel de aceptación en el mismo.

Entrevistas.

Se las realizó al Gerente General para determinar expectativas referentes a la solución

de los problemas desde el punto de vista directivo.

Instrumento de la Investigación.

Los instrumentos que se utilizarán para esta investigación serán:

Guía de Observación

Cuestionarios

Guía de entrevista

Investigación Bibliográfica

Descripción de la estructura de la tesis.

En el marco teórico del presente investigación se enunciará la gran importancia que

tiene lo manuales de procedimientos en las organizaciones ya que es una herramienta que

permite definir procesos y responsabilidades que pueden ser claramente identificados, lo

cual ocasiona un flujo de información controlada y eficaz en el momento que sea

requerida, para su elaboración debemos tomar muy en cuenta los pasos para definir el

contenido que son introducción, objetivos, áreas de aplicación, responsables, políticas,

descripción de las operaciones, formatos, diagramas de flujo y terminología.

También se describirán las principales ventajas de contar con un manual de procedimientos

son que auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal, ayudan en la inducción

al puesto, describen en forma detallada las actividades de cada puesto, facilitan la

interacción de las distintas áreas de la empresa, indican las interrelaciones con otras áreas

de trabajo, Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo

eficiente de la información, entre otras.

7

Se detallará asimismo los reglamentos en la empresa que son de vital importancia para el

buen desarrollo de las actividades que se realizan en toda empresa o establecimiento, ya

que contempla en forma expresa y detallada las disposiciones obligatorias para el

empleador y los trabajadores.

Se especificará el control organizacional que es un proceso sistemático con que los

ejecutivos regulan las actividades para hacerlas compatibles con las expectativas

establecidas en los planes, en los objetivos y en la normas de desempeño, que permitirá

evaluar y controlar el cumplimiento de los objetivos y metas de la institución.

Como parte fundamental se expresara los diagramas de flujo que son parte importante del

desarrollo de procedimientos, debido a que por su sencillez grafica permite describir las

etapas de un proceso y entender como funciona para apoyar el desarrollo de los mismos,

así también se detallará los diferentes tipos de diagramas de flujo como son de formato

vertical, que las secuencias de las operaciones que se detallan de arriba hacia abajo,

formato horizontal la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha, formato

panorámico registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones

simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical

no registra, y el formato arquitectónico que describe el itinerario de ruta de una forma o

persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo.

Elementos de novedad, aporte teórico y significación práctica

Dentro del aporte teórico se dará a conocer el control interno en la organización, los

reglamentos internos, los manuales de procedimientos sus principales ventajas, su

objetivo fundamental, y los pasos para definir de una manera correcta el contenido de los

mismos.

Se apreciará la importancia de los flujo gramas para el desarrollo de procedimientos, ya

que permite identificar las diferentes etapas de un proceso, para cumplir con las

actividades, así también se describirán los diferentes tipos de flujo gramas que permiten

adaptarse a las necesidades de la organización.

8

En cuanto a la significación practica del presente estudio, contribuirá con la Cooperativa

de Ahorro y Crédito "1 de Julio", en la formulación de una propuesta con base en la

aplicación de mecanismos y técnicas, que permita establecer un medio de control interno

en el área administrativa. Para ello se realizará una investigación amplia de la situación

actual con el objetivo de formular las posibles soluciones en caso de que existan.

CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO

1.1 Origen y evolución del objeto de investigación

A la administración se le considera una de las actividades más antiguas, interesantes y

bellas. Es una necesidad humana que se ha utilizado desde el origen de los grupos

primitivos, cuando el hombre se dedicaba a cazar en grupo. Al prepararse para matar un

mamut, las tribus planeaban el acto antes de actuar, es decir, cómo y quien haría cada

actividad; elaboraban sus lanzas, cavaban para empujar al animal a alguna fosa, etc. Es

lógico pensar que algún individuo conducía y coordinaba la acción. También, después de

realizare la hazaña, evaluaban los aciertos y las fallas para mejorar el proceso.

El grupo humano cambio su vida nómada a sedentaria, de cazador a agricultor, con la

domesticación de animales. La vida en la comunidad requirió una organización social más

elevada, y poco a poco aprendió formas de producción y comercialización.(Hernández &

Rodríguez,2008,p.5).

1. 2 Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación

1.2.1 Administración

Correa (2009) afirma: "Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que,

trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos"( p.6).

Daft & Dorothy (2006) afirma: "Administración es el logro de las metas organizacionales

en una forma eficaz y eficiente a través de la planeación, organización, dirección y control

de los recursos organizacionales" (p.7-8).

9

Finch & Freeman & Gilbert (1996) afirma: "Proceso de planificación, organización,

dirección y control del trabajo de los miembros de la organización y usar los recursos

disponibles de la organización para alcanzar sus metas establecidas" ( p.7).

Koontz & Weihrich & Cannice (2008) afirma: "Proceso de diseñar y mantener un

ambiente donde individuos, que trabajan juntos en grupos, cumplen metas específicas de

manera eficiente"(p.4).

Hernández & Rodríguez (2008) afirma: "Ciencia compuesta de principios, técnicas y

prácticas, cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de

esfuerzos cooperativos, por medio de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes

que individualmente no se pueden lograr en los organismos sociales" ( p.7).

1.2.1.1 Importancia

La administración, es tan indispensable en la vida de todo organismo social, por todo lo

que aporta, y que hace que se puedan lograr más fácilmente los objetivos trazados por las

personas, organismos y todo aquel que la ejerza para la consecución de sus metas.

a) La administración se da donde quiera que exista un organismo social, aunque

lógicamente sea más necesaria, cuanto mayor y más complejo sea éste.

b) El éxito de un organismo depende de su buena administración, y sólo a través de

ésta, de los elementos materiales, humanos, tecnológicos, financieros, se logrará

obteniendo desde luego, los beneficios esperados dentro del ente social.

c) Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es indiscutible y

obviamente esencial, ya que por su magnitud y complejidad simplemente no

podrían actuar si no fuera a base de una administración sumamente técnica. En ellas

es quizás, donde la función administrativa puede aislarse mejor de las demás.

d) Para las empresas medianas y pequeñas, quizá su única posibilidad de competir con

otras, es tal vez en el mejoramiento de su administración, es decir, obtener una

10

mejor coordinación de sus elementos, maquinaria, mercado, calificación de mano

de obra, etc., en los que indiscutiblemente, son superadas por sus grandes

competidoras.

e) La elevación de su productividad, (preocupación quizá la de mayor importancia

actualmente) en el campo económico social, depende de la adecuada

administración de las empresas, ya que si cada célula de esa vida económica y

social es eficiente y productiva, la sociedad misma, formada por ellas, tendrá que

serlo. García A (2010). Administración Financiera I. Recuperado de: hppt://

www.eumed.net/libros/2010c/729/

1.2.2 Proceso Administrativo

Finch, Freeman & Gilbert (1996) afirma: "Es una forma sistemática de hacer las cosas,

se habla de la administración como un proceso para subrayar el hecho que todos los

gerentes, sean cuales fueren sus actitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas

actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que desean, las

etapas del proceso administrativo son: Planificación, organización, dirección y control"

(p.12)

Hernández & Rodríguez (1996) afirma: "El proceso administrativo es el instrumento

teórico básico del administrador profesional que le permite comprender la dinámica del

funcionamiento de una empresa (organización)" (p.129).

Santillana (2002) afirma: "El proceso administrativo es una corriente que estudia y sitúa a

la administración separándola a través de las fases o elementos que la componen, la

postura más aceptada es la que los clasifica en planeación, organización, integración,

dirección y control" (p.110).

11

Rodas & Arroyo (2005) afirma: "Es todo proceso social que tiene como finalidad

planear, determinar, clasificar, y evaluar todas las actividades y personas que integran un

sistema organizacional" ( p.94).

1.2.3 Organización

Es la parte de la administración que supone el establecimiento de una estructura

intencionada de los papeles que los individuos deberán desempeñar en una empresa. La

estructura es intencionada en el sentido de que debe garantizar la asignación de todas las

tareas necesarias para los cumplimientos de las metas, asignación que debe hacerse a las

personas mejor capacitadas para realizar esas tareas.

El propósito de una estructura organizacional es contribuirá la creación de un entorno

favorable para el desempeño humano. Se trata entonces del instrumento administrativo, y

no de un fin en sí mismo. Aunque en la estructura deben definirse las tareas por realizar,

los papeles deben diseñarse tomando en cuenta las capacidades y motivaciones del

personal disponible.

En este sentido la organización consiste en:

a. La identificación y clasificación de las actividades requeridas.

b. La agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los

objetivos.

c. La asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de la

autoridad necesaria para supervisarlo.

d. La estipulación de coordinación horizontal (en un mismo o similar nivel

organizacional) y vertical (entre las oficinas generales, una división y un

departamento, por ejemplo) en la estructura organizacional.

Una estructura organizacional debe diseñarse para determinar quien realizará cuales tareas

y quien será responsable de qué resultados; para eliminar los obstáculos al desempeño que

resultan de la confusión e incertidumbre respecto de la asignación de actividades, y para

12

establecer redes de toma de decisiones y comunicación que respondan y sirvan de apoyo a

los objetivos empresariales.

Para la mayoría de los administradores el término Organización implica una estructura de

funciones o puestos intencional y formalizada. Estructura intencional de funciones

significa que las funciones que se pide cumplir a las personas deben diseñarse

intencionalmente para garantizar la realización de las actividades requeridas y la adecuada

correspondencia entre éstas a fin de que los individuos puedan trabajar fluida, eficaz y

eficientemente en grupos. (Correa,2009,p.12)

Hernández & Rodríguez (2008) afirma: Organización (estructuración) es la acción

administrativa-técnica de dividir las funciones por áreas, departamentos, puestos,

jerarquías, conforme a la responsabilidad delegada, definida y expresada en los

organigramas, manuales y descripciones de puestos(p.134).

Organización se refiere a la división de la organización entera en unidades, comúnmente

llamadas divisiones o departamentos, y en subunidades, conocidas con el nombre de

secciones, que tiene determinadas responsabilidades, y una jerarquía de relaciones

jerárquicas: una estructura. Con ese vocablo también se denota la coordinación de dichas

unidades y subunidades, a fin de que sus esfuerzos se combinen y cumplan con los

objetivos globales de la organización.

La reunión de ejecutivos en el caso de Wakefield no tenía por objeto diseñar la estructura

de una organización, pero muestra cómo se coordinan las unidades y subunidades.

Resolver "conflictos referentes a las funciones" consiste en decir a quién se asigna la

responsabilidad de determinadas tareas o actividades. Los subordinados se

comprometieron a encargarse de algunas partes del trabajo que suponía el nuevo proyecto.

Al gerente del proyecto se le dijo que determinara las consecuencias que las estimaciones

del nuevo proyecto acarrearían para el departamento de producción. Más aún, todas las

obligaciones del proyecto hubieron de ser integrados en comités divisionales más grandes.

(Hampton, 2010, p.54)

13

1.2.3.1 Objetivo de la organización.

El objetivo de la organización visto como un elemento del proceso administrativo, no

como entidad, está relacionado con la división del trabajo dentro de la entidad y cómo esta

división, a su vez, viene a conformarse en un todo para cumplir con los objetivos propios

de la entidad. La organización le dice a cada individuo qué tiene que hacer dentro de la

entidad, cómo lo tiene que hacer, y cómo lo puede dirigir y ayudar.

El desarrollo de todas estas interrelaciones e interacciones es, en sí mismo, una especie de

planeación que se construye sobre la planeación inicial o básica. (Santillana, 2002, p.113)

1.2.3.2 Manuales Administrativos

Son fundamentalmente instrumentos de comunicación. Aquellas organizaciones que no los

utilizan suelen canalizar sus normas e instrucciones mediante comunicaciones aisladas que,

ni bien cumplan con el objetivo de información, no logran integrarse en un cuerpo

orgánico y, por lo tanto, es difícil ubicarlas y establecer si se encuentran vigentes.

Generalmente, el uso de manuales se encuentra difundido en empresas grandes, ya que en

la pequeña empresa la personalidad del empresario y la falta de personal capacitado

dificultan la aplicación de técnicas organizativas.

La necesidad de manuales se hace evidente cuando el tamaño y la complejidad de la

organización requieren normalización, ya que en empresas familiares o pequeñas se aplica

la modalidad de trabajo en equipo y la adaptación mutua como medio de coordinación.

(Correa, 2009, p.19)

Es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática información y/o

instrucciones sobre historia, políticas, procedimientos, organización de un organismo

social, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo.

Como puede deducirse, es un instrumento importante en la administración, puesto que los

manuales persiguen la mayor eficiencia y eficacia en la ejecución del trabajo asignado al

personal para alcanzar los objetivos de la empresa.

14

Los manuales, por otra parte, deben servir para explicar las normas más generales con un

lenguaje que pueda ser entendido por los empleados de todos los niveles, y en su caso por

los administradores, dando énfasis a la información de los procesos y procedimientos

administrativos. Los manuales administrativos facilitan además, el adiestramiento y

orientación del personal; coadyuvan a normalizar y controlar los trámites de

procedimientos y a resolver conflictos jerárquicos, así como otros problemas

administrativos que surgen cuando el sistema de comunicación tiende a ser rígido.

(Rodríguez, 2002, p.224)

Fincowsky, (1998) afirma: Los manuales administrativos son documentos que sirven

como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en

forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación,

estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etcétera), así como las

instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus

tareas.( p.147).

Los manuales administrativos constituyen medios valiosos para la comunicación, y fueron

concebidos dentro del campo de la administración para registrar y transmitir, sin

distorsiones, la información referente a la organización y funcionamiento de una empresa,

así como la de las unidades administrativas que la constituyen.

La necesidad de contar con manuales administrativos se ha hecho imperativo no sólo por

un ordenamiento, o por la moda, sino debido al creciente volumen de las operaciones, al

incremento de personal, a la adopción de técnicas modernas y la complejidad misma de las

estructuras administrativas. Todo ello hace imprescindible el uso de instrumentos

administrativos que faciliten la actuación de los elementos humanos que colaboran en la

obtención de los objetivos y el desarrollo de las funciones de la empresa, así como para

proporcionar la información que requieren los administradores en el cumplimiento de sus

obligaciones y deberes principales. (Rodriguez, 1999, p.245)

1.2.3.2.1 Objetivos de los manuales

Según su clasificación y grado de detalle, los manuales permiten cumplir con los siguientes

objetivos:

15

Presentar una visión de conjunto del organismo social.

Precisar las funciones de cada unidad administrativa para deslindar

responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y

propiciar la uniformidad en el trabajo.

Permitir el ahorro de esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de

instrucciones y directrices.

Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas.

Facilitar el reclutamiento y la selección de personal.

Servir de medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso,

facilitando su incorporación a las distintas áreas.

Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

(Rodríguez, 1999, p.245)

1.2.3.2.2 Ventajas:

a) Tiene una función unificadora, ya que son un compendio de las funciones y

procedimientos que se desarrollan en una organización.

b) La gestión y la toma de decisiones no quedan supeditadas improvisaciones o

criterios personales, sino que son regidos por normas que mantienen continuidad.

c) son un instrumento de comunicación que informa sobre prácticas de la empresa

para mejorar la comprensión de sus necesidades globales.

d) Sirven de consulta y para dirimir problemas de jurisdicción o de nivel de autoridad,

evitando así conflictos.

e) Son útiles para el entrenamiento y capacitación del personal y posibilitan una

evaluación objetiva de su desempeño.

1.2.3.2.3 Limitaciones:

a) No consideran los aspectos informales de la organización.

b) Su confección y su actualización pueden requerir esfuerzo y costo significativos.

c) Una redacción defectuosa o poco cuidada pueden dificultar su uso y,

consecuentemente, el desenvolvimiento de las operaciones.

16

d) En caso de ser muy detallados, limitan la discrecionalidad, y por tal limitan la

iniciativa individual. (Correa,2009,p.19)

1.2.3.2.4 Clasificación de los manuales

Los manuales administrativos se pueden clasificar en diferentes formas, nombres diversos

y otros criterios, pero pueden resumirse de la siguiente manera:

a) Por su contenido. La primera clasificación se refiere al contenido y se desprende de la

propia definición de manual que se ha dado. Así tenemos que habrá manuales de:

Historia de la empresa.

Organización de la empresa.

Políticas de la empresa.

Procedimientos de la empresa.

Contenido múltiple, que trate dos o más de estos temas, por ejemplo.

Manuales de puesto (precisa labores, procedimientos y rutinas de un puesto).

Manuales de técnicas (trata acerca de los principios y técnicas de una actividad

determinada, por ejemplo el manual de técnicas de sistemas y procedimientos).

b) Por su función específica. Al área de actividad de que trata el manual, así puede

haber manuales de:

Ventas.

Compras.

Finanzas.

Personal.

Créditos y cobranzas.

Otras funciones.

Generales, que se ocupen de dos o más de estas áreas.

c) Función que desempeñan los manuales administrativos en una organización

descentralizada. La delegación provoca una acción para confiar responsabilidad y

autoridad por parte de la dirección superior de una empresa, en sus divisiones o sucursales.

17

El buen éxito de la descentralización depende de que el directivo principal y sus ayudantes

mantengan un control suficiente para prevenir que la delegación se convierta en una

abdicación.

El equilibrio de las actividades de control en una organización descentralizada es muy

delicado y requiere una comprensión muy especial por parte del personal de sistemas y

procedimientos, sobre todo en lo referente a su función de elaborar y distribuir manuales.

Existen algunas reglas básicas para la manualización bajo el estilo descentralizado de

organización y son:

Con la descentralización, los ejecutivos asesores tienen la responsabilidad de formular

indicaciones de políticas relacionadas con las actividades.

Los procedimientos de control financiero y otros más que se relacionen con él deberán

publicarse a fin de que la autoridad para acciones específicas quede delegada de acuerdo

con el plan de descentralización. (Correa,2009,p.245-246)

1.2.3.2.5 Tipos de manuales:

De Normas: principales definiciones de normas y políticas.

De Organización: contiene los gráficos de la organización y especifican en detalle

la estructura.

De Procedimientos: presentan los sistemas y técnicas específicos para la

realización de las tareas. Las tres categorías citadas no siempre resultan claramente

definidas en la práctica. Lo que debe incluir el manual es: contenido, objetivo del

manual, objetivos y políticas de la organización, jerarquía, autoridad, control,

misiones y funciones, atribuciones, delegación, remplazo, información, relaciones,

responsabilidad, organigrama, y regímenes de autorizaciones. (Correa,2009,p.20)

18

1.2.3.2.5.1 Manuales De Procedimientos

1.2.3.2.5.1.1 Conceptos

Los manuales de procedimientos son aquellos instrumentos de información en los que se

consignan, en forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la

realización de las funciones de una unidad administrativa.

En ellos se describen, además, los diferentes puestos o unidades administrativas que

intervienen en los procedimientos y se precisa su responsabilidad y participación; suelen

contener un texto que señala las políticas y procedimientos a seguir en la ejecución de un

trabajo, con ilustraciones a base de símbolos y diagramas para aclarar los datos.

En los manuales de procedimientos de oficina es costumbre incluir las formas que se

emplean en el procedimiento de que se trate, junto con un instructivo para su llenado. Este

tipo de manual también se le denomina: manuales de operación, de rutinas de trabajo, de

trámites y métodos de trabajo, de práctica estándar.(Rodríguez,1999,p.247)

1.2.3.2.5.1.2 Importancia

La existencia de un manual de procedimientos sirve para que la administración aumente la

posibilidad de que los empleados utilicen los sistemas y procedimientos prescritos al llevar

a cabo sus tareas. El manual ofrece además al personal una guía del trabajo, guía que

resultará particularmente valiosa para orientar a los nuevos empleados.

Una de las mayores oportunidades que existen para reducir el costo de operación de los

sistemas de las oficinas, radica precisamente en los métodos de información.

(Rodriguez,1999,p.253)

Una de las mayores oportunidades que existen para reducir el costo de oficinas radica

principalmente en el campo de llegar a uniformar los métodos. Siempre existe una mejor

manera de realizar cualquier tarea y una vez que se encuentra este método, debe

establecerse como el método que precisamente ha de seguirse.

19

El hecho de que no se utilicen en forma uniforme métodos que existen para hacer tareas es

motivo de gran desperdicio de tiempo y esfuerzo en las oficinas. El manual de

procedimientos por sus características persigue esa finalidad.

Es importante que los procedimientos de operación se registren por escrito y se pongan a

disposición del personal en un manual. Éste viene a ser una guía del trabajo que resultará

muy valiosa. (Rodriguez,1999,p.247)

1.2.3.2.5.1.3 Características:

Los manuales de procedimiento, por sus características diversas, pueden referirse a:

a) Tareas y trabajos individuales, por ejemplo cómo operar una minicomputadora, una

máquina de contabilidad, etcétera.

b) Prácticas departamentales en que se indican los procedimientos de operación de

toda una unidad administrativa y su relación con las demás que intervengan.

c) Prácticas generales en un área determinada de actividad, como manuales de

procedimientos de: ventas, producción, finanzas, personal, etcétera.

Ejecución del programa de manualización de largo alcance muchas direcciones o gerencias

titubean antes de abordar un programa a fondo, cuyo propósito primario sea el de adoptar

los procedimientos en forma manual. Es natural que resulte así, si consideramos lo

siguiente:

a) La necesidad de efectuar una planeación para la organización y un trabajo de

desarrollo de políticas antes de trazar los procedimientos y llevarlos al papel.

b) El valor limitado de un manual que detalla procedimientos que ya están en proceso

de cambio debido a la implantación de otros métodos de trabajo.

c) Los beneficios que se obtendrán de la preparación de los manuales, comparados

con el costo que represente el personal para hacerlos.

d) De lo anterior se desprende que es necesario estimar de una manera objetiva los

efectos a mediano y largo plazo, costos y beneficios de un programa de elaboración

de manuales de procedimientos.

20

e) Con frecuencia esto requiere que el método convencional de preparar

procedimientos escritos, asunto por asunto, sea ajustado a las necesidades

específicas del organismo social. Si las actividades referentes a la confección de los

manuales necesitan ser anexadas al programa de planeación organizativa y con ello

la simplificación del trabajo del organismo que se trate, puede ser entonces más

practicable un programa de largo alcance.(Rodríguez,1999,p.248)

1.2.3.2.5.1.4 Ventajas:

Existen los manuales de procedimientos interdepartamentales que cuentan entre sus

ventajas lo siguiente:

a) Los analistas deben desarrollar y presentar hechos, no exposiciones breves de la

situación o asunto.

b) La unidad de sistemas y procedimientos, cuya misión es ayudar a los

departamentos operativos, destacará más los detalles que los términos generales.

c) A la dirección, gerencias y jefes de departamento, se les dan detalles en forma

fácil de comprender y de referencia rápida.

d) Los procedimientos representados gráficamente (flujogramas o diagramas de

flujo) sirven como hojas de operación para los empleados.

.(Rodríguez,1999,p.253)

1.2.3.2.5.1.5 Contenido

No existe una uniformidad en el contenido de estos manuales, tampoco existe un patrón ni

una forma maestra para su preparación. Sin embargo, hay secciones que aparecen casi

siempre en todos ellos, tales como:

a) Introducción.

Objetivo del manual.

b) Organigrama.

Interpretación de la estructura básica de la organización, en la cual se explican

cosas como:

21

Tipo de organización (geográfica, por producto, etc.) amplitud de la

centralización o descentralización y relación entre personal de línea y el asesor.

c) Gráficas.

Diagramas de flujo.

d) Estructura procedimental.

Descripción narrativa de los procedimientos.

e) Formas.

Por lo general rediseñadas y planeadas.

Instructivos de las formas.

f) Políticas de organización relacionadas con aspectos fundamentales de la

dirección, tales como:

Planeación.

Comunicaciones

Control.

Desarrollo del personal.

El empleo en mayor o menor escala de cada una de las secciones anteriores, depende de los

procedimientos de que se trate, del lector al que vaya dirigido o de la preferencia y

experiencia del especialista que lo elabore.

Algunos manuales dan preferencia al uso del texto (descripción narrativa) sobre los

diagramas, las formas, consideran que el lenguaje escrito permite explicar el procedimiento

y, sobre todo, señalar objetivos, políticas y responsabilidades. (Rodríguez,1999,p.248-

249)

1.2.3.2.5.1.6 Etapas

La planeación del estudio permitirá distinguir en las pláticas primarias la cobertura de la

planeación del programa, y es aquí donde se determina el enfoque que se le dará

al manual y el detalle del mismo, y se podrá informar a niveles superiores acerca de los

posibles problemas existentes en la elaboración del mismo.

22

Posteriormente se preparará una descripción de las funciones y actividades que deberá

ejecutar el equipo de trabajo y se estudiarán en forma general, las cartas de organización y

organigramas del área, estudio y localización exacta de los objetivos, el estudio de los

trabajos de organización efectuados con anterioridad (en su caso), estudio de los sistemas y

procedimientos, ventajas y desventajas en el método que se deberá utilizar.

Dentro de esta fase de planeación se pueden utilizar algunas técnicas como gráfica de

Gantt, el método P.E.R.T. Estas técnicas se enriquecen con el uso del camino crítico

(C.P.M.), el cual permite estimar el enlace de tiempo y tomar decisiones entre alternativa

de menor duración y mayor costo.

Una vez aprobados los trabajos iniciales, se procederá a recoger la información de las áreas

que se han de investigar conjuntamente, con esto se analizará la forma de entrevista,

creación de cuestionarios y la aplicación de estas técnicas. (Rodríguez,1999,p.249)

1.2.3.2.5.1.7 Recopilación de datos

Consiste en recoger información de las unidades administrativas que se han de investigar

conjuntamente. Para la recolección de toda la información pertinente, acerca de los

procedimientos, el analista puede auxiliarse de los siguientes medios:

a) Investigación documental. Consiste principalmente en recolectar y hacer un

primer examen de la información que exista, gráfica o escrita, en archivos de la

empresa, sobre elementos del o los procedimientos de que se trate, por ejemplo

descripción de funciones o actividades, organigramas del área, formas impresas,

políticas, etcétera.

b) Entrevistas con los empleados. Consiste en obtener información de las

explicaciones verbales de los empleados, sobre las operaciones en que interviene,

cómo, dónde, cuándo y para qué las ejecuta.

23

Esta información es básica, puesto que nadie mejor que el empleado conoce los

detalles de su trabajo. Los datos pueden recogerse en un papel de trabajo, en forma

de gráfica analítica (diagrama de flujo), precisando en dónde empieza y en dónde

termina el procedimiento analizado.

c) Entrevistas con los supervisores o jefes inmediatos. Con el objeto de completar

los datos que se omiten en las explicaciones de los empleados, para definir

discrepancias que puedan surgir de informes contradictorios de dos o más

empleados; llenar lagunas que aparezcan en la descripción del procedimiento o

bien aclarar las dudas que tenga el analista.

d) Observación directa. Tiene como finalidad el completar, confrontar y verificar

los estudios que hayan realizado conforme a la investigación documental. El

analista observará la ejecución de un procedimiento, a través de todos sus pasos;

para confirmar, rectificar o completar la información recogida por otros medios.

e) Cuestionarios. Consiste en recoger la información por medio de preguntas

planeadas, en el área que se ha de investigar; lo ideal es combinar el cuestionario

con una entrevista dirigida. Toda información obtenida a través de cuestionarios

deberá ser completada y verificada por medio de la observación, ya sea de hechos

o de registros. (Rodríguez,1999,p.249-250)

1.2.3.2.5.1.8 Análisis de los datos

El análisis de la información obtenida nos permitirá conocer muchas de las actividades que

tiene un determinado puesto dentro del organismo social, sus interacciones, sus grados de

autoridad y responsabilidad, siendo aquí donde el análisis nos debe dar a conocer las

siguientes características.

Identificación del puesto y la situación exacta del mismo, dentro de la

estructura orgánica del área a que pertenece.

Estudiar las funciones o actividades principales del puesto, y la relación de éste

con otros.

24

Análisis de trabajos similares e iguales en actividades y funciones básicas.

Análisis de las relaciones que tiene el puesto, con elementos materiales (equipo,

materiales y otros).

Observar los flujos de trámite con el que está relacionado, como documentos,

formas, registros y destino de los mismos.

Después del análisis de la información, se procederá a la elaboración

del manual.

Elaboración del proyecto

Con los datos anteriores, el analista procederá a la elaboración del proyecto del manual,

que someterá a la consideración de su jefe.

Para la elaboración del proyecto, se recomienda brindar por escrito los procedimientos

(descripción narrativa); después la elaboración de los diagramas de flujo, de tramitación

correspondientes a cada área de trabajo investigada; por último, se ordena las formas a

utilizar junto con el instructivo de cada una de ellas.

Ya elaborado el proyecto y para poder facilitar la implantación del manual se hará una

revisión conjunta con los jefes de las áreas afectadas para la corrección o aumento de

alguna operación, política, función, etc., que no se hubiera tomado en cuenta.

(Rodríguez,1999,p.250-251)

1.2.3.2.5.1.9 Autorización

Terminado el proyecto del manual por el órgano responsable, es recomendable que este

proyecto sea autorizado por las partes que intervienen:

a) Del responsable de la unidad administrativa que intervino en el proceso de que

se trate, para asegurar su conformidad con la exactitud de su contenido.

b) De la unidad de sistemas y procedimientos, si la hay, el grupo de técnicos o del

asesor externo.

25

c) Una vez aprobado el manual se diseñará en definitiva el formato, tomando en

cuenta un lenguaje claro y sencillo. Es importante observar en el texto las

siguientes recomendaciones.

El texto debe ser redactado del modo más claro posible.

Debe usarse un lenguaje al alcance de todos.

Debe redactarse en forma positiva más que negativa o de prohibición.

(Rodríguez,1999,p.251)

1.2.3.2.5.1.10 Tipografía

Ésta puede ser la de máquina de escribir, computadoras con matrices a máquina o en

imprenta. Pueden usarse distintos tipos de mayúsculas en los trabajos mecanográficos para

los títulos de los párrafos para que se destaquen al resto del texto. (Rodríguez,1999,p.251)

1.2.3.2.5.1.11 Disposición del material

Se recomienda iniciar con un índice de su contenido, para facilitar su consulta. A

continuación se coloca la introducción, posteriormente el organigrama correspondiente,

después los diagramas de flujo, seguidos por los textos (descripción narrativa) de los

procedimientos, a continuación se integran las formas seguidas de su instructivo

respectivo.

De acuerdo con la decisión y las necesidades del manual pueden ir las políticas de

organización relacionadas con aspectos fundamentales de la dirección, tales como:

planeación, comunicaciones, control, desarrollo del personal directivo.


1.2.3.2.5.1.12 Distribución e implantación

Una vez editado el manual, la responsabilidad de su distribución debe quedar asignada a la

unidad de sistemas y procedimientos, o a un órgano particular (por ejemplo al

departamento de servicios administrativos) y deberá llevarse un registro de los poseedores

de manuales.

26

La implantación debe ser lo más acertada posible para poder corregir oportunamente los

errores observados durante el proceso de implantación, estar acorde con el caso y

necesidades específicas del organismo social; y así tenemos que la implantación puede

efectuarse por los siguientes métodos: el instantáneo, el piloto, en paralelo.


1.2.3.2.5.1.13 Revisión y modificación

Considerando que las operaciones de un organismo social van en aumento progresivo,

transformándose en una acumulación de trámites, es necesario observar la dinámica de

los manuales revisándolos y actualizándolos constantemente.

El valor de un manual y en especial el de procedimientos, depende de la validez de su

información. Por tanto, es responsabilidad de la unidad de sistemas y procedimientos o de

su equivalente mantenerlo al corriente cuando las circunstancias hayan cambiado.

Cuando exista otro procedimiento o método mejor para realizar las operaciones. Por

conducto del responsable de la unidad administrativa, propondrá la modificación a la

unidad de sistemas y procedimientos, o a su equivalente, encargada de su elaboración,

Independientemente de lo anterior, se recomienda que cada dos años deberán revisarse

los manuales, por parte de la unidad de sistemas y procedimientos o su equivalente,

encargada de revisarlos para que no pierdan su actualidad.(Rodríguez,1999,p.252)

1.2.3.3 Diagramas De Flujo

1.2.3.3.1 Conceptos.

Representación grafica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un

procedimiento y/o el recorrido de formas y materiales, en donde se muestran las unidades

administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento

27

detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o

recursos utilizados en cada caso.

Los diagramas presentados en forma sencilla y accesible en el manual, brindan una

descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es

aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.(Fincowsky,1998,p.163)

Un diagrama de flujo o mapa de proceso identifica la secuencia de actividades o flujo de

materiales e información en un proceso. Los diagramas de flujo ayudan a la gente que

participa en el proceso a entenderlo mucho mejor y con mayor objetividad al ofrecer un

panorama de los pasos necesarios para realizar la tarea.(Evans & Lindsay,2008,p.663)

Render (2004) afirma: Dibujo empleado para analizar el movimiento de personas o

materiales (p.257)

1.2.3.3.2 Ventajas

a) De uso.

Facilita el llenado y lectura del formato en cualquier nivel jerárquico

b) De destino

Al personal que intervendrá en los procedimientos le permite identificar y realizar

correctamente sus actividades.

c) De aplicación

Por la sencillez de su representación facilita la práctica de las operaciones.

d) De comprensión e interpretación

Puede ser comprendida por todo el personal de la organización o de otras organizaciones

e) De interacción

Permite el acercamiento y mayor coordinación entre diferentes áreas u organizaciones.

28

f) De simbología

Disminuye la complejidad grafica por lo que los mismos empleados pueden proponer

ajustes o simplificación de procedimientos, utilizando los símbolos correspondientes.

g) De diagramación

Se elabora en el menor tiempo posible y no se requiere técnicas o recursos especiales de

dibujo.(Fincowsky,1998,p.184-185)

1.2.3.3.3 Simbología

Proceso: es el que nos da pauta para describir que parte del proceso se lleva a cabo.

Proceso alternativo: en dado caso es cuando tenemos una segunda opción para poder

realizar un proceso distinto que lleve al mismo fin

Decisión: Es cuando te da opción de tomar una alternativa, en dado caso que la respuesta a

una pregunta sea si o no

Datos: Lectura de datos, también se le conoce como LECTORA

Proceso predefinido: Básicamente esta muestra los subprocesos que se llevan a cabo en el

diagrama de flujo. También se le llama BLOQUE.

29

Almacenamiento interno: Es la que se utiliza cuando tienes datos almacenados en la

memoria

Documento: También llamado IMPRESIÓN es aquel en el que se produce el documento o

imprime el resultado.

Multidocumento: Este crea o imprime varios documentos

Terminador o Iniciador: es con el cual damos inicio o fin a un programa

Preparación: A como yo lo se es cuando tienes mas de dos opciones que dan diferentes

fines, y este símbolo nos ayuda para poder hacer esto

30

Entrada Manual: Es en la cual se introducen las variables del programa

Conector: Esto más que nada nos ayuda a conectar cuando separamos el diagrama por

falta de espacio, también esto es llamado ENLACE DE DIAGRAMA.

Conector fuera de página: a mi entender es cuando se llama a otra página y así empezar

un proceso nuevo

Dirección: También llamada CONEXIÓN, es la que conecta a todo el diagrama para que

lleve un orden

Saucedo X, ( 9 de septiembre de 2012), símbolos para diagramas de flujo, Fundamentos

de base de datos, recuperado de: http://xoxivicky.blogspot.com/2012/09/simbolos-para-

diagramas-de-flujo.html

31

1.2.3.4 Control

1.2.3.4.1 Conceptos

Control Es el proceso de determinar lo que se esta llevando a cabo, a fin de establecer las

medidas correctivas necesarias y así evitar desviaciones en la ejecución de los planes.

Puesto que el control implica la existencia de metas y planes, ningún administrador puede

controlar sin ellos. El no puede medir si sus subordinados están operando en la forma

deseada a menos que tenga un plan, ya sea, a corto, a mediano o a largo plazo.

Generalmente, mientras más claros, completos, y coordinados sean los planes y más largo

el periodo que ellos comprenden, más completo podrá ser el control.

Un administrador puede estudiar los planes pasados para ver dónde y cómo erraron, para

descubrir qué ocurrió y porqué, y tomar las medidas necesarias para evitar que vuelvan a

ocurrir los errores. Sin embargo, el mejor control previene que sucedan las desviaciones,

anticipados a ellas (Correa,2009,p.28).

Rodríguez & Hernández (2008) afirma: Es la acción administrativa técnica de evaluar

los resultados de una empresa o institución conforme a lo planeado y a los elementos de

medición (indicadores o estándares), para determinar el estado de desempeño y la acción

correctiva correspondiente (p.135).

Robbins & Coulter (2005) afirma: Proceso que consiste en supervisar las actividades

para garantizar que se realicen según lo planeado y corregir cualquier desviación

significativa (p.458).

Hampton (2010) afirma: El control es un proceso que consiste en vigilar el proceso

basándose en los objetivos y normas obtenidos de la planeación. El control cierra el ciclo

de los procesos gerenciales pues relaciona el progreso o avance real con el que se previo al

momento de la planeación (p.55).

Daft & Dorothy (2006) afirma: El control organizacional es un proceso sistemático que

consiste en la regulación de las actividades organizacionales para hacerlas consistentes con

32

las expectativas establecidas en los planes, en las metas y en los estándares de desempeño.

(p.550)

1.2.3.4.2 Objetivo del control.

El ejercicio del trabajo diario inevitablemente se ve afectado por las condiciones

cambiantes y por la variedad de capacidades humanas. En consecuencia, se requiere

identificar aquellas desviaciones a los planes y rutinas establecidas y darles atención de

una manera efectiva. El control es una fase del proceso administrativo, que tiene como

objetivo el coadyuvar en el logro de los objetivos de las otras cuatro fases o etapas del

referido proceso administrativo. Por tal razón, no se deberá ver como una fase aislada, sino

formando parte de las otras cuatro.( Santillana,2002,p.113)

1.2.3.4.3 Elementos del control:

Establecimiento de estándares. Es la aplicación de una unidad de medida, que servirá como

modelo, guía o patrón en base en lo cual se efectuará el control.

1.2.3.4.3.1 Medición de resultados.

La acción de medir la ejecución y los resultados, puede de algún modo modificar la misma

unidad de medida.

1.2.3.4.3.2Corrección.

La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las

desviaciones en relación con los estándares.

1.2.3.4.3.3 Retroalimentación.

El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí en donde

se encuentra la relación más estrecha entre la planeación y el control.(Correa,2008,p.28)

33

1.2.3.4.4 Tipos de control

1.2.3.4.4.1 Control preventivo

El control que trata de identificar y de prevenir las desviaciones antes de que ocurran

recibe el nombre de control preventivo. Algunas veces denominado como control

preliminar.

La atención en los recursos humanos, materiales y financieros que fluyen hacia la

organización. Su propósito es asegurar que la calidad de los insumos sea lo suficientemente

alta para prevenir la ocurrencia de problemas cuando la organización desempeña sus

tareas.

Los controles preventivos son evidentes en la selección y en la contratación de los nuevos

empleados. Las organizaciones tratan de mejorar la probabilidad de que los empleados

tengan un desempeño acorde con los estándares mediante la identificación de las

habilidades necesarias y mediante el uso de pruebas y de otros dispositivos de selección

que hagan posible contratar a las personas que tengan esas habilidades.

1.2.3.4.4.2 Control concurrente

El control que vigila las actividades actuales de los empleados para asegurarse de que sean

consistentes con las normas del desempeño recibe el nombre de control concurrente.

El control concurrente evalúa las actividades actuales del trabajo, se basa en las normas del

desempeño e incluye reglas y reglamentos para guiar las tareas y las actividades de los

empleados.

Muchas operaciones de manufactura incluyen dispositivos que miden si los artículos que se

producen satisfacen las normas de calidad. Los empleados vigilan las mediciones; si

observan que los estándares no se cumplen en alguna área, hacen la corrección o señalan a

la persona apropiada que ocurre algún problema.

Otros controles concurrentes incluyen las formas en las cuales las organizaciones influyen

en sus empleados.

34

1.2.3.4.4.3Control de retroalimentación

Algunas veces denominado control posterior a la acción o control del producto final, el

control de retroalimentación concentra la atención en los productos finales de una

organización; en particular, la calidad de un producto o servicio final.(Daft &

Dorothy,p.551-554)

1.2.3.5 Reglamento

El reglamento interno de trabajo es el conjunto de normas que determinan las condiciones

a que deben sujetarse el empleador y los trabajadores en sus relaciones de trabajo.

El reglamento hace parte del contrato individual de trabajo de cada uno de los trabajadores

del respectivo establecimiento, salvo estipulación en contrario que, sin embargo, sólo

puede ser favorable al trabajador(a). María Patricia Schild,(7 de abril de 2002),

Importancia del reglamento Interno de Trabajo en su Empresa, recuperado de

http://exitojuridico.blogspot.com/2010/04/importancia-del-reglamento-interno-

de.html

El reglamento es el conjunto de normas administrativas subordinadas a la ley, obligatorias,

generales e impersonales, expedidas unilateral y espontáneamente por el Presidente de la

República, o por la Asamblea de Representantes del Distrito Federal en virtud de

facultades discrecionales que le han sido conferidas por la Constitución o que resulten

implícitamente del ejercicio del Poder Ejecutivo.

Ese conjunto de normas en número superior al de las leyes son creadoras de una situación

jurídica general, abstracta, que en ningún caso regula una situación jurídica concreta y son

dictadas para la atención pormenorizada de los servicios públicos para la ejecución de la

ley, y para los demás fines de la Administración pública. En algunas legislaciones el

reglamento se denomina ordenanza, especialmente en la administración municipal. El

reglamento facilita la aplicación de la ley. También se alude a los reglamentos sobre el

régimen interior de las instituciones administrativas, desde luego excluidos los reglamentos

de las corporaciones paraestatales. (Serra, 2003, p. 197)

35

Fraga (2007) dice: El reglamento es una norma o conjunto de normas jurídicas de carácter

abstracto e impersonal que expide el Poder Ejecutivo en uso de una facultad propia y que

tiene por objeto facilitar la exacta observancia de las leyes expedidas por el Poder

Legislativo (p. 104).

1.3 Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas

sobre el objeto de investigación.

Al pasar los años el hombre ha aprovechado los recursos que encuentra en el entorno

transformándolos en la herramienta o elemento para evadir una necesidad o para llevar a

cabo una tarea, o propósito.

La administración de empresas es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que,

trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos, para

alcanzar mayor productividad y ayudar al desarrollo económico de la sociedad.

A formarse nuevas organizaciones ya sea con fines de lucro o sin fines, grandes o

pequeñas, surge la necesidad de tener una administración, para organizar, planificar, dirigir

y controlar los procesos que se lleven a cabo para generar un producto o servicio con la

finalidad de satisfacer las necesidades de los clientes lo cual nos permita alcanzar las

metas y objetivos propuestos en la visión institucional, para el cumplimiento con eficacia

de distintos objetivos en un grupo de personas es imprescindible diseñar y mantener un

ambiente adecuado para optimizar el tiempo y los recursos en una empresa para que sea

útil y efectiva, con mayor responsabilidad en las acciones que realicen permitiendo a las

personas hacer sus mejores aportaciones al grupo de trabajo y alcanzar el éxito

empresarial.

El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales

se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso que

ayudan a cumplir eficientemente los propósitos de la entidad, las cuatro etapas principales

son la organización, planeación, dirección y control.

36

Una etapa del proceso administrativo es el control para determinar lo que se esta llevando

a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y así evitar desviaciones en la

ejecución de los planes, puesto que el control implica la existencia de metas y planes.

El Control interno nos permite evitar manejos inadecuados, actos de corrupción y

desperdicios de los recursos, que perjudiquen a la productividad de la organización, se

debe contar con un eficiente sistema que permita tener organizadas las distintas

actividades que se lleva a cabo para el cumplimiento de las metas y objetivos de la

organización.

Una de las mayores oportunidades que existen para reducir el costo de oficinas radica

principalmente en el campo de llegar a uniformar los métodos. Siempre existe una mejor

manera de realizar cualquier tarea y una vez que se encuentra este método, debe

establecerse como el método que precisamente ha de seguirse.

Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno,

tiene que preparar los procedimientos integrales los cuales son los que forman el pilar para

poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los

encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo

medidas de seguridad, control y objetivos que participen en el cumplimiento con la función

empresarial.

Para mejorar los procesos es necesario que las empresas establezcan como una opción

instaurar manuales de procedimientos ya que es un documento que nos permite conocer

en todo momento las actividades cronológicas para el desarrollo de una actividad

específica dentro de los distintos departamentos, delimitan responsabilidades y

participación en cada actividad.

Los manuales de procedimientos tiene gran utilidad dentro de toda organización por que

permite el adiestramiento e inducción de un puesto de trabajo describiendo detalladamente

las funciones del mismo, una de las funciones principales es uniformar y controlar el

cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar un cambio oportuno, también es útil para

cumplir con eficiencia las responsabilidades, de lo que deben hacer y cómo deben hacerlo,

37

esto definitivamente es un factor que personalmente considero de suma importancia porque

es uno de los objetivos que persigue la Administración.

1.4 Conclusiones parciales del capítulo

Después de haber concluido el capitulo I se puede llegar a las siguientes conclusiones:

La administración es una actividad de máxima importancia en las empresas ya que

nos ayuda a conseguir los objetivos y las metas propuestas.

El proceso administrativo comprende de cuatro etapas fundamentales que son

planificación, organización, dirección y control que nos permite optimizar tiempo

y recursos.

Los manuales de procedimientos resultan indispensables para cualquier

organización ya que logra la mayor eficiencia de los recursos y facilitan la

estandarización de los procesos.

El control interno esta representado por un conjunto de políticas y procedimientos

con el fin de proporcionar seguridad en las tareas de producción

38

CAPÍTULO II: MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO

DE LA PROPUESTA

2.1. Caracterización del sector, rama, empresa, contexto institucional o problema

seleccionado para la investigación.

El cooperativismo arrancó formalmente en el Ecuador a inicios del siglo XX, con el

nacimiento de varias cooperativas de consumo, ahorro y crédito promovidas por el Estado,

las organizaciones religiosas, los patronos y la cooperación internacional.

Luego, con el impulso de los programas de reforma agraria, adquirieron relevancia las

cooperativas de producción y comercialización. Con el neoliberalismo, este sector fue

perjudicado por el incesante menoscabo de su base doctrinaria y principios, por la agresiva

competencia entre cooperativas para captar más clientes y por la falta de cambios

estructurales en su institucionalidad. La pérdida de control por parte del Estado y la

dependencia de las leyes del mercado conspiraron en su división y debilitamiento.

Ecuador contaba con una institucionalidad de control ambigua y compleja en la que

operaban tres instituciones sin ninguna vinculación entre ellas: el Ministerio de Bienestar

Social, el Ministerio de Agricultura y Ganadería y la Superintendencia de Bancos. Este

inadecuado sistema de control, junto a los obsoletos marcos jurídico e institucional para la

promoción del cooperativismo, contribuyó a su disgregación.

En el 2011, se puso en vigencia la Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria y del

Sector Financiero Popular y Solidario. Esta ley es pionera en el reconocimiento público y

jurídico de las empresas que conforman este sector económico y posibilita el compromiso

de los organismos públicos con el fomento y desarrollo de sus organizaciones para

favorecer el interés general. Su consecución fue posible gracias a la voluntad del Gobierno

y a la capacidad de diálogo permanente y responsable que los representantes de estas

organizaciones.

El sector cooperativo en el mercado financiero es cada vez mayor, así como el número de

cooperativas de ahorro y crédito en Ambato alrededor de 45 cooperativas que colocan a la

provincia como la primera en crecimiento a escala nacional. El papel más importante que

las cooperativas es la promoción de un desarrollo local - endógeno se fundamenta en tres

39

aspectos: movilización y aprovechamiento del ahorro generado, contribución al fomento de

otras organizaciones cooperativas y la mejor utilización de los recursos locales mediante

la puesta en marcha, en forma directa, de proyectos productivos.

La Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 DE JULIO”, nace por la idea y aporte económico

de un grupo de 16 personas (familiares) de la comunidad de Chacapungo perteneciente a la

parroquia de Juan Benigno Velo – Cantón Ambato , en una reunión el 1 de Julio del año

1998 como una Pre – Cooperativa con el nombre de unión familiar, cuyo objetivo era

financiar a los pequeños agricultores del sector el trabajo de sus campos así evitando las

intervenciones de los prestamistas, en el año de 1999 y con la necesidad de legalizar la

institución inicia los trámites en la Dirección Nacional de Cooperativas logrando del

Acuerdo Ministerial 1749 un 20 de Diciembre del 2000. La Cooperativa “1 de Julio”

brinda los servicios de ahorro, inversiones de crédito, ahorro a la vista, microcréditos,

hipotecario, créditos emergentes, a demás servicios adicionales como pago del bono, de

desarrollo humano, cobro de luz y Soat.

La Cooperativa 1 de Julio con su oficina Matriz y agencia Pilahuín está ubicado en la

provincia de Tungurahua que limita al norte con Cotopaxi y Napo, al sur con la provincia

de Chimborazo y Morona Santiago, al este con la provincia de Pastaza y al Oeste con la

provincia de Bolívar.

La provincia de Tungurahua está dividida en diez cantones a saber: Ambato, Baños de

Agua Santa, Cevallos, Mocha, Patate, Quero, San Pedro de Pelileo, Santiago de Píllaro,

Tisaleo.

La zona está situada entre las cordillera Occidental y Oriental, unida por ramales

secundarios transversales, goza de un clima templado, con temperaturas que fluctúan entre

los 14° y 15°C en las cordilleras geográficas Sam56 UTM 760500 Este y 9858500Norte.

Su población es de 441.034 habitantes de los cuales 252.707 (57%) están en el área rural.

En esa provincia se observa el fenómeno de la migración hacia la cabecera cantonal que se

ha desarrollado con rapidez.

40

La agricultura es la actividad principal a esta se dedican el 40% de la población

económicamente activa, los principales productos que se cultivan en la zona son:

tubérculos, raíces, hortalizas y frutas, también se desarrollan la industria manufacturera, la

artesanía y el comercio.

La cede matriz se encuentra ubicada en la Parroquia Santa Rosa del Cantón Ambato, la

misma que presta sus servicios a la parroquia Juan V. Vela, cuenta con una sucursal

ubicada en la parroquia Pilahuin y otra en la ciudad del Tena provincia del Napo.

En la actualidad los habitantes de Santa Rosa, Juan Benigno Vela y Pilahuin son alrededor

de 15.579 hombres y 16.406 mujeres según datos del último censo del INEN realizado en

el 2010, los cuales se dedican dentro de los centros poblados al comercio, en las zonas

aledañas a la agricultura, ganadería, trabajos esporádicos obtenidos bajo ingresos

económicos, siendo los principales productos agrícolas las hortalizas, tubérculos, frutas, en

la parte pecuaria la crianza de animales de especies menores, especialmente de cuyes, y en

poca escala animales mayores que son muy importantes para el desarrollo económico de

sus familias

Por otro lado la ciudad del Tena en donde se encuentra la agencia de La Cooperativa de

Ahorro y Crédito “1 de Julio” Ltda, cuenta con 51,640 habitantes de ellos 15,661 viven en

la zona urbana y 35,979 en el área rural, el 32% de la población económicamente activa se

dedica a las actividades agrícolas y pecuarias, la prestación de servicios en calidad de

funcionarios, empleados públicos, de la pequeña industria y manufactura le siguen en

importancia.

En la ciudad del tena la administración publica provincial, existe buena actividad

económica que repercute en la instalación de diferentes tipos de comercio como tiendas,

almacenes, comedores, hoteles, cooperativas de taxis y camionetas, etc. Otro centro

económico es Misahuallí puesto que ahí converge el turismo nacional e internacional.

La población económicamente activa del cantón trabaja para el desarrollo y progreso de

su sector y de la provincia, quienes viven en el campo se dedican a la agricultura (64,58%),

ganadería, explotación de la manera, la caza y la pesca. Los ciudadanos que habitan en el

41

sector urbano significan el 35,42%, de los cuales trabajan en funciones públicas (13,06%),

como: el comercio, turismo, transporte, artesanías (4,16%), etc. Hay un significado grupo

humano que se dedica a lavar oro en los ríos.

En el cantón Tena tiene las siguientes parroquias: Tena (urbana), Ahuano, Tálag,

Chontapunta, Misahuallí, Pano y Puerto Napo. Tena es la cabecera cantonal y capital de

la provincia de Napo, aquí se concentra la Administración Provincial, una hermosa ciudad

dividida por el rio Tena, el mismo que en el centro de la población recibe las aguas del

rio Pano, mediante una ordenanza municipal se fijo su fecha de fundación española el 15

de noviembre de 1560.

La administración seccional está a cargo del Ilustre Municipio del Tena, conformado por el

señor alcalde y 7 señores concejales elegidos por votación popular. El Municipio se

encarga del desarrollo urbano y rural del cantón, este tiene que ver con la organización de

los pueblos, dotación de agua, recolección de basura, control de mercados, cementerios,

calles y plazas.

2.2. Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la

investigación.

La presente investigación aplica el paradigma: cualitativo– cuantitativo.

Cualitativo.- Porque nos ayuda a entender la necesidad de la aplicación de un manual de

procedimientos y reglamentos para el desempeño laboral.

Cuantitativo.- Se ha utilizado la estadística para la investigación de campo por medio del

cual se utilizó la tabulación de datos, de encuestas que se aplicaron para la investigación.

2.2.1 Tipos de Investigación

La presente investigación es de carácter investigativo bibliográfico porque está dirigida a

determinar la situación de las variables y a la vez también su aplicación al ofrecer

propuestas factibles para la solución del problema.

42

2.2.2 Métodos y técnicas

En la realización de este proyecto se utilizó los siguientes métodos

2.2.2.1 Métodos

Para la realización de la presente tesis se aplicaron los siguientes métodos:

Inductivo-Deductivo

Permitirá lograr los objetivos propuestos y ayudar a verificar las variables planteadas, para

lo cual se utilizó un procedimiento mediante el cual se logró inferir cierta propiedad o

relación a partir de hechos particulares, es decir, permitió el tránsito de lo particular a lo

general. Se complementa con el procedimiento deductivo, mediante el cual el investigador

transita de aseveraciones generales verdaderas a otras, o a características particulares del

objeto.

Las inferencias deductivas constituyen un conjunto de pasos concatenados, que parten de

cierta verdad establecida para llegar a otras, sin contradicciones lógicas.

Se utilizó el método inductivo-deductivo por cuanto permitió la relación de lo general con

lo particular, constituye un método teórico muy utilizado en el tránsito del conocimiento

empírico al teórico, permite fundamentar los principales resultados del nivel teórico. Es un

método esencial para las ciencias exactas y naturales y presente en las sociales.

Inductivo

Se considera el estudio o aplicación de manuales de procedimientos y reglamentos para

mejorar el control interno administrativo

Deductivo

Detalla la estructura de los reglamentos y manuales de procedimientos para mejorar el

control interno administrativo.

Analítico-Sintético

Mediante éste método se hará posible la comprensión de todo hecho, fenómeno, idea, caso,

etc., permitiendo el tránsito, en el estudio del fenómeno, del todo a las partes que lo

43

componen y de estas al fenómeno pensado. Este estado es cualitativamente superior,

debido a que implica que la percepción del todo conlleva un proceso de comprensión y

explicación más plena del objeto.

El análisis es un procedimiento mental que logra la descomposición de una integridad en

sus partes y relaciones componentes. Este procedimiento se complementa con el de

síntesis, que permite la integración, a nivel mental, de las partes constitutivas del objeto.

En esta nueva comprensión del objeto de forma total se alcanza una profundización en el

conocimiento del todo, en tanto además de su asimilación fenoménica, puede explicarse su

estructura interna y relaciones entre sus partes.

El método analítico-sintético porta dos métodos básicos en toda investigación científica, ya

que permite penetrar en aspectos que pueden constituir causas del fenómeno, y así,

desentrañar los elementos que necesita modificar el investigador para cambiar el

comportamiento del todo, en estrecha relación con sus partes constitutivas

Histórico- Lógico

Mediante este método se analizará científicamente los hechos, ideas del pasado

comparándolos con hechos actuales.

Permitió descubrir el devenir y desarrollo del fenómeno, se centró en sus aspectos más

fundamentales y se apoyó en dos procedimientos. El procedimiento histórico, que produce

cronológicamente, los hitos fundamentales de la trayectoria de desarrollo del fenómeno

que es objeto de estudio. A partir del mismo es posible estructurar la regularidad interna,

mediante el procedimiento lógico, que explica ese fenómeno. De este modo, se puede

arribar a una comprensión más profunda del conocimiento del objeto.

El empleo del método histórico-lógico no se limitó a la historicidad del objeto, si no que

observa a este en su decursar para arribar a regularidades del mismo que se vinculan con

el problema. Por tanto, no se agota con el relato histórico, ni se detiene en especificidades

colaterales al campo de acción y al problema investigativo.

44

Así mismo, no se trata de imaginar la lógica estructural, ni de funcionamiento del

fenómeno, sin esclarecer su génesis ni explicar las diferentes manifestaciones que ha

tenido. Precisamente se integran ambos procedimientos en un método, ya que se

complementan e interaccionan mutuamente.

Descriptivo- Sistémico

Porque se realizará una observación de los fenómenos y casos, procurando la

interpretación racional, permitiendo estudiar el objeto y atendiendo a sus componentes y al

conjunto de relaciones entre ellas y con el medio, para explicar su movimiento y su

desarrollo.

La estructuración sistémica esclarece las relaciones de subordinación y de coordinación

entre sus elementos constitutivos. Es expresión de la concatenación universal entre los

fenómenos. El objeto se analiza desde dos puntos de vista; como parte integrante de un

todo y como un todo compuesto por partes. Imprimir carácter de sistema al objeto de

estudio es una característica actual del desarrollo científico en todas las esferas del saber.

El método sistémico presupone la determinación de las siguientes características:

Cualidad resultante

Componentes

Estructura

Relaciones con el medio

La función es la característica externa del sistema y se pone de manifiesto en su dinámica.

En una investigación científica se presenta por lo general, una combinación de métodos y

no uno solo, lo cual permite valorar el estudio del objeto desde distintos puntos de vista, lo

que sin duda acerca el conocimiento al objeto real

45

2.2.2.2 Técnicas

Observación Directa

La observación que se realice directamente en el lugar de los hechos será muy útil y

significativa puesto que solo el contacto directo y la relación con la problemática y

propuesta permitirán captar información real, confiable y objetiva la cual una vez

procesada aportará en todos los aspectos de este proyecto para poder observar el hecho o

fenómeno.

Documental.

Esta técnica para captar información secundaria permitirá no solo estar a la vanguardia de

los últimos adelantos técnicos y científicos de los componentes del proyecto, sino también

de aspectos de otras ciencias y áreas puedan aportar a la investigación. La investigación

secundaria se la obtendrá atreves de una serie de documentos y levantamientos

bibliográficos.

Encuesta

Se realizó al personal administrativo y socios con el fin de conocer las expectativas y el

nivel de aceptación de la institución.

Además se recopiló información mediante un cuestionario que fue elaborado previamente

para conocer la valoración y el criterio de los encuestados sobre la insatisfacción. A

diferencia de la entrevista el encuestado no necesariamente se ve comprometido con el

criterio que brinda, ya que puede no revelar su identidad. Los criterios son recogidos por

escrito.

Es necesario aclarar que la entrevista y la encuesta no son excluyentes, por el contrario son

técnicas empíricas que se complementan, fueron aplicadas a diferentes estratos de la

muestra, en dependencia del estudio que se hace.

46

Entrevista

Se la realizó al Gerente General para determinar una toma de decisión oportuna a la

solución de los problemas desde el punto de vista directivo.

2.2.2.3 Instrumentos

Para sustentar las técnicas anteriores es necesario utilizar instrumentos de investigación

que nos permitan captar información como:

Guía de Observación

Este documento permite encausar la acción de observar ciertos fenómenos, por lo general,

se estructura a través de columnas que favorecen la organización de los datos recogidos.

La guía de observación puede actuar como marco teórico, al consultar esta guía, el

observador accederá a información que le ayudará a saber cómo realizar su tarea y

encuadrar su trabajo. Por lo tanto, podrá acudir a la guía de observación antes de cada

paso.

Guía de Entrevista

Se realizó en base a un listado de preguntas relacionadas con el tema de investigación

dirigida al Gerente General de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio”.

Cuestionario

Para recopilar la información se utilizó cuestionarios con preguntas cerradas y de opción

múltiple al Área administrativa y socios de La Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de

Julio”, con la finalidad de que el encuestado seleccione las respuestas de acuerdo a su

criterio personal.

Interpretación de datos

Una vez aplicado el instrumento y recabada la información requerida, se efectuó su

tratamiento, procesamiento e interpretación, los resultados obtenidos permiten la

verificación de la hipótesis e idea a defender, vinculan los resultados de los análisis con

http://definicion.de/documento

http://definicion.de/trabajo

47

las teorías y con conocimientos ya existentes y aceptados. Se debe cuidar que la

interpretación no exceda a la información que aportan los datos.

2.2.3 Población y Muestra

La presente investigación se aplicó a los Socios y empleados del área administrativa de la

Cooperativa de Ahorro y Crédito ¨1 de Julio¨, matriz y agencias.

2.2.3.1Población

Tabla 1. Composición del Área Administrativa

Detalle Número

Área Administrativa 08

TOTAL 08

Elaborado por: Alex Gavilánez

Fuente: Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio”

Tabla 2. Composiciones de Socios:

Detalle Número

MATRIZ SANTA ROSA 3453

AGENCIA TENA 1923

AGENCIA PILAHUIN 521

TOTAL 5897



48

2.2.3.2 Muestra.

En la investigación realizada al área Administrativa no fue necesario calcular la

muestra, puesto que el número de empleados que conforman la área administrativa

es de 10 empleados, y con el objetivo de obtener un resultado con mayor exactitud

se trabajó con el 100% de encuestados.

En la investigación realizada a los socios de la Cooperativa fue necesario calcular

la muestra, puesto que el número de socios es de 5897, y con el objetivo de

obtener un resultado con mayor exactitud, a continuación se detalla.

Para desarrollar la investigación de campo se utilizó la fórmula de población finita al

desconocer va0plores de desviación estándar de estudios anteriores.

En donde:

𝑛 =Z2 pqN

e2(N − 1) + Z2pq

N = Población (5897 socios)

n = Tamaño de la muestra

Z = Nivel de confianza del 95% que es igual a 1.96

p = Proporción de éxito: 0.5

q = Proporción de no éxito: 0.5

e = Error en la proporción de la muestra = 5% = 0.05

Aplicando la formula tendremos:

𝑛 =(1.96)2x0.5x0.5(5897)

0.052(5897 − 1) + 1.962𝑥0,5(0.5)

n= 360.72

n=361

49

Tabla 3. Composiciones de la muestra de socios:

Detalle Número Muestra %

MATRIZ SANTA

ROSA

3453 211 58%

AGENCIA TENA 1923 118 33%

AGENCIA

PILAHUIN

521 32 9%

TOTAL 5897 361 100%



50

2.2.4 Análisis e interpretación de datos

Análisis e interpretación de los datos recopilados mediante encuesta aplicada a los

empleados del área administrativa de la Cooperativa de Ahorro y Crédito ¨1 de Julio ¨.

1. ¿Cree usted que en la Cooperativa existe un adecuado control interno

administrativo?

Tabla 4. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº1 Área Administrativa.

ALTERNATIVA FRECUENCIA %

SI 3 38%

NO 5 62%

TOTAL 8 100%

Fuente: Investigación de campo


Gráfico 1. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº1 en Área

Administrativa



Análisis de datos:

De la encuesta aplicada el 62% del personal administrativo, manifiestan que no existe un

adecuado control interno en la cooperativa, mientras un 38% que si existe.

38%

62%

SI

NO

51

2. ¿Considera importante la implementación de Reglamentos y Manuales de

procedimientos para mejorar el control interno administrativo en la

Cooperativa?


Administrativa


SI 6 75%

NO 2 25%

TOTAL 8 100%



Gráfico 2. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº 2 encuesta Área

Administrativa



Análisis de datos:

De la encuesta aplicada el 75% del personal administrativo, manifiestan que si es

importante la implementación de herramientas para mejorar el control interno de la

cooperativa, mientras un 25% opinan que no es importante.

75%

25%

SI

NO

52

3. ¿Existen personas encargadas de vigilar el cumplimiento del control interno

administrativo de la Cooperativa?



SI 6 75%

NO 2 25%

TOTAL 8 100%






Análisis de datos:

De la encuesta aplicada el 75% del personal administrativo, manifiestan que si existen

personas encargadas de vigilar el cumplimiento del control interno de la cooperativa,

mientras un 25% opinan que no existen.

75%

25%

SI

NO

53

4. ¿Se utilizan sistemas para simplificar y hacer más efectivo el control interno

administrativo?



SI 1 12%

NO 7 88%

TOTAL 8 100%



Gráfico 4. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº4 Área Administrativa.



Análisis de datos:

De la encuesta aplicada el 88% del personal administrativo, manifiestan que no se utilizan

sistemas para simplificar y hacer mas efectivo el control interno de la cooperativa,

mientras un 12% opinan que si utilizan sistemas.

12%

88%

SI

NO

54

5. ¿Califique al control interno administrativo de la Cooperativa?



BUENO 4 50%

MALO 1 12%

REGULAR 3 38%

TOTAL 8 100%






Análisis de datos:

De la encuesta aplicada el 50% del personal administrativo, manifiestan que el control

interno de la cooperativa es bueno, un 38% opinan que es regular y un 12% aprecian que

es malo.

50%

12%

38%BUENO

MALO

REGULAR

55

6. ¿Cuenta la Cooperativa con Reglamentos y Manuales de Procedimientos?



SI 0 0%

NO 8 100%

TOTAL 8 100%






Análisis de datos:

De la encuesta aplicada el 100% del personal administrativo, manifiesta que la cooperativa

no cuenta con Reglamentos y Manuales de Procedimientos.

0%

100%

SI

NO

56

7. ¿Tiene Ud. conocimiento del manejo de los manuales de procedimientos?



SI 1 12%

NO 7 88%

TOTAL 8 100%






Análisis de datos:

De la encuesta aplicada el 88% del personal administrativo, manifiesta que no tiene el

conocimiento del manejo de los manuales de procedimientos, mientras un 12% opinan

que si utilizan sistemas.

12%

88%

SI

NO

57

8. ¿Considera usted que con la aplicación de Reglamentos y Manuales de

procedimientos se optimizará los recursos?



SI 6 75%

NO 2 25%

TOTAL 8 100%






Análisis de datos:

De la encuesta aplicada el 75% del personal administrativo, manifiesta con la aplicación

de reglamentos y manuales de procedimientos se optimizará los recursos, mientras un 25%

opinan que no se optimizarán.

75%

25%

SI

NO

58

9. ¿Se encuentran claramente definidas las actividades, para cumplir con las

metas comprometidas de la cooperativa?



SI 2 25%

NO 6 75%

TOTAL 8 100%






Análisis de datos:

De la encuesta aplicada el 75% del personal administrativo, manifiesta que no se encuentra

claramente definidas las actividades, para cumplir con las metas comprometidas por la

cooperativa, mientras un 25% opinan que si.

25%

75%

SI

NO

59

10. ¿Cumple usted a cabalidad con los procesos y subprocesos definidos para el

desarrollo de las actividades?



SI 8 100%

NO 0 0%

TOTAL 8 100%



Gráfico 10. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº10 Área

Administrativa



Análisis de datos:

De la encuesta aplicada el 100% del personal administrativo, manifiesta que cumplen a

cabalidad con los procesos y subprocesos definidos para el desarrollo de las actividades.

100%

0%

SI

NO

60

Encuesta dirigida a los socios de la Cooperativa de Ahorro y Crédito ¨1 de Julio ¨.

1. Conoce usted los servicios que brinda la Cooperativa?

Tabla 14. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº1 socios


SI 146 40%

NO 215 60%

TOTAL 361 100%



Gráfico 11. Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº1 socios



Análisis de datos:

De la encuesta aplicada el 60% de los socios de la cooperativa, manifiestan que no conocen

los servicios que brinda la institución, mientras un 40% si conocen.

40%

60%

SI

NO

61

2. Considera que la atención que brinda la institución es:



Muy Ágil 86 24%

Ágil 189 52%

Poco Ágil 55 15%

Lenta 31 9%

TOTAL 361 100%






Análisis de datos:

De la encuesta aplicada el 52% de los socios de la cooperativa, manifiestan que la atención

brindada es ágil, un 24% opinan que es muy ágil, un 15% que es poco ágil, y un 9% que

la atención es lenta.

24%

52%

15%

9%

Muy Ágil

Ágil

Poco Ágil

Lenta

62

3. El tiempo que se demoró en realizar su trámite cree que es:



Rápido 86 24%

Normal 229 63%

Lento 46 13%

TOTAL 361 100%






Análisis de datos:

De la encuesta aplicada el 63% de los socios de la cooperativa, manifiestan que el tiempo

que se demoró en realizar su tramite es normal, un 24% opinan que es rápido y un 13%

que es lento.

24%

63%

13%

Rápido

Normal

Lento

63

4. Estima que existe falta de información sobre los beneficios que ofrece la

Cooperativa?



SI 235 65%

NO 126 35%

TOTAL 361 100%






Análisis de datos:

De la encuesta aplicada el 65% de los socios de la cooperativa, manifiestan que no existe

información sobre los beneficios que ofrece la cooperativa, mientras un 35% opinan que si

existe.

65%

35%

SI

NO

64

5. ¿Conoce usted el procedimiento necesario para la apertura de una cuenta en la

Cooperativa?



SI 245 68%

NO 116 32%

TOTAL 361 100%






Análisis de datos:

De la encuesta aplicada el 69% de los socios de la cooperativa, manifiestan que conocen

el procedimiento necesario para la apertura de una cuenta en la cooperativa, mientras un

31% no la conocen.

68%

32%

SI

NO

65

6. ¿Usted ha realizado depósitos iguales o mayores a $5000,00?



SI 171 47%

NO 190 53%

TOTAL 361 100%






Análisis de datos:

De la encuesta aplicada el 55% de los socios de la cooperativa, manifiestan que no han

realizado depósitos mayores o iguales a los $5000, mientras un 45% si lo han realizado.

47%

53%

SI

NO

66

7. ¿Conoce el procedimiento a seguir cuando realiza depósitos mayores o

iguales a $5000?



SI 106 29%

NO 255 71%

TOTAL 361 100%






Análisis de datos:

De la encuesta aplicada el 71% de los socios de la cooperativa, manifiestan que no

conocen el procedimiento a seguir cuando realiza depósitos mayores o iguales a $5000,

mientras un 29% si lo conocen.

29%

71%

SI

NO

67

8. ¿Al momento de realizar un depósito mayor o igual a 5000,00 le han hecho

firmar un documento que justifique la licitud de fondos de su transacción?



SI 361 100%

NO 0 0%

TOTAL 361 100%






Análisis de datos:

De la encuesta aplicada el 100% de los socios de la cooperativa, manifiestan que al

momento de realizar un deposito mayor o igual a $5000 que si le han hecho firmar un

documento que justifique la licitud de su transacción.

100%

0%

SI

NO

68

9. ¿Como usted califica la seguridad de las instalaciones de la Cooperativa?



Buenas 199 55%

Malas 48 13%

Regulares 114 32%

TOTAL 361 100%






Análisis de datos:

De la encuesta aplicada el 55% de los socios de la cooperativa, manifiestan que las

instalaciones de la cooperativa son buenas, mientras un 32% opinan que son regulares y

un 13% que las instalaciones son malas.

55%

13%

32%

Buenas

Malas

Regulares

69

10. ¿Considera importante la implementación de Reglamentos y Manuales de

procedimientos para mejorar el control interno administrativo en la

Cooperativa?


Administrativa


SI 89 25%

NO 272 75%

TOTAL 361 100%






Análisis de datos:

De la encuesta aplicada el 75% de los socios de la cooperativa, manifiestan que no es

importante la implementación de herramientas administrativas para mejorar el control

interno en la Cooperativa, mientras un 25% opinan lo contrario.

25%

75%

SI

NO

70

Análisis e interpretación de los datos recopilados mediante entrevista aplicada al Ing.

Richard Patiño, Gerente General de la Cooperativa de Ahorro y Crédito ¨1 de Julio¨.

1. Se encuentran claramente definidas las actividades, para cumplir con las metas

comprometidas de la cooperativa?

Cada empleado tiene sus diferentes actividades que deben cumplir, para cumplir

con las metas de la cooperativa

2. Se revisa y evalúa periódicamente la eficacia de los controles

No, se revisa ni se evalúa la eficacia los controle de la institución

3. ¿Por qué considera usted que la cooperativa tiene que mejorar el control

interno administrativo?

Para cumplir a cabalidad cada uno de los procesos para alcanzar los objetivos de

la institución

4. Existen Manuales de Procedimientos para las actividades que realiza el área

administrativa?

No existen manuales de procedimientos para el área administrativa lo que repercute

en el cumplimiento de los objetivos


procedimientos se mejorará en control interno administrativo?

Si ya que son herramientas indispensables para cumplir cada uno de los procesos y

las actividades que realizan los empleados dentro del área administrativa

71

2.2.5 Verificación de la hipótesis

Con los resultados obtenidos de la encuesta aplicada a los funcionarios del área

administrativa de COAC “1 de Julio”, se toma como referencia la pregunta Nº2 y de la

encuesta aplicada a los socios de la cooperativa la pregunta Nº10.

Modelo Lógico

Ho: Con el diseño e implementación de manuales de procedimientos en el área

administrativa de la Cooperativa de Ahorro y Crédito " 1 de Julio" Cia. Ltda. de la matriz

y sus agencias no se mejorará su control interno administrativo.

H1. Con el diseño e implementación de manuales de procedimientos en el área

administrativa de la Cooperativa de Ahorro y Crédito " 1 de Julio" Cia. Ltda. de la matriz

y sus agencias se mejorará su control interno administrativo.

Elección de la prueba estadística Chi Cuadrado

Donde:

∑= Sumatoria

fo =Frecuencia observada

fe = Frecuencia esperada

ni= sumatoria de columnas

nj= sumatoria de filas

Tabla 24. Frecuencias Observadas

Encuesta SI NO ni

Funcionarios del área

administrativa

6 2 8

Socios 89 272 361

nj 95 274 369

Fuente: investigación de campo

Elaborado por : Alex Gavilánez

72

Tabla 25. Frecuencia Esperada

Encuesta SI NO

Funcionarios del área

administrativa

2,05 5,94

Socios 92,94 268,05

Fuente: investigación de campo


Valor de la prueba

X2 = (6−2,05)2

2,05+

(89−92,94)2

92,94+

(2−5,94)2

5,94+

(272−268,05)2

268,05

X2= 10,45

Nivel de significancia:

El nivel de significancia con él que se trabajó es de:

99%

α= 0,01

Cálculo del grado de libertad

gl= (F-1)(C-1)

gl= (2-1)(2-1)

gl= 1

73

Dónde:

gl= Grado de libertad.

C= Columnas de la tabla.

F= Filas de la tabla.

Decisión Final.

Gráfico 21 Valor Crítico



De acuerdo a la validación del Chip Cuadrado se rechaza la hipótesis nula y se considera

afirmativa la hipótesis alterna por lo que Con el diseño e implementación de manuales de

procedimientos en el área administrativa de la Cooperativa de Ahorro y Crédito " 1 de

Julio" Cia. Ltda. de la matriz y sus agencias se mejorará su control interno administrativo.

6,35 10,45

74

2.3 Esquema de la propuesta

2.3.1 Esquema de Elaboración de Manuales de Procedimientos

MANUALES DE PROCEDIMIENT

OS PARA EL ÁREA

ADMINISTRATIVA

PORTADA

OBJETIVOS

AMBITO DE APLICACIÓ

N

FORMULACION DEL MANUAL

MANEJO Y CONSERVACIÓN DEL MANUAL

SIMBOLOGÍA

UTILIZADA

RELACIÓN DE

MACROPROCESOS Y PROCESOS

ANEXOS

75

2.3.2 Esquema de Elaboración de Reglamentos

76

2.4. Conclusiones parciales del capítulo

En esta investigación se ha realizado bajo enfoques cuantitativos y cualitativos de

manera que se cumplan los objetivos generales y específicos, buscando

confiabilidad, validez y precisión, mediante los métodos estadísticos.

En la cooperativa no existe herramientas para simplificar y hacer más efectivo el

control.

No existen definida las actividades para los empleados del área administrativa

En el área administrativa carece de reglamentos que repercuta en el cumplimiento

de los objetivos.

Falta de manuales de procedimientos.

No existe las medidas adecuadas de seguridad y salud en la institución

77

CAPITULO III. DESARROLLO DE LA PROPUESTA

TEMA: REGLAMENTOS Y MANUALES DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA

ADMINISTRATIVA DE LA COAC ¨1 DE JULIO¨ MATRIZ Y AGENCIAS.

Los presentes Reglamentos y Manuales de procedimientos, constituyen una herramienta

importante en la búsqueda de mantener controles preventivos que permitan situaciones

futuras o existentes en el desarrollo de las principales actividades del área administrativa

de la cooperativa, con el fin de optimizar la utilización de los recursos humanos,

financieros y de capital de la entidad.

la implementación de los manuales y reglamentos ayuda a la administración a mantener

procedimientos controlados , de esta forma ejecutar el trabajo de acuerdo a lo que estipula

la Ley de Economía Popular y Solidaria, contando con una herramienta que permita la

correcta ejecución de procedimientos en forma ordenada y sistemática, lo que conlleva a

generar información eficaz y adecuada en la toma de decisiones, evitando incurrir en

procesos mal ejecutados, contribuyendo a la mejora del sistema de control interno en la

cooperativa.

A continuación se detalla los Reglamentos y Manuales de procedimientos los cuales

contienen lineamientos sobre los principales ciclos operativos en su actividad de servicios,

tales como Auditoria Interna, Control de Lavado de Activos y Fondos Lícitos, Seguridad y

Salud en el Trabajo y Adquisiciones de Bienes Muebles e Inmuebles realización de

Estudios, Ejecución de Obras y Contratación de Servicios.

3.1 Procedimiento de la aplicación de los resultados de la investigación:

78

AUDITORÍA

INTERNA

REGLAMENTO

79

INTRODUCCIÓN

El Consejo de Administración Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio” en uso de las

atribuciones que le confiere el Art.34 , del Reglamento de la Ley Orgánica Economía

Popular y Solidaria, el Art.22 del Estatuto Social de la institución en los literales 4 y 5.

Considerando:

Que es necesaria la creación de un Reglamento de Auditoria Interna, de conformidad

implanta los siguientes Capítulos y Artículos, documento que será de estricto

cumplimiento para todas las oficinas en las cuales la Cooperativa preste sus servicios de

intermediación Financiera, a partir de su aprobación

Capítulo I

DISPOSICIONES GENERALES

Art.1.-El presente Reglamento tiene por objeto, establecer directrices básicas en cuanto a

los aspectos técnicos y metodológicos, para el adecuado funcionamiento del Sistema de

Control Interno, así como regular el ámbito de acción de las unidades de Auditoría interna.

Art.2.- La Auditoría interna es parte integral del sistema de control interno de la

cooperativa y tiene como cometido la comprobación del cumplimiento de la suficiencia, de

la legalidad, de la eficiencia y de la eficacia de dicho sistema. Debe prestar un servicio de

asesoría constructiva y de protección al patrimonio institucional, con miras al logro de las

metas y objetivos de la administración.

Art.3.- La Administración activa de la Cooperativa, es responsable de establecer,

mantener y perfeccionar el sistema de control interno, y la imputación de esa

responsabilidad, en lo personal, corresponde a los respectivos jerarcas, según cada

estructura organizativa.

Art.4.- La Administración debe proveer los medios para la capacitación y entrenamiento

al personal de la Auditoría interna, con el fin de lograr un adecuado desarrollo profesional

en el área propia de su competencia y en disciplinas complementarias para el cumplimiento

de sus funciones.

80

Art.5.- La Auditoría interna de la Cooperativa, evalúa a la Administración activa en forma

oportuna, independiente y posterior, en cuanto a las operaciones contables, financieras,

técnicas y administrativas, como base para dar la asesoría constructiva y de protección a

que se refiere el artículo segundo de este reglamento.

Capítulo II

DE LA ORGANIZACIÓN

Art.6.- La Auditoría interna depende orgánicamente de la Junta Directiva, pero su trabajo

técnico se desarrollará con total independencia funcional y de criterio respecto de ella.

Art.7.- La Auditoría interna está bajo la responsabilidad y dirección última del Auditor,

quien deberá reunir las condiciones de idoneidad profesional y moral requeridos para el

cargo.

Art.8.- Le corresponde a la Junta Directiva el nombramiento del Auditor, quien ejercerá

sus cargos en forma indefinida y responderán directamente ante aquella por su gestión.

Para su validez, el nombramiento requiere el voto favorable de al menos dos tercios de la

totalidad de los miembros del Consejo de Administración.

Art.9.- El Auditor es inamovible en su puesto, salvo que a juicio de la Junta Directiva y

previa formación de expediente, se demuestre que no cumplen debidamente las funciones y

deberes inherentes a sus cargos o que han incurrido en alguna causal de despido sin

responsabilidad patronal. La destitución o suspensión del Auditor sólo podrá acordarse

con el voto de al menos dos vocales del Consejo de Administración.

Art.10.- La Auditoría interna se organiza según lo requiera el cumplimiento de sus

funciones y con el personal profesional y asistente necesario, el cual debe poseer suficiente

conocimiento y experiencia sobre auditoría interna, sobre el funcionamiento de la

Cooperativa y sobre las disposiciones que exige le Ley de Economía Popular y Solidaria,

de modo que lo califiquen para ejercer en forma apropiada sus funciones.

Art.11.-La Auditoría interna debe tener los recursos humanos, tecnológicos, asesoría

técnica y profesional interna o externa e instalaciones físicas apropiadas, para el

cumplimiento de sus funciones.

81

Capítulo III

COMPETENCIAS, DEBERES Y POTESTADES

Art.12.- El Auditor asiste a las sesiones de los consejos de administración y vigilancia

con derecho a voz pero sin voto. Le corresponde verificar que se cumplan las resoluciones

y acuerdos de la misma.

Al finalizar cada trimestre, presentará a conocimiento de la Junta un informe de labores

realizadas por la Auditoría en el período. En la agenda de las primeras sesiones de cada

trimestre se incluirá un capítulo para el análisis del informe.

Además, en el mes de enero de cada año, el Auditor presentará un informe sobre las

actividades ejecutadas en el año anterior, y en el segundo trimestre de cada año, presentará

el Plan Anual Operativo de la Auditoría para el año siguiente.

Art.13.-Corresponde al Auditor en su caso, dictar las directrices necesarias para mantener

por escrito y debidamente actualizados los lineamientos básicos, que regulan la gestión de

la Auditoría, entre ellos los siguientes instrumentos:

a) Un manual de organización con la descripción de políticas generales, metas,

servicios y su estructura interna.

b) Un manual con las normas y procedimientos generales de auditoría que utiliza en la

ejecución de sus funciones.

c) Programas de supervisión para mantener los niveles de calidad en cuanto a la

aplicación de las normas técnicas y prácticas de Auditoría.

Art.14.-La Auditoría interna, con el propósito de mantener su independencia y su carácter

asesor, no ejercerá ninguna labor propia de la Administración activa, salvedad hecha de la

necesaria participación en su propia administración. El Auditor no puede ejercer

funciones en otras unidades de la Cooperativa, ni participar en comisiones de trabajo o

similares, de naturaleza eminentemente administrativa que tengan potestades resolutivas.

Art.15.- Los servidores de la Auditoría desempeñarán sus funciones de modo que su labor

sea medio de mejoramiento de la organización y funcionamiento general de la

Cooperativa. Por ello, actuarán con buen trato verbal, tacto y cortesía en el desempeño de

sus funciones, sin que por ello se deje de mantener la objetividad del trabajo.

82

Art.16.- Para el cumplimiento de su cometido, la Auditoría interna, tendrá los siguientes

deberes:

a) Preparar un plan anual operativo en materia de su competencia, en que se

contemple los estudios de rutina, así como los estudios especiales.

b) Comunicar por escrito los resultados de cada estudio de auditoría que se lleve a

cabo, con las recomendaciones pertinentes.

c) Preparar y remitir en forma directa al Consejo de Vigilancia conforme a lo que

establezca el mismo Consejo.

Art.17.- Para el cumplimiento de sus deberes, la Auditoría interna tiene la potestad de

intervenir todas las áreas y actividades de la Administración de la Cooperativa, a efecto de

confrontar su ajuste con la normativa aplicable y con principios básicos del servicio

público y de la buena administración, todo de conformidad con las normas y

procedimientos de Auditoría Generalmente Aceptados, así como con las disposiciones de

la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.

Art.18.- Para lograr el propósito del artículo anterior, la Auditoría interna, tiene las

siguientes potestades:

a) Libre acceso, en cualquier momento, a todos los registros, informes, libros,

archivos, datos, valores, documentos, medios computarizados o magnéticos de las

unidades administrativas, operativas, plantas físicas u otras instalaciones de la

Cooperativa, así como cualquier otra fuente de datos y de información requeridas.

b) Solicitar la asesoría que requiera para el cumplimiento de sus funciones por los

medios que correspondan.

c) Las demás previstas en la Ley de Economía Popular y Solidaria

Art.19.-Al auditor interno le competen las funciones propias de la Administración de

Recursos Humanos de la Auditoría. Las potestades y competencias en esta materia estarán

normadas según el esquema vigente de delegación para aprobar movimientos de personal.

83

Capítulo IV

DE LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

Art.20.- Las auditorías de programa y estudios especiales se planificarán para el ejercicio

de un año calendario. Dichos programas estarán sujetos a revisión, análisis, actualización

y adaptación de las necesidades que demanden las circunstancias.

Art.21.- La Auditoría obtendrá material de prueba suficiente, competente y relevante,

aplicando las técnicas y prácticas de auditoría, que permitan sustentar los memorandos e

informes que proporcione.

En toda auditoría se hará uso de los papeles de trabajo consistentes en cédulas,

cuestionarios, diagramas y otros documentos en los cuales quedarán registrados los datos e

información relativa a cada actividad realizada.

El tipo de pruebas, extensión y su alcance serán determinados según las técnicas de

muestreo o juicio profesional. Dichas pruebas serán aplicadas de conformidad con las

atribuciones de la Auditoría y lo que fuere de aplicación en las disposiciones de la Ley de

Economía Popular y Solidaria.

Art.22.-Cuando existan casos bajo examen que indiquen irregularidades o conducta

indebida, o exista, la sospecha de la existencia de tales casos, la Auditoría está facultada

para realizar entrevistas escritas o por medio de otro mecanismo de forma que se pueda

obtener otras evidencias según las circunstancias para mejorar la calificación de los

hechos.

Art.23.- Las informaciones obtenidas por los funcionarios de la Auditoría en el ejercicio

de sus funciones, tendrán carácter confidencial y no podrán revelar o comentar los datos,

hechos, conclusiones, recomendaciones o acciones tomadas y la evidencia que los

respalda, salvo en cumplimiento de sus deberes legales y reglamentarios y con autorización

del Auditor.

84

Capítulo V

DE LA COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

Art.24.-La Auditoría interna debe comunicar los resultados de las auditorías de programas

o estudios especiales, mediante memorandos, oficios o informes parciales durante la

ejecución del trabajo o cuando situaciones graves así lo justifiquen, y al finalizar la

intervención por medio de informe final, a efecto que se tomen las decisiones del caso en

tiempo, propósito y conveniencia. Dicha comunicación se dirigirá al funcionario ejecutivo

que corresponda; a la Presidencia, Gerencia y al Consejo de Vigilancia, cuando la

gravedad o importancia de los hechos lo ameriten o cuando las decisiones a tomar sean de

su exclusiva competencia.

Art.25.-En cuanto a los requisitos, partes, revisión y remisión de los informes, se aplicará

principalmente, lo dispuesto en el manual para el Ejercicio de Auditoría interna en las

Entidades y Órganos Sujetos a la Fiscalización de la Superintendencia de Economía

Popular y Solidaria y otras disposiciones aplicables.

Art.26.- Los hallazgos obtenidos en los estudios de auditoría, deben ser comentados con

los funcionarios responsables de la unidad o actividad auditada, de previo a emitir las

conclusiones y recomendaciones definitivas que contendrá el informe final, para obtener de

ellos sus puntos de vista, opiniones, propuestas alternas de mejoras y que facilite la

implantación práctica de las recomendaciones. Dicho comentario quedará debidamente

documentado.

Art.27.- Cuando en el desarrollo de la evaluación se determine la presunta existencia de

irregularidades o errores relevantes imputables a una o varias personas determinadas, y se

individualicen posibles responsables, se dará oportuna audiencia al o los presuntos

responsables, con indicación de las irregularidades que se les atribuyen a fin de que con

acceso al expediente que se levante, puedan alegar lo que estime pertinente, de modo que

el informe final cuente con los elementos suficientes para una decisión.

Art.28.-El funcionario ejecutivo responsable de la implantación de las recomendaciones

comunicadas por la Auditoría interna, dispondrá de un plazo máximo de treinta días

hábiles contados a partir del día siguiente de su recibo, para informar sobre la aceptación o

85

rechazo de tales recomendaciones. El rechazo debe ser motivado, y ofrecer soluciones

alternas razonables, para subsanar las deficiencias encontradas.

Al concluir la auditoría programada o el estudio especial, el departamento auditado debe

atender al funcionario de la Auditoría interna, para efectuar la conferencia final sobre los

resultados de la evaluación. Del resultado de esta conferencia debe dejarse constancia

escrita.

Art.29.-Si con respecto a las recomendaciones o parte de ellas contenidas en la

comunicación de resultados, el funcionario ejecutivo responsable de disponer su

implantación encuentre motivos que imposibiliten ponerlas en práctica o discrepa de éstas,

deberá exponer por escrito ante la Auditoría interna, los motivos debidamente razonados y

una solución alterna que subsane las deficiencias encontradas; lo anterior, dentro del plazo

máximo de treinta días hábiles, contados a partir del día siguiente de su recibo.

De prevalecer disparidad de criterios el asunto lo resolverá el Consejo de Vigilancia de la

Institución o en última instancia la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria

instancia de cualquier parte o de ambas, las cuales deberán acudir ante ella, dentro del

octavo día posterior al surgimiento del conflicto. una vez listo el expediente, deberá

resolver el conflicto dentro de los treinta días hábiles siguientes.

Art.30.- La Auditoría interna dispondrá de un programa de seguimiento de las

recomendaciones aceptadas por la Administración, que hayan sido formuladas en sus

informes, con la finalidad de verificar si esas recomendaciones han sido ejecutadas.

Para tales propósitos, la Auditoría interna podrá solicitar, cuando estime conveniente, al

responsable de la implantación de las recomendaciones oficialmente aceptadas, o a quien

corresponda, referirse por escrito y en detalle sobre el cumplimiento de dichas

recomendaciones y de los plazos para su efectiva, eficiente y oportuna aplicación, sin

perjuicio de cualesquiera otras verificaciones y evaluaciones que lleva a cabo.

Art.31.- Es responsabilidad de la Administración la adopción de todas las medidas y

acciones que aseguren y permitan la efectiva, eficiente y oportuna implantación de las

recomendaciones emitidas por la Auditoría interna que hayan sido debidamente aceptadas,

86

así como incluir en sus planes anuales de trabajo la ejecución de aquellas que por su

alcance y complejidad así lo requieran.

Art.32.- La exhibición de informes a entidades legitimadas, en forma parcial o total, será

atribución de la Presidencia, Gerencia o Consejo de Vigilancia, según sea el caso. La

Auditoría interna lo podrá hacer en función de sus actividades o por requerimiento judicial.

Capítulo VI

DISPOSICIONES FINALES

Art.33.-La Auditoría interna señalará en cada caso el plazo en el cual debe suministrarse

lo solicitado por ella. Este plazo será establecido considerando la complejidad del asunto

en cuestión, así como la importancia y urgencia que representa para la oportuna ejecución

de sus funciones. Para aquellos casos en que es la Gerencia quien recibe y canaliza la

correspondencia de las unidades que la integran, tales plazos empezarán a contar a partir

del día siguiente del recibo por la Gerencia. Cuando la solicitud no pueda ser atendida

dentro del plazo establecido, el responsable deberá comunicarle a la Auditoría interna

dentro de los dos primeros días hábiles siguientes al recibo de la petición.

Art.34.- Las disposiciones de este Reglamento son de acatamiento obligatorio por todo el

personal de la Cooperativa. La negativa injustificada a atender oportunamente las

solicitudes de información o de otro tipo planteadas por la Auditoría interna se considerará

como falta grave, para los efectos laborales y sin perjuicio de las responsabilidades de

cualquier otra naturaleza. Cualquier discrepancia que se presente en cuanto a su

interpretación y ejecución, será resuelta por la Junta Directiva, teniendo el criterio del

Auditor interno, previo a la toma de la decisión final.

Capítulo VII

PLAN OPERATIVO ANUAL

Art.35.- El Plan Operativo Anual de Auditoría Interna, debe ser aprobado por el Consejo

de Vigilancia, dentro del mes de noviembre correspondiente al año precedente de la

gestión que se planifica y remitir un ejemplar del mismo, adjuntando copia legalizada del

acta de su aprobación. Dicho plan deberá considerar, por lo menos, los siguientes aspectos:

87

a) Objetivos anuales y alcance del programa de auditoría;

b) Revisión del funcionamiento del Sistema de Control Interno;

c) Evaluar el cumplimiento y avances del Plan Estratégico;

d) Detalle de las actividades programadas a efectuarse por la Unidad de Auditoría

Interna y la oportunidad en que se van a desarrollar, determinando fechas

probables de presentación de informes y reportes, cuyo contenido mínimo debe

comprender;

Cajeros Automáticos y Sistemas relacionados (si corresponde);

Cartera de Inversiones;

Caución de Gerente u Órganos equivalentes, síndicos, ejecutivos y

funcionarios;

Consolidación de estados financieros del conglomerado (si corresponde);

Instrumentos Electrónicos de Pago y Sistemas relacionados;

Límites Legales y relaciones Técnicas;

Lavado de dinero o legitimación de ganancias ilícitas;

Puntos de reclamo;

Riesgo crediticio y calificación de cartera de créditos;

Riesgo de liquidez;

Riesgo por tipo de cambio y posición cambiaria;

Riesgo Operativo;

Registro de Bancos Extranjeros de primera línea (si corresponde);

Servicio propio de transporte de material monetario (si corresponde);

Sistemas de Información y Comunicación de al menos;

89

AUDITORÍA

INTERNA

REGLAMENTO

90

1. OBJETIVOS

El presente Manual de Procesos busca dotar al Departamento de Auditoria de la COAC “1

De Julio”, de un instrumento técnico administrativo, a fin de desarrollar los procesos con

eficiencia, eficacia y economicidad.

1.1 Objetivos Generales

Describir las acciones a realizar por el departamento de Auditoria.

fortalecer la sistematización del trabajo del auditor y unificar el trabajo de todos

los equipos y unidades;

contribuir como mecanismo de capacitación para el personal que se incorpora a la

Institución

1.2 Objetivos Específicos

Definir y describir los procesos de la estructura básica organizacional y sus

responsables, estableciendo las funciones y responsabilidades de cada uno de ellos.

Establecer los perfiles de los responsables en cada uno de los procesos, definiendo

los requisitos para cada uno, a fin de contar con personal idóneo en el departamento

de Auditoria de la cooperativa.

Establecer los requerimientos básicos para el desarrollo de los procesos tanto en

conocimientos como en herramientas de tipo manual y tecnológico.

Establecer los lineamientos metodológicos para el desarrollo de las actividades del

departamento de Auditoria generados como instrumento que dará cumplimiento a

los objetivos del plan de mejoramiento de la entidad.

Constituir un instrumento idóneo para suministrar información y definir con mayor

precisión las responsabilidades existentes dentro de los procedimientos del

Departamento de Auditoria a los directivos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito

“1 De Julio”

2. AMBITO DE APLICACIÓN

El presente Manual está dirigido al departamento de Auditoria de la Cooperativa de

Ahorro y Crédito “1 De Julio”, que desarrollen los procesos aquí presentados.

91

La utilización y el acatamiento de los lineamientos contemplados en este Manual es

responsabilidad de todas las áreas y por tanto, se debe velar desde las instancias directivas

como operativas, por la correcta y completa aplicación de los procedimientos y actividades

que aquí se describen.

3 FORMALIZACIÓN DEL MANUAL

El presente Manual de Procesos ha sido adoptado oficialmente por la Gerencia de la

cooperativa con base en lo establecido en el Acta de Consejo de Administración No. 14

De fecha 8 de octubre del 2013 y debe ser difundido y aplicado por todos los empleados

que participan en el proceso.

4. MANEJO Y CONSERVACIÓN DEL MANUAL

El Manual es de uso privado de la COAC “1 De Julio”, copias de él sólo están localizadas

en las áreas pertinentes y bajo la responsabilidad de los encargados de las mismas.

Las modificaciones o ajustes que se convenga deban ser incorporados, son de

responsabilidad exclusiva del Departamento de Auditoria, en consecuencia, cualquier

modificación que se sugiera o que sea necesario incorporar deberá ser presentada ante este

departamento acompañado de la justificación del cambio solicitado y de una descripción de

las tareas que en lo sucesivo se adoptarían.

Las actualizaciones se harán por medio de circulares reglamentarias de la Gerencia y se

deben sustituir, eliminar o adicionar las hojas según se indique. A nivel de Matriz y

Agencias, contarán con una copia en medio magnético e impreso a fin de facilitar la

consulta. Toda actualización será formalizada mediante envío de nuevo medio.

92

6. SIMBOLOGÍA UTILIZADA

La descripción y el alcance de cada uno de los símbolos y convenciones adoptadas en el

presente manual se describen a continuación.

CONVENCIÓN DESCRIPCIÓN

TERMINAL:

Indica la iniciación o terminación de un Proceso o

Subproceso

OPERACIÓN:

SÍMBOLO A - Representa la acción necesaria para

transformar una información recibida o crear una nueva se

utiliza para describir el trabajo de añadir información a

cualquier documento o registro existente realizada

manualmente.

SÍMBOLO B - Si es automatizado, es decir, se apoya en un

aplicativo o base de datos sistematizada.

DECISIÓN:

Indica un punto dentro del flujo en que son posibles caminos

alternativos la tendencia es a suprimir cada vez más este

símbolo, ya que se considera que el proceso se diseña de

manera positiva, es decir, se ejecuta como está previsto,

evitándose preguntas innecesarias.

DOCUMENTO:

EL SÍMBOLO A - Representa cualquier tipo de

comunicación y aporta información para que este se pueda

desarrollar.

SÍMBOLO B - Cuando el documento tiene copias.

REFERENCIA DE PROCESO O SUBPROCESO:

Cuando el desarrollo del proceso se deba realizar otro

proceso o subproceso completo que requiere ser descrito en

forma separada, se utilizará este símbolo identificando

93

6. RELACIÓN DE MACROPROCESOS Y PROCESOS

La matriz de macro procesos refleja la desagregación de estos procesos, como se observa

en la tabla siguiente .

claramente tal proceso o subproceso en línea continua cuando

el proceso o subproceso se encuentra descrito dentro del

manual y en línea discontinua cuando el proceso o

subproceso nombrado pertenece a un manual diferente.

CONECTOR:

Símbolo que facilita la continuidad de las rutinas de trabajo,

evitando la intersección de líneas normalmente se indica la

continuidad de una actividad con otra mediante letras o

números insertos en el símbolo.

Si la conexión se hace dentro de la página o entre páginas se

utiliza el símbolo a y un número.

Cuando el enlace se da al final de una página con otro paso al

inicio de la siguiente, se utiliza el símbolo b y una letra.

SENTIDO DE CIRCULACIÓN DEL TRABAJO:

Conecta los símbolos señalando el orden en que se ejecutan

las distintas actividades.

A

94

Tabla 26. Descripción de procesos de Auditoria Interna

DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

DEPENDENCIA: Consejo de Vigilancia

DEPARTAMENTO O SECCIÓN: Auditoria Interna

MACRO PROCESO PROCESO SUBPROCESO SOCIO/CLIENTE PRODUCTO-RESULTADO

Fiscalización

Auditoria Interna

Elaboración de Plan

Operativo

Auditoria Interna

Presentación Anual del Plan Operativo

Planificación de la

Auditoria

Auditoria Interna

Cronograma de las actividades a realizar.

Aprobación de la

planificación de la

Auditoria por los Consejos

de Vigilancia y

Administración

Consejo de Vigilancia

Aprobación de la planificación de la

auditoria por el Consejos de Vigilancia

Ejecución de la Auditoria

Empleados de la Matriz

y Agencias de la

Cooperativa. Recolección de datos

Informe de resultados Consejo de Vigilancia

Presentación de los hallazgos obtenidos en

la Auditoria


Revisado por: Consejo de Vigilancia

Emisión: 8 de octubre del 2013

95

Tabla 27. Descripción de actividades de la Elaboración del Plan Operativo

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES


MACRO PROCESO: Fiscalización

PROCESO: Auditoria Interna

SUBPROCESO: Elaboración del Plan Operativo

Nº ACTIVIDAD EJECUTOR TAREA DÓNDE INSUMOS PRODUCTO Y/O

RESULTADO

OBSERVACIONES

1 Elaboración de un

Diagnóstico de la

Cooperativa

Auditor

Interno

Elaborar un diagnostico

de la cooperativa.

Áreas de la

cooperativa

Papeles de

trabajo

Diagnostico del estado

actual

2 Determinación de los

Objetivos Institucionales

Auditor

Interno

Determinar los objetivos

institucionales

Departamento

de Auditoria

Interna

Papeles de

trabajo

Objetivos

institucionales

determinados

3 Determinación de

Proyectos y Actividades

Auditor

Interno

Elaborar proyectos y

actividades que ayuden a

cumplir los objetivos

propuestos

Departamento

de Auditoria

Interna

Proyectos y actividades

establecidos

96

4 Elaboración del POA por

cada Dirección o

Departamento

Auditor

Interno

Examinar a los diferentes

departamentos que

cumplan con las

actividades de forma

correcta

Departamentos

de la

Cooperativa

POA por cada

dirección o

departamento

establecido.

5 Consolidación del

Documento de Plan

Operativo Anual

Auditor

Interno

Realizar el informe de las

evidencias halladas

Departamento

de Auditoria

Interna

Papeles de

trabajo

POA Establecido

6 Aprobación del POA por

el Concejo de

Administración

Auditor

Interno

Dar a conocer el POA

establecido al Concejo de

Administración para su

aprobación

Consejo de

Administración

Papeles de

trabajo

POA aprobado

7 Difusión del POA Auditor

Interno

Dar a conocer a los

integrantes de la

institución las actividades

que se deberán cumplir en

el periodo establecido

Matriz y

Agencias

POA Difundir a los

empleados el POA

establecido


Revisado por: Consejo de Vigilancia

Emisión:8 de octubre del 2013

97

Tabla 28. Flujo grama de la Elaboración del Plan Operativo

FLUJOGRAMA

INFORMACIÓN:


MACROPROCESO: Fiscalización


SUBPROCESO: Elaboración del Plan Operativo Anual

No ACTIVIDAD RESPONSABLE

Departamento de Auditoria Área a Auditar Consejo de Administración

INICIO

1 Elaboración de un Diagnóstico de la

Cooperativa

2 Determinación de los Objetivos Institucionales

3 Determinación de Proyectos y Actividades

98

4 Elaboración del POA por cada Dirección o

Departamento

5 Consolidación del Documento de Plan

Operativo Anual

6 Aprobación del POA por el Concejo de

Administración

7 Difusión del POA

FIN

ELABORADO POR: Alex Gavilánez

REVISADO POR: Consejo de Vigilancia

EMISIÓN: 8 de octubre del 2013

NO

SI

NO

O

99

Tabla 29. Descripción de Actividades de Planificación de la Auditoria





SUBPROCESO: Planificación de la Auditoria

Nº ACTIVIDAD EJECUTOR TAREA DÓNDE INSUMOS PRODUCTO

Y/O

RESULTADO

OBSERVACIONES

1 Orden de

Trabajo y Carta

de Presentación

Auditor

Interno

Emitir la "orden de trabajo" la

cual

contendrá:

a. Objetivo general de la auditoría.

b. Alcance de la auditoría.

c. Nómina del personal que

inicialmente integra el equipo.

d. Tiempo estimado para la

ejecución.

e. Instrucciones específicas para la

ejecución (Determinará sí se

elaboran la

Planificación preliminar y

específica o una sola que incluya

las dos fases).

Departamento

de Auditoria

Interna

Presentación

del trabajo

escrito

Orden de trabajo

y carta de

presentación

establecidos

100

2 Planificación

Preliminar

Auditor

Interno

Obtener o actualizar la

información general sobre la

entidad y las principales

actividades sustantivas y

adjetivas, a fin de identificar

globalmente las condiciones

existentes para ejecutar

la auditoría, cumpliendo los

estándares definidos para el efecto

Departamento

de Auditoria

Interna

Papeles de

trabajo

Planificación

Preliminar

establecida

3 Planificación

Específica

Auditor

Interno

Considerar el objetivo general de

la auditoria y el reporte de la

planificación preliminar para

determinar los componentes a ser

evaluados.

Obtener información adicional de

acuerdo con las instrucciones

establecidas en la planificación

preliminar.

Evaluar la estructura de control

interno del ente o área a examinar.

Departamento

de Auditoria

Interna

Áreas de

trabajo de la

cooperativa

Planificación

especifica

establecida




101

Tabla 30. Flujograma de la planificación de la Auditoria

FLUJOGRAMA

INFORMACIÓN:




SUBPROCESO: Planificación de la Auditoria

No ACTIVIDAD RESPONSABLE:

Auditor Interno

INICIO

1 Orden de Trabajo y Carta de Presentación

2 Planificación Preliminar

3 Planificación Específica

4 FIN




102

Tabla 31. Descripción de actividades de la Aprobación de la planificación de la Auditoria





SUBPROCESO: Aprobación de la planificación de la Auditoria


Y/O

RESULTADO

OBSERVACIONES

1 Convocatoria a

los miembros

Consejo de

Vigilancia a

sesión

Extraordinaria

Consejo de

Vigilancia

Convocar a pedido del Auditor

Interno a sesión extraordinaria a

los miembros del Consejo de

Vigilancia, con el objetivo de

aprobar la planificación de la

auditoria.

Secretaria

Computadora,

impresora, hojas

de papel

Comunicado a

los miembros

del Consejo de

Vigilancia a

sesión

2 Constatación

del Quórum

reglamentario.

Secretario Verificar la asistencia de los

miembros del Consejo de

Vigilancia a la citada sesión

Sala de

reuniones de

la

Cooperativa

Nómina de los

miembros del

Consejo de

Vigilancia.

Comprobar la

asistencia de los

miembros del

Consejo de

Vigilancia

3 Instalación de

la sesión

Presidente del

Consejo de

Vigilancia

Apertura de la sesión Sala de

reuniones de

la

Cooperativa

Instalación de la

sesión

convocada

103

4 Asunto a tratar Auditor Interno Aprobación de la planificación de

la Auditoria Interna

Sala de

reuniones de

la

Cooperativa

Papeles de

trabajo

Aprobación por

el Consejo de

Vigilancia la

planificación de

la Auditoria

Interna

5 Clausura de la

sesión

Presidente del

Consejo de

Vigilancia

Termino de la clausura de la

sesión efectuada

Sala de

reuniones de

la

Cooperativa

Sesión realizada




104

Tabla 32. Flujograma de la aprobación de la planificación de la Auditoria

FLUJOGRAMA

INFORMACIÓN:




SUBPROCESO: Aprobación de la planificación de la Auditoria


CONSEJO DE VIGILANCIA AUDITOR INTERNO

INICIO

1 Convocatoria al Consejo de Vigilancia a

sesión Extraordinaria

2 Constatación del Quórum reglamentario.

3

Instalación de la sesión

4 Asunto a tratar

SI

NO

105

5 Clausura de la sesión

FIN




106

Tabla 33. Descripción de actividades de la Ejecución de la Auditoria





SUBPROCESO: Ejecución de la Auditoria


Y/O

RESULTADO

OBSERVACIONES

1 Elaborar los

programas de

auditoria

Auditor

Interno

Elaborar el programa de auditoria

el cual debe ser sencillo y

comprensivo.

El programa debe estar

encaminado a alcanzar el objetivo

principal.

El programa debe permitir

examinar, analizar, investigar,

obtener evidencias para luego

poder dictaminar y recomendar.

Elaborar formatos pre establecidos

los cuales deben ser flexibles

Departamento

de Auditoria

Interna

Papeles de

trabajo

Programa de

Auditoria

Establecido

107

El programa debe ser

confeccionado en forma

actualizada y con amplio sentido

crítico de parte del Auditor.

2 Elaboración de

papeles de

trabajo

Auditor

Interno

Realizar un registro en cédulas y

documentación fehaciente que

contenga los datos e información

obtenidos en el examen, así como

la descripción de las pruebas

realizadas y los resultados de las

mismas sobre los cuales sustenta la

opinión que emite al suscribir el

informe

Áreas de la

Cooperativa

Papeles de

trabajo

Garantizar en

forma adecuada

que la auditoria

se hizo de

acuerdo a las

normas de

auditoria

generalmente

aceptadas.

3 Aplicación de

pruebas

sustantivas y de

procedimientos

Auditor

Interno

encontrar la información para

probar la efectividad de las

políticas y actividades de control

interno, así como de las pruebas

sustantivas y procedimientos

analíticos que le permitan cumplir

el plan y programa de auditoria

Áreas de la

cooperativa

Papeles de

trabajo

.

Obtener

evidencia sobre la

efectividad del

diseño y

operación de las

actividades de

control

4 Identificación

de hallazgos

Auditor

Interno

Identificar los principales hallazgos

que se refieren a presuntas

deficiencias o irregularidades,

identificadas como resultado de la

aplicación de los procedimientos

de auditoría.

Áreas de la

cooperativa

Papeles de

trabajo

Identificar el

riesgo con la

detección de

hallazgos bien

sustentados con

evidencias

suficientes,

competentes y

pertinentes

108

5 Informe

preliminar de

hallazgos y

sugerencia de

modificaciones

y ajustes.

Auditor

Interno

Expresar por escrito su opinión

sobre el área o actividad auditada

en relación con los objetivos

fijados, señalan las debilidades de

control interno, si las ha habido, y

formular recomendaciones

pertinentes para eliminar las causas

de tales deficiencias, a través de

medidas correctivas y preventivas.

Sala de

reuniones de la

Cooperativa

Papeles de

trabajo

Presentación del

Informe

Preliminar de la

auditoria al

Consejo de

Vigilancia.




109

Tabla 34. Flujograma de la Ejecución de la Auditoria

FLUJOGRAMA

INFORMACIÓN:




SUBPROCESO: Ejecución de la Auditoria


AUDITOR INTERNO CONSEJO DE

VIGILANCIA

INICIO

1 Elaborar los programas de auditoria

2 Elaboración de papeles de trabajo

110

3 Aplicación de pruebas sustantivas y de

procedimientos

4 Identificación de hallazgos

5 Informe preliminar de hallazgos y sugerencia

de modificaciones y ajustes

FIN




111

Tabla 35. Descripción de actividades de la presentación del Informe Preliminar de la Auditoria





SUBPROCESO: Presentación del Informe Preliminar


Y/O

RESULTADO

OBSERVACIONES

1 Convocatoria

al Consejo de

Vigilancia a

sesión

Extraordinaria

Consejo de

Vigilancia

Convocar a pedido del Auditor

Interno a sesión extraordinaria a

los miembros de Consejo de

Vigilancia, con el objetivo de

presentar y aprobar el informe

preliminar de hallazgos y

sugerencia de modificaciones,

ajustes de la auditoria interna

Secretaria

Computadora,

impresora, hojas

de papel

Comunicado a

los miembros de

Consejo de

Vigilancia a

sesión

2 Constatación

de la sesión

Secretario

Verificar la asistencia de los

miembros de Consejo de

Vigilancia a la citada sesión

Sala de

reuniones de

la

Cooperativa

Nómina de los

miembros de

Consejo de

Vigilancia.

Comprobar la

asistencia de los

miembros de

Consejo de

Vigilancia

112

3 Instalación de

la sesión

Presidente del

Consejo de

Vigilancia

Apertura de la sesión

Sala de

reuniones de

la

Cooperativa

Instalación de la

sesión

convocada

4 Asunto a tratar Auditor Interno Presentación y Aprobación del

informe Preliminar de la

Auditoria Interna

Sala de

reuniones de

la

Cooperativa

Papeles de

trabajo

Aprobación por

de los miembros

del Consejo de

Vigilancia el

informe

Preliminar de la

Auditoria

Interna

5 Clausura de la

sesión

Presidente del

Consejo de

Vigilancia

Termino de la clausura de la

sesión efectuada

Sala de

reuniones de

la

Cooperativa

Sesión realizada




113

Tabla 36. Flujograma de presentación del Informe Preliminar

FLUJOGRAMA

INFORMACIÓN:




SUBPROCESO: Presentación del Informe Preliminar


CONSEJO DE VIGILANCIA AUDITOR INTERNO

INICIO

1 Convocatoria a los miembros del Consejo de

Vigilancia a sesión Extraordinaria

2 Constatación del Quórum reglamentario

3

Instalación de la sesión

4 Asunto a tratar

SI NO

114

5 Clausura de la sesión

FIN




115

CONTROL DE

LAVADOS DE

ACTIVOS Y

FONDOS

ILÍCITOS

REGLAMENTO

116

.

INTRODUCCIÓN




Considerando:

Que es necesaria la creación de un Reglamento De Control de Lavado de Activos y Fondos

Ilícitos, implanta los siguientes Capítulos y Artículos, documento que será de estricto


intermediación Financiera, a partir de su aprobación.

Como sujetos obligados a informar a la Unidad de Análisis Financiero (UAF), de

conformidad con lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley de Prevención, Detección y

Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos

CAPÍTULO I

POLÍTICA GENERAL DE CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Y FONDOS

ILÍCITOS

Art.1.- AMBITO Y APLICACIÓN.

El Consejo de Administración, es el encargado de dictar y revisar las políticas generales

para el control de Lavado de Activos de la cooperativa, en su sujeción al manual de

procedimientos, por las atribuciones que le confiere la Ley de Economía Popular y

Solidaria.

El comité de cumplimiento, por delegación del consejo de administración se encargará de

la aplicación del presente reglamento conforme se determina en el estatuto, para lo cual

podrá dictar el manual de control de lavado de activos respectivo.

117

CAPÍTULO II

RESPONSABILIDAD Y CONTROL

Art.2.- RESPONSABILIDADES Y ATRIBUCIONES

RESPONSABILIDADES

Son responsables en el seguimiento y control del lavado de activos, de la siguiente manera.

a) El Comité de Cumplimiento, es la máxima instancia en el control del lavado de

activos, actúa por intermedio del Oficial de Cumplimiento y tomara la decisión de

no aceptar los fondos ilícitos en caso que se comprobara la existencia de los

mismos.

b) El Comité de Cumplimiento, es el responsable de nombrar al Oficial de

Cumplimiento y además se encargara de informar, verificar, analizar toda la

información obtenida de los socios que realicen transacciones inusuales en la

institución.

c) El oficial de cumplimiento deberá tener el perfil y los requisitos para ocupar el

cargo.

d) El comité de cumplimiento estará compuesto por:

Gerente General

Oficial de Cumplimiento

Presidente del Consejo de Administración

Presidente del Consejo de Vigilancia

e) Todos los miembros del Comité de Cumplimiento tendrán voz y voto.

f) El comité sesionará ordinariamente una vez al mes, la sesión estaría presidida por

el Gerente.

g) En el caso que el oficial de cumplimiento detecte una operación y transacción

inusual e injustificada, el comité sesionará de manera urgente extraordinariamente,

con la finalidad de que dicho reporte pueda ser remitido a la Unidad de Análisis

Financiero (UAF), de manera inmediata.

118

ATRIBUCIONES:

Son atribuciones del Comité de Cumplimiento las siguientes:

a) Proponer al Consejo de Administración las políticas generales de prevención

lavado de activos;

b) Someter a aprobación del Consejo de Administración, el manual de control interno

sobre prevención de lavado de activos y sus actualizaciones;

c) Recibir, analizar y pronunciarse sobre cada uno de los puntos que contenga el

informe mensual presentado por el oficial de cumplimiento, dejando expresa

constancia en la respectiva acta;

d) Recibir y analizar los informes sobre operaciones o transacciones económicas

inusuales e injustificadas reportadas por el oficial de cumplimiento, para llevarlos

en forma inmediata a conocimiento del gerente de la Cooperativa, previo su envío

a la Unidad de Análisis Financiero - UAF;

e) Emitir recomendaciones al oficial de cumplimiento sobre las políticas de

prevención de lavado de activos y efectuar el seguimiento de las mismas.

f) Aprobar los procedimientos y mecanismos para prevenir el lavado de activos y

financiamiento de delitos, evaluar periódicamente y adoptar las medidas

necesarias para ajustarlo a nuevas necesidades o corregir sus deficiencias.

g) Aprobar la asignación de recursos técnicos y la contratación de los recursos

humanos necesarios para implementar y mejorar los procedimientos de lavado de

activos y financiamiento de delitos.

h) Definir las instancias responsables de la vinculación del cliente que por sus

características, actividades que desempeñan, transacciones que realizan, entre otros,

puedan considerarse mayormente expuestos al riesgo de lavado de activos y

financiamiento de delitos.

i) Aprobar el plan anual que presente el oficial de cumplimiento en la primera reunión

de cada año.

j) Evaluar trimestralmente el cumplimiento del plan aprobado para la adecuada

prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos.

k) Designar la persona o grupos de personas responsables del diseño de las

metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos, para la oportuna

detección de las operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas,

119

con un valor técnico que vaya en función de la información pública disponible y la

mínima solicitada en este capitulo

l) Determinar las sanciones para quien incumpla con los procesos de prevención de

lavado de activos y de financiamiento de delitos

Art.3.- CONTROL

Es responsabilidad del oficial del cumplimiento aplicar las siguientes medidas de control:

a) Registrar a través de medios fehacientes, fidedignos y confiables todas las

operaciones que superen el lumbral establecido de 5,000 dólares americanos.

b) Monitorear permanentemente las operaciones de la cooperativa a fin de detectar

transacciones que se consideren como inusuales e injustificada, recibir los informes

de dicha transacciones, de acuerdo al mecanismo implementado por la Cooperativa

en el manual para prevenir el lavado de activos de activos y el financiamiento de

delitos.

c) Analizar las operaciones o transacciones inusuales e injustificadas que hubiere

detectado, o que hayan sido comunicadas por el personal de la cooperativa, para

sobre la base de dicho análisis y con los documentos de sustento suficientes,

preparar el correspondiente informe para el comité, a fin de que este organismo

determine la procedencia de remitirlo a la Unidad de Análisis Financiero (UAF)

d) Implementar la política conozca a su cliente, la misma que deberá ser aplicada a los

socios y clientes potenciales, actuales, permanentes y ocasionales, considerando lo

siguiente:

Identificar al socio y verificar su identidad implementando documentos,

datos e información confiable.

Identificar al beneficiario final de la operación o transacción.

Obtener la información sobre el propósito y la naturaleza de la relación

comercial o contractual.

Realizar un proceso continuo de debida diligencia durante la relación que

se mantenga entre el socio y la cooperativa.

e) Exigir al representante legal de la cooperativa que adopte las medidas que

correspondan, respecto del incumplimiento de las disposiciones legales y

120

reglamentarias, así como de los procedimientos de la prevención de lavado de

activos y financiamiento de delitos, por parte de los empleados de la cooperativa.

f) Presentar al directorio un informe que contenga la siguiente información:

Un resumen de las operaciones inusuales e injustificadas comunicadas por el

personal de la cooperativa, así como las de las reportadas a la Unidad de

Análisis Financiero (UAF) y

Los incumplimientos por parte de los directivos, funcionarios, empleados y las

acciones adoptadas.

g) Coordinar el desarrollo de programas de capacitación dirigidos tanto a los

funcionarios y empleados antiguos como a los nuevos empleados, que permita a

cada uno de ellos, considerando sus funciones específicas, detectar operaciones

inusuales.

h) Absolver consultas del personal de la cooperativa relacionadas con las naturalezas

de las transacciones frente a la actividad del cliente y otras que les presentaren en el

ámbito de la prevención para el lavado de activos y el financiamiento de delitos.

i) Formular e implementar un programa de monitoreo de cuentas

CAPÍTULO III

Art. 4.- POLÍTICA DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE

Este es el primer pilar y la medida de prevención y detección más importante para evitar el

lavado de activos y financiamiento de delitos.

Busca identificar al cliente potencial, permanente, ocasional, actual, establecer su

procedencia, profesión, actividad económica, negocio principal, relaciones cercanas con

personas naturales y vinculadas con sociedades y empresas.

Buscar llegar a conocer al socio con la suficiente profundidad para establecer con exactitud

el origen de los valores y el dinero utilizado en las transacciones.

Los directivos, administradores, funcionarios, empleados de la cooperativa, a efectos de

conocer a sus socios, deberán actuar de conformidad con las directrices establecidas en el

presente reglamento.

121

Implica el conocimiento y verificación de todos los datos de las personas naturales o

jurídicas consideradas como socios para la cooperativa al inicio de relación comercial o

contractual y posteriormente.

En el marco de la política de conocimiento al cliente a ser efectuada, se requerirá a todo

socio la provisión de información que permita a la cooperativa tener un adecuado

conocimiento de sus socio, a fin de poder incluirlos en perfiles financieros, en razón del

volumen, índole de negocio o cualquier otra actividad económica que declare, tipo y

características de las operaciones que el cliente realiza (montos, monedas, cuentas, lugares

de realización, fechas, periodicidad), y operativos, en función de origen de los fondos,

frecuencia, volumen, características, determinando que el volumen y movimiento de

fondos guarden relación con las actividades declaradas por el cliente y su capacidad

económica entre nosotros.

Para este efecto de conocimiento al socio, la cooperativa recabará la información del socio

a efecto de generar formularios o reportes con la misma.

Este formulario o reportes de conocimiento del cliente, la cooperativa incluirá la siguiente

información, sin perjuicio de que la cooperativa decida requerir información adicional.

Para personas naturales:

a) Nombres y apellidos completos, asi como de sus apoderados, de ser el caso.

b) Numero de indenficación: cédula de ciudadania, cédula de identidad o pasaporte

vigente.

c) Nombres y apellidos del conyuge .

d) Dirección y números de teléfono del domicilio y dirección del correo electrónico de

ser el caso, si el clienete reside en el exterior, se consignara el país y lugar de

residencia.

e) Actividad económica principal y detalle de ingresos que provengan de la misma

f) Detalle de ingreso diferentes a los originados en la actividad económica principal

g) Informacion financiera que incluya valor de los ingresos y egresos mensuales,

patrimonio y origen de los recursos empleados en las operaciones

h) Cuentas que posea o maneje en instituciones del sistema financiero.

i) Firma del cliente y del funcionario que recepte la información.

122

j) Si el cliente depende economicamente de un tercero, deberá suministrar los datos

de la persona de quien provienen los recursos utilizados.

A efectos de verificar la informacion entregada, la cooperativa requerira la provición

de la siguiente documentación a las personas naturales:

a) Copia del documento de identificación.

b) Copia de la visa o permiso de ingreso y permanencia temporal para el caso de

extranjeros no residentes en el Ecuador.

c) Referencias bancarias y/o comerciales.

d) Copia de al menos un recibo de cualquier de los servicios básicos.

e) Declaración de origen y destino lícito de recursos.

f) En los casos de clientes con dependencia económica de un tercero, se deberá anexar

la documentación de la persona de quien provengan los recursos utilizados para

efectuar las operaciones o transacciones.

g) Resultado de la revisión interna en listas.

h) La actualización de los documentos de respaldo, formularios del conocimiento al

cliente serán actualizados anualmente.

Para personas jurídicas:

a) Razón social o denominación y numero del registro Único del Contribuyentes

(RUC)

b) Objeto social y actividad económica

c) Dirección y número de teléfono de la oficina principal, sucursales y agencia, de ser

el caso, y dirección del correo electrónico.

d) Nombres y apellidos completos, números de identificación, dirección del domicilio

y número de teléfono de su(s) representantes legal(es) y apoderado(s).

e) Información financiera relativa al patrimonio e ingresos mensuales y origen de los

recursos empleados en las operaciones.

f) Cuentas e inversiones que mantengan en entidades financieras.

g) Firmas del representante legal y del funcionario que recepta la información.

123

A efectos de verificar la información entregada, la cooperativa requerirá la provisión

de la siguiente documentación a las personas naturales:

a) Certificado de existencia legal con fecha de expedición no mayor aun mes.

b) Copia de la escritura de constitución y sus reformas.

c) Copia de los estatutos sociales vigentes.

d) Nomina actualizada de socios o accionistas en la que consten los montos de

acciones o participaciones y certificado de cumplimiento de obligaciones,

otorgados por el organismo de control correspondiente.

e) Copia certificada del nombramiento del representante legal o apoderado.

f) Copia del documento de identificación de otras personas que se encuentren

autorizadas a representar a la empresa, de ser aplicable.

g) Copia del documento de identificación de las personas que sean firmas autorizadas

de la empresa.

h) Estados financieros auditados, mínimo del año anterior, si aplica.

i) Certificado de pago del impuesto a la renta del año inmediato anterior o constancia

de la información publicada por el Servicio de Rentas Internas a través de las

página web, en caso de ser aplicable.

j) Copia de al menos un recibo de cualquier de los servicios básicos.

k) Resultado de la revisión interna en listas.

La actualización de los documentos de respaldo, formularios, declaraciones del

conocimiento al cliente serán actualizados anualmente.

Adicionalmente a la información y documentación a ser requerida a los clientes, sin

perjuicio si estos son naturales o jurídicos, se les requerirá la suscripción de una

declaratoria de licitud de fondos.

124

CAPÍTULO IV

Art.5.- POLÍTICAS DE DEBIDA DILIGENCIA CON RESPECTO A LA

ACEPTACIÓN DE NUEVOS SOCIOS Y MONITOREO DE LOS YA

EXISTENTES.

Los socios potenciales o nuevos deberán evidenciar mediante una declaración ante el

funcionario responsable, que en las negociaciones que realizan con sus clientes, se

aplican políticas de debida diligencia y procedimiento de prevención de lavado de

activos, previo al inicio de la relación comercial.

En una primera instancia, el funcionario responsable, luego de haber tenido un primer

contacto con el cliente, haber realizado una debida diligencia y haberlo aceptado como

tal y también luego del cliente haber aceptado las condiciones pre-establecidas, deberá

solicitarle información y documentación pertinente, debiendo documentarse en forma

adecuada y estandarizadas en los formularios diseñados para el efecto, con base a la

normativa emitida por la Ley de Economía Popular y Solidaria y la Unidad de

Análisis Financiero UAF.

El funcionario que actué como oficial de Cumplimiento debería aplicar los

procedimientos de debida diligencia y comprobar que la información y la

documentación proporcionada sean verídicas, coherentes, consistentes y reales.

CAPÍTULO V

Art. 6.- POLÍTICAS Y CAUSALES PARA EVALUAR LA NO ACEPTACIÓN DE

SOCIOS.

La cooperativa mantendrá políticas de no aceptación de socios cuando:

a) No cumplan con los requisitos de identificación establecidos en la normativa.

b) Transacciones con personas naturales o jurídicas que consten o hayan constando en

lista de observados nacionales e internacionales, como sentenciados por delitos de

lavado de activos o financiamiento de delitos.

c) La cooperativa evitará establecer relaciones comerciales con sociedades o empresas

comerciales constituidas en países considerados como paraísos fiscales definidos

por la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), o

125

que estén al amparo de legislaciones extranjeras que permitan o favorezcan el

anonimato de los verdaderos dueños, accionistas, beneficiarios finales o

administradores, incluyendo en esta categoría a sociedades anónimas cuyas

acciones sean emitidas al portador.

CAPÍTULO VI

ART. 7.-POLÍTICA DE CONOCIMIENTO DEL EMPLEADO

Las politicas de recursos humanos para la selección de los directivos, funcionarios,

empleados de la cooperativa, deben garantizar la ideoneidad y solvencia moral de los

aspirantes a las diversas posiciones de trabajo en la entidad, asi como la solvencia

académica y capacidad profesional para desempeñarse en las funciones y actividades que

les son encomendadas.

La aplicación de la politica ¨conozca a su empleado¨ es continua y debe propender a que

la cooperativa tenga un adecuado y actualizado conocimiento de todos los directivos,

funcionarios y empleados, para cuyo efecto, el área de recursos humanos, en coordinación

con el oficial de cumplimiento, requerirá la siguiente información en lo que fuere

aplicable.

a) Nombres y apellidos completos, y, estado civil.

b) Direccion domiciliaria, número telefónico y dirección de correo electrónico, si es

aplicable.

c) Hoja de vida con el detalle de sus trabajos y actividades anteriores, estudios y

créditos académicos.

d) Referencias personales y laborales.

e) Copia delos recibos de cualquiera de los servicios básicos.

f) Declaración de origen licito de recuros, siempre y cuando éstos provengan de

fuentes distintas a las de la realción laboral, en los formularios diseñados por cada

entidad.

g) Declaracion de la situación financiera, total de activos y pasivos (Declaración

Patrimonial)

126

h) Perfil de competencias y de cargos.

i) Fecha de ingreso a la entida.

Para el caso del representante legal y miembros del directorio, se requerirá

adicionalmente:

a) Declaracion juramentada ante Notario Público de no encontrarse incurso en las

siguientes obligaciones:

No haber sido condenados mediante sentencia ejecutoriada, alpago

deobligaciones con instituciones del sistema financiero o por obligaciones

tributarias, así como los que hubieren incumplido una sentencia dictado por un

tribunal de Arbitraje, mientras esté pendiente la obligación.

No haber sido judicialmente declarados insolventes o en estado de quiebra.

Los representantes legales y administradores de cooperativa que se hayan

sometido a procesos de concurso preventivo o concordato y quienes tengan

glosas confirmadas en última instancia por la Contraloría General del Estado o

las salas de lo Contencioso Administrativo de las cortes provinciales, según el

caso.

No estar impedidos de ejercer el comecio y ni haber sido condenados por

delitos contra la propiedad, las personas, la fe pública o la administración

Pública; así como los sancionados con inhabilitación o remoción de sus cargo

por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.

No haber sido condennados mediante sentencia ejecutoria por los delitos

tipificados en la ley sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas.

No encontrarse inhabilitados para ejercer cargos públicos en general, o cargos

directivos en instituciones del sistema financiero o sociedades mercantiles.

No haber sido condenados o sancionados por alguna autoridad administrativao

judicial.

En la declaración juramentada ante el notario, constará la declaración expresa

de que la persona designada cuenta con el conocimiento y experiencia

suficiente que lo acredita como debidamente capacitado para conocer,

identificar y resolver los riesgos del negocio que se compromete a dirigir,

administrar o representante.

127

b) Hoja de vida, en la cual se haga énfasis en la instrucción y la experiencia

profesional en las materias afines al negocio a administrar, dirigir o representar,

adjuntando los docuementos que respalden tal información

Para el caso de funcionarios estos datos se compilaran en la solicitud de empleo generada

por la Gerencia General.

A más de requerir la información referente a la vinculación, deberá solicitar la sigiente

información documentada con el fin de llevar un registro que se deberá actualizar por lo

menos una vez al año, sin perjuicio de que el funcionario que actúe como Oficial de

Cumplimiento la revise, valide, verifique y del ser el caso solicite o requiera información

adicional en cualquier momento.

Para la vinculación y permanencia de los empleados, se debería considerar lo

siguiente:

El proceso de vinculación de personal y partes relacionadas.

Confirmar que las referencias laborales, personales, patrimoniales y judiciales

presentadas por los aspirantes, sean reales.

Verificar que los documentos presentados por los aspirantes sean auténticos.

La Gerencia General solicitará al Oficial de Cumplimiento que revise en las listas

de personas sindicadas e implicadas al personal aspirante, previo a su contratación

y dejar evidencia de las observaciones.

La información registrada en los diferentes formularios y/o documentos

presentados por los directivos, funcionarios, empleados de la Cooperativa, deberá

ser confirmada y actualizada anualmente.

En los contratos de trabajo que suscriban los funcionarios y empleados de la

cooperativa, se deberán incluir cláusulas relativas a la obligación de transparentar el

origen de sus ingresos, su situación personal y las actividades profesionales o

económicas que realiza en forma adicional a las propias de la naturaleza del

contrato.

De igual forma se deberán incluir cláusulas en las que se autoriza a la entidad o al

funcionario que actúe como Oficial de Cumplimiento para que en cualquier

128

momento pueda investigar y verificar la información y la documentación

proporcionada por el funcionario o empleado contratado, con el fin de prevenir el

lavado de activos y el financiamiento de delitos.

Al momento de incorporar un nuevo funcionario o empleado a la Cooperativa, se le

deberá hacer entrega física o digital del reglamento y del Manual de Control

Interno para la Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos,

siendo obligación del nuevo personal informarse y comprometerse a realizar los

esfuerzos necesarios para cumplir con lo dispuesto en la entidad. El nuevo personal

deberá firmarlo como demostración de su aceptación.

Con el fin de determinar a tiempo señales de alerta temprana con relación al conocimiento

del empleado se establecerá las siguientes:

Los cambios en las costumbres y nivel de vida de los funcionarios y empleados de

la entidad, la cual debe estar en concordancia con su nivel de ingresos y

declaraciones patrimoniales.

Se debe considerar el nivel de endeudamiento.

Demostración de conductas inusuales o fuera de lo normal, tales como resistencia a

salir de vacaciones, renuncia a ejercer otras funciones, colaboración inusual y no

autorizada.

En caso de no tener justificativos válidos para tales conductas el Oficial de

Cumplimiento los reportará al representante legal y/o UAF en los casos que

amerite.

Los directivos, funcionarios y empleados de la Cooperativa, deberán observar lo

dispuesto en este manual respecto al proceso de capacitación continua y

permanente, participando activamente en el proceso antes mencionado.

El personal que mantenga relación directa con los empleados deberá dar a conocer

las medidas de prevención de lavado de activos adoptadas por la cooperativa.

Adicionalmente será el cargado del proceso de inducción al personal nuevo.

El personal que mantenga relación directa con los empleados requerirá información

completa, clara y confiable, previa al inicio de la relación laboral siendo su

responsabilidad la verificación y confirmación de dicha información, así como el

correcto ingreso y actualización de la misma en las bases de datos.

129

Responsables:

Gerente General

Oficial de Cumplimiento

Directores y Jefes de Área

Art.8.-PROCEDIMIENTO: Selección De Personal

Cuando el director o jefe de área requiere la contratación de nuevo personal, solicita

autorización al Gerente de la Cooperativa.

Una vez autorizada la contratación por parte del Gerente, el director o jefe de área buscará

diferentes opciones a través de:

- Base de Datos (ex funcionarios, pasantes o aspirantes)

- Referencias

- Universidades

Para el caso de prácticas pre-profesionales se podrá aplicar los convenios vigentes con las

distintas universidades, con el fin de dar cumplimiento a los mismos.

Los aspirantes podrán o no rendir una prueba de conocimientos aplicable al cargo

requerido.

El Gerente revisa las hojas de vida receptadas frente al Perfil del Cargo solicitado (excepto

para practicantes).

Los aspirantes pre-seleccionados llenarán la solicitud de empleo donde conste toda la

información de conozca a su empleado.

El Oficial de cumplimiento procederá con las siguientes revisiones:

Verificación telefónica de las referencias laborales y personales,

Listas negras.

Verificación de juicios pendientes en la página web de la función judicial.

Los aspirantes pre-seleccionados serán entrevistados por el Gerente de la

cooperativa.

130

El Gerente se contacta con los aspirantes no seleccionados para informarles la decisión de

no contratación y extenderles su agradecimiento por el tiempo invertido en el proceso de

selección.

Los datos de los aspirantes no seleccionados pasan a alimentar la base de datos de la

Cooperativa.

Art.9.-Inducción Del Nuevo Funcionario

El nuevo funcionario es recibido por el Gerente General, quién procederá a realizar el

proceso de inducción, informando al funcionario sobre el contenido de este manual.

El funcionario nuevo deberá entregar los siguientes documentos para la creación de la

carpeta personal:

Hoja de Vida Actualizada

Foto

Copia de la Cédula de Identidad

Copia de la Papeleta de Votación

Mecanizado del IESS (si aplica)

Certificados de Educación

Certificados de Cursos

Certificados Laborales

Referencias (mínimo 3)

Copia de planilla de alguno de los servicios básicos

Certificado Médico pre ocupacional

Art. 10.- Inducción al Practicante

El nuevo practicante es recibido por el Gerente General quién procederá a realizar el

proceso de inducción, informando al funcionario sobre el contenido de este manual.

El nuevo practicante deberá entregar los siguientes documentos para la creación de la

carpeta personal:

Hoja de Vida Actualizada

Foto

131

Copia de Cédula de Identidad

Certificado de Educación

CAPÍTULO VII

ART.11.-POLÍTICA DE CONOCIMIENTO DEL PROVEEDOR

a) Para la aplicación de la política "conozca su proveedor", se considerarán los

siguientes parámetros:

Conocer las actividades de los proveedores de bienes o servicios, ya sean personas

naturales o jurídicas, que desean iniciar una relación comercial con la Cooperativa.

El responsable administrativo, previo a entablar relaciones comerciales con los

proveedores, solicitará al Oficial de Cumplimiento se los revise en las listas

nacionales e internacionales a las que tenga acceso la Cooperativa.

El responsable administrativo, verificará y confirmará la información presentada

por los proveedores y sus representantes legales y mantendrá archivos de toda la

documentación requerida.

Todos los documentos formarán parte del historial de los proveedores y serán

debidamente archivados en carpetas individuales para los análisis correspondientes

y su posterior actualización anual, sin perjuicio de actualizarlos cuando el caso lo

amerite.

La Cooperativa deberá suscribir los respectivos contratos formales con los

proveedores de bienes y servicios, luego de cumplir con todas las exigencias

legales y reglamentarias.

Art.12.- Alcance.- Este procedimiento aplica para la selección de proveedores de

productos y servicios críticos que afecten a la calidad de los productos o servicios

provistos por la Cooperativa:

a) Proveedores en General:

Compensación y Liquidación

Telecomunicaciones (relacionados con los sistemas transaccionales)

Distribuidores de Software/Hardware Mantenimiento de Software / Hardware

b) Proveedores externos que presten servicios relacionados con procesos internos de la

Cooperativa.

132

c) Capacitadores externos

Art.13.-Políticas

Para garantizar que las compras de productos y servicios críticos para la calidad sean

realizados a proveedores calificados, se ha creado el Comité de Proveedores que se

encuentra conformado por.

Gerente General

Oficial de cumplimiento

Contador de la Cooperativa

Y otros funcionarios que se consideren necesarios (opcional)

Las funciones del Comité de Proveedores, relacionadas con el Registro y Selección de

Proveedores:

Fijar la documentación y demás requisitos necesarios para registrar y

seleccionar un proveedor.

Revisar la documentación enviada por los proveedores.

Llevar a cabo la selección de proveedores.

Art. 14.- Responsables

Comité de Cumplimiento

Art.15.- Procedimiento para selección de proveedores en general

Para iniciar el proceso de registro de un proveedor en la Cooperativa, el área administrativa

debe iniciar la búsqueda de proveedores, a través de los siguientes medios:

Proveedores tomados de la Guía telefónica.

Proveedores Referenciados.

Proveedores Actuales.

Con esta información se crea una base de datos.

Se realizará la revisión en listas negras del proveedor y representante legal previo a su

selección.

133

A los proveedores de la base de datos, el área administrativa envía el formulario "Registro

de Proveedores", para ser debidamente diligenciado por el proveedor, con la siguiente

documentación en los casos que aplique:

Presentación de la Empresa

Catálogo de productos y/o servicios ofrecidos (Fecha de inicio de operaciones)

Precios de productos y/o servicios

Políticas de Formas de Pago y Tiempos de Entrega

Estructura Organizacional y Organigrama

Portafolio de Clientes

Certificados de Calidad (Si los tiene)

Descripción del servicio de mantenimiento y atención posventa

Certificación de Distribuidor Autorizado por cada marca que cotice (si lo tiene).

Copia del Nombramiento del Representante Legal

Copia del RUC

Copia de la Cédula del Representante Legal

Otros valores agregados que ofrezca su empresa

Certificado de cumplimiento de obligaciones tributarías

Declaración Juramentada (En caso que el proveedor declare que es una Persona

Políticamente Expuesta se pasará al Oficial de Cumplimiento para la aplicación

de la debida diligencia ampliada y autorización respectiva).

El "Registro de Proveedores" se actualizará anualmente.

Una vez que el área administrativa recibe esta información, cita al Comité de Proveedores

para realizar una primera evaluación en base a la información del "Registro de

Proveedores", su documentación adjunta y otros que apliquen.

La evaluación es registrada en el registro "Formulario de Selección de Proveedores", bajo

los siguientes criterios y valoración:

134

Tabla 37. Criterio de valoración de proveedores

CRITERIO VALORACIÓN

Excelente 10

Bueno 8

Regular 6

Malo 4

Deficiente 2


Nota: Para aquellos Proveedores que son la única opción de compra en el país y/o

proveedor del exterior, es opcional llenar el "Formulario de Selección de Proveedores".

El promedio de los resultados obtenidos en el formulario de selección permite que el

Comité de Proveedores seleccione aquellos proveedores con un puntaje superior a 7,50.

En caso de que ningún proveedor cumpla con la calificación mínima de 7,50, y no existan

proveedores calificados en ese momento, se podrá escoger al que tenga mayor calificación,

debido a que es necesario contar con al menos un proveedor calificado.

Una vez que se determinan los proveedores seleccionados, el área administrativa diligencia

el formato "Directorio de Proveedores Calificados". En este se incluyen tanto los

Proveedores Seleccionados como los Proveedores Únicos.

CAPÍTULO VIII

METODOLOGÍA DE CONFIRMACIÓN. ACTUALIZACIÓN Y REPORTE DE

INFORMACIÓN

Art. 16.- Confirmación, validación y actualización de la Información

Otro de los pilares fundamentales para una adecuada aplicación de normas y políticas de

prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos, es la calidad de información

con la que la Cooperativa cuente en sus bases de datos, así como en sus archivos físicos de

soporte de las actividades.

A este tenor, se deberían establecer los siguientes procedimientos a ser observados en la

entidad:

135

a) Recepción y verificación de documente de soporte

Al inicio de las relaciones de negocios con las empresas o sociedades, es importante

verificar y confirmar la documentación e información proporcionada. Es responsabilidad

de las áreas involucradas, validar la información proporcionada, ya que en esta instancia se

produce el primer filtro de control dentro de la fase de conocimiento del cliente.

Se verificará que la documentación soporte esté completa, actualizada y correcta de

acuerdo a los requisitos determinados por la Cooperativa.

b) Confirmación de la información

Es responsabilidad de las áreas involucradas confirmar la información proporcionada por

las empresas o sociedades.

En caso de que en el proceso de confirmación existan incongruencias respecto a la

integridad y veracidad de la información proporcionada, se reportará tal situación al Oficial

de Cumplimiento, para su análisis y toma de decisiones.

c) Registro de la información

La información suministrada y que ha sido sujeta a procedimientos de confirmación y

verificación, deberá ser ingresada en el sistema informático.

d) Verificación de la información

Será responsabilidad de los jefes de área, verificar el correcto y oportuno ingreso de la

información de los socios en el sistema informático de la cooperativa y registrar en el

sistema y en la documentación soporte la constancia de la verificación realizada.

e) Archivo de soporte de las transacciones efectuadas

La información receptada se archivará en carpetas individuales por cada socio, con la

finalidad de realizar revisiones posteriores y luego enviarlas al archivo general. Es esta

documentación la que en cualquier instancia podrá ser requerida por el organismo de

supervisión y control.

f) Actualización de la información

El responsable de la relación comercial, al menos una vez al año y cuando considere que se

ha suscitado variaciones sustanciales en el estatus o movimiento de la cuenta de las

empresas o sociedades, actualizar los datos en el sistema informático de la Cooperativa

136

Art.17.- De los reportes a los organismos de control:

a) A la Unidad de Análisis Financiero UAF

El Oficial de Cumplimiento de la Cooperativa de conformidad con las resoluciones e

instructivos que expida la Unidad de Análisis Financiero - UAF, deberá enviar la siguiente

información:

Reporte de operaciones económicas inusuales e injustificadas.

Reporte de no existencia de operaciones económicas inusuales e injustificadas.

Reporte de tentativas de operaciones económicas inusuales e injustificadas, siempre

y cuando se tuviere una constancia material del intento del hecho.

Reporte de operaciones económicas acumuladas o que individualmente sean

iguales o superiores a los $10,000 cuando sean realizadas en beneficio de una

misma persona y dentro de un periodo de 30 días.

Reporte de no existencia de operaciones económicas que igualen o superen el

umbral establecido.

Reporte de operaciones propias

Informe anual de capacitación

Otros requerimientos que establezca la Unidad de Análisis Financiero - UAF.

b) Al Directorio

El Oficial de Cumplimiento presentará trimestralmente al Directorio, informes

relacionados con el avance del plan operativo anual de trabajo, así como de las gestiones

realizadas para verificar la aplicación de procedimientos específicos para prevención de

lavado de activos por parte de los directivos, funcionarios, empleados de la Cooperativa.

c) Atención de requerimientos judiciales

Los requerimientos de información provenientes de juzgados y fiscalías, relacionados con

la comisión de un delito, serán preparados por el Oficial de Cumplimiento y puestos en

conocimiento de la Gerencia.

La cooperativa atenderá los requerimientos hechos por la autoridad competente.

137

CAPÍTULO IX

Art.17.- PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y ARCHIVO DE INFORMACIÓN

La información que se reporte garantiza reserva absoluta de conformidad con lo dispuesto

en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y

Financiamiento de Delitos.

Con relación al procedimiento referente al Control y al Archivo de la información, la

Cooperativa contemplará lo siguiente:

a) Los directivos, funcionarios y empleados, así como el auditor interno y auditor

externo de la Cooperativa, si los hubiere, no podrán dar a conocer a personas no

autorizadas y en especial a las empresas o sociedades que hayan efectuado o

intenten efectuar operaciones o transacciones económicas inusuales e

injustificadas, que se ha comunicado a las autoridades competentes la

información sobre las mismas y guardaran absoluta reserva al respecto. El

incumplimiento de esta política, obliga al Oficial de Cumplimiento a comunicar

el hecho al representante legal, quien tomará la decisión de reportar a la Unidad

de Análisis Financiero - UAF.

b) La información suministrada a la Unidad de Análisis Financiero - UAF, para la

prevención o investigación de lavado de activos, financiamiento de delitos o

delitos en general, al Consejo de Substancias Estupefacientes y Psicotrópicas

CONSEP y a la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, que tengan

relación con el control anti lavado, tiene el carácter de confidencial; por

consiguiente su divulgación no autorizada por parte de los directivos,

funcionarios y empleados de la cooperativa, será sancionada de conformidad

con lo establecido en la reglamentación interna, sin perjuicio de las sanciones

civiles y penales que establezca la Ley.

c) Los archivos de la Cooperativa, en los que consten documentos, formularios y

reportes relacionados con las políticas y procedimientos descritos en el Manual,

deben ser archivados asegurando su integridad, confidencialidad y

138

disponibilidad. Toda la información relacionada con la prevención del lavado

de activos, se mantendrá y actualizará permanentemente.

d) Los documentos que respalden las operaciones de los socios, deberán

conservarse por un periodo de 10 años posteriores a la fecha de finalización de

la última transacción o relación contractual, considerando las disposiciones

establecidas en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de

Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos. Estos archivos se conservarán

durante los 5 primeros años en forma física y durante los 5 años subsiguientes

en forma digital, pudiendo todavía conservarse los archivos en forma física.

Los archivos de la Cooperativa, en los que consten documentos, formularios y reportes

relacionados con las políticas y procedimientos descritos en el Manual, deben ser

archivados asegurando su integridad, confidencialidad y disponibilidad.

CAPÍTULO X

SISTEMAS DE GESTIÓN DE RIESGOS, MATRICES DE RIESGOS

Art.18.- De los factores de Riesgo y Exposición frente al Lavado de Activos y al

Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos

Para minimizar el grado de exposición inherente al lavado de activos y (mandamiento del

terrorismo y otros delitos la Cooperativa implementará matrices de riesgo cuyo objetivo

será el identificar los riesgos inherentes a las distintas actividades y categorías de los

socios, la unidad de cumplimiento se encargará de levantar e implementar medidas de

control adecuadas para evitar que la entidad sea usada para el delito de lavado de dinero y

financiamiento al terrorismo y otros delitos.

Estos controles se los puede llevar a cabo en base al levantamiento de información de los

procesos, para poder detectar los posibles eventos de riesgo que podrían suscitarse.

La Cooperativa se enfocará en:

139

Gráfico 22. Controles de riesgos


Identificar: los riesgos inherentes a nivel institucional en las líneas de negocios,

productos o servicios.

Medir o Evaluar: Evaluar sus posibilidades de probabilidad versus impacto de

riesgo por cliente, por producto o servicio, por factores geográficos, y

jurisdicciones.

Tratar el riesgo es decir

a) Evitar el riesgo - Desinvertir - Prohibir - Parar - Redirigir - Eliminar

b) Retener el riesgo - Aceptar - Soportar el Precio - Auto asegurar – Planear

c) Reducir el riesgo - Dispersar – Controlar

d) Transferir el riesgo - Asegurar - Reasegurar - Coberturas - Compartir Terciaria -

Indemnizar

e) Explotar el riesgo - Rediseñar - Expandir - Crear - Reorganizar – Renegociar

Controlar: Decidir no seguir con una actividad, producto o línea, utilizar técnicas de

mitigación y mantener y monitorear el riesgo.

Monitorear: en forma permanente los resultados de tos controles aplicados y su

grado de efectividad, para detectar aquellas operaciones que resulten inusuales e

injustificadas y corregir las deficiencias existentes en el proceso de gestión del

riesgo.

140

Art.19.-Metodología de evaluación del riesgo

Una vez identificados los riesgos que puede presentarse hay que evaluarlos en términos de

una combinación de la probabilidad de que ocurran y las consecuencias en términos de

pérdidas o gravedad del daño que pueden producir si ocurren.

PROBABILIDAD X IMPACTO = NIVEL DE RIESGO

Se pueden distinguir tres niveles de probabilidad y tres niveles de impacto de que el riesgo

se presente:

Niveles de Probabilidad

PROBABLE.- Enormes consecuencias, daño o efecto

POCO PROBABLE.-Moderado nivel de impacto

IMPROBABLE.- Pequeñas consecuencias o efecto

Niveles de Impacto

Alto = 3

Medio = 2

Bajo = 1

Por lo tanto, la entidad tendrá que determinar qué riesgos aceptará bajo los procedimientos

de debida diligencia normales, cuáles considerará inaceptables y aquellos riesgos que serán

tratados caso por caso y que solo aceptará si puede aplicar los niveles de diligencia

reforzada o ampliada.

Puede establecer transacciones limitadas para los productos de mayor riesgo, obtener la

autorización del Gerente para la aceptación de determinados socios o clasificar a los socios

en diferentes categorías con diferentes métodos de identificación y verificación.

Un socio puede pasar de ser considerado de bajo riesgo a alto riesgo si cambia su operativa

y demanda nuevos servicios. Por contra, un socio de alto riesgo puede ser calificado como

de bajo riesgo si la entidad considera su relación satisfactoria a lo largo del tiempo.

141

La Cooperativa llevará a cabo una matriz genérica de la entidad y una matriz específica

donde se establecen los posibles eventos de riesgo con relación al lavado de dinero, las

probabilidades de ocurrencia, impactos, responsables, tratamiento del riesgo, y el control

dentro del procedimiento.

De esta manera mediante un mapa de riesgos se puede visualizar el riesgo de la entidad

inherente versus el riesgo residual que se genera después de la aplicación de los controles.

Para poder establecer el perfil del socio se lo levantará sobre la base de información de

actividad económica, servicios a los que accede, sobre el propósito de la relación

comercial, jurisdicción, tipo de persona, ubicación geográfica; para establecer el perfil

financiero-operativo del diente se tomará en cuenta los montos y la frecuencia con que el

diente acceda a los productos o servicios, y el origen de los fondos.

El riesgo es adjudicado a la persona en base a los factores vistos en el párrafo anterior. Es

decir, se calcula el riesgo en que puede estar incurriendo la entidad tomando como base a

la persona y el tipo de servicio que se está accediendo para poder verlo en su totalidad.

Art.20.- Clasificación de los clientes en función del Riesgo

Para clasificar los clientes la entidad se basará en la metodología de riesgo antes propuesta

en función de:

Actividad Económica.- Se deja constancia de la profesión del cliente la cual puede

no coincidir con la actividad desempeñada, por ello se maneja una lista taxativa de

actividades que el diente debe declarar al momento de ingresarlo.

Tipo de persona.- Natural, jurídica o PEP.

Jurisdicción.- Existe una lista taxativa de diferentes formas jurídicas, fas cuales

algunas son consideradas más riesgosas que otras (Sociedades Anónimas con

acciones al portador o nominativas, paraísos fiscales, fundaciones). Su país de

incorporación o residencia. También se maneja una lista taxativa de países que

tienen determinado puntaje en fundón de si son considerados de alto riesgo o no.

Ubicación Geográfica.- Se manejará una lista taxativa de provincias que tienen

determinado puntaje en función de si son considerados de alto riesgo o no.

Los productos o servicios de riesgo.- Se refiere en este caso al objetivo que tiene el

Cliente con respecto a los productos que ofrece la entidad.

142

Montos.- Se los realizará en base a montos negociados según el producto y para

cada tipo de cliente en específico.

Las matrices antes expuestas son una herramienta que ayudará a la Cooperativa a

identificar, medir, controlar y monitorear los posibles riesgos a los cuales se ve expuesto.

CAPÍTULO XI

SUJETOS DE CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS

La cooperativa, realizará el seguimiento a todos sus socios que realicen transacciones en la

institución y cumplan con los parámetros contemplados en el presente reglamento, y demás

disposiciones que emitan el Comité de Cumplimiento y el Consejo de Administración.

Art.21.-Parámetros

Todos los socios que realicen transacciones en la Institución están obligados a ser sujetos

de Control del Lavado de Activos y con más razón quienes superen o cumplan los

siguientes lumbrales:

a) Realizar aperturas de cuentas, inversiones, ahorros programados, depósitos y

pagos de créditos que superen el lumbral establecido de los $5,000 (cinco mil

dólares americanos) por cada mes.

b) Haber tenido problemas judiciales.

c) Declarar una actividad económica productiva, y no demostrar la autenticidad de

la misma.

d) No presentar justificativos de ingresos, bienes muebles o inmuebles que se

declaren de su propiedad para la obtención de crédito.

h) Estar inmerso en actividades ilícitas de lavado de dinero o narcotráfico.

CAPÍTULO XII

JUSTIFICATIVOS Y SANCIONES.

ART.22.-Justificativos

Toda transacción que supere el lumbral establecido será obligatorio presentar lo siguiente:

143

a) Llenar el Formulario de Licitud de Fondos establecido por la Institución.

(CONSEP)

b) La cooperativa solicitará en caso de ser necesario los documentos para

justificar la procedencia del dinero.

ART.23.- Sanciones

El socio que no presente el justificativo solicitado o se compruebe estar involucrado en

tareas ilícitas de lavado de activos acatará las siguientes sanciones:

a) PREVENTIVA.- Suspensión y bloqueo de la cuenta de ahorros de manera

temporal, hasta que justifique la procedencia del dinero.

b) DEFINITIVA.- Expulsión de la Institución en caso que se compruebe

estar inmerso en actividades ilícitas de lavado de activos.

Estas sanciones serán resueltas por el Comité de Cumplimiento con la aprobación de

Consejo de Administración, en caso de que el socio este inmerso en lo dispuesto en el

literal b, la información será reportada al Órgano de Control Pertinente.

ART.25.-Disposiciones Generales

a) Todos los reportes que entregue la cooperativa de sus socios hacia el Órgano de

Control Pertinente, tienen el carácter confidencial, salvo en caso de mandato

judicial o resolución de los órganos superiores.

b) La cooperativa en salvaguarda de sus intereses, se reserva el derecho de dar

seguimiento al origen de los fondos, con la solicitud de los documentos e

información para justificar el destino de los mismos y la entrega de

Información a UAF.

c) Para que un socio sea sancionado deberá ser notificado por la Institución

indicando la falta que está cometiendo en base a este reglamento.

d) Queda terminantemente prohibido a los directivos o al gerente general, ejecutar

alguna acción contraria en el presente reglamento por recomendación o presión

interna o externa.

e) En caso fortuito o de fuerza mayor que haya impedido la presentación de

reportes a la Unidad de Análisis Financiero (UAF), el oficial de cumplimiento

dispone de un día contado desde el vencimiento del término del reporte, a través

de los debidos respaldos.

145

CONTROL DE

LAVADOS DE

ACTIVOS Y

FONDOS

ILÍCITOS

REGLAMENTO

146

1. OBJETIVOS

El presente Manual de Procesos busca dotar al Departamento de Cumplimiento de la

COAC “1 De Julio”, de un instrumento técnico administrativo, a fin de desarrollar los

procesos con eficiencia, eficacia y economicidad.


Describir las acciones a realizar por el Departamento de Cumplimiento.

Suministrar información sobre los diferentes procesos desempeñados en el

Departamento de Cumplimiento con el fin de contribuir al mejor desempeño de las

actividades que busca controlar el Lavado de Activos.



conocimientos como en herramientas de tipo manual y tecnológico para el control

de lavado de activos.


departamento de cumplimiento generados como instrumento que dará

cumplimiento a los objetivos del plan de mejoramiento de la entidad.


precisión las responsabilidades existentes dentro de los procedimientos del

Departamento de cumplimiento a los directivos de la Cooperativa de Ahorro y

Crédito “1 De Julio”


El presente Manual está dirigido al área de administración de la Matriz y de las Agencias,

que desarrollen los procesos aquí presentados.





147




De fecha 8 de Octubre del 2013 y debe ser difundido y aplicado por todos los empleados




en el área administrativa y bajo la responsabilidad de los encargados de las mismas.


responsabilidad exclusiva del Departamento de Cumplimiento, en consecuencia, cualquier








148





TERMINAL:


Subproceso

OPERACIÓN:





manualmente.



DECISIÓN:






DOCUMENTO:



desarrollar.






149



en la tabla siguiente.





CONECTOR:












A

150

Tabla 38.Descripción de procesos de Lavado y Control de Activos


DEPENDENCIA: Gerencia

DEPARTAMENTO O SECCIÓN: Cumplimiento


Control de riesgos

Gestión de reportes para la

presentación de lavado de

activos.

Políticas generales de

prevención de lavado de

activos

Informe a la Unidad de

Unidad de Análisis

Financiero (UAF),

Implementar la política de

“Conoce a tu Cliente”

Implementar la política

“Conoce a tu Proveedor”

Implementar la política

“Conoce a tu empleado”

Socios y clientes a

nivel de Matriz y

Agencias.

Oficial de

Cumplimiento

Presentación de reportes a la Unidad de

Análisis Financiero (UAF)

Establecer políticas de control




151

Tabla 39. Descripción de actividades de Informes a la Unidad de Análisis Financiero



MACRO PROCESO: Control de Riesgos

PROCESO: Gestión de Reportes para la Prevención de Lavado de Activos

SUBPROCESO: Informes a la Unidad de Análisis Financiero (UAF)


RESULTADO

OBSERVACIONES

1 Recopilación de la base

de datos de la matriz y

agencias (depósitos

iguales o superiores a

$10,000)

Oficial de

cumplimiento

Solicitar al

departamento de

sistemas le remita el

reporte mensual de los

depósitos iguales o

superiores a $10,000

Departamento

de

cumplimiento y

área de

informática

Transacciones

(anexo

DCU.0001) Base de datos

En el caso de no

existir el formulario

del CONCEP firmado

por el socio, el cajero

(a) responsable deberá

acudir al domicilio del

mismo para solicitar

llenar el formulario

correspondiente

2 Verificación de los

formularios del

CONSEP (depósitos

iguales o superiores a

$5,000)

.

Oficial de

cumplimiento

Solicitar al área de

cajas se remita todos

los formularios del

CONSEP registrados

durante el mes para su

respectiva verificación

de acuerdo a la base de

datos expedida por el

área de sistemas.

Departamento

de

cumplimiento

Formulario

del CONCEP

(anexo

DCU.0002)

Verificación de los

formularios del

CONSEP

152

3 aprobación del informe

depósitos iguales o

superiores a $10,000

Comité de

cumplimiento

Verificar y aprobar la

información emitida

por el departamento de

cumplimiento, previa a

la elaboración de las

estructuras de Unidad

de la Análisis

Financiero (UAF).

Departamento

de

Cumplimiento

Informe del

departamento

de

cumplimiento.

(anexo

DCU.0003) Aprobación del

informe

En caso de que el

comité de

cumplimiento por

alguna razón

fundamentada no este

de acuerdo con el

informe presentado

por el oficial de

cumplimiento

solicitará a esta

dependencia proceda a

realizar los cambios

pertinentes.

4 Presentación de

reportes a la Unidad de

Análisis Financiero

(UAF)

Oficial de

Cumplimiento

Llenar y presentar los

reportes en las

estructuras de Unidad

de Análisis Financiero

(UAF) hasta los

primeros 15 días de

cada mes y subir la

información a la página

web de Unidad de

Análisis Financiero

Departamento

de

Cumplimiento

Estructuras

(anexo

DCU.0001)

Presentación de

estructuras

-Se reportaran en las

estructuras las

operaciones o

transacciones

económicas inusuales

o injustificadas y las

operaciones y

transacciones

individuales cuya

cuantía sea igual o

superior a $10,000 de

los Estados Unidos de

América o su

equivalente en otras

monedas, así como las

operaciones y

transacciones

económicas que

igualen o superen el

umbral legal.

153

5 Recepción de los

resultados de

presentación

Oficial de

cumplimiento

Imprimir y archivar el

correo electrónico

emitido por la UAF

confirmando la

recepción de Reportes

Departamento

de

Cumplimiento

Correo

electrónico

(anexo

DCU.0004)

Recepción de los

resultados de

presentación

6 Archivo de Información Oficial de

cumplimiento

Respaldar los informes

remitidos a la UAF en

medios magnéticos

hasta por 10 años.

Departamento

de

Cumplimiento

Material

magnético

Archivo de

información




154

Tabla 40. Flujo grama de Informes a la Unidad de Análisis Financiero

FLUJOGRAMA

INFORMACIÓN:


MACROPROCESO: Control de Riesgos


SUBPROCESO: Informes a la Unidad de Análisis Financiero (UAF)


Departamento de Cumplimiento Área de Sistemas Comité de cumplimiento

INICIO

1 Recopilación de la Base de datos de la Matriz

y Agencias (Depósitos iguales o superiores a

$10,000)

2 Verificación de los formularios del CONCEP

(Depósitos iguales o superiores a $5,000)

3 Aprobación del Informe

depósitos iguales o superiores a $10,000

4 Presentación de Reportes a la Unidad De

Análisis Financiero (UAF)

SI NO

155

5 Recepción de Resultados de Presentación

6 Archivo de Información

FIN




156

Tabla 41. Descripción de actividades de implementar la política “Conoce a tu Cliente”




PROCESO: Políticas generales de prevención de lavado de activos

SUBPROCESO: Implementar la política “Conoce a tu cliente”


RESULTADO

OBSERVACIONES

1 Establecer medidas

para identificar a

nuestro cliente

potencial,

permanente,

ocasional y actual

Comité de

cumplimiento.

Tener contacto con el

cliente.

Recabar información

del socio requiriendo

cumplir con Los

requisitos necesarios

implantados por la

cooperativa (Anexo

DCU005)

Analizar la

documentación

presentada

Aceptación como

Departamento

de

Cumplimiento

Ley de

Economía

Popular y

Solidaria

Medidas de control

para los socios

establecidas

La actualización de

los documentos de

respaldo, formularios,

declaraciones del

conocimiento al cliente

serán actualizados

anualmente

157

socio.

2 Monitorear los

movimientos

económicos de los

socios.

Oficial de

cumplimiento

Monitorear

permanentemente la

razón del volumen,

índole de negocio o

cualquier otra

actividad económica

que declare, tipo y

características de las

operaciones que el

cliente realiza

(montos, monedas,

cuentas, lugares de

realización, fechas,

periodicidad)

Departamento

de

cumplimiento

Reportes

diarios

Control constante

en las

transacciones de

los socios

En caso de que el

comité de

cumplimiento por

alguna razón

fundamentada no este

de acuerdo con el

informe

3 Presentar al directorio

un informe

Oficial de

cumplimiento

Presentar un informe

con la naturaleza de

las transacciones

frente a la actividad

del socio.

Departamento

de

cumplimiento

Informe de

las

operaciones

de los socios

Presentar al

directorio un

informe




158

Tabla 42. Flujograma Implementar la política “Conoce a tu cliente”

FLUJOGRAMA

INFORMACIÓN:




SUBPROCESO: Implementar la política “Conoce a tu cliente”


Comité de Cumplimiento Oficial de Cumplimiento

INICIO

1 Establecer medidas para identificar a nuestro

cliente potencial, permanente, ocasional y

actual

2 Monitorear los movimientos económicos de

los socios.

3 Presentar al directorio un informe sobre

operaciones inusuales

FIN




159

Tabla 43. Descripción de actividades de implementar la política “Conoce a tu Empleado”





SUBPROCESO: Implementar la política de “Conoce a tu empleado”


RESULTADO

OBSERVACIONES

1 Autorización de

contratación de nuevo

personal

Gerente

El director o jefe de

área requiere la

contratación de nuevo

personal, solicita

autorización al Gerente

de la Cooperativa

Gerencia Autorización

de contracción

Autorización o

negación de

contratación de

nuevo personal

2 Búsqueda de

aspirantes

Jefe o director

de área

buscará diferentes

opciones a través de:

- Base de Datos

(ex funcionarios,

pasantes o aspirantes)

- Referencias

- Universidades

Departamento

solicitante

Computadora

Internet

Base de datos

Búsqueda de

aspirantes para

ocupar el cargo

Para el caso de

prácticas pre-

profesionales se podrá

aplicar los convenios

vigentes con las

distintas

universidades, con el

fin de dar

cumplimiento a los

mismos.

160

3 Presentar hoja de vida y

Cumplir con los

requisitos para

aspirantes.

Aspirantes Receptar las hojas de

vida de los aspirante,

con los requisitos

establecidos por la

institución “Conoce a

tu Empleado” ( Anexo

DCU006)

Gerencia

Requisitos

para aspirantes

Receptar hojas de

vida con los

requisitos necesarios

4 Revisar los documentos

de los aspirantes

Gerente y

Oficial de

cumplimiento

Verificación de la

información de los

aspirantes mediante:

• Verificación

telefónica de las

referencias laborales y

personales,

• Listas negras.

• Verificación de

juicios pendientes en la

página web de la

función judicial.

Departamento

de

cumplimiento

Documentos

de los

aspirantes

Verificación de

información de los

aspirantes

5 Pre selección de

candidatos

Gerente y

Oficial de

Cumplimiento

Entrevistar a los

candidatos pre-

seleccionados

Gerencia Documentos

de los

aspirantes

Selección del nuevo

funcionario

6 Comunicación de

resultados

Gerente Contactar con los

aspirantes no

seleccionados para

informarles la decisión

de no contratación y

extenderles su

agradecimiento por el

tiempo invertido en el

proceso de selección.

Y al aspirante

seleccionado comunicar

su logro como nuevo

Gerencia Teléfono,

internet

Comunicar los

resultados del

aspirante

seleccionado

Los datos de los

aspirantes no

seleccionados pasan a

alimentar la base de

datos de la

Cooperativa.

161

funcionario de la

institución

7 Contratación Gerente Proceder a las firmas de

los contratos por parte

del aspirante

seleccionado como

nuevo funcionario de la

institución

Gerencia Contrato de

trabajo

Firmas de contrato

de trabajo

8 Inducción al nuevo

funcionario

Gerente

Jefe o director

de área

Realizar el proceso de

inducción, informando

al funcionario las

actividades que debe

cumplir con el correcto

uso de los manuales de

cada departamento.

Área de trabajo Manual de

procedimiento

y reglamento

Inducción al nuevo

funcionario




162

Tabla 44. Flujo de implementación de políticas conoce a tu empleado

FLUJOGRAMA

INFORMACIÓN:




SUBPROCESO: implementación de la política conoce a tu empleado


Jefe o director de área Gerente Oficial de Cumplimiento

INICIO

1 Autorización de contratación de nuevo

personal

2 Búsqueda de aspirantes

3 Presentar hoja de vida y Cumplir con los

requisitos para aspirantes.

4 Revisar los documentos de los aspirantes

163

5 Pre selección de candidatos

6 Comunicación de resultados

7 Contratación

8 Inducción al nuevo funcionario

FIN




164

Tabla 45. Descripción de actividades de implementar la Política “Conoce a tu Proveedor”





SUBPROCESO: Implementar la política “Conoce a tu Empleado”


RESULTADO

OBSERVACIONES

1 Crear una base de datos Comité de

cumplimiento

Buscar proveedores, a

través de los siguientes

medios:

• Proveedores

tomados de la Guía

telefónica.

• Proveedores

Referenciados.

• Proveedores

Actuales.

Departamento

de

cumplimiento

Base de datos

Guía

telefónica

Internet

Base de datos de

proveedores

2 Revisión en las listas

negras

Comité de

cumplimiento

Realizar la revisión en

listas negras del

proveedor y

representante legal.

Departamento

de

cumplimiento

Computador,

Internet

Analizar a los

proveedores y

representantes

legales en las listas

negras

3 Envió de formulario de

registro de

proveedores

Comité de

cumplimiento

Enviar el formulario

"Registro de

Proveedores", para ser

debidamente

Departamento

de

cumplimiento

Computador,

internet

Envió de los

requisitos para el

registro de

proveedores.

El "Registro de

Proveedores" se

actualizará anualmente.

165

diligenciado por el

proveedor, con la

documentación

requerida (Anexo

DCU007)

4 Evaluación de

proveedores

Comité de

cumplimiento

Comité de

proveedores

Citar al Comité de

Proveedores para

realizar una primera

evaluación en base a la

información del

"Registro de

Proveedores",

Bajo los siguientes

criterios y valoración:

Excelente 10, Bueno 8,

Regular 6, Malo 4,

Deficiente 2.

Departamento

de

Cumplimiento

Información

de proveedores

Determinar

proveedores

Para aquellos

Proveedores que son la

única opción de

compra en el país y/o

proveedor del exterior,

es opcional llenar el

"Formulario de

Selección de

Proveedores".

5 Registro de

proveedores

Comité de

cumplimiento

y comité de

proveedores

Diligenciar el formato

"Directorio de

Proveedores

Calificados". En este se

incluyen tanto los

Proveedores

Seleccionados como

los Proveedores

Únicos.

Departamento

de

Cumplimiento

Base de datos Registro en la base

de datos de

proveedores




166

Tabla 46. Flujo de implementación de políticas conoce a tu empleado

FLUJOGRAMA

INFORMACIÓN:




SUBPROCESO: Implementar la Política “Conoce a tu Empleado”


Comité de Cumplimiento

INICIO

1 Crear una base de datos

2 Revisión en las listas negras

3 Envió de formulario de registro de

proveedores

167

4 Evaluación de proveedores

5 Registro de proveedores

FIN




SI NO

168

SEGURIDAD Y

SALUD EN EL

TRABAJO

REGLAMENTO

169

INTRODUCCIÓN




Considerando:

Que es necesaria la creación de un Reglamento de Seguridad e higiene en el Trabajo,

implanta los siguientes Capítulos y Artículos, documento que será de estricto



Art. 1 El objeto del presente Reglamento es el de contar con un Comité de Seguridad y

Salud del Trabajo de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 De Julio”; encargado de

regular las acciones de: difusión, consulta y vigilancia de las disposiciones de Seguridad,

Salud y Medio Ambiente.

CAPÍTULO I

SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Art. 2.- Organización del comité de seguridad y salud:

La conformación del Comité de Seguridad y Salud del Trabajo para hacer cumplir el

Reglamento de Seguridad y Salud y todas las disposiciones de la Legislación de riesgo de

trabajo que apliquen en ella.

1. El Comité estará conformado por tres representantes de los trabajadores y tres

representantes designados por el Consejo de Administración, quienes entre sus miembros

designarán un Presidente y un Secretario que durará cuatro años en sus funciones,

pudiendo ser relegidos indefinidamente. Si el presidente representa al cuerpo directivo, el

secretario representará a los trabajadores.

Cada representante tendrá un suplente elegido de la misma forma que el titular y que será

principalizado en caso de falta o impedimento de este. Concluido el período para el que

fueron elegidos deberá designarse al presidente y secretario tomando en consideración la

alternancia entre las partes.

170

a) Para ser Miembro del Comité, deberá trabajar en la Cooperativa, ser mayor de

edad, saber leer y escribir y tener conocimientos básicos de seguridad y salud

ocupacional.

b) Todos los acuerdos del comité se adoptarán por mayoría simple, se repetirá la

misma hasta por dos veces más, en un plazo no mayor de ocho días. De subsistir el

empate se recurrirá al Jefe de la Dirección Provincial de Riesgo del Trabajo del

IESS.

c) Las actas de constitución del comité serán comunicadas por escrito al Ministerio de

Relaciones Laborales y al IESS, así como al empleador y a los representantes de los

trabajadores. Igualmente se remitirá durante el mes de enero, un informe anual

sobre los principales asuntos tratados en las sesiones del año anterior.

d) El Comité sesionará ordinariamente cada mes y extraordinariamente cuando

ocurriere algún accidente grave o al criterio del Presidente o petición de la mayoría

de sus miembros. Las sesiones deberán efectuarse en horas laborales.

e) Los Miembros del Comité durarán en sus funciones cuatro años, pudiendo ser

relegidos indefinidamente.

Art. 3.- Funciones.- Son funciones del Comité de Seguridad y Salud del Trabajo:

a) Promover la observancia de las disposiciones sobre prevención de riesgos profesionales.

b) Analizar y opinar sobre el Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional de la

Institución. Así mismo, tendrá facultad para, de oficio o a petición de partes, surgir o

proponer reformas al Reglamento de Seguridad y Salud de la Institución.

c) Realizar la inspección general de las oficinas, instalaciones y equipos de la Matriz y

Agencias, recomendando la adopción de las medidas preventivas necesarias.

d) Conocer los resultados de las investigaciones que realicen organismos especializados,

sobre los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, que se produzcan.

e) Cooperar y realizar campañas de prevención de riesgos y procurar que todos los

trabajadores reciban una formación adecuada en dicha materia.

f) Analizar las condiciones de trabajo en la Institución y solicitar a sus directivos la

adopción de medidas de higiene y seguridad en el trabajo.

171

g) Vigilar el cumplimiento del Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional y sesionar

mensualmente.

CAPÍTULO II

DISPOSICIONES REGLAMENTARIAS

Art. 4.- La Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 De Julio” en su condición de empleadora,

tiene la obligación de hacer cumplir todos los derechos de los trabajadores consagrados en:

la Constitución de la República, Convenios Internacionales ratificados por el Ecuador,

Código del Trabajo, Ley de Seguridad Social y demás normas aplicables; así como las que

en esta materia entren en vigencia con posterioridad.

Art. 5.- Obligaciones Generales de La Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 De Julio”

Son obligaciones generales de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 De Julio”

a) Los riesgos provenientes del trabajo son del cargo de la Cooperativa y cuando a

consecuencia de ellos, el trabajador sufre daño personal, estará en la obligación de

indemnizarlo de acuerdo con las obligaciones de este Reglamento, siempre que tal

beneficio no sea concedido por el IESS.

b) La Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 De Julio” está obligada a asegurar a sus

trabajadores condiciones de trabajo que no presten peligro para su salud o su vida.

c) Adoptar las medidas necesarias para la prevención de los riesgos que no pueden

afectar a la salud y el bienestar de los trabajadores en los lugares de trabajo de su

responsabilidad.

d) Mantener en buen estado de servicio las instalaciones, máquinas, herramientas y

materiales para un trabajo seguro.

e) Entregar gratuitamente a sus trabajadores vestidos adecuados para el trabajo y los

medios de protección personal y colectiva necesarios.

f) Organizar y facilitar los servicios médicos, comités y departamentos de seguridad,

con sujeción a las normas legales vigentes.

g) Efectuar reconocimientos médicos periódicos de los trabajadores en actividades

peligrosas; y especialmente, cuando sufran dolencias o efectos físicos o se

encuentren en estados o situaciones que no respondan a las exigencias psicofísicas

de los respectivos puestos de trabajo.

172

h) Especificar las facultades y deberes del personal directivo, técnicos y mandos

medios en orden a la prevención de los riesgos del trabajo.

i) Instruir sobre los riesgos de los diferentes puestos de trabajo y la forma y métodos

para prevenirlos, al personal que ingresa a laborar en la Institución.

j) Dar formación en materia de riesgo, al personal de la Institución, con especial

atención a los directivos, técnicos y mandos medios, a través de capacitación

regular y periódica.

k) Adoptar medidas necesarias para el cumplimiento de las recomendaciones dadas

por el Comité de Seguridad y Salud, Servicios Médicos o Servicios de Seguridad.

l) Entregar a cada trabajador un ejemplar del Reglamento de Seguridad y Salud de la

Institución, dejando constancia de dicha entrega.

m) Facilitar durante las horas de trabajo la realización de inspecciones, en esta materia

tanto a cargo de las autoridades administrativas como de órganos internos de la

Institución.

n) Dar aviso inmediato, por medio de la Gerencia, a las autoridades de trabajo y al

IESS de los accidentes y enfermedades profesionales ocurridas en sus centros de

trabajo y entregar una copia al Comité de Seguridad y Salud.

o) Asignar los recursos financieros que demanden los planes de seguridad

presentados, de modo que se cumplan en el mayor porcentaje posible.

Esto asegurará la participación oportuna del recurso humano, técnico, tecnológico, etc. que

sea necesarios para lograr los objetivos.

Art. 6.- Obligaciones Generales de los Trabajadores

a) Cumplir las disposiciones de este Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo

expedido en forma legal.

b) Comunicar al empleador o a su representante los peligros de daños materiales que

amenazan la vida o los intereses de empleadores y trabajadores.

c) Sujetarse a las medidas preventivas e higiénicas que impongan las autoridades.

d) Participar en el control de desastres, prevención de riesgo y mantenimiento de la

higiene en los locales de trabajo cumpliendo las normas vigentes.

e) Asistir a los cursos sobre control de desastres, prevención de riesgos, salvamento y

socorrismo programados por la Institución u organismos especializados del sector

público.

173

f) Usar correctamente los medios de protección personal y colectiva proporcionados

por la Institución y cuidar de su conservación.

g) Informar al empleador de las averías y riesgo que puedan ocasionar accidentes de

trabajo, a fin de que se adopte las medidas adecuadas y oportunas.

h) Cuidar de su higiene personal, para prevenir contagio de enfermedades y someterse

a los reconocimientos médicos periódicos programados por la Institución.

i) No introducir bebidas alcohólicas ni otras sustancias toxicas a los centros de

trabajo, ni presentarse o permanecer en los mismos en estado de embriaguez o bajo

efectos de dicha sustancias.

j) Colaborar en la investigación de los accidentes que hayan presenciado o de los que

tengan conocimiento.

Art. 7.- Prohibiciones del Empleador

Está prohibido a la Cooperativa y a todos quienes ejercen autoridad en ella:

a) Obligar a sus trabajadores a laborar en ambientes insalubres por efecto del polvo, gases

o sustancias toxicas; salvo que previamente se adopten las medidas preventivas necesarias

para la defensa de la salud.

b) Permitir a los trabajadores que realicen sus actividades en estado de embriaguez o bajo

la acción de cualquier sustancia tóxica.

c) Facultar al trabajador el desempeño de sus labores sin el uso de ropa y equipo de

protección personal cuando fuera necesario.

d) Permitir el trabajo en máquinas, equipos, herramientas o locales que no cuenten con las

defensas o guardas de protección u otras seguridades que garanticen la integridad física de

los trabajadores.

e) Transportar a los trabajadores en vehículos inadecuados para este efecto.

f) Dejar de cumplir las disposiciones que sobre prevención de riesgos emanen de la Ley,

Reglamentos y las disposiciones del Ministerio de Relaciones Laborales, del IESS.

g) Dejar de acatar las indicaciones contenidas en los certificados emitidos por la comisión

de evaluación de las incapacidades del IESS sobre cambio temporal o definitivo de los

174

trabajadores, en las actividades o tareas que puedan agravar sus lesiones o enfermedades

adquiridas dentro de la propia Institución; y,

h) Permitir que el trabajador realice una labor riesgosa para lo cual no fue entrenado

previamente.

Art. 8.- Prohibiciones de los Trabajadores

a) Efectuar trabajos sin el debido entrenamiento previo para la labor que van a realizar.

b) Ingresar al trabajo en estado de embriaguez o habiendo ingerido cualquier tóxico.

c) Fumar o prender fuego en sitios señalados como peligrosos o de alto riesgo para causar

incendios, explosiones o daños en las instalaciones de la Institución.

d) Distraer la atención en sus labores, con juegos, riñas, discusiones, que puedan ocasionar

accidentes.

e) Alterar, cambiar, reparar o accionar maquinaria o instalaciones, sistemas electrónicos,

etc., sin conocimientos técnicos o sin previa autorización superior.

f) Modificar o dejar inoperantes mecánicos de protección en máquinas o instalaciones

superior.

g) Dejar de observar las reglamentaciones colocadas para la promoción de las medidas de

prevención de riesgos.

Art. 9.- Sanciones

El Comité Paritario de Seguridad y Salud del Trabajo, solicitará a la Autoridad

competente para las acciones correspondientes por el incumplimiento a este

Reglamento.

Art. 10.- Del responsable de la gestión de seguridad y salud:

Organización y Funciones

175

El Presidente del Comité es el responsable de la Gestión de Seguridad, Salud y Medio

Ambiente, quien tiene como actividades las de Administrar el Plan de Seguridad

Preventiva, participar en las reuniones del comité, atender las visitas de los reguladores.

Art. 11.- Funciones del Presidente de la gestión de seguridad, salud y Medio Ambiente

a) Reconocimiento y Evaluación de los Riesgos.

b) Promoción y Adiestramiento de los trabajadores.

c) Llevará Registros de la Accidentalidad, Ausentismo y Evaluación, Estadística de

los resultados.

d) Mantener Informado al Consejo de Administraciónde las no conformidades que se

presenten.

Art. 12.- Servicio médico

La Cooperativa de Ahorro y C rédito “1 de Julio” mantiene la vigilancia de la Salud de sus

funcionarios por medio de los certificados médicos otorgados por la Dirección Provincial

de Salud correspondiente a su domicilio principal Parroquia Santa Rosa, sus Agencias en la

Parroquia Pirhuín y la ciudad del Tena.

Art. 13.- De la responsabilidad por niveles:

1. Son responsabilidades de todos quienes tengan o dirijan a su cargo personal.

a) Cumplir y hacer cumplir las normas de seguridad estipuladas en el presente Reglamento

Interno.

b) Cumplir y hacer cumplir el orden, limpieza y disciplina, en las áreas de trabajo bajo su

responsabilidad.

c) Asegurarse que los peligros potenciales estén debidamente identificados y que el

personal tome las precauciones necesarias.

3.Mandos Medios

a) No permitir que ningún subalterno realice funciones o trabajos para los cuales no se

encuentre capacitado o entrenado.

176

b) Realizar inspecciones periódicas a los puestos de trabajo para observar y determinar

condiciones y acciones sub-estándares, con la finalidad de tomar acciones correctivas y

evitar que se produzcan accidentes e incidentes.

c) Inspeccionar el estado de los medios de defensa contra incendios de sus respectivas

áreas de trabajo e informar a la Administración y al Comité de Seguridad y Salud del

particular.

d) Verificar el estado de operatividad de las rutas de evacuación de emergencia,

determinando que se encuentran libres de todo objeto que pueda impedir la salida de

personas en una posible evacuación.

4. Ayudantes - Auxiliares – Personal Administrativo

a) Respetar las reglas de seguridad que se tienen para el área en que se trabaja.

b) Comunicar a sus respectivos jefes de área las condiciones inseguras que se observe en

sus puestos o entorno de trabajo.

c) Asistir a las charlas, talleres, seminarios de prevención de riesgos de trabajo organizado

por el Comité de Seguridad o de la Institución.

d) Participar en los simulacros de evacuación y de actuación para los casos de incendios.

CAPÍTULO III

DE LA PREVENCIÓN DE RIESGOS EN POBLACIONES VULNERABLES

Art. 14.- Prevención de riesgos para el personal femenino.- La Cooperativa de Ahorro y

Crédito “1 De Julio” en los procesos de inducción dará a conocer a su personal femenino

los factores de riesgos a los que están expuestas en sus áreas de trabajo y las medidas de

prevención de riesgos que deben observar para evitar lesionarse.

Como refuerzo a la campaña de prevención les entregará un ejemplar del Reglamento de

Seguridad y Salud en el Trabajo.

Art. 15.- A los servidores con capacidades especiales se les asignarán labores específicas

de acuerdo con la Ley. Igual atención tendrán las mujeres embarazadas y otros grupos

vulnerables; quienes cumplirán las disposiciones legales y reglamentarias.

177

CAPÍTULO IV

DE LOS RIESGOS DE TRABAJO

Sección 1ª.

Art. 16.- De los riesgos mecánicos

Todo trabajo en altura que se realice como parte de mantenimiento, se lo deberá

ejecutar cumpliendo las normas establecidas de uso adecuado de escaleras de

seguridad.

Todo trabajador que labore para la Cooperativa o terceros deberán mantener

limpias y ordenadas sus áreas de trabajo como parte de su actividad diaria.

Todo pasillo y escalera deberán estar libres de objetos; así como también los

canales y cajas de aguas lluvias deberán estar cubiertas con rejillas o placas de

cemento con el propósito de evitar caídas a los trabajadores, visitantes o

estudiantes.

Todo mobiliario tales como escritorios, sillas, archivadores, etc. no debe

presentar aristas vivas o partes salientes que podrían causar cortes o

punzaduras.

Toda instalación de gas deberá cumplir con lo establecido por la Dirección de

Nacional de Hidrocarburos para que no represente un riesgo de incendio.

Cada área de trabajo sean estas oficinas, bodegas, laboratorios, deberán constar

con iluminación natural o artificial suficiente requerida para la función que en

ellas se desempeña.

Todo trabajador que en sus áreas de trabajo estén bajo el efecto de la pantalla

del computador deberá utilizar la respectiva protección en la pantalla.

Todo trabajador de mantenimiento que esté sometido a una fuente emisora de

ruido como es el uso de herramientas eléctricas o de combustión interna deberá

utilizar protección auditiva.

Todo trabajador o personal cuya actividad sea bajo los efectos de los rayos ultra

violetas de la luz solar deberá realizar sus actividades tomando las debidas

medidas de precaución.

178

Sección 2ª.

Art. 17.- Eléctricos

Todas las extensiones eléctricas, enchufes, tomas, conectores que utilicen los

trabajadores deberán aislarse y protegerse adecuadamente contra la humedad.

Ninguna instalación eléctrica deberá tener partes o conductores expuestos

enparedes.

Toda caja de breacker, armarios eléctricos y cajas de conexión siempre deberá tener

su respectiva tapa en posición de cerrado y su respectiva identificación del riesgo.

Sección 3ª.

De los Riesgos químicos

Art. 18.- De los riesgos químicos

El manejo de pinturas, insumos líquidos de limpieza y todo químico del

laboratorio debe considerarse peligroso, y por lo tanto se deberá tomar las

precauciones indicadas por el fabricante, Comité de Seguridad y Salud o

Asesor.

Los químicos deben almacenarse en lugares rotulados cuya temperatura y

ventilación garanticen la conservación de los mismos, sin que estos representen

un riesgo en su manipulación.

Las sustancias químicas que los estudiantes manipularen en el laboratorio deben

presentar riesgos muy bajos o no presentar riesgo alguno.

La Cooperativa, deberá tener las hojas de seguridad de cada producto químico

que consuma, en la que conste las características específicas del producto.

En caso de accidente deberá tomar los primeros auxilios conforme a lo

estipulado en las hojas de seguridad del producto químico.

Sección 4ª.

Art. 19.- De los riesgos biológicos

179

Todo sitio de trabajo, deberán mantener controlado la presencia de insectos que

pueda representar un riesgo para sus trabajadores y clientes.

Todos los servicios higiénicos, deberá conservarse en buen estado de limpieza e

higiene con el propósito de evitar enfermedades.

Todo surtidor de agua al servicio del personal o clientes deberá constar con su hoja

de mantenimiento actualizada.

Sección 5ª.

De los Riesgos ergonómicos

Art. 20.- De los riesgos ergonómicos

Todo trabajador que realizare actividades de levantamiento de objetos que podría

entrar en riesgo de sobre esfuerzo, lo deberá llevar a cabo con la ayuda adecuada.

Todo trabajador que labore sentado deberá poseer su mobiliario de fácil adaptación

para evitar estrés laboral.

Todo mobiliario debe presentar condiciones ergonómicas aceptables y no causar

malestar corporal.

Todo Jefe vigilará a sus trabajadores que no adoptan posiciones corporales

incómodas en el trabajo que atenten en salud.

Sección 6ª.

De los Riesgos psicosociales y de talento

Art. 21.- De los riesgos psicosociales y de talento

La Autoridad nominadora, seleccionará a sus trabajadores considerando las

características del puesto, tomando en cuenta los factores de riesgo que se puede

encontrar en el mismo.

Todo trabajador antes de ingresar deberá cumplir con la ficha pre ocupacional que

garantice la condición de salud del mismo.

Sección 7ª.

Prevención de accidentes mayores

180

Art. 22.- De la señalética; todas las instalaciones áreas y espacios contarán con rotulación,

señalización de prevención de riesgo, carteleras informativas de prevención de riesgos tales

como: ZONA LIBRE DE HUMO, EXTINTORES DE INCENDIO, SALIDAS DE

EMERGENCIA. La rotulación y señalización tienen el carácter de información,

advertencia, prohibición, obligación y de prevención.

El diseño, los formatos, los colores y la ubicación de la rotulación y señalización se

sujetarán a las normas legales y reglamentarias.

Art. 23.- De la vigilancia de la salud de los Servidores

La vigilancia de la salud parte desde la fase de aspirante, solicitando los exámenes básicos

y el certificado de salud.

DISPOSICIONES GENERALES

PRIMERA: Encárguese de la difusión, capacitación del presente Reglamento a la

Gerencia.

SEGUNDA: Todo lo no previsto en el presente Reglamento se sujetará a lo dispuesto en el

Código de Trabajo, Código de Salud, Reglamento General de Riesgo del Trabajo del IESS,

y demás disposiciones legales que se dicten sobre la materia.

182

SEGURIDAD Y

SALUD EN EL

TRABAJO

REGLAMENTO

183

1. OBJETIVOS

El presente Manual de Procesos busca dotar al Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo

de la COAC “1 De Julio”, de un instrumento técnico administrativo, a fin de desarrollar los

procesos con eficiencia, eficacia y economicidad.


Describir las acciones a realizar por el al Comité de Seguridad y Salud.

fortalecer la sistematización del trabajo del Comité y unificar el trabajo de todos



Institución




Establecer los perfiles de los responsables en cada uno de los procesos, definiendo

los requisitos para cada uno, a fin de contar con personal idóneo en el departamento

de Auditoria de la cooperativa.




departamento de Auditoria generados como instrumento que dará cumplimiento a

los objetivos del plan de mejoramiento de la entidad.


precisión las responsabilidades existentes dentro de los procedimientos al Comité

de Seguridad y Salud en el Trabajo


El presente Manual está dirigido al Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo de Ahorro

y Crédito “1 De Julio”, que desarrollen los procesos aquí presentados.



184












responsabilidad exclusiva al Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo, en consecuencia,

cualquier modificación que se sugiera o que sea necesario incorporar deberá ser presentada

ante este departamento acompañado de la justificación del cambio solicitado y de una

descripción de las tareas que en lo sucesivo se adoptarían.





185





TERMINAL:


Subproceso

OPERACIÓN:





manualmente.



DECISIÓN:






DOCUMENTO:



desarrollar.






186



en la tabla siguiente.





CONECTOR:












A

187

Tabla 47. Descripción de procesos de Seguridad y Salud en el Trabajo



DEPARTAMENTO O SECCIÓN: Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo


Control de la Seguridad y

Salud en el Trabajo

Gestión de Seguridad y

Salud en el trabajo

Vigilancia de Seguridad y

Salud en el trabajo

Comité de Seguridad y

Salud en el Trabajo

Cumplimiento del Reglamento de

Seguridad y Salud en el trabajo




188

Tabla 48. Descripción de actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo



MACRO PROCESO: Control de la Seguridad y Salud en el Trabajo

PROCESO: Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

SUBPROCESO: Seguridad y Salud en el Trabajo


RESULTADO

OBSERVACIONES

1 Realizar la inspección

general de las oficinas,

instalaciones y equipos

de la Matriz y Agencias,

recomendando la

adopción de las medidas

preventivas necesarias,

para velar por el aseo

permanente de las

mismas

Comité de

Seguridad y

Salud en el

Trabajo

Realizar constantemente

inspecciones de las de las

oficinas, instalaciones y

equipos de la Matriz y

Agencias, recomendando

la adopción de las

medidas preventivas

necesarias.

Áreas de la

cooperativa

Inspecciones e

Implementación de

medidas preventivas

en la Matriz y

Agencias de la

cooperativa

2 Cooperar y realizar

campañas de prevención

Comité de

Seguridad y

Coordinar con el

comité de Seguridad y

Áreas de la

cooperativa

Folletos,

computador,

Realización de

campañas y

189

de riesgos y procurar que

todos los trabajadores

reciban una formación

adecuada en dicha

materia.

Salud en el

Trabajo

Salud en el trabajo la

realización de campañas

con el fin de capacitarles

a los trabajadores contra

riesgos laborales.

infocus,

banners

capacitación a los

trabajadores sobre

prevención de riesgos

3 Implementar planes de

mejora

Comité de

Seguridad y

Salud en el

Trabajo

Evaluar el estado

situacional en riesgos de

la institución con el fin

de implementar nuevas

oportunidades de mejora

Áreas de la

cooperativa

Reglamentos Adoptar nuevas

medidas de

prevención de riesgos

acorde a las

necesidades de los

trabajadores

4 Vigilar el cumplimiento

del Reglamento de

Seguridad y Salud

Ocupacional y sesionar

mensualmente.

Comité de

Seguridad y

Salud en el

Trabajo

Sesionar en forma

mensual, con el objetivo

de informar sobre

cumplimiento del

Reglamento de Seguridad

y Salud

Consejo de

Administración

Reglamentos Cumplimiento del

reglamento de

Seguridad y Salud

Ocupacional.




190

Tabla 49. Flujo grama de Seguridad y Salud en el Trabajo

FLUJOGRAMA

INFORMACIÓN:


MACROPROCESO: Control de la Seguridad y Salud en el Trabajo

PROCESO: Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

SUBPROCESO: Seguridad y Salud en el trabajo


Comité de Seguridad y Salud en el

Trabajo

INICIO

1 Realizar la inspección general de las

oficinas, instalaciones y equipos de la

Matriz y Agencias, recomendando la

adopción de las medidas preventivas

necesarias, para velar por el aseo

permanente de las mismas

2 Cooperar y realizar campañas de

prevención de riesgos y procurar que todos

los trabajadores reciban una formación

adecuada en dicha materia.

191

3 Implementar oportunidades de mejora

4 Vigilar el cumplimiento del Reglamento de

Seguridad y Salud Ocupacional y sesionar

mensualmente.

FIN




NO

192

ADQUISICIONES DE

BIENES MUEBLES E

INMUEBLES

REALIZACIÓN DE

ESTUDIOS, EJECUCIÓN

DE OBRAS Y

CONTRATACIÓN

DE SERVICIOS

REGLAMENTO

193

INTRODUCCIÓN




Considerando:

Que es necesaria la creación de un Reglamento de Adquisiciones de Bienes Muebles e

Inmuebles Realización de Estudios, Ejecución de Obras y Contratación de Servicios de

conformidad implanta los siguientes Capítulos y Artículos, documento que será de estricto



CAPÍTULO I

OBJETIVOS Y ALCANCES

Art.1.- El presente reglamento se aplicará en todas las Unidades Administrativas de la

Cooperativa de Ahorro y Crédito " 1 de Julio" Cia.Ltda. , para la administración,

adquisición y ventas de bienes muebles e inmuebles; para administración y venta de bienes

adjudicados judicialmente o recibidos en dación en pago; para realización de estudios,

ejecución de obras y contratación de servicios; y para administración de la proveeduría,

correspondencia y archivo general.

Capítulo II

DE LAS PROVISIONES PARA LAS ADQUISICIONES DE BIENES,

REALIZACIÓN DE ESTUDIOS, EJECUCIÓN DE OBRAS Y CONTRATACIÓN

DE SERVICIOS

Art.2.-La Cooperativa en la formulación del presupuesto financiero y de Inversiones de

cada año, consignará las partidas correspondientes para la adquisición de bienes, ejecución

de obras, realización de estudios y contratación de servicios que fueren necesarios para la

marcha y desarrollo empresarial.

194

Art.3.- Ante eventualidades que surgieran y no esté prevista la correspondiente partida en

el presupuesto y que requieran su atención, excepcionalmente el Consejo de

Administración podrá disponer la adquisición con los fundamentos técnicos presentados y

suscritos por la Gerencia General y dentro de las facultades que se establecen en el

presente Reglamento.

CAPÍTULO III

DE LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

Art.4.- Son activos fijos de la entidad: los bienes muebles o inmuebles adquiridos por

inversión directa de capital propio, las donaciones o legados a favor de la Cooperativa, los

contratos de arrendamiento mercantil una vez ejercida la opción de compra.

Art.5.- El Consejo de Administración, definirá las políticas de administración de activos

fijos, para evitar su deterioro, extravío y mal uso de éstos.

Art.6.- La contabilización de los bienes muebles e inmuebles adquiridos por la

Cooperativa se efectuará de acuerdo a lo establecido en el Catálogo Único de Cuentas

emitido por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria

Art. 7.- La Cooperativa contratará pólizas de seguro contra robos, incendio, pérdidas y

otros riesgos con cobertura suficiente para todos los bienes muebles e inmuebles de la

Institución, las que se actualizarán anualmente.

Art. 8.- Los Activos Fijos de la Cooperativa serán inventariados y registrados

individualmente por ítems y se constatarán anualmente o las veces que sea necesario.

Art. 9.- En el registro constará la fecha de adquisición, características del bien, valor, área

y persona a quien se le asigna para su uso y responsabilidad.

Art. 10.- Responsabilidad.- Son responsables de los bienes muebles e inmuebles de la

Cooperativa: la Gerencia General, los Jefes de agencias, y quien están en uso y custodia de

los activos fijos que por sus funciones le han sido asignados.

195

Art.11.-Custodia: Son responsables de la custodia de los activos fijos de la Institución: El

Gerente General y los Jefes de Agencia, y sus obligaciones son:

a) Mantener un inventario actualizado de los bienes muebles e inmuebles que se

encuentren bajo su custodia de acuerdo al registro, identificando el código,

departamento al que se ha destinado su uso, persona a la que está asignado.

b) Recibir o entregar mediante actas de entrega – recepción, los bienes de la

institución a los responsables de su uso y cuidado.

c) Archivar las actas de entrega - recepción.

d) Incluir en las pólizas de seguro de la Institución, todos los bienes muebles e

inmuebles que se adquieran.

e) Entregar al responsable de la bóveda, para su custodia, los originales de los títulos

de propiedad de los bienes muebles e inmuebles de la Cooperativa, registrados.

f) Los activos fijos muebles entregados a una persona, no podrán ponerse para el uso

de otra, si no es con la autorización escrita de la Subgerencia Administrativa y el

Jefe inmediato.

Art. 12.- Baja Contable de Activos Fijos. La baja contable del registro en libros de

activos fijos de la Cooperativa será autorizada por el Consejo de Administración en los

siguientes casos:

a) Por enajenación del bien;

b) Por donación del bien;

c) Por deterioro del bien; y,

d) Por pérdida del bien.

Art. 13.- Para proceder con lo indicado en el artículo anterior, se deberá cumplir con lo

siguiente:

a) Contabilizar la baja de acuerdo a lo especificado en la Codificación de

Resoluciones de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.

b) Sí se determina que la pérdida del activo fijo es a causa de negligencia del

colaborador que lo custodiaba, la reposición será a su costa.

196

CAPÍTULO IV

DE LAS BASES TÉCNICAS Y ECONÓMICAS

Art.14.- Las adquisiciones de bienes y servicios, como la ejecución de obras y realización

de estudios, cuyos valores superen las facultades del Gerente General, necesariamente,

estarán sujetas al concurso, las cuales serán formuladas por la Gerencia General; ante el

Consejo de Administración o Asamblea General en su orden, quienes así mismo, de ser

necesario, podrán recurrir al apoyo de profesionales en la materia de que se trate.

Art.15.- Las bases de los concursos que se efectuarán serán presentadas por la Gerencia

General y aprobadas por el Consejo de Administración o la Asamblea General en su orden

de competencia, de conformidad con los montos de cada uno de estos organismos.

Art.16.- Las bases de los concursos contendrán los siguientes puntos:

a) Descripción de las características técnicas de los bienes que se desee adquirir, o

descripción técnica de la obra a construir, así como tratándose de servicios y estudios, se

especificará los alcances que deberá comprender la naturaleza de esta.

b) Condiciones económicas base referencial

c) Solvencia profesional para cada adquisición o servicio

d) Plazo de Ejecución de las obras o de la prestación de servicios o estudio

e) Garantías por cumplimiento de contratos o servicios.

Art.17.- En las bases se expresará la exigencia a los concursantes de acuerdo a la

naturaleza de la adquisición, obra o servicio a contratarse, quienes presentarán sus ofertas

en sobres cerrados, con las debidas seguridades que sea imposible conocer su contenido,

pero sí con la identificación de quién es el oferente.

Las bases contendrán los siguientes documentos:

a) Oferta técnica

b) Oferta económica y plazo de ejecución

197

c) Solvencia profesional del oferente y más documentos que constarán de la

descripción de las bases

d) Tipo de garantías a aceptarse.

Art.18.- El Consejo de Administración de ser su competencia, procederá a aprobar las

bases y dispondrá se inicie el respectivo proceso de adquisición de bienes, presentación de

servicios, ejecución de obras o realización de estudios.

CAPÍTULO V

DE LA COMISION CALIFICADORA DE LAS OFERTAS

Art.19.- Son proveedores de la Cooperativa las personas naturales y jurídicas que hayan

reunido los requisitos reglamentarios y hayan sido calificados como tales.

Art.20.- Para la adquisición de bienes o servicios, ejecución de obras o realización de

estudios, cuyos valores superen las facultades del Gerente General del monto de $1.500

dólares, se constituye una comisión calificadora de ofertas y que estará integrada de la

siguiente manera:

a) Gerente General, quien presidirá

b) Dos Vocales del Consejo de Administración

c) Un Vocal del Consejo de Vigilancia

a) El Contador General

Art.21.- Esta comisión calificadora luego que haya tenido la aceptación del Consejo de

Administración, así como la autorización de la Asamblea General según el caso, procederá

a dar inicio al concurso para lo que convocará públicamente o por invitación directa los

diversos profesionales para que participen de este concurso sujetándose a las bases que

podrán ser adquiridas y conocidas por los interesados.

En esta convocatoria se hará constar la naturaleza de la obra, servicio o estudio a

realizarse, así como el bien a adquirirse; el monto referencial del costo de la obra o

servicio, plazo de ejecución, fecha de entrega de la oferta y más condiciones generales para

el oferente.

198

Art.22.- Los oferentes en el día y hora señalados en la convocatoria podrán ser partícipes

de la apertura de las ofertas que en forma pública, donde conocerán: plazo, costo de la obra

o servicio y garantías exigidas.

Art.23.- La Comisión calificadora posteriormente analizará y evaluará las ofertas

presentadas, de lo cual informará al Consejo de Administración sobre esta calificación en

el orden que consideren desde la mejor oferta, para lo que deberá tomar en cuenta, plazo de

ejecución, monto de la oferta así como las garantías fijadas.

Si alguno o algunos de sus integrantes estuvieren en desacuerdo con la mayoría de este

criterio, deberá constar en el informe a presentar debidamente fundamentando sus razones.

Esta comisión calificadora presentará su informe al Consejo de Administración en el plazo

que el organismo señale, en el caso de no presentar deberá justificar los motivos para su

omisión, caso contrario serán sancionados por el Consejo de Administración, siempre y

cuando no hayan solicitado prórroga debidamente justificada.

Art.24.- El informe de la comisión, incluso podrá recomendar al Consejo de

Administración que declare desierto el concurso si las ofertas no cumplieran con las bases

exigidas o que al menos no se presentaren tres.

Art.25.- La Comisión calificadora de ofertas, podrán por pedido de uno de sus miembros o

de su presidente, contar con uno o más asesores técnicos para evaluación técnica de la

oferta al momento de la calificación.

CAPÍTULO VI

DE LAS FACULTADES Y NIVELES DE DECISIÓN

Art.26.- Se establecen los siguientes niveles y facultades de decisión para la adquisición de

bienes servicios, ejecución de obras y realización de estudios.

a) Se autoriza al Gerente de la Cooperativa, bajo su responsabilidad, celebrar

contratos y realizar adquisiciones hasta por el monto de 1.500 dólares, debiendo

presentar el informe correspondiente por cada adquisición a los Consejos de

Administración y de Vigilancia.

199

b) Los contratos y las adquisiciones del Gerente, que superen los 300 dólares, deberán

realizarse previo a la recepción de por lo menos dos ofertas obtenidas directamente

de firmas comerciales, sean estas personas naturales o jurídicas.

c) La Asamblea General resolverá sobre la adquisición de bienes y servicios,

ejecución de obras y realización de estudios, cuyos valores superen las facultades

del Consejo de Administración y autorizará a ésta para que proceda con la

ejecución de la resolución.

Art.27.- El Gerente General al finalizar cada mes informará al Consejo de Administración

sobre las adquisiciones de bienes y servicios realizadas por él dentro de sus facultades así

como las realizadas por el Gerente en sus facultades.

CAPÍTULO VII

DE LOS PROCEDIMIENTOS

Art. 28.- Para la aplicación de lo determinado en los artículos precedentes, se establecen

los siguientes procedimientos:

a) Adquisición Directa.

b) Concurso Interno de Precios; y

c) Concurso Público de Precio

CAPÍTULO VIII

DE LA ADQUISICIÓN DIRECTA

Art. 29. Facultad del Gerente para contratar

Se autoriza al Gerente de la Cooperativa, bajo su responsabilidad, celebrar contratos y

realizar adquisiciones hasta por el monto de 1.500 dólares, debiendo presentar el informe

correspondiente por cada adquisición a los Consejos de Administración y de Vigilancia.

Art.30.-Los contratos y las adquisiciones del Gerente, que superen los 300 dólares,

deberán realizarse previo a la recepción de por lo menos dos ofertas obtenidas

directamente de firmas comerciales, sean estas personas naturales o jurídicas.

Las ofertas contendrán como mínimo:

200

- Nombres y firma de los oferentes

- Registro Único de Contribuyente (RUC)

- Especificaciones del bien o bienes a adquirirse o servicio a contratarse;

- Costos unitarios y totales;

- IVA

- Descuentos que se concedan;

- Fecha de la presentación de la proforma y duración de la misma

- Plazo de entrega;

- Garantías.

Una vez concluido el proceso, la documentación se archivará en expediente separado con

las autorizaciones del funcionario que aprobó las adquisiciones.

CAPÍTULO IX

DEL CONCURSO INTERNO DE PRECIOS

La ejecución de obras, adquisición de bienes muebles e inmuebles, contratación de

servicios, cuya cuantía, supere los 1.500 dólares y no exceda los 15.000 dólares se

someterán a concurso interno de precios.

Art. 31.- La selección se realizará sobre la base de la presentación de por lo menos tres

ofertas obtenidas directamente por la Cooperativa de firmas comerciales, sean estas

personas naturales o jurídicas.

Las propuestas contendrán como mínimo:

- Nombres y firma de los oferentes

- Registro Único de Contribuyente (RUC)

- Especificaciones del bien o bienes a adquirirse o servicio a contratarse;

- Costos unitarios y totales;

- IVA

- Descuentos que se concedan;

- Fecha de la presentación de la proforma y duración de la misma

- Plazo de entrega;

- Garantías (pagarés , letras de cambio); y,

- Los demás requisitos que para el propósito específico de la respectiva

201

contratación, establezca el Consejo de Administración en uso de sus

atribuciones

Una vez concluido el proceso, la documentación se archivará en expediente separado con

las resoluciones de los funcionarios o directivos que aprobaron las adquisiciones

Art. 32.- Todas las adquisiciones se deberán efectuar previo la determinación de la

respectiva disponibilidad presupuestaria.

Art. 33.- El concurso interno de precios será ejecutado por el Comité de Adquisiciones

CAPÍTULO X

DEL CONCURSO PÚBLICO DE PRECIOS

Art. 34. -Se someterán a concurso público de precios previa autorización del Consejo de

Administración, las adquisiciones que superen los USD $ 15.000 dólares.

a) Los estudios y adquisiciones de bienes inmuebles;

b) La adquisición de bienes muebles, maquinaria y equipos; y,

c) Construcciones, aplicaciones y/o adecuaciones de inmuebles cuando no se realicen

por administración directa.

Art. 35.- Todos los estudios, adquisiciones, construcciones y/o adecuaciones, deberán

someterse a las disposiciones que sobre ellas emita el Consejo de Administración,

considerando el presupuesto referencial, fuente de financiamiento, disponibilidad de

fondos certificada por Gerencia y bases elaboradas para el concurso.

Las bases del concurso deberán contener:

a) Modelo de carta de presentación y compromiso;

b) Modelo de formulario de propuesta;

c) Instrucciones a los oferentes sobre el objeto de la contratación;

d) La elaboración y presentación de las propuestas y causas para su rechazo;

202

e) Facultad de declarar desierto el concurso;

f) Trámite de aclaración;

g) Garantía de seriedad de la oferta equivalente al 2% en el monto total;

h) Determinación de la existencia de permanencia legal de los oferentes según sean los

casos;

i) Adjudicación y modificación de éstas;

j) Forma de celebrar el contrato;

k) Sanciones por no hacerlo y garantías exigidas;

l) Proyecto de contrato que a más de las cláusulas propias contendrá:

Estipulaciones relativas a la terminación o resolución

Recepciones provisionales, parciales y definitivas.

Garantías

m) Plazo estimado de ejecución del contrato.

n) Lista del equipo mínimo requerido, si fuere del caso.

Art. 35.- Toda solicitud tendiente a obtener la autorización para convocar a concurso

público de precios deberá reunir los siguientes requisitos:

a) Presupuesto referencial:

b) Fuentes de financiamiento;

c) Disponibilidad de fondos, certificada por el Gerente General;

d) Bases de concurso elaboradas por el Consejo de Administración; y,

e) Modelo de convocatoria en el que se especificará:

Objeto del concurso;

Existencia de recursos para la inversión a realizarse;

Forma de pago;

Lugar que se deberán retirar las bases y presentar las ofertas con especificación de

día y hora límites para el retiro y presentación; y,

Fecha de apertura de los sobres.

203

CAPÍTULO XI

DE LA PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS PARA CONCURSO PÚBLICO

Art. 36.- Las ofertas se presentarán con las debidas seguridades en dos sobres cerrados que

impidan conocer su contenido antes de la apertura oficial y que se hallen redactadas en

idioma castellano de acuerdo a los modelos elaborados por la entidad.

Los documentos contenidos en los sobres uno y dos deben presentarse foliados y

rubricados por el proponente en original y copias certificadas.

Art. 37. -El sobre No 1 contendrá:

a) Carta de presentación y compromiso según el modelo preparado por la institución;

b) El estado de situación económico - financiera del oferente, cortado al mes

inmediato anterior al de la fecha de presentación, suscrito por el representante legal y por

un contador público autorizado, si se trata de una persona jurídica;

c) Certificado de cumplimiento de obligaciones expedido por la entidad de control

respectiva, cuando fuere del caso;

d) Certificaciones bancarias que acrediten la solvencia económica del oferente y,

e) Otros que el Consejo de Administración considere necesarios.

Art. 38.- El sobre No 2 contendrá;

a) La propuesta económica según el modelo preparado por la Cooperativa;

b) El cronograma valorado del trabajo y de análisis de precios unitarios de cada uno de

los rubros, en caso de ejecución de obras o prestación de servicios, o para adquisición de

bienes el detalle de sus características técnicas, precios unitarios y el plazo de entrega de

estos.

c) El original de la garantía de seriedad de la propuesta para asegurar la celebración

del contrato, igual al 2% del monto total de la oferta.

204

Art. 39.-El término para la presentación de las ofertas no será inferior a 10 días laborables,

ni mayor a 18, contados desde la fecha de la invitación.

Art. 40.- La Comisión Calificadora procederá a la apertura de los sobres cerrados que

contienen las propuestas, en presencia de los interesados si desearen concurrir.

Art. 41.- Dentro del máximo de sesenta (60) días de abiertas las propuestas se procederá a

la ejecución del contrato.

Art.42.- Previamente a la suscripción del contrato, el adjudicatario presentará la garantía

del fiel cumplimiento equivalente al 5% de la totalidad del contrato y una garantía

adicional equivalente al 100% del buen uso del anticipo de acuerdo a la forma de pago que

establezca.

Art.43.- El contrato se celebrará dentro del término de diez (10) días posteriores a la

adjudicación.

Art.44.-En caso de declararse desierto el concurso se realizará una nueva convocatoria

dentro de los 15 días siguientes a esta declaratoria, la que se sujetará al mismo

procedimiento establecido en los artículos anteriores.

CAPÍTULO XII

DE LOS OFERENTES

Art .45.- Las ofertas podrán ser presentadas por personas naturales o jurídicas, reconocidas

como vendedoras de los bienes o servicios que oferten así como por profesionales

competentes dentro del área o naturaleza de la obra o estudio, quienes deberán acreditar su

solvencia profesionales, capacidad legal, experiencia y capacidad para contratar.

Art.46.- Los oferentes, se sujetarán específicamente a las bases de cada concurso que le

proporcione la Cooperativa así como a los términos y plazos que consten en la

convocatoria. No se admitirá ofertas que sean presentadas incompletas a las exigencias de

las bases y convocatoria, aquellas que sean presentadas extemporáneamente a la fecha y

hora específica que consta en la convocatoria y las bases del concurso, igualmente no serán

admitidas aquellas que no presenten las garantías exigidas.

205

CAPÍTULO XII

DE LA APROBACIÓN Y NOTIFICACIÓN AL BENEFICIARIO Y DE LA

FORMALIZACION DEL CONTRATO

Art.47.- La resolución sobre los resultados del concurso será adoptada por el Consejo de

Administración por ser esa la facultad y dentro del plazo que consta de las bases del

concurso.

Art.48.- La resolución que adopte el estamento respectivo, será comunicado a través de la

Gerencia General, a los oferentes que participaron en el concurso; así mismo, se le dará

plazo de veinte días adjudicado para la suscripción del contrato plazo que correrá a partir

de la notificación por escrito.

Art.49.- El Gerente General en su calidad de representante legal de la Cooperativa, será

quien suscriba todos los contratos por compra de bienes y servicios, ejecución de obra y

realización de estudios que sean aprobados. Podrá así mismo participar en la suscripción

del contrato el Presidente de la Cooperativa o funcionario que el Consejo de

Administración designe:

Art.50.- En la suscripción del contrato formará parte obligatoria del mismo los siguientes

documentos que han sido sujetos del concurso:

a) Convocatoria

b) Bases del concurso

c) Oferta adjudicada

d) Informe de la comisión calificadora

e) Resolución de Adjudicación del contrato

f) Garantías de fiel cumplimiento del contrato, garantía del anticipo a entregarse y el

porcentaje fijado como fondo de garantía, los mismos que serán devengados de

conformidad a lo expresado en el contrato.

g) La forma bilateral o unilateral de dar por terminado el contrato

h) Las multas que consten de las bases en caso de incumplimiento en el servicio, obra

o estudios a los plazos fijados

i) Y todas las demás normas contractuales que por naturaleza son necesarias en este

documento.

206

Art.51.-La Gerencia General en forma directa o a través de los funcionarios respectivos

hará el seguimiento de las cláusulas contractuales convenidas así como suscribirá las actas

de entrega recepción tanto provisional como definitiva.

Art.52.- De surgir controversias en la ejecución del contrato, el Gerente General queda

facultado para iniciar las acciones legales pertinentes que vayan en bien de precautelar los

intereses de la Institución.

CAPÍTULO XII

DEL USO DE LOS VEHÍCULOS DE LA INSTITUCIÓN

Art. 53.-Para precautelar el uso y mantenimiento de los vehículos de la Cooperativa (autos

y motos), se tomará en cuenta lo siguiente:

a) El uso de los vehículos institucionales será autorizado por el Gerente General, y en las

agencias los jefes de agencia

b) La entrega del vehículo al responsable de conducirlo, será mediante acta de entrega

recepción.

c) El vehículo podrá ser utilizado por el Presidente, Directivos, Gerente General y

Colaboradores de la Cooperativa, tomando en cuenta las siguientes condiciones:

Que la autorización dé prioridad a la solicitud de mayor importancia para la

Institución.

Que el uso sea estrictamente para actividades institucionales.

El vehículo deberá ser conducido únicamente por el responsable designado.

El Gerente General y Jefes de Agencia deben mantener vigentes las matrículas y

pólizas de seguros de los vehículos.

Art.54.- Terminada la gestión, el responsable guardará el vehículo en el garaje contratado

por la institución; cuando se esté en comisión de servicios, en un garaje o sitio seguro.

Art.55.-El pago por abastecimiento de combustible, se realizará mediante factura emitida

por el proveedor.

Art.56.- Los responsables de autorizar el uso de los vehículos, cuando sea necesario,

entregarán al conductor, una nota de pedido para el abastecimiento de combustible. El

207

original será entregado al proveedor y la copia con la firma de recepción del proveedor al

responsable para la revisión y archivo correspondientes.

Art. 57.- De las Responsabilidades del Conductor:

a) Mantener al vehículo asignado en condiciones de buen funcionamiento y

presentación.

b) Llenar y llevar correctamente la orden de movilización del vehículo, la que será

entregada al responsable de autorizar el uso del vehículo, se usará el (Anexo 1)

c) En caso de accidente, elaborará un informe detallado de las causas y circunstancias

que ocasionaron el suceso. El informe será entregado al siguiente día hábil de

producido el suceso, al responsable de autorizar el uso del vehículo con copia a

Auditoria Interna.

d) Terminada la gestión del conductor entregará la llave del vehículo al responsable

de autorizar su uso.

e) Observar la Ley General de Tránsito, sus reglamentos y las disposiciones de las

autoridades competentes.

f) Respetar a los usuarios y cumplir con las normas que rigen la adecuada y

responsable conducta profesional y humana.

g) El descuido o negligencia en el uso del vehículo que cause daños y perjuicios a la

institución o a terceros, dará lugar a la responsabilidad personal y pecuniaria del

chofer o Jefe de Seguridad, según corresponda.

Art. 58.- De las Prohibiciones del conductor del vehículo:

a) Usar el vehículo sin autorización del responsable de autorizar su uso.

b) Entregar el vehículo a personas no autorizadas.

c) Acudir a los lugares que atenten contra la moral pública.

d) Utilizar el vehículo para fines ajenos a los de la Institución.

e) Causar daño intencional al vehículo.

f) Conducir en estado etílico o bajo influencia de sustancias estupefacientes o

psicotrópicas

209

ADQUISICIONES DE

BIENES MUEBLES E

INMUEBLES

REALIZACIÓN DE

ESTUDIOS, EJECUCIÓN

DE OBRAS Y

CONTRATACIÓN

DE SERVICIOS

REGLAMENTO

210

1. OBJETIVOS

El presente Manual de Procesos busca dotar al Comité de Adquisiciones de la COAC “1

De Julio”, de un instrumento técnico administrativo, a fin de desarrollar los procesos con

eficiencia, eficacia y economicidad.


Describir las acciones a realizar por el Comité de Adquisiciones.

fortalecer la sistematización del trabajo del auditor y unificar el trabajo de todos



Institución







Comité de Adquisiciones generados como instrumento que dará cumplimiento a los

objetivos del plan de mejoramiento de la entidad.


precisión las responsabilidades existentes dentro de los procedimientos del Comité

de Adquisiciones a los directivos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 De

Julio”


El presente Manual está dirigido al Comité de Adquisiciones de la Cooperativa de Ahorro

y Crédito “1 De Julio”, que desarrollen los procesos aquí presentados.





211










responsabilidad exclusiva del Comité de Adquisiciones, en consecuencia, cualquier








212





TERMINAL:


Subproceso

OPERACIÓN:





manualmente.



DECISIÓN:






DOCUMENTO:



desarrollar.


213










CONECTOR:












A

214

Tabla 50. Descripción de procesos de Adquisición



DEPARTAMENTO O SECCIÓN: Comité de Adquisiciones


Adquisiciones de Bienes

muebles e inmuebles

realización de estudios,

ejecución de obras y

contratación de servicios

Administración ,control y

contratación

Control de activos fijos Empleados de la Matriz

y Agencias de la

Cooperativa.

Mantener un registro actualizado del control

de los activos fijos de la institución

Contratación de Bienes

muebles e inmuebles

realización de estudios,

ejecución de obras y

contratación de servicios

Gerente, Consejo de

Administración y

Vigilancia y Contador

Adquirir un bien o un servicio.

Uso de los vehículos de la

institución Gerente

Usar de una manera responsable los

vehículos de la cooperativa.




215

Tabla 51. Descripción de actividades de Control de Activos Fijos



MACRO PROCESO: Adquisiciones de Bienes muebles e inmuebles realización de estudios, ejecución de obras y contratación de servicios

PROCESO: Administración ,control y contratación

SUBPROCESO: Control de activos fijos


RESULTADO

OBSERVACIONES

1 Definir políticas

Comité de

Adquisiciones

Establecer políticas para

el control de los activos

fijos según los

requerimientos de la

institución

Áreas de la

cooperativa

Ley de

Economía

Popular y

Solidaria

Políticas para el

control de activos fijos

establecidas

2 Contabilización de

bienes

Comité de

Adquisiciones

Registrar en inventarios

las compras de los bienes

de la institución.

Departamentos

de la cooperativa

Inventarios Mantener un registro

de los bienes de la

institución.

3 Contratar pólizas de

seguros

Comité de

Adquisiciones

Definir los bienes que se

desee asegurar

Realizar cotizaciones de

los seguros

Analizar

cuidadosamente y

cerciorar que la misma

Empresa de

seguros

Contratos,

proformas

Cobertura de seguro

216

le proporcionará la

compensación del daño o

perjuicio que la

cooperativa desea

asegurar.

Verificar que los datos

anotados en la carátula

de la póliza sean

correctos.

Formalizar el contrato

con la compañía de

seguros bajo las

condiciones, alcances y

periodos de vigencia

contenidas en su póliza,

y que cuente con los

recibos emitidos por la

compañía aseguradora,

debidamente firmados

por el agente autorizado.

Adquirir un plan de

seguro según la

necesidad de la empresa

Archivar la copia de la

póliza contratada




217

Tabla 52. Flujograma del control de activos fijos

FLUJOGRAMA

INFORMACIÓN:


MACROPROCESO: Adquisiciones de Bienes muebles e inmuebles realización de estudios, ejecución de obras y contratación de servicios


SUBPROCESO: Control de activos fijos


Comité de Adquisiciones

INICIO

1 Definir políticas

2 Contabilización y registro de bienes

218

3 Contratar pólizas de seguros

FIN




SI NO

219

Tabla 53. Descripción de Contratación de Bienes muebles e inmuebles realización de estudios, ejecución de obras y contratación de servicios





SUBPROCESO: Contratación de Bienes muebles e inmuebles realización de estudios, ejecución de obras y contratación de servicios


Y/O

RESULTADO

OBSERVACIONES

1 Requisición Departamento

que lo requiera

Elaborar la requisición de compra,

cotizando el material o servicio, la

herramienta o los suministros que

se vaya a solicitar acorde a las

necesidades.

Departamento

solicitante

Computador e

impresora,

cotizaciones

Abastecer de los

insumos

necesarios para el

cumplimiento de

las actividades

2 Comprobar si

existe partida

presupuestaria

para la

adquisición

Gerente

Verificar si existe la partida

presupuestaria para la adquisición

del bien o servicio

Gerencia Presupuesto

anual

Confirmar la

partida

presupuestaria

necesaria

3 Solicitud de

Cotizaciones

Comité de

adquisiciones

Enviar solicitudes de cotizaciones

del material o servicio, la

herramienta o los suministros que

se vaya a solicitar a los diferentes

Gerencia Internet o

convocatoria

Comunicar a los

diferentes

proveedores

sobre los

Si el monto del bien o

servicio que se desea

adquirir supera las

facultades del gerente, se

220

proveedores de la institución materiales,

servicios o

suministro que se

desea adquirir

lo realizará por concurso

de precios.

4 Ofertas o

Cotizaciones

recibidas.

Comité de

Adquisiciones

Recibir por parte de los

proveedores las cotizaciones del

bien o servicio que se desea

adquirir

Gerencia Internet,

cotizaciones

Recibir

cotizaciones de

los proveedores

5 Análisis de

Ofertas

Comité de

Adquisiciones

De las ofertas recibidas para la

adquisición del bien o servicio, se

analizará las cotizaciones para su

previa contratación.

Sala de

reuniones

Cotizaciones Analizar las

cotizaciones

recibidas

6 Orden de

Compra u

Orden de

Servicio.

Comité de

Adquisiciones

Elaborar las respectivas

retenciones conforme a la ley,

firmas del contrato.

Empresa

oferente

facturas,

retenciones,

cheques,

contratos

Bien o servicio

requeridos con

sus respetivos

documentos de

respaldo.

7 Informe de

Recepción o

Informe de

Conformidad.

Comité de

Adquisiciones

Acta de entrega recepción del

bien o servicio para su previo

archivo

Departamento

solicitante

Acta de

entrega

recepción

Bien o servicio

requerido.




221

Tabla 54. Flujograma de Contratación de Bienes muebles e inmuebles realización de estudios, ejecución de obras y contratación de servicios

FLUJOGRAMA

INFORMACIÓN:




SUBPROCESO: Flujograma de Contratación de Bienes muebles e inmuebles realización de estudios, ejecución de obras y contratación de

servicios


Departamento Solicitante Comité de Adquisición Gerente

INICIO

1 Requisición

2 Comprobar si existe partida presupuestaria

para la adquisición

222

3 Solicitud de Cotizaciones

4 Ofertas o Cotizaciones recibidas.

5 Análisis de Ofertas

6 Orden de Compra u Orden de

Servicio.

7 Informe de Recepción o Informe de

Conformidad.

8 FIN




223

Tabla 55. Descripción de actividades de uso de vehículos de la institución





SUBPROCESO: Uso de vehículos de la institución


Y/O

RESULTADO

OBSERVACIONES

1 Llenar la orden

de movilización

Gerente

La máxima autoridad está

facultado para autorizar la

movilización de los vehículos.

Los funcionarios que deban

cumplir con una comisión que

implique

viáticos, o subsistencias, deberán

tramitar, con al menos cuarenta y

ocho horas de

anticipación la respectiva,

La orden de movilización se

emitirá en formularios

preimpresos y prenumerados, y

Gerencia

Orden de

movilización

(anexo OM001)

Usar de una

manera

responsable los

vehículos de la

cooperativa.

224

contendrá los siguientes datos:

a) Identificación de la entidad,

antecediendo a la misma el

encabezamiento siguiente:

"Orden de Movilización;

b) Lugar, fecha y hora de emisión

de la orden;

c) Motivo de la movilización;

d) Lugar de origen y de destino;

e)Tiempo de duración de la

comisión;

f.) Nombres y apellidos

completos del conductor y del

servidor público a cuyo cargo

está

el vehículo oficial, con los

números de las cédulas de

ciudadanía;

g) Descripción de las principales

características del vehículo, es

decir, marca, color,

número de placas de

identificación y de la matrícula;

y,

h) Apellidos y nombres, y firma

225

del funcionario que emitió la

orden

2 Emitir un

informe

posterior a la

utilización

Personal que

utilizó el

vehículo

Realizar un informe posterior a

la utilización del vehículo , con el

principal objetivo de la salida,

antecedentes de las actividades y

anexos del lugar de visita

Gerencia Informe Informe

posterior a la

utilización del

vehículo




226

Tabla 56. Flujograma de Uso de vehículos de la institución

FLUJOGRAMA

INFORMACIÓN:




SUBPROCESO: Uso del de vehículos de la institución


Conductor

INICIO

1 Llenar la orden de movilización

2 Emitir un informe posterior a la utilización

3 Llenar la orden de movilización

8 FIN




227

3.2. Análisis de los resultados finales de la investigación,

229

Tabla 57.TABULACIÓN GENERAL

COLORES

Ing. Richart

Patiño

Ing. Juan Carlos

Erazo ITEM

1 V V FACTIBILIDAD

2 V V PERTINENCIA

3 V V

RESOLUCIÓN DEL

PROBLEMA

4 V v APORTE TEÓRICO

5 V v

SIGNIFICACIÓN

PRÁCTICA

Tabla 58. TABULACIÓN POR FILAS

No. ITEM

3

RESOLUCIÓN DEL

PROBLEMA V V

2 PERTINENCIA V V

1 FACTIBILIDAD V V

4 APORTE TEÓRICO V v

5 SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA V v

Tabla 59. TABULACION POR COLUMNAS

No. ITEM

Ing. Richart

Patiño

Ing. Juan Carlos

Erazo

1 FACTIBILIDAD V V

2 PERTINENCIA V V

3

RESOLUCIÓN DEL

PROBLEMA V V

4 APORTE TEÓRICO V v

5 SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA V v

230

3.3 Conclusiones parciales del capítulo

En el presente capitulo se da a conocer la elaboración de la propuesta de investigación

la cual está conformada, por la elaboración de reglamentos y manuales, los cuales se

realizó con la finalidad de establecer procesos para las actividades que desempeña el

área administrativa.

La validación de expertos determina la viabilidad e importancia de la propuesta de

tesis, con la finalidad de abalizar para su respectiva aplicación.

Los Reglamentos y Manuales de Procedimientos están basados de acuerdo lo que

estipula la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, organismo que regula el

funcionamiento del sector financiero del Ecuador.

La implementación de los reglamentos y manuales de procedimientos en la cooperativa

permitirá optimizar tiempo, recursos y capital.

Las medidas adoptadas, tienen el principal objetivo de mejorar el control interno en la

cooperativa, estableciendo procesos para cada actividad que se realice dentro del área

administrativa.

231

CONCLUSIONES GENERALES

En La Cooperativa de Ahorro y Crédito " 1 de Julio" Cia. Ltda. no existe reglamentos,

manuales de procedimientos que permitan obtener un control interno adecuado en la

área administrativa de la institución, provocando que el nuevo personal desconozca a un

inicio los procesos que debe seguir.

Se ha implementado mecanismos de control interno en la institución, con la elaboración

de reglamentos y manuales de procedimientos, con el fin de estandarizar los procesos

de las actividades que realiza el área administrativa.

Las bases teóricas de la investigación están establecidas de acuerdo a la propuesta

realizada.

La aplicación de métodos, técnicas e instrumentos de la investigación permitió realizar

el diagnostico de la organización, dándonos como resultado que no existe control en

las actividades que realiza el área administrativa, esto se genera por no contar con

procesos previamente establecidos.

En las instituciones es necesario implementar controles internos, con el objeto de

proporcionar eficiencia en los procesos para el cumplimiento de los objetivos

institucionales.

Las políticas fueron elaborados de acuerdo a lo que establece la Ley de Economía

Popular y Solidaria que controla las entidades Financieras del Ecuador, con el fin de

mejorar la economía popular del país.

232

RECOMENDACIONES

Cooperativa de Ahorro y Crédito " 1 de Julio" Cia. Ltda utilice los manuales y

reglamentos como fuente de consulta, para garantizar el cumplimiento eficiente de las

actividades que se realizan en el área administrativa.

Al efectuar los procesos de Auditoria Interna, Lavado y Control de Activos, Seguridad y

Salud en el Trabajo y Adquisiciones de Bienes muebles e inmuebles realización de

estudios, ejecución de obras y contratación de servicios se cumplan con las

actividades establecidas para cumplir con los objetivos de la institución.

Para la aplicación efectiva de los controles detallados en los manuales es necesaria la

difusión del mismo con el fin de dar cumplimiento a los controles internos establecidos

y vigilar el desempeño de los subordinados.

Es importante comunicar en el área administrativa de la organización para dar a

conocer al personal de sus responsabilidades que requieran llevar a cabo de ahora en

adelante.

Realizar monitoreos sobre el funcionamiento de los controles establecidos para

determinar si existen deficiencias en los procedimientos y poder realizar modificaciones

necesarias para la administración de riesgos

Capacitar al personal involucrados sobre el uso de los Reglamentos y Manuales.

Optimizar los recursos existentes y realizar un seguimiento permanente.

Es importante considerar que el desarrollo de una empresa debe ir de la mano con sus

planes, programas y procedimientos, por tal razón se deberá efectuar análisis y

evaluaciones periódicas de los nuevos procedimientos, con la finalidad de mantener

actualizado los presentes reglamentos y manuales.

233

BIBLIOGRAFÍA

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234

ANEXOS:

ENTREVISTA

Entrevista dirigida al Ing. Richard Patiño, Gerente General de la Cooperativa de Ahorro

y Crédito ¨1 de Julio¨.

Objetivo: Diagnosticar el control interno de la Cooperativa.

1. Se encuentran claramente definidas las actividades, para cumplir con las metas


2. Se revisa y evalúa periódicamente la eficacia de los controles?

3. ¿Por qué considera usted que la cooperativa tiene que mejorar el control

interno administrativo?

4. Existen Manuales de Procedimientos para las actividades que realiza el área

administrativa?


procedimientos se mejorará en control interno administrativo?

235

ENCUESTA

Encuesta dirigida a los empleados del Área Administrativa de la Cooperativa de

Ahorro y Crédito ¨1 de Julio¨

OBJETIVO: Diagnosticar el control interno de la Cooperativa.

INSTRUCCIONES: Lea detenidamente cada pregunta y conteste con sinceridad,

marcando con una X o con su criterio personal.

¿Cree usted que en la Cooperativa existe un adecuado control interno?

¿Considera importante la implementación de Reglamentos y Manuales de

Procedimientos para mejorar el control interno en la Cooperativa?

¿Existen personas encargadas de vigilar el cumplimiento del control interno de la

Cooperativa?

¿Se utilizan sistemas para simplificar y hacer más efectivo el control interno?

¿Califique al control interno de la Cooperativa?

Bueno

Malo

Regular

236

¿Cuenta la Cooperativa con Reglamentos y Manuales de Procedimientos?

¿Tiene Ud. conocimiento del manejo de los manuales de procedimientos?

¿Considera usted que con la aplicación de Reglamentos y Manuales de procedimientos

se mejorará el control interno?

¿Se encuentran claramente definidas las actividades, para cumplir con las metas


¿Cumple usted a cabalidad con los procesos y subprocesos definidos para el desarrollo

de las actividades?

237

ENCUESTA

Encuesta dirigida a los socios de la Cooperativa de Ahorro y Crédito ¨1 de Julio ¨.

OBJETIVO: Diagnosticar la falta de control interno de la Cooperativa.

INSTRUCCIONES:

Lea detenidamente cada pregunta y conteste con sinceridad, marcando con una X o con

su criterio personal.

Conoce usted los servicios que brinda la Cooperativa?

Considera que la atención que brinda la institución es:

Muy ágil:

Ágil:

Poco ágil:

Lenta:

El tiempo que se demoró en realizar su trámite cree que es:

Rápido:

Normal:

Lento:

Estima que existe falta de información sobre los beneficios que ofrece la

Cooperativa?

238

¿Conoce usted el procedimiento necesario para la apertura de una cuenta en la

Cooperativa?

¿Usted ha realizado depósitos iguales o mayores a $5000,00?

¿Conoce el procedimiento a seguir cuando realiza depósitos mayores o iguales a

$5000?

¿Al momento de realizar un depósito mayor o igual a 5000,00 le han hecho firmar

un documento que justifique la licitud de fondos de su transacción?

¿Como usted califica la seguridad de las instalaciones de la Cooperativa?

Buenas

Malas

Regulares

¿Cree usted que existe medidas de seguridad en la institución en caso de alguna

emergencia?

239

Anexo DCU.0001

243

Anexo DCU.0002

244

Anexo DCU003

246

Anexo DCU 004

249

REQUISITOS

“CONOZCA SU CLIENTE”

Para personas naturales:

k) Nombres y apellidos completos, asi como de sus apoderados, de ser el caso.

l) Numero de indenficación: cédula de ciudadania, cédula de identidad o pasaporte vigente.

m) Nombres y apellidos del conyuge .

n) Dirección y números de teléfono del domicilio y dirección del correo electrónico de ser el caso, si el

clienete reside en el exterior, se consignara el país y lugar de residencia.

o) Actividad económica principal y detalle de ingresos que provengan de la misma

p) Detalle de ingreso diferentes a los originados en la actividad económica principal

q) Informacion financiera que incluya valor de los ingresos y egresos mensuales, patrimonio y origen

de los recursos empleados en las operaciones

r) Cuentas que posea o maneje en instituciones del sistema financiero.

s) Firma del cliente y del funcionario que recepte la información.

t) Si el cliente depende economicamente de un tercero, deberá suministrar los datos de la persona de

quien provienen los recursos utilizados.

A efectos de verificar la informacion entregada, la cooperativa requerira la provición de la siguiente

documentación a las personas naturales:

i) Copia del documento de identificación.

j) Copia de la visa o permiso de ingreso y permanencia temporal para el caso de extranjeros no

residentes en el Ecuador.

k) Referencias bancarias y/o comerciales.

l) Copia de al menos un recibo de cualquier de los servicios básicos.

m) Declaración de origen y destino lícito de recursos.

n) En los casos de clientes con dependencia económica de un tercero, se deberá anexar la

documentación de la persona de quien provengan los recursos utilizados para efectuar las

operaciones o transacciones.

o) Resultado de la revisión interna en listas.

p) La actualización de los documentos de respaldo, formularios del conocimiento al cliente serán

actualizados anualmente.

Para personas jurídicas:

h) Razón social o denominación y numero del registro Único del Contribuyentes (RUC)

i) Objeto social y actividad económica

j) Dirección y número de teléfono de la oficina principal, sucursales y agencia, de ser el caso, y

dirección del correo electrónico.

k) Nombres y apellidos completos, números de identificación, dirección del domicilio y número de

teléfono de su(s) representantes legal(es) y apoderado(s).

l) Información financiera relativa al patrimonio e ingresos mensuales y origen de los recursos

empleados en las operaciones.

m) Cuentas e inversiones que mantengan en entidades financieras.

n) Firmas del representante legal y del funcionario que recepta la información.

250

REQUISITOS

“CONOZCA SU EMPLEADO”

j) Nombres y apellidos completos, y, estado civil.

k) Direccion domiciliaria, número telefónico y dirección de correo electrónico, si es aplicable.

l) Hoja de vida con el detalle de sus trabajos y actividades anteriores, estudios y créditos académicos.

m) Referencias personales y laborales.

n) Copia delos recibos de cualquiera de los servicios básicos.

o) Declaración de origen licito de recuros, siempre y cuando éstos provengan de fuentes distintas a las

de la realción laboral, en los formularios diseñados por cada entidad.

p) Declaracion de la situación financiera, total de activos y pasivos (Declaración Patrimonial)

q) Perfil de competencias y de cargos.

r) Fecha de ingreso a la entida.

Para el caso del representante legal y miembros del directorio, se requerirá adicionalmente:

c) Declaracion juramentada ante Notario Público de no encontrarse incurso en las siguientes

obligaciones:

No haber sido condenados mediante sentencia ejecutoriada, alpago deobligaciones con

instituciones del sistema financiero o por obligaciones tributarias, así como los que hubieren

incumplido una sentencia dictado por un tribunal de Arbitraje, mientras esté pendiente la

obligación.

No haber sido judicialmente declarados insolventes o en estado de quiebra.

Los representantes legales y administradores de cooperativa que se hayan sometido a procesos

de concurso preventivo o concordato y quienes tengan glosas confirmadas en última instancia

por la Contraloría General del Estado o las salas de lo Contencioso Administrativo de las cortes

provinciales, según el caso.

No estar impedidos de ejercer el comecio y ni haber sido condenados por delitos contra la

propiedad, las personas, la fe pública o la administración Pública; así como los sancionados

con inhabilitación o remoción de sus cargo por la Superintendencia de Economía Popular y

Solidaria.

No haber sido condennados mediante sentencia ejecutoria por los delitos tipificados en la ley

sobre Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas.

No encontrarse inhabilitados para ejercer cargos públicos en general, o cargos directivos en

instituciones del sistema financiero o sociedades mercantiles.

No haber sido condenados o sancionados por alguna autoridad administrativao judicial.

En la declaración juramentada ante el notario, constará la declaración expresa de que la persona

designada cuenta con el conocimiento y experiencia suficiente que lo acredita como

debidamente capacitado para conocer, identificar y resolver los riesgos del negocio que se

compromete a dirigir, administrar o representante.

d) Hoja de vida, en la cual se haga énfasis en la instrucción y la experiencia profesional en las materias

afines al negocio a administrar, dirigir o representar, adjuntando los docuementos que respalden tal

información

Para el caso de funcionarios estos datos se compilaran en la solicitud de empleo generada por la Gerencia

General.

ANEXO DCU006

251

REQUISITOS

“CONOZCA SU PROVEEDOR”

Presentación de la Empresa

Catálogo de productos y/o servicios ofrecidos (Fecha de inicio de operaciones)

Precios de productos y/o servicios

Políticas de Formas de Pago y Tiempos de Entrega

Estructura Organizacional y Organigrama

Portafolio de Clientes

Certificados de Calidad (Si los tiene)

Descripción del servicio de mantenimiento y atención posventa

Certificación de Distribuidor Autorizado por cada marca que cotice (si lo tiene).

Copia del Nombramiento del Representante Legal

Copia del RUC

Copia de la Cédula del Representante Legal

Otros valores agregados que ofrezca su empresa

Certificado de cumplimiento de obligaciones tributarías

Declaración Juramentada (En caso que el proveedor declare que es una Persona Políticamente Expuesta se

pasará al Oficial de Cumplimiento para la aplicación de la debida diligencia ampliada y autorización

respectiva).

ANEXO DCU007

252

Anexo: OM001

Instalaciones de la COAC “1 de Julio”

255

Acta de Aprobación de Los reglamentos y Manuales

facultad de direcciÓn de empresas …dspace.uniandes.edu.ec/bitstream/123456789/2717/1/... · i...

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