Presentacin de PowerPoint

Estudios Administrativos .Preparado por:Edwin Alberto Baez Silva

Universidad Distrital Francisco Jos de CaldasBogot D.C.

ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS DEL PROYECTO BASADOS EN LA ORGANIZACIONESTUDIO DE LA ORGANIZACIN DEL PROYECTO

EFECTO DE LAS VARIABLES ORGANIZACIONALES EN LA PREPARACION DEL PROYECTO

FACTORES ORGANIZACIONALES

INVERSIONES EN ORGANIZACIN

COSTOS DE LA OPERACIN ADMINISTRATIVA

Subestaciones Elctricas Tema (2015)NESTUDIOS ADMINISTRATIVOS DEL PROYECTO BASADOS EN LA ORGANIZACIONESTUDIO DE LA ORGANIZACIN DEL PROYECTO

La organizacin del proyecto puede ser estructurada por distintas maneras:

Basadas en los principios de la administracin como los propuestos por Henri Fayol

Teora clsica de la organizacin Burocrtica

Diseo organizacional basado en jerarquas Subestaciones Elctricas Tema (2015)NESTUDIOS ADMINISTRATIVOS DEL PROYECTO BASADOS EN LA ORGANIZACIONPrincipios de la Administracin (Henri Fayol)

Subestaciones Elctricas Tema (2015)NESTUDIOS ADMINISTRATIVOS DEL PROYECTO BASADOS EN LA ORGANIZACIONTeora de la organizacin Burocrtica (Max Weber)

Subestaciones Elctricas Tema (2015)NESTUDIOS ADMINISTRATIVOS DEL PROYECTO BASADOS EN LA ORGANIZACIONEstructuras organizacionales

Subestaciones Elctricas Tema (2015)NESTUDIOS ADMINISTRATIVOS DEL PROYECTO BASADOS EN LA ORGANIZACIONEFECTO DE LAS VARIABLES ORGANIZACIONALES EN LA PREPARACION DEL PROYECTO

Al definir y caracterizar cada puesto de trabajo, estimaremos los costos en remuneraciones administrativas del proyecto, asumiendo una doble influencia econmica en la evaluacin del mismo:Un efecto directo en la inversiones y costos de operacinUn efecto indirecto en los costos de operacin derivados de los procedimientos administrativosSubestaciones Elctricas Tema (2015)NESTUDIOS ADMINISTRATIVOS DEL PROYECTO BASADOS EN LA ORGANIZACIONFACTORES ORGANIZACIONALES

Los factores Administrativos mas relevantes de un proyecto se agrupan en cuatro reas decisionales especficas:

Participacin de unidades externas al proyectoTamao de la estructura organizativaTecnologa administrativaComplejidad de las tareas administrativas

Subestaciones Elctricas Tema (2015)NESTUDIOS ADMINISTRATIVOS DEL PROYECTO BASADOS EN LA ORGANIZACIONINVERSIONES EN ORGANIZACION

SEGN LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DISEADA, SE PUEDEN OBTENER LOS CALCULOS DE LA INVERSION QUE SE HAR Y QUE CONTEMPLA:

OBRA FSICAEQUIPAMIENTOCAPITAL DE TRABAJOSubestaciones Elctricas Tema (2015)NESPACIO FSICO

El anlisis de los requerimientos de espacio fsico para las unidades de carcter administrativo requiere estudiar:

Flujo de movimiento de personalAtencin de clientes y proveedoresNumero de funcionarios por oficinaBodegas de materialesRepuestos de equipos y oficinasSistema interno de comunicaciones y flujo de informacinArchivos y frecuencia de uso de esa informacinLocales de ventaSubestaciones Elctricas Tema (2015)NEQUIPAMIENTO y CAPITAL DE TRABAJO

Condiciones ambientalesDeterminar si priman Normas Estticas o Normas FuncionalesInversin en equiposOtras (vehculos, muebles)Dimensionamiento estructural y Operativo del proyecto (CAPITAL DE TRABAJO)

Todos estos tems harn parte de la informacin que estarn en los estados financieros para la evaluacin del proyecto.Subestaciones Elctricas Tema (2015)NESTUDIOS ADMINISTRATIVOS DEL PROYECTO BASADOS EN LA ORGANIZACIONCOSTOS DE LA OPERACIN ADMINISTRATIVA

La mayora de los costos de operacin que se deducen del anlisis organizacional provienen del estudio del los procedimientos administrativos definidos para el proyecto.Sin embargo existen diversos costos involucrados por la estructura organizativa en s en la operacin del proyecto:

Remuneraciones del personal ejecutivo, administrativo y de servicioDepreciacin de la obra fsica, muebles y equiposSubestaciones Elctricas Tema (2015)NPLANIFICACION MATERIALES Y SERVICIOSCONTROL DE CALIDADMANTENIMIENTOSEGURIDAD INDUSTRIAL

FUNCION DE PRODUCCIONPLANIFICACIONMATERIALES Y SERVICIOSCONTROL DE CALIDADMANTENIMIENTOSubestaciones Elctricas Tema (2015)NSEGURIDAD INDUSTRIALFUNCION FINANCIERALa funcin financiera incluye todas las acciones encaminadas a determinar el nivel de recursos necesarios, su distribucin entre los distintos usos dentro de la empresa, y localizacin de fuentes y negociacin de recursos financieros para el cumplimiento del objetivo social.Subestaciones Elctricas Tema (2015)NElaboracin y proyeccin de presupuestos y flujos de fondos.Fijacin de polticas en torno al comportamiento de los activos.Definicin y planeacin de la estructura de endeudamiento.Determinar la proporcin entre recursos propios y los niveles de endeudamiento.FUNCION FINANCIERASubestaciones Elctricas Tema (2015)NFUNCION FINANCIERALa tarea diaria de revisar las disponibilidades y requerimientos para conseguir fondos, ordenar traslados, consignaciones y pagos.Garantizar que los estados financieros se elaboren oportunamente y sean confiables, y se adelanten los anlisis correspondientes.Subestaciones Elctricas Tema (2015)NFUNCION FINANCIERAContabilidad: Es la tcnica que permite recolectar, registrar y resumir en forma oportuna y veraz todas las transacciones de la empresa.Anlisis Financiero: Es la tcnica que permite analizar los estados contables de la Empresa con el fin de tomar decisiones encaminadas a la optimizacin de los recursos financieros,Subestaciones Elctricas Tema (2015)NFUNCION FINANCIERAInversiones fijas: terrenos, edificaciones, vehculos, muebles y enseres.Inversiones diferidas: estudios econmico y tcnicos, uso de patentes, costos de capacitacin, costos de organizacin, montaje y puesta en marcha.Capital de trabajo: efectivo, inventarios y cuentas por cobrar.Subestaciones Elctricas Tema (2015)NFUNCION FINANCIERAFuentes de Financiacin:Una de las tareas propias de la tesorera es la identificacin de fuentes de financiamiento. El origen de los recursos puede darse: mediante el aporte de inversionistas, a travs de la emisin de acciones o bonos, con la utilizacin de crditos de bancos y corporaciones, etc.Presupuesto:Es la funcin que consiste en planear y programar los costos de instalacin y operacin de la empresa, as como los ingresos previstos para el horizonte del proyecto.Subestaciones Elctricas Tema (2015)NPROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOSLos procedimientos administrativos estn encaminados a buscar la coordinacin y armona entre las diferentes funciones de la empresa, con el fin de garantizar el cumplimiento del objetivo

A. Planeacin AdministrativaB. OrganizacinC. Coordinacin D. ControlSubestaciones Elctricas Tema (2015)NQue contenido debe tener el capitulo referente a estudio administrativo? Planeacin estratgicaMisin y visinObjetivos Polticas Estrategias ValoresAnlisis Organigramas Planificacin de talento humano

Marco legal y fiscal Aspecto laboral Aspecto ecolgico

Subestaciones Elctricas Tema (2015)NFUNCION DE MERCADEOSubestaciones Elctricas Tema (2015)NPROCEDIMIENTOS POLITICASNORMASREGLAMENTOSEMPLEADOS Funcin de Talento humano Es el conjunto de polticas, reglamentos, normas, procedimientos e instrumentos utilizados para el manejo de los empleados vinculados a la empresa VinculacinDesarrollo Definicin de Cargos Bienestar social

Relaciones Laborales

Vinculacin Son los procedimientos utilizados para la identificacin, localizacin y reclutamiento de personal

reclutamiento seleccin contratacin induccin registro

noviembre de 2015DesarrolloDefinicin de Cargos

Bienestar SocialRelaciones LaboralesCdigo Sustantivo del Trabajo

INVESTIGACIN Y DESARROLLO

LA GESTION EMPRESARIAL Y LOS NUEVOS PARADIGMASEstrategias y Procedimientos para la direccin de empresaGERENCIA DEL PROYECTO Se trata de presentar en forma esquemtica una concepcin del gerente moderno, teniendo en cuenta las cualidades deseables, las actividades principales que desempea, la informacin que requiere para su gestin, las situaciones eventuales que debe enfrentar al ejecutar un proyecto, y dems elementos propios del clima organizacional que acompaa al gerente en el nuevo entorno empresarialGERENCIA DEL PROYECTO Dirigir la ejecucin de un proyecto significa la realizacin de cada una de las siguientes actividades, as sea a travs de la delegacin en sus colaboradores cercanos:la supervisin la coordinacinel control de las funciones de planeacinel diseo del proceso el diseo detalladola organizacin de la oficina de compra de materiales y equipos el proceso de enganche de personal la construccin de la planta y las obras civiles auxiliares la puesta en marcha de las operaciones en general toda la direccin tcnica y administrativa que requiera el proyecto desde su concepcin hasta su puesta en marcha.

GERENCIA DEL PROYECTO DIRECCION INTEGRAL DE PROYECTOS (DIP)Corresponde a la aplicacin de los principios y tcnicas "de punta" de la Direccin (Management) y de la Ingeniera en la realizacin y desarrollo de proyectos.

los inversionistas los responsables de diseos obras de ingeniera y arquitectura los consultores, asesores, y contratistas instalacin y operacin de los equipos, etc.Cualidades de un gerente de proyectosNotable conocedor del rea administrativa de la empresa. Debe ser un coordinador y un capitalizador de esfuerzos Amplio y detallado conocimiento del proyecto. Capacidad de adaptacin al mismo. Capacidad de estimular el compromiso de sus colaboradores con el proyecto. Capacidad para tomar decisiones.Notables cualidades humanas.Experiencia previa.

Actividades principales de un gerente de proyecto1. Organizar, programar, coordinar y controlar las diferentes actividades.2. Mantener actualizado el proyecto en el diseo, en los contratos, en la compras, en laconstruccin, atendiendo los cambios que se vayan presentando.3. Disponer la adquisicin y aplicacin de los recursos oportunamente, en armona con lospresupuestos y programacin de obra.4. Programar y controlar el trabajo del personal vinculado al proyecto, a nivel de empleadospropios o de contratistas.Informacin requerida por el gerente del proyectoEl gerente debe tener una informacin completa sobre las diferentes actividades que comprometen el proyecto, puesto que debe garantizar la toma oportuna de decisiones y el ejercicio de los controles necesariosa. Los estudios de factibilidad y los correspondientes planes de financiacin.b. conocer con cierta propiedad la regin y la localidad, y desde luego las caractersticasd. Debe tener conocimiento de los procesos tcnicos apropiables.e. Capacidad de opinin en torno a la seleccin y diseo del proceso definitivo.f. Capacidad de anlisis del diseo bsico de la ingeniera de proceso.g. Informacin completa sobre los compromisos de contratistas y proveedores.h. Todas las condiciones del concurso de mritos para contrataciones o licitacionespara los servicios de ingeniera y construccin.i.Informacin requerida por el gerente del proyectoConocimiento de la ingeniera de detalle.j. Conocimiento de todo el proceso de compra de equipos y de materiales.k. Conocimiento de los procedimientos para la generacin de rdenes de compra.l. Todo lo pertinente a los medios de transporte disponibles.ll. Contenido y alcance de todos y cada unos de los contratos.m. Informes sobre la construccin y avance fsico de la obra.n. Valores de pago de la mano de obra utilizada en armona con lo presupuestado.o. Pronsticos mensuales de los flujos de caja.p. Todo lo relativo a las plizas de seguros y el cumplimiento de garantasSituaciones eventuales en la ejecucin de un proyectoEn la realizacin de un proyecto por sencillo que sea aparecen muchas contingencias, situaciones inesperadas, contratiempos generados en el interior de la organizacin o algunos causados por agentes externos, en todo caso el gerente est en la obligacin de conocerlos oportunamente y darles el tratamiento adecuado que garantice el control y la revisin en cada caso, con miras a cumplir las metas fijadas.Situaciones eventuales en la ejecucin de un proyectoEn todo proyecto se presentan cambios en los procedimientos, se presentan inconvenientes en el manejo de personal, aparecen dificultades en el transporte complicando y retrasando la entrega de equipos, materiales y suministros; y determinando desde luego retrasos en la programacin.Situaciones eventuales en la ejecucin de un proyectoEl gerente del proyecto debe desde un principio establecer un sistema gil y eficiente, que le garantice una buena comunicacin con los actores internos del proceso y desde luego con los entes externos relacionados con el proyecto (proveedores, autoridades, empresas de servicios pblicos, bancos y corporaciones, etc.) , con el fin de enterarse de primera mano de:

1. Informacin peridica sobre el avance de la programacin.2. Conceptos y sugerencias sobre problemas tcnicos y administrativos en los diferentes niveles de la organizacin.3. Reporte actualizado sobre pedidos de equipos, materiales y suministros,destacando las dificultades presentadas y esperadas a corto plazo.4. Informe sobre recursos humanos, tcnicos, financieros necesarios y disponibles.5. Informe sobre costos y montos de las diferentes transacciones durante el mes osemana anterior.6. Reporte sobre las dificultades actuales y esperadas en los diferentes niveles de laorganizacin.Situaciones eventuales en la ejecucin de un proyectoTodas las decisiones del gerente del proyecto deben estar avaladas por estudios previos que le permitan determinar, por ejemplo: qu actividades deben subcontratarse ?que nivel de tolerancia se puede esperar para la terminacin de ciertas actividades.?qu compras no programadas se pueden autorizar.? y hasta qu monto? qu monto se justifica asumir para acelerar una determinada actividad, en beneficio del cumplimiento de la programacin total del proyecto.?La ejecucin de un proyecto es una tarea dinmica, sujeta a modificaciones permanentes, por lo tanto su programacin si bien es cierto debe ser lo ms estricta posible, tambin se deben prever niveles de tolerancia y holgura que permitan cierta flexibilidad en su manejo, seguimiento, supervisin y control, especialmente en lo tocante a ciertas actividades estratgicas que condicionan la operacin de otras.