formulacion proyectos culturales

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    FORMULACIN DEPROYECTOS CULTURALES

    UNIVERSIDAD NACIONAL DE CUYOSecretara de Extensin Universitaria

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    FORMULACIN DE PROYECTOS CULTURALES

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    Uniersidad Nacional de CuyoRectora: Dra. Mara Victoria Gmez de EriceVicerrector: Ing. Agr. Arturo SomozaSecretaria de Extensin Universitaria: Magter. Rosa Fader de Guiaz

    Gobierno de MendozaGobernador: Ing. Julio Cobos

    Ministra de Turismo y Cultura: Lic. Mariana JuriSubsecretario de Cultura: Lic. Marcelo Lacerna

    Proyecto: Capacitacin y seguimiento de proyectos socialesResponsables institucionalesGobierno de Mendoza

    Subsecretara de Cultura: Lic. Marcelo Lacerna

    Universidad Nacional de CuyoDepartamento de Educacin a Distancia: Magter. Fernanda Ozollo, Lic. Mnica Matilla

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    FORMULACIN DE PROYECTOS CULTURALES

    Mendoza, 2005

    UNIVERSIDAD NACIONAL DE CUYOSecretara de Extensin Universitaria

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    FORMULACIN DE PROYECTOS CULTURALES

    Seleccin y desarrollo de contenidos y procesamiento didcticoMarcela Orlando, Fernanda Ozollo

    Diseo de cubierta e interiorClaudio Cicchinelli

    IlustacionesMarcelo Marchese

    Primera edicin. Mendoza, 2005.Publicacin de la Secretara de Extensin Universitaria y del Departamento de Educacin a Distancia de la Universidad Nacional de Cuyo.

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    NDICE

    PRESENTACININTRODUCCIN

    Cmo hacer de mi idea un proyecto social y/o cultural?Qu nos puede impedir convertir nuestras ideas en proyectos?

    QU ES UN PROYECTO?

    CULES SON LAS ETAPAS Y COMPONENTES DE UN PROYECTO?

    DELIMITACIN CONCEPTUALDiagnsticoJustificacinPoblacin beneficiaria y localizacinObjetivosMetas

    DESCRIPCIN METODOLGICAPlanificacin: secuencia de actividades y tareasCronogramaRoles y funciones

    PRESUPUESTO

    ANEXO: Formulario para confeccionar presupuesto - convocatoria 2005

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    PRESENTACIN

    Es intencin de la Subsecretara de Cultura de la Provincia de Mendoza, en el marco de los objetivos de su Planificacin Estratgica, definir acciones de gestin ycomunicacin que tiendan a la promocin, la valoracin y la difusin del patrimonio cultural mendocino.

    Entre ellas se encuentra el apoyo financiero a proyectos que promuevan acciones de capacitacin, instancias de formacin, estrategias de difusin y espacios de produccinque impulsen el desarrollo cultural local, de modo de dar respuesta a las demandas de sectores crticos.

    Este material se ha elaborado desde la intencin de generar una instancia donde usted pueda apropiarse de herramientas tericas y prcticas que le permitan la deteccinde necesidades como as como tambin la toma de decisiones en torno al diseo de proyectos sociales y/o culturales. Por esto, adems de presentarle las distintas temticasque implica el diseo de un proyecto, usted encontrar actividades cuya resolucin le permitir ir formulando sus distintos componentes, de modo que una vez finalizadala lectura del material y resueltas dichas actividades, tendr el diseo del proyecto terminado.

    Poner en movimiento nuestras intenciones hacindolas parte de un grupo puede fortalecer ms an nuestros objetivos, siempre y cuando existan metas alcanzables y,fundamentalmente, exista la intencin de evaluar y mejorar lo que hacemos, innovando y buscando nuevos horizontes futuros. Esperamos que este material, como astambin las instancias de capacitacin en las que se encuadra, cumpla con el objetivo de fortalecer la conviccin de que a travs de la gestin cultural -y de los proyectoscomo una de sus herramientas fundamentales- podemos acercarnos a la realidad para conocerla, para hacerla propia, para interpretar transformaciones necesarias, paradespertar conciencias y movilizar voluntades. | 7 |

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    INTRODUCCIN

    CMO HAGO DE MI IDEA UN PROYECTO SOCIAL Y/O CULTURAL?

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    La gestin cultural es aquella que facilita procesos de desarrollo cultural. Para llevara cabo esos procesos apela a distintas herramientas y actividades que permiten llevara cabo los objetivos propuestos: conservacin del patrimonio cultural, creacin y/oedicin de bienes culturales, representacin de obras culturales, difusin o promocin

    cultural.Para realizar acciones de getin cultural, siempre y en todos los casos necesitamostener en cuenta a los distintos actores culturales. Es desde esa interaccin con ellos,con su identidad cultural y con sus formas de agrupacin que vamos construyendoideas que nos permitan influir en el medio y generar mejoras y transformaciones.

    A travs de nuestra vida construimos en nosotros y en el medio acciones que vansucedindose como elementos que cambian, modifican o hacen permanecer lo quedeseamos. Las ideas se arman y desarman entre un respiro y otro. As como llegantambin se van. Pasamos por perodos creativos o de transicin. Nuestras ideas muchasveces no logran llegar a un lugar seguro donde pueden crecer y desarrollarse. Pasan,se olvidan, nos justificamos o nos desmotivamos. Pero cuando a esas ideas lasintencionamos y le damos la energa necesaria, se arman y crecen en ese lugar inmediato,como tambin en aquellos que nunca hubisemos pensado o imaginado.

    Una idea sin un objetivo que la impulse no tiene sentido. En la formulacin deproyectos, deberemos definir claramente cul ser nuestro objetivo y cules las estrategiasque utilizaremos para lograrlo, estableciendo ordenadamente las actividades necesariaspara ello, las personas con que trabajaremos, sus tareas, los tiempos y los recursosnecesarios para realizarlas.

    1. Anote al menos cinco ideas que podran convertirse en proyectossociales y/o culturales.

    o ...........................................................................................................................o ...........................................................................................................................o ...........................................................................................................................o ...........................................................................................................................o ...........................................................................................................................

    2. Identifique en cada idea expresada, el problema o la necesidad queintenta resolverse.

    Idea Problema /necesidad

    o ......................................................... o.............................................................o ......................................................... o.............................................................o ......................................................... o.............................................................o ......................................................... o.............................................................

    o ......................................................... o.............................................................3. Jerarquice en orden de importancia estas ideas. Esto lo llevar adeterminar prioridades. Algunos criterios de priorizacin son:

    o La carencia de algo que se considera fundamentalo La cantidad de poblacin que ser beneficiadao La compensacin de desigualdadeso La existencia de recursos para esas demandas puntualeso La articulacin y movilizacin de recursos materiales y humanosexistentes.

    o ...........................................................................................................................o ...........................................................................................................................o ...........................................................................................................................o ...........................................................................................................................o ...........................................................................................................................

    HACER UN PROYECTO... PERO POR DONDE EMPIEZO?

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    BUENO..., CON QU DIFICULTADES NOS PODEMOSENCONTRAR PARA HACER DE NUESTRA IDEA UNPROYECTO?

    Dificultades para convertir las ideas en proyecto

    No se conoce claramente el ambiente externo al proyecto o no se lo toma debidamenteen cuenta.

    El diseo del proyecto se lleva a cabo con poca participacin de los niveles operativos. No se les da consideracin debida a las soluciones alternativas. El proyecto es interminable, dura demasiado. La programacin y los procedimientos de ejecucin tienen muy poca flexibilidad. Los objetivos estn mal definidos, son abstractos y no estn cuantificados. Las actividades programadas no responden a los objetivos del proyecto. Los criterios de evaluacin no se fijan con claridad. Los presupuestos no se calculan adecuadamente ni se refieren a las actividades

    programadas. Las unidades ejecutoras no estn identificadas con claridad.

    1. Mencione otras dificultades que, desde su criterio y experiencia,representaran obstculos o dudas para convertir la idea priorizada enproyecto. Antelas para luego compartir su respuesta con el grupo.

    a) Referidas al contexto del que surge la demanda

    o ...........................................................................................................................o ...........................................................................................................................o ...........................................................................................................................o ...........................................................................................................................o ...........................................................................................................................o ...........................................................................................................................o ...........................................................................................................................o ...........................................................................................................................

    b) Referidas a la planificacin del proyecto

    o ...........................................................................................................................

    o ...........................................................................................................................o ...........................................................................................................................o ...........................................................................................................................o ...........................................................................................................................o ...........................................................................................................................o ...........................................................................................................................o ...........................................................................................................................

    c) Referidas a la implementacin del proyecto

    o ...........................................................................................................................

    o ...........................................................................................................................o ..........................................................................................................................o ...........................................................................................................................o ...........................................................................................................................o ...........................................................................................................................o ...........................................................................................................................

    QU NOS PUEDE IMPEDIR CONVERTIR NUESTRAS IDEAS EN PROYECTOS?

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    PROYECTO, PROYECTO ..... PERO DE QUHABLAMOS CUANDO HABLAMOS DEPROYECTOS?

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    Un proyecto es:

    un conjunto de actividades que se propone realizar,

    en funcin de una necesidad sentida y un objetivo claramente definido,

    con el fin de producir determinados bienes, servicios u objetos,

    capaces de satisfacer esa necesidad o resolver problemas, dentro de los lmites de un presupuesto, de un perodo de tiempo y espacio dado

    y segn condicionantes socio-polticos y culturales propios del contexto.

    Disear un proyecto no es tarea fcil, pero una forma de comenzar es preguntarseuna y otra vez lo que queremos hacer. No existe un lugar donde se encuentren todaslas respuestas y eso es positivo, ya que nuestra imaginacin y creatividad tiene unespacio propio.

    Un proyecto cultural involucra factores que muchas veces se creen intangibles peroque, por el contrario, los podemos identificar, planificar, disear, organizar, implementar,

    ejecutar y evaluar, segn los objetivos y actividades establecidas en un comienzo.

    Una ayuda importante ser ejercitarnos en el diseo de proyectos, como unaherramienta vlida y facilitadora para concretar nuestras ideas y objetivos. Los pasosque podamos dar en este sentido son de continuo aprendizaje, lo que implica unaconstancia en el trabajo y una entrega permanente en la actividad que desarrollemos.

    1. Antes de iniciar el proceso de diseo de su proyecto, imagine y respondabrevemente las siguientes preguntas. Esto le permitir tener una visingeneral del proyecto que, a medida que avance en la lectura del material,podr ir ajustando.

    a) Qu es lo que quiere hacer?.......................................................................................................................

    .......................................................................................................................

    b) Por qu lo quiere hacer?..............................................................................................................................................................................................................................................

    c) Quines son los destinatarios?..............................................................................................................................................................................................................................................

    d) Cmo lo va a hacer?

    ..............................................................................................................................................................................................................................................

    e) Quines lo van a hacer? Y qu har cada uno de ellos?

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    f) En qu tiempos?.....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

    g) con qu recursos?.....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

    QU ES UN PROYECTO?

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    CULES SON LAS ETAPAS Y COMPONENTES DE UN PROYECTO?

    Los proyectos constituyen la concrecin directa de lneas programticas que involucran un diagnstico, una planificacin y una ejecucin de determinadas ideas, quegenerarn un impacto en una poblacin y lugar determinado. En un proyecto podemos distinguir tres etapas de desarrollo con componentes especficos en cada una de ellas:

    1. DELIMITACIN CONCEPTUAL QU VOY A HACER?

    a. Diagnstico cul es el problema o necesidad?b. Justificacin por qu es importante resolverlo?c. Poblacin beneficiaria y localizacin a quines se beneficiar? dnde estn ubicados los destinatarios?d. Objetivos para qu?e. Metas qu lograremos concretamente?

    2. DESCRIPCIN METODOLGICA CMO LO VOY A HACER?

    a. Actividades cmo lo haremos?b. Cronograma cmo organizar las actividades en el tiempo?c. Roles y funciones qu haremos cada uno?

    3. DETERMINACIN DE RECURSOS CON QU LO VOY A HACER?

    QU PASOS TENEMOS QUE SEGUIR PARA ELABORAR NUESTRO PROYECTO?

    Todo lo que ha pensado e imaginado hasta ahora, lo iremos ajustando de modo queel proyecto sea coherente, es decir, que haya relacin interna entre los distintoscomponentes del mismo y viable, es decir, que pueda implementarse.

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    1. Enuncie la necesidad o problema que se intenta solucionar a travsdel proyecto y las causas que originan o mantienen la situacin.

    Necesidad o problema Causas.............................................. ............................................................................................ ..............................................

    2. Caracterice la situacin global y el contexto en que se inscriban lossujetos beneficiarios y los problemas.

    o Factores demogrficos.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

    o Factores econmicos.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

    o Factores sociales.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

    o Factores polticos.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

    o Factores culturales.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

    DELIMITACIN CONCEPTUAL

    DIAGNSTICO

    Como primera parte del proceso de formulacin de proyectos, el diagnstico esfundamental. Sistematiza aquella informacin que permite:

    caracterizar en trminos de su ubicacin social y cultural a los beneficiarios o sujetosde un proyecto;

    determinar con claridad el problema a superar y las causas que lo han originadoo que lo mantienen en la situacin en que se encuentra;

    y, finalmente, el contexto global en el que se inscriben los beneficiarios y losproblemas que los afectan.

    Para conocer la situacin global en la que se inscriben los sujetos beneficiarios delproyecto y los problemas identificados, debemos obtener informacin sobre:

    Factores demogrficos (poblacin total, distribucin por grupos de edades y sexo,densidad demogrfica, distribucin geogrfica, situacin socio-laboral).

    Factores econmicos ( actividad econmica fundamental, nivel de vida media,nivel de ingresos, estructura de la fuerza laboral).

    Factores sociales (nivel sanitario, nivel educativo, nivel habitacional, nivel deinformacin, organizaciones existentes, capacidad de intervencin participativa de lacomunidad, niveles de motivacin en relacin a las actividades culturales).

    Factores polticos (organizaciones polticas existentes con influencia en lo cultural).

    Factores culturales: Vida cultural (cmo se informa a la gente sobre actividadesculturales, tipo de actividades que se realizan con mayo arraigo, tradiciones mssignificativas, preferencia de la gente) Potencial cultural (organizaciones que promuevenactividades culturales, infraestructura y equipamiento cultural) .

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    JUSTIFICACIN

    Este componente tiene como objetivo presentar la argumentacin y o las razonesque justifican la realizacin del mismo. A la hora de elaborar esta parte del proyecto,se deber:

    explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se busca solucin;

    justificar porqu este proyecto que se formula es la propuesta de solucin msadecuada o posible para resolver ese problema

    QU DEBEMOS TENER EN CUENTA

    AL ELABORAR LA JUSTIFICACINDE NUESTRO PROYECTO?

    La justificacin del proyecto debe basarse en razones lgicas que den cuenta deldiagnstico y de los condicionantes externos. Lo principal dentro de la justificacin esexplicitar el por qu se hace y que sucedera con la situacin si no hubiera intervencin.

    El justificar o fundamentar nuestro proyecto tiene que ver con el sentido en el queorientemos los esfuerzos conjuntos, y la relacin entre lo propuesto y la realidad en laque nos situemos.

    1. Explique la prioridad y urgencia de solucionar el problema o necesidaddetectada. Para esto las siguientes preguntas le pueden ayudar: qucantidad de poblacin es afectada por el problema detectado? porques urgente o importante satisfacer la necesidad detectada? culesseran las consecuencias a mediano y largo plazo si el problema no sesoluciona?

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    2. Seguramente pueden haber distintas posibilidades de accin paraenfrentar la situacin problemtica, pero usted ha optado por una deellas. Explique porqu. Los siguientes tems pueden ayudarlo:

    o Por el tiempo con el que se cuentao Por los recursos disponibleso Por las caractersticas de los destinatarios de la propuestao Por las caractersticas de la vida cultural de la zona en que seimplementar, etc.

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    1. De acuerdo con el conocimiento que usted tiene de la poblacin objetivode su proyecto, caracterice: a) la percepcin que ellos tienen del problemadetectado, b) de las formas de solucionarlo y c) de las consecuencias quetraera no solucionarlo.

    a) ...........................................................................................................................................................................................................................................

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    b) ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

    c) ...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

    2. Localice su proyecto.

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    3. Indique quines sern los beneficiarios directos y quines los inderectos.

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    POBLACIN BENEFICIARIA Y LOCALIZACIN

    QU ES IMPORTANTE SABER DE LAS PERSONAS A LAS QUE EST DIRIGIDONUESTRO PROYECTO?

    Al disear un proyecto surge la pregunta a quines est dirigido? La respuesta nospresentar el grupo objetivo con el cual desarrollaremos la propuesta, es decir, susbeneficiarios.

    Al determinar sta poblacin diferenciaremos a los Beneficiarios Directos, comoaquellos a los que va dirigido especficamente nuestro proyecto y a los BeneficiariosIndirectos, que son a los que el proyecto se dirige en segunda instancia.

    Tambin es necesario caracterizar la poblacin objetivo. No se trata de un estudioexhaustivo, pero s de obtener un conocimiento que evite el riesgo de inventar actividadesdesconectadas con la realidad. Para esto debemos caracterizar la percepcin que lossujetos afectados tienen del problema detectado, de las formas de solucionarlo y de lasconsecuencias que traera no solucionarlo.

    Finalmente debemos localizar el proyecto, es decir, determinar el emplazamientoo rea donde se ubicar. Esta localizacin puede hacerse a un doble nivel:

    a) Macro - localizacin: esto es la ubicacin geogrfica del proyecto dentro del rea.

    b) Micro - localizacin: identificando dentro de un conjunto menor, el lugar o zonaen que se desarrollar el proyecto.

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    OBJETIVOS

    1. Defina los objetivos generales del proyecto. Para formularlos deberpreguntarse: qu? qu deseamos lograr? qu buscamos?, qu queremoscrear? qu queremos entregar?

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    2. Formule los objetivos especficos de su proyecto...............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

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    Una vez observada la realidad ms inmediata, debemos definir el objetivo queproyectamos a futuro, es decir, el sentido de nuestra accin. Junto a l sumaremos loscontenidos del proyecto, que determinaremos para alcanzar el propsito que nos hemosplanteado como logro (imagen futura). Es el objetivo y sus contenidos los que movilizan

    y dan sentido a nuestras acciones conjuntas.

    Para la elaboracin de objetivos tomaremos como punto de referencia la clasificacinde objetivos generales y objetivos especficos.

    Objetivo General: a veces no lo sabemos muy bien y deambulamos por muchasrespuestas que vagamente se van desarmando en el tiempo. Responder el qu? abrirla puerta de la definicin de nuestro objetivo, con l podremos ordenar nuestra idea ydarle sentido a lo que buscamos con nuestra accin. Estos objetivos deben relacionarsedirectamente con el problema detectado y que intenta solucionarse a travs del proyecto.

    Objetivos Especficos: una vez determinado el qu?, mediante la definicin del

    objetivo, intentaremos responder el cmo? , que nos ayudar a conformar los objetivosespecficos de nuestro proyecto. Los objetivos especficos sern aquellos que nos darnlas pautas de desarrollo, mediante las cuales guiaremos nuestro objetivo general.

    Determinar un objetivo no es tarea fcil, debemos formularlo y reformularlo antesde establecerlo. Recordemos que es un orientador de nuestras acciones, por lo que unobjetivo mal formulado puede convertirse en un condicionante previo que desde elcomienzo del proyecto nos limitar. Un objetivo mal definido nos alejar de lo queintentamos realmente lograr.

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    1. Grafique la relacin entre diagnstico, objetivos generales, objetivosespecficos y metas.

    2. Rescriba aqu los objetivos especficos de su proyecto. Enuncie lasmetas para cada uno de ellos...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

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    ...................................................................................................................

    ...................................................................................................................

    ...................................................................................................................

    METAS

    Para que los objetivos no queden en simples declaraciones de intenciones sin que sepueda entender cules son los logros especficos que se pretende alcanzar con el proyecto,es necesario concretarlos, es decir, traducirlos a metas.

    Las metas son la cuantificacin de los objetivos, estableciendo cunto, cundo ydnde se realizarn stos, de modo de poder definir claramente las actividades einsumos necesarios para lograrlos (Ander Egg, Aguilar 1996). Por lo tanto, las metasincluyen datos concretos sobre:

    La cantidad cunto se realizar?La calidad en qu grado y forma se alcanzar?El tiempo en qu plazo se alcanzar?El lugar dnde se realizar?

    Para definir metas realistas debemos estar atentos a: La correspondencia con el objetivo especfico.

    La coherencia con los recursos y el tiempo disponibles. La adecuacin de los objetivos especficos con los objetivos generales. La adecuacin de los objetivos generales con el problema diagnosticado.

    Recuerde que es fundamental ir cuidando, en la elaboracin del proyecto, la coherenciainterna entre el problema diagnosticado, los objetivos generales, los especficos y lametas definidas.

    QU TENEMOS QUE TENER EN CUENTA PARA

    DEFINIR METAS REALISTAS?

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    La planificacin del proyecto es el un conjunto de procedimientos que usamos para

    alcanzar el objetivo que queremos lograr, en forma flexible, propositiva, creativa,participativa y dinmica, dndole viabilidad y sustentabilidad a nuestro proyecto.

    Lo que materializa la realizacin de un proyecto es la ejecucin secuencial e integradade diversas actividades. Esto implica que en el diseo del proyecto se ha de indicar demanera precisa y concreta cules son las actividades que hay que ejecutar para alcanzarlas metas y objetivos propuestos.

    A su vez, para cada actividad debern definirse una serie de tareas concretas queinvolucran su realizacin. Debe explicitarse, entonces, la forma en que se organizan,suceden, complementan y coordinan las diferentes tareas.

    CRONOGRAMA

    Al definir las diferentes actividades y tareas de nuestros objetivos, lo ideal ahora esacercarnos an ms al proyecto preguntndonos cundo? de esta forma podremosordenarlas en el tiempo. esto nos ser de utilidad en la implementacin del proyecto,evaluando su cumplimiento o la necesidad de establecer posibles ajustes.

    El diseo del cronograma permitir estar en permanente interaccin con las actividadescomo un conjunto, es decir, nos permitir realizar un seguimiento de cada una de ellasen s misma y en su relacin con todas las actividades propuestas.

    Distinguimos en el tiempo ciertos plazos que pueden ser de Corto, Mediano y Largoalcance. Esto se hace necesario para poder ver cmo estamos llevando a cabo nuestrastareas, cul es el logro y grado de cumplimiento del objetivo y, por ende, de nuestroproyecto en el tiempo presente, y cules sern los ajustes que deberemos realizar hoypara el cumplimiento de maana.

    Asimismo, hay que tener claro que podemos tener algunos imprevistos que puedenafectar las actividades que tenamos planificadas. Por ello, es necesario entender quelo principal ser nuestro objetivo y que las actividades que planifiquemos ayudarn alograrlo, pero stas pueden tener modificaciones que intentaremos siempre poner enpositivo, buscando las oportunidades y tomando las dificultades como nuevos caminosa recorrer y no como finales anticipados

    ROLES Y FUNCIONES

    Despus de definir las actividades y las tareas, debemos preguntarnos quines?sern los encargados de cada una de ellas, es decir, definiremos los responsables y las

    funciones que tendr cada integrante en nuestro equipo de trabajo.

    DESCRIPCIN METODOLGICA

    PLANIFICACIN: SECUENCIA DE ACTIVIDADES Y TAREAS

    AHORA DEBERAMOS PENSAR Y ORGANIZAR TODO LO QUE HAY QUE HACER...

    Y TAMBIN DEBERAMOS DECIDIR QUIN VA A HACER LAS ACTIVIDADESY TAREAS QUE HEMOS PLANIFICADO...

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    1. Enuncie nuevamente cada objetivo especfico y sus respectivas metas.2. Coloque las actividades que involucra cada uno de ellos. Para cada actividad defina todas tareas necesarias a fin de concretarla. Ahora, estime el tiempoen el que se realizar cada una de las tareas.3. Designe para cada tarea un responsable de realizarla.

    objetivo especfico............................................................................................................................................................................................................................Metas ..............................................................................................................................................................................................................................................

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    rol funciones

    Actividadestareas

    queinvolucra

    mes 1 mes 2

    sem.1

    sem.2

    sem.3

    sem.4

    sem.1

    sem.2

    sem.3

    sem.4

    responsable

    4. Identifique los miembros que formarn parte del equipo tcnico del proyecto. Indique en cada caso cul ser su rol y defina sus funciones, desde le ingresoal proyecto hasta su finalizacin. Le sugerimos utilizar un cuadro similar a la siguiente:

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    PRESUPUESTO

    Una vez completado el cronograma, donde desarrollamos la formulacin y diseo de objetivos, actividades y responsables, nos queda por determinar los recursos necesarios parallevar a cabo nuestro proyecto, para esto utilizaremos la tcnica del presupuesto por rubro.

    PRESUPUESTO: lo entendemos como la organizacin y valoracin de los recursos necesarios en cada una de las etapas/actividades, desagregados en rubros ( tipos de gastos )para la ejecucin de nuestro proyecto.

    Preguntas que nos ayudan a presupuestar

    QU? Hay que determinar cuales son las necesidades de bienes y servicios (recursos en general) , dentro de cada una de las tareas a cumplir para cada Actividad del proyecto.Dentro de esta etapa es importante profundizar el anlisis de gastos, detectando todas y cada una de las necesidades en cada tarea.

    CUNTO NECESITO? Significa determinar la cantidad necesaria de cada bien y servicio a lo largo del proyecto y para cada tarea. En esta etapa debemos colocarle unidadde medicin a los bienes y servicios que voy a necesitar, teniendo en cuenta el tiempo en el que voy a desarrollar cada una de las tareas.

    CUNTO VALEN LOS BIENES Y SERVICIOS? En esta pregunta debo asignarle valor a cada uno de los bienes y servicios que necesito para poder llegar al total de recursospara el proyecto. Es importante asegurarse de que la valoracin asignada a cada gasto sea vigente (precio actual) y este de acuerdo con los valores de mercado ( precio en los comerciosdel rubro).

    Finalmente CMO OBTENGO LOS RECURSOS? Y esto queda separado los puntos A y B, ya que los recursos propios y los conseguidos de terceros particulares o institucionesse suman al financiamiento solicitado al Fondo Provincial de la Cultura, completando el monto total de recursos del proyecto.

    a) Recursos Propios. Se refieren a todos aquellos recursos que aporta la institucin o el grupo responsable del proyecto. Aqu es importante poder asignarle valor a todos losrecursos existentes y que generalmente no significan erogacin de dinero. Cmo se valoran? Hay que valorarlos de acuerdo al precio de mercado. Por ejemplo un local propio,por su valor de alquiler; las mquinas, por su alquiler o precio de venta; las horas de trabajo, por el precio que se paga en otras instituciones.

    QU NOS PUEDE AYUDAR A PRESUPUESTAR?

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    b) Recursos de Terceros. Se refieren a aquellos recursos en efectivo, materiales, implementos, etc., que son obtenidos a travs de personas o instituciones terceras que aportay/o apoyan el proyecto. Para asignarles valor, en caso que no se dinero, se determina de la misma manera que los recursos propios.

    PRESUPUESTO POR RUBRO O TIPO DE GASTOS

    A travs de esta tcnica se desagregan todos los gastos necesarios para la elaboracin y ejecucin de un proyecto atendiendo a las caractersticas particulares de cada gasto. Acontinuacin presentamos una breve descripcin de la calcificacin de gastos sugerida en el formulario para el presupuesto.

    Rubros o tipos de gastos

    RECURSOS HUMANOS. Son todos los gastos relacionados con los servicios personales que requiera el proyecto.Forma de Asignarles Valor: este tipo de gasto se debe medir en horas hombre, significa calcular la cantidad de tiempo necesario para cada una de las actividades a desarrollarpor cada uno de las personas que intervengan en el desarrollo del proyecto. Ejemplo: Coordinador general del proyecto, Operador, Productor, Tcnicos como Ingeniero, Profesor,

    Arquitecto, Escenogrfo, etc.)

    EQUIPAMIENTO / INFRAESTRUCTURA / INDUMENTARIA / INSTRUMENTOS (Slo para ongs o grupos con representante). Son todos los gastos para la adquisicinacondicionamiento y mantenimiento de maquinarias, herramientas, equipamiento tcnico, indumentaria, instrumentos e inmuebles necesarios para el objetivo principal del proyecto.

    Forma de Asignarles Valor: en este tipo de gasto es muy importante averiguar el valor de mercado del bien (precio actual en los negocios del rubro) en el caso de tener quecomprarlo. En caso de tener que acondicionar y/o para el mantenimiento, hay que hacer un detalle de todos los insumos necesarios para luego averiguar su precio de mercado.Ejemplo: Compra o alquiler de retroproyector o acondicionamiento del mismo, compra de equipos de sonido, compra o acondicionamiento de instrumentos, etc.

    INSUMOS / MATERIALES O GASTOS DE PRODUCCIN. Son todos los gastos peridicos relacionados con cada una de las tareas del proyecto.Forma de Asignarles Valor: en este tipo de gastos es importante poder calcular con la mayor exactitud posible las cantidades necesarias y luego asignarles el valor un mercadoactualizado. Ejemplo: adquisicin de materiales que se consumen en cada espectculo, evento, show o presentacin como maquillaje, bebidas, entrada, etc.

    TRANSPORTE / COMUNICACIN. Por transporte entendemos todos los gastos necesarios para el traslado de las personas, equipamientos y materiales en cada una de lasactividades del proyecto. Y tambin en este rubro se deben contemplar todos los gastos de la comunicacin interna (entre los integrantes del proyecto ) y la comunicacin externa(aquella vinculada con los gastos de promisin y difusin).

    CMO VAMOS A PRESUPUESTAR?

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    Forma de Asignarles Valor: para el transporte es importante tener en cuenta las distancias, cantidad de viajes, precios de mercado, etc. Y para la comunicacin internadeterminar las necesidades y asignarles valor para las distintas tareas del proyecto y en el caso de la comunicacin externa tener en cuenta gastos de impresin, diseo,distribucin del material para la difusin del proyecto. Ejemplo: (combustible para un auto, mendobus, tarjetas telefnicas, internet, diseo de afiche, etc.)

    DERECHOS Y SERVICIOS. Son aquellos gastos en derechos y servicios necesarios para las distintas tareas del proyecto como derechos de autor, propiedad intelectual y servicioscorrientes.

    Formas de Asignarle Valor: en este tipo de gasto generalmente los valores estn determinados por las entidades que los cobra. Ejemplos: Pagos de AADI CAPIF, Argentores,luz, gas, etc.

    GASTOS VARIOS Y DE ADMINISTRACIN. Son aquellos gastos que ayudan a la organizacin y registro del proyecto y aquellos que no han sido contemplados en la tipificacinanterior.

    Forma de Asignarles Valor: en este caso la valoracin depende del tipo de gasto a realizar, siempre teniendo en cuenta las cantidades y los precios actualizados. Ejemplo:insumos de limpieza, gastos de librera general para distintas tareas, etc.

    INSTRUMENTOS PARA LA CONFECCIN DEL PRESUPUESTO POR RUBROS. PLANILLA OPTATIVA DE ACTIVIDADES / TAREAS Y RUBROS

    Para facilitar la confeccin del presupuesto presentamos una planilla anexa, de ayuda a la elaboracin del formulario del presupuesto, que nos facilita vincular elproceso lgico (logrado en los mdulos anteriores de la capitacin) a travs del cual determinamos las actividades y tareas necesarias relacionadas con los rubros otipos de gastos.

    La idea de esta planilla es tomar las actividades identificadas dentro del cronograma, desagregarlas en las tareas / necesidades para ejecutarlas y vincularlas con

    una cruz en cada tipo de gasto o rubro del presupuesto.a) Actividades / Etapas: colocar la misma denominacin asignada en el cronograma.

    b) Tareas / Necesidades: colocar el nombre de las tareas que involucran a cada actividad / etapa.

    c) Rubros (Tipos de Gastos): identificar a travs de una cruz los distintos tipos de gastos necesario para llevar a cabo cada tarea o necesidad.

    POR DONDE EMPEZAMOS A ELABORAR EL PRESUPUESTO?

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    CMO COMPLETAR EL FORMULARIO?

    Luego de haber identificado cuales son los tipos de gastos por actividad, hay que determinar las cantidades y luego valorarlas, de esta manera vamos completando el formulariopara determinar el presupuesto final del proyecto. El formulario esta subdividido en un cuadro por tipo de gasto, seis (6) en total y uno final que resume y totaliza el presupuesto.

    Dentro de cada cuadro debemos colocar:

    a) Detalle del Gasto: es una breve denominacin del gasto o necesidad.b) Cantidad: indica cunto es lo que necesitamos de ese gasto es decir cuantificarlo. Es importante tener en cuenta los tiempos de ejecucin.c) Costo Unitario: es el valor asignado o precio por unidad.d) Total Fondos Solicitados: es la multiplicacin de la cantidad necesaria por el precio o valor unitario.e) Descripcin Conceptual del Gasto: indica con mayor grado de detalle el gasto indicado.

    f ) Subtotal por Rubro: es la sumatoria de la columna d).

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    Para finalizar con el presupuesto, nos encontramos con e l cuadro que resumeel total de gastos necesarios para el proyecto. Traslade los subtotales delos rubros antes determinados. Obtenga de esta manera el monto final solicitadoal Fondo Provincial de la Cultura.

    1. Lea atentamente el formulario que utilizaremos para presupuestar elproyecto.

    2. Completelo con la informacin que tiene en la planilla de esta hoja y queacaba de realizar.

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    Y ALGUNOS SECRETITOS PARA PRESUPUESTAR?

    Sugerencias para tener en cuenta a la hora de presupuestar

    Debemos tratar de pensar en los todos los detalles para detectar cada una de lasnecesidades dentro de cada actividad, tratando de minimizar los gastos no previstosa la hora de llevar a cabo el proyecto.

    Hacer el clculo lo ms aproximado posible sobre las cantidades necesarias,teniendo en cuenta los tiempos de cada actividad.

    Tratar de averiguar el precio de mercado vigente de los bienes y servicios y no hacerestimaciones.

    Tener la precaucin de saber si donde voy a adquirir los bienes o servicios tienencomprobantes para luego poder rendir el gasto.

    RENDICION DE CUENTAS POR INVERSION FONDOS OTORGADOS

    1- Debe incluir un detalle de la documentacin respaldatoria que se acompaa quedebe estar foliada y descripta en una planilla que cubra los siguientes tems mnimos(seaconseja utilizar planilla de clculo):

    2- Requisitos que debe tener la documentacion respaldatoria de los gastos(comprobantes):

    Los comprobantes se deben presentar en originales, no fotocopias. En caso deONGs se debe adjuntar un juego de fotocopias para que la Subsecretara las certifiquecomo copia fiel.

    Se pueden recibir Factura C - B - Recibos C - Ticket Factura - Ticket acompaadode la correspondiente factura, con tems discriminados, extendidos a nombre delbeneficiario. Tenga en cuenta cuando son facturas B que no estn vencidas, la fechade vigencia figura en la parte inferior - izquierda del comprobante.

    Deben estar extendidos a nombre de la entidad o persona beneficiaria (representante

    de grupo o persona fsica). Deben contener el domicilio de la entidad o persona beneficiaria o representante

    del grupo. Deben indicar la fecha de la compra o pago en caso de prestacin del servicio. No deben contener enmiendas ni raspaduras. deben contener claro detalle de los elementos adquiridos o servicios prestados,

    precio unitario y precio total. Es necesario que cada uno de los comprobantes se encuentre debidamente

    conformado por el beneficiario (firma en conformidad de recepcin de bienes /serviciosadquirido / prestado).

    Casos Especiales:Gastos de transporte (va terrestre / area): solo se pueden rendir aquellos por

    los que se pueda conseguir comprobantes segn la descripcin anterior, en elcaso de mendobus o abonos se debe pedir comprobante ( factura o Ticket ) yse deber adjuntar ticket o boleto correspondiente valorizados y nominados.

    Honorarios:a- Propios: Factura o Recibo a nombre de Subsecretara de Cultura, Gobiernode Mendoza. Podr presentarse una Factura o Recibo legal de una AsociacinCultural de su especialidad que este registrada en la Subsecretara.

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    BIEN!! ACABAMOS DE TERMINAR DE PERFILAR NUESTRO PROYECTO. AHORAPODREMOS ELABORAR EL PROYECTO DEFINITIVO QUE VAMOS A PRESENTAR.

    b- de Terceros: comprobante a nombre de la ONG o responsable del proyecto.Podr presentar una Factura o recibo legal de una Asociacin Cultural de suespecialidad que este registrada en la Subsecretara.

    3- Plazo de rendicin

    Es de 30 das posteriores a la culminacin del proyecto segn lo pactado en el ActaConvenio. La prrroga, puede ser solicitada 10 das antes de la fecha indicada de

    finalizacin del proyecto.

    4- Documentacin que debe adjuntar a la rendicin

    Certificacin detallada de las acciones llevadas a cabo en la CONTRAPRESTACIN,emitida por el Municipio interviniente en el Anexo Contraprestacin que ud. propone.

    Se deber acompaar a la rendicin de cuenta con documentacin en cualquiersoporte (prensa, fotografa, video, soportes analgicos y/o digitales, etc) que demuestreel alcance de los objetivos planteados y lo certifiquen fehacientemente, y en caso decorresponder, certificacin que acredite el cumplimiento emitido por autoridadcompetente.

    Modelo ejemplo de comprobante

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    ANEXO: Formulario para confeccionar presupuesto - convocatoria 2005