expert pr taxes 2015 - microsoft€¦ · manual del usuario - informativas – noviembre 2016 15 6....

Expert PR Taxes 2015

Manual del Usuario – Informativas Noviembre 2016

Urb. Villa Clementina C8

Camino Alejandrino

Guaynabo PR 00969

p. 787.287.2777

f. 787.287.7948

[email protected]

www.cegsoft.com

Tabla de contenido

I. Introducción ........................................................................................................... 1

Objetivo ................................................................................................................................................. 1

Definiciones .......................................................................................................................................... 1

II. Instalación ............................................................................................................. 2

Adquirir credenciales de CEG Pass ................................................................................................... 2

Descarga e instalación del programa ................................................................................................. 4

III. Asistente de Configuración inicial ........................................................................ 8

Configurar el programa ....................................................................................................................... 8

IV. Menú de Opciones ............................................................................................... 12

Acceder el menú ................................................................................................................................. 12

Preferencias ......................................................................................................................................... 13

Inicio ....................................................................................................................................... 13

Lenguaje ................................................................................................................................. 13

Directorio de Trabajo .......................................................................................................... 14

Configuración de Proxy ....................................................................................................... 15

Cuenta .................................................................................................................................................. 16

Manejo de Licencias ............................................................................................................. 16

Información de Preparador .............................................................................................................. 18

Preparador ............................................................................................................................. 18

Especialista ............................................................................................................................ 19

Localización ........................................................................................................................... 19

V. Crear un archivo de cliente ................................................................................... 21

VI. Trabajar con el módulo de Informativas ............................................................ 24

Pantalla General .................................................................................................................................. 24

Archivo (“File”) .................................................................................................................... 24

Herramientas (“Tools”) ....................................................................................................... 27

Ayuda (“Help”) ..................................................................................................................... 29

Beneficiario (“Payee”) ........................................................................................................................ 30

Añadir beneficiarios.............................................................................................................. 30

Eliminar beneficiarios .......................................................................................................... 35

Exportar beneficiarios .......................................................................................................... 36

Imprimir lista de beneficiarios ............................................................................................ 37

Transacciones (“Transactions”) ....................................................................................................... 38

Añadir Transacciones ........................................................................................................... 38

Importar Transacciones ....................................................................................................... 41

Manejar Transacciones ......................................................................................................... 43

Transferir Transacciones ..................................................................................................... 48

Planillas ................................................................................................................................................ 49

Forma 480.5 ........................................................................................................................... 50

Formas 480.6X ...................................................................................................................... 51

Forma 480.7 ........................................................................................................................... 53

Formas 480.7X (A, B, C, D) ............................................................................................... 54

Forma 480.6B.1 ..................................................................................................................... 55

Forma 480.30 ........................................................................................................................ 56

Forma 480.31 ........................................................................................................................ 57

Forma 480.9A........................................................................................................................ 59

Menú E-File ........................................................................................................................... 61

Formas enmendadas ............................................................................................................. 72

Reportes ............................................................................................................................................... 75

MANUAL DEL USUARIO - INFORMATIVAS – NOVIEMBRE 2016 1

Introducción

Objetivo

Así como CEGsoft se dedica a facilitar la interacción entre el ser humano y la tecnología a través de

la creación de programas fáciles de usar, este manual encaminará al usuario a poder configurar y a

trabajar con el programa de Expert PR Taxes, de una manera simple y efectiva.

Para poder hacer este proceso amigable, hemos utilizado visuales y un lenguaje simple que ayudará al

usuario a reconocer e identificar los procesos necesarios para poder cumplir sus metas de trabajo en

el tiempo establecido.

Definiciones

Plantilla: Documentos con instrucciones para realizar la conversión de data al formato de

Expert PR Taxes.

Convertir: Transferir la información de los clientes del año contributivo anterior y convertir

la misma al nuevo año contributivo.

Importar: Transferir información convertida desde un documento de Excel.

Registro: Proceso de registrar las licencias adquiridas en EPRT para así tener acceso

ilimitado a dicho módulo.

Archivo - Documentos creados desde el programa de Expert PR Taxes.


Instalación

Esta sección orientará al usuario cómo comenzar a utilizar y configurar los módulos de acuerdo a su

necesidad.

Adquirir credenciales de CEG Pass

Es necesario activar estas credenciales ya que le permitirá al usuario poder acceder a su cuenta en

CEG Pass, registrar el producto y comenzar la radicación electrónica.

1. Luego que los agentes de ventas de nuestra compañía creen su cuenta en CEG Pass, recibirá

automáticamente un correo electrónico titulado Account Created. El mismo le proveerá su

usuario y le permitirá crear una contraseña. Dichas credenciales le permitirán entrar a su

cuenta de CEG Pass.

2. Navegue a https://www.cegsoft.com/eprtax/

https://www.cegsoft.com/eprtax/


3. Presione el enlace de Log In en la esquina superior derecha.

4. Esto levantará la página de CEG Pass donde podrá ingresar su nombre de usuario y su

contraseña provisional.

Notas:

Su usuario siempre será el correo electrónico asociado a su cuenta con CEGsoft.

Le recomendamos que haga un Copy and Paste de la contraseña ya que esta siempre va a tener una combinación de letras y caracteres especiales.

5. Una vez ingrese a su cuenta cambie la contraseña por una que pueda recordar fácilmente.

6. Navegue al área de My Account

7. Seleccione la opción de Security Options.

8. Presione el botón de Change My Password para guardar los cambios.


Descarga e instalación del programa

Para comenzar a utilizar el programa de Expert PR Taxes debe descargar el mismo en su

computadora. A continuación, los pasos a seguir.

1. Abra su navegador de internet preferido y navegue a

https://www.cegsoft.com/CEGPass/Sales/Downloads.aspx

2. Conéctese con su cuenta de CEG pass.

3. Seleccione un año contributivo de la lista.

4. Presione la imagen de Download

5. Presione el botón de Run en la ventana que saldrá en pantalla.

https://www.cegsoft.com/CEGPass/Sales/Downloads.aspx


6. Presione el botón de Install para comenzar la instalación de los requisitos de nuestro

programa.

7. Una vez haya finalizado el proceso de instalación de los requisitos usted podrá ver la pantalla

del asistente de descarga del programa Expert PR Taxes.

8. Presione el botón de Next para comenzar el proceso de instalación.


9. Presione Accept para poder aceptar los términos y condiciones.

10. Presione Next.


11. Presione Install para comenzar el proceso de instalación.

12. Presione Finish una vez el proceso de instalación haya finalizado.


Asistente de Configuración inicial

Esta sección ayudara al usuario a navegar a través del Asistente de Configuración Inicial. Aquí es necesario registrar las licencias de Expert PR Taxes para que pueda utilizar los módulos en su totalidad.

Configurar el programa

Estos pasos le permitirán al usuario configurar el programa de acuerdo a las preferencias del usuario.

1. Al culminar la instalación aparecerá el logo de Expert PR Taxes en su Desktop. Presione

dos veces corridas sobre el logo del programa para poder abrir el programa.

2. Aparecerá el Asistente de Configuración Inicial. Seleccione el lenguaje deseado y presione el

botón de Siguiente.


3. En la próxima pantalla debe registrar sus licencias. Utilice el correo electrónico y contraseña

de CEG Pass para entrar y ver sus licencias.

4. Seleccione el equipo contributivo correspondiente y seleccione la opción de Estoy de

acuerdo con los términos de Acuerdo de Licencia.


5. La próxima pantalla le mostrará sus licencias disponibles. Presione el botón de Registrar

para registrar las mismas. El botón de Registrar cambiará a Desactivar lo cual quiere decir

que ya está registrada la licencia. Presione Siguiente.

6. Presione Siguiente.

7. En la próxima, presione el botón de Buscar y seleccione las carpetas de los directorios de

trabajo donde estarán sus archivos de clientes para el año contributivo.



9. Entre la Información del preparador. Ésta debe ser la información de la compañía

preparadora.


11. La próxima pantalla le indicará que se culminó la Configuración Inicial. Presione Finalizar.


Menú de Opciones

Acceder el menú

Esta sección ayudará al usuario a navegar a través del menú de opciones de Expert PR Taxes.

Para acceder el menú siga los siguientes pasos:

1. En el Panel Inicial, presione la rueda de opciones al lado del mensaje de bienvenida.

2. Se levantará una ventana donde aparecerán varias opciones para configurar el programa.


Preferencias

En esta sección configurará todo lo que compete al flujo de trabajo de cada usuario.

Inicio

Aquí configurará si quiere que salga el Panel Inicial una vez entre en el sistema.

1. Marque el cuadro si gusta que siempre salga el Panel Inicial. Si no, no marque el cuadro y

elija debajo el módulo con el que gustaría que comenzara el programa.

2. Presione botón Guardar Cambios luego de su selección.

Lenguaje

Aquí configurará el idioma general del programa.

1. Seleccione el lenguaje de su preferencia.

2. Presione el botón Guardar Cambios luego de su selección.


Directorio de Trabajo

En esta sección configurará la dirección de la data creada en los diferentes módulos que haya

adquirido para EPRT.

1. Presione el botón de Buscar del módulo que guste cambiar la dirección, Ej. Clientes de

Informativa.

2. Se levantará una ventana que le mostrará los archivos donde puede guardar la data.

3. Elija el lugar donde guardará la data.

4. Para crear un archivo nuevo presione botón de Make New Folder.

5. Presione Ok.


6. Presione el botón de Guardar Cambios para que estos se configuren en EPRT.

Nota: Expert PR Taxes crea un directorio preestablecido en el archivo de My Documents

de su computadora al momento de la instalación. Para ver este directorio haga referencia al

área de Funciones Adicionales.

Configuración de Proxy

Aquí configurará las opciones proxy para que su sistema pueda reconocer nuestro programa.

De ser necesaria la configuración del servidor proxy, deberá hacer referencia a un profesional de

sistemas (IT) de su compañía.


Cuenta

Manejo de Licencias

Aquí podrá activar las licencias adquiridas para poder comenzar a trabajar.

Opción 1- Registro Online

1. Debe ingresar las credenciales que creó al comienzo de este manual. Éstas deben ser el

correo electrónico y la contraseña asignada, registrados bajo la cuenta del usuario.

2. Presione el botón de Iniciar Sesión.

3. Deberá seleccionar las siguientes opciones para que se reflejen sus licencias:

a. Seleccione el Equipo Contributivo

b. Acepte los Términos y Condiciones

4. Sus licencias estarán inactivas cuando el botón Registrar esté color azul y la cantidad de

licencias sean de igual cantidad. Ej. 1 of 1

5. Presione el botón de Registrar.


6. Una vez estén registradas el botón dirá Desactivar y la cantidad de las licencias serán menor

de la cantidad original o pondrá un cero de ser sólo una.

Opción 2 - Registro Offline

1. Presione opción de Registre sin Internet

2. Acepte los Términos y Condiciones

3. El sistema le proveerá un Código de Activación

4. Éste debe proveerlo a través de nuestro email de apoyo técnico ([email protected]) o

llamar a nuestras oficinas para proveerle un código de activación.

5. Debe seleccionar el módulo que desea registrar en Select Module.

6. Presione el botón de Registrar para activar la licencia.

mailto:[email protected]


Información de Preparador

En esta sección podrá configurar la información profesional de cada especialista que trabajará en su

oficina.

Preparador

Aquí configurará toda la información que competa a la firma u oficina de contabilidad que se

reflejará en las planillas y formularios.

1. Introduzca toda la información que el sistema le solicite según aplique.

2. Presione Guardar Cambios.


Especialista

Aquí configurará toda la información que competa al especialista que llena las planillas y formularios.

1. Presione el botón Añadir Especialista.

2. Dentro de los campos en blanco, llene la información requerida.

Nota: Dentro de nuestro programa podrá configurar la cantidad de especialistas que guste

siguiendo las instrucciones anteriores.

3. Presione el botón de Remover para eliminar los especialistas que guste.

4. Presione Guardar Cambios.

Localización

Aquí configurará la dirección donde guardará la información entrada en las áreas de Preparador y

Especialista. Esta opción le permitirá compartirla.

1. Presione el botón de Buscar.


2. Se levantará una ventana que le mostrará los archivos donde puede guardar esta información.

3. Elija el lugar donde guardará la data

4. Para crear un archivo presione el botón de Make New Folder

5. Presione botón Ok

6. Presione botón de Guardar Cambios para que estos se configuren en EPRT.


Crear un archivo de cliente

Para comenzar a trabajar sus informativas es necesario crear un archivo de cliente dentro del

programa de Expert PR Taxes.

1. Una vez levante el programa, seleccione Informativa.

2. En la página principal deberá seleccionar “Crear Cliente”

3. Seleccione la opción de “Informative Returns”.


4. Se levantará una ventana para crear el archivo.

5. Seleccione dónde desea guardar el documento (Ej. Desktop, Servidor).

6. Nombre su archivo.

7. Oprima el botón de Save.

8. Se levantará una pantalla para llenar la información de la compañía.


9. Llene la información que corresponda a su necesidad.

10. Al finalizar presione “Guardar”.

11. Esta será la pantalla que se levantará una vez usted cree la compañía. Aquí podrá comenzar a

crear sus beneficiarios.


Trabajar con el módulo de Informativas

Pantalla General

En esta sección se discutirán los botones de Archivo (“File”), Herramientas (“Tools”), y Ayuda

(“Help”).

Archivo (“File”)

Este botón mostrará el siguiente menú:

Información de la Compañía - Esta opción permitirá al usuario hacer cambios a la

información de la compañía.


Crear Nuevo Año Contributivo – Esta opción es usada para añadir un nuevo año

contributivo al archivo. Una vez oprima la opción le saldrá la próxima pantalla:

Oprima el botón de “Yes” para añadir el nuevo año contributivo. Una vez añada éste,

tendrá dos años contributivos en el cual podrá trabajar el archivo.

Eliminar Año Contributivo – Esta opción es usada para remover el año contributivo que

fue añadido.

Al oprimir “Yes” en la pantalla anterior, le saldrá la próxima pantalla advirtiéndole que esto

también borrará todos los beneficiarios, transacciones, y reportes que existen dentro de ese

año contributivo.

Una vez añada el año contributivo, puede

cambiar el mismo oprimiendo la flecha que

está apuntando hacia abajo.


Si está seguro que quiere remover el año contributivo, elija la opción de “Yes”.

Seleccionar Especialista – Esta opción le permite elegir a un especialista que ya esté

registrado en el programa. Sabrá que especialista está activo ya que el mismo estará marcado

por un símbolo “✓” al lado del nombre del especialista.

Seguridad… - Esta opción se usa para añadirle un password al archivo que está trabajando

para que el mismo sea más seguro. Cuando oprima el botón le saldrá la siguiente pantalla:

Si elige la opción de “Standard Security” tendrá la opción de añadir una contraseña, esta

contraseña será pedida por el programa cada vez que trate de abrir el archivo.


Herramientas (“Tools”)

Este botón abre el siguiente menú:

Calculadora - Abre la calculadora del sistema operativo para que pueda utilizarla en sus

cómputos.

Convertir Data - Si el usuario tiene un archivo de informativas que preparó en el programa

de Expert PR Taxes del año anterior, el mismo puede ser convertido para ser usado en el

programa de Expert PR Taxes. Una vez oprima el botón, la siguiente pantalla aparecerá:

En la pantalla puede escoger la información que desea convertir. Una vez ennegrezca los

campos de la información que desea convertir, oprima el botón de “Continuar”. Al oprimir

el botón, se abrirá una pantalla para que localice el directorio donde se encuentra la planilla

de EPRT 2015 que desea convertir.

Nota: El archivo de EPRT 2015 debe tener un año contributivo 2015 para que la

conversión pueda realizarse.


Convertir data de un archivo de nómina – Si el usuario tiene un archivo de nómina en el

programa de EPRT, el mismo puede ser utilizado para convertir la información de la

compañía de ese archivo al archivo de informativa que está trabajando. Una vez oprima el

botón, le saldrá la siguiente pantalla:

Ennegrezca la opción de “Company Information” y presione el botón de “Continuar”.

Una vez haga esto, se abrirá una pantalla para que localice la planilla de nómina que desea

convertir.

Exportar – Esta opción le permite al usuario exportar información sobre los beneficiarios a

una plantilla de Excel. El menú le proveerá las siguientes opciones:

o Información General del beneficiario

o Transacciones pagadas del beneficiario YTD (Year to Date)

o Exclusiones del beneficiario YTD (Year to Date)

Una vez se escoja la información que desea exportar, se abrirá una pantalla pidiéndole el

nombre del documento de Excel que va a crear y donde desea guardar el mismo.


Ayuda (“Help”)

Abre una pantalla que muestra información acerca del programa.


Beneficiario (“Payee”)

La sección de Beneficiarios le permitirá al usuario poder crear beneficiarios desde nuestro sistema e

importar beneficiarios desde otros programas externos.

Añadir beneficiarios

Es necesario añadir beneficiarios para poder trabajar con el archivo de informativas. El programa de

Expert PR Taxes tiene diferentes opciones para añadir sus empleados a una compañía.

Añadir beneficiarios directamente al programa

Esta opción le permitirá generar sus beneficiarios desde nuestro sistema.

1. Abra el archivo de la compañía que desea trabajar.

a. Navegue al área de “Beneficiarios (Payee)”

b. Seleccione el botón de “Añadir (Add)”.

c. Llene las áreas de “Información Personal” y la “Información de Comprobante”

d. Presione “Guardar (Save)” para almacenar la información entrada.

C

B

A

D


Nota: Si va a añadir a otro beneficiario luego de terminar con uno, elija la opción de “Guardar +

Añadir”.

Importar beneficiarios

Esta opción permite al usuario importar la información de los beneficiarios directamente desde el

programa de Microsoft Office Excel y por Notepad. Para propósitos del manual, estaremos

explorando la opción de Excel ya que es la más común.

1. Abra el archivo de la compañía que desea trabajar.

a. Navegue al área del “Beneficiario (Payee)”

b. Seleccione la opción de “Importar (Import)”

c. Luego la opción de “Import Layout”

2. Seleccione dónde va a guardar la plantilla. (Ej. Desktop)

a. Nombre su documento.

b. Presione “Save” para guardar su documento.


3. Una vez descargue la plantilla, abra el archivo para ver la misma. En la pestaña de “Layout”,

podrá ver el formato que el programa usa para importar la data.


4. A continuación, un ejemplo de una plantilla de Excel llena:

5. Una vez tenga la plantilla llena vuelva al programa. Entre al archivo que está trabajando y

entre a la pestaña de “Beneficiario”. Oprima el botón de “Import” y luego la opción de

“Excel”. Una vez oprima al botón, se abrirá una pantalla para que localice el archivo de

Excel que contiene la data. Cuando encuentre el archivo y le presione “Open”, se mostrará

la siguiente pantalla:

6. Aquí entrará el “Worksheet Name” que se encuentra en la parte posterior de la página de

Excel.

En este caso, el nombre del “Worksheet” sería “Data”.


7. Escriba el nombre del “Worksheet” en la pantalla que se presentó en el paso 5 para

completar la importación de la data.

8. Una vez termine el proceso de importar, los beneficiarios estarán en la lista con su

información para que pueda comenzar a trabajar con ellos.

De tener algún error en su documento de Excel, el sistema le mostrará un “Reporte de Error”.

De ser así, corrija los clientes con errores y repita nuevamente el procedimiento. Los cuadros

que esten ennegrecidos indican el campo donde se encuentra un error.


Eliminar beneficiarios

Hay dos maneras de eliminar a beneficiarios

1. Marque el cuadro al lado del beneficiaros que desea remover y oprima “Borrar (Delete)”.

2. La segunda manera solo elimina beneficiarios que hayan sido importados.

a. Esto se hace a través de “Import” -> “Batch”.

b. Saldrá una pantalla la cual le indicará las importaciones que ha hecho en total (Batch),

el total de beneficiarios de esa importación, y la fecha en que fue hecho.

c. Una vez oprima “Delete”, se borrará la data de la importación específica que eligió.


Exportar beneficiarios

Esta opción utiliza para exportar beneficiarios del archivo en el programa a un formato de Excel que

es igual al “Import Layout” que utiliza el programa.

1. Dentro de la pantalla de beneficiarios, podrá encontrarlo oprimiendo “Exportar (Export)”

el cual le mostrará la siguiente pantalla:

2. En la pantalla de “Configuración de Exportación” puede seleccionar como exportar a los

beneficiarios.

3. El campo de “Id de Beneficiario parecido” es utilizado para exportar a beneficiarios con

un número de Seguro Social específico. Si deja este campo vacío, se exportarán todos los

beneficiarios.

4. En el “Estado de Beneficiario” puede elegir el estado de los beneficiarios que serán

exportados.

Nota: Los beneficiarios inactivos estarán marcados por un rectángulo amarillo en la lista de

beneficiarios.


Imprimir lista de beneficiarios

1. Para imprimir la lista de los beneficiares debe oprimir la opción de “Imprimir”.

2. En el menú que abre, podrá imprimir a los beneficiarios en orden de nombre, orden de

Seguro Social, u orden de Código del beneficiario.


Transacciones (“Transactions”)

La sección de Transacciones le permitirá traer archivos de transacciones desde Excel o crearlas

desde nuestro sistema.

Añadir Transacciones

Hay dos maneras de añadir transacciones al programa. La forma “Expreso” y la forma “Regular”

La opción de “Expreso” le permitirá añadir transacciones, pero no le permitirá modificar el % de la

retención de dichas transacciones. La opción “Regular” le permitirá añadir transacciones y

modificar el porciento de retención de estas.


Opción “Expreso”

A. Transacción Rápida: Le permite escribir la información sobre la transacción (Beneficiario,

descripción, Servicio pagado, etc.). Los detalles de Transacción serán calculados

automáticamente.

B. Registrar Transacción: Si marca el recuadro, la transacción será registrada. La misma

puede verse luego bajo la opción de “Pagado/Registrado” en el menú de transacciones.

De no marcar el cuadrado, la transacción se moverá al área de “Abrir”.

C. Imprimir Recibo: Al marcar esta opción se abrirá una pantalla para poder imprimir el

recibo de la transacción luego de oprimir el botón de “Guardar”.

D. Guardar: Oprima este botón una vez tenga todos los detalles de la transacción para guardar

la misma. De tener algún error en la transacción, el sistema le indicara con un signo de

exclamación al lado del campo que presenta el error.

E. Cancelar: Cancela y borra la transacción en la que está trabajando.

F. Cerrar: Cierra la pantalla de la transacción.

A

F E D C B


Opción “Regular”

A. Transacción Regular: Le permite escribir la información sobre la transacción (Beneficiario,

descripción, total de cantidad facturada, etc.).

B. Detalles de Transacción (“Transaction Detail”): Permite añadir manualmente el tipo de

pago, “rate” (afecta el campo de “retenido”), cantidad facturada, cantidad retenida (afecta el

campo de “rate”).

a. Presionar el botón de “Añadir Detalle” añadirá un nuevo tipo de pago.

b. Presionar el botón de “Delete” eliminará el tipo de pago que esté seleccionado.

A

B


Importar Transacciones

Al igual que los beneficiarios, el programa permite al usuario importar sus transacciones

directamente desde una plantilla de Microsoft Excel.

1. Primero, debe descargar la plantilla de Excel desde el programa. Esto se hace dentro del

menú de transacciones oprimiendo el botón de “Generar Layout de Importación”.

2. Una vez descargue la plantilla y la abra, vera 3 pestañas de trabajo.

a. “Data” es donde se añadirá la información de las transacciones a ser importadas en

el programa.

b. “Layout” da el detalle de la información que se debe escribir en la pestaña de trabajo

de “Data”.

c. “Codes” incluye una lista de códigos para el tipo de pago que se efectúa en la

transacción.


3. A continuación, un ejemplo de una plantilla con transacciones:

4. Una vez tenga la plantilla lista, oprima el botón de “Importar” dentro de las transacciones y

busque la hoja de Excel que desea importar.

5. Escriba el nombre de la pestaña de trabajo y presione “Ok”.

6. Al igual que la plantilla de los beneficiarios, la plantilla de transacciones puede generar

errores (Consulte la sección de “Importar beneficiarios” de este manual). De ser el

caso, corrija los errores e intente de importar la data nuevamente.

Menú de importación

A. Importar: Se utiliza para importar las transacciones de una hoja de Excel al programa de

EPRT.

B. Batch: Tiene la misma función que en el área de beneficiarios, permite eliminar grupos de

transacciones ya importadas al programa.

C. Arreglar Unmatched: Si en la hoja de Excel se añaden transacciones que no están atadas a

un beneficiario (ej. El número de seguro social escrito a la transacción no existe para ningún

beneficiario), esta función puede ser utilizada para añadir y atar a un beneficiario a la

transacción o para remover la misma.

A

B

C


La opción de “Create” abrirá una pantalla para crear a un beneficiario nuevo. La opción de

“Delete” borrara la transacción del sistema.

Manejar Transacciones

Hay tres tipos de transacciones:

1. Abiertas

2. Pagadas

3. “Void”.

A. Abrir: Abre una pantalla que enseña las transacciones abiertas que hay en el sistema.

B. Pagado/Registrado: Abre una pantalla que enseña las transacciones registradas que hay en

el sistema.

C. Void: Abre una pantalla que enseña las transacciones invalidas que hay en el sistema.

A

B

C


Transacciones abiertas

A. Buscar transacciones: Permite buscar transacciones específicas desde una fecha hasta otra

fecha establecida. También buscar transacciones por el SSN, Nombre, y Factura.

B. Seleccionar Transacciones: Permite seleccionar transacciones una por una. Las

transacciones seleccionadas pueden luego ser registradas, impresas, o exportadas.

C. Editar: Permite editar los detalles de una transacción (Refiérase a la sección de “Añadir

Transacciones”, pág. 30, de este manual).

D. Seleccionar Todo: Seleccionar todas las transacciones abiertas en el sistema o todas las

transacciones que estén filtradas por un criterio.

E. Borrar: Permite borrar del sistema las transacciones que se hayan seleccionado. Una ventana

de confirmación saldrá antes de borrar las transacciones.

F. Registrar: Mover las transacciones seleccionadas al área de “Pagado/Registrado”. Una

ventana de confirmación le saldrá para confirmar que desea mover las transacciones.

A

B

D

E

G

I

H F

C


G. Imprimir Lista: Genera una lista con los detalles de las transacciones seleccionadas para

imprimirlas.

H. Exportar Lista: Permite exportar las transacciones con sus detalles seleccionados a una hoja

de Excel. El sistema le pedirá como se llamará la hoja de Excel y donde desea guardar la

misma.

I. Cerrar: Cierra la pantalla de transacciones.


Transacciones registradas

A. Imprimir Recibo: Abre una pantalla con el recibo de las transacciones seleccionadas para

imprimirlas.

B

C A


B. “Void”: Mueve las transacciones seleccionadas al área de transacciones “void”. Una vez

una transacción sea marcada como “void”, la misma no puede ser recuperada. Le

saldrán las siguientes pantallas para confirmar que quiere mover la transacción al área de

“void”.

C. Desregistrar Transacciones: Mueve las transacciones seleccionadas al área de

transacciones abiertas. Una pantalla saldrá para confirmar que desea mover las transacciones.


Transferir Transacciones

El usuario tiene la opción de transferir sus transacciones a las planillas correspondientes. Esto se

hace oprimiendo “Transferir” dentro del menú de Transacciones.

Una vez oprima el botón le saldrá una pantalla donde podrá escoger las planillas y los meses que

quiere llenar.

Una vez haya seleccionado las planillas y los meses que quiere transferir, oprima el botón de

“Transferir”.


Planillas

El área de planillas es donde el usuario puede manejar las distintas planillas anuales y mensuales de

las informativas. Las planillas en color rojo aún no han sido creadas en el sistema.


Forma 480.5

1. Para añadir una forma, debe presionar el botón de “Add”.

2. Le abrirá un listado con las diferentes formas que se pueden añadir (480.6A, B, C, D y 480.7,

7A, B, C, D).

3. Una vez seleccione la forma, la misma va a aparecer bajo el tab de “forms” en la pantalla.

4. Haga un doble click en la forma que desea trabajar para abrir la pantalla de “Resumen de las

Planillas Informativas”

5. Llene la información necesaria de la forma y presione “Guardar”.

6. Puede transferir la información de las formas seleccionando la forma deseada y luego

oprimiendo el botón de “Transfer From Forms”.


7. Si desea eliminar una forma, debe primero seleccionar la misma y luego oprimir el botón de

“Delete”.

Formas 480.6X

A. Navegar por las 480.6X: Permite al usuario navegar entre las distintas formas de las

480.6X. Presione la barra para abrir el menú con las diferentes opciones a escoger.

B. Añadir: Permite añadir una F480.6X nueva o de un beneficiario existente.

A

B C D


1) Seleccione la opción de “Blank Return” para añadir una 480.6X nueva al sistema.

2) Seleccione la opción de “From Existing Payee” para añadir una 480.6X para un

beneficiario existente.

3) La siguiente pantalla le abrirá:

4) En esta pantalla puede escoger a los beneficiarios a los cual desea crearles una

480.6X.

5) Una vez marque los beneficiarios, tiene dos opciones para crear la 480.6X.

i. La opción de “Formas en Blanco” le traerá la información de los

beneficiarios a la 480.6X.

ii. La opción de “Transferencia de Transacciones” traerá la información del

beneficiario y su declaración de retención.

6) Una vez haya seleccionado los beneficiarios que quiere añadir, presione el botón de

“Añadir”.


C. Importar: Permite importar 480.6X desde una plantilla de Excel.

1) Elija la opción de “Generar Import Layout” para descargar la plantilla de Excel de

las formas 480.6X.

2) Una vez llene esta plantilla, oprima la opción de “Importar de Excel” para importar

la data que tiene en la hoja de Excel. (Refiérase a la sección de “Importar

beneficiarios” este manual).

D. Borrar: Le permite borrar las 480.6X que hayan sido seleccionadas. El programa le mostrará

una ventana de confirmación una vez presione el botón, para confirmar que desea eliminar la

forma seleccionada.

Para ver y modificar la información de una 480.6X, presione el enlace en el número de seguro social

de la forma que desea revisar.

Forma 480.7

La forma 480.7 es trabajada de la misma manera en que se trabajan las 480.6X. La única diferencia

entre las dos es que la plantilla de Excel que se genera para importar las 480.7 es distinta al formato

de Excel de las 480.6X. Si desea importar la información de la 480.7 desde Excel, primero deberá

descargar la plantilla de Excel dentro de la forma 480.7 a través de “Importar”, “Generar Import

Layout”.


Formas 480.7X (A, B, C, D)

Las formas 480.7X son trabajadas de la misma manera que las 480.6X. Cada forma 480.7X tiene su

plantilla de Excel (Ej. La plantilla de una 480.7A es distinta a la plantilla de una 480.7B), por lo cual

se debe generar una plantilla para cada 480.7X que desee importar desde Excel. La forma de las

480.7A tendrá un botón rotulado por “DUP”, este es utilizado para imprimir un duplicado de la

forma.


Forma 480.6B.1

1. Presione el botón de “Add” para añadir una 480.6B.1 nueva al sistema (solo puede ver una

480.6B.1 por año contributivo).

2. Una vez haya creado la forma, puede transferir información de las transacciones o de las

480.6B para llenar la forma oprimiendo el botón de “Transfer”.

3. Seleccione la opción “from Transaction” para transferir la información de las transacciones

a la 480.6B.1.


4. Seleccione la opción de “from F480.6B” para transferir la información de las 480.6B a la

480.6B.1.

5. Presione el botón de “Guardar” para gravar la información.

Forma 480.30

En términos de funcionalidad, la forma 480.30 trabaja igual a la forma 480.6B.1. La diferencia siendo

que en el menú de “Transfer”, la opción de “from F480.6B” va a ser reemplazada por la opción de

“from 480.6C” para transferir la información de las 480.6C a la 480.30.


Forma 480.31

1. Presiona la flecha en el botón de “Add” para abrir un menú con las alternativas.

2. Presione el botón de “Yes” para añadir el mes a la forma. Puede añadir los meses que desee.


1. Luego de añadir los meses deseados a la forma, puede transferir información a estos

seleccionando el mes y presionando el botón de “Transfer to Return”.

2. Una vez tenga la información correcta en la forma, grabe la misma presionando el botón de

“Guardar”.

3. Si desea eliminar la forma, puede hacerlo presionando el botón de “Delete”.


Forma 480.9A

1. Presione el botón de “Add” para añadir una forma en blanco.


2. Para poder guardar la forma, primero debe llenar los campos de “Código”, “mes” y luego

presionar el botón de “Guardar”.

3. El nombre de la forma dependerá del código y mes escogido (Ej. Si escogió el código 0282 y

el mes de mayo, la forma será llamada “May – 0282”).


4. Luego de crear la forma, puede transferir la cantidad pagada a ésta seleccionando la forma

(Ej. May – 0282), y luego oprimiendo el botón de “Transfer Return”.

Menú E-File

Varias de las planillas 480.X tendrán en ellas la opción de Menú E-File. Esto incluye las siguientes

formas:

1. 480.6X (A, B, C y D)

2. 480.7

3. 480.7X (A, B, C y D)

Dependiendo de la forma que esté trabajando, este menú puede tener varias alternativas. Muchas de

estas se repiten y tienen las mismas funciones en las distintas 480.X.

Validar 480.X: El programa validará la forma 480.X que está trabajando por errores. De

tener algún error en la misma, el programa generará un reporte de error donde podrá ver las

entradas que necesitan ser corregidas (cuadros que estén ennegrecidos).


Números de Control: Permite entrar los números de control al programa para las diversas

informativas.

Crear Archivo Electrónico: Permite la creación de un archivo electrónico que puede ser

sometido a Colecturía Virtual.

Exportar a Excel: Permite exportar las entradas de las distintas 480.X en el programa a una

plantilla de Excel. (Refiérase a la sección de “Exportar beneficiarios”, pág. 28, de este

manual).

Imprimir reporte de resumen: Genera un resumen de las informativas que está trabajando

para ser impreso.


Imprimir copia del patrono: Permite imprimir la copia del patrono de las informativas que

hayan sido seleccionadas.

Imprimir copia de Hacienda: Permite imprimir la copia de Hacienda de las informativas

que hayan sido seleccionadas.

Configuración de impresión: Permite configurar como desea imprimir las diversas

informativas y configurar el reporte (480.6X solamente).


Para las formas 480.6X, puede seleccionar el tipo de reporte para imprimir. Una vez

seleccione el tipo de reporte, oprima el botón de “Cerrar”.

Para todas las formas, puede elegir los campos por los cuales desea ordenar la información.

Los campos que estén en el cuadro derecho, serán los utilizados para organizar la

información en la impresión.


E-File

Las 480.6X, 480.7, y 480.7X pueden generar archivos electrónicos que pueden ser sometidos al

Departamento de Hacienda de Puerto Rico a través del portal de Colecturía Virtual. El programa

generará un archivo de texto que podrá ser radicado a través de Colecturía Virtual.

Nota: Los archivos electrónicos que se generan incluyen todas las formas que tenga en el programa,

estas no se pueden crear por individual (Ej. Si tiene 500 formas 480.6B, el archivo electrónico de las

480.6B tendrá 500 entradas). De tener formas enmendadas, estas se reflejarán en su archivo

electrónico correspondiente (Ej. Si tiene 480.6Bc creadas, estas reemplazaran las 480.6B en el

archivo electrónico cuando el mismo se genere).

Para generar un archivo electrónico, es necesario que primero asigne los números de control a la

forma que está trabajando.

1. Para asignar estos números en el programa, debe presionar el botón de “Menu E-file”.

2. En el menú que le abrirá, debe elegir la opción de “Control Numbers”.


3. Una vez oprima el botón, le saldrá la siguiente pantalla:

4. En el área de “From”, escriba el primer número de control en el rango de números que le

asignó el Departamento de Hacienda. En el área de “To” escriba el último número de

control en la secuencia.

5. Una vez entre el rango de números, la columna de “Total Control” mostrará la cantidad de

números de control que este rango representa.

6. Una vez termine de entrar los números de control, presione el botón de “Save” para guardar

los cambios.

Estos números de control son asignados automáticamente por el programa al crear el archivo

electrónico.

1. Bajo el “Menú E-file” debe oprimir el botón de “Crear Archivo Electrónico”.


2. Una vez oprima el botón, saldrá la siguiente pantalla:

3. Oprima el botón de “Yes” para confirmar y crear el archivo. En el caso de las 480.6X, se

abrirá la siguiente pantalla primero:

4. Marque las formas para las cual desea crear un archivo electrónico y luego presione el botón

de “Crear Archivo”.

5. De no tener ningún error al crear el archivo electrónico, saldrá la siguiente ventana:


6. En esta pantalla seleccionará el directorio donde desea guardar el archivo electrónico que va

a generar el programa. Una vez escoja el directorio, oprima el botón de “OK” para crear el

archivo electrónico.

7. Una vez cree el archivo electrónico, navegue al directorio donde guardó el archivo. El

archivo que el programa genera es un archivo de texto (.txt) y dependiendo de la forma que

trabajó, tendrá un nombre similar a la forma.

8. El programa mostrará el siguiente mensaje para recordarle que debe someter el archivo a

Colecturía Virtual.


Una vez cree el archivo electrónico le saldrá el siguiente mensaje:

9. El número de confirmación será asignado por el Departamento de Hacienda una vez cargue

el archivo electrónico a través del portal de Colecturía Virtual.

10. Si todavía no tiene el número de confirmación, puede presionar al botón de “Cancelar”.

11. El programa volverá a solicitar el número de confirmación cada vez que intente imprimir las

formas radicadas. Si tiene el número de confirmación, escríbalo y presione el botón de

“actualizar”.

12. Una vez actualice la forma con el número de confirmación correspondiente, podrá imprimir

la misma sin las marcas transparentes.


Errores E-file

Al intentar crear el archivo, pueden presentarse los siguientes errores:

1. Errores en la Información de la compañía: El error significa que hay datos de la

información de la compañía que no se han entrado. El programa generará un reporte que le

indicará la información que falta. (Referirse a la sección de “Archivo (“File”)” de este

manual).

2. Errores en la forma 480.6B.1: Este mensaje puede salir al crear el archivo electrónico de las

480.6B. El programa generará un reporte que indicará donde está el error. En la forma

480.6B.1, los números en la parte I deben cuadrar con los de la parte II.

3. Errores en la forma 480.30: Este mensaje puede salir al crear el archivo electrónico de las

480.6C. El programa generará un reporte que indicará donde está el error. En la forma

480.30, los números en la parte I deben cuadrar con los de la parte II.


4. No hay suficientes números de control: De no tener suficientes números de control para

las formas que está trabajando, el programa le mostrara el siguiente mensaje. Verifique los

números de control y la cantidad asignada en las opciones.


Formas enmendadas

Para crear formas enmendadas, primero debe crear un archivo electrónico de las formas (Refiérase

a la sección de “E-File” de este manual). Una vez haya creado un archivo electrónico de una

forma específica, podrá crear enmiendas de la misma (Ej. Si creo un archivo electrónico de las

formas 480.6B podrá crear enmiendas de esas formas). Las formas enmendadas tendrán una “c” de

corrección al final (Ej. 480.6Ac).

Para crear una enmienda:

1. Navegue al área de “Planillas” y escoja la forma para la cual desea crear la enmienda

(F480.6X, F480.7, F480.7A, F480.7B, F480.7C, F480.7D).

2. Una vez dentro de la forma que desea trabajar, debe abrir el menú de la forma y dirigirse al

área de enmendadas:

3. Una vez esté dentro de la enmienda que desea trabajar, presione el botón de “Add” para

abrir una pantalla enseñando las formas que pueden ser enmendadas.

4. Una vez presione el botón de “Add”, le saldrá la siguiente pantalla:


5. Puede presionar el botón de “Ver detalles” para ver más información sobre las 480.

6. Una vez seleccione las enmiendas que desea añadir, presione el botón de “Añadir”.

7. Presione el botón de “Yes” para crear las formas enmendadas.


8. Una vez tenga las formas enmendadas, puede comenzar a trabaja en ellas. Las formas

enmendadas se trabajan igual a las formas originales.

Nota: Cuando cree formas enmendadas, al entrar a la sección de las formas originales, las formas

que hayan sido enmendadas creadas estarán sombreadas en color amarillo.

En el caso de las Informativas, las enmendadas no permiten corregir el Seguro Social directamente

en la enmienda. Debe enmendar la forma con cantidades en cero, radicarla y luego crear una forma

nueva con el seguro social correcto.


Reportes

El área de reportes permite al usuario imprimir múltiples reportes disponibles para la facilidad del

usuario. La información de los reportes se llenará automáticamente dependiendo de la información

en las planillas.

Para imprimir un reporte, primero

debe seleccionar el mismo y luego

presione el botón de “Preview” para

generar una pantalla con el reporte y

poder imprimirlo.

El menú de Configuración

permite al usuario elegir el orden

por el cual los reportes se deben

imprimir (Ej. Si en los cheques

pagados elige la opción de orden

por nombre de beneficiario, el

reporte se generará por orden

alfabético de los distintos

beneficiarios.