expert pr taxes 2015 - microsoft...expert pr taxes 2015 manual del usuario – nómina noviembre...

Expert PR Taxes 2015

Manual del Usuario – Nómina

Noviembre 2016

Urb. Villa Clementina C8

Camino Alejandrino

Guaynabo PR 00969

p. 787.287.2777

f. 787.287.7948

[email protected]

www.cegsoft.com

Tabla de contenido

I. Introducción ........................................................................................................... 1

Objetivo ................................................................................................................................................. 1

Definiciones .......................................................................................................................................... 1

II. Instalación ............................................................................................................. 2

Adquirir credenciales de CEG Pass ................................................................................................... 2

Descarga e instalación del programa ................................................................................................. 4

III. Asistente de Configuración inicial ........................................................................ 8

Configurar el programa ....................................................................................................................... 8

IV. Menú de Opciones ............................................................................................... 12

Acceder el menú ................................................................................................................................. 12

Preferencias ......................................................................................................................................... 13

Inicio ....................................................................................................................................... 13

Lenguaje ................................................................................................................................. 13

Directorio de Trabajo .......................................................................................................... 14

Configuración de Proxy ....................................................................................................... 15

Cuenta .................................................................................................................................................. 16

Manejo de Licencias ............................................................................................................. 16

Información de Preparador .............................................................................................................. 18

Preparador ............................................................................................................................. 18

Especialista ............................................................................................................................ 19

Localización ........................................................................................................................... 19

V. Crear un archivo de cliente ................................................................................... 21

VI. Trabajar con el módulo de Nómina .................................................................... 24

Pantalla General .................................................................................................................................. 24

Archivo (File) ........................................................................................................................ 24

Herramientas (Tools) ........................................................................................................... 27

Ayuda (Help) ......................................................................................................................... 28

Empleado (Employees) ..................................................................................................................... 29

Añadir empleados ................................................................................................................. 29

Eliminar empleados .............................................................................................................. 35

Exportar empleados ............................................................................................................. 36

Imprimir lista de empleados ................................................................................................ 37

Nóminas (Payrolls) ............................................................................................................................. 39

Crear y editar una nómina manualmente .......................................................................... 39

Crear nóminas importandolas desde Peachtree ............................................................... 44

Transferir nóminas a las planillas. ...................................................................................... 53

Planillas ................................................................................................................................................ 55

Planillas Anuales ................................................................................................................... 56

Planillas trimestrales ............................................................................................................. 65

Funciones Adicionales ......................................................................................................... 67

Reportes ............................................................................................................................................... 81

MANUAL DEL USUARIO - NÓMINAS – NOVIEMBRE 2016 1

Introducción

Objetivo

Así como CEGsoft se dedica a facilitar la interacción entre el ser humano y la tecnología a través de

la creación de programas fáciles de usar, este manual encaminará al usuario a poder configurar y a

trabajar con el programa de Expert PR Taxes, de una manera simple y efectiva.

Para poder hacer este proceso amigable, hemos utilizado visuales y un lenguaje simple que ayudará al

usuario a reconocer e identificar los procesos necesarios para poder cumplir sus metas de trabajo en

el tiempo establecido.

Definiciones

Plantilla: Documentos con instrucciones para realizar la conversión de data al formato de

Expert PR Taxes.

Convertir: Transferir la información de los clientes del año contributivo anterior y convertir

la misma al nuevo año contributivo.

Importar: Transferir información convertida desde un documento de Excel.

Registro: Proceso de registrar las licencias adquiridas en EPRT para así tener acceso

ilimitado a dicho módulo.

Archivo - Documentos creados desde el programa de Expert PR Taxes.


Instalación

Esta sección orientará al usuario cómo comenzar a utilizar y configurar los módulos de acuerdo a su

necesidad.

Adquirir credenciales de CEG Pass

Es necesario activar estas credenciales ya que le permitirá al usuario poder acceder a su cuenta en

CEG Pass, registrar el producto y comenzar la radicación electrónica.

1. Luego que los agentes de ventas de nuestra compañía creen su cuenta en CEG Pass, recibirá

automáticamente un correo electrónico titulado Account Created. El mismo le proveerá su

usuario y le permitirá crear una contraseña. Dichas credenciales le permitirán entrar a su

cuenta de CEG Pass.

2. Navegue a https://www.cegsoft.com/eprtax/

https://www.cegsoft.com/eprtax/


3. Presione el enlace de Log In en la esquina superior derecha.

4. Esto levantará la página de CEG Pass donde podrá ingresar su nombre de usuario y su

contraseña provisional.

Notas:

Su usuario siempre será el correo electrónico asociado a su cuenta con CEGsoft.

Le recomendamos que haga un Copy and Paste de la contraseña ya que esta siempre va a tener una combinación de letras y caracteres especiales.

5. Una vez ingrese a su cuenta cambie la contraseña por una que pueda recordar fácilmente.

6. Navegue al área de My Account

7. Seleccione la opción de Security Options.

8. Presione el botón de Change My Password para guardar los cambios.


Descarga e instalación del programa

Para comenzar a utilizar el programa de Expert PR Taxes debe descargar el mismo en su

computadora. A continuación, los pasos a seguir.

1. Abra su navegador de internet preferido y navegue a

https://www.cegsoft.com/CEGPass/Sales/Downloads.aspx

2. Conéctese con su cuenta de CEG pass.

3. Seleccione un año contributivo de la lista.

4. Presione la imagen de Download

5. Presione el botón de Run en la ventana que saldrá en pantalla.

https://www.cegsoft.com/CEGPass/Sales/Downloads.aspx


6. Presione el botón de Install para comenzar la instalación de los requisitos de nuestro

programa.

7. Una vez haya finalizado el proceso de instalación de los requisitos usted podrá ver la pantalla

del asistente de descarga del programa Expert PR Taxes.

8. Presione el botón de Next para comenzar el proceso de instalación.


9. Presione Accept para poder aceptar los términos y condiciones.

10. Presione Next.


11. Presione Install para comenzar el proceso de instalación.

12. Presione Finish una vez el proceso de instalación haya finalizado.


Asistente de Configuración inicial

Esta sección ayudara al usuario a navegar a través del Asistente de Configuración Inicial. Aquí es necesario registrar las licencias de Expert PR Taxes para que pueda utilizar los módulos en su totalidad.

Configurar el programa

Estos pasos le permitirán al usuario configurar el programa de acuerdo a las preferencias del usuario.

1. Al culminar la instalación aparecerá el logo de Expert PR Taxes en su Desktop. Presione

dos veces corridas sobre el logo del programa para poder abrir el programa.

2. Aparecerá el Asistente de Configuración Inicial. Seleccione el lenguaje deseado y presione el

botón de Siguiente.


3. En la próxima pantalla debe registrar sus licencias. Utilice el correo electrónico y contraseña

de CEG Pass para entrar y ver sus licencias.

4. Seleccione el equipo contributivo correspondiente y seleccione la opción de Estoy de

acuerdo con los términos de Acuerdo de Licencia.


5. La próxima pantalla le mostrará sus licencias disponibles. Presione el botón de Registrar

para registrar las mismas. El botón de Registrar cambiará a Desactivar lo cual quiere decir

que ya está registrada la licencia. Presione Siguiente.

6. Presione Siguiente.

7. En la próxima, presione el botón de Buscar y seleccione las carpetas de los directorios de

trabajo donde estarán sus archivos de clientes para el año contributivo.



9. Entre la Información del preparador. Ésta debe ser la información de la compañía

preparadora.


11. La próxima pantalla le indicará que se culminó la Configuración Inicial. Presione Finalizar.


Menú de Opciones

Acceder el menú

Esta sección ayudará al usuario a navegar a través del menú de opciones de Expert PR Taxes.

Para acceder el menú siga los siguientes pasos:

1. En el Panel Inicial, presione la rueda de opciones al lado del mensaje de bienvenida.

2. Se levantará una ventana donde aparecerán varias opciones para configurar el programa.


Preferencias

En esta sección configurará todo lo que compete al flujo de trabajo de cada usuario.

Inicio

Aquí configurará si quiere que salga el Panel Inicial una vez entre en el sistema.

1. Marque el cuadro si gusta que siempre salga el Panel Inicial. Si no, no marque el cuadro y

elija debajo el módulo con el que gustaría que comenzara el programa.

2. Presione botón Guardar Cambios luego de su selección.

Lenguaje

Aquí configurará el idioma general del programa.

1. Seleccione el lenguaje de su preferencia.

2. Presione el botón Guardar Cambios luego de su selección.


Directorio de Trabajo

En esta sección configurará la dirección de la data creada en los diferentes módulos que haya

adquirido para EPRT.

1. Presione el botón de Buscar del módulo que guste cambiar la dirección, Ej. Clientes de

Informativa.

2. Se levantará una ventana que le mostrará los archivos donde puede guardar la data.

3. Elija el lugar donde guardará la data.

4. Para crear un archivo nuevo presione botón de Make New Folder.

5. Presione Ok.


6. Presione el botón de Guardar Cambios para que estos se configuren en EPRT.

Nota: Expert PR Taxes crea un directorio preestablecido en el archivo de My Documents

de su computadora al momento de la instalación. Para ver este directorio haga referencia al

área de Funciones Adicionales.

Configuración de Proxy

Aquí configurará las opciones proxy para que su sistema pueda reconocer nuestro programa.

De ser necesaria la configuración del servidor proxy, deberá hacer referencia a un profesional de

sistemas (IT) de su compañía.


Cuenta

Manejo de Licencias

Aquí podrá activar las licencias adquiridas para poder comenzar a trabajar.

Opción 1- Registro Online

1. Debe ingresar las credenciales que creó al comienzo de este manual. Éstas deben ser el

correo electrónico y la contraseña asignada, registrados bajo la cuenta del usuario.

2. Presione el botón de Iniciar Sesión.

3. Deberá seleccionar las siguientes opciones para que se reflejen sus licencias:

a. Seleccione el Equipo Contributivo

b. Acepte los Términos y Condiciones

4. Sus licencias estarán inactivas cuando el botón Registrar esté color azul y la cantidad de

licencias sean de igual cantidad. Ej. 1 of 1

5. Presione el botón de Registrar.


6. Una vez estén registradas el botón dirá Desactivar y la cantidad de las licencias serán menor

de la cantidad original o pondrá un cero de ser sólo una.

Opción 2 - Registro Offline

1. Presione opción de Registre sin Internet

2. Acepte los Términos y Condiciones

3. El sistema le proveerá un Código de Activación

4. Éste debe proveerlo a través de nuestro email de apoyo técnico ([email protected]) o

llamar a nuestras oficinas para proveerle un código de activación.

5. Debe seleccionar el módulo que desea registrar en Select Module.

6. Presione el botón de Registrar para activar la licencia.

mailto:[email protected]


Información de Preparador

En esta sección podrá configurar la información profesional de cada especialista que trabajará en su

oficina.

Preparador

Aquí configurará toda la información que competa a la firma u oficina de contabilidad que se

reflejará en las planillas y formularios.

1. Introduzca toda la información que el sistema le solicite según aplique.

2. Presione Guardar Cambios.


Especialista

Aquí configurará toda la información que competa al especialista que llena las planillas y formularios.

1. Presione el botón Añadir Especialista.

2. Dentro de los campos en blanco, llene la información requerida.

Nota: Dentro de nuestro programa podrá configurar la cantidad de especialistas que guste

siguiendo las instrucciones anteriores.

3. Presione el botón de Remover para eliminar los especialistas que guste.

4. Presione Guardar Cambios.

Localización

Aquí configurará la dirección donde guardará la información entrada en las áreas de Preparador y

Especialista. Esta opción le permitirá compartirla.

1. Presione el botón de Buscar.


2. Se levantará una ventana que le mostrará los archivos donde puede guardar esta información.

3. Elija el lugar donde guardará la data

4. Para crear un archivo presione el botón de Make New Folder

5. Presione botón Ok

6. Presione botón de Guardar Cambios para que estos se configuren en EPRT.


Crear un archivo de cliente

Para comenzar a trabajar sus nóminas es necesario crear un archivo de cliente dentro del programa

de Expert PR Taxes.

1. Una vez levante el programa, seleccione Nómina.

2. En la página principal deberá seleccionar Crear Cliente

3. Seleccione la opción de Payroll Returns.


4. Se levantará una ventana para crear el archivo.

5. Seleccione dónde desea guardar el documento (Ej. Desktop, Servidor).

6. Nombre su archivo.

7. Oprima el botón de Save.

8. Se levantará una pantalla para llenar la información de la compañía.


9. Llene la información que corresponda a su necesidad.

10. Al finalizar presione Guardar.

11. Esta será la pantalla que se levantará una vez usted cree la compañía. Aquí podrá comenzar a

crear sus empleados.


Trabajar con el módulo de Nómina

Pantalla General

En esta sección se discutirán los botones de Archivo (File), Herramientas (Tools), y Ayuda

(Help).

Archivo (File)

Esta opción mostrará el siguiente menú:

Información de la Compañía - Esta opción permitirá al usuario hacer cambios a la

información de la compañía.


Crear Nuevo Año Contributivo – Esta opción es usada para añadir un nuevo año

contributivo al archivo. Una vez oprima la opción le saldrá la próxima pantalla:

Oprima el botón de Yes para añadir el nuevo año contributivo. Una vez añada este, tendrá

dos años contributivos en el cual podrá trabajar el archivo.

Eliminar Año Contributivo – Esta opción es usada para remover el año contributivo que

fue añadido.

Al oprimir Yes en la pantalla anterior, le saldrá la próxima pantalla advirtiéndole que esto

también borrara todos los empleados, transacciones, y reportes que existen dentro de ese

año contributivo.

Una vez añada el año contributivo, puede

cambiar el mismo escogiéndolo en el campo

de Tax Year.


Si está seguro que quiere remover el año contributivo, elija la opción de Yes.

Seleccionar Especialista – Esta opción le permite elegir a un especialista que ya esté

registrado en el programa. Sabrá que especialista está activo ya que el mismo estará marcado

por un símbolo ✓ al lado del nombre del especialista.

Seguridad - Esta opción se usa para añadirle una contraseña al archivo que está trabajando

para que el mismo sea más seguro. Cuando oprima el botón le saldrá la siguiente pantalla:

Si elige la opción de Standard Security tendrá la opción de añadir una contraseña, esta

contraseña será pedida por el programa cada vez que trate de abrir el archivo.


Herramientas (Tools)

Este botón abre el siguiente menú:

Calculadora - Abre la calculadora del sistema operativo para que pueda utilizarla en sus

cómputos.

Convertir Data - Si el usuario tiene un archivo de nóminas que preparó en el programa de

Expert PR Taxes del año anterior, el mismo puede ser convertido para ser utilizado en el

programa de Expert PR Taxes. Una vez oprima el botón, la siguiente pantalla aparecerá:

En la pantalla puede escoger la información que desea convertir. Una vez ennegrezca los

campos de la información que desea convertir, oprima el botón de Continuar. Al oprimir el

botón, se abrirá una pantalla para que localice el directorio donde se encuentra la planilla de

EPRT que desea convertir.

Nota: El archivo de EPRT del año contributivo previo debe tener el año contributivo

siguiente creado para que la conversión pueda realizarse.


Ayuda (Help)

Abre una pantalla que muestra información acerca del programa.


Empleado (Employees)

La sección de Empleados le permitirá al usuario poder crear empleados a nuestro sistema e

importarlos desde programas externos.

Añadir empleados

Es necesario añadir empleados para poder trabajar con el archivo de nóminas. El programa de

Expert PR Taxes le provee diferentes opciones para añadir sus empleados a una compañía.

Añadir empleados directamente al programa

Esta opción le permitirá generar sus empleados desde nuestro sistema.

1. Abra el archivo de la compañía que desea trabajar.

a. Navegue al área de Empleado (Employees)

b. Seleccione el botón de Añadir (Add).

c. Llene las áreas de Información Personal y la Información Nómina

d. Presione Guardar (Save) para almacenar la información entrada.

C

B

A D


Importar empleados

Esta opción permite al usuario importar la información de los empleados directamente desde el

programa de Microsoft Office Excel.

1. Navegue al área de Empleado (Employees).

2. Seleccione la opción de Importar (Import).

3. Luego seleccione la opción de Excel Layout.

4. En el navegador de búsqueda, localice donde desea guardar la plantilla. (Ej. Desktop)

5. Nombre su documento y presione Save para guardarlo.

6. Una vez descargue la plantilla, abra el archivo para verla.


7. En la pestaña de layout, podrá ver el formato que el programa utiliza para importar la data.


2. En la pestaña de Sample Data encontrará información de ejemplo que provee la plantilla.

8. Una vez tenga la plantilla llena, vuelva al programa.

9. Entre al archivo que está trabajando y a la sección de Empleado.

10. Oprima el botón de Import y luego la opción de Excel.

11. En el navegador de búsqueda, localice y seleccione la plantilla que desea importar y presión

Open.


12. En la pantalla de Import, escriba el nombre de la hoja de trabajo que contiene la información

de importación (Ej. Sample Data) y presione OK.

Nota: El Worksheet Name se encuentra en la parte inferior de la plantilla de Excel.

13. Una vez termine el proceso de importación, los empleados estarán en la lista para que pueda

comenzar a trabajar con ellos.


14. De tener algún error en su documento de Excel, el sistema le mostrará un Reporte de

Error. De ser así, corrija los empleados con errores y repita nuevamente el procedimiento.

Los cuadros que esten ennegrecidos indican que el campo donde hay error.


Eliminar empleados

Hay dos maneras de eliminar empleados:

1. Eliminar individualmente:

a. Seleccione el empleado que desea eliminar presionando el enlace del Seguro social en

la lista de Empleados.

b. Presione el botón de Borrar (Delete).

2. Eliminar múltiples ya importados (Batch):

a. Presione la opción de Import y luego seleccione Batch.

b. La próxima pantalla le mostrará un listado de importaciones que ha realizado con el

total de empleados, y la fecha.

c. Presione el botón de Delete en la importación que desea eliminar. Esto eliminará

solo los empleados que se hayan importado en el batch seleccionado.


Exportar empleados

Esta opción se utiliza para exportar la información de empleados del programa a un formato de

Excel, parecido al Import layout que utiliza el programa.

1. Dentro de la pantalla de empleados, presione Exportar (Export).

2. En la pantalla de Configuración de Exportación puede seleccionar como exportar a los

empleados.

3. El campo de Empleados parecidos a es utilizado para exportar a empleados con un

número de empleado específico. Si deja este campo vacío, se exportaran todos los

empleados.

4. Elija el Estado del Empleado que desea exportar. Los empleados inactivos estarán

marcados por un rectángulo amarillo en la lista de empleados.


5. Presione el botón de Exportar y escriba el nombre del archivo en la ventana del explorador

que se muestra a continuación.

6. Presione el botón de Save para guardar el documento.

Imprimir lista de empleados

1. Para imprimir la lista de los empleados, solo debe presionar el enlace de Imprimir.


2. El programa mostrará un reporte con la información del empleado el cual podrá guardar o

imprimir navegando al menú de File en la extrema izquierda.


Nóminas (Payrolls)

La sección de Nómina le permitirá traer archivos de nóminas externos o crearlos directamente en

nuestro programa, para que pueda completar sus comprobantes de retención.

Crear y editar una nómina manualmente

Esta opción le permitirá crear las diferentes nóminas y añadir los empleados manualmente en el

programa.

Crear una nómina

Para poder crear una nómina, siga las siguientes instrucciones:

1. Navegue al área de Nómina.

2. Presione el botón de Cambiar a Modo Avanzado.


3. Seleccione la opción de Añadir.

4. Entre la información correspondiente a la nueva nómina.

5. En el campo de Tipo encontrará las siguientes opciones:

a. Automatic: El programa calculará las deducciones establecidas automáticamente.

b. Manual: El programa le dará la oportunidad de calcular las deducciones por su

cuenta.

6. Presione el botón de Create.

7. El sistema le confirmará si desea crear la nómina. Presione el botón de Yes para continuar y

comenzar a trabajar con su nueva nómina.


Añadir empleados a la nómina

Esta opción le permitirá añadir una nómina para los empleados ya creados en el programa Expert

PR Taxes por método manual.

1. Presione el enlace de la nómina que desea trabajar en el navegador a la izquierda.

2. Presione el enlace de Aquí en el detalle de Nómina para añadir empleados.


3. En la siguiente pantalla, marque las casillas de los empleados que desea añadir a la nómina o

presione Select All abajo, si desea seleccionarlos todos.

4. Presione Add Employees.

5. El sistema le pedirá confirmación para añadir los empleados seleccionados a la nómina.

Presione Yes para continuar.


8. Luego de añadir el emplado, presione sobre el número de seguro social del mismo para

editar la información.

9. Luego que edite la información, presione el botón de Guardar para almacenar la

información de la nómina.

10. Presione Ok si le indica que se ha guardado exitosamente.


Crear nóminas importandolas desde Peachtree

Otro método utilizado para crear nóminas es importándolas a desde Peachtree. Para poder realizar

este tipo de importación, debe crear las cuentas de Peachtree en Expert PR Taxes. Luego de crear las

cuentas, podrá importar las nóminas desde Peachtree.

Generar plantilla de importación para cuentas de Peachtree

1. Navegue a la sección de Nómina en el archivo que desea trabajar.

2. Asegúrese de estar en Modo Básico (Si el botón de cambio de modo indica que Cambiar a

modo Avanzado entonces está en Modo básico).

3. Presione el enlace de Importar

4. Seleccione la opción de Peachtree

5. Luego seleccione Accounts Import Layout para generar la plantilla para importar cuentas.


6. Se levantará una ventana para generar una plantilla para importar las cuentas de Peachtree.

7. Nombre la plantilla y presione el botón de Save para guardar la misma.

8. Navegue y abra la plantilla y siga las especificaciones que da la hoja de trabajo de Layout del

documento para añadir las cuentas en una hoja de trabajo nueva.

9. Puede utilizar la hoja de trabajo de SampleData para ver ejemplos de cuentas y entrarlas.


10. Guarde su documento para que pueda utilizarlo en el proceso de importación a

continuación.

Importación de cuentas de Peachtree




3. Presione el enlace de Importar.

4. Seleccione la opción de Peachtree

5. Luego presione Settings


6. En la pantalla de Setting, presione el botón de Import para importar las cuentas que ha

generado con nuestra plantilla.

7. En el navegador, seleccione el archivo de Excel que desea importar.

8. Presione el botón Open.


9. El programa le preguntará cuál hoja de trabajo desea importar. Escriba el nombre de la hoja

de trabajo donde guardó la información de las cuentas.

10. Presione Ok para importar la información.

11. De no tener errores en la plantilla se mostrará una ventana para indicarle que sus cuentas han

sido importadas exitosamente.

12. Presione Ok para poder ver las cuentas en la ventana de Setting.


Generar plantilla para importar nóminas de Peachtree

Los siguientes pasos le explicarán cómo convertir la data e importar las nóminas desde su programa

de contabilidad al programa de Expert PR Taxes.

Importante: Recuerde que antes de importarlos debe haber importado las cuentas. Por otro lado los

empleados entrados en el programa de Expert PR Taxes deben tener el mismo número de empleado

que en Peachtree. De esta manera es que Expert PR Taxes relaciona la nómina al empleado.




3. Presione el enlace de Importar.

4. Seleccione la opción de Peachtree.

5. Luego seleccione la opción de Peachtree Import Layout.

6. En el navegador, escoja la localización donde desea guardar el archivo y nombre el mismo

7. Presione el botón de Save para guardar el archivo.


8. Abra la plantilla que acaba de guardar en su programa de Microsoft Excel.

9. Utilice las especificaciones que brinda la hoja de trabajo nombrada Layout para entrar las

nóminas a la plantilla.

10. La hoja de trabajo llamada SampleData provee ejemplos de nóminas y como deben ser

entradas en la plantilla.


11. También puede utilizar esta hoja de trabajo para entrar sus nóminas a la plantilla.

12. Al finalizar de entrar la data, asegúrese de nombrar la hoja de trabajo guarde el archivo para

que pueda ser utilizado en el proceso de importación.

Importación de nóminas de Peachtree




3. Seleccione el trimestre que desea importar.

4. Navegue y presione el enlace de Importar.

5. Seleccione la opción de Peachtree.

6. Luego seleccione Import from Excel.

7. En el navegador de búsqueda, localice y escoja la plantilla que creó en la sección anterior,

conteniendo la información de las nóminas de Peachtree.

8. Seleccione el documento y presione el botón de Open.


9. Escriba el nombre de la hoja de trabajo en la próxima ventana.

10. Presione Ok para importar la información.

11. Si la importación se realizó exitosamente, el sistema le notificará la cantidad de archivos que

han sido importados.

12. Presione Ok para finalizar.

13. Podrá ver la información importada, haciendo doble click al trimestre importado.

14. Repita el procedimiento de importación para cada trimestre que desee importar.

Al finalizar, podrá transferir la información de las nóminas a las planillas, utilizando el procedimiento

en la siguiente sección.


Transferir nóminas a las planillas.

El programa le provee al usuario un mecanismo fácil y rápido para transferir la información de las

nóminas a las planillas. Siga los siguientes pasos para realizar esta transferencia:

1. Navegue a la sección de Nómina.

2. Seleccione la opción de Transfer (La misma está disponible en modo básico y avanzado).

3. En la ventana de Transferir Información a Planillas, seleccione las planillas a las cuales

desea transferir información.


4. En la misma ventana, seleccione los trimestres que desea llenar.

5. Si desea ver un Historial de sus transferencias previas, presione el botón de Historial…lo

cual presentara un listado de transferencias con sus planillas, término y fecha de

transferencia.

6. Presione el botón de Transferir para efectuar la transferencia.

7. El programa le notificará al finalizar las transferencias.

8. Al finalizar, puede cerrar la ventana de transferencia en la X de la extrema derecha o

presionando el botón de Cancelar.

Este procedimiento debe haber creado sus planillas, las cuales podrá trabajar en la próxima sección

de Planillas.


Planillas

Esta sección le permitirá al usuario realizar las planillas anuales y trimestrales para su radicación al

Departamento de Hacienda de Puerto Rico y el IRS. Es importante recordar los siguientes puntos en

esta sección:

Las planillas anuales solo aplican al año contributivo corriente del programa.

Si crea y selecciona un nuevo año contributivo solo podrá ver y las planillas trimestrales para

ese nuevo año. Las planillas anuales para este nuevo año contributivo, deben ser transferidas

y trabajadas en la versión de Expert PR Taxes para el próximo año.


Planillas Anuales

En esta sección se discutirán las funciones de cada planilla anual. Algunas de ellas tienen funciones

comunes, por lo cual serán agrupadas en una sección.

F499 R-2/W-2

Para trabajar con las formas F499 R-2/W-2 debe navegar a la sección de planillas y escoger la forma en el listado. La pantalla de esta forma tiene 4 funciones básicas que le permitirán trabajar con las formas. Estas funciones también tienen sus propias opciones.

Añadir: Utilice esta opción para añadir una forma nueva. El sistema le proveerá 2 opciones

adicionales.

o Blank Return: Esta opción creará una forma en blanco. Al llenar la misma y

guardarla, el empleado será añadido en la lista de empleados del archivo del cliente.


o From existing Employee: Esta opción creará una forma utilizando la información

básica de un empleado existente. Puede elegir crear una forma en blanco para este

empleado o transferir las cantidades de sus nóminas.

Luego de seleccionar el empleado presione el botón de Añadir para crear la forma.

Importar: Utilice esta opción para ver las opciones de importación disponibles.

o Importar de Excel: Esta opción se utiliza para importar una plantilla de Excel que

contenga la información de las formas (Ver la sección de Funciones adicionales a

continuación para pasos y más detalles).

o Importar de Texto (.txt): Esta opción se utiliza para importar un archivo de texto

con la información de las formas. Luego de seleccionar la opción, localice el archivo

que desea exportar y presione el botón de Open para comenzar la importación.

o Generar Import Layout: Esta opción se utiliza para generar una plantilla de Excel

para importar la información de las formas. (Ver la sección de Funciones adicionales

a continuación para pasos y más detalles).


o Batch: Utilice esta opción para ver el historial de importaciones realizadas en el

programa. Aquí podrá eliminar las mismas si desea, teniendo en cuenta que esto

eliminará el grupo de formas que realizó esta importación.

E-File Menu: Este menú presenta múltiples opciones para la radicación de las formas.

o Validate 499 R-2/W2-PR: Esta opción se utiliza para validar errores en las formas

ya entradas. De existir errores se presentará un reporte de error marcando los

campos a corregir (Ver la sección de Funciones adicionales a continuación para

pasos y más detalles).


o Control Numbers: Al seleccionar esta opción se mostrará la ventana de Números

de Control en la cual podrá entrar el rango de número de control para las formas

(Ver la sección de Funciones adicionales a continuación para pasos y más detalles).

o Create Electronic File: Seleccione esta opción para crear un archivo de texto que

puede ser utilizado para radicar electrónicamente en Colecturía Virtual al

Departamento de Hacienda (Ver la sección de Funciones adicionales a continuación

para pasos y más detalles).

o Export to Excel: Esta opción exporta un listado de formas a un archivo de formato

Microsoft Excel.

o Print Employer’s Copy: Esta opción imprime una sola copia de las formas

seleccionadas para usos del empleador.

o Print Legal Page B and C copy. Esta opción imprime dos copias de las formas

seleccionadas en tamaño legal.

o Print B and C copy with Emp. Num.: Esta opción imprime dos copias de las

formas seleccionadas que incluyen el número de empleado.

o W-2 Individual (Soc.Sec. as Filename) PDF: Esta opción crea un archivo de

formato PDF para cada forma seleccionada y nombra el archivo con el número de

Seguro Social del empleado.

o W-2 Individual (Employer Num. as Filename) PDF: Esta opción crea un

archivo de formato PDF para cada forma seleccionada y nombra el archivo con el

número de empleado.


o Print Settings: Esta opción muestra la ventana de Configuración de Impresión.

Aquí podrá seleccionar los campos por los cuales desea ordenar la impresión de

múltiples formas.

Borrar: Este menú muestra las opciones disponibles para eliminar formas.

o Borrar Seleccionado: Esta opción elimina solo las formas seleccionadas en el

listado.

o Borrar Actual: Esta opción elimina solo la forma que está abierta actualmente.


F499 R-2c/W-2c (Corrección o Enmienda)

Para trabajar con las formas F499 R-2c/W-2c debe navegar a la sección de planillas y escoger la forma en el listado. La pantalla de esta forma tiene 4 funciones básicas que le permitirán trabajar con las formas. Estas funciones también tienen sus propias opciones.

Añadir: Utilice esta opción para añadir una forma nueva. El programa le proveerá una lista

de las W2 creadas y radicadas para que sea creada la corrección. Escoja las formas que desea

enmendar y presione el botón de Añadir.

E-File Menu: Este menú presenta múltiples opciones para la radicación de las formas.

o Validate 499 R-2c/W2c-PR: Esta opción se utiliza para validar errores en las

formas ya entradas. De existir errores, se presentara un reporte de error marcando

los campos a corregir (Ver la sección de Funciones adicionales a continuación para

pasos y más detalles).


o Control Numbers: Al seleccionar esta opción se mostrará la ventana de Números

de Control en la cual podrá entrar el rango de número de control para las formas

(Ver la sección de Funciones adicionales a continuación para pasos y más detalles).

o Create Electronic File: Seleccione esta opción para crear un archivo de texto que

puede ser utilizado para radicar electrónicamente en Colecturía Virtual al

Departamento de Hacienda (Ver la sección de Funciones adicionales a continuación

para pasos y más detalles).

o Print Employer’s Copy: Esta opción imprime una sola copia de las formas

seleccionadas para usos del empleador.

o W-2 Individual (Soc.Sec. as Filename) PDF: Esta opción crea un archivo de

formato PDF para cada forma seleccionada y nombra el archivo con el número de

Seguro Social del empleado.

o W-2 Individual (Employer Num. as Filename) PDF: Esta opción crea un

archivo de formato PDF para cada forma seleccionada y nombra el archivo con el

número de empleado.


o Print Settings: Esta opción muestra la ventana de Configuración de Impresión.

Aquí podrá seleccionar los campos por los cuales desea ordenar la impresión de

múltiples formas.

Borrar: Esta opción elimina solo las formas seleccionadas en el listado.

Imprimir: En este menú encontrará varias opciones para imprimir copias de las formas.

o Copia del Patrono: Imprime una sola copia de la forma para uso del patrono.

o Copia del Seguro Social: Imprime una sola copia de la forma para uso del Seguro

Social.

o Copia del Empleado: Imprime una sola copia de la forma para uso del Empleado.


F499 R-3, 940, 940-PR, 943-PR, 944-SP & SC2727

En el caso de las formas en esta sección todas tienen las mismas funcionalidades, por lo cual fueron agrupadas. Para trabajar con las formas F499 R-3, 940, 940-PR, 943-PR, 944-SP y SC2727 debe navegar a la sección de planillas y escoger la forma que desee trabajar del listado. La pantalla de estas formas tiene 3 funciones básicas que le permitirán trabajar con las formas.

Añadir: Utilice esta opción para añadir una forma para el año contributivo correspondiente.

Solo se añadirá una forma para dicho año, no se podrán añadir más.

Borrar: Seleccione la forma y esta opción para eliminar la misma del programa.

Transferir de la nómina: Utilice esta opción para transferir las cantidades de la sección de

nómina. Puede utilizarla para una forma nueva o para una existente si hubieron cambios en

la sección de nómina y desea transferirlos.

W3-PR

Para trabajar con la forma W3-PR debe navegar a la sección de planillas y escoger la forma en el listado. La pantalla de esta forma tiene 3 funciones básicas que le permitirán trabajar con las formas.




Transferir de la W-2: Utilice esta opción para transferir las cantidades de las formas W2 ya

creadas. Puede utilizarla para una forma nueva o para una existente si hubieron cambios en

las formas W2 y desea transferirlos.

W3c-PR

Para trabajar con la forma W3c-PR debe navegar a la sección de planillas y escoger la forma en el listado. La formas W3c-PR son correcciones de la forma W3-PR por lo cual solo tiene 2 funciones básicas

Añadir: Utilice esta opción para añadir una forma de corrección para el año contributivo

correspondiente. Solo se añadirá una forma para dicho año, no se podrán añadir más.



Planillas trimestrales

Las planillas trimestrales están disponibles para el año contributivo corriente y para el siguiente. A

continuación se presenta un listado de las formas y sus funciones. Algunas de ellas tienen funciones

en común, por lo cual fueron agrupadas en la misma sección del manual.

CFSE-693

Para trabajar con la forma CFSE-693 debe navegar a la sección de planillas y escoger la forma en el listado. La pantalla de estas formas tiene 3 funciones básicas que le permitirán trabajar con las formas.

Añadir forma para el año: Utilice esta opción para añadir una forma para el año

contributivo correspondiente. Solo se añadirá una forma para dicho año, no se podrán

añadir más.


Transferir cantidades: Utilice esta opción para transferir las cantidades de la sección de



Driver Tax Employee, Employer, 499-R-1B, 941-FED, 941-FED Schedule B,

941-PR, 941-AnexoB & Unemployment Disability Contribution

Para trabajar con las formas Driver Tax Employee, Employer, 499-R-1B, 941-FED, 941-FED Schedule B, 941-PR, 941-AnexoB y Unemployment Disability Contribution, debe navegar a la sección de planillas y escoger la forma que desea trabajar del listado. La pantalla de estas formas tiene 3 funciones básicas que le permitirán trabajar con las formas.




Transferir cantidades: Utilice esta opción para transferir las cantidades de la sección de




941-XPR

Para trabajar con la forma 941-XPR debe navegar a la sección de planillas y escoger la forma en el listado. La pantalla de estas formas tiene 2 funciones básicas que le permitirán trabajar con las formas.

Añadir: Utilice esta opción para añadir una forma para el trimestre que desee trabajar. El

trimestre se puede escoger dentro de la forma.


Sinot Change Address

Para trabajar con la forma Sinot Change Address debe navegar a la sección de planillas y escoger la forma en el listado. La pantalla de estas formas tiene 2 funciones básicas que le permitirán trabajar con las formas.

Añadir: Utilice esta opción para añadir una forma para el empleado que desee solicitar el

cambio de dirección. Este menú tiene dos opciones:

o Añadir Forma: Esta opción añade una forma en blanco para un empleado no existente.

o Importar Empleados: Esta opción provee una lista de los empleados existentes y

permite crear la forma para los que escoja. Seleccione los empleados en el listado y

presione Importar para crear las formas.



Funciones Adicionales

Esta sección le proveerá al usuario pasos complementarios que le ayudaran a completar y entender

los procesos del ciclo de nómina en nuestro programa de Expert PR Taxes.

Radicación electrónica

Solo un grupo de formas tienen radicación electrónica a través del programa de Nómina de Expert

PR Taxes. Las únicas formas que tienen radicación electrónica son las siguientes:

F499 R-2/W-2

F499 R-2c/W-2c

941-FED

941-PR

Driver Tax Employer

Aunque son 5 formas, solo hay 3 tipos de radicación electrónica. Las formas W2 y W2c comparten

un mismo método de radicación, al igual que las formas 941-FED y 941-PR comparten uno igual, y

la forma de Driver Tax Employer tiene el suyo propio. A continuación se discutirán los pasos para

los tres tipos de radicación electrónica.

F499 R-2/W-2 y F499 R-2c/W-2c

1. Navegue a la forma deseada, ya sea la F499 R-2/W-2 o F499 R-2c/W-2c.

2. Luego navegue al menú de E-file.

3. Seleccione la opción de Control Numbers.


4. Entre los rangos de números de control que adquirirán las formas.

5. Una vez termine sus W2 o W2c navegue a E-file Menu nuevamente.

6. Seleccione la opción de Validate 499R-2/W-2 para verificar las formas por errores.

7. Si no hay errores, el programa le notificará.


8. Una vez sus formularios estén listos y validados, navegue nuevamente a E-File Menu.

9. Seleccione Create Electronic File.

10. Lea el siguiente aviso y presione Continuar.

11. En la ventana de Transferencia Electrónica, entre toda la información que aplique.

12. Presione el botón de Departamento de Hacienda o Administración del Seguro Social.


13. En la ventana de Atención, presione Yes para continuar.

14. En la ventana de navegación de carpetas, seleccione la localización donde desea guardar el

archivo.

15. El sistema creará el archivo de texto y le notificará cuando haya terminado el proceso.

Nota: Se levantará automáticamente la ventana para entrar el número de Confirmación Electrónica.

Puede dejarla abierta y radicar electrónicamente en el portal de Colecturía Virtual o presionar el


botón de Cancelar y luego Yes para entrarlo en otro momento. Puede invocar esta ventana

nuevamente intentando imprimir cualquiera de las formas.

16. El archivo generado debe ser radicado a través Colecturía Virtual. Visite la página

https://colecturia.hacienda.gobierno.pr para más detalles de cómo realizar la radicación.

17. Una vez tenga el número de radicación electrónica puede entrarlo en la ventana de Numero

de Confirmación de Radicación.

18. En el mensaje de Atención presione el botón de OK para confirmar la actualización del

número de radicación.

19. Finalmente, en la ventana de Confirmación, presione OK para culminar el proceso.

https://colecturia.hacienda.gobierno.pr/


941-FED y 941-PR

1. Navegue a la sección de Planillas y escoja en el listado la 941-FED o 941-PR.

2. Escoja el trimestre que desea radicar electrónicamente.

3. Recuerde llenar y revisar la forma por errores antes de comenzar el proceso de radicación.

4. Al pie de la forma, presione el botón de E-file.

5. Presione Ok en el aviso.


6. En la ventana de IRS E-file, lea cuidadosamente el aviso y luego presione Sí, si está de

acuerdo con los términos.

7. En la pantalla de Login, entre sus credenciales de CEG Pass y presione Conectar para

autenticar.

8. En la ventana de Additional Returns seleccione si desea que el anejo B de la forma 941 se

incluya en la radicación y presione el botón de Próximo.


9. En la pantalla de Signature, escoja como desea iniciar la sesión y entre sus credenciales del

IRS. Presione Próximo para continuar.

10. En la próxima pantalla de Preparer Infomation, confirma la información de especialista y

presione Próximo para continuar.

11. Si tiene un balance pendiente, elija si quiere hacer el pago usando la información de su

cuenta bancaria y presione Próximo.


12. En la próxima pantalla entre la información de su cuenta bancaria.

13. Si tiene errores de validación se mostrará la siguiente pantalla. Corrija los mismos y vuelva a

comenzar el proceso.

14. De no tener errores, la siguiente pantalla le indicará que puede continuar con el proceso.

Presione Continuar.


15. Para culminar, en la pantalla de Transfer Return presione Sí para transmitir la forma.

De tener algún error o problema con la forma, recibirá la contestación inmediatamente en la

próxima pantalla. De ser así corrija los mismos y repita el proceso.

Importación de formas utilizando la plantilla de Excel

Esta guía le ayudará al usuario en la importación de planillas al programa de Expert PR Taxes. Al

momento las únicas planillas que se pueden importar son las F499 R-2/W-2.

1. Navegue a la sección de Planillas y escoja la opción de F499 R-2/W-2.

2. Seleccione el menú de Importar y la opción de Generar Import Layout.

3. En la ventana de navegador de búsqueda, escoja la localización donde desea guardar la

plantilla de Excel y nómbrela.

4. Presione Save para guardarla.


5. Luego de guardarla, abra la plantilla en Microsoft Excel para editarla y añadir las formas.

Esta contiene dos hojas de trabajo:

a. La hoja de trabajo de Layout contiene las especificaciones de las columnas las cuales

debe utilizar para entrar la información.

b. La hoja de trabajo de Sample Data contiene ejemplos de formas. También puede utilizar la misma para entrar la información ya que esta tiene los formatos de las columnas correctos.


6. Guarde el documento para que pueda utilizarlo en el proceso de importación. 7. Navegue nuevamente al programa y a la pantalla de F499 R-2/W-2. 8. Escoja el menú de Importar y la opción de Importar de Excel.

9. En el navegador, localice la plantilla que acaba de trabajar y presione el botón de Open para

comenzar la importación.

10. Escriba el nombre de la hoja de trabajo que contiene la información de las formas en la ventana de Import, en el campo de Worksheet Name.

11. Presione OK para continuar. 12. De no tener errores, el programa le indicará la cantidad de formas que se importaron del

total de formas en el documento.


13. Al finalizar, podrá ver las formas en el listado.


Reportes de Error al Importar

De tener errores en el documento, el programa le notificará los mismos por medio de un reporte.

1. Luego de entrar el nombre de la hoja de trabajo que contiene la información de las formas y

presionar Ok, el sistema le notificará cuantas formas importó en el proceso. Si el número de

formas importadas no es igual al total de formas ene l documento entonces el documento

tiene errores.

2. Luego le indicará que se han encontrado errores mientras se procesaba la importación.

Presione Ok para continuar.

3. Se levantará una ventana con el reporte de errores. Los encasillados oscurecidos indican los

campos donde se encuentra el error.

4. Regrese al documento y edítelo para corregir los errores.

5. Realice el proceso de importación hasta que se realice exitosamente.


Reportes

El área de reportes permite al usuario imprimir múltiples reportes disponibles. La información de los reportes se basa en la información de las secciones previas.

El programa mostrará el reporte el cual podrá imprimir o guardar en formato PDF por medio del

menú de File y la opción de Save As.

Para imprimir un reporte, primero

debe seleccionar el mismo y luego

presione el botón de Preview para

generar una pantalla con el reporte y

poder imprimirlo.