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Con el nivel E de Aprende Excel estarás en capacidad de trabajar conocer y aplicar las referencias relativas, absolutas y mixtas; validar datos con mensajes y comentarios; proteger información y diseñar gráficos.

El uso de Excel

La complejidad de las transacciones económicas y financieras, propias del ámbito empresarial, tienen un soporte en el desarrollo de las hojas de cálculo, capaces de almacenar y procesar grandes cantidades de información de una manera confiable. Excel permite la automatización de procesos que realizados de forma manual, implicarían inversiones de tiempo y de dinero. Excel simplifica los procesos de una manera bastante amigable.

Las fórmulas

Excel puede hacer las operaciones básicas: sumar, restar, multiplicar y dividir. También puede, en una celda, colocar una fórmula que es una secuencia formada por valores constantes o con referencia a otras celdas, nombres, funciones u operadores. Se entiende que una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Una fórmula debe empezar siempre con el signo = y constituye el núcleo. Mediante las fórmulas se llevan a cabo las operaciones que se necesiten.

Referencias a celdas

La referencia es la ubicación de una celda, comenzando por la columna y luego por la fila, por ejemplo: A4. En otras pala-bras, las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una fórmula escribes =SUMA(A1;B1) te estás refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de B1.Existen tres clases de referencias: relativas, absolutas y mixtas.

Referencia relativa

Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la fórmula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la fórmula y las celdas que forman parte de la misma. Esta es la opción que ofrece Excel por defecto.

Supón que quieres calcular el total de ventas de una serie de artículos. Por su-puesto, el total se calcula multiplicando el precio de cada uno de ellos por las unidades vendidas, es decir, que para el primero de ellos se introduce en D2 la fórmula =B2*C2.

Para calcular las ventas del artículo 2 se puede copiar y pegar la fórmula anterior en D3 ya que las celdas que la compo-nen también se desplazarán con respecto al destino que está una celda más abajo, y la fórmula pasará de ser: =B2*C2 a =B3*C3 La hoja de cálculo queda así:

Competencias tecnológicasExcelAprende

Lo mismo se hace para el artículo 3.

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Referencia absoluta

Una referencia a celdas es absoluta si se mantiene igual con independencia de la celda donde la copiemos. Para crear una referencia absoluta, al introducir la fórmula, debes escribir el signo $ antes de la fila o de la columna. También se denomina como la dirección exacta de una celda independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmu-la. Una referencia absoluta tiene la forma $A$1Supón el siguiente ejemplo:

Si ahora copias la celda A2 en B3 , aunque la copies una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delan-te de la columna y de la fila encuentra un signo $ no variará la fórmula y en B3 pondrá =$A$1+2.

Referencias mixtas

Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna adopta la forma de $C1 o $G4. Una referencia de fila absoluta adopta la forma C$1 o G$4. Si cambias la posición de la celda que contiene la fórmula se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta perma-nece invariable.Ejemplo: crea un nuevo archivo con el nombre Ejemplo Referencias. Sigue la ruta: Archivo/Nuevo/Crear y sin ingre-sar datos crea y guarda el ejemplo, con la ruta: Guardar como/ Ejemplo Referencias e ingresa los siguientes datos:

Y ahora en la columna A escribe Vendedor No. 1 hasta Vendedor No. 8. Luego ingresa las ventas realizadas en cada semestre por cada uno de los vendedores.Para las columnas B, C y D en el rango B8:D15 debes formatear: Formato/Cel-das/Número/Posiciones de decimales/0/Separador de miles

Con los valores que aparecen en la siguiente pantalla:

Aquí anotarás la fórmula en E8 =B8+C8 y al co-piar la fórmula a lo largo de la columna E hasta E15 ésta irá ajustando sus valores en relación con las nuevas filas.

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Observa esta referencia relativa que aparece en la columna D y que para ma-yor explicación se copió la fórmula en la columna E; a medida que se cambia en la nueva fila, no se cambia en la fórmula las columnas B y C lo que cambia es el núme-ro de la fila.

A estos vendedores se les paga un porcentaje de comisión del 5 %. Coloca esta comisión en la celda F4 y en la celda escribirás la fórmula =D8*$F$4. Copia esta fórmula hasta F15. La pantalla queda así después de estas operaciones.

Para evitar que las direcciones de celda cambien, aplica lo que aprendiste con las referencias absolutas. Recuerda que la forma de indicar a la hoja de cálculo que vas a usar este tipo de referencia, consiste en colocar el símbolo $ delante de la letra de la columna y del número de la fila.Es muy importante, al escribir una fórmula, asegurarse del tipo de referencia de celda que vas a introducir, para evitar que pueda cambiar de forma inco-rrecta al ser copiada en otra celda.

Validación de datos

La validación ayuda a evitar los errores desde que se introduce la información. Cuando diseñas las tablas, es importante que te asegures de la corrección de su contenido. Excel puede ayudar a evitar errores desde el principio, al tener en cuenta que habitualmente la información de una tabla es introducida por distintas personas.

Definir el tipo de dato

Si realizas esta operación, puedes evitar, por ejemplo, que una celda destinada a un número contenga un texto, o que otra, pensada para una fecha, tenga una cifra con decimales. Así, cada celda sólo aceptará el tipo de datos que le espe-cificarás y lo hará dentro de los límites deseados.Para definir el tipo de dato vas al ejercicio anterior y en la Hoja 2 creas otra tabla así:

Luego en el menú Datos/Validación tomas el rango B3:E10 que son las ventas mensuales de los vendedores por artículos, destinado a la cantidad en unidades vendidas de un determinado artículo.Sabes, por tanto, que el dato que debe contener es un número entero y que nunca se tratará de un valor negativo.

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La imagen del menú que estás utilizando después de la validación es Configuración/Permitir/Número entero

A continuación, dentro de las opciones de la ventana Datos, selecciona mayor o igual que. Finalmente, en Mínimo escribe 0 y luego pulsa en Aceptar.Intenta escribir en la celda E8 un dato distinto a un número entero mayor o igual que cero. Verás cómo el programa no lo acepta y muestra un mensaje de error.Estos es válido para decimales, fechas, horas, longitud de texto y personalizada.

Mensaje entrante

En el menú Validación de datos hay una opción que facilita el llenado de las tablas porque puedes colocar mensajes, que son de dos clases.Esta opción permite añadir a una celda un mensaje, que aparece cada vez que dicha celda se activa. Toma el rango B3:B10 y la ruta es Datos/Validación. Luego te sitúas en la ficha Mensaje entrante, coloca la validación para Mos-trar mensaje al seleccionar la celda. En Título coloca Camisas y en el Mensaje de entrada escribe: Introduzca la cantidad de unidades vendidas de un mismo artículo. La pantalla debe quedar así:

Cuando te ubiques en alguna de esas ca-sillas se mostrará el siguiente mensaje:

Los comentarios

Además, es posible añadir comentarios escritos a las celdas, empleando la ruta Insertar/Comentario. La anotación de-seada se debe escribir en el recuadro que aparece al lado de la casilla activada. A partir de ahora, en la esquina superior derecha de la celda, se mostrará un pequeño triángulo rojo, que indica la existencia de un comentario asociado que se visualizará al seleccionar esa casilla con el puntero si es necesario.En una celda puede combinarse un comentario con los mensajes que vimos anteriormente. Esto permite aportar mucha información, pero tampoco hay que abusar de tales recursos, para no congestionar las tablas.

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Proteger una hoja de cálculo

Con informaciones importantes, es necesario evitar modificaciones no deseadas. Si por equivocación, cambias alguno de los datos corres gran riesgo, pues estarías trabajando sobre datos errados. Por tanto, es importante preservar la información de cualquier intromisión o modificación involuntaria. Excel ofrece la posibilidad de salvaguardar una hoja, impidiendo cualquier cambio.

En el menú de Herramientas elige la opción Proteger hoja.

En el cuadro de diálogo que se abre, escribe una contraseña secreta en el espacio reservado para ello. Haz clic en Acep-tar e introduce de nuevo en el cuadro de diálogo Confirmar Contraseña. Finalmente da clic en Aceptar. Toma la precaución de escribirla en algún otro sitio, como en un archivo creado especialmente para eso, pues, de olvidar la clave, nunca más podrás modificar tal hoja.Para desproteger debes seguir el procedimiento empleado para la activación e introducir la contraseña y decidirás si debes quitarle dicha protección.

Crear gráficos

Los gráficos de Excel tienen la finalidad de presentar visualmente la información contenida en las hojas de cálculo.Introduce los siguientes datos en un nuevo archivo llamado Gráficos. Selecciona el rango B2:B7 y en la barra Estándar pulsa sobre el Asistente de gráficos.

En este Asistente de gráficos hay cuatro pasos.

Paso 1 de 4: Tipo de gráfico

Esta opción define qué grupo de gráficos deseas. Para esto seleccionas el tipo de gráfico en la ventana de la derecha. Observa el ejemplo:

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Paso 2 de 4: Datos de origen

En el siguiente paso se define de dónde se toman los datos para la elaboración del gráfico. En este caso el rango es B2:B7 y en el cuadro aparece el rango definido. Si las celdas que aparecen a continuación de rango de datos, no corresponden a las que contienen los datos del gráfico se debe escribir el rango correcto.El rango en la pantalla queda punteado mientras estamos verificando si está bien seleccionado.

Paso 3 de 4: Opciones de gráfico

Para el tercer paso colocas los títulos. En este caso, escribes Ventas. También debes escribir los títulos de los ejes. En el eje de categoría (X) horizontal escribe: Meses y en el eje de (Y) vertical: Millones.

Paso 4 de 4: Ubicación del gráfico

Y el último paso, llamado Ubicación del Gráfico pregunta dónde necesitas ubicar la gráfica. Puede ser en una nueva hoja, en la misma hoja o en otro archivo. En el ejemplo se ubica en la misma hoja.

Si cambias alguno de los datos, automáticamente se modificará el gráfico ya que se encuentran enlazados. También puedes modificar el formato. Es fácil cambiar la presentación del gráfico.

Cambio área de gráfico

• Pulsasobreeláreadegráfico.Enelejemplolazonablanca.Aparecenunospuntosrecuadrandotodoelgráfico.• PulsaelbotónDERECHOdelratónyapareceunmenú.• Seleccionaelcomandoparacambiareláreadegráfico.Puedesmodificarelformato,eltipodegráfico,dequéceldas

proceden los datos para trazar el gráfico, los títulos del gráfico y la ubicación. En el ejemplo se seleccionó cambiar el Formato de área de gráfico.

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En el Formato de área de gráfico puedes cambiar el formato del texto que aparece en el área de gráfico. En el ejemplo selecciona cambiar el tipo de letra por arial narrow en negrita cursiva y de tamaño 8 y pulsa Aceptar.Del mismo modo, es decir marcándolo y pulsando el botón DERECHO del ratón puedes activar el menú para realizar más cambios. En el ejemplo se seleccionó cambiar el Formato del área de gráfico.

En el Borde señala Personalizado; en el color, cámbialo por un verde y en el grosor de la línea, selecciona uno grueso; en los colores un verde más claro y da cilc en aceptar; el gráfico queda así:

Se han realizado algunas opciones para los cambios dentro de los gráficos pero los menús permiten múltiples posibili-dades, depende del enfoque y el contexto que se requiera.

Cambiar datos de un gráfico

Muchas veces, es necesario crear gráficos que utilizan un rango de datos, pero luego debes extenderlo. Si agregas un dato nuevo a un rango, este dato no queda incluido en la serie. También es posible que requieras eliminar algún dato dentro de un rango. En estos casos, el gráfico no elimina la barra o sección graficada, sino que la lee como cero.En estas situaciones, es necesario actualizar el gráfico. Para esto, debes seguir los siguientes pasos:• Activaelgráficoyseleccionalosdatos.• SeleccionaelcomandoFormato, luego da clic en Serie de datos.• Apareceuncuadrodediálogo,enelquedebesseleccionarNombre/Valores.• Acontinuación,editalafórmuladelrangoqueserequieraydaclicenAceptar.

Cambiar el tipo de gráfico

Excel te ofrece una amplia gama de tipos de gráficos: barras, circulares, de línea, entre otros.Con una misma base de datos, puedes cambiar el tipo de gráfico. Para esto:• Activaelgráfico.• Da clic en el menú Herramientas y luego en Tipo de gráficos. Inmediatamente muestra los tipos básicos de

gráficos.• Daclicenelgráficoquerequieresylisto.

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¡Felicitaciones! Terminaste el quinto nivel de Aprende Excel.

Insertar dibujos

Una forma fácil de añadir dibujos como flechas o cuadrados es utilizar la Barra de Dibujo.Si la pantalla no muestra en la parte de abajo la Barra de Dibujo la puedes activar seleccionando en la barra superior Ver y pulsando sobre Barras de herramientas y Dibujo.

Desde esta barra se puede acceder a múltiples figuras gráficas predefinidas como diferentes tipos de flechas.Si pulsas sobre Autoformas accedes a diferentes tipos de flechas.• Pulsassobreeltipodedibujodeseado.PorejemploLíneas y eli-

ges un tipo de flecha. • Marcasenlahojaelpuntodecomienzoytemuevessinsoltarel

botón del ratón, hasta el otro extremo. Puedes adicionar, figuras como rectángulos, círculos, cuadro de texto, insertar diagramas u organigramas, imágenes prediseñadas o Imá-genes de un archivo (fotografías).

Para los diagramas u organigramas se pulsa sobro el dibujo y el cuadro de diálogo es:

Depende del que se necesita se pulsa sobre el gráfico y se inserta en la hoja de Excel.

También puedes insertar imágenes para ilustrar tus presentaciones. . Y escoger dentro de las imágenes que tienes en tus archivos la que necesitas.

Como verás las opciones de Excel son variadas y múltiples. Debes con ayuda del mismo programa explorar para aprender cada día más del programa y tener una adecuada utilización de la hoja de cálculo Excel.