72 Competencias tecnológicas

Excel es la hoja de cálculo que permite introducir datos numéricos para todo tipo de cálculos financieros, estadísticos y matemáticos. Al finalizar este nivel estarás en capacidad de: • Guardar,manipularyanalizardatosnuméricos,textoyfórmulas.• ConocerelayudantedeExcel.• Crearunatabladegastos.

El ayudante de Excel

ElprogramaadicionalalPanel de tareas de Inicio cuenta con una herramienta de ayuda que responde las inquietudes sobreExcel,muyútilpararesolverlasdudasquepuedastenerenelmomentodetrabajarconesteprograma.Laherramientadeayuda lapuedes reconocerporqueestá representada con imágenesanimadas, comoun clip, unanimalounrobot,entreotras.

Para activar la ayuda,hazclicenlabarrademenú en el icono:

ConestoseactivaunaventanadondeencontraráselAyudante de Office:

ConlaventanadelAyudante de Officeabierta,puedesdesplazarteconlosbotonesdeAtrás y Siguienteyescogerlaimagenqueaparece.Inmediatamenteseabriráuncuadrodediálogo,enelqueverásunespacioconlapregunta:¿Qué desea hacer?dondepuedesescribirlapreguntadeloquedeseasconsultar.Tambiénaparecenlosbotones:Opciones y Buscar.

Si das clic en Opciones, muestra el cuadro de diálogodeladerecha.Cadaunadelasopcionesseacompañadeuntexto,quehacereferencia,enlaprimeraparte,alauti-lizacióndelayudante.Enlasegundaparte, llamadaMostrar sugeren-cias acerca de, se pueden seleccionar las ayudas que se requieran.

Cuandorealicesalgúnproceso,siemprepreguntaqué deseas hacer y te remitirá al panel de tareas donde encontrarás ayudasobreeltemaespecífico.

Competencias tecnológicasExcelAprende

73Competencias tecnológicas

En casodequeningunade laspropuestas se refieraaloquenecesites,hacesclicenlaventanayformulaslapreguntaenelcuadrodondedice:¿Qué desea hacer?

Luego,daclicsobreelbotónBuscarparaqueelprogramatemuestrelainformaciónsolicitada.

Ocultar el Ayudante

Sideseasquelaanimacióndelayudantenoaparezcaenpantalla,puedesocultarla.Paraesto,hazclicsobreellaconelbotónderechodelratóny,luego,enelmenúqueaparece,seleccionalaopciónOcultar. De esta manera, el ayudante desapareceráprovisionalmente.Paraqueaparezcadenuevo,debespulsarelbotónAyudadeMicrosoftExcel,en labarradeherramientas.Laanimaciónsemostrarádenuevoconelcuadrodediálogolistopararealizarunapregunta.

Desactivar el Ayudante

Si loquequieresesdejardeutilizarelayudantedefinitivamente,debeshacer clic sobre laanimaciónconelbotónderechodelratónypulsarelcomandoOpciones.EnelcuadrodediálogoAyudante de Office, tendrás que desactivar la casilla Utilizar el Ayudante de Officehaciendoclicsobreella.Paraterminar,pulsaselbotónAceptar y el ayudante noaparecerámáshastaque,siguiendoelmismoprocedimiento,loactivesdenuevo.

El concepto de Libros de Excel

Exceltienecomodocumentobaseellibro de trabajo, que se compone de varias hojas de cálculo, almacenadas en el mismoarchivo,lascualespuedencontenerinformacióndiversa.Loslibrossonunabuenaherramientaparaorganizaryestructurareltrabajo,yaquemantienenunidostodoslosdocumentosreferidosaunmismoproyecto.• Para crear un libroenExcel,seleccionalaopciónNuevo,delmenúArchivo.Tambiénpuedecrearserápidamente

unlibrodetrabajopulsandoelbotónNuevodelabarradeherramientasestándar.

Recuerdaqueunlibroabrepordefectotreshojas,denominadasHoja 1, Hoja 2 y Hoja 3. LosnombresaparecenenlaparteinferiordelaventanaenEtiquetas de hojas.

• Para activar una hoja de cálculohazclicsobrelaetiquetadelahojaenlaquedeseastrabajar,ysunombreapareceráennegrita;paramoverseporlasetiquetas,puedesutilizarloscuatrobotonesdedesplazamientodelaesquinainferiorizquierdadelaventana.Estosbotonesnoactivanlashojas,sólopermitenversusetiquetas.

• Puedes insertar una hoja nueva, eliminar las que no utilices, moverlas, copiarlas y cambiar el nombre. Una forma rápida dehacerlo consisteen situar elpunteroen la etiqueta sobre laquesevaarealizarlaacciónypulsarconelbotónderechodelratón,para que aparezca el Menú Contextual con las correspondientes Opciones.

74 Competencias tecnológicas

• Otra forma para mover una hoja consiste en seleccionar su etiqueta y arrastrarla con el ratón hacia el lugardeseado.Apareceráun icono,en formadehojadepapel, conunaflechaque indicadóndevaa ser colocada.Delmismomodo,puedescopiarunahojarealizandoestaoperaciónmientrasmantienespulsadalateclaControl o Ctrl.

Debestenerencuentaalgomuyimportante, lasextensionesdelashojasdecálculosonmuygrandes;por lotanto,esconvenienteeliminardellibrodetrabajolasquenoseutilizan,paraahorrarespacioenelsitiodondeguardemosnuestros archivos.

Crear una tabla de gastos

Creaunahojadecálculodandonombrealascolumnasconlosgastosfamiliares,así:arriendo, alimentos, energía, agua, teléfono, educación, transporte y recreación.

En las filasdebesincluirlosdocemesesdelaño,empezandoporenero.Paranoescribirlosdocemeses,Exceltefacilitala laborasí:en laceldaA2escribesEnero, luegoteubicassobre laceldaA2y llevaselpunteroa laesquina inferiorderechadelaceldaactivada,situándolosobreelpequeñocuadro;elpunteroadoptalaformadeunacruzmásdelgada.Hazclicconelbotónizquierdopresionado,arrastrándolohastalaceldaA13yésteseencargadellenarlosespaciosconlosmesesdelaño.La hoja de cálculo está así:

Inmovilizar paneles

Si los datos que vas a introducir son muchos, es conveniente inmovilizar las filas y las columnas de los títulos. Así podrás desplazarteaceldaslejanasmanteniendoesostítulosalavista.Parahacerlo,activaslaceldaB2detutablay,acon-tinuación,seleccionasVentanadelabarradeherramientasyactivaselcomandoInmovilizar paneles. Ahora,doslíneasunpocomásgruesas,ubicadasbajolafiladearriendoyaladerechadelacolumnadelosmeses,indicarán que los títulos permanecerán a la vista en todo momento.

75Competencias tecnológicas

La dirección de llenado

Enocasiones,esmásútilque,traspulsarlateclaretorno, se active la celda deladerechaynoladeabajo,queesloqueefectúaelprogramapordefecto.Para cambiar esto, en elmenúHerramientas, das clic sobreOpciones y apareceráelcuadrodediálogodeladerecha.

Enelcuadrodediálogo,hazclicen lapestañaModificar, pulsa en la lista desplegableDirecciónyeligelaopciónDerecha. Después, das Aceptar. En adelante, cuando pulses la tecla de retorno tras introducir un dato, se activará laceldadeladerecha,permitiéndotellenarlatablaporlafilaenestecasoporlosmeses.Encasodequenecesitesdejarlocomoantes,debesregresaralmenúHerramientas y, en Opciones,realizarelcambiocorrespondiente.

Poner nombre a un rango

Recuerdaqueunrangoesunconjuntorectangulardeceldas,quepuedenformarpartedeunamismafilaocolumnaoperteneceravarias,siempreycuandoelresultadoconfigureunrectángulocompacto.Cadarangoestádefinidoporlasposicionesdelaprimeraylaúltimaceldasquelocomponen,separadaspordospuntos.Sidasnombrealosrangos,estarándisponiblessinnecesidaddedefinirloscadavez.Siguiendoelprocedimientousadoparadarnombreaunacelda,puedeshacer lopropioconlosrangos;sólohayqueseleccionarunoyhacerclicenelCuadro de nombresdelabarraformato.Ahíescribeselnombreescogidoypulsaslatecladeretorno.

SeleccionaelrangoB1:B14yenelcuadrodenombresescribeArriendo;esterangoquedarádenominadoasí.

Y así sucesivamente, con cada una de las columnas. Al llenarlas, el cuadrodediálogodelCuadro de Nombres aparecerá:

Enadelante,seráposiblebuscarloenlalistadesplegabledelmismocuadroyseleccionarloparaqueseactive.Losrangosnosiemprecoincidenconlasextensionesdelastablas,puescadaunadeellaspuedeincluirtantoscomonecesitemos.

Resumen de fórmulas

LasfórmulasdeExcelsiguenunaestructuraconcreta.Seinicianconelsigno=y,acontinuación,sedisponenlosele-mentos que se van a calcular (operandos), junto con los que indican el tipo de cálculo que va a realizarse (operadores).

76 Competencias tecnológicas

Existen cuatro tipos de operadores:• Aritméticos:generanunresultadonumérico.

• Detexto:combinantextoparagenerarunaúnicacadenadecaracteres:

Las comillas y el espacio son para que nos dé el espacio en el texto final.• Comparativos:generanunvalorlógicoVERDADEROOFALSO.• Dereferencia:noprovocancambiosenlosresultadosdelacelda,sinoquecontrolanlaformacomoseagrupan

variasceldasparacalcularunafórmula.

Excelrealizalasoperacionesqueseencuentranentreparéntesisenprimerlugar;evalúalosoperadoressegúnsuordende prioridad.

Ejercicio

Recuerda que en Excel las fórmulas, también llamadasecuaciones, se inician conun signo= en la celda donde necesitamosresolverlas.Estesignovaseguidoporunaseriedevaloresseparadosporlossignos+, -, * o /. Por ejemplo: =12+12-4;siingresasestafórmulaencualquierceldaenblanco,elresultadoquenosarrojaes20.SupónquetienesunahojadetrabajodenominadaTrabajosemprendimiento.Allírealizarásvariasoperaciones.Antes,ingresaestosdatos:

OPERADOR SIGNIFICADO EJEMPLO A1=6 y B1=2 RESULTADO

= Iguala =A1=B1 FALSO

> Mayor que =A1>B1 VERDADERO

< Menor que =A1<B1 FALSO

>= Mayoroigualque =A1>=B1 VERDADERO

<= Menoroigualque =A1<=B1 FALSO

<> Distinto de =A1<>B1 VERDADERO

OPERADOR SIGNIFICADO EJEMPLO RESULTADO+ Adición =6+2 8- Sustracciónynegación =6-2 4* Multiplicación =6*2 12/ División =6/2 3

% Porcentaje =6% 0.06^ Exponente =6^2 36

OPERADOR SIGNIFICADO EJEMPLO RESULTADO

& Unetextodeceldasdistintas B4=ElC4=Emprendimiento=B4&”“&C4 El emprendimiento

A2 019704A B2 2-feb/2010 C2 1576,18A3 0197260 B3 29/3/10 C3 4744,57A4 0297150 B4 29/abr-10 C4 11300,22A5 039717A B5 10/5/10 C5 7940,62A6 0397270 B6 12-junio-10 C6 2632,00A7 049719A B7 25/6/10 C7 35149,30A8 0697070 B8 14/ago/10 C8 6233,78A9 0797240 B9 22/8/10 C9 1898,46A10 0897250 B10 26-sep-10 C10 2576,59A11 0997040 B11 4-10-10 C11 1325,75A12 109710A B12 27/11/10 C12 2910,00A13 1197030 B13 10diciembre2010 C13 1753,23

77Competencias tecnológicas

• TeubicasenlaceldaD6yescribeselsigno=seguidodeunparéntesisdeapertura.• HacesclicenlaceldaC2paraqueExcelinsertelareferenciaC2;siobservasenlabarra de fórmulas, aparece lo

siguiente=(C2• EnlaceldaC2estáenuncolordiferente.EscribesunsignomásyvasalaceldaC3.• ContinúasconstruyendolafórmulaescribiendolossignosmásyhaciendoclicenlasceldasC4,C5yC6.• Cierraselparéntesiseintroduces/(eloperadordeladivisión)yacontinuaciónescribes5;laformulaseveráasí:

EstafórmulaleindicaaExcelqueprimerodebesumarlosvaloresdelasceldasC2,C3,C4,C5yC6yluegodividirelresultadoentre5,paraobtenerelpromediodeestoscincomontos.

• HacesclicenelbotónIntroduciryveráselresultadoenlaceldaD6de5638,718Estatécnicasepuedeutilizarparacrearcualquierfórmula.Recuerda,siempredebesempezarconelsigno=,luegosedebeingresarelvalorolaceldaquelocontiene,yseescribenlossignosaritméticosquedeseas.Amenosqueindiqueslocontrario,elprogramarealizalamultiplicaciónyladivisiónantesquelasumaylaresta.Siesnecesariodesarrollaralgunaspartesdelafórmulaenunordendistinto,sedebenusarlosparéntesis,comoenelejemploanterior,paraanularel orden predeterminado.

Hay un icono denominado Autosuma que es muy utilizado por su uso sencillo: si te ubicasenlaceldaC14ydasclicenesteicono,automáticamentebuscahaciaarribaparaencontrar un valor a totalizar. En este caso, supondrá que deseas totalizar los valores porencimadeC14,eingresalafunciónSumaenlaceldaC14yenlabarradefórmulas.DasclicparaingresarlafórmulayobtenerlasumadelosvaloresdelrangoC2:C13;eltotalson$48.403.33.

Presentación del ejercicio

Alcrearunahojadecálculo,convienequelainformaciónsediseñedemodoquelosresultadosaparezcanenunlugarpredecibleydefácilacceso.1. Inserta10filasparacolocareltítulo.2. EnlaceldaA1escribeAnálisis preliminardeingresosydaclicenIntroducción.3. Paradarformatoaltítulo,siguelasiguienteruta:Formato/Celdas/Fuente/Arial/Negrita/20 y Aceptar. La al-

turadelafila1aumentaparadarcabidaaestafuentedemayortamaño.4. EnlaceldaA2escribe2010yretorno.Paracambiarelformatodelsubtítulo,lopuedeshacerconcomandosCtr+N y

luegoCtrl+Kquesonlasteclasabreviadasdenegritaycursiva,respectivamente;vasaFormato/Celdas/ Fuente/Arial/Negrita/14 y Aceptar.

5. CentraeltítuloconeliconodeCombinar y centrar. SeleccionaA1:D1yhazcliceneliconoCombi-nar y centrar.Excelcentrael títulosobreeláreaseleccionadaycombina lascuatroceldas,peroel títulosiguealmacenadoenA1.Repiteelpasoanteriorconelsubtítulo,utilizandoelrangoA2:D2.

6. Ahoraconfiguraeláreadeoperaciones.ConExcelpuedesdestacarlosresultadosdeloscálculosañadiendobordesycoloresasualrededor.SeleccionaA1:D9ysiguelarutaFormato/Celdas/BordesyenlaopciónLíneas, selecciona EstiloyluegoContorno.

7. Tambiénpuedes colocarle color. Para esto, señala el rangoA1:D9y sigues la rutaFormatos/Celdas/Tramas. Seleccionas un color claro en la paleta y das clic en Aceptar.Excelrodearáeláreaseleccionadaconunbordeylollenará de color.

8. EnlaceldaA4escribesTotal facturasypresionasretornoyenlaceldaA5Factura promedio;seleccionasestasdosceldasylasmarcasconnegrita.

78 Competencias tecnológicas

9. Pararealizarlasoperacionesenunciadasenestasdosceldasvasahacerlosiguiente:teubicasenlaceldaB4,vas

alabarradefórmulasyhacesclicen .ConelcuadrodediálogoabiertoseleccionaslafunciónSuma y das Aceptar.Apareceotrocuadrodediálogoquecontieneladefinicióndelafunciónysusargumentos.Enelcuadronúmero1puedesingresarunnúmero,unareferenciadecelda,unnombre,unafórmulauotrafunción.Hacesclicenelbotónquetienelaflecharoja,enelextremoderechosaleunnuevocuadrodediálogotituladoArgumentos de funciónyconelcursorseñalaslasceldasdeMonto de factura hasta el final y das Aceptar. Allí colocas el valor totaldelasumadelosmontosdelafactura:$48.403.33.

10. Delamismaforma,haceslafórmuladepromedio.Exceltomalosvaloresdelasceldasylasdivideen12.11. EnA7escribesMargen de utilidadypasasaB7yescribes25%.12. EnA8escribesUtilidad estimada.VasaB8,escribes=B4*B7ydasretorno.13. SeleccionaelrangoA4:B8yledasnegrita.

Lahojadebeestarasí:

Vista previa e impresión

Excelcuentaconlaopción Vista preliminar.Esaconsejableutilizarlaantesdeimprimircualquiertipodedocumento. Al dar clic en el icono Vista preliminar aparece unaventanaconunareproduccióndeldocumento,talycomoquedaráimpresoyunabarradeherramientasparaaccederalas opciones de Vista preliminar.

79Competencias tecnológicas

¡Felicitaciones! Terminaste el tercer nivel de Aprende Excel.

LabarradeherramientasdeVista preliminardisponedebotones,quepermitenverlasdistintaspáginasdeldocu-mento, hacer zoom, imprimir o ir a la ventana.EnelbotóndeConfigurar páginapuedesmodificaralgúnaspectodeldocumento.Sideseascambiarlasmárgenesolosanchosdecolumnadelashojas,debespulsarelbotóndemárgenes.

Estaventanaaparecesubdivididaencuatroboto-nes: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página y Hoja.• EnPágina están la orientación y el tamaño

del papel, la calidad de impresión y dóndeempieza lanumeraciónde las páginas. En laventanilla Ajustar al (en porcentaje) de la secciónEscala,puedesdecidireltamañoconque se van a imprimir los datos. En la ventani-lla Ajustar a, puedes introducir un valor, para indicarelnúmerototaldepáginasquedeseasqueocupeeltrabajo.Excelcomprimelosdatosparacumplirconesteobjetivo.

• EnMárgenesapareceelsiguientecuadrodediálogo:

Aquíseindicanlasdistanciasdelasmárgenesyelespacioquesereservaparalosencabezadosypies.Tambiénpuedencen-trarse los datos en la hoja que se va a imprimir.

• EnEncabezado y pie de páginaaparecelasiguienteventana:

LoqueescribesenelEncabezado o en el Pie de página sólosaldráenlahojadeimpresión.

Imprimir

En Hojaseseleccionaeláreadeimpresión,esdecir,elgrupodeceldasquesedeseaimprimir;posteriormente,dasclicenelbotónImprimirylisto.Noolvidesquedespuésdecadamodificaciónsiempredebesguardarosalvarelarchivo.