aprende como utilizar excel de una vez

Aprende Excel de una vez…

Aprende Excel

de una vez… Autor: Maximiliano Klimavicius

Aprende Excel de una vez!! Maximiliano Klimavicius

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Índice

Agradecimientos ......................................................................................................................... 6

Acerca de este libro. ................................................................................................................... 7

Capítulo 1 Te presento a Mr. Excel ........................................................................................... 8

1.1 ¿Qué es Excel? ................................................................................................................ 8

1.2 Hoy ................................................................................................................................. 9

1.3 La opción gratis de Microsoft… ........................................................................................ 9

1.4 ¿Existe un orden lineal para aprender Excel? ................................................................. 10

1.5 Interfaz.......................................................................................................................... 10

1.6 Botón Office o Solapa Archivo ...................................................................................... 13

1.7 ¿Cómo cerramos Microsoft Excel? ................................................................................. 14

1.8 Barra de estado ............................................................................................................. 16

1.9 Barra de Título ............................................................................................................... 16

1.10 Barra de Acceso Rápido ................................................................................................. 17

1.11 Barra de Herramientas .................................................................................................. 18

1.12 Cuadro de Nombres. ..................................................................................................... 19

1.13 Barra de Fórmulas. ........................................................................................................ 19

1.14 Hojas o Etiquetas ........................................................................................................... 20

1.15 Zoom. ............................................................................................................................ 21

1.16 Ayuda ............................................................................................................................ 21

1.17 Desplazamiento ............................................................................................................. 21

1.18 Más opciones de desplazamiento .................................................................................. 22

1.19 Ingresando datos ........................................................................................................... 22

1.20 Modificar datos ............................................................................................................. 24

2. Capítulo 2 Modifícalo Chico!! ........................................................................................... 26

2.1 Modificando el entorno ................................................................................................. 26

2.2 Manejo de columnas y filas ........................................................................................... 26

2.3 Autoajustar. .................................................................................................................. 27


3

2.4 Cambiar el ancho de las columnas utilizando el mouse (ratón) ...................................... 27

2.5 Ajustar el texto de una celda ......................................................................................... 29

2.6 Establecer un alto específico para una fila ..................................................................... 29

2.7 Cambiar el alto de fila para ajustarlo al contenido ......................................................... 30

2.8 Cambiar el alto de las filas utilizando el mouse .............................................................. 30

2.9 Modificación de ancho de columna y alto de fila. .......................................................... 31

2.10 Formato de celdas ......................................................................................................... 32

2.11 Estilos de celda .............................................................................................................. 36

3. Capítulo 3 Tengo un dato! ............................................................................................... 38

3.1 Tipos de datos ............................................................................................................... 38

3.2 ¿Y si nos equivocamos? ................................................................................................. 38

3.3 ¿Qué son los operadores? ............................................................................................. 39

3.3.1 Operadores aritméticos: ............................................................................................ 40

3.3.2 Operador tipo texto: .................................................................................................. 40

3.3.3 Operadores relacionales: ........................................................................................... 40

3.3.4 Operadores de referencia: ......................................................................................... 41

3.4 Referencias a celdas: ..................................................................................................... 41

3.4.1 Referencia Relativa: ................................................................................................... 42

3.4.2 Referencia combinada: .............................................................................................. 43

3.4.3 Referencia Absoluta: .................................................................................................. 44

3.5 Los comandos aliados que siempre nos ayudan: Copiar, Cortar y pegar. ........................ 45

3.6 Copiar formato .............................................................................................................. 48

3.7 ¿Es posible combinar más de una celda, en una única celda? ........................................ 48

3.8 Ordenar ......................................................................................................................... 49

3.9 Ordenar por más de un criterio ..................................................................................... 50

4. Capítulo 4 Nadie resiste a un archivo! ............................................................................... 52

4.1 Los archivos ................................................................................................................... 52

4.2 Uso de plantillas ............................................................................................................ 53

5. Capítulo5 Una imagen vale más que... ............................................................................. 55

5.1 Imágenes en Excel ......................................................................................................... 55


4

5.2 Insertar imágenes prediseñadas .................................................................................... 55

5.3 Insertar una imagen de una página Web........................................................................ 57

5.4 Insertar una imagen desde un archivo ........................................................................... 57

6. Capítulo 6 Funcionatizate! ................................................................................................. 60

6.1 ¿Qué es una función? .................................................................................................... 60

6.2 Selección de funciones más utilizadas ............................................................................ 60

6.2.1 Funciones matemáticas ............................................................................................. 61

6.2.2 Funciones estadísticas ............................................................................................... 61

6.2.3 Funciones lógicas ....................................................................................................... 62

6.2.4 Funciones con fechas ................................................................................................. 64

7. Capítulo 7 Diseño gráfico .................................................................................................. 67

7.1 Representación de los datos (Gráficos) .......................................................................... 67

7.1.1 Gráficos de columnas................................................................................................. 68

7.1.2 Gráficos de líneas ...................................................................................................... 69

7.1.3 Gráficos circulares ..................................................................................................... 69

7.1.4 Gráficos de área......................................................................................................... 70

7.1.5 Gráficos de tipo XY (Dispersión) ................................................................................. 71

7.1.6 Gráficos de anillos ..................................................................................................... 71

8. Capítulo 8 ¿Hay tinta? ....................................................................................................... 73

8.1 Vista previa ................................................................................................................... 73

8.2 Área de impresión ......................................................................................................... 74

8.3 Diseño de página ........................................................................................................... 74

8.3.1 Márgenes .................................................................................................................. 74

8.3.2 Orientación................................................................................................................ 75

8.3.3 Tamaño ..................................................................................................................... 75

8.4 Tipos de vistas ............................................................................................................... 76

8.4.1 Normal ...................................................................................................................... 76

8.4.2 Diseño de página ....................................................................................................... 77

8.4.3 Salto de página. ......................................................................................................... 77

9. Capítulo 9 Facilítame el trabajo! ........................................................................................ 79


5

9.1 Hipervínculo. ................................................................................................................. 79

9.2 Formato condicional ...................................................................................................... 79

9.3 Tabla dinámica .............................................................................................................. 81

9.4 Subtotales ..................................................................................................................... 82

9.5 Macros .......................................................................................................................... 84

10. Actividades .................................................................................................................... 87

10.1 Actividad Nº 1 Formato de celdas ................................................................................. 87

10.2 Actividad Nº 2 Ordenar ................................................................................................. 90

10.3 Actividad Nº 3 Referencia absoluta y relativa ................................................................. 92

10.4 Actividad Nº 4 Función CONTAR.SI................................................................................. 93

10.5 Actividad Nº 5 Función SI ............................................................................................... 95

10.6 Actividad Nº 6 Gráfico de líneas ..................................................................................... 97

10.7 Actividad Nº 7 Gráfico de área ....................................................................................... 98

10.8 Actividad Nº 8 Formato condicional ............................................................................... 99

10.9 Actividad Nº 9 Fechas ................................................................................................. 100

10.10 Actividad Nº 10 Tabla dinámica ............................................................................... 101

10.11 Actividad Nº11 Macros ........................................................................................... 103


6

Agradecimientos

A mi familia que me soportó, me soporta y me soportará. Las amo

a las tres. A Yanina, Lourdes y Valentina.


7

Acerca de este libro.

El objetivo de crear esta publicación fue la de proporcionar a los

lectores, una idea básica de la potencialidad de Microsoft Excel.

Lejos de ser un manual, este libro presentará los distintos

elementos del área de trabajo, los comandos básicos que existen

en Microsoft Excel, mostrar algunas diferencias entre las últimas

versiones, las funciones que a mi entender son las más utilizadas,

además de conocer ciertas herramientas útiles que son la bases

para explotar este potente software.


8

Capítulo 1 Te presento a Mr. Excel

1.1 ¿Qué es Excel?

Microsoft Excel es una de las aplicaciones más utilizadas a nivel

mundial. Forma parte del paquete Microsoft Office. A partir de sus

distintas versiones, este programa se ha ido imponiendo como un

software emblemático en los ámbitos administrativos.

Prácticamente está presente en todo computador de oficina,

escuela, negocio u hogar.

Podríamos decir que se utiliza principalmente en el área contable

o administrativa, pero también es usado en otros sectores como

medicina, educación, desarrollo, producción y tantos otros ámbitos

que se necesita información puntual y donde la toma de decisiones

es la base fundamental a tener en cuenta.

Esta planilla de cálculo se organiza en filas y columnas.

Con este potente programa podrás crear planillas para consorcios,

sueldos y jornales, balances, control de stock, gastos, manejo de

gráficos, funciones condicionales, etc.

Es tan versátil que puede utilizarse para muchos propósitos

diferentes.


9

1.2 Hoy

La versión actual de este paquete se llama Office365 no ha

cambiado demasiado desde su anterior versión que fue Excel 2013,

pero presenta algunas modificaciones pequeñas que lo hacen

bastante interesante. Por ejemplo, la integración en la nube y el

trabajo colaborativo.

Este paquete se puede utilizar mediante pagos mensuales en vez

de pagar el producto completo. El uso es temporal, por el cual se

adquieren los programas de oficina de Microsoft por el tiempo

que se desea usar.

1.3 La opción gratis de Microsoft…

Office Online ofrece Word, Excel, PowerPoint y OneNote, lo mismo que se obtendría con el paquete Office365 pero con restricciones. Esta alternativa Online, es totalmente gratuita y su funcionalidad es limitada en comparación con su equivalente de pago. Para usar este paquete hay que tener acceso a una cuenta Microsoft. En el caso de tener un correo que no sea de la empresa Microsoft, previamente hay que registrar esta dirección desde la página de inicio de Office365.

Las aplicaciones móviles también son gratuitas y permiten ver, crear y editar documentos de Office, pudiendo sincronizar los archivos con OneDrive o Dropbox.


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1.4 ¿Existe un orden lineal para aprender Excel?

De ninguna manera. No necesariamente tenemos que seguir una

guía paso a paso en forma lineal para aprender Excel. Te podrás

involucrar y aprender más a medida que se te vayan planteando

nuevos desafíos. Y te aseguro que si armas una planilla básica ya

sea para tu trabajo o para tus finanzas personales, necesitarás

ampliar el nivel de información; se te ocurrirán nuevos métodos de

ingresos de datos, avisos en pantallas cuando un valor esté por

encima o por debajo de un parámetro concreto, tendrás curiosidad

de visualizar gráficos sobre tu facturación a través del tiempo,

quiénes son tus mejores clientes, tu mejores vendedores,

necesitarás desglosar gastos a partir de rubros específicos y

querrás encontrar combinaciones de teclas para automatizar

ciertos trabajos en la hoja de cálculo.

Te darás cuenta que siempre se aprende algo nuevo con Excel a

medida que vas interactuando con él.

Entonces, estoy en condiciones de decirte que no necesariamente

debes aprender Microsoft Excel en forma metódica y lineal.

Tú mismo forjarás tu propio camino.

1.5 Interfaz

Para iniciar esta aplicación podemos ir al grupo de programas

Microsoft Office y cliqueamos en el icono Microsoft Excel.


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Otra alternativa, es hacer doble clic en el icono Microsoft Excel, si

es que existe un acceso directo desde el Escritorio.

Una vez abierto, nos encontraremos con una interfaz que será

bastante similar tanto para las versiones de Microsoft Excel 2007,

Excel 2010, como para Excel 2013.

Excel 2007


12

Excel 2010

Excel 2013


13

Como podemos ver no existen grandes cambios en la interfaz en

las distintas versiones de Microsoft Excel.

1.6 Botón Office o Solapa Archivo

Tanto el botón Office (Microsoft Excel 2007) y la SolapaArchivo

(Microsoft Excel 2010 y 2013), contienen comandos que son

similares.

2007 2010 2013

Tomaremos como ejemplo el botón Office de Microsoft Excel 2007

para ir conociendo las funciones más utilizadas.

Nuevo: creación de un nuevo libro.

Abrir: para el acceso a un archivo existente.

Guardar y Guardar como: estos comandos la

primera vez cumplen la misma función, guardar

un libro. Pero una vez que se haya guardado, el

comando Guardar Como, nos permitirá

almacenar el libro guardado con otro nombre y

en otra ubicación.

http://4.bp.blogspot.com/_oDFIV0C5fKY/S8CN_RwAcjI/AAAAAAAAAUQ/arEivshWo8Y/s1600/excel5.jpg

http://4.bp.blogspot.com/_oDFIV0C5fKY/S8COHAxpSKI/AAAAAAAAAUY/zpOEccgbP-U/s1600/excel-2007-2.jpg


14

Imprimir: nos posibilita tener una vista preliminar del libro y los

controles encargados de la impresión del documento.

Dentro del Botón Office existe un

botón llamado Opciones

de Excel. Obviamente que está

presente también en las

versiones posteriores. Desde

aquí podremos personalizar el

programa. Desde proveer a un libro de una contraseña, configurar

el autoguardado, predeterminar el tamaño y el tipo de fuente para

nuestros libros entre muchas funciones más.

1.7 ¿Cómo cerramos Microsoft Excel?

Haciendo clic en el botón cerrar de la ventana de Microsoft Excel.

Este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la

ventana de Excel.

También pulsando desde el teclado la combinación de teclas

ALT+F4, siempre y cuando la ventana se encuentre activa.


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Hay otras alternativas para cerrar Microsoft Excel desde las

distintas versiones.

Microsoft Excel 2007: Desde el botón Office, en

la opción Salir de Excel.

Microsoft Excel 2010: Desde la solapa archivo y Salir.


16

Microsoft Excel 2013: Solapa archivo y cerrar.

1.8 Barra de estado

Es una pequeña línea con información.

Podemos visualizar resultados de algunas

tareas que estemos realizando: promedio,

recuento, máximo. Podemos cambiar las

opciones que muestra la barra, haciendo clic

con el botón secundario del mouse y eligiendo

la opción deseada.

1.9 Barra de Título


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Contiene el nombre del libro sobre el que se está trabajando en ese

momento. Cuando iniciamos el programa, en forma

predeterminada al archivo que trabajaremos se llamará Libro1, en

el caso que abramos un segundo libro, Libro2 y así sucesivamente.

En el extremo de la derecha están los botones para minimizar

restaurar y cerrar

1.10 Barra de Acceso Rápido

La barra de acceso rápido contiene los comandos más habituales

de Microsoft Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que

quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y

selecciona, “Personalizar Banda de opciones de acceso rápido”.


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1.11 Barra de Herramientas

En la Barra de herramientas contiene varias solapas, cada opción

muestra una cinta, y esta cinta está ordenada en forma lógica y

tiene varios comandos.

Para acceder al menú utilizando el teclado, tenemos que presionar

la tecla Alt. Podremos visualizar letras al lado de cada opción del

menú.

Si presionamos Alt y luego la letra B, accedemos a la solapa

Insertar.


19

Si presionamos la tecla “Q”, podremos insertar una imagen en la

hoja de cálculo.

1.12 Cuadro de Nombres.

El cuadro de nombre nos muestra la celda activa (la intersección

entre una columna y fila). Desde aquí podemos cambiar también el

nombre de la celda. Otra opción que nos da el Cuadro de nombres

es escribir la celda a la que deseamos ir, para llegar a ella

directamente.

1.13 Barra de Fórmulas.

Es el lugar en el que aparecen las expresiones que ingresamos en

cada una de las celdas de Excel. A través de esta barra podemos

introducir cualquier tipo de texto, fórmulas y funciones. Nos

proporciona información del contenido real de cada celda.


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1.14 Hojas o Etiquetas

En un libro de Microsoft Excel se puede tener una o más hojas con

las cuales podrás almacenar cantidades increíbles de datos.

Cada hoja en Microsoft Excel es una gran matriz que está

constituida por filas y columnas. Las filas se identifican por

números desde 1 a 1048576; las columnas se reconocen por letras

desde la A hasta XFD, son 16384 columnas. Como dijimos

anteriormente, la intersección entre una columna y fila se la

denomina Celda.

Podemos cambiar el color de una hoja o etiqueta haciendo clic con

el botón derecho y seleccionando la opción color de etiqueta.

1.15 Zoom.


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Con el zoom puedes ampliar o reducir el área de trabajo. El tamaño

del zoom en forma predeterminada es de 100%. Puedes ajustarlo

a tu gusto y cada vez que se abra la hoja de cálculo mostrará el

tamaño que se le ha indicado con anterioridad.

1.16 Ayuda

Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Microsoft Excel.

Un método consiste en utilizar el icono en forma de signo

interrogativo.

Otro método sería presionando la tecla F1 del teclado.

1.17 Desplazamiento

Hay varias formas de desplazarse por la hoja de cálculo:

Con las teclas de movimiento del teclado.

Arriba, abajo, izquierda y derecha.

Teclas AvPág (arriba una pantalla) y Repág (abajo una pantalla).


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Barras de desplazamiento vertical y horizontal, nos permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

1.18 Más opciones de desplazamiento

Con las combinaciones de teclas Ctrl + flecha abajo, iremos hacia el límite inferior de la hoja de cálculo. Con la tecla Ctrl + flecha derecha, nos posicionamos en el límite derecho y así con la otras teclas de movimiento combinada con la tecla Ctrl.

1.19 Ingresando datos

¿Cómo introducimos valores en una celda?


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Tecla Intro o Enter: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.

Teclas de movimiento: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha elegida.

Botón Introducir: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda.

Si antes de introducir la

información cambias de

opinión y deseas restaurar el


24

contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla

Esc. del teclado.

Otra forma sería hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de

fórmulas.

1.20 Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda si ya se ha validado,

seleccionando la celda que deseamos modificar, luego pulsando la

tecla F2.

Otra alternativa es ir directamente a la barra de fórmulas haciendo

clic en la parte del dato a modificar.


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Después de teclear la modificación pulsaremos Enter o haremos

clic sobre el botón Introducir.


26

2. Capítulo 2 Modifícalo Chico!!

2.1 Modificando el entorno

Microsoft Excel nos da la posibilidad de personalizar nuestra área

de trabajo a gusto.

Desde lo básico como modificar el ancho de una columna, hasta

personalizar un tipo de valor.

2.2 Manejo de columnas y filas

Establecer un ancho específico para una columna

Selecciona la columna o columnas que deseas cambiar.

En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haz clic en Formato.

En Tamaño de celda, haz clic en Ancho de columna.


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En el cuadro Ancho de columna, escribe el valor que desees.

2.3 Autoajustar.

Selecciona la columna o columnas que deseas cambiar.

En el grupo Celdas de la ficha Inicio, cliquea en Formato,

En Tamaño de celda, clic en Ajustar ancho de columna.

Sugerencia Para ajustar rápidamente todas las columnas de la hoja de cálculo, haz clic en el botón Seleccionar todo y, a continuación, doble clic en cualquier borde entre dos encabezados de columnas.

2.4 Cambiar el ancho de las columnas utilizando el mouse (ratón)

Para cambiar el ancho de una columna, arrastra el borde del lado derecho del encabezado de columna hasta que la columna tenga el ancho que deseas.


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Para cambiar el ancho de varias columnas, selecciona las columnas que deseas cambiar y a continuación, arrastra un borde hacia la derecha de un encabezado de columna seleccionado.

Para cambiar el ancho de columnas para ajustarlo al contenido, selecciona la columna o columnas que deseas cambiar y a continuación, doble clic en el borde de la derecha del encabezado de columna seleccionada.

Para cambiar el ancho de todas las columnas de la hoja de cálculo, cliquea en el botón Seleccionar todo y a continuación, arrastra el borde de cualquier encabezado de columna.


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2.5 Ajustar el texto de una celda

El comando Ajustar texto nos ayuda a que el contenido de una celda se ajuste de manera que sea visible sin necesidad de ajustar el ancho de la columna.

2.6 Establecer un alto específico para una fila

Selecciona la fila o filas que deseas cambiar.

En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haz clic en Formato.


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En Tamaño de celda, haz clic en Alto de fila.

En el cuadro Alto de fila, escribe el valor que desees.

2.7 Cambiar el alto de fila para ajustarlo al contenido

Selecciona la fila o filas que deseas cambiar.

En el grupo Celdas de la ficha Inicio, cliquea en Formato.

En Tamaño de celda, haz clic en Autoajustar alto de fila.

2.8 Cambiar el alto de las filas utilizando el mouse

Para cambiar el alto de fila, arrastrar el borde inferior del encabezado de fila hasta que la misma tenga el alto esperado.


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Para cambiar el alto de fila de varias filas, selecciona las filas que deseas cambiar y, a continuación, arrastra el borde inferior de uno de los encabezados de fila seleccionado.

Para cambiar el alto de todas las filas de la hoja de cálculo, haz clic en el botón Seleccionar todo y arrastra el borde inferior de cualquier encabezado de fila.

Para cambiar el alto de fila ajustándolo al contenido, podrás hacer doble clic en el borde inferior del encabezado de fila.

2.9 Modificación de ancho de columna y alto de fila.

El ancho de columna en Microsoft Excel está comprendido entre 0 (cero) y 255. Este valor representa el número de caracteres que se pueden mostrar en una celda con formato de fuente estándar. El ancho de columna predeterminado es de 8,43 caracteres. Si una columna tiene un ancho de 0, la columna se oculta. El alto de fila puede ser entre 0 (cero) y 409. Este valor representa la medida en puntos del alto (1 punto es aproximadamente igual a 1/72 pulgadas o 0,035 cm). El alto de fila predeterminado es de 12,75 puntos (aproximadamente 1/6 pulgadas o 0,4 cm). Si el alto de fila se establece como 0, la fila se oculta.


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2.10 Formato de celdas

Para acceder al formato de celdas, lo podemos hacer de la

siguiente manera:

En la Cinta de opciones.

Podremos cambiar la fuente, el tamaño, los colores, negrita,

cursiva, subrayado bordes, relleno, etc.

Se puede también ajustar la alineación horizontal de una o más

celdas con los comandos Izquierda, Centrar y Derecha. En el caso

de la alineación vertical, se podrá alinear al medio, en la parte

superior o en la parte inferior.

En la mini barra que se muestra al hacer clic con el botón secundario sobre una celda. Tendremos los mismos comandos mencionados anteriormente.


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Desde Formato de celdas.

Encontraremos más opciones desde el cuadro de diálogo Formato de celdas. Las formas de acceder:

Haciendo clic en el indicador de cuadro de diálogo de los grupos

Fuente o Alineación de la solapa Inicio.

Haciendo clic con el botón secundario sobre una celda y dentro del

menú desplegable seleccionar la opción Formato de celdas.


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En la solapa Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsar el botón

Formato y seleccionar la opción Alineación.

Este es el cuadro de dialogo que aparecerá independientemente de

las opciones elegidas.

Hay que recordar que los cambios que se realicen, solamente se

aplicarán a la celda o al rango seleccionado.

Cómo indicábamos, este cuadro de diálogo tiene más opciones

para elegir. En el caso de relleno, podemos establecer un relleno


35

para una celda utilizando un color específico, un degradado o una

trama.

En el caso de bordes, en la sección llamada Bordes podrá hacer

todas las configuraciones necesarias a los bordes de una celda.

En la sección Alineación, tendremos también la orientación de la

celda.

En la sección Número, Microsoft Excel nos brinda 12 categorías de formato de número.

General: Es el formato predeterminado de todas las celdas de una

hoja. Cuando el número que ingresamos es demasiado grande lo

convierte a notación científica.

Número: Aquí manejaos las posiciones decimales y el separador de

miles. También tenemos la posibilidad de indicar el formato de

números negativos con color rojo o con el signo negativo adelante.

Según la configuraciones que tendremos en el panel de control, los

números negativos pueden mostrarse entre paréntesis, el

separador de miles con una “,” o con un “.” Esto se modifica desde

el Panel de control de Microsoft Windows.

Moneda: Elegimos el símbolo monetario que se utilizará en la

planilla. Podemos indicar la apariencia de números negativos.

Contabilidad: El formato de Contabilidad a diferencia de Moneda,

radica en la forma de mostrar los símbolos. En Contabilidad están

alineados de manera vertical.


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Fecha: Esta opción nos permite elegir entre diferentes formatos

para una fecha. Fecha corta, fecha larga, etc.

Hora: Nos permite elegir un formato para las horas ingresadas en

una celda.

Porcentaje: El símbolo que nos muestra es el de porcentaje “%” en

el caso que ingresemos en una celda 0,25, aplicando este formato,

nos aparecerá 25%. Se pueden agregar decimales.

Fracción: Muestra un número en fracciones.

Científica: Para números expresados en notación científica.

Texto: Aplicado este formato, Microsoft Excel reconocerá dicho

valor como texto, inclusive si del valor es un número.

Especial: Algunas opciones de formatos especiales son códigos

postales, números de teléfono o los números de seguridad social.

Personalizada: En el caso que quisiéramos ajustar un tipo de

formato de número que no tengamos dentro de las opciones de

Microsoft Excel, podremos usar este tipo de formato y poder

personalizarlo a gusto.

Cuando trabajamos con un formato de número en Microsoft Excel no estamos modificando su valor, sino su apariencia dentro de la celda.

2.11 Estilos de celda

Desde aquí, tenemos la posibilidad de elegir un estilo de celda predefinido por Microsoft Excel.


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38

3. Capítulo 3 Tengo un dato!

3.1 Tipos de datos

Excel maneja diferentes tipos de datos aplicables en diferentes

contextos:

Rótulos: Pueden ser cualquier combinación de caracteres

alfanuméricos, letras, números y caracteres de puntuación. Un

rotulo no puede iniciar con un signo +, - o = ya que Excel los

confundiría con una fórmula o valores numéricos. En forma

predeterminada se alinearán hacia la izquierda

Valores: Cuando ingresamos un valor numérico en una celda el

contenido será alineado a la derecha. Los números son tomados

como valores que representan cantidades y existen varios formatos

como vimos anteriormente en la sección Número, es importante

saber que Microsoft Excel trata las fechas y horas como números.

Fórmulas: Una fórmula que no es más que un conjunto de “instrucciones” que manipularán valores numéricos o texto y nos devolverán un resultado. Para que Excel interprete un dato como fórmula basta con que el primer carácter introducido sea =, + o -.

3.2 ¿Y si nos equivocamos?


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Los errores en Excel son comunes cuando trabajamos con fórmulas,

aquí mostramos algunos de los siguientes valores:

#¡NUM!: Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de

operando incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0!: cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE?: cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A: cuando un valor no está disponible para una función o

fórmula.

#¡REF!: se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM!: cuando se escriben valores numéricos no válidos en una

fórmula o función.

#¡NULO!: cuando se especifica una intersección de dos áreas no

encontradas.

3.3 ¿Qué son los operadores?

Los operadores declaran el tipo de cálculo que se desea ejecutar en los elementos de un formula.

Tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son:


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3.3.1 Operadores aritméticos:

Se usan en operaciones matemáticas básicas como suma, resta o

multiplicación.

Ej:

Suma + : =A1+A2

Resta - : =A1-A2

Multiplicación *: =A1*A2

División /: =A1/A2

Porcentaje %: =A1%

Exponenciación ^: =A1^A2

3.3.2 Operador tipo texto:

Su función es unir dos o más cadenas de textos

Ej:

Concatenación &: A1&A2

3.3.3 Operadores relacionales:

Sirven para comparar dos valores. El resultado arrojará Verdadero

o Falso


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Ej:

Mayor >: =A1>A2

Menor <: =A1<A2

Igual =: =A1=A2

Menor o igual <=: =A1<=A2

Mayor o igual >=: =A1>=A2

Distinto <>: =A1<>A2

3.3.4 Operadores de referencia:

Indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser

utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:

Dos puntos (:): se emplea para indicar un rango de celdas. Ej:A1:G5 Punto y coma (;): Une los valores de dos o más celdas. Ej: A1;G5. Este “;” puede no estar en forma predeterminada en la configuración del equipo, y en vez de un “;” puede usarse “,”. Obviamente se puede cambiar desde el Panel de control, Configuración regional y de idioma, y desde la solapa Formatos cliqueamos en el botón Configuración adicional.

3.4 Referencias a celdas:

Cuando trabajamos en Microsoft Excel hacemos usos de fórmulas

y funciones. Cuando se introduce en una celda una fórmula que

contiene referencias a celda, se lleva un registro de ella de dos

maneras. Una es registrar el valor de esa celda y utilizar el valor en


42

el cálculo. La segunda manera es llevar el registro a la posición de

las celdas que intervienen en la fórmula.

Las referencias son enlaces a una ubicación Ej: si escribimos

=SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de

A1 y el contenido de B1.

3.4.1 Referencia Relativa:

Las referencias relativas a celdas son excelentes opciones si se está

sumando un número de columna semejante. Las referencias de

filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es

decir se adapta a su contexto porque las referencias las hace con

respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman

parte de la formula.

Supongamos un ejemplo: queremos sumar en dos el valor de la

celda de arriba.


43

Si ahora copiamos la celda A2 en B2, la fórmula cambiará por:

=B1+2. Lo que variará es la referencia a la celda A1, al copiarla una

columna hacia la derecha se incrementará el nombre de la columna

en uno, es decir, en vez de A pondrá B y al copiarla una fila hacia

abajo en vez de fila 1 pondrá 2, resultado =B2+2.

3.4.2 Referencia combinada:

Permite mantener constante una fila o columna. Se coloca el

carácter de signo de moneda “$” que se colocará junto al indicador

de columna, como en $A1, significa que la columna permanece

constate, pero la fila cambia cuando se copia la fórmula. Si “$”

estuviera junto al indicador de fila, A$1, indica que la columna es

relativa, pero la fila que se muestra en la dirección de celda es

absoluta.


44

3.4.3 Referencia Absoluta:

Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la

formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son

fijas e inamovibles.

Por ejemplo en el caso que se quiera saber el precio en pesos de

artículos que están expresados en dólares y sabemos que el valor

del dólar se encuentra en la celda B1, podemos hacer referencia a

esa celda en forma absoluta para determinar el precio en pesos de

los demás productos. Ej: $B$1

Arrastrando la fórmula, o copiando y pegando, sabremos el precio

en pesos de todos los artículos.


45

Para hacer referencia sin necesidad de escribir el símbolo $, lo

podremos hacer con la tecla F4.

3.5 Los comandos aliados que siempre nos ayudan: Copiar, Cortar y pegar.

A la hora de trabajar con celdas muchas veces nos encontramos que existen datos que se pueden aplicar en otros sectores de la hoja, es ahí donde surge la necesidad de no escribir tanto y las nuevas tecnologías aplicaron tres palabritas mágicas muy representativas en nuestras prácticas digitales: Copiar, Cortar y Pegar.

Obviamente Microsoft Excel no está exento de su utilización, brindando variantes muy ventajosas.

Cuando tengamos que Copiar o Cortar, el procedimiento para ambos casos es similar, ya que tiene el propósito de tomar los datos usados para colocarlos en el Portapapeles. El portapapeles nos permite almacenar temporalmente información de cualquier tipo.


46

La diferencia entre Copiar y Cortar es que cortar mueve un dato de

un lado a otro. Copiar clona el dato copiado y lo inserta en otra

ubicación.

¿Cuáles serían los pasos?

Nos ubicamos en la solapa Inicio y seleccionamos los datos que queremos Copiar.

Otra opción para copiar sería, usando la combinación de teclas Ctrl

+ C, o hacer clic con el botón secundario del ratón sobre los datos

que queremos copiar y elegimos Copiar.


47

Ahora seleccionamos la celda donde decidamos pegar lo que

previamente habíamos copiado, y desde el apartado Portapapeles

de la solapa Inicio, cliqueamos Pegar.

Otra opción para pegar sería usando la

combinación de teclas Ctrl + V, o hacer clic con

el botón secundario del ratón, seleccionando

Pegar.

Existe una alternativa que nos brinda Microsoft Excel para pegar.

Pegado Especial. Cuando elegimos Pegar, pegaremos el contenido completo de una celda, en el caso de la opción Pegado Especial, podremos elegir por pegar fórmulas, valores, formatos, comentarios, etc. Desde la Cinta de herramientas, haremos clic en la punta de flecha de pegar y luego Pegado Especial. (También lo podremos hacer con el botón secundario del ratón eligiendo Pegado Especial.


48

3.6 Copiar formato

Se utiliza para copiar solamente el formato y no el contenido.

Para esto debes seleccionar la celda o rango de celdas que

contienen el formato deseado y luego hacer clic sobre el

botón Copiar formato. Una vez que haces clic sobre las celdas

destino, se aplicará el formato de inmediato. (Tamaño y tipo de

fuente, colores, bordes y la alineación).

3.7 ¿Es posible combinar más de una celda, en una única celda?

Sí. Cuando se desea juntar dos o más celdas verticales u horizontales vecinas, tenemos una opción de Combinar y centrar desde la solapa Inicio. Una vez aplicado este comando, las celdas seleccionadas se convierten en una celda de tamaño mayor, que se muestran en varias columnas o filas.


49

Una celda combinada se puede dividir de nuevo en celdas independientes, pero no se puede dividir una sola celda que no se haya combinado.

3.8 Ordenar

Ordenar los datos es una parte fundamental del análisis de datos.

Se puede optar por una lista de apellidos en orden alfabético, listar

niveles de stock de productos de mayor a menor, etc. Ordenar los

datos nos ayuda a visualizarlos y a comprenderlos mejor.

Para realizar una ordenación simple, debemos posicionarnos en la

columna en la cual queremos ordenar. Luego accedemos a la

solapa Datos y pulsamos sobre Ordenar... y escoger el criterio de

ordenación o bien pulsar sobre uno de los botones de la sección

Ordenar y filtrar para que la distribución sea ascendente o

descendente respectivamente.


50

También podemos hacerlo desde la solapa Inicio, haciendo clic en

Ordenar y filtrar.

3.9 Ordenar por más de un criterio

Podemos ordenar una lista por

más de un criterio. Desde la

solapa Datos, pulsamos sobre

Ordenar y filtrar, luego Orden

personalizado.

Nos aparecerá un cuadro de diálogo:


51

Cliqueando en Agregar nivel, añadiremos

más criterios.


52

4. Capítulo 4 Nadie resiste a un archivo!

4.1 Los archivos

Un archivo es un conjunto de datos estructurados que se pueden

guardar en algún medio de almacenamiento informático. En los

sistemas de Microsoft Windows un archivo está compuesto con un

nombre y una extensión:

MiFoto.jpg

En el ejemplo anterior podemos distinguir que la extensión JPG

está vinculada a un archivo de imagen. A partir de esta extensión,

Microsoft Windows lo asociará a un icono para que el usuario

pueda identificarlo. Casi siempre las extensiones de los archivos no

se visualizan en Windows, ya que la opción de mostrar extensiones

de archivos conocidos está desactivada.

XLS era la extensión predeterminada en las versiones anteriores de

Microsoft Excel.

A partir de la versión 2007 la extensión pasó a ser XLSX. Este último

formato de archivo es mucho más compacto, ahorrando así

espacio en el disco duro.

Nombre de archivo Extensión


53

Sueldos.xlsx

En las versiones posteriores a 2007, se puede trabajar con ambos

formatos sin problemas. En el caso de tener Microsoft Excel 2003,

no hay compatibilidad directa con extensiones XLSX.

Otras extensiones de archivo soportadas por Microsoft Excel son:

XLSM (macros), XLSB (binario), HTM O HTML (formato web).

También son soportados otras extensiones como: XLA, XLW, CVS,

TXT.

4.2 Uso de plantillas

Un archivo generado con Microsoft Excel se lo denomina libro.

Cuando ejecutamos Microsoft Excel en forma predeterminada nos

aparece un libro en blanco para comenzar.

Existe una posibilidad de trabajo a partir de plantillas prediseñadas.

Con ellas podemos crear un libro con elementos de formatos

especiales que proporciona el programa.

Las plantillas poseen un diseño listo para utilizar proporcionando

un gran avance en la creación de un libro con un aspecto más

profesional, sirven como modelo, dando formatos de estilos,

texto, número, imágenes, etc. Las plantillas vienen en forma

Nombre de archivo Extensión


54

predeterminada dentro del paquete Office, pero también pueden

ser creadas por el usuario o descargadas desde Internet.


55

5. Capítulo5 Una imagen vale más que...

5.1 Imágenes en Excel

No creas que la convivencia con Microsoft Excel debe ser aburrida. En las hojas de cálculo podemos ingresar distintas alternativas gráficas para darle una nota de color a nuestros trabajos.

Se pueden agregar imágenes desde tu equipo o buscar en la Web

entre otras opciones.

5.2 Insertar imágenes prediseñadas

En la pestaña Insertar, en el grupo Ilustraciones, haz clic en Imágenes prediseñadas.

En el cuadro de búsqueda Buscar, especifica el tipo de imagen prediseñada o imagen que buscas.

Haz clic en Ir.


56

Si buscas imágenes prediseñadas e imágenes en línea, se dirigirá a Bing, el buscador oficial de la empresa Microsoft.

En la lista de resultados, haz clic en la imagen prediseñada para insertarla.


57

5.3 Insertar una imagen de una página Web

Desde un navegador ingresa a una página web donde quieras copiar una imagen, cliquea con el botón derecho en dicha imagen y luego, haz clic en copiar imágen desde el menú contextual.

Luego pégala en el lugar que quieras de la planilla.

5.4 Insertar una imagen desde un archivo

Haz clic en el lugar donde desees insertar la imagen.

En la pestaña Insertar, en el grupo Ilustraciones, clic en Imagen.


58

Busca la imagen que deseas insertar y luego doble clic sobre la imagen.

Para agregar varias imágenes, presiona y mantén presionada la tecla CTRL mientras haz clic en las imágenes que deseas insertar y luego, clic en Insertar.

Otras opciones que tenemos para insertar imágenes son las Formas y

SmartArt.


59

Todas las imágenes y formas insertadas en Microsoft Excel pueden

ser tratadas con estilos de imágenes y estilos de formas de la misma

manera que la trabajamos en Microsoft Word o Microsoft

PowerPoint


60

6. Capítulo 6 Funcionatizate!

6.1 ¿Qué es una función?

Una función es una fórmula predefinida por Excel aunque también el usuario puede crear sus propias funciones mediante programación en código Visual Basic para Aplicaciones. Las funciones son usadas para manipular valores. Están agrupadas por categorías. Ejemplo de una función: =SUMA(A1:B3).

Una función constará de un nombre más un argumento entre paréntesis.

Hay funciones que no tienen ningún tipo de argumento, pero siempre existirán los paréntesis después del nombre de la función. Un ejemplo de esto sería la función =HOY() que nos arroja la fecha del sistema.

La idea de este libro no es mostrar todas las funciones existentes en el mundo Microsoft Excel, sino dar a conocer las más usadas y que son aplicables en varios contextos independientemente de la actividad.

6.2 Selección de funciones más utilizadas

A continuación te mostraremos estas funciones agrupadas por categoría.


61

6.2.1 Funciones matemáticas

SINTAXIS: =SUMA (VALOR1:VALOR2)

Calcula la sumatoria de valores determinados, tanto números

como rangos con valores.

SINTAXIS: =SUMAR.SI (RANGO DE CRITERIO;CRITERIO;RANGO A SUMAR)

Calcula la sumatoria de un rango, si cumple un criterio en

particular.

El rango de criterio es la zona donde se encuentran los valores.

El criterio es la especificación que se buscará dentro de un rango.

Rango a sumar es el rango que se suma.

6.2.2 Funciones estadísticas

SINTAXIS: =PROMEDIO (VALOR1:VALOR2)

Calcula el promedio de valores seleccionados.


62

SINTAXIS: =MAX (VALOR1:VALOR2)

Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

SINTAXIS: =MIN (VALOR1:VALOR2)

Devuelve el valor mínimo de un rango de valores.

SINTAXIS: =CONTAR.SI (RANGO;CRITERIO)

Cuenta el número de celdas que cumplen cierto criterio.

Rango es la zona donde se encuentran los datos.

En criterio especifica qué dato buscará dentro de un rango.

6.2.3 Funciones lógicas

SINTAXIS: =Y (VALORLÓGICO1;VALORLÓGICO2)


63

Devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalúan como VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos se evalúan como falso.

Valorlógico1: Es un dato obligatorio. Esta condición debe evaluarse como verdadero o falso.

Valorlógico2: Es Opcional. Las condiciones adicionales también pueden evaluarse como verdadero o falso. El límite es 255 condiciones.

SINTAXIS: =O (VALORLÓGICO1;VALORLÓGICO2)

Devuelve VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO y devolverá FALSO si todos los argumentos son falsos.

Valorlógico1, valorlógico2 el primer valor lógico es obligatorio, los valores lógicos siguientes son opcionales. El límite es de 255 condiciones.

SINTAXIS: =SI (PRUEBALÓGICA;VALORSIVERDADERO;VALORSIFALSO)

Arrojará un valor si una condición es verdadera y otro si es falsa.

Pruebalógica: El valor que quiere probar.


64

Valor si verdadero: El valor que arrojará si se cumple la prueba lógica como verdadera.

Valor si falso: El valor que arrojará si no se cumple la prueba lógica.

6.2.4 Funciones con fechas

SINTAXIS: =AHORA ()

Esta devolverá la fecha y hora actual del sistema.

SINTAXIS: =HOY ()

Esto devolverá únicamente la fecha del sistema.

SINTAXIS =AÑO (fecha)

Devuelve el año de una fecha especificada, o de una celda

que contenga una fecha


65

SINTAXIS =MES (fecha)

Devuelve el mes de una fecha especificada, o de una celda

que contenga una fecha

SINTAXIS =DIA (fecha)

Devuelve el día de una fecha especificada, o de una celda que

contenga una fecha.

SINTAXIS: =DIAS360 (fechaInicial,fechaFinal)

Devuelve la cantidad de días transcurridos de una fecha inicial

y una fecha final.

SINTAXIS =FECHA(año,mes,dia)

Devuelve una fecha a partir de tres celdas las cuales contengan un

año mes y día.

SINTAXIS =SI.FECHA(A1;A2;“y”)


66

Esta función determina los años transcurridos a partir de dos

fechas. En el ejemplo la fecha inicial estaría ubicada en A1 y la

fecha final en A2. La “Y” representa en inglés la letra inicial de Years

(año).


67

7. Capítulo 7 Diseño gráfico

7.1 Representación de los datos (Gráficos)

Los gráficos son herramientas mediante las cuales podemos

representar un conjunto de datos.

Para crear un gráfico debemos seleccionar las celdas sobre las

cuales queremos trabajar. Después de seleccionar los datos, vamos

a la solapa Insertar y en la cinta de opciones nos aparecerán

algunas

opciones de

gráficos.

Si hacemos clic en indicador del apartado gráficos, podremos

seleccionar

varios tipos de

gráficos.


68

Mostraremos a continuación algunos ejemplos de gráficos. Cabe

aclarar que existen subtipos para cada uno.

7.1.1 Gráficos de columnas

Se organizan en el eje horizontal y los valores en el eje vertical.


69

7.1.2 Gráficos de líneas

Los datos de categoría se distribuyen en el eje horizontal y todos los datos de valor se distribuyen en el eje vertical.

7.1.3 Gráficos circulares

Su función es representar datos contenidos en una columna o fila. Se aplican para series únicas. No pueden usarse

0

200

400

600

800

1000

ener

o

feb

rero

mar

zo

abri

l

may

o

jun

io

julio

ago

sto

sep

tiem

bre

oct

ubre

no

viem

bre

dic

iem

bre

Facturación 2014

Facturación 2013

Facturación 2014


70

números negativos. Cada categoría representa una parte del gráfico.

7.1.4 Gráficos de área

Son útiles para mostrar el cambio a través del tiempo. Se pueden utilizar para llamar la atención hacia el valor total en una tendencia.

Partido Azul31%

Partido Rojo11%

Partido Verde17%

Partido Naranja41%

Elecciones 2015


71

7.1.5 Gráficos de tipo XY (Dispersión)

Un gráfico de dispersión se diferencia con el gráfico

lineal porque el de dispersión tiene dos ejes de valores

y muestra un conjunto de datos numéricos en el eje

horizontal (eje X) y otro en el eje vertical (eje Y).

7.1.6 Gráficos de anillos

El gráfico de anillos es similar que un gráfico circular,

pero puede contener más de una serie de datos.

0

500

1000

Sucursal 1Sucursal 2

Sucursal 3Sucursal 4

Sucursal 5

Facturación por sucursal

2012 2013 2014

0

10

20

30

40

-10 -5 0 5 10

Y=X2+4

Y=X2+4


72

En vista de diseño, podemos aplicar para nuestros gráficos distintas

variantes de estilos y diseños.

23%

23%27%

27%

21%

27%30%

22%

Venta por sucursal. Vendedor 1 y Vendedor 2

Asunción Buenos Aires Caracas Lima


73

8. Capítulo 8 ¿Hay tinta?

8.1 Vista previa

Antes de imprimir un libro, tenemos una alternativa llamada Vista

preliminar que nos otorga una perspectiva de cómo se verá

nuestro libro. La manera de ver esto en Excel 2007 y 2010 es similar,

a diferencia de Excel 2013 donde cambia un poco, para hacer esto

en Excel 2007 nos dirigimos hacia la parte superior izquierda y

presionamos el botón de office, una vez hecho esto presionamos

imprimir y posteriormente vista preliminar se puede observar en la

siguiente imagen:


74

Ahora bien, para realizar esto en Excel 2010 o 2013, nos dirigimos

a la solapa Archivo, luego seleccionamos imprimir y sin seleccionar

nada más, podremos visualizar una vista preliminar.

8.2 Área de impresión

Comúnmente cuando deseamos imprimir hojas de cálculo el

programa termina realizando impresión de datos que no

deseábamos obtener, Para configurar un área de impresión en

Excel 2007 y 2010 seleccionamos las celdas que queremos incluir

en nuestra área de impresión; hecho esto, nos dirigimos al área de

diseño de página, una vez estando ahí, seleccionamos establecer

área de impresión y listo.

8.3 Diseño de página

Desde la solapa Diseño de página, podremos seleccionar algunas

opciones a la hora de visualizar nuestros trabajos:

8.3.1 Márgenes

En ocasiones se debe tener un determinado número de

centímetros de márgenes en las páginas para poder imprimir en


75

forma eficaz. Para configurar márgenes, nos iremos a márgenes y

luego podremos seleccionar alguna de las opciones

predeterminadas que existen, o bien personalizarla a nuestro

antojo.

8.3.2 Orientación

La orientación define el sentido en el que la hoja se encuentra:

horizontal o vertical, para configurarlo podemos dirigirnos a

diseño de página y posteriormente a orientación.

8.3.3 Tamaño

El tipo de papel para imprimir nuestras planillas se elige desde aquí.

Ej: A3, A4, A5, Carta, Oficio, etc.


76

8.4 Tipos de vistas

Microsoft Excel contempla tres tipos de vistas en sus versiones y

se podrán cambiar presionando en la parte inferior derecha en los

botones indicados por la flecha:

8.4.1 Normal

Este es el diseño que se genera por defecto y es como se muestra

a continuación:


77

8.4.2 Diseño de página

Este muestra un diseño similar a Microsoft Word y presenta

características como nombre al encabezado y medidas para indicar

el tamaño de la hoja, mostramos a continuación el aspecto.

8.4.3 Salto de página.

Este último presenta un diseño en el que únicamente vemos los

datos en una planilla, y no visualizamos otros elementos;

observamos el ejemplo aquí abajo.


78


79

9. Capítulo 9 Facilítame el trabajo!

Explicaremos muy brevemente en este capítulo algunas

alternativas útiles que nos facilitarán el trabajo.

9.1 Hipervínculo.

Esta alternativa es muy útil ya que con esta podemos enlazar una

celda a un elemento de manera local o bien a un sitio web. Para

esto en Excel 2007 nos vamos a la solapa insertar, posterior a esto

a hipervínculo aquí seleccionaremos que es lo que deseamos

vincular; podremos elegir entre varios elementos en nuestro

escritorio o bien teclear una dirección web.

9.2 Formato condicional

Un formato condicional nos servirá para darle un aspecto diferente

a alguna celda dentro de nuestro libro según queramos. A partir de

la selección de una celda o de un rango, se podrán determinar

reglas que si se llegan a cumplir, la celda o el rango involucrado,

cambiará de aspecto. Por ejemplo, que en la columna A cambie el

color de relleno a verde cuando los valores ingresados sean

mayores a 100.


80

Cuando es elegido un conjunto de datos,

nos ubicamos en la solapa Inicio y en esta

seleccionamos formato condicional. Como

se puede ver nos desplegará una lista que

corresponde a varias opciones de reglas.

Podemos seleccionar Nueva regla y

personalizarla a nuestra voluntad o bien

podemos, seleccionar entre las que

Microsoft Excel nos ofrece.

En caso de seleccionar nueva regla, nos

aparecerá lo siguiente:


81

9.3 Tabla dinámica

Una tabla dinámica es la manera de poder visualizar nuestros datos

en forma mucho más amigable, se aplica a cualquier versión de

Microsoft Excel. Aquí vemos como acceder desde la versión 2007;

nos dirigimos a la solapa Insertar, y cliqueamos en el comando

Tabla dinámica. Tendremos una ventana como la siguiente:

Hecho esto seleccionaremos un rango… y listo tendremos una

tabla dinámica como la siguiente:


82

Bastará con agregar los campos que se encuentran listados en la

parte de la derecha para tener el siguiente resultado final:

9.4 Subtotales

Subtotales está integrada desde versiones anteriores a 2007,

Subtotales nos sirve para determinar en base a varias celdas,

obtener un total derivado de varias operaciones. Esta función

devuelve un subtotal en una lista o base de datos.

A modo de ejemplo aplicaremos Subtotales a la planilla que

tenemos abajo. Cabe aclarar que debe estar ordenada, y en

nuestro caso, se ordenará a partir de Nº de Camión.


83

Ubicándonos en cualquier sector de la planilla, iremos a la solapa

Datos y luego Subtotal.

Optaremos por cada cambio en Nº de camión, usando la función

Suma (puede elegirse Promedio, Max, Min, etc.), tildamos la

opción Importe y por último aceptamos.


84

Podremos analizar de esta manera la totalidad de lo facturado por

Nº de Camión.

9.5 Macros

Una macro nos sirve para la automatización de secuencias o

acciones que manejamos de forma repetitiva, en ocasiones esta

opción se encuentra deshabilitada, para habilitar macros, haremos

lo siguiente: Ir al Botón Office o solapa Archivo (en el caso de usar


85

las versiones 2010 y 2013), posteriormente iremos a opciones de

Excel, luego habilitamos la casilla mostrar ficha de programador y

listo, con esto podremos grabar nuestra primer macro.

Bien para realizar esto nos vamos a dirigir a la solapa Vista, y

elegiremos la opción Macros, luego grabar macro. Nos saldrá una

ventana como la siguiente:

En esta ventana podemos poner un nombre que represente a

nuestra macro la cual tendremos que escribirla sin espacios y

colocar únicamente letras en el método abreviado de teclado.

Cuando aceptamos estamos listo para grabar. En este caso vamos

a escribir “Hola mundo!!! y darle un formato de celdas como en el

siguiente ejemplo:


86

Cuando tengamos listo esto, cliquearemos en el

botón “Detener grabación”.

Ahora bien podremos ejecutar nuestra Macro en la opción de ver

Macros, nos aparecerá una ventana como la siguiente, en la cual

tenemos la opción de ejecutar la Macro ir paso a paso, modificarla

o bien eliminarla por completo:

También podremos usar el método abreviado que hemos elegido.

Ej: Ctrl + F.

Cuando ejecutamos una macro, se reproducirán las acciones que

hemos realizado durante la grabación.


87

10. Actividades

10.1 Actividad Nº 1 Formato de celdas

Confeccionar una lista de socios de un club social. Realizar tres niveles de orden:

o Por Deporte. o Por Sexo. o Por Apellido.

Aplicar en las cabeceras:

Alineación centralizada y alineación al medio.

Fondo negro.

Fuente Century 10 color blanco.

Aplicar en los registros:

Alineación izquierda.

Fondo anaranjado.

Fuente Arial 8 color blanco.

Aplicar bordes dobles color blanco en toda la planilla.


88

D.N.I. APELLIDO NOMBRE SEXO DEPORTE FECHA

NACIMIENTO

PESO

EN

Kg.

ESTATURA

EN Cm.

74186443 GERICKE NATALIA F HOCKEY 03/02/1995 60 160

75110076 ARANGUREN DANIELA F HOCKEY 04/11/1970 59 163

74214630 VASCONSELLOS JOAQUÍN M BALONCESTO 07/02/2003 73 180

74711249 GRUBERT ORLANDO M FÚTBOL 25/05/1973 86 172

74175835 MORÉ SANTIAGO M FÚTBOL 19/04/2000 87 164

74495485 TORRES SANTIAGO M FÚTBOL 15/05/2002 76 173

75054436 ATENCIO MARÍA F HOCKEY 08/04/1974 60 160

74520704 SPAN ALEJANDRO M FÚTBOL 07/11/2000 86 172

74558241 ZITELLI ENZO M BALONCESTO 15/03/2003 81 183

74195802 BROCHERO SERGIO M FÚTBOL 10/07/1976 86 182

74302314 GARCIA YABRA JOSE M FÚTBOL 17/07/1969 74 184

75045104 MORANTE ISMAEL M FÚTBOL 03/03/2000 84 171

75007670 PESOA ROMINA F HOCKEY 27/03/1980 58 157

74168898 MERLO IGNACIO M BALONCESTO 10/02/2000 87 186

74763830 SPAIS NAHUEL M FÚTBOL 13/11/1994 87 173

74310856 MUZZAC ISAIAS M FÚTBOL 07/06/2000 87 165

75095304 GAYOSO MATIAS LUIS M FÚTBOL 09/12/1994 85 175

74724640 CACERES MILAGROS F HOCKEY 26/04/1977 57 161

74369512 SOTO JULIANA F BALONCESTO 30/05/1980 59 157

74634874 ZABALEGUI YAMILA F HOCKEY 17/11/1994 60 157

74496767 ROSSETTI CLAUDIO M FÚTBOL 02/04/1980 84 168

74698560 GRANDOLI OSVALDO M FÚTBOL 23/08/1972 72 173

74953080 OLMOS SEBASTIAN M FÚTBOL 27/01/2001 82 184

74255879 FONTANI JOSEFINA F HOCKEY 08/11/1978 57 157

74942902 GEIST MARIANA F BALONCESTO 03/10/1969 57 161

74291887 BEVILAQUA ROSA F BALONCESTO 04/02/1995 57 157

74710216 GOMEZ GABRIEL M FÚTBOL 24/08/1970 87 170


89

74404592 HABERKORN MATIAS M BALONCESTO 05/01/2000 87 162

74630629 INSAURRALDE MARCELA F HOCKEY 16/04/1980 59 166

74427995 ZAPATA ALDANA F HOCKEY 16/02/2003 57 166

74282935 GOROSITO ADRIAN M Fútbol 13/08/1971 85 162

74431482 AYALA ALBERTO M Fútbol 25/02/1975 71 157

74997049 GLASS MARTA F Hockey 01/08/1970 57 163

74629623 AGUIAR NADIA F Hockey 30/08/1970 60 169


90

10.2 Actividad Nº 2 Ordenar

Confeccionar una lista de lácteos con sus respectivos valores

energéticos. Ordenar la lista por Kilocalorías.

Lácteos y derivados Valor energético (kcal.)

Cuajada 92

Flan de huevo 126

Flan de vainilla 102

Helados lácteos 167

Leche condensada c/azúcar 350

Leche condensada s/azúcar 160

Leche de cabra 72

Leche de oveja 96

Leche descremada 36

Leche en polvo descremada 373

Leche en polvo entera 500

Leche entera 68

Leche semi descremada 49

Mousse 177

Nata o crema de leche 298

Queso blanco desnatado 70

Queso Brie 263

Queso cammembert 312

Queso cheddar 381

Queso crema 245

Queso de bola 349

Queso de Burgos 174

Queso de oveja 245

Queso edam 306


91

Queso emmental 415

Queso fundido untable 285

Queso gruyere 391

Queso manchego 376

Queso mozzarella 245

Queso parmesano 393

Queso ricota 400

Queso roquefort 405

Requesón 96

Yogur desnatado 45

Yogur desnatado con frutas 82

Yogur enriquecido con nata 65

Yogur natural 62

Yogur natural con fruta 100


92

10.3 Actividad Nº 3 Referencia absoluta y relativa

Confeccionar la siguiente planilla de artículos aplicando

referencia absoluta tanto al recargo por pago con tarjeta,

como así también al descuento por pago al contado.

Determinar el pago final para cada caso.

Recargo pago con tarjeta 12%

Descuento pago contado 6%

Artículo Precio de lista Recargo pago con tarjeta

Descuento por pago efectivo

Precio final con tarjeta

Precio final efectivo

Art1 $ 900,00 $ 108,00 $ 54,00 $ 1.008,00 $ 846,00

Art2 $ 822,00 $ 98,64 $ 49,32 $ 920,64 $ 772,68

Art3 $ 596,00

Art4 $ 834,50

Art5 $ 600,40

Art6 $ 320,50

Art7 $ 670,00

Art8 $ 430,60

Art9 $ 200,10

Art10 $ 505,25


93

10.4 Actividad Nº 4 Función CONTAR.SI

Crear la siguiente planilla de socios de un club:

Nº de orden

Apellido Nombre Edad Altura Nº Calzado Peso Practica Básquet

Practica Rugby

Practica Fútbol

1 Álvarez Ezequiel 15 1,76 40 70 S S S

2 Brutos Miguel 16 1,73 42 75 S S N

3 Céspedes Horacio 16 1,58 41 80 N N S

4 Cuevas Emilio 15 1,67 38 60 N S N

5 Donato Gabriel 16 1,71 39 65 S S S

6 Duarte Carlos 15 1,78 40 69 N N S

7 Flores Raúl 16 1,60 42 80 S N N

8 Gálvez Pablo 16 1,69 38 70 S S N

9 Girondo Martin 15 1,78 40 72 N S N

10 Guevara Matías 16 1,80 43 81 S N S

11 Gutiérrez Germán 15 1,79 44 85 S S S

12 Jara Manuel 15 1,85 40 80 S N S

13 Juárez Federico 16 1,70 44 85 N S S

14 León Carlos 15 1,80 40 69 S S S

15 Leonardo Gastón 16 1,84 42 80 N N N

16 Marconi Diego 15 1,65 43 79 N N S

17 Puentes Osvaldo 16 1,70 37 58 N S S

18 Ríos Sebastián 15 1,78 39 62 S S S

19 Soler Juan 16 1,80 41 82 S S N

20 Torres Oscar 15 1,85 42 79 S N S

A partir de los datos ingresados determinar con la

función CONTAR.SI lo siguiente:

Cantidad de personas con 15 años.

Cantidad de personas con 16 años.

Cantidad de personas con altura mayor a 1.78.


94

Cantidad de personas que practican Básquet.

Cantidad de personas que practican Fútbol.

Cantidad de personas que practican Rugby.


95

10.5 Actividad Nº 5 Función SI

Un comerciante dedicado a la venta de bebidas alcohólicas, desea programar una planilla para determinar en forma automática el porcentaje de ganancia que tiene que tener para cada rubro. Lo tiene diferenciado de la siguiente manera. Licores 22%, vinos 25% y otros 30%. Con la función SI se debe programar en la columna

porcentaje, cada cambio que se produzca en la columna rubro. Ej: si se escribe la palabra “Licores” en la columna rubro, en la columna porcentaje deberá aparecer 22%; si se escribe “Vinos” tendrá que aparecer 25% y en “Otros”, se aplicará 30%.

Licores 22%

Vinos 25%

Otros 30%

Envase Marca Detalle Rubro Precio

de compra

Porcentaje Ganancia Precio Final

750 Colón Malbec Vinos $ 20,00 25,00% $ 5,00 $ 25,00

750 Pico dorado Dulce Vinos $ 8,00 25,00% $ 2,00 $ 10,00

750 La finca Merlot Vinos $ 25,00 25,00% $ 6,25 $ 31,25

750 La maltería Cerveza Pilsen Otros $ 6,00 30,00% $ 1,80 $ 7,80

500 3 Primos Anis Licores $ 12,00 22,00% $ 2,64 $ 14,64

750 3 Primos Cherry Licores $ 12,00 22,00% $ 2,64 $ 14,64

750 La maltería Cerveza Especial Otros $ 9,00 30,00% $ 2,70 $ 11,70

750 La maltería Cerveza Extra Otros $ 14,00 30,00% $ 4,20 $ 18,20

1000 Pico dorado Cabernet Vinos $ 7,00 25,00% $ 1,75 $ 8,75

750 Licores Prada Maraschino Licores $ 15,00 22,00% $ 3,30 $ 18,30

750 Licores Prada Blackberry Licores $ 18,00 22,00% $ 3,96 $ 21,96

750 Licores Prada Curaçao Licores $ 18,00 22,00% $ 3,96 $ 21,96


96

750 Colón Merlot Vinos $ 32,00 25,00% $ 8,00 $ 40,00

750 Colón Cabernet Vinos $ 41,00 25,00% $ 10,25 $ 51,25

750 La maltería Cerveza Especial Otros $ 9,00 30,00% $ 2,70 $ 11,70

750 La maltería Cerveza Extra Otros $ 14,00 30,00% $ 4,20 $ 18,20

1000 Varsovia Vodka extra Otros $ 44,00 30,00% $ 13,20 $ 57,20

750 Licores Prada Tia María Licores $ 18,00 22,00% $ 3,96 $ 21,96

1000 Varsovia Vodka Otros $ 22,00 30,00% $ 6,60 $ 28,60


97

10.6 Actividad Nº 6 Gráfico de líneas

Crear un gráfico de líneas en el que se puedan

representar los 3 años de facturación de un comercio.

2010 2011 2012 2013 2014

Sucursal 1 $ 128.383,40 $ 154.060,08 $ 145.632,00 $ 189.938,00 $ 227.925,60

Sucursal 2 $ 117.635,90 $ 141.163,08 $ 100.000,00 $ 101.205,00 $ 121.446,00

Sucursal 3 $ 108.373,45 $ 130.048,14 $ 90.232,00 $ 108.278,40 $ 129.934,08

Sucursal 4 $ 108.643,40 $ 130.372,08 $ 129.000,00 $ 132.980,00 $ 159.576,00

$ 0,00

$ 50.000,00

$ 100.000,00

$ 150.000,00

$ 200.000,00

$ 250.000,00

2010 2011 2012 2013 2014

Sucursal 1

Sucursal 2

Sucursal 3

Sucursal 4


98

10.7 Actividad Nº 7 Gráfico de área

Diseñar un registro de lluvias de dos años

consecutivos. Luego insertar un gráfico de área 3D.

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

2013 23 35 5 8 0 2 14 16 33 12 15 16

2014 53 15 0 1 2 1 19 21 43 13 24 21

2013

0

20

40

60

Ene

Feb

Mar

Ab

r

May

Jun

Jul

Ago

Sep

Oct

No

v

Dic

2013

2014


99

10.8 Actividad Nº 8 Formato condicional

Elaborar la siguiente planilla de unidades vendidas de

automóviles. Emplear formato condicional con barras

de datos en la columna Unidades vendidas.


100

10.9 Actividad Nº 9 Fechas

Confeccionar una planilla para que un usuario ingrese

su fecha de nacimiento y se pueda saber la edad y lo

días vividos.

Fecha de nacimiento 09/03/1970

Fecha de hoy 21/07/2015

Edad 45

Días vividos 16570


101

10.10 Actividad Nº 10 Tabla dinámica

Estos fueron los registros de reparaciones de un taller de

servicios informáticos. En esta planilla, figura la primera

quincena de un mes con los tipos de servicios efectuados

en cada sucursal con sus respectivos importes.

Fecha Servicios Sucursales Importe 03/02/2015 Servicio técnico PC 1 $ 427,00

03/02/2015 Reparación Smartphone 2 $ 204,00


04/02/2015 Servicio técnico PC 2 $ 524,00





09/02/2015 Reparación impresora 2 $ 135,00




















102

Se desea crear una tabla dinámica teniendo en cuenta como filtro,

las sucursales. En los rótulos de fila: los servicios y las fechas. En

valores: la suma de todos los importes facturados.


103

10.11 Actividad Nº11 Macros

Crear una macro que borre cualquier dato ingresado en el

rango A1:A20.

Asignar el método abreviado Ctrl + Q

aprende como utilizar excel de una vez

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