INFORME DE AUDITORIA INTERNA

AUDITORIA RELACIONADO CON LA ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS DE LA

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PIURA

PERIODO 02 ENERO AL 31 DICIEMBRE 2013

I.- INTRODUCCION

1. ORIGEN DEL EXAMEN

El Examen Especial relacionado con la Adquisición de Bienes y Servicios, período del 02

Ene.2013 al 31 Dic.2013, de la Municipalidad Provincial de Piura, se ha realizado en

cumplimiento al Plan Anual de Control para el año 2014, aprobado mediante

Resolución de Alcaldía Nº 1119-2013-A/MPP del 29 Nov.2013 y Resolución de Sub

Contralor Nº 069-2013-CG del 31.Dic.2013.

2. NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN

La presente acción de control constituye un Examen Especial relacionado con la

Adquisición de Bienes y Servicios, por el período del 02 Enero al 31 Diciembre 2013,

cuyos objetivos son los siguientes:

- Establecer la eficiencia de los controles internos implementados para cautelar el buen

uso de los recursos públicos en las adquisiciones de Bienes y Servicios.

- Evaluar el proceso de adjudicación de bienes y servicios con un enfoque integral que

comprende los requerimientos, evaluación de propuestas, adjudicación, contratación y

conformidad de la cantidad y calidad de los suministros incidiendo en los procesos de

Licitación de mayor significación económica y en las exoneraciones de la modalidad de

Licitación Pública, otorgadas y en los procesos declarados desiertos, sin descuidar las

adjudicaciones directas.

3. ALCANCE DEL EXAMEN

El Examen Especial se enmarcó dentro de las Normas de Auditoría Gubernamental

(NAGU), y comprendió la evaluación selectiva de la documentación relacionada con los

diferentes procesos de selección para la adquisición de bienes y servicios efectuados

por la Municipalidad Provincial de Piura, Cabe señalar que durante la Acción de

Control, se ha tenido limitaciones en cuanto a la información que se ha solicitado a la

Dirección de Logística, la misma que atendía los requerimientos con varios días de

retraso, lo cual ha motivado que el trabajo de campo sea ampliado en diez (10) días y

disminuido los días de elaboración del Informe Final.

El Examen Especial abarcó el período comprendido entre el 02 de Enero al 31 de

Diciembre del 2013 habiéndose incluido en el presente Examen Especial,

investigaciones dispuestas por el señor Alcalde, por hechos suscitados en el presente

año 2014.

4. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL

La Municipalidad Provincial de Piura, es una entidad con personería jurídica de derecho

público y goza de autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su

competencia.

Su organización y funcionamiento se encuentra normado por la Ley No. 23853, Ley

Orgánica de Municipalidades y tiene como finalidad planificar, ejecutar e impulsar un

conjunto de acciones con el objeto de proporcionar el desarrollo integral y armónico de

su jurisdicción.

La Municipalidad Provincial de Piura, para el cumplimiento de sus funciones cuenta con

una Estructura Orgánica Administrativa, aprobada mediante Edicto Municipal No. 007-

99-C/CPP de fecha 13.Ago.1999, la misma que está conformada por Órganos de

Gobierno, Órgano de Control, Órganos de Asesoramiento y Apoyo, y Órganos de

Ejecución.

BASE LEGAL

Ley N° 23853. Nueva Ley Orgánica de Municipalidades y sus modificatorias.

Decreto Supremo No. 012-2013-PCM que aprueba el Texto Único Ordenado de la

Ley No. 26850 (Vigente a partir del 15.Mar..2013).

Decreto Supremo No. 013-2013-PCM que aprueba la Ley de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado (Vigente a partir del 15.Mar.2013).

Decreto Legislativo No. 909-2000, Ley del Presupuesto del Sector Público para el

Año Fiscal 2013.

Ley N° 27573, Ley del Presupuesto del Sector Público Para el Año Fiscal 2014.

Ley N° 27209, Ley de Gestión Presupuestaria del Estado.

Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobadas con

Resolución de Contraloría No. 072-98-CG.

Directiva N° 005-2000-CONSUCODE/PRE, aprobada con Resolución N° 068-2000-

CONSUCODE/PRE (vigente para el primer trimestre del año 2013)

Directiva No. 014-2013-CONCUSCODE/PRE, aprobada con Resolución No.119-

2013-CONSUCODE/PRE, aprueban Directiva que regula la Información que debe

contener el Registro de Procesos de Selección y sus Contratos a cargo de las

Entidades del Sector Público (vigente a partir de 2do trimestre del año 2013)

Resolución de Contraloría No. 042-2013-CG que aprueba la Directiva No. 005-2013-

CG/OATJ que aprueban Directiva sobre la Información que las Entidades deben

remitir a la Contraloría General de la República con relación a Contrataciones y

Adquisiciones del Estado.

Resolución de Contraloría No. 092-2013-CG que modifica la Directiva que establece

la Información que las Entidades deben remitir a la Contraloría General con

relación a Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

Dec. Leg. N° 276. Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones

del Sector Público.

5. COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS

Durante el trabajo de campo se determinaron hallazgos de auditoria, los mismos que

en cumplimiento a la NAGU 3.60 Comunicación de Hallazgos de Auditoría, fueron

comunicados a los funcionarios, ex funcionarios y servidores responsables, dándoles la

oportunidad de ejercer el derecho de defensa; por lo que sus aclaraciones y/o

comentarios recepcionados fueron evaluados por la Comisión de Auditoría y

considerados en el presente informe.

6. MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO

Durante la acción de control se emitió el Memorándum de Control Interno, mediante el

cual se informó al Titular de la entidad, las deficiencias en los controles internos

implantados en la misma; el referido documento fue elevado al titular de la entidad a

través del Oficio Nº 221-2014-DGAI/MPP de fecha 23 Dic.2014.

7. OTROS ASPECTOS DE IMPORTANCIA

Se precisa que las adquisiciones efectuadas para el Programa del Vaso de Leche,

correspondiente al año 2014, fueron evaluadas en una Acción de Control específica en

el presente año.

De otro lado considerando que los montos pagados indebidamente representan sumas

no considerables, pero que devienen en perjuicio económico que afectan la economía

de la Municipalidad, razón por lo que se está reportando los mismos en el presente

Examen Especial.

II. OBSERVACIONES

Como resultado del Examen Especial relacionado con la Adquisición de Bienes y

Servicios, período 02 Ene.2013 al 31 DIC.2013, así como de las investigaciones

dispuestas por el Sr. Alcalde en relación a hechos suscitados en el presente año, se han

determinado las siguientes observaciones:

1. LA DIRECCION DE LOGISTICA NO HA LLEVADO UN “REGISTRO DE PROCESOS DE

SELECCION Y CONTRATOS”, Y POR CONSIGUIENTE NO CUMPLIO CON REMITIR LA

INFORMACION REFERENTE A DICHOS PROCESOS AL CONSUCODE Y A LA

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA.

Situación que se ha producido por un débil control interno existente en la Dirección

General de Administración y por la Dirección de Logística.

Lo expuesto constituye un riesgo potencial que la entidad sea sancionada por no

proveer de información para la Base de Datos del CONSUCODE, tal como dispone la

Directiva N° 014-2013-CONSUCODE/PRE, aprobado con Resolución N° 119-2013-

CONSUCODE/PRE, asimismo de parte de la Contraloría General de la República, por no

cumplir la entidad con lo dispuesto por este Órgano Superior de Control.

2. PROCESOS DE ADQUISICIONES SON REALIZADOS SIN CRITERIO TECNICO, Y LA

INCORRECTA SELECCIÓN DE PROVEEDORES HA ORIGINADO INCUMPLIMIENTO DE

CONTRATO .

Situación que ha sido ocasionada por un deficiente control interno de la Dirección de

Logística y falta de Supervisión de la Dirección General de Administración.

Lo expuesto ha traído como consecuencia que al no haber comunicado al PROMPYME

el Proceso de Adquisición a realizar, hubo concurrencia limitada de postores, y los tres

que se presentaron no cumplían con los requisitos mínimos exigidos, lo que motivó a

que indebidamente se otorgue la Buena Pro y por consiguiente se incumpliera el

contrato en perjuicio de la comunidad beneficiaria, al no cumplirse con los plazos

establecidos en la ejecución de la obra.

3. HONORARIOS PROFESIONALES POR LA SUMA DE S/.12,000.00 FUERON PAGADOS

INDEBIDAMENTE A SUPERVISORES AL NO HABERSE INICIADO LA EJECUCION DE LA

OBRA.

Habiendo sido originado por deficiencias en controles internos que no permitieron que

el Titular de la entidad tome conocimiento de la irregularidad que se estaba

produciendo con la autorización de la Dirección Municipal.

Los hechos expuestos han traído como consecuencia un perjuicio económico a la

entidad por el importe de S/. 12,000.00.

III. CONCLUSIONES

Como resultado del Examen Especial relacionado con la Adquisición de Bienes y

Servicios, se ha llegado a las siguientes conclusiones:

1. Que la Dirección de Logística no ha llevado el Registro de Procesos de Selección y

Contratos, en el cual se registran los procesos de Licitación Pública, Concursos Públicos,

adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuantía, así como los contratos

derivados de estos procesos, y por lo consiguiente no se ha remitido la información

trimestral requerida por el CONSUCODE.

Así mismo, no se ha remitido trimestralmente información a la Contraloría General de

la República, de los procesos de selección culminados en el trimestre, situación que

transgrede el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado,

aprobado con Decreto Supremo No. 013-2013-PCM, concordaste con la Directiva No.

014-2013-CONSUCODE/PRE aprobado con Resolución No. 119-2013-CONSUCODE/PRE;

y la Directiva No. 005-2013-CG/OATJ aprobada con Resolución de Contraloría No. 092-

2013-CG.

(Observación N° 1).

2. Que, la Comisión Especial Permanente, realizó dos procesos de adjudicaciones de

Menor cuantía para adquirir agregados y ladrillos KK para la obra Construcción

Módulos Villa Perú - Canadá, teniendo como cronograma de los procesos las mismas

fechas, no habiéndose notificado a PRMPYME; además en los expedientes de los

procesos no están archivados las Cartas de las invitaciones realizadas.

Con relación a la adquisición de 107,100 ladrillos King Kong artesanal de primera

calidad de 24 x 14x 9 tipo caravista, se otorgó la Buena Pro al proveedor

Representaciones y Constructora Cesar's S.A., asignándole en el Cuadro de Necesidades

43 puntos y que según Libro de Actas, dicho postor sólo alcanzó 39 puntos,

otorgándole la Buena Pro, por su oferta de S/. 19,063.80.

El contrato se suscribió después de 25 días de otorgada la Buena Pro, y según las Bases

después de un día de otorgada la Buena Pro, debió suscribirse.

Una parte del ladrillo, es decir 8,500 unidades fue entregada después de 21 días de

firmado el contrato, es decir el 12.Jul.2013, sin embargo, en su propuesta era después

de 5 días, y es con fecha 18.Jul.2014, que el Director de Logística le otorga 24 horas

para entregar el material faltante, ante el cual el proveedor solicitó la resolución del

contrato y que se le cancele los ladrillos que ya había remitido, y procediéndose a

aplicar la multa correspondiente y el pago de la diferencia, sin haberse emitido la

Resolución de Alcaldía por la resolución del contrato, ni mucho menos se ha efectuado

el trámite correspondiente para el resarcimiento de daños y perjuicios ocasionados por

el incumplimiento del contrato.

Los hechos expuestos han trasgredido los Arts. 45°, 50° y 93° del Texto Unico Ordenado

de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, así como los Arts. 3° y 38° del

Reglamento de la mencionada Ley.

(Observación N° 2).

3. Que el Director de Infraestructura, Ing. Alejandro Pasache Boyer solicitó a la

Dirección Municipal, la contratación de los profesionales Arq. Ruy David Pardo

Neumann y del Ing. Carlos Adolfo Barrantes Pérez, como Inspector e Inspector Adjunto

respectivamente, de la obra: Construcción Puestos de Venta Mercado Minorista "Las

Capullanas", sin que la Buena Pro de la mencionada obra quede consentida, ni mucho

menos se iniciase su ejecución. La contratación fue autorizada por el Director

Municipal, Sr. Jacob Barrantes Arrese, quien también dispuso el pago de honorarios en

S/. 3,000.00 a cada profesional, a partir del 01 Set.2014, no obstante a esa fecha el

honorario que venían percibiendo los supervisores era de S/. 1,800.00, y que solo se

designaba un supervisor por obra, contrataciones que eran autorizadas con Resolución

de Alcaldía, pero que en el presente caso se omitió. La obra se inició el 12.Nov.2014

según Acta de Entrega de Terreno y es el mismo Director de Infraestructura Ing.

Alejandro Pasache Boyer, quien solicita nuevamente a la Dirección Municipal, mediante

Informe No. 1618-2014-DI/MPP de fecha 28 Oct.2014 que se designe como Inspector al

Arq. Ruy David Pardo Neumann a partir del 17.Oct.2014, sin mencionar que dicho

profesional supuestamente ya venía prestando servicios desde el 1° Set.2014, acción

esta que se omitió con la finalidad de sorprender al titular a fin de que autorice la

contratación y no tomará conocimiento que dicho profesional ya venía laborando

desde antes del inicio de la obra; no solicitando dicha autorización para el Ing. Carlos

Barrantes Pérez igualmente con la finalidad de que el titular no tome conocimiento de

que se estaba contratando indebidamente a un Inspector Adjunto, y aún más antes del

inicio de la obra, acciones que la Dirección de Infraestructura en coordinación con el

Director Municipal, y sin conocimiento del titular.

Los pagos por los honorarios se efectivizaron con la presentación de sus Informes de

actividades presentados por los mencionados Inspectores, habiendo informado ambos

las mismas actividades, y es más los documentos (informes) son similares en cuanto a

fondo y forma, y están aprobados por el Director de Infraestructura, habiéndose

pagado por los meses de Septiembre y Octubre el monto de S/. 6,000.00 a cada

Inspector, lo cual resulta un pago indebido por no haber laborado en dichos meses, al

no iniciarse la obra, y que las actividades que supuestamente indican haber realizado

no justifican el pago efectuado; presumiéndose además que dichos profesionales

tampoco laboraron en los meses de Noviembre y Diciembre del presente año, al no ser

ubicados en obra, más aún se encontró supervisando dicha obra al Ing. Arturo

Coronado Peralta, acciones que han trasgredido lo dispuesto en el Art. 3° del Texto

Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado; y los Arts. 148°

y 149° del Reglamento de la mencionada Ley.

Del mismo modo se ha contravenido el Art. 14°, numeral 14.2 del Capítulo II de la Ley

N° 27573, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2014.

(Observación N° 3).

IV. RECOMENDACIONES

Teniendo en consideración las Observaciones y Conclusiones y en mérito a las

atribuciones contenidas en el Art. 15º inciso b) y f) de la Ley Orgánica del Sistema Nacional

de Control y de la Contraloría General de la República, aprobado con Ley Nº 27785, y con

el fin de coadyuvar a la gestión en el logro de los Objetivos y Metas, consideramos

pertinente efectuar las siguientes Recomendaciones:

AL CONCEJO MUNICIPAL:

1. Que, la Dirección Municipal disponga que la Dirección de Logística, bajo responsabilidad

implemente el “Registro de Procesos de Selección y Contratos” en el cual deben registrar

todos los procesos de Adjudicación que se realizan, así como los contratos derivados de

los mismos, en cumplimiento al Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones

del Estado.

(Conclusión No. 1)

2. Que, la Dirección de Logística cumpla con remitir la información sobre los procesos de

selección al Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - CONSUCODE

y a la Contraloría General de la República, dentro de los plazos establecidos, en

cumplimiento a la normatividad legal vigente

(Conclusión No. 1)

3. Que, los Comités Especiales al llevar acabo los procesos de selección, den cumplimiento

estricto a las normas y disposiciones que regulan dichos procesos, así como el

cumplimiento irrestricto de las bases que se formulan para llevar acabo los mismos. Así

mismo dichos Comités antes de proceder a invitar a los postores, verifiquen formalmente

su constitución, a fin de evitar contratar con proveedores que vienen desarrollando

actividades sin contar con la Autorización Municipal correspondiente

Conclusión No. 2)

4. Que, la Dirección General de Asesoría Jurídica, inicie el trámite correspondiente para

recuperar el importe de S/. 12,000.00 más los intereses legales pagados al Inspector e

Inspector Adjunto de la Obra: Construcción de Puestos de Venta –Mercado Minorista “Las

Capullanas”, por no haber laborado en la obra mencionada.

(Conclusión No. 3)

5.Que, la Alta Dirección en la designación de los Comités Especiales tenga en

consideración la idoneidad de los profesionales que lo integraran, a fin de salvaguardar los

intereses de la Municipalidad y la buena imagen que debe proyectar a la comunidad.

(Conclusión No. 3)

6. Que, la Alta Dirección disponga que la Dirección de Desarrollo Institucional en

coordinación con la Dirección General de Administración y la Dirección de Logística,

elaboren Manuales de Procedimientos para llevar acabo cada uno de los Procesos de

Selección, a fin de evitar en lo posible se susciten errores o hechos irregulares.

(Conclusión No. 1 y 3 )

7. Que, se establezca el grado de responsabilidad administrativa y se aplique las sanciones

que correspondan a los funcionarios y ex – funcionarios comprendidos en las

observaciones Nos. 01, 02 y 03).

(Conclusión No. 1, 2y 3)

San Miguel de Piura, Diciembre 31 del 2014.