7/26/2019 Evidencias y Papeles de Trabajo en Auditora

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Evidencias y papeles de trabajo en Auditora

La evidencia y los papeles de trabajo constituyen el soporte fundamental de loshallazgos detectados por el auditor, de ah la importancia que reviste la suficiencia,relevancia y competencia de la evidencia as como la calidad y claridad de los Papeles

de Trabajo, atendiendo a que la informacin de aqu se recoge est escrita siempre aterceros que son los clientes de nuestro servicio

Evidencias

!ncluyen todas las influencias de la mente de un auditor que afecten su juicio acercade la e"actitud de proposiciones remitidas a #l para su revisin

$l auditor no busca una prueba absoluta %e ocupa de acuerdo con los requerimientosdel encargo, de asegurar a una persona responsable y competente de la razonabilidadde las manifestaciones financieras de la direccin y&o de la adecuacin de las

actividades del 'ontrol !nterno(eben obtenerse evidencias suficientes, competentes y relevantes para fundamentarlos juicios y conclusiones que formule el auditor

Las evidencias se clasifican en)

Evidencia fsica) se obtiene mediante inspeccin y observacin directa de lasactividades, bienes o sucesos* esta evidencia puede presentarse en forma dedocumentos, fotografas, grficos, cuadros, mapas o muestras materiales'uando la evidencia fsica es decisiva para lograr los objetivos de la +uditora!nterna, debe ser confirmada adecuada y oportunamente por los auditoresinternos

Evidencia documental) puede ser de carcter fsica o electrnica Pueden sere"ternas o internas a la organizacin

Las evidencias e"ternas abarcan, entre otras, cartas, facturas de proveedores,contratos, auditoras e"ternas y otros informes o dictmenes y confirmaciones deterceros

Las evidencias internas tienen su origen en la organizacin, incluye, entre otros,registros contables, correspondencias enviadas, descripciones de puestos de trabajo,planes, presupuestos, informes internos, polticas y procedimientos internos

La confiabilidad de las evidencias documentales tiene que valorarse en relacin conlos objetivos de la +uditora !nterna

Evidencia testimonial) se obtiene de otras personas en forma dedeclaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas

$stas manifestaciones pueden proporcionar importantes indicios que no siempre cabeobtener a trav#s de otras formas de trabajo en las auditoras internas

%e requiere la confirmacin si van a utilizarse como prueba, por medio de la)

confirmacin por escrito del entrevistado*

el anlisis de m-ltiples fuentes independientes que revelen o e"pliquen los hechosanalizados* y

comprobacin posterior en los documentos

Evidencia analtica) surge del anlisis y verificacin de los datos

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$l anlisis puede realizarse sobre clculos, indicadores de rendimiento y tendenciasreportadas en los informes financieros o de otro tipo de la organizacin u otras fuentesque pueden ser utilizadas

Tambi#n pueden efectuarse comparaciones con normas obligatorias o ni.veles propiosdel sector al que pertenece la organizacin

Evidencia informtica) puede encontrarse en datos, sistemas de aplicaciones,instalaciones y soportes, tecnologas y personal informtico Para determinar laconfiabilidad de la evidencia informtica, el +uditor !nterno)

puede efectuar una revisin de los controles generales de los sistemasautomatizados y de los relacionados especficamente con sus aplicaciones, queincluya to.das las pruebas que sean permitidas* y

si no revisa los controles generales y los relacionados con las aplicaciones ocomprueba que esos controles no son confiables, podr practicar pruebas adicionaleso emplear otros procedimientos

Los requisitos bsicos de la evidencia estn referidos a la suficiencia, competencia y

relevanciaLa evidencia es suficiente cuando por los resultados de la aplicacin de una o variaspruebas, el auditor interno pueda adquirir certeza razonable de que los hechosrevelados se encuentran satisfactoriamente comprobados

La suficiencia es la medida de la cantidad de pruebas, comprobaciones overificaciones a efectuar, con respecto a determinados criterios y su confiabilidad

Los factores que indican la fuerza de las pruebas, comprobaciones o verificaciones aefectuar pueden estar vinculados, entre otros, a)

nivel de importancia del asunto a comprobar*

grado de riesgo asociado con la adopcin de una conclusin errnea* resultados mostrados en el $"pediente /nico* y

sensibilidad de la organizacin al asunto a comprobar

La competencia se refiere a que la evidencia debe ser vlida y confiable $l auditorinterno debe considerar cuidadosamente si e"isten razones para dudar de la validez eintegridad de la evidencia

(e ser as, debe obtener evidencia adicional o revelar esa situacin como unalimitacin en el alcance de la +uditora !nterna La validez, confiabilidad e integridad dela evidencia puede evaluarse tomando en consideracin los siguientes factores)

la evidencia que se obtiene de fuentes e"ternas es ms confiable que laobtenida de la propia organizacin*

la evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de controlinterno adecuado es ms confiable que aqu#lla que se obtiene cuando elsistema de control interno es deficiente o no se ha establecido*

la evidencia que se obtiene fsicamente mediante un e"amen, observacin,clculo o inspeccin es ms confiable que la que se obtiene en forma indirecta*

los documentos originales son ms confiables que sus copias*

las evidencias orales comprobadas por escrito son ms confiables que lasevidencias orales* y

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la evidencia testimonial que se obtiene en circunstancias que permite a lapersona e"presarse libremente merece ms cr#dito que aqu#lla que se obtieneen circunstancias comprometedoras

La relevancia de la evidencia se refiere a la relacin que e"iste entre la evidencia y suuso La informacin que se utilice para demostrar o refutar un hecho es relevante si

guarda una relacin lgica y patente con ese hechoTambi#n est muy relacionada con los objetivos previstos en la +uditora !nterna y elvnculo directo y claro que debe e"istir entre #stos y la evidencia analizada

Los criterios que act-an en la suficiencia, competencia y relevancia de la evidencia aobtener y, en consecuencia, en la realizacin del trabajo de los auditores internos, sonlos de !mportancia relativa y 0iesgo probable

La identificacin del nivel de !mportancia relativa y de 0iesgo probable por parte de losauditores internos es un asunto de juicio profesional, que puede determinarse teniendoen cuenta, entre otras, las cuestiones siguientes)

la sensibilidad, el inter#s estrat#gico o nacional, el impacto social de los

productos, servicios, actividades u operaciones de la organizacin* requerimientos legales y reguladores aplicables*

la consideracin de cuestiones tales como la actitud, la aptitud, la autoridad y laresponsabilidad de los dirigentes y el resto del personal* e

involucran necesariamente consideraciones relacionadas con la calidad1naturaleza2 y cantidad 1importe2 de la evidencia e"aminada en su relacin conlos objetivos previstos en la +uditora !nterna

Papeles de Trabajo

La base de la opinin de un auditor sobre los estados financieros es la revisin que serealiza de acuerdo con las normas de auditora generalmente aceptadas

Las normas de trabajo e"igen que se obtenga evidencia suficiente, competente yrelevante mediante la inspeccin, observacin, investigacin y confirmacin comobase de la opinin del auditor

Por consiguiente, la opinin del auditor depende de la obtencin y evaluacin deevidencia suficiente, competente y relevante

$l estudio de las declaraciones de la administracin y las caractersticas esenciales

para considerar vlidos los datos y la informacin como evidencia de auditora Losdiversos tipos de evidencia disponibles como respaldo de las declaraciones de laadministracin, se eval-an en cuanto a su confiabilidad, relevancia y otrascaractersticas esenciales

%on las diferentes t#cnicas utilizadas por los auditores para obtener la evidencia deauditora, la que se har documentar en los procedimientos de auditora con lainformacin revisada, bajo la forma de papeles de trabajo

%e conocen como papeles de trabajo los registros de los diferentes tipos de evidenciaacumulada por el auditor

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'ualquiera que sea la forma de la evidencia y cualesquiera que sean los m#todosutilizados para obtenerla, se debe hacer y mantener alg-n tipo de registro en lospapeles de trabajo

Los papeles de trabajo son registros que mantiene el auditor de los procedimientos

aplicados como pruebas desarrolladas, informacin obtenida y conclusionespertinentes a que se lleg en el trabajo

+lgunos ejemplos de papeles de trabajo son los programas de auditora, los anlisis,los memorando, las cartas de confirmacin y declaracin, res-menes de documentosde la entidad y papeles preparados u obtenidos por el auditor

Los papeles de trabajo tambi#n pueden obtener la forma de informacin almacenadaen cintas pelculas u otros medios

$l formato e"acto de los papeles de trabajo vara con el tama3o, complejidad y

circunstancias de cada compromiso de auditora

+dems, cada auditor, o 4nidad de (ireccin de +uditora, tiene por lo general ciertaspreferencias por la manera e"acta como se deben preparar los papeles de trabajo

$l auditor que comienza recibe instrucciones en sesiones formales de entrenamiento odel supervisor en el trabajo $ste (ocumento se refiere sobre todo a los aspectosgenerales de los papeles de trabajo, y se debe contemplar como gua para el trabajo,en el cual podemos consultar y adaptar a las condiciones y caractersticas de cadatrabajo ordenado y no necesariamente como un modelo que se debe adoptar

Los papeles de trabajo 1formato papel, audiovisual o digital2 constituyen el vnculoentre el trabajo de planeamiento y ejecucin y el informe que se elabore Por tantodeben contener la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, conclusiones yrecomendaciones que se presentan en el informe

Los requisitos principales a tener en cuenta son)

e"presar los objetivos, el alcance, la metodologa y los resultados de la+uditora !nterna*

incluir aquellos programas que se requieran confeccionar especficamente para

la ejecucin de la +uditora !nterna* ser completos y e"actos de forma que permitan sustentar debidamente los

hallazgos, conclusiones y recomendaciones y demostrar la naturaleza y elalcance del trabajo realizado La concisin es importante, pero no debersacrificarse la claridad y la integridad con el -nico fin de ahorrar tiempo o papel*

suficientemente claros, comprensibles y detallados para que un tercero, que nohaya mantenido una relacin directa con la +uditora !nterna, est# en capacidadde funda.mentar las conclusiones y recomendaciones, mediante su revisin5o deben requerir de e"plicaciones orales*

ser legibles y ordenados, pues de lo contrario podran perder su valor comoevidencia (eben contener ndices y referencias adecuados* contener laidentificacin del significado de las marcas de revisin utilizadas por los

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+uditores !nternos, en los casos en que #stas no est#n establecidascentralmente* y

contener informacin relevante, esto es, limitarse a los asuntos que seanpertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado

cada nivel debe establecer procedimientos para garantizar que los papeles detrabajo sean salvaguardados y conservados durante el tiempo establecido porla Ley

%i en el transcurso de dicho t#rmino no se ha ejecutado una nueva +uditora!nterna, los papeles de trabajo deben conservarse hasta que #sta se ejecute,oportunidad en la que se analizar la conveniencia de conservar o no todos ouna parte de #stos

Propsitos de los papeles de trabajo

'omo una acumulacin de toda la evidencia obtenida durante el desarrollo de laauditora, los papeles de trabajo tienen varias funciones Los propsitos principales de

estos son)

+yudar a organizar y coordinar las muchas fases de la revisin de auditora

Proporcionar informacin que ser incluida en el informe de auditora

%ervir como respaldo de la opinin del auditor

Los papeles de trabajo tambi#n sirven como evidencia en caso de demandas legales,fuente de informacin para futuras declaraciones y otros informes especializados,solicitados por otros rganos de competencia y como gua para e"menes de auditoraposteriores

Organizacin y coordinacin del examen de auditoria

Los papeles de trabajo son un medio de organizar y coordinar las diferentes fases dela auditora mientras se llevan a cabo

(urante la auditora de una entidad grande se pueden asignar au"iliares a lasdiferentes fases de la revisin

Los papeles de trabajo sirven para asegurar al auditor a cargo que se han completadotodas las etapas del e"amen, por lo que resulta necesaria la terminacin de este, ante

la comprobacin del e"amen efectuado

'on frecuencia los auditores no pueden terminar una fase completa de la auditora enun momento y los papeles de trabajo registran el trabajo terminado hasta el punto enque fue interrumpido, de modo de saber dnde continuar su trabajo, ya sea por elmismo auditor o por otro si as lo requiere la situacin presentada

+dems, estos deben estar siempre en condiciones para la presentacin ante unasupervisin o anlisis ante el auditado

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nformacin a incluir en el informe de auditora

Los papeles de trabajo proporcionan la informacin que se incluir en el informe delauditor $l $"pediente de auditora est integrado por los estados financieros, notascomplementarias y la opinin del auditor, mostrada en cada papel de trabajo

La evidencia en todas sus diversas formas, constituye la base para el informe, el cualadems se archiva en el $"pediente, con todos los papeles de trabajo elaborados enel transcurso de la +uditora

%i se llegara a necesitar un informe especial, prevista por el 6rganos de la+dministracin P-blica datos para cualquier proceso adicional, las comprobacionessobre los e"menes, hallazgos, comentarios de sus incumplimientos yrecomendaciones, estn contenidos en los papeles de trabajo

!espaldo a la opinin del auditor

$l objetivo final de una auditora es la e"presin de la opinin del auditor Los papelesde trabajo sirven para respaldarla

$l auditor al firmar el dictamen, afirma que la revisin se llev a cabo de acuerdo conlas normas de auditora generalmente aceptadas

Los papeles de trabajo deben contener evidencia de que el trabajo fue planeado demodo adecuado y que se bas sobre la revisin de los controles internos, que los+uditores o +u"iliares fueron supervisados con propiedad, y que se revis suficienteevidencia competente

Tambi#n el auditor est afirmando que los estados financieros presentanrazonablemente la situacin de la entidad, si se trata de una +uditora 7inanciera, y losresultados de las operaciones de acuerdo con los principios de contabilidadgeneralmente aceptados

Los papeles de trabajo deben contener evidencia de que todas las informacionesimportantes en los estados fueron revisadas para determinar que presentanrazonablemente lo que en realidad ha sucedido dentro de la entidad

$n una 4nidad de +uditores grande el (irector o 8efe, que tiene la responsabilidad dela auditora, descansa en los supervisores, jefes, +uditores y au"iliares, para llevar acabo la mayor parte de las fases de la revisin

Los papeles de trabajo deben contener evidencia del trabajo realizado y lasconclusiones a que lleg cada una de estas personas, y tambi#n evidencia de que eltrabajo a cada nivel fue revisado apropiadamente por el supervisor inmediato

Evidencia legal

Los papeles de trabajo constituyen una forma de evidencia que se puede utilizar en

acciones legales

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Los auditores pueden tener la necesidad de usar los papeles de trabajo para apoyarsu afirmacin de que realizaron la auditora de un modo profesional, que ejercieron eldebido cuidado y que no fueron negligentes en la realizacin de la revisin

+l revisar los papeles de trabajo preparados por los auditores, el +uditor jefe de grupo,

debe a cada nivel preguntarse si cualquiera de la informacin que aparece all o si laausencia de alguna informacin podra ser utilizada para atacar la competencia deltrabajo en alg-n momento posterior en que quizs esas personas no estuvierandisponibles para ofrecer aclaraciones adicionales

$n los papeles de trabajo no debe haber afirmaciones contradictorias, y cualquierconclusin final que se oponga a otra evidencia, debe ser plenamente justificada

$n todos los asuntos dudosos tiene que e"istir la e"plicacin adecuada para laconclusin a que se lleg

nformes especializados

9tra funcin de los papeles de trabajo es proporcionar la informacin necesaria para lapreparacin de informes a la administracin sobre la suficiencia de los controlesinternos, o para la preparacin de declaraciones o informes a otros rganosgubernamentales

$n ocasiones los auditados necesitan informacin de los papeles de trabajo para losinformes que preparan ellos mismos, o pueden necesitar informacin debido a quehayan sido destruidos sus registros originales

"ua para auditoras subsecuentes

4sualmente el auditor debe revisar en el $"pediente de la entidad los papeles detrabajo de la auditora anterior para llevar a cabo la revisin actual

Los papeles de trabajo de la auditora anterior se3alan las dificultades encontradas y lasolucin que se les dio +s, el auditor est alerta sobre la posibilidad de encontrar unasituacin similar en la actualidad

+dems, por la auditora anterior el auditor debe estar familiarizado con la descripcindel sistema de contabilidad y los controles, a fin de estar consciente de los cambiosque se produzcan durante el a3o y hacer las modificaciones necesarias en elprograma de auditora

$"iste gran peligro en seguir con demasiada fidelidad los papeles de trabajo de laauditora anterior

$l auditor se beneficiar viendo el formato de un anlisis en particular de la vezanterior, pero slo debe utilizar ese mismo formato si es adecuado para la situacin dela actual

La duplicacin de los pasos de auditora se3alados en los papeles de trabajo de laanterior puede muy bien dar como resultado pasos innecesarios e inadecuados, as

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como la omisin de algunos procedimientos fundamentales para una auditoraadecuada en las actividades y acontecimientos de la actual

Propiedad de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo que preparan los auditores son de su propiedad y por logeneral se considera confidencial la informacin que contienen 4sualmente antes deentregar informacin que aparece en los papeles de trabajo el auditor obtiene elconsentimiento del auditado

%i recibe una citacin o un requerimiento judicial en el que le pidan informacin de lospapeles de trabajo, el auditor tiene que entregarla

Tambi#n el auditor puede verse en la necesidad de revelar alguna informacin inclusocontra los deseos del cliente a fin de cumplir con normas de auditora, como sucede enlos casos en que subsecuentemente se descubren hechos que e"istan a la fecha del

informe del auditor

$s difcil establecer el tiempo que un auditor debe conservar los papeles de trabajo(ebe conservarlos en tanto son importantes para auditoras subsecuentes y paracumplir cualquier requisito legal (ebe cumplir con las normativas que al efectoe"istan

Tipos de papeles de trabajo

Puesto que los papeles de trabajo son el medio para acumular toda la evidencia quenecesita el auditor para emitir una opinin profesional, los tipos de papeles de trabajo

tienen necesariamente que ser muy variados

+lgunos papeles de trabajo siguen un formato estndar, mientras que otros son unsimple memorando de una discusin que se llev a cabo relativa a la revisin deauditora

Los principales tipos de papeles de trabajo son)

: planes de auditora,

; hoja de trabajo y asientos de ajuste,

sumarios descriptivos, para los casos de auditora financiera o certificacin de

estados financieros

? declaraciones y confirmaciones, y

@ actas y otros registros

'ada papel de trabajo debe ser tan completo como sea posible, y no dejar dudasrelativas al asunto con el cual se relacionan + continuacin se describen cada uno delos principales tipos de papeles de trabajo

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Planes de auditora

Los papales de trabajo deben contener la evidencia de que el auditor ha desarrolladouna estrategia general para la conduccin y alcance de la revisin

%e deben hacer anotaciones en relacin con la actividad en la cual opera la entidadauditada, condiciones que e"ijan procedimientos especiales de auditora, cualquierprincipio contable poco usual utilizado, y la naturaleza de cualquier informe especialque se deba rendir

$l programa de auditora, documento de planeacin que establece los procedimientosde auditora que se estiman sern necesarios para cumplir los objetivos de laauditora, puede estar respaldado por un cuestionario de control interno, diagramas deflujos, un organigrama, y evidencia general que ayude a dar forma al curso de larevisin

$ntre los papeles de trabajo se incluyen las anotaciones preparadas durante eldesarrollo del e"amen sobre asuntos pendientes a investigar ms adelante, junto conuna e"plicacin completa de la solucin de estos asuntos, generalmente se adquiereny analizan en la e"ploracin preliminar

#oja de trabajo

$l balance de comprobacin es el vnculo conector entre los libros de contabilidad ylos estados financieros sobre los que el auditor emite sus criterios La hoja de trabajoes la c#dula de control que muestra, las interrelaciones de todas los dems papeles detrabajo relativos a las cuentas e"aminadas, tal vez agrupadas, con los otros tipos de

evidencias

$ste sistema de preparar y organizar los papeles de trabajo mostrando una hoja detrabajo por grupos de cuentas del balance general, una hoja de trabajo del estado deresultados, es importante pues constituyen una gua importante de trabajo para el+uditor, ya que cada una de las partidas en estas hojas de trabajo aparecenanalizadas en sus correspondientes papeles de trabajo, generalmente se utilizan=ojas de A columnas o ms, la que aparece en el Banual de Papelera !nstitucional

4sualmente para cada juego de papeles de trabajo se prepara un ndice que muestracon claridad la ubicacin dentro del archivo de papeles de trabajo por temas, previstosen el planeamiento, los que deben organizarse, seg-n criterios del auditor, aspectoimportantes a la hora de confeccionar las notas del !nforme, hoja de trabajo borradordel informe del auditor, todas las notas y otras informaciones recopiladas comoevidencia