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ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ACUÑA PARRA JUAN SEBASTIÁN RUSSI SÁNCHEZ VIVIANA CONSUELO

SILVA OVIEDO YOLANDA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

BLOQUE A, IV SEMESTRE 2015


ACUÑA PARRA JUAN SEBASTIÁN RUSSI SÁNCHEZ VIVIANA CONSUELO

SILVA OVIEDO YOLANDA

Tarea para la materia

GESTIÓN DOCUMENTAL II “Unidad Temática No.3”

CURSO C160403_03

Jairo Hernán Díaz Arias Catedrático

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

BLOQUE A, IV SEMESTRE 2015

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 5

1. OBJETIVOS 6

2. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD 7

3. CONCLUSIONES 88

BIBLIOGRAFÍA 89

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INTRODUCCIÓN

Los archivos se conciben como instrumentos de gestión de la actividad de las instituciones, se conservan con fines administrativos, por su valor probatorio de derechos y deberes y para el cumplimiento de las tareas de gestión y apoyo a la dirección. En este sentido, la gestión de los documentos se enmarca dentr o del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la planeación, producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de la información en cualquier soporte. Dicha gestión se configura dentro de lo que se denomina el ciclo de vida del documento, el cual comprende las fases por las que pasa un documento: cuando se elabora o recibe, cuando se utiliza y conserva y cuando se elimina o preserva. De acuerdo a estas fases, la formación de los archivos se pueden clasificar en archivo de gestión, archivo central y archivo histórico-, teniendo en cuenta los valores de los documentos en cada una de estas fases. A continuación, se pretende evidenciar y explicar los anteriores conceptos, utilizando la información aportada por el Ministerio de Defensa Nacional a través de su PGD y los procedimientos establecidos dentro del marco de la gestión documental y la normatividad que rige a esta entidad.

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1. OBJETIVOS

1.1 GENERAL

Conocer las etapas del Ciclo vital de los documentos y los procesos de un Programa de Gestión Documental que se desarrollan en cada una de las etapas.

1.2 ESPECÍFICOS

Conceptualizar el Ciclo vital de los documentos. Reconocer la importancia de la Unidad de Correspondencia y los procesos de

la Gestión Documental que se desarrollan en ella. Identificar cómo se clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de

los documentos y los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase.

Identificar los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases.

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2. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD: 2.1 ¿Qué son las Agrupaciones Documentales?

Por medio de la aplicación del principio de procedencia, el cual explicaremos en el numeral 2.6, se establecen las siguientes agrupaciones documentales, las cuales se pueden definir como un conjunto de documentos generados y originados por una unidad administrativa en el ejercicio de sus funciones, de acuerdo a su jerarquía organizacional:

a) Fondo: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades, por ejemplo, Ministerio del Interior, Contraloría General de la Nación, Empresa de Acueducto y Alcantarillado, etc. Estos fondos pueden ser Abiertos, de entidades administrativamente vigentes; Cerrados, de entidades suprimidas; Acumulados, documentos reunidos por una entidad sin ningún criterio archivístico de organización.

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b) Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos, por ejemplo, Oficina de Personal, Grupo de Recursos Físicos, Oficina de Presupuesto y Contabilidad, etc. c) Subsección: Es una subdivisión de la sección documental o también denominada división administrativa. Algunas veces también se conoce con el nombre de oficina, división o sección. Además tiene a cargo actividades específicas dadas en la sección. d) Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas, informes, entre otros. e) Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas, entre ellas tenemos Actas de Gerencia, Contratos de Obra, Informes Técnicos Estadísticos, etc. f) Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental (p. e. Actas de Gerencia), o compleja, cuando la constituyen varios tipos documentales, formando un expediente (p. e. Contrato de Obra Civil) Por la aplicación del principio de orden original se podrán disponer dentro de las diferentes unidades de

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conservación los documentos en la secuencia temporal en que fueron producidos y recibidos. De esa forma, por la aplicación de los dos principios, se tendrá como resultado un archivo organizado de acuerdo con las unidades administrativas de la institución y los documentos dispuestos en el orden cronológico correspondiente.

La simplicidad o complejidad de niveles y número de agrupaciones documentales de un fondo, dependerá del tamaño y de la menor o mayor complejidad orgánica y funcional de la institución de que procede.

2.2 Defina clasificación, ordenación Archivística y Descripción.

CLASIFICACIÓN:

Consiste en agrupar los documentos bajo conceptos que reflejan las funciones generales y las actividades concretas de las entidades dentro de una estructura jerárquica y lógica.

La clasificación comienza determinando la agrupación documental más grande (fondo) y finaliza determinando las más pequeñas (series documentales con los tipos documentales que la conforman).

Se determinan las unidades administrativas y las funciones que éstas deben cumplir. En este orden de ideas, el final del proceso de clasificación es la conformación de las series (o subseries si es el caso), las cuales pertenecen a una unidad administrativa (ubicada en una estructura institucional), que a su vez ejecuta funciones asignadas.

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La aplicación de la clasificación da origen al siguiente conjunto de agrupaciones documentales relacionadas jerárquicamente entre sí, definidas en el numeral 2.1:

• Fondo documental • Subfondo o Sección de Fondo • Serie documental • Unidad documental compuesta o Expediente • Unidad documental simple.

La simplicidad o complejidad de niveles y número de agrupaciones documentales de un fondo, dependerá del tamaño y de la menor o mayor complejidad orgánica y funcional de la institución de que procede.

Son actividades de la Clasificación:

Identificación de unidades administrativas y funcionales. La aplicación de los principios de procedencia y de orden original para

identificar las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo.

La identificación de las funciones asignadas a las dependencias. Los asuntos que tramita cada división administrativa. Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia. Conformación de series y subseries documentales. Identificación de tipos documentales de la tabla de retención yo valoración

y de los documentos de apoyo. Control en el tratamiento y organización de los documentos. Separación de los documentos de archivo y de apoyo.

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ORDENACIÓN:

La ordenación es el proceso mediante el cual se da disposición física a los documentos. Dicho de otra manera, la ordenación determina qué documento va primero y cuáles van después, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes según un criterio predeterminado.

Son actividades de la Ordenación:

Conformar y abrir expedientes. Identificar o reconocer los expedientes. Aplicar el sistema de ordenamiento acordado, ubicando los expedientes en

el orden respectivo. Foliación.

Cómo hacer una adecuada ordenación:

Según las actividades diarias y el proceso que cada dependencia desarrolla, se debe agrupar y relacionar los documentos del proceso según se hayan originado.

Esta ordenación se deberá realizar de forma cronológica siendo el documento de fecha más antigua de producción el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y el de fecha más reciente se encontrará al final de la misma. Esta organización es el reflejo vivo de la producción documental, pues se mantiene el orden natural de producción.

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Cómo aplicar el Principio de Procedencia:

Ordenar al interior de cada uno de las unidades documentales (asuntos) los diferentes tipos documentales.

Tener en cuenta su fecha de producción o de trámite y manteniendo la estructura que tuvo.

Ordenación de Expedientes:

Los expedientes (Historias Laborales, Procesos Jurídicos, etc.) son unidades

archivísticas en las que se reúne el conjunto de documentos relacionados

con un mismo asunto que sirven como antecedente y fundamento de la

actuación administrativa, los cuales se deben

organizar sucesivamente en el orden en que se

producen las actuaciones administrativas que dan

lugar a su producción.

Las Historias Laborales, deben ordenarse según los

criterios descritos en la Circular No. 004 DE 2003

del Departamento Administrativo de la Función

Pública y el Archivo General de la Nación.

Ordenación de documentos de apoyo:

Algunos ejemplos de este tipo de documentos son los decretos, manuales,

resoluciones, instructivos, leyes, entre otros; que por la información que

reside, incide en el desempeño de funciones específicas de las tareas

administrativas.

Éstos pueden ser creados por la misma entidad o de otra, pero no forman

parte de las series documentales de las instituciones ni se trasladan al

Archivo Central, por ser de carácter externo.

Los documentos de apoyo se organizan en orden alfabético y luego de

efectuar su función, el encargado del área los elimina, apoyado por personal

delegado, dejando constancia soportada.

Sistemas de Ordenación de documentos:

El proceso de ordenación se puede realizar de tres maneras: alfabética,

cronológica y numérica, las cuales se explicarán a continuación. En

principio, es aconsejable respetar el sistema en que los expedientes o las

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series estén ordenados y, en caso de encontrarlos en absoluto desorden, hay

que elegir el sistema que garantice la recuperación de la información.

a. Ordenación Cronológica: Su principal función se fundamenta en la fecha

de los documentos; empezando con el año, luego mes y día. Este

procedimiento se aplica para documentos financieros o en los que se debe

vigilar plazos como por ejemplo, registros de entrada, presupuestos, actas,

diarios, memorias, entre otros.

b. Ordenación

Numérica: Se trata

de adjuntar a cada

expediente o

documento un número

de manera

consecutiva, el cual

busca servir de

elemento localizador.

Para el desarrollo de

este sistema se debe

elaborar una base de

datos complementaria

de las personas, asuntos,

entidades públicas y privadas o

lugares, de tal manera que se

tenga acceso a su localización al

momento de la búsqueda de los

documentos.

c. Ordenación Alfabética: Se utiliza para los expedientes o documentos relativos a personas y a entidades públicas y privadas. Es decir, series como expedientes personales, correspondencia, asuntos, entre otras.

Puede ser de tipo:

Doct

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Onomástico: cuando toman por referencia los apellidos y los nombres de las personas.

Toponímico o geográfico: cuando toman de referencia los nombres de

lugares o calles.

Por materias: cuando toman como referencia los asuntos.

Foliación:

La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar:

PREVIAMENTE ORDENADA. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite, en consecuencia corresponde a la fecha más antigua.

DEPURADA. La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente depuración.

Conformación y apertura de carpetas:

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DESCRIPCIÓN:

La descripción documental es el proceso por el cual se analiza los documentos

de archivo, con el fin de que permitan su identificación, localización y

recuperación dentro del Archivo de Gestión, en el Archivo Central o en el

Archivo Histórico.

Dicho proceso se hace con la ayuda de la normatividad que

rige la Descripción Documental que es la ISAD(G) (Norma

Internacional general de Descripción Archivística) formulada

por el ICA (International Council on Archives), la cual

constituye la elaboración a nivel general de descripciones

archivísticas que debe aplicarse en conjunto con la Norma

Técnica Colombiana NTC 4095 de ICONTEC.

La ISAD(G) es un conjunto de reglas generales de descripción archivística que forma parte de un proceso que pretende los siguientes aspectos: Asegurar la formulación de descripciones compatibles,

apropiadas y explícitas, es decir, que se expliquen por sí mismas.

Facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre documentación.

Permitir compartir datos de autoridades. Posibilitar la integración de las descripciones de

diferentes archivos en un sistema de información unificado.

Son actividades de la Descripción:

Análisis de información y extracción de contenido. Diseño de instrumentos de recuperación como guías, inventarios, catálogos

e índices. Actualización permanente de instrumentos.

La elección del instrumento que se elabora estará en función de:

1. Las necesidades de la organización. 2. Los tipos de usuarios. 3. El nivel de descripción: esto es, si se quiere describir un conjunto de

archivos, todo un archivo o una sección (recordemos que las

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principales subdivisiones de un archivo son: fondo, sección, serie, unidad documental).

Instrumentos de descripción:

Los instrumentos de descripción son las principales herramientas de apoyo al efectivo uso de los archivos, y para que puedan ser utilizados de manera integrada y compartida, posibilitando la construcción de sistemas globales unificados de información en la web es necesario que sean utilizados de acuerdo con normas o estándares ampliamente aceptos. Entre éstos se encuentran:

2.3 Establezca la diferencia entre ordenación y organización de archivos.

La organización, consiste en reconstruir el proceso natural por el cual los documentos han sido creados con el fin de localizarlos y conservarlos adecuadamente. Este proceso involucra dos dimensiones: una intelectual, que es la clasificación, una mecánica que es la ordenación y una analítica que es la descripción.

Cuando se habla de ordenación se hace referencia a la ubicación física de los documentos dentro de las carpetas teniendo presente las Series y Subseries respectivas a la dependencia, es decir, cuando ya se ha realizado la clasificación de los documentos. Se organiza un archivo, se clasifica un fondo y se ordena una serie.

Como vemos el concepto de Ordenación (establecer un orden) es parte integral de los procesos archivísticos que comprenden la Organización (localización y conservación) de los documentos.

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2.4 ¿Qué se refleja con la Clasificación?

La Clasificación refleja la estructura orgánica funcional, las relaciones de jerarquía entre los fondos, así como la historia interna de la institución productora. La materialización de la clasificación es el cuadro de clasificación, que es la representación gráfica de la organización de los fondos de un Archivo. Debe ser flexible, sencillo y debe permitir la unificación.

2.5 ¿Qué implica la clasificación?

Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta las unidades administrativas y funcionales de la entidad.

2.6 ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste cada uno de ellos?

La clasificación deberá basarse en la aplicación de los principios de procedencia y de orden original para la identificación de las categorías y grupos que refleja la estructura organizacional de la entidad, a su vez poder identificar las funciones asignadas a las dependencias y los procesos que desarrollan día a día.

Principio de estructura o de Orden Original

Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos (Unidades documentales) debe respetar la secuencia lógica (administrativa) y cronológica de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. En otras palabras, el orden original se aplica a partir de los procesos administrativos que determinan el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un trámite.

Principio de Procedencia

Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Para que el principio de procedencia se cumpla a cabalidad se debe tener en cuenta que el contenido de los documentos deben preservar las interrelaciones documentales, por lo cual cada carpeta debe contener la documentación pertinente al trámite realizado por la dependencia, así cuando se vaya a consultar las carpetas estas evidencien la evolución del trámite, creación y uso de los mismos.

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El principio de procedencia permite identificar la persona que ha creado el documento, estos pueden ser institucionales (fondos documentales) y/o administrativos (secciones y subsecciones documentales).

2.7 ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una organización en la Clasificación?

Las funciones determinan las SERIES DOCUMENTALES que corresponden a cada agrupación documental. Las comunes, son aquellas funciones administrativas genéricas que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad (personal, presupuesto, asuntos jurídicos, etc.). Las específicas desarrollan la misión de la entidad y constituyen su razón de ser, haciéndola diferente de cualquiera otra. Estas funciones son delegadas en las áreas técnicas.

2.8 ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación?

Con la clasificación se reconstruye cómo es y cómo funciona la entidad que ha producido los documentos. Lo que caracteriza un archivo y lo especifica de manera determinante, es el vínculo originario y necesario que los documentos tuvieron en el momento de su creación, en cumplimiento de una actividad práctica, jurídica y administrativa. Como los documentos debidamente clasificados deben reflejar la misión, objetivos y funcionamiento de la entidad que los produjo, es necesario aplicar los pasos metodológicos que se presentan a continuación para adelantar la clasificación de los mismos:

1. IDENTIFICACIÓN DE PRODUCTORES: La primera tarea que debe abordarse es la Identificación de las Agrupaciones Documentales - Fondo, Sección, Subsección - a partir de la información contenida en los actos administrativos de creación y reestructuraciones del organismo productor y de los organigramas. Para la identificación de un Fondo Documental -que corresponde a la totalidad de la documentación producida, recibida y

FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN

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conservada por una entidades necesario recopilar información sobre el Origen y evolución del organismo productor, teniendo en cuenta:

- De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden encontrarse los siguientes fondos documentales:

Fecha de creación

Fecha de supresión, si es el caso

Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad

Organismos que la han precedido en el desempeño de funciones análogas

Organismos que heredan competencias

FO

ND

OS

AB

IER

TO

S

•Documentación de entidades

administrativa-mente vigentes

FO

ND

OS

CE

RR

AD

OS

•Documentación de entidades suprimidas

FO

ND

OS

AC

UM

ULA

DO

S

•Documentación reunida por

una entidad en el trascurso de

su vida institucional sin ningún

criterio archivístico de organización y conservación

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Importante: Cada fondo documental debe clasificarse separadamente, teniendo en cuenta que la información sobre origen y evolución del organismo productor es pertinente a cada fondo. En consecuencia, cada uno será tratado atendiendo lo señalado anteriormente. De otra parte, algunas entidades asumen funciones de otras que se suprimen y dado que administrativamente tienen que seguir desarrollando las actividades correspondientes, para adelantarlas deben conocer los antecedentes, que están contenidos en la documentación precedente. Por procedencia, esta documentación constituirá fondos cerrados con limitación cronológica hasta la fecha en que fue producida por la entidad suprimida y no debe mezclarse con los documentos que produzca la entidad que asume las funciones, ya que éstos formarán parte de su propio fondo documental.

2. ESTRUCTURA ORGÁNICA: Para identificar las Secciones y Subsecciones Documentales – relacionadas con la documentación producida por cada una de las dependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo en que éstas se subdividen – es necesario recopilar los actos administrativos mediante los cuales se realizan los cambios estructurales de la entidad y establecer la jerarquía de las dependencias para saber cuáles de ellas son del nivel directivo y cuáles del subalterno. Estos datos son necesarios

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para codificar las dependencias y las series documentales que le corresponden a cada una.

La clasificación debe sustentarse en el respeto a la estructura de la entidad, para lo cual es necesario tener a mano tanto los Estatutos como los Organigramas. Con la información brindada por estos elementos se delimitará la agrupación documental correspondiente a cada división. Debe tenerse siempre presente que las funciones y actividades de una entidad no son estables ni permanentes, pues éstas se modifican con los cambios organizacionales. Los actos administrativos que sustentan dichos cambios, sirven de soporte para que la Clasificación esté siempre acorde con los momentos históricos de la institución. Una vez identificada cada dependencia u oficina, es necesario analizar tanto sus funciones como los procedimientos administrativos que normalizan la producción y trámite documental.

3. SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS.

Las series documentales se identifican con las funciones y actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Para desarrollar sus funciones, cada entidad establece trámites y procedimientos administrativos que se reflejan en la producción documental necesaria para iniciar y finalizar la acción administrativa. La documentación

Organigramas

Creación y supresión de dependencias.

Manuales de Funciones.

Manuales de Procedimientos

Reglamentos Internos

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generada en desarrollo de esta actividad origina una unidad documental que, reunida con otras de estructura y contenido homogéneos, conformar la serie documental. Cada serie documental está asociada a un asunto en particular, cuya denominación resulta del análisis del contenido de los documentos reunidos en torno al trámite que los genera.

Hay funciones específicas que identifican un asunto principal. Sin embargo, los procedimientos establecidos para los trámites administrativos pueden variar, lo cual hacen que surjan asuntos relacionados con el principal. En tales casos el título o denominación del asunto principal –Serie– podría subdividirse en cierto número de asuntos relacionados, los cuales quedarán indicados como – Subseries-.

Los asuntos hacen referencia al contenido específico de cada unidad documental que materializan los trámites administrativos adelantados por las dependencias delegadas para resolverlos. En consecuencia, los documentos que guardan relación con el asunto deberán integrarse en torno al trámite del cual forman parte. En los archivos administrativos, se identifican fácilmente los asuntos que tramitan las oficinas ya que están señalados tanto en los manuales de procedimientos como en las funciones asignadas a cada dependencia.

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En los fondos acumulados, los asuntos se identifican por el contenido de los documentos y a través de ellos es posible reconstruir los trámites y por el ende el orden original en que se produjeron los documentos, así como también la red de relaciones entre dependencias. A través de los asuntos, se puede restablecer la historia institucional, con lo cual se logrará hacer la clasificación aplicando los principios archivísticos de procedencia y de orden original.

2.9 ¿Qué son Unidades Documentales?

Documento o documentos que testimonian un acto, una acción y en general cualquier hecho, constitutivo de una actividad obligada y necesaria.

2.10 Defina Unidad Documental Simple y Unidad Documental Compleja y de dos ejemplos de cada una.

Según sean uno o más tipos documentales, será una unidad documental simple o compuesta.

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2.11 Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos.

Es aquella unidad documental simple que reúne todas las características necesarias para ser considerada como documento, que produce y/o recibe una unidad administrativa y que van a conformar los expedientes; éstos a su vez integran la respectiva serie documental; ejemplos: factura, póliza, solicitudes, certificaciones, correspondencia recibida, correspondencia despachada, facturas, constancias.

2.12 ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases o etapas?

Según el Artículo 9° del Decreto 2609 de 2012 (VINCULADO EN EL DECRETO 1080) Los Procesos de la gestión documental son: Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo, y Valoración. Teniendo en cuenta estos procesos, visite una entidad pública e indague paso a paso cuáles son las actividades que se realizan en cada uno de ellos e ilústrelos con fotografías.

UNIDAD DOCUMENTAL

SIMPLE

Está constituida por un solo tipo documental

Por ejemplo:

-Acuerdos.

-Actas.

-Resoluciones.

UNIDAD DOCUMENTAL

COMPLEJA

La constituyen varios tipos documentales, formando un

expediente

Por ejemplo:

-Contratos de prestación de servicios(hoja de vida, certificaciones de estudio y laborales, acta de inicio,

pagos seguridad social,etc)

-Ordenes de pago (solicitud de compra, cotizaciones, Certificado de disponibilidad presupuesta, Registro

Presupuesta, facturas, informe de actividades, certificación bancaria para efectuar pago)

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ENTIDAD ESCOGIDA: MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL (MDN)

ENTIDADES ADSCRITAS A ELLA: Son 5:

SITIO WEB: http://www.mindefensa.gov.co/irj/portal/Mindefensa

PGD: El PGD del Ministerio de Defensa Nacional fue adoptado el 24 de diciembre de 2012 mediante resolución No. 8614 y creado por el Grupo de Archivo General y aplica para las cinco entidades adscritas (Fuerzas Militares, Ejercito Nacional, Armada Nacional, Fuerza Aérea y Policía Nacional) así como a la Dirección de Justicia Penal Militar, a la Unidad de Gestión General del Ministerio y demás entidades descentralizadas vinculadas al sector defensa.

LINK PGD:

http://cgfm.mil.co/documents/10197/267953/PROGRAMA+DE+GESTI%C3%93N+DOCUMENTAL.pdf/629c34a4-7328-451d-bab1-a3a68b48ddc3

PROCESOS PGD:

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PGD – Programa de Gestión Documental

1. PLANEACIÓN:

La gestión documental busca coordinar las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación, facilitando su utilización y conservación, por lo que el PGD se asume con la adopción e integración de todos los procesos institucionales del MDN.

Por tanto, a través del PGD se logra una administración documental eficiente, partiendo del manejo de la documentación en soporte físico proyectado a la automatización y la utilización de nuevas tecnologías en los archivos a través de la implementación del SGDEA- Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo- con el fin de asegurar la oportuna toma de decisiones, la optimización de recursos, la eficiencia y la eficacia en la gestión administrativa del MDN.

Por lo anterior el Sistema de Gestión del PGD obedece a un ciclo PHVA (planear, hacer, verificar, actuar), con líneas concretas que faciliten su implementación de manera efectiva, contemplando su establecimiento, la determinación y análisis de requerimientos de información y documentación, su mantenimiento, evaluación y mejoramiento continuo, como un plan a corto, mediano y largo plazo, donde el Grupo Gestión Documental o quien haga sus veces, garantice su adecuado

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desarrollo, defina políticas generales de gestión documental y señale directrices que faciliten el planeamiento de la administración documental en el MDN.

Por tanto, los siguientes documentos hacen parte esencial del PGD:

Plan de Capacitación para la Implementación y Ejecución del PGD. Plan de Seguimiento y Actualización de las TRD.

Finalmente, parte de la documentación que apoya y aporta a la conceptualización del PGD es la normatividad externa sobre el manejo de la documentación en soporte físico y electrónico, relacionada a continuación.

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Sistema Integrado de Conservación –SIC

El Ministerio de Defensa Nacional adopta las siguientes directrices como marco de actuación para la implementación del Sistema Integrado de Conservación – SIC, así:

La implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información bajo la Norma ISO 27000, considera los elementos de protección, prevención y salvaguarda de la información de conformidad con el Sistema Integrado de Conservación. El Plan de Atención de Emergencias del Ministerio vincula al Sistema Integrado de Conservación como un mecanismo de salvamento y protección de los archivos luego de un siniestro. Los archivos históricos del Ministerio constituyen parte fundamental del patrimonio documental de la Nación, por lo que deben estar administrados y custodiados con las medidas de conservación, gestión, seguridad y preservación adecuadas.

Administrar y preservar la información del Ministerio de Defensa Nacional, basado en los principios de respeto al original, mínima intervención, compatibilidad y estabilidad de materiales, reversibilidad de materiales, integridad del original, y conservación integral.

Firma Electrónica:

De acuerdo con el decreto 2364 del 22 de noviembre de 2012 mediante el cual se reglamenta el artículo 7 de la ley 527 de 1999 sobre la firma electrónica. Se define a la firma electrónica bajo métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado con respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.

El uso de una firma electrónica tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita, si aquélla incorpora los siguientes atributos:

1. Es única a la persona que la usa. 2. Es susceptible de ser verificada. 3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.

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4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada. 5. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional. 6. Emitida por una entidad de certificación autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio.

2. PRODUCCIÓN

El subproceso de producción documental, considera la identificación y descripción de los elementos necesarios para garantizar la elaboración normalizada de los documentos y comunicaciones que el Ministerio de Defensa Nacional, UGG, Descentralizados, CGFM, FF. MM. y PONAL, utilizan como evidencia objetiva en cumplimiento de sus funciones. A continuación se describen las directrices, para la elaboración de los documentos:

Instrucciones Documentadas para la Elaboración de los Documentos

El Ministerio De Defensa Nacional, UGG, Descentralizados, CGFM, FF. MM. y PONAL, tienen procesos y procedimientos aprobados dentro del Sistema de Gestión de Calidad.

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La producción de los documentos está sustentada en la satisfacción de las necesidades, directrices y normatividad vigente descrita en cumplimiento de los procesos, procedimientos y funciones. Aspectos a tener en cuenta: - Los documentos se elaboran, controlan y actualizan de conformidad al numeral 4.2.3. Control de Documentos de la Norma ISO 9000:2008. - El Ministerio de Defensa Nacional, adopta las recomendaciones y parámetros establecidos en la Guía Técnica Colombiana GTC 185 Documentación Organizacional. Esta norma “tiene en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y presenta un orden para las partes de cada tipo de documento, con base en el estilo y la presentación que demandan los protocolos organizaciones y que se establecen en los manuales de procedimientos de cada organización, para la producción de documentos”. - Cada proceso, procedimiento o instrucción documentada tiene relacionados sus formatos y plantillas, siendo controlados y aprobados por el Archivo General del MDN en colaboración con el Sistema de Gestión de Calidad. - Determinación de uso y finalidad de los documentos. Las actividades descritas en los procesos y procedimientos están definidas por las dependencias y funcionarios responsables de su cumplimiento. Los documentos se producen como evidencia objetiva, verificable y trazable del cumplimiento de las actividades, procesos y procedimientos del sistema de gestión integrado del Ministerio de Defensa Nacional. - Los documentos generales para uso de toda la Organización están disponibles en el Sistema Gestión Pública Activa – GPA:

Comunicaciones Oficiales. Memorando. Circular. Actas de Reuniones. Directivas.

- Los formatos y plantillas vinculadas a los procesos y procedimientos se acompañan de un instructivo o ayuda para su apropiado diligenciamiento. - La elaboración de plantillas y formatos debe centrarse en el usuario, facilitando su diligenciamiento y acceso.

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Consideraciones de Estilo e Identidad Corporativa

El Ministerio de Defensa Nacional tiene aprobado el Manual de Estilo e Identidad

Corporativa el cual reúne los estándares de diseño e identidad corporativa,

necesarios para establecer un mensaje visual claro y definido aplicado a todos los

materiales que se utilicen para su proyección. Con el fin de hacer entendible el

desarrollo de elementos, símbolos, identificadores y gráficas complementarias, se

hace necesario remitirse al libro “Sistema de Identidad Visual Gobierno de Colombia:

Manual Básico”.

A través del manual de estilo el Ministerio elabora las plantillas oficiales para producir

los documentos que hacen parte de los expedientes.

El tipo de letra a emplear es Arial 12.

Los márgenes deben guardar los siguientes espacios:

Margen superior cuatro (4) centímetros.

Margen inferior (3) centímetros como mínimo.

Margen derecho (2) centímetros.

Margen izquierdo (4) centímetros.

Las comunicaciones oficiales se elaborarán en original y una copia:

Original para el destinatario.

Copia para la dependencia de origen, la cual se encuentra certificada

y almacenada en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos

de Archivo – SGDEA.

Y se debe imprimir a doble cara

Numeración y Registros de Comunicaciones

Las comunicaciones oficiales tienen asignado un número consecutivo de registro, el

cual identifica la dependencia a la que pertenece y la fecha de registro.

El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, tiene

implementado los procedimientos de Gestión de Comunicaciones Oficiales, el cual

administra la numeración consecutiva por año para los siguientes documentos:

- Actos administrativos (resoluciones, circulares, directivas), - Memorandos, - Órdenes, - Contratos.

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- Comunicaciones oficiales de entrada o salida y - Actas.

EJEMPLO DE UN FORMATO DE UN ACTA

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EJEMPLO DE UN FORMATO DE COMUNICACIÓN OFICIAL

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3. GESTIÓN Y TRÁMITE

El Ministerio de Defensa Nacional MDN hace uso en lo estipulado en el Acuerdo 060

del 2001 expedido por el AGN. “POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA

LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS

ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES

PÚBLICAS”

Recepción de documentos.

La recepción de las comunicaciones y documentos tanto de entrada como de

salida, serán solamente por la ventanilla del Área de Gestión Documental del MD

o en la Unidad de Gestión General de las entidades adscritas.

La radicación de entrada está conformado por un número: ejemplo EXT12-

123456. Donde la sigla EXT, que significa extensión, para comunicaciones

oficiales recibidas y llegadas. Los dos últimos dígitos del año. Un guion (-). El

consecutivo de radicación hasta de seis (6) dígitos numéricos. Para cada año

calendario se iniciará una nueva numeración partiendo del 00001, por lo que este

número será el único que identificará el documento.

Para ello es muy importante que los documentos que lleguen a la entidad sean

radicados el mismo día, según el orden de llegada.

De acuerdo a la clasificación de la recepción, se clasifican en:

Según el grado de confidencialidad, como es el caso urtrasecreto, secreto,

reservado, restringido, exclusivo de comando y confidencial.

Según el grado de prioridad, como es la rutina, queja, requerimientos,

Derechos de Petición y Tutelas.

Según los medios de recepción, mensaje de datos, correo, mensajero,

telefax y telegrama.

En el caso de la Contraloría General de la República y de la Comisión de

Cuentas se realiza una copia a la Oficina del Control Interno del MDN.

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Recepción de documentos en Ventanilla Única.

El funcionario dispuesto para esta función es el encargado de controlar la admisión de los documentos remitidos por una persona natural o jurídica, verificando que estén completos y que sean competencia de la entidad, para dar inicio al trámite.

Las comunicaciones oficiales recibidas deben seguir el siguiente proceso:

Selección de las comunicaciones oficiales: Consiste en separar la correspondencia que debe abrirse, es decir, aquellas comunicaciones oficiales que deben entregarse sin abrir, que sean dirigidas a título personal o con clasificación de seguridad. Se tiene en cuenta lo siguiente:

- Cuando un documento llega con nombre propio debe entregarse al

destinatario y si al abrirlo resulta ser una comunicación oficial, debe

devolverse para su registro.

- La documentación con clasificación de seguridad se registra pero no se

abre y se siguen las normas del Manual de Inteligencia y

Contrainteligencia MACI.

- A documentos como tutelas, acciones de cumplimiento, solicitudes del

Congreso y derechos de petición e información, se les debe dar prioridad

en la radicación y digitalización por sus tiempos de respuesta.

- A los títulos valores que lleguen sin oficio remisorio, se les elabora un

documento donde se relacione su número, ya que éste no puede alterarse

con sticker ni anotaciones. - No se reciben CD, planos o casetes, sin oficio

remisorio

- La correspondencia particular, folletos, publicaciones periódicas y

material bibliográfico que no haga parte de una suscripción institucional,

no dará lugar a trámite, por lo que no debe radicarse.

- Los documentos deben ser foliados por el usuario e indicarlo en el folio

primero de la documentación, de igual manera ocurre cuando anexan

libros, disquetes o fotos.

Apertura: Consiste en abrir los sobres y efectuar una nueva selección a fin de

separar la correspondencia que tiene clasificación de precedencia, seguridad y

rutina, comprobando la existencia de anexos y elementos adjuntos enunciados,

por lo que:

- Se verifica que la guía corresponda a los documentos que contiene el

sobre.

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- Si el sobre es de agencia de correo se verifica la planilla o guía, se abre,

se anota el número de folios y se sella nuevamente.

- En caso de que falte algún documento relacionado, se recibe, se deja

constancia del faltante y se da inmediato aviso al jefe de la dependencia,

quien debe tomar la acción correspondiente.

- La documentación con clasificación de precedencia debe pasar a registro

antes de la rutina, dando prelación al trámite.

- La documentación con clasificación de seguridad pasa a la persona

encargada de su trámite (oficial de inteligencia o custodia), quien para el

efecto se rige por el Manual de Contrainteligencia.

- La documentación rutinaria continúa su trámite normal.

Registro: Consiste en estampar sobre el documento el sello de registro y

distribución, por lo que:

- El rótulo, sello o manuscrito de recibo del documento, se debe estampar en la parte superior o inferior derecha de la cara principal del documento, sin dañar el contenido del mismo. y en la copia del usuario. Si se anexan CD, planos, etc., se les colocará un identificador con el mismo número del radicado del documento al cual pertenecen.

- El rótulo para comunicaciones oficiales recibidas debe contener como

mínimo los siguientes datos: nombre de la entidad, número de radicación, remitente, fecha y hora, asunto, código de la dependencia, anexos y folios. En caso que el recibido sea en manuscrito este deberá contener como mínimo: postfirma, fecha y hora.

- El tamaño del rótulo no debe superar de 3 cm de alto x 10 cm de ancho,

el cual será generado por el software implementado en cada entidad y se ubicará en la parte superior derecha del documento.

- En caso de contar con un sello radicador este debe tener las mismas

dimensiones y características del rótulo antes mencionadas. - Previo a la radicación, el funcionario encargado debe consultar los datos

identificadores (cédula de ciudadanía, Nit, oficio, remitente, asunto y entidad), para determinar si el documento ya fue recibido por otro medio y es idéntico en oficio remisorio, anexos y cantidad de folios, con el fin de generar el mismo identificador y colocarlo o imprimirlo en el documento, haciendo la anotación “copia” manualmente con la firma de la persona que lo revisa.

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- Si la cantidad de folios anexos no coincide, se radica el documento

estableciendo una relación en el sistema con el documento anterior. - En el SGDEA se debe registrar la siguiente información general del emisor:

Apellido, nombre y vocativo.

Número de documento, teléfono, fax, e-mail, dirección personal,

dirección laboral, información institucional, institución y cargo (cuando estos datos correspondan o estén disponibles).

Previo a este registro se verifica el directorio interno del SGDEA -

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo- para establecer si el usuario existe en el sistema, con el fin de tomar únicamente los datos que se requieren para la radicación.

Radicación: En lo que respecta a la radicación se deben tener en cuenta los

siguientes aspectos:

El registro de la radicación, deberá incluir los siguientes datos:

- Asunto o Descripción: resumen de una línea que debe caracterizar el contenido de la comunicación.

- Fecha de Origen: fecha en la que la comunicación fue emitida.

- Número de Origen. o Código de radicación de origen. o Número de radicación de origen.

- Grado de Reserva.

o Normal. o Reservado.

- Prioridad o Tipo: Tutela de ocho (8), veinticuatro (24) y cuarenta y ocho

(48) horas.

- Petición o Derecho de Petición: de diez (10) días hábiles.

- Requerimiento: según lo solicitado.

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- Medio de Recepción:

o Intermediario o portador de la correspondencia. o Mensaje de datos. o Correo o Mensajero. o Telefax. o Telegrama.

- Documento Referencia. Referencia con comunicaciones ingresadas, internas o enviadas que hacen parte de un mismo objeto, para generar una estructura relacionada que brinde la posibilidad de conformar el legajo o carpeta. Su articulación se realiza ubicando el código con la comunicación radicada y el número que le corresponde.

- Destinatario. Nombre y Apellido completo del funcionario al que va dirigida

la comunicación oficial.

- Responsable. Nombre y Apellido completo del funcionario que se hace responsable de la gestión de la comunicación.

- Resumen del Texto. Resumen objetivo y sintético del contenido de la

comunicación. - Clasificar. Indica la dependencia responsable del trámite del documento y

establece la serie y subserie documental inicial que intuye el radicador de acuerdo con la Tabla de Retención Documental.

- El documento recibido se digitaliza utilizando los medios tecnológicos

instalados en la mesa de entrada, anexando los archivos magnéticos que la comunicación incluya.

- Cuando una comunicación no esté firmada, ni presente el nombre del

responsable de su contenido, se considerará anónima y será registrada en el sistema con la mayor información disponible para remitir a la oficina de su competencia, quien determinará las acciones a seguir.

Recepción de documentos por fax: En lo que respecta a la recepción de

documentos por fax se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

- Verificar si los documentos que han sido remitidos repetidamente son idénticos, si el documento está cortado o si diferentes consecutivos pertenecen a un mismo radicado.

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- El personal de radicación debe unir las imágenes cuando pertenezcan a un mismo documento verificando si este ya ha sido remitido por otro medio a la entidad, si esto ocurre se eliminará el fax del sistema y se anotará el radicado que le fue asignado anteriormente al documento.

- El funcionario radicará los fax nuevos incluyendo a la imagen el radicado

generado por el sistema y el identificador correspondiente, para remitirla

a la dependencia respectiva según la directriz de distribución, mientras

que su registro se realizará de forma similar a la radicación por ventanilla.

Recepción de mensajes de Correo Electrónico: En lo que respecta a la

recepción de mensajes de datos por medio de cuentas de correo electrónico se

propone tener en cuenta los siguientes aspectos:

- La cuenta de correo electrónico institucional (establecida en cada una

de las Fuerzas) recibe los mensajes de datos que por este medio envíen usuarios y los considerados como oficiales.

- Frente a la cuenta de correo electrónico institucional, el funcionario responsable define y justifica los mensajes de datos que deben radicarse.

- Se considerarán oficiales aquellos mensajes de datos de las cuentas de correo electrónico de funcionarios que sean autorizados para recibir información institucional.

- El SGDEA asigna el consecutivo de entrada y el identificador que le corresponda al mensaje de datos.

Oficina Virtual de Atención al Ciudadano:

La Oficina Virtual de Atención al Ciudadano OVAC o Sede electrónica, es un

servicio electrónico disponible en la página web del MDN, que facilita al personal

encargado de atender trámites in-situ de un ciudadano.

Link: https://www.mindefensa.gov.co/SedeElectronica/#

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Distribución de documentos.

La distribución de documentos hace referencia a las actividades tendientes a garantizar que

los documentos lleguen a su destinatario.

Cada dependencia y Área de Gestión Documental será responsable del proceso de

distribución de las comunicaciones oficiales internas y externas que produce y

deberá establecer el control que permita su adecuado seguimiento.

Distribución de comunicaciones Oficiales y Externas

Para la distribución física de los documentos, se empleará la planilla de entrega

de comunicaciones oficiales establecida.

Notas internas. Reemplazan el uso de sellos en las comunicaciones oficiales.

Distribución de comunicaciones

internas.

Están sujetas al proceso de Registro

(descrito anteriormente), Despacho y

Archivo.

Despacho: De acuerdo con el medio de

envío (correo aéreo, correo ordinario,

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mensajeros, etc.) si el servicio es local y motorizado se clasifica por direcciones,

cuando el servicio es nacional se clasifica por servicio y ciudad. Y se hacen las

anotaciones respectivas en el Libro o Legajo de Entrega de Correspondencia o

Planilla de Correo, según el caso.

Archivo: La oficina que produce la comunicación, archiva la copia con todos sus

antecedentes, a la serie o subserie correspondiente de acuerdo a la Tabla de

Retención Documental.

Devolución de comunicaciones: Se dejará constancia del motivo de la

devolución tanto en la planilla como en el software y se lleva el seguimiento

respectivo mensual para informar a quien corresponda respecto del servicio

contratado dejando las evidencias que requiere GPA-Calidad – cuando el proceso

esté certificado.

Distribución de comunicaciones oficiales externas.

Una vez clasificada, registrada y direccionada la documentación se procede a

entregarla a la oficina correspondiente o colocarlas en el casillero correspondiente,

a fin de que las dependencias retiren sus comunicaciones oficiales para continuar

con el trámite correspondiente. El ayudante o responsable de la dependencia que

reciba el documento, debe realizar una nueva selección para separar:

- La documentación que por su trascendencia requiere ser conocida por el

superior.

- La documentación que por su propia importancia no requiere llegar a

conocimiento del superior en forma directa y debe ser remitida para

trámite a un grupo interno de trabajo o a una dependencia subalterna

Distribución de documentos a través de Correo Electrónico

Las comunicaciones oficiales enviadas deberán incluir un mensaje en el que se

especifica que la comunicación es confidencial y que solo se puede utilizar por la

persona natural o jurídica a la cual está dirigida y advierte que si no es el destinatario

autorizado, cualquier utilización del mismo es prohibida y sancionada por la Ley.

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Peticiones, quejas y reclamos a través de la página web (sede electrónica)

https://www.mindefensa.gov.co/SedeElectronica/tramites/browser.do.

co/SedeElectronica/tramites/browser.do

TRÁMITE DE DOCUMENTOS.

Se define trámite como el proceso que sigue una comunicación oficial a través de

las dependencias responsables de su gestión. Su trámite se hace tanto de manera

física como virtual. Cada dependencia designará un responsable del Área de Gestión

Documental, quien se encargará de recibir las comunicaciones oficiales y realizar el

reparto de trabajo de acuerdo con las indicaciones del Jefe de Área.

En este proceso se señalan las actividades de:

Recepción de Solicitud o Trámite

- Confrontación y diligenciamiento de planilla de distribución de comunicaciones oficiales.

- Identificación del trámite.

- Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.

- Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

Respuesta

- Análisis de antecedentes y compilación de información.

- Proyección y preparación de respuesta.

- Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto.

4. ORGANIZACIÓN

Dentro de este punto se presentan las indicaciones generales que son consideradas para unificar criterios en el Sector Defensa, el cual será la herramienta fundamental para la conformación y organización básica del archivo y se deberá organizar de acuerdo con lo establecido en las TRD y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones relacionados con el tema.

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Proceso de organización documental

Se deben elaborar Tablas de Retención Documental solo para las dependencias que han sido creadas mediante acto administrativo y tengan funciones asignadas o delegadas Para el proceso de organización de fondos documentales anteriores a la aprobación de las TRD en cada una de las fuerzas; debe aplicarse el Reglamento de Correspondencia y Archivo 3-25 cuarta edición.”

• Acuerdo 009/2002 del AGN “TRD Mindefensa” • Acuerdo 047/2002 del AGN “TRD Comando Fuerza Aérea” • Acuerdo 006/2003 del AGN “TRD Comando General” • Acuerdo 007/2003 del AGN “TRD Comando Ejército” • Acuerdo 013/2004 del AGN “TRD Comando Armada” • Acuerdo 016/2005 del AGN “TRD Policía Nacional”

Es decir, para el MDN (Unidad de Gestión General), la organización de un fondo documental anterior al 2002 debe aplicar el reglamento de Correspondencia y archivo y partir del 2002 en adelante debe aplicar las TRD. Se cumplen las siguientes pautas para la organización de los archivos de gestión:

Clasificación documental.

La TRD es la herramienta que guía la conformación de los expedientes físicos y electrónicos del MDN, por tanto la clasificación debe seguir la estructura de

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series, subseries y tipos documentales que esté definida y aprobada por el Comité Técnico de Archivo del Ministerio de Defensa Nacional.

Los ajustes y modificaciones a la Tabla de Retención Documental de la

dependencia se deben tramitar mediante comunicación oficial física o electrónica dirigida al Grupo Archivo General del MDN.

La información, documentos y archivos de defensa y seguridad nacional

deben clasificarse acorde con lo establecido en las Tablas de Retención Documental toda vez que son documentos e información que representa el patrimonio documental de la Nación. La clasificación de los productos a través de la Tabla de Retención Documental obedece al cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley 594 de 2000 y la norma NTCGP 1000. Es de aclarar que las normas de acceso, protección y custodia se deben relacionar en el procedimiento de la respectiva Tabla de Retención Documental y el MACI.

Los documentos de apoyo, deben agruparse y ordenarse por asuntos acorde

con sus necesidades, estos documentos no hacen parte de la Tabla de Retención Documental.

Depuración y Alistamiento físico de los documentos

Con ellos se evitar archivar documentos que no se consideran de archivo:

notas internas, copias de actos administrativos, circulares informativos, formatos sin diligenciar, comunicaciones sin trámite, invitaciones a eventos sociales, publicidad, duplicidad de documentos, listados de actualización, publicaciones seriadas o bibliográficas.

Evitar archivar documentos en papel químico o térmico.

Las carpetas deben contener entre 200 y 250 folios (hojas).

Las cajas X200 soportan un máximo de 1.200 folios (hojas).

No se deben subrayar o resaltar los documentos. La tinta de los resaltadores ocasiona manchas y deterioro irreversible en los documentos.

Las unidades de almacenamiento son las carpetas cuatro aletas, y cajas para archivo (X100, X200, X300).

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Los depósitos y mobiliario destinado para el archivo, no se debe compartir con el almacenamiento de otro tipo de materiales.

Ordenación documental. En el que se tiene en cuenta el orden del documento

dentro de la carpeta física y electrónica de forma ascendente. Adicionalmente que respeten el principio de orden original. En el caso de los expedientes físicos deben utilizar los sistemas de ordenación ya sea numérico o alfabético, o mixtos.

Foliación. En el Sector Defensa se debe foliar de manera legible y sin

enmendaduras, incluyendo la carátula para el caso de los expedientes, más no los separados con lápiz blando de grafito. Los documentos que conforman el expediente deben ser foliados o indizados, en el momento que se cierre el expediente.

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Rotulación. Las carpetas de expedientes físicos deben identificarse con la información y datos que faciliten la búsqueda y recuperación de la información y en todo caso de acuerdo con la TRD. La rotulación de libro foliado es la misma a una carpeta:

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Rotulación en cajas:

La rotulación de un libro foliado es la misma a una carpeta; lo ideal es que la apertura y cierre del libro corresponda a la vigencia a la cual pertenece. Ejemplo: del 01 de enero de 2013 al 31 de diciembre de 2013:

Inventario documental:

Los archivos de gestión deben estar debidamente inventariados. El inventario documental es la fuente de información para realizar el control de entrega de los documentos entre el personal, las transferencias y la eliminación documental.

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El encargado de la gestión documental en las dependencias y en el archivo general debe realizar seguimientos periódicos al estado de los préstamos y consultas y de esta forma mantener el inventario de los documentos completo. Desde la plataforma se notificará por medio de un correo electrónico, a los funcionarios que excedieron el tiempo límite de consulta (5 días hábiles), con el fin de renovar el préstamo o entregar los documentos. El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, provee la funcionalidad necesaria para administrar el inventario de los expedientes físicos, utilizando el Formato Único de Inventario Documental.

Ejemplo de FUID:

Organización Historias Laborales. Teniendo en cuenta que las Historias Laborales son series documentales de acceso “Reservado” que contienen toda la información que se produzca sobre la vinculación y trayectoria laboral de los servidores públicos y de los particulares en los casos que establezca la ley en desarrollo de una relación laboral, legal y reglamentaria o contractual con la

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Institución. Se organiza de manera cronológica y corresponde su gestión a las unidades de personal. Se deberá usar la Hoja de control debe ser adherida a la parte interna de la solapa izquierda de la carpeta que contiene el expediente de la Historia Laboral de cada funcionario y deberá actualizarse a medida que se vayan ingresando nuevos documentos. Esta Hoja de Control aplica para Series Documentales Complejas como: Contratos y todo tipo de Expedientes. Formato de Hoja de Control:

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5. TRANSFERENCIA.

Las transferencias primarias de los Archivos de Gestión a los Archivos Centrales, deben corresponder al Cronograma Anual de transferencias para los archivos en soporte papel.

Toda transferencia documental debe estar sustentada en el Formato Único Inventario Documental debidamente diligenciado.

Las transferencias documentales deben corresponder con la estructura orgánica del Ministerio de Defensa Nacional.

El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, transferirá de manera automática los archivos electrónicos de los expedientes, previa aprobación por parte del jefe de la dependencia productora de los documentos del cierre de los expedientes, para iniciar el conteo de los tiempos de retención documental.

El Ministerio cuenta con procedimiento para la incorporación de los documentos en el archivo central y para los documentos primarios en el Archivo General.

En el caso del procedimiento para las transferencias primarias, se realizan las siguientes actividades:

Elaborar el cronograma anual de transferencias documentales y notificarlo a las Dependencias

Identificar los documentos que cumplieron su tiempo de retención en el Archivo de Gestión y deben transferirse al Archivo Central, según la Tabla de Retención Documental

Alistar los documentos que son objeto de transferencia primaria al Archivo Central

Levantar el inventario documental de los archivos a transferir Solicitar mediante correo electrónico una visita de verificación al Grupo

Archivo General o quien haga sus veces en cada Fuerza y Policía Verificar los documentos contra el inventario documental y el cumplimiento

del tiempo de retención establecido en la TRD, mediante una revisión aleatoria

Si cumple con los requisitos, traslade los documentos al Archivo Central Comparar el contenido de las cajas de archivo contra el inventario documental

y verifique que la documentación cumpla con los requisitos de organización

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Notificar a la dependencia mediante correo electrónico las observaciones y hallazgos encontrados en la documentación

Corregir las observaciones y hallazgos reportados para llevar a buen término la transferencia documental

Enviar al Archivo General el Formato Único de Inventario Documental corregido para su aprobación

Si cumple con los requisitos, el Coordinador del Grupo Archivo General y el Jefe o Coordinador la Dependencia firman el Formato de Único de Inventario Documental aprobando la transferencia

Conservar el original del Formato Único de Inventario Documental de la transferencia al Archivo Central.

De acuerdo al procedimiento para la incorporación de las transferencias documentales al Archivo Central, se realizan las siguientes actividades:

Recibir los documentos de las dependencias por transferencia documental

primaria al Archivo General o Central Ubicar los documentos en un espacio temporal con el mobiliario necesario,

mientras se legaliza la transferencia, se verifica su estado de conservación y se incorporan los documentos al inventario documental del Archivo General o Central

Oficializar la transferencia documental mediante la firma del inventario documental

Verificar el estado de conservación de los documentos en cuanto a limpieza, existencia de materiales metálicos e inestables, deterioros y el uso de las unidades de conservación apropiadas de acuerdo con la disposición final de los documentos transferidos

Documentar los hallazgos identificados acerca de la conservación de los documentos y registre las observaciones en el Formato Único de Inventario Documental y envíelo al Grupo Archivo General, al correo electrónico [email protected] donde recibirá las instrucciones necesarias para intervenir los documentos

Separar los documentos deteriorados identificándolos y ubicándolos en un lugar fresco y seco, donde no afecten la conservación de los documentos en buen estado. Almacenar los documentos en cajas de archivo X100 o X200 e identifíquelos como “Documentos Deteriorados”

Limpiar la documentación que se encuentra en buen estado Embalar en las unidades de conservación apropiadas (cajas y carpetas para

archivo) los documentos que hayan sido limpiados y estén libres de elementos metálicos

Relacionar en el Inventario Único Documental los documentos transferidos y las observaciones en cuanto a los documentos deteriorados

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Numerar las cajas de archivo, de acuerdo con el consecutivo correspondiente al Inventario Único Documental del Archivo General o Central

Numerar las carpetas de archivo con el consecutivo de la caja en el Archivo General o Central para facilitar su búsqueda y recuperación

Actualizar el Inventario Único Documental del Archivo Central Ubicar las cajas de archivo con los documentos transferidos en el depósito

siguiendo el orden consecutivo del Inventario Único Documental del Archivo Central

Archivar los documentos relacionados con la transferencia documental como evidencia de la entrega en custodia de los documentos al Archivo Central

Consulta de documentos

El proceso de consulta de documentos corresponde al acceso de cualquier servidor público o usuario (entidad, dependencia, persona natural), a un documento, grupo de documentos, con el fin de conocer la información que contienen, siempre y cuando se cumpla con lo establecido en la normatividad referente a la reserva legal de los documentos del Sector Defensa. La consulta garantiza el derecho de acceso que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, etc.) a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a la obtención de copia de los mismos. Las áreas de archivo centralizado y archivo central, establecerán un espacio controlado y diferenciado de las áreas de trabajo para la atención de consultas de documentos de archivo por parte del público en general

Tanto para la consulta, el préstamo y la búsqueda se realiza mediante el Sistema de Gestión de Documentos Electrónico de archivo – SGDEA. El SGDEA administra la consulta y acceso a los documentos, mediante funcionalidades del sistema, tales como permisos por rol a usuarios, grupos o nivel de confidencialidad.

Plataforma SGDEA.

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6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS.

El proceso de disposición final de los documentos, se llevará a cabo de acuerdo con la valoración resultante a las series y subseries documentales existentes en el MDN-UGG y de acuerdo con los valores primarios y valores secundarios de los documentos, de manera que se logre aplicar los tiempos de retención establecidos para el ciclo vital del documento en la TRD y se tenga en cuenta la disposición final allí establecida. Conservación Total. Los documentos que posean valores secundarios y

por tanto sean de conservación total, tendrán características de almacenamiento especiales (carpetas y cajas). De igual manera, si estas son series documentales que se encuentran en el SGDEA o en medios de consulta alternos como la digitalización, se restringirá el acceso al documento en papel, con el fin de evitar la manipulación que deteriora con rapidez el documento y de esta manera garantizar la adecuada conservación.

La autorización del acceso al documento físico lo debe realizar el responsable de la serie con la etapa del ciclo vital del documento en que se encuentre el expediente respectivo.

Eliminación. Se aplicará el principio según el cual los documentos a

eliminar corresponden a aquellos señalados en la TRD o en el Reglamento de Archivo que asume como TVD. Las eliminaciones que se realicen en el

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proceso de preparación de las transferencias primarias (del archivo de gestión al archivo central) se deben efectuar bajo las siguientes directrices:

o El proceso de eliminación de documentos en los archivos de gestión,

se adelantará mediante aprobación del Comité Técnico de Archivo y bajo la supervisión del Grupo0020 Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional

o Los documentos a eliminar deben ser de apoyo, por tanto no están registrados en la TRD, sin embargo deben relacionarse en el acta de eliminación documental

o El Comité de Archivo en las Instituciones adscritas o vinculadas al Ministerio de Defensa Nacional, debe verificar y aprobar la eliminación de los documentos

o Los documentos deben eliminarse por medio de máquinas destructoras de papel, para evitar su uso indebido. expediente respectivo.

Para los documentos que se encuentren en custodia de los archivos centrales y que estén registrados en la TRD con disposición final Eliminación, que hayan cumplido el tiempo de retención establecido pueden ser destruidos, previa elaboración del acta de eliminación documental y aprobación por parte del comité de archivo. Los procedimientos aplicados para la eliminación de documentos dependen del soporte de que se trate y del grado de confidencialidad del documento. En lo que respecta al papel se realizará por medio de máquinas destructoras de papel ya sean del MDN o mediante la contratación de empresas especialistas en el tema, atendiendo las políticas de seguridad de la información y ambientales. (Véase procedimiento eliminación documental). En cuanto a las cintas magnéticas y magnetoscopias, deberán ser tratadas con los protocolos que se manejan para este aspecto, recurriendo a métodos drásticos y seguros (despedazamiento) por la confidencialidad del documento. Selección: Se aplicará la clase y forma de selección establecida en las

TRD y el Reglamento de Correspondencia y Archivo 3-25 de 1988 que hace las veces de Tabla de Valoración Documental, TVD.

Sin embargo, cuando el procedimiento establecido no sea suficiente, el responsable del Archivo General presentará una propuesta para ser

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avalada por el Comité Técnico de Archivo del MDN, y la participación del productor de la serie documental, lo cual permitirá realizar la respectiva actualización de la TRD.

Microfilmación: Para optar por este método se atenderá lo dispuesto en

la TRD, y la legislación sobre la utilización de microfilm, en especial lo previsto en los Decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954, la Ley 80 de 1989, así como las Normas Técnicas Colombianas (NTC) 3723 y 4080, para su aplicación.

Las películas originales o máster se deben almacenar en condiciones ambientales controladas, a fin de garantizar su permanencia.

Humedad relativa de treinta y cinco (35) por ciento (%) con tolerancia del cinco (5) por ciento (%). Temperatura de diecisiete (17) grados centígrados (°C) con tolerancia de dos (2) grados centígrados (°C).

Estos microfilmes originales o máster únicamente se desarchivarán para obtener copias en película y no para hacer consultas o copias en papel, esto se hace a partir de los rollos copias.

Digitalización. Con la implementación del SGDEA se hará una

actualización de la TRD para establecer los tiempos de retención y la disposición final de las series documentales cuyos expedientes se encuentran en soporte electrónico y las técnicas adecuadas para su conservación en estos medios.

7. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO.

Garantizar la preservación, conservación, integridad y acceso a la información producida por el Ministerio de Defensa Nacional, durante el tiempo definido por la Tabla de Retención Documental y en cada etapa del ciclo vital del documento. Los proyectos de infraestructura y adecuación de espacios, seguridad de información, adquisición de elementos de consumo en oficinas, migración de información a nuevas tecnologías, entre otros; deben estar enmarcados dentro del Sistema integrado de conservación – SIC, para garantizar la adecuada conservación de los documentos y archivos. El proceso de conservación documental consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiada,

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establecida en el Sistema Integrado de Conservación -SIC de este documento, el cual debe cumplir:

Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir

con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.

La edificación debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Ubicación. Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad. Deben estar situados lejos de industrias contaminantes y en lugares que disminuyan en lo posible, el riesgo por atentados.

Aspectos Estructurales. Si se utiliza estantería de dos con veinte (2.20) metros de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de mil doscientos (1.200) k/m2, cifra que se debe incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado. Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión. En caso de utilizar pinturas, deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.

Capacidad de almacenamiento. Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta: la manipulación, transporte y seguridad de la documentación, la adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material documental, prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan los procesos de retención y valoración documental.

Distribución. Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos, las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán preferiblemente fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito, las áreas técnicas tendrán relación con el depósito, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las 100 relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción,

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organización y tratamiento de los documentos, el almacenamiento de documentación debe respetar el concepto de series, y estar dispuestos en forma consecutiva ascendente, de izquierda a derecha, iniciando arriba hacia abajo.

Áreas de Depósito. El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las características:

ESTANTERÍAS:

- Diseño acorde con las dimensiones de las unidades o cajas que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.

- Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable.

- Deberá tener una altura de dos con veinte (2.20) metros y cada bandeja soportar un peso de cien (100) kg/m lineal.

- Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.

- La bandeja o entrepaño o balda superior debe estar a un máximo de 180 centímetros, para facilitar la manipulación y el acceso del operario a la documentación.

- La bandeja, entrepaño o balda inferior debe estar por lo menos a diez (10) centímetros del piso.

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- Estas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos o tamaños de cajas, permitiendo una graduación cada siete (7) centímetros o menos.

- Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la documentación.

- El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.

CAJAS O CONTENEDORES. Las dimensiones de las cajas están normalizadas por el AGN, así:

Archivo de Gestión: cajas en cartón corrugado de referencia X-200. Archivo Central: cajas en cartón corrugado de referencia X- 200. Archivo Histórico: cajas en cartón corrugado de referencia X-300.

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Como sistemas de almacenamiento se utilizarán cajas o contenedores o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el propósito de prolongar de una manera considerable la conservación de los mismos. Los contenedores o cajas deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de estos, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto. El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento deben estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación conservada. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos.

Condiciones Ambientales y Técnicas. Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así:

Condiciones Ambientales para Soporte en Papel.

1. Temperatura de quince (15) a veinte (20) grados centígrados (°C)

con una fluctuación diaria de cuatro (4) grados centígrados (°C). 2. Humedad relativa entre cuarenta y cinco (45) y sesenta (60) por

ciento (%) con fluctuación diaria del cinco (5) por ciento (%). 3. Estas condiciones son en resumen un lugar muy fresco, seco y con

muy buena ventilación. Para otros medios especiales tales como fotografías, microfilmes, grabaciones, medios magnéticos, medios digitales y otros, que deben ser preservados en forma muy especial, se utilizarán espacios diseñados especialmente para su almacenamiento.

Higroscopio o Higrómetro. Instrumento de medición del grado de humedad.

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Termómetro

Ventilación. El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se quieren mantener y al espacio, la disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellos, deberá en

lo posible contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos, los niveles de éstos guardan relación con el sitio de emplazamiento de la edificación, debe haber una ventilación tan buena que nunca se acalore el archivo, que nunca se humedezca por falta de aire, que se ventile adecuadamente, en forma permanente y que los corredores deben estar orientados paralelamente a la dirección de la ventilación para mejorar su flujo.

Luxómetro Iluminación y Seguridad en

Depósitos. Debe evitarse el uso de luz incandescente y preferirse la fluorescente, pero tomando en cuenta que los balastros estén fuera del depósito, debe evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores, disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solfa clan o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar, evitar el empleo de polvo químico y de agua, las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento, implementar sistemas de alarma contra incendio y robo, proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las unidades documentales.

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Mantenimiento. Garantizar la limpieza y fumigación de las instalaciones y estantería con un producto que no incremente la humedad ambiental, las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras e incluirse en el plan de limpieza de la entidad, el aseo debe ser una ocupación diaria para detectar y corregir posibles problemas con las cubiertas.

Programa de Control de Plagas. El control de plagas, debe realizarse en las áreas de archivo histórico, central, de gestión y de gestión centralizado (si existen), por lo que se deberá considerar las siguientes observaciones para la desinfección, desinsectación y control de animales mayores en cada una de sus sedes, garantizando el bienestar de los funcionarios y la salvaguarda de los documentos.

Plan de Prevención de Desastres en Gestión Documental. A partir del mapa de riesgos, el inmueble puede presentar vulnerabilidad ante terremoto, inundación, incendio o vandalismo, el plan de emergencia para documentos se enfatiza en las medidas preventivas y de rescate, las cuales aplican para cualquiera de los factores anteriormente enunciados.

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8. VALORACIÓN

Valoración de los documentos: Para la valoración de los documentos, se deben clasificar las agrupaciones documentales en:

Sus valores primarios (administrativo, técnico, legal, fiscal y contable) Sus valores secundarios (cultural, científico e histórico) Lo anterior con el

fin de establecer la permanencia de los diferentes documentos en las diferentes etapas del archivo (gestión, central, o histórico), y determinar su disposición final (eliminación o conservación temporal o definitiva); este sistema genera la Tabla de Valoración Documental.

Selección. Se aplicará la clase y forma de selección establecida en las TRD y el Reglamento de Correspondencia y Archivo 3-25 de 1988 que hace las veces de Tabla de Valoración Documental, TVD. Sin embargo, cuando el procedimiento establecido no sea suficiente, el responsable del Archivo General presentará una propuesta para ser avalada por el Comité Técnico de Archivo del MDN, y la participación del productor de la serie documental, lo cual permitirá realizar la respectiva actualización de la TRD.

Digitalización. Con la implementación del SGDEA se hará una actualización de la TRD para establecer los tiempos de retención y la disposición final de las series documentales cuyos expedientes se encuentran en soporte electrónico y las técnicas adecuadas para su conservación en estos medios.

INSTRUCTIVO ELIMINACIÓN DOCUMENTAL. Teniendo en cuenta que la eliminación documental es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología, se determina el siguiente procedimiento: 1. Realiza valoración documental con el responsable de cada grupo de trabajo

(coordinador y/o jefe) y se seleccionan los documentos a destruir, tomando como base las TRD.

2. Diligencia el formato de acta de eliminación documental adjuntando el Formato Único de Inventario Documental –FUID, relacionando la lista de los documentos seleccionados y lo envía al coordinador de grupo al que pertenecen los documentos, para visto bueno.

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3. El coordinador de grupo al que pertenecen los documentos revisa la información del acta de eliminación documental y determina cuáles de estos documentos se pueden eliminar y cuáles no, argumentando los motivos.

4. Se aprueba el acta de eliminación documental mediante la firma del coordinador de grupo/ jefe de oficina al que pertenecen los documentos y el gestor documental de la oficina o Unidad.

5. Se archiva el acta de eliminación documental en la Carpeta de Archivo de la oficina con el fin de llevar el histórico y control de la documentación que allí se genera.

Ejemplo de acta de eliminación

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2.13 ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases o etapas?

Se entiende por ciclo vital a las diferentes etapas por las que pasa un

documento de archivo durante su vida útil. Las etapas se refieren a las fases de archivo donde reposarán los documentos durante su permanencia en una institución determinada.

Las etapas están definidas de conformidad con el uso administrativo del

documento y suele asociárseles con el término Edad de los Documentos. Se clasifican como:

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Así, en el Archivo de Gestión, como su nombre lo indica, estarán los documentos que se requieren de forma constante e inmediata para llevar a cabo la gestión de las diferentes dependencias de una entidad. Normalmente los documentos que pertenecen al Archivo de Gestión se encuentran reunidos y organizados en un mueble archivador ubicado en cada dependencia u oficina. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del PGD:

Archivo de Gestión (Primera Edad)

Archivo Central (Segunda Edad)

Archivo Histórico (Tercera Edad)

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El Archivo Central es una unidad administrativa que se encarga de coordinar y controlar el funcionamiento de los diferentes archivos de gestión y que, después de determinados plazos de precaución, recibe por transferencia aquellos documentos que han de reposar en esta segunda instancia. El plazo de precaución tiene como objetivo responder a posibles reclamaciones administrativas o jurídicas que pudieran presentarse. También para servir de antecedente directo o soporte jurídico de otro documento que lo requiera. En esta etapa se desarrollan los siguientes procesos del PGD:

Pro

ceso

s d

el P

GD

Producción.

Recepción

Distribución

Trámite

Organización

Consulta

Conservación

Disposición final

Pro

ceso

s d

el P

GD

Organización

Consulta

Conservación

Disposición final

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Finalmente, el Archivo Histórico está conformado por los documentos que el Archivo Central transfiere dadas las características que éstos adquieren para la investigación, la ciencia y la cultura. En esta etapa se desarrollan los siguientes procesos del PGD: Para comprender mejor estas etapas del ciclo vital del documento, pondremos como ejemplo un contrato: En síntesis, un contrato es un acuerdo entre dos partes para la realización de

determinada labor, que puede ser una obra civil, un desarrollo tecnológico, una prestación de servicio, etc., donde una de las partes se compromete a llevar a cabo el trabajo y la otra a reconocerle un determinado pago previamente establecido.

El contrato tiene una vigencia que comienza con la firma y perfección del mismo y finaliza con el recibo a satisfacción de la labor acordada.

Se podría concluir que ese contrato reposará en el archivo de gestión durante el tiempo que dure su vigencia y después de esto ya no tendrá ninguna validez. Nada más equivocado, pues seguramente el contrato tendrá algunas garantías legales, técnicas, etc., que hacen que se deba conservar por un plazo mayor al de la vigencia.

Ese tiempo adicional a la vigencia es el plazo de precaución que determina la permanencia del contrato en el archivo de gestión.

Pero el ciclo vital continúa, pues aún agotados los plazos de garantía, el contrato puede tener valores fiscales, contables, etc., que obligan a conservarlo por un tiempo más extenso. Es aquí donde comienza la segunda edad del documento y se procede a transferirlo al archivo central, donde permanecerá hasta que se venzan los plazos establecidos por las leyes y normatividad vigentes.

Pro

ceso

s d

el P

GD

Organización

Consulta

Conservación

Disposición final

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Cuando culminen estos términos, el Comité de Archivos de la entidad procederá a establecer si el contrato se elimina o se transfiere al Archivo Histórico, la decisión depende de si el contrato posee información valiosa para la investigación, para la ciencia o para la cultura.

Si el contrato posee este tipo de valores, se procederá a transferirlo a su última morada, el Archivo Histórico, donde su permanencia es total, es decir, estará allí por toda la vida.

Si no tiene esas características, entonces el Comité de Archivos, mediante un acta, procederá a su eliminación.

De igual manera ocurre con todos los documentos que se producen o se reciben en una dependencia por razón de sus funciones, a todos ellos hay que establecerles los tiempos de permanencia en las distintas fases de archivo de conformidad con las características administrativas, legales, fiscales, contables, etc., de cada uno de ellos.

También es pertinente aclarar que no todos los documentos tienen el mismo transcurrir, pues hay algunos que después de culminar su etapa de gestión se destruyen, otros se eliminan terminando la segunda edad y unos pocos pasarán a conformar el Archivo Histórico de la institución. Para establecer esa permanencia en una, dos o las tres etapas del ciclo vital, se recurre a la Valoración Documental, que es una labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios (primera y segunda edad) y secundarios (tercera edad) de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

ARCHIVO DE

GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTÓRICO

TRANSFERENCIA PRIMARIA

TRANSFERENCIA SECUNDARIA

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2.14 Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y cuáles son los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Archivo Central e Histórico).

Procesos de la Gestión Documental.

En toda entidad se deben realizar transferencias internas de los archivos de gestión o de oficinas al central y, finalmente, al histórico o permanente. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las TRD en cada entidad, como se explica a continuación.

ARCHIVO DE GESTIÓN O DE OFICINA

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO

ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE

Planeación – Producción – Gestión y Trámite – Organización – Disposición de los Documentos - Valoración

En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD.

Deberán transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados -respetando la secuencia de su producción-, y previamente depurados -extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios-.

Transferencia – Disposición de los Documentos

A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos). El archivo central deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general de acuerdo a las normas que lo regulen.

Recibidos los documentos en el archivo central, el Jefe de este deberá constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerdan con el inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones documentales correspondientes de acuerdo

Preservación a largo plazo - Valoración Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Al transferir la documentación al archivo histórico se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondo documental correspondiente, señalándole la signatura topográfica.

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Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios.

con el cuadro de clasificación establecido para cada oficina.

La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipulado en las TRD.

Antes de transferir al archivo histórico se aplicará la disposición final y procedimientos previstos en la TRD

2.15 Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde su producción.

ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA

Este documento desde que se crea es considerado como histórico por su valor decisorio y conveniente para la memoria institucional de la Entidad.

Planeación La Junta Directiva es elegida por la Asamblea y es la instancia que en conjunto con el representante legal, orienta y dirige los planes y programas que debe desarrollar la entidad.

Cada vez que se realizan reuniones se levantan actas las cuales serán impresas en papelería especial que contiene numeración consecutiva.

Producción La impresión del acta está acompañada por las citaciones y los documentos que soportan las decisiones.

Gestión y Trámite El Acta es presentada en la próxima sesión para aprobación. Una vez aprobada, se imprime y se firma por el Secretario de la Junta Directiva y se remite para ser firmada por el Presidente.

Organización Corresponde a la serie Junta Directiva y a la Subserie Actas de Junta Directiva.

Transferencia Se conserva en el archivo de Gestión, teniendo en cuenta la TRD. Para nuestro ejemplo sería por 2 años

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Disposición Pasa al Archivo Central debidamente foliados y en su carpeta correspondiente .Según nuestro ejemplo, se conserva durante 5 años

Preservación a largo plazo Las Actas se guardan en carpetas 4 aletas, para proteger los documentos y para evitar colocar ganchos. Este tipo de carpeta evita que las hojas se salgan.

Valoración Terminado su tiempo de retención, se debe conservar en el Archivo Histórico porque corresponde a las decisiones que reflejan la gestión administrativa de la Empresa. Tiene un valor administrativo.

OFICINA PRODUCTORA

Elaboración Acta. se firma el documento y se archiva sin ganchos y foliado en la carpeta correspondiente debidamente identificada

Se conserva en el archivo de Gestión, teniendo en cuenta

la TRD. Para nuestro ejemplo sería por 2 años

Pasa al Archivo Central

debidamente foliados y en su carpeta

correspondiente.Según nuestro ejemplo, se

conserva durante 5 años.

Terminado su tiempo de retencion, se debe conservar

en el Archivo Histórico porque corresponde a las decisiones que reflejan la

gestion administrativa de la Empresa

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ORDEN DE COMPRA:

ORDEN DE COMPRA

Planeación Le empresa ve la necesidad de comprar 30 sillas secretariales, debido a que existen varios empleados que se han quejado porque sus sillas están en mal estado.

Se presentan tres cotizaciones al jefe de Talento Humano, para escoger las que se ajusten a las necesidades de la entidad.

Es aprobada la compra de las sillas por un valor de $3.600.000.

Producción La oficina de compras elabora el formato de adquisición de mercancía que se llama Orden de Compra.

Se firma el formato y se envía a la entidad a la cual se van a comprar las sillas.

Gestión y trámite La oficina de compras ingresa el documento Orden de Compra al aplicativo correspondiente. Una vez se reciben las sillas, el proveedor presenta a la entidad la factura, la cual se remite a contabilidad para efectuar el pago correspondiente.

Organización La Orden de Compra, junto con las cotizaciones se archivan en la serie documental Compras y Adquisiciones y en la subserie Gastos Generales.

La factura se archiva en la serie Órdenes de Pago y en la subserie Activos Fijos.

Transferencia Estas series y subseries se guardan en el Archivo de Gestión por 1 año, teniendo en cuenta lo que expresa la Tabla de Retención Documental.

Disposición Pasa al Archivo Central debidamente foliados y organizados.

Preservación a largo plazo

Estos documentos se guardan en original, dentro de lo posible en sus respectivas carpetas, evitando que tengan ganchos metálicos y ganchos legajadores.

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Valoración Es un valor contable porque demuestran registro de ingresos y egresos de la entidad.

Se conservan o se guardan en el archivo central por 20 años de acuerdo a lo que establece la ley y finalmente se microfilman y/o se digitalizan y se los documentos físicos se eliminan.

2.16 Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas.

VA

LOR

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DE

LOS

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E G

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ÓN

Valor Administrativo: el que contiene un documento, una serie dedocumentos o un grupo documental, para la entidad productora,relacionado con el trámite o asunto que motivó su creación. Este valorse encuentra en todos los documentos producidos o recibidos encualquier institución u organismo para responder a una necesidadadministrativa mientras dure su trámite y son importantes por suutilidad referencial para la toma de decisiones y la planeación.

Valor Jurídico: aquel del que se derivan derechos u obligacioneslegales regulados por el derecho común.

Valor Legal: aquel que tienen los documentos que sirven detestimonio ante la ley.

Valor Fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos parael Tesoro o Hacienda Pública.

Valor Contable: es la utilidad o aptitud de los documentos quesoportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresosy de los movimientos económicos de una entidad pública

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2.17 Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en la los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.

ACUERDO 003 DE MARZO 15 DE 2013

Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.

Con este acuerdo se define la nueva conformación, funciones y reglamento del Comité Evaluador de Documentos, como el órgano encargado de estudiar los asuntos relativos al valor primario y secundario de los documentos las declaratorias de Bien de Interés Cultura – BIC, para bienes archivísticos y preparar los lineamientos sobre selección y eliminación de éstos, así como sugerir el régimen de acceso y de transferencia y resolver las consultas sobre eliminación de documentos producidos por las diferentes entidades públicas.

Importancia.

Este Acuerdo establece la facultad que tiene el Comité Evaluador para decidir sobre la disposición final de los documentos puestos a su consulta por parte de las entidades del estado, buscando con ello preservar el patrimonio documental de la nación.

Este Comité estará integrado por:

El Director General del Archivo General de la Nación – AGN-, quien lo presidirá. En su ausencia, el Secretario General

El Subdirector de Gestión del Patrimonio Documental El Subdirector del Sistema Nacional de Archivos

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Son aquellos que sirven de referencia para la elaboración oreconstrucción de cualquier actividad de la administración; comofuente primaria para la historia y como testimonio de la memoriacolectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los creóy los utiliza.Tienen una utilidad historica y social.

Algunos documentos nacen con valores permanentes, por las razonesarriba citadas. Otros alcanzan estos valores como resultado de lavaloración.

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El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, o un abogado de dicha oficina El Coordinador del Grupo de Valoración Documental y Transferencias

Secundarias – Secretario Técnico del Comité El Director del Patrimonio del Ministerio de Cultura, o en su ausencia u

delegado del grupo de bienes muebles de la misma Dirección. Un representante de los investigadores registrados formalmente ante el

AGN, designado por el Director General Un Historiador designado por la Academia Colombiana de Historia Un archivista designado por el Colegio Colombiano de Archivistas.

Estos últimos tendrán un período de dos años.

Funciones.

Servir de órgano asesor del AGN, para estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y la preparación de lineamientos sobre selección y eliminación éstos.

Emitir conceptos técnicos sobre: o tiempos de conservación de los documentos, cuando no exista

normatividad especial que regule los plazos de retención. o Los valores testimoniales, informativos, culturales, científicos e

históricos, de los documentos que hacen parte de los archivos de las entidades públicas.

o Cuando existan controversias entre las entidades públicas y los con los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos sobre los resultados de la evaluación de las TRD y Tablas de Valoración Documental, aprobadas por las entidades departamentales, distritales y municipales.

o Sobre las observaciones y objeciones presentadas por los ciudadanos a las listas de eliminación de documentos publicadas por las diferentes entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Sugerir el régimen de acceso y transferencias de los documentos de valor secundario, con base en las TRD y de Valoración aprobadas por cada organismo de acuerdo con las disposiciones legales vigentes

Proponer las acciones necesarias para proteger el patrimonio documental y recomendar se suspendan las prácticas que atenten contra la preservación y conservación del mismo.

Presentar al Consejo Directivo y al Director General informes periódicos de sus actividades.

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Importancia.

Por medio de este acuerdo se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental, de acuerdo con las nuevas exigencias de la administración pública.

El ámbito de aplicación de este Acuerdo cubre las entidades del Estado del orden nacional, departamental, distrital y municipal, y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, deberán elaborar, evaluar, aprobar, implementar y actualizar sus tablas de retención documental y sus tablas de valoración documental de conformidad con lo establecido en el presente Acuerdo y demás normas que expida el AGN.

Se establece que la elaboración de las TRD y las TVD, deberán llevarse a cabo a partir de los cuadros de clasificación documental, siguiente con la estructura orgánico-funcional de la entidad y el principio de orden original, en la organización del archivo institucional y del desarrollo del programa de gestión documental. Estas Tablas deben reflejar la totalidad e integralidad de la producción documental.

Se mencionan los criterios para la elaboración y publicación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental, de los cuales se resaltan los siguientes:

Idoneidad. Deben ser elaboradas por un equipo interdisciplinario idóneo y altamente calificado

Análisis conceptual. Considerando normas legales que le aplican a los documentos de cada sector, contexto institucional e histórico

Trazabilidad y control. Las Entidades a quienes aplica el Acuerdo, deberán conservar de manera permanente todos los soportes e información que sirvieron de base para la elaboración de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental

Deberán ser suscritas por el Secretario General o un funcionario administrativo de igual o superior jerarquía y por el responsable del área de archivo y gestión documental de la respectiva entidad

Su aprobación se deberá realizar mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo (para las entidades del orden nacional) y por el Comité Interno de Archivo (para las entidades del nivel territorial). Para ambos casos sustentadas por el Acta respectiva

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Estas tablas deben ser publicadas de manera permanente en la respectiva página Web de las entidades públicas cumpliendo con lo establecido por la norma.

Así mismo, se establece el procedimiento y los tiempos para la presentación, revisión y ajustes de las Tablas.

Deberán ser presentadas dentro de los 30 días siguientes a su aprobación, al Comité Evaluador de Documentos del AGN o al Consejo Departamental o Distrital de Archivos, según el caso, para su evaluación técnica o convalidación

Dentro de los 30 días siguientes a su evaluación técnica o convalidación, el Secretario General o quien haga sus veces, solicitará la inscripción de estas tablas en el “Registro Único de Series Documentales”, del AGN. Si pasados 90 días, desde la presentación de estas tablas a estas instancias no hay una pronunciación por parte de las mismas, la entidad podrá proceder a su inmediata implementación.

Si no hay un concepto favorable por parte del Comité Evaluador, se solicitará a la entidad que haga los cambios y ajustes necesarios, los cuales son de obligatorio cumplimiento; para lo cual tendrá un tiempo máximo de 30 días para realizarlos. Si esto no se hiciere, serán sancionados conforme al artículo 35 de la Ley 594 de 2000.

El Comité Evaluador de Documentos del AGN y los Consejos Departamentales y Distritales de Archivo tendrán plazo de un año a partir de la expedición del Acuerdo, para revisar y convalidar las TRD y TVD que les hayan sido presentadas para su respectiva evaluación antes de la entrada en vigencia del Decreto 2578 de 2012.

Las entidades deben presentar sus TDR y TVD para ser aprobadas por las respectivas instancias, en un plazo máximo de 30 días, contados a partir del vencimiento del plazo de que trata el artículo del Decreto 2578 de 2012.

Nota: El incumplimiento de estos plazos, la entidad podrá ser sujeto de las sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000.

Se establecen los casos en los cuales las TRD deben ser actualizadas, así:

a. Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad b. Cambios en las funciones c. Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación d. Cambios en el marco normativo del país e. Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos f. Cuando se generen nuevas series y tipos documentales g. Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes

documentales y procedimientos que afecten la producción de documentos.

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Adicionalmente, se establece el proceso a seguir para la eliminación de los documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos:

Deberá estar basado en las TRD o en las TVD y aprobado por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo según el caso. Se podrá elevar consulta al AGN cuando no existan normas legales que regulen los plazos de retención de ciertos documentos.

Previamente y por un período de 30 días se deberá publicar en la página Web, el inventario de los documentos que han cumplido su tiempo de retención y que pueden ser eliminados, para información de la ciudadanía y que puedan enviar sus observaciones.

Estas observaciones deberán contestarse antes de 60 días por las instancias competentes que trata el presente acuerdo y con base en el fundamento presentado por los peticionarios, podrá solicitar a la entidad suspender el proceso de eliminación

La aprobación de la eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos deberá constar en un acta suscrita por las instancias competentes.

La eliminación de documentos se debe llevar a cabo por series y subseries documentales y no por tipos documentales. Por ningún motivo se pueden eliminar documentos individuales de un expediente o una serie, excepto que se trate de copias idénticas o duplicadas.

Establece que las entidades públicas deberán implementar mecanismos tecnológicos que permitan la automatización de la elaboración, consulta y actualización de sus TRD, de forma que se facilite su interoperabilidad con el “Registro Único de Seri8es Documentales”. El AGN determinará la estructura que deberán reunir estos sistemas automatizados.

Así mismo, las entidades públicas del orden nacional, departamental, distrital y municipal, así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas, que cuenten con sus TRD y TVD, contarán con un plazo máximo de 180 días para su inscripción en el RUSD.


Importancia.

Se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, los cuales deberán ser establecidos en el Reglamento General de Archivos y demás normas que lo complementen o modifiquen expedidas por el Archivo General de la Nación.

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Se enfatiza que las entidades del Estado están obligadas a crear, conformar, clasificar, ordenar, conservar, describir y facilitar el acceso y consulta de sus archivos, teniendo en cuenta tos principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

Es por ello que deben desarrollar procesos de clasificación documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificación de documentos, representado en los siguientes niveles y subniveles: fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subserie, unidad documental compuesta, unidad documental simple.

Se establece la clasificación documental en sus diferentes fases:

En los archivos de gestión. Las diferentes dependencias de la entidad, con fundamento en el Cuadro de Clasificación Documental y la TRD, deben velar por la clasificación de los documentos que conforman los archivos de gestión, mediante la identificación de los tipos documentales producidos en desarrollo de la gestión administrativa, la agrupación de los mismos en expedientes, subseries y series, atendiendo a los principios de procedencia, orden original y demás requisitos exigidos en la normatividad que sobre esta materia expida el AGN.

En el archivo central. Todas las entidades del Estado están en la obligación de conformar un archivo central institucional, responsable de recibir, organizar, custodiar, describir, controlar y prestar el servicio de consulta de los documentos recibidos en transferencia primaria de los distintos archivos de gestión de la entidad, respondiendo al Cuadro de Clasificación Documental, siguiendo de manera jerárquica la estructura orgánico-funcional de la entidad, reflejada en las distintas agrupaciones documentales y niveles a los que hace referencia el artículo 5° del presente acuerdo, en virtud del principio de procedencia.

En el Archivo General Territorial y en el Archivo Histórico. Atendiendo a la conformación de los archivos de acuerdo con el ciclo vital de los documentos, los municipios, distritos y departamentos, podrán crear y conformar el Archivo General Territorial en concordancia con el artículo 5° del Decreto número 2578 de 2012. Cuando no se hayan creado Archivos Generales Territoriales, y ante la imposibilidad de realizar transferencias secundarias, las entidades públicas deberán conformar archivos históricos institucionales, para conservar sus acervos históricos y facilitar su consulta para el público.

La clasificación de los documentos en el Archivo General Territorial y en el archivo histórico institucional debe responder a la estructura en fondos documentales compuestos de manera jerárquica, respecto de la estructura orgánico-funcional de la entidad respectiva, reflejando las secciones, subsecciones, Series, subseries y/o asuntos administrativos, resultantes de la aplicación de la TRD o TVD según se trate de archivos de gestión o fondos acumulados.

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Las entidades del Estado, deben transferir sus archivos de valor histórico al Archivo General de la Nación o al Archivo General Territorial, de acuerdo con su jurisdicción: en ningún caso se pueden enajenar, donar, destruir documentos de valor históricos o entregar dichos acervos en comodato o custodia a empresas de servicios archivísticos o terceros.

Los Archivos Históricos conformados por documentos públicos que estén administrados por academias, centros de historia y entidades académicas o científicas privadas, solo podrán incrementar sus fondos documentales mediante la recepción de documentos donados por particulares, la compra de archivos a entidades de derecho privado, de familias o de personas naturales, los cuales ce todas formas mantienen su carácter de patrimonio documental del país.

El AGN podrá establecer convenios o acuerdos de cooperación con Academias de Historia, entidades académicas o científicas de carácter privado que conserven y administren archivos históricos de titularidad pública, archivos privados de interés público o declarados como bienes de interés cultural, para desarrollar procesos de descripción documental y lograr su recuperación y consulta a través de la Red Nacional de Archivos, de manera que sus fondos documentales se pongan a disposición de toda la ciudadanía.

Adicionalmente este Acuerdo establece que las entidades públicas deben desarrollar procesos de ordenación documental, garantizando la adecuada disposición y control de los documentos en cada una de las fases de archivo, permitiendo su disponibilidad durante el tiempo de permanencia establecido en las TRD y las TVD, para lo cual se mencionan los principios para realizar dicha ordenación:

Las áreas responsables de la gestión documental, deben velar por la adecuada ordenación de sus fondos documentales, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos y las demás directrices, políticas y normas que expida el AGN, así como las que establezca en su ámbito el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo, según el caso.

La ordenación documental puede darse a nivel de fondos, secciones, subsecciones, series, subseries, expedientes y, excepcionalmente, por tipos documentales, por tanto es posible emplear distintos métodos de ordenación dependiendo del nivel al cual se pretenda aplicar, así:

Ordenación de fondos. Está determinada por el Cuadro de Clasificación Documental y los métodos adoptados por cada entidad, aprobados por el Comité Interno de Archivo

Ordenación de secciones y subsecciones. Está determinada por el Cuadro de Clasificación Documental y la TRD de la entidad, la cual a su vez, debe responde a la estructura administrativa correspondiente al período cronológico al cual pertenecen los documentos

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Ordenación de series, subseries y asunto: Está determinada por el Cuadro de Clasificación Documental y la TRD o TVD, en la cual se presenta la lista do series, subseries o asuntos en un orden previamente acordado

Ordenación a nivel de expedientes: Debe ser adoptada teniendo un orden lógico y apropiado de acuerdo con las características administrativas, legales, funcionales y técnicas de los documentos.

Ordenación de tipos documentales: Se determina por el principio de orden original el cual consiste en que cada documento que conforma el expediente, debe estar ubicado en el lugar correspondiente de acuerdo con el momento de su producción o el trámite administrativo que dio lugar a la generación del mismo.

Adicionalmente, insta a las entidades del Estado a desarrollar un programa de descripción documental y elaborar diferentes instrumentos de descripción que permitan conocer y controlar las unidades documentales que conforman el archivo; apoyar y estimular la difusión de la información y consulta por el ciudadano así como la investigación a partir de las fuentes primarias; participar en la recuperación de la memoria, así como en la formación y consolidación de la identidad cultural. Todas las entidades del Estado deben implementar programas de descripción documental mediante la utilización de normas y principios universales y sistemas informáticos basados en las normas de descripción adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA).

Por otro lado, establece que la descripción documental, obedece a un proceso sistemático que debe ser realizado en las diferentes fases del archivo, iniciando con el registro y radicación oficial en las áreas de gestión documental o quien haga sus veces en la entidad y continuando durante la fase de archivo de gestión, hasta su transferencia al archivo central e histórico de cada entidad cuando corresponda.

En cuanto a la consulta en línea de la Descripción documental, establece:

Las entidades del Estado que conserven y administren archivos históricos públicos. Privados de interés público o declarado como bienes de interés cultural, deben desarrollar procesos de descripción documental que permitan el acceso, la consulta y la visualización de los instrumentos de descripción a través de sus páginas web.

Se deben desarrollar procesos de descripción para la consulta en línea de los actos administrativos, contratos, licencias y demás tipos de expedientes que crean las entidades siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.

Es obligación de los responsables de las oficinas o unidades administrativas en las entidades públicas, impartir las instrucciones para garantizar la elaboración y diligenciamiento de la hoja de control durante la etapa activa del expediente, en

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la cual se lleve el registro individual de los documentos que lo conforman. Esto también se debe aplicar a los medios electrónicos.

Los Archivos Generales Territoriales en sus diferentes niveles deben disponer de espacios de difusión y consulta de sus fondos a través de las página web de los municipios, distritos y departamentos, cuando no se disponga de los citados medios tecnológicos, se debe publicar y mantener actualizada la Guía General del Archivo General Territorial o Archivo Histórico institucional según corresponda, así como los catálogos de fondos documentales disponibles para la consulta por parte de los ciudadanos siempre que no contengan información de carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.

Las entidades que por jurisdicción o competencia transfieran documentos de archivo a los Archivos Generales Territoriales o a los archivos históricos institucionales, deben publicar en sus respectivas páginas web, el inventario de los documentos transferidos, con el fin de informar a la ciudadanía y de otra parte definir responsabilidades en relación con la conservación y servicio de los mismos.

Este acuerdo establece los aspectos a tener en cuenta en el desarrollo de procesos de descripción documental, que pueden aplicarse con independencia del tipo documental o del soporte físico de los documentos de archivo, así:

a) Instrumentos de Descripción Archivísticos: Se trata de documentos en los que se relaciona o se describe uno o un conjunto de documentos, con el fin de establecer control físico, administrativo o intelectual de los mismos y que permite la oportuna y adecuada localización y recuperación del documento físico o electrónico y de la información en él contenida.

Censo: Es responsabilidad del AGN y de los Archivos Territoriales, elaborar y mantener actualizado el Censo Guía de los archivos públicos del orden nacional y territorial. El censo es el instrumento en el que se identifica y se describen de manera general los archivos pertenecientes a un ámbito nacional y territorial con el fin de dar a conocer datos básicos, como la titularidad, dirección, fondos documentales, servicios, entre otros.

Guía: Describe de manera general un Archivo General Territorial o Institucional, la reseña histórica de su creación y evolución institucional, misión, funciones, objetivos, visión, alcance, servicios, ubicación física del edificio; así como reseña histórica, contenido, series o asuntos, fechas extremas, clase de soporte, volumen, temas de posible investigación, de cada uno de los fondos que lo conforman, entre otros.

Inventario: Instrumento de control y de recuperación de información en el que se describe de manera exacta los datos de cada una de las unidades de conservación que conforman las series o asuntos de un fondo documental.

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Catálogo: Es el instrumento de consulta que describe de manera exhaustiva los documentos (expedientes, tomos, legajos, unidades documentales) seleccionados de una serie o asunto, o parte de ella, que traten de un mismo asunto, que por su valor histórico o demanda de consulta así lo amerite.

Índices: Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripción ya elaborados y que reflejan el contenido de los documentos mediante palabras claves o descriptores en lenguaje controlado según la temática de los fondos objeto de la descripción documental; debe contener a referencia para su localización.

b) Niveles de descripción: El programa de descripción documental se puede llevar a cabo de forma secuencial a partir de los siguientes niveles:

Fondo: Comprende el conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones y actividades para este nivel aplican las Guías.

Sección y subsección: Comprende el conjunto de documentos agrupados en series o asuntos que fueron producidos y acumulados, en las diferentes subdivisiones de un fondo, las cuales deben responder de manera directa con la estructura orgánica de la entidad.

Serie y subserie o asunto: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas, las cuales están determinadas por las TRD.

Expediente: Conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en resolución de un mismo asunto, organizados en el orden en que fueron tramitados y que constituyen una unidad archivística compuesta

Unidad documental simple: Conjunto de documentos de iguales características, producidos de manera periódica y secuencial numérica o cronológica) y que constituyen una unidad archivística simple.

c) Áreas de Descripción: La descripción documental en cualquier soporte y en cualquiera de los niveles anteriormente descritos debe contemplar como mínimo las siguientes áreas que se identifican con la estructura documental del nivel a describir, diligenciando los aspectos requeridos para cada nivel, de acuerdo con las necesidades de cada entidad y los lineamientos establecidos por las instancias competentes.

Área de identificación: Nivel de descripción, Código de referencia, Signaturas antiguas, Signatura de procedencia, Unidad de instalación, Autor responsable del contenido, Signatura en otros soportes (Signatura, tipo de soporte), Título (propio, otros títulos), Fechas extremas (inicial,

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final), fechas de acotación (inicial, final), Soporte, Volumen de la unidad de descripción ( Unidad documental, expediente o carpeta, legajo, caja, otros, folios (físico o electrónico), tipo documental, No. de orden.

Área de contexto: Nombre del productor / Unidad administrativa / Oficina

productora, Fuentes de información, historia institucional o Biografía, fechas extremas del productor, historia de la custodia, Forma de ingreso (Transferencia / Entidad remitente / Fecha; donación / Donante / Fecha; Compra / Propietario / Fecha; Depósito / Procedencia / Fecha.

Área de contenido y estructura: Lugar de emisión, alcance y contenido,

criterios de valoración, selección y eliminación, Nuevos ingresos, Organización, Características internas (tipo de letra, tipo de recurso de información, tipología documental, técnica, tradición documental, otras características internas, medio de captura / Modelo, imagen, formato de comprensión, tamaño digital, resolución); características externas (lengua (Idioma), dimensiones, colores, otras características externas); datos del autor, datos de la publicación, datos matemáticos, documentación anexa, edición, fuente de información.

Área de condiciones de acceso y utilización: situación jurídica, condiciones

de acceso, derechos del autor / Normas sobre reproducción, lengua (Idioma) de los documentos, estado de conservación, características físicas y requisitos técnicos, instrumentos de descripción

Área de documentación asociada: localización de los documentos

originales, existencia de reproducciones, unidades de descripción relacionadas con el archivo, documentación complementaria en otros archivos, bibliografía

Área de notas: notas, documentos anexos Descriptores con funciones y relaciones: índices, relación 2, descriptor 3

(cargos), descriptor 4 (títulos), descriptor 5 (profesión), descriptor 6 (condición étnica), descriptor 7 (geográficos), descriptor 8 (tipo documental), descriptor 9 (entidades), dDescriptor 10 (temáticos) (tema o asunto administrativo o trámite al que se vincula), eescriptor 11 (grados militares), descriptor 13 (anexos).

Área de control de la descripción: nota del archivero, reglas o normas

utilizadas, fecha(s) de la(s) descripción(es).

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d) Metadatos mínimos para la descripción de los documentos electrónicos de archivo: Sin perjuicio de lo establecido en el artículo anterior, para la descripción de documentos electrónicos, el respectivo Comité institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo de cada entidad según el caso, debe evaluar y aplicar estándares de descripción (metadatos) compatibles con las normas de descripción archivística adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) y tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 30 del Decreto 2609 de 2012, para describir documentos electrónicos.

Así mismo, establece que para el desarrollo de proyectos de descripción documental es necesario realizar como mínimo las siguientes actividades:

Identificación de la unidad de descripción (fondo, sección, subsección,

serie, subserie o agrupación documental a describir):

Nombre (cuando se trate de fondos o dependencias) o Título. Volumen Fechas Extremas Ubicación topográfica.

Verificación del estado general de organización y conservación documental:

Estado ce organización: (clasificación, ordenación, foliación, sellado,

reseña histórica institucional, nivel de descripción, condiciones de almacenamiento, reproducción en otros soportes).

Estado de conservación: (identificación de los niveles de deterioro: físicos, biológicos o químicos y verificación de procesas de conservación realizados).

Definición del plan de trabajo a seguir sobre la documentación previamente

identificada:

Elaborar el plan de trabajo y adelantar las acciones tendientes a subsanar

los hallazgos, resultado de la verificación del estado de organización y conservación.

Diligenciar la ficha de descripción documental, de acuerdo con el nivel de descripción establecido (fondo, sección, subsección, serie, subserie, unidad documental)

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Validación de la información y generación de instrumentas de descripción, a través de medios tecnológicos

Divulgación de los instrumentos de descripción Acceso a la información.

Las entidades del Estado deben desarrollar procesos de descripción documental mediante la implementación de medios tecnológicos apropiados, interoperables y compatibles que permitan la visualización de los instrumentos de descripción a través de la Red Nacional de Archivos y los sistemas utilizados por el Archivo General de la Nación.

En la adopción de tecnologías de la información y las comunicaciones en la producción, conservación, organización, administración, control, acceso y preservación de los documentos de archivo, se debe garantizar que dichas herramientas tecnológicas sean compatibles e interoperables con el sistema de gestión documental de la misma entidad y los de otras entidades públicas, y cumplir con las normas expedidas por el AGN-

Los sistemas empleados deberán permitir la transferencia de información al Sistema del AGN y los archivos generales territoriales, en concordancia con lo dispuesto en los Decretos 2578 del 2012 y 2609 de 2012.

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3. CONCLUSIONES

Reconocemos que la gestión eficiente de la información es un área crítica para

cualquier organización, tanto en el sector público como en el privado, en las administraciones y en el ámbito empresarial. Con base en lo anterior, se debe implementar la gestión documental en unas prácticas operativas, que se puedan optimizar y llevar más fácilmente a su utilización con el apoyo de soluciones informáticas, las cuales permitirán reducir problemas, aprender a optimizar el uso de los programas de gestión, organizar los asuntos de los diferentes clientes que maneja la Institución y facilitar el desempeño de las actividades propias de cada dependencia o área, entre otras.

Aprendimos que al establecer un sistema de clasificación documental en concordancia con los principios archivísticos dentro de las entidades, nos permitirá lograr la correcta organización de los documentos de archivo, con miras a la recuperación técnica de los documentos.

Pudimos concluir que los documentos reflejan la actividad administrativa de la entidad y se convierten en soportes para las decisiones al interior de la misma y como testimonio material de las actividades que se llevan a cabo.

Los temas consultados nos permitieron entender que como profesionales de la información debemos tener claro los procesos de organización de los documentos pues facilitan el manejo de los mismos, contribuyen a la racionalización de la producción documental y permiten proporcionar a los usuarios un servicio eficaz y eficiente.

Como futuros archivistas, debemos ser conscientes que nuestra principal función debe estar encaminada a fortalecer los esquemas del sistema de gestión documental para mejorar al interior de las entidades los procedimientos de organización, manipulación y publicación de los documentos, con el fin de facilitar su uso y que estén a disposición del público.

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