TALLER GRUPAL

GLORIA ELENA SNCHEZ RUIZ

MARTHA PATRICIA NIO MENDEZ

EDGAR MAURICIO MORENO MORENO

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA

GESTIN DOCUMENTAL II

2015

TALLER GRUPAL

GLORIA ELENA SNCHEZ RUIZ

MARTHA PATRICIA NIO MENDEZ

EDGAR MAURICIO MORENO MORENO

TUTORA

ALBA L. ALCARAZ GALLEGO

PROFESIONAL EN CIENCIAS DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIN, DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA

GESTIN DOCUMENTAL II

2015

TABLA DE CONTENIDO

CONTENIDO

INTRODUCCION ............................................................................................................ 5

1. Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES? ................................................ 6

2. Defina clasificacin, ordenacin Archivstica y Descripcin. ....................................... 6

3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos. ...................... 7

4. Qu se refleja con la Clasificacin? .......................................................................... 7

5. Qu implica la clasificacin? .................................................................................... 8

6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada uno de ellos? ................................................................................................................... 9

7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una organizacin en la Clasificacin? ................................................................................. 10

8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin? ....................................... 10

9. Qu son UNIDADES DOCUMENTALES? .............................................................. 11

10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos ejemplos de cada una............................................................................................. 12

11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos .......................................................... 13

12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o etapas? ......................................................................................................................... 14

13. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la gestin documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite, Organizacin, Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin a largo plazo, y Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, visite una entidad pblica e indague paso a paso cules son las actividades que se realizan en cada uno de ellos e ilstrelos con fotografas. ........................................... 16

14 identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e Histrico). ................ 25

15 Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su produccin..................................................................................................................... 27

16 Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas. ............................................................................................................. 29

17. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en la los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013. .................................................................. 31

Conclusiones................................................................................................................. 34

BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................. 35

INTRODUCCION

El ciclo vital de los documentos se divide en tres fases y en cada una de ellas los documentos tienen un funcin especfica que abarca desde su creacin hasta su destino final, teniendo en cuenta los procesos que integran el Programa de Gestin Documental. Se analizara diferentes conceptos que nos ayudaran a comprender ms fcilmente algunos trminos tales como: agrupaciones documentales, unidades documentales simples y compuestas, identificacin de cada una de las fases de que se componen el ciclo vital de los documentos, adems se har la visita a una unidad publica para indagar sobre cmo se desarrolla el PDG y nos apropiaremos de los aspectos normativos de varios decretos que nos servirn como base para desarrollar el trabajo. En conclusin con el desarrollo de este trabajo podemos enriquecer nuestro lxico el cual nos dar herramientas suficientes para identificar e interactuar ms fcilmente con otras personas que tengan el mismo nivel de conocimiento, adems nos ayudara a formarnos ms profesionalmente como futuros profesionales en CIDBA.

TALLER

1. QU SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

Son el conjunto de documentos que se renen de acuerdo a unos criterios definidos u rdenes de procedencia para as crear las series, subseries documentales de un fondo documental.

2. DEFINA CLASIFICACIN, ORDENACIN ARCHIVSTICA Y DESCRIPCIN.

CLASIFICACION: consiste en establecer las categoras y grupos que reflejan la estructura jerrquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organizacin dentro de la fase del proceso archivstico denominada identificacin.

De esta manera toda entidad pblica debe desarrollar procesos de gestin documental, en el cuadro de clasificacin de documentos representado en los niveles y subniveles:

Fondo Subfondo Seccin Subseccin serie subserie unidad documental compuesta unidad documental simple

ORDENACION ARCHIVISTICA: esta operacin se realiza mediante el proceso de organizacin, estableciendo las secuencias cronolgicas y/o alfabticas. Dentro de las categoras y grupos definidos en la clasificacin, garantizando la adecuacin y control de los documentos.

DESCRIPCION ARCHIVSTICA: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, plasmando en representaciones que permitan la identificacin, localizacin y recuperacin de la informacin para la gestin y la investigacin.

3. ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE ORDENACIN Y ORGANIZACIN DE ARCHIVOS.

Aunque en las definiciones tradicionales el ordenar y clasificar son sinnimos en archivstica hay una diferencia sustancial donde la ordenacin es un proceso donde se establecen secuencias naturales alfabticas y/o cronolgicas dentro de las categoras establecidas en la clasificacin para as producir la organizacin como un proceso en el cual abarca los dos anteriores (ordenacin y clasificacin) para as establecer las caractersticas de un fondo documental.

4. QU SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIN?

La clasificacin refleja la estructura de la entidad, es decir, como esta compuesta y sus dependencias donde se producen los documentos.

Agrupacin documental Estructura de la Entidad Fondo Documental Seccin Documental Subseccin documental

Entidad Dependencias de mayor jerarqua Grupos de Trabajo

5. QU IMPLICA LA CLASIFICACIN?

La clasificacin implica identificar claramente de donde proceden los documentos en la entidad de acuerdo a su estructura orgnica y funciones de cada una de las dependencias a lo largo de la gestin de la misma

Clasificar identifica la procedencia de los documentos de acuerdo a:

La direccin fijas las polticas de la empresa mediante, acuerdos, resoluciones, comunicados

Las dependencias elaboran contrataciones, pagos, licitaciones por medio de licitaciones, contratos, hojas de vida

Estructura

6. EN QU PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIN Y EN QU CONSISTE CADA UNO DE ELLOS?

Se basa en el principio de Procedencia y orden original Principio de Procedencia: Identifica los creadores del documento, es decir que de acuerdo a su organigrama se establece la procedencia de los documentos desde su dependencia de mas alto nivel hasta la mas pequea de las oficinas

Orden Original: Este principio es el orden o secuencia en que son producidos los documentos en una dependencia en cumplimiento de sus funciones y/o tramites que en ella se manejen y siempre respetando la interrelacin que en ellos hay.

PROCEDENCIA

RESPUESTA SOLICITUD HOMOLOGACIN ASIGNATURAS

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

7. QU DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y ESPECFICAS DE UNA ORGANIZACIN EN LA CLASIFICACIN?

Estas funciones permitirn determinar qu tipo de documentacin es la que se produce en cada rea o dependencia de la organizacin y su respectiva tipologa documental; lo que conllevara a identificar el tipo de series y subseries documentales que se generan en cada dependencia y si estas son misionales o transversales.

8. CULES SON LOS PASOS METODOLGICOS DE LA CLASIFICACIN?

1- identificar las agrupaciones documentales: fondo, seccin, subseccin

2- identificar las secciones y subsecciones documentales relacionadas con la documentacin producida por cada una de las dependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo en que estos se subdividen.

3-identifcar cada serie documental con las actividades y funciones desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos expuestos.

9. QU SON UNIDADES DOCUMENTALES?

Es la unin de documentos, que pueda estar constituido por un solo documento (unidad documental simple) o por varios (unidad documental compleja). Y que han sido generados por cualquiera de estas razones: - Por el productor para su uso diario. - Durante el proceso de organizacin archivstica (porque se refiere a un mismo tema, actividad o asunto). Para la identificacin de las unidades documentales debemos tener en cuenta los datos como: Fondo, seccin, subseccion, serie, subseries, titulo de la unidad de conservacin fecha inicial y final, nmero de folios y la signatura topogrfica. NOTA: La identificacin de las unidades documentales se base en el cuadro de clasificacin Documental y los lineamientos internos establecidos por la entidad.

Ejemplo.

10. DEFINA UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA Y DE DOS EJEMPLOS DE CADA UNA.

Unidad Documental Simple: Son series conformadas por tipos documentales simples, donde cada uno es independiente de las otras unidades documentales simples de la misma serie. Estas son suficientes en si mismas en cuanto a contenido, aunque comparten entres si los mismos rasgos estructurales.

Ejemplos

Actas de reunin

Informes

Unidad Documental Compleja: Son series conformadas por tipos documentales complejas comnmente llamadas expedientes. Cada uno de estos diferentes entre s pero que estn relacionados en razn de un trmite determinado.

11. DEFINA TIPOS DOCUMENTALES Y DE 3 EJEMPLOS

Una tipologa documental es el anlisis y estudio de los distintos tipos o clases de documentos generados por una funcin o trabajo determinado por una oficina. Son documentos de la misma naturaleza, tienen el mismo modo de transmitir la informacin y idntica configuracin fsica; es decir, tiene el mismo soporte, formato y forma.

Ejemplos

Tipologa N 1 Tipologa N 2 Tipologa N 3

12. QU ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CULES SON SUS FASES O ETAPAS?

El ciclo vital de los documentos son etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta determinar su eliminacin o su conservacin total de forma permanente.

Las etapas del ciclo vital de los documentos son la etapa activa, semi-activa e inactiva.

FASE ACTIVA

ARCHIVO DE GESTION

VALORES PRIMARIOS

FASE SEMI-ACTIVA FASE INACTIVA

ARCHIVO CENTRAL

VALORES PRIMARIOS

ARCHIVO HISTORICO

VALORES SECUNDARIOS

TRANSFERENCIA SECUNDARIA TRANSFERENCIA PRIMARIA

FASE ACTIVA: Se inicia cuando los documentos son producidos y utilizados en el desarrollo de las funciones administrativas y termina cuando el trmite ha concluido. Los documentos son objeto de consulta por parte del personal interno y usuarios externos de la entidad, a su vez estos documentos son custodiados en el archivo de gestin. FASE SEMI-ACTIVA: Inicia cuando los documentos han terminado su periodo de trmite en el archivo de gestin, el tiempo de permanencia en el archivo central depende de los valores primarios tales como: administrativo, legal, fiscal o contable y del tiempo establecido por las tablas de retencin y valoracin documental. Es esta fase se realiza la valoracin secundaria para determinar si los documentos ameritan su conservacin para la historia. FASE INACTIVA: Empieza cuando los documentos dejan de ser utilizados por la dependencia y adquiere un valor social, por ende cualquier persona puede consultarlo y utilizarlo como fuente de informacin. Es esta fase se reciben las transferencias secundarias que provienen del archivo central cuya informacin posee valores culturales, investigativos y cientficos que ameritan ser custodiados en el archivo histrico permanentemente.

VALORACION: Labor intelectual donde se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital de los documentos.

13. SEGN EL ARTCULO 9 DEL DECRETO 2609 DE 2012 LOS PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL SON: PLANEACIN, PRODUCCIN, GESTIN Y TRMITE, ORGANIZACIN, TRANSFERENCIA, DISPOSICIN DE DOCUMENTOS, PRESERVACIN A LARGO PLAZO, Y VALORACIN. TENIENDO EN CUENTA ESTOS PROCESOS, VISITE UNA ENTIDAD PBLICA E INDAGUE PASO A PASO CULES SON LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN CADA UNO DE ELLOS E ILSTRELOS CON FOTOGRAFAS.

ENTIDAD PBLICA VISITADA:

SECRETARIA DE EDUCACION DE BOGOTA

Las actividades que se realizan en el proceso de la gestin documental de esta entidad son:

PLANEACION

Est compuesta por un grupo de profesionales como:

Abogado Profesional en calidad archivista historiador ingeniero industrial

Hacen la programacin de los procesos valoracin de los documentos y los flujos documentales. La planeacin de la Secretaria de Educacin se encuentra normalizada a travs de los siguientes documentos:

Poltica de gestin documental Programa de gestin documental- PGD y Reglament interno de gestin documental Plan de institucin de archivos- PINAR

Los lineamientos definidos en estos documentos permiten que la entidad desarrolle actividades encaminadas a la planeacin, generacin y valoracin de los documentos de la entidad, en cumplimento con el contexto legal, funcional y tcnico.

PRODUCCION

El proceso de la produccin documental comprende los procesos de origen, creacin, diseos y formatos de documentos, conforme al desarrollo de la misin de la Secretaria de Educacin de Distrito, se encuentra normalizado a travs de los siguientes documentos

Manual de produccin documental Metodologa para la elaboracin de documentos Listado maestro de registros Procedimiento e instructivos actualizados

Estos documentos tienen el propsito de normalizar y unificar los criterios de elaboracin y presentacin de documentos, comunicaciones oficiales y formatos de uso en comn.

OFICINA DEL GRUPO DE ARCHIVO DE LA SED

Existen los documentos que se generan o se producen desde la misma entidad SED.

La produccin de registros de uso comn se debe realizar en los formatos que para tal fin se producen, tales como resoluciones, oficios, circulares, memorando, actas.

VENTANILLA DE ATENCION AL CIUDADANO DE LA SED

En esta rea Las solicitudes o requerimientos ingresan a la SED para su respectivo trmite.

GESTION Y TRMITE

En la SED el proceso de gestin y trmite se desarrolla y normaliza a travs de los siguientes procedimientos:

Gestin de correspondencia de entrada

Los documentos se organizan y ubican segn su trmite, para ser posteriormente entregados a las diferentes dependencias encargadas de gestionarlo

OFICINA DE CORRESPONDENCIA DE LA SED

Personal encargado del outsoursing de la entidad realizando el reparto de la correspondencia al funcionario de la SED para su respectivo tramite.

Gestin y solicitudes del seguimiento del ciudadano Gestin de correspondencia de salida Administracin de archivos de consulta de gestin Administracin de consulta de expedientes y/o reprografa de documentos Solicitud de prstamo de carpetas de expedientes. Digitalizacin de documentos

ORGANIZACIN

La SED cuenta con el instructivo de organizacin y manipulacin de archivos de gestin el cual garantiza que los documentos y expedientes generados en el desarrollo de las funciones de la entidad estn organizados y controlados desde el origen de acuerdo con la entidad de acuerdo con la normatividad archivstica vigente.

El proceso de organizacin define los lineamientos tcnicos para la clasificacin, ordenacin, depuracin, descripcin, almacenamiento y correcta en el nivel de archivo adecuado, teniendo en cuenta la gestin de los activos de informacin que posee la entidad.

Realizando el proceso de seleccin y organizacin de los documentos

FUNCIONARIOS DEL GRUPO DE ARCHIVO DE LA SED

TRANSFERENCIA

Las transferencias primarias de la SED obedecen a un cronograma previamente establecido de manera conjunta entre el grupo de archivo y las reas de la Secretaria de Educacin del Distrito. Este proceso se encuentra normalizado a travs del procedimiento de transferencias primarias.

Este proceso hace referencia a los lineamientos para las actividades encaminadas a transferir los documentos durante las diferentes fases de archivo (Gestin, central e histrico) verificando la correcta aplicacin de las TRD y TVD.

ARCHIVO SECRETARIA DE EDUACACION

FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

DISPOSICION FINAL

La disposicin final de los documentos es el producto del proceso de valoracin el cual determina la conservacin temporal, permanente o la eliminacin de los documentos de acuerdo con lo establecido en las tablas de retencin documental o en las tablas de valoracin documental TRD-TVD. Para este proceso la SED cuenta con los siguientes documentos.

Proceso de eliminacin documental Procedimiento de transferencia secundaria Procedimiento de microfilmacin

PRESERVACION A LARGO PLAZO

Este proceso se realiza a travs del sistema integrado de conservacin por medio del cual busca garantizar la debida conservacin y preservacin a largo plazo de los documentos.

DISPOSICION FINAL:

ELIMINACION

Aqu se muestra la organizacin de los documentos de la SED para su custodia y consulta posterior ante algn requerimiento o peticin.

El sistema integrado de conservacin SIC, aplica para todos los expedientes generados por los funcionarios de la SED, en cumplimiento de sus funciones, en cualquiera de las etapas del ciclo vital de los documentales, independientemente de su soporte, este sistema busca tener en cuenta todos los procesos por los que pasan los documentos de archivo, desde que se crean o reciben, cuando se tramitan o hasta su disposicin final, bien sea que se conserve en el archivo central, se trasfiera al archivo de Bogot o que se eliminen segn las lo establecido por las TRD-TVD.es por esto que los programas estn dirigidos a todos los tipos de soporte: papel, digital, medios magnticos, fotografa, etc.,

El SIC est dirigido a todos los funcionarios y contratistas de la Secretaria de Educacin que elaboren, reciban, tramiten, manipulen y tengan a su cargo documentos del acervo documental que se encuentren en las oficinas del nivel central, local e institucional.

VALORACION

El proceso de valoracin documental se realiza a travs del procedimiento de actualizacin de tablas de retencin documental, el cual permite determinar los valores primarios y secundarios de las series misionales, transversales con caracteres misionales, transversales y comunes de la entidad.

DIGITALIZACION DE LOS DOCUMENTOS

En este proceso se incorpora las polticas operativas relativas a:

La elaboracin actualizacin y aplicacin de tablas de retencin y/o valoracin

La clasificacin documental basada en procesos La revisin peridica de la produccin documental de la entidad y de las

series, subseries y tipos documentales en funcin de la rendicin de cuentas, las responsabilidades y las polticas de la entidad, as como los tiempos de retencin de las TRD

La aplicacin de las tablas de valoracin documental y la disposicin final de los documentos en el fondo documental acumulado

14 IDENTIFIQUE COMO CLASIFICAN LOS ARCHIVOS TENIENDO EN CUENTA EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CULES SON LOS PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL QUE SE DESARROLLAN EN CADA FASE (ARCHIVO DE GESTIN, ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO).

Los archivos se clasifican en: Archivo de trmite o gestin: Es donde reposan los documentos que se producen en cumplimiento de una funcin o trmite de la dependencia van hasta que son utilizados para el mismo, una vez terminado este proceso y baja su frecuencia de consulta es enva a la siguiente etapa. Los procesos en esta etapa son

Produccin Recepcin Distribucin Trmite Organizacin Consulta Conservacin Disposicin final de documentos

Archivo de Concentracin Es la instancia donde se resguarda o deposita el archivo (documentos) donde la consulta es espordica por parte de las unidades o dependencias de la institucin, hasta que pierda sus valores primarios y se realizara una segunda evaluacin para determinar si se guardara en el archivo histrico o ser dado de baja o eliminacin. Se realiza Muestreo Baja documental Transferencia traslado archivo histrico. Archivo Histrico En este reposan los documentos que por lo menos tienen uno de los valores secundarios (evidencial, testimonial o informativo) para su conservacin y/o preservacin. Conservacin total Eliminacin documental Microfilmacin Digitalizacin

15 CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR COMO EJEMPLO UN DOCUMENTO Y EXPLICAR EL PASO A PASO DETALLADO DE STE POR SUS DIFERENTES ETAPAS DESDE SU PRODUCCIN.

PASO A PASO EJEMPLO DOCUMENTO ELABORADO POR GLORIA ELENA

SANCHEZ RUIZ 1. Buscar la plantilla establecida por la entidad. 2. Redacto el oficio. 3. Ingreso al aplicativo de la entidad. 4. Radico el documento diligenciando los siguientes campos como mnimo: datos del remitente, cdigo del asunto, tipo de documento, enviar a, observaciones, nmero de anexos, numero de folios. 5. Una vez ingresados estos datos le doy guardar. 6. Elijo la opcin crear, indexar imagen diligenciando los campos que fueron establecidos previamente para poder generar la carta. 7. Guardo y se genera la carta quedando en formato Doc.x 8. El sistema automticamente le enva al destinatario la carta y le avisa que tiene una comunicacin en la bandeja de entrada. 9. El destinatario que recibe la carta es la persona de darle gestin y tramite al asunto de que es objeto la carta. 10. Una vez le haya dado tramite emite la respuesta. 11. La respuesta se enva por medio electrnico o fsico al destinatario, cuando es en medio fsico se utilizan los canales de distribucin con los que dispone la entidad que puede ser la distribucin interna se refiere cuando las comunicaciones son entregadas en cada una de las dependencias de la entidad personalmente y si son comunicaciones externas estas son entregas por los mensajeros o por correo certificado. 12. La comunicacin es estrega al archivo de gestin para ser objeto de seleccin, clasificacin, ordenacin, descripcin y sea guardado y custodiado en las unidades documentales correspondientes, segn lo establecido por la normatividad archivstica y los lineamientos establecidos por la entidad. 13. La documentacin se custodia en al archivo de gestin hasta que haya cumplido el tiempo de retencin indicado en las tablas de retencin documental. Una vez haya terminado esta fase se procede a preparar la informacin que va a ser transferida, en este caso se debe proceder de la siguiente manera: empezamos con la preparacin fsica que consiste en la limpiar la documentacin, eliminar el material metlico, identificar la documentacin que esta afecta por biodeterioro, revisin, expurgo y foliacin, identificar las unidades de documentacin (rotulacin), contar con las unidades de conservacin necesarias, diligenciar el Formato nico de Inventario Documental (FUID), amarre y embalaje segn sea el caso. 14. Redactar el oficio de entrega de la informacin y se radica. 15. Se entrega al archivo central la Transferencia Primaria. 16. En el archivo central revisan la informacin y devuelven una copia del oficio con firma de recibido y da la ubicacin fsica de donde quedo ubicada la documentacin.

17. El archivo central custodia la informacin el tiempo precausional estimado en las tablas de retencin o valoracin documental, una vez este haya finalizado se hace la valoracin y se determina qu tipo de documentacin pasa al archivo histrico para ser custodiada permanentemente. 18. Al momento de hacer la transferencia secundaria del archivo central al archivo histrico se oficializa por medio de un oficio y es devuelto con firma de recibido por parte del funcionario quien recibe la transferencia. 19. Por ltimo, en el archivo histrico la documentacin es dispuesta para efectos de consulta por parte de los usuarios, claro est garantizando su conservacin y preservacin a travs del tiempo.

PASO A PASO EJEMPLO DOCUMENTO ELABORADO POR EDGAR MAURICIO MORENO MORENO

Se recibe la solicitud de homologacin de asignaturas por parte de la escuela de educacin Mdica.

1) Se redacta un oficio con nmero de consecutivo al profesor(a) coordinadora de la asignatura adjuntado el programa acadmico a homologar.

2) Se recibe respuesta del profesor(a) con su respectiva valoracin sea positiva o negativa para el asunto.

3) Se elabora una nueva comunicacin dirigida al director(a) de la escuela de educacin medica informando la respuesta y con los soportes(respuesta coordinador asignatura, carta remitiendo caso al coordinador asignatura y programa acadmico a evaluar)

4) Es firmada por el director de departamento y es enviada a travs del correo interno de la facultad con su respectiva copia del oficio.

5) Se recibe la copia del documento con si firma (nombre legible) y fechad de recibido en la otra dependencia.

6) Es archivada en su respectiva carpeta de correspondencia enviada escuela de educacin medica respetando el orden de procedencia y orden original

7) La carpeta es guardada en su respectiva caja identificada con el nombre del fondo, la seccin, las series y subseries respectivas, fechas externas, numero de caja y numero de carpetas que en ella hay.

8) La dependencia (departamento de Salud Publica) es la encargada de custodiar el archivo de Gestin de la misma durante las fechas establecidas por la tabla de Retencin que dictamina la Divisin de Gestin Documental de la Universidad.

9) Pasado el tiempo establecido por la TRD y una vez valorado los valores son transferidos al archivo de concentracin de la Facultad.

10) En el archivo de concentracin reposaran y sern custodiados por el personal que all labora resguardndolos y facilitando a los funcionarios que deseen consultarlos.

11) Pasado el tiempo establecido por la TRD y luego de ser valorados los documentos y si no tiene valores secundarios se proceder a darlos de baja o eliminacin la Divisin de Gestin documental de la Universidad

12) Si poseen alguno de los valores secundarios se transferirn al archivo Histrico para su posterior conservacin, digitalizacin y/o microfilmacin segn sea el caso.

PASO A PASO EJEMPLO DOCUMENTO ELABORADO POR MARTHA PATRICIA NIO MENDEZ

informes de ejecucin contractual para generar rdenes de pago de los

contratistas de la Secretaria de Educacin.

1. El contratista hace el informe, en este documento se ingresa cada actividad realizada durante el mes laborado y se diligencia el formato nico de cuentas (FURC)

2. El funcionario de la SED se encarga de verificar cada informe para posteriormente enviarlo con visto bueno a la Direccin de Servicios Administrativos de la SED, para que all se firmen los documentos por el director.

3. Estos documentos se radican a la oficina de tesorera de la SED, esta dependencia enva una copia del formato nico de cuentas (FURC) a la Secretaria de Hacienda para que haga el desembolso a cada cuenta bancaria de los contratistas de la SED

4. Luego estos documentos van a nutrir el expediente del contratista

5. Una vez termina el vnculo contractual con la persona, esta documentacin cumple un tiempo de retencin en la dependencia para ser posteriormente enviada al archivo central donde cumple su disposicin final.

16 IDENTIFIQUE LOS VALORES QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS EN CADA UNA DE ESTAS FASES O ETAPAS.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVODE GESTIN

ARCHIVOCENTRAL

ARCHIVOHISTRICOO

VALORESPRIMARIOS

VALORESSECUNDARIOS

AdministrativoLegalFiscalContableTcnico

CulturalHistricoCientfico

Valor primario: es la cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben, hasta que cumple sus fines administrativos, fiscales, contables y legales.

Valor administrativo: es la cualidad que para la administracin posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.

Valor legal: es el valor del cual provienen derechos y obligaciones legales, valor permanente o secundario: es la cualidad atribuida a aquellos documentos que por su importancia histrica, cultural y cientfica deben ser conservados en un archivo.

Valor fiscal: es la utilidad o aptitud que tienes los documentos para el tesoro o hacienda pblica.

Valor contable: es la aptitud o cualidad que soportan el conjunto de cuentas y registros de los movimientos econmicos de la entidad pblica o privada, ya sean egresos o ingresos.

Valor tcnico: es el carcter de los documentos producidos y recibidos por una institucin en virtud de su aspecto misional.

VALOR SECUNDARIO

Valor cultural: es la cualidad del documento que por su evidencia muestra hechos, vivencias, tradiciones, hbitos, modos de vida o desarrollos sociales, econmicos, polticos, religiosos y tiles para el conocimiento de la identidad.

Valor histrico: es la cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservasen permanentemente ya que son fuentes de informacin primaria, son de gran utilidad para reconstruir la memoria de una comunidad.

Valor cientfico: es la cualidad de los documentos que registran informacin relacionada con la creacin de conocimiento en cualquier rea del saber.

17. DESTAQUE LOS ASPECTOS MS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA EN LA LOS ACUERDOS 03, 04, 05 DE MARZO 15 DE 2013.

ACUERDO 003 DEL 15 DE MARZO DE 2013

Artculo 1. El comit evaluador de documentos del Archivo General de la Nacin es la instancia responsable de decidir sobre la valoracin y disposicin final de los documentos de archivo con miras a proteger el patrimonio documental del pas y propender por su conservacin permanente.

ACUERDO 004 DEL 15 DE MARZO DE 2013

ARTCULO 1. mbito De Aplicacin: Las entidades del Estado del orden nacional. departamental, distrital y municipal, y las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, debern elaborar, evaluar, aprobar, implementar y actualizar sus tablas de retencin documental y sus tablas de valoracin documental de conformidad con lo establecido en el presente acuerdo y dems normas que expida el Archivo General de la Nacin. PARGRAFO 1. En virtud de la autonoma constitucional y legal de la Rama Judicial, los procedimientos aqu indicados podrn ser utilizados para la adopcin de las polticas archivsticas judiciales. PARGRAFO 2. El Archivo General de la Nacin definir procedimientos especiales en concordancia con lo establecido en el presente acuerdo para las notaras, personeras, curaduras urbanas, grupos tnicos y dems entes pblicos que no cuenten con una estructura organizacional definida ARTCULO 6. Criterios Para La Elaboracin: En el proceso de elaboracin de las tablas de retencin documental y tablas de valoracin documental se debern tener en cuenta los siguientes criterios:

a) Idoneidad. Las tablas de retencin documental y tablas de valoracin documental deben ser elaboradas por un equipo interdisciplinario idneo y altamente calificado; b) Anlisis contextual. El proceso de evaluacin de documentos debe considerar las normas legales que le aplican a los documentos en cada sector (contexto legal) y el contexto institucional e histrico, que permita establecer su relevancia para la sociedad, tanto en el momento actual como en el futuro; c) Trazabilidad y control. Las entidades de que trata el artculo primero del presente acuerdo, debern conservar de manera permanente todos los soportes e informacin que sirvieron de base para la elaboracin de las tablas de retencin documental y las tablas de valoracin documental. ARTCULO 16. Inspeccin Y Vigilancia: El Archivo General de la Nacin, cuando as lo considere, podr revisar las TRD o TVD en cualquier momento, an despus de aprobadas por el Comit Interno de Archivo y convalidadas por el Consejo Departamental o Distrital de Archivos, cuando a su juicio existan errores que puedan afectar el patrimonio documental del pas, solicitar ajustes a las mismas y asimismo, realizar inspeccin sobre su plan de implementacin. ARTCULO 18. Uso De Tecnologas De Informacin: Las entidades pblicas debern implementar mecanismos tecnolgicos que permitan la automatizacin de la elaboracin, consulta y actualizacin de sus tablas de retencin documental, de forma que se facilite su interoperabilidad con el Registro nico de Series Documentales y otros sistemas de informacin de cada entidad. PARGRAFO. El Archivo General de la Nacin determinar la estructura que debern reunir los sistemas automatizados de que trata el presente artculo.

ACUERDO 005 DEL 15 DE MARZO DE 2013

Artculo 6. Clasificacin documental en los archivos de gestin. Las diferentes dependencias de la entidad, con fundamento en el Cuadro de Clasificacin Documental y la Tabla de Retencin Documental (TRD), deben velar por la clasificacin de los documentos que conforman los archivos de gestin, mediante la identificacin de los tipos documentales producidos en desarrollo de la gestin administrativa, la agrupacin de los mismos en expedientes, subseries y series, atendiendo a los principios de procedencia, orden original y dems requisitos exigidos en la normatividad que sobre esta materia expida el Archivo General de la Nacin.

Artculo 9. Ordenacin documental. Las entidades pblicas deben desarrollar procesos de ordenacin documental, garantizando la adecuada disposicin y control de los documentos en cada una de las fases de archivo, permitiendo su

disponibilidad durante el tiempo de permanencia establecido en las Tablas de Retencin Documental y Tablas de Valoracin Documental.

Artculo 15. Descripcin documental de actos administrativos, contratos, y otras series documentales y expedientes compuestos. Las diferentes entidades del Estado deben desarrollar procesos de descripcin para la consulta en lnea de sus actos administrativos, contratos, licencias y dems tipos de expedientes siempre que dichos documentos no tengan carcter reservado conforme a la Constitucin o a la ley.

Artculo 19. Pasos para el desarrollo de un proyecto de descripcin documental. Para el desarrollo de proyectos de descripcin documental es necesario realizar como mnimo las siguientes actividades:

a) Identificacin de la unidad de descripcin (fondo, seccin, subseccin, serie, subserie o agrupacin documental a describir): Nombre (cuando se trate de fondos o dependencias) o Ttulo, volumen, fechas Extremas, ubicacin topogrfica.

b) Verificacin del estado general de organizacin y conservacin documental: Estado ce organizacin: (clasificacin, ordenacin, foliacin, sellado, resea histrica institucional, nivel de descripcin, condiciones de al macenamiento, reproduccin en otros soportes), estado de conservacin: (identificacin de los niveles de deterioro: fsicos, biolgicos o qumicos y verificacin de procesas de conservacin realizados).

c) Definicin del plan de trabajo a seguir sobre la documentacin previamente identificada: Elaborar el plan de trabajo y adelantar las acciones tendientes a subsanar los hallazgos, resultado de la verificacin del estado de organizacin y conservacin, diligenciar la ficha de descripcin documental, de acuerdo con el nivel de descripcin establecido (fondo, seccin, subseccin, serie, subserie, unidad documental), validacin de la informacin y generacin de instrumentas de descripcin, a travs de medios tecnolgicos, divulgacin de los instrumentos de descripcin. Acceso a la informacin.

CONCLUSIONES

En las definiciones clsicas de muchos trminos unos conceptos son sinnimos de otros como el de ordenar, organizar y clasificar, pero en archivstica no lo son ya que cada uno cumple una funcin diferente o complementa desde un rea especifica.

El clasificar implica conocer a cabalidad la estructura orgnica de la institucin junto a sus funciones para as identificar que tipo de documentos se producen en cumplimiento de sus funciones y as poder clasificarlos adecuadamente.

Que el estudio de la unidad nos posibilito aumentar nuestro conocimiento con respecto al desarrollo de la Gestin Documental.

BIBLIOGRAFIA

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CONTENIDOINTRODUCCION1. QU SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES? 2. DEFINA CLASIFICACIN, ORDENACIN ARCHIVSTICA Y DESCRIPCIN. 3. ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE ORDENACIN Y ORGANIZACIN DE ARCHIVOS.4. QU SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIN? 5. QU IMPLICA LA CLASIFICACIN? 6. EN QU PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIN Y EN QU CONSISTE CADA UNO DE ELLOS? 7. QU DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y ESPECFICAS DE UNA ORGANIZACIN EN LA CLASIFICACIN?8. CULES SON LOS PASOS METODOLGICOS DE LA CLASIFICACIN? 9. QU SON UNIDADES DOCUMENTALES? 10. DEFINA UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA Y DE DOS EJEMPLOS DE CADA UNA.11. DEFINA TIPOS DOCUMENTALES Y DE 3 EJEMPLOS12. QU ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CULES SON SUS FASES O ETAPAS?13. SEGN EL ARTCULO 9 DEL DECRETO 2609 DE 2012LOSPROCESOS DE LAGESTIN DOCUMENTALSON:PLANEACIN, PRODUCCIN, GESTIN Y TRMITE, ORGANIZACIN, TRANSFERENCIA, DISPOSICIN DE DOCUMENTOS, PRESERVACIN A LARGO PLAZO, Y VALORACIN.TENIENDO EN CUENTA ESTOS PROCESOS, VISITE UNA ENTIDAD PBLICA E INDAGUE PASO A PASO CULES SON LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN CADA UNO DE ELLOS E ILSTRELOS CON FOTOGRAFAS. 14 IDENTIFIQUE COMO CLASIFICAN LOS ARCHIVOS TENIENDO EN CUENTA EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CULES SON LOS PROCESOS DE LAGESTIN DOCUMENTALQUE SE DESARROLLAN EN CADA FASE (ARCHIVO DE GESTIN, ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO). 15 CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR COMO EJEMPLO UN DOCUMENTO Y EXPLICAR EL PASO A PASO DETALLADO DE STE POR SUS DIFERENTES ETAPAS DESDE SU PRODUCCIN. 16 IDENTIFIQUE LOS VALORES QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS EN CADA UNA DE ESTAS FASES O ETAPAS. 17. DESTAQUE LOS ASPECTOS MS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA EN LA LOS ACUERDOS 03, 04, 05 DE MARZO 15 DE 2013.CONCLUSIONESBIBLIOGRAFIA