estudios tecnicos
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En los últimos años hemos asistido a un notable
aumento de los requisitos legales y normativos,
(Nuevo Código Técnico de la Edificación...), que
unidos a otros como la globalización, aumento de
las exigencias del mercado, aumento de la
competencia... establecen un escenario cada vez
más complejo para los Estudios Técnico
Como consecuencia inmediata, estos deben
ajustar sus Sistemas de Gestión y dotarlos de los
medios tecnológicos y organizativos suficientes
para hacer frente de forma segura y eficaz a esta
nueva realidad, asegurando los valores de
calidad y eficiencia necesarios para conseguir la
máxima satisfacción de sus clientes
Conseguir la implementación de un SISTEMA DE
GESTIÓN EFICIENTE (SGE) es la única opción
válida para cualquier Estudio Técnico que
pretenda permanecer en este mercado cada
vez más exigente y competitivo.
Sistema de Gestión Eficiente en Oficinas Técnicas
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Sistema de Gestión Eficiente
en Oficinas Técnicas
La Ley de Ordenación de la Edificación
(L.O.E.), la Directiva 89/106/CE sobre
Productos de la Construcción, el nuevo Código
Técnico de la Edificación (C.T.E.), la Ley de
Prevención de Riesgos Laborales o la Ley
7/1994 de Protección Ambiental… junto con
un aumento de las exigencias de los mercados
(usuarios finales cada vez más formados e
informados), describen una realidad cada vez
más exigente para los Estudios Técnicos y
otros agentes en este sector.
Todos aquellos recursos físicos y humanos, del
conocimiento, operativos, organizativos,
tangibles e intangibles, puestos en juego por
la Dirección de la Empresa con el fin de
desarrollar su actividad en el mercado.
Aquel Sistema de Gestión que ha sido
diseñado e implementado bajo un enfoque de
máxima eficiencia, (esto es, máxima
satisfacción del cliente con el menor consumo
en recursos) y además tiene capacidad de
mejorar de forma continua en el tiempo.
Disponer de un SGE es sinónimo de hacer las
cosas bien y a la primera.
Este documento presenta de forma resumida
la metodología establecida por ascêndia
reingeniería + consultoría para diseñar,
implementar y mantener un SGE en Estudios
Técnicos, obteniendo así los beneficios que de
ello se derivan.
A continuación presentamos los seis principios
en los que se basa un SISTEMA DE GESTIÓN
EFICIENTE.
1-IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE REAL
Debe asegurar, como punto de partida, la
satisfacción del cliente. Esto no es posible si
antes no lo tenemos correctamente
identificado.
En el caso de un Estudio Técnico, el concepto
de cliente real no coincide con el de cliente
contable.
Debemos asociar este término al usuario
final. Asegurar la satisfacción de éste, implica
la satisfacción de cualquier otro cliente
intermedio incluido en la cadena de valor
añadido.
2-ENFOQUE AL CLIENTE
Una vez identificado el cliente real de nuestra
actividad, un SGE debe asegurar el máximo
valor añadido para cada tarea realizada en la
empresa.
El enfoque es el de maximizar este valor y
ello pasa por eliminar o disminuir cualquier
actividad que no implique valor añadido al
¿QUÉ ENTENDEMOS POR UN SISTEMA DE GESTIÓN?
SITUACIÓN ACTUAL DEL SECTOR DE LA CONSTRUCCIÓN
¿QUÉ ENTENDEMOS POR UN SISTEMA DE GESTIÓN EFICIENTE (SGE)?
PRINCIPIOS BASICOS DE UN SGE
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Sistema de Gestión Eficiente en Oficinas Técnicas
cliente. Únicamente así podremos maximizar
la satisfacción del mismo.
3 -LIDERAZGO
Obtener un SGE demanda entre otras cosas un
cambio que puede llegar a afectar incluso a
la filosofía, misión y los valores de la propia
empresa.
Es imprescindible que exista el liderazgo
suficiente para conseguir este fin, lo cual es
imposible sin un compromiso férreo y
constante por parte de la Dirección.
4-MÁXIMA SIMPLICIDAD
Disponer de un SGE no debe ser sinónimo de
burocracia ó papeleo, sino todo lo contrario.
Debe mantener la flexibilidad requerida para
acometer los proyectos y trabajos
comprometidos con los clientes. El Sistema
diseñado debe ser simple, además de
eficiente.
5-GENERACIÓN DE DATOS REALES Y ÚTILES
Un SGE No debe lograr sólo la obtención de un
Sistema de Trabajo eficiente, sino que
además debe generar datos reales (que
reflejen la situación de los procesos
desarrollados) y útiles (que permitan a la
Dirección de la empresa y resto de personal
tomar decisiones seguras), que permitan
mejorar el Sistema de Gestión de forma
continua.
6-MÁXIMO APROVECHAMIENTO
TECNOLÓGICO
Hoy en día, conseguir un SGE está asociado al
uso de las nuevas tecnologías.
El SGE debe solucionar los problemas relativos
a la gestión y organización de nuestra
empresa, estos son comunes a multitud de
empresas como la nuestra, sería un error
acometer este proyecto sin tener en cuenta
las posibilidades derivadas del desarrollo
tecnológico y la innovación.
F1: DIAGNÓSTICO INICIAL, ANÁLISIS DE
LA SITUACIÓN
Como parte previa al desarrollo de un SGE es
necesario conocer en profundidad el actual
Sistema de Gestión de la empresa, los
recursos físicos y humanos de los que dispone,
su conocimiento, su misión y actividades
principales, sus valores de empresa y sobre
todo su problemática actual y su plan de
Desarrollo Estratégico. Este Diagnóstico nos
permite conocer los puntos débiles y fuertes
del Estudio y por tanto disminuir y reforzarlos
respectivamente durante la implantación del
SGE.
F2: ELABORACIÓN DE PROPUESTA DE
SERVICIO
A partir del Diagnóstico previo, se definen el
objetivo y alcance del trabajo a desarrollar
METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE UN SGE
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Sistema de Gestión Eficiente
en Oficinas Técnicas
y se dota de contenido la propuesta de
Servicios. Esta incluirá además, un
cronograma con fechas intermedias de
cumplimiento y revisiones parciales, además
de presupuesto detallado, formas de pago,
compromiso de confidencialidad y otros
garantes de compromiso y capacidad. Ésta es
presentada posteriormente al cliente para su
revisión y aceptación definitiva.
F3: PLANIFICACIÓN DE MEDIOS
Una vez aceptada la propuesta se realiza una
planificación de medios necesarios para el
correcto desarrollo de la propuesta,
incluyendo tanto medios propios como los
necesarios en la estructura organizativa del
cliente.
F4: RACIONALIZACIÓN DE LA
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Al igual que en el proceso de rehabilitación
de un edificio es imprescindible revisar la
estructura del edificio como paso previo a
cualquier otro trabajo de mejora, en el
proceso de desarrollo de un SGE es
imprescindible revisar la estructura
organizativa del Estudio incluyendo la
definición de roles y puestos de trabajo,
asignación de responsabilidades y los procesos
de comunicación y reporte. Cualquier trabajo
desarrollado sobre el Sistema sin tener en
cuenta estos aspectos, comprometerá la
consecución de los objetivos marcados.
F5: RACIONALIZACIÓN DEL SISTEMA
OPERATIVO
Una vez consolidada la estructura del SGE es
imprescindible identificar y revisar los
procesos operativos del Estudio,
segmentando los mismos en cuatro niveles
bien diferenciados: Nivel Estratégico, Nivel
Operativo, Nivel de Apoyo y Nivel de Mejora.
La organización y sincronía entre estos niveles
es imprescindible para el desarrollo de un SGE
consolidado y con capacidad de crecimiento
futuro. Hay que tener en cuenta que el
Sistema Operativo debe soportar los aspectos
de: calidad, económico y riesgos. Además los
procesos diseñados deben estar enfocados a
la herramienta (software) que posteriormente
va a soportar el Sistema Operativo de la
empresa.
F6: PARAMETRIZACIÓN DE LA
HERRAMIENTA
En este punto el SGE está totalmente
diseñado en soporte papel y ha sido revisado
por la Dirección de la empresa. Es el
momento de trasladar el mismo a la
herramienta seleccionada, haciendo posible
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que el SGE soporte de forma real los procesos
de la empresa y asegure la satisfacción del
cliente. Esta fase es de enorme importancia
sobre todo para eliminar la posibilidad de que
el usuario del Sistema no realiza su actividad
respetando los criterios y preceptos
incorporados en la fase de diseño.
Únicamente así podemos asegurar que el
Sistema es seguro y regular en su
cumplimiento, sin permitir "atajos" que
comprometen la eficacia de otras actividades
y trabajos desarrollados posteriormente.
Desde ascêndia reingeniería + consultoría
recomendamos el uso de la herramienta
Gestproject® 2008, desarrollada por Novonet
y de la que ya tenemos positivas experiencias
en su implantación en oficinas técnicas.
F7: IMPLEMENTACIÓN REAL Y EFECTIVA
DEL SGE
Gracias al trabajo desarrollado hasta el
momento y a la selección de una herramienta
segura y sencilla en su manejo, la
implementación del SGE es rápida y permite
prácticamente desde el primer momento
sacarle el máximo rendimiento y la inversión
realizada.
Durante esta fase formación se mantienen
reuniones de formación con prácticamente la
totalidad del equipo.
F8: AUDITORÍA INTERNA DEL SISTEMA
Antes de dar por completado el Proyecto, se
realiza una Auditoría Interna al SGE
implementado. El objeto de la misma es
comprobar el grado de implementación real y
efectiva, así como evaluar que los objetivos
marcados al comienzo del proyecto han sido
alcanzados. Como resultado de misma, se
elabora el informe de Auditoría que permite
conocer de forma concreta los puntos débiles
del SGE y establecer las correspondientes
acciones de mejora, las cuales serán
reimplementadas sobre el Sistema hasta su
consolidación definitiva.
F9: AUDITORIA DE CERTIFICACIÓN
En aquellos casos en que el cliente haya
aceptado como parte del servicio propuesto la
obtención de una marca de Calidad asociada a
la norma UNE-EN ISO 9001:2008, se
acompañará al mismo frente al Organismo
Certificador, durante la Auditoría de
Certificación. Posteriormente se apoyará a la
empresa en la elaboración de correspondiente
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en Oficinas Técnicas
informe que una vez revisado por el citado
organismo, le permitirá obtener la Marca de
Calidad Certificada.
MANTENIMIENTO Y SEGUIMIENTO AL SGE
Es necesario realizar un seguimiento posterior
al SGE implementado, que asegure que éste
genera los datos necesarios y previstos, y que
éstos son utilizados para la mejora continua
del Sistema. Así mismo es imprescindible
mantener cierto nivel de seguimiento,
detectando desviaciones que serán corregidas
en tiempo real y sometiendo al Sistema a
auditorias periódicas que permitan asegurar
los niveles de conformidad exigidos.
Cada vez más, la implantación y certificación
de un Sistema de Gestión de la Calidad (ISO
9001) y/o del Medioambiente (ISO 14001), es
un garante de una gestión adecuada para los
clientes. Además, otorga una ventaja
competitiva a la hora de optar a concursos y
licitaciones públicas.
La implantación de un SGE tiene mucho en
común con los sistemas nombrados, por lo que
desde ascêndia reingeniería + consultoría
recomendamos que bien a la vez o de forma
secuenciada, se desarrollen ambos proyectos,
lo cual garantiza la eficiencia y la satisfacción
de nuestros clientes.
En ascêndia reingeniería + consultoría somos
expertos en el desarrollo de proyectos de
consultoría de gestión y organización en
Estudios de Ingeniería y Arquitectura, gracias
a la experiencia alcanzada.
ascêndia reingeniería + consultoría colabora con
Socios de la Asociación Española para la Calidad AEC
www.aec.es
www.ascendiarc.com - [email protected] Avda. Padre García Tejero, 6, Torre B, Local. 41012 – Sevilla
T. 954 298 201 - 902 111 024 F. 954 629 674
COMPATIBILIDAD CON SISTEMAS DE GESTIÓN CERTIFICADOS