estudio previo nuevo

Gobernación de AraucaSecretaría de Planeación Departamental

CONTENIDO

1. LA DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

2. EL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES.

3. LA MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN, INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS.

4. EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO.

5. LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN DE LA OFERTA MAS FAVORABLE

6. EL ANÁLISIS DE RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO.

7. LAS GARANTÍAS QUE LA ENTIDAD ESTATAL CONTEMPLA EXIGIR EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

8. LA INDICACIÓN DE SI EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADO POR UN ACUERDO COMERCIAL.

“ES HORA DE RESULTADOS”Calle 20 Carrera 21 Esquina, 1er Piso - Tel. 885 24 02 Ext. 140

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Arauca, 18 marzo de 2014

DoctorJOSÉ FACUNDO CASTILLO CISNEROSGobernador del Departamento de AraucaCiudad

Ref.: Estudio Previo para la INTERVENTORIA TÉCNICA, ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, APOYO A LA GESTIÓN DE OFERTA A LAS FAMILIAS DE LA ESTRATEGIA UNIDOS EN EL DEPARTAMENTO DE ARAUCA

ESTUDIO PREVIO

Esta dependencia se permite presentar a usted el ESTUDIO PREVIO, de conformidad con lo establecido en los numerales 7 y 12 de la Ley 80 de 1993, y el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, para adelantar el proceso de concurso de méritos para la celebración de contrato de Consultoría, que tiene por objetivo: INTERVENTORIA TÉCNICA, ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA,APOYO A LA GESTIÓN DE OFERTA A LAS FAMILIAS DE LA ESTRATEGIA UNIDOS EN EL DEPARTAMENTO DE ARAUCA

1. LA DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

ORIGEN DEL PROYECTO

La Gobernación de Arauca presentó el PROYECTO “APOYO A LA GESTIÓN DE OFERTA A LAS FAMILIAS DE LA ESTRATEGIA UNIDOS EN EL DEPARTAMENTO DE ARAUCA ante el OCAD Por valor de $ 3.717.663.560, el cual incluye el monto de la Interventoría Técnica, Administrativa y Financiera por valor de $ 142.987.060,00. Dicho proyecto fue viabilizado, priorizado y aprobado por el Órgano Colegiado de Administración y Decisión de Departamento de Arauca del SGR Asignaciones Directas, mediante Acta número 04 de 2013 y autorizado mediante Acuerdo 04 de 2013 del mismo órgano colegiado y adicionado al presupuesto del Departamento de Arauca mediante Decreto número 296 de 2013.

En ese sentido ha adelantado los estudios previos y demás trámites pertinentes para realizar la selección de un oferente y realizar el contrato de Compra Venta cuyo objeto es el APOYO A LA GESTIÓN DE OFERTA A LAS FAMILIAS DE LA ESTRATEGIA UNIDOS EN EL DEPARTAMENTO DE ARAUCA.





En vista del monto de este contrato principal, el cual ascenderá a $3.574.676.500,00 para lo cual se adelantara el proceso de contratación mediante Subasta Inversa, a las distancias en la zona rural, donde se entregaran la mayoría de bienes y servicios y a un componente de instalación de filtros especializados, se hace necesario contratar la Interventoría Externa Técnica, Administrativa y Financiera, que garantice el debido control de los recursos de regalías aprobados por el órgano Colegiado Departamental, quien aprobó la realización de dicha Interventoría.

La Secretaría de Planeación Departamental, no cuenta con Profesionales y Técnicos inspectores de campo, con la disponibilidad de tiempo, ni transporte que sirva para la ejecución de las labores requeridas en la Interventoría.

Es así como, por mandato legal le corresponde a toda Entidad Estatal, vigilar, inspeccionar y hacer seguimiento a todo contrato estatal que celebre; función que debe cumplir una administración o en su efecto por intermedio de la contratación de un particular, al cual se le encarguen tales funciones, en representación de la entidad, bien porque la ley así se lo exija o bien por decisión de la entidad.

Así las cosas la Administración Departamental dentro del Presupuesto de Rentas e Ingresos y Gastos del Departamento de Arauca para la vigencia 2013, ha establecido el rubro 15 02 02 10365481 y se cuenta con la disponibilidad presupuestal No. 3.044 del 15 de octubre del 2013 PROYECTO “APOYO A LA GESTIÓN DE OFERTA A LAS FAMILIAS DE LA ESTRATEGIA UNIDOS EN EL DEPARTAMENTO DE ARAUCAVALOR: $ 3.717.663.560. Incluido el monto de la interventoría. Dicho proyecto fue viabilizado, priorizado y aprobado por el Órgano Colegiado de Administración y Decisión de Departamento de Arauca del SGR Asignaciones Directas, mediante Acta número 04 de 2013 y autorizado mediante Acuerdo 04 de 2013 del mismo órgano colegiado y adicionado al presupuesto del departamento de Arauca mediante Decreto número 296 de 2013.

El valor aprobado es el siguiente:

VALOR DEL PROYECTO COMPONENTES DE SERVICIO Y/O PRODUCTOS 3.574.676.500,00

INTERVENTORIA TÉCNICA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 142.987.060,00

VALOR TOTAL DEL PROYECTO 3.717.663.560.

2. EL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES.

2.1 DESCRIPCIÓN DEL OBJETO:“ES HORA DE RESULTADOS”

Calle 20 Carrera 21 Esquina, 1er Piso - Tel. 885 24 02 Ext. 140 Arauca– Arauca (Colombia). e-mail: [email protected].

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INTERVENTORIA TÉCNICA, ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, APOYO A LA GESTIÓN DE OFERTA A LAS FAMILIAS DE LA ESTRATEGIA UNIDOS EN EL DEPARTAMENTO DE ARAUCA

2.2 ESPECIFICACIONES ESENCIALES DEL OBJETO:

La Interventoría implica una posición imparcial, por lo tanto, en la interpretación del contrato y en la toma de decisiones, debe ser consecuente en sus objetivos principales destinados a:

a) Controlar: Este objetivo es el más importante y se logra por medio de una labor de inspección, asesoría, supervisión comprobación y evaluación, labor planeada y ejecutada de manera permanente sobre todas las etapas del desarrollo del contrato, con el fin de establecer si la ejecución se ajusta a lo pactado.

b) Solicitar: Esta facultad se materializa cuando el interventor pide al Contratista, oportunamente, que subsane de manera inmediata incorrecciones que no afecten la validez del contrato a la ejecución del mismo.

c) Exigir: En la medida que la interventoría encuentre que en el desarrollo de la relación contractual no se está cumpliendo estrictamente con las cláusulas pactadas, adquiere la obligación, no la facultad, de exigir a la parte morosa la exacta satisfacción de lo prometido, utilizando como herramienta el contenido del acuerdo de voluntades y las garantías ofrecidas para garantizar el cumplimiento.

d) Colaborar: La interventoría y el Contratista (Constructor / Consultor / Proveedor) conforman un grupo de trabajo de profesionales idóneos en cuya labor de conjunto se presentan dificultades que se resuelven con razones de orden técnico y lógico. El interventor en consecuencia desarrollará mejor su función integrándose a dicho equipo, sin que ello signifique renuncia al ejercicio de sus atribuciones y responsabilidades específicas, o pérdida de su autonomía e independencia frente al Contratista.

e) Absolver: En cuanto a este objetivo, la interventoría, en virtud del principio de inmediación, actúa como instrumento de consulta, encargado de resolver las dudas que resulten.

2.2.1 COMPONENTES Y ACTIVIDADES

CONCEPTO





COSTOS DIRECTOS DE PERSONALPERSONAL REQUERIDOProfesional Coordinador (Ingeniero Civil)Técnico inspector (Técnico Administrativo y/o Técnico en Obras Civiles).OTROS COSTOSALQUILER DE VEHÍCULO (2000-2400cc)EDICIÓN DE INFORMES, REPRODUCCIÓN DOCUMENTOS (FOTOCOPIAS, IMPRESIONES, FOTOGRAFÍAS)

2.2.2 ESPECIFICACIONES DE LOS COMPONENTES DEL OBJETO A CONTRATAR

CONCEPTOSUELDO Y/O

JORNAL MENSUAL

CANTIDAD

PRIMA REGIONA

L MENSUA

L

DEDICACIÓN (MES)

COSTOS DIRECTOS DE PERSONALPERSONAL REQUERIDOProfesional Coordinador de la Interventoría (Ingeniero Civil) 1 40%Técnico Inspector (Un Técnico Administrativo y Dos Técnicos en Obras Civiles). 3 20%FACTOR MULTIPLICADOR2,4OTROS COSTOSALQUILER DE VEHÍCULO (2000-2400cc) 1 100%EDICIÓN DE INFORMES, REPRODUCCIÓN DOCUMENTOS (FOTOCOPIAS, IMPRESIONES, FOTOGRAFÍAS) 1 100%

De acuerdo a lo anterior se realizara interventoría al proyecto es “APOYO A LA GESTION DE OFERTA A LAS FAMILIAS DE LA ESTRATEGIA UNIDOS EN EL DEPARTAMENTO DE ARAUCA” el cual se describe a continuación:

DESCRIPCIÓN DEL OBJETO DEL PROYECTO PRINCIPAL AL QUE SE APLICARA LA INTERVENTORIA:





Proveer implementos y materiales para que 1.371 familias, de la Red- Unidos alcancen la consecución del logro básico 20. Rehabilitación y ayudas técnicas de discapacitados, Logro básico 24. Agua potable y Logro Básico 30. Implementos para dormir y alimentarse que permitan avanzar en la búsqueda de superar el umbral de Pobreza Extrema en el Departamento de Arauca.

ALCANCE DEL PROYECTO PRINCIPAL AL QUE SE APLICARA LA INTERVENTORIA:

El alcance, es superar 03 logros básicos de las dimensiones de Salud y Habitabilidad de 1.371familias de la Red- Unidos, con el fin que las familias puedan ser promovidas en logros y de igual manera puedan acceder a una mejor calidad de Vida.

Esta estrategia liderada por la Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema ANSPE, a través de la estrategia de la Red Unidos busca articular a la Gobernación de Arauca en su competencia de corresponsabilidad y que hace parte de la Red Unidos a proveer la consecución de los logros básicos 20, 24 y 30 con el fin de buscar la superación de la pobreza extrema de las familias que hacen parte de la Estrategia.

A) METAS

PROGRAMA: EQUIDAD SOCIAL. SUBPROGRAMA: POBREZA EXTREMA

META DE RESULTADO PLAN DE DESARROLLO Indicador CantidadLograr que el 30%(4.432) de las familias identificadas a través de la estrategia UNIDOS superen su situación de pobreza extrema

% de familias beneficiadas 1.371

META DE PRODUCTO PLAN DE DESARROLLOApoyar la consecución del cálculo de logros establecidos en la estrategia Unidos Logros básicos 3

Por consiguiente es necesario realizar la interventoría a los siguientes componentes del contrato principal:

No. DESCRIPCION CANTIDAD

1.DOTACION PARA LA CONSECUCION DEL LOGRO 20.

AYUDAS TECNICAS1.1. MULETAS LIVIANA PARA NIÑO 21.2. MULETAS LIVIANA PARA ADULTO 41.3 SILLA DE RUEDAS PEDIATRICA 5

1.4. SILLA DE RUEDA ADULTO 8





1.5. Colchones Antiescaras Sencillo 81.6. Colchones Antiescaras Doble 31.7. CAMINADOR NIÑO 31.8 CAMINADOR ADULTO 10

2 DOTACION PARA LA CONSECUCION DEL LOGRO 30. IMPLEMENTOS PARA DORMIR

2.1. CAMA METALICA DOBLE 3502.2. CAMA METALICA SENCILLA 3502.3. Camarote SENCILLO 4502.4. COLCHON CAMAROTE 9002.5. COLCHON CAMA SENCILLA 3502.6. COLCHON CAMA DOBLE 3502.7. JUEGO DE SABANAS DOBLE 3502.8. JUEGO DE SABANAS SENCILLO 1.3502.9. ALMOHADA 1.400

2.10. COBIJA 1.2002.11. TOLDILLO ANTIALERGICO DOBLE 3502.12. TOLDILLO ANTIALERGICO SENCILLOS 3502.13 VENTILADOR MULTIFUNCIONAL 1.300

3. DOTACION PARA LA CONSECUCION DEL LOGRO 30.

IMPLEMENTOS PARA ALIMENTARSE3.1. OLLA A PRESION 2003.2. JUEGO DE OLLAS 4003.3. OLLA ESMALTADA 4003.4. JUEGO DE CUBIERTOS 5003.5. VAJILLA EN PORCELANA SEIS PUESTOS 1.2003.6. JUEGO DE VASOS 1.2003.7. MESA PLASTICA * 04 PUESTOS 2503.8. MESA PLASTICA * 06 PUESTOS 5003.9. SILLA PLASTICA 4.000

4. DOTACION PARA LA CONSECUCION DEL LOGRO 24.

SUMINISTRO DE AGUA POTABLE

4.1.SUMINISTRO E INSTALACION Sistema de Tratamiento de Agua Potable Dos Filtros 500

Las distancias en la zona rural donde se deben entregar la mayoría de bienes y servicios y a un componente de instalación de filtros especializado; la Gobernación del Departamento Arauca, requiere contratar la prestación de servicios de personal especializado que cumpla las funciones de Interventoría, técnica, administrativa y financiera para que garantice el debido control de la inversión de los recursos.

2.2.3 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: Cinco (5) meses

FORMA DE PAGO: El DEPARTAMENTO DE ARAUCA pagará el valor del contrato, previa presentación de la Orden de Pago debidamente soportado, así:

Hasta un 50% del valor total del contrato se entregara por concepto de Anticipo, una vez se haya perfeccionado y legalizado el contrato y se halle aprobada la garantía que lo ampare. Dicho valor deberá amortizarse en cada acta parcial y/o acta de liquidación final.





Hasta un 90% del valor del contrato, se pagará mediante presentación de Actas parciales, formuladas por el Contratista, previa amortización del anticipo y certificación de cumplimiento por parte del interventor.

El 10% restante del valor total, previo Recibo a Satisfacción y suscripción del Acta de Liquidación del Contrato y su correspondiente aprobación por parte del DEPARTAMENTO DE ARAUCA. Adicionalmente al cumplimiento de las demás obligaciones contractuales adquiridas, el contratista deberá certificar que se encuentra a paz y salvo por concepto de todas las obligaciones laborales adquiridas con el personal vinculado para la ejecución del contrato. Para tal fin deberá allegar los soportes documentales de la realización de dichos pagos (salarios, prestaciones, seguridad social y aportes parafiscales a los que haya lugar). Estos mismos requisitos se solicitaran para los pagos parciales que realice la administración departamental al contratista previo a la liquidación.

En ningún caso la sumatoria del Anticipo y los demás pagos podrá superar el valor total del contrato.

Todos los documentos de pago deberán ser avalados por el supervisor designado por el DEPARTAMENTO DE ARAUCA.

Supervisión: La supervisión del contrato que se suscriba, estará a cargo de la Secretaría de planeación departamental o quien esta designe para tal fin.

Lugar de Ejecución: El servicio objeto del contrato, será ejecutado en el municipio de Arauca. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA

3. LA MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN, INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS.

3.1. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACION

La selección de la oferta más favorable para ésta Entidad, por tratarse de la contratación de servicios de asesoría e Interventoría, de que trata el artículo 32, numeral 2, de la Ley 80 de 1993, se hará a través de la modalidad del Concurso de Méritos Abierto, conforme al Artículo 66 y siguientes del Decreto 1510 de 2013 y Ley 1150 de 2007, “Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública”.

3.2. FUNDAMENTOS JURÍDICOS





El régimen jurídico aplicable al presente proceso de selección y al contrato que llegare a celebrarse corresponde a las disposiciones pertinentes de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y en sus decretos reglamentarios, en particular lo dispuesto en el Capítulo III del Decreto 1510 de 2013. En lo que no se encuentra particularmente regulado, se aplicarán las normas comerciales y civiles vigentes.

De conformidad con lo previsto en el numeral 3, artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, la MODALIDAD DE SELECCIÓN que se empleará para el presente Proceso, será CONCURSO DE MERITOS.

La modalidad de selección –CONCURSO DE MERITOS- fue adoptada teniendo en cuenta que el contrato cuya celebración se pretende es de CONSULTORÍA de conformidad con lo dispuesto en el numeral 3, del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

En razón a la naturaleza del CONTRATO DE CONSULTORÍA, se adelantará proceso de selección por CONCURSO DE MÉRITOS, respetando los postulados del estatuto rector de la contratación con el fin de garantizar la transparencia y publicidad en la escogencia del mejor proponente para la entidad.

La contratación será realizada por la Dirección de contratación administrativa Departamental con sujeción a las disposiciones del Estatuto de contratación estatal Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013.

4. EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO.

4.1. ANÁLISIS TÉCNICO.

4.1.1 COMPONENTES Y ACTIVIDADES

CONCEPTO VALOR UNITARIO

CANTIDAD MENSUAL

DEDICACIÓN (MES)

COSTOS DIRECTOS DE PERSONALPERSONAL REQUERIDOProfesional Coordinador de la Interventoría (Ingeniero Civil) (1) $3.000.000. 5 40%Técnico Inspector TRES (3) (Un Técnico Administrativo y Dos Técnicos en Obras Civiles). $1.250.000. 15 20%

OTROS COSTOS





ALQUILER DE UN VEHÍCULO (2000-2400cc) (1) $7.800.000. 5 100%EDICIÓN DE INFORMES, REPRODUCCIÓN DOCUMENTOS (FOTOCOPIAS, IMPRESIONES, FOTOGRAFÍAS) (1) $1.286.500. 5 100%

4.1.2.ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

Este equipo desarrollará las siguientes funciones:

- Dirección y coordinación General del proyecto- Apoyo de campo- Coordinación administrativa- Presentación de informes- Revisión y consolidación de los informes que presentan cada uno de los

profesionales.- Apoyo técnico.

PERFIL DEL PERSONAL INTERVENTOR REQUERIDO

Profesional Ingeniero Civil Técnico de Campo (3) ( Un Técnico Administrativo, y 02 Técnico

en Obras civiles)

FUNCIONES DEL PERSONAL INTERVENTOR.

Se presentan a continuación las obligaciones de los interventores durante la realización de un proyecto o ejecución de un contrato, desde su etapa de iniciación hasta la liquidación del mismo, que se deben aplicar de acuerdo a la modalidad del contrato en particular.

Cuando las labores de Interventoría sean realizadas por personas naturales o jurídicos externos al Departamento se seguirán tres (3) etapas o procesos básicos que son:

1. Iniciación2. Desarrollo o Ejecución.

2.1. Gestión Técnica2.2. Gestión Administrativa.2.3. Gestión Financiera.2.4. Gestión legal.2.5. Gestión Ambiental.





2.6. Gestión social.

3. Entrega y liquidación del contrato.

El suministro de la información técnica, administrativa, financiera y legal que les sea requerida por el Departamento Nacional de Planeación o por las entidades públicas o privadas contratadas por este, con la periodicidad y calidad determinada por dicho departamento. El contenido de los informes de los interventores técnicos se debe ajustar a la naturaleza y complejidad de cada contrato.

Dichos procesos básicos son los que se encuentran consignados en el Manual de Interventoría del Departamento de Arauca el cual fue adoptado mediante resolución No. 1444 del 24 de Junio de 2008 y 2379 de 2011.

4.2. ANÁLISIS ECONÓMICO.

ITEM DESCRIPCION UNID CANT VALOR UNIT TOTAL

1 PERSONAL REQUERIDO

1.1

Profesional Coordinador de la Interventoría (Ingeniero Civil) MES 5 3.000.000,

00 15.000.000,00

1.2 Técnico Inspector MES 15 1.250.000,00 18.750.000,00

SUBTOTAL COSTOS DE PERSONAL 33.750.000,00

FACTOR MULTIPLICADOR 2,4

TOTAL COSTOS DE PERSONAL 81.000.000,00

2 OTROS COSTOS

2.1 ALQUILER DE UN VEHÍCULO (2000-2400cc) GLOBAL 1 39.000.000,00 39.000.000,00

2.2

EDICIÓN DE INFORMES, REPRODUCCIÓN DOCUMENTOS (FOTOCOPIAS, IMPRESIONES, FOTOGRAFÍAS)

GLOBAL 1 6.432.500,00 6.432.500,00

SUBTOTAL OTROS COSTOS 45.432.500,00

IVA 16% SOBRE LA INTERVENTORIA 16.554.390,00





AJUSTE A LA DECENA 170,00

TOTAL INTERVENTORIA 142.987.060,00





4.2.1.VALOR:

VALOR DEL OBJETO A CONTRATAR POR ESTE ESTUDIO PREVIO $142.987.060

El valor de la Interventoría es de CIENTO CUARENTA Y DOS MILLONES NOVECIENTOS OCHENTA Y SIETE MIL SESENTA PESOS MONEDA CORRIENTE

4.2.2.ESTUDIO DE MERCADOS Y PRECIOS DE REFERENCIA.

Para este estudio se tuvo en cuenta las siguientes variables:

a) Costos de personal: De conformidad con la exigencia del proyecto se estableció un número mínimo de profesionales idóneos necesarios para el control y supervisión de los contratos a desarrollar con cargo a la presente Interventoría. A continuación se describen de forma general los profesionales requeridos en el presente CONCURSO DE MÉRITOS.

b) Factor multiplicador

Cuando se utiliza el sistema de factor multiplicador –FM, el costo por concepto de sueldos, jornales, horas extras, primas regionales, viáticos, prestaciones sociales, costos indirectos asociados con la prestación de servicios de una firma de consultoría, así como sus honorarios, deben ser reconocidos aplicando un factor multiplicador sobre costos del personal utilizado específicamente en el proyecto.En consecuencia el FM está formado por los siguientes componentes del costo:

1. Costos de personal2. Prestaciones sociales3. Costos indirectos de la compañía, costos de perfeccionamiento,

impuestos y timbres del contrato4. Honorarios

El proponente deberá calcular un factor multiplicador que contenga entre otros, las cargas por concepto de seguridad social y prestaciones, viáticos, gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos necesarios para la realización de la labor, gastos de administración, utilidades del consultor, gastos contingentes y demás costos indirectos en que el incurra por la ejecución del contrato.

Dicho factor deberá afectar y ser consignado en su propuesta económica, por lo que su desglose debe apartarse dentro del sobre No. 2 como un anexo a la propuesta económica.





Este desglose prevalecerá para todo efecto en el evento de presentarse errores de transcripción en el valor de la propuesta económica y primaria el valor presentado en el desglose.

BASES PARA ESTIMAR EL FACTOR MULTIPLICADOR:

a. Costos de Personal- Sueldo básico

b. Prestaciones sociales: Para una firma el valor de las prestaciones sociales legales depende de la antigüedad promedio ponderada con los sueldos de todo su personal y de las prestaciones extralegales reconocidas por la firma consultora y definidas dentro de los siguientes componentes:

Prima anual Cesantía anual (Retroactividad cesantías) Intereses a las cesantías Vocaciones anuales EPS (ATEP, IVM, EGM) Subsidio familiar SENA ICBF Seguros de ley Indemnización de ley Otros ( Incapacidad no cubierta IPS y medicina prepagada, Dotación,

Auxilios varios, prestaciones extralegales)

c. Costos indirectos de la Compañía: Los costos indirectos de la compañía comprenden los gastos y costos de operar la organización como un todo y tienen que ser atendidos en todo momento para ofrecer al cliente la disponibilidad de los servicios, Estos gastos no se originan, ni son efectuados en virtud de un proyecto específico.

d. Gastos generales: como guía se presenta la lista de costos que generalmente no incluyen como gastos generales:

Alquiler de oficinas, muebles y equipo de oficina Servicios públicos Papelería y útiles de oficina Fotocopias Gastos bancarios Servicios médicos Mantenimiento de oficinas Alquiler, mantenimiento vehículos de administración y gerencia Seguros incendio y robo





Asociaciones profesionales Documentación técnica Revistas y publicaciones Entrenamiento de personal Representación y promoción Preparación y edición de propuestas Gastos de viaje Depreciación Costos de personal no facturable Costos de perfeccionamiento y timbre del contrato Impuestos

e. Costos Directos: Los costos directos se refieren a todos los gastos no afectados por un factor multiplicador diferentes al costo del personal, como es el caso del transporte, edición de informes, ensayos, alquiler de equipos, entre otros.

Nota: Los proponentes deberán requerir los componentes del factor multiplicador que van a ser utilizados.





5. CRITERIOS DE SELECCIÓN OFERTA MAS FAVORABLE

El presente Capitulo es desarrollado por la dirección de Contratación Administrativa y hace parte integral del presente documentos mediante Anexo No.1.

6. EL ANÁLISIS DE RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO.

La Secretaria de Planeación Departamental ha tomado en consideración para la elaboración de la matriz de riesgo del presente proceso contractual el “Manual para la identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación”, emitido por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente.

A continuación se identifican y describen los riesgos según el tipo y la etapa del proceso de contratación en la que ocurre. Posteriormente, se evalúan los riesgos teniendo en cuenta su impacto y su probabilidad de ocurrencia; y finalmente, se establece una categorización teniendo en cuenta los controles existentes y el contexto de los mismos.

VALORACION DEL RIESGO

IMPACTO

Calificación Cualitativa

Obstruye la ejecución del contrato de

manera intrascenden

te.

Dificulta la

ejecución del

contrato de

manera baja,

aplicando medidas mínimas se puede lograr el objeto

contractual.

Afecta la ejecució

n del contrato

sin alterar el beneficio para las partes.

Obstruye la ejecución del

contrato sustancialmen

te, no obstante

permite la consecución del objeto

contractual.

Perturba la ejecución

del contrato de manera

grave imposibilitan

do la consecución del objeto

contractual.Calificación Monetaria Los

sobrecostos no

representan más del uno por ciento

Los sobrecost

os no representan más

del cinco

Genera un

impacto sobre el valor del contrato

Incrementa el valor del

contrato entre el quince (15%) y el treinta por

Impacto sobre el valor del

contrato en más del

treinta por





(1%) del valor del contrato.

por ciento (5%) del valor del contrato.

entre el cinco

(5%) y el quince

por ciento (15%) ciento (30%) ciento (30%)

CategoríaValoració

nInsignificante Menor

Moderado Mayor Catastrófico

1 2 3 4 5

P

roba

bilid

ad

Raro (puede ocurrir

excepcionalmente) 1 2 3 4 5 6

Improbable (puede ocurrir

ocasionalmente) 2 3 4 5 6 7Posible (puede

ocurrir en cualquier

momento futuro) 3 4 5 6 7 8Probable

(probablemente va a ocurrir) 4 5 6 7 8 9Cari cierto

( ocurre en la mayoria de

circunstancias) 5 6 7 8 9 10

CATEGORIA DEL RIESGO

Valoración del Riesgo Categoría

8, 9 y 10 Riesgo extremo6 y 7 Riesgo alto

5 Riesgo medio2, 3 y 4 Riesgo bajo

Tomando en cuenta las anteriores variables y después de analizar cada uno de los riesgos que eventualmente pueden afectar las distintas etapas del proceso contractual se concluye la siguiente matriz, en la que se han valorado y examinado los aspectos relevantes y se han asignado las responsabilidades pertinentes:





No.

Clas

e

Fuen

te

Etap

a

Tipo

Des

crip

ción

Cons

ecue

ncia

Prob

abili

dad

Impa

cto

Valo

raci

ón

cate

gorí

a

Resp

onsa

ble

Trat

amie

nto

Impa

cto

desp

ués

del T

rata

mie

nto

Mon

itor

eo y

Se

guim

ient

o

1

Gene

ral

Exte

rna

Ejec

ució

n

Econ

ómic

o

Los efectos económicos derivados del análisis insuficiente de los precios realizados en el cálculo del costo de la Interventoría, tal como, personal e insumos.

Incumplimiento por parte del contratista

Impr

obab

le -2

Men

or -2

4 Bajo

Contratista: Por cuanto este riesgo debe obedecer a un análisis que previamente debe ser adelantado por el contratista.

Para mitigar el riesgo, el contratista deberá realizar un análisis pormenorizado de los costos que conlleva la ejecución contractual, so pena de verse inmerso en una causal de incumplimiento y por esta vía hacer efectivas las garantías constituidas para el efecto.

Se minimiza la posibilidad de perjuicios para la Entidad, seleccionando a un contratista con experiencia, además se constituyen garantías a favor de la Entidad.

Verificación de las condiciones de mercado que realizan tanto contratista como Entidad.

2

Gene

ral

Exte

rna

Ejec

ució

n

Ope

raci

onal

Existencia de equipo humano y técnico inadecuados para la obtención del objeto contractual.


Raro

-1

Mod

erad

o -3

4 Bajo

Contratista: Es responsabilidad del Contratista contar con la experiencia y conocimiento del área de Interventoría, por ende deberá tener a disposición el personal y equipos de trabajo necesario para garantizar el cumplimiento del objeto contractual.

Para mitigar el riesgo se evaluará la calidad e idoneidad del contratista y se solicitaran garantías que amparen los riesgos de ejecución de cumplimiento y calidad de los servicios suministrados.

Se minimiza la posibilidad de perjuicios para la Entidad, seleccionando a un contratista con experiencia, además se constituyen garantías a favor de la Entidad.

Supervisión a cargo de la Entidad.





3

Espe

cifico

Exte

rna

Ejec

ució

n

Soci

ales

o p

olít

icos

Graves alteraciones de orden público en los municipios donde se adelantará la ejecución del contrato.


Impr

obab

le -2

Mod

erad

o -3

5

Med

io

Entidad contratante: Por cuanto este riesgo escapa de la responsabilidad del contratista. En estos eventos la entidad determinara los mecanismos para lograr la ejecución del contrato (suspensión, prorroga etc.),

Para mitigar el riesgo, deberán tenerse en cuenta las condiciones espaciales en las cuales se ejecutará el contrato, a fin de precaver las consecuencias que las diferentes alteraciones del orden público puedan generar.

Se minimiza la posibilidad de perjuicios para la Entidad, mediante la adopción de medidas preventivas para enfrentar las situaciones de alteración del orden público, tales como suspensiones contractuales o prórrogas del mismo.


4

Gene

ral

Exte

rna

Ejec

ució

n

Fina

ncie

ro

Falta de obtención de los recursos necesarios para financiar el proyecto o liquidez del contratista, para cumplir el objeto del contrato.


Raro

-1

Mod

erad

o -3

4 Bajo

Contratista: Se debe seleccionar un contratista con margen suficiente para financiarse y cumplir el objeto del proyecto.

Este riesgo debe ser asumido por el contratista, toda vez que dentro de los factores de habilitación, se encuentran previstos los criterios financieros, en virtud de los cuales se busca la escogencia de un contratista con la solidez financiera para enfrentar las afugias económicas de la falta de recursos para financiar el proyecto.

Se minimiza la posibilidad de perjuicios para la Entidad, seleccionando a un contratista con la solidez financiera adecuada. Adicionalmente se constituyen garantías a favor de la Entidad, para amparar eventuales incumplimientos.


5

Gene

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Cambios en las variables macroeconómicas de Colombia, pero sin limitación o inflación, devaluación y tasa de interés


Impr

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5

Med

io

Contratista: Se debe seleccionar un contratista con margen suficiente para financiarse y cumplir el objeto del proyecto.

Para mitigar el riesgo se evaluara la calidad e idoneidad del contratista y se solicitaran garantías que amparen los riesgos de ejecución de cumplimiento y calidad de los servicios suministrados.

Se minimiza la posibilidad de perjuicios para la Entidad, seleccionando a un contratista con experiencia y solidez financiera. Supervisión

a cargo de la Entidad.





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El adjudicatario decide no suscribir el contrato.

Imposibilidad de ejecución del contrato

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6 Alto

Contratista: Por cuanto es su obligación, desde el instante de la presentación de la oferta, cumplir con las demás obligaciones que devienen de tal actuación, entre ellas la suscripción del contrato.

Para mitigar el riesgo, los oferentes deberán constituir la garantía de seriedad de la oferta, a fin de amparar a la entidad ante riesgos como el planteado.

Se minimiza la posibilidad de perjuicios para la Entidad, mediante la constitución del garantía de seriedad de la oferta y las sanciones posteriores que la omisión planteada puede generar para el oferente.

Comité evaluador del proceso contractual - ordenador del gasto.

7

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Nat

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Se refiere a aquellos fenómenos de la naturaleza, como inundaciones, lluvias, sequías o temblores, que imposibiliten el normal desplazamiento de las personas en el Departamento para el cumplimiento del desarrollo del contrato.

Imposibilidad de ejecución contractual

Raro

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3 Bajo

Contratista y entidad: Teniendo en cuenta que la causa que genera la imposibilidad de ejecución contractual escapa de la voluntad del contratista y entidad, las dos partes deben asumir las consecuencias de la situación planteada.

Para mitigar el riesgo, se adoptarán medidas como la suspensión del contrato o la prórroga del mismo, en tanto se supera el riesgo propuesto.

Se minimiza la posibilidad de perjuicios para la Entidad, constituyendo en las garantías a favor de la entidad y la adopción de medidas administrativas como la suspensión o prórroga contractual.


7. LAS GARANTÍAS QUE LA ENTIDAD ESTATAL CONTEMPLA EXIGIR EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

El Decreto 1510 de 2013, “Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública.” regula las garantías en la contratación en el Título III, Capítulo I del Decreto 1510 de 2013. El artículo 110 del citado decreto, establece: “Artículo 110. Riesgos que deben cubrir las garantías en la contratación. El cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de las Entidades Estatales con ocasión de: (i) la presentación de las ofertas; (ii) los contratos y su liquidación; y (iii) los riesgos a los que se encuentran expuestas las Entidades Estatales, derivados de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas, deben estar garantizadas en los términos de la ley, y del presente decreto.” En relación con la Indivisibilidad de la garantía, el citado decreto establece:





“Artículo 112. Indivisibilidad de la garantía. La garantía de cobertura del Riesgo es indivisible. Sin embargo, en los contratos con un plazo mayor a cinco (5) años las garantías pueden cubrir los Riesgos de la Etapa del Contrato o del Periodo Contractual, de acuerdo con lo previsto en el contrato. En consecuencia, la Entidad Estatal en los pliegos de condiciones para la Contratación debe indicar las garantías que exige en cada Etapa del Contrato o cada Periodo Contractual así: 1. La Entidad Estatal debe exigir una garantía independiente para cada Etapa del Contrato o cada Periodo Contractual o cada unidad funcional en el caso de las Asociaciones Público-Privadas, cuya vigencia debe ser por lo menos la misma establecida para la Etapa del Contrato o Periodo Contractual respectivo.

2. La Entidad Estatal debe calcular el valor asegurado para cada Etapa del Contrato, Periodo Contractual o unidad funcional, tomando el valor de las obligaciones del contratista para cada Etapa del Contrato, Periodo Contractual o unidad funcional y de acuerdo con las reglas de suficiencia de las garantías establecidas en el presente decreto.

3. Antes del vencimiento de cada Etapa del Contrato o cada Periodo Contractual, el contratista está obligado a obtener una nueva garantía que ampare el cumplimiento de sus obligaciones para la Etapa del Contrato o Periodo Contractual subsiguiente, si no lo hiciere se aplicarán las reglas previstas para el restablecimiento de la garantía.

Si el garante de una Etapa del Contrato o un Periodo Contractual decide no continuar garantizando la Etapa del Contrato o Periodo Contractual subsiguiente, debe informar su decisión por escrito a la Entidad Estatal garantizada seis (6) meses antes del vencimiento del plazo de la garantía. Este aviso no afecta la garantía de la Etapa Contractual o Periodo Contractual en ejecución. Si el garante no da el aviso con la anticipación mencionada el contratista no obtiene una nueva garantía, queda obligado obligado a garantizar la Etapa del Contrato o el Periodo Contractual subsiguiente.”

En relación con el ofrecimiento efectuado por un Proponente Plural, el Decreto 1510 de 2013 establece: “Artículo 113. Garantía del oferente plural. Cuando la oferta es presentada por un proponente plural, como Unión Temporal, Consorcio o promesa de sociedad futura, la garantía debe ser otorgada por todos sus integrantes”

6.1. Riesgos a amparar derivados del incumplimiento del ofrecimiento El artículo 115 del Decreto 1510 de 2013, establece:





“Artículo 115. Garantía de los riesgos derivados del incumplimiento de la oferta. La garantía de seriedad de la oferta debe cubrir la sanción derivada del incumplimiento de la oferta, en los siguientes eventos:

1. La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el plazo para la Adjudicación o para suscribir el contrato es prorrogado, siempre que tal prórroga sea inferior a tres (3) meses.

2. El retiro de la oferta después de vencido el plazo fijado para la presentación de las ofertas.

3. La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del adjudicatario.

4. La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado de la garantía de cumplimiento del contrato.”

El valor de la mencionada garantía no podrá ser inferior al 10% del monto de las propuestas o del presupuesto oficial estimado, según se establezca en el pliego de condiciones, y su vigencia se extenderá desde el momento de la presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual. La suficiencia de esta garantía será verificada por la entidad estatal contratante al momento de la presentación de las ofertas. La no presentación de la garantía de seriedad de forma simultánea con la oferta será causal de rechazo de esta última.

6.2. Riesgos derivados del incumplimiento de las obligaciones contractuales El artículo 116 del Decreto 1510 de 2013, establece:

“Artículo 116. Garantía de cumplimiento. La garantía de cumplimiento del contrato debe cubrir:

1. Buen manejo y correcta inversión del anticipo. Este amparo cubre los perjuicios sufridos por la Entidad Estatal con ocasión de: (i) la no inversión del anticipo; (ii) el uso indebido del anticipo; y (iii) la apropiación indebida de los recursos recibidos en calidad de anticipo.

2. Devolución del pago anticipado. Este amparo cubre los perjuicios sufridos por la Entidad Estatal por la no devolución total o parcial del dinero entregado al contratista a título de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar.

3. Cumplimiento del contrato. Este amparo cubre a la Entidad Estatal de los perjuicios derivados de:

(a) el incumplimiento total o parcial del contrato, cuando el incumplimiento es imputable al contratista;





(b) el cumplimiento tardío o defectuoso del contrato, cuando el incumplimiento es imputable al contratista;

(c) los daños imputables al contratista por entregas parciales de la obra, cuando el contrato no prevé entregas parciales; y

(d) el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria.

4. Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales. Este amparo debe cubrir a la Entidad Estatal de los perjuicios ocasionados por el incumplimiento de las obligaciones laborales del contratista derivadas de la contratación del personal utilizado en el territorio nacional para la ejecución del contrato amparado.

La Entidad Estatal no debe exigir una garantía para cubrir este Riesgo en los contratos que se ejecuten fuera del territorio nacional con personal contratado bajo un régimen jurídico distinto al colombiano.

5. Estabilidad y calidad de la obra. Este amparo cubre a la Entidad Estatal de los perjuicios ocasionados por cualquier tipo de daño o deterioro, imputable al contratista, sufrido por la obra entregada a satisfacción.

6. Calidad del servicio. Este amparo cubre a la Entidad Estatal por los perjuicios derivados de la deficiente calidad del servicio prestado.

7. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes. Este amparo debe cubrir la calidad y el correcto funcionamiento de los bienes que recibe la Entidad Estatal en cumplimiento de un contrato.

8. Los demás incumplimientos de obligaciones que la Entidad Estatal considere deben ser amparados de manera proporcional y acorde a la naturaleza del contrato”.

Por lo anteriormente expuesto, se deberán presentar las siguientes garantías:

GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA: La propuesta deberá acompañarse de una póliza otorgada por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, con el fin de asegurar la firma, perfeccionamiento y legalización del contrato por parte del proponente favorecido con la adjudicación, de conformidad con lo señalado en el Decreto 1510 de 2013 y contendrá: Asegurado / Beneficiario: DEPARTAMENTO DE ARAUCA





Cuantía: DIEZ POR CIENTO (10%) del PRESUPUESTO OFICIAL para la presente propuesta. Vigencia: Se extenderá desde el momento de la presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual (póliza única de cumplimiento), la vigencia debe ser desde la fecha de cierre del concurso de méritos y hasta seis (6) meses. En caso de prorrogarse el plazo del concurso de méritos el proponente deberá mantener vigentes todos los plazos y condiciones originales de su propuesta y ampliar la validez de la garantía de seriedad por el término adicional que señale el DEPARTAMENTO. Tomador / Afianzado: si el proponente es una persona jurídica, la póliza o garantía deberá tomarse con el nombre o razón social que figura en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva, y no sólo con su sigla, a no ser que en el referido documento se exprese que la sociedad podrá denominarse de esa manera. Cuando la propuesta se presente en consorcio o unión temporal, la póliza deberá tomarse a nombre de todos y cada uno sus integrantes, y no a nombre de los representantes legales, ni a nombre del consorcio o unión temporal.

Si existiere cualquier error o imprecisión en el texto de la póliza, será susceptible de aclaración. En todo caso, la fecha de expedición de la póliza será igual o anterior a la fecha señalada para el cierre del proceso de selección. En consecuencia solo se aceptará la fecha de expedición plasmada en el cuerpo de la póliza o en sus anexos o adiciones, los cuales, en caso ser necesario para cualquier tipo de aclaración, serán requeridos por la entidad y deberán ser presentados por el proponente, en caso de no aportarla la propuesta será RECHAZADA. La garantía de seriedad de las ofertas no aceptadas será devuelta de conformidad con lo establecido en el presente pliego de condiciones. GARANTÍA ÚNICA Dentro de los cinco (5) días hábiles siguiente a la suscripción del contrato el Contratista deberá constituir a favor del Departamento una garantía la cual podrá consistir en caución bancaria o póliza de compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia. La garantía única deberá amparar los siguientes riesgos:





a) Buen manejo y correcta inversión del anticipo por una cuantía equivalente al ciento por ciento (100%) del valor del anticipo y con vigencia igual al plazo del mismo y seis (6) meses más. En todo el presente amparo deberá mantenerse vigente durante el término de la liquidación del contrato.

b) Cumplimiento del Contrato, por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato y con una vigencia igual al plazo del mismo y seis (6) meses más.

c) El pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, por una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato y con una vigencia igual al plazo del mismo y tres (3) años más.

d) La calidad del Servicio suministrado, por una cuantía equivalente al treinta por veinte (20%) del valor del contrato y con una vigencia de un (1) años más, a partir de la suscripción del Acta de Recibo Final, con la presentación del último informe del Supervisor.

En cualquier evento en que se aumente el valor del contrato o se prorrogue su vigencia deberá ampliarse o prorrogarse la correspondiente garantía conforme al artículo 127 del decreto 1510 de 2013. La Aseguradora responderá AL DEPARTAMENTO por el pago de todas las sumas que sean exigibles AL CONTRATISTA, por razón del incumplimiento de cualquiera de las obligaciones derivadas del contrato EL DEPARTAMENTO DE ARAUCA se reserva el derecho de verificar el mecanismo de cobertura del riesgo otorgado por el contratista.

Con la presentación de este estudio previo queda evidenciada la necesidad que debe satisfacer la administración Departamental, a través de la Secretaría de Planeación Departamental, por lo que resulta imprescindible adelantar el correspondiente proceso de contratación tendiente a cumplir con los propósitos establecidos para la buena marcha y efectivo cumplimiento de los cometidos de LA ENTIDAD, por consiguiente se toma la decisión de adelantar el respectivo proceso contractual.

7. ACUERDOS COMERCIALES QUE COBIJAN EL PRECESO CONTRACTUAL

El objeto a contratar con la presente modalidad de selección, en principio se encuentra cobijado por los Acuerdos Comerciales celebrados con el Salvador y Guatemala, no obstante, en virtud del monto, en caso de que la convocatoria resulte limitada a MIPYMES, por cumplirse con los requisitos establecidos en los artículos 152 y siguientes del Decreto 1510 de 2013, se exoneraría de dichos acuerdos al presente proceso contractual, conforme a lo establecido en la excepción número 14 de las excepciones a los acuerdos comerciales, según el Manual para el Manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación, emitido por Colombia Compra Eficiente.





CONCLUSIONES DEL ESTUDIO

Con el presente estudio se demuestra que la Gobernación de Arauca requiere adelantar un proceso contractual, con el que se pretende cubrir una necesidad de la comunidad o atender expectativas de la misma, las cuales se encuentran dentro del marco del Plan de Desarrollo 2012-2015 “ES HORA DE RESULTADOS”.

De igual manera el desarrollo del presente estudio deja clara la conveniencia así como la oportunidad de la ejecución del proceso contractual en las condiciones analizadas particularmente en cada uno de sus numerales. Consiguientemente, por ser viable y además porque se cuenta con un presupuesto asignado para ello, se recomienda llevar a cabo la contratación objeto del presente estudio previo.

DOLKA LUZDARY ARIAS BELTRÁNSecretario de Planeación Departamental

Proyecto, Digitó: Libia Karelia Galvis R. Profesional SEPLAD




estudio previo nuevo

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